41 Wichtige HR-Richtlinien & Beste Praktiken (mit Beispielen)
Wenn ein Start-up oder ein kleines Unternehmen wächst, werden die Herausforderungen im Personalmanagement zunehmend komplexer.
Mit jedem neuen Mitarbeitenden im Unternehmen wird es schwieriger, für Konsistenz zu sorgen und Mitarbeiterangelegenheiten individuell zu regeln. Die Lösung besteht darin, Unternehmensrichtlinien zu erstellen.
Dieser Artikel hilft Ihnen dabei – mit einem Überblick über Personalrichtlinien und -verfahren, ergänzt um Beispiele.
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Beginnen wir mit den Grundlagen.
Was sind Personalrichtlinien?
Personalrichtlinien sind Regeln und Verfahren, die das Beschäftigungsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer regeln. Das Erstellen von Richtlinien ist eine der zentralen Säulen des Personalwesens.
Warum sind Personalrichtlinien wichtig?
Personalrichtlinien sind wichtiger Bestandteil der Struktur und Regulierung Ihres Unternehmens, um die Einhaltung von Vorschriften sowie ein Handeln im Einklang mit der Unternehmenskultur zu gewährleisten. Zu den Vorteilen von Personalrichtlinien zählen:
- Beschreiben die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern
- Leiten Mitarbeitende und Führungskräfte an, indem sie erwartete Verhaltensweisen klären
- Fördern ein positives und gesundes Arbeitsumfeld
- Bieten einen Rahmen zur Beilegung von Konflikten und Beschwerden
- Optimieren verschiedene HR-Prozesse
- Helfen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten.
Wer verwaltet Personalrichtlinien?
Das Personalteam einer Organisation (oder die für Personalangelegenheiten Verantwortlichen) ist meist für die Erstellung und Pflege von Personalrichtlinien zuständig. Die meisten Personalrichtlinien gelten für alle festen, befristeten, Teilzeit- und Vollzeitmitarbeitenden.
Parallel zur Erstellung von Personalrichtlinien benötigen Sie eine Dokumentenmanagement-Plattform oder ein Personalrichtlinien-Managementsystem, damit das HR-Team detaillierte Mitarbeiterinformationen, Personalunterlagen, Richtlinien und Verfahren verwalten, pflegen und bearbeiten kann.
Personalabteilungen können HR-Fallmanagementsysteme nutzen, um die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien zu überwachen und Probleme effektiv zu lösen.
Arten von Personalrichtlinien
Es gibt viele Arten von Personalrichtlinien und -verfahren, die für ein Unternehmen (und seine Mitarbeitenden) im Laufe der Zeit von Vorteil sein können, etwa Gesundheit und Sicherheit, Sicherheitsschutz, Nutzung von Technologien, Mitarbeiterverhalten, Urlaub, Personalbeschaffung und Auswahl sowie Beendigung von Arbeitsverhältnissen.
Hier sind einige detailliertere Beispiele für Personalrichtlinien:
| Personalrichtlinien-Bereich | Beispiele für spezifische Personalrichtlinien |
|---|---|
| Personalbeschaffung und Auswahl | Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion Einstellungsverfahren Beförderungen und Versetzungen |
| Urlaubs- und Abwesenheitsregelungen | Urlaub Gesetzliche Feiertage Familienurlaub Elternzeit Trauerfallurlaub Krankheit / Krankheitstage Persönlicher Sonderurlaub Geschworenenpflicht |
| Gesundheit, Sicherheit und Schutz | Gesundheit und Sicherheit Gewalt am Arbeitsplatz Drogen und Alkohol Rauchen COVID-19-Protokolle |
| Mitarbeiterverhalten | Belästigung Sexuelle Belästigung Interessenkonflikt Vertraulichkeit und Geheimhaltung Zeitmanagement und Anwesenheit Mahlzeiten und Pausen Bring Your Own Device Arbeitszeiten Mobiles Arbeiten Dresscode Waffenfreier Arbeitsplatz |
| Leistungsmanagement | Leistungsmanagement Berufliche Weiterbildung Beschäftigung auf Abruf Beendigung des Arbeitsverhältnisses Disziplinarmaßnahmen |
| Nutzung von Technologien | Computer-Nutzung und IT-Sicherheit Persönliche Geräte am Arbeitsplatz Betriebliche und private Nutzung von sozialen Medien Datenschutz |
| Dienstreisen | Reisegenehmigung Kostenerstattung Hotel und Mietwagen Mahlzeiten und Tagegelder Mobiles Arbeiten |
11 Vorteile von HR-Richtlinien
HR (Human Resources)-Richtlinien können eine entscheidende Rolle im effektiven Management einer Organisation spielen, insbesondere wenn diese wächst. Hier sind einige Vorteile, die Sie berücksichtigen sollten.
- Konsistenz und Fairness: HR-Richtlinien sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden fair und einheitlich behandelt werden. Das trägt zu einem Gefühl von Gerechtigkeit und Gleichbehandlung bei, was für die Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit wichtig ist.
