Skip to main content
Popular insights
Employee Scheduling Software HRMS For Small Business Employee Management Systems
Get Free Access
Add as a preferred source on Google Opens new window Get Free Access Get Free Access
HR-toiminnot

Henkilöstöhallinnon ulkoistaminen: hyödyt, strategiat ja huomioon otettavat seikat

Karen Weeks
By
Karen Weeks
Karen Weeks Global Chief People Officer

More about Karen
Outsourcing-HR-Benefits-Strategies-And-Considerations-Featured-Image

Henkilöstöhallinnon ulkoistaminen on yritysten, erityisesti pienempien yritysten, keskuudessa suosittua hyvästä syystä.

Henkilöstöhallinnon toimintojen hallinnasta tulee yhä monimutkaisempaa ja aikaa vievää – erityisesti työvoiman kasvaessa kansainvälisesti – joten kannattaa hyödyntää ammattilaisia, jotka voivat tarjota sellaista osaamista ja joustavuutta, jota yrityksellä ei ole sisäisesti.

Tämän oppaan avulla voit perehtyä hyötyihin ja saatavilla oleviin henkilöstöhallinnon ulkoistuspalveluihin.

Continue Reading for Free

Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.

Mitä henkilöstöhallinnon ulkoistaminen on?

Henkilöstöhallinnon ulkoistamisella tarkoitetaan sopimuksen tekemistä kolmannen osapuolen, yleensä pätevän yksityishenkilön tai henkilöstöhallinnon toimiston, kanssa joidenkin tai kaikkien yrityksen henkilöstöhallinnon toimintojen hoitamisesta.

Monet yritykset kääntyvät RPO-yritysten puoleen täydentääkseen ulkoistettuja henkilöstöhallinnon toimintojaan, erityisesti rekrytoinnin hallinnassa. Se on usein täydellinen välimuoto sen välillä, ettei yrityksellä ole henkilöstöhallinnon osastoa lainkaan ja että sillä olisi sisäinen henkilöstöhallinnon tiimi.

Henkilöstöhallinnon ulkoistamisen tyypit

Organisaatiot voivat ulkoistaa joko osan henkilöstöhallinnon toiminnoista tai kaikki toiminnot:

Ammatillinen työnantajaorganisaatio (PEO)

PEO tekee yhteistyötä yrityksen kanssa tarjotakseen kattavia henkilöstöhallinnon palveluja, kuten palkanlaskentaa, etuuksien hallintaa, vaatimustenmukaisuuden hallintaa ja työntekijöiden johtamista. 

PEO toimii kanssatyönantajana, mikä tarkoittaa, että yritys ja PEO jakavat tietyt työntekijöihin liittyvät oikeudelliset vastuut.

Lisätietoja saat tutustumalla valintaamme parhaista PEO-organisaatioista.

Virallinen työnantaja (EOR)

EOR on kolmannen osapuolen organisaatio, joka ottaa täyden oikeudellisen vastuun työntekijöistä, mukaan lukien palkanlaskennan, verot ja työlainsäädännön noudattamisen.

Toisin kuin PEO, EOR:sta tulee oikeudellisessa mielessä virallinen työnantaja, ja tätä mallia käytetään usein ulkomaisille markkinoille palkkaamiseen.

Lisätietoja saat tutustumalla valintaamme parhaista EOR-palveluista.

Henkilöstövuokrausyritykset

Tilapäisiin tai määräaikaisiin työntekijöihin keskittyvät henkilöstön täydentämisen palveluntarjoajat huolehtivat lyhytaikaisten tehtävien rekrytoinnista, perehdytyksestä ja palkanlaskennasta. Niiden avulla aukkoja voidaan täyttää nopeasti ilman vakituisten työntekijöiden palkkaamista.

Rekrytointitoimistot

Kykyjen etsimiseen ja sijoittamiseen erikoistuneet rekrytointiyritykset hoitavat vakituisten tehtävien rekrytointiprosessin, mukaan lukien ehdokkaiden etsimisen, haastattelujen järjestämisen ja toisinaan myös osan perehdytysprosessista.

