41 Wichtige HR-Richtlinien & Best Practices (mit Beispielen)
Wenn ein Startup oder ein kleines Unternehmen wächst, werden die Herausforderungen im Personalmanagement zunehmend komplexer.
Mit jedem neuen Mitarbeitenden im Unternehmen wird es schwieriger, für Konsistenz zu sorgen und individuelle Mitarbeiterangelegenheiten einzeln zu handhaben. Die Lösung besteht darin, einige Unternehmensrichtlinien zu erstellen.
Dieser Artikel hilft Ihnen genau dabei – er bietet Ihnen einen Überblick über Personalrichtlinien und -verfahren, einschließlich Beispielen.
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Fangen wir mit den Grundlagen an.
Was sind HR-Richtlinien?
Personalrichtlinien sind Regeln und Prozesse, die das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer regeln. Die Entwicklung von Richtlinien ist eine der zentralen Säulen des Personalwesens.
Warum sind HR-Richtlinien wichtig?
HR-Richtlinien sind ein wichtiger Bestandteil für den Aufbau und die Regulierung Ihres Unternehmens, um die Einhaltung der Vorgaben und kulturell konsistentes Handeln sicherzustellen. Einige Vorteile von HR-Richtlinien sind:
- Beschreiben die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern
- Leiten Mitarbeitende und Führungskräfte an und klären erwartetes Verhalten
- Fördern ein glückliches und gesundes Arbeitsumfeld
- Bieten einen Rahmen zur Lösung von Streitigkeiten und Beschwerden
- Vereinfachen verschiedene Personalprozesse
- Unterstützen bei der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.
Wer verwaltet HR-Richtlinien?
Das Personalteam einer Organisation (oder jene, die für HR zuständig sind) ist meist für die Erstellung und Pflege von HR-Richtlinien verantwortlich. Die meisten HR-Richtlinien gelten für alle festangestellten, befristeten, Teilzeit- und Vollzeitmitarbeitenden.
Ergänzend zur Erstellung von HR-Richtlinien benötigen Sie eine Dokumentenmanagement-Plattform oder ein HR-Richtlinien-Managementsystem, um dem HR-Team dabei zu helfen, ausführliche Mitarbeiterdaten, Personaldokumente, Richtlinien und Abläufe zu pflegen, verwalten und bearbeiten.
Personalabteilungen können HR-Fallmanagementsysteme nutzen, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu überwachen und Probleme effizient zu lösen.
Arten von HR-Richtlinien
Es gibt viele Arten von HR-Richtlinien und -Verfahren, deren Einführung für Unternehmen (und ihre Mitarbeitenden) im Laufe der Zeit vorteilhaft sein kann, etwa zu Gesundheit und Sicherheit, Schutz, Umgang mit Technologien, Verhalten der Mitarbeitenden, Urlaub, Einstellung und Auswahl sowie Kündigung.
Hier sind einige detailliertere Beispiele für HR-Richtlinien:
| HR-Richtlinienbereich | Spezifische Beispiele für HR-Richtlinien |
|---|---|
| Recruiting und Auswahl | Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion Einstellungspraktiken Beförderungen und Versetzungen |
| Urlaub und Abwesenheit | Urlaub Gesetzliche Feiertage Familienurlaub Elternzeit Trauerfallurlaub Kranken- / medizinischer Urlaub Persönliche Freistellung Geschworenenpflicht |
| Gesundheit, Sicherheit und Schutz | Gesundheit und Sicherheit Gewalt am Arbeitsplatz Drogen und Alkohol Rauchen COVID-19-Protokolle |
| Mitarbeiterverhalten | Belästigung Sexuelle Belästigung Interessenskonflikt Vertraulichkeit und Geheimhaltung Zeit und Anwesenheit Pausen und Mahlzeiten Eigenes Gerät mitbringen Arbeitszeiten Homeoffice Kleiderordnung Waffenfreier Arbeitsplatz |
| Leistungsmanagement | Leistungsmanagement Berufliche Weiterbildung At-will-Beschäftigung Kündigung Disziplinarmaßnahmen |
| Nutzung von Technologie | Computerverwendung und -sicherheit Private Geräte am Arbeitsplatz Dienstliche und private Nutzung sozialer Medien Datenschutz |
| Dienstreisen | Reisebewilligung Spesenabrechnung Hotel und Mietwagen Mahlzeiten und Pauschalen Remote-Arbeiten |
11 Vorteile von HR-Richtlinien
HR (Human Resources)-Richtlinien können eine entscheidende Rolle für das effektive Management einer Organisation spielen, insbesondere wenn diese wächst. Hier sind einige Vorteile, die zu berücksichtigen sind.
- Konsistenz und Fairness: HR-Richtlinien stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden fair und einheitlich behandelt werden. Dies trägt dazu bei, ein Gefühl von Gerechtigkeit und Gleichbehandlung zu schaffen, was für die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation wichtig ist.
- Klar definierte Richtlinien: Diese Richtlinien bieten klare Vorgaben für Entscheidungsfindungen und erwartetes Verhalten. Diese Klarheit hilft, Verwirrungen und Missverständnisse zwischen Angestellten und Management zu reduzieren.
