Was ist Office Hoteling? Vollständiger Leitfaden für hybride Büros
Office-Hoteling ist ein wachsender Trend, da Organisationen ihre Arbeitsweisen anpassen, um mehr Flexibilität, Effizienz und Zusammenarbeit zu unterstützen.
Die Einführung von Hoteling kann dazu beitragen, die Büroräume effizienter zu nutzen und hybride Arbeitsmodelle oder mobile Teams zu unterstützen.
Nutzen Sie diesen Leitfaden, um herauszufinden, wie Hoteling Ihrer Organisation Vorteile bringen kann, und lernen Sie einige Best Practices für die Umsetzung kennen.
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Was ist Office-Hoteling?
Office-Hoteling ist eine flexible Strategie für das Arbeitsplatzmanagement, bei der Mitarbeitende Schreibtische, Büros oder Besprechungsräume nach Bedarf reservieren können, anstatt dauerhaft zugewiesene Arbeitsplätze zu haben.
Dieser Ansatz ist typisch für Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle wie Remote-Arbeit oder hybride Modelle nutzen, bei denen Mitarbeitende nicht an jedem Tag einen eigenen, festen Arbeitsplatz benötigen.
Wie funktioniert Office-Hoteling?
Über eine Online-Buchungsplattform wie Plattformen zum Management von Büroräumen oder Hoteling-Software können Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz nach Bedarf auswählen und sich bei Ankunft einbuchen.
Einige Systeme integrieren sich mit Kalendern und Lageplänen des Büros, sodass Beschäftigte Arbeitsplätze in der Nähe von Kolleginnen und Kollegen oder Ressourcen wählen können, die sie benötigen.
Bei der Ankunft checken die Mitarbeitenden über ein Terminal, eine mobile App oder einen QR-Code ein, um ihre Reservierung zu bestätigen.
Am Ende der Buchungszeit checken die Mitarbeitenden aus und der Arbeitsplatz kann vor der nächsten Buchung gereinigt werden.
Viele Organisationen nutzen zudem Analysen aus dem Hoteling-System, um die Raumnutzung zu überwachen, die Sitzverteilung zu steuern und die Effizienz im Büro zu steigern.
Neben dem „reinen“ Hoteling setzen manche Unternehmen auch hybride Ansätze um. Beispielsweise ist nur ein Teil der Arbeitsplätze für Hoteling vorgesehen, oder es gibt für jede Abteilung eigene Zonen, in denen Mitarbeitende innerhalb ihres Teams Plätze wählen können.
Vorteile von Office-Hoteling
Unternehmen können mit Hoteling ihre Büroflächen effizienter nutzen und Remote- sowie Hybrid-Arbeitende unterstützen. Zu den möglichen Vorteilen gehören:
- Raumoptimierung: Verringert den Bedarf an großen Büroflächen, indem die Nutzung effizienter gestaltet wird. Weniger Fläche bedeutet in der Regel niedrigere Miet- und Betriebskosten.
- Flexibilität: Mitarbeitende können ihren Arbeitsplatz je nach Tagesbedarf auswählen (z. B. ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten oder Gemeinschaftszonen für Teammeetings).
- Fördert Zusammenarbeit: Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen oder Teams können sich beliebig zusammensetzen, wodurch abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit gefördert werden.
- Zufriedenheit der Mitarbeitenden: Hoteling bietet Flexibilität und Selbstbestimmung bei der Wahl des Arbeitsumfeldes, was die Arbeitszufriedenheit sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben steigern kann.
- Bessere Daten zur Büronutzung: Unternehmen können Nutzungsmuster erfassen und die Flächenbelegung entsprechend anpassen, um das Büro optimal auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Belegschaft zuzuschneiden.
- Umweltvorteile: Weniger Ressourcen werden für Heizung, Kühlung und Instandhaltung großer Flächen benötigt, sodass Unternehmen ihren ökologischen Fußabdruck durch Office-Hoteling verringern können.
Organisationstypen, die besonders vom Office-Hoteling profitieren
Die Organisationen, die am meisten von Office-Hoteling profitieren, verfügen typischerweise über hybride oder wachsende Belegschaften. Dazu gehören:
- Hybride und remote-orientierte Unternehmen: Unternehmen, deren Mitarbeitende zwischen Homeoffice und Büro wechseln, können ungenutzte Arbeitsplätze verringern und die Raumnutzung verbessern.
