Was ist Aufgabenverwaltungssoftware und wie kann sie Ihnen helfen?
Task-Management-Software ermöglicht es Ihnen, einzelne Aufgaben zu organisieren, zu priorisieren und zu verfolgen, damit Sie Ihre Ziele erreichen oder ein Projekt abschließen können. Betrachten Sie es als Ihre digitale To-do-Liste. Sie ist perfekt, um große Projekte Schritt für Schritt in überschaubare Einheiten zu unterteilen. So sorgt dieses Tool dafür, dass Ihre Arbeit effizient und stressfrei bleibt.
Aufgabenmanagement vs. Projektmanagement
Ihr bester Freund möchte eine Verlobungsparty organisieren und Sie werden aufgrund Ihrer Erfahrung mit Partyplanung damit betraut, die Feier zu organisieren.
Die Party zu planen ist im Wesentlichen ein Projekt, das Sie abschließen müssen. Aber Sie müssen eine Reihe kleinerer Aufgaben erledigen (z.B. Location buchen, Catering organisieren usw.), um das gesamte Projekt (die Party) umzusetzen.
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Die Grenze zwischen beidem ist schmal.
Wenn Sie ein Projekt managen, haben Sie einen Termin und ein Ziel – das große Ganze – im Blick. Projektmanagement hat einen größeren Umfang, bei dem der Manager Faktoren wie Kostenkontrolle, Arbeitsabläufe und verfügbare Ressourcen berücksichtigen muss.
Aufgabenmanagement bezieht sich darauf, jeweils einen Aspekt eines Projekts zu verwalten. Beim Aufgabenmanagement richten Sie den Fokus zum Beispiel auf die Deadline und Priorität der Aufgabe, die Zuordnung und den Fortschritt. Das ist schon eine ganze Menge zu managen, aber ein Aufgabenmanagement-Tool kann Ihnen diese Arbeit deutlich erleichtern.
Vorteile von Task-Management-Software
Mit Task-Management-Software können Sie alle Aspekte des Aufgabenmanagements von einem einzigen Dashboard aus überwachen, aber das ist nicht alles.
Wenn Sie einen Business Case für neue Software erstellen, sollten Sie Führungskräften einige Punkte besonders hervorheben. Hier sind einige wichtige Argumente für Task-Management-Software:
- Verringert das Risiko von Informationsverlusten: Es können unzählige Dokumente, Passwörter und Informationen im Umlauf sein, die Sie während der Aufgabenbearbeitung mit den zugewiesenen Personen austauschen. Ein Aufgabenmanagement-Tool minimiert das Risiko eines Informationsverlusts, weil Sie sämtliche Infos an einem zentralen Ort speichern können.
- Einfache Delegation und verbesserte Zusammenarbeit: Sie müssen keine E-Mails mehr schreiben oder Teammitglieder ins Büro rufen, um Aufgaben zu delegieren. Wenn Sie jemandem eine Aufgabe in einem Aufgabenmanagement-Tool zuweisen, erhält die Person eine Benachrichtigung dazu. Über den Kommentarbereich können Sie dann gemeinsam an Teamaufgaben arbeiten – auch remote.
- Effektive Priorisierung: Die Möglichkeit, Aufgaben für Ihre Mitarbeitenden zu priorisieren, ist einer der größten Vorteile eines Aufgabenmanagement-Tools. Ihr Team hat womöglich Schwierigkeiten, ständig zwischen Aufgaben zu wechseln. Die Priorisierung erleichtert das Zeitmanagement für jede Person und sorgt dafür, dass klar ist, in welcher Reihenfolge die Aufgaben bearbeitet werden sollen.
- Verbesserte Fokussierung: Ein Aufgabenmanagement-Tool nimmt Ihnen das Gefühl, innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens eine große Aufgabe erledigen zu müssen. Denn durch das Aufteilen in kleinere, besser verdauliche Aufgaben wird der Fokus erleichtert.
