Was ist Aufgabenmanagement-Software und wie kann sie Ihnen helfen?
Aufgabenmanagement-Software ist eine Anwendung, die dabei hilft, Aufgaben zu organisieren, zu vereinfachen und zu priorisieren, die notwendig sind, um ein Ziel zu erreichen oder ein Projekt abzuschließen.
Wenn Aufgabenmanagement nach Projektmanagement klingt, liegt das daran, dass sie viele Gemeinsamkeiten haben – aber sie sind nicht dasselbe.
Der Friedensnobelpreisträger von 1984, Desmond Tutu, sagte einmal: „Es gibt nur einen Weg, einen Elefanten zu essen: Stück für Stück.“
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Die gleiche Analogie hilft, die Konzepte von Aufgaben- und Projektmanagement zu verstehen—Aufgabenmanagement ist im Grunde genommen ein Teilbereich des Projektmanagements.
Aufgabenmanagement vs. Projektmanagement
Deine beste Freundin möchte eine Verlobungsfeier organisieren und dir wird das Organisieren der Feier anvertraut, da du Erfahrung im Eventmanagement hast.
Das Planen der Party ist im Grunde ein Projekt, das du vollenden musst. Aber du musst eine Reihe kleinerer Aufgaben erledigen (z.B. das Buchen des Veranstaltungsortes, Catering usw.), um das gesamte Projekt (die Party) abzuschließen.
Die Grenze zwischen beidem ist sehr schmal.
Wenn du ein Projekt leitest, hast du ein Datum und ein Ziel – das große Ganze – im Kopf. Projektmanagement hat einen größeren Umfang, wobei die Leitung Faktoren wie Kostenkontrolle, Abläufe und verfügbare Ressourcen berücksichtigen muss.
Aufgabenmanagement bedeutet, jeweils nur einen Aspekt eines Projekts zu managen. Beispielsweise musst du beim Aufgabenmanagement auf die Frist und Priorität, die Zuweisung und den Fortschritt der Aufgabe achten. Das ist schon eine Menge zu verwalten, aber ein Aufgabenmanagement-Tool kann deine Arbeit deutlich erleichtern.
Vorteile von Aufgabenmanagement-Software
Aufgabenmanagement-Software ermöglicht es dir, alle Aspekte des Aufgabenmanagements über ein einziges Dashboard zu überwachen – aber das ist noch nicht alles.
Wenn du einen Business Case für neue Software erstellst, gibt es Aspekte, die du für die Entscheidungsfindung der Führungskräfte hervorheben solltest. Hier einige zentrale Argumente für Aufgabenmanagement-Software:
- Minimiert das Risiko von Informationsverlust: Es kann eine unüberschaubare Menge an Dokumenten, Passwörtern und Informationen geben, die du mit den Verantwortlichen beim Erledigen der Aufgaben austauschst. Ein Aufgabenmanagement-Tool reduziert das Risiko von Informationsverlust, da du alle Informationen an einem Ort sammeln kannst.
- Einfache Delegation und verbesserte Zusammenarbeit: Du musst Teammitglieder nicht mehr anmailen oder ins Büro bitten, um einzelne Aufgaben zuzuweisen. Wenn du jemandem im Aufgabenmanagement-Tool eine Aufgabe zuteilst, erhält die Person eine Benachrichtigung. Über die Kommentarfunktion kann dann remote an Teamaufgaben zusammengearbeitet werden.
- Effektive Priorisierung: Die Möglichkeit, Aufgaben für deine Mitarbeitenden zu priorisieren, ist einer der größten Vorteile einer Aufgabenmanagement-Lösung. Es kann für Teammitglieder herausfordernd sein, zwischen Aufgaben zu wechseln. Priorisierung hilft ihnen, ihre Zeit besser einzuteilen und gibt ihnen Klarheit über die Reihenfolge, in der Aufgaben bearbeitet werden sollen.
- Besserer Fokus: Ein Aufgabenmanagement-Tool nimmt das Gefühl, eine große Aufgabe in begrenzter Zeit erledigen zu müssen. Das liegt daran, dass Aufgaben in kleinere, leichter verdauliche Teilaufgaben zerlegt werden können, was das Fokussieren erleichtert.
