41 wichtige HR-Richtlinien und bewährte Verfahren (mit Beispielen)

Wenn ein Startup oder ein kleines Unternehmen wächst, werden die Herausforderungen im Personalmanagement zunehmend komplexer.

Je mehr Menschen der Organisation beitreten, desto schwieriger wird es, für Einheitlichkeit zu sorgen und Mitarbeiterangelegenheiten von Fall zu Fall zu verwalten. Die Lösung besteht darin, einige Unternehmensrichtlinien zu erstellen.

Dieser Artikel hilft Ihnen genau dabei – mit einem Überblick über Richtlinien und Verfahren im Personalwesen, einschließlich Beispielen.

Beginnen wir mit den Grundlagen.

Was sind Richtlinien im Personalwesen?

Richtlinien im Personalwesen sind Regeln und Prozesse, die das Beschäftigungsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer regeln. Die Erstellung von Richtlinien gehört zu den zentralen Säulen des Personalwesens.

Warum sind Richtlinien im Personalwesen wichtig?

Richtlinien im Personalwesen sind ein wichtiger Bestandteil der Struktur und Regulierung Ihres Unternehmens, um die Einhaltung von Vorschriften und ein mit der Unternehmenskultur übereinstimmendes Handeln sicherzustellen. Zu den Vorteilen von Richtlinien im Personalwesen gehören:

• Sie beschreiben die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern
• Sie geben Mitarbeitern und Führungskräften Orientierung und verdeutlichen die erwarteten Verhaltensweisen
• Sie tragen zu einem angenehmen und gesunden Arbeitsplatz bei
• Sie bieten einen Rahmen für die Beilegung von Streitigkeiten und Beschwerden
• Sie helfen dabei, verschiedene Prozesse im Personalwesen zu optimieren
• Sie helfen dabei, Gesetze und Vorschriften einzuhalten.

Wer verwaltet die Richtlinien im Personalwesen?

Das Personalteam einer Organisation (oder die jeweils für Personalaktivitäten zuständige Person) ist häufig für die Erstellung und Pflege von Richtlinien im Personalwesen verantwortlich. Die meisten Richtlinien im Personalwesen gelten für alle festangestellten, befristet beschäftigten, teilzeitbeschäftigten und vollzeitbeschäftigten Mitarbeiter.

Zusätzlich zur Erstellung von Richtlinien im Personalwesen benötigen Sie eine Plattform zur Dokumentenverwaltung oder ein Verwaltungssystem für Richtlinien im Personalwesen, das dem Personalteam dabei hilft, detaillierte Mitarbeiterinformationen, Dokumente des Personalwesens, Richtlinien und Verfahren zu pflegen, zu verwalten und zu bearbeiten.

Personalteams können Fallverwaltungssysteme für das Personalwesen nutzen, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu überwachen und Probleme effektiv zu lösen.

Arten von Richtlinien im Personalwesen

Es gibt viele Arten von Richtlinien und Verfahren im Personalwesen, von deren schrittweiser Einführung ein Unternehmen (und seine Mitarbeiter) profitieren kann, beispielsweise in den Bereichen Gesundheit und Sicherheit, Schutz, Technologienutzung, Verhalten der Mitarbeiter, Urlaub, Einstellung und Auswahl sowie Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Hier sind einige ausführlichere Beispiele für Richtlinien im Personalwesen:

11 Vorteile von HR-Richtlinien

HR-Richtlinien (Personalwesen) können eine entscheidende Rolle bei der effektiven Verwaltung einer Organisation spielen, wenn diese wächst. Hier sind einige der Vorteile, die berücksichtigt werden sollten.

1. Konsistenz und Fairness: HR-Richtlinien stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden fair und einheitlich behandelt werden. Dies trägt dazu bei, ein Gefühl von Gerechtigkeit und Gleichheit zu bewahren, das für die Moral und Zufriedenheit der Mitarbeitenden wichtig ist.
2. Klare Leitlinien: Diese Richtlinien bieten klare Leitlinien für Entscheidungen und erwartetes Verhalten. Diese Klarheit hilft dabei, Verwirrung und Missverständnisse zwischen Mitarbeitenden und Management zu reduzieren.
3. Einhaltung gesetzlicher & regulatorischer Vorschriften: HR-Richtlinien helfen Organisationen dabei, lokale und internationale Arbeitsgesetze einzuhalten. Sie bieten rechtlichen Schutz nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für seine Mitarbeitenden – entscheidend, um rechtliche Probleme und Geldstrafen zu vermeiden.
4. Verbesserte Effizienz: Standardisierte Richtlinien vereinfachen verschiedene HR-Prozesse wie Rekrutierung, Einarbeitung und Leistungsbewertungen, was zu einer verbesserten Effizienz führen kann.
5. Konfliktlösung: Sie bieten einen Rahmen für die Bearbeitung und Lösung von Problemen und Konflikten am Arbeitsplatz. Dies hilft dabei, ein harmonisches Arbeitsumfeld zu bewahren.
6. Risikomanagement: Klar definierte HR-Richtlinien helfen dabei, Risiken im Zusammenhang mit Beschäftigungsfragen zu mindern. Sie geben vor, wie mit sensiblen Themen wie Belästigung, Diskriminierung und Beschwerden von Mitarbeitenden umzugehen ist.
7. Leistungsmanagement: HR-Richtlinien helfen dabei, klare Leistungsstandards festzulegen, und bieten eine Grundlage für die Bewertung der Leistung von Mitarbeitenden. Dies trägt zur Gesamtproduktivität der Organisation bei.
8. Organisationskultur: Richtlinien tragen dazu bei, die Kultur einer Organisation zu prägen. Sie legen Erwartungen an Verhalten und Interaktionen fest, was ein positives und produktives Arbeitsumfeld fördern kann.
9. Entwicklung von Mitarbeitenden: Richtlinien zur Aus- und Weiterbildung stellen sicher, dass Mitarbeitende Möglichkeiten zum Lernen und zur persönlichen Weiterentwicklung haben. Dies kann die Arbeitszufriedenheit und die Mitarbeiterbindung steigern.
10. Rekrutierung und Mitarbeiterbindung: Klare HR-Richtlinien können eine Organisation für potenzielle Mitarbeitende attraktiver machen. Sie spielen auch eine Rolle bei der Bindung von Mitarbeitenden, indem sie eine faire Behandlung sicherstellen und einen klaren Weg für Wachstum und Entwicklung bieten.
11. Stärkung des Engagements der Mitarbeitenden: Richtlinien, die sich auf das Wohlbefinden, die Vielfalt und die Inklusion von Mitarbeitenden konzentrieren, können deren Engagement und Verbundenheit mit der Organisation stärken.

