Vad är HR-programvara och hur kan den gynna ditt företag?

Vanliga användningsområden omfattar bättre datahantering och säkerhet, automatisering av viktiga processer som lönehantering samt djupare insikter om personalstyrkan för datadrivet beslutsfattande.

Fördelar med HR-programvara

HR-programvara kan gynna individer och team i hela företaget på många olika sätt.

Så gynnar HR-programvara HR-avdelningar

Så här gynnar HR-programvara HR-avdelningar:

• Automatisering av administrativa uppgifter: HR-programvara automatiserar rutinuppgifter som hantering av medarbetardata, närvaroregistrering och lönehantering. Detta minskar det manuella arbetet, minimerar fel och frigör tid för HR-personalen att fokusera på mer strategiska uppgifter.
• Förbättrad rekryteringsprocess: Plattformar som system för kandidatspårning och rekryterings-CRM-system hjälper till att hantera platsannonser, granska ansökningar och kommunicera med kandidater. Detta kan påskynda rekryteringsprocessen, ge kandidaterna en bättre upplevelse och förbättra kvaliteten på rekryteringarna.
• Förbättrad introduktion av medarbetare: Specialiserad programvara för introduktion eller särskilda moduler kan effektivisera introduktionsprocessen genom att automatisera sådant som inlämning av dokument, utbildningsscheman och inledande bedömningar.
• Lärande och utveckling: Verktyg som lärplattformar hjälper till att utforma utbildningsprogram, ge enkel tillgång till utbildningsmaterial och mäta effektiviteten i program för lärande och utveckling.
• Självbetjäningsportaler för medarbetare: Många HR-system erbjuder självbetjäningsportaler som gör det möjligt för medarbetare att hantera sina egna personuppgifter, förmåner och andra HR-relaterade uppgifter. Detta ger medarbetarna större självständighet och minskar den administrativa belastningen på HR-avdelningen.
• Datahantering och analys: Verktyg som programvara för HR-analys hjälper HR-avdelningar att få insikter i trender inom personalstyrkan, resultatmått och efterlevnadsfrågor. Dessa data kan vara avgörande för strategisk planering och beslutsfattande.
• Efterlevnad av lagar och regler: Det kan vara svårt att hålla sig uppdaterad om arbetsrätt och andra regler. Programvara för efterlevnad inom HR eller särskilda moduler hjälper till att säkerställa efterlevnad genom att uppdatera systemen i enlighet med nya lagar och upprätthålla korrekta register för revisionsspår.
• Förbättrad kommunikation: Dessa system innehåller ofta verktyg som underlättar kommunikationen mellan medarbetare och HR-personal, till exempel informationsdatabaser, meddelandeplattformar och verktyg för återkoppling. Detta kan säkerställa att HR-frågor löses snabbare och öka engagemanget.
• Prestationshantering: Verktyg för prestationshantering hjälper till att följa upp medarbetares prestationer, sätta upp mål och genomföra prestationssamtal. Detta underlättar en effektivare hantering av medarbetarnas utveckling och anpassar individuella mål till verksamhetens mål.

Så gynnar HR-programvara medarbetare

Eftersom mycket av HR:s arbete fokuserar på att stödja medarbetarna är det logiskt att HR-programvara även ska gynna medarbetarna. 

Så här förbättrar HR-programvara den övergripande upplevelsen på arbetsplatsen:

• Förbättrade HR-produkter och HR-tjänster: HR- och personaladministrationsteamen får mer tid och kan använda programvara för att samla in data och återkoppling och använda den för att skapa bättre produkter och tjänster som förbättrar arbetsplatsupplevelsen.
• Enkel tillgång till information: HR-programvara innehåller vanligtvis självbetjäningsportaler för anställda som gör det möjligt för individer att enkelt komma åt och hantera sina personuppgifter, vilket bidrar till att skapa en bättre medarbetarupplevelse.
• Effektiv introduktion: För nyanställda effektiviserar HR-programvara introduktionsprocessen och gör den snabbare och mer strukturerad. Medarbetare kan få tillgång till nödvändiga dokument, utbildningsmaterial och scheman via systemet, vilket hjälper dem att komma in i sina nya roller på ett bekvämare och mer effektivt sätt.
• Förbättrad kommunikation: Många HR-system underlättar bättre kommunikation inom organisationen genom integrerade meddelandesystem, tillkännagivanden och uppdateringar. Detta bidrar till att hålla medarbetarna informerade och engagerade i företagets händelser.
• Bättre prestationshantering: Verktyg som programvara för prestationshantering hjälper medarbetare att sätta mål, följa upp prestationer och få regelbunden återkoppling från sina chefer. Detta kan främja personlig utveckling och karriärutveckling och göra det enklare för medarbetare att uppnå sina yrkesmässiga mål.
• Tidshantering: Med funktioner som tidsregistrering och ledighetshantering kan medarbetare enkelt ansöka om ledighet, registrera sina arbetstider och hantera sina scheman.
• Bättre utbildning och utveckling: Teammedlemmar kan använda de tidigare nämnda lärplattformarna för att skapa karriärkartor och anpassa sina utbildnings- och utvecklingsresor.

