Was ist Preboarding? Ein Expertenleitfaden 2026
Preboarding ist mehr als nur ein gutes Willkommensschreiben – es ist ein wichtiger Bestandteil dabei, Mitarbeitenden die Nervosität am ersten Tag zu nehmen.
Hier erkläre ich, was Preboarding ist, warum es wichtig ist, wie Sie mit Onboarding-Software-Lösungen einen erstklassigen Preboarding-Prozess schaffen können und stelle einen 7-Schritte-Prozess zur Verfügung, der ein reibungsloses Onboarding ermöglicht.
Was ist Preboarding?
Die Preboarding-Phase umfasst die Zeitspanne zwischen der Annahme des Arbeitsangebots durch einen neuen Mitarbeitenden und dem ersten Betreten des Büros (physisch oder virtuell!).
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Was Ihr Unternehmen in dieser Zeit tut – oder nicht tut – kann einen entscheidenden Unterschied machen, was Produktivität, Geschäftsrisiken (denken Sie an Verträge), Mitarbeitendenerlebnis und Bindung betrifft.
Dennoch erhalten beim Preboarding 64% der Neueinstellungen überhaupt keine Preboarding-Erfahrung.
Vor diesem Hintergrund verschenken Sie viel Potenzial, wenn Sie ein Onboarding-Programm ohne Preboarding aufsetzen.
Es ist ein leichter Gewinn, um Ihren Onboarding-Prozess effizienter zu gestalten.
Preboarding vs. Onboarding
Mitarbeiter-Onboarding ist der Prozess, eine neue Arbeitskraft in Ihr Unternehmen zu integrieren. Der Onboarding-Prozess dauert in der Regel etwa 90 Tage, kann in manchen Fällen aber auch bis zu ein Jahr dauern.
Ziel ist es, dass nach Abschluss des Onboarding-Prozesses der oder die Neue vollständig in die Unternehmenskultur integriert ist, die Rolle, Erwartungen, Prioritäten und Ziele kennt.
Preboarding ist der erste Teil des umfassenden Onboarding-Prozesses für Mitarbeitende.
Die Idee ist, jemanden auf den ersten Tag vorzubereiten und ihm oder ihr einen Vorgeschmack auf die Kultur sowie die künftige Aufgabe zu geben.
Zu den Aktivitäten zählen das Ausfüllen notwendiger Unterlagen, das Lesen von Richtlinien, das Einrichten von E-Mail-Konten sowie der Zugang zu Portalen und Schulungsmaterialien.
Eine ordentliche Preboarding-Phase hilft Ihnen dabei, den Onboarding-ROI zu maximieren, indem sie Zeit frei macht für wertschöpfende Aufgaben wie das Kennenlernen neuer Teammitglieder.
| Preboarding | Onboarding |
| Vor dem ersten Arbeitstag | 90+ Tage nach Arbeitsbeginn |
| Unterstützt die Orientierung | Setzt die Orientierung fort |
| Leichter Einstieg | Vollständige Integration |
Was sollten Sie in Ihren Preboarding-Prozess aufnehmen?
Bevor wir zu den Details kommen, hier einige Best Practices für das Onboarding und Ziele, die Ihr Preboarding-Prozess erreichen sollte:
- Geben Sie dem neuen Mitarbeitenden Informationen, wie etwa den Ablauf der ersten Woche oder praktische Hinweise wie Parkmöglichkeiten und Dresscode im Büro.
- Stellen Sie die Unternehmenskultur, das Team und nehmen Sie dem neuen Mitarbeitenden die Nervosität.
- Sorgen Sie dafür, dass vor dem ersten Tag alle notwendigen Geräte und Ressourcen bereitstehen.
- Zeigen Sie, dass die Entscheidung für Ihr Jobangebot und Ihr Unternehmen die richtige Wahl war.
Immerhin war dies wahrscheinlich nicht das einzige Jobangebot, das sie erhalten haben. Es ist üblich, dass sie sich fragen, ob sie nicht lieber das andere Angebot hätten annehmen sollen oder ob sie auf den Recruiter hätten antworten sollen, der sich bei LinkedIn gemeldet hat.
