41 Wichtige Personalrichtlinien & Best Practices (Mit Beispielen)
Wenn ein Startup oder ein kleines Unternehmen wächst, werden die Herausforderungen im Personalmanagement zunehmend komplexer.
Mit der steigenden Anzahl an Mitarbeitenden in der Organisation wird es immer schwieriger, für Konsistenz zu sorgen und Mitarbeiterangelegenheiten individuell zu behandeln. Die Lösung besteht darin, Unternehmensrichtlinien zu erstellen.
Dieser Artikel hilft Ihnen genau dabei – er bietet einen Überblick über Personalrichtlinien und -verfahren, inklusive Beispielen.
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Lassen Sie uns mit den Grundlagen beginnen.
Was sind Personalrichtlinien?
Personalrichtlinien sind Regeln und Verfahren, die das Beschäftigungsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer regeln. Die Erstellung von Richtlinien ist eine der zentralen Säulen des Personalwesens.
Warum sind Personalrichtlinien wichtig?
Personalrichtlinien sind ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstruktur und dienen dazu, die Einhaltung von Vorschriften und ein mit der Unternehmenskultur übereinstimmendes Handeln sicherzustellen. Zu den Vorteilen von Personalrichtlinien gehören:
- Beschreiben die Rechte und Pflichten sowohl von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern
- Dienen Mitarbeitenden und Führungskräften als Leitfaden und klären erwartete Verhaltensweisen
- Fördern ein glückliches und gesundes Arbeitsumfeld
- Bieten einen Rahmen für die Lösung von Streitigkeiten und Beschwerden
- Helfen, verschiedene HR-Prozesse zu vereinfachen
- Unterstützen die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.
Wer verwaltet Personalrichtlinien?
Das Personalteam einer Organisation (oder diejenigen, die für Personalaufgaben verantwortlich sind) ist häufig für die Erstellung und Pflege der Personalrichtlinien zuständig. Die meisten Personalrichtlinien gelten für alle unbefristeten, befristeten, Teilzeit- und Vollzeitmitarbeitenden.
Neben der Erstellung von Personalrichtlinien benötigen Sie eine Dokumentenmanagement-Plattform oder ein System zur Verwaltung von Personalrichtlinien, um dem HR-Team zu helfen, detaillierte Mitarbeiterdaten, Personalunterlagen, Richtlinien und Verfahren zu verwalten, zu steuern und zu verarbeiten.
Personalabteilungen können HR-Fallmanagementsysteme nutzen, um die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien zu überwachen und Probleme effektiv zu lösen.
Arten von Personalrichtlinien
Es gibt viele Arten von Personalrichtlinien und -verfahren, die für ein Unternehmen (und seine Mitarbeitenden) im Laufe der Zeit vorteilhaft sein können, wie Gesundheit und Sicherheit, Sicherheit am Arbeitsplatz, Technologienutzung, Mitarbeiterverhalten, Urlaub, Rekrutierung und Auswahlprozess sowie Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Hier sind einige detailliertere Beispiele für Personalrichtlinien:
| Richtlinienbereich | Konkrete Beispiele für Personalrichtlinien |
|---|---|
| Rekrutierung und Auswahl | Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion Einstellungsverfahren Beförderungen und Versetzungen |
| Urlaub und Abwesenheit | Urlaub Gesetzliche Feiertage Familienurlaub Elternzeit Trauerurlaub Krankenstand Persönlicher Sonderurlaub Geschworenendienst |
| Gesundheit, Sicherheit und Schutz | Gesundheit und Sicherheit Gewalt am Arbeitsplatz Drogen und Alkohol Rauchen COVID-19-Protokolle |
| Mitarbeiterverhalten | Belästigung Sexuelle Belästigung Interessenkonflikte Vertraulichkeit und Verschwiegenheit Zeiterfassung und Anwesenheit Pausenregelung Bring your own device Arbeitszeitregelung Mobiles Arbeiten Kleiderordnung Waffenfreier Arbeitsplatz |
| Leistungsmanagement | Leistungsmanagement Berufliche Weiterentwicklung Arbeitsverhältnis nach Belieben Kündigung Disziplinarmaßnahmen |
| Nutzung von Technologien | Computerbenutzung und IT-Sicherheit Persönliche Geräte am Arbeitsplatz Dienstliche und private Nutzung sozialer Medien Datenschutz |
| Dienstreisen | Reisegenehmigung Kostenerstattung Hotel und Mietwagen Mahlzeiten und Tagessätze Mobiles Arbeiten |
11 Vorteile von HR-Richtlinien
HR-Richtlinien (Personalrichtlinien) können eine entscheidende Rolle beim effektiven Management einer Organisation spielen, insbesondere wenn sie wächst. Hier sind einige der Vorteile, die Sie berücksichtigen sollten.
- Konsistenz und Fairness: HR-Richtlinien stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden fair und einheitlich behandelt werden. Das hilft, ein Gefühl von Gerechtigkeit und Gleichbehandlung zu schaffen, welches für die Mitarbeitermoral und -zufriedenheit wichtig ist.
