Software für Personalmanagement: Arten und zentrale Funktionen

Was ist Personalmanagement?

Personalmanagement (WFM) bezeichnet die strategische Zuweisung, Nachverfolgung und Optimierung der wichtigsten Ressource einer Organisation: ihrer Mitarbeitenden. 

Ein erfolgreiches Personalmanagement stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeitenden – mit den richtigen Fähigkeiten – zur richtigen Zeit verfügbar sind, um die Anforderungen ihrer Aufgaben zu erfüllen.

Auch wenn jede Organisation eigene Prioritäten hat, ist Ressourceneffizienz ein Ziel, das die meisten Unternehmen teilen.  

Warum ist Personalmanagement wichtig?

Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem Arbeitsplatz um ein etabliertes Unternehmensumfeld, ein wachsendes Start-up oder ein Unternehmen mit Schichtarbeit handelt, ist Personalmanagement ein unverzichtbarer Bestandteil Ihrer Unternehmensmanagementstrategie.

Effektives Personalmanagement, unterstützt durch Software zur Personaloptimierung, hilft Organisationen dabei, ihre Belegschaft so produktiv und kosteneffizient wie möglich einzusetzen.

Uneinheitliche Personalrichtlinien und eine unzureichende Durchsetzung dieser Richtlinien können zu folgenden Herausforderungen führen:

• Personalmangel
• Überflüssige Mitarbeitende
• Mitarbeitende mit unzureichenden Qualifikationen
• Steigende Projektkosten
• Verspätete Projektfertigstellung 
• Verstöße gegen Compliance-Vorgaben
• Vermeidbare Überstunden
• Vorfälle im Bereich der Arbeitssicherheit 
• Mitarbeitende mit geringem Engagement
• Niedrige Arbeitsmoral oder Burnout
• Hohe Mitarbeiterfluktuation.

Daher ist die Personalplanung ein entscheidender Aspekt des Talentmanagements und unterstützt Personalverantwortliche dabei:

• Die Produktivität der Mitarbeitenden zu optimieren
• Sicherzustellen, dass Projekte effizient mit Ressourcen ausgestattet sind 
• Das Performance-Management zu optimieren
• Mitarbeitende nach Bedarf weiterzuqualifizieren
• Personalprobleme frühzeitig anzugehen
• Einen genauen Überblick über die Personalkosten zu erhalten 
• Organisatorische Risiken zu reduzieren 
• Die Sicherheit am Arbeitsplatz zu fördern
• Arbeitsrechtliche Vorschriften und Bestimmungen einzuhalten
• Initiativen zur Nachfolgeplanung umzusetzen
• Das Mitarbeiterengagement zu verbessern und die Fluktuation zu reduzieren.

Der Personalmanagementprozess

Im Kern umfasst der Personalmanagementprozess die Ermittlung der wichtigsten strategischen Prioritäten einer Organisation und die entsprechende Zuweisung von Ressourcen. Dies erfordert, potenzielle Herausforderungen im Personalbereich vorherzusehen und Maßnahmen zu ergreifen, um effizient zu bleiben und Haftungsrisiken zu vermeiden. 

Der Personalmanagementprozess umfasst Aufgaben wie:

• Strategische Ausrichtung
• Nachfrageprognose 
• Mitarbeiterplanung
• Zeiterfassung 
• Anwesenheitserfassung
• Datenanalyse
• Stärkung der Eigenverantwortung von Mitarbeitenden
• Kompetenzmanagement
• Ticketsystem für HR-Anfragen
• Gehaltsabrechnungsmanagement
• Projektumfang und Budgetplanung 
• Aufgabenmanagement.

Es gibt viel abzudecken! 

Die gute Nachricht ist, dass all dies mithilfe von Software für das Workforce-Management optimiert und automatisiert werden kann. 

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Was ist Workforce-Management-Software?

Eine Softwarelösung für das Workforce-Management (WFM) ist ein Tool, mit dem Unternehmen ihre Richtlinien für die Belegschaft organisieren und viele der Aufgaben und Prozesse in ihrem Workforce-Management-System automatisieren können. 

Dadurch können Personalverantwortliche ihre Arbeitskräfte effektiver einsetzen, die Arbeitszeit der Mitarbeitenden produktiver verwalten und letztendlich ihre Unternehmensziele mit weniger Aufwand erreichen.   

Welche Vorteile bietet Workforce-Management-Software?

Zu den wichtigsten Vorteilen von Workforce-Management-Software gehören die Vereinfachung der Einsatzplanung, die Verwaltung von Anwesenheit und Zeiterfassung, die Überwachung der Produktivität, die Optimierung des Leistungsmanagements, die Durchführung der Gehaltsabrechnung, die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Förderung der Sicherheit von Mitarbeitenden. 

