Lohnabrechnung für Zahnärzte: Vergütungsstrukturen, Steuern & Compliance
Was ich Ihnen vorab sagen kann: Die Lohnabrechnung für Zahnärzte ist deutlich komplexer als die Lohnabrechnung für die meisten Unternehmen. Sie verwalten gleichzeitig angestellte Zahnärzte, auf Stundenbasis bezahlte Dentalhygieniker, leistungsabhängige Vergütung und die Einhaltung von Vorschriften im Gesundheitswesen. Meiner Erfahrung nach verstecken sich genau in dieser Komplexität häufig kostspielige Fehler.
Dieser Leitfaden führt Sie durch alle wichtigen Themen: Vergütungsmodelle, Einstufung von Arbeitskräften, Einrichtungsschritte, Steuervorschriften, Compliance-Anforderungen und Zusatzleistungen. Ich gehe außerdem auf häufige Fehler ein, die Zahnarztpraxen machen, und zeige, was eine gute Lohnabrechnungssoftware tun kann, um Ihr Risiko zu senken. Ganz gleich, ob Sie Ihre erste Praxis führen oder einen bestehenden Prozess optimieren: Am Ende verfügen Sie über einen klaren und umsetzbaren Fahrplan.
Was die Lohnabrechnung für Zahnarztpraxen besonders macht
Wie bereits erwähnt, unterscheidet sich die Lohnabrechnung in Zahnarztpraxen, weil Sie gleichzeitig mehrere Vergütungsmodelle verwalten, während die meisten Unternehmen mit einem einzigen Vergütungsmodell arbeiten. In diesem Fall haben Sie es gleichzeitig mit drei oder vier Modellen zu tun.
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Zwei weitere Faktoren verstärken diese Komplexität: variable Arbeitszeiten und die Einhaltung gesundheitsspezifischer Vorschriften. Die Arbeitszeiten des Personals schwanken häufig je nach Patientenaufkommen und wechselnden Schichten, wodurch eine genaue Zeiterfassung und Berechnung der Vergütung schwieriger werden.
Darüber hinaus müssen Zahnarztpraxen allgemeine arbeitsrechtliche Bestimmungen und gesundheitsspezifische Vorschriften einhalten. Dadurch wird es oft erforderlich, die Überwachung der Compliance kontinuierlich zu verfolgen, was die Verwaltung von Zusatzleistungen und Urlaubsregelungen erschweren kann.
Mehrere Vergütungsmodelle verwalten
Die Lohnabrechnung in Zahnarztpraxen wird schnell kompliziert, weil verschiedene Rollen innerhalb derselben Praxis völlig unterschiedlichen Vergütungsmodellen folgen können.
Cheri Joseph, eine Beraterin für Lohnabrechnungsprozesse mit mehr als 30 Jahren Erfahrung, die zuvor bei Oasis Outsourcing Lohnabrechnungen für Zahnarztpraxen und Einrichtungen des Gesundheitswesens bearbeitet hat, sagt, dass dies auch für sie die größte Herausforderung gewesen sei.
Die größte Herausforderung waren die mehreren miteinander kollidierenden Vergütungsmodelle. Für Empfangsmitarbeiter und Praxismanager ist es einfach – ihre Modelle sind sehr grundlegend. Eine Person wird auf Stundenbasis bezahlt, die andere erhält ein Gehalt. Schwierig wird es bei den Dentalhygienikern und angestellten Zahnärzten; dort liegen die eigentlichen Herausforderungen.
Joseph zufolge wird die Komplexität noch größer, wenn diese Vergütungsmodelle mit Überstundenregelungen und voneinander getrennten Systemen zusammenspielen:
Dadurch kommt es zu falschen Überstundenberechnungen, und häufiger als man denkt kann die Praxissoftware der Zahnarztpraxis nicht gut mit den meisten Lohnabrechnungssystemen kommunizieren. Das allein führt zu manuellen Arbeitsabläufen, wodurch Fehler entstehen können.
Wie Zahnarztpraxen verschiedene Rollen vergüten
Zahnarztpraxen verwenden häufig mehrere Vergütungsmodelle gleichzeitig. Hier ist ein kurzer Überblick darüber, wie typische Rollen in Zahnarztpraxen üblicherweise vergütet werden und auf welches zentrale Problem bei der Lohnabrechnung Sie achten sollten.
