So stellen Sie Mitarbeiter ein: Ein vollständiger Leitfaden

Vor der Einstellung von Mitarbeitenden

1. Rechtliche und administrative Vorbereitung

Bevor Sie jemanden einstellen können, müssen zunächst einige rechtliche Voraussetzungen erfüllt werden. Auch wenn wir empfehlen, rechtlichen Rat einzuholen, müssen Sie wahrscheinlich die folgenden Anforderungen erfüllen:

1.1 Steuerregistrierung

Sie wussten, dass dieser Punkt kommen würde! Um jemanden rechtskonform einzustellen, müssen Sie selbstverständlich die erforderlichen Formulare ausfüllen, damit die Bundes- und Bundesstaatensteuern abgeführt werden können.

Bundesformulare (für alle US-Unternehmen erforderlich):

1. Formular SS-4:
   • Zweck: Beantragung einer EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) beim IRS.
   • Einreichung bei: IRS-Website.
2. Formular 940:
   • Zweck: Meldung und Zahlung der bundesstaatlichen Arbeitslosensteuer (FUTA).
   • Häufigkeit: Jährlich.
3. Formular 941:
   • Zweck: Meldung der einbehaltenen Bundes­einkommensteuer sowie der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern.
   • Häufigkeit: Vierteljährlich.
4. Formular W-2:
   • Zweck: Meldung der an Mitarbeitende gezahlten Löhne und der einbehaltenen Steuern.
   • Häufigkeit: Jährlich (wird an Mitarbeitende und den IRS übermittelt).
5. Formular 1099-NEC (falls zutreffend):
   • Zweck: Meldung von Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer.
   • Häufigkeit: Jährlich.

Steuerformulare der Bundesstaaten (je nach Bundesstaat unterschiedlich):

1. Registrierungsformulare für Lohnsteuern des Bundesstaats:
   • Zweck: Registrierung für Konten zur Einbehaltung der Einkommensteuer des Bundesstaats.
   • Einreichung bei: Website des Finanz- oder Steueramts Ihres Bundesstaats.
2. Registrierung für die Arbeitslosenversicherung des Bundesstaats (SUI):
   • Zweck: Registrierung zur Zahlung der Arbeitslosenversicherungsbeiträge.
   • Einreichung bei: Website des Arbeits- oder Arbeitskräfteamts des Bundesstaats.
3. Registrierung für die Invaliditätsversicherung des Bundesstaats (SDI) (falls erforderlich):
   • Betroffene Bundesstaaten: Kalifornien, New York, New Jersey, Rhode Island, Hawaii.
4. Meldeformular für neue Mitarbeitende:
   • Zweck: Meldung neu eingestellter Mitarbeitender beim Melderegister für neue Mitarbeitende Ihres Bundesstaats.
   • Einreichung bei: Website des Amts für Kindesunterhalt oder des Arbeitsamts des Bundesstaats.
5. Formulare für lokale Steuern und Gewerbelizenzen:
   • Zweck: Registrierung für lokale Anforderungen an Lohn- oder Unternehmenssteuern, sofern zutreffend.

1.2. Lohnabrechnung einrichten

Mitarbeitende werden nicht lange bleiben, wenn Sie sie nicht bezahlen. Die Einrichtung der Lohnabrechnung umfasst die Erstellung eines Prozesses zur Berechnung und Auszahlung der Mitarbeiterlöhne unter gleichzeitiger Einhaltung der Steuerbestimmungen auf Bundes-, Bundesstaats- und lokaler Ebene. 

Wir empfehlen, einen Anbieter für die Lohnabrechnung Dienstleistung zu wählen oder Lohnabrechnungssoftware zu verwenden, um Berechnungen, Steuererklärungen und Direktüberweisungen zu automatisieren.