Bei effektiver Implementierung und Nutzung kann die richtige Workforce-Management-Lösung Arbeitgebern dabei helfen:

• Manuelle Aufgaben zu automatisieren, um Zeit zu sparen, Engpässe zu beseitigen und Fehler zu reduzieren.
• Genaue, aktuelle Belegschaftsdaten zu erfassen und mithilfe von Echtzeit-Datenanalysen bessere Entscheidungen zu treffen.
• Omnichannel-Workforce-Management einzusetzen, um Ihrer hybriden oder mobilen Belegschaft besseren Zugang zu bieten. 
• Die Effizienz teamübergreifender Zusammenarbeit zu verbessern, um Kooperation und Mitarbeiterengagement zu fördern, während Silos beseitigt und Doppelarbeiten reduziert werden.
• Betriebskosten zu senken (bedingt durch Überbesetzung, übermäßige Überstunden und Outsourcing) – durch genauere Prognosen und Ressourcenverteilung. Fortschrittliche WFM-Lösungen aktualisieren Budgets sogar auf Grundlage von Änderungen in der Einsatzplanung.
• Das Kundenerlebnis zu optimieren – durch kompetenzbasierte Weiterleitung, die Kundinnen und Kunden mit der passenden Fachkraft im Kontaktzentrum zusammenführt
• Die administrative Belastung zu verteilen – durch Selbstbedienungsportale für Führungskräfte und Mitarbeitende, die den Nutzenden Zugriff auf ausgewählte Funktionen geben

• Die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung zu verbessern, indem Zeiterfassung, bezahlte Abwesenheiten, erfasste Überstunden usw. automatisch abgeglichen werden und dadurch Fälle menschlicher Fehler reduziert werden, die durch manuelle Dateneingabe und Berechnungen entstehen können. 
• Einsatzplanungsprobleme proaktiv zu erkennen und zu beheben, indem Echtzeitdaten zur Personaleinsatzplanung herangezogen und Anpassungen vorgenommen werden, um Probleme wie Unterbesetzung zu vermeiden. Die beste Workforce-Management-Software ermöglicht es Führungskräften sogar, intelligente Einsatzpläne zu erstellen, indem sie nach Abteilung, Projekt, Tätigkeit oder Standort filtern.
• Genaue und detaillierte Aufzeichnungen zu führen, die bei einer Prüfung den Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützen. 

Welche Arten von Workforce-Management-Software gibt es?

Es gibt eine große Bandbreite an verschiedenen WFM-Softwaretools. Einige sind eigenständige Produkte, die eine oder mehrere der unten aufgeführten Funktionen anbieten, während andere eine umfassendere, integrierte Lösung bereitstellen.

• Software für die Einsatzplanung
• Anwesenheitssoftware
• Projektmanagement (Kanban usw.) und Kommunikationstools
• Software zur Zeiterfassung
• Lösungen für Abwesenheitsmanagement
• Software für die Gehaltsabrechnung
• Tools für Mitarbeiterengagement
• Tools für das Kundenbeziehungsmanagement
• Lösungen für Kundenservice- und Support-Tickets
• Software zur Erfassung von Vorfällen am Arbeitsplatz.

Große Organisationen benötigen möglicherweise eine Software für das Personalmanagement in Unternehmen, die dafür konzipiert ist, diese Funktionen über komplexe oder verteilte Belegschaften hinweg zu koordinieren.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Personalmanagement-Software?

Die besten Softwarelösungen für das Personalmanagement ermöglichen es modernen Unternehmen, alle Aktivitäten zu organisieren und zu verfolgen, die mit der Aufrechterhaltung einer effizient besetzten, kostengünstigen und produktiven Belegschaft verbunden sind. 

Es gibt verschiedene Optionen für die Preisgestaltung von Personalmanagement-Software, durch die mehr Benutzer und/oder verschiedene Funktionen freigeschaltet werden.

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl von Personalmanagement-Software achten sollten.

Prognose des Personalbedarfs

Eine solide WFM-Lösung sollte Ihnen dabei helfen können, Trends zu erkennen und Faktoren zu prognostizieren, die den Personalbedarf und die Verfügbarkeit beeinflussen, beispielsweise sich ändernde Projektlaufzeiten, saisonale Schwankungen bei der Verfügbarkeit von Arbeitskräften, Schwankungen bei der Nachfrage von Verbrauchern und Kunden und vieles mehr. Wenn Sie diese Szenarien vorhersehen, können Sie Ihre Personalbudgets besser planen und Mitarbeitende effizienter einsetzen. 