| Rolle | Übliches Vergütungsmodell | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| Assistenzzahnärzte | Gehalt oder Prozentsatz der erbrachten Leistungen bzw. Zahlungseingänge | Wie die erbrachten Leistungen definiert werden und welche Mindestgarantien gelten |
| Dentalhygieniker | Stundenlohn + möglicher leistungsabhängiger Bonus | Überstunden und Bonusberechnungen |
| Zahnmedizinische Fachangestellte | Stundenlohn | Überstunden und wechselnde Arbeitszeiten |
| Mitarbeiter am Empfang | Stundenlohn | Zusätzliche Arbeitsstunden und Überstunden |
| Praxismanager | Gehalt oder Stundenlohn | Korrekte Einstufung und Anspruch auf Überstundenvergütung |
Vergütung von Assistenzzahnärzten
Assistenzzahnärzte werden in der Regel nach einem von zwei Modellen vergütet: mit einem festen Gehalt oder einem prozentualen Anteil, der auf den erbrachten Leistungen bzw. Zahlungseingängen basiert. Die leistungsabhängige Vergütung ist häufiger und bringt das Einkommen des Assistenzzahnarztes mit dem in Einklang, was er tatsächlich für die Praxis erwirtschaftet. Eine gängige Struktur ist ein Prozentsatz der Zahlungseingänge (oft 25–35 %), manchmal mit einem garantierten täglichen oder monatlichen Mindestbetrag.
\u003cp data-start=\u0022604\u0022 data-end=\u0022919\u0022\u003eDer schwierige Teil war für uns der Abgleich. Jeden Monat verglichen wir die Berichte aus unserer Praxisverwaltungssoftware mit der Lohnabrechnung. Sobald sich nachträglich etwas änderte, mussten wir zu einem Assistenzzahnarzt zurückgehen und erklären, warum bereits ausgezahltes Geld bei der nächsten Lohnabrechnung angepasst werden musste.\u003c/p\u003e
Wenn ein Assistenzzahnarzt leistungsabhängig vergütet wird, benötigen Sie klare Definitionen: Welche Leistungen zählen? Werden Anpassungen vom Brutto- oder Nettobetrag abgezogen? Was geschieht in einer schwachen Woche, in der die Leistung unter dem Mindestbetrag liegt? Dokumentieren Sie all dies, bevor Sie auch nur eine einzige Gehaltszahlung durchführen.
Mitarbeiter auf Stundenlohnbasis: Dentalhygieniker und zahnmedizinische Fachangestellte
Mitarbeiter am Empfang, zahnmedizinische Fachangestellte und Dentalhygieniker sind in der Regel nicht von den Überstundenbestimmungen ausgenommen und haben möglicherweise Anspruch auf Überstundenvergütung. Das ist wichtig, weil viele Praxen Dentalhygieniker mit einem festen Stundenlohn plus einem leistungsabhängigen Bonus vergüten. Beide Bestandteile müssen bei der Berechnung des Überstundenlohns berücksichtigt werden, nicht nur der Grundlohn. Mehr dazu im Abschnitt über Fehler.
Bei Dentalhygienikern, die nach einem Modell aus Grundlohn plus leistungsabhängigem Bonus bezahlt werden, sollten Sie prüfen, wie und wann die Leistungsboni berechnet und ausgezahlt werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass diese Boni auf den Gehaltsabrechnungen eindeutig aufgeführt sind.
Verwaltungs- und Empfangspersonal
Verwaltungsmitarbeiter werden fast immer als Angestellte mit Gehalt oder als nicht von den Überstundenbestimmungen ausgenommene Stundenlohnkräfte beschäftigt. Das größte Risiko sind hier Überstunden. Wenn Ihr Empfangskoordinator für einen erkrankten Kollegen einspringt und mehr als 40 Stunden arbeitet, handelt es sich bei dieser Zeit um Überstunden, unabhängig davon, ob dies geplant war. Zeiterfassungstools, die Arbeitsstunden in Echtzeit erfassen, sind jeden Cent wert.
Einstufung von Arbeitskräften: Angestellte oder unabhängige Auftragnehmer
Die falsche Einstufung eines Mitarbeiters ist einer der teuersten Fehler bei der Lohnabrechnung, den eine Zahnarztpraxis machen kann. Die US-Steuerbehörde IRS und die Arbeitsbehörden der Bundesstaaten prüfen die falsche Einstufung von Angestellten als unabhängige Auftragnehmer genau. Indem Sie einen Assistenzzahnarzt als W-2-Angestellten einstufen, können Sie Ihre rechtlichen Risiken verringern.
Der Kontrolltest der IRS
Die Einstufung einer Arbeitskraft wird anhand der wirtschaftlichen Realität der Beziehung bestimmt. Wenn der Praxisinhaber den klinischen Zeitplan kontrolliert, die Ausstattung bereitstellt und die Patientenliste vorgibt, handelt es sich bei der Arbeitskraft um einen Angestellten. Ein Vertrag, in dem jemand als Auftragnehmer bezeichnet wird, ändert daran nichts. Wenn die Behörde aufgrund aller relevanten Faktoren zu dem Schluss kommt, dass es sich bei der Arbeitskraft um einen Angestellten handelt, wird ein Vertrag, der den Assistenzzahnarzt als unabhängigen Auftragnehmer bezeichnet, lediglich als eigennützig und daher wertlos betrachtet.
