45 Wichtige HR-Kennzahlen und bewährte Verfahren für Datenmanagement

Ein solides Fundament mit Ihren HR-Kennzahlen zu schaffen, gibt Ihnen die unverzichtbare Basis, auf der Sie mit wachsender Kompetenz anspruchsvollere Analysen aufbauen können.

Hier gebe ich Beispiele für HR-Kennzahlen und skizziere einige Leitprinzipien, die Ihre Datenreise effizienter machen.

Was sind HR-Kennzahlen?

HR-Kennzahlen sind wichtige Datenpunkte über Ihre Belegschaft, zum Beispiel Demografie, und die Aktivitäten Ihrer Personalabteilung, wie zum Beispiel Rekrutierung.

HR-Kennzahlen sind wichtige Datenpunkte über Ihre Belegschaft, zum Beispiel demografische Angaben, sowie über die Aktivitäten Ihrer Personalabteilung, wie zum Beispiel Rekrutierung. Sie werden genutzt, um Leistung im Vergleich zu Unternehmenszielen zu messen und strategische Entscheidungen zu steuern.

HR-Kennzahlen sind die Fakten Ihres Unternehmens. Sie sind keine Meinungen, keine Schätzungen, sondern die Tatsachen über die Menschen in Ihrer Organisation. 

Für sich allein erzählen sie keine Geschichte, aber wenn Sie diese mit weiterführenden Informationen und anderen Geschäftskennzahlen kombinieren, können Sie ein genaues Bild davon zeichnen, was zum Erfolg führt.

45 wichtige Personal-Kennzahlen, die Sie verfolgen sollten, und wie Sie diese bewerten

Mitarbeiterzahl (Headcount)

Ziel ist es, die Anzahl der Mitarbeitenden (inklusive Festangestellte und, falls relevant, externe Mitarbeiter:innen) sowie deren Standorte, die jeweiligen Büros und die Zugehörigkeit zu bestimmten Geschäftsbereichen darzustellen.

5 Fluktuations- und Bindungskennzahlen

1. Fluktuationsrate. Wie viele Personen verlassen das Unternehmen, aus welchem Standort/welchem Geschäftsbereich/welcher demografischen Gruppe?
2. Warum verlassen sie das Unternehmen – freiwillig/nicht freiwillig? 
3. Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit der Austretenden 
4. Wie hoch ist Ihre Fluktuationsrate? (Ihre Berechnung sollte hier konsistent sein). Mein Vorschlag für Fluktuation: 
   
   Anzahl der Austritte der letzten 12 Monate / ((Anzahl der Festangestellten vor 12 Monaten + Anzahl der Festangestellten heute) / 2)
   
   Viele bevorzugen, nur die freiwilligen Fluktuationen zu messen – beide Werte sind wichtig, und Sie können die Hauptmethode wählen.
5. Wie hoch ist Ihre Bindungsrate (Retention Rate)? Normalerweise jährlich berechnet:
   
   Anzahl der Mitarbeitenden, die das gesamte Betrachtungsjahr im Unternehmen waren / Anzahl der Mitarbeitenden am Beginn des Betrachtungszeitraums x 100

10 Rekrutierungskennzahlen

1. Wie viele Personen stellen Sie ein und in welchem Standort/Geschäftsbereich?  
2. Time to fill (Zeit bis zur Besetzung)
3. Beste Einstellungsquellen, z. B. Empfehlung 
4. Wie teuer ist die Einstellung, z. B. durchschnittliche Kosten pro Einstellung
5. Vakanzen pro Recruiter
6. Anzahl der Bewerbungen 
7. Anzahl der Vorstellungsgespräche
8. Annahmequote von Jobangeboten (%)  
9. LinkedIn- (oder andere Social-Media-) Follower 
10. Glassdoor-Bewertung.

4 Demografie-Kennzahlen. Wer sind Ihre Mitarbeitenden?

1. Geschlechterverteilung
2. Nationalität
3. Betriebszugehörigkeit
4. Diversitätsmerkmale wie Alter, Bildungsniveau, ethnische Zugehörigkeit. Dies kann weiter nach Standort/Geschäftsbereich aufgeschlüsselt werden (je nach aktueller Datenlage und Bedeutung für Ihr Unternehmen).

5 Organisationskennzahlen

1. Prozentsatz der Führungskräfte
2. Leitungsspanne
3. Anzahl der Personen auf jeder Unternehmensebene
4. Anzahl offener Stellen
5. Wachstum im Zeitverlauf.