- Klare Richtlinien: Diese Richtlinien bieten klare Vorgaben für Entscheidungen und erwartetes Verhalten. Diese Klarheit trägt dazu bei, Verwirrung und Missverständnisse zwischen Mitarbeitenden und Management zu reduzieren.
- Rechtliche & regulatorische Einhaltung: HR-Richtlinien helfen Organisationen, lokale und internationale Arbeitsgesetze einzuhalten und bieten rechtlichen Schutz nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeitenden – entscheidend, um rechtliche Probleme und Bußgelder zu vermeiden.
- Verbesserte Effizienz: Standardisierte Richtlinien vereinfachen verschiedene HR-Prozesse wie Rekrutierung, Onboarding und Leistungsbeurteilungen, was zu einer höheren Effizienz führen kann.
- Konfliktlösung: Sie bieten einen Rahmen zur Behandlung und Lösung von Problemen und Konflikten am Arbeitsplatz. Das trägt dazu bei, ein harmonisches Arbeitsumfeld zu erhalten.
- Risikomanagement: Gut definierte HR-Richtlinien helfen dabei, Risiken im Zusammenhang mit Beschäftigungsfragen zu verringern. Sie geben Anweisungen zum Umgang mit sensiblen Themen wie Belästigung, Diskriminierung und Mitarbeiterbeschwerden.
- Leistungsmanagement: HR-Richtlinien helfen dabei, klare Leistungsstandards zu setzen und bieten eine Grundlage zur Bewertung der Mitarbeiterleistung. Das trägt zur Gesamtproduktivität der Organisation bei.
- Organisationskultur: Richtlinien helfen dabei, die Kultur einer Organisation zu formen. Sie legen Erwartungen an Verhalten und Umgang fest und können so ein positives und produktives Arbeitsumfeld fördern.
- Mitarbeiterentwicklung: Richtlinien zu Schulung und Weiterbildung stellen sicher, dass Mitarbeitende die Möglichkeit haben, zu lernen und sich weiterzuentwickeln, was die Arbeitszufriedenheit und Bindung erhöhen kann.
- Rekrutierung und Bindung: Klare HR-Richtlinien können ein Unternehmen für potenzielle Mitarbeitende attraktiver machen. Sie spielen auch eine Rolle bei der Mitarbeiterbindung, indem sie eine faire Behandlung sicherstellen und klare Entwicklungsmöglichkeiten bieten.
- Stärkung des Mitarbeiterengagements: Richtlinien, die auf das Wohlbefinden, Diversität und Inklusion der Mitarbeitenden abzielen, können das Engagement und die Bindung an die Organisation stärken.
HR-Richtlinien sind eine wesentliche Grundlage für den reibungslosen und effizienten Betrieb einer Organisation, wenn sie wächst und sich verändert. Sie bieten die Struktur, um Menschen in einem glücklichen, produktiven und rechtlich konformen Umfeld effektiv zu managen.
Potenzielle Nachteile von HR-Richtlinien, die es zu beachten gilt
Ihre HR-Richtlinien können nach hinten losgehen, wenn sie nicht richtig geschrieben, umgesetzt oder gepflegt werden.
Hier sind einige potenzielle Fallstricke, auf die Sie achten sollten.
- Überregulierung und Bürokratie: Zu viele HR-Richtlinien können ein starres, bürokratisches Arbeitsumfeld schaffen, das Kreativität und Innovation hemmt und zu Ineffizienzen sowie Frustration durch langsame Entscheidungsprozesse führt.
- One-size-fits-all-Ansatz: Einheitliche Richtlinien gehen möglicherweise nicht auf die besonderen Bedürfnisse einzelner Abteilungen oder Mitarbeitenden ein. Das kann zu Unzufriedenheit führen und Herausforderungen weniger effektiv begegnen.
- Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeitende können sich gegen Richtlinien wehren, die sie als übermäßig einschränkend oder nicht notwendig empfinden – vor allem, wenn diese ohne ausreichende Kommunikation oder Berücksichtigung ihres Feedbacks eingeführt werden. Dies kann zu mangelnder Akzeptanz und potenziellen Konflikten führen.
- Negative Auswirkungen auf die Moral und Arbeitgebermarke: Strenge oder strafende Richtlinien können die Mitarbeitermoral und den Ruf der Organisation als Arbeitgeber schädigen und es dadurch erschweren, Top-Talente anzuziehen und zu halten.
- Rechtliche und Compliance-Risiken: Schlecht formulierte, veraltete oder nicht konforme Richtlinien können zu rechtlichen Herausforderungen und HR-Compliance-Problemen führen und so erhebliche Risiken für das Unternehmen darstellen.
Um diese Nachteile zu verringern, ist es wichtig, dass Organisationen:
- ihre HR-Richtlinien regelmäßig überprüfen und aktualisieren
- sicherstellen, dass sie klar kommuniziert und verstanden werden
- ein Gleichgewicht zwischen notwendiger Regulierung und Flexibilität wahren.