- Unternehmensberatungen und professionelle Dienstleister: Firmen, deren Mitarbeitende häufig reisen, beim Kunden arbeiten oder in wechselnden Teams agieren, profitieren von flexiblen Sitzplatzlösungen.
- Startups: Schnell wachsende Unternehmen mit sich entwickelnden Teamstrukturen können mithilfe von Hoteling ihre Büroflächen flexibel anpassen – ohne unnötige Ausweitung der Immobilienkapazitäten.
- Unternehmenszentralen und Gemeinschaftsbüros: Große Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder Co-Working-Spaces können Zusammenarbeit erleichtern und den Büroraum optimal nutzen.
- Gesundheitswesen und Pharmaunternehmen: Außendienst, Forschungspersonal oder Spezialist:innen, die nicht täglich einen festen Arbeitsplatz benötigen, profitieren von flexiblen Hoteling-Flächen.
- Bildungs- und Forschungseinrichtungen: Hochschulen, Forschungszentren und Innovationshubs nutzen Hoteling, um geteilte Büros und kollaborative Bereiche effizient zu verwalten.
Herausforderungen beim Office-Hoteling
Andererseits gibt es auch einige potenzielle Herausforderungen beim Hoteling:
- Buchungskonflikte: Mitarbeitende könnten Schwierigkeiten haben, ihren bevorzugten Arbeitsplatz zu sichern – besonders an gut besuchten Office-Tagen – was zu Frustration führen kann.
- Verlust von persönlichem Raum: Ohne einen festen, personalisierten Arbeitsplatz fühlen sich Mitarbeitende womöglich weniger verbunden oder weniger wohl. Ein Reddit-Nutzer beschrieb, dass sich Mitarbeitende wie „verlorene Stiefkinder“ fühlen.
- Schreibtisch-Horten: Das passiert, wenn Mitarbeitende unnötig lange Arbeitsplätze buchen und so die Verfügbarkeit einschränken und die Flächeneffizienz reduzieren.
- Technologieabhängigkeit: Office-Hoteling ist stark auf Buchungssysteme angewiesen. Technische Probleme können den Ablauf stören.
Office-Hoteling vs. Hot Desking
Office-Hoteling ermöglicht es Mitarbeitenden, Arbeitsplätze oder Räume im Voraus zu reservieren. Das sorgt für Planbarkeit und ein effizienteres Flächenmanagement durch ein Buchungssystem.
Hot Desking hingegen funktioniert nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst". Mitarbeitende wählen bei Ankunft einen freien Arbeitsplatz, was mehr Spontaneität, aber weniger Struktur bietet.
Hoteling eignet sich besser für geplante Bürobesuche, während Hot Desking flexible, nicht vorhersehbare Arbeitstage unterstützt.
Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel über Hoteling vs. Hot Desking.
Wie erkennen Sie, ob Office-Hoteling für Ihr Unternehmen geeignet ist?
Wie bereits erwähnt können die meisten Organisationen in gewissem Maße vom Hoteling profitieren. Hier sind einige Anzeichen, auf die Sie achten sollten:
1. Zusammensetzung der Belegschaft
- Hybride oder externe Belegschaft: Wenn ein großer Teil der Mitarbeitenden hybrid oder von zu Hause arbeitet, hilft Office-Hoteling, die vorhandene Fläche optimal zu nutzen.
- Mobile oder reisende Mitarbeitende: Für Teams, die oft geschäftlich unterwegs sind, bietet Hoteling bei Bürobesuchen flexible Arbeitsplätze.
2. Nutzung der Bürofläche
- Unzureichend genutzte Flächen: Wenn viele Arbeitsplätze oder Besprechungsräume tagsüber leer stehen – besonders durch hybrides Arbeiten – kann Office-Hoteling helfen, die Flächennutzung zu maximieren.
- Immobilienkosten: Wenn Sie für große Büroflächen zahlen, diese aber nicht voll ausnutzen, können Sie durch Hoteling Ihre Immobilienkosten senken – ohne die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu beeinträchtigen.
3. Flexibilitätsbedarf
- Sich ändernde Teamgrößen oder Standorte: Wächst Ihr Unternehmen schnell oder reorganisieren Sie häufig, bietet Office-Hoteling die nötige Flexibilität – ohne langfristige Mietverträge oder das dauerhafte Umstellen von Arbeitsplätzen.