Så här gynnar HR-programvara hela verksamheten

I slutändan bör alla nya verktyg gynna verksamheten på något sätt. Så här kan HR-programvara bidra till konkurrensfördelar:

• Tidsbesparingar och automatisering: Automatiserar repetitiva uppgifter som lönehantering, administration av förmåner och uppföljning av efterlevnad, vilket minskar det manuella arbetet.
• Förbättrad noggrannhet: Minimerar mänskliga fel i processer som lönehantering, dokumentation och efterlevnadsdokumentation.
• Centraliserad datahantering: Lagrar all information om medarbetarna på ett ställe, vilket gör den enkel att komma åt och uppdatera.
• Förbättrad efterlevnad: Hjälper organisationer att följa arbetsrätt, skatteregler och policyer för dataskydd.
• Bättre talanghantering: Effektiviserar rekrytering, introduktion och prestationsuppföljning, vilket förbättrar anställning och personalbevarande.
• Förbättrad medarbetarupplevelse: Självbetjäningsportaler ger medarbetarna möjlighet att komma åt lönespecifikationer, ansöka om ledighet och hantera förmåner.
• Datadrivet beslutsfattande: Tillhandahåller analyser och rapporter för bättre personalplanering, analys av personalomsättning och prestationsutvärdering.
• Skalbarhet: Stödjer växande företag genom att anpassa sig till förändrade HR-behov.
• Kostnadsbesparingar: Minskar administrativa kostnader som är förknippade med manuella HR-processer.
• Förbättrad säkerhet: HR-programvara kan bidra till att skydda känsliga medarbetaruppgifter genom kryptering och åtkomstkontroller.

Vem använder HR-programvara?

Det finns numera mängder av olika HR-programvaruverktyg som täcker hela spektrumet av talanghantering.

Alla teammedlemmar kommer att interagera med HR-programvaran i någon utsträckning, oavsett om de använder självbetjäningsmodulen för anställda för att komma åt sina lönespecifikationer, skickar in en ledighetsansökan eller deltar i en prestationsbedömning.

Dessutom hittar du HR-programvara för företag som är utformad för stora internationella företag samt HR-verktyg för småföretag som växer snabbt.

Som vi kommer att gå igenom är det viktigt att komma ihåg faktorn med flera användare när du väljer rätt verktyg för din organisation.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Typer av HR-programvara

Vi har redan nämnt några ovan, men här är några av de vanligaste typerna av HR-programvara och vad de gör:

Informationssystem för personalresurser (HRIS) 

Ett HRIS (eller informationssystem för personalresurser) är en typ av grundläggande HR-programvara som främst hjälper till att lagra och hantera medarbetaruppgifter, men som vanligtvis även innehåller ett antal grundläggande HR-funktioner.

Viktiga funktioner omfattar centraliserad hantering av medarbetardata, lönehantering, administration av förmåner, närvarospårning, kandidatspårning, prestationsutvärdering och självbetjäningsportaler.

Ta en titt på vårt urval av de bästa systemen för personalinformation som hjälper dig att förenkla din HR-verksamhet och hantera dina medarbetardata effektivt.

System för personaladministration (HRMS)

I likhet med HRIS är HRMS avancerade programvarulösningar som omfattar många av de centrala, strategiska funktionerna inom personaladministration. Funktionerna i ett HR-administrationssystem avgör hur effektivt HR-programvaran kan stödja teamets mål.

Ett HRMS omfattar hantering av medarbetardata, löne- och förmånsadministration, rekrytering och introduktion, prestationsutvärdering, tids- och närvarospårning, utbildningshantering och HR-analys.

Ta en titt på vårt urval av de bästa systemen för personaladministration för mer information. Om ditt team är litet eller din budget är begränsad kan du hitta ett bättre alternativ i den här listan över HRMS-programvara för småföretag.

Author's Tip

Oavsett vad säljarna säger är det osannolikt att ett verktyg är bra på allt, så något att hålla utkik efter är enkel integration med resten av din HR-teknikstack.

Kandidatspårningssystem

ATS är utformade för att förbättra rekryteringsprocessen genom att göra den effektivare för alla involverade.

Vanliga funktioner i rekryteringsprogramvara omfattar publicering av jobbannonser på flera plattformar, schemaläggning av intervjuer, verktyg för CV-granskning och rekryteringsanalys.

