Lohnabrechnung für Zahnärzte: Vergütungsstrukturen, Steuern & gesetzliche Vorschriften
Die Lohnabrechnung für Zahnärzte ist komplexer als die Lohnabrechnung für die meisten Unternehmen – Sie verwalten gleichzeitig angestellte Zahnärzte, auf Stundenbasis bezahlte Dentalhygieniker, leistungsabhängige Vergütung und die Einhaltung von Vorschriften im Gesundheitswesen. Meiner Erfahrung nach verstecken sich in dieser Komplexität häufig kostspielige Fehler.
Dieser Leitfaden führt Sie durch alle wichtigen Themen: Vergütungsmodelle, Einstufung von Beschäftigten, Einrichtungsschritte, Steuervorschriften, Compliance-Anforderungen und Zusatzleistungen. Ich gehe außerdem auf häufige Fehler ein, die Zahnarztpraxen machen, und zeige, wie eine gute Lohnabrechnungssoftware Ihr Risiko reduzieren kann. Ganz gleich, ob Sie Ihre erste Praxis führen oder einen bestehenden Prozess optimieren möchten – am Ende verfügen Sie über einen klaren, umsetzbaren Fahrplan.
Was die Lohnabrechnung für Zahnarztpraxen besonders macht
Die Lohnabrechnung in Zahnarztpraxen unterscheidet sich, weil Sie mehrere Vergütungsmodelle gleichzeitig verwalten – oft innerhalb eines einzigen Abrechnungszeitraums. In einer typischen Praxis werden Empfangsmitarbeiter auf Stundenbasis, Praxismanager mit einem festen Gehalt, Dentalhygieniker mit Stundenlohn plus Anreizen und angestellte Zahnärzte auf Basis der erbrachten Leistungen oder der eingezogenen Honorare bezahlt. Die meisten Unternehmen arbeiten mit einem einzigen Vergütungsmodell. Sie müssen drei oder vier gleichzeitig verwalten.
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Zwei weitere Faktoren verstärken diese Komplexität: variable Arbeitszeiten und compliancebezogene Anforderungen im Gesundheitswesen. Die Arbeitszeiten des Personals schwanken häufig je nach Patientenaufkommen und wechselnden Schichten, wodurch eine genaue Zeiterfassung und Berechnung der Vergütung schwieriger werden. Darüber hinaus müssen Zahnarztpraxen allgemeine Arbeitsgesetze und spezifische Vorschriften des Gesundheitswesens einhalten. Dadurch wird es häufig notwendig, die Überwachung der Compliance im Blick zu behalten, und die Verwaltung von Zusatzleistungen und Regelungen zu Urlaub und Freistellungen kann komplizierter werden.
Verwaltung mehrerer Vergütungsmodelle: 4 Arten
Die Lohnabrechnung in Zahnarztpraxen wird schnell kompliziert, da verschiedene Tätigkeiten innerhalb derselben Praxis völlig unterschiedlichen Vergütungsmodellen folgen können.
Cheri Joseph, eine Beraterin für Lohnabrechnungsprozesse mit mehr als 30 Jahren Erfahrung, die zuvor bei Oasis Outsourcing die Lohnabrechnung für Zahnarztpraxen und Einrichtungen des Gesundheitswesens durchgeführt hat, sagt, dies sei eine der größten Herausforderungen gewesen, denen sie begegnet ist:
Die größte Herausforderung waren die zahlreichen miteinander kollidierenden Vergütungsmodelle. Das Personal am Empfang und die Praxismanager sind einfach – ihre Vergütung ist sehr grundlegend geregelt. Eine Person wird auf Stundenbasis bezahlt, die andere erhält ein Gehalt. Bei den Dentalhygienikern und angestellten Zahnärzten wird es jedoch schwierig; dort liegen die eigentlichen Herausforderungen.
Joseph zufolge wird die Komplexität noch deutlicher, wenn diese Vergütungsmodelle mit Überstundenregelungen und voneinander getrennten Systemen zusammenwirken:
Dadurch kommt es zu falschen Überstundenberechnungen, und die Software der Zahnarztpraxis kann in vielen Fällen nicht problemlos mit den meisten Lohnabrechnungssystemen kommunizieren. Dies führt an sich schon zu manuellen Arbeitsabläufen, wodurch Fehler entstehen können.
