Was ist Office Hoteling? Kompletter Leitfaden für hybride Büros

Finn Bartram

on May 8, 2026

Sie möchten eine flexible Lösung für das Arbeitsplatzmanagement, aber ohne das Chaos von Hot Desking? Entdecken Sie, warum Hoteling die Lösung für Sie sein könnte.

TABLE OF CONTENTS Was ist Office Hoteling? Wie funktioniert Office Hoteling? Vorteile Herausforderungen Office Hoteling versus Hot Desking Woran erkennen Sie, ob Office Hoteling für Ihr Unternehmen geeignet ist? Best Practices Wie wählt man eine Office-Hoteling-Lösung aus?

Office Hoteling ist ein wachsender Trend, da Organisationen ihre Arbeitsweisen anpassen, um mehr Flexibilität, Effizienz und Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Die Einführung von Hoteling kann dabei helfen, Büroräume effizienter zu nutzen und hybride Arbeitsmodelle oder mobile Teams zu unterstützen.

Nutzen Sie diesen Leitfaden, um herauszufinden, wie Hoteling Ihrer Organisation Nutzen bringen könnte, und erhalten Sie Best Practices für die Umsetzung.

Was ist Office Hoteling?

Office Hoteling ist eine flexible Strategie für das Arbeitsplatzmanagement, bei der Mitarbeitende Schreibtische, Büros oder Besprechungsräume nach Bedarf reservieren, anstatt über einen festen Arbeitsplatz zu verfügen.

Dieser Ansatz ist besonders verbreitet in Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle nutzen, wie z. B. Remote-Arbeit oder hybride Modelle, bei denen Mitarbeitende nicht täglich einen festen Arbeitsplatz benötigen.

Wie funktioniert Office Hoteling?

Mit einer Online-Buchungsplattform wie Büroflächen-Management-Systemen oder Hoteling-Software können Mitarbeitende einen Arbeitsplatz nach ihren Bedürfnissen auswählen und sich bei Ankunft einchecken.

Einige Systeme integrieren sich in Kalender und Büromaps, sodass Mitarbeitende Plätze in der Nähe von Kollegen oder benötigten Ressourcen auswählen können.

Bei der Ankunft checken die Mitarbeitenden über ein Terminal, eine mobile App oder einen QR-Code ein, um ihre Reservierung zu bestätigen.

Am Ende der Reservierung checken die Beschäftigten aus, und der Arbeitsplatz kann vor der nächsten Buchung gereinigt werden.

Viele Organisationen nutzen zudem Analysen des Hoteling-Systems, um die Raumnutzung zu überwachen, die Platzverfügbarkeit anzupassen und die Büroeffizienz zu steigern.

Neben dem reinen Hoteling setzen einige Organisationen auch einen hybriden Ansatz um. So kann beispielsweise nur ein Teil der Arbeitsplätze für Hoteling vorgesehen sein, oder es gibt für jede Abteilung bestimmte Zonen, innerhalb derer Mitarbeitende frei ihren Platz wählen können.

Vorteile von Office Hoteling

Mit Hoteling können Organisationen Büronutzung effizienter gestalten und Remote- sowie Hybrid-Arbeitskräfte unterstützen. Zu den möglichen Vorteilen zählen:

Optimierte Raumnutzung: Reduziert den Bedarf an großen Büroflächen, indem Unternehmen den verfügbaren Platz effizienter nutzen. Weniger Raum bedeutet in der Regel geringere Miet- und Betriebskosten.
Flexibilität: Beschäftigte können ihren Arbeitsplatz je nach Tagesbedarf auswählen (z. B. ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten oder kollaborative Zonen für Teammeetings).
Fördert Zusammenarbeit: Mitarbeitende verschiedener Abteilungen oder Teams können sich an einem Tag in unmittelbarer Nähe aufhalten, was abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit begünstigt.
Mitarbeiterzufriedenheit: Hoteling gibt Mitarbeitenden Flexibilität und Eigenverantwortung bei der Wahl ihres Arbeitsumfeldes, was die Zufriedenheit im Job und die Work-Life-Balance verbessern kann.
Bessere Daten zur Büronutzung: Organisationen können Auslastungsmuster verfolgen und daraufhin die Büroaufteilung optimieren, um die Bedürfnisse der Belegschaft gezielter zu erfüllen.
Umweltvorteile: Weniger Ressourcen für Beheizung, Kühlung und Unterhalt großer Büroflächen bedeuten, dass Unternehmen durch Office Hoteling ihren ökologischen Fußabdruck verringern können.

