Skip to main content
Popular insights
Employee Scheduling Software HRMS For Small Business Employee Management Systems
Get Free Access
Add as a preferred source on Google Opens new window Get Free Access Get Free Access

Outsourcing av HR: Fördelar, strategier och överväganden

Karen Weeks
By
Karen Weeks
Karen Weeks Global Chief People Officer

More about Karen
Outsourcing-HR-Benefits-Strategies-And-Considerations-Featured-Image

Att lägga ut HR på entreprenad är populärt bland företag, särskilt mindre företag, av goda skäl.

Eftersom det blir allt mer komplext och tidskrävande att hantera personalfunktioner – särskilt när arbetsstyrkan växer internationellt – lönar det sig att anlita yrkespersoner som kan erbjuda kunskap och flexibilitet som ni inte har internt.

Använd den här guiden för att förstå fördelarna och vilka tjänster för outsourcing av HR som finns tillgängliga.

Continue Reading for Free

Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.

Vad är outsourcing av HR?

Outsourcing av HR är processen att anlita en tredje part, vanligtvis en kvalificerad person eller en HR-byrå, för att utföra vissa eller alla av företagets personalfunktioner.

Många företag vänder sig till RPO-företag för att komplettera sina outsourcade HR-funktioner, särskilt inom rekryteringshantering. Det är ofta den perfekta medelvägen mellan att inte ha någon HR-avdelning och att ha ett internt HR-team.

Typer av outsourcing av HR

Organisationer kan välja att lägga ut vissa eller alla sina HR-funktioner:

Professionell arbetsgivarorganisation (PEO)

En PEO samarbetar med ett företag för att tillhandahålla heltäckande HR-tjänster, såsom lönehantering, administration av förmåner, regelefterlevnad och personalhantering. 

PEO:n fungerar som en medarbetsgivare, vilket innebär att företaget och PEO:n delar vissa juridiska skyldigheter gentemot de anställda.

Läs mer i vår sammanställning av de bästa PEO-företagen.

Registrerad arbetsgivare (EOR)

En EOR är en tredjepartsorganisation som tar på sig det fulla juridiska ansvaret för anställda, inklusive lönehantering, skatter och efterlevnad av arbetslagstiftningen.

Till skillnad från en PEO blir en EOR den officiella arbetsgivaren i juridisk mening, vilket ofta används vid anställningar på utländska marknader.

Läs mer i vår sammanställning av de bästa EOR-företagen.

Bemanningsföretag

Leverantörer av personalförstärkning fokuserar på tillfälligt anställda eller kontraktsanställda och hanterar rekrytering, introduktion och lönehantering för kortsiktiga tjänster. De kan användas för att snabbt täppa till luckor utan att anställa permanent personal.

Rekryteringsbyråer

Dessa rekryteringsföretag är specialiserade på att hitta och tillsätta talanger och hanterar rekryteringsprocessen för permanenta tjänster, inklusive att söka kandidater, genomföra intervjuer och ibland hantera delar av introduktionsprocessen.

Det finns flera sätt att samarbeta för att lägga ut rekrytering på entreprenad, inklusive bemanningsföretag som arbetar med behovsbaserad bemanning, uppdragstagare som arbetar mot provision baserat på anställningar samt uppdragstagare som arbetar mot ett fast arvode baserat på de lediga tjänsterna och tidsramen för rekryteringsbehovet.

Läs mer i vår artikel om de bästa företagen inom outsourcing av rekryteringsprocesser.

Fraktionerad HR

Att anlita en erfaren HR-specialist, vanligtvis på deltid eller vid behov, för att hantera specifika HR-funktioner i organisationen.

I stället för att lägga ut HR på en leverantör med heltäckande tjänster "hyr" ni i praktiken en del av en HR-experts tid, vilket kan vara en mer flexibel och kostnadseffektiv lösning för små och medelstora företag som inte behöver heltidsanställd HR-personal.

Leverantörer av hanterade tjänster (MSP)

MSP-företag används vanligtvis för hantering av tillfällig arbetskraft och sköter rekrytering, hantering och tillsyn av tillfälligt anställda och uppdragstagare på olika platser eller i olika projekt. De är särskilt användbara vid rekrytering i stor skala.

Konsultföretag

HR-konsultföretag erbjuder expertis inom specialiserade områden som regelefterlevnad, ledarskapsutveckling, organisationsdesign och förändringsledning.

De tillhandahåller strategisk rådgivning eller hanterar specifika projekt i stället för dagliga HR-funktioner.

För mer information, kolla in vår kortlista över de bästa HR-konsultföretagen eller de bästa HR-konsultföretagen i Storbritannien.