Die Mitarbeitenden in die Entwicklung dieser Richtlinien einzubinden, kann ebenfalls dazu beitragen, dass sie akzeptiert werden und für die Bedürfnisse der Belegschaft relevant sind.
Ist eine HR-Richtlinie dasselbe wie eine Unternehmensrichtlinie oder Leitlinie?
Die Begriffe „HR-Richtlinie“, „Unternehmensrichtlinie“, „Firmenrichtlinie“ und „Arbeitsplatzrichtlinie“ werden oft synonym verwendet und meinen eigentlich das Gleiche.
Allerdings können einige Unternehmensrichtlinien auch allgemeinere Abläufe der Organisation betreffen und von einer anderen Abteilung als der Personalabteilung erstellt und gepflegt werden (z. B. Zugang zu Einrichtungen, Computersicherheit, Notfallvorsorge usw.).
Richtlinien sind eine Reihe von Regeln, keine Leitlinien.
Laut HR-Experte Tim Reitsma: „Wenn ich das Wort Richtlinie höre, kann es als einschränkend verstanden werden. Wenn wir aber „Richtlinie“ durch „Leitfaden“ ersetzen, fehlt leider die notwendige Verbindlichkeit.“
Wo sind HR-Richtlinien üblicherweise zu finden?
Ein wichtiger Bestandteil einer Checkliste für neue Mitarbeitende und des Onboarding-Programms ist es, gemeinsam mit dem Mitarbeitenden die spezifischen Richtlinien zu besprechen, die ihn oder sie am ersten Tag oder in der ersten Woche betreffen könnten.
HR-Richtlinien können als schriftliche Richtlinien, als digitale und/oder druckbare Richtlinien und an Orten existieren, die für Mitarbeitende leicht zugänglich sind.
Sie können in der HR-Software gespeichert sein oder manchmal im Unternehmensintranet oder auf gemeinsamen Festplatten abgelegt werden. Häufig findet man sie in Arbeitsverträgen, Mitarbeiterhandbüchern und Unternehmensrichtlinien-Handbüchern. Der Detailgrad in diesen Dokumenten variiert jedoch.
Warum sind nicht alle HR-Richtlinien im Arbeitsvertrag enthalten?
Im Arbeitsvertrag Ihres Unternehmens kann festgelegt werden, wie viel Urlaub ein Teammitglied erhält, während eine separate Urlaubsrichtlinie beschreibt, wie ein Mitarbeitender Urlaub beantragen kann, wie er genehmigt wird, was passiert, wenn er nicht vollständig genommen wird usw.
Die Trennung stellt sicher, dass der Arbeitsvertrag nicht übermäßig lang und komplex wird. Außerdem können so bestimmte Aspekte des Beschäftigungsverhältnisses individuell angepasst werden, z. B. wie viel Urlaubsanspruch eine Person erhält (Arbeitsvertrag) und dies kann von der allgemeinen Urlaubsrichtlinie getrennt werden (Personalhandbuch).
Die Dokumentation von Richtlinien außerhalb des Arbeitsvertrags ermöglicht es zudem, diese im Laufe der Zeit zu aktualisieren, ohne jede einzelne Vereinbarung anpassen zu müssen.
Es ist auch hilfreich, eine gekürzte Version Ihres Mitarbeiterhandbuchs speziell für neue Mitarbeitende anzubieten, damit sie nicht gleich zu Beginn mit zu vielen Informationen überfordert werden.
Wann sollten Sie Personalrichtlinien entwickeln?
Einige HR-Richtlinien können sich aus den Bedürfnissen der Organisation ergeben oder wenn bestimmte Aspekte des Arbeitsverhältnisses zu schwierig werden, um sie jeweils im Einzelfall zu regeln.
Andere Richtlinien sollten proaktiv entwickelt werden, um Mitarbeitende zu leiten, zu stärken oder zu schützen; um Klarheit in organisatorische Fragestellungen zu bringen; oder um die umfassenderen Interessen der Organisation zu schützen.
Hier sind einige allgemeine Hinweise, wann Sie HR-Richtlinien erstellen sollten.
Erstellen Sie Richtlinien, die direkt mit dem Arbeitsvertrag zusammenhängen
Ein guter Anfang ist es, Richtlinien zu erstellen, die sich direkt auf Mitarbeitervorteile sowie auf die Rechte und Pflichten von Mitarbeitenden und Arbeitgeber, wie sie im Arbeitsvertrag festgelegt sind, beziehen.
Viele Arbeitsverträge geben beispielsweise die Urlaubsberechtigung, verschiedene Arten von Sozialleistungen und die Kündigungsmodalitäten des Arbeitsverhältnisses an (z. B. Beschäftigung nach Belieben).
Verwandte HR-Richtlinien gehen dabei detaillierter auf die zugehörigen Verfahren ein.
Weitere Beispiele, wie sich die Umsetzung von Richtlinien zwischen Arbeitsvertrag und Mitarbeiterhandbuch unterscheidet, finden Sie im Abschnitt weiter unten.
