Wie man ein Employee Journey Mapping-Projekt durchführt, um das Mitarbeitererlebnis zu verbessern
Oftmals entwickeln wir Programme für Menschen und Unternehmenskulturen im luftleeren Raum, ohne die Endnutzer zu konsultieren, und sind dann enttäuscht, wenn sie keine Wirkung zeigen.
Doch es gibt einen Trick, den wir uns von Teams aus den Bereichen Nutzer- und Kundenerlebnis abschauen können, um bessere Initiativen zu entwickeln und in die passenden Mitarbeiterbindungs-Tools zu investieren, die wirklich einen Unterschied machen.
Ich bin seit etwa 20 Jahren in der Personalwelt tätig und habe das Employee Journey Mapping als Werkzeug angepasst, um Organisationen dabei zu helfen, ein besseres Mitarbeitererlebnis zu schaffen.
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Was ist die Employee Journey?
Die Employee Journey, manchmal auch Employee Lifecycle genannt, ist ein Begriff, der die verschiedenen Phasen der Beschäftigung beschreibt, die ein Mitarbeiter während seiner Zeit in einem Unternehmen durchläuft.
Phasen der Employee Journey
In der Regel wird die Employee Journey in 6 Phasen unterteilt, die für mehr Detailtiefe weiter gegliedert werden können.
- Anziehung. Jede Interaktion, bevor ein potenzieller Mitarbeiter mit Ihnen in Kontakt tritt. Das könnte ein Medienbeitrag, LinkedIn-Post oder ein Gespräch beim Abendessen sein.
- Rekrutierung. Ihr Einstellungsprozess. Denken Sie an Kandidatenerfahrungen.
- Onboarding. Neuen Mitarbeitenden den bestmöglichen Start bieten und sie für ihren Erfolg im Unternehmen aufstellen.
- Entwicklung. Wir möchten, dass Sie hier wachsen. Umfasst Leistungsmanagement, Schulungen sowie Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
- Bindung. Sicherstellung von Karrierechancen und Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden.
- Offboarding. Sich verabschieden, aber Freunde bleiben.
Was ist Employee Journey Mapping?
Employee Journey Mapping ist ein Instrument, um herauszufinden, wie Mitarbeitende an jedem Punkt der Employee Journey mit dem Unternehmen interagieren.
Es beinhaltet die visuelle Darstellung der Abläufe, Bedürfnisse und Wahrnehmungen der Mitarbeitenden während ihrer Interaktionen und Beziehungen mit dem Unternehmen.
Es wird von Personalabteilungen genutzt, um Schmerzpunkte zu identifizieren und beispielhafte Mitarbeitererlebnisse zu gestalten.
„Das Employee Journey Mapping von ‚Hire to Retire‘ wird in den nächsten Jahren ein Trend sein, der große Auswirkungen auf das Mitarbeitererlebnis haben wird“, sagt die Kulturarchitektin und Remote-Work-Experience-Designerin Darcy Marie Mayfield. „Einige vorausschauende Führungskräfte machen das bereits, aber so wie die meisten kundenorientierten Unternehmen die Customer Journey abbilden, werden mehr Teams diese Praxis übernehmen.“
Wie läuft ein Employee Journey Mapping Projekt ab?
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um ein erfolgreiches Employee Journey Mapping Projekt durchzuführen.
1. Umfang und Ziele definieren
- Ziele identifizieren: Legen Sie fest, was Sie mit dem Employee Journey Mapping erreichen möchten. Das könnte die Steigerung der Mitarbeiterbindung, die Senkung der Fluktuation oder die Verbesserung des Onboardings sein.
- Umfang: Entscheiden Sie, auf welche Abschnitte des Employee Lifecycle Sie sich konzentrieren möchten. Das kann der gesamte Lebenszyklus sein, wird aber wahrscheinlich eine bestimmte Phase wie Rekrutierung, Onboarding oder Entwicklung sein.
2. Projektteam zusammenstellen
- Bereichsübergreifendes Team: Beziehen Sie Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen ein, z. B. HR, Management und direkte Vorgesetzte.
- Mitarbeitervertretung: Beziehen Sie gegebenenfalls Mitarbeitende aus unterschiedlichen Ebenen und Rollen ein, um verschiedene Perspektiven zu erhalten.
