Was ist Zeiterfassung und wie kann sie Ihnen nützen?
Zeiterfassung ist der Prozess, bei dem die Anzahl der Stunden festgehalten wird, die Mitarbeitende innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder an einem bestimmten Projekt arbeiten.
Wenn Sie bei „Zeiterfassung“ an Mitarbeitende denken, die ihre Stechkarten in einer Fabrik benutzen, ist das nicht das Einzige, worauf wir uns hier konzentrieren werden. Wir schauen uns genau an, was Zeiterfassung bedeutet und warum sie für Geschäftsinhaber und Personalmanager von entscheidender Bedeutung ist.
Warum ist Zeiterfassung wichtig?
Weihnachten steht vor der Tür und ich versuche, die Arbeit an den meisten Tagen früh zu beenden. Nachdem ich Feierabend gemacht habe, schreibe ich meinem Freund, ob er nach der Arbeit zusammen etwas essen möchte.
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„Bring das Essen mit!“, sagte er. Also habe ich mich auf den Weg gemacht.
Beim Genuss von leckerem Thai-Essen kamen wir ins Gespräch. Ich habe ihn gefragt, ob sein Vorgesetzter denn nicht unzufrieden sei, weil er mitten am Tag eine ungeplante Pause eingelegt hat. „Nein, ich habe nur noch eine Stunde Arbeit, bis das Projekt fertig ist.“
Einen Moment dachte ich, es sei eine harmlose Pause… aber ist sie das?
Persönliche Pausen bieten mehrere Vorteile. Aber mein Gehirn ist darauf trainiert, wie ein Buchhalter zu denken. Mir wurde sofort klar, wo die Pause meines Freundes letztlich auftauchen wird – in der Bilanz des Unternehmens.
Wie? Gute Frage.
Nehmen wir an, Ihr Unternehmen verwendet Standardkostenrechnung, um die Preisgestaltung genau zu kalkulieren. Ohne Zeiterfassungssoftware hat das Unternehmen keine Daten, um unproduktive Stunden – oder, wie es im Rechnungswesen heißt, normale Ausfallzeiten – in die Standardkosten einzubeziehen. Das bedeutet, die Standardkosten spiegeln die tatsächlichen Unternehmensaufwände nicht wider.
Um diese und viele weitere Herausforderungen zu bewältigen, brauchen Sie Zeiterfassung.
Wie hilft Zeiterfassungssoftware?
Alle Unternehmen verfolgen das Ziel, einen reibungslosen HR-Workflow, schlanke Lohnkosten und möglichst wenig Produktivitätsverluste zu erreichen. Doch ohne Daten sind Sie nicht in der Lage, dies zu bewerkstelligen. Um Ihre Ziele für Produktivität und Effizienz zu erreichen, brauchen Sie zuverlässige Zeitdaten.
Sprechen wir also darüber, wie Zeiterfassungssoftware Unternehmen einen Mehrwert bietet und wie sie dazu beiträgt, deren Ziele zu erreichen.
Arbeitszeittabellen und Rechnungen automatisieren
Weniger Papierkram ist der offensichtlichste und vielleicht banalste Vorteil einer Zeiterfassungsanwendung. Wer benötigt einen Papierstapel oder Excel-Tabellen, wenn die Mitarbeitenden ihre abrechenbaren Stunden selbst erfassen können?
Klassische Tabellen reichen längst nicht mehr aus. Sie benötigen eine leistungsfähige, automatisierte Zeiterfassungslösung, die Echtzeitzugriff auf Arbeitszeitdaten bietet und Integrationen für Ihre Rechnungs- und Projektverwaltungstools ermöglicht.
Je häufiger Mitarbeitende ihre Arbeitszeittabellen ausfüllen, desto genauer sind diese.
„Personen, die ihre Zeit mindestens einmal am Tag erfassen, sind zu 66 Prozent genau, während jene, die wöchentlich buchen, nur zu 47 Prozent genau sind und jene, die ihre Zeittabellen seltener als einmal pro Woche ausfüllen, lediglich 35 Prozent erreichen“, so eine Studie von AffinityLive.
Diese Zahlen unterstreichen, wie wichtig Echtzeit-Tracking ist und wie dadurch Fehlerquellen minimiert und dem Unternehmen viel Geld gespart werden kann.
Wenn Sie Freelancer oder externe Dienstleister auf Stundenbasis beschäftigen, können diese ihre abrechenbaren Zeiten so erfassen, dass sie direkt in Ihr Projektmanagement einfließen.