Organisationstypen, die am meisten von Office Hoteling profitieren

Organisationen, die besonders von Office Hoteling profitieren, verfügen meist über hybride oder wachsende Belegschaften. Dazu gehören:

Hybride und Remote-First-Unternehmen: Firmen, bei denen Mitarbeitende zwischen Homeoffice und Büro wechseln, können ungenutzte Arbeitsplätze reduzieren und den Raum effizienter nutzen.
Beratungen und professionelle Dienstleistungen: Unternehmen, deren Mitarbeitende häufig reisen, mit Kunden arbeiten oder das Team oft wechseln, profitieren von flexiblen Sitzordnungen.
Startups: Schnell wachsende Firmen mit sich verändernden Teamstrukturen können durch Hoteling ihren Bürobedarf skalieren, ohne unnötige Flächen anzumieten.
Unternehmenszentralen und geteilte Büros: Große Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder Coworking-Spaces können Zusammenarbeit verbessern und die Nutzung der Fläche optimieren.
Gesundheits- und Pharmaunternehmen: Außendienstmitarbeitende, Forschende oder Spezialisten, die nicht täglich einen festen Schreibtisch brauchen, profitieren von flexiblen Hoteling-Bereichen.
Bildungs- und Forschungseinrichtungen: Universitäten, Forschungszentren und Innovationszentren können mit Hoteling gemeinsam genutzte Büros und Kollaborationsbereiche effizient steuern.

Herausforderungen von Office Hoteling

Auf der anderen Seite gibt es auch einige potenzielle Herausforderungen beim Hoteling, zum Beispiel:

Buchungskonflikte: Mitarbeitende könnten Schwierigkeiten haben, ihren bevorzugten Arbeitsplatz zu sichern, insbesondere an stark frequentierten Tagen im Büro, was zu Frustration führen kann.
Verlust des persönlichen Bereichs: Mitarbeitende fühlen sich möglicherweise weniger verbunden oder weniger wohl ohne einen festen Arbeitsplatz, den sie personalisieren können. Ein Reddit-Nutzer beschrieb, dass sich Mitarbeitende wie „verlorene Stiefkinder“ fühlen.
Schreibtisch-Hamstern: Dies tritt auf, wenn Mitarbeitende unnötigerweise für längere Zeiträume Arbeitsplätze reservieren, was die Verfügbarkeit einschränkt und die Effizienz der Raumnutzung verringert.
Abhängigkeit von Technologie: Hoteling ist stark auf Buchungssysteme angewiesen, und technische Probleme können den Prozess stören.

Profi-Tipp

In ein virtuelles, mobilfreundliches Raumbuchungssystem zu investieren, das Reservierungen automatisch storniert, wenn niemand erscheint, ist entscheidend, damit andere die Zeit nutzen können. Außerdem sollte das Protokoll regelmäßig kommuniziert werden. — Katrina Magdol, Gründerin und leitende Beraterin, Amalou Consulting

Office Hoteling versus Hot Desking

Office Hoteling ermöglicht es Mitarbeitenden, Arbeitsplätze oder Räume im Voraus zu reservieren, sorgt so für Planungssicherheit und ein besseres Raummanagement mittels Buchungssystem.