1.3 Arbeitsgesetze verstehen

Machen Sie sich mit den Arbeitsgesetzen auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene vertraut. Diese Gesetze regeln Bereiche wie Mindestlohn, Überstundenvergütung, Antidiskriminierungsrichtlinien, Sicherheitsstandards am Arbeitsplatz sowie für Ihre Branche erforderliche Zertifizierungen oder Hintergrundprüfungen.

Gute Informationsquellen sind offizielle Websites wie die des US-Arbeitsministeriums (DOL), der Kommission für Chancengleichheit bei der Beschäftigung (EEOC) und das Arbeitsministerium Ihres Bundesstaates.

1.4 Eine Arbeitsunfallversicherung abschließen

Eine Arbeitsunfallversicherung übernimmt die medizinischen Kosten und den Lohnausfall von Beschäftigten im Falle arbeitsbedingter Verletzungen oder Erkrankungen.

In den meisten Bundesstaaten müssen Unternehmen mit Beschäftigten diese Versicherung abschließen (die Anforderungen unterscheiden sich jedoch erheblich), und das Fehlen dieses Versicherungsschutzes kann zu erheblichen Geldstrafen und rechtlichen Konsequenzen führen.

Wenden Sie sich an einen in Ihrem Bundesstaat zugelassenen Versicherungsanbieter, um Policen und Prämien zu vergleichen.

1.5 Arbeitsverträge vorbereiten

Erstellen Sie Arbeitsverträge oder Angebotsschreiben, in denen Aufgabenbereiche, Vergütung, Zusatzleistungen und Unternehmensrichtlinien klar dargelegt werden.

Auch wenn sie für die meisten Arbeitsverhältnisse nicht verpflichtend sind, können Arbeitsvereinbarungen dazu beitragen, Erwartungen festzulegen und die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten zu verringern.

Zu den aufzunehmenden Punkten gehören gegebenenfalls Bestimmungen zur Vertraulichkeit, zum geistigen Eigentum und zu den Bedingungen für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Erwägen Sie, rechtliche Vorlagen zu verwenden oder mit einer Rechtsanwältin bzw. einem Rechtsanwalt zusammenzuarbeiten, um die Einhaltung der Arbeitsgesetze auf Landes- und Bundesebene sicherzustellen.

2. Finanzielle Vorbereitung

2.1 Budget für Gehälter und Zusatzleistungen erstellen

Um ein Budget für Gehälter und Zusatzleistungen zu erstellen, recherchieren Sie zunächst die branchenüblichen Löhne für jede Position auf Grundlage von Erfahrung und Standort. Nutzen Sie dafür Tools wie das Bureau of Labor Statistics (BLS) oder Jobportale wie Glassdoor.

Berücksichtigen Sie obligatorische Arbeitgeberkosten wie Lohnsteuern (Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosenversicherung) sowie Zusatzleistungen wie Krankenversicherung, Beiträge zur Altersvorsorge und bezahlten Urlaub.

2.2 Zusatzleistungen für Beschäftigte einrichten

Um Zusatzleistungen für Beschäftigte einzurichten, ermitteln Sie zunächst die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen wie Arbeitsunfallversicherung, Arbeitslosenversicherung und Beiträge zur Sozialversicherung.

Überlegen Sie anschließend, welche freiwilligen Zusatzleistungen Sie anbieten möchten, etwa Krankenversicherung, Altersvorsorge, bezahlten Urlaub und Programme zur Gesundheitsförderung, basierend auf den Branchenstandards an Ihren Standorten und Ihrem Budget.

Arbeiten Sie mit renommierten Anbietern von Zusatzleistungen zusammen, die nachweislich Unternehmen in Ihrer Branche oder mit Ihrer Unternehmensgröße betreuen.

Ein weiterer Aspekt ist die Dauer ihrer Geschäftstätigkeit und die Frage, ob sie auf bestimmte Arten von Zusatzleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder Programme zur Gesundheitsförderung spezialisiert sind.