Rekrytoinnin ulkoistamiseen voi tehdä yhteistyötä useilla eri tavoilla, kuten käyttämällä ehdolliseen henkilöstöön keskittyviä henkilöstövuokrausyrityksiä, palkkioihin perustuvalla provisiolla työskenteleviä toimeksisaajia sekä kiinteällä toimeksiantomaksulla työskenteleviä toimeksisaajia, joiden palkkio perustuu avoinna oleviin tehtäviin ja rekrytointitarpeiden aikatauluun.

Lisätietoja saat tutustumalla artikkeliimme parhaista rekrytointiprosessin ulkoistamiseen erikoistuneista yrityksistä.

Osa-aikainen henkilöstöhallinto

Kokeneen henkilöstöhallinnon ammattilaisen palkkaaminen yleensä osa-aikaisesti tai tarpeen mukaan hoitamaan tiettyjä organisaation henkilöstöhallinnon toimintoja.

Sen sijaan, että henkilöstöhallinto ulkoistettaisiin täyden palvelun tarjoajalle, yritys käytännössä ”vuokraa” osan henkilöstöhallinnon asiantuntijan työajasta. Tämä voi olla joustavampi ja kustannustehokkaampi ratkaisu pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka eivät tarvitse kokoaikaista henkilöstöhallinnon henkilöstöä.

Hallinnoitujen palvelujen tarjoajat (MSP)

MSP-palveluntarjoajia käytetään yleensä tilapäisen työvoiman hallintaan. Ne hoitavat tilapäisten työntekijöiden ja toimeksisaajien rekrytoinnin, hallinnan ja valvonnan eri sijainneissa tai projekteissa. Ne ovat erityisen hyödyllisiä suuren volyymin rekrytoinneissa.

Konsultointiyritykset

Henkilöstöhallinnon konsultointiyritykset tarjoavat asiantuntemusta erikoistuneilla alueilla, kuten vaatimustenmukaisuudessa, johtamisen kehittämisessä, organisaatiosuunnittelussa ja muutosjohtamisessa.

Ne tarjoavat strategista neuvontaa tai hoitavat tiettyjä projekteja päivittäisten henkilöstöhallinnon toimintojen sijaan.

Lisätietoja varten tutustu parhaiden HR-konsultointiyritysten tai Yhdistyneen kuningaskunnan parhaiden HR-konsultointiyritysten suosikkilistaamme.

Palkanlaskentapalvelujen tarjoajat

Palkanlaskennan ja vaatimustenmukaisuuden asiantuntijayritykset, mukaan lukien palkkaverotusta koskevien ilmoitusten ja vähennysten käsittely.

Oppimis- ja kehittämisyritykset

Nämä yritykset tarjoavat koulutusohjelmia, johtamisen kehittämistä ja työntekijöiden taitojen kehittämistä. Ulkoistaminen erityiselle palveluntarjoajalle voi varmistaa, että tiimeillä on pääsy johdonmukaiseen ja korkealaatuiseen koulutukseen.

Henkilöstöetujen hallintayritykset

Nämä yritykset keskittyvät työntekijäetujen hallinnointiin, mukaan lukien sairausvakuutukset, eläkejärjestelyt ja hyvinvointialoitteet, ja tarjoavat usein paremman pääsyn etuihin mittakaavaetujen ansiosta.

Taustaselvityspalvelujen tarjoajat

Taustaselvityspalveluihin erikoistuneet yritykset voivat auttaa työhönottoa edeltävissä tarkistuksissa, kuten rikosrekisterihaussa, työsuhteen vahvistamisessa ja luottotietojen tarkistamisessa.

Mitkä yritykset tarvitsevat HR:n ulkoistamista?