Vor diesem Hintergrund finden Sie hier eine Liste von 7 Punkten, die Sie in Ihre Preboarding-Checkliste für den Prozess aufnehmen sollten.
1. Übergeben Sie dem neuen Mitarbeitenden einen Arbeitsvertrag
Ein Arbeitsvertrag ist eine formelle Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und neuem Mitarbeitenden, die die Bedingungen und Konditionen des Arbeitsverhältnisses festlegt. Er dient als rechtsverbindliches Dokument und regelt die Verantwortlichkeiten, Rechte und Aufgaben beider Parteien.
Die Übergabe eines Arbeitsvertrags ist ein entscheidender Schritt, um klare Erwartungen zu schaffen und sowohl die Interessen des Arbeitgebers als auch die des Mitarbeitenden abzusichern.
Checkliste für den Arbeitsvertrag:
- Was sollte enthalten sein:
- Stellenbeschreibung und Titel
- Startdatum und Beschäftigungsdauer
- Vergütung und Sozialleistungen
- Arbeitszeiten und Urlaubsregelung
- Verschwiegenheitserklärung
- Kündigungsbedingungen
Vorteile
Der Arbeitsvertrag sorgt für rechtliche Klarheit und Schutz, legt klare Erwartungen an die Rolle fest und beschreibt die Vergütung sowie die Sozialleistungen eindeutig.
Worauf Sie achten sollten
Bevor Sie den Vertrag vorlegen, überprüfen Sie ihn, um sicherzustellen, dass alle Bedingungen fair und rechtlich einwandfrei sind. Klären Sie beim Vorlegen jede Vertragssektion verständlich und geben Sie der neuen Arbeitskraft ausreichend Zeit, den Vertrag in Ruhe zu lesen und zu verstehen. Ermutigen Sie sie, Fragen zu stellen oder bei Bedarf rechtlichen Rat einzuholen.
2. Begrüßen Sie den neuen Mitarbeitenden mit einem Anruf und einer E-Mail
Der erste Schritt, um neuen Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, geschätzt und als Teil des Teams willkommen zu sein, ist ein persönlicher Begrüßungsanruf und eine Willkommens-E-Mail.
Dieser persönliche Ansatz hilft dabei, mögliche Unsicherheiten abzubauen und stimmt die neue Arbeitskraft positiv auf ihren Start im Unternehmen ein. Es ist eine einfache, aber wirkungsvolle Möglichkeit, eine starke Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung von Anfang an zu etablieren.
Für die Willkommens-E-Mail sollten Sie eine gut formulierte Nachricht verfassen, die die wichtigsten Fragestellungen direkt anspricht.
Folgende Punkte können dabei abgedeckt werden:
- Startdatum und Uhrzeit
- Anreiseinformationen
- Kleiderordnung
- Was mitzubringen ist
- Agenda für den ersten Tag
- Mitarbeiterhandbuch
- Zugang zu Schulungsmaterialien
- Kontaktdaten für etwaige Rückfragen vor dem Start.
Vorteile
Ein einladender Begrüßungsanruf und eine Willkommens-E-Mail schaffen einen warmen und einladenden ersten Eindruck und vermitteln die unterstützende Unternehmenskultur. Ein gelungener Start der Kommunikation hilft, die Nervosität vor dem neuen Job zu verringern.
Profitipp: „Schicken Sie eine Willkommens-E-Mail oder ein Willkommens-Video an das Unternehmen, um den neuen Mitarbeitenden vorzustellen und ein paar interessante Fakten über ihn oder sie zu teilen. Das ist eine großartige Möglichkeit, damit Kolleginnen und Kollegen das neue Teammitglied kennenlernen.“ - Lorie Corcuera
3. Versenden Sie ein Willkommenspaket für neue Mitarbeitende
Jede und jeder freut sich, wenn unerwartet ein Geschenk per Post oder direkt an die Haustür geliefert wird.