3. Daten erheben
- Umfragen und Interviews: Führen Sie Mitarbeiterumfragen und Interviews mit aktuellen Mitarbeitenden durch, um Einblicke in deren Erfahrungen zu gewinnen.
- Vorhandene Daten überprüfen: Sehen Sie sich Leistungsbeurteilungen, Exit-Interviews und andere HR-Kennzahlen für weitere Erkenntnisse an.
- Beobachten: Beobachten Sie das tägliche Erleben von Mitarbeitenden in verschiedenen Rollen.
4. Mitarbeiter-Personas definieren
- Personas erstellen: Entwickeln Sie repräsentative Personas typischer Mitarbeitender. Dies kann auf Rollen, Karrierestufen, Demografie usw. basieren.
- Bedürfnisse und Motivationen verstehen: Verstehen Sie für jede Persona deren Motivationen, Herausforderungen, Bedürfnisse und Ziele.
5. Die Employee Journey abbilden
- Schlüsselphasen identifizieren: Teilen Sie den Mitarbeiter-Lebenszyklus in die wichtigsten Phasen auf (z. B. Rekrutierung, Onboarding, Entwicklung, Bindung, Austritt).
- Erfahrungen in jeder Phase beschreiben: Kartieren Sie für jede Phase die wichtigsten Erlebnisse, Kontaktpunkte, Emotionen und Handlungen der Mitarbeitenden.
- Schmerzpunkte und entscheidende Momente: Identifizieren Sie Schmerzpunkte und Schlüsselmomente, die die Mitarbeitendenerfahrung maßgeblich beeinflussen.
6. Analysieren und Chancen erkennen
- Muster erkennen: Identifizieren Sie gemeinsame Themen oder Probleme über verschiedene Personas und Journey-Abschnitte hinweg.
- Verbesserungspotenziale festlegen: Lokalisieren Sie Bereiche, in denen Veränderungen oder Maßnahmen die Mitarbeitendenerfahrung erheblich verbessern könnten.
7. Aktionspläne entwickeln
- Lösungen strategisch angehen: Entwickeln Sie auf Basis Ihrer Analyse Strategien, um die ermittelten Probleme zu lösen oder positive Erfahrungen zu stärken.
- Prioritäten setzen: Priorisieren Sie Maßnahmen nach deren potenzieller Wirkung und Umsetzbarkeit.
8. Veränderungen umsetzen:
- Maßnahmen umsetzen: Beginnen Sie mit der Umsetzung der geplanten Veränderungen, wobei Sie mit den wichtigsten Maßnahmen starten.
- Kommunikation mit Mitarbeitenden: Halten Sie die Mitarbeitenden über die Veränderungen sowie deren Hintergründe auf dem Laufenden.
9. Überwachen und Anpassen
- Feedback-Schleife: Sammeln Sie regelmäßig Feedback der Mitarbeitenden zu den umgesetzten Veränderungen.
- Kontinuierliche Verbesserung: Nutzen Sie das Feedback, um die Mitarbeitendenerfahrung fortlaufend zu optimieren.
10. Erkenntnisse dokumentieren und teilen
- Journey Map dokumentieren: Erstellen Sie eine visuelle Darstellung der Employee Journey Map.
- An Stakeholder weitergeben: Teilen Sie die Journey Map und Erkenntnisse mit wichtigen Beteiligten, um ein breiteres Verständnis und Unterstützung zu schaffen.
Denken Sie daran, dass Employee Journey Mapping ein iterativer Prozess ist, der regelmäßige Aktualisierungen und Anpassungen erfordert, da sich Organisation und Belegschaft stetig weiterentwickeln.
Indem Sie die Mitarbeitendenerfahrung in jeder Phase verstehen und verbessern, können Organisationen wirkungsvollere Initiativen zur Verbesserung des Arbeitsumfelds entwickeln.
Beispiel für Employee Journey Mapping
Kürzlich habe ich mit einem Kunden an einem Employee Journey Mapping Projekt gearbeitet. Ziel war es sicherzustellen, dass das Unternehmen für eine bestimmte Rolle die richtigen Talente einstellt und hält.
Wenn Sie dies für mehrere Rollen oder demografische Gruppen einsetzen möchten, würden Sie verschiedene Mitarbeitenden-Personas für jede Rolle anlegen und in den Mapping-Prozess einbinden.