Wer ist in einer Zahnarztpraxis normalerweise Angestellter?
In den meisten Fällen werden Assistenzzahnärzte und Dentalhygieniker angemessener als Angestellte und nicht als unabhängige Auftragnehmer eingestuft. Da ein Dentalhygieniker unter der Aufsicht eines Zahnarztes arbeitet und die Ausstattung sowie Räumlichkeiten der Praxis nutzt, erfüllt er fast immer die bundes- und einzelstaatlichen Voraussetzungen für einen Angestellten.
Die Ausnahme ist die tatsächlich auf Tagesbasis oder reisend tätige Fachkraft, die unabhängig arbeitet und mehrere Kunden betreut, wie z. B. Dentalhygieniker auf Tagesbasis oder reisende Pflegekräfte. Selbst dann können Prüfungen auf Bundesstaatsebene die Vorgaben des Bundes außer Kraft setzen. Einige Bundesstaaten, wie Kalifornien (AB5-Gesetz), haben strenge Richtlinien, die es schwierig machen, Zahnärzte als unabhängige Auftragnehmer einzustufen.
Die Kosten einer falschen Einstufung
In vielen Situationen kann eine Praxis dazu verpflichtet werden, nicht gezahlte Beschäftigungssteuern auf Bundes- und Bundesstaatenebene sowie FICA-Steuern nachzuzahlen. Diese Steuern kommen zu den Strafen hinzu, ganz zu schweigen von den Anwaltskosten, die einer Praxis bei dem Versuch entstehen können, ihre falsche Einstufung zu verteidigen. Ich würde dringend empfehlen, vor der endgültigen Vereinbarung mit einem Auftragnehmer einen Anwalt für Arbeitsrecht zu konsultieren.
Lohnabrechnung für eine Zahnarztpraxis einrichten: Schritt für Schritt
Wenn Sie die Lohnabrechnung zum ersten Mal einrichten, arbeiten Sie diese Schritte der Reihe nach durch:
- Beantragen Sie Ihre EIN: Beantragen Sie beim IRS eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer, bevor Sie die Lohnabrechnung durchführen oder Steuern einreichen können. Wenn Sie bundesstaatsübergreifend tätig sind, prüfen Sie die Registrierungsanforderungen jedes Bundesstaates separat.
- Registrieren Sie sich für Lohnsteuern auf Bundesstaaten- und lokaler Ebene: Jeder Bundesstaat hat ein eigenes Verfahren zur Registrierung eines Steuerkontos. In einigen gibt es außerdem Einkommensteuern auf lokaler Ebene. Erledigen Sie dies vor dem ersten Zahltag.
- Stufen Sie jeden Mitarbeiter korrekt ein: Bevor jemand bezahlt wird, bestimmen Sie anhand des oben beschriebenen Kontrolltests des IRS, ob es sich bei der jeweiligen Person um einen W-2-Mitarbeiter oder einen unabhängigen Auftragnehmer nach 1099 handelt.
- Sammeln Sie die Einstellungsunterlagen: Sammeln Sie für jeden Mitarbeiter ein unterschriebenes W-4-Formular (Bundessteuerabzug), das entsprechende Formular Ihres Bundesstaates für den Steuerabzug, ein vollständig ausgefülltes I-9-Formular als Nachweis der Beschäftigungsberechtigung sowie die Einzugsermächtigung für die direkte Einzahlung.
- Wählen Sie einen Zahlungsplan: Eine zweiwöchentliche Auszahlung (alle zwei Wochen, 26 Zahlungszeiträume pro Jahr) ist in Zahnarztpraxen am üblichsten, da sie Beständigkeit mit einem gut handhabbaren Cashflow ausbalanciert. Eine Auszahlung zweimal monatlich (24 Zeiträume) ist ebenfalls möglich, aber beachten Sie die Gesetze der Bundesstaaten – einige Bundesstaaten schreiben eine Mindesthäufigkeit der Auszahlung vor.
- Richten Sie die Zeiterfassung ein: Wählen Sie ein System, das das Ein- und Ausstempeln minutengenau erfasst, einschließlich der Zeit für Teambesprechungen und der Aufräumarbeiten am Ende des Tages. Mündliche Angaben oder Zeiterfassungsbögen auf Papier führen zu Streitigkeiten über Überstunden, die Sie vermeiden möchten.
