Wie funktionieren Bewerbermanagementsysteme?
Bewerbermanagementsysteme (ATSs) werden von vielen Organisationen genutzt, um bei der Suche nach neuen Mitarbeitenden zu helfen und deren Fortschritt im Einstellungsprozess zu verwalten.
Wenn du für die Personalbeschaffung innerhalb einer Organisation oder als externer Berater verantwortlich bist, hast du zweifellos schon von Bewerbermanagementsystemen (ATS) gehört. Da du hier bist, bist du dir vielleicht aber nicht zu 100 % sicher, wie sie funktionieren.
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie Bewerbermanagementsysteme funktionieren und dich in jeder Phase des Personalbeschaffungsprozesses unterstützen können.
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Was ist ein Bewerbermanagementsystem?
Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ist eine Art Software für die Personalbeschaffung, die darauf ausgelegt ist, den Personalbeschaffungsprozess effizienter zu gestalten, manuelle Arbeit zu reduzieren und die Qualität der Einstellungen zu verbessern, indem sie Unternehmen dabei unterstützt, qualifizierte Kandidaten schnell zu identifizieren und zu verwalten.
Bewerbermanagementsysteme automatisieren und optimieren verschiedene Aufgaben, etwa die Veröffentlichung von Stellenangeboten, die Kommunikation mit Kandidaten, die Nachverfolgung von Bewerbern durch die verschiedenen Phasen des Einstellungsprozesses sowie die Organisation von Kandidateninformationen in einer zentralen Datenbank.
Wie funktionieren Bewerbermanagementsysteme?
Im Kern ist das ATS darauf ausgelegt, Recruiter bei der Verwaltung von Kandidaten von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Abschlussgespräch und (hoffentlich) zur Annahme eines Angebots zu unterstützen.
Je nach Anwendung können sie eine Führungskraft im Einstellungsprozess außerdem beim Veröffentlichen von Stellenanzeigen, bei der Direktansprache von Kandidaten, beim Auswerten und Beurteilen von Kandidaten, bei Vorstellungsgesprächen und bei der Abgabe von Angeboten unterstützen.
Das Herzstück jeder Bewerbermanagementsoftware ist eine Datenbank, in der die Angaben des Kandidaten und Informationen zu seiner Bewerbung gespeichert werden, z. B. Lebenslauf, Anschreiben und Feedback zum Vorstellungsgespräch.
Einstellungsteams können das Tool anschließend an ihren Personalbeschaffungsprozess anpassen und Kandidaten entsprechend ihrem Fortschritt durch die einzelnen Phasen weiterbewegen. Keine lästigen Tabellenkalkulationen mehr!
Automatisierungen innerhalb des Programms, etwa Erinnerungen, tragen dazu bei, dass keine Schritte ausgelassen werden und niemand „durch die Maschen fällt“.
Zu den weiteren nützlichen Funktionen gehört die Möglichkeit, auf Grundlage bestimmter Kriterien massenhaft Absagen per E-Mail zu versenden.
HR-Fachkräfte, die an Gipfeltreffen zu Personallösungen teilnehmen, erhalten oft ein tieferes Verständnis dafür, wie sich Bewerbermanagementsysteme effektiv integrieren lassen. Die Teilnahme an solchen Gipfeltreffen kann zeigen, wie Bewerbermanagementsysteme die Personalbeschaffung optimieren und dabei helfen, schneller die besten Talente zu identifizieren.
Was sind die wichtigsten Funktionen eines Bewerbermanagementsystems?
Wie bei jeder Software für die Personalbeschaffung bietet jeder ATS-Anbieter unterschiedliche Funktionen.
Manche helfen dir beispielsweise dabei, den Markt zu durchsuchen, Kandidaten zu finden und Bewerbungen auszuwerten.