- Klare Richtlinien: Diese Richtlinien bieten klare Vorgaben für Entscheidungen und erwartetes Verhalten. Dadurch werden Unklarheiten und Missverständnisse zwischen Mitarbeitenden und Management reduziert.
- Gesetzliche & regulatorische Einhaltung: HR-Richtlinien helfen Organisationen, die Einhaltung lokaler und internationaler Arbeitsgesetze sicherzustellen. Sie bieten rechtlichen Schutz nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeitenden – entscheidend, um juristische Probleme und Bußgelder zu vermeiden.
- Verbesserte Effizienz: Standardisierte Richtlinien vereinfachen verschiedene HR-Prozesse wie Rekrutierung, Onboarding und Leistungsbeurteilungen, was zu mehr Effizienz führen kann.
- Konfliktlösung: Sie bieten einen Rahmen zur Ansprache und Lösung von Problemen und Konflikten am Arbeitsplatz. Das hilft, ein harmonisches Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten.
- Risikomanagement: Gut definierte HR-Richtlinien helfen dabei, Risiken im Zusammenhang mit Arbeitsverhältnissen zu minimieren. Sie geben vor, wie mit sensiblen Themen wie Belästigung, Diskriminierung und Mitarbeiterbeschwerden umgegangen wird.
- Leistungsmanagement: HR-Richtlinien helfen dabei, klare Leistungsstandards zu setzen und bilden die Grundlage für die Beurteilung von Mitarbeiterleistungen. Das trägt zur Gesamtproduktivität der Organisation bei.
- Organisationskultur: Richtlinien helfen, die Kultur eines Unternehmens zu prägen. Sie legen Erwartungen für Verhalten und Zusammenarbeit fest, was ein positives und produktives Arbeitsklima fördern kann.
- Mitarbeiterentwicklung: Richtlinien zur Aus- und Weiterbildung stellen sicher, dass Mitarbeitende Möglichkeiten zur Weiterbildung und Entwicklung erhalten, was die Zufriedenheit und Bindung erhöhen kann.
- Rekrutierung und Bindung: Klare HR-Richtlinien können ein Unternehmen für potenzielle Mitarbeitende attraktiver machen. Sie tragen zudem zur Mitarbeiterbindung bei, da sie faire Behandlung und eine transparente Entwicklungsperspektive gewährleisten.
- Steigerung des Mitarbeiterengagements: Richtlinien, die das Wohlbefinden, Vielfalt und Inklusion der Mitarbeitenden fördern, können das Engagement und die Loyalität gegenüber der Organisation stärken.
HR-Richtlinien sind grundlegend für einen reibungslosen und effizienten Betrieb einer Organisation, die wächst und sich wandelt. Sie schaffen die Struktur, um Menschen effektiv in einem glücklichen, produktiven und gesetzeskonformen Arbeitsumfeld zu führen.
Potenzielle Nachteile von HR-Richtlinien, die zu beachten sind
Ihre HR-Richtlinien können kontraproduktiv wirken, wenn sie nicht richtig verfasst, umgesetzt oder gemanagt werden.
Hier sind einige mögliche Fallstricke, auf die Sie achten sollten.
- Überregulierung und Bürokratie: Zu viele HR-Richtlinien können ein starres, bürokratisches Arbeitsumfeld schaffen, Kreativität und Innovation hemmen und durch langsame Entscheidungsfindungen zu Ineffizienz und Frustration führen.
- One-size-fits-all-Ansatz: Standardisierte Richtlinien werden möglicherweise den unterschiedlichen Bedürfnissen einzelner Abteilungen oder Personen nicht gerecht. Das kann zu Unzufriedenheit und geringerer Wirksamkeit bei der Bewältigung spezieller Herausforderungen führen.
- Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeitende können Richtlinien ablehnen, die als zu restriktiv oder unnötig empfunden werden, besonders wenn sie ohne ausreichende Kommunikation oder Einbeziehung der Mitarbeitenden eingeführt werden. Das kann zu mangelnder Akzeptanz und Konflikten führen.
- Negative Auswirkungen auf Moral und Arbeitgebermarke: Strenge oder strafende Richtlinien können die Mitarbeitermoral und den Ruf als Arbeitgeber schädigen, was es erschwert, Top-Talente zu gewinnen und zu binden.
- Rechtliche und Compliance-Risiken: Schlecht formulierte, veraltete oder nicht regelkonforme Richtlinien können zu rechtlichen Problemen und HR-Compliance-Fragen führen, was erhebliche Risiken für die Organisation bedeutet.
Um diese Nachteile zu vermeiden, sollten Organisationen:
- ihre HR-Richtlinien regelmäßig überprüfen und aktualisieren
- sicherstellen, dass sie klar kommuniziert und verstanden werden
- ein Gleichgewicht zwischen notwendiger Regulierung und Flexibilität wahren.
Die Einbindung von Mitarbeitenden bei der Entwicklung dieser Richtlinien kann ebenfalls dazu beitragen, dass sie akzeptiert werden und für die Bedürfnisse der Belegschaft relevant sind.
Ist eine HR-Richtlinie dasselbe wie eine Unternehmensrichtlinie oder Leitlinie?