Erstellen Sie Richtlinien, die gesetzlich vorgeschrieben sind
Im Zweifelsfall nutzen Sie die geltenden Gesetze (Landes-/Provinzgesetze, Bundesgesetze) und gängige arbeitsrechtliche Praktiken als Ausgangspunkt für die Erstellung einer Richtlinie.
In Kanada und den USA gibt es viele arbeitsrechtliche Vorschriften, die die Mindestanforderungen an Arbeitgeber in Bezug auf viele dieser Richtlinien festlegen, wie zum Beispiel:
Erstellen Sie Richtlinien, die einen positiven Einfluss auf Mitarbeitende und Organisation haben
Joerg Clement, eine Führungskraft in der Bildverarbeitungsbranche, bringt es auf den Punkt:
„Die Umsetzung von Prozessen und Richtlinien bildet die Grundlage für das Engagement einer Organisation für kontinuierliche Verbesserung. Die Anforderungen und Erwartungen von Kunden und Mitarbeitenden entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter. Es ist wichtig, schnell auf Veränderungen am Markt reagieren zu können, und das gelingt, indem man Prozesse und Richtlinien auf erfolgreiche Ergebnisse ausrichtet.“
Konzentrieren Sie sich auf diejenigen HR-Richtlinien, die den größten positiven Einfluss auf die Mitarbeitenden und die Organisation haben. Wenn Sie über eine neue Richtlinie nachdenken, stellen Sie sich diese Fragen:
- Wie wird diese Richtlinie die Mitarbeitenden befähigen und schützen?
- Wie wird sie eine starke und leistungsfähige Arbeitsplatzkultur schaffen?
- Werden die organisatorischen Werte und Prinzipien unterstützt?
- Wie hilft diese Richtlinie dabei, ein erfolgreiches und zusammenhaltendes Team zu schaffen?
- Wird diese Richtlinie Risiken minimieren?
- Erfüllt diese Richtlinie die geltenden gesetzlichen Anforderungen?
Wenn Sie alle diese Fragen mit „Ja“ beantworten, lohnt es sich wahrscheinlich, diese Richtlinie zu erstellen!
Welche HR-Richtlinien sollten in Ihrem Mitarbeitendenhandbuch stehen?
Sie müssen schriftliche Richtlinien entwickeln, die unmittelbar mit dem Arbeitsvertrag zusammenhängen oder durch Arbeitsrecht vorgeschrieben sind.
Die folgenden sechs Richtlinien können sich sowohl für Vollzeit- als auch für Teilzeitmitarbeitende sowie für die implementierenden Organisationen positiv auswirken.
- Richtlinie zu Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion
- Richtlinie gegen Belästigung
- Richtlinie für Fernarbeit / Telearbeit
- Social-Media-Richtlinie
- Richtlinie zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
- Richtlinie zu Urlaub und Freistellung
Im Zweifelsfall nutzen Sie das Arbeitsrecht, andere anwendbare Gesetze (lokale Gesetze, Landes-/Provinzgesetze, Bundesgesetze) und bewährte arbeitsrechtliche Praktiken als Ausgangspunkt
Beispielsweise legen Arbeitsgesetze wie der Family and Medical Leave Act (FMLA) und der Americans With Disabilities Act in den USA sowie das Employment Standards Act of BC in Kanada die Mindestanforderungen für Arbeitgebende in Bezug auf viele dieser Richtlinien fest.
Richtlinie zu Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion
Das Streben nach mehr Gleichstellung am Arbeitsplatz, sei es in Bezug auf Herkunft oder Geschlecht, war noch nie so ausgeprägt wie heute. Angesichts weltweiter Proteste gegen systemischen Rassismus und Bewegungen wie Black Lives Matter sollte das auch bei Ihnen oberste Priorität haben.
Die meisten Studien, zum Beispiel diese Untersuchung von Glassdoor, zeigen, dass Arbeitssuchende wissen wollen, dass potenzielle Arbeitgebende sich für Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion engagieren.
Laut PwC geben 87 % der globalen Unternehmen an, dass Diversität und Inklusion eine organisatorische Priorität sind.
Stellenanzeigen, in denen Fachkräfte für Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion gesucht werden, sind in den letzten Jahren häufiger geworden.
Die Jobbörsen Glassdoor und ZipRecruiter erkennen dies an; Glassdoor hat etwa neue Produkte eingeführt, die auf mehr Gleichheit am Arbeitsplatz abzielen. Sie erkennen, dass die Entwicklung und Veröffentlichung einer umfassenden Richtlinie und eines Programms einen entscheidenden Vorteil bei der Gewinnung von Top-Talenten bieten kann.
Salesforce hat eine/n Chief Equality Officer, was das Engagement des Unternehmens für Gleichberechtigung und dessen Unterstützung auf höchster Führungsebene unterstreicht. Die „Equality for All“-Richtlinie ist auf der Website verfügbar und beschreibt die Werte und Überzeugungen hinsichtlich gleicher Rechte, gleicher Bezahlung, gleicher Bildung und gleicher Chancen.