3. Richtlinien und Verfahren

3.1 Ein Mitarbeiterhandbuch entwickeln

Erstellen Sie ein Mitarbeiterhandbuch, in dem Unternehmensrichtlinien, Erwartungen am Arbeitsplatz, Rechte der Beschäftigten und Verfahren wie Anwesenheit, Verhalten und Urlaub dargelegt werden. Nehmen Sie rechtliche Richtlinien wie Antidiskriminierungsbestimmungen, Maßnahmen zur Verhinderung von Belästigung und Richtlinien zur Sicherheit am Arbeitsplatz auf.

Es ist wichtig, das Handbuch klar, prägnant und zugänglich zu gestalten und regelmäßig zu aktualisieren, wenn sich Richtlinien ändern – Slite, Notion oder andere speziell entwickelte Tools für Mitarbeiterhandbücher eignen sich dafür hervorragend.

Wenn Ihr Unternehmen viele Richtlinien für Beschäftigte verwalten muss, sollten Sie ein separates Mitarbeiterhandbuch für neue Mitarbeitende erstellen, um eine Informationsüberflutung am ersten Tag des Onboarding-Prozesses zu vermeiden.

3.2 Arbeitsplatzsicherheitsstandards festlegen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsplatz die von der OSHA oder branchenspezifischen Behörden festgelegten Sicherheitsvorschriften erfüllt. 

Führen Sie Sicherheitsbewertungen durch, stellen Sie die erforderliche Schutzausrüstung bereit, erstellen Sie Notfallmaßnahmen und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig in Sicherheitsprotokollen. Dokumentieren Sie außerdem die Einhaltung, um mögliche Verstöße zu vermeiden.

4. Bereitschaft für Personalgewinnung und Einarbeitung

4.1 Eine Stellenbeschreibung erstellen

Verfassen Sie eine detaillierte Stellenbeschreibung, in der die Verantwortlichkeiten der Rolle (und wie sie zum Erfolg der Organisation beitragen wird), die Qualifikationen, die erforderlichen Fähigkeiten und die erwarteten Ergebnisse klar definiert werden.

Achten Sie darauf, eine klare, handlungsorientierte und unvoreingenommene Sprache zu verwenden, um die passenden Kandidatinnen und Kandidaten anzusprechen und von Anfang an klare Erwartungen zu schaffen. 

Erfahren Sie mehr über das Erstellen effektiver Stellenbeschreibungen in Mariya Hristovas hervorragendem Artikel darüber, wie man eine Stellenbeschreibung verfasst.

4.2 Einen Einstellungsprozess entwickeln

Beginnen Sie mit der Entwicklung eines strukturierten Einstellungsprozesses, der das Erstellen von Stellenausschreibungen, die Vorauswahl von Lebensläufen, das Führen von Vorstellungsgesprächen und die Durchführung von Kompetenztests umfasst.

Definieren Sie klare Einstellungskriterien, entscheiden Sie, welche Teammitglieder am Auswahlprozess beteiligt werden, und standardisieren Sie die Bewertungsmethoden, um Einheitlichkeit, Fairness und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sicherzustellen.

Sie sollten außerdem in Betracht ziehen, einen einstellungsfreundlichen Prozess für Telearbeit zu entwickeln.

Einstellungsprozess

5.1 Kandidatinnen und Kandidaten finden

Die Suche nach Kandidatinnen und Kandidaten umfasst das Finden potenzieller neuer Mitarbeitender durch Personalgewinnungsmarketing und aktive Strategien zur Kandidatensuche. 

Personalgewinnungsmarketing umfasst die Bewerbung Ihrer Arbeitgebermarke über Jobbörsen, soziale Medien und die Website Ihres Unternehmens sowie das regelmäßige Veröffentlichen von Beiträgen wie Erfahrungsberichten von Mitarbeitenden und Unternehmensvideos, um den Wert Ihrer Organisation als potenzielle Arbeitgeberin zu zeigen.