Hot Desking hingegen funktioniert nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“: Mitarbeitende wählen bei Ankunft einen verfügbaren Arbeitsplatz. Das erlaubt mehr Spontaneität, bietet aber weniger Struktur.

Hoteling eignet sich besser für geplante Bürobesuche, während Hot Desking für flexible, ungeplante Arbeitstage geeignet ist.

Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel zu Hoteling vs Hot Desking.

Woran erkennen Sie, ob Office Hoteling das Richtige für Ihr Unternehmen ist?

Wie bereits erwähnt, können die meisten Organisationen in gewissem Maße von Hoteling profitieren. Hier sind einige Anzeichen, auf die Sie achten sollten:

1. Zusammensetzung der Belegschaft

Hybride oder remote arbeitende Belegschaft: Wenn ein großer Teil Ihres Teams remote oder hybrid arbeitet, hilft die Einführung von Hoteling dabei, den vorhandenen Platz effizient zu nutzen.
Mobile oder reisende Mitarbeitende: Wenn Ihr Team häufig geschäftlich unterwegs ist, bietet Office Hoteling temporäre Arbeitsplätze, wenn sie das Büro besuchen.

2. Nutzung der Büroflächen

Unzureichend genutzter Raum: Wenn Ihnen auffällt, dass viele Schreibtische oder Besprechungsräume tagsüber leerstehen, insbesondere da hybrides oder remotes Arbeiten immer üblicher wird, können Sie mit Office Hoteling die Nutzung Ihrer verfügbaren Flächen maximieren.
Immobilienkosten: Wenn Sie für große Büroflächen zahlen, diese aber nicht vollständig auslasten, kann Hoteling dabei helfen, Ihren Immobilienbedarf zu reduzieren und die laufenden Kosten zu senken – ohne die Produktivität der Mitarbeitenden zu beeinträchtigen.

3. Flexibilitätsbedarf

Sich verändernde Teamgrößen oder Standorte: Wenn Ihr Unternehmen schnell wächst oder häufige Umstrukturierungen durchläuft, bietet Office Hoteling die notwendige Flexibilität zum Hoch- oder Runterskalieren, ohne langfristige Mietverträge abzuschließen oder feste Arbeitsplätze umzubauen.
Projektbezogenes Arbeiten: Teams, die sich für einzelne Projekte bilden und wieder auflösen, profitieren von Hoteling, da sie bedarfsgerecht Räume buchen können. Das fördert Zusammenarbeit und reduziert den Bedarf an festen Plätzen.

4. Mitarbeitendenpräferenzen

Wunsch nach Flexibilität: Wenn Ihre Mitarbeitenden Interesse an flexiblen Arbeitsmodellen bekundet haben, unterstützt Office Hoteling dies, indem sie selbst auswählen können, wo sie im Büro arbeiten möchten.
Kollaborative Arbeitskultur: Wenn bereichs- oder teamübergreifende Zusammenarbeit wichtig ist, fördert Office Hoteling gezielten Austausch, da Mitarbeitende Arbeitsplätze in der Nähe von Kollegen oder Projektteams buchen können.

5. Komplexität beim Flächenmanagement

Mehrere Bürostandorte: Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Standorten tätig ist, kann Office Hoteling dabei helfen, den Prozess der Flächenverwaltung standortübergreifend zu standardisieren und so ein einheitliches Erlebnis für Mitarbeitende zu schaffen – unabhängig davon, von wo sie arbeiten.
Buchung von Besprechungsräumen und Ressourcen: Office Hoteling lässt sich oft mit anderen Buchungssystemen integrieren, wie z. B. Tools zur Raumplanung und Ressourcenverwaltung (z. B. Monitore, Projektoren). Wenn Ihr derzeitiger Prozess für die Verwaltung dieser Ressourcen komplex oder ineffizient ist, kann Hoteling hier Abhilfe schaffen.

Best Practices für Office Hoteling

Erinnern Sie sich an die zuvor erwähnten Herausforderungen? Hoteling kann viele Vorteile bringen, erfordert aber ein durchdachtes Management von Büroräumen.

