13 Tipps für ein effektives Onboarding von Remote-Mitarbeitenden
Für Führungskräfte und Teammitglieder, die an die Arbeit von Angesicht zu Angesicht gewöhnt sind, bringt Remote-Arbeit eine Reihe neuer Herausforderungen mit sich – nicht zuletzt die Frage, wie man neue Mitarbeitende virtuell einarbeitet. Damit musste auch ich mich auseinandersetzen, seit ich bei People Managing People eingestiegen bin.
Nehmen wir an, es ist der erste Tag eines neuen Mitarbeitenden. Wie stellst du sicher, dass sie sich zu 100 % willkommen fühlen, wenn sie – und der Rest deines Teams – sich nicht zufällig auf den Fluren begegnen oder zwischendurch beim Plausch an der Kaffeemaschine austauschen können? Wie kannst du das Onboarding für neue Remote-Mitarbeitende persönlich und sinnvoll gestalten, besonders wenn du internationale Mitarbeitende einstellst?
Dieser Leitfaden gibt dir wichtige Tipps, um deinen virtuellen Onboarding-Prozess zu verbessern und dabei zu helfen, zu definieren, wie Erfolg für dein Unternehmen aussieht – wobei sich die Art und Weise, wie du Onboarding-Erfolg misst, natürlich unterscheiden kann.
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Überarbeite deinen vorhandenen Onboarding-Prozess
Ein Bericht der Boston Consulting Group zeigte, dass Unternehmen mit effektiven Onboarding-Strategien ein 2,5-fach höheres Umsatzwachstum erzielen als ihre Mitbewerber.
Wenn du kürzlich auf Remote-Arbeit umgestellt hast, ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, Stellenbeschreibungen, deinen Preboarding-Prozess, Begrüßungs-E-Mails und Handbücher zu überprüfen und mehr Richtlinien für Remote-Arbeit zu integrieren. Dazu gehört auch, wo immer möglich, flexiblere Arbeitszeiten zu ermöglichen.
Ein virtueller Onboarding-Plan setzt ganz andere Prioritäten als das ursprüngliche Konzept, das vermutlich auf ein traditionelles Büro vor Ort ausgelegt war. Überlege bei dieser Überarbeitung auch, wie du das Onboarding-Erlebnis für freie Mitarbeitende und Angestellte jeweils passgenau gestalten kannst.
Gestalte das Mitarbeiterhandbuch remote-tauglich
Falls noch nicht geschehen, solltest du jetzt dein Mitarbeiterhandbuch digitalisieren und optimieren. Hier sind einige Tipps, um diesen Prozess schlank zu gestalten:
- Fasse die wichtigsten Richtlinien in einem einzigen PDF-Paket zusammen, inklusive wichtiger Formulare oder Links zu Steuer- und Sozialleistungsunterlagen.
- Nutze Links, um auf Vorschriften und Ressourcen zu verweisen.
- Setze spezielle Software für Mitarbeiterhandbücher ein, um Richtlinien und Inhalte aktuell zu halten (so bleibt dein Mitarbeiterhandbuch immer auf dem neuesten Stand).
- Verknüpfe multimediale Angebote (Webinare, digitale Lernmodule) per Link, um weiterführende Informationen bereitzustellen.
Wenn dein bestehendes Mitarbeiterhandbuch zu umfangreich ist und neue Kolleginnen und Kollegen überfordert, erstelle ein kompaktes Handbuch für neue Mitarbeitende, das ihnen den Einstieg erleichtert, ohne mit Informationsflut zu erschlagen.
Analysiere deinen bestehenden Onboarding-Prozess
Mitarbeitenden-Onboarding in Remote-Teams bietet eine exzellente Gelegenheit, bestehende Prozesse zu überprüfen und zu optimieren. Du solltest dabei folgende Fragen bedenken:
- Was umfasst euer aktueller Onboarding-Plan für Mitarbeitende?
- Wie gut funktioniert der aktuelle Onboarding-Prozess?
- Was fanden andere Mitarbeitende besonders hilfreich?