- Rechtliche & regulatorische Konformität: HR-Richtlinien helfen Unternehmen, lokale und internationale Arbeitsgesetze einzuhalten und bieten nicht nur dem Unternehmen, sondern auch den Mitarbeitenden rechtlichen Schutz – entscheidend, um rechtliche Probleme und Strafen zu vermeiden.
- Verbesserte Effizienz: Standardisierte Richtlinien vereinfachen verschiedene HR-Prozesse wie Recruiting, Onboarding und Leistungsbeurteilungen, was zu einer verbesserten Effizienz führen kann.
- Konfliktlösung: Sie bieten einen Rahmen für die Behandlung und Lösung von Problemen und Konflikten am Arbeitsplatz. Dies hilft dabei, ein harmonisches Arbeitsumfeld zu schaffen.
- Risikomanagement: Gut definierte HR-Richtlinien helfen, Risiken im Zusammenhang mit arbeitsrechtlichen Problemstellungen zu minimieren. Sie geben vor, wie mit sensiblen Themen wie Belästigung, Diskriminierung und Mitarbeiterbeschwerden umgegangen wird.
- Leistungsmanagement: HR-Richtlinien helfen dabei, klare Leistungsstandards festzulegen und bieten eine Basis für die Bewertung der Mitarbeiterleistung. So steigt die Produktivität des gesamten Unternehmens.
- Organisationskultur: Richtlinien helfen, die Kultur eines Unternehmens zu prägen. Sie legen Erwartungen an Verhalten und Zusammenarbeit fest, was eine positive und produktive Arbeitsumgebung fördern kann.
- Mitarbeiterentwicklung: Richtlinien zu Weiterbildung und Entwicklung stellen sicher, dass Mitarbeitende Möglichkeiten zum Lernen und Wachsen haben, was die Arbeitszufriedenheit und Bindung erhöht.
- Rekrutierung und Mitarbeiterbindung: Klare HR-Richtlinien machen ein Unternehmen für potenzielle Mitarbeitende attraktiver. Sie tragen auch dazu bei, Beschäftigte zu binden, indem sie faire Behandlung und Entwicklungsmöglichkeiten gewährleisten.
- Steigerung des Mitarbeiterengagements: Richtlinien, die auf das Wohlbefinden, Vielfalt und Inklusion abzielen, können das Engagement und die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen stärken.
HR-Richtlinien sind grundlegend für einen reibungslosen und effizienten Betrieb einer Organisation, wenn sie wächst und sich verändert. Sie bieten die Struktur, um Menschen in einer glücklichen, produktiven und rechtlich abgesicherten Arbeitsumgebung effektiv zu führen.
Mögliche Nachteile von HR-Richtlinien, die es zu beachten gilt
Ihre HR-Richtlinien können nach hinten losgehen, wenn sie nicht richtig ausgearbeitet, implementiert oder verwaltet werden.
Hier sind einige potenzielle Fallstricke, auf die Sie achten sollten.
- Überregulierung und Bürokratie: Übermäßige HR-Richtlinien können ein starres, bürokratisches Arbeitsumfeld schaffen, Kreativität und Innovation hemmen sowie durch geringe Entscheidungsfreiheit zu Ineffizienzen und Frustration führen.
- One-Size-Fits-All-Ansatz: Standardisierte Richtlinien können die individuellen Bedürfnisse verschiedener Abteilungen oder Personen nicht ausreichend berücksichtigen, was zu Unzufriedenheit und verminderter Wirksamkeit bei der Lösung spezifischer Herausforderungen führt.
- Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeitende können sich gegen Richtlinien wehren, die sie als zu restriktiv oder unnötig empfinden – speziell, wenn sie ohne ausreichende Kommunikation oder Einbindung der Arbeitnehmerschaft eingeführt werden. Dies kann zu fehlender Akzeptanz und potenziellen Konflikten führen.
- Negative Auswirkungen auf Moral und Arbeitgebermarke: Strenge oder strafende Richtlinien können die Mitarbeiter-Moral und den Ruf des Unternehmens als Arbeitgeber schädigen, was es wiederum erschwert, Top-Talente zu gewinnen und zu halten.
- Rechtliche und Compliance-Risiken: Schlecht formulierte, veraltete oder nicht rechtskonforme Richtlinien können zu rechtlichen Herausforderungen und Compliance-Problemen führen und stellen somit erhebliche Risiken für das Unternehmen dar.
Um diese Nachteile zu vermeiden, sollten Organisationen:
- Ihre HR-Richtlinien regelmäßig überprüfen und aktualisieren
- Sicherstellen, dass sie klar kommuniziert und verstanden werden
- Ein Gleichgewicht zwischen notwendiger Regulierung und Flexibilität wahren.
Die Einbindung der Mitarbeitenden in die Entwicklung dieser Richtlinien trägt ebenfalls dazu bei, dass sie angenommen werden und den Bedürfnissen der Belegschaft entsprechen.
