Skip to main content
Popular insights
Employee Scheduling Software HRMS For Small Business Employee Management Systems
Get Free Access
Add as a preferred source on Google Opens new window Get Free Access Get Free Access

Outsourcing av HR: fördelar, strategier och överväganden

Karen Weeks
By
Karen Weeks
Karen Weeks Global Chief People Officer

More about Karen

Att lägga ut HR på entreprenad är populärt bland företag, särskilt mindre sådana, av goda skäl.

Eftersom hanteringen av personalfunktioner blir allt mer komplex och tidskrävande – särskilt om personalstyrkan växer internationellt – lönar det sig att ta in yrkesverksamma som kan erbjuda kunskap och flexibilitet som ni inte har internt.

Använd den här guiden för att förstå fördelarna och vilka HR-tjänster för outsourcing som finns tillgängliga.

Continue Reading for Free

Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.

Vad innebär outsourcing av HR?

Outsourcing av HR är processen att anlita en tredje part, vanligtvis en kvalificerad person eller en HR-byrå, för att utföra några eller alla av företagets personalfunktioner.

Många företag vänder sig till RPO-företag för att komplettera sina outsourcade HR-funktioner, särskilt när det gäller rekryteringshantering. Det är ofta den perfekta medelvägen mellan att inte ha någon HR-avdelning alls och att ha ett internt HR-team.

Typer av outsourcing av HR

Organisationer kan välja att lägga ut vissa eller alla sina HR-funktioner:

Professionell arbetsgivarorganisation (PEO)

En PEO samarbetar med ett företag för att tillhandahålla heltäckande HR-tjänster, såsom lönehantering, administration av förmåner, regelefterlevnad och personalhantering. 

PEO:n fungerar som medarbetsgivare, vilket innebär att företaget och PEO:n delar vissa juridiska ansvarsområden för de anställda.

Läs mer i vårt urval av de bästa PEO:erna.

Registrerad arbetsgivare (EOR)

En EOR är en tredjepartsorganisation som tar på sig det fulla juridiska ansvaret för de anställda, inklusive lönehantering, skatter och efterlevnad av arbetsrättsliga lagar.

Till skillnad från en PEO blir en EOR den officiella arbetsgivaren i juridisk mening, vilket ofta används vid anställning på utländska marknader.

Läs mer i vårt urval av de bästa EOR-leverantörerna.

Bemanningsföretag

Leverantörer av personalförstärkning fokuserar på tillfälligt anställda eller kontraktsanställda och hanterar rekrytering, introduktion och lönehantering för kortvariga tjänster. De kan användas för att snabbt fylla luckor utan att anställa permanent personal.

Rekryteringsföretag

Dessa rekryteringsföretag är specialiserade på att hitta och tillsätta talanger och hanterar rekryteringsprocessen för permanenta tjänster, inklusive att hitta kandidater, genomföra intervjuer och ibland hantera delar av introduktionsprocessen.

Det finns flera sätt att samarbeta för att lägga ut rekryteringen, bland annat genom bemanningsföretag som arbetar med villkorad ersättning, kontraktörer som arbetar på provision baserat på anställningar och kontraktörer som arbetar mot ett fast arvode baserat på de lediga rollerna och tidsramen för rekryteringsbehoven.

Läs mer i vår artikel om de bästa företagen inom outsourcing av rekryteringsprocesser.

HR på deltid

Att anlita en erfaren HR-specialist, vanligtvis på deltid eller vid behov, för att hantera specifika HR-funktioner i organisationen.

I stället för att lägga ut HR på en heltäckande tjänsteleverantör "hyr" ni i praktiken en del av en HR-experts tid, vilket kan vara en mer flexibel och kostnadseffektiv lösning för små och medelstora företag som inte behöver heltidsanställd HR-personal.

Leverantörer av hanterade tjänster (MSP)

MSP:er används vanligtvis för hantering av tillfällig personal och sköter rekrytering, administration och uppföljning av tillfälligt anställda och kontraktörer på olika platser eller i olika projekt. De är särskilt användbara vid rekrytering i stor skala.

Konsultföretag

HR-konsultföretag erbjuder expertis inom specialiserade områden som regelefterlevnad, ledarskapsutveckling, organisationsutformning och förändringsledning.

De ger strategisk rådgivning eller hanterar specifika projekt i stället för dagliga HR-funktioner.

För mer information, se vår kortlista över de bästa HR-konsultföretagen eller de bästa HR-konsultföretagen i Storbritannien.

Löneleverantörer

Företag som specialiserar sig på lönehantering och efterlevnad, inklusive deklarationer och avdrag för löneskatt.