- Gab es Dinge, die Mitarbeitende als überfordernd oder nutzlos empfunden haben?
- Gibt es eine digitale Onboarding-Checkliste?
- Was fehlt im Vergleich dazu, wie sich früher alle willkommen fühlen konnten?
- Hat der Wechsel zum Remote-Arbeiten eure Arbeitskultur verändert?
- Was gibt Mitarbeitenden das Gefühl, wirklich wertgeschätzt zu werden?
- Enthält dein Onboarding-Programm auch Spaßfaktoren wie Kennenlernrunden oder Teambuilding-Maßnahmen?
Während du diese Fragen beantwortest, entdeckst du die Schwächen deines Onboarding-Prozesses, die für Remote-Mitarbeitende verbessert werden sollten.
Geh auf typische Herausforderungen beim Remote-Arbeiten ein
Welche Herausforderungen auf Remote-Mitarbeitende und Führungskräfte zukommen und wie ausgeprägt sie sind, hängt nicht zuletzt davon ab, wie sehr dein Team bereits an virtuelle Zusammenarbeit gewöhnt ist.
Zu den typischen Stolpersteinen für alle, die remote arbeiten, zählen zum Beispiel:
- Fehlende Produktivität oder Überarbeitung
- Fehlender Teamgeist
- Klare Kommunikation von Unternehmensrichtlinien und -verfahren
- Verwaltung von Personalunterlagen, wie beispielsweise die Anmeldung für Direkteinzahlung
- Herausforderungen bei Videokonferenzen, einschließlich Ermüdung
- Ein:e neue:r Mitarbeiter:in fühlt sich vielleicht nicht motiviert, mit anderen Kolleg:innen zu sprechen
- Schlechte Schulungswerkzeuge und/oder mangelhafte Struktur
- Nichtverfügbarkeit der Führungsebene
- Fehlender unmittelbarer, persönlicher Kontakt
- Fehlende nonverbale Hinweise in Gesprächen
- Fehlende Flexibilität bei der Arbeitszeitplanung.
Neue Mitarbeitende mit Erfahrung in der Arbeitswelt, sei es virtuell oder vor Ort, bringen wahrscheinlich bereits etablierte Arbeitsweisen und Gewohnheiten mit.
Führungskräfte sollten darüber ein Gespräch führen und bereits während der Einarbeitungsphase Arbeitsstil- und Terminpräferenzen klären.
Erwartungen während des Onboardings klären
Virtuelle Umgebungen gehen oft mit fehlenden Grenzen zwischen Zuhause und Arbeit einher, und Mitarbeitende finden es möglicherweise schwer, eine gesunde Work-Life-Balance zu wahren – sie arbeiten entweder zu wenig oder finden es schwierig, abzuschalten.
Der Einsatz von Recruiting-Software kann in diesem Bereich unterstützen, indem der Remote-Einstellungsprozess automatisiert und optimiert wird, sodass neue Remote-Mitarbeitende optimal für das virtuelle Arbeitsumfeld geeignet sind und die Bedeutung dieser Balance verstehen.
Erwartungen an Arbeitszeiten, Kommunikation und Produktivität können später zum Problem werden, wenn sie nicht direkt angesprochen werden.
Deshalb müssen Führungskräfte Erwartungen setzen und so konkret wie möglich bezüglich Struktur und Grenzen während des Onboardings sein.
Das könnte so einfach sein wie:
- Ein tägliches oder wöchentliches Check-in-Meeting festlegen
- Klärung zu welchen Zeiten die Mitarbeitenden online sein sollten
- Weitergabe von Standard-Deadlines für Projekte und Aufgaben
- Bestätigung der am besten geeigneten und zuverlässigsten Kommunikationskanäle für bestimmte Situationen
Hier sind zusätzliche Tipps, um die Work-Life-Balance Ihrer Mitarbeitenden zu verbessern.
Tipps, damit sich Remote-Mitarbeitende eingebunden und verbunden fühlen
Gerade unter Bedingungen wie einer globalen Pandemie ist es wichtiger denn je, neuen Mitarbeitenden wirklich unterstützende Rahmenbedingungen zu bieten.