HR:n ulkoistaminen voi olla strateginen päätös monissa tilanteissa. Tässä on joitakin yleisiä tilanteita, joissa siitä voi olla hyötyä:

  1. Sisäisten resurssien rajallisuus: Jos yrityksesi on pieni tai siltä puuttuu sisäinen HR-tiimi, ulkoistaminen voi hoitaa keskeisiä HR-toimintoja, kuten palkanlaskentaa, henkilöstöetujen hallinnointia ja vaatimustenmukaisuutta.
  2. Nopea kasvu: Nopean kasvun tai uusille markkinoille laajentumisen aikana HR-tehtävien hallinnointi sisäisesti voi käydä ylivoimaiseksi. Ulkoistaminen auttaa hoitamaan rekrytoinnin, perehdytyksen ja vaatimustenmukaisuuden tehokkaammin, mikä on erityisen hyödyllistä uusilla markkinoilla.
  3. Monimutkaisten vaatimustenmukaisuusasioiden hallinta: Kun toimintaa harjoitetaan useissa maissa tai tiukasti säännellyillä toimialoilla, paikallisen lainsäädännön tuntevan HR-kumppanin käyttäminen voi vähentää vaatimustenmukaisuuteen liittyviä riskejä. Esimerkiksi Sydneyssä toimivat yritykset voivat kääntyä Sydneyn HR-konsultointiyritysten puoleen saadakseen paikallista asiantuntemusta.
  4. Kustannustehokkuus: Pienemmille organisaatioille HR-osaston rakentamisen kustannukset voivat ylittää sen hyödyt. Ulkoistaminen voi olla kustannustehokkaampaa, sillä se tarjoaa pääsyn kokeneisiin ammattilaisiin ilman yleiskustannuksia.
  5. Keskittyminen ydinliiketoimintaan: Jos HR-tehtävät vievät liikaa aikaa ja resursseja, ulkoistaminen antaa tiimillesi mahdollisuuden keskittyä strategisiin aloitteisiin hallinnollisten tehtävien sijaan.
  6. Asiantuntemuksen saatavuus: HR-toimintojen, kuten työntekijäsuhteiden, suorituskyvyn hallinnan tai etujen, ulkoistaminen voi tarjota pääsyn erikoistuneeseen tietoon ja parhaisiin käytäntöihin, joita ei välttämättä ole saatavilla organisaation sisällä.
  7. Tilapäiset tai kausiluonteiset tarpeet: Kiireisinä kausina tai lyhytaikaisten projektien aikana HR:n ulkoistaminen voi auttaa hallitsemaan tilapäisen henkilöstön palkkaamista ja hallinnointia tehokkaasti.
  8. HR-prosessien parantaminen: Jos sisäiset HR-prosessit ovat vanhentuneita tai tehottomia, ulkoistaminen voi tuoda käyttöön nykyaikaisia työkaluja, teknologiaa ja prosesseja, jotka parantavat tuottavuutta.

Mihin toimintoihin HR:n ulkoistaminen voi auttaa?

HR:n ulkoistamispalvelujen tarjoajat tarjoavat palveluja useiden HR-toimintojen tueksi, mukaan lukien:

HR-ulkoistamisen hyvät ja huonot puolet

Kuten useimmilla asioilla liike-elämässä ja elämässä yleensäkin, HR-ulkoistamisella on hyvät ja huonot puolensa.

HR-ulkoistamisen hyvät puolet

  1. Kustannussäästöt: HR-toimintojen ulkoistaminen voi vähentää yleiskustannuksia, kuten yrityksen oman HR-henkilöstön palkkoja ja kehittyneiden järjestelmien käyttökustannuksia, sekä auttaa välttämään seuraamuksia tai sakkoja.
  2. Asiantuntemuksen saatavuus: Tarjoaa käyttöön kokeneita HR-ammattilaisia, joilla on erityisosaamista esimerkiksi rekrytoinnin, oppimisen ja kehittämisen, palkitsemisen hallinnan ja työntekijäsuhteiden aloilta.
  3. Vaatimustenmukaisuuden parantuminen: HR-ulkoistusyritykset tuntevat työlainsäädännön ja -säännökset hyvin, mikä auttaa vähentämään vaatimustenvastaisuuden ja siihen liittyvien seuraamusten riskiä.
  4. Keskittyminen ydinliiketoimintaan: Vapauttaa sisäisiä resursseja, jolloin tiimisi voi keskittyä strategisiin toimintoihin, jotka edistävät suoraan liiketoiminnan kasvua.
  5. Tehokkuuden parantuminen: Ulkoistusyritykset käyttävät kehittyneitä HR-teknologioita ja prosesseja, mikä sujuvoittaa palkanlaskennan, etuuksien ja suoritusten hallinnan kaltaisia toimintoja.
  6. Skaalautuvuus: HR-palveluita voidaan mukauttaa helposti organisaation muuttuviin tarpeisiin, mikä on erityisen hyödyllistä nopean kasvun tai supistamisen aikana.
  7. Työntekijäetuudet: Ulkoistaminen voi tarjota pääsyn parempiin ja kustannustehokkaampiin työntekijäetuuksiin, koska ulkoistusyritys pystyy neuvottelemaan etuuksien tarjoajien kanssa.

