Software für Personalmanagement: Arten & zentrale Funktionen

Was ist Personalmanagement?

Personalmanagement (WFM) bezeichnet die Praxis, die wichtigste Ressource einer Organisation – ihre Mitarbeiter – strategisch einzusetzen, zu überwachen und zu optimieren. 

Ein erfolgreiches Personalmanagement stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeiter – mit den richtigen Fähigkeiten – zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind, um die Anforderungen ihrer Aufgaben zu erfüllen.

Obwohl jede Organisation eigene Prioritäten hat, ist Ressourceneffizienz ein Ziel, das die meisten Unternehmen teilen.  

Warum ist Personalmanagement wichtig?

Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem Arbeitsplatz um ein etabliertes Unternehmensumfeld, ein wachsendes Jungunternehmen oder ein Unternehmen mit Schichtarbeitern handelt, ist Personalmanagement ein unverzichtbarer Bestandteil Ihrer Geschäftsführungsstrategie.

Effektives Personalmanagement hilft Organisationen dabei, ihre Belegschaft so produktiv und kosteneffizient wie möglich zu halten.

Uneinheitliche Personalrichtlinien und eine unzureichende Durchsetzung dieser Richtlinien können zu Herausforderungen führen, wie zum Beispiel:

• Personalknappheit
• Überzählige Mitarbeiter
• Unzureichend qualifizierte Mitarbeiter
• Höhere Projektkosten
• Verzögerte Projektabwicklung 
• Verstöße gegen Vorgaben zur Regelkonformität
• Vermeidbare Überstunden
• Vorfälle im Bereich der Arbeitssicherheit 
• Mitarbeiter mit geringer Einbindung
• Niedrige Mitarbeitermoral oder Burnout
• Hohe Mitarbeiterfluktuation.

Daher ist die Personalplanung ein entscheidender Aspekt des Talentmanagements und hilft Personalverantwortlichen dabei:

• Die Produktivität der Mitarbeiter zu optimieren
• Sicherzustellen, dass Projekte effizient mit Ressourcen ausgestattet sind 
• Das Leistungsmanagement zu optimieren
• Mitarbeiter bei Bedarf weiterzuqualifizieren
• Personalengpässe frühzeitig zu erkennen und zu beheben
• Einen genauen Überblick über die Personalkosten zu erhalten 
• Organisatorische Risiken zu reduzieren 
• Die Sicherheit am Arbeitsplatz zu fördern
• Arbeitsrechtliche Vorschriften und Regelungen einzuhalten
• Initiativen zur Nachfolgeplanung umzusetzen
• Das Mitarbeiterengagement zu verbessern und die Fluktuation zu reduzieren.

Der Personalmanagementprozess

Im Kern umfasst der Personalmanagementprozess die Ermittlung der wichtigsten strategischen Prioritäten einer Organisation und die entsprechende Zuweisung von Ressourcen. Dazu müssen potenzielle Herausforderungen im Personalbereich vorhergesehen und Maßnahmen ergriffen werden, um effizient zu bleiben und Haftungsrisiken zu vermeiden. 

Der Personalmanagementprozess umfasst Aufgaben wie:

• Strategische Ausrichtung
• Bedarfsprognose 
• Mitarbeiterplanung
• Zeiterfassung 
• Anwesenheitserfassung
• Datenanalyse
• Stärkung der Mitarbeiter
• Kompetenzmanagement
• Ticketverwaltung für HR-Anfragen
• Gehaltsabrechnungsmanagement
• Projektumfang und Budgetierung 
• Aufgabenverwaltung.

Es gibt viel abzudecken! 

Die gute Nachricht ist, dass all dies mithilfe von Software für das Personalmanagement optimiert und automatisiert werden kann. 

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Was ist Software für das Personalmanagement?

Eine Softwarelösung für das Personalmanagement (WFM) ist ein Tool, mit dem Unternehmen ihre Personalrichtlinien organisieren und viele der Aufgaben und Prozesse in ihrem Personalmanagementsystem automatisieren können. 

Dies ermöglicht es Personalverantwortlichen, ihre Arbeitskräfte effektiver einzusetzen, die Arbeitszeit der Mitarbeiter produktiver zu verwalten und letztendlich ihre Unternehmensziele mit weniger Aufwand zu erreichen.   

Welche Vorteile bietet Software für das Personalmanagement?

Zu den wichtigsten Vorteilen von Software für das Personalmanagement gehören die Vereinfachung der Dienstplanung, die Verwaltung von Anwesenheit und Zeiterfassung, die Nachverfolgung der Produktivität, die Optimierung des Leistungsmanagements, die Durchführung von Gehaltsabrechnungen, die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Förderung der Mitarbeitersicherheit. 