Die aktive Kandidatensuche umfasst die direkte Suche nach Kandidatinnen und Kandidaten über Ihr Netzwerk, vorhandene Mitarbeiterempfehlungen, LinkedIn, Fachforen und branchenspezifische Jobportale.

 5.2 Kandidatinnen und Kandidaten vorauswählen

Der Vorauswahlprozess beginnt mit der Prüfung von Lebensläufen und Bewerbungen, um die Berufserfahrung, Fähigkeiten und den Bildungshintergrund der Kandidatinnen und Kandidaten zu bewerten. 

Moderne Bewerbermanagementsysteme können diesen Schritt automatisieren, indem sie Lebensläufe nach berufsspezifischen Schlüsselwörtern oder Anforderungen, z. B. der Zulassungsberechtigung, filtern und bewerten. 

Nach der ersten Prüfung ermöglichen kurze Telefon- oder Videogespräche den einstellenden Führungskräften, die Kommunikationsfähigkeiten, Verfügbarkeit und das Interesse der Kandidatinnen und Kandidaten an der Stelle einzuschätzen.

Klären Sie in diesem Gespräch die Erwartungen an die Stelle und stellen Sie sicher, dass die Kandidatin oder der Kandidat die Werte des Unternehmens versteht.

Anschließend werden die Kandidatinnen und Kandidaten auf eine Auswahlliste gesetzt und anhand ihrer Qualifikationen und der Ergebnisse der Vorauswahl eingestuft. Dieser Schritt grenzt den Kreis auf diejenigen ein, die für eine weitere Bewertung am besten geeignet sind.

5.3 Vorstellungsgespräche führen

Bei Vorstellungsgesprächen treffen Sie sich mit Kandidatinnen und Kandidaten von der Auswahlliste, um deren Qualifikationen, Fähigkeiten und kulturelle Passung zu beurteilen. 

Ein gut strukturiertes Vorstellungsgespräch umfasst Fragen zu technischen Fähigkeiten, Problemlösungskompetenz und Verhaltensmerkmalen.

Verhaltensbezogene Fragen im Vorstellungsgespräch können dabei helfen, Einblicke darin zu gewinnen, wie eine Kandidatin oder ein Kandidat die eigenen Fähigkeiten eingesetzt und reale Situationen bewältigt hat – ein starker Indikator für das zukünftige Verhalten in ähnlichen Situationen und dafür, wie die Person in Ihrer Organisation arbeiten würde.

Vorstellungsgespräche können einzeln, virtuell oder als Panelgespräch mit wichtigen Teammitgliedern und Entscheidungsträgern durchgeführt werden.

Um Fairness zu gewährleisten, sollten die Bewertenden ein standardisiertes Punktesystem oder Feedbackformular verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Kandidatin und jeder Kandidat nach denselben Kriterien beurteilt wird, was einen objektiven und inklusiven Auswahlprozess fördert.

Lesen Sie mehr in Hristovas hervorragendem Artikel darüber, wie man ein Vorstellungsgespräch führt.

5.4 Ein Angebot unterbreiten

Sie haben eine passende Person gefunden, nun beginnt die etwas nervenaufreibende Phase, in der Sie ihr ein Angebot unterbreiten. Wie Hristova in ihrem hervorragenden Artikel darüber, wie man ein Jobangebot unterbreitet, hervorhebt, rufen Sie die Person am besten zuerst an, um sie darüber zu informieren, bevor Sie ihr ein formelles Schreiben mit der Bezeichnung der Stelle, dem Gehalt, dem Startdatum, den Zusatzleistungen und den Beschäftigungsbedingungen usw. senden.

Ich empfehle Ihnen dringend, Hristovas Artikel zu lesen, damit Sie diese entscheidende Phase besser bewältigen und mehr der gewünschten Bewerberinnen und Bewerber einstellen können.