Ist eine HR-Richtlinie dasselbe wie eine Unternehmensrichtlinie oder eine Leitlinie?
Die Begriffe „HR-Richtlinie“, „Unternehmensrichtlinie“, „Firmenrichtlinie“ und „Arbeitsplatzrichtlinie“ werden häufig synonym verwendet und bedeuten im Grunde das Gleiche.
Einige Unternehmensrichtlinien können sich jedoch auf allgemeinere Abläufe der Organisation beziehen und werden möglicherweise von einer anderen Abteilung als der Personalabteilung erstellt und gepflegt (z. B. Zugang zum Gebäude, IT-Sicherheit, Notfallmanagement usw.).
Richtlinien sind eine Reihe von Regeln, keine Empfehlungen.
Laut HR-Experte Tim Reitsma: „Wenn ich das Wort Richtlinie höre, klingt es nach einem restriktiven Begriff. Wenn wir jedoch ‚Richtlinie‘ durch ‚Leitfaden‘ ersetzen, dann hat es leider nicht das nötige Gewicht.“
Wo findet man in der Regel HR-Richtlinien?
Ein wesentlicher Bestandteil einer Checkliste für neue Mitarbeitende und des Onboarding-Programms ist es, gemeinsam mit dem Mitarbeitenden die spezifischen Richtlinien zu besprechen, die in den ersten Tagen oder der ersten Woche relevant sein könnten.
HR-Richtlinien können als schriftliche Dokumente, als digitale oder ausdruckbare Richtlinien existieren und an Orten abgelegt werden, die für Mitarbeitende leicht zugänglich sind.
Sie werden möglicherweise in der HR-Software gespeichert oder manchmal im Unternehmensintranet oder auf geteilten Laufwerken bereitgestellt. Häufig findet man sie in Arbeitsverträgen, Mitarbeiterhandbüchern und Unternehmensrichtlinienhandbüchern. Der Detaillierungsgrad in diesen Dokumenten kann allerdings unterschiedlich sein.
Warum sind nicht alle HR-Richtlinien im Arbeitsvertrag enthalten?
Im Arbeitsvertrag Ihres Unternehmens kann zum Beispiel festgelegt sein, wie viel Urlaub einem Teammitglied zusteht. In einer separaten Urlaubsrichtlinie wird hingegen beschrieben, wie ein Urlaub beantragt werden kann, wie er genehmigt wird, was passiert, wenn der Urlaub nicht vollständig genommen wird, usw.
Diese Trennung sorgt dafür, dass der Arbeitsvertrag nicht übermäßig lang und komplex wird. Sie ermöglicht zudem individuelle Anpassungen bestimmter Arbeitsbedingungen (beispielsweise wie viel Urlaub eine Person erhält [Arbeitsvertrag]) zu regeln und dies von den allgemeinen Abwesenheitsregelungen (Mitarbeiterhandbuch) zu trennen.
Die Dokumentation von Richtlinien außerhalb des Arbeitsvertrags hat auch den Vorteil, dass diese Regelungen im Laufe der Zeit angepasst werden können, ohne jeden einzelnen Vertrag ändern zu müssen.
Hilfreich ist es außerdem, neuen Mitarbeitenden eine gekürzte Version des Mitarbeiterhandbuchs speziell für Neueinstellungen zu geben – so werden sie nicht gleich ab dem ersten Tag mit zu vielen Informationen überfrachtet.
Wann sollten Sie HR-Richtlinien entwickeln?
Einige HR-Richtlinien werden durch die Bedürfnisse der Organisation bestimmt oder dann entwickelt, wenn bestimmte Aspekte des Arbeitsverhältnisses zu schwierig werden, um sie im Einzelfall zu regeln.
Andere Richtlinien sollten proaktiv erstellt werden, um Mitarbeitende zu unterstützen, zu schützen oder zu befähigen, Klarheit bei Organisationsfragen zu schaffen oder die übergeordneten Interessen des Unternehmens zu schützen.
Hier sind einige allgemeine Hinweise, wann HR-Richtlinien erstellt werden sollten.
Erstellen Sie Richtlinien, die direkt mit dem Arbeitsvertrag zusammenhängen
Ein guter Ausgangspunkt ist die Entwicklung von Richtlinien, die sich unmittelbar auf Mitarbeitervorteile sowie auf die Rechte und Pflichten von Mitarbeitenden und Arbeitgebenden beziehen, wie sie im Arbeitsvertrag geregelt sind.
Zahlreiche Arbeitsverträge enthalten beispielsweise Angaben zur Urlaubsberechtigung, zu verschiedenen Arten von Abwesenheitsregelungen und dazu, wie das Arbeitsverhältnis beendet werden kann (z. B. Kündigung ohne Angabe von Gründen).
Die zugehörigen HR-Richtlinien gehen dann detaillierter auf die jeweiligen Verfahren zu diesen Themen ein.
Im folgenden Abschnitt finden Sie einige Beispiele, die verdeutlichen, wie sich die Umsetzung von Richtlinien zwischen Arbeitsvertrag und Mitarbeiterhandbuch unterscheiden kann.
