Was ist HR?
Die Art von einzeiliger Erklärung oder Definition von HR, der Sie wahrscheinlich begegnen werden, lautet etwa so: „Human Resources ist ein Sammelbegriff für eine Reihe von Funktionen, die einer Organisation dabei helfen, durch ihre Mitarbeitenden, Auftragnehmer und Zeitarbeitskräfte Wert zu schaffen.“
Ich hingegen betrachte und definiere Human Resources als einen Lebenszyklus — ich erinnere mich, dass ich einst einer Gruppe erfahrener Kolleginnen und Kollegen das Thema „Was ist HR?“ als Lebenszyklus präsentiert habe (konkret den eines Schmetterlings), woraufhin ich einige verwirrte Blicke erntete.
Bleiben Sie dabei, und genauso wie diese Kollegengruppe verspreche ich Ihnen, dass Sie anschließend ein funktionales und nützliches Verständnis davon haben, worum es bei Human Resources geht.
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Mein Ansatz, zu erklären, was HR macht, ist, einer Mitarbeiterin bzw. einem Mitarbeiter durch die verschiedenen Phasen zu folgen: vom Interesse an einer Rolle/Organisation, dem ersten Tag im Unternehmen, den täglichen Interaktionen mit HR bis hin zum Verlassen der Organisation.
In anderen Artikeln liegt mein Schwerpunkt mehr auf der HR-Perspektive; in dieser Erklärung jedoch betrachte ich HR aus der Sicht der Mitarbeitenden.
Was ist HR: Kurzdefinition
HR, oder Human Resources, ist die Abteilung in einem Unternehmen, die sich um alle Angelegenheiten rund um Mitarbeitende kümmert. Dazu gehören das Einstellen neuer Mitarbeitender, deren Einarbeitung, Verwaltung von Mitarbeiterleistungen, Abwicklung der Gehaltsabrechnung und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien. HR trägt außerdem zu einem positiven Arbeitsumfeld bei, indem es sich um Anliegen der Mitarbeitenden kümmert und die Unternehmenskultur fördert.
Enterprise-HR-Plattformen bieten umfassende Werkzeuge, um Recruiting, Mitarbeiterentwicklung und Compliance im großen Maßstab zu steuern.
Wie HR funktioniert
Jede Führungskraft sollte die moderne Rolle von HR verstehen — und unsere Liste von HR-Lösungen durchsuchen, um Technologien zu finden, die Ihr Team unterstützen. Schauen wir uns die verschiedenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten einer HR-Abteilung genauer an:
Employee Value Proposition
Als potenzieller Mitarbeitender suchen wir zunächst nach einer Organisation, die nicht nur unsere finanziellen Bedürfnisse erfüllt, sondern auch unseren intellektuellen und sozialen Ansprüchen gerecht wird und mit unseren Werten übereinstimmt.
Organisationen sind sich dessen bewusst und möchten Mitarbeitende finden, die ihre eigenen Unternehmenswerte teilen oder sich damit identifizieren. Die Rolle von HR in diesem Bereich besteht darin, das sogenannte Employee Value Proposition (EVP) zu entwickeln und anzubieten.
Das EVP hält fest, was das Unternehmen Ihnen zur Verfügung stellt. Es umfasst sowohl die Vergütung (Gehalt, Lohn), die Sie erhalten, als auch die Leistungen, auf die Sie als Mitarbeitender Zugriff haben.
Bei der Erstellung bzw. Ergänzung des EVP erstellt die HR-Abteilung eine Liste von Zusatzleistungen, die mit den Werten des Unternehmens übereinstimmen. Diese werden dann auf die Leistungen reduziert, die sowohl bezahlbar sind als auch von der größten Gruppe von Ziel-Mitarbeitenden als attraktiv wahrgenommen werden.
Einige Beispiele für solche EVP-Leistungen, denen ich begegnet bin, sind: Budget für Weiterbildungen, auf das jede*r Mitarbeitende einen Antrag stellen kann, Elternzeit über das gesetzliche Minimum hinaus, Finanzierung für die Teilnahme an Konferenzen, Mitarbeiterrabatte auf eigene Produkte des Unternehmens, Begleitung durch einen Sicherheitsdienst zum Auto oder Bahnhof nach Feierabend.
Das EVP ist ein starkes Werkzeug, das HR einsetzt, um Mitarbeitende zu gewinnen. In einer Organisation, mit der ich zusammengearbeitet habe, gab es beispielsweise nach Feierabend die Möglichkeit, sich von einem Sicherheitsdienst zur Bahnstation oder zum Auto begleiten zu lassen.