HR-Richtlinien bilden die Grundlage für den reibungslosen und effizienten Betrieb einer Organisation, während diese wächst und sich verändert. Sie schaffen die Struktur für ein effektives Personalmanagement in einem zufriedenen, produktiven und gesetzeskonformen Arbeitsumfeld.

Mögliche Nachteile von HR-Richtlinien, die berücksichtigt werden sollten

Ihre HR-Richtlinien können sich möglicherweise nachteilig auswirken, wenn sie nicht ordnungsgemäß formuliert, umgesetzt oder verwaltet werden.

Hier sind einige mögliche Fallstricke, auf die Sie achten sollten.

1. Überregulierung und Bürokratie: Übermäßige HR-Richtlinien können ein starres, bürokratisches Arbeitsumfeld schaffen, Kreativität und Innovation hemmen und aufgrund langsamer Entscheidungsprozesse zu Ineffizienz und Frustration führen.
2. Einheitslösung: Standardisierte Richtlinien berücksichtigen möglicherweise nicht die individuellen Bedürfnisse verschiedener Abteilungen oder Personen, was zu Unzufriedenheit führen und die Wirksamkeit bei der Bewältigung spezifischer Herausforderungen beeinträchtigen kann.
3. Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeitende können Richtlinien ablehnen, die sie als übermäßig restriktiv oder unnötig empfinden, insbesondere wenn diese ohne ausreichende Kommunikation oder Berücksichtigung des Feedbacks der Mitarbeitenden eingeführt werden. Dies kann zu mangelnder Akzeptanz und potenziellen Konflikten führen.
4. Negative Auswirkungen auf die Arbeitsmoral und die Arbeitgebermarke: Strenge oder sanktionierende Richtlinien können die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden und den Ruf der Organisation als Arbeitgeber schädigen, wodurch es möglicherweise schwieriger wird, qualifizierte Talente zu gewinnen und zu halten.
5. Rechtliche Risiken und Compliance-Risiken: Schlecht formulierte, veraltete oder nicht konforme Richtlinien können zu rechtlichen Auseinandersetzungen und Problemen mit der HR-Compliance führen und dadurch erhebliche Risiken für die Organisation darstellen.

Um diese Nachteile zu mindern, ist es wichtig, dass Organisationen:

• ihre HR-Richtlinien regelmäßig überprüfen und aktualisieren
• sicherstellen, dass diese klar kommuniziert und verstanden werden
• ein Gleichgewicht zwischen notwendiger Regulierung und Flexibilität wahren.

Die Einbindung der Mitarbeitenden in die Entwicklung dieser Richtlinien kann ebenfalls dazu beitragen, dass sie gut angenommen werden und für die Bedürfnisse der Belegschaft relevant sind.

Ist eine HR-Richtlinie dasselbe wie eine Unternehmensrichtlinie oder Leitlinie?

Die Begriffe „HR-Richtlinie“, „Unternehmensrichtlinie“, „Firmenrichtlinie“ und „Arbeitsplatzrichtlinie“ werden häufig synonym verwendet und beziehen sich auf dasselbe. 

Einige Unternehmensrichtlinien können sich jedoch auf allgemeinere Abläufe der Organisation beziehen und von einer anderen Abteilung als der Personalabteilung erstellt und gepflegt werden, beispielsweise Richtlinien zum Zugang zu Einrichtungen, zur Computersicherheit oder zur Vorbereitung auf Katastrophen.

Richtlinien sind eine Reihe von Regeln, keine Leitlinien. 