Företag inom lärande och utveckling

Dessa företag erbjuder utbildningsprogram, ledarskapsutveckling och kompetensutveckling för medarbetare. Att anlita en specialiserad leverantör kan säkerställa att teamen får tillgång till konsekvent utbildning av hög kvalitet.

Företag inom förmånsadministration

Dessa företag fokuserar på att hantera personalförmåner, inklusive sjukförsäkringar, pensionsplaner och hälsoinitiativ, och erbjuder ofta bättre tillgång till förmåner tack vare stordriftsfördelar.

Leverantörer av bakgrundskontroller

Företag som specialiserar sig på bakgrundskontroller kan hjälpa till med kontroller före anställning, såsom sökningar i belastningsregister, verifiering av anställningar och kreditupplysningar.

Vilka företag behöver outsourca HR?

Att outsourca HR kan vara ett strategiskt beslut i olika situationer. Här är några vanliga scenarier där det kan vara fördelaktigt:

  1. Begränsade interna resurser: Om ditt företag är litet eller saknar ett internt HR-team kan outsourcing hantera viktiga HR-funktioner som löner, förmånsadministration och efterlevnad.
  2. Snabb expansion: Under perioder av snabb tillväxt eller expansion till nya marknader kan det bli överväldigande att hantera HR-uppgifter internt. Outsourcing gör det enklare att hantera rekrytering, introduktion och efterlevnad på ett effektivare sätt (särskilt användbart på nya marknader).
  3. Hantering av komplexa efterlevnadskrav: När verksamheten bedrivs i flera länder eller branscher med strikta regler kan outsourcing till en HR-partner som känner till lokala lagar minimera efterlevnadsriskerna.
  4. Kostnadseffektivitet: För mindre organisationer kan kostnaderna för att bygga upp en HR-avdelning överstiga fördelarna. Outsourcing kan vara mer kostnadseffektivt och ge tillgång till erfarna yrkespersoner utan de tillhörande kostnaderna.
  5. Fokus på kärnverksamheten: Om HR-uppgifter tar för mycket tid och resurser i anspråk kan outsourcing göra det möjligt för teamet att fokusera på strategiska initiativ i stället för administrativa uppgifter.
  6. Tillgång till expertis: Outsourcing av HR-funktioner som medarbetarrelationer, prestationshantering eller förmåner kan ge tillgång till specialiserad kunskap och bästa praxis som kanske inte finns internt.
  7. Temporära eller säsongsbundna behov: Under högsäsonger eller för kortsiktiga projekt kan outsourcing av HR hjälpa till att effektivt hantera rekrytering och administration av tillfällig personal.
  8. Förbättring av HR-processer: Om de interna HR-processerna är föråldrade eller ineffektiva kan outsourcing introducera moderna verktyg, teknik och processer som ökar produktiviteten.

Vilka funktioner kan HR-outsourcing hjälpa till med?

HR-outsourcingleverantörer erbjuder tjänster som hjälper till med en rad olika HR-funktioner, bland annat:

  • Rekrytering
  • Löneadministration
  • Administrering av förmåner
  • Tidsregistrering
  • Försäkringar
  • Utbildning
  • Lärande och utveckling
  • Prestationshantering
  • Medarbetarrelationer
  • Tjänster för medarbetares övergång
  • Bakgrundskontroller och referenstagning
  • Drogtester för medarbetare
  • Rådgivning för medarbetare (EAP:er, stöd för psykisk hälsa).

För- och nackdelar med outsourcing av HR

Precis som med det mesta i affärslivet och livet har outsourcing av HR både för- och nackdelar.

Fördelar med outsourcing av HR

  1. Kostnadsbesparingar: Outsourcing av HR-funktioner kan minska omkostnaderna, till exempel löner för intern HR-personal, tillgång till avancerade system eller kostnader för att undvika påföljder och böter.
  2. Tillgång till expertis: Ger tillgång till erfarna HR-specialister med expertkunskaper inom områden som rekrytering, lärande och utveckling, ersättningshantering och medarbetarrelationer.
  3. Förbättrad regelefterlevnad: Företag som erbjuder HR-outsourcing har god kännedom om arbetsrätt och regelverk, vilket bidrar till att minska risken för bristande efterlevnad och tillhörande påföljder.
  4. Fokus på kärnverksamheten: Frigör interna resurser så att teamet kan fokusera på strategiska aktiviteter som direkt bidrar till verksamhetens tillväxt.
  5. Ökad effektivitet: Outsourcingföretag använder avancerad HR-teknik och effektiva processer för att förenkla funktioner som lönehantering, förmåner och prestationshantering.
  6. Skalbarhet: HR-tjänsterna kan enkelt anpassas efter organisationens föränderliga behov, vilket är särskilt användbart under perioder av snabb tillväxt eller nedskärningar.
  7. Medarbetarförmåner: Outsourcing kan ge tillgång till bättre och mer kostnadseffektiva medarbetarförmåner tack vare outsourcingföretagets möjlighet att förhandla med förmånsleverantörer.