4 Fehlzeiten-Kennzahlen

1. Wie viele Urlaubstage von einzelnen Personen und vom Unternehmen genutzt und verbleibend sind
2. Krankheitstage
3. Homeoffice-/Auslandsarbeitsregelungen 
4. Genommene/verbleibende Tage aus dem Urlaubskontingent.

8 Kennzahlen für Lernen und Entwicklung

1. Stunden an Weiterbildung
2. Gewünschte Veränderung, z. B. beim Verhalten oder Geschäftsmetriken
3. Verbesserung der Fähigkeiten
4. Wissenszuwachs
5. Anzahl der Mentorships
6. Abschlussquote von Pflichtschulungsprogrammen
7. Art des Lernens (online vs. Präsenzunterricht)
8. Verbrauchtes Trainingsbudget.

2 Leistungskennzahlen

1. Prozentsatz der Mitarbeitenden mit gesetzten Zielen
2. Bewertung von Leistung/Potenzial/Verlustauswirkung nach Standort/leitender Funktion.

4 Vergütungskennzahlen

1. Gesamtausgaben für Löhne und Gehälter
2. Lohnkosten als Prozentsatz des Umsatzes
3. Geschlechtsspezifischer Vergütungsunterschied
4. Teilnahmerate an Zusatzleistungen.

3 Kennzahlen zum Engagement

Dies hängt davon ab, welche Mitarbeiterengagement-Tools (falls vorhanden) Sie für das Engagement einsetzen. Die Bewertung richtet sich nach der jeweiligen Methodik.

1. Mitarbeiter-Engagement-Score nach Standort und Leitungsebene
2. Verbleibensabsicht
3. Net-Promoter-Score.

Dies ist vielleicht nicht die perfekte Auswahl an Kennzahlen für Ihr Unternehmen, aber sie bieten einen Ausgangspunkt, um darüber nachzudenken, was für Sie passend ist.

Während einige dieser Werte sehr eindeutige Berechnungsmethoden haben, sind andere offener für Interpretationen.

Das Wichtigste ist, konsistent und transparent darin zu sein, wie eine Kennzahl berechnet wird und was sie dadurch bedeutet.

Wie Sie Ihre wichtigsten HR-Kennzahlen definieren

Die wichtigsten HR-Kennzahlen, die Unternehmen verfolgen, unterscheiden sich von Betrieb zu Betrieb.

Hier sind einige Tipps, wie Sie entscheiden, welchen Kennzahlen Sie Priorität einräumen sollten.

An den Unternehmenszielen ausrichten 

Die Kennzahlen, die Sie verfolgen, fließen direkt in Ihre HR-KPIs ein und sollten auf die übergreifenden Ziele und Vorgaben des Unternehmens abgestimmt sein.

Wenn Sie beispielsweise wachsen und die Mitarbeiterzahl erhöhen müssen, werden Time-to-Hire und Kosten pro Einstellung wahrscheinlich Kennzahlen sein, auf die Sie besonders achten.

Lernen Sie die Interessen Ihrer Stakeholder kennen

HR-Kennzahlen sind nicht nur für die HR-Abteilung. Die Unternehmensleitung, einzelne Manager und sogar Mitarbeitende auf individueller Ebene können von diesen Informationen profitieren.

Wenn Sie beginnen, verlässliche Mitarbeiterdaten zu sammeln, teilen Sie diese mit Ihren wichtigsten Stakeholdern und finden Sie heraus, was sie interessiert.

Vielleicht stellen Sie fest, dass in einer bestimmten Abteilung neue Mitarbeitende häufig innerhalb des ersten Jahres kündigen. Jemand wird daran sicher interessiert sein!

Eine praktische Methode, die ich mir aus dem Marketing abgeschaut habe, ist die Erstellung interner Personas für jede Ihrer Stakeholdergruppen. Das hilft Ihnen dabei, zu überlegen, wer welche Informationen braucht und wie Sie diese präsentieren.

Wie Sie HR-Kennzahlen erfassen

Ihre HR-Daten sind wahrscheinlich an verschiedenen Orten gespeichert, zum Beispiel in Ihrer HR-Datenbank, im Lernmanagementsystem, Bewerbermanagementsystem, Mitarbeiterengagement-Software oder sogar in Excel-Tabellen.

Es gibt zudem spezialisierte Software für People Analytics, die Ihnen dabei hilft, quantitative und qualitative Daten zu erfassen und auszuwerten.

Wie bereits erwähnt, müssen Sie bei jeder Kennzahl genau wissen, was sie misst, aus welcher Datenquelle sie stammt, wie Sie sie berechnen und wie Sie den zugrundeliegenden Prozess zur Datenerhebung überprüfen können.