Richtlinie zum Schutz vor Belästigung
Wie Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion sind Richtlinien gegen Belästigung heute wichtiger denn je.
Zweck einer Richtlinie zum Schutz vor Belästigung, wie dieser von Google, ist es, die Position Ihres Unternehmens zu angemessenem und respektvollem Verhalten am Arbeitsplatz darzulegen und die Verantwortung aller Beteiligten zu verstärken, eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen und aufrechtzuerhalten.
Laut dem Canada Labour Code werden Belästigung und Gewalt wie folgt definiert:
"Jede Handlung, jedes Verhalten oder jeder Kommentar, einschließlich sexueller Art, von der vernünftigerweise erwartet werden kann, dass sie bei einer Arbeitskraft Anstoß, Demütigung oder andere körperliche oder psychische Verletzungen oder Krankheiten verursacht, einschließlich jeglicher vorgeschriebenen Handlung, Verhaltensweise oder Kommentar."
Sexuelle Belästigung ist eine der häufigsten Formen von Belästigung. Die #MeToo-Bewegung hat viele schwerwiegende Probleme sowie den erheblichen Schaden, den Belästigung und Gewalt für Menschen verursachen können, offengelegt.
Daher sollten Sie in Erwägung ziehen, eine eigene Unternehmensrichtlinie oder einen Abschnitt in einer allgemeineren Richtlinie zu haben, der sich speziell mit sexueller Belästigung befasst.
Eine gute Richtlinie zum Schutz vor Belästigung sollte auch andere Arten von Belästigung abdecken, einschließlich rassistischer Beleidigungen, körperlicher Drohungen und abwertender Witze.
Richtlinie für Remote-Arbeit / Telearbeit
Das COVID-19-Coronavirus hat eine weltweite Krise ausgelöst, die Einzelpersonen, Unternehmen und Volkswirtschaften auf der ganzen Welt betrifft.
Deshalb haben viele Unternehmen beschlossen, Homeoffice (WFH) und Remote-Arbeitsrichtlinien einzuführen, um besser durch diese Krise zu kommen.
Es wird erwartet, dass sich dieser Trend auch über die aktuelle Pandemie hinaus fortsetzen wird. Eine Umfrage unter CFOs vom März 2020 von Gartner, Inc. ergab, dass 74 % der befragten Unternehmen mindestens 5 % ihrer zuvor vor Ort arbeitenden Belegschaft dauerhaft in Remote-Positionen versetzen werden, sobald COVID-19 vorbei ist. Große Unternehmen wie Shopify, Microsoft und Facebook verlagern dauerhaft mehr Mitarbeitende ins Homeoffice. Das kanadische Unternehmen Shopify hat sogar viele seiner Remote-Arbeitsstrategien auf seiner Website veröffentlicht.
Eine HR-Richtlinie zur Remote-Arbeit, wie dieses Beispiel von Remote.co, sollte folgende Punkte beinhalten:
- Geschichte der Remote-Arbeit im Unternehmen
- Wer ist berechtigt, remote zu arbeiten
- Wie oft / wie lange ein Teammitglied remote arbeiten kann
- Wie ein Antrag auf Remote-Arbeit gestellt werden kann
- Kommunikationsprotokolle und Standards im Team
- Tools, Ausrüstung und Ressourcen, die benötigt werden, um Remote-Arbeit zu unterstützen.
Richtlinie zur Nutzung sozialer Medien
Soziale Medien sind ein wichtiger Bestandteil jeder digitalen Marketingstrategie. Wie Ihr Unternehmen online dargestellt wird – durch Sie selbst und Ihre Teammitglieder – kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg Ihrer Marke ausmachen.
Indem Sie Regeln für die Social Media Nutzung durch Teammitglieder sowohl privat als auch betrieblich festlegen, minimieren Sie Risiken für Ihr Unternehmen, Ihre Marke sowie für die Motivation und das Engagement Ihrer Mitarbeiter*innen.
Niemand möchte sich für das Unternehmen, für das er arbeitet, wegen der Social-Media-Aktivitäten eines Kollegen schämen müssen.
Die meisten HR-Richtlinien sind „lebende“ Regelwerke; sie müssen regelmäßig überarbeitet und aktuell gehalten werden. Allerdings müssen insbesondere Richtlinien für soziale Medien häufiger als andere aktualisiert werden, da sich die Social-Media-Landschaft ständig verändert.
Das in Vancouver ansässige Unternehmen Hootsuite, eine Plattform für Social Media Management, bietet hervorragende Richtlinien zur Entwicklung Ihrer eigenen Social-Media-Richtlinie sowie eine hilfreiche Vorlage für eine Social-Media-Policy.
Richtlinie für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Eine Richtlinie zum Arbeits- und Gesundheitsschutz, wie diese von Lyft, enthält oftmals Verfahren, Arbeitsplatzbedingungen, Notfallkontakte und weitere besondere Anforderungen (z. B. COVID-19-Sicherheitsprotokolle), die notwendig sind, um Mitarbeiter zu schützen.