Laut Corcuera kann ein Willkommenspaket für neue Mitarbeitende beispielsweise folgende Dinge enthalten:
- Handgeschriebene Karte, unterschrieben von Ihnen und den neuen Teamkollegen
- Unternehmens-“Swag”, wie T-Shirts, Kaffeetassen, Stifte und Notizblöcke
- Mitarbeiterhandbuch, in physischer Form oder (idealerweise) digital auf einem USB-Stick
- Zutrittskarten/Transponder, um Zugang zu den Unternehmensräumen zu erhalten
- Leistungsbroschüre, die medizinische und gesundheitliche Zusatzleistungen beschreibt
- Unterlagen für neue Mitarbeitende, wie Lohn- und Versicherungsformulare
Vorteile
Ein Willkommenspaket für neue Mitarbeitende setzt von Anfang an einen positiven und einladenden Ton für den Einstieg und vermittelt ein Gefühl der Zugehörigkeit und Wertschätzung. Es enthält zudem wichtige Informationen und Ressourcen, die einen reibungslosen und informierten Start in die neue Rolle unterstützen.
Worauf Sie achten sollten
Stellen Sie sicher, dass Ihr neues Teammitglied das Willkommenspaket gut vor dem ersten Arbeitstag erhält – idealerweise ein oder zwei Tage nach dem Willkommensanruf.
4. Senden Sie eine E-Mail zur Orientierung für neue Mitarbeitende
Eine E-Mail zur Orientierung neuer Mitarbeitender enthält deutlich mehr Details dazu, welche weiteren Informationen Ihr neuer Mitarbeitender vor seinem ersten Arbeitstag noch erhält – und was ihn oder sie am ersten Tag und in der ersten Arbeitswoche erwartet.
Im Grunde fasst sie die weiteren Schritte in unserer Onboarding-Checkliste zusammen.
Was sollte in einer Orientierungsmail für neue Mitarbeitende enthalten sein?
Nachfolgend einige Informationen, die Sie in dieser E-Mail aufnehmen könnten.
- Startzeit und Ort: Wann und wo sie am ersten Tag erscheinen sollen. Gibt es besondere Hinweise zum Parken, sollten diese ebenfalls erwähnt werden.
- Wichtige Ansprechpartner: Geben Sie an, mit wem sie am ersten Tag zuerst sprechen (meist: Personalabteilung, Führungskräfte und direktes Team) und wer in der ersten Woche noch wichtig ist.
- Kleiderordnung: Dieser Aspekt wird am ersten Tag oft übersehen. Das frühzeitige Kommunizieren der Kleidervorschrift hilft, peinliche Situationen zu vermeiden.
- Wochenplan: Geben Sie Ihrem neuen Mitarbeitenden etwas Vorlauf, aber bleiben Sie auf einer hohen Ebene. Zum Beispiel: Tag 1 – Team kennenlernen, Gebäudeführung. Tag 2 – Überblick über das Unternehmen.
- Teammitglieder: Geben Sie ihnen ein Organigramm, das Ihr Team zeigt. Sie können dies zusammen mit LinkedIn nutzen, um sich mit den neuen Kollegen vertraut zu machen.
- Wichtige Richtlinien und Prozesse: Heben Sie zwei oder drei hervor, die für den ersten Tag relevant sind. Falls Sie ein Mitarbeiterhandbuch geschickt haben, verweisen Sie auf die entsprechenden Abschnitte.
Vorteile
Indem Sie klar kommunizieren, wie der erste Tag und die ersten Wochen für neue Mitarbeitende aussehen, hilft die Orientierungsmail, anfängliche Unsicherheiten zu verringern und schafft durch klare Erwartungen und eine Orientierungshilfe einen zuversichtlichen Einstieg.
Handlungsorientierter Tipp
Die E-Mail kann je nach Umfang recht lang werden. Weisen Sie Ihr neues Teammitglied daher gegebenenfalls am Anfang darauf hin, dass es sich ruhig Zeit nehmen soll, alles durchzulesen.