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Funktionen von Aufgabenmanagement-Software
Aufgabenmanagement-Werkzeuge verfügen über eine Funktionsauswahl, die eine Teilmenge der Funktionen klassischer Projektmanagement-Software wie Trello und Asana bildet. Dies sind die gängigsten Funktionalitäten von Aufgabenmanagement-Software:
1. Planung und Terminierung
Planung und Terminierung sind die grundlegendsten Funktionen eines Aufgabenmanagement-Tools. Planung bedeutet, den gesamten Workflow in übersichtliche Aufgaben zu unterteilen. Sobald die Aufgaben bereit zur Zuweisung sind, können Fristen gesetzt oder Wiederholungsaufgaben eingerichtet werden.
Zum Beispiel erstellen Sie eine Aufgabenliste mit drei Aufgaben: das Onboarding eines neuen Mitarbeiters, die Einrichtung seines Arbeitsplatzes und das Überprüfen nach der ersten Woche, um zu sehen, ob sich der neue Mitarbeiter gut eingelebt hat. Sie haben diese Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern zugewiesen. Nachdem Sie die Aufgaben zugewiesen haben, verfolgen Sie den Fortschritt, während die Mitglieder weiterhin an diesen Aufgaben arbeiten.
2. Zusammenarbeit
Zusammenarbeit kann ohne ein System schwierig sein, insbesondere in einer Remote-Arbeitsumgebung. Teammitglieder können sich für komplexe Aufgaben nicht auf Tabellenkalkulationen verlassen – zumindest nicht, ohne sich zu ärgern –, denn es kann mehrere Teilaufgaben, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben oder Meilensteine geben.
Ein leistungsfähiges, webbasiertes Aufgabenmanagementsystem rationalisiert die Prozesse der Teamzusammenarbeit. Teammitglieder können Informationen austauschen und Aktualisierungen zu laufenden Aufgaben erhalten, und Vorgesetzte können Antworten auf Fragen zu einzelnen Aufgaben geben und mit einem Aufgabenmanagementsystem den Fortschritt verfolgen.
3. Automatisierung
Automatisierung vereinfacht die Verwaltung komplexer Aufgaben. Denken Sie beispielsweise an Aufgaben, bei denen mehrere Projektteams zusammenarbeiten, die in verschiedenen Phasen von Managern genehmigt werden müssen und bei denen Teammitglieder während des Ablaufs mehrfach benachrichtigt werden.
Das manuelle Verwalten komplexer Aufgaben ist ineffizient, weshalb viele Aufgabenmanagementsysteme automatisierte Lösungen anbieten. Die Automatisierung kann Ihnen eine wertvolle Zeitspanne sparen, die Sie sonst für Routineaufgaben aufwenden würden.
Sie müssen sich jedoch nicht nur auf die in Ihr Aufgabenmanagementsystem integrierten Automatisierungslösungen beschränken. Sie können Prozesse auch selbst mithilfe von Integrationen automatisieren.
Wenn Sie zum Beispiel einen Verantwortlichen 24 Stunden vor Fälligkeit einer Aufgabe erinnern möchten, können Sie eine Zapier-Integration nutzen, um den Mitarbeiter über den Kommentarbereich Ihres Aufgabenmanagementtools oder per Slack-Nachricht zu erinnern.
4. Ansichten
Aufgabenmanagement-Software bietet je nach Ihren Präferenzen verschiedene gemeinsame Ansichten. Die meisten bieten zumindest eine Kalenderansicht und Kanban-Boards. Einige Tools bieten jedoch weitere Optionen wie Gantt-Diagramme, Zeitachsen, Listen und Rasteransichten.
Kanban-Vorlagen sind besonders beliebt. Sie bieten ein einfaches und effektives Layout für jede Phase des Prozesses. Sie können Aufgaben in jeder Projektphase delegieren und in Echtzeit mit den Zuständigen interagieren.
5. Zeiterfassung
Zeiterfassung ist ein wichtiges Feature, das Sie in einem Aufgabenmanagementsystem suchen sollten. Wenn Sie wissen, wie viel Zeit für jede Projektaufgabe aufgewendet wurde, können Sie Engpässe und Ressourcenfresser identifizieren.