- Konfigurieren Sie die Vergütungsarten in Ihrem Lohnabrechnungssystem: Richten Sie jede Verdienstart ein – Stundenlohn, Gehalt, prozentuale leistungsabhängige Vergütung und Boni –, damit die Berechnungen in jedem Zeitraum automatisch durchgeführt werden.
- Führen Sie einen Testlauf der Lohnabrechnung durch: Führen Sie vor der Bezahlung einer Person einen Testlauf durch und überprüfen Sie Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn für mindestens einen Mitarbeiter aus jeder Vergütungskategorie.
Lohnsteuern, Einbehalte und Abzüge für Zahnarztpraxen
Bundessteuern
Jeder Mitarbeiter einer Zahnarztpraxis unterliegt dem Einbehalt der Bundeseinkommensteuer auf Grundlage des eingereichten W-4-Formulars sowie den FICA-Steuern – Sozialversicherung (6.2 %) und Medicare (1.45 %). Als Arbeitgeber leisten Sie einen entsprechenden Arbeitgeberanteil zu diesen FICA-Beiträgen. Die Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) gilt jährlich für die ersten $7,000 des Lohns jedes Mitarbeiters.
Steuern auf Bundesstaaten- und lokaler Ebene
Die Einkommensteuersätze und -vorschriften der Bundesstaaten unterscheiden sich erheblich. Einige Bundesstaaten erheben keine Einkommensteuer, während andere zusätzlich zu den Steuern des Bundesstaates lokale Gebietssteuern erheben. Sie müssen sich bei jeder zuständigen Steuerbehörde registrieren, Steuern einbehalten und abführen – nicht nur in dem Bundesstaat, in dem Ihre Praxis ihren Sitz hat, sondern möglicherweise in jedem Bundesstaat, in dem ein Mitarbeiter lebt oder arbeitet.
Abzüge
Vorsteuerliche Abzüge reduzieren das zu versteuernde Einkommen eines Mitarbeiters und Ihre FICA-Verbindlichkeit. Dazu gehören typischerweise:
- Krankenversicherungsbeiträge: Beiträge der Mitarbeiter im Rahmen einer Gruppenkrankenversicherung
- Zahn- und Sehkraftversicherung: Wenn Sie zusätzliche Leistungen anbieten
- Beiträge zu 401(k) oder SIMPLE IRA: Vorsteuerliche Einzahlungen innerhalb der Grenzen des IRS
- Flexible Ausgabenkonten (FSAs) und Gesundheitssparkonten (HSAs)
Nachsteuerliche Abzüge – wie Beiträge zu einem Roth 401(k) oder bestimmte freiwillige Zusatzleistungen – werden vorgenommen, nachdem die Steuern berechnet wurden.
Umgang mit Boni und Sachleistungen
Arbeitnehmer haben Anspruch auf das Eineinhalbfache ihres regulären Vergütungssatzes, einschließlich Boni und Provisionen, als Überstundenvergütung. Das bedeutet: Wenn Sie einer Dentalhygienikerin einen produktionsbezogenen Bonus zahlen, ist dieser Bonus Teil ihres regulären Vergütungssatzes für die Berechnung der Überstunden – und kein separater Zusatz, den Sie ausschließen können. Dies ist eine der am häufigsten übersehenen Regeln bei der Gehaltsabrechnung in Zahnarztpraxen.
Compliance und Aufzeichnungspflichten, die jede Zahnarztpraxis kennen muss
Grundlagen des FLSA
Der Fair Labor Standards Act (FLSA) legt die bundesweiten Mindestanforderungen für Mindestlohn und Überstunden fest. Nach Bundesrecht müssen berechtigte Arbeitnehmer, die mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten, Überstundenvergütung erhalten. Einige Bundesstaaten gehen darüber hinaus, insbesondere bei Beschäftigten im Gesundheitswesen, die Bereitschaftsdienste leisten oder in geteilten Schichten arbeiten. Die meisten klinischen und administrativen Mitarbeiter in einer Zahnarztpraxis sind nicht von der Überstundenregelung ausgenommen und haben Anspruch auf Überstundenvergütung.
Das Anbieten von Freizeitausgleich anstelle von Überstundenvergütung ist in den meisten privatwirtschaftlichen Arbeitsstätten illegal. Dennoch wenden einige Zahnarztpraxen diesen Ansatz möglicherweise versehentlich an, weil sie ihn für eine zulässige Alternative halten. Tun Sie es nicht.