Ähnlich wie bei den Profilen, die Sie beim Gestalten einer besseren UX verwenden würden, beruhen diese Personas auf bereits vorhandenem Wissen über Mitarbeitende sowie auf Rückmeldungen der Nutzer (Mitarbeitenden).
In diesem Fall habe ich, bevor wir zum Mapping kamen, den Prozess mit „Nutzer“-Interviews mit 10 Mitarbeitenden begonnen.
Wir haben digitale Tools für Vorstellungsgespräche genutzt, um herauszufinden, was das Wertangebot für genau diese Mitarbeitenden war.
Im Wesentlichen bedeutet das, Dinge wie deren Erwartungen und Bedürfnisse sowie Zufriedenheit oder Unzufriedenheit anhand von Fragen wie diesen zu ermitteln:
- Wie sind sie auf das Unternehmen aufmerksam geworden?
- Was hat sie motiviert, dort zu arbeiten?
- Wie unterscheidet sich die tatsächliche Arbeitserfahrung von den Erwartungen?
…und so weiter. Diese Erkenntnisse habe ich anschließend auf eine Empathie-Karte übertragen (einen ähnlichen Prozess mit Empathie-Mapping können Sie in meinem aktuellen Beitrag nachlesen).
Aus diesen Interviews haben wir ein Grundverständnis für die Wünsche und Bedürfnisse der Gruppe gewonnen und erfahren, wo aktuell mögliche Schwierigkeiten liegen.
Anschließend haben wir mit einer kleineren Gruppe interessierter Mitarbeitender im Unternehmen die gesamte Employee Journey abgebildet. Unten sehen Sie eine grobe Version dessen, was wir erstellt haben.
Wenn Sie etwas Ähnliches in Betracht ziehen möchten, überlegen Sie sich zunächst, welche verschiedenen Phasen für Sie sinnvoll sind.
Dann haben wir jede Phase einzeln betrachtet und gefragt:
- Was macht der Mitarbeitende?
- Mit welchen Teilen des Teams/der Organisation tritt die Person in Kontakt?
- Was denkt der Mitarbeitende?
- Wie fühlt sich die Person?
- Welche Chancen ergeben sich für uns?
Die Rubrik „Chancen“ wird dann zu einer Wunschliste aller Maßnahmen, mit denen Sie ein besseres Mitarbeitererlebnis schaffen können. Welche Möglichkeiten gibt es, Menschen zu unterstützen und ihnen zu zeigen, dass Sie sie wertschätzen?
Es kann so einfach sein wie ein Willkommensgeschenk oder darin bestehen, klare Regeln dafür zu schaffen, wie Mitarbeitende sich innerhalb Ihrer Organisation weiterentwickeln können.
Dies ist ein relativ neues Projekt. Während viele der Maßnahmen noch in Arbeit sind, hat das Team bereits ein neues Recruiting-System eingeführt und den Onboarding-Prozess für beide Seiten mit Hilfe von Automatisierung verbessert.
Vorteile des Employee Journey Mappings
Im Grunde hilft Ihnen das Employee Journey Mapping dabei, das „Produkt“, für das Mitarbeitende sich bei Eintritt in Ihr Unternehmen entscheiden, zu verbessern.
Das passt auch sehr gut zur aktuellen Denkweise des aufkommenden Trends, People Ops als Produkt zu betrachten, um HR-Teams zu führen.
Verbessertes Mitarbeitererlebnis
Das Mapping der Employee Journey liefert Einblicke in wichtige Berührungspunkte und hilft, ein stärker maßgeschneidertes und positives Arbeitsumfeld zu schaffen.
Praktischer Tipp: Akzeptieren Sie, dass jede Person einzigartig ist, aber Journey Mapping wird das Gesamterlebnis für viele neue und bestehende Mitarbeitende verbessern.
Erhöhte Mitarbeiterbindung
Wenn Sie Schmerzpunkte proaktiv angehen und positive Aspekte der Employee Journey hervorheben, kann Ihr Unternehmen die Fluktuation stark reduzieren.
Praktischer Tipp: Stay Interviews und Pulsbefragungen sind wirksame Methoden, um Feedback von Top-Talenten einzuholen und deren Erfahrung zu verbessern.