Löneleverantörer

Företag som specialiserar sig på lönehantering och efterlevnad, inklusive deklarationer och avdrag för löneskatt.

Utbildnings- och utvecklingsföretag

Dessa företag erbjuder utbildningsprogram, ledarskapsutveckling och kompetensutveckling för medarbetare. Att anlita en specialiserad leverantör kan säkerställa att teamen får tillgång till konsekvent utbildning av hög kvalitet.

Företag som administrerar förmåner

Dessa företag fokuserar på att hantera medarbetarförmåner, inklusive sjukförsäkring, pensionsplaner och friskvårdsinitiativ, och erbjuder ofta bättre tillgång till förmåner tack vare stordriftsfördelar.

Leverantörer av bakgrundskontroller

Företag som specialiserar sig på bakgrundskontroller kan hjälpa till med kontroller före anställning, såsom sökningar efter brottsregister, verifiering av anställningshistorik och kreditupplysningar.

Vilka företag behöver lägga ut HR-arbetet?

Att lägga ut HR-arbetet kan vara ett strategiskt beslut i olika situationer. Här är några vanliga scenarier där det kan vara fördelaktigt:

  1. Begränsade interna resurser: Om ditt företag är litet eller saknar ett internt HR-team kan utkontraktering hantera viktiga HR-funktioner som löner, administration av förmåner och efterlevnad.
  2. Snabb expansion: Under perioder av snabb tillväxt eller expansion till nya marknader kan det bli överväldigande att hantera HR-uppgifter internt. Utkontraktering hjälper till att hantera rekrytering, introduktion och efterlevnad mer effektivt, särskilt på nya marknader.
  3. Hantering av komplex efterlevnad: När man är verksam i flera länder eller branscher med strikta regelverk kan utkontraktering till en HR-partner som känner till lokala lagar minimera riskerna för bristande efterlevnad. Företag som är verksamma i Sydney kan till exempel vända sig till HR-konsultföretag i Sydney för lokal expertis.
  4. Kostnadseffektivitet: För mindre organisationer kan kostnaderna för att bygga upp en HR-avdelning överstiga fördelarna. Utkontraktering kan vara mer kostnadseffektivt och ge tillgång till erfarna yrkespersoner utan de tillhörande omkostnaderna.
  5. Fokus på kärnverksamheten: Om HR-uppgifter tar för mycket tid och resurser i anspråk kan utkontraktering göra det möjligt för teamet att fokusera på strategiska initiativ i stället för administrativa uppgifter.
  6. Tillgång till expertis: Utkontraktering av HR-funktioner som medarbetarrelationer, prestationshantering eller förmåner kan ge tillgång till specialiserad kunskap och bästa praxis som kanske inte finns internt.
  7. Tillfälliga eller säsongsbetonade behov: Under högsäsonger eller för kortsiktiga projekt kan utkontraktering av HR hjälpa till att effektivt hantera anställning och administration av tillfällig personal.
  8. Förbättring av HR-processer: Om interna HR-processer är föråldrade eller ineffektiva kan utkontraktering introducera moderna verktyg, teknik och processer som förbättrar produktiviteten.

Vilka funktioner kan HR-utkontraktering hjälpa till med?

Leverantörer av HR-utkontraktering erbjuder tjänster som hjälper till med en rad olika HR-funktioner, bland annat:

För- och nackdelar med outsourcing av HR

Precis som med det mesta i arbetslivet och livet i stort har outsourcing av HR både för- och nackdelar.

Fördelar med outsourcing av HR

  1. Kostnadsbesparingar: Outsourcing av HR-funktioner kan minska omkostnaderna, exempelvis löner för intern HR-personal, tillgång till avancerade system eller genom att undvika sanktioner och böter.
  2. Tillgång till expertis: Ger tillgång till erfarna HR-specialister med särskild kunskap inom områden som rekrytering, lärande och utveckling, ersättningshantering och medarbetarrelationer.
  3. Förbättrad regelefterlevnad: Företag som erbjuder HR-outsourcing har god kännedom om arbetsrätt och andra regelverk, vilket bidrar till att minska risken för bristande efterlevnad och tillhörande sanktioner.
  4. Fokus på kärnverksamheten: Frigör interna resurser så att ert team kan fokusera på strategiska aktiviteter som direkt bidrar till verksamhetens tillväxt.
  5. Ökad effektivitet: Outsourcingföretag använder avancerad HR-teknik och effektiva processer för att förenkla funktioner som lönehantering, förmåner och prestationshantering.
  6. Skalbarhet: HR-tjänsterna kan enkelt anpassas efter organisationens föränderliga behov, vilket är särskilt användbart under perioder av snabb tillväxt eller nedskärningar.
  7. Medarbetarförmåner: Outsourcing kan ge tillgång till bättre och mer kostnadseffektiva medarbetarförmåner tack vare outsourcingföretagets möjlighet att förhandla med förmånsleverantörer.