Ich würde diese Leistung wahrscheinlich nie in Anspruch nehmen — ich arbeite meist tagsüber. Allerdings finde ich es attraktiv, für eine Organisation zu arbeiten, der die Sicherheit ihrer Mitarbeitenden am Herzen liegt.
Als ich dies mit dem Arbeitgeber besprach, gewann ich dadurch einen Einblick in deren Kultur, die mit meinen eigenen Werten und Erwartungen an einen Arbeitgeber übereinstimmte.
Durch das EVP besitzt HR ein Instrument, um Bewerbende anzuziehen; gleichzeitig hat HR auch Aufgaben im Bereich Recruiting und Auswahlverfahren. Die Recruiting-Funktion ist entweder in der HR-Abteilung angesiedelt oder HR koordiniert die Zusammenarbeit mit einer externen Personalagentur.
Oft gibt es eine Kombination aus beidem: Einfache Positionen werden von HR besetzt, spezielle oder Führungspositionen hingegen durch externe Agenturen vermittelt.
Recruiting & Einstellung
Wenn HR das Recruiting übernimmt, unterstützt sie die Führungskraft bei der Formulierung der Stellenausschreibung und bei der Entscheidung, in welchen Kanälen die Stelle veröffentlicht wird (lokale oder nationale Tageszeitung, Jobportale, Social Media, Fachzeitschriften usw.).
Auch für kleine Unternehmen oder Start-ups bieten kostenlose HR-Systeme die Basis, um Recruiting und Mitarbeiterbeziehungen zu verwalten.
Die eingehenden Bewerbungen landen in der Regel zunächst bei der zuständigen Führungskraft zur Durchsicht; manchmal unterstützt HR dabei, wenn es gewünscht ist. In der Auswahlphase hängt die Rolle von HR stark von der Organisation ab.
Manchmal bietet HR Interview-Trainings für Führungskräfte an, manchmal nimmt eine Person aus der HR-Abteilung am Vorstellungsgespräch teil, in anderen Fällen liegt die Verantwortung komplett bei der Führungskraft.
Sobald die Einstellungsentscheidung getroffen ist, übernimmt die Personalabteilung in der Regel administrative Aufgaben: Sie versendet den Arbeitsvertrag, erhält den unterschriebenen Vertrag zurück und richtet den neuen Mitarbeitenden im Lohnabrechnungssystem ein.
Die Ausgabe von Sicherheitskarten und/oder IT-Zugängen erfolgt zwar nicht in der Personalabteilung selbst, aber durch die Eingabe der Angaben des neuen Mitarbeitenden in das Lohnabrechnungssystem wird ein Prozess angestoßen, durch den diese weiteren Aufgaben ausgelöst werden.
Manchmal bitten potenzielle Mitarbeitende um ein höheres Gehalt. Die Rolle der Personalabteilung besteht hierbei meist darin, die Führungskraft zu beraten. HR kann einen Gehaltsrahmen vorgeben, den die Führungskraft anbieten darf, oder sie bittet die Führungskraft, zu begründen, warum sie diesem Kandidaten ein höheres Gehalt anbieten möchte.
In diesen Fällen besprechen sich die Personalabteilung und die Führungskraft über das weitere Vorgehen unter Berücksichtigung der internen Gleichbehandlung und der Leistungserwartungen.
Einarbeitung eines neuen Mitarbeitenden
Die meisten von uns erinnern sich an den Einführungsprozess für Mitarbeitende, den wir in der ersten Woche durchlaufen haben. Dieser wird von der Personalabteilung konzipiert und durchgeführt.
Sie orientiert sich dabei an den Vorgaben des Managements (Vorstand und Geschäftsführung) und stellt eine Präsentation oder einen Plan zusammen, der darauf abzielt, neue Mitarbeitende möglichst schnell einzuarbeiten.
Oft liegt der Schwerpunkt der Einführung stärker auf der Unternehmenskultur und den Erwartungen des Arbeitgebers und weniger auf den technischen Aspekten der Tätigkeit.
Beispielsweise kann ein Abschnitt über die Geschichte der Organisation enthalten sein, eine Führungskraft hält möglicherweise eine 15-minütige Präsentation über das Unternehmen oder ihren Bereich oder es findet ein Besuch in einem zentralen Arbeitsbereich des Unternehmens (Werk, Filiale, Depot oder Callcenter etc.) statt.