Ta en titt på vårt urval av de bästa kandidatspårningssystemen eller vår lista över den bästa rekryteringsprogramvaran för småföretag för mer information.

Löneprogramvara 

Löneprogramvara är ett viktigt verktyg som används av HR- och ekonomiteam (det råder delade meningar om vem) för att spåra medarbetares arbetstimmar, lönesatser, intjänad semester, betald ledighet, löneskatter, löneavdrag (som statliga och lokala skatter) med mera.

Dessa verktyg automatiserar merparten av lönehanteringen och säkerställer korrekta och punktliga löneutbetalningar, skatteavdrag och efterlevnad av arbetsrättsliga lagar.

Ta en titt på vårt urval av den bästa löneprogramvaran för en djupare genomgång.

Programvara för prestationshantering

Prestationshantering är ökänd för att vara svår att få rätt. Programvara för prestationshantering kan vara till hjälp genom att digitalisera processen för prestationsutvärdering och hjälpa till att fastställa och följa upp mål, analysera produktivitet och dokumentera prestationer.

De innehåller även moderna funktioner som insamling av 360-graders feedback från teammedlemmar, kontinuerliga feedbackloopar och verktyg för individuella avstämningar. 

Dessutom kan de hjälpa till med successionsplanering genom att identifiera kompetensluckor som behöver åtgärdas för långsiktig strategisk planering.

Ta en titt på vårt urval av den bästa programvaran för prestationshantering för en djupare genomgång.

Lärplattform (LMS)

Lärande och utveckling är, liksom prestationshantering, ännu en av de viktiga funktioner som är svåra att få rätt.

LMS kan vara till hjälp genom att tillhandahålla en centraliserad plats för att skapa, leverera och följa upp utbildningsinnehåll och kurser.

De innehåller verktyg för utbildare att hantera kursmaterial och för deltagare att få tillgång till och interagera med dessa resurser. Syftet är att förenkla utbildningsprocessen, göra den mer tillgänglig och effektiv samt stödja en mängd olika utbildningsbehov.

Se vårt urval av de bästa systemen för lärandehantering för mer information.

Programvara för förmånsadministration

Precis som med löneadministration kommer den som ansvarar för förmånsadministrationen i en organisation att vara ganska beroende av sin programvara för löneadministration (såvida den förstås inte är värdelös).

Det beror på att den hjälper förmånsadministratörer att hantera löpande uppgifter, såsom att stämma av månadskostnader mot löner, hjälpa personalen med ändringar av planer eller anhöriga och skapa rapporter för att säkerställa att lagkraven följs.

De innehåller vanligtvis självserviceportaler för anställda som förenklar registreringsprocessen för nyanställda genom att vägleda dem genom alla tillgängliga alternativ. 

Se vårt urval av den bästa programvaran för förmånsadministration för mer information.

Programvara för medarbetarengagemang

Medarbetarengagemang, medarbetartillfredsställelse, medarbetarupplevelse – egentligen är allt samma sak.

Hur som helst fokuserar programvara för medarbetarengagemang på att förbättra medarbetarnas tillfredsställelse och engagemang genom funktioner som verktyg för feedback och plattformar för att uppmärksamma medarbetare.

Se vårt urval av den bästa programvaran för medarbetarengagemang eller AI-verktyg för medarbetarengagemang för en djupare genomgång.

Molnbaserad HR-programvara

Allt fler organisationer väljer molnbaserade plattformar för att hantera sina personalfunktioner och ersätter traditionella lokalt installerade system.

Fördelarna med molnbaserade HR-lösningar är särskilt populära bland små och medelstora företag samt nystartade företag och omfattar bättre tillgänglighet och skalbarhet samt minskat underhåll, men kan medföra försämrad datasäkerhet och anpassningsbarhet.

För mer information, se vårt urval av den bästa molnbaserade HR-programvaran.

Så väljer du HR-programvara: process i åtta steg

Om du funderar på om det skulle gynna din organisation att uppgradera HR-programvaran eller investera i en ny HR-lösning är nästa steg att hitta rätt alternativ.

Här är en steg-för-steg-process för att välja rätt HR-programvara för dig:

1. Verksamhetens behov och vision

Det första steget är att formulera visionen för HR och säkerställa att den överensstämmer med verksamhetens strategi, inriktning och vision.

Fördelen med detta är att det i slutändan bidrar till att skapa stöd från viktiga intressenter och beslutsfattare i ledningsgruppen.

2. Identifiera problemområden och samla in krav

Problemområden är i detta sammanhang de specifika svårigheter och ineffektiviteter som ett företag upplever i sina nuvarande HR-processer och som HR-programvaran ska hjälpa till att hantera och minska.