Bessere Rekrutierung und Onboarding
Eine klar definierte Employee Journey hilft, neue Mitarbeitende effektiv in das Unternehmen zu integrieren und beschleunigt so Produktivität und Zugehörigkeitsgefühl.
Praktischer Tipp: Entwickeln Sie ein strukturiertes Onboarding-Programm mit klaren Meilensteinen, beispielsweise mit einem 30-60-90-Tage-Plan.
Datenbasierte Erkenntnisse für Entscheidungen
Employee Journey Mapping liefert wertvolle Daten, die eine fundierte Entscheidungsfindung in Bezug auf HR-Richtlinien und Initiativen ermöglichen.
Praktischer Tipp: Nutzen Sie People Analytics Software, um mehr Kontext zu Mitarbeiterfeedback und Leistungsdaten zu erhalten.
Verbesserte interne Kommunikation und Zusammenarbeit
Das Verständnis der Employee Journey kann Bereiche mit Verbesserungsbedarf in der Kommunikation und Zusammenarbeit aufdecken, was zu einem harmonischeren Arbeitsumfeld führt.
Praxistipp: Veröffentlichen Sie regelmäßig Updates zu Ihren Personalinitiativen, um Handlungsbereitschaft zu zeigen und mehr sowie qualifizierteres Feedback zu fördern.
Best Practices beim Mapping der Employee Journey
‚Momente der Wahrheit‘ identifizieren
Schenken Sie Schlüsselmomenten besondere Aufmerksamkeit, da sie maßgeblich die Wahrnehmung und Loyalität der Mitarbeitenden beeinflussen. Diese können Momente großer Zufriedenheit oder besonders kritische Schmerzpunkte sein.
Zum Beispiel ist der erste Tag einer Person besonders emotional – es ist sinnvoll, diesen als ‚Moment der Wahrheit‘ hervorzuheben.
Verschiedene Formen von Feedback einholen
Entwickeln Sie eine umfassende Strategie zur Mitarbeitendenbefragung, um in verschiedenen Phasen Feedback zu sammeln und auf dessen Basis Verbesserungen für das Arbeitserlebnis umzusetzen.
Dadurch werden unterschiedliche Arten von Feedback abgedeckt und ein Umfeld geschaffen, in dem sich Mitarbeitende sicher fühlen, Beschwerden zu äußern sowie Ideen einzubringen.
Wichtige Touchpoints identifizieren
Definieren Sie klar die Touchpoints, an denen Mitarbeitende mit Ihrer Organisation interagieren. Dazu können LinkedIn, Karriereseiten, Bewerbungsgespräche, Onboarding-Software und Ihr HRMS gehören.
Kontinuierliches Feedback und Iteration
Aktualisieren Sie die Journey Map regelmäßig auf Grundlage von kontinuierlichem Feedback der Teammitglieder und sich ändernden geschäftlichen Rahmenbedingungen. Eine Journey Map sollte ein lebendiges Dokument sein, das sich zusammen mit Ihren Mitarbeitenden und Ihrem Unternehmen weiterentwickelt.
Ausrichtung an Unternehmenszielen
Stimmen Sie die aus dem Employee Journey Mapping gewonnenen Erkenntnisse mit den übergeordneten Unternehmenszielen ab. Die Map sollte Strategien unterstützen, die zum Unternehmenserfolg und zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden beitragen.
Starten Sie jetzt mit Employee Journey Mapping
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Nutzer kennenzulernen und zu berücksichtigen, für die Sie die Employee Experience gestalten, werden Sie ein besseres Mitarbeitererlebnis schaffen.
Das Ergebnis sind höhere Engagement-, Bindungs- und Wohlfühlwerte.
Wichtige Erkenntnisse
- Nutzen Sie Employee Journey Mapping, um zentrale Emotionen und Berührungspunkte entlang der Employee Journey besser zu visualisieren und zu verstehen
- Erheben Sie vielfältiges und aussagekräftiges Feedback der Mitarbeitenden, um weniger auf Annahmen angewiesen zu sein und wirkungsvollere Initiativen zu schaffen
- Ihre Employee Journey Map ist ein lebendiges Dokument, das sich mit Feedback und Veränderungen im Geschäftsumfeld weiterentwickelt.