Erstellen Sie Richtlinien, die durch Arbeitsgesetze erforderlich sind
Im Zweifelsfall nutzen Sie die geltenden Gesetze (Landes-/Bundesgesetze) und die gängigen Praktiken im Arbeitsrecht als Grundlage für die Entwicklung von Richtlinien.
Es gibt zahlreiche arbeitsrechtliche Vorschriften sowohl in Kanada als auch in den USA, die Mindestanforderungen für Arbeitgebende in Bezug auf viele dieser Richtlinien festlegen, wie zum Beispiel:
Erstellen Sie Richtlinien, die sich positiv auf Mitarbeitende und die Organisation auswirken
Joerg Clement, eine Führungskraft in der industriellen Bildverarbeitung, bringt es am besten auf den Punkt:
„Die Einführung von Prozessen und Richtlinien ist die Grundlage für das Streben einer Organisation nach kontinuierlicher Verbesserung. Anforderungen und Erwartungen von Kunden und Mitarbeitenden verändern sich im Laufe der Zeit. Es ist wichtig, schnell auf Marktveränderungen reagieren zu können, und das gelingt, indem Sie Ihre Prozesse und Richtlinien auf die Erzielung erfolgreicher Ergebnisse ausrichten.“
Konzentrieren Sie sich auf jene HR-Richtlinien, die die größte positive Wirkung auf Mitarbeitende und die Organisation haben. Wenn Sie eine neue Richtlinie in Erwägung ziehen, stellen Sie sich folgende Fragen:
- Wie wird diese Richtlinie Mitarbeitende stärken und schützen?
- Wie trägt sie zu einer starken und leistungsfähigen Unternehmenskultur bei?
- Werden die organisatorischen Werte und Prinzipien unterstützt?
- Wie hilft diese Richtlinie uns dabei, ein erfolgreiches und zusammenhaltendes Team zu schaffen?
- Wird diese Richtlinie Risiken für das Unternehmen minimieren?
- Erfüllt diese Richtlinie die geltenden rechtlichen Anforderungen?
Wenn Sie alle diese Fragen mit „Ja“ beantworten können, ist es wahrscheinlich eine Richtlinie, die sich zu erstellen lohnt!
Welche HR-Richtlinien sollten in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufgenommen werden?
Sie müssen schriftliche Richtlinien erstellen, die direkt mit dem Arbeitsvertrag zusammenhängen oder durch das Arbeitsrecht vorgeschrieben sind.
Die folgenden sechs Richtlinien können sich positiv auf Vollzeit- und Teilzeitmitarbeitende sowie die Unternehmen, die sie einführen, auswirken.
- Leitlinie für Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion
- Richtlinie gegen Belästigung
- Richtlinie für Homeoffice / Telearbeit
- Social-Media-Richtlinie
- Richtlinie für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
- Richtlinie für Urlaub und arbeitsfreie Zeiten
Im Zweifel sollten Arbeitsgesetze, andere einschlägige Vorschriften (örtliche, Landes- oder Bundesgesetze) und gängige arbeitsrechtliche Praktiken als Ausgangspunkt dienen.
Beispielsweise legen arbeitsrechtliche Regelwerke wie der Family and Medical Leave Act (FMLA) und der Americans With Disabilities Act in den Vereinigten Staaten sowie das Employment Standards Act of BC in Kanada die Mindestanforderungen für Arbeitgeber hinsichtlich vieler dieser Richtlinien fest.
Leitlinie für Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion
Das Bestreben nach Gleichstellung am Arbeitsplatz – sei es in Bezug auf Herkunft oder Geschlecht – war noch nie so groß wie heute. Angesichts aktueller weltweiter Proteste gegen systemischen Rassismus und Bewegungen wie Black Lives Matter sollte dieses Thema auch ganz oben auf Ihrer Agenda stehen.
Wie zahlreiche Forschungen wie diese Studie von Glassdoor zeigen, möchten Bewerber:innen wissen, ob potenzielle Arbeitgeber Wert auf Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion legen.
Laut PwC geben 87 % der globalen Unternehmen an, dass Vielfalt und Inklusion eine unternehmerische Priorität sind.
Stellenanzeigen für Fachkräfte im Bereich Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion sind in den vergangenen Jahren häufiger geworden.
Jobportale wie Glassdoor und ZipRecruiter nehmen diesen Trend wahr. So hat Glassdoor neue Produkte auf den Markt gebracht, um gerechtere Arbeitsplätze zu fördern. Sie erkennen an, dass die Entwicklung und Veröffentlichung einer umfassenden Richtlinie und eines entsprechenden Programms den Unterschied machen kann, wenn es darum geht, Talente zu gewinnen.
Salesforce hat eine/n Chief Equality Officer, was ihr Engagement für Gleichberechtigung und deren Unterstützung auf höchsten Führungsebenen belegt. Ihre „Gleichberechtigung für alle“-Richtlinie ist auf ihrer Website verfügbar. Sie beschreibt die Werte und Überzeugungen des Unternehmens zu gleichen Rechten, gleicher Bezahlung, gleicher Bildung und gleichen Chancen.