Besonders zu beachtende bundesstaatliche Regelungen
Über das Bundesrecht hinaus können bundesstaatliche Regelungen zusätzliche Anforderungen in folgenden Bereichen vorsehen:
- Pausen für Mahlzeiten und Erholung: Je nach Recht des jeweiligen Bundesstaats haben Arbeitnehmer häufig Anspruch auf Pausen für Mahlzeiten und Erholung. Die Nichtgewährung dieser Pausen oder die fehlende Bezahlung von Mitarbeitern für ausgefallene Pausen ist ein häufiges Versäumnis.
- Bezahlter Krankenurlaub: Viele Bundesstaaten schreiben einen Mindestumfang an angespartem bezahltem Krankenurlaub vor.
- Häufigkeit der Gehaltszahlung: Einige Bundesstaaten verlangen standardmäßig eine wöchentliche oder zweiwöchentliche Gehaltsabrechnung.
- Frist für die Schlussabrechnung: Die meisten Bundesstaaten haben strenge Fristen für die Ausstellung der Schlussabrechnung nach einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Aufzeichnungspflichten
Nach dem FLSA müssen Sie Gehaltsabrechnungsunterlagen aufbewahren und zwar mindestens drei Jahre lang. Diese Unterlagen sollten die täglich und wöchentlich geleisteten Arbeitsstunden, Vergütungssätze, insgesamt gezahlten Löhne, vorgenommenen Abzüge und alle Überstundenberechnungen enthalten. Bewahren Sie sie sicher auf – und wenn Sie eine cloudbasierte Software für die Gehaltsabrechnung verwenden, stellen Sie sicher, dass die Unterlagen zugänglich und gesichert sind.
HIPAA und Daten zur Gehaltsabrechnung
Gehaltsabrechnungsdaten können geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) enthalten, wenn Abzüge für Leistungen an den Krankenversicherungsschutz gekoppelt sind. Beschränken Sie den Zugriff auf Gehaltsabrechnungssysteme auf die Personen, die ihn benötigen. Prüfen Sie, dass nur die richtigen Personen – in der Regel der Inhaber, der Praxismanager und möglicherweise ein vertrauenswürdiger Administrator – Zugriff auf Ihr Gehaltsabrechnungssystem haben. Entziehen Sie ehemaligen Praxismanagern oder externen Anbietern, die Sie nicht mehr beauftragen, den Zugriff.
Häufige Fehler bei der Gehaltsabrechnung in Zahnarztpraxen (und wie Sie sie vermeiden)
Dies sind die Fehler, die ich in Zahnarztpraxen am häufigsten beobachte. Die meisten lassen sich mit den richtigen Systemen vermeiden:
- Produktionsbezogene Boni nicht in den Überstundenvergütungssatz einbeziehen: Überstunden werden korrekt auf Grundlage des regulären Vergütungssatzes berechnet, der bestimmte Boni enthalten kann. Wenn Sie Überstunden nur auf Basis des Grundstundenlohns einer Dentalhygienikerin berechnen und ihre produktionsbezogene Vergütung ignorieren, zahlen Sie wahrscheinlich zu wenig.
- Nicht von der Überstundenregelung ausgenommene Mitarbeiter fälschlich als ausgenommen einstufen: Die Ausnahme hängt nach dem Fair Labor Standards Act von der Tätigkeit und dem Gehalt der jeweiligen Person ab. Viele Mitarbeiter in Zahnarztpraxen sind nicht von der Überstundenregelung ausgenommen und müssen Überstundenvergütung erhalten.
- Nachlässige Zeiterfassung: Ohne ein zuverlässiges System zur Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden riskieren Arbeitgeber, Mitarbeiter zu niedrig zu bezahlen oder Überstundenvergütung falsch zu verwalten. Die Orientierung an mündlichen Angaben oder veralteten Systemen kann zu Fehlern führen.
- Boni verspätet auszahlen: Verspätete produktionsbezogene Boni sind nicht nur schlecht für die Moral. Mehr als die Hälfte der Belegschaft (53 %) würde einen Austritt in Betracht ziehen, wenn ihr Arbeitgeber wiederholt Fehler bei der Gehaltsabrechnung machen würde. In einem angespannten Arbeitsmarkt stellt dies ein echtes Bindungsrisiko dar.
- Ausgeschiedene Mitarbeiter weiterhin aktiv führen: Nehmen Sie ehemalige Mitarbeiter aus Ihrer aktiven Gehaltsabrechnung und Ihren Leistungssystemen, damit sie nicht versehentlich bezahlt werden oder Leistungen erhalten. Stellen Sie sicher, dass alle Schlussabrechnungen, einschließlich eventuell erforderlicher Auszahlungen für bezahlte Freizeit (PTO), ausgestellt und korrekt erfasst wurden.