Einige HR-Tools für kleine Unternehmen unterstützen wichtige Funktionen wie Recruiting, Lohnabrechnung und Leistungsmanagement der Mitarbeitenden in einer einzigen Lösung – im Bewusstsein, dass Startups keine Kapazitäten für viele unterschiedliche Systeme haben.
Unternehmenskultur und Werte prägen
Die überwiegende Mehrheit der Mitarbeitenden hat wenig bis gar keinen persönlichen Kontakt zur Personalabteilung und trifft eine HR-Fachkraft womöglich nur bei Präsentationen oder anderen Gruppenevents.
Allerdings kommen Mitarbeitende mit den Richtlinien und Prozessen, für die HR verantwortlich ist, immer wieder in Berührung. Wer schon einmal irgendeine Art von Urlaub beantragt, eine Schulung besucht, eine Zeiterfassung ausgefüllt, gekündigt, an einer Mitarbeiterbefragung teilgenommen, eine Gehaltserhöhung erhalten oder eine Kündigung bekommen hat, hatte mit einer Richtlinie oder einem Prozess zu tun, den HR verwaltet und betreut.
Direkten Kontakt pflegen HR-Fachkräfte mit Mitarbeitenden und deren Führungskräften vor allem dann, wenn es um die Steuerung schlechter Leistung oder das Management von Veränderungen geht.
Bei leistungsschwachen Mitarbeitenden bespricht HR die Sachlage mit der Führungskraft und entwickelt einen Maßnahmenplan, ist häufig bei den Gesprächen mit den betroffenen Mitarbeitenden dabei und überwacht deren Entwicklung, bis entweder die Leistung stimmt oder ein Austritt erfolgt.
Ein weiterer Bereich mit viel persönlicher Interaktion ist das Change Management, z.B. bei Umstrukturierungen, Auslagerungen von Funktionen oder bei Abbau von Stellen.
Veränderungen sind oft belastend, daher besteht eine zentrale Aufgabe der Personalabteilung darin, Fragen zu beantworten und sicherzustellen, dass das Unternehmen und die Mitarbeitenden möglichst wenig beeinträchtigt werden.
Verwaltung von Software & Systemen
Die Personalabteilung hat Zugriff auf verschiedene HR-Software und Tools. Zum Beispiel werden HR-Managementsysteme (HRMS) eingesetzt, um Aufgaben wie Mitarbeiterverwaltung, Lohnabrechnung und Benefits-Administration zu automatisieren.
Zusätzlich helfen Bewerbermanagementsysteme (Applicant Tracking Systems, ATS) beim Recruiting, indem sie Kandidatendaten organisieren und verwalten, während Software zur Leistungsbeurteilung es ermöglicht, Mitarbeitendenziele zu setzen und deren Fortschritte zu verfolgen. Diese Tools verbessern nicht nur die Effizienz, sondern sorgen auch für die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und liefern Analysen, die fundierte Entscheidungen unterstützen.
Heutzutage verlassen sich Personalabteilungen immer mehr auf Cloud-Tools für HR, um die Belegschaft von überall aus effizient zu steuern.
Austritt eines Mitarbeitenden
In den meisten Fällen besteht der einzige Kontaktpunkt beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden mit der Personalabteilung darin, einen Exit-Fragebogen zu beantworten. Nur in seltenen Fällen wird HR von der Führungskraft gebeten, mit einer Gegenofferte zu versuchen, den Mitarbeitenden zu halten.
Ich habe im Bereich Vergütung einige dieser Gegenangebots-Situationen miterlebt. Sie sind selten, weil die meisten von uns leicht ersetzbar sind und solche Angebote meist nicht zum gewünschten Erfolg führen. Zwar kann ein Gegenangebot kurzfristig zum Verbleib führen, doch nach meinen Beobachtungen und Gesprächen mit Kollegen wird diese Person meist binnen weniger Monate trotzdem ausscheiden.
Fazit
Ich habe in der obigen Erklärung dessen, was die Personalabteilung macht, bereits viele Themen kurz angerissen, aber natürlich gibt es noch viele weitere Verantwortlichkeiten wie zum Beispiel die Personalbedarfsplanung.
Wenn Sie sich für detaillierte Einblicke in verschiedene Aspekte des Personalwesens interessieren, schauen Sie sich gerne auf der Website um.