Wie Zahnarztpraxen verschiedene Tätigkeiten vergüten
Zahnarztpraxen verwenden häufig mehrere Vergütungsmodelle gleichzeitig. Hier sehen Sie kurz, wie typische Tätigkeiten in Zahnarztpraxen üblicherweise vergütet werden und auf welches zentrale Problem bei der Lohnabrechnung Sie achten sollten.
| Rolle | Übliches Vergütungsmodell | Darauf achten |
|---|---|---|
| Angestellte Zahnärzte | Gehalt oder Prozentsatz der erbrachten Leistungen/eingegangenen Zahlungen | Wie die erbrachten Leistungen definiert werden und Mindestgarantien |
| Dentalhygieniker | Stundenlohn + möglicher Leistungsbonus | Überstunden- und Bonusberechnungen |
| Zahnmedizinische Fachangestellte | Stundenlohn | Überstunden und wechselnde Arbeitszeiten |
| Mitarbeiter am Empfang | Stundenlohn | Zusätzliche Arbeitsstunden und Überstunden |
| Praxismanager | Gehalt oder Stundenlohn | Richtige Einstufung und Anspruch auf Überstundenvergütung |
Wie angestellte Zahnärzte vergütet werden
Angestellte Zahnärzte werden in der Regel nach einem von zwei Modellen vergütet: einem festen Gehalt oder einem prozentualen Anteil, der auf den erbrachten Leistungen oder den eingegangenen Zahlungen basiert. Die leistungsabhängige Vergütung ist üblicher und bringt das Einkommen des angestellten Zahnarztes mit dem in Einklang, was er tatsächlich für die Praxis erwirtschaftet. Ein gängiges Modell ist ein Prozentsatz der eingegangenen Zahlungen (häufig 25–35 %), manchmal mit einem garantierten Tages- oder Monatsminimum.
Der schwierige Teil für uns war der Abgleich. Jeden Monat verglichen wir die Berichte aus unserer Praxisverwaltungssoftware mit der Lohnabrechnung, und wann immer sich rückwirkend etwas änderte, mussten wir zu einem angestellten Zahnarzt zurückgehen und erklären, warum bereits ausgezahltes Geld bei der nächsten Lohnabrechnung angepasst werden musste.
Wenn ein angestellter Zahnarzt nach erbrachten Leistungen vergütet wird, müssen klare Definitionen festgelegt werden: Welche Leistungen zählen? Brutto oder abzüglich von Korrekturen? Was geschieht in einer ruhigen Woche, in der die Leistungen unter das Minimum fallen? Dokumentieren Sie all dies, bevor Sie auch nur eine einzige Gehaltszahlung veranlassen.
Mitarbeiter im Stundenlohn: Dentalhygieniker und Assistenzkräfte
Mitarbeiter in der Verwaltung, zahnmedizinische Fachangestellte und Dentalhygieniker sind in der Regel nicht von den gesetzlichen Überstundenbestimmungen ausgenommen und haben möglicherweise Anspruch auf Überstundenvergütung. Das ist wichtig, weil viele Praxen Dentalhygieniker mit einem Grundstundenlohn plus Leistungsbonus vergüten und beides bei der Berechnung des Überstundenlohns berücksichtigt werden muss, nicht nur der Grundlohn. Mehr dazu im Abschnitt über Fehler.
Bei Dentalhygienikern, die nach einem Grundlohn-plus-Leistungsmodell vergütet werden, sollte geklärt werden, wie und wann Leistungsboni berechnet und ausgezahlt werden. Außerdem ist sicherzustellen, dass diese Boni auf den Gehaltsabrechnungen eindeutig aufgeführt sind.
Verwaltungs- und Empfangspersonal
Verwaltungsmitarbeiter werden fast immer mit einem Gehalt oder als nicht von den gesetzlichen Überstundenbestimmungen ausgenommene Beschäftigte im Stundenlohn vergütet. Das größte Risiko sind hier Überstunden. Wenn Ihr Empfangskoordinator einen erkrankten Kollegen vertritt und mehr als 40 Stunden arbeitet, handelt es sich bei dieser Zeit um Überstunden, unabhängig davon, ob dies geplant war. Zeiterfassungstools, die Arbeitsstunden in Echtzeit erfassen, sind jeden Cent wert.