Laut dem HR-Experten Tim Reitsma kann „das Wort Richtlinie, wenn ich es höre, als ein einschränkendes Wort verstanden werden. Wenn wir jedoch „Richtlinie“ durch „Leitlinie“ ersetzen, hat dies leider nicht das erforderliche Gewicht.“ 

Wo sind HR-Richtlinien normalerweise zu finden?

Ein wichtiger Bestandteil einer Checkliste für neue Mitarbeitende und eines Einarbeitungsprogramms besteht darin, gemeinsam mit der betreffenden Person die spezifischen Richtlinien zu besprechen, die sie an ihrem ersten Tag oder in ihrer ersten Woche betreffen könnten.

HR-Richtlinien können als schriftliche Richtlinien sowie in digitaler und/oder druckbarer Form vorliegen und an Orten verfügbar sein, die für Mitarbeitende leicht zugänglich sind. 

Sie können in der HR-Software oder manchmal auch im Unternehmensintranet oder auf gemeinsam genutzten Laufwerken gespeichert sein. Häufig finden sie sich in Arbeitsverträgen, Mitarbeiterhandbüchern und Handbüchern zu Unternehmensrichtlinien. Der Detaillierungsgrad dieser Dokumente kann jedoch jeweils unterschiedlich sein.

Warum sind nicht alle HR-Richtlinien im Arbeitsvertrag enthalten?

Im Arbeitsvertrag deines Unternehmens kann festgelegt sein, wie viel Urlaub einem Teammitglied zusteht, während eine separate Urlaubsrichtlinie beschreibt, wie Mitarbeitende Urlaub beantragen können, wie dieser genehmigt wird, was geschieht, wenn er nicht vollständig genommen wird usw. 

Durch die Trennung wird sichergestellt, dass der Arbeitsvertrag nicht übermäßig lang und komplex ist. Außerdem kannst du bestimmte Aspekte des Beschäftigungsverhältnisses einer Person individuell gestalten, etwa wie viel Urlaub sie erhält (Arbeitsvertrag), und diese Regelung von der allgemeinen Urlaubsrichtlinie (Mitarbeiterhandbuch) getrennt halten. 

Die Dokumentation von Richtlinien außerhalb des Arbeitsvertrags ermöglicht außerdem, dass diese im Laufe der Zeit aktualisiert werden können, ohne dass die Vereinbarung jeder einzelnen Person angepasst werden muss.

Es ist ebenfalls hilfreich, eine gekürzte Version deines Mitarbeiterhandbuchs speziell für neue Mitarbeitende anzubieten, um sie nicht gleich am ersten Tag mit zu vielen Informationen zu überlasten.

Wann sollten Sie Richtlinien für das Personalwesen entwickeln?

Einige Personalrichtlinien können durch die Bedürfnisse der Organisation bestimmt werden oder dann erforderlich sein, wenn bestimmte Aspekte des Arbeitsverhältnisses von Fall zu Fall zu schwierig zu handhaben sind. 

Andere Richtlinien sollten proaktiv entwickelt werden, um Mitarbeitende anzuleiten, zu befähigen oder zu schützen, Klarheit bei organisatorischen Fragen zu schaffen oder die übergeordneten Interessen der Organisation zu schützen.

Hier sind einige allgemeine Leitlinien dazu, wann Sie Personalrichtlinien erstellen sollten.

Erstellen Sie Richtlinien, die sich direkt auf den Arbeitsvertrag beziehen

Ein guter Ausgangspunkt ist die Erstellung von Richtlinien, die sich direkt auf Mitarbeitervorteile sowie auf die im Arbeitsvertrag festgelegten Rechte und Pflichten sowohl der Mitarbeitenden als auch des Arbeitgebers beziehen.

Viele Arbeitsverträge legen beispielsweise den Anspruch auf Urlaub, verschiedene Arten von Freistellungsleistungen und die Bedingungen für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses fest (z. B. Beschäftigung nach dem Prinzip der freien Kündbarkeit).

Die entsprechenden Personalrichtlinien gehen ausführlicher auf die damit verbundenen Verfahren ein.

Lesen Sie den folgenden Abschnitt, um einige Beispiele zu sehen, die Ihnen helfen zu verstehen, wie sich die Umsetzung von Richtlinien zwischen dem Arbeitsvertrag und dem Mitarbeiterhandbuch unterscheidet.

Erstellen Sie Richtlinien, die durch Arbeitsgesetze vorgeschrieben sind

Wenn Sie unsicher sind, nutzen Sie die geltenden Gesetze (Provinz- oder Bundesstaatengesetze sowie Bundesgesetze) und gängige Praktiken der Arbeitsbeziehungen als weiteren Ausgangspunkt für die Erstellung der Richtlinie. 