Befolgen Sie diese Best Practices, um die Herausforderungen zu vermeiden und den vollen Nutzen von Office Hoteling in Ihrem Unternehmen zu ziehen.

1. Planung nach den Bedürfnissen der Mitarbeitenden

Arbeitsmuster verstehen: Führen Sie Umfragen oder Interviews durch, um herauszufinden, wie Ihre Mitarbeitenden am liebsten arbeiten (remote, hybrid oder überwiegend im Büro) und passen Sie das Hoteling dementsprechend an, indem Sie unterschiedliche Arbeitsbereiche anbieten (Ruhezonen, kollaborative Flächen usw.).
Büro segmentieren: Legen Sie bestimmte Bereiche für verschiedene Arbeitsarten fest (z. B. Kollaborationsflächen, Einzelarbeitsplätze). So finden Mitarbeitende je nach Tagesaufgaben den passenden Arbeitsplatz.

2. Klare Richtlinien und Grundsätze schaffen

Buchungsregeln definieren: Stellen Sie klare Vorgaben auf, z. B. wie weit im Voraus Arbeitsplätze reserviert werden können, Buchungslimits, Stornierungsverfahren sowie Regelungen zu Reinigung und persönlichen Gegenständen.
Zeitrahmen festlegen: Ermutigen Sie Mitarbeitende, nur die Stunden oder Tage zu buchen, die sie wirklich benötigen, um das "Blockieren" von Schreibtischen zu vermeiden. Ein festgelegtes Nutzungslimit fördert den fairen Zugang zu gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen.
No-Show-Management: Legen Sie ein Protokoll für den Umgang mit Nichterscheinungen fest, z. B. indem Sie nicht belegte Arbeitsplätze nach einer bestimmten Zeit automatisch freigeben.

Verwenden Sie automatisierte Erinnerungen über Slack oder Teams, zum Beispiel: “Sie haben morgen einen Schreibtisch im 5. Stock reserviert. Möchten Sie stornieren?” So werden Widerrufe und Freigaben erleichtert, ohne dass manuell nachgehakt werden muss.rnrn

3. Für ausreichende Ausstattung sorgen

Ergonomische Möbel: Stellen Sie sicher, dass alle Arbeitsplätze mit komfortablen, verstellbaren Möbeln ausgestattet sind. Auch „wechselnde“ Mitarbeitende sollten denselben ergonomischen Standard wie Festplatznutzer erhalten.
Standardisierte Technik: Rüsten Sie alle Hoteling-Arbeitsplätze mit einheitlicher Technik wie Monitoren, Dockingstations, Stromanschlüssen usw. aus.
Persönliche Aufbewahrung: Bieten Sie Schließfächer oder andere Lösungen an, damit Mitarbeitende persönliche Gegenstände und Arbeitsmaterialien sicher verstauen können, wenn sie nicht vor Ort sind.

4. Flexible Arbeitsbereiche anbieten

Vielfältige Flächen: Moderne Büros bieten eine Vielzahl an Arbeitsumgebungen, darunter offene Schreibtische, Einzelbüros, kollaborative Bereiche und Ruhezonen. So findet jeder Mitarbeitende das passende Umfeld für seine Aufgaben.
Hybride Besprechungsräume: Stellen Sie sicher, dass Besprechungsräume mit Videokonferenz- und anderen Kollaborationstools ausgestattet sind, um hybride Meetings zwischen Büro und Remote-Teammitgliedern zu ermöglichen.

Author's Tip

Gruppieren Sie ähnliche Funktionen oder Teams nach Buchungsverhalten und Arbeitsabläufen in sogenannten “Nachbarschaften”. Das verleiht dem Hoteling-Konzept mehr Struktur und Gemeinschaftsgefühl – auch wenn nicht täglich gemeinsam gearbeitet wird.