Richtlinie gegen Belästigung
Wie bei Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion waren Regelungen gegen Belästigung nie wichtiger als heute.
Das Ziel einer Richtlinie gegen Belästigung, wie zum Beispiel dieser von Google, ist es, die Unternehmenshaltung zu angemessenem und respektvollem Verhalten am Arbeitsplatz darzulegen und die Verantwortung aller Beteiligten für die Schaffung und Erhaltung eines positiven Arbeitsumfelds zu betonen.
Laut dem kanadischen Arbeitsgesetzbuch werden Belästigung und Gewalt wie folgt definiert:
"Jede Handlung, jedes Verhalten oder jeder Kommentar, einschließlich sexueller Natur, von dem vernünftigerweise erwartet werden kann, dass er eine Beleidigung, Demütigung oder eine andere körperliche oder psychische Verletzung oder Erkrankung eines Mitarbeiters verursacht, einschließlich aller vorgeschriebenen Maßnahmen, Verhaltensweisen oder Kommentare."
Sexuelle Belästigung ist eine der häufigsten Formen von Belästigung. Die #MeToo-Bewegung hat viele schwerwiegende Probleme und die erheblichen Schäden, die Belästigung und Gewalt für Menschen verursachen können, ans Licht gebracht.
Daher sollten Sie eine separate Unternehmensrichtlinie oder einen speziellen Abschnitt innerhalb einer allgemeineren Richtlinie vorsehen, um sexuelle Belästigung gezielt zu adressieren.
Eine gute Richtlinie gegen Belästigung beinhaltet zudem weitere Formen der Belästigung – etwa rassistische Beleidigungen, physische Bedrohungen und abwertende Witze.
Richtlinie für Remote-Arbeit / Telearbeit
Das COVID-19-Coronavirus hat eine Krise von globalem Ausmaß ausgelöst, die Einzelpersonen, Unternehmen und Weltwirtschaften beeinträchtigt hat.
Deshalb haben viele Unternehmen beschlossen, Homeoffice- (WFH) und Richtlinien für Remote-Arbeit einzuführen, um diese Krise zu bewältigen.
Es wird erwartet, dass sich dieser Trend auch über die aktuelle Pandemie hinaus fortsetzen wird. Eine Umfrage unter CFOs vom März 2020 von Gartner, Inc. ergab, dass 74 % der Befragten mindestens 5 % ihrer zuvor vor Ort arbeitenden Belegschaft dauerhaft auf Remote-Arbeitsplätze nach COVID-19 umstellen werden. Große Unternehmen wie Shopify, Microsoft und Facebook verlagern dauerhaft mehr Arbeitsplätze ins Homeoffice. Das in Kanada ansässige Unternehmen Shopify hat sogar viele seiner Strategien und Systeme für Remote-Arbeit auf seiner Website veröffentlicht.
Eine HR-Richtlinie zur Remote-Arbeit, wie dieses Beispiel von Remote.co, sollte Folgendes enthalten:
- Geschichte des Unternehmens in Bezug auf Remote-Arbeit
- Wer ist berechtigt zur Remote-Arbeit
- Wie oft / wie lange Teammitglieder remote arbeiten dürfen
- Wie man einen Antrag auf Remote-Arbeit stellt
- Kommunikationsprotokolle und Standards innerhalb des Teams
- Tools, Ausstattung und Ressourcen, die für Remote-Arbeit notwendig sind.
Richtlinie für soziale Medien
Soziale Medien sind ein wichtiger Bestandteil jeder digitalen Marketingstrategie. Wie Ihr Unternehmen online von Ihnen und Ihren Teammitgliedern präsentiert wird, kann den Unterschied zwischen Markenerfolg und -misserfolg ausmachen.
Klare Regeln für Mitarbeitende hinsichtlich der Nutzung sozialer Medien, sowohl privat als auch beruflich, minimieren die Risiken für Ihr Unternehmen, Ihre Marke und die Motivation sowie das Engagement Ihrer Mitarbeitenden.
Niemand möchte sich für das Unternehmen, in dem er arbeitet, wegen der Aktivitäten eines Kollegen in sozialen Medien schämen müssen.
Die meisten HR-Richtlinien sind „lebendige Richtlinien“; sie müssen regelmäßig aktualisiert und relevant gehalten werden. Richtlinien für soziale Medien müssen jedoch meist häufiger aktualisiert werden als andere, da sich die Landschaft der sozialen Medien ständig verändert.
Das in Vancouver ansässige Unternehmen Hootsuite, eine Plattform für das Management sozialer Medien, bietet ausgezeichnete Leitlinien zur Entwicklung einer eigenen Social-Media-Richtlinie sowie eine hilfreiche Social-Media-Richtlinienvorlage an.
Richtlinie für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Eine Richtlinie zum Arbeits- und Gesundheitsschutz, wie diese von Lyft, beschreibt häufig Verfahrensweisen, Arbeitsplatzbedingungen, Notfallkontakte und weitere besondere Anforderungen (z. B. COVID-19-Sicherheitsprotokolle), die zum Schutz der Mitarbeitenden erforderlich sind.