Einstufung von Arbeitskräften: Beschäftigte vs. unabhängige Auftragnehmer
Die falsche Einstufung eines Mitarbeiters ist einer der teuersten Fehler bei der Lohnabrechnung, den eine Zahnarztpraxis machen kann. Die IRS und die Arbeitsministerien der Bundesstaaten prüfen die falsche Einstufung von Beschäftigten als unabhängige Auftragnehmer genau. Indem Sie einen angestellten Zahnarzt als W-2-Beschäftigten einstufen, können Sie Ihre rechtlichen Risiken verringern.
Der Kontrolltest der IRS
Die Einstufung einer Arbeitskraft wird anhand der wirtschaftlichen Realität der Beziehung bestimmt. Wenn der Praxisinhaber den klinischen Zeitplan kontrolliert, die Ausrüstung bereitstellt und die Patientenliste vorgibt, handelt es sich bei der Arbeitskraft um einen Beschäftigten. Ein Vertrag, in dem jemand als Auftragnehmer bezeichnet wird, ändert daran nichts. Wenn die Behörde aufgrund aller relevanten Faktoren der Ansicht ist, dass es sich bei der Arbeitskraft um einen Beschäftigten handelt, wird ein Vertrag, der den angestellten Zahnarzt als unabhängigen Auftragnehmer ausweist, lediglich als eigennützig und daher wertlos betrachtet.
Wer ist in einer Zahnarztpraxis normalerweise Beschäftigter?
In der Mehrzahl der Fälle werden angestellte Zahnärzte und Dentalhygieniker angemessener als Beschäftigte und nicht als unabhängige Auftragnehmer eingestuft. Da ein Dentalhygieniker unter der Aufsicht eines Zahnarztes arbeitet und die Ausrüstung und Räumlichkeiten der Praxis nutzt, erfüllt er fast immer die bundes- und einzelstaatlichen Definitionen eines Beschäftigten.
Die Ausnahme ist die echte Fachkraft auf Tagesbasis oder reisende Fachkraft, die unabhängig arbeitet und mehrere Kunden betreut, etwa Dentalhygieniker auf Tagesbasis oder reisende Pflegekräfte. Selbst dann können Prüfungen auf Bundesstaatenebene die bundesrechtlichen Leitlinien außer Kraft setzen. Einige Bundesstaaten, wie Kalifornien (AB5-Gesetz), haben strenge Richtlinien, die es schwierig machen, Zahnärzte als unabhängige Auftragnehmer einzustufen.
Die Kosten einer falschen Einstufung
In vielen Situationen kann eine Praxis verpflichtet werden, nicht gezahlte Bundes- und Bundesstaaten-Arbeitssteuern sowie FICA-Steuern nachzuzahlen. Diese Steuern kommen zu den Strafzahlungen hinzu, ganz zu schweigen von den Anwaltskosten, die einer Praxis bei dem Versuch entstehen können, ihre falsche Einstufung zu verteidigen. Ich würde dringend empfehlen, vor der endgültigen Vereinbarung mit einem Auftragnehmer einen Anwalt für Arbeitsrecht zu konsultieren.
Lohnabrechnung für eine Zahnarztpraxis einrichten: Schritt für Schritt
Wenn Sie die Lohnabrechnung zum ersten Mal einrichten, arbeiten Sie diese Schritte der Reihe nach durch:
- Ihre EIN beantragen: Beantragen Sie beim IRS eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN), bevor Sie die Lohnabrechnung durchführen oder Steuern einreichen können. Wenn Sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind, prüfen Sie die Registrierungsanforderungen jedes Bundesstaates separat.
- Für bundesstaatliche und lokale Lohnsteuern registrieren: Jeder Bundesstaat hat ein eigenes Verfahren zur Registrierung von Steuerkonten. In einigen gibt es zusätzlich Einkommensteuern auf lokaler Ebene. Erledigen Sie dies vor dem ersten Zahltag.
- Jeden Arbeitnehmer korrekt einstufen: Bevor jemand bezahlt wird, bestimmen Sie anhand des oben beschriebenen Kontrolltests des IRS, ob es sich bei der jeweiligen Person um einen W-2-Angestellten oder einen unabhängigen 1099-Auftragnehmer handelt.