Intelligente Einsatzplanung

Jedes Softwaretool für das Personalmanagement, das seinen Preis wert ist, sollte intelligente Funktionen zur Einsatzplanung umfassen, mit denen Führungskräfte Mitarbeitende anhand von Kriterien wie Verfügbarkeit, Kompetenzen, Kosten, Erfahrung, Präferenzen, Standort und mehr für Schichten oder Projekte auswählen können. Tools zur Schichtplanung sollten außerdem einen Selbstbedienungszugriff für Mitarbeitende bieten, damit diese Schichten untereinander tauschen können, um eine vollständige Abdeckung aller Schichten sicherzustellen. Einige Tools verfügen möglicherweise auch über Funktionen, die KI für das Personalmanagement und die Einsatzplanung integrieren.

Zeiterfassung

Ein Tool für das Personalmanagement sollte Funktionen zur Integration mit Geräten und Tools zur Zeiterfassung bieten oder eine solche Integration ermöglichen, etwa mit Zugangsscannern, cloudbasierter Zeiterfassungssoftware, Kiosken, Kassensystemen (POS), mobilen Apps oder digitalen Stundenzetteln, um Zeiterfassungsdaten zu erfassen und automatisch für eine genaue Lohnabrechnung zu verarbeiten. Ein weiterer Vorteil von Zeiterfassungssoftware sind Überstundenwarnungen. Diese nützliche Funktion gibt Arbeitgebern mehr Kontrolle über die Genehmigung und Zuweisung von Überstunden.

Anwesenheits- und Abwesenheitsmanagement

Software für das Personalmanagement sollte die Anwesenheit von Mitarbeitenden erfassen, die Genehmigung von Urlaubsanträgen automatisieren und die Abwesenheit von Mitarbeitenden mit den Unternehmensrichtlinien für Abwesenheiten (z. B. bezahlte Freistellung (PTO)) sowie den gesetzlichen Vorschriften abgleichen.   

Datenanalyse und Berichterstattung

Die meisten Tools für das Personalmanagement bieten Benutzern über anpassbare Dashboards eine Echtzeitansicht der Belegschaftsdaten. Dadurch lassen sich potenzielle Probleme bei der Einsatzplanung oder Personalbesetzung leicht erkennen und beheben, bevor sie zu tatsächlichen Problemen werden.

Die besten Tools für das Personalmanagement und die Analyse der Belegschaft ermöglichen es Benutzern außerdem, anhand bestimmter Parameter Berichte zu erstellen. Dies verbessert die Geschäftsanalytik und die Personalplanung durch die Analyse historischer Daten. 

Mobiles Personalmanagement

Tools für das Personalmanagement mit Zugriff über mobile Geräte erleichtern die Verwaltung von Zeitplänen und die Besetzung von Schichten unterwegs und tragen dazu bei, auch in Notfällen eine optimale Personalabdeckung sicherzustellen. Dies sind nur einige der vielen Vorteile von Software für mobiles Personalmanagement.

Selbstbedienung für Mitarbeitende 

Ihre Software-Suite oder Ihr Tool für das Personalmanagement sollte idealerweise ein Selbstbedienungsportal für Mitarbeitende bereitstellen, über das Mitarbeitende ihre eigenen Daten bei Bedarf schnell eingeben können. Dadurch wird die Personalabteilung entlastet und die Fehlerquote gesenkt. 

Leistungsstarke Integrationen mit Geschäftstools

Die von Ihnen ausgewählte WFM-Lösung sollte problemlos mit der HR-Software und den Geschäftstools zusammenarbeiten können, die Ihre Organisation bereits verwendet. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie keine ganzheitliche Suite für das Personalmanagement haben und verschiedene spezialisierte Tools einsetzen.

Mit der richtigen Software lässt sich die Implementierung, Überwachung und Verbesserung Ihres Personalmanagementsystems wesentlich effizienter und lohnender gestalten. 

Eine zufriedene Belegschaft ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen

Ein effektives Personalmanagement zielt darauf ab, die Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern und gleichzeitig die strategischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Unternehmen, die diesen Aspekt ihrer Betriebsabläufe erfolgreich meistern, sind effizienter, innovativer und widerstandsfähiger.

Technologie wird allen Unternehmen empfohlen, außer den kleinsten. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, sehen Sie sich unsere Auswahl der besten Software zur Verwaltung der Belegschaft sowie unsere Empfehlungen für Software zur Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung an, mit der Sie die Arbeitszeit und Anwesenheit Ihrer Belegschaft effektiv verwalten und optimieren können.

Weiterführende Lektüre: Die beste Software zur Urlaubsverwaltung zur Erfassung von PTO