Hier finden Sie weitere Überlegungen dazu, wie Sie Remote-Mitarbeitende onboarden, damit sie sich wohlfühlen, eingebunden sind und inspiriert werden.
Bei diesen Vorschlägen sollten Sie ausreichend Gelegenheiten bieten, damit Mitarbeitende ihre eigenen virtuellen Erfahrungen reflektieren können. Bitten Sie regelmäßig um Feedback und ermutigen Sie sie, ein persönliches Protokoll oder Tagebuch über ihren Fortschritt zu führen.
Hier ist eine Checkliste mit Best Practices für das Onboarding, damit Sie beim Willkommenheißen von Remote-Mitarbeitenden den Überblick behalten.
1. Fragen Sie, was funktioniert
Wenn Sie verstehen wollen, wie Sie Remote-Mitarbeitende effektiv onboarden, fragen Sie einfach! Fragen Sie Ihr Team, eine Partnerorganisation oder jede Person, die Sie bereits eingearbeitet haben.
Wenn Sie schon eine Weile in einem Remote-Team arbeiten, haben Sie wahrscheinlich gewisse Präferenzen in der Kommunikation entwickelt. Klären Sie von Anfang an:
- Bevorzugte Kommunikationskanäle
- Überlegungen zur Zeitzone
- Dokumentenmanagement- und Zugriffstools
- Die virtuelle Arbeitsplatzkultur und Organisationsstruktur
- Den oder die Neue:n mit der richtigen Technik ausstatten
- Bevorzugte Projektmanagement-Tools
- Erwartungen an Terminplanung und Produktivität
- Management von Zeit und Wohlbefinden
- Lernkurven bezüglich Technik, Software und anderer Werkzeuge
Stellen Sie sicher, dass die neue Person ausreichend Ressourcen und Informationen zur Verfügung hat, ohne sie zu überfordern.
Verwandter Artikel: 10 beste Softwarelösungen für das Arbeiten auf Distanz in verteilten Teams
2. Langfristig planen
Vielleicht haben Sie bereits einen Einarbeitungsplan, der eine Woche, einen Monat oder sogar drei Monate abdeckt (falls nicht, hier erfahren Sie, wie Sie einen erstellen). Bedenken Sie jedoch, dass bei der Einarbeitung von Remote-Mitarbeitenden häufig langfristig mehr Unterstützung notwendig ist.
Sie können dies in einen regelmäßigen Zeitplan integrieren, sollten jedoch sicherstellen, dass Sie auch außerhalb formeller Pläne regelmäßig Kontakt aufnehmen und nachfragen.
3. Setzen Sie klare Onboarding-Ziele
In einer Remote-Umgebung spielen Themen wie Inklusivität, Eigenverantwortung und Wohlbefinden eine größere Rolle. Dinge, die früher meist informell abliefen, müssen Sie eventuell bewusst organisieren – zum Beispiel virtuelle Kaffeepausen – um sinnvolle Routinen und Engagement zu fördern.
Stellen Sie sicher, dass virtuelle Teammitglieder im Rahmen der neuen Mitarbeitereinführung ihre Rolle sowie ihren Beitrag zur Unternehmensvision und -mission verstehen.
4. Regelmäßige Check-ins beibehalten
Wenn Sie noch auf klassische Mitarbeitergespräche setzen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, diese durch häufigere und informellere Treffen zu ersetzen.
Fragen Sie nach, wie es Ihrem neuen Teammitglied geht, und stellen Sie sicher, dass es sich sowohl fachlich als auch sozial in seiner Rolle sicher fühlt – und dass Erwartungen und Aufgaben klar sind.
Dazu werden vermutlich mehrere Videochats nötig sein, an denen auch andere relevante Teammitglieder teilnehmen.
Es geht grundsätzlich darum, dass sich alle (nicht nur neue Teammitglieder!) wirklich wohl und motiviert fühlen.
5. "Informelle" Aktivitäten strukturieren
Ein Gefühl von Zugehörigkeit und Zusammenarbeit sollte hier zentral sein.