Sowohl in Kanada als auch in den USA gibt es zahlreiche arbeitsrechtliche Vorschriften, die die Mindestanforderungen an Arbeitgeber in Bezug auf viele dieser Richtlinien festlegen, zum Beispiel:

Erstellen Sie Richtlinien, die sich positiv auf Mitarbeitende und die Organisation auswirken

Joerg Clement, eine Führungskraft in der Branche für maschinelles Sehen, fasst es treffend zusammen: 

„Die Umsetzung von Prozessen und Richtlinien bildet die Grundlage für das kontinuierliche Verbesserungsbestreben einer Organisation. Die Anforderungen und Erwartungen von Kunden und Mitarbeitenden entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter. Es ist wichtig, schnell auf Veränderungen in den Märkten reagieren zu können. Dies gelingt, indem Prozesse und Richtlinien aufeinander abgestimmt werden, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.“

Konzentrieren Sie sich auf die Personalrichtlinien, die den größten positiven Einfluss auf Mitarbeitende und die Organisation haben. Wenn Sie eine neue Richtlinie in Betracht ziehen, stellen Sie sich folgende Fragen:

• Wie wird diese Richtlinie Mitarbeitende befähigen und schützen?
• Wie wird sie eine starke und leistungsfähige Unternehmenskultur schaffen?
• Werden die Unternehmenswerte und Grundsätze unterstützt?
• Wie hilft uns diese Richtlinie dabei, ein erfolgreiches und geschlossenes Team aufzubauen?
• Wird diese Richtlinie die Risiken für das Unternehmen minimieren?
• Wird diese Richtlinie die geltenden rechtlichen Anforderungen erfüllen?

Wenn Sie alle diese Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, lohnt es sich wahrscheinlich, diese Richtlinie zu erstellen!

Welche Personalrichtlinien gehören in Ihr Mitarbeiterhandbuch?

Sie müssen schriftliche Richtlinien erstellen, die sich direkt auf den Arbeitsvertrag beziehen oder durch das Arbeitsrecht vorgeschrieben sind.

Die folgenden sechs Richtlinien können sich positiv auf Vollzeit- und Teilzeitmitarbeitende sowie auf die Organisationen auswirken, die sie umsetzen.

1. Richtlinie zu Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion
2. Richtlinie gegen Belästigung
3. Richtlinie für mobiles Arbeiten und Telearbeit
4. Richtlinie zur Nutzung sozialer Medien
5. Richtlinie zu Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
6. Richtlinie zu Urlaub und sonstigen arbeitsfreien Zeiten

Im Zweifelsfall dienen Arbeitsgesetze, andere anwendbare Gesetze (örtliche Gesetze, Provinz- bzw. Landesgesetze, Bundesgesetze) und gängige Praktiken der Arbeitsbeziehungen als Ausgangspunkt 

Beispielsweise legen arbeitsrechtliche Vorschriften wie das Gesetz über Familien- und Krankheitsurlaub (FMLA) und das US-amerikanische Gesetz über Menschen mit Behinderungen in den Vereinigten Staaten sowie das Gesetz über Beschäftigungsstandards von British Columbia in Kanada die Mindestanforderungen an Arbeitgeber in Bezug auf viele dieser Richtlinien fest.

Richtlinie zu Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion

Das Streben nach Gleichberechtigung am Arbeitsplatz, sei es die Gleichberechtigung von Menschen unterschiedlicher ethnischer Herkunft oder die Gleichstellung der Geschlechter, war noch nie so stark wie heute. Angesichts der weltweiten jüngsten Proteste gegen systemischen Rassismus und Bewegungen wie Black Lives Matter sollte dieses Thema ebenfalls ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen.

Die meisten Untersuchungen, wie etwa diese Studie von Glassdoor, zeigen, dass Arbeitssuchende wissen möchten, dass potenzielle Arbeitgeber Wert auf Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion legen.

Laut PwC geben 87 % der weltweit tätigen Unternehmen an, dass Vielfalt und Inklusion eine organisatorische Priorität sind. 

Stellenausschreibungen für Fachkräfte für Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion sind in den letzten Jahren häufiger geworden.

Die Jobbörsen Glassdoor und ZipRecruiter erkennen dies an. Glassdoor führt neue Produkte ein, die dazu beitragen sollen, gerechtere Arbeitsplätze zu schaffen. Sie erkennen, dass eine umfassende Richtlinie und ein entsprechendes Programm sowie deren Veröffentlichung bei der Einstellung von Spitzenkräften den entscheidenden Unterschied machen können.

Salesforce hat einen Beauftragten für Gleichberechtigung, was das Engagement des Unternehmens für Gleichberechtigung sowie die Unterstützung auf den höchsten Führungsebenen unterstreicht. Die Richtlinie „Gleichberechtigung für alle“ ist auf seiner Website verfügbar und beschreibt die Werte und Überzeugungen des Unternehmens in Bezug auf gleiche Rechte, gleiche Bezahlung, gleiche Bildungschancen und Chancengleichheit.

Richtlinie gegen Belästigung

Wie Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion waren auch Richtlinien gegen Belästigung noch nie so wichtig wie heute.

Der Zweck einer Richtlinie gegen Belästigung, wie dieser von Google, besteht darin, die Haltung Ihres Unternehmens zu angemessenem und respektvollem Verhalten am Arbeitsplatz darzulegen und die Verantwortung aller Beteiligten für die Schaffung und Aufrechterhaltung eines positiven Arbeitsumfelds zu bekräftigen.

