45 Wichtige HR-Kennzahlen und Best Practices im Datenmanagement

HR-Kennzahlen sind die Fakten Ihres Unternehmens. Sie sind keine Meinungen, keine Schätzungen, sondern die Fakten über die Menschen in Ihrem Unternehmen. 

Für sich genommen erzählen sie noch keine Geschichte, aber sobald Sie sie mit umfassenderen Informationen und weiteren Unternehmensdaten und Kennzahlen kombinieren, können Sie ein genaues Bild davon erstellen, was den Erfolg ausmacht.

45 wichtige HR-Kennzahlen, die Sie verfolgen sollten – und wie Sie sie bewerten

Mitarbeiteranzahl

Ziel ist es, die Anzahl Ihrer Beschäftigten (fest angestellt und, falls für Ihr Unternehmen relevant, auch Freelancer) aufzuzeigen sowie deren Standorte, in welchem Büro und in welcher Abteilung sie tätig sind.

5 Kennzahlen zu Fluktuation und Bindungsrate

1. Fluktuationsrate. Wie viele Menschen verlassen das Unternehmen und aus welchem Standort/Abteilung/Demografie?
2. Warum verlassen sie das Unternehmen – freiwillig oder unfreiwillig? 
3. Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit der Austretenden 
4. Wie hoch ist Ihre Fluktuationsrate? (und Ihre Berechnung sollte hier konsequent erfolgen). Mein Vorschlag für die Fluktuationsrate ist: 
   
   Anzahl der Austretenden in den letzten 12 Monaten / ((festangestellter Personalbestand vor 12 Monaten + festangestellter Personalbestand heute) / 2)
   
   Viele bevorzugen eine Fluktuation, die nur freiwillige Austretende misst. Beide Werte sind wichtig, und Sie können entscheiden, welches die Hauptkennzahl ist.
5. Wie hoch ist Ihre Bindungsrate? Üblicherweise jährlich berechnet:
   
   Anzahl der Mitarbeitenden, die den gesamten Messzeitraum beschäftigt waren / Anzahl der Mitarbeitenden zu Beginn des Messzeitraums x 100

10 Kennzahlen zur Personalgewinnung

1. Wie viele Menschen stellen Sie ein und in welchem Standort/welcher Abteilung?  
2. Time to fill (Zeit bis zur Besetzung)
3. Beste Einstellungsquellen, z. B. Empfehlungen 
4. Wie teuer ist das Recruiting, z. B. durchschnittliche Kosten pro Einstellung
5. Vakanzen pro Recruiter
6. Anzahl der Bewerbungen 
7. Anzahl der Vorstellungsgespräche
8. Annahmequote von Jobangeboten (%)  
9. LinkedIn- (andere soziale Netzwerke?) Follower 
10. Glassdoor-Bewertung.

4 demografische Kennzahlen. Wer sind Ihre Mitarbeitenden?

1. Geschlechterverteilung
2. Nationalität
3. Betriebszugehörigkeit
4. Diversitätsmerkmale wie Alter, Bildungsstand, Ethnie. Diese können weiter nach Standort/Abteilung unterteilt werden (je nach aktueller Datengrundlage und Relevanz für Ihr Unternehmen).

5 Unternehmenskennzahlen

1. Prozentsatz der Führungskräfte
2. Spanne der Verantwortung
3. Anzahl der Personen auf jeder Hierarchieebene im Unternehmen
4. Anzahl offener Vakanzen
5. Wachstum im Zeitverlauf.

4 Kennzahlen zur Abwesenheit

1. Wie viele Urlaubstage wurden pro Person und insgesamt genommen bzw. sind noch verfügbar
2. Krankheitstage
3. Regelungen zum Arbeiten von zu Hause oder aus dem Ausland 
4. Genommene/offene Ansprüche aus dem Urlaubskonto.

8 Lern- und Entwicklungskennzahlen

1. Stunden der Weiterbildung
2. Erwünschte Veränderung, z. B. Verhalten oder Geschäftskennzahl
3. Fähigkeitsverbesserung
4. Wissensaufnahme
5. Anzahl der Mentorenprogramme
6. Abschlussquote von Pflichtschulungen
7. Art des Lernens (online vs. Präsenzunterricht)
8. Ausgegebenes Trainingsbudget.

