Wie Sie den ROI der Mitarbeiter-Einarbeitung maximieren
Eine Studie von Leena AI ergab, dass die durchschnittlichen Onboarding-Kosten von KMU zwischen $600-$1.800 pro Mitarbeiter liegen, während sie bei großen Unternehmen über $3.000 betragen.
Diese Kosten summieren sich – und dabei sind die Opportunitätskosten, wenn eine Neueinstellung das Unternehmen früh verlässt oder länger braucht, um produktiv zu werden, noch nicht berücksichtigt.
Das Onboarding ist der entscheidende erste Schritt in der Mitarbeiterreise: Es sorgt für einen guten ersten Eindruck und trägt dazu bei, den Grundstein für den langfristigen Erfolg neuer Kolleginnen und Kollegen zu legen.
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Nutzen Sie diesen Artikel, um den maximalen ROI aus Ihren Onboarding-Aktivitäten herauszuholen.
Wie wirkt sich Onboarding auf Ihr Geschäftsergebnis aus?
Das Ziel eines effektiven Onboarding-Prozesses ist es, neue Mitarbeitende so effizient wie möglich zu integrieren und produktiv zu machen. Darüber hinaus kann Onboarding Fluktuation senken und die Unternehmenskultur stärken.
Eine Umfrage von Talmundo ergab beispielsweise, dass mehr als 50 % der Befragten sagten, dass das Onboarding die Einarbeitungszeit verkürzt.
Eine andere Studie von SHRM zeigte, dass Organisationen effektives Onboarding als förderlich für höhere Bindungsraten (52 Prozent), schnellere Produktivität (60 Prozent) und insgesamt bessere Kundenzufriedenheit (53 Prozent) ansehen.
Da es schätzungsweise 21 % des Jahresgehalts kostet, um eine Stelle neu zu besetzen, kann sich allein durch eine höhere Mitarbeiterbindung ein signifikanter Onboarding-ROI ergeben.
Wie steigern Sie den Onboarding-ROI?
Nachdem wir nun die möglichen Kosten betrachtet haben: Wie maximieren Sie Ihren ROI?
Einbindung von Pre-Boarding-Aktivitäten
Beginnen Sie mit dem Onboarding bereits vor dem ersten Arbeitstag – etwa durch das Versenden von Willkommens-E-Mails, Handbüchern, Tutorials und HR-Dokumenten. Das macht den Prozess effizienter.
Preboarding bindet neue Mitarbeitende frühzeitig ein, stärkt ihr Selbstvertrauen und beschleunigt den Onboarding-Prozess. Tatsächlich zeigt eine Untersuchung der Aberdeen Group, dass 83 % der erfolgreichsten Unternehmen das Onboarding bereits vor dem ersten Arbeitstag starten.
Wir warten nicht bis zum ersten Tag, um den Prozess zu starten. Wenn jemand ins Büro kommt (oder, falls remote, sich erstmals einloggt), sind die Geräte bereitgestellt, die Zugänge eingerichtet und der Zeitplan für die erste Woche steht bereits fest.
Hinterlassen Sie einen starken ersten Eindruck
Laut Studien findet 20 % der Mitarbeiterfluktuation innerhalb der ersten 45 Tage statt – ein guter erster Eindruck ist daher entscheidend.
Mit dem Preboarding geht es los, gefolgt von der Orientierungsphase und dem ersten Monat. Hier ist der richtige Moment, die Mission, Vision und Werte des Unternehmens sowie Entwicklungschancen vorzustellen – idealerweise anhand echter Geschichten oder Beispiele, die zeigen, wie diese Werte gelebt werden und eine emotionale Bindung schaffen.
Zu den wichtigsten Aktivitäten in der Orientierungsphase gehören:
- Persönliche Begegnungen mit dem Führungsteam
- Die Zuteilung eines Mentors oder Ansprechpartners
- Praktische Erfahrung mit den Produkten und/oder Dienstleistungen des Unternehmens
- Zielvereinbarungen inklusive "Quick Wins" zur Erfolgssteigerung
- Abstimmung zu Trainings- und Weiterbildungsmaßnahmen
Auch kleine Gesten wie ein Welcome-Kit oder ein individuell gestalteter Arbeitsplatz können einen nachhaltig positiven Eindruck hinterlassen.