Gemäß dem kanadischen Arbeitsgesetz werden Belästigung und Gewalt folgendermaßen definiert: 

„Jede Handlung, jedes Verhalten oder jede Äußerung, auch sexueller Natur, von der bzw. dem vernünftigerweise erwartet werden kann, dass sie bzw. es bei einem Arbeitnehmer Anstoß, Demütigung oder eine andere körperliche oder psychische Verletzung oder Erkrankung verursacht, einschließlich jeder vorgeschriebenen Handlung, jedes vorgeschriebenen Verhaltens oder jeder vorgeschriebenen Äußerung.“

Sexuelle Belästigung ist eine der häufigsten Formen der Belästigung. Die #MeToo-Bewegung hat viele schwerwiegende Probleme und den erheblichen Schaden, den Belästigung und Gewalt Menschen zufügen können, ans Licht gebracht.

Erwägen Sie daher, eine separate Unternehmensrichtlinie oder einen Abschnitt innerhalb einer allgemeineren Richtlinie zur Bekämpfung sexueller Belästigung einzuführen. 

Eine gute Richtlinie gegen Belästigung umfasst auch andere Arten von Belästigung, darunter rassistische Beschimpfungen, körperliche Drohungen und abwertende Witze.

Richtlinie für mobiles Arbeiten / Telearbeit

Das Coronavirus COVID-19 hat eine Krise globalen Ausmaßes verursacht, die Einzelpersonen, Unternehmen und Volkswirtschaften weltweit betrifft.

Infolgedessen haben sich viele Unternehmen dafür entschieden, Richtlinien für das Arbeiten von zu Hause (WFH) und mobile Arbeit zur Bewältigung dieser Krise einzuführen. 

Es wird erwartet, dass dieser Trend über die aktuelle Pandemie hinaus anhält. Eine im März 2020 durchgeführte Umfrage unter Finanzvorständen von Gartner, Inc. ergab, dass 74 % der Befragten nach COVID-19 mindestens 5 % ihrer zuvor vor Ort tätigen Belegschaft dauerhaft in mobile Arbeitspositionen versetzen werden.Große Unternehmen wie Shopify, Microsoft und Facebook verlagern dauerhaft mehr Beschäftigte ins Arbeiten von zu Hause. Das in Kanada ansässige Unternehmen Shopify hat sogar viele seiner Strategien für Systeme zur mobilen Arbeit auf seiner Website veröffentlicht.

Eine Richtlinie zur Personalverwaltung für Remote-Arbeit, wie dieses Beispiel von Remote.co, sollte Folgendes enthalten:

• Unternehmensgeschichte der Remote-Arbeit
• Wer berechtigt ist, remote zu arbeiten
• Wie oft / wie lange ein Teammitglied remote arbeiten kann
• Wie eine Vereinbarung zur Remote-Arbeit beantragt wird
• Kommunikationsprotokolle und -standards mit Teammitgliedern
• Tools, Ausrüstung und Ressourcen, die zur Unterstützung der Remote-Arbeit benötigt werden.

Richtlinie für soziale Medien

Soziale Medien sind ein wichtiger Bestandteil jeder digitalen Marketingstrategie. Wie Ihr Unternehmen online durch Sie und Ihre Teammitglieder dargestellt wird, kann den Unterschied zwischen Markenerfolg und Misserfolg ausmachen.

Einige Regeln für Teammitglieder dazu festzulegen, wie sie soziale Medien sowohl privat als auch beruflich nutzen, minimiert Risiken für Ihr Unternehmen, Ihre Marke sowie die Motivation und das Engagement Ihrer Teammitglieder.

Niemand möchte sich wegen der Aktivitäten eines Kollegen in den sozialen Medien für die Organisation schämen, für die er arbeitet.

Die meisten Personalrichtlinien sind „lebende Richtlinien“; sie müssen regelmäßig aktualisiert und relevant gehalten werden. Dennoch müssen Richtlinien für soziale Medien aufgrund der sich ständig verändernden Landschaft sozialer Medien im Allgemeinen häufiger aktualisiert werden als die meisten anderen Richtlinien.

Das in Vancouver ansässige Unternehmen Hootsuite, eine Plattform zur Verwaltung sozialer Medien, bietet einige hervorragende Leitlinien zur Entwicklung Ihrer eigenen Richtlinie für soziale Medien sowie eine hilfreiche Vorlage für eine solche Richtlinie.

Richtlinie zu Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Eine Richtlinie zu Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, wie diese von Lyft, enthält häufig Verfahren, Arbeitsplatzbedingungen, Informationen zu Notfallkontakten und andere besondere Anforderungen (z. B. COVID-19-Sicherheitsprotokolle), die zum Schutz der Beschäftigten erforderlich sind.

Organisationen wie die Behörde für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz des US-amerikanischen Arbeitsministeriums (OSHA) verlangen ebenfalls, dass bestimmte Mindeststandards zum Schutz des Wohlergehens der Beschäftigten eingehalten werden.

Gewalt am Arbeitsplatz steht in direktem Zusammenhang mit der Gesundheit, Sicherheit und dem Schutz der Beschäftigten, hat jedoch typischerweise eine eigene separate Richtlinie.

Beispielsweise widmet das Mitarbeiterhandbuch von Disney Gesundheit, Sicherheit und Schutz einen ganzen Abschnitt und enthält eine Richtlinie zu Gewalt am Arbeitsplatz.