Nackdelar med outsourcing av HR

  1. Minskad kontroll: Outsourcing innebär att ni lämnar över en del av kontrollen över HR-processerna. En möjlig nackdel är att en extern leverantör kanske inte är lika snabb och flexibel när det gäller att hantera akuta HR-frågor som ett internt team.
  2. Mindre personligt anpassad service: Externa leverantörer kanske inte fullt ut förstår företagskulturen eller medarbetarnas specifika behov, vilket kan leda till mer generiska HR-lösningar.
  3. Risker för säkerhet och konfidentialitet: Att dela känsliga medarbetaruppgifter med en extern leverantör kan innebära risker för datasäkerheten och den personliga integriteten om det inte hanteras omsorgsfullt.
  4. Möjliga kommunikationsbrister: Samarbete med en extern leverantör kan leda till fördröjningar i kommunikationen, särskilt om leverantören befinner sig i en annan tidszon eller har många kunder.
  5. Dolda kostnader: Även om outsourcing kan vara kostnadseffektivt kan vissa tjänster medföra extra avgifter. Därför är det viktigt att granska avtalen noggrant för att undvika oväntade utgifter.
  6. Beroende av leverantören: Organisationen kan bli beroende av outsourcingpartnern, vilket kan göra det svårt att återgå till ett internt HR-team vid behov.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Bästa praxis för outsourcing av HR

Med ovanstående i åtanke tänkte jag dela med mig av några bästa praxis som hjälper dig att hantera outsourcing av HR på ett effektivt sätt och undvika fallgropar.

1. Definiera tydligt mål och omfattning

Innan ni lägger ut arbete, identifiera vilka HR-funktioner ni vill outsourca och varför. Förtydliga de specifika mål ni vill uppnå (t.ex. kostnadsminskning, förbättrad regelefterlevnad och tillgång till expertis).

Exempel: Ni kanske inser att fördelarna med att outsourca lönehanteringen är värda det, men beslutar att behålla andra HR-funktioner internt.

2. Jämför olika leverantörer

Jämför olika leverantörer innan ni skriver under några avtal. Tala med referenser som företaget tillhandahåller och kontakta även andra kunder för att säkerställa att ni får den servicenivå och det engagemang som ni förväntar er av relationen, samt att leverantören passar er kultur och ert team så bra som möjligt.

Jag rekommenderar också att ni utvärderar specialiserade HR-konsultföretag parallellt med större leverantörer, eftersom de ofta erbjuder mer specialiserad expertis och ett mer personligt arbetssätt.

3. Kontrollera dataskyddet

Arbetsgivare bör granska en leverantörs dataskyddsåtgärder innan de skriver under ett avtal. Granska deras datasäkerhetsprotokoll, integritetspolicyer, dataåtkomst och åtkomstkontroller, planer för hantering av dataintrång samt utbildning i integritetsskydd för medarbetardata.

3. Fastställ tydliga servicenivåavtal (SLAs)

Upprätta SLAs som definierar förväntningarna på prestation, svarstider, datasäkerhet och servicekvalitet. Säkerställ att det finns tydligt definierade sanktioner vid bristande efterlevnad.

4. Gör en teknisk kontroll

Analysera en potentiell partners verktyg och teknik för att säkerställa att de är kompatibla med era. Vilken bemanningsprogramvara använder de? Hur är det med HRMS? Lönehantering? Administration av förmåner?

Detta är särskilt viktigt när ni outsourcar lönehanteringen, särskilt om ni inkluderar tidsregistrering. 

Integrationer är avgörande för att upprätthålla datakonsistens, förbättra era arbetsflöden och säkerställa snabb och effektiv lönehantering, till exempel.

Samarbeta med den potentiella partnern för att förstå var de kan och inte kan stödja teamet.

Exempelvis måste beräkningar av bonusar och provisioner ofta fortfarande göras internt, medan löneleverantören endast registrerar den slutliga utbetalningen för bearbetning.

5. Kontrollera den kulturella passformen

Er främsta prioritet när ni outsourcar funktioner som prestationshantering bör vara att säkerställa att partnern stämmer överens med er kultur och era mål.