Bei einer effektiven Implementierung und Nutzung kann die richtige Personalmanagementlösung Arbeitgebern dabei helfen:

• Manuelle Aufgaben zu automatisieren, um Zeit zu sparen, Engpässe zu beseitigen und Fehler zu reduzieren.
• Genaue, aktuelle Personaldaten zu erfassen und mithilfe von Echtzeitdatenanalysen bessere Entscheidungen zu treffen.
• Omnichannel-Personalmanagement einzusetzen, um Ihrer hybriden oder mobilen Belegschaft einen besseren Zugang zu bieten. 
• Die Effizienz teamübergreifend zu verbessern, um Zusammenarbeit und Mitarbeiterengagement zu fördern, während Silos beseitigt und Redundanzen reduziert werden.
• Betriebskosten zu reduzieren (die durch Überbesetzung, übermäßige Überstunden und Outsourcing entstehen) durch genauere Prognosen und Ressourcenzuweisung. Fortschrittliche WFM-Lösungen aktualisieren Budgets sogar auf Grundlage von Änderungen in der Dienstplanung.
• Das Kundenerlebnis zu optimieren durch kompetenzbasierte Weiterleitung, die Kunden mit dem richtigen Experten im Kontaktzentrum zusammenbringt
• Die administrative Arbeitslast zu verteilen durch Selbstbedienungsportale für Führungskräfte und Mitarbeiter, die Benutzern Zugriff auf ausgewählte Funktionen geben

• Die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung zu verbessern, indem Zeiterfassung, bezahlter Urlaub, erfasste Überstunden usw. automatisch abgeglichen werden, wodurch Fälle menschlicher Fehler reduziert werden, die durch manuelle Dateneingabe und Berechnungen entstehen können. 
• Planungsprobleme proaktiv zu erkennen und zu beheben, indem Echtzeitdaten zur Mitarbeiterplanung konsultiert und Anpassungen vorgenommen werden, um Probleme wie Unterbesetzung zu vermeiden. Die beste Software für das Personalmanagement ermöglicht Führungskräften sogar, intelligente Dienstpläne zu erstellen, indem sie nach Abteilung, Projekt, Aufgabe oder Standort filtern.
• Genaue und detaillierte Aufzeichnungen zu führen, die dabei helfen, im Falle einer Prüfung die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nachzuweisen. 

Welche Arten von Software für das Personalmanagement gibt es?

Es gibt eine große Auswahl an verschiedenen WFM-Softwaretools. Einige sind eigenständige Produkte, die eine oder mehrere der unten aufgeführten Funktionen anbieten, während andere eine ganzheitlichere, integrierte Lösung bereitstellen.

• Dienstplanungssoftware
• Anwesenheitssoftware
• Projektmanagement (Kanban usw.) und Kommunikationstools
• Zeiterfassungssoftware
• Lösungen für Abwesenheitsmanagement
• Gehaltsabrechnungssoftware
• Tools zur Mitarbeiterbindung
• Tools für das Kundenbeziehungsmanagement
• Lösungen für die Ticketverwaltung im Kundenservice und Support
• Software zur Erfassung von Sicherheitsvorfällen am Arbeitsplatz.

Große Organisationen benötigen möglicherweise Software zur Verwaltung der Belegschaft für Unternehmen, die darauf ausgelegt ist, diese Funktionen über komplexe oder verteilte Belegschaften hinweg zu koordinieren.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Software zur Verwaltung der Belegschaft?

Die besten Softwarelösungen zur Verwaltung der Belegschaft ermöglichen es modernen Unternehmen, alle Aktivitäten zu organisieren und zu verfolgen, die mit der Aufrechterhaltung einer effizient besetzten, kostengünstigen und produktiven Belegschaft verbunden sind. 

Es gibt verschiedene Optionen für die Preisgestaltung von Software zur Verwaltung der Belegschaft, durch die mehr Nutzer und/oder verschiedene Funktionen freigeschaltet werden.

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl von Software zur Verwaltung der Belegschaft achten sollten.

Prognose des Personalbedarfs

Eine gute WFM-Lösung sollte Ihnen dabei helfen können, Trends zu erkennen und Faktoren zu prognostizieren, die den Personalbedarf und die Verfügbarkeit beeinflussen, beispielsweise sich ändernde Projektzeitpläne, saisonale Schwankungen bei der Verfügbarkeit von Arbeitskräften, Schwankungen bei der Nachfrage von Verbrauchern und Kunden und vieles mehr. Indem Sie diese Szenarien vorhersehen, können Sie Ihre Personalbudgets besser planen und Mitarbeitende effizienter einsetzen. 