Richtlinie zu Urlaub und arbeitsfreier Zeit

Die Realität ist, dass Menschen gelegentlich eine Auszeit von der Arbeit benötigen, um gesundheitliche Probleme oder familiäre Notfälle zu bewältigen oder einfach irgendwo in den Tropen Urlaub zu machen!

Klare und umfassende Urlaubsrichtlinien können Ihren Teammitgliedern helfen, indem sie ihnen die Sorge nehmen, nicht zu wissen, wie Sie sie in schwierigen Zeiten unterstützen werden, beispielsweise bei den Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Coronavirus COVID-19.

Diese Personalrichtlinien legen fest, wer Anspruch auf Urlaub hat und nach welchen Verfahren dieser genommen wird. Diese Richtlinien sind von den Personalinformationssystemen getrennt, die die Abwesenheiten der Beschäftigten erfassen, doch sowohl das System als auch die Richtlinie müssen übereinstimmen.

Hier sind einige der verschiedenen Arten von Urlaubsrichtlinien, deren Erstellung Sie in Betracht ziehen sollten, ungefähr nach Priorität geordnet. (Beachten Sie, dass für alle diese Urlaubsarten entsprechende arbeitsrechtliche Vorschriften gelten, die Mindestanforderungen festlegen.)

Arten von Urlaubsrichtlinien

1. Gesetzliche Feiertage: staatlich anerkannte Feiertage wie Erntedankfest und Weihnachten
2. Urlaub: geplante arbeitsfreie Zeit zum Ausruhen und Entspannen
3. Medizinischer Urlaub / Krankheitsurlaub: arbeitsfreie Zeit aufgrund von Krankheit oder Krankenhausaufenthalt
4. Familienurlaub: im Zusammenhang mit der Betreuung, Gesundheit oder Ausbildung eines Familienmitglieds
5. Elternzeit: Zeit für ein Elternteil zur Betreuung eines Neugeborenen
6. Trauerurlaub: im Zusammenhang mit dem Tod eines Familienmitglieds
7. Beurlaubung: längere unbezahlte Abwesenheit von der Arbeit aus persönlichen Gründen. 

Urlaubsrichtlinien können je nach ihrer Umsetzung auch etwas kontrovers sein. Im nächsten Abschnitt über „zu vermeidende Richtlinien“ geht es darum, was bei der Erstellung von Urlaubsrichtlinien vermieden werden sollte.

Das sind also die Inhalte, die in Ihrem Mitarbeiterhandbuch enthalten sein sollten. Viele Unternehmen nutzen Software für Mitarbeiterhandbücher, um bei der Erstellung, Aktualisierung und Verbreitung ihres Handbuchs zu helfen.

Welche Richtlinien sollten Sie in Ihrem Mitarbeiterhandbuch vermeiden?

Neben den Richtlinien, die wichtig und notwendig für Ihr Mitarbeiterhandbuch sind, ist es auch wichtig zu wissen, welche Richtlinien sich negativ auf Ihre Unternehmenskultur auswirken, Mitarbeitende demotivieren oder potenzielle Mitarbeitende davon abhalten könnten, Ihrem Unternehmen beizutreten.

Sie sollten vermeiden, Richtlinien zu erstellen, die zu bürokratisch und starr sind, kein Vertrauen in Ihre Teammitglieder zeigen oder schlicht veraltet und in modernen, menschenorientierten und fortschrittlichen Organisationen nicht mehr relevant sind. 

Im Folgenden finden Sie einige HR-Richtlinien, die Sie vollständig weglassen oder bei deren Festlegung mit Vorsicht vorgehen sollten.

Strenge Kleiderordnung

Es gibt Situationen, in denen Kleidervorschriften weiterhin angemessen sind, z. B. bei Kundenterminen oder Messen. Im Allgemeinen sind jedoch die Zeiten vorbei, in denen ein Unternehmen die Farbe der Hose einer Person oder die Frage vorschreiben konnte, ob sie Jeans tragen durfte oder nicht. 

Mary Barra, die CEO von General Motors, reduzierte die zehnseitige Kleiderordnung des Automobilherstellers auf zwei Wörter, die für die meisten Organisationen gelten: „sich angemessen kleiden“.

Unflexible Freistellung

Geben Sie Ihren Angestellten mit festem Gehalt die nötige Flexibilität, wenn sie hier und da etwas Zeit benötigen, um zu einem Arzttermin zu gehen oder an einem Elterngespräch teilzunehmen.

Anders als bei Mitarbeitenden im Stundenlohn müssen Sie nicht jede Arbeits- und Ausfallstunde erfassen lassen, als wären es Haben- und Sollbuchungen auf einem Bankkonto. 

Misstrauischer Trauerurlaub

„Hm, ist Ihre Großmutter also wirklich gestorben?“ Das ist das Letzte, was irgendjemand von uns nach einem verheerenden persönlichen Verlust hören möchte. Doch genau das fragen Sie, wenn Sie eine Trauerurlaubsrichtlinie einführen, die einen Todesnachweis wie eine Sterbeurkunde verlangt.