Die Begriffe „HR-Richtlinie“, „Unternehmensrichtlinie“, „Firmenrichtlinie“ und „Arbeitsplatzrichtlinie“ werden oft synonym verwendet und bezeichnen das Gleiche.
Allerdings können einige Unternehmensrichtlinien auch für allgemeinere Vorgänge der Organisation gelten und von einer anderen Abteilung als der Personalabteilung (z. B. Zugang zu Einrichtungen, Computersicherheit, Katastrophenvorsorge usw.) erstellt und verwaltet werden.
Richtlinien sind eine Sammlung von Regeln, keine Leitlinien.
Nach Ansicht des HR-Experten Tim Reitsma: „Wenn ich das Wort Richtlinie höre, kann es als ein einschränkendes Wort verstanden werden. Aber wenn wir ‚Richtlinie‘ durch ‚Leitlinie‘ ersetzen, verliert es leider das notwendige Gewicht.“
Wo findet man HR-Richtlinien normalerweise?
Ein wichtiger Teil einer Checkliste für neue Mitarbeitende und des Onboarding-Programms ist es, gemeinsam mit dem Mitarbeitenden die spezifischen Richtlinien zu besprechen, die sie am ersten Tag oder in der ersten Woche betreffen könnten.
HR-Richtlinien können als schriftliche Richtlinien, digital und/oder ausdruckbar, an für Mitarbeitende leicht zugänglichen Orten vorliegen.
Sie können im HR-Software-System gespeichert sein, manchmal auch im Unternehmens-Intranet oder auf gemeinsamen Laufwerken. Häufig findet man sie in Arbeitsverträgen, Mitarbeiterhandbüchern und Unternehmensrichtlinien-Handbüchern. Der Detailgrad variiert jedoch jeweils.
Warum sind nicht alle HR-Richtlinien im Arbeitsvertrag enthalten?
Der Arbeitsvertrag Ihres Unternehmens kann beispielsweise festlegen, wie viel Urlaub einem Teammitglied zusteht, während eine separate Urlaubsregelung beschreibt, wie ein*e Mitarbeitende*r Urlaub beantragen kann, wie dieser genehmigt wird, was passiert, wenn er nicht komplett genommen wird usw.
Diese Trennung stellt sicher, dass der Arbeitsvertrag nicht zu lang und kompliziert wird. Dadurch lässt sich auch individuell bestimmen, wie viel Urlaub eine einzelne Person erhält (Arbeitsvertrag), während die allgemeine Urlaubsregelung hiervon getrennt bleibt (Mitarbeiterhandbuch).
Eine Dokumentation von Richtlinien außerhalb des Arbeitsvertrags ermöglicht zudem deren Aktualisierung, ohne jede individuelle Vereinbarung anpassen zu müssen.
Es ist auch hilfreich, eine komprimierte Version Ihres Mitarbeiterhandbuchs speziell für Neueinstellungen anzubieten, um die neuen Mitarbeitenden nicht bereits am ersten Tag mit zu vielen Informationen zu überfluten.
Wann sollten Sie Personalrichtlinien entwickeln?
Manche HR-Richtlinien werden durch die Bedürfnisse der Organisation bestimmt oder wenn einzelne Aspekte des Beschäftigungsverhältnisses zu schwierig werden, um sie im Einzelfall zu behandeln.
Andere Richtlinien sollten proaktiv entwickelt werden, um Mitarbeitende zu unterstützen, zu stärken oder zu schützen, Klarheit in organisatorische Fragestellungen zu bringen oder die Interessen der Organisation insgesamt zu schützen.
Hier sind einige allgemeine Richtlinien, wann Sie HR-Richtlinien erstellen sollten.
Erstellen Sie Richtlinien, die sich direkt auf den Arbeitsvertrag beziehen
Ein guter Ausgangspunkt ist es, Richtlinien zu formulieren, die direkt mit Mitarbeiterleistungen und den Rechten und Pflichten sowohl der Beschäftigten als auch des Unternehmens zusammenhängen, so wie sie im Arbeitsvertrag festgelegt sind.
Viele Arbeitsverträge legen beispielsweise den Urlaubsanspruch, verschiedene Arten von Zusatzleistungen und die Möglichkeiten der Beendigung des Arbeitsverhältnisses fest (z.B. Kündigung nach Belieben).
Zugehörige HR-Richtlinien gehen auf die Verfahren hierbei näher ein.
Sehen Sie sich den folgenden Abschnitt für einige Beispiele an, die Ihnen helfen zu verstehen, wie sich die Umsetzung von Richtlinien zwischen Arbeitsvertrag und Mitarbeiterhandbuch unterscheidet.
Erstellen Sie Richtlinien, die durch Arbeitsgesetze vorgeschrieben sind
Im Zweifelsfall sollten Sie die geltenden gesetzlichen Vorschriften (Land/Bundesstaat, Bundesrecht) und gängige arbeitsrechtliche Praktiken als Ausgangspunkt für die Erstellung von Richtlinien heranziehen.