Sorgen Sie für einen konsistenten Prozess
Uneinheitliches Onboarding führt zu unterschiedlichen Ergebnissen und erschwert die Erfolgsmessung.
Wie bei den meisten Themen sorgt ein klar ausgearbeiteter Onboarding-Plan, der individuell angepasst werden kann, für Einheitlichkeit.
Einige Elemente, wie Begrüßungspräsentationen der Führungsebene, können über verschiedene Pläne hinweg standardisiert werden und schaffen dadurch Freiraum, um das Onboarding-Erlebnis zu personalisieren.
Gerade bei der Orientierung gibt es die meisten Überschneidungen zwischen den Rollen. Es wird empfohlen, mindestens einen 90-Tage-Onboarding-Plan zu erstellen. Wie ich noch erläutern werde, sollte es dabei aber nicht bleiben.
Verbringen Sie mehr Zeit mit dem Onboarding
Auch wenn 90 Tage ein guter Richtwert sind, wie in diesem HBR-Artikel hervorgehoben wird, kann es bei Neueinstellungen fast ein Jahr dauern, bis sie die volle Leistungsfähigkeit erreichen – insbesondere in höheren Positionen.
Sorgen Sie also auch nach den ersten drei Monaten dafür, dass die neue Fachkraft weiterhin regelmäßige Unterstützung erhält – etwa durch kontinuierliches Feedback wie 1:1-Gespräche mit Führungskräften.
Soziale Integration einbeziehen
Untersuchungen haben gezeigt, dass positive soziale Interaktionen am Arbeitsplatz direkten Einfluss auf die physiologischen Prozesse des Körpers haben. Positive soziale Interaktionen stärken außerdem die eigene Widerstandsfähigkeit.
Das alles bedeutet: Die Förderung von Arbeitsbeziehungen steigert Produktivität und Engagement. Ein guter Ansatz dafür ist ein Buddy-System.
Laut Microsoft-Datenanalysten, die für den Harvard Business Review schreiben, gilt: Je öfter ein Onboarding-Buddy sich mit einem neuen Teammitglied trifft, desto höher nimmt dieses die eigene Geschwindigkeit zur Produktivität wahr:
- 56% der Neueinstellungen, die ihren Onboarding-Buddy mindestens einmal in den ersten 90 Tagen getroffen haben, gaben an, dass ihnen ihr Buddy geholfen hat, schnell produktiv zu werden.
- 73% bei zwei bis drei Treffen
- 86% bei vier bis acht Treffen
- 97% bei mehr als acht Treffen.
Eine weitere unterhaltsame Idee aus Mike Gibbons Artikel über Best Practices fürs Onboarding von Mitarbeitenden sind Rookie Cookies:
„Bei einem Unternehmen, für das ich gearbeitet habe, gab es eine Praxis namens ‚Rookie Cookies‘. Neue Mitarbeitende wurden ermutigt, Kekse zu backen (oder zu kaufen). Kolleg:innen kamen vorbei, stellten sich vor, griffen nach einem Keks und plauderten ein wenig. Das war eine tolle (und köstliche!) Möglichkeit, neue Kolleg:innen zum ersten Mal kennenzulernen.“
Außerdem fördert es Beziehungen und entlastet Führungskräfte, wenn Onboarding-Aufgaben auf mehrere Teammitglieder oder sogar Abteilungen verteilt werden.
Wenn Sie internationale Mitarbeitende onboarden, lohnt es sich vielleicht, sie zumindest für die erste Woche ins Büro zu holen.
Automatisierung nutzen
Durch Automatisierung steigt der ROI des Onboardings: Manuelle Arbeit wird reduziert, Fehler werden minimiert, und wiederkehrende Aufgaben werden effizienter abgewickelt. Das spart Zeit und Kosten.