Wenn wir zum Beispiel die Anzahl der Austritte innerhalb eines Monats messen, könnte das so aussehen:

• Was ist das? Festangestellte, die den Standort/die Funktion/das Unternehmen/das Team in einem bestimmten Kalendermonat verlassen.
• Datenquelle. HRIS-Bericht – Austritte pro Monat.
• Wie wird es berechnet? Festangestellte, die vom 1. bis zum letzten Tag des Monats ausscheiden (Gartenurlaub wird als letzter Arbeitstag gezählt). Sollte jemand übersehen werden, berechnen wir die Zahlen für die Vormonate neu und vermerken dies im Metrikbericht.
• Zugrundeliegende Prozesse. Überprüfung, ob die Lohnbuchhaltung mit den Ausgetretenen übereinstimmt, alle Checklisten für Austritte, die Sie ggf. führen, und Listen mit Entlassungen. Korrigieren Sie Fehler aus den Vormonaten mit einer klaren Rückverfolgung zur Quelle, um nachvollziehen zu können, was schiefgelaufen ist.

Indem Sie bei jeder Metrik ein solches Maß an Sorgfalt anwenden, schaffen Sie stabile, belastbare Daten und Prozesse, die die Entwicklung einer reiferen Analytics-Kompetenz in der Zukunft unterstützen – ebenso wie solide Prozesse, die das gesamte HR-Team absichern.

HR-Kennzahlen präsentieren

Die nächste Herausforderung besteht darin, wie Sie diese Informationen teilen – die Visualisierung Ihrer Daten ist entscheidend, denn wenn Sie diese Daten im Zeitverlauf erfassen und teilen, erzählen sie eine Geschichte.

Wächst Ihre Organisation (und wachsen Sie schnell genug)? Geht die Gehaltslücke zwischen den Geschlechtern weiter auseinander?

All dies sind vergleichbare Kennzahlen, die erst durch die regelmäßige Erfassung und Berichterstattung dieser Daten möglich werden.

Für die Visualisierung der Daten hier ein paar Tipps.

• Verwenden Sie wo immer möglich Diagramme statt einer Zahlentabelle – Excel eignet sich hier hervorragend
• Richten Sie es so ein, dass Sie den Fortschritt über die Zeit (monatlich oder quartalsweise) verfolgen können
• Nutzen Sie das Farbschema und das Präsentationslayout Ihres Unternehmens
• Fügen Sie der Präsentation kurze Kommentare hinzu, um Unklarheiten zu erklären oder Veränderungen einzuordnen.

Die zuvor erwähnte Idee mit Personas kann Ihnen dabei helfen.

Grundsätze für präzise HR-Kennzahlen

Ich bin einmal in ein Unternehmen eingestiegen, um die Talentakquise aufzubauen. Die ersten sechs Monate habe ich so viele Daten wie möglich zu unserem Einstellungsverhalten gesammelt: Quelle/Kosten/Zeit/Standort/Funktion/Art der Rolle – alle typischen Daten rund um Einstellungen, die man erwarten würde.

Ich habe diese in verschiedene Präsentationen eingebaut, um für die aus meiner Sicht nötigen Änderungen zu argumentieren. Dann gab es eines Tages ein Problem.

In einem Investoren-Call stellte jemand eine Frage zu unserer Mitarbeiterzahl, weil die Zahlen nicht stimmten. Und tatsächlich hatten sie recht – und wir lagen falsch!

Das Problem landete auf meinem Schreibtisch. Warum weiß ich nicht mehr, vermutlich weil ich versucht hatte, mit Daten Veränderungen anzustoßen. Aber ich erinnere mich daran, stundenlang in einem stickigen Meetingraum zu sitzen, die Daten, die wir ans Finanzteam schickten, ihre Herkunft und ihre Genauigkeit zurückzuverfolgen, um herauszufinden, wie es zu einer falschen Angabe in unseren öffentlichen Berichten kommen konnte.

Am Ende gab es zwei ganz einfache Probleme:

1) Wir haben Daten aus unserem (sehr alten, sehr schlechten) HR-System an einem bestimmten Stichtag verschickt. Es stellte sich heraus, dass die Mitarbeitenden neue Eintritte und Austritte rechtzeitig für die Gehaltsabrechnung, aber nicht für diesen Bericht ins System eingetragen hatten. Die Daten waren somit nie korrekt – das ging gar nicht anders.