Viele fortschrittliche Organisationen bieten ihren Mitarbeitenden außerdem bezahlten Trauerurlaub an, damit sie keine wertvolle Urlaubszeit (die zum Ausruhen und Entspannen genutzt werden sollte) oder Krankheitstage für die Bewältigung einer familiären Krise aufwenden müssen.

Private Handynutzung und Internetnutzung

Personalrichtlinien, die Mitarbeitenden die Nutzung privater Mobiltelefone am Arbeitsplatz oder die private Internetnutzung über Arbeitscomputer verbieten, sind zunehmend veraltet. 

Forschungen aus der Psychologie haben gezeigt, dass Pausen bei der Arbeit notwendig sind, um Energie, Motivation und Konzentration aufrechtzuerhalten.

Spazieren zu gehen, sich zu dehnen oder zu meditieren sind gute Möglichkeiten, eine mentale Pause einzulegen.

Wenn das Wetter nicht mitspielt, sind auch das Surfen im Internet, das Durchsehen sozialer Medien oder ein Gespräch mit einer außenstehenden befreundeten Person gute Alternativen. 

Natürlich ist es nicht in Ordnung, es mit diesen Dingen zu übertreiben, aber solche Fälle sind in der Regel selten und können unter vier Augen mit dem jeweiligen Teammitglied besprochen werden.

Und … denken Sie an die Bedeutung von Klarheit, Sprache und Tonalität

Denken Sie daran, dass Richtlinien unabhängig davon, wie positiv ihre Absicht ist, dennoch als autoritär und bürokratisch wahrgenommen werden können. 

Wie Ihre Richtlinien formuliert und präsentiert werden, kann daher großen Einfluss darauf haben, wie sie von den Menschen in Ihrer Organisation aufgenommen werden und auf die Organisationskultur, die Sie entwickeln möchten.

Carla Nordean, Leiterin des Bereichs Personal und Kultur bei Squirrel Systems, merkt an: “Der allgemeine Ton des Handbuchs hat einen enormen Einfluss auf die Kultur. Wenn Ihr Handbuch in unterdrückender Sprache formuliert ist ("Mitarbeitende müssen / dürfen nicht ..."), fragen sich neue Mitarbeitende möglicherweise, ob sie der richtigen Organisation beigetreten sind.”

Tim Reitsma ergänzt: “Die Sprache, die wir in unseren Organisationen verwenden, ist wichtig, wenn wir Richtlinien verfassen. In manchen heißt es „du musst“, aber wir können die Sprache abmildern und beispielsweise formulieren: „du bist verantwortlich für“.”

So verfassen Sie Ihre Personalrichtlinien

Das Verfassen wirksamer Personalrichtlinien erfordert einen durchdachten Prozess, der die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sowie bewährte Verfahren im Personalmanagement berücksichtigt. 

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verfassen von Personalrichtlinien:

1. Bedarf ermitteln

• Ermitteln Sie zunächst die Bereiche innerhalb Ihrer Organisation, für die formalisierte Richtlinien erforderlich sind. Dies kann durch gesetzliche Anforderungen, organisatorische Bedürfnisse oder Rückmeldungen von Mitarbeitenden bedingt sein.

2. Recherchieren

• Recherchieren Sie relevante Gesetze und Vorschriften, um deren Einhaltung sicherzustellen
• Informieren Sie sich über Branchenstandards und bewährte Verfahren
• Prüfen Sie die Richtlinien ähnlicher Organisationen, um Erkenntnisse zu gewinnen.

3. Interessengruppen konsultieren

• Beziehen Sie verschiedene Interessengruppen ein, darunter die Geschäftsleitung, Mitarbeitende und gegebenenfalls Rechtsberater, um Beiträge zu sammeln und unterschiedliche Perspektiven zu verstehen

4. Die Richtlinie entwerfen

Verwenden Sie dieses Format, um den Entwurf der Richtlinie zu erstellen. 

• Titel: Geben Sie klar an, worum es in der Richtlinie geht.
• Zweck: Erklären Sie, warum die Richtlinie eingeführt wird und welche Bedeutung sie hat.
• Geltungsbereich: Legen Sie fest, für wen die Richtlinie gilt (z. B. alle Mitarbeitenden oder bestimmte Abteilungen).
• Richtlinienerklärung: Beschreiben Sie die Haltung oder Regeln der Organisation in Bezug auf das jeweilige Thema.
• Verfahren: Führen Sie die Schritte oder Verfahren aus, die Mitarbeitende und Management im Zusammenhang mit der Richtlinie befolgen müssen.
• Verantwortlichkeiten: Legen Sie die Verantwortlichkeiten der verschiedenen Interessengruppen (Mitarbeitende, Personalabteilung, Führungskräfte) im Rahmen der Richtlinie fest.
• Durchsetzung: Erklären Sie, wie die Richtlinie durchgesetzt wird und welche Folgen eine Nichteinhaltung hat.
• Überprüfung und Änderung: Erläutern Sie, wie und wann die Richtlinie überprüft und aktualisiert wird.

6. Überprüfen und überarbeiten

• Lassen Sie den Entwurf von Fachleuten aus dem Personalwesen und der Rechtsabteilung prüfen, um sicherzustellen, dass er den gesetzlichen Anforderungen und den Zielen der Organisation entspricht.
• Überarbeiten Sie die Richtlinie auf Grundlage der erhaltenen Rückmeldungen.