Leta efter en leverantör som har ett starkt fokus på användarupplevelsen, så att era medarbetare förblir det centrala i partnerns arbete.

Fråga partnern hur de kommer att samarbeta med er när ni har frågor eller funderingar kring exempelvis prestation.

6. Kontrollera försäkringsskyddet

Om ni ingår avtal med en PEO och etablerar ett gemensamt arbetsgivaransvar ska ni säkerställa att företaget har rätt ansvarsförsäkring på plats och bekräfta att PEO:n också har ett tillräckligt försäkringsskydd.

Ni kan också överväga att lägga till Employment Practices Liability Insurance (EPLI) för att skydda mot krav som exempelvis felaktig uppsägning, diskriminering eller trakasserier.

Även om de flesta PEO:er vanligtvis har ett tillräckligt försäkringsskydd är det viktigt att verifiera detta, inte bara när det gäller ansvarsförsäkring utan även sjukförsäkring.

Hur mycket kostar HR-outsourcing?

Leverantörer av HR-outsourcing erbjuder olika prismodeller för att tillgodose olika företagsbehov och budgetar. De vanligaste modellerna omfattar:

  1. Fasta avgifter: En fast månads- eller årsavgift för en fördefinierad uppsättning tjänster. Denna modell ger förutsägbara kostnader och används ofta för heltäckande HR-lösningar.
  2. Avgifter per medarbetare: Avgifterna baseras på antalet medarbetare i företaget. Denna modell skalas efter företagets storlek, vilket gör den lämplig för växande företag.
  3. Procentandel av lönen: Avgifterna beräknas som en procentandel av den totala lönesumman. Denna modell anpassar kostnaderna efter företagets löneutgifter och säkerställer att kostnaderna för HR-outsourcing står i proportion till arbetsstyrkans storlek.

Kostnadsfaktorer

Flera faktorer påverkar kostnaden för HR-outsourcing, bland annat:

  1. Företagsstorlek: Större företag har vanligtvis högre kostnader på grund av den ökade komplexiteten och omfattningen av HR-uppgifterna.
  2. Tjänster som krävs: Omfattningen och graden av de tjänster som behövs, såsom lönehantering, administration av personalförmåner, efterlevnadshantering och rekrytering, påverkar den totala kostnaden.
  3. Bransch: Vissa branscher har särskilda HR-krav eller regler som kan öka komplexiteten och kostnaden för outsourcade tjänster.
  4. Tjänsteleverantörens expertis: Leverantörer med omfattande erfarenhet och specialiserad kunskap kan ta ut högre avgifter för sina premiumtjänster.

Genomsnittliga kostnader

Kostnaden för outsourcing av HR-tjänster kan variera kraftigt beroende på faktorerna som nämns ovan. Här är dock några genomsnittliga kostnadsintervall för olika typer av HR-outsourcingtjänster:

  • Grundläggande HR-tjänster: $50 till $150 per anställd och månad. Detta omfattar vanligtvis lönehantering, grundläggande administration av personalförmåner och stöd med efterlevnad.
  • Omfattande HR-tjänster: $150 till $500 per anställd och månad. Detta omfattar ett komplett utbud av HR-funktioner, såsom rekrytering, prestationshantering, personalutbildning och strategiskt HR-stöd.
  • Procentandel av lönesumman: 2% till 8% av den totala lönesumman. Denna modell omfattar ett brett utbud av HR-tjänster och kopplar kostnaderna till lönekostnaderna.

10 Kortlista över bästa HR-outsourcingtjänster

Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

  1. 1. G-P — Bäst för flexibla globala betalningsalternativ
  2. 2. Deel Hire — Bäst för regelefterlevande anställning utan lokala juridiska enheter
  3. 3. RemoFirst — Bäst för budgetmedveten expansion av distansteam
  4. 4. Pebl — Bäst för stöd vid global expansion
  5. 5. RemotePeople — Bäst för heltäckande regelefterlevnad vid rekrytering
  6. 6. Multiplier — Bäst för global introduktion
  7. 7. Native Teams — Bäst för regelefterlevnad vid anställningar på komplexa marknader
  8. 8. WorkMotion — Bäst för efterlevnad av europeisk arbetsrätt
  9. 9. TopSource — Bäst för dedikerad support dygnet runt, fem dagar i veckan
  10. 10. TriNet — Bäst för en modell med gemensamt arbetsgivaransvar

Outsourcingtjänster per land

Är du intresserad av att anställa talanger i ett specifikt land? I så fall är dessa arbetsgivarregistreringstjänster för följande länder värda att överväga som din outsourcingpartner:

Vanliga frågor