HR-ulkoistamisen huonot puolet

  1. Hallinnan menettäminen: Ulkoistaminen tarkoittaa, että HR-prosessien hallinnasta luovutaan osittain. Mahdollinen huolenaihe on, ettei ulkoinen palveluntarjoaja välttämättä pysty vastaamaan välittömiin HR-haasteisiin yhtä ketterästi kuin yrityksen oma tiimi.
  2. Vähemmän henkilökohtainen palvelu: Ulkoiset palveluntarjoajat eivät välttämättä ymmärrä täysin yrityskulttuuria tai työntekijöiden erityistarpeita, mikä voi johtaa yleisluontoisempiin HR-ratkaisuihin.
  3. Turvallisuus- ja luottamuksellisuusriskit: Arkaluonteisten työntekijätietojen jakaminen kolmannen osapuolen palveluntarjoajan kanssa voi aiheuttaa tietoturva- ja tietosuojariskejä, jos tietoja ei hallita huolellisesti.
  4. Mahdolliset viestintäkatkokset: Ulkoisen palveluntarjoajan kanssa työskentely voi aiheuttaa viestinnän viivästymistä erityisesti silloin, jos palveluntarjoaja toimii eri aikavyöhykkeellä tai sillä on paljon asiakkaita.
  5. Piilokustannukset: Vaikka ulkoistaminen voi olla kustannustehokasta, joistakin palveluista saatetaan veloittaa ylimääräisiä maksuja. Siksi sopimukset on tärkeää tarkistaa perusteellisesti odottamattomien kulujen välttämiseksi.
  6. Riippuvuus palveluntarjoajasta: Organisaatiosi saattaa tulla riippuvaiseksi ulkoistuskumppanista, mikä voi vaikeuttaa siirtymistä takaisin sisäiseen HR-tiimiin, jos se on tarpeen.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

HR-ulkoistamisen parhaat käytännöt

Edellä mainitut asiat huomioiden halusin jakaa joitakin parhaita käytäntöjä, joiden avulla voit lähestyä HR-ulkoistamista tehokkaasti ja välttää sudenkuopat.

1. Määrittele tavoitteet ja laajuus selkeästi

Ennen ulkoistamista määritä, mitkä HR-toiminnot haluat ulkoistaa ja miksi. Selkeytä erityiset tavoitteet, jotka haluat saavuttaa (esim. kustannusten vähentäminen, vaatimustenmukaisuuden parantaminen tai asiantuntemuksen saaminen).

Esimerkiksi: Saatat huomata, että palkanlaskennan ulkoistamisen hyödyt ovat sen arvoisia, mutta päätät pitää muut HR-toiminnot yrityksen sisällä.

2. Vertaile vaihtoehtoja

Vertaile vaihtoehtoja ennen sopimusten allekirjoittamista. Keskustele yrityksen antamien suosittelijoiden kanssa ja tiedustele asioita myös muilta asiakkailta varmistaaksesi, että saat tältä yhteistyösuhteelta odottamasi palvelutason ja sitoutumisen ja että palveluntarjoaja sopii mahdollisimman hyvin kulttuuriisi ja tiimiisi.