Vanliga problemområden att hålla utkik efter är den tid som läggs på manuella processer och avvikelser i data. 

Viktigt tips: Inhämta synpunkter från alla viktiga intressenter, inklusive personer som ansvarar för olika delar av HR-funktionerna, eftersom de alla har olika behov.

Genom att kombinera strategiska behov med problemområden kan du kartlägga dina krav på HR-programvaran.

3. Nuvarande processsteg

Nuvarande processsteg är de sätt som ni för närvarande utför uppgifter på inom HR-avdelningen. 

Detta bör omfatta alla era centrala HR-uppgifter, till exempel hur ni hanterar personalregister, ledighetsansökningar, rekrytering och introduktion.

Börja med att lista de viktigaste processerna, stegen i varje process, vem som ansvarar för varje steg och hur lång tid varje process tar.

4. Definiera mått på framgång

Du bör nu ha en god uppfattning om vad du behöver från ditt nya verktyg.

Det kan handla om effektivare administration, snabbare tillsättning av tjänster eller bättre utbildningsleverans.

Om du kan spara tid och resurser genom att implementera HR-programvara, är det då möjligt att visa avkastningen på investeringen? Dan Georges utmärkta artikel om ekonomisk kunskap inom HR är en användbar resurs här.

5. Få inledande stöd och godkännande

Presentera dina resultat från stegen ovan för att ta reda på om du har stöd från dina HR-chefer att fortsätta eller om du behöver avsluta processen. Om du har fått ett muntligt godkännande kan du fortsätta!

6. Kontakta leverantörer

Jämför olika alternativ, be om några demonstrationer och dela dina krav i förväg med varje programvaruleverantör du träffar. På så sätt kan de visa hur deras programvara kan förbättra din HR-funktion utifrån dina behov.

Om plattformen du är intresserad av inte har alla funktioner du behöver, hur enkelt skulle det vara att integrera den med andra HR-system? Vilka är de totala kostnaderna för HR-programvaran jämfört med fördelarna?

Några ytterligare leverantörsspecifika frågor att ställa:

• Vilka är de främsta leverantörerna för ditt användningsområde?
• Vilka har högst betyg i sin kategori?
• Vilken funktion hos varje verktyg har högst betyg?
• Vad säger kundrecensioner och rekommendationer? Vilka fördelar och nackdelar rapporteras oftast?
• Vilken typ av introduktion, utbildning, support och andra resurser erbjuder leverantören?
• Finns det omfattande dokumentation?
• Användargränssnitt: är det visuellt tilltalande?
• Användarupplevelse: är det intuitivt att navigera i och enkelt att använda?
• Är det här verktyget tillräckligt enkelt eller avancerat för dina behov inom personaladministration? 
• Erbjuder det den flexibilitet eller anpassningsbarhet du behöver?
• Erbjuder det robusta säkerhetsstandarder och följer det regler och bästa praxis för dataskydd? Finns det ett alternativ för lokal installation?
• Ryms priset inom din budget? Är prissättningen tydlig? Är priset motiverat utifrån programvarans funktioner? Är vissa viktiga funktioner endast tillgängliga i dyrare prisnivåer? 
• Erbjuder det en demonstration eller kostnadsfri provperiod?

7. Utarbeta beslutsunderlaget och få godkännande

Med hjälp av uppgifterna ovan är det dags att skriva ditt beslutsunderlag. 

Det behöver inte vara ett dokument på tio sidor, utan kan vara så enkelt som ett PM på en sida.

Det behöver inte vara ett dokument på tio sidor, utan kan vara så enkelt som ett PM på en sida.  Beslutsfattare vill ha svar på följande frågor:

• Hur mycket kostar det?
• Vilka problem kommer programvaran att lösa?
• Om vi inte investerade i programvaran, vad skulle då hända?
• Hur lång tid kommer implementeringen att ta?
• Varför behöver vi investera nu?
• Vilken avkastning på investeringen ger implementeringen av denna programvara?

För en djupare genomgång kan du läsa vår artikel så utarbetar du ett beslutsunderlag för HR-programvara.

8. Fatta ett beslut

Grattis! Du har fått godkännande att gå vidare med den leverantör du valt. Nästa steg är implementering av din HR-programvara, introduktion och utbildning. Spännande tider!

Så navigerar du genom nästa steg

HR-programvara är ingen mirakelkur, men den kan definitivt förbättra dina processer för datahantering och effektivisera din personaladministration.

Vi uppmuntrar dig att utforska HR-programvarans värld ytterligare.

Som tur är för dig har People Managing People granskat olika delar av HR-programvaran i flera år, så vi har redan gjort mycket av grovjobbet åt dig.