- Vergütungssätze nach Gehaltserhöhungen nicht aktualisieren: Wenn eine Gehaltserhöhung in Kraft tritt und nicht umgehend im Gehaltsabrechnungssystem aktualisiert wird, zahlen Sie entweder zu wenig oder verursachen einen Korrekturaufwand, der Zeit und Vertrauen kostet.
Umgang mit Mitarbeiterleistungen: bezahlte Freizeit, Krankenversicherung und Altersvorsorge
PTO-Ansammlung bei variablen Arbeitszeitmodellen
Die Ansammlung von PTO ist bei einem festen Arbeitszeitmodell unkompliziert – kompliziert wird es, wenn Dentalhygieniker in einer Woche drei Tage und in der nächsten fünf Tage arbeiten. Ich würde eine stundenbasierte Ansammlungsmethode empfehlen (z. B. X PTO-Stunden pro geleisteter Arbeitsstunde) anstelle eines pauschalen wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Guthabens. Das ist fairer gegenüber Teilzeitkräften und Mitarbeitern mit variablem Arbeitszeitmodell und hält einer Prüfung durch die Bundesstaaten besser stand.
Prüfen Sie die Vorschriften Ihres Bundesstaates zur Auszahlung von PTO bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Mehrere Bundesstaaten verlangen, dass sämtliches nicht genutztes, angesammeltes PTO mit der letzten Gehaltszahlung ausgezahlt wird. Dadurch wird es noch wichtiger, die Guthaben das ganze Jahr über genau zu erfassen.
Abzüge für Kranken- und Zahnversicherung
Wenn Sie eine betriebliche Krankenversicherung anbieten, werden die Arbeitnehmerbeiträge in der Regel im Rahmen eines Section-125-Cafeteria-Plans vor Steuern abgezogen. Richten Sie diese korrekt in Ihrem Lohnabrechnungssystem ein, damit sie von der Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer und der FICA-Beiträge ausgenommen sind. Wenn sie fälschlicherweise als Abzüge nach Steuern codiert werden, zahlen sowohl die Mitarbeiter als auch die Praxis zu viel.
Altersvorsorgepläne
Zahnarztpraxen bieten am häufigsten 401(k)-Pläne oder SIMPLE-IRA-Pläne an. Für beide gelten jährliche Beitragsgrenzen, die von der IRS festgelegt werden. Arbeitnehmerbeiträge reduzieren das zu versteuernde Einkommen; Arbeitgeberzuschüsse können je nach Ausgestaltung des Plans vor Steuern erfolgen oder nicht. Unabhängig davon, was Sie anbieten, müssen Lohnabrechnung und Verwalter Ihres Altersvorsorgeplans aufeinander abgestimmt sein – Abzüge müssen rechtzeitig den richtigen Konten gutgeschrieben werden, um Compliance-Probleme zu vermeiden.
Die tatsächlichen Lohnabrechnungskosten einer Zahnarztpraxis
Lohnabrechnung als Prozentsatz der Einnahmen
Die Vergütung der Mitarbeiter ist in jeder Zahnarztpraxis die größte Gemeinkostenkategorie. Der Richtwert liegt bei 25–30 % der Nettoeinnahmen und umfasst sämtliche Löhne, Lohnsteuern, Beiträge zur Krankenversicherung, Arbeitgeberzuschüsse zu Altersvorsorgeplänen sowie alle an Teammitglieder außerhalb der Ärzteschaft gezahlten Boni. Bei einer Praxis mit einem Umsatz von $1.2 million entspricht diese Spanne von 25–30 % gesamten Personalkosten von $300,000 bis $360,000.
Personalkosten von mehr als 32 % der Einnahmen sind ein Warnsignal. Wenn sich dieser Wert darüber bewegt, liegt die Ursache meist in einer im Verhältnis zum Patientenaufkommen zu großen Belegschaft, über dem Markt liegenden Vergütungssätzen ohne entsprechende Produktivität oder übermäßiger Mehrarbeit aufgrund einer schlechten Einsatzplanung.
Was Lohnabrechnungsdienste tatsächlich kosten
Die Kosten für Lohnabrechnungssoftware für eine kleine bis mittelgroße Zahnarztpraxis liegen typischerweise zwischen $50 und $200 pro Monat zuzüglich einer Gebühr pro Mitarbeiter. Anbieter von Komplettlösungen für die Lohnabrechnung (die Steuererklärungen und Formulare zum Jahresende in Ihrem Namen bearbeiten) sind im Allgemeinen teurer, entlasten Ihr Team jedoch von der Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften.