- Projektbezogene Arbeit: Teams, die sich projektbezogen bilden und wieder auflösen, profitieren besonders: Sie können Flächen je nach Bedarf buchen, die Zusammenarbeit fördern und auf feste Sitzplätze verzichten.
4. Mitarbeiterpräferenzen
- Wunsch nach Flexibilität: Haben Mitarbeitende den Wunsch nach flexiblen Arbeitsmodellen geäußert, unterstützt Hoteling dies, indem sie den Arbeitsplatz bei Bedarf frei wählen können.
- Kollaborative Arbeitskultur: Ist Zusammenarbeit zwischen Abteilungen oder Teams zentral, fördert Office-Hoteling die bereichsübergreifende Interaktion durch flexible Buchungen in Teamnähe.
5. Komplexität des Flächenmanagements
- Mehrere Bürostandorte: Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Standorten tätig ist, kann Office Hoteling dabei helfen, den Prozess des Flächenmanagements an verschiedenen Standorten zu standardisieren und den Mitarbeitenden überall ein einheitliches Erlebnis zu bieten – egal, wo sie arbeiten.
- Buchung von Besprechungsräumen und Ressourcen: Office Hoteling lässt sich häufig in andere Buchungssysteme integrieren, zum Beispiel für Besprechungsraum-Planungstools oder bei der Verwaltung von Ressourcen (z. B. Monitore, Projektoren). Ist Ihr aktueller Prozess zur Verwaltung dieser Ressourcen komplex oder ineffizient, kann Hoteling ihn vereinfachen.
Best Practices für Office Hoteling
Erinnern Sie sich an die zuvor genannten Herausforderungen? Hoteling bietet viele Vorteile, erfordert jedoch ein umsichtiges Büroflächenmanagement.
Befolgen Sie diese Best Practices, um potenzielle Probleme zu vermeiden und von den Vorteilen des Hotelings in Ihrem Unternehmen optimal zu profitieren.
1. Planen Sie mit Blick auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden
- Arbeitsmuster verstehen: Führen Sie Umfragen oder Interviews durch, um herauszufinden, wie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am liebsten arbeiten (remote, hybrid oder vor Ort), und passen Sie das Hoteling entsprechend an, indem Sie unterschiedliche Arbeitsplatzoptionen anbieten (Ruhezonen, Kollaborationsbereiche usw.).
- Büro segmentieren: Weisen Sie bestimmte Bereiche für unterschiedliche Arbeitsformen zu (z. B. Kollaborationsbereiche, individuelle Arbeitsplätze). So finden Mitarbeitende je nach Tagesaufgabe schnell passende Arbeitsplätze.
2. Klare Richtlinien und Leitfäden festlegen
- Buchungsregeln definieren: Legen Sie klar fest, wie weit im Voraus Arbeitsplätze reserviert werden können, welche Buchungs- und Stornierungsregeln gelten und welche Vorgaben es z. B. für Reinigung und persönliche Gegenstände gibt.
- Zeitliche Begrenzungen zuweisen: Ermutigen Sie Mitarbeitende, nur die tatsächlich benötigten Stunden oder Tage zu buchen, um das "Blockieren" von Schreibtischen zu vermeiden. Mit einer Nutzungsbegrenzung für Arbeitsplätze stellen Sie gerechte Zugänglichkeit zu gemeinsam genutzten Bereichen sicher.
- No-Show-Management: Entwickeln Sie einen Ablauf für den Umgang mit Nichterscheinen, zum Beispiel durch automatische Freigabe unbesetzter Arbeitsplätze nach einer bestimmten Zeit.
3. Sorgen Sie für angemessene Ausstattung
- Ergonomische Möbel: Stellen Sie sicher, dass alle Arbeitsplätze mit komfortablen, verstellbaren Möbeln ausgestattet sind. Auch „fliegende“ Mitarbeitende sollten denselben ergonomischen Komfort wie die mit festen Arbeitsplätzen erhalten.
- Standardisierte Technik: Statten Sie alle Hoteling-Arbeitsplätze mit einheitlicher Technik wie Monitoren, Dockingstations, Steckdosen usw. aus.
- Persönliche Aufbewahrung: Bieten Sie Schließfächer oder andere Aufbewahrungslösungen an, damit Mitarbeitende persönliche Gegenstände und Arbeitsmaterial sicher lagern können, wenn sie nicht im Büro sind.