Nackdelar med outsourcing av HR

  1. Förlorad kontroll: Outsourcing innebär att man avstår från viss kontroll över HR-processerna. En potentiell nackdel är att en extern leverantör kanske inte är lika snabb och flexibel när det gäller att hantera omedelbara HR-frågor som ett internt team.
  2. Mindre personligt anpassad service: Externa leverantörer kanske inte fullt ut förstår företagskulturen eller medarbetarnas specifika behov, vilket kan leda till mer generella HR-lösningar.
  3. Risker för säkerhet och sekretess: Delning av känsliga medarbetaruppgifter med en tredjepartsleverantör kan innebära risker för datasäkerhet och integritet om den inte hanteras noggrant.
  4. Potentiella kommunikationsproblem: Samarbete med en extern leverantör kan leda till kommunikationsfördröjningar, särskilt om leverantören befinner sig i en annan tidszon eller har många kunder.
  5. Dolda kostnader: Även om outsourcing kan vara kostnadseffektivt kan vissa tjänster medföra extra avgifter. Därför är det viktigt att granska avtalen noggrant för att undvika oväntade utgifter.
  6. Beroende av leverantören: Organisationen kan bli beroende av outsourcingpartnern, vilket gör det svårt att återgå till ett internt HR-team vid behov.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Bästa metoder för outsourcing av HR

Med ovanstående i åtanke tänkte jag dela med mig av några bästa metoder som hjälper dig att hantera outsourcing av HR på ett effektivt sätt och undvika fallgropar.

1. Definiera tydligt mål och omfattning

Innan ni lägger ut arbete på entreprenad bör ni identifiera vilka HR-funktioner ni vill lägga ut och varför. Förtydliga de specifika mål ni vill uppnå (t.ex. kostnadsminskning, förbättrad regelefterlevnad eller tillgång till expertis).

Exempel: Ni kanske inser att fördelarna med att lägga ut löneadministrationen väger tyngre, men beslutar att behålla andra HR-funktioner internt.

2. Jämför alternativ

Jämför olika alternativ innan ni skriver under några avtal. Tala med referenser som företaget tillhandahåller och kontakta även andra kunder för att säkerställa att ni får den servicenivå och det engagemang som ni förväntar er av relationen, samt att leverantören passar er kultur och ert team så bra som möjligt.

Jag rekommenderar också att ni utvärderar specialiserade HR-konsultföretag vid sidan av större leverantörer, eftersom de ofta erbjuder mer specialiserad expertis och ett mer personligt arbetssätt.

3. Kontrollera dataskyddet

Arbetsgivare bör granska en leverantörs dataskyddsåtgärder innan de undertecknar ett avtal. Granska leverantörens datasäkerhetsprotokoll, integritetspolicyer, dataåtkomst och åtkomstkontroller, planer för hantering av dataintrång samt utbildning i skyddet av anställdas personuppgifter.

3. Fastställ tydliga servicenivåavtal (SLA:er)

Upprätta SLA:er som definierar förväntningarna på prestation, svarstider, datasäkerhet och servicekvalitet. Säkerställ att det finns tydligt definierade påföljder vid bristande efterlevnad.

4. Gör en teknisk kontroll

Analysera en potentiell partners verktyg och teknik för att säkerställa att de är kompatibla med era. Vilken bemanningsprogramvara använder de? Hur är det med HRMS? Löneadministration? Administration av förmåner?

Detta är särskilt viktigt när ni lägger ut löneadministrationen, särskilt om tidrapportering ingår. 

Integrationer är till exempel avgörande för att upprätthålla datakonsistens, förbättra era arbetsflöden och säkerställa en punktlig och effektiv löneadministration.

Samarbeta med den potentiella partnern för att förstå var de kan och inte kan stödja teamet.

Beräkningar av bonusar och provisioner behöver till exempel ofta fortfarande göras internt, medan löneleverantören endast registrerar det slutliga beloppet för utbetalning.

5. Kontrollera den kulturella passformen

Er främsta prioritet när ni lägger ut funktioner som prestationshantering bör vara att säkerställa att partnern är i linje med er kultur och era mål.