Die versteckten Kosten von Fehlern
Sie können die Lohnabrechnung selbst durchführen, aber je mehr Vergütungsstrukturen, Überstundenregelungen und steuerliche Verpflichtungen Sie verwalten, desto größer ist der Spielraum für kostspielige Fehler. Fehler bei der Lohnabrechnung verursachen über die eigentliche Korrektur hinaus weitere Kosten: IRS-Strafen für verspätete Zahlungen, Verpflichtungen zur Nachzahlung von Löhnen, Bußgelder der staatlichen Arbeitsaufsichtsbehörden und Anwaltskosten, wenn ein Streit über die Einstufung zu einem Gerichtsverfahren führt.
In einer Praxis, in der die Lohnabrechnung einen großen Kostenfaktor darstellt, können selbst kleine Fehler – und die Zeit, die für ihre Behebung erforderlich ist – die Gewinnspanne schnell schmälern.
Die richtige Lohnabrechnungssoftware oder den richtigen Dienst für Ihre Praxis auswählen
Interne oder ausgelagerte Lohnabrechnung
Wenn Sie die Lohnabrechnung mithilfe einer Software intern durchführen, erhalten Sie Kontrolle und Einblick in Echtzeit. Die interne Verwaltung der Lohnabrechnung mag zunächst kostengünstig erscheinen. Sie kann jedoch arbeitsintensiv werden und erhebliche Zeit und Ressourcen erfordern. Mitarbeiter müssen sich über Änderungen der Steuergesetze und Vorschriften zur Lohnabrechnung auf dem Laufenden halten. Dadurch wird nicht nur wertvolle Zeit von den wesentlichen Abläufen der Zahnarztpraxis abgezogen, sondern auch das Risiko einer Nichteinhaltung erhöht, was zu Geldstrafen und Sanktionen führen kann.
Durch die Auslagerung wird diese Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften an einen Dritten übertragen. Laut einer Umfrage der American Dental Association (ADA) lagern 52 % der Zahnarztpraxen einige oder alle Funktionen ihrer Lohnabrechnung aus. Für die meisten Einzel- und kleinen Gruppenpraxen halte ich die Auslagerung für die sinnvollere Standardlösung, insbesondere wenn die für die Lohnabrechnung zuständige Person gleichzeitig den Empfang betreut.
10 Beste Lohnabrechnungssoftware für Zahnarztpraxen
Wenn Sie bereit sind, Anbieter zu vergleichen, sind dies einige der Lohnabrechnungsplattformen, die für Zahnarztpraxen infrage kommen.
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Unverzichtbare Funktionen einer Lohnabrechnungssoftware für Zahnarztpraxen
Achten Sie auf diese Funktionen, bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden:
- Unterstützung für produktionsbasierte Vergütung: Das System sollte eine Vergütung auf Basis eines Prozentsatzes der Einnahmen nativ unterstützen, statt auf manuelle Umgehungslösungen angewiesen zu sein.
- Überstundenberechnung anhand des gewichteten Durchschnitts: Unverzichtbar, wenn Mitarbeitende in derselben Woche sowohl nach Stunden als auch produktionsabhängig vergütet werden.
- Integration der Zeiterfassung: Die direkte Synchronisierung zwischen Ihrem Zeiterfassungstool und der Lohnabrechnung macht die manuelle Eingabe und die damit verbundenen Fehler überflüssig.
- Automatisierte Steueranmeldung: Einzahlungen und Anmeldungen von Bundes-, Landes- und lokalen Steuern sollten automatisch erfolgen und nicht von Ihnen terminiert werden müssen.
- Selbstbedienung für Mitarbeitende: Mitarbeitende sollten auf Gehaltsabrechnungen, W-2-Formulare und PTO-Guthaben zugreifen können, ohne die Büroleitung anrufen zu müssen.
- Unterstützung mehrerer Standorte: Wenn Sie mehr als einen Praxisstandort betreiben, benötigen Sie einen einzigen Zugang mit Berichten auf Standortebene.
- Verknüpfte Mitarbeiterdaten: Suchen Sie nach einer Lohnabrechnungssoftware, die entweder ein integriertes Personalverwaltungssystem umfasst oder eng mit Ihrem Personalverwaltungssystem und Ihren Zeiterfassungssystemen zusammenarbeitet. Wenn Mitarbeiterdaten, Arbeitszeiten, PTO, Leistungen und Lohnabrechnungsdaten in miteinander verbundenen Systemen gespeichert sind, reduzieren Sie doppelte Eingaben und das Risiko widersprüchlicher Informationen zwischen den Plattformen.