Intelligente Einsatzplanung

Jedes Softwarewerkzeug zur Verwaltung der Belegschaft, das seinen Preis wert ist, sollte intelligente Funktionen zur Einsatzplanung umfassen, mit denen Führungskräfte Mitarbeitende anhand von Kriterien wie Verfügbarkeit, Fähigkeiten, Kosten, Erfahrung, Präferenzen, Standort und mehr für Schichten oder Projekte auswählen können. Werkzeuge zur Schichtplanung sollten außerdem einen Zugang zur eigenständigen Verwaltung für Mitarbeitende anbieten, damit diese Schichten untereinander tauschen und so eine vollständige Besetzung aller Schichten sicherstellen können. Einige Werkzeuge können auch Funktionen umfassen, die KI für die Verwaltung der Belegschaft und die Einsatzplanung integrieren.

Zeiterfassung

Ein Werkzeug zur Verwaltung der Belegschaft sollte über Funktionen zur Integration mit Zeiterfassungsgeräten und -werkzeugen verfügen oder eine solche Integration ermöglichen, beispielsweise mit Zugangsscannern, cloudbasierter Zeiterfassungssoftware, Kiosksystemen, Kassensystemen (POS), mobilen Apps oder Online-Stundenzetteln, um Zeiterfassungsdaten zu erfassen und automatisch für eine präzise Lohnabrechnung zu verarbeiten. Ein weiterer Vorteil von Zeiterfassungssoftware sind Überstundenwarnungen. Sie sind eine weitere nützliche Funktion, die Arbeitgebern mehr Kontrolle über die Genehmigung und Zuweisung von Überstunden gibt.

Anwesenheits- und Abwesenheitsverwaltung

Software zur Verwaltung der Belegschaft sollte die Anwesenheit der Mitarbeitenden erfassen, die Genehmigung von Urlaubsanträgen automatisieren und die Abwesenheiten der Mitarbeitenden mit den Unternehmensrichtlinien für Abwesenheiten, beispielsweise bezahlten Urlaub (PTO), sowie mit gesetzlichen Vorschriften abgleichen.   

Datenanalyse und Berichterstattung

Die meisten Werkzeuge zur Verwaltung der Belegschaft bieten Nutzern über anpassbare Übersichten eine Echtzeitansicht der Belegschaftsdaten. Dadurch lassen sich potenzielle Probleme bei der Einsatzplanung oder Personalbesetzung leicht erkennen und beheben, lange bevor sie zu tatsächlichen Problemen werden.

Die besten Werkzeuge zur Verwaltung der Belegschaft und für Analysen der Belegschaft ermöglichen es Nutzern außerdem, Berichte anhand bestimmter Parameter zu erstellen. Dadurch werden die Geschäftsanalyse und die Personalplanung durch die Auswertung historischer Daten verbessert. 

Mobile Verwaltung der Belegschaft

WFM-Werkzeuge mit Zugriff über mobile Geräte erleichtern die Verwaltung von Zeitplänen und die Besetzung von Schichten unterwegs und tragen dazu bei, auch in Notfällen eine optimale Personalbesetzung sicherzustellen. Dies sind nur einige der vielen Vorteile mobiler Software zur Verwaltung der Belegschaft.

Selbstbedienung für Mitarbeitende 

Ihre Lösung oder Ihr Werkzeug zur Verwaltung der Belegschaft sollte idealerweise ein Selbstbedienungsportal für Mitarbeitende bereitstellen, über das Mitarbeitende ihre eigenen Daten nach Möglichkeit schnell eingeben können, um die Arbeitszeit der Personalabteilung zu entlasten und Fehler zu reduzieren. 

Leistungsstarke Integrationen mit Geschäftswerkzeugen

Die von Ihnen gewählte WFM-Lösung sollte problemlos mit der HR-Software und den Geschäftswerkzeugen zusammenarbeiten können, die Ihre Organisation bereits verwendet. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie keine ganzheitliche Lösung zur Verwaltung der Belegschaft haben und verschiedene spezialisierte Werkzeuge einsetzen.

Die richtige Software macht die Implementierung, Nachverfolgung und Verbesserung Ihres Systems zur Verwaltung der Belegschaft deutlich effizienter und lohnender. 

Eine zufriedene Belegschaft ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen

Eine effektive Belegschaftsverwaltung zielt darauf ab, die Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten und gleichzeitig die strategischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Unternehmen, die diesen Aspekt ihrer Betriebsabläufe meistern, sind effizienter, innovativer und widerstandsfähiger.

Technologie wird allen Unternehmen empfohlen, außer den kleinsten. Werfen Sie einen Blick auf unsere Auswahlliste der besten Software zur Belegschaftsverwaltung und unsere Empfehlungen für Software zur Zeiterfassung und Anwesenheitsverwaltung, um die Arbeitszeit und Anwesenheit Ihrer Belegschaft effektiv zu verwalten und zu optimieren.

Weiterführende Lektüre: Die beste Software zur Urlaubsverwaltung für die Erfassung von Urlaubstagen