Unabhängig davon, ob Sie ein internes Onboarding-System haben oder ein Onboarding-Software-Tool nutzen: Um Remote-Mitarbeitende gut an Bord zu holen, braucht es bewusst gestaltete soziale und Lernstrukturen. Platzieren Sie Menschen gezielt in "Räume", damit Zusammenarbeit und Austausch ganz selbstverständlich entstehen.
Schaffen Sie Strukturen (stellen Sie sich das wie echte Räume vor), die explizit als Begegnungsorte mit bestimmten Zwecken dienen.
Sorgen Sie dafür, dass sie Zugang zu den richtigen Ressourcen haben, damit sie:
- Alleine und gemeinsam mit anderen lernen
- Eigenverantwortung in ihrer Rolle entwickeln
- Sich zugehörig fühlen
- Mühelos mit anderen zusammenarbeiten.
Früher konnte man in der Kaffeeküche oder in anderen informellen Situationen schnell plaudern – das geschieht im Homeoffice nicht mehr von selbst.
Organisieren Sie deshalb Spiele oder ähnliche Aktivitäten, damit der Austausch untereinander entsteht und sich alle wohlfühlen (das gilt für das gesamte Team).
Engagement-Aktivitäten sollten für Ihr neues Teammitglied angenehm sein und keinen unnötigen Aufwand bedeuten. Sie sollten außerdem "high touch" sein – persönlich und unterhaltsam.
6. Konversationsecken für Wohlbefinden schaffen
Einige Unternehmen haben Dokumente eingeführt, in denen Mitarbeitende Rückmeldung zu Work-Life-Balance, Ernährung, Schlafzielen und beruflichen Zielen geben können.
Auch empfehlenswert: Eine Gesundheits- oder Produktivitäts-App mit sozialer Komponente, über die sich Teammitglieder vernetzen können.
Sie können dies als Ersatz für einen gemeinsamen Yoga-Kurs in der Mittagspause oder ein Wellness-Seminar betrachten – allerdings mit mehr Fokus auf natürlichen Austausch.
Die Idee ist dabei nicht, zur Offenlegung von Gesundheitsdaten zu drängen, sondern dabei zu helfen, Arbeit und Privatleben in Einklang zu bringen – insbesondere während des Umstiegs auf Homeoffice.
7. Virtuelle Räume für Training & Support etablieren und moderieren
Die Hauptwege, um Remote-Mitarbeitende einzuarbeiten und zu schulen, sind Video-Calls sowie Lernvideos. Dabei sollten auch Themen wie Wohlbefinden, Produktivität und Zeitplanung auf der Agenda stehen.
Wenn Sie beispielsweise ein kollaboratives Tool wie Slack verwenden, könnten Sie einen oder mehrere Kanäle einrichten, die speziell auf Trainings- und Produktivitätsthemen ausgerichtet sind. Sie sollten in Erwägung ziehen, jemanden zu bestimmen, der diese Kanäle betreut und aktiv hält.
Sogar ein „Coach“, der regelmäßig im Kanal vorbeischaut, kann helfen, das Team auf Kurs zu halten. Zum Beispiel könnte er den Kanal nutzen, um Check-in-Fragen zu stellen wie:
- Was ist deine Lieblingsbeschäftigung für eine 5-Minuten-Pause?
- Was ist dein bester Produktivitätstipp?
- Teile dein Lieblingswitz-Video!
Das Ziel hierbei ist es, eine virtuelle Büroatmosphäre zu schaffen, in der Ressourcen und Unterstützung sowohl von Führungskräften als auch von Teammitgliedern konstant angeboten werden. So können neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter feste Routinen entwickeln und sich bei der Einarbeitung wohler fühlen.
8. Gemeinsames Dokument für Fragen erstellen
Ein einziges Google-Dokument kann eingerichtet werden, in dem alle ihre Fragen, Notizen und Antworten notieren. Teilen Sie es mit denjenigen, denen Sie zutrauen, der neuen Kollegin bzw. dem neuen Kollegen sinnvolle Rückmeldungen zu geben, und stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeitende wissen, wie sie andere bei dringenden Fragen informieren können.