Suosittelen myös arvioimaan pieniä HR-konsultointiyrityksiä suurempien palveluntarjoajien rinnalla, sillä ne tarjoavat yleensä erikoistuneempaa asiantuntemusta ja henkilökohtaisemman lähestymistavan.

3. Tarkista tietosuoja

Työnantajien tulisi tarkistaa palveluntarjoajan tietosuojatoimet ennen sopimuksen allekirjoittamista. Perehdy palveluntarjoajan tietoturvakäytäntöihin, tietosuojakäytäntöihin, tietojen käyttöoikeuksiin ja valvontakeinoihin, tietoturvaloukkausten käsittelysuunnitelmiin sekä työntekijöiden tietosuojaa koskevaan koulutukseen.

3. Laadi selkeät palvelutasosopimukset (SLA:t)

Laadi palvelutasosopimukset, joissa määritellään suorituskykyä, vastausaikoja, tietoturvaa ja palvelun laatua koskevat odotukset. Varmista, että vaatimusten noudattamatta jättämisestä määrättävät seuraamukset on määritelty selkeästi.

4. Tarkista tekninen yhteensopivuus

Analysoi mahdollisen kumppanin työkalut ja teknologia varmistaaksesi, että ne ovat yhteensopivia omiesi kanssa. Mitä henkilöstöhallinnon ohjelmistoa he käyttävät? Entä HRMS-järjestelmää? Palkanlaskentaa? Etujen hallintaa?

Tämä on erityisen tärkeää palkanlaskentaa ulkoistettaessa, etenkin jos mukaan kuuluu työajan seuranta. 

Integraatiot ovat keskeisiä tietojen yhdenmukaisuuden säilyttämisessä, työnkulkujen parantamisessa ja esimerkiksi oikea-aikaisen ja tehokkaan palkanlaskennan hallinnan varmistamisessa.

Selvitä mahdollisen kumppanin kanssa, missä asioissa se voi ja ei voi tukea tiimiä.

Esimerkiksi bonusten ja palkkioiden laskenta on usein edelleen tehtävä yrityksen sisällä, ja palkanlaskennan palveluntarjoaja ainoastaan syöttää lopullisen maksettavan summan käsittelyä varten.

5. Varmista kulttuurinen yhteensopivuus

Kun ulkoistat esimerkiksi suorituskyvyn hallinnan kaltaisia toimintoja, tärkeintä on varmistaa, että kumppani vastaa kulttuuriasi ja tavoitteitasi.

Etsi palveluntarjoaja, joka keskittyy vahvasti käyttäjäkokemukseen, jotta työntekijäsi pysyvät kumppanin toimien keskiössä.

Kysy kumppanilta, miten se työskentelee kanssasi, kun sinulla on esimerkiksi suorituskykyä koskevia kysymyksiä tai huolenaiheita.

6. Tarkista vakuutukset

Jos teet sopimuksen PEO-palveluntarjoajan kanssa ja ryhdyt yhteiseen työnantajasuhteeseen, varmista, että yritykselläsi on asianmukainen vastuuvakuutus ja että myös PEO-palveluntarjoajalla on riittävä vakuutusturva.

Voit myös harkita työsuhdekäytäntöihin liittyvän vastuuvakuutuksen (EPLI) hankkimista suojautuaksesi esimerkiksi perusteettomaan irtisanomiseen, syrjintään tai häirintään liittyviltä vaateilta.

Vaikka useimmilla PEO-palveluntarjoajilla on yleensä riittävä vakuutusturva, on tärkeää varmistaa tämä paitsi vastuuvakuutuksen myös sairausvakuutuksen osalta.

Paljonko HR:n ulkoistaminen maksaa?