Es gibt zahlreiche arbeitsrechtliche Vorschriften sowohl in Kanada als auch in den USA, die Mindestanforderungen an Unternehmen in Bezug auf viele dieser Richtlinien festlegen, wie zum Beispiel:
Entwickeln Sie Richtlinien, die Mitarbeitende und Organisation positiv beeinflussen
Joerg Clement, eine Führungskraft in der Maschinenbildverarbeitungsbranche, bringt es am besten auf den Punkt:
„Die Umsetzung von Prozessen und Richtlinien bildet das Fundament für das Bekenntnis einer Organisation zu stetiger Verbesserung. Die Anforderungen und Erwartungen von Kunden und Mitarbeitenden entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter. Es ist wichtig, schnell auf Veränderungen am Markt reagieren zu können – und das gelingt, indem die eigenen Prozesse und Richtlinien entsprechend ausgerichtet werden, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.“
Konzentrieren Sie sich auf jene HR-Richtlinien, die den größten positiven Einfluss auf Mitarbeitende und Organisation haben. Wenn Sie eine neue Richtlinie in Erwägung ziehen, stellen Sie sich folgende Fragen:
- Wie wird diese Richtlinie Mitarbeitende stärken und schützen?
- Wie trägt sie dazu bei, eine starke und leistungsfähige Arbeitsplatzkultur zu schaffen?
- Werden die Organisationswerte und Prinzipien unterstützt?
- Wie hilft uns diese Richtlinie, ein erfolgreiches und zusammenhaltendes Team zu schaffen?
- Wird diese Richtlinie dazu beitragen, Risiken für das Unternehmen zu minimieren?
- Erfüllt diese Richtlinie die geltenden gesetzlichen Vorschriften?
Wenn Sie alle diese Fragen mit „Ja“ beantworten, ist es vermutlich eine Richtlinie, die es wert ist, erstellt zu werden!
Welche HR-Richtlinien gehören in Ihr Mitarbeiterhandbuch?
Sie müssen schriftliche Richtlinien erstellen, die sich direkt auf den Arbeitsvertrag beziehen oder durch das Arbeitsrecht vorgeschrieben sind.
Die folgenden sechs Richtlinien können sich positiv auf Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte sowie auf die Organisationen, die sie einführen, auswirken.
- Richtlinie zu Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion
- Richtlinie zum Umgang mit Belästigung
- Richtlinie für mobiles Arbeiten / Telearbeit
- Richtlinie zur Nutzung sozialer Medien
- Richtlinie zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
- Richtlinie für Urlaub und Arbeitsbefreiungen
Im Zweifelsfall dienen Arbeitsgesetze sowie andere einschlägige Gesetze (lokale, regionale, bundesstaatliche und bundesrechtliche Vorschriften) und gängige arbeitsrechtliche Praxis als hilfreicher Ausgangspunkt
Beispielsweise legen arbeitsrechtliche Regelungen wie das Family and Medical Leave Act (FMLA) und der Americans With Disabilities Act in den USA sowie das Employment Standards Act of BC in Kanada die Mindestanforderungen für Arbeitgeber in Bezug auf viele dieser Richtlinien fest.
Richtlinie zu Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion
Der Drang nach Gleichheit am Arbeitsplatz – sei es ethnisch oder geschlechtsbezogen – war nie größer als heute. Angesichts der weltweiten Proteste gegen systemischen Rassismus und Bewegungen wie Black Lives Matter sollte dieses Thema auch bei Ihnen ganz oben auf der Agenda stehen.
Die meisten Untersuchungen, wie diese Studie von Glassdoor, zeigen, dass Arbeitssuchende von potenziellen Arbeitgebern erwarten, sich für Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion einzusetzen.
Laut PwC geben 87 % der weltweit tätigen Unternehmen an, dass Diversität und Inklusion eine organisatorische Priorität darstellen.
Stellenanzeigen, in denen Fachkräfte für Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion gesucht werden, sind in den letzten Jahren deutlich häufiger geworden.
Die Jobbörsen Glassdoor und ZipRecruiter erkennen diesen Trend an; Glassdoor etwa hat neue Produkte eingeführt, die darauf abzielen, mehr Chancengleichheit am Arbeitsplatz zu schaffen. Sie wissen: Eine umfassende Richtlinie und deren öffentliche Kommunikation können im Wettbewerb um die besten Talente den Unterschied machen.
Salesforce hat eine/n Chief Equality Officer, was ihr Engagement für Gleichberechtigung und die Unterstützung auf der höchsten Führungsebene unterstreicht. Ihre „Gleichberechtigung für alle“-Richtlinie ist auf ihrer Website verfügbar und beschreibt ihre Werte und Überzeugungen hinsichtlich gleicher Rechte, gleicher Bezahlung, gleicher Bildung und gleicher Chancen.
Richtlinie gegen Belästigung
Wie Diversität, Chancengleichheit und Inklusion sind auch Richtlinien gegen Belästigung heute wichtiger denn je.