„Wir setzen auf Technik, um das Onboarding weniger zur Kopfschmerzfalle zu machen", sagt Tetiana Burda, CAO bei Syndicode. „So nutzen wir zum Beispiel Onboarding-Tools, um sich wiederholende Aufgaben wie das Versenden von Willkommens-E-Mails, die Organisation von Trainingsmodulen oder das digitale Unterzeichnen von Verträgen vor dem ersten Tag zu automatisieren. Viele unterschätzen, wie viel Reibung sich mit einfacher Automatisierung vermeiden lässt. Das gibt HR den Raum, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die menschliche Verbindung.“
Wie lässt sich der ROI des Onboardings messen?
Um den ROI des Onboardings zu messen, sollten Sie Tools wie Onboarding-Software, HRMS usw. nutzen, um beispielsweise folgende Kennzahlen nachzuverfolgen:
- Mitarbeiterbindungsraten: Vergleichen Sie die Bindungsraten von Mitarbeitenden, die ein strukturiertes Onboarding durchlaufen haben, mit denen ohne Onboarding. Eine höhere Bindungsrate bei Onboarded-Mitarbeitenden deutet auf den Erfolg des Programms hin.
- Zeit bis zur Produktivität: Messen Sie, wie lange neue Mitarbeitende benötigen, um volle Produktivität oder Kompetenz in ihrer Rolle zu erreichen. Schnellere Einarbeitungszeiten können auf ein gelungenes Onboarding hinweisen.
- Mitarbeiterengagement: Nutzen Sie Onboarding-Umfragen, um herauszufinden, wie neue Mitarbeitende den Onboarding-Prozess wahrnehmen und wie engagiert sie während und nach dem Onboarding sind. Höheres Engagement steht meist im Zusammenhang mit einem besseren ROI.
- Leistungskennzahlen: Verfolgen Sie die Leistung neuer Mitarbeitender im ersten Jahr. Verbesserte Leistung im Zeitverlauf kann auf die Effektivität des Onboarding-Programms bei der Vorbereitung auf die Rolle hinweisen.
- Kosten des Onboardings im Vergleich zu Ergebnissen: Vergleichen Sie die Kosten des Onboardings (einschließlich Materialien, Schulungen, Onboarding-Software-Kosten und Zeitaufwand der Mitarbeitenden) mit den daraus resultierenden Vorteilen, wie besserer Mitarbeiterbindung, schnellerer Produktivität oder geringeren Rekrutierungskosten.
- Interne Mobilität und Beförderungsrate: Verfolgen Sie, wie schnell neue Mitarbeitende innerhalb des Unternehmens aufsteigen. Effektiv eingearbeitete Mitarbeitende sind häufig besser auf Wachstum und Weiterentwicklung vorbereitet.
- Feedback von Führungskräften: Holen Sie Rückmeldungen von Mitarbeitenden in leitender Funktion zur Einsatzbereitschaft und Leistungsfähigkeit der neuen Kolleg:innen nach dem Onboarding ein. Positives Feedback zeigt, dass das Programm die Mitarbeitenden gut vorbereitet.
Durch die Kombination dieser Kennzahlen gewinnen Unternehmen einen umfassenden Überblick darüber, wie ihre Onboarding-Programme den Return on Investment (ROI) steigern und wo Optimierungspotenzial besteht.
Das Fazit zum Onboarding-ROI
In ein gut organisiertes Onboarding zu investieren, ist aus all den oben genannten Gründen ein unkomplizierter Gewinn. Alles, was es braucht, ist etwas Einsatz in die Entwicklung eines strukturierten Prozesses und gegebenenfalls neue Tools wie Onboarding-Software, HRMS oder ein Lernmanagementsystem.
Die wichtigsten Vorteile von Onboarding-Software sind, dass neue Kolleg:innen schneller produktiv werden und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass sie dem Unternehmen erhalten bleiben. Außerdem macht sie den internen Teams das Leben leichter und fördert eine stärkere, einheitlichere Unternehmenskultur.
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