5. Flächennutzung überwachen und optimieren

Nutzungsdaten verfolgen: Verwenden Sie die von den Bürotechnologien bereitgestellten Analysen, um die Nutzung der Arbeitsplätze zu verfolgen und Trends wie wenig genutzte Bereiche oder Spitzenbelegungszeiten zu erkennen.
Büroverwaltung: Ernennen Sie eine Büroverwaltungskraft, die tatsächlich überprüft, wer seinen Platz auch wirklich nutzt statt ihn nur zur Reservierung zu buchen – das hat geholfen, die Verfügbarkeit zu verbessern.
Layout basierend auf der Nachfrage anpassen: Basierend auf den Nutzungsdaten sollten Bürogrundrisse neu konfiguriert werden, um der Nachfrage gerecht zu werden, z. B. mehr Kollaborationsflächen oder Ruhezonen einzurichten.
Kosteneinsparungen analysieren: Analysieren Sie regelmäßig die finanziellen Vorteile des Hotelings, wie reduzierte Immobilienkosten und Energieeinsparungen, um den Erfolg des Programms zu bewerten.
Regelmäßiges Einholen von Feedback: Nutzen Sie Umfragen oder Fokusgruppen, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit dem Hoteling-System zu messen.

Wie wählt man eine Office-Hoteling-Lösung aus?

Wie bereits erwähnt, ist für Hoteling spezialisierte Bürotechnologie erforderlich, damit es effizient funktioniert. Hier sind einige wichtige Faktoren, die Sie bei der Auswahl der besten Lösung für Ihre Bedürfnisse berücksichtigen sollten:

Benutzerfreundlichkeit: Suchen Sie nach einer Plattform mit einer einfachen, intuitiven Benutzeroberfläche, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, Arbeitsplätze, Besprechungsräume und andere Bereiche mühelos und ohne Verwirrung zu buchen.
Integration mit bestehenden Systemen: Stellen Sie sicher, dass sich die Lösung in Ihre aktuelle Software integrieren lässt, z. B. Kalender, HR-Apps, Kommunikationstools und Verwaltung von Büroräumen. Suchen Sie nach Lösungen wie Deskfound, die Single Sign-on (SSO) und andere Sicherheitsmaßnahmen unterstützen, sodass sie zu Ihrer IT-Infrastruktur passen.
Mobile Zugänglichkeit: Wählen Sie eine Lösung, die mobilen Zugriff unterstützt, sodass Mitarbeitende von unterwegs Arbeitsplätze buchen und die Verfügbarkeit in Echtzeit prüfen können.
Echtzeit-Raumverwaltung: Das System sollte Echtzeiteinblicke in die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und die Büroauslastung bieten, um eine bessere Raumoptimierung und -verfolgung zu ermöglichen. Zum Beispiel bietet OfficeSpace nützliche Tools zum Verwalten von Bürogrundrissen, zur Optimierung der Auslastung und zur Nachverfolgung von Nutzungsdaten.
Anpassbarkeit: Berücksichtigen Sie Lösungen, die an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden können, zum Beispiel durch die Zuweisung von Bereichen für bestimmte Teams, die Unterstützung festgelegter und flexibler Arbeitsplätze oder die Bereitstellung wiederkehrender Reservierungen. Das Nachbarschafts-Feature von Eden ist hier ein gutes Beispiel.
Analytik und Berichte: Es ist hilfreich, wenn die Lösung detaillierte Berichte zur Raumnutzung bietet, damit Sie datengestützte Entscheidungen zur Optimierung der Büroflächenplanung einschließlich Formatierung und Ressourcenzuteilung treffen können.

Anbietersupport und Skalierbarkeit: Lesen Sie Bewertungen und nutzen Sie Ihr Netzwerk, um einen Anbieter mit gutem Kundenservice auszuwählen, dessen Lösung mit Ihrem Unternehmen mitwachsen oder sich an andere Arbeitsplatzbedürfnisse anpassen kann.

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