Der Zweck einer Richtlinie gegen Belästigung, wie diese von Google, besteht darin, die Position Ihres Unternehmens in Bezug auf angemessenes und respektvolles Verhalten am Arbeitsplatz darzulegen und die Verantwortung aller Beteiligten bei der Erreichung und Aufrechterhaltung eines positiven Arbeitsumfeldes zu bekräftigen.
Laut dem kanadischen Arbeitsgesetzbuch wird Belästigung und Gewalt wie folgt definiert:
"Jede Handlung, jedes Verhalten oder jeder Kommentar – auch sexueller Natur – von dem vernünftigerweise erwartet werden kann, dass er bei einem/einer Mitarbeiter/in Anstoß erregt, Demütigung, oder andere physische oder psychische Verletzungen oder Erkrankungen verursacht, einschließlich jeglicher verschriebener Handlung, Verhaltensweise oder Äußerung."
Sexuelle Belästigung ist eine der häufigsten Formen von Belästigung. Die #MeToo-Bewegung hat viele schwerwiegende Probleme und die erheblichen Schäden, die Belästigung und Gewalt bei Menschen anrichten können, ans Licht gebracht.
Deshalb sollten Sie eine gesonderte Unternehmensrichtlinie oder einen eigenen Abschnitt innerhalb einer übergeordneten Richtlinie verfassen, um sexuelle Belästigung gezielt anzusprechen.
Eine gute Richtlinie gegen Belästigung behandelt auch andere Arten von Belästigung, einschließlich rassistischer Beleidigungen, körperlicher Bedrohungen und abfälliger Witze.
Homeoffice- / Telearbeitsrichtlinie
Das COVID-19-Coronavirus hat eine Krise von globalem Ausmaß verursacht, die Einzelpersonen, Unternehmen und ganze Volkswirtschaften beeinflusst.
Deshalb haben viele Unternehmen beschlossen, Arbeiten von zu Hause (WFH) sowie Telearbeitsrichtlinien zur besseren Bewältigung der Krise einzuführen.
Es wird erwartet, dass sich dieser Trend auch über die aktuelle Pandemie hinaus fortsetzt. Eine Umfrage unter CFOs im März 2020 von Gartner, Inc. ergab, dass 74 % der Befragten mindestens 5 % ihrer zuvor vor Ort beschäftigten Arbeitskräfte dauerhaft ins Homeoffice verlagern werden. Große Unternehmen wie Shopify, Microsoft und Facebook verlegen dauerhaft mehr Mitarbeitende ins Homeoffice. Das in Kanada ansässige Shopify hat sogar viele seiner Strategien für Remote-Arbeitssysteme auf seiner Website veröffentlicht.
Eine HR-Richtlinie für Telearbeit, wie dieses Beispiel von Remote.co, sollte beinhalten:
- Unternehmensgeschichte der Telearbeit
- Wer ist berechtigt für Telearbeit
- Wie oft / wie lange ein Teammitglied remote arbeiten kann
- Wie man eine Telearbeitsvereinbarung beantragt
- Kommunikationsprotokolle und -standards mit Teammitgliedern
- Werkzeuge, Ausrüstung und Ressourcen, die zur Unterstützung der Telearbeit erforderlich sind.
Social-Media-Richtlinie
Soziale Medien sind ein wichtiger Bestandteil jeder digitalen Marketingstrategie. Wie Ihr Unternehmen online von Ihnen und Ihren Teammitgliedern repräsentiert wird, kann entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Marke sein.
Die Festlegung von Regeln für Teammitglieder bezüglich ihrer Nutzung sozialer Medien – sowohl privat als auch beruflich – minimiert Risiken für Ihr Unternehmen, Ihre Marke sowie die Motivation und das Engagement Ihrer Teammitglieder.
Niemand möchte sich wegen der Aktivitäten eines Kollegen oder einer Kollegin in sozialen Netzwerken über das eigene Unternehmen schämen.
Die meisten HR-Richtlinien sind „lebende“ Richtlinien; sie müssen regelmäßig überprüft und stets aktuell gehalten werden. Allerdings müssen Social-Media-Richtlinien in der Regel häufiger aktualisiert werden als die meisten anderen, da sich der Bereich sozialer Medien ständig verändert.
Das in Vancouver ansässige Hootsuite, eine Social-Media-Management-Plattform, bietet ausgezeichnete Leitlinien zur Entwicklung Ihrer eigenen Social-Media-Richtlinie sowie eine hilfreiche Social-Media-Richtlinienvorlage.
Richtlinie für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Eine Richtlinie für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, wie sie von Lyft bereitgestellt wird, beschreibt häufig Verfahren, Arbeitsplatzbedingungen, Notfallkontakte und weitere spezielle Anforderungen (z. B. COVID-19-Sicherheitsprotokolle), die zum Schutz der Mitarbeitenden notwendig sind.
Organisationen wie die Behörde für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit (Occupational Safety and Health Administration, OSHA) des US-Arbeitsministeriums schreiben zudem bestimmte Mindeststandards zum Schutz des Wohlergehens der Mitarbeitenden vor.
Arbeitsplatzgewalt steht in direktem Zusammenhang mit Mitarbeitergesundheit, -sicherheit und -schutz, wird aber in der Regel in einer eigenen Richtlinie geregelt.