Halten Sie die Kommunikation in diesem Dokument stets sachlich und locker – ernsthafte Gespräche sollten auf persönliche Videoanrufe verschoben werden.
9. Neuen Mitarbeitenden einen Onboarding-Buddy geben
Ein Onboarding-Buddy ist eine Person, die sowohl Zeit als auch Wissen hat, um eine freundliche Anlaufstelle für neue Mitarbeitende zu sein und gleichzeitig fachliche Unterstützung bieten kann.
Dieser Artikel der Harvard Business Review unterstreicht, wie wirkungsvoll ein Onboarding-Buddy sein kann. Die Autor:innen, die ein Buddy-Programm bei Microsoft umgesetzt haben, fanden heraus, dass neue Mitarbeitende mit „Buddy“ nach der ersten Woche 23 % zufriedener mit ihrem Onboarding-Prozess waren als solche, die keinen Buddy hatten. Außerdem zeigte sich: Je häufiger der Kontakt mit dem Buddy, desto produktiver waren die neuen Angestellten.
Davon profitieren beide Seiten, da der Buddy die Möglichkeit erhält, sich als Führungskraft und Mentor einzubringen.
Stellen Sie sicher, dass der Buddy wirklich Zeit hat und die neuen Kolleginnen und Kollegen eindeutig über Grenzen informiert werden. Idealerweise ist der Buddy selbst mit der Rolle der neuen Fachkraft gut vertraut.
10. Einen Willkommens-Kanal schaffen, damit sich neue Mitarbeitende als Teil des Teams fühlen
Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool wie Slack nutzen, ist ein Willkommens-Kanal eine tolle Möglichkeit, um eine Verbindung zwischen neuen Mitarbeitenden und dem Team zu schaffen.
Stellen Sie eine Kurzvorstellung als Einführung bereit und etablieren Sie eine Routine, neue Mitarbeitende mit einem „GIF-Gewitter“ zu begrüßen. Sie werden überrascht sein, wie leicht die Gesprächsbereitschaft durch ein paar animierte Bilder steigt!
Nutzen Sie diesen Kanal als Ausgangspunkt, um Vorstellungsgespräche zwischen Personen mit ähnlichen Rollen oder Interessen zu koordinieren. Motivieren Sie einige Teammitglieder dazu, 1:1-Chats mit der neuen Person zu beginnen.
Die einzige wirkliche „Regel“ ist: Diese Plattform bleibt völlig informell und macht einfach Spaß!
11. Verbindungen zwischen Kolleg:innen fördern
Auch wenn viele das Arbeiten von zuhause aus genießen, kann die Isolation beim Remote-Arbeiten eine große Hürde für die soziale Interaktion und Produktivität darstellen.
Neue Mitarbeitende fühlen sich in den ersten Wochen und Monaten oft unsicher und machen Fehler, manche ziehen sich sogar zurück, wenn sie sich in einer Remote-Umgebung nicht wohlfühlen.
Führungskräfte und Teamkolleg:innen sollten sich während der Onboarding-Phase besonders bemühen, neue Mitarbeitende regelmäßig zu kontaktieren – das muss dabei kein förmlicher Prozess sein! Nachfolgend finden Sie einige kreative Vorschläge.
Virtuelle Teams effektiv führen durch regelmäßige Check-ins sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeitende trotz Remote-Arbeit verbunden fühlen.
12. Machen Sie es mit Multimedia spannend
Bei der Einarbeitung neuer Remote-Mitarbeitender können diese schnell müde werden, wenn es nur Zoom-Meetings und Trainingsvideos gibt. Bieten Sie deshalb weitere Möglichkeiten an, miteinander in Kontakt zu kommen.
Denkbar sind Kaffeepausen, ein virtuelles Feierabendtreffen oder andere lockere Videocalls – integrieren Sie dabei Eisbrecher-Aktivitäten und einfache Spiele, wann immer möglich.