Organisationen wie die Arbeitsschutzbehörde des US-Arbeitsministeriums (OSHA) verlangen außerdem die Einhaltung bestimmter Mindeststandards, um das Wohlbefinden der Beschäftigten zu gewährleisten.
Arbeitsplatzgewalt steht in direktem Zusammenhang mit Gesundheit, Sicherheit und Schutz der Mitarbeitenden, wird jedoch meist in einer eigenen Richtlinie geregelt.
So enthält z. B. das Mitarbeitermanual von Disney ein ganzes Kapitel zu Gesundheit, Sicherheit und Schutz, einschließlich einer Richtlinie zum Umgang mit Gewalt am Arbeitsplatz.
Urlaubs- und Freistellungsregelungen
In der Realität benötigen Menschen gelegentlich Zeit fern von der Arbeit, um gesundheitliche Probleme zu bewältigen, familiäre Notfälle zu regeln oder einfach um im Urlaub zu entspannen!
Klare und umfassende Urlaubsregelungen helfen Ihrem Team, Stress zu vermeiden, denn so wissen die Mitarbeitenden, dass sie auch in schwierigen Situationen, etwa während der COVID-19-Pandemie, unterstützt werden.
Diese Personalrichtlinien legen dar, wer anspruchsberechtigt ist und wie die Beantragung von Urlaub abläuft. Sie sind getrennt von HR-Informationssystemen, die den Urlaub erfassen – aber Regelung und System sollten übereinstimmen.
Hier sind einige der verschiedenen Arten von Urlaubsregelungen, die Sie in etwa dieser Priorität berücksichtigen sollten. (Beachten Sie, dass für alle diese Urlaubsarten arbeitsrechtliche Mindeststandards gelten.)
Arten von Urlaubsregelungen
- Gesetzliche Feiertage: staatlich anerkannte Feiertage wie Erntedankfest und Weihnachten
- Urlaub: geplante Auszeiten zur Erholung und Entspannung
- Krankenstand / Krankenurlaub: arbeitsfreie Zeit wegen Krankheit oder Krankenhausaufenthalt
- Familienurlaub: im Zusammenhang mit Betreuung, Gesundheit oder Ausbildung eines Familienmitglieds
- Elternzeit: Zeit für leibliche Eltern zur Betreuung eines Neugeborenen
- Trauerurlaub: im Zusammenhang mit dem Tod eines Familienangehörigen
- Beurlaubung: längere, unbezahlte Freistellung aus persönlichen Gründen.
Urlaubsregelungen können – je nach Umsetzung – auch zu Diskussionen führen. Im folgenden Abschnitt „Zu vermeidende Richtlinien“ erfahren Sie, was bei der Erstellung von Urlaubsregelungen zu beachten ist.
Das sind die Themen, die Sie in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen sollten. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, Software für Mitarbeiterhandbücher zur Erstellung, Pflege und Verteilung zu nutzen.
Welche Richtlinien sollten Sie in Ihrem Mitarbeiterhandbuch vermeiden?
Neben den wichtigen und notwendigen Richtlinien, die Ihr Mitarbeiterhandbuch enthalten sollte, ist es auch wichtig, jene zu kennen, die sich negativ auf Ihre Unternehmenskultur auswirken, Mitarbeiter demotivieren oder potenzielle neue Kollegen abschrecken könnten.
Vermeiden Sie Richtlinien, die zu bürokratisch und starr sind, kein Vertrauen in Ihr Team zeigen oder einfach veraltet und in modernen, mitarbeiterorientierten und fortschrittlichen Organisationen nicht mehr relevant sind.
Im Folgenden finden Sie einige HR-Richtlinien, die Sie ganz weglassen oder zumindest mit Vorsicht definieren sollten.
Strikte Kleiderordnung
Es gibt nach wie vor Situationen, in denen Kleidungsrichtlinien sinnvoll sind, etwa bei Kundenterminen oder auf Messen. Im Allgemeinen sind jedoch die Zeiten vorbei, in denen Unternehmen die Farbe der Hose oder das Tragen von Jeans vorschreiben konnten.
Mary Barra, Geschäftsführerin von General Motors, hat den 10-seitigen Dresscode des Herstellers auf nur zwei Worte reduziert, die für die meisten Unternehmen zutreffen: „angemessen kleiden“.
Unflexible Freistellung
Bieten Sie Ihren festangestellten Mitarbeitenden Flexibilität, wenn sie gelegentlich etwas Zeit benötigen, um z. B. einen Arzttermin wahrzunehmen oder an einem Elternsprechtag teilzunehmen.
Anders als bei Stundenkräften müssen Sie nicht jede Arbeits- und Nichtarbeitsstunde erfassen lassen, wie Soll- und Habenbuchungen auf einem Bankkonto.
Misstrauischer Trauerurlaub
„Hm, ist deine Oma wirklich gestorben?“ Das ist das Letzte, was jemand nach einem schweren persönlichen Verlust hören möchte – aber genau das fragen Sie im Grunde, wenn Ihre Trauerurlaubsregelung einen Nachweis wie eine Sterbeurkunde verlangt.