Zum Beispiel hat das Mitarbeiterrichtlinien-Handbuch von Disney einen eigenen Abschnitt zum Thema Gesundheit, Sicherheit und Schutz und enthält eine Richtlinie zur Gewaltprävention am Arbeitsplatz.
Richtlinie zu Urlaub und Abwesenheitszeiten
Die Realität ist, dass Menschen gelegentlich Zeit vom Arbeitsplatz benötigen, um gesundheitliche Probleme oder familiäre Notfälle zu bewältigen – oder einfach, um in einen tropischen Urlaub zu fahren!
Klar verständliche, umfassende Urlaubsregelungen können Ihrem Team dabei helfen, Stress darüber abzubauen, wie sie in schwierigen Zeiten – zum Beispiel während der COVID-19 Pandemie – unterstützt werden.
Diese Richtlinien im Personalbereich regeln, wann Mitarbeitende Anspruch auf Urlaub haben und nach welchem Prozess dieser genommen wird. Diese Richtlinien sind unabhängig vom Personalinformationssystem (HRIS), das Abwesenheiten erfasst. Dennoch sollten System und Richtlinie übereinstimmen.
Im Folgenden finden Sie einige der verschiedenen Arten von Urlaubsregelungen, die Sie in etwa dieser Reihenfolge der Priorität in Betracht ziehen sollten. (Beachten Sie, dass für alle Arten von Urlaub arbeitsrechtliche Vorschriften bestehen, die Mindestanforderungen definieren.)
Arten von Urlaubsregelungen
- Gesetzliche Feiertage: staatlich anerkannte Feiertage wie Erntedankfest und Weihnachten
- Erholungsurlaub: geplante Auszeiten zur Erholung und Entspannung
- Medizinischer / Krankheitsurlaub: Abwesenheit wegen Krankheit oder Krankenhausaufenthalt
- Familienurlaub: im Zusammenhang mit Betreuung, Gesundheit oder Bildung eines Familienmitglieds
- Elternzeit: Zeit für leibliche Elternteile zur Betreuung eines Neugeborenen
- Trauerurlaub: im Zusammenhang mit dem Tod eines Familienmitglieds
- Beurlaubung: längere, unbezahlte Abwesenheit aus persönlichen Gründen.
Urlaubsrichtlinien können auch umstritten sein, je nachdem, wie sie umgesetzt werden. Im nächsten Abschnitt „Richtlinien, die Sie vermeiden sollten“ erfahren Sie, was Sie bei der Erstellung von Urlaubsregelungen vermeiden sollten.
Das ist es also, was Sie in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen sollten. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, Mitarbeiterhandbuch-Software zu verwenden, um die Erstellung, Aktualisierung und Verteilung ihres Handbuchs zu erleichtern.
Welche Richtlinien sollten Sie in Ihrem Mitarbeiterhandbuch vermeiden?
Neben den wichtigen und notwendigen Richtlinien, die ins Mitarbeiterhandbuch gehören, ist es ebenso entscheidend zu wissen, welche Regelungen sich negativ auf Ihre Unternehmenskultur, die Motivation Ihrer Mitarbeitenden oder das Interesse potenzieller Angestellter auswirken können.
Sie sollten darauf verzichten, zu bürokratische und starre Richtlinien aufzustellen, kein Vertrauen in Ihr Team zu signalisieren oder veraltete und in modernen, mitarbeiterorientierten und fortschrittlichen Organisationen nicht mehr zeitgemäße Regelungen zu verwenden.
Im Folgenden finden Sie einige HR-Richtlinien, die Sie entweder ganz weglassen oder mit besonderer Vorsicht definieren sollten.
Strikte Kleidervorschriften
Es gibt Situationen, in denen Kleidungsrichtlinien weiterhin angebracht sind, z. B. bei Kundenterminen oder Messen. Im Allgemeinen gehören jedoch die Zeiten der Vergangenheit an, in denen Unternehmen die Farbe der Hose oder das Tragen von Jeans vorschreiben konnten.
Mary Barra, CEO von General Motors, reduzierte den 10-seitigen Dresscode des Autoherstellers auf nur zwei Worte, die bei den meisten Unternehmen Anwendung finden: „angemessene Kleidung“.
Unflexible Freistellung
Bieten Sie Ihren angestellten Mitarbeitenden Flexibilität, wenn sie gelegentlich etwas Zeit benötigen, um beispielsweise einen Arzttermin wahrzunehmen oder zu einem Eltern-Lehrer-Gespräch zu gehen.
Im Gegensatz zu Mitarbeitenden, die auf Stundenbasis arbeiten, müssen Sie von ihnen nicht verlangen, jede geleistete und nicht geleistete Stunde wie Soll- und Habenbuchungen auf einem Bankkonto zu erfassen.
Misstrauischer Sonderurlaub im Trauerfall
„Hmm, ist deine Großmutter wirklich gestorben?“ Das ist das Letzte, was man nach einem schlimmen persönlichen Verlust hören möchte, aber genau das wird signalisiert, wenn Sie eine Trauerurlaub-Richtlinie einführen, die einen Nachweis, wie etwa eine Sterbeurkunde, verlangt.