- Einarbeitungsunterlagen sammeln: Sammeln Sie für jeden Angestellten ein unterschriebenes W-4 (bundesstaatlicher Steuerabzug), das entsprechende Steuerabzugsformular Ihres Bundesstaates, ein ausgefülltes I-9 zum Nachweis der Beschäftigungsberechtigung sowie die Genehmigung für die direkte Einzahlung.
- Einen Zahlungsplan auswählen: Eine zweiwöchentliche Auszahlung (alle zwei Wochen, 26 Zahlungszeiträume pro Jahr) ist in Zahnarztpraxen am häufigsten, weil sie Beständigkeit mit einem gut handhabbaren Cashflow verbindet. Eine halbmonatliche Auszahlung (24 Zeiträume) funktioniert ebenfalls, aber beachten Sie die Gesetze der Bundesstaaten – einige schreiben eine minimale Auszahlungshäufigkeit vor.
- Zeiterfassung einrichten: Wählen Sie ein System, das das Einstempeln und Ausstempeln minutengenau erfasst, einschließlich Besprechungszeit und Aufräumarbeiten am Ende des Tages. Mündliche Meldungen oder Papier-Stundenzettel führen zu Überstundenstreitigkeiten, die Sie vermeiden möchten.
- Vergütungsarten in Ihrem Lohnabrechnungssystem konfigurieren: Richten Sie jeden Vergütungscode ein – Stundenlohn, Gehalt, prozentuale Produktionsvergütung und Boni –, damit die Berechnungen in jedem Zeitraum automatisch durchgeführt werden.
- Eine Testabrechnung durchführen: Führen Sie vor der Auszahlung an jemanden einen Testlauf durch und überprüfen Sie Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn für mindestens einen Angestellten jeder Vergütungskategorie.
Lohnsteuern, Steuerabzüge und Abzüge für Zahnarztpraxen
Bundessteuern
Jeder Angestellte einer Zahnarztpraxis unterliegt dem Abzug der Bundeseinkommensteuer auf Grundlage des eingereichten W-4 sowie den FICA-Steuern – Sozialversicherung (6.2%) und Medicare (1.45%). Als Arbeitgeber zahlen Sie denselben FICA-Beitrag. Die Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) gilt jedes Jahr für die ersten $7,000 des Lohns jedes Angestellten.
Bundesstaatliche und lokale Steuern
Die Einkommensteuersätze und -vorschriften der Bundesstaaten unterscheiden sich erheblich. Einige Bundesstaaten erheben keine Einkommensteuer, andere haben zusätzlich zu den Steuern des Bundesstaates lokale Steuern. Sie müssen sich bei jeder zuständigen Steuerhoheit registrieren, Steuern einbehalten und abführen – nicht nur in dem Bundesstaat, in dem Ihre Praxis ihren Hauptsitz hat, sondern möglicherweise in jedem Bundesstaat, in dem ein Angestellter lebt oder arbeitet.
Abzüge
Abzüge vor Steuern verringern das zu versteuernde Einkommen eines Angestellten und Ihre FICA-Verpflichtung. Dazu gehören typischerweise:
- Krankenversicherungsprämien: Beiträge der Angestellten im Rahmen einer betrieblichen Krankenversicherung
- Zahn- und Sehkraftversicherung: Wenn Sie zusätzliche Leistungen anbieten
- Beiträge zu 401(k) oder SIMPLE IRA: Aufschübe vor Steuern innerhalb der IRS-Grenzwerte
- Flexible Ausgabenkonten (FSAs) und Gesundheitssparkonten (HSAs)
Abzüge nach Steuern – wie Beiträge zu einem Roth 401(k) oder bestimmte freiwillige Leistungen – werden vorgenommen, nachdem die Steuern berechnet wurden.
Umgang mit Boni und Sachleistungen
Arbeitnehmer haben Anspruch auf das Eineinhalbfache ihres regulären Lohnsatzes, einschließlich Boni und Provisionen, als Überstundenvergütung. Das bedeutet: Wenn Sie einer Dentalhygienikerin einen produktionsabhängigen Bonus zahlen, ist dieser Bonus Teil ihres regulären Lohnsatzes für die Berechnung der Überstunden – keine separate Zusatzleistung, die Sie ausschließen können. Dies ist eine der am häufigsten übersehenen Regeln bei der Lohnabrechnung in Zahnarztpraxen.