Organisationen wie die Behörde für Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz (Occupational Safety and Health Administration, OSHA) des US-Arbeitsministeriums verlangen außerdem, dass bestimmte Mindeststandards zum Schutz des Wohlbefindens der Beschäftigten eingehalten werden.
Gewalt am Arbeitsplatz steht in direktem Zusammenhang mit Gesundheit, Sicherheit und Schutz der Mitarbeitenden, ist jedoch in der Regel durch eine eigene Richtlinie geregelt.
So enthält beispielsweise das Mitarbeiterhandbuch von Disney einen eigenen Abschnitt über Gesundheit, Sicherheit und Schutz und schließt auch eine Richtlinie zu Gewalt am Arbeitsplatz ein.
Richtlinie zu Urlaub und Arbeitsfreistellung
Die Realität ist, dass Menschen gelegentlich aufgrund gesundheitlicher Probleme, familiärer Notfälle oder einfach zum Entspannen im Urlaub eine Auszeit vom Job benötigen!
Klare und umfassende Urlaubsrichtlinien können Ihrem Team helfen, indem sie Unsicherheiten darüber beseitigen, wie Sie sie in schwierigen Zeiten unterstützen, etwa während der Herausforderungen durch das Coronavirus COVID-19.
Diese Personalrichtlinien legen die Anspruchsberechtigung von Mitarbeitenden auf Urlaub und den Ablauf der Beantragung fest. Diese Richtlinien sind von den HR-Informationssystemen, die Urlaube erfassen, getrennt – aber beide, System und Richtlinie, müssen übereinstimmen.
Hier sind einige unterschiedliche Arten von Urlaubsrichtlinien, die Sie in etwa nach Priorität sortiert einführen sollten. (Beachten Sie, dass alle diese Urlaubsarten mit arbeitsrechtlichen Vorschriften verbunden sind, welche Mindestanforderungen definieren).
Arten von Urlaubsrichtlinien
- Gesetzliche Feiertage: Staatlich anerkannte Feiertage wie Erntedankfest und Weihnachten
- Erholungsurlaub: Geplanter arbeitsfreier Zeitraum zur Erholung und Entspannung
- Kranken- / Genesungsurlaub: Fehlzeiten aufgrund von Krankheit oder Krankenhausaufenthalt
- Familienurlaub: Urlaube im Zusammenhang mit Betreuung, Gesundheit oder Bildung eines Familienmitglieds
- Elternzeit: Zeitraum, in dem ein Elternteil ein Neugeborenes betreut
- Trauerurlaub: Im Zusammenhang mit dem Tod eines Familienmitglieds
- Beurlaubung: Längerer, unbezahlter Urlaub aus persönlichen Gründen.
Urlaubsrichtlinien können – je nach Umsetzung – auch kontrovers diskutiert werden. Im nächsten Abschnitt „zu vermeidende Richtlinien“ wird beschrieben, worauf es beim Erstellen solcher Richtlinien zu achten gilt.
Das sind also die Themen, die Sie in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen sollten. Viele Unternehmen nutzen Software für Mitarbeiterhandbücher, um bei der Erstellung, Aktualisierung und Verbreitung zu unterstützen.
Welche Richtlinien sollten Sie im Mitarbeiterhandbuch vermeiden?
Neben den wichtigen und notwendigen Richtlinien ist es auch sinnvoll zu wissen, welche Regelungen sich negativ auf die Unternehmenskultur auswirken, Beschäftigte demotivieren oder potenzielle Mitarbeitende abschrecken könnten.
Sie sollten davon absehen, übermäßig bürokratische und starre Richtlinien zu entwickeln, die Ihrem Team kein Vertrauen entgegenbringen oder einfach veraltet und in modernen, menschenorientierten und fortschrittlichen Organisationen nicht mehr relevant sind.
Nachfolgend finden Sie einige HR-Richtlinien, auf die Sie ganz verzichten sollten, oder die Sie mit Vorsicht definieren sollten.
Strikte Kleiderordnung
Es gibt einige Situationen, in denen Kleidervorschriften weiterhin sinnvoll sind, z. B. bei Kundenterminen oder Messen; im Allgemeinen jedoch sind die Zeiten vorbei, in denen Firmen die Farbe einer Hose oder ob jemand Jeans tragen darf, vorschreiben können.
Mary Barra, CEO von General Motors, reduzierte den zehnseitigen Dresscode des Autobauers auf nur zwei Worte, die für die meisten Organisationen gelten: „angemessen kleiden“.
Unflexibler Urlaub
Geben Sie Ihren festangestellten Mitarbeitenden Flexibilität, wenn sie einmal kurz frei nehmen müssen, um etwa einen Arzttermin wahrzunehmen oder an einem Elterngespräch teilzunehmen.
Im Gegensatz zu Stundenlohnempfängern müssen sie nicht jede einzelne Arbeits- und Abwesenheitsstunde wie Soll- und Haben-Buchungen auf einem Bankkonto festhalten.