HR:n ulkoistamispalvelujen tarjoajat tarjoavat erilaisia hinnoittelumalleja erilaisten liiketoimintatarpeiden ja budjettien mukaan. Yleisimmät mallit ovat:

  1. Kiinteät maksut: Ennalta määritetystä palvelukokonaisuudesta perittävä kiinteä kuukausi- tai vuosimaksu. Tämä malli tarjoaa ennakoitavat kustannukset, ja sitä käytetään usein kattaviin HR-ratkaisuihin.
  2. Työntekijäkohtaiset maksut: Maksut perustuvat yrityksen työntekijöiden määrään. Tämä malli skaalautuu yrityksen koon mukaan, joten se sopii kasvaville yrityksille.
  3. Palkkasummasta laskettava prosenttiosuus: Maksut lasketaan prosenttiosuutena kokonaispalkkasummasta. Tämä malli suhteuttaa kustannukset yrityksen palkkakuluihin ja varmistaa, että HR:n ulkoistamiskustannukset ovat oikeassa suhteessa työvoiman kokoon.

Kustannustekijät

Useat tekijät vaikuttavat HR:n ulkoistamisen kustannuksiin, kuten:

  1. Yrityksen koko: Suuremmille yrityksille aiheutuu yleensä korkeampia kustannuksia henkilöstöhallinnon tehtävien lisääntyneen monimutkaisuuden ja määrän vuoksi.
  2. Tarvittavat palvelut: Tarvittavien palvelujen laajuus ja kattavuus, kuten palkanlaskenta, etuuksien hallinnointi, vaatimustenmukaisuuden hallinta ja rekrytointi, vaikuttavat kokonaiskustannuksiin.
  3. Toimiala: Joillakin toimialoilla on erityisiä henkilöstöhallinnon vaatimuksia tai säännöksiä, jotka voivat lisätä ulkoistettujen palvelujen monimutkaisuutta ja kustannuksia.
  4. Palveluntarjoajan asiantuntemus: Laajan kokemuksen ja erikoistuneen osaamisen omaavat palveluntarjoajat voivat veloittaa korkeampia maksuja ensiluokkaisista palveluistaan.

Keskimääräiset kustannukset

Henkilöstöhallinnon ulkoistamisen kustannukset voivat vaihdella huomattavasti edellä mainituista tekijöistä riippuen. Seuraavassa on kuitenkin esitetty eri henkilöstöhallinnon ulkoistamispalvelujen keskimääräisiä kustannusvälejä:

  • Henkilöstöhallinnon peruspalvelut: $50–$150 työntekijää kohden kuukaudessa. Tämä sisältää yleensä palkanlaskennan, etuuksien perushallinnoinnin ja vaatimustenmukaisuuden tukipalvelut.
  • Kattavat henkilöstöhallinnon palvelut: $150–$500 työntekijää kohden kuukaudessa. Tämä sisältää henkilöstöhallinnon toimintojen koko kokonaisuuden, kuten rekrytoinnin, suoritusten hallinnan, työntekijöiden koulutuksen ja strategisen henkilöstöhallinnon tuen.
  • Prosenttiosuus palkkasummasta: 2–8 % kokonaispalkkasummasta. Tämä malli kattaa laajan valikoiman henkilöstöhallinnon palveluja ja suhteuttaa kustannukset palkkakuluihin.

10 Parhaiden HR-ulkoistuspalvelujen lista

Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

  1. 1. G-P — Parhaimmillaan joustavissa kansainvälisissä maksuvaihtoehdoissa
  2. 2. Deel Hire — Paras vaihtoehto vaatimustenmukaiseen palkkaamiseen ilman paikallisia yhtiöitä
  3. 3. RemoFirst — Sopii parhaiten budjettitietoiseen etätiimin laajentamiseen
  4. 4. Pebl — Paras kansainvälisen laajentumisen tukeen
  5. 5. Multiplier — Paras kansainväliseen perehdytykseen
  6. 6. RemotePeople — Sopii parhaiten kokonaisvaltaiseen palkkaamisen vaatimustenmukaisuuteen
  7. 7. TriNet — Paras yhteistyönantajuusmalliin
  8. 8. WorkMotion — Paras eurooppalaisen työlainsäädännön noudattamiseen
  9. 9. Gusto — Paras Yhdysvalloissa toimiville maailmanlaajuisesti palkkaaville yrityksille
  10. 10. CXC Global — Paras vaatimustenmukaisuuden ja riskienhallinnan tueksi

Usein kysytyt kysymykset

You may also like