Vorschriften und Aufzeichnungspflichten, die jede Zahnarztpraxis kennen muss
Grundlagen des FLSA
Der Fair Labor Standards Act (FLSA) legt die bundesweiten Mindeststandards für Mindestlohn und Überstunden fest. Das Bundesrecht schreibt eine Überstundenvergütung für berechtigte Arbeitnehmer vor, die mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten. Einige Bundesstaaten gehen weiter, insbesondere bei Beschäftigten im Gesundheitswesen, die Bereitschaftsdienste leisten oder in geteilten Schichten arbeiten. Die meisten klinischen und administrativen Mitarbeiter in einer Zahnarztpraxis sind nicht von den Überstundenbestimmungen ausgenommen und haben Anspruch auf Überstundenvergütung.
Das Anbieten von Freizeitausgleich anstelle einer Überstundenvergütung ist in den meisten privatwirtschaftlichen Arbeitsstätten illegal. Dennoch wenden einige Zahnarztpraxen diesen Ansatz möglicherweise unbeabsichtigt an, weil sie ihn für eine zulässige Alternative halten. Tun Sie das nicht.
Zu beachtende bundesstaatenspezifische Vorschriften
Über das Bundesrecht hinaus können die Vorschriften der Bundesstaaten zusätzliche Anforderungen in folgenden Bereichen festlegen:
- Pausen für Mahlzeiten und Erholung: Arbeitnehmer haben je nach den Gesetzen des jeweiligen Bundesstaates häufig Anspruch auf Pausen für Mahlzeiten und Erholung. Diese Pausen nicht zu gewähren oder Mitarbeiter für versäumte Pausen nicht zu bezahlen, ist ein häufiges Versäumnis.
- Bezahlter Krankheitsurlaub: Viele Bundesstaaten schreiben eine Mindestanzahl an angesammelten bezahlten Krankheitstagen vor.
- Häufigkeit der Lohnzahlung: Einige Bundesstaaten verlangen standardmäßig eine wöchentliche oder zweiwöchentliche Lohnabrechnung.
- Frist für die Schlussabrechnung: Die meisten Bundesstaaten haben strenge Fristen für die Ausstellung der letzten Gehaltszahlung nach einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Aufzeichnungspflichten
Nach dem FLSA sind Sie verpflichtet, Lohnabrechnungsunterlagen aufzubewahren und dies mindestens drei Jahre lang. Diese Unterlagen sollten die täglich und wöchentlich geleisteten Arbeitsstunden, Lohnsätze, insgesamt gezahlten Löhne, vorgenommenen Abzüge und alle Überstundenberechnungen enthalten. Bewahren Sie sie sicher auf – und wenn Sie eine cloudbasierte Lohnabrechnungssoftware verwenden, stellen Sie sicher, dass die Unterlagen zugänglich und gesichert sind.
HIPAA und Lohnabrechnungsdaten
Lohnabrechnungsdaten können geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) enthalten, wenn Abzüge für Leistungen mit dem Krankenversicherungsschutz verknüpft sind. Beschränken Sie den Zugriff auf Lohnabrechnungssysteme auf die Personen, die ihn benötigen. Stellen Sie sicher, dass nur die richtigen Personen – in der Regel der Inhaber, der Praxismanager und eventuell ein vertrauenswürdiger Administrator – Zugriff auf Ihr Lohnabrechnungssystem haben. Entfernen Sie den Zugriff für ehemalige Praxismanager oder externe Dienstleister, die Sie nicht mehr einsetzen.
Häufige Fehler bei der Lohnabrechnung in Zahnarztpraxen (und wie Sie sie vermeiden)
Dies sind die Fehler, die mir in Zahnarztpraxen am häufigsten begegnen. Die meisten lassen sich mit den richtigen Systemen vermeiden:
- Produktionsabhängige Boni bei der Überstundenvergütung nicht berücksichtigen: Überstunden werden korrekt auf Grundlage des regulären Lohnsatzes berechnet, der bestimmte Boni enthalten kann. Wenn Sie Überstunden nur auf Grundlage des Stundenlohns einer Dentalhygienikerin berechnen und ihre produktionsabhängige Vergütung ignorieren, zahlen Sie wahrscheinlich zu wenig.