2 Leistungskennzahlen

1. Prozentsatz der Mitarbeitenden mit festgelegten Zielen
2. Leistung-/Potenzial-/Verlustauswirkungsbewertung nach Standort/Funktion.

4 Vergütungskennzahlen

1. Gesamte Lohn- und Gehaltsausgaben
2. Lohn- und Gehaltsausgaben als % des Umsatzes
3. Gender Pay Gap
4. Teilnahmequote an Zusatzleistungen.

3 Engagement-Kennzahlen

Dies hängt davon ab, welche Mitarbeiter-Engagement-Tools (falls vorhanden) für das Engagement im Einsatz sind und die Punktzahl hängt von der jeweiligen Methodik ab.

1. Mitarbeiter-Engagement-Score nach Standort und Fachbereich
2. Wechselbereitschaft
3. Net Promoter Score.

Dies ist vielleicht nicht das perfekte Set an Kennzahlen für Ihr Unternehmen, aber es bietet einen Ausgangspunkt, um darüber nachzudenken, was passend ist.

Während einige dieser Kennzahlen sehr klar berechnet werden können, sind andere offen für Interpretationen.

Das Wichtigste ist, konsistent und transparent zu sein, wie eine Kennzahl berechnet wird und was sie dadurch bedeutet.

Wie Sie Ihre wichtigsten HR-Kennzahlen festlegen

Die wichtigsten HR-Kennzahlen, die Unternehmen verfolgen, unterscheiden sich je nach Unternehmen.

Hier sind einige Hinweise, wie Sie festlegen, welche Kennzahlen Priorität haben.

Ausrichtung an den Unternehmenszielen 

Die Kennzahlen, die Sie verfolgen, fließen direkt in Ihre HR-KPIs ein und sollten mit den übergeordneten Zielen und Vorgaben des Unternehmens übereinstimmen.

Wenn Sie zum Beispiel wachsen möchten und die Mitarbeiterzahl erhöhen müssen, werden Zeit bis zur Einstellung und Kosten pro Einstellung vermutlich Kennzahlen sein, die Sie genau beobachten.

Lernen Sie, was Ihre Stakeholder interessiert

HR-Kennzahlen sind nicht nur für die HR-Abteilung. Auch die Geschäftsleitung, einzelne Führungskräfte und sogar Mitarbeitende können von diesen Informationen profitieren.

Wenn Sie begonnen haben, verlässliche Mitarbeiterdaten zu erfassen, teilen Sie diese mit den wichtigsten Stakeholdern und finden Sie heraus, was für sie von Interesse ist.

Vielleicht stellen Sie fest, dass eine bestimmte Abteilung Schwierigkeiten hat, neue Mitarbeitende im ersten Jahr zu halten. Jemand wird sich dafür sicher interessieren!

Eine nützliche Methode, die ich aus dem Marketing übernommen habe, ist es, interne Personas für jede Ihrer Stakeholder-Gruppen zu erstellen. Das hilft Ihnen dabei, zu überlegen, wer welche Informationen braucht und wie Sie diese präsentieren.

Wie Sie HR-Kennzahlen erfassen

Ihre HR-Daten werden wahrscheinlich an mehreren verschiedenen Orten gespeichert – z. B. in Ihrer HR-Datenbank, Lernplattform, Bewerbermanagementsystem, Mitarbeiter-Engagement-Software oder sogar in Tabellenkalkulationen.

Es gibt auch spezialisierte People-Analytics-Software, die Sie bei der Sammlung und Analyse quantitativer und qualitativer Daten unterstützt.

Wie oben beschrieben, sollten Sie für jede Ihrer Kennzahlen genau klären, worum es sich handelt, welche Datenquelle verwendet wird, wie sie berechnet wird und wie wir den zugrunde liegenden Prozess, der sie unterstützt, auditieren würden.