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Funktionen von Task-Management-Software
Task-Management-Tools verfügen über eine Feature-Palette, die ein Teilbereich der Funktionen von Projektmanagement-Software wie Trello oder Asana ist. Zu den häufigsten Merkmalen von Task-Management-Software gehören:
1. Planung und Terminierung
Planung und Terminierung sind die grundlegenden Funktionen eines Aufgabenmanagement-Tools. Planung bedeutet, den gesamten Arbeitsablauf in einfache Aufgaben zu unterteilen. Sobald die Aufgaben bereitstehen, können Sie Deadlines setzen oder Aufgaben als wiederkehrend anlegen.
Zum Beispiel erstellen Sie eine Aufgabenliste mit drei Aufgaben: Onboarding eines neuen Mitarbeiters, Vorbereitung seines Arbeitsplatzes und eine Überprüfung in der ersten Woche, um festzustellen, ob sich der neue Kollege gut eingewöhnt. Sie haben diese Aufgaben an verschiedene Teammitglieder vergeben. Nach der Aufgabenverteilung verfolgen Sie den Fortschritt, während die Teammitglieder an ihren Aufgaben weiterarbeiten.
2. Zusammenarbeit
Zusammenarbeit kann ohne ein System schwierig sein, besonders in einer Remote-Arbeitsumgebung. Teammitglieder können sich bei komplexen Aufgaben nicht auf Tabellenkalkulationen verlassen – zumindest nicht, ohne sich die Haare zu raufen. Das liegt daran, dass solche Aufgaben häufig mehrere Unteraufgaben, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben oder Meilensteine beinhalten.
Ein robustes, online-basiertes Aufgabenmanagementsystem rationalisiert die Prozesse der Teamzusammenarbeit. Teammitglieder können Informationen austauschen und Updates zu laufenden Aufgaben erhalten, während Vorgesetzte Antworten auf Fragen zu einzelnen Aufgaben geben und mit dem Aufgabenmanagementsystem den Fortschritt verfolgen können.
3. Automatisierung
Automatisierung vereinfacht die Verwaltung komplexer Aufgaben. Denken Sie zum Beispiel an Aufgaben, die eine Zusammenarbeit zwischen mehreren Projektteams erfordern, an unterschiedlichen Punkten die Genehmigung von Managern benötigen und mehrfach während des Aufgabenfortschritts Teammitglieder benachrichtigen müssen.
Das manuelle Verwalten komplexer Aufgaben ist ineffizient, deshalb bieten viele Aufgabenmanagementsysteme automatisierte Lösungen an. Automatisierung kann einen wertvollen Teil Ihrer Zeit freisetzen, die Sie sonst für Routineaufgaben aufwenden würden.
Sie müssen sich jedoch nicht nur auf die integrierten Automatisierungslösungen Ihres Aufgabenmanagementsystems verlassen. Sie können Prozesse auch selbst durch Integrationen automatisieren.
Möchten Sie zum Beispiel einen Bearbeiter an eine anstehende Aufgabe erinnern, die innerhalb von 24 Stunden fällig ist, können Sie eine Zapier-Integration nutzen, um den Mitarbeiter über den Kommentarbereich Ihres Aufgabenmanagement-Tools oder per Slack-Nachricht zu benachrichtigen.
4. Ansichten
Aufgabenmanagement-Software bietet verschiedene Ansichten für eine gemeinsame Zusammenarbeit, abhängig von Ihren Präferenzen. Die meisten Systeme verfügen mindestens über eine Kalenderansicht und Kanban-Boards. Manche Tools bieten darüber hinaus noch weitere Möglichkeiten wie Gantt-Diagramme, Zeitachsen, Listen oder Rasteransichten.
Kanban-Vorlagen sind besonders beliebt. Sie bieten für jede Phase des Prozesses eine einfache und effektive Darstellung. Sie können Aufgaben in den einzelnen Projektphasen delegieren und in Echtzeit mit den Bearbeitern interagieren.
5. Zeiterfassung
Zeiterfassung ist eine wichtige Funktion, nach der Sie in einem Aufgabenmanagementsystem suchen sollten. Die Verfügbarkeit von Daten darüber, wie viel Zeit für jede Aufgabenstellung eines Projekts aufgewendet wurde, ermöglicht es Ihnen, Engpässe und übermäßige Ressourcennutzung zu identifizieren.