Viele fortschrittliche Organisationen bieten ihren Mitarbeitenden außerdem bezahlten Trauerurlaub an, damit sie keinen wertvollen Erholungsurlaub (der zum Ausruhen und Entspannen genutzt werden sollte) oder Krankheitstage für familiäre Krisen opfern müssen.
Private Handynutzung und Internetgebrauch
Personalrichtlinien, die die Nutzung persönlicher Mobiltelefone am Arbeitsplatz oder die private Internetnutzung an Arbeitsrechnern verbieten, sind immer weniger zeitgemäß.
Psychologische Forschungen zeigen, dass Pausen während der Arbeit notwendig sind, um Energie, Motivation und Konzentration aufrechtzuerhalten.
Spazierengehen, Dehnübungen oder Meditation sind alles gute Möglichkeiten, eine mentale Pause einzulegen.
Wenn das Wetter nicht mitspielt, sind im Internet surfen, durch soziale Medien stöbern oder mit einem Freund außerhalb der Arbeit zu chatten ebenfalls gute Alternativen.
Zuviel davon ist natürlich nicht in Ordnung, aber solche Fälle sind meist selten und lassen sich individuell mit dem Teammitglied besprechen.
Und... denken Sie an Klarheit, Sprache und Tonfall
Beachten Sie, dass Richtlinien – egal wie gut die Absicht ist – trotzdem autoritär und bürokratisch wirken können.
Die Art und Weise, wie Richtlinien formuliert und präsentiert werden, hat daher großen Einfluss darauf, wie sie von den Menschen in Ihrer Organisation aufgenommen werden und wie sich die Organisationskultur entwickelt.
Carla Nordean, Director of People and Culture bei Squirrel Systems, merkt an: „Der allgemeine Ton im Handbuch hat großen Einfluss auf die Unternehmenskultur. Wenn Ihr Handbuch mit unterdrückender Sprache geschrieben ist ("Mitarbeitende müssen/dürfen nicht ..."), könnten neue Mitarbeitende daran zweifeln, ob sie dem richtigen Unternehmen beigetreten sind.“
Tim Reitsma ergänzt: „Die Sprache, die wir für unsere Richtlinien wählen, spielt eine Rolle. Manche Formulierungen sind ein ‚müssen‘, aber wir könnten die Sprache auch abschwächen, z. B. durch ‚Sie sind dafür verantwortlich, dass…‘.“
So schreiben Sie Ihre HR-Richtlinien
Wirksame HR-Richtlinien entstehen durch einen sorgfältigen Prozess, der auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation, gesetzliche Vorgaben und bewährte Methoden im Personalmanagement eingeht.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen beim Verfassen von HR-Richtlinien hilft:
1. Bedarf ermitteln
- Ermitteln Sie zunächst die Bereiche in Ihrer Organisation, die formelle Richtlinien erfordern. Dies kann auf gesetzlichen Vorgaben, organisatorischen Bedürfnissen oder Rückmeldungen von Mitarbeitenden beruhen.
2. Recherche
- Recherchieren Sie relevante Gesetze und Vorschriften, um die Einhaltung sicherzustellen
- Verschaffen Sie sich einen Überblick über Branchenstandards und Best Practices
- Schauen Sie sich Richtlinien ähnlicher Organisationen zur Inspiration an.
3. Beteiligte konsultieren
- Beziehen Sie verschiedene Beteiligte ein, darunter das Management, Mitarbeitende und ggf. juristische Berater, um Input und verschiedene Perspektiven zu erhalten
4. Entwurf erstellen
Nutzen Sie dieses Format, um Ihren Entwurf zu erstellen.
- Titel: Geben Sie klar an, worum es in der Richtlinie geht.
- Zweck: Erklären Sie, warum die Richtlinie eingeführt wird und warum sie wichtig ist.
- Geltungsbereich: Definieren Sie, für wen die Richtlinie gilt (z. B. alle Mitarbeitenden, bestimmte Abteilungen).
- Richtlinienaussage: Legen Sie den Standpunkt oder die Vorschriften der Organisation zu dem jeweiligen Thema dar.
- Verfahren: Beschreiben Sie die Schritte oder Abläufe, die Mitarbeitende und das Management in Bezug auf die Richtlinie befolgen müssen.
- Verantwortlichkeiten: Spezifizieren Sie die Verantwortlichkeiten der verschiedenen Beteiligten (Mitarbeitende, Personalabteilung, Führungskräfte) gemäß der Richtlinie.
- Durchsetzung: Erläutern Sie, wie die Richtlinie durchgesetzt wird und welche Folgen eine Nichteinhaltung hat.
- Überprüfung und Anpassung: Geben Sie an, wie und wann die Richtlinie überprüft und aktualisiert wird.
6. Überprüfen und Überarbeiten
- Lassen Sie den Entwurf von Personalverantwortlichen und juristischen Fachkräften prüfen, um sicherzustellen, dass er die gesetzlichen Anforderungen sowie die Ziele der Organisation erfüllt.