Misstrauischer Trauerurlaub
„Hm, ist deine Oma wirklich gestorben?“ Das ist das Letzte, was jemand nach einem schweren persönlichen Verlust hören möchte, doch genau das suggerieren Sie, wenn Sie eine Trauerurlaubsregelung einführen, die einen Nachweis wie eine Sterbeurkunde verlangt.
Viele fortschrittliche Organisationen bieten ihren Mitarbeitenden außerdem bezahlten Trauerurlaub an, damit sie nicht kostbare Urlaubstage (die zur Erholung gedacht sind) oder Krankentage für familiäre Krisen einsetzen müssen.
Private Handynutzung und Internetgebrauch
Personalrichtlinien, die Mitarbeitenden verbieten, das private Mobiltelefon während der Arbeit zu nutzen oder den Arbeitsrechner privat im Internet zu verwenden, sind zunehmend veraltet.
Psychologische Forschung zeigt, dass Pausen während der Arbeit notwendig sind, um Energie, Motivation und Konzentration aufrechtzuerhalten.
Ein Spaziergang, Dehnen oder Meditation sind allesamt gute Möglichkeiten, eine mentale Pause einzulegen.
Wenn das Wetter nicht mitspielt, sind Surfen im Internet, Social-Media-Besuche oder der Austausch mit Freund:innen außerhalb der Arbeit ebenfalls gute Alternativen.
Natürlich ist ein Übermaß solcher Aktivitäten nicht in Ordnung, doch diese Fälle sind meist selten und können individuell mit dem Teammitglied besprochen werden.
Und... denken Sie an die Bedeutung von Klarheit, Sprache und Tonfall
Beachten Sie, dass Richtlinien – unabhängig von ihrer guten Absicht – oft dennoch als autoritär und bürokratisch wahrgenommen werden können.
Wie Ihre Richtlinien formuliert und präsentiert werden, kann stark beeinflussen, wie sie in Ihrer Organisation aufgenommen werden und welche Unternehmenskultur Sie dadurch fördern.
Carla Nordean, Director of People and Culture bei Squirrel Systems, stellt fest: „Der gesamte Tonfall des Handbuchs hat einen enormen Einfluss auf die Unternehmenskultur. Ist das Handbuch in unterdrückender Sprache formuliert („Mitarbeitende müssen / dürfen nicht…“), fragen sich neue Mitarbeitende vielleicht, ob sie bei der richtigen Organisation sind.“
Tim Reitsma ergänzt: „Die Sprache, die wir in unseren Organisationen verwenden, ist entscheidend, wenn wir Richtlinien schreiben. Manche Vorschriften lauten zwar ‚Sie müssen‘, aber wir können die Sprache abschwächen, etwa zu ‚Sie sind verantwortlich für‘.“
So schreiben Sie Ihre HR-Richtlinien
Wirksame HR-Richtlinien zu verfassen ist ein durchdachter Prozess, der die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie bewährte Methoden im Personalmanagement berücksichtigt.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um HR-Richtlinien zu verfassen:
1. Bedarf ermitteln
- Zu Beginn sollten Sie die Bereiche Ihrer Organisation identifizieren, für die formelle Richtlinien notwendig sind. Dies kann durch gesetzliche Anforderungen, Unternehmensbedürfnisse oder Mitarbeitenden-Feedback motiviert sein.
2. Recherche
- Recherchieren Sie relevante Gesetze und Vorschriften, um die Einhaltung sicherzustellen
- Informieren Sie sich über Branchenstandards und Best Practices
- Schauen Sie sich Richtlinien ähnlicher Organisationen an, um Anregungen zu erhalten.
3. Stakeholder einbeziehen
- Binden Sie verschiedene Interessengruppen wie Management, Mitarbeitende und ggf. juristische Berater:innen ein, um deren Perspektiven zu sammeln.
4. Entwurf der Richtlinie
Nutzen Sie dieses Format, um den Entwurf Ihrer Richtlinie zu erstellen.
- Titel: Geben Sie klar an, worum es in der Richtlinie geht.
- Zweck: Erklären Sie, warum die Richtlinie eingeführt wird und warum sie wichtig ist.
- Geltungsbereich: Definieren Sie, für wen die Richtlinie gilt (z. B. alle Mitarbeitenden, bestimmte Abteilungen).
- Richtlinienaussage: Legen Sie die Haltung oder Regeln der Organisation zu dem jeweiligen Thema dar.
- Verfahren: Beschreiben Sie die Schritte oder Abläufe, die Mitarbeitende und Führungskräfte im Zusammenhang mit der Richtlinie befolgen müssen.
- Verantwortlichkeiten: Benennen Sie die Verantwortlichkeiten der verschiedenen Anspruchsgruppen (Mitarbeitende, Personalabteilung, Führungskräfte) im Rahmen der Richtlinie.
- Durchsetzung: Erklären Sie, wie die Richtlinie durchgesetzt wird und welche Konsequenzen es bei Nichteinhaltung gibt.
- Überprüfung und Anpassung: Erwähnen Sie, wie und wann die Richtlinie überprüft und aktualisiert wird.