7. Genehmigen und verteilen

• Holen Sie die Genehmigung der obersten Führungsebene ein.
• Kommunizieren Sie die Richtlinie über geeignete Kanäle an alle Mitarbeitenden (z. B. per E-Mail, über das Unternehmensintranet oder bei Mitarbeiterversammlungen).
• Bieten Sie Schulungen an, wenn die Richtlinie Änderungen im Verhalten oder in den Abläufen erfordert.

8. Implementieren und überwachen

• Implementieren Sie die Richtlinie und überwachen Sie ihre Wirksamkeit.
• Seien Sie darauf vorbereitet, Fragen zu beantworten und bei Bedarf Klarstellungen bereitzustellen.

9. Regelmäßig überprüfen und aktualisieren

• Überprüfen Sie die Richtlinie regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie weiterhin relevant ist und den Gesetzen und Vorschriften entspricht.
• Aktualisieren Sie die Richtlinie bei Bedarf und informieren Sie die Mitarbeitenden über wesentliche Änderungen.

Bewährte Verfahren zum Verfassen von Personalrichtlinien

1. An den Zielen und Werten der Organisation ausrichten

• Stellen Sie sicher, dass jede Richtlinie mit der Mission, Vision und den Grundwerten Ihrer Organisation übereinstimmt. Richtlinien sollten die übergeordneten strategischen Ziele unterstützen und die Unternehmenskultur verbessern.

2. Seien Sie klar und prägnant

• Verwenden Sie eine einfache, direkte Sprache. Vermeiden Sie juristische Fachbegriffe oder komplexe Formulierungen, die Mitarbeitende verwirren könnten. Ziel ist es, die Richtlinien so klar und zugänglich wie möglich zu gestalten, um Verständnis und Einhaltung sicherzustellen.

3. Stellen Sie die rechtliche Einhaltung sicher

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien allen relevanten lokalen, regionalen und bundesweiten Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Dazu kann es erforderlich sein, juristische Fachkräfte oder HR-Expertinnen und -Experten zu konsultieren, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

4. Beziehen Sie Stakeholder in den Entwicklungsprozess ein

• Beziehen Sie eine vielfältige Gruppe von Stakeholdern, einschließlich Mitarbeitender aus verschiedenen Ebenen und Abteilungen, in den Entwicklungsprozess der Richtlinien ein. So lässt sich sicherstellen, dass die Richtlinien realistisch und praktikabel sind und die Bedürfnisse und Anliegen der gesamten Belegschaft berücksichtigen.

5. Bleiben Sie flexibel

• Richtlinien sollten zwar klare Leitlinien vorgeben, müssen aber auch eine gewisse Flexibilität zulassen, um außergewöhnlichen Umständen Rechnung zu tragen. Übermäßige Starrheit kann unnötige Einschränkungen schaffen und eine wirksame Entscheidungsfindung behindern.

6. Konzentrieren Sie sich auf die Mitarbeitendenerfahrung

• Berücksichtigen Sie, wie sich die Richtlinien auf die Mitarbeitendenerfahrung auswirken werden. Richtlinien sollten fair sein, ein positives Arbeitsumfeld fördern und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden unterstützen.

7. Geben Sie Beispiele

• Fügen Sie, sofern zutreffend, Beispiele hinzu, um die Anwendung der Richtlinie zu verdeutlichen. Dies kann helfen, Missverständnisse zu vermeiden und zu veranschaulichen, wie die Richtlinie in praktischen Situationen auszulegen ist.

8. Legen Sie Verantwortlichkeiten und Konsequenzen dar

• Definieren Sie klar, wer im Rahmen der jeweiligen Richtlinie wofür verantwortlich ist und welche Konsequenzen eine Nichteinhaltung hat. Dieser Verantwortlichkeitsrahmen trägt dazu bei, dass die Richtlinie ernst genommen und eingehalten wird.

9. Kommunizieren und schulen Sie

• Kommunizieren Sie die Richtlinien nach ihrer Erstellung wirksam an alle Mitarbeitenden. Erwägen Sie Schulungen oder Workshops, um sicherzustellen, dass alle die Richtlinien verstehen und wissen, wie sie auf ihre jeweiligen Aufgabenbereiche angewendet werden.

10. Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig

• Überprüfen Sie Ihre HR-Richtlinien regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie relevant, wirksam und rechtlich konform bleiben. Aktualisieren Sie sie bei Bedarf, insbesondere bei Änderungen von Gesetzen, der Organisationsstruktur oder strategischen Zielen.

11. Stellen Sie die Zugänglichkeit sicher

• Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden einfachen Zugang zu den Richtlinien haben, sei es über ein Intranet, ein Mitarbeitendenhandbuch oder ein anderes zugängliches Format.

12. Fördern Sie Transparenz und offene Kommunikation

• Ermutigen Sie zu Feedback zu den Richtlinien und pflegen Sie eine Politik der offenen Tür für Fragen oder Anliegen im Zusammenhang mit HR-Richtlinien. Dies fördert eine Kultur der Transparenz und kontinuierlichen Verbesserung.