Andererseits, wenn Sie Ihren Kunden nach Stunden abrechnen, kann die Zeiterfassung den manuellen Aufwand für Arbeitszeittabellen ersparen. Nach Abschluss eines Projekts sorgt die Rechnungs- und Lohnintegration des Zeiterfassungstools für eine automatische Rechnungserstellung.
Höhere Rentabilität
Mit einer Zeiterfassung erhalten Sie detaillierte Einblicke in die Kosten eines Projekts, beispielsweise die Ausgaben für Überarbeitungen, Kommunikation oder Produktion.
Sobald Sie genügend Zeiterfassungsdaten haben, sind Sie in einer besseren Position, eine genaue Kostenstruktur für Ihre zukünftigen Projekte zu entwickeln und diese wettbewerbsfähiger zu kalkulieren.
Mit den Stundenzetteldaten können Sie überprüfen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden in der Vergangenheit durchschnittlich für Aufgabe X benötigt haben. Fügen Sie die durchschnittlich üblichen Leerlaufstunden hinzu und erst dann berechnen Sie die Arbeitskosten für ein Projekt. Wenn Sie diese Leerlaufstunden nicht berücksichtigen, kalkulieren Sie das Projekt am Ende zu niedrig.
Zeiterfassungsdaten können ein echter Augenöffner sein, der Teams dazu motiviert, ihr Zeitmanagement zu verbessern. Überlegen Sie mal – wie würden Sie sich fühlen, wenn Sie herausfinden, dass Sie 30 Minuten Ihres Arbeitstags mit dem Scrollen durch Ihren Twitter-Feed verbringen?
Die richtige Preisgestaltung und ein besseres Zeitmanagement können gemeinsam die Rentabilität steigern. Vielleicht entscheiden Sie sich sogar dazu, Mitarbeiterüberwachungs-Tools zu nutzen, damit die Nachverfolgung und Berichterstattung automatisiert wird.
Projektmanagement mit Integrationen optimieren
Wenn Mitarbeitende keine korrekten Daten in die Stundenzettel eingeben, kostet das das Unternehmen viel Geld. Daher ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Zeiterfassungs-App mit Ihrer Projektmanagement-Software wie Trello oder Asana integrieren – Sie tun sich selbst damit einen Gefallen.
Ist die Integration abgeschlossen, füllt das Zeiterfassungstool den Projektmanager automatisch mit korrekten Zeitdaten aus.
Basierend auf den Aufgaben, die Sie Ihren Mitarbeitenden zuweisen, kann es notwendig sein, dass sie ihre Zeit auch außerhalb der Büro-Räumlichkeiten erfassen. Ein Zeiterfassungstool mit einer mobilen App für alle Geräte, einschließlich Android und iOS, ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten unabhängig vom Aufenthaltsort weiter zu erfassen.
Leistungsmanagement
Leistungsmanagement bedeutet heute Verbesserung statt Kontrolle. Ihr Ziel ist es nicht, Mitarbeitende wegen mangelnder Effizienz zu belehren, sondern konstruktive Gespräche zu führen, um sie für künftige bessere Leistungen zu fördern.
Natürlich benötigen Sie zur Verbesserung immer noch Daten. Sie müssen die für eine bestimmte Aufgabe benötigte Zeit betrachten und mit einer standardisierten Vorgabe vergleichen.
Mit diesen Daten können Sie Leistungsmanagement-Tools oder Techniken wie die Abweichungsanalyse nutzen. Haben Sie Erkenntnisse über die Mitarbeitendenleistung gesammelt, können Sie Anreize setzen, um die Produktivität zu steigern.
Wie Sie Zeitdaten nutzen können
Sie haben sich mit Zeitdaten Ihrer Mitarbeitenden ausgestattet.
Und was nun?
Jetzt, da Sie wissen, wie Zeitdaten helfen können, sprechen wir darüber, wie Sie diese nutzen können. Bevor Sie auf Basis von Zeitdaten Entscheidungen treffen, sollten Sie deren Arten verstehen.
Mitarbeiter-Zeitdaten können als produktiv oder unproduktiv kategorisiert werden.
Produktive Stunden
Produktive Stunden sind Zeiten, in denen Dinge vorangebracht werden. Es sind Stunden, die ein Kunde bezahlen möchte. Denken Sie an Arbeitszeiten, die für das Bedienen einer Maschine, das Verpacken eines Produkts oder die Kundenbetreuung aufgewendet werden – je nach Geschäftsfeld.
Unproduktive Stunden
Unproduktive Stunden umfassen alle bezahlten Stunden, die jedoch nicht für produktive Arbeit aufgewendet werden. Diese Stunden werden bei der Preisgestaltung berücksichtigt, im Idealfall möchte Ihr Kunde sie jedoch nicht bezahlen. Dazu zählen zum Beispiel Zeit für das Abrufen von E-Mails, das Einholen von Freigaben durch den Vorgesetzten oder persönliche Pausen.