Weitere Hinweise sowie eine praktische Vorlage finden Sie in meinem Artikel: Willkommensbrief an neue Mitarbeitende vor dem ersten Arbeitstag [Muster]
5. Organisieren Sie das Ausfüllen der neuen Mitarbeiterunterlagen
Laut Sapling HR werden neuen Mitarbeitenden durchschnittlich drei Dokumente zugewiesen, die sie unterschreiben, hochladen oder bestätigen müssen.
Unterlagen für neue Mitarbeitende gehören zwar zum Onboarding-Prozess, werden jedoch oft als langweilig empfunden. Motivieren Sie Ihr neues Teammitglied daher, möglichst viele benötigte Formulare noch vor dem ersten Arbeitstag auszufüllen.
So bleibt Ihnen beiden mehr Zeit, um sich auf die spannenderen und wichtigeren Aspekte des neuen Jobs zu konzentrieren.
Welche Unterlagen müssen neue Mitarbeitende ausfüllen?
Als Grundregel gilt: Für die Onboarding-Compliance sollten jegliche bundes- oder landesbezogene Unterlagen zur Identitätsprüfung wie I-9-Formulare oder steuerliche Dokumente (z.B. TD1 in Kanada oder W-4 in den USA) spätestens am ersten Arbeitstag ausgefüllt sein.
Je nach Organisation muss der neue Mitarbeitende Formulare zu folgenden Themen ausfüllen:
- Lohnbuchhaltung / Direktüberweisung
- Akzeptanz der Nutzungsbedingungen für die Verwendung von Firmeneigentum
- Krankenversicherung (z. B. MSP in Kanada)
- Zusätzliche Krankenversicherung
- Anmeldung zur Gruppen-RRSP / 401(k)
- Allgemeine Mitarbeiterinformationen (z. B. Geburtsdatum, Notfallkontakte)
6. Arbeitsmittel und Ressourcen für den oder die Neue vorbereiten
Es ist wichtig, im Voraus – soweit möglich – alles vorzubereiten, was Ihr neues Teammitglied für einen erfolgreichen Start benötigt.
Viele dieser Dinge sollten am ersten Arbeitstag bereits bereitstehen, andere können je nach Einführungs- und Onboardingplan etwas warten.
Welche Ressourcen sollte ich für neue Mitarbeitende vorbereiten?
Nachfolgend finden Sie eine Beispiel-Liste von Arbeitsmitteln und Ressourcen, die je nach Arbeitsplatz (Homeoffice oder Büro), Aufgabenbereich und je nachdem, was bereits im Willkommenspaket übergeben wurde, benötigt werden könnten.
- Arbeitsplatz – Büro, Schreibtischecke oder geteiltes Büro; Schreibtisch und Stuhl (denken Sie auch an einen Sitz-Steh-Schreibtisch); Aktenschrank; Büromaterialien und Schreibwaren.
- Computerausstattung – Laptop, Desktop-PC und/oder Tablet; Monitor(e); Dockingstation; Maus und Tastatur.
- Kommunikation – Mobiltelefon; Festnetztelefon; Videokonferenz-Ausrüstung.
- Netzwerkzugang – Gemeinsame Netzlaufwerke; Firmenintranet; E-Mail-Adresse; Zugang zu E-Mail-Verteilerlisten; Remote-Zugriff.
- Softwarelizenzen – Bürosoftware; Projektmanagement-Tools; F&E-Anwendungen.
- Zugang zum Büro / zu den Einrichtungen – Schlüsselkarte oder Transponder; Gebäudecode für die Alarmanlage; Mitarbeiterausweis.
- Reisebedarf – Visitenkarten; Musterkoffer für Produktvorführungen; Kleidung mit Firmenlogo.
- Profileinladungen – (E-Mail, Slack-Zugang, Mitarbeiterportal, HRIS.)
Praxistipp
Sie können diese gesamte Checkliste am ersten Tag gemeinsam mit Ihrem neuen Teammitglied durchgehen – das kann jedoch schnell überfordernd wirken.