5.5 Überprüfung des Hintergrunds und der Beschäftigungsberechtigung

Bevor Sie die Einstellung offiziell machen, führen Sie Überprüfungen des Hintergrunds und der Beschäftigungsberechtigung durch, um die Qualifikationen und den rechtlichen Arbeitsstatus der Bewerberin oder des Bewerbers zu verifizieren.

Die Beschäftigungs- und Ausbildungshistorie sollte anhand offizieller Unterlagen oder seriöser Verifizierungsdienste bestätigt werden.

Referenzauskünfte geben Einblick in die bisherige Arbeitsleistung, Arbeitsethik und Persönlichkeit der Bewerberin oder des Bewerbers, indem frühere Arbeitgeber oder berufliche Kontakte kontaktiert werden.

Zu den rechtlichen Prüfungen der Beschäftigungsberechtigung gehört die Überprüfung der Arbeitserlaubnis mithilfe des Formulars I-9 in den USA oder die Sicherstellung, dass die entsprechenden Visa und Genehmigungen vorliegen.

Wenn Überprüfungen des polizeilichen Führungszeugnisses erforderlich sind, stellen Sie sicher, dass die einschlägigen Gesetze eingehalten werden und die Prüfungen für die jeweilige Stelle angemessen sind (Software zur Hintergrundüberprüfung oder Drogentestdienste können dabei helfen).

Transparenz über den Prozess schafft Vertrauen und stellt sicher, dass die Bewerberinnen und Bewerber durchgehend informiert sind.

Nachdem Sie Mitarbeitende eingestellt haben

6.1 Neueinstellungen melden

Noch mehr Verwaltungsaufwand, hurra! Das müssen Sie und die neu eingestellte Person aus rechtlicher Sicht erledigen:

Für den Arbeitgeber (Ihre Pflichten):

• Formular I-9 ausfüllen (Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung):
  • Sie müssen die Identität der beschäftigten Person und ihre rechtliche Berechtigung zur Arbeit in den USA überprüfen.
  • Prüfen und bewahren Sie Nachweisdokumente wie Reisepässe oder Führerscheine auf.
• Die Neueinstellung Ihrem Bundesstaat melden:
  • Melden Sie die beschäftigte Person innerhalb von 20 Tagen nach der Einstellung (oder früher, abhängig von Ihrem Bundesstaat) beim Meldeprogramm für Neueinstellungen Ihres Bundesstaats an.
• Die Lohnabrechnung einrichten:
  • Melden Sie sich für die bundesstaatlichen und staatlichen Lohnsteuerkonten an, sofern dies noch nicht geschehen ist.
• Eine Arbeitsunfallversicherung abschließen:
  • Schließen Sie diese Versicherung ab, wenn sie in Ihrem Bundesstaat vorgeschrieben ist. Sie deckt arbeitsbedingte Verletzungen oder Erkrankungen ab.
• Vorgeschriebene Aushänge am Arbeitsplatz anbringen:
  • Bringen Sie Hinweise zu den Arbeitsgesetzen des Bundes und des Bundesstaats an einem gut sichtbaren Ort an, einschließlich Informationen zu Mindestlohn, Arbeitssicherheit und Antidiskriminierungsrichtlinien.
• Eine Personalakte anlegen:
  • Führen Sie eine vertrauliche Akte für die beschäftigte Person, einschließlich ausgefüllter Formulare, unterzeichneter Angebotsschreiben und Leistungsaufzeichnungen.
• Vorgeschriebene Zusatzleistungen anbieten (falls zutreffend):
  • Bieten Sie Zusatzleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und bezahlten Urlaub an, wenn dies gesetzlich oder durch die Richtlinien Ihres Unternehmens vorgeschrieben ist.