Viele fortschrittliche Organisationen bieten ihren Mitarbeitenden zudem bezahlten Trauerurlaub an, sodass sie nicht wertvollen Erholungsurlaub (der der Erholung dienen sollte) oder Krankheitstage nehmen müssen, um mit einer familiären Krise umzugehen.
Private Handy- und Internetnutzung
Personalrichtlinien, die Mitarbeitenden die Nutzung privater Mobiltelefone am Arbeitsplatz oder den persönlichen Internetzugang über den Arbeitscomputer verbieten, sind zunehmend veraltet.
Psychologische Forschungsergebnisse zeigen, dass Pausen während der Arbeit notwendig sind, um Energie, Motivation und Konzentration aufrechtzuerhalten.
Ein Spaziergang, Dehnübungen oder Meditation sind hervorragende Möglichkeiten, den Kopf frei zu bekommen.
Wenn das Wetter nicht mitspielt, sind das Surfen im Internet, das Durchstöbern sozialer Medien oder ein Gespräch mit einem Freund außerhalb der Arbeit ebenfalls gute Alternativen.
Natürlich ist es nicht in Ordnung, diese Dinge im Übermaß zu tun, aber solche Fälle sind in der Regel selten und lassen sich individuell im Gespräch klären.
Und... Denken Sie an die Bedeutung von Klarheit, Sprache und Ton
Beachten Sie, dass Richtlinien, egal wie positiv sie gemeint sind, dennoch als autoritär und bürokratisch wahrgenommen werden können.
Wie Ihre Richtlinien formuliert und präsentiert werden, kann daher einen großen Einfluss darauf haben, wie sie von den Mitarbeitenden aufgenommen werden – und auf die Unternehmenskultur, die Sie aufbauen möchten.
Carla Nordean, Director of People and Culture bei Squirrel Systems, bemerkt: „Der generelle Tonfall des Handbuchs hat große Auswirkungen auf die Unternehmenskultur. Ist das Handbuch mit unterdrückender Sprache formuliert ("Mitarbeitende müssen/dürfen nicht...") könnten neue Mitarbeitende infrage stellen, ob sie im richtigen Unternehmen gelandet sind.“
Tim Reitsma ergänzt: „Die Sprache, die wir in unseren Organisationen bei der Erstellung von Richtlinien verwenden, ist von Bedeutung. Es gibt Passagen mit 'Sie müssen...', aber wir können dies auch durch Formulierungen wie 'Sie sind verantwortlich für...' abschwächen.“
So schreiben Sie Ihre HR-Richtlinien
Das Verfassen wirksamer HR-Richtlinien ist ein durchdachter Prozess, der die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sowie bewährte Methoden im Personalmanagement berücksichtigt.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, HR-Richtlinien zu erstellen:
1. Bedarf ermitteln
- Identifizieren Sie zunächst die Bereiche in Ihrer Organisation, für die formalisierte Richtlinien erforderlich sind. Dies kann durch gesetzliche Anforderungen, organisatorische Bedürfnisse oder das Feedback von Mitarbeitenden ausgelöst werden.
2. Recherche
- Recherchieren Sie relevante Gesetze und Vorschriften, um die Einhaltung sicherzustellen
- Informieren Sie sich über Branchenstandards und bewährte Verfahren
- Lesen Sie Richtlinien vergleichbarer Organisationen, um Erkenntnisse zu gewinnen.
3. Stakeholder einbinden
- Beteiligen Sie verschiedene Interessengruppen, einschließlich Management, Mitarbeitende und gegebenenfalls juristische Berater, um Rückmeldungen zu erhalten und unterschiedliche Perspektiven zu verstehen
4. Richtlinie entwerfen
Nutzen Sie dieses Format, um Ihre Richtlinie zu entwerfen.
- Titel: Geben Sie klar an, worum es in der Richtlinie geht.
- Zweck: Erklären Sie, warum die Richtlinie eingeführt wird und warum sie wichtig ist.
- Geltungsbereich: Definieren Sie, für wen die Richtlinie gilt (z. B. alle Mitarbeitenden, bestimmte Abteilungen).
- Richtlinienerklärung: Geben Sie den Standpunkt oder die Regeln der Organisation zu dem spezifischen Thema an.
- Verfahren: Beschreiben Sie die Schritte oder Verfahren, die Mitarbeitende und Führungskräfte im Zusammenhang mit der Richtlinie befolgen müssen.
- Verantwortlichkeiten: Spezifizieren Sie die Verantwortlichkeiten verschiedener Interessengruppen (Mitarbeitende, Personalabteilung, Führungskräfte) gemäß der Richtlinie.
- Durchsetzung: Erklären Sie, wie die Richtlinie durchgesetzt wird und welche Konsequenzen bei Nichteinhaltung drohen.
- Überprüfung und Anpassung: Nennen Sie, wie und wann die Richtlinie überprüft und aktualisiert wird.