Wenn wir also zum Beispiel die Anzahl der Austritte in einem Monat messen, könnte dies so aussehen:

• Was ist das? Unbefristete Mitarbeitende, die den Standort/die Funktion/das Unternehmen/das Team in einem bestimmten Kalendermonat verlassen.
• Datenquelle. HRIS-Bericht—Austritte pro Monat.
• Wie wird es berechnet? Unbefristete Mitarbeitende, die zwischen dem 1. und dem letzten Tag des Monats austreten (Freistellung wird als letzter Arbeitstag berechnet). Fehlende Austritte werden für die Vormonate nachträglich berechnet und im Metrics-Pack vermerkt.
• Zu Grunde liegende Prozesse. Überprüfung, ob die Lohnbuchhaltung mit den Austritten übereinstimmt, Checklisten für Austritte und Listen von betriebsbedingten Kündigungen prüfen. Fehler aus den Vormonaten mit klarer Rückverfolgbarkeit zur Quelle nachverfolgen, um herauszufinden, was schiefgelaufen ist.

Indem Sie bei jeder Kennzahl dieses Maß an Genauigkeit sicherstellen, schaffen Sie stabile, belastbare Prozesse und Daten, die die Entwicklung einer reiferen Analytics-Fähigkeit in Zukunft unterstützen und gleichzeitig solide Grundlagen für das gesamte HR-Team bieten.

HR-Kennzahlen präsentieren

Die nächste Herausforderung ist, wie Sie diese Informationen weitergeben – die Visualisierung Ihrer Daten ist entscheidend, denn wenn Sie diese Daten sammeln und über die Zeit teilen, erzählen sie eine Geschichte. 

Wächst Ihr Unternehmen (und wächst es schnell genug), vergrößert sich Ihre geschlechtsspezifische Lohnlücke?

All dies sind vergleichbare Messgrößen, die nur dann möglich sind, wenn diese Daten regelmäßig zusammengetragen und berichtet werden.

Hier einige Tipps, wie Sie die Daten visualisieren können.

• Verwenden Sie, wenn möglich, Diagramme statt reiner Zahlenlisten – Excel ist hier ein großartiges Werkzeug
• Stellen Sie die Daten so dar, dass Fortschritte über die Zeit sichtbar werden (monatlich oder quartalsweise)
• Nutzen Sie die Farbgestaltung und das Präsentationslayout Ihres Unternehmens
• Fügen Sie einfache Kommentare hinzu, die alles erklären, was nicht klar ist, oder stellen Sie Entwicklungen in einen Kontext.

Die zuvor erwähnte Personas-Idee kann Ihnen dabei helfen.

Grundsätze für präzise HR-Kennzahlen

Ich habe einmal in einem Unternehmen angefangen, um die Talent-Akquise-Funktion aufzubauen. In den ersten 6 Monaten sammelte ich so viele Daten wie möglich zu unseren Einstellungsprozessen: Quelle/Kosten/Zeit/Standort/Funktion/Rollenart – alle typischen Recruiting-Daten, die Sie erwarten würden.

Diese habe ich in verschiedenen Präsentationen genutzt, um für notwendige Änderungen zu argumentieren. Eines Tages gab es dann ein Problem.

Während eines Investorencalls wurde eine Frage zur Mitarbeiterzahl gestellt, da die Zahlen nicht zu passen schienen. Und tatsächlich: Die Person hatte recht und wir lagen daneben!

Das Problem landete auf meinem Tisch. Warum, weiß ich nicht mehr genau; vermutlich, weil ich versucht hatte, Daten als Handlungsgrundlage zu nehmen. Ich erinnere mich aber noch daran, wie ich in einem stickigen Besprechungsraum für eine gefühlte Ewigkeit saß und alles nachverfolgte – von den Daten, die an das Finanzteam geschickt wurden, bis hin zu deren Ursprung und Korrektheit, um herauszufinden, wie es zu einem fehlerhaften Wert in den öffentlichen Angaben kommen konnte.

Es lief auf zwei einfache Probleme hinaus:

1) Wir haben ihnen an einem bestimmten Stichtag Daten aus unserem (sehr alten und schlechten) HR-System geschickt, wobei sich herausstellte, dass neue Mitarbeitende und Austritte jeweils fristgerecht für die Lohnabrechnung, aber nicht für diesen Bericht im System aktualisiert wurden. Die Daten konnten somit nie korrekt sein.