Leta efter en leverantör som fokuserar starkt på användarupplevelsen, så att era medarbetare förblir det centrala fokuset för partnerns insatser.

Fråga partnern hur de kommer att samarbeta med er när ni har frågor eller funderingar kring exempelvis prestation.

6. Kontrollera försäkringsskyddet

Om ni tecknar avtal med en PEO och ingår i ett gemensamt arbetsgivaransvar bör ni säkerställa att företaget har rätt ansvarsförsäkring på plats och bekräfta att PEO:n också har ett tillräckligt försäkringsskydd.

Ni kan också överväga att lägga till en försäkring mot arbetsrättsligt ansvar (EPLI) för att skydda mot krav som felaktig uppsägning, diskriminering eller trakasserier.

Även om de flesta PEO:er vanligtvis har ett tillräckligt skydd är det viktigt att kontrollera detta, inte bara när det gäller ansvarsförsäkring utan även sjukförsäkring.

Hur mycket kostar utkontraktering av HR?

Leverantörer av HR-utkontraktering erbjuder olika prismodeller för att tillgodose olika verksamhetsbehov och budgetar. De vanligaste modellerna omfattar:

  1. Fasta avgifter: En fast månads- eller årsavgift för en fördefinierad uppsättning tjänster. Denna modell ger förutsägbara kostnader och används ofta för heltäckande HR-lösningar.
  2. Avgifter per anställd: Avgifterna baseras på antalet anställda i företaget. Denna modell skalar med verksamhetens storlek, vilket gör den lämplig för växande företag.
  3. Procent av löneadministrationen: Avgifterna beräknas som en procentandel av den totala lönesumman. Denna modell anpassar kostnaderna efter företagets löneutgifter och säkerställer att kostnaderna för HR-utkontraktering står i proportion till arbetsstyrkans storlek.

Kostnadsfaktorer

Flera faktorer påverkar kostnaden för HR-utkontraktering, bland annat:

  1. Företagsstorlek: Större företag medför vanligtvis högre kostnader på grund av den ökade komplexiteten och volymen av HR-uppgifter.
  2. Tjänster som krävs: Omfattningen och djupet av de tjänster som behövs, såsom lönehantering, administration av förmåner, efterlevnadshantering och rekrytering, påverkar den totala kostnaden.
  3. Bransch: Vissa branscher har specifika HR-krav eller regler som kan öka komplexiteten och kostnaden för outsourcingtjänster.
  4. Tjänsteleverantörens expertis: Leverantörer med omfattande erfarenhet och specialiserad kunskap kan ta ut högre avgifter för sina premiumtjänster.

Genomsnittliga kostnader

Kostnaden för HR-outsourcing kan variera stort beroende på de faktorer som nämns ovan. Här är dock några genomsnittliga kostnadsintervall för olika typer av HR-outsourcingtjänster:

  • Grundläggande HR-tjänster: $50 till $150 per anställd och månad. Detta omfattar vanligtvis lönehantering, grundläggande administration av förmåner och stöd med efterlevnad.
  • Omfattande HR-tjänster: $150 till $500 per anställd och månad. Detta omfattar ett komplett utbud av HR-funktioner, såsom rekrytering, prestationshantering, personalutbildning och strategiskt HR-stöd.
  • Andel av lönesumman: 2% till 8% av den totala lönesumman. Denna modell omfattar ett brett utbud av HR-tjänster och kopplar kostnaderna till lönekostnaderna.

10 Kortlista över de bästa HR-outsourcingtjänsterna

Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

  1. 1. G-P — Bäst för flexibla globala betalningsalternativ
  2. 2. Deel Hire — Bäst för regelefterlevande anställning utan lokala juridiska enheter
  3. 3. RemoFirst — Bäst för budgetmedveten expansion av distansteam
  4. 4. Pebl — Bäst för stöd vid global expansion
  5. 5. RemotePeople — Bäst för heltäckande regelefterlevnad vid rekrytering
  6. 6. Multiplier — Bäst för global introduktion
  7. 7. Native Teams — Bäst för regelefterlevnad vid anställningar på komplexa marknader
  8. 8. WorkMotion — Bäst för efterlevnad av europeisk arbetsrätt
  9. 9. Payoneer Workforce Management — Bäst för global lönehantering med stöd för efterlevnad
  10. 10. TopSource — Bäst för dedikerad support dygnet runt, fem dagar i veckan

Outsourcingtjänster per land

Är du intresserad av att anställa talanger i ett specifikt land? I så fall är dessa arbetsgivarorganisationstjänster för följande länder värda att överväga som din outsourcingpartner:

Vanliga frågor