Es ist besser, die Punkte nach und nach vorzunehmen und dabei die jeweiligen Manager oder Verantwortlichen für einzelne Tools bzw. Plattformen einzubeziehen, sobald der oder die Mitarbeitende stärker eingebunden ist.
7. Das Programm für die Einführung vorbereiten
Ihr Einführungsprogramm, das Teil eines viel längeren Onboarding-Prozesses ist, dauert in der Regel etwa eine Woche, kann aber auch bis zu einem Monat umfassen.
Eine eigene Agenda für das Onboarding von neuen Mitarbeitenden dient gleichzeitig als Checkliste, damit in den ersten Tagen und Wochen nichts vergessen wird.
Welche typischen Aktivitäten gehören zu einem Einführungsprogramm?
Betrachten Sie das Einführungsprogramm wie den Bau eines Turms: Es beginnt mit einem soliden Fundament, auf das mit neuen Lerninhalten kontinuierlich aufgebaut werden kann.
In den ersten Tagen könnten beispielsweise folgende Aktivitäten anstehen:
Vorteile
Ihr Orientierungsprogramm bietet eine hervorragende Gelegenheit, in einem strukturierten Rahmen über Rollen, Unternehmenskultur und Erwartungen zu sprechen. Diese umfassende Einführung fördert die frühe Bindung und legt den Grundstein für langfristige Arbeitszufriedenheit und Produktivität.
Profi-Tipp
Konzentrieren Sie sich darauf, ein ansprechendes und informatives Erlebnis zu schaffen. Integrieren Sie Elemente von Spaß und Herzlichkeit, damit sich neue Mitarbeitende wirklich willkommen und wertgeschätzt fühlen – und stellen Sie sicher, dass das Programm anpassungsfähig ist und regelmäßig entsprechend dem Feedback aktualisiert wird.
Den Rahmen für die Employee Experience setzen
Ein gut durchdachter Preboarding-Prozess schafft die Voraussetzungen für ein positives Mitarbeitererlebnis, indem er:
- Klar kommuniziert: Detaillierte Informationen über die Unternehmenskultur, Werte und Erwartungen helfen neuen Mitarbeitenden, sich informiert und wertgeschätzt zu fühlen.
- Frühzeitiges Engagement fördert: Interaktion mit zukünftigen Kolleginnen und Kollegen und die Teilnahme an Firmenveranstaltungen vor dem ersten Arbeitstag fördern das Zugehörigkeitsgefühl.
- Unterstützungsressourcen bereitstellt: Der Zugang zu Ressourcen wie FAQs, Organigrammen und rollenbezogenen Informationen kann Ängste am ersten Tag verringern.
Mit Preboarding Produktivität und Bindung steigern
Schätzungen zufolge erfolgen 20 % der Mitarbeiterfluktuationen innerhalb der ersten 45 Tage. Ein effektives Preboarding hilft Menschen, sich einzuleben und das Gefühl zu haben, die richtige Entscheidung getroffen zu haben – dies steigert Bindung und Produktivität.
Seien Sie jedoch darauf bedacht, Menschen nicht zu überfordern. Ihr Preboarding-Programm sollte nicht zu unbezahlter Arbeit ausarten.
Stattdessen soll es neue Mitarbeitende auf ihre Orientierungswoche vorbereiten und sie für ihre neue Rolle begeistern.
Der Schlüssel ist, ihnen alles an die Hand zu geben, was sie wissen sollten, aber sich nicht trauen oder vergessen zu fragen während eines Orientierungsprozesses, und ihnen so den Einstieg zu erleichtern und Ängste zu nehmen.
Wichtige Erkenntnisse
- Preboarding ist Teil Ihres Onboarding-Prozesses, der nach einer Zusage und vor dem ersten Arbeitstag stattfindet
- Ziel des Preboarding ist es, neue Mitarbeitende auf ihren ersten Tag vorzubereiten und sie für die Rolle und Ihr Unternehmen zu begeistern
- Effektives Preboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende schneller produktiv werden und steigert die Mitarbeiterbindung.