- Integration in das Praxisverwaltungssystem: Daten für die Lohnabrechnung in Zahnarztpraxen stammen häufig nicht aus dem Lohnabrechnungssystem selbst. Produktion, Einnahmen, Anpassungen und Rückerstattungen werden möglicherweise alle in Ihrer Praxisverwaltungssoftware erfasst. Das bedeutet, dass die Genauigkeit der Lohnabrechnung stark davon abhängt, wie gut diese Systeme zusammenarbeiten. Oestervemb sagt, dass ihn Integrationsprobleme bei der Abstimmung dazu gebracht haben, seine Sicht auf Lohnabrechnungssoftware für Zahnarztpraxen zu ändern:
Die wichtigste Erkenntnis für mich war, dass die Vergütung in Zahnarztpraxen tatsächlich in der Praxisverwaltungssoftware abgewickelt wird, nicht im Lohnabrechnungssystem. Die Lohnabrechnung ist fast der letzte Schritt. Die meisten Fehler passieren an der Schnittstelle zwischen diesen beiden Systemen.
Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden
Sobald Sie die Anforderungen Ihrer Praxis definiert haben, können Sie diese nutzen, um potenzielle Anbieter auf Herz und Nieren zu prüfen. Fragen Sie, wie sie produktionsbasierte Vergütung, nachträgliche Anpassungen, Überstundenberechnungen, Korrekturen der Lohnabrechnung und Integrationen mit Ihrem Praxisverwaltungssystem für Zahnmedizin handhaben.
Wenn Sie mehrere Anbieter vergleichen, kann eine formelle Ausschreibung für die Lohnabrechnung Ihnen helfen, allen dieselben Fragen zu stellen und die Antworten direkt miteinander zu vergleichen.
- Unterstützt die Plattform produktionsbasierte Vergütung nativ, oder muss ich sie für jeden Abrechnungszeitraum manuell berechnen?
- Wie werden Überstunden anhand des gewichteten Durchschnitts bei unterschiedlichen Vergütungsarten berechnet?
- Übernimmt der Anbieter die Steueranmeldungen in jedem Bundesstaat, in dem ich Mitarbeitende beschäftige?
- Wie läuft die Implementierung ab und wie lange dauert sie?
- Welche Unterstützung ist verfügbar, wenn am Zahltag etwas schiefgeht?
Häufig gestellte Fragen
Wer ist in einer Zahnarztpraxis für die Lohnabrechnung verantwortlich?
Letztendlich ist der Praxisinhaber verantwortlich. Die tägliche Durchführung übernehmen normalerweise ein Büroleiter, ein Praxisadministrator oder ein externer Lohnabrechnungsanbieter. Unabhängig davon, wer die Abrechnung verarbeitet, haftet der Inhaber für Fehler oder Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften.
Wie oft sollte ich die Lohnabrechnung durchführen?
Eine zweiwöchentliche Abrechnung ist in Zahnarztpraxen am weitesten verbreitet. Sie bietet den Mitarbeitenden eine planbare Auszahlung und der Praxis einen überschaubaren Cashflow. Prüfen Sie vor der Festlegung Ihres Zeitplans die Mindestanforderungen Ihres Bundesstaates an die Auszahlungshäufigkeit.
Welche Gesetze beeinflussen die Lohnabrechnung in Zahnarztpraxen?
\u003cp class=\u0022wp-block-paragraph\u0022\u003eMindestens unterliegen Sie dem FLSA, den Vorschriften der IRS zur Lohnsteuer sowie den Lohn- und Arbeitszeitgesetzen Ihres Bundesstaates. Je nach Standort können außerdem lokale Einkommensteuerpflichten, bundesstaatliche Vorschriften zu bezahltem Urlaub und gesundheitsbezogene Regelungen gelten, die die Verwaltung von Zusatzleistungen betreffen.\u003c/p\u003e
Kann ich die Lohnabrechnung selbst durchführen oder sollte ich sie auslagern?
\u003cp class=\u0022wp-block-paragraph\u0022\u003eMit der richtigen Software können Sie sie selbst durchführen – aber ich würde die dafür benötigte Zeit sorgfältig abwägen. In den USA gibt es etwa 135.000 Zahnarztpraxen mit mehr als einer Million Beschäftigten. Die meisten davon sind kleine Praxen, in denen die für die Lohnabrechnung zuständige Person gleichzeitig den Empfang betreut. Wenn das auf Ihre Situation zutrifft, sollten Sie eine Auslagerung ernsthaft in Betracht ziehen.\u003c/p\u003e
Bereit, das richtige Lohnabrechnungstool für Ihre Praxis zu finden?
Wenn Sie wissen, was Ihre Praxis benötigt, spart Ihnen die Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware, die produktionsbasierte Vergütung, gewichtete Überstunden und die automatische Einreichung von Steuerunterlagen unterstützt, mehr Zeit und Risiken als jede andere betriebliche Entscheidung.