Für die beschäftigte Person (ihre Pflichten)

1. Füllen Sie das Formular W-4 (Bescheinigung über den Lohnsteuerabzug) aus:
   • Dieses Formular legt fest, wie viel Bundeseinkommensteuer von den Gehaltszahlungen einbehalten werden soll.
2. Füllen Sie die Formulare für den staatlichen Lohnsteuerabzug aus (falls zutreffend):
   • Je nach Bundesstaat müssen Mitarbeitende möglicherweise bundesstaatsspezifische Formulare für den Lohnsteuerabzug ausfüllen.
3. Reichen Sie die Dokumente für das Formular I-9 ein:
   • Die beschäftigte Person muss innerhalb von drei Tagen nach der Einstellung gültige Dokumente vorlegen, die ihre Identität und Arbeitserlaubnis nachweisen.
4. Melden Sie sich für Leistungen an (falls angeboten):
   • Mitarbeitende sollten vom Unternehmen angebotene Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und bezahlten Urlaub prüfen und sich dafür anmelden.
5. Unterschreiben Sie das Angebotsschreiben bzw. den Arbeitsvertrag:
   • Falls erforderlich, sollten sie die Stelle durch die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags oder Angebotsschreibens offiziell annehmen.
6. Bestätigen Sie die Unternehmensrichtlinien:
   • Mitarbeitende sollten gegebenenfalls Bestätigungen für wichtige Richtlinien wie Richtlinien gegen Belästigung, zur Vertraulichkeit und zur Sicherheit am Arbeitsplatz unterzeichnen.

6.2 Einarbeitung

Die Einarbeitung umfasst einige der oben aufgeführten rechtlichen und administrativen Anforderungen, aber im Kern geht es darum, sicherzustellen, dass Ihre neue Arbeitskraft bestmöglich startet.

Das bedeutet, ihr die erforderlichen Werkzeuge, Kenntnisse und Unterstützung bereitzustellen, damit sie erfolgreich sein kann. Zu den üblichen Bestandteilen gehören stellenspezifische Schulungen, Vorstellungen bei Teammitgliedern sowie ein Überblick über Unternehmenskultur, Werte und Erwartungen. 

Ein gut strukturiertes Einarbeitungsprogramm verbessert das Engagement der Mitarbeitenden, die Arbeitszufriedenheit und die langfristige Mitarbeiterbindung. Lesen Sie mehr in unserem Artikel über die Erstellung eines effektiven 30-60-90-Tage-Einarbeitungsprogramms.

So stellen Sie Mitarbeitende ein: 5 bewährte Verfahren

Menschen sind Menschen und tun manchmal seltsame Dinge. Was sie motiviert, ist nicht immer klar, und das Leben kommt dazwischen.

Erfolgreiche Rekrutierung über den gesamten Prozess hinweg basiert auf Vertrauen, Transparenz, Organisation, Beharrlichkeit und Kommunikation.

Hier sind einige bewährte Verfahren, die Ihnen helfen, die benötigten Talente zu gewinnen und zu halten:

1. Erstellen Sie ein EVP 

Ein Arbeitgeber-Wertversprechen (EVP) ist eine Reihe einzigartiger Vorteile und Angebote, die ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden im Austausch für deren Fähigkeiten, Fachwissen und Engagement verspricht.

Im Wesentlichen handelt es sich um den Wert, den eine Organisation ihren Mitarbeitenden im Gegenzug für deren Beiträge bietet.

Das EVP hilft dabei, Talente zu gewinnen, zu halten und zu engagieren, indem es wirksam vermittelt und vorantreibt, was die Organisation zu einem attraktiven Arbeitsplatz macht. Es umfasst verschiedene Bestandteile wie:

• Zweck, Vision und Mission
• Organisationswerte
• Gesamtvergütung
• Unternehmenskultur
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
• Flexibilität
• Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben
• Das allgemeine Mitarbeitererlebnis. 

Für eine ausführlichere Betrachtung empfehle ich Hristovas hervorragenden Leitfaden zur Erstellung eines EVP.

2. Entwickeln Sie eine starke Arbeitgebermarke

Auf die Erstellung Ihres EVP folgt die Entwicklung Ihrer Arbeitgebermarke.