- Überarbeiten Sie die Richtlinie auf Grundlage des erhaltenen Feedbacks.
7. Genehmigen und Verteilen
- Holen Sie die Genehmigung durch das Top-Management ein.
- Kommunizieren Sie die Richtlinie an alle Mitarbeitenden über geeignete Kanäle (z. B. E-Mail, Unternehmens-Intranet, Mitarbeitendenversammlungen).
- Bieten Sie, falls notwendig, Schulungen an, wenn die Richtlinie Verhaltens- oder Prozessänderungen erfordert.
8. Implementieren und Überwachen
- Setzen Sie die Richtlinie um und überwachen Sie ihre Wirksamkeit.
- Seien Sie bereit, Fragen zu beantworten und bei Bedarf weitere Erläuterungen zu geben.
9. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung
- Überprüfen Sie die Richtlinie regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie weiterhin aktuell und mit geltenden Gesetzen und Vorschriften konform ist.
- Aktualisieren Sie die Richtlinie bei Bedarf und informieren Sie die Mitarbeitenden über wesentliche Änderungen.
Best Practices zur Erstellung von Personalrichtlinien
1. An den Zielen und Werten der Organisation ausrichten
- Stellen Sie sicher, dass jede Richtlinie mit der Mission, Vision und den Kernwerten Ihrer Organisation übereinstimmt. Richtlinien sollten die übergeordneten strategischen Ziele unterstützen und die Unternehmenskultur stärken.
2. Klar und prägnant formulieren
- Verwenden Sie eine einfache, verständliche Sprache. Vermeiden Sie juristische Fachbegriffe oder komplizierte Ausdrücke, die Mitarbeitende verwirren könnten. Ziel ist es, die Richtlinien so klar und zugänglich wie möglich zu machen, um Verständnis und Einhaltung zu gewährleisten.
3. Rechtskonformität sicherstellen
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien alle relevanten lokalen, regionalen und nationalen Gesetze und Vorschriften einhalten. Dies kann die Konsultation juristischer Fachleute oder HR-Experten erfordern, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
4. Beteiligte am Entwicklungsprozess einbeziehen
- Binden Sie eine vielfältige Gruppe von Beteiligten, darunter Mitarbeitende aus verschiedenen Ebenen und Abteilungen, in die Entwicklung der Richtlinien ein. Dadurch wird sichergestellt, dass die Richtlinien realistisch, praxisnah und auf die Bedürfnisse sowie Anliegen der gesamten Belegschaft abgestimmt sind.
5. Flexibilität bewahren
- Richtlinien sollten klare Leitlinien bieten, müssen aber auch eine gewisse Flexibilität zulassen, um auf Ausnahmesituationen eingehen zu können. Zu starre Regelungen können unnötige Einschränkungen verursachen und eine effektive Entscheidungsfindung behindern.
6. Den Fokus auf die Mitarbeitenden legen
- Berücksichtigen Sie, wie sich die Richtlinien auf die Mitarbeitenden auswirken. Sie sollten fair sein, ein positives Arbeitsumfeld fördern und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden unterstützen.
7. Beispiele bereitstellen
- Ergänzen Sie, wo sinnvoll, Beispiele, um die Anwendung der Richtlinie zu verdeutlichen. Das hilft, Missverständnisse zu vermeiden und zeigt, wie die Richtlinie in der Praxis ausgelegt werden sollte.
8. Verantwortlichkeiten und Konsequenzen darlegen
- Definieren Sie klar, wer im Rahmen jeder Richtlinie welche Verantwortung trägt und welche Folgen Verstöße haben. Diese Regelung der Verantwortlichkeiten sorgt dafür, dass die Richtlinie ernst genommen und eingehalten wird.
9. Kommunizieren und schulen
- Sobald die Richtlinien entwickelt sind, kommunizieren Sie diese effektiv an alle Mitarbeitenden. Ziehen Sie Schulungen oder Workshops in Betracht, um sicherzustellen, dass jeder die Richtlinien versteht und weiß, wie sie auf seine Rolle zutreffen.
10. Regelmäßig überprüfen und aktualisieren
- Überprüfen Sie Ihre HR-Richtlinien regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie relevant, effektiv und rechtlich konform bleiben. Aktualisieren Sie sie bei Bedarf, insbesondere bei Änderungen von Gesetzen, der Organisationsstruktur oder strategischen Zielen.
11. Zugänglichkeit sicherstellen
- Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden einfachen Zugang zu den Richtlinien haben, sei es über ein Intranet, ein Mitarbeiterhandbuch oder ein anderes zugängliches Format.
12. Transparenz und offene Kommunikation fördern
- Ermutigen Sie Mitarbeitende, Feedback zu den Richtlinien zu geben, und pflegen Sie eine offene Tür für Fragen oder Bedenken im Zusammenhang mit HR-Richtlinien. Dies fördert eine Kultur der Transparenz und kontinuierlichen Verbesserung.