6. Überprüfen und Überarbeiten
- Lassen Sie den Entwurf von Fachkräften aus dem Personalwesen und juristischen Beratenden prüfen, um sicherzustellen, dass er den gesetzlichen Anforderungen und den Unternehmenszielen entspricht.
- Überarbeiten Sie die Richtlinie basierend auf dem erhaltenen Feedback.
7. Genehmigen und Verteilen
- Holen Sie die Zustimmung der Unternehmensleitung ein.
- Kommunizieren Sie die Richtlinie an alle Mitarbeitenden über geeignete Kanäle (z. B. E-Mail, Firmen-Intranet, Mitarbeitenden-Meetings).
- Bieten Sie Schulungen an, falls die Richtlinie Verhaltens- oder Prozessänderungen erfordert.
8. Umsetzen und Überwachen
- Setzen Sie die Richtlinie um und überwachen Sie deren Wirksamkeit.
- Seien Sie bereit, Fragen zu beantworten und bei Bedarf Klarstellungen zu geben.
9. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung
- Überprüfen Sie die Richtlinie regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie weiterhin relevant ist und den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht.
- Aktualisieren Sie die Richtlinie bei Bedarf und informieren Sie die Mitarbeitenden über wesentliche Änderungen.
Best Practices für das Erstellen von HR-Richtlinien
1. Orientierung an Unternehmenszielen und -werten
- Stellen Sie sicher, dass jede Richtlinie mit der Mission, Vision und den Kernwerten Ihres Unternehmens übereinstimmt. Richtlinien sollten die übergeordneten strategischen Ziele unterstützen und die Unternehmenskultur stärken.
2. Klar und prägnant formulieren
- Verwenden Sie eine einfache und verständliche Sprache. Vermeiden Sie juristische Fachausdrücke oder komplexe Begriffe, die Mitarbeitende verwirren könnten. Das Ziel ist es, die Richtlinien so klar und zugänglich wie möglich zu machen, um das Verständnis und die Einhaltung zu gewährleisten.
3. Gesetzeskonformität sicherstellen
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien allen relevanten lokalen, regionalen und nationalen Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Dazu kann es erforderlich sein, juristische Fachleute oder HR-Expert:innen zu Rate zu ziehen, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
4. Beteiligung der Betroffenen am Entwicklungsprozess
- Binden Sie eine vielfältige Gruppe von Beteiligten, einschließlich Mitarbeitender aus verschiedenen Hierarchieebenen und Abteilungen, in den Entwicklungsprozess ein. Das sorgt dafür, dass die Richtlinien realistisch, praxisnah und den Bedürfnissen und Anliegen der gesamten Belegschaft gerecht werden.
5. Flexibilität bewahren
- Richtlinien sollten klare Leitlinien bieten, aber auch genügend Spielraum lassen, um außergewöhnlichen Situationen gerecht zu werden. Zu starre Vorschriften können zu unnötigen Einschränkungen führen und eine effektive Entscheidungsfindung behindern.
6. Den Fokus auf die Mitarbeitenden legen
- Berücksichtigen Sie, wie sich Richtlinien auf das Erlebnis der Mitarbeitenden auswirken. Richtlinien sollten fair sein, ein positives Arbeitsumfeld fördern und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden unterstützen.
7. Beispiele anführen
- Wo es sinnvoll ist, integrieren Sie Beispiele, um die Anwendung der Richtlinie zu verdeutlichen. Das hilft, Missverständnisse zu vermeiden, und zeigt, wie die Regelung in der Praxis ausgelegt werden sollte.
8. Verantwortlichkeiten und Konsequenzen aufzeigen
- Definieren Sie klar, wer unter jeder Richtlinie wofür verantwortlich ist, sowie die Folgen bei Nichteinhaltung. Dieses Verantwortungsmodell hilft, die Einhaltung der Regelungen zu sichern und deren Umsetzung zu unterstützen.
9. Kommunizieren und schulen
- Sobald die Richtlinien entwickelt sind, kommunizieren Sie diese wirkungsvoll an alle Mitarbeitenden. Ziehen Sie Schulungen oder Workshops in Betracht, um sicherzustellen, dass alle die Richtlinien und deren Bedeutung für ihre Aufgaben verstehen.
10. Regelmäßig überprüfen und aktualisieren
- Überprüfen Sie Ihre HR-Richtlinien regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie relevant, wirksam und rechtskonform bleiben. Aktualisieren Sie sie bei Bedarf, insbesondere bei Gesetzesänderungen, Veränderungen in der Organisationsstruktur oder strategischen Zielen.
11. Zugänglichkeit gewährleisten
- Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden einfachen Zugang zu den Richtlinien haben – zum Beispiel über ein Intranet, ein Mitarbeiterhandbuch oder ein anderes zugängliches Format.
12. Transparenz und offene Kommunikation fördern
- Ermutigen Sie zu Feedback zu den Richtlinien und halten Sie eine offene Gesprächskultur für Fragen oder Anliegen rund um HR-Richtlinien aufrecht. Dies fördert eine transparente Unternehmenskultur und kontinuierliche Verbesserung.