Sie benötigen außerdem eine Funktion zur Zeiterfassung, wenn Ihr Unternehmen häufig auf Stundenbasis beschäftigt oder Projekte übernimmt, die nach Stundensatz abgerechnet werden.
Sie können Mitarbeitenden oder Auftragnehmern ermöglichen, ihre Zeitdaten direkt in die Aufgabenmanagement-Software einzutragen. Das Management kann dann die Arbeitszeittabellen regelmäßig einsehen, um die Ressourcenplanung zu optimieren, die Lohnabrechnung zu überprüfen oder für die Rechnungsstellung.
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So verwalten Sie Aufgaben
Die meisten Aufgabenmanagement-Tools folgen einem gemeinsamen Prozess. Falls Sie sich fragen, wie dieser aussieht, finden Sie im Folgenden eine allgemeine Übersicht.
1. Aufgaben erstellen und zuweisen
Das Erstellen und Zuweisen von Aufgaben ist meist schnell und unkompliziert. Sie legen eine Aufgabe an, fügen für den Verantwortlichen relevante Details hinzu, setzen ein Fälligkeitsdatum und weisen die Karte zu.
Wenn Sie zum Beispiel einen neuen Mitarbeiter einarbeiten, müssen Sie Aufgaben für die Dokumentation vergeben, dem Mitarbeiter mitteilen, an wen er sich für Unterstützung oder Ressourcen wenden kann und mit dem Personal für die Einrichtung des Arbeitsplatzes koordinieren. Sie können alle Aufgaben direkt im Aufgabenmanagement-Tool zuweisen.
Einige Tools ermöglichen den Import von Tabellen, wenn Sie Aufgaben bereits in einer Excel-Datei erfasst haben. Nach der Erfassung der Aufgaben können Sie Vorlagen erstellen, damit Sie zukünftige Aufgaben nicht jedes Mal neu anlegen müssen.
2. Zusammenarbeit
Aufgabenmanagement-Tools können eine interaktive Oberfläche bieten, die das Workflow-Management und die Zusammenarbeit erleichtert. Nachdem Sie eine Aufgabe zugewiesen haben, kann die verantwortliche Person im Kommentarbereich Fragen zu den Ergebnissen stellen oder den Manager über mögliche Verzögerungen informieren.
3. Fortschritt verfolgen
Ihr Team kann den Fortschritt ihrer Aufgaben mit einer Aufgabenmanagement-Lösung aktualisieren.
Stellen Sie sich Folgendes vor.
Sie haben Ihrem Teammitglied die Aufgabe übertragen, die Vorbereitung für die Einführung neuer Mitarbeiter in der kommenden Woche zu übernehmen. Sie haben eine To-Do-Liste mit drei Punkten erstellt – Projektor organisieren, einen Mitarbeiter bitten, die Stühle zu stellen, und Kaffee sowie Donuts bestellen.
Ähnliche Aufgaben mit Checklisten haben Sie an vier weitere Teammitglieder vergeben. Die Mitglieder haken die erledigten Aufgaben ab und markieren Sie in den Kommentaren, wenn sie Unterstützung benötigen.
Klingt gut bisher? Stellen Sie sich nun vor, Sie müssten das Gleiche ohne ein Aufgabenmanagement-Tool machen.
Verstehen Sie, was ich meine?
Streben Sie nach Einfachheit und Leichtigkeit
Es ist leicht, sich von ausgefallenen Funktionen beeindrucken zu lassen (die Sie vermutlich nie nutzen werden) und in ein komplexes Aufgabenmanagement-Tool zu investieren. Doch bei Aufgabenmanagement-Software gilt: Je einfacher, desto besser.
Ihr Ziel ist es, den Prozess der Aufgabenverteilung, Zusammenarbeit und -erledigung für Sie und Ihr Team einfacher zu gestalten. Je steiler die Lernkurve, desto abschreckender wirkt die Umstellung auf Ihr Team und Sie müssen mehr Zeit investieren, um neue Mitarbeiter mit Ihrem Aufgabenmanagementsystem vertraut zu machen.
Hier ein paar Empfehlungen:
