Was ist Personalwesen?
Der Zweck von HR, oder Personalwesen, ist es, Sie und Ihre Kollegen während Ihrer gesamten Laufbahn im Unternehmen zu unterstützen – vom Eintritt über den Arbeitsalltag bis hin zum Ausscheiden. Stellen Sie sich HR als einen umfassenden Lebenszyklus vor, der jede Phase Ihrer Beschäftigung berührt und darauf abzielt, den Arbeitsplatz in jeder Phase für Sie bestmöglich zu gestalten. In diesem Artikel erhalten Sie ein klares, praxisnahes Verständnis davon, was HR aus Sicht der Mitarbeitenden tatsächlich leistet.
Was ist HR: Kurze Definition
HR, oder Personalwesen, ist die Abteilung in einem Unternehmen, die sich um alles rund um Mitarbeitende kümmert. Dazu gehören die Einstellung, Weiterbildung, Verwaltung von Mitarbeitervorteilen, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien. HR trägt zudem zur Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds bei, indem Anliegen der Mitarbeitenden aufgenommen und die Unternehmenskultur gefördert wird.
Enterprise-HR-Plattformen bieten umfassende Tools zur Verwaltung von Rekrutierung, Mitarbeiterentwicklung und Compliance im großen Maßstab.
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So funktioniert HR
Jede Führungskraft sollte die moderne Rolle von HR verstehen – und unsere Listen mit HR-Lösungen durchstöbern, um Technologie zu finden, die Ihre Belegschaft unterstützt. Schauen wir uns die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten einer HR-Abteilung genauer an:
Arbeitgeberversprechen (Employee Value Proposition)
Als potenzielle Mitarbeitende suchen wir nach einer Organisation, die nicht nur unsere finanziellen Bedürfnisse, sondern auch unsere intellektuellen und sozialen Ansprüche erfüllt und mit unseren Werten übereinstimmt.
Organisationen sind sich dessen bewusst und möchten Mitarbeitende finden, die ihre eigenen Unternehmenswerte teilen oder sich mit ihnen identifizieren können. Die Rolle von HR in diesem Bereich ist die Gestaltung dessen, was als Arbeitgeberversprechen (Employee Value Proposition, EVP) bezeichnet wird.
Die EVP legt fest, was Ihnen das Unternehmen zur Verfügung stellen möchte; sie umfasst sowohl die Vergütung (Gehalt, Lohn), die Sie erhalten, als auch die Vorteile, auf die Sie als Mitarbeitende zugreifen können.
Bei der Erstellung oder Ergänzung der EVP erstellt die HR-Abteilung eine Liste von Leistungen, die mit den übergeordneten Werten des Unternehmens übereinstimmen. Anschließend werden diese auf Leistungen reduziert, die sowohl bezahlbar sind als auch für den Großteil der gewünschten Zielgruppe attraktiv erscheinen.
Beispiele für Aspekte solcher EVP-Leistungen, die mir begegnet sind, sind etwa Weiterbildungsbudgets für jede und jeden, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub über das gesetzliche Mindestmaß hinaus, Fördermöglichkeiten für Konferenzbesuche, Mitarbeiterrabatte auf die eigenen Produkte oder ein Sicherheitsdienst, der Mitarbeitende nach Feierabend bis zum Auto oder Bahnhof begleitet.
Die EVP ist ein wirksames Werkzeug, das HR zur Gewinnung von Personal einsetzen kann. In einer Organisation, mit der ich zusammengearbeitet habe, gab es beispielsweise besagte Sicherheitsbegleitung nach Feierabend bis zum Auto oder zu öffentlichen Verkehrsmitteln.
Ich werde diesen Vorteil wahrscheinlich nie nutzen – ich arbeite in der Regel während der Tagesstunden. Trotzdem interessiert es mich, für Organisationen zu arbeiten, die sich um die Sicherheit ihrer Mitarbeitenden kümmern.
Als das bei einem Gespräch mit diesem Arbeitgeber Thema wurde, vermittelte es mir einen Einblick in die Unternehmenskultur, die mit meinen eigenen Werten und Ansprüchen übereinstimmt.
Durch die EVP hat HR ein Mittel, um Bewerberinnen und Bewerber anzuziehen; daneben hat HR Aufgaben im Bereich der Personalbeschaffung und Personalauswahl. Die Rekrutierungsfunktion ist entweder Teil des HR-Teams, oder HR steuert die Zusammenarbeit mit externen Personalberatern.
Oft ist es eine Kombination: Einige einfach zu besetzende Positionen werden vom HR selbst rekrutiert, während spezialisierte oder sehr leitende Stellen von externen Personalagenturen bearbeitet werden.
Rekrutierung & Einstellung
Wenn HR die Rekrutierung übernimmt, unterstützt sie die einstellende Führungskraft dabei, die Stellenausschreibung zu formulieren und entscheidet mit, über welche Kanäle (regionale oder überregionale Zeitungen, Jobportale, soziale Medien, Fachzeitschriften usw.) die Position veröffentlicht wird.
Sogar für Kleinunternehmen oder Start-ups bieten kostenlose HR-Systeme eine Grundlage, um die Personalbeschaffung und Mitarbeiterbeziehungen zu organisieren.
Die eingehenden Bewerbungen landen meist beim Recruiting-Manager, der sie prüft; gelegentlich unterstützt HR auch dabei, wenn darum gebeten wird. Beim Auswahlprozess hängt die genaue Rolle von HR von der jeweiligen Organisation ab.
Manchmal bietet HR Interviewtrainings für Führungskräfte an, manchmal nimmt jemand aus der HR-Abteilung am Vorstellungsgespräch teil, in anderen Fällen liegt das Verfahren komplett beim einstellenden Vorgesetzten.
Sobald die Entscheidung für eine Einstellung gefallen ist, ist HR in der Regel für die Administration zuständig: Sie verschickt den Vertrag, nimmt ihn unterschrieben entgegen und legt den neuen Mitarbeitenden im Lohnabrechnungssystem an.
Die Ausstellung von Zugangskarten oder IT-Zugängen erfolgt nicht durch HR; durch die Eingabe der Daten im Lohnsystem wird dies jedoch ausgelöst.
Manchmal fordern potenzielle Mitarbeitende ein höheres Gehalt. Die Rolle der Personalabteilung (HR) besteht in solchen Fällen typischerweise darin, der Führungskraft beratend zur Seite zu stehen. Die HR-Abteilung kann zum Beispiel eine Gehaltsspanne vorgeben, die angeboten werden darf, oder sie bittet den Vorgesetzten, zu begründen, weshalb dieser Person ein höheres Gehalt angeboten werden soll.
In solchen Fällen führen die Personalabteilung und die einstellende Führungskraft ein Gespräch darüber, wie am besten vorgegangen wird – insbesondere unter Berücksichtigung der internen Gehaltsstruktur und der Leistungserwartungen.
Onboarding eines neuen Mitarbeitenden
Die meisten von uns erinnern sich an den Onboarding-Prozess für Mitarbeitende während unserer ersten Arbeitswoche – dieser wird von Ihrem HR-Team organisiert und durchgeführt.
Sie orientieren sich dabei an den Vorgaben der Unternehmensleitung (Vorstand und CEO) und stellen eine Präsentation oder einen Plan zusammen, der darauf abzielt, neue Mitarbeitende möglichst schnell einzuarbeiten.
Meistens liegt der Schwerpunkt der Einführung stärker auf der Unternehmenskultur und den Erwartungen Ihres Arbeitgebers und weniger auf der technischen Seite Ihrer Tätigkeit.
Beispielsweise kann ein Teil des Onboardings die Geschichte der Organisation behandeln, ein Mitglied der Unternehmensleitung hält vielleicht eine 15-minütige Präsentation über das Unternehmen oder den jeweiligen Bereich oder es gibt einen Besuch in einem der zentralen Bereiche des Betriebs (z. B. Werk, Ladengeschäft, Depot oder Callcenter).
Einige HR-Tools für kleine Unternehmen unterstützen zentrale Funktionen wie Rekrutierung, Lohnabrechnung und Leistungsmanagement der Mitarbeitenden in einem einzigen System – in dem Wissen, dass Start-ups nicht über die Kapazitäten für diverse Einzellösungen verfügen.
Gestaltung von Unternehmenskultur & Werten
Die große Mehrheit der Mitarbeitenden hat nur sehr wenig oder gar keinen persönlichen Kontakt zur Personalabteilung – häufig sehen sie eine HR-Fachkraft lediglich bei einer Präsentation oder anderen Gruppenveranstaltung.
Was Mitarbeitende jedoch erleben, ist der Umgang mit den Richtlinien und Verfahren, für die die HR-Abteilung verantwortlich ist. Wenn Sie jemals eine Art von Urlaub beantragt, ein Training absolviert, eine Stundenerfassung ausgefüllt, gekündigt, an einer Befragung zur Mitarbeiterbindung teilgenommen, eine Gehaltserhöhung erhalten oder eine Kündigung bekommen haben, dann sind Sie mit von HR verantworteten Regelungen oder Prozessen in Berührung gekommen.
Persönlichen Kontakt haben HR-Fachkräfte mit Mitarbeitenden und deren Vorgesetzten vor allem, wenn es um das Management von Leistungsdefiziten oder Veränderungsprozesse geht.
Bei leistungsschwachen Mitarbeitenden bespricht HR mit der Führungskraft die Problematik und entwickelt einen Plan; oft nimmt HR auch an Gesprächen mit den Betroffenen teil und überwacht deren Entwicklung – bis sie entweder die Anforderungen erfüllen oder das Unternehmen verlassen.
Ein weiterer Bereich, in dem HR-Fachkräfte viel persönlichen Kontakt haben, sind Veränderungsprozesse – wie die Umstrukturierung eines Bereiches, das Outsourcing einer Funktion oder der Umgang mit betriebsbedingten Kündigungen.
Veränderungen sind oft belastend. Die Aufgabe von HR ist es daher, Fragen zu beantworten und für möglichst geringe Störungen im Unternehmen und bei den Mitarbeitenden zu sorgen.
Software und Systeme verwalten
HR nutzt eine Vielzahl von HR-Softwarelösungen und Tools. Beispielsweise werden HR-Managementsysteme (HRMS) eingesetzt, um Aufgaben wie Personalaktenverwaltung, Lohnabrechnung und Benefits-Administration effizienter zu gestalten.
Zudem unterstützen Bewerbermanagementsysteme (ATS) die Rekrutierung, indem sie Bewerberdaten organisieren und verwalten, während Software für Leistungsmanagement HR-Teams hilft, die Entwicklung der Mitarbeitenden nachzuverfolgen und Ziele zu setzen. Diese Tools steigern nicht nur die Effizienz, sondern sorgen auch für die Einhaltung von arbeitsrechtlichen Vorgaben und liefern Analysen, die fundierte Entscheidungen ermöglichen.
Heutige Personalabteilungen setzen zunehmend auf Cloud-HR-Tools, um ihre Belegschaft jederzeit und standortunabhängig effizient steuern zu können.
Offboarding eines Mitarbeitenden
In den meisten Fällen besteht der einzige Kontaktpunkt eines austretenden Mitarbeitenden mit der HR-Abteilung darin, an einer Exit-Befragung teilzunehmen. In sehr seltenen Fällen wird die HR-Abteilung vom Vorgesetzten gebeten, ein Gegenangebot zu erarbeiten, um den Mitarbeitenden im Unternehmen zu halten.
Ich stand im Rahmen meiner Vergütungstätigkeiten ein paar Mal am Rande solcher Gegenangebots-Situationen. Sie sind selten, weil die meisten von uns relativ leicht zu ersetzen sind und Gegenangebote oft nicht die gewünschte Wirkung zeigen. Kurzfristig können sie zwar dazu führen, dass die Person bleibt – aber nach meinen Beobachtungen und Gesprächen mit Kolleg:innen verlässt diese Person das Unternehmen meist nach wenigen Monaten trotzdem.
Fazit
Oben habe ich viele Themen rund um die Aufgaben der Personalabteilung angerissen – natürlich gibt es aber noch zahlreiche weitere Verantwortungen, wie zum Beispiel Personalbedarfsplanung.
Wenn Sie daran interessiert sind, Aspekte des Personalwesens (HR) genauer zu verstehen, schauen Sie sich gerne auf der Website um.