6. Überprüfen und Überarbeiten
- Lassen Sie den Entwurf von Personalprofis und Rechtsberatung prüfen, um sicherzustellen, dass er gesetzliche Anforderungen und die Ziele der Organisation erfüllt.
- Überarbeiten Sie die Richtlinie auf Grundlage des erhaltenen Feedbacks.
7. Genehmigen und verteilen
- Holen Sie die Genehmigung durch das Top-Management ein.
- Kommunizieren Sie die Richtlinie an alle Mitarbeitenden über geeignete Kanäle (z. B. E-Mail, Firmen-Intranet, Mitarbeiterversammlungen).
- Bieten Sie Schulungen an, falls die Richtlinie Verhaltens- oder Prozessänderungen erfordert.
8. Implementieren und Überwachen
- Setzen Sie die Richtlinie um und beobachten Sie ihre Wirksamkeit.
- Seien Sie darauf vorbereitet, Fragen zu beantworten und bei Bedarf Klarstellungen zu geben.
9. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung
- Überprüfen Sie die Richtlinie regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie weiterhin relevant und konform mit Gesetzen und Vorschriften ist.
- Aktualisieren Sie die Richtlinie bei Bedarf und informieren Sie die Mitarbeitenden über wesentliche Änderungen.
Best Practices für das Verfassen von HR-Richtlinien
1. An die Ziele und Werte der Organisation anpassen
- Stellen Sie sicher, dass jede Richtlinie mit der Mission, Vision und den Kernwerten Ihrer Organisation im Einklang steht. Richtlinien sollten die übergeordneten strategischen Ziele unterstützen und die Unternehmenskultur verbessern.
2. Klar und prägnant sein
- Verwenden Sie eine einfache, klare Sprache. Vermeiden Sie juristische Fachbegriffe oder komplexe Ausdrücke, die Mitarbeitende verwirren könnten. Das Ziel ist es, die Richtlinien so klar und verständlich wie möglich zu gestalten, um das Verständnis und die Einhaltung zu gewährleisten.
3. Rechtliche Konformität sicherstellen
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien allen relevanten lokalen, regionalen und nationalen Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Es kann erforderlich sein, rechtliche Fachleute oder HR-Expert:innen zu konsultieren, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
4. Beteiligung der Beteiligten im Entwicklungsprozess
- Binden Sie eine vielfältige Gruppe von Beteiligten, einschließlich Mitarbeitender verschiedener Ebenen und Abteilungen, in den Entwicklungsprozess ein. So stellen Sie sicher, dass die Richtlinien realistisch, praktikabel und auf die Bedürfnisse sowie Anliegen der gesamten Belegschaft zugeschnitten sind.
5. Flexibel bleiben
- Auch wenn Richtlinien klare Leitlinien bieten sollen, müssen sie dennoch Raum für Flexibilität lassen, um außergewöhnliche Umstände berücksichtigen zu können. Zu große Strenge kann unnötige Einschränkungen schaffen und wirkungsvolle Entscheidungen behindern.
6. Den Fokus auf die Mitarbeitererfahrung legen
- Überlegen Sie, wie sich Richtlinien auf die Mitarbeitererfahrung auswirken. Richtlinien sollten fair sein, ein positives Arbeitsumfeld fördern und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden unterstützen.
7. Beispiele bereitstellen
- Geben Sie, wo möglich, Beispiele an, um die Anwendung der Richtlinie zu verdeutlichen. Das kann Missverständnisse vermeiden und aufzeigen, wie die Richtlinie in der Praxis zu interpretieren ist.
8. Verantwortlichkeiten und Konsequenzen aufzeigen
- Definieren Sie klar, wer wofür bei jeder Richtlinie verantwortlich ist, und auch die Konsequenzen bei Nichteinhaltung. Dieser Rahmen für Verantwortlichkeiten fördert die Ernsthaftigkeit und Einhaltung der Richtlinien.
9. Kommunizieren und schulen
- Sobald die Richtlinien entwickelt wurden, kommunizieren Sie diese effektiv an alle Mitarbeitenden. Ziehen Sie Schulungen oder Workshops in Betracht, um sicherzustellen, dass alle die Richtlinien verstehen und wissen, wie sie auf ihre jeweiligen Rollen angewendet werden.
10. Regelmäßig überprüfen und aktualisieren
- Überprüfen Sie Ihre Personalrichtlinien regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie relevant, wirksam und rechtlich konform bleiben. Aktualisieren Sie sie bei Bedarf, insbesondere bei Gesetzesänderungen, Veränderungen in der Organisationsstruktur oder bei strategischen Zielen.
11. Zugänglichkeit sicherstellen
- Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden einfachen Zugang zu den Richtlinien haben, sei es über ein Intranet, ein Mitarbeiterhandbuch oder ein anderes zugängliches Format.
12. Transparenz und offene Kommunikation fördern
- Ermutigen Sie zu Rückmeldungen zu den Richtlinien und pflegen Sie eine offene Kommunikationskultur für Fragen oder Anliegen im Zusammenhang mit den HR-Richtlinien. Dies fördert eine Kultur der Transparenz und kontinuierlichen Verbesserung.