Sie sollten versuchen, unproduktive Stunden im Rahmen Ihrer Kostensenkungsmaßnahmen zu minimieren. Sie lassen sich jedoch nicht komplett vermeiden – und das soll auch nicht Ziel sein.
Es geht darum, sie zu reduzieren, nicht zu eliminieren, da sie oft dazu beitragen, die Gesamtproduktivität eines Mitarbeitenden zu steigern. Idealerweise sollten unproduktive Stunden im angemessenen Rahmen bleiben. Noch wichtiger ist, dass diese Zeiten bei der Preisgestaltung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung einbezogen werden müssen.
Hier ein einfaches Beispiel dafür, wie Sie Zeitdaten in Ihrem Unternehmen einsetzen können.
Stellen Sie sich vor, Sie sind Berater. Sie haben Ihre Dienstleistung für eine bestimmte Projektart – Projekt A – mit $1000 veranschlagt. Typischerweise benötigen Sie für einen Projektauftrag vom Typ A einen Mitarbeitenden pro Kunde, für den zehn produktive Stunden erforderlich sind.
Das Gehalt Ihres Mitarbeitenden beträgt $1500 pro Woche für eine 30-Stunden-Arbeitswoche. Das bedeutet auch, dass die Personalkosten für Projekt A bei $500 liegen. Wenn Sie keine Gemeinkosten ansetzen, verdienen Sie $500 je abgeschlossenem Projekt A (d.h. $1000 Preis - $500 Personalkosten).
Nachdem Sie jedoch beginnen, die Zeit zu erfassen, stellen Sie fest, dass Ihr Mitarbeiter tatsächlich 12 Stunden an sämtlichen Projekten des Typs A arbeitet. Der Mitarbeiter verbringt zwei Stunden seiner Zeit damit, mit dem Kunden über das Projekt zu kommunizieren – Updates zu geben, Fragen zu beantworten und Informationen anzufordern.
Diese zwei zusätzlichen Stunden kosten Sie jedes Mal 100 $ extra, wenn Sie ein Projekt des Typs A abschließen. Ohne Zeiterfassungsdaten wüssten Sie nicht, wie viel Zeit Ihr Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt aufwendet, und könnten es daher nicht richtig kalkulieren.
Die Zeiterfassung kann Ihnen helfen, schnell Lücken in Ihrer Preisgestaltung sowohl für große als auch für kleine Unternehmen zu identifizieren. Sobald Sie die Daten haben, ist es nur noch eine Frage des Rechnens. Sie werden überrascht sein, wie aufschlussreich Zeitdaten sein können – besonders, wenn Sie damit beginnen, sie zu nutzen.
Es gibt jedoch einen Haken – Ihren Mitarbeitern zu verkünden, dass nun Zeitdaten erfasst werden, stößt oft auf Skepsis.
Führen Sie Ihre Mitarbeiter behutsam an die Zeiterfassung heran
Sie kennen die Vorteile von Zeiterfassungstools, aber Ihre Mitarbeiter wissen das nicht. Und sie werden sich wahrscheinlich nicht für die Nutzung eines Zeiterfassungstools begeistern können. Niemand wird gern überwacht – daher ist Widerstand nicht überraschend.
Die Sorgen Ihrer Mitarbeiter beruhen auf der falschen Annahme, dass die Zeiterfassungsdaten zum Mikromanagement genutzt werden. Die Verantwortung, den wahren Zweck zu erklären, liegt jedoch beim Manager.
Es ist wichtig zu verstehen, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht überstürzen sollten. Helfen Sie ihnen, den Mehrwert der Zeiterfassung sowohl für sie als auch für das Unternehmen zu verstehen, indem Sie VOR der Einführung eines Zeiterfassungssystems das Gespräch suchen. Veränderungen zu kommunizieren, ist entscheidend, um Reibungen zu minimieren und eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.
Jetzt wissen Sie, was Zeiterfassung ist, welche Vorteile sie bietet und welche Herausforderungen dabei auftreten können. Sie sollten nun etwas Zeit investieren, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Veränderungen für Ihre Mitarbeiter einfacher gestalten und sie ohne operative Störungen implementieren können.
Es lohnt sich außerdem, die Vorteile von Arbeitszeit- und Anwesenheitssoftware als Ergänzung Ihrer Zeiterfassungsmaßnahmen zu prüfen. Diese HR-Apps &-Tools können Ihnen einen umfassenderen Überblick bieten und dabei helfen, Ihre Strategien für mehr Produktivität und Effizienz zu optimieren.