Im Wesentlichen ist Ihre Arbeitgebermarke Ihr Ruf als Arbeitgeber. Sie beschreibt, wie Sie sich in Ihren sozialen Netzwerken, Stellenbeschreibungen, Vorstellungsgesprächen und allem präsentieren, was sich an Bewerbende richtet.

Sie zeigt auch, wie Sie als Unternehmen handeln. Sind Sie ethisch, werden Mitarbeitende gut behandelt, leben Sie Ihre Werte?

Ein Zitat von Warren Buffet zum Thema Markenbildung ist mir immer im Gedächtnis geblieben: „Es dauert 20 Jahre, einen Ruf aufzubauen, und fünf Minuten, ihn zu ruinieren. Wenn Sie darüber nachdenken, werden Sie die Dinge anders machen.“

Für eine ausführlichere Betrachtung lesen Sie Mariyas Leitfaden zur Arbeitgebermarke.

3. Einen strukturierten Interviewprozess verwenden

Wir haben oben bereits die Bedeutung von Vorstellungsgesprächen angesprochen und möchten dies hier noch einmal betonen.

Der Aufbau einer einheitlichen Interviewstruktur ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Kandidaten anhand derselben Kriterien bewertet werden. Dies trägt zu einer einheitlichen Bewerbungserfahrung bei, kann Vorurteile reduzieren und den Prozess fairer gestalten.

4. Technologie nutzen

In der Anfangsphase kommst du wahrscheinlich mit einem einfachen Mitarbeiterverwaltungssystem aus, das dich beim Aufbau deines Teams unterstützt. Mitarbeiterverwaltungssysteme bieten bereits für sich genommen zahlreiche Vorteile.

Wenn jedoch mehr Einstellungen anstehen, gibt es einige nützliche Werkzeuge, die den Prozess für alle Beteiligten verbessern und die KPIs für die Personalbeschaffung erfassen können, damit deine Bemühungen auf die Geschäftsziele ausgerichtet bleiben.

Der unbestrittene König bzw. die unbestrittene Königin unter den Personalbeschaffungssoftwares ist das Bewerbermanagementsystem (ATS). Diese Systeme nutzen Werkzeuge zur Automatisierung der Personalbeschaffung, um Stellen zu veröffentlichen, Vorstellungsgespräche zu planen, Kandidaten während des gesamten Einstellungsprozesses zu verfolgen und mit ihnen zu kommunizieren, Lebensläufe zu prüfen und Rückmeldungen auszuwerten.

5. Fachleute einsetzen

Die Personalbeschaffung ist bekanntermaßen schwierig, insbesondere die Suche nach geeigneten Kandidaten. Daher kann es manchmal sinnvoll sein, einen Fachmann zu engagieren oder zu beauftragen. Je nach Budget für die Personalbeschaffung stehen dir hier mehrere Möglichkeiten offen:

• Ein internes Personalbeschaffungsteam aufbauen.
• Eine spezialisierte Personalvermittlungsagentur beauftragen, entweder auf Honorarbasis oder auf Basis einer Vergütung bei erfolgreicher Vermittlung. Diese sind besonders hilfreich bei der Suche nach Führungskräften oder schwer zu findenden Kandidaten.
• Eine professionelle Arbeitgeberorganisation oder einen rechtlichen Arbeitgeber nutzen. Diese sind besonders nützlich bei der Suche nach Talenten außerhalb deines Heimatlandes.

Weitere Informationen findest du in unseren Artikeln darüber, wie du einen Personalvermittler einstellst, wie du eine Führungskraft einstellst oder wie du eine Assistenz einstellst.

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Häufig gestellte Fragen zur Einstellung von Mitarbeitern

Woran erkennt man, dass es Zeit ist, Mitarbeiter einzustellen?

Welche Vorteile bietet die Einstellung von Mitarbeitern?