Hier einige Vorschläge:
- Spotify-Playlists teilen
- Über ein Lieblingsfoto oder ein Kunstwerk sprechen
- Überraschungsgeschenke per Post verschicken und sie gemeinsam in einem Meeting öffnen
- Eine gemeinsame Filmnacht oder einen Buchclub für Mitarbeitende etablieren
- Spiele wie Montagsmaler oder Wortspiele in Erwägung ziehen
- Ein Gamification-Programm in Betracht ziehen, das zur Unternehmenskultur und den Zielen der Mitarbeitenden passt.
13. Automatisiere lästige Aufgaben, damit du dich auf den Spaß konzentrieren kannst
Die Automatisierung von sich wiederholenden Onboarding-Aufgaben verschafft HR-Teams mehr Zeit, sich auf ansprechende und kreative Erlebnisse für neue Mitarbeitende zu konzentrieren.
Indem du dich um Routineprozesse wie das Sammeln von Dokumenten, das Nachverfolgen von Aufgaben und E-Mail-Erinnerungen kümmerst, kannst du Aktivitäten priorisieren, die Verbindungen schaffen, die Unternehmenskultur fördern und das Onboarding für alle angenehm gestalten.
HR-Workflow-Software kann deine langweiligen Verwaltungsaufgaben automatisieren, wie zum Beispiel:
- Dokumentensammlung: Mitarbeiterunterlagen automatisch anfordern und speichern.
- Aufgabenzuweisung: Onboarding-Aufgaben den zuständigen Beteiligten zuweisen.
- Willkommens-E-Mails: Automatisch personalisierte Nachrichten an neue Mitarbeitende versenden.
- Schulungstermine: Buchung und Erinnerungen für Schulungen automatisieren.
- Richtlinienbestätigungen: Abschluss von Handbuch- und Richtlinienunterzeichnungen nachverfolgen.
- Systemzugang: Einrichten von Konten und Softwareberechtigungen automatisieren.
- Fortschrittsverfolgung: Aufgabenabschluss und Onboarding-Meilensteine automatisch überwachen.
- Feedbacksammlung: Onboarding-Umfragen planen und senden, um Rückmeldungen einzuholen.
Schaffe diese Dinge aus dem Weg, damit du dich auf die Arten von Interaktionen konzentrieren kannst, die Software nicht übernehmen kann: bedeutungsvolle Verbindungen schaffen – und dafür sorgen, dass sie Bestand haben.
Wenn du Tipps brauchst, wie du die beste Onboarding-Software auswählst, helfen wir dir dabei auch gern weiter.
Onboarding definiert die Employee Experience
Onboarding ist eine der zentralen Herausforderungen beim Managen von Remote-Mitarbeitenden.
Eine erfolgreiche Remote-Onboarding-Erfahrung zu etablieren, ist eine neuere Herausforderung im HR-Bereich. Daher ist es nicht ungewöhnlich, dass Personalexperten hier noch auf der Suche nach Lösungen sind. Einen Kurs zum Onboarding von Mitarbeitenden zu belegen hilft dir, mit den neuesten Trends und Methoden beim Onboarding von Remote-Mitarbeitenden Schritt zu halten.
Sobald du einen Remote-Onboarding-Prozess etabliert hast, kannst du Teile davon nutzen, um dich inspirieren zu lassen, wie du freie Mitarbeitende onboardest.
Schon zu Beginn deine besten Talente zu fördern, gibt ihnen das Gefühl, wichtig und wertgeschätzt zu sein. Damit schaffst du die Grundlage für hohe Zufriedenheit und ein starkes Zugehörigkeitsgefühl. Wenn du tiefer einsteigen möchtest, bietet dieser Artikel noch mehr Tipps, wie du den Onboarding-Prozess von Anfang bis Ende optimieren kannst.
Du kannst außerdem einen Arbeitgeber of Record oder eine professionelle Arbeitgeberorganisation nutzen, um viele administrative Aufgaben zu übernehmen und sicherzustellen, dass du gesetzeskonform bleibst.