2) Wir haben eine aggregierte Mitarbeiterzahl verschickt, die auch externe Mitarbeitende (Contractors) enthielt – denn das hatte man eben immer so gemacht – und so weit ich weiß, hat nie jemand hinterfragt, was die Zahlen tatsächlich bedeuten.

Es gab noch einige andere Schwierigkeiten, aber dies waren die zwei wichtigsten Punkte. Am Ende haben wir unseren Onboarding- und Offboarding-Prozess erneuert, die Art, wie wir die gemeldete Mitarbeiterzahl berechnen, überarbeitet und diese Prozesse vereinheitlicht.

Das klingt banal, ist aber ein gutes Beispiel dafür, wie schnell solche Dinge schiefgehen können. Deswegen hier einige Grundsätze, die Ihnen helfen, akkurate Daten zu sammeln:

1) Seien Sie klar darin, was die Kennzahl bedeutet

2) Seien Sie klar darin, wie sie berechnet wird und welche Datenquellen verwendet werden

3) Seien Sie sicher, dass Sie die Prozesse verstehen und überprüfen können, die zu dieser Kennzahl führen.

Wenn Sie dann einen stabilen Satz an Kennzahlen haben, können Sie diese kombinieren und interpretieren, um ein Bild davon zu bekommen, was in Ihrem Unternehmen passiert – und was Sie unternehmen können, um diese Werte zu ändern.

Wenn beispielsweise die „Time to Hire“-Kennzahl und die durchschnittliche Zahl der offenen Stellen pro Recruiter steigen: Ist mehr Rekrutierungspersonal eine mögliche Lösung?

HR-Kennzahlen als Entscheidungsgrundlage nutzen

Ihre HR-Kennzahlen sind entscheidend, sowohl um Fortschritte zu verfolgen als auch um Veränderungen zu bewirken. Komplexe HR-Datenanalysen sind aber nur mit qualitativ guten Daten möglich – diese Vorgehensweise legt dafür das perfekte Fundament:

• Einigen Sie sich auf Ihre Kennzahlen
• Seien Sie bei der Berechnung klar und stellen Sie sicher, dass sie prüfbar und konsistent ist
• Stellen Sie sie übersichtlich dar
• Wiederholen Sie dies konsequent.

Wenn Sie das tun, bauen Sie Glaubwürdigkeit beim Einsatz von HR-Daten auf und schaffen die Grundlage für eine detailliertere Analyse Ihres Unternehmens. 

Wenn Sie mehr über HR-Analytics erfahren möchten, um Ihre Arbeit hier voranzubringen, werfen Sie einen Blick auf diese Liste von HR-Analytics-Kursen, die Ihnen auf dem Weg helfen können.

Treten Sie der People Managing People Community bei

Für weitere Unterstützung bei der Nutzung von Daten zur Talentstrategie, treten Sie der People Managing People Community bei, einer unterstützenden Gemeinschaft von HR- und Wirtschaftsführenden, die Wissen und Expertise teilen, um Sie in Ihrer Karriere voranzubringen und größeren Einfluss in Ihrer Organisation zu erreichen.

FAQs

Warum brauchen wir HR-Kennzahlen?

Die Mitarbeitenden sind in der Regel der größte Kostenfaktor und ein entscheidender Erfolgsfaktor für den anhaltenden Erfolg jedes Unternehmens.

Da wir unser Unternehmenswachstum an Kundenzahl, Umsatz, Gewinn und Wert messen, ist es nur sinnvoll, auch die Mitarbeiterfaktoren gleichzeitig zu messen. 

Sie ermöglichen eine datengestützte Entscheidungsfindung und helfen Ihnen, Ihre HR-Prozesse zu optimieren und spannende neue Initiativen zu schaffen.

Was sind "weiche" HR-Kennzahlen?

Ein Großteil der oben genannten Daten sind harte Daten, d. h. quantitativ. Weiche Daten sind qualitativer Natur, was bedeutet, dass sie schwer numerisch darstellbar sind. Weiche Daten umfassen Informationen, die aus Beobachtungen, Interviews, Umfragen und Stimmungsanalysen gewonnen wurden. Sie verleihen den quantitativen Daten eine zusätzliche Tiefe und können ebenso wertvoll sein.

Welche sind die wichtigsten HR-Kennzahlen?

Wie oben ausgeführt, variieren die wichtigsten HR-Kennzahlen von Organisation zu Organisation. Dennoch sind Mitarbeiterbindung, Fluktuation, Time-to-Hire und Demografie im Allgemeinen universell wertvoll.