Andere ermöglichen es dir, Personalbeschaffungsprozesse zu automatisieren, etwa die Terminplanung für ein Vorstellungsgespräch mit einem Kandidaten. Zu den wichtigsten Funktionen von Bewerbermanagementsystemen gehören:
Veröffentlichung von Stellenangeboten
Einige ATSs fungieren auch als Plattformen zur Veröffentlichung von Stellenangeboten, über die du Stellenbeschreibungen schnell auf den Karriereseiten deines Unternehmens sowie auf einer Stellenbörse und in sozialen Netzwerken veröffentlichen kannst.
Die Vorteile davon – jede Menge Zeitersparnis und einheitliche Stellenanzeigen – werden sofort sichtbar!
Kontaktaufnahme per E-Mail
Sobald du eine Liste geeigneter Kandidaten zusammengestellt hast, können die meisten ATS dich dabei unterstützen, personalisierte E-Mails im Rahmen der Talentgewinnung zu strukturieren, zu versenden, nachzuverfolgen und zu optimieren.
Kandidatendatenbank
Kandidateninformationen, einschließlich aller Interaktionen mit ihnen, werden gespeichert (prüfe jedoch, wie lange du sie gesetzlich aufbewahren darfst). So kannst du eine Kandidatendatenbank aufbauen und Beziehungen langfristig pflegen. Deshalb werden ATSs manchmal auch als Software für Personalbeschaffungsdatenbanken bezeichnet.
Lebensläufe importieren
Nachdem Bewerber begonnen haben, auf deine Stellenanzeige zu reagieren, erhältst du wahrscheinlich Lebensläufe aus vielen verschiedenen Quellen.
Manche Kandidaten wählen vielleicht sogar den altmodischen Weg und schicken ihren Lebenslauf per Post oder übergeben dir eine gedruckte Kopie.
Die beste ATS-Lösung bietet flexible Importoptionen – vom Scannen von Papierunterlagen bis zum Einlesen von Indeed-Bewerbungen in Ihre Datenbank. (Der Einsatz zusätzlicher Software zur Lebenslaufprüfung kann diesen Prozess ebenfalls effizienter machen, wenn Sie es mit einer großen Anzahl von Bewerbern zu tun haben.)
ATS-Software macht es einfach, alle Ihre Bewerbungen an einem Ort zusammenzuführen.
Elektronische Lebensläufe werden schnell in das System importiert, Papierunterlagen in digitale Dokumente umgewandelt, die auf geeignete Schlüsselwörter und Erfahrungswerte geprüft werden können, und Daten von externen Websites werden in etwas Nützliches und Lesbares für den Endbenutzer umgewandelt.
Lebensläufe analysieren
Die Funktion zur Lebenslaufanalyse ist besonders hilfreich, wenn Sie zahlreiche Bewerbungen erhalten, da Sie damit Hunderte von Lebensläufen schnell anhand vorab ausgewählter Kriterien analysieren können.
Ein ATS-Scan hilft außerdem dabei, relevante Informationen zu finden, unabhängig davon, an welcher Stelle im Dokument sie sich befinden.
Obwohl es einige Standards für das Format von Lebensläufen gibt, unterscheiden sie sich dennoch voneinander. Manche Personen führen ihre Fähigkeiten beispielsweise unter jeder Berufserfahrung auf, während andere eine separate Überschrift erstellen, unter der sie diese am Ende auflisten.
Die Funktion zur Lebenslaufanalyse extrahiert Schlüsselwörter aus jedem Lebenslauf, unabhängig vom Format, und kategorisiert die Bewerber danach, wer am besten zur Stellenbeschreibung passt.
Vorstellungsgespräche planen
Das ATS kann mit Kalendern synchronisiert werden und integrierte Software zur Planung von Vorstellungsgesprächen verwenden, um die Terminplanung sowie den Versand der erforderlichen Informationen und Erinnerungen zu automatisieren.