4. Flexible Arbeitsplatzoptionen anbieten
- Vielfältige Bereiche: Moderne Büros bieten eine Mischung unterschiedlicher Arbeitsumgebungen, etwa offene Arbeitsflächen, Einzelbüros, Kollaborationsbereiche und Ruhezonen. So finden Mitarbeitende die passende Umgebung für ihre Aufgaben.
- Hybride Besprechungsräume: Richten Sie Besprechungsräume mit Videokonferenztechnik und weiteren Kollaborations-Tools aus, damit Meetings sowohl mit Anwesenden als auch mit Remote-Teilnehmenden reibungslos funktionieren.
5. Raumbelegung überwachen und optimieren
- Nutzungsdaten verfolgen: Verwenden Sie Analysedaten, die von den Bürotechnologien bereitgestellt werden, um die Nutzung der Arbeitsplätze zu verfolgen und Trends zu erkennen, wie zum Beispiel untergenutzte Bereiche oder Spitzenbelegungszeiten.
- Büroverwaltung: Bestellen Sie eine Büroadministration, die nachverfolgt, wer tatsächlich an seinem Platz ist und nicht nur reserviert, um Verfügbarkeit zu gewährleisten.
- Layout nach Bedarf anpassen: Basierend auf den Nutzungsdaten können Sie die Büroaufteilung an die Nachfrage anpassen und zum Beispiel mehr Kollaborationsbereiche oder Ruhezonen hinzufügen.
- Kosteneinsparungen analysieren: Analysieren Sie regelmäßig den finanziellen Nutzen von Hoteling, wie etwa gesparte Immobilienkosten und Energieeinsparungen, um den Erfolg des Programms zu bewerten.
- Regelmäßig Feedback einholen: Nutzen Sie Umfragen oder Fokusgruppen, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit dem Hoteling-System abzufragen.
Wie Sie die richtige Office-Hoteling-Lösung auswählen
Wie bereits erwähnt, ist für das effiziente Arbeiten mit Hoteling spezialisierte Bürotechnologie erforderlich. Hier sind einige wichtige Faktoren, die Sie bei der Wahl der besten Lösung berücksichtigen sollten:
- Benutzerfreundlichkeit: Suchen Sie eine Plattform mit einer einfachen, intuitiven Benutzeroberfläche, die es Mitarbeitenden ermöglicht, Schreibtische, Besprechungsräume und andere Bereiche problemlos zu buchen.
- Integration mit bestehenden Systemen: Stellen Sie sicher, dass die Lösung mit Ihrer aktuellen Software wie Kalendern, HR-Apps, Kommunikationstools und Büroflächenmanagement-Software kompatibel ist. Suchen Sie nach Lösungen wie Deskfound, die Single Sign-On (SSO) und andere Sicherheitsmaßnahmen unterstützen, um zu Ihrer IT-Infrastruktur zu passen.
- Mobile Zugänglichkeit: Wählen Sie eine Lösung, die mobilen Zugriff unterstützt, damit Mitarbeitende auch unterwegs Arbeitsplätze buchen und die Verfügbarkeit in Echtzeit prüfen können.
- Raumverwaltung in Echtzeit: Das System sollte Echtzeit-Einblicke in die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und die Belegung im Büro bieten, um eine bessere Flächenoptimierung und Nachverfolgung zu ermöglichen. Zum Beispiel bietet OfficeSpace hilfreiche Tools zur Verwaltung von Büroaufteilungen, zur Optimierung der Belegung und zur Auswertung von Nutzungsdaten.
- Anpassbarkeit: Erwägen Sie Lösungen, die auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten werden können, wie zum Beispiel das Zuweisen von Bereichen für Teams, die Unterstützung von festen und flexiblen Arbeitsplätzen oder das Anbieten wiederkehrender Reservierungen. Die Nachbarschaftsfunktion von Eden ist ein gutes Beispiel dafür.
- Analysen und Berichte: Es ist hilfreich, wenn die Lösung ausführliche Berichte zur Raumnutzung bietet, damit Sie datengestützte Entscheidungen zur Optimierung der Büroflächenplanung einschließlich Ausstattungs- und Ressourceneinsatz treffen können.
Support und Skalierbarkeit des Anbieters: Lesen Sie Bewertungen und nutzen Sie Ihr Netzwerk, um einen Anbieter mit gutem Kundensupport auszuwählen, dessen Lösung mit dem Wachstum Ihres Unternehmens oder sich ändernden Arbeitsplatzbedürfnissen skaliert.
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