Auch wenn Ihr Unternehmen häufig auf Stundenbasis einstellt oder Projekte nach Stunden abrechnet, benötigen Sie eine Funktion zur Zeiterfassung.
Sie können Ihren Mitarbeitern oder Dienstleistern ermöglichen, ihre Arbeitszeiten direkt in die Aufgabenmanagement-Software einzutragen. Das Management kann die Zeiterfassungsdaten dann regelmäßig einsehen, um das Ressourcenmanagement zu optimieren, Lohnabrechnungen zu prüfen oder zur Rechnungsstellung.
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Wie man Aufgaben verwaltet
Die meisten Aufgabenmanagement-Tools folgen einem gemeinsamen Ablauf. Wenn Sie sich fragen, wie dieser Prozess aussieht, haben wir ihn im Folgenden grob skizziert.
1. Aufgaben erstellen und zuweisen
Das Erstellen und Zuweisen von Aufgaben ist in der Regel schnell und einfach. Sie legen eine Aufgabe an, fügen relevante Details für den Bearbeiter hinzu, setzen ein Fälligkeitsdatum und weisen die Aufgabe entsprechend zu.
Wenn Sie beispielsweise einen neuen Mitarbeiter einarbeiten, müssen Sie Aufgaben für die Dokumentation zuweisen, die Kontaktpersonen für Hilfestellungen oder Ressourcen benennen und mit dem Team koordinieren, um den Arbeitsplatz einzurichten. Alle Aufgaben können direkt über das Aufgabenmanagement-Tool vergeben werden.
Einige Tools erlauben es sogar, bestehende Aufgaben aus einer Excel-Tabelle zu importieren. Haben Sie die Aufgaben erst einmal hinzugefügt, können Sie Vorlagen erstellen, um zukünftige Aufgaben nicht jedes Mal neu erfassen zu müssen.
2. Zusammenarbeiten
Aufgabenmanagement-Tools bieten oft eine interaktive Oberfläche, die das Workflow-Management und die Zusammenarbeit erleichtert. Nach der Aufgabenvergabe kann der Bearbeiter über die Kommentarfunktion Rückfragen zu Ergebnissen stellen oder den Manager bei eventuellen Verzögerungen informieren.
3. Fortschritt verfolgen
Ihr Team kann über eine Aufgabenmanagement-Lösung den Fortschritt ihrer Aufgaben aktualisieren.
Stellen Sie sich Folgendes vor.
Sie haben Ihrem Teammitglied die Aufgabe übertragen, die Vorbereitung für die neue Mitarbeitereinführung in der kommenden Woche zu übernehmen. Sie haben eine Aufgabenliste mit drei Punkten erstellt: den Projektor organisieren, einen Mitarbeitenden bitten, die Stühle anzuordnen, und Kaffee sowie Donuts bestellen.
Ähnliche Aufgaben mit Checklisten haben Sie an vier weitere Teammitglieder verteilt. Die Mitglieder haken die Aufgaben ab, sobald sie erledigt sind, und markieren Sie in Kommentaren, wenn sie Unterstützung benötigen.
Soweit so gut? Stellen Sie sich nun vor, dass Sie das Gleiche ohne ein Aufgabenverwaltungs-Tool machen müssten.
Verstehen Sie, was ich meine?
Streben Sie nach Einfachheit
Es ist leicht, sich von schicken Funktionen verführen zu lassen (die Sie wahrscheinlich nie nutzen werden) und in ein aufwändiges Aufgabenverwaltungs-Tool zu investieren. Doch bei Aufgabenverwaltungssoftware gilt: Je einfacher, desto besser.
Ihr Ziel ist es, den Prozess der Aufgabenverteilung, -zusammenarbeit und -erledigung für Sie und Ihr Team zu erleichtern. Eine steilere Lernkurve macht die Umstellung für Ihr Team abschreckend und zwingt Sie dazu, mehr Zeit zu investieren, um neue Mitarbeitende mit Ihrem Aufgabenmanagementsystem vertraut zu machen.
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