Bewerber verfolgen
Ein ATS-System hilft dem Personalteam dabei, den Überblick darüber zu behalten, wen es kontaktiert hat, in welcher Phase sich die einzelnen Bewerber befinden und wann ein geeigneter Termin für eine Nachverfolgung sein könnte. Dies trägt dazu bei, den Einstellungsprozess zu optimieren und eine hervorragende Bewerbererfahrung sicherzustellen.
Datenanalyse
Wenn Ihr HR-Team bestimmte Zielvorgaben erfüllen muss, sollte die ATS-Plattform auch diese verfolgen und darüber berichten können.
Sie können wichtige Erkenntnisse zu Recruiting-Kennzahlen verfolgen und darüber berichten, beispielsweise darüber, welche Quellen am effektivsten sind und in welcher Phase die meisten Bewerber abspringen.
Fortgeschrittenere Analysen können mehr kosten. Prüfen Sie daher, was in Ihrer ATS-Preisgestaltung enthalten ist.
Welche Vorteile bietet die Nutzung eines ATS?
Wir behandeln dieses Thema ausführlicher in unserem Artikel über ATS-Vorteile. Zusammenfassend kann die Nutzung eines ATS Ihrer Organisation auf folgende Weise zugutekommen:
- Effizienz und Zeitersparnis: Zentralisiert die Datenverwaltung und optimiert den Einstellungsprozess.
- Verbesserte Bewerbererfahrung: Vereinfacht den Bewerbungsprozess und automatisiert die Kommunikation, was zu einer besseren Bewerbererfahrung beiträgt.
- Bessere Organisation und Zusammenarbeit: Standardisiert Prozesse und verbessert die Zusammenarbeit im Team.
- Verbesserte Berichterstattung und Analysen: Integrierte Analysetools für das Recruiting liefern datengestützte Erkenntnisse und gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften.
- Skalierbarkeit: Bewältigt große Mengen und anpassbare HR-Workflows.
- Kostensenkung: Verringert die Abhängigkeit von Recruitern und senkt Verwaltungskosten.
- Bessere Bewerberqualität: Richtet Stellenanzeigen gezielter aus und verbessert die Zuordnung von Fähigkeiten.
Insgesamt optimiert ein ATS das Recruiting, verbessert Einstellungsentscheidungen und stärkt die Recruiting-Strategie.
Verwenden viele Unternehmen ATS-Software?
Mindestens 40 % der Unternehmen verwenden derzeit eine ATS-Plattform. Dieser Anteil steigt jedoch, da Unternehmen weltweit angesichts des Internets, großer Datenmengen und digitaler Ökosysteme zunehmend darauf achten, technologisch relevant zu bleiben.
Die meisten großen Unternehmen verwenden bereits seit langer Zeit ATS oder andere Arten von Recruiting-Software – unabhängig davon, ob es sich um ein externes System oder ein Bewerberportal handelt, das in die eigene HR-Software integriert ist.
Glücklicherweise gibt es inzwischen Optionen für kleine und mittelständische Unternehmen, in diese Systeme zu investieren und von ihren Vorteilen zu profitieren.
Deshalb haben wir diese nützliche Liste der besten Bewerbermanagementsysteme für kleine Unternehmen zusammengestellt.
Ein besseres Einstellungserlebnis für beide Seiten
ATS-Software kann Ihnen Zeit und damit Geld sparen, indem sie viele Abläufe bei der Einstellung neuer Mitarbeiter automatisiert.
Dies gilt insbesondere für moderne, KI-gestützte ATS-Systeme, da sie den Prozess der Bewerberauswahl erheblich beschleunigen können.
Was für Einstellungsteams effizienter ist, ist auch für Bewerber effizienter. ATS-Systeme werden wahrscheinlich die Bewerbungserfahrung verbessern und dazu beitragen, dass niemand übersehen wird. Dennoch ist es wichtig, das beste ATS für Ihre Bedürfnisse auszuwählen.
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