2) Wir haben eine aggregierte Mitarbeiterzahl weitergegeben, die auch Auftragnehmende beinhaltete (weil dies stets der versendete Bericht war). Niemand, soweit ich es beurteilen konnte, hat je hinterfragt, was diese Zahlen eigentlich bedeuteten.

Es gab noch weitere Schwierigkeiten, aber dies waren die beiden wichtigsten Punkte. Letztlich haben wir unsere Onboarding- und Offboarding-Prozesse überarbeitet, die Berechnung der kommunizierten Mitarbeiterzahl neu aufgesetzt und diese Abläufe vereinheitlicht.

Das klingt vielleicht banal, aber es zeigt, wie leicht solche Dinge schieflaufen können. Daher einige zentrale Prinzipien, wie Sie zu korrekten Daten kommen:

1) Klar definieren, was die Kennzahl aussagt

2) Klar angeben, wie sie berechnet wird und woher Ihre Daten stammen

3) Sicherstellen, dass Sie die Prozesse verstehen und auditieren können, die in die Kennzahl einfließen.

Wenn Sie einen stabilen Satz von Kennzahlen haben, können Sie diese kombinieren und interpretieren, um ein Bild davon zu gewinnen, was sich in Ihrem Unternehmen tut und welche Maßnahmen sinnvoll wären. 

Steigen etwa „Time to hire“ und die durchschnittliche Anzahl offener Positionen pro Recruiter, wäre vielleicht personelle Verstärkung eine Lösung?

HR-Kennzahlen als Entscheidungshilfe nutzen

Ihre HR-Kennzahlen sind der Schlüssel, um Veränderungen zu verfolgen und umzusetzen. Komplexe HR-Datenanalysen sind jedoch nur mit qualitativ hochwertigen Daten möglich – wenn Sie diese Schritte befolgen, sind Sie bestens dafür gerüstet:

• Stimmen Sie Ihre Kennzahlen ab
• Seien Sie klar in der Berechnung und stellen Sie sicher, dass sie prüfbar und konsistent ist
• Stellen Sie diese verständlich dar
• Wiederholen Sie dies konsequent.

Wenn Sie dies befolgen, bauen Sie Glaubwürdigkeit bei der Nutzung von HR-Daten auf und schaffen die Grundlage für detailliertere Analysen in Ihrem Unternehmen. 

Wenn Sie mehr über HR-Analytics lernen möchten, um Ihre Arbeit hier zu unterstützen, werfen Sie einen Blick auf diese Liste von HR-Analytics-Kursen, die Ihnen dabei helfen können.

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Für weitere Unterstützung bei der Nutzung von Daten in Ihrer Talentstrategie treten Sie der People Managing People Community bei, einer unterstützenden Community aus HR- und Business-Leadern, die Wissen und Expertise teilen, damit Sie in Ihrer Karriere vorankommen und mehr Wirkung in Ihrer Organisation erzielen können.

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Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Warum brauchen wir HR-Kennzahlen?

Menschen sind in der Regel der größte Kostenfaktor und ein entscheidender Erfolgsfaktor für den nachhaltigen Erfolg eines jeden Unternehmens.

Da wir unser Unternehmenswachstum anhand von Kennzahlen wie Kundenzahl, Umsatz, Gewinn und Wert messen, ist es absolut sinnvoll, auch die personalbezogenen Faktoren gleichzeitig zu messen. 

Sie ermöglichen eine datenbasierte Entscheidungsfindung, helfen Ihnen, Ihre HR-Prozesse zu optimieren und neue spannende Initiativen zu entwickeln.

Was sind weiche HR-Kennzahlen?

Viele der oben genannten Daten sind harte, also quantitative, Daten. Weiche Daten sind qualitativer Natur, was bedeutet, dass sie schwer numerisch abbildbar sind. Weiche Daten umfassen Informationen, die aus Beobachtungen, Interviews, Umfragen und Sentiment-Analysen gewonnen werden. Sie ergänzen die quantitativen Daten um eine zusätzliche Tiefe und können ebenso wertvoll sein.

Welche sind die wichtigsten HR-Kennzahlen?

Wie oben erläutert, variieren die wichtigsten HR-Kennzahlen von Organisation zu Organisation. Dennoch sind Mitarbeiterbindung, Fluktuation, Time-to-Hire und demografische Daten in der Regel überall von großem Wert.