- Mitarbeiter, die nicht von den Überstundenbestimmungen ausgenommen sind, fälschlich als ausgenommen einstufen: Die Ausnahme hängt von der Tätigkeit und dem Gehalt gemäß dem Fair Labor Standards Act ab. Viele Mitarbeiter in Zahnarztpraxen sind nicht von den Überstundenbestimmungen ausgenommen und müssen eine Überstundenvergütung erhalten.
- Nachlässige Zeiterfassung: Ohne ein zuverlässiges System zur Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden riskieren Arbeitgeber, Mitarbeiter zu niedrig zu bezahlen oder Überstundenvergütungen falsch zu verwalten. Sich auf mündliche Angaben oder veraltete Systeme zu verlassen, kann zu Fehlern führen.
- Boni verspätet auszahlen: Verspätete produktionsabhängige Boni sind nicht nur schlecht für die Motivation. Mehr als die Hälfte der Beschäftigten (53 %) würde einen Wechsel in Betracht ziehen, wenn ihr Arbeitgeber wiederholt Fehler bei der Lohnabrechnung machen würde. In einem angespannten Arbeitsmarkt stellt dies ein echtes Risiko für die Mitarbeiterbindung dar.
- Ausgeschiedene Mitarbeiter weiterhin aktiv führen: Entfernen Sie ehemalige Mitarbeiter aus Ihren aktiven Lohn- und Leistungssystemen, damit sie nicht versehentlich bezahlt werden oder Leistungen erhalten. Stellen Sie sicher, dass alle Schlussabrechnungen, einschließlich aller erforderlichen Auszahlungen für nicht genommenen bezahlten Urlaub, ausgestellt und korrekt erfasst wurden.
- Lohnsätze nach Gehaltserhöhungen nicht aktualisieren: Wenn eine Gehaltserhöhung in Kraft tritt und nicht sofort im Lohnabrechnungssystem aktualisiert wird, zahlen Sie entweder zu wenig oder schaffen einen Korrekturaufwand, der Zeit und Vertrauen kostet.
Umgang mit Mitarbeiterleistungen: bezahlter Urlaub, Krankenversicherung und Altersvorsorge
Aufbau von PTO bei wechselnden Arbeitsplänen
Der Aufbau von PTO ist bei einem festen Arbeitsplan unkompliziert – kompliziert wird es, wenn Dentalhygieniker in einer Woche drei und in der nächsten fünf Tage arbeiten. Ich würde eine auf Stunden basierende Methode empfehlen (z. B. X Stunden PTO pro geleisteter Arbeitsstunde) statt eines pauschalen wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Guthabens. Das ist fairer für Teilzeitkräfte und Mitarbeitende mit wechselnden Arbeitsplänen und hält einer Prüfung durch die Behörden der Bundesstaaten besser stand.
Prüfen Sie die Vorschriften Ihres Bundesstaates zur Auszahlung von PTO bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. In mehreren Bundesstaaten müssen Sie das gesamte nicht genutzte und angesammelte PTO mit der letzten Gehaltszahlung auszahlen. Dadurch wird es noch wichtiger, die Guthaben im Laufe des Jahres genau zu erfassen.
Abzüge für Kranken- und Zahnversicherung
Wenn Sie eine betriebliche Krankenversicherung anbieten, werden die Beitragsanteile der Mitarbeitenden in der Regel vor Steuern im Rahmen eines Section-125-Cafeteria-Plans abgezogen. Richten Sie diese korrekt in Ihrem Lohnabrechnungssystem ein, damit sie von der Einbehaltung der Bundesertragsteuer und der FICA-Abgaben ausgenommen sind. Wenn sie fälschlicherweise als Abzüge nach Steuern codiert werden, zahlen sowohl die Mitarbeitenden als auch die Praxis zu viel.
Altersvorsorgepläne
Zahnarztpraxen bieten am häufigsten 401(k)-Pläne oder SIMPLE-IRA-Pläne an. Für beide gelten vom IRS festgelegte jährliche Beitragsgrenzen. Aufgeschobene Arbeitnehmerbeiträge reduzieren das zu versteuernde Einkommen; Arbeitgeberzuschüsse können je nach Gestaltung des Plans vor Steuern erfolgen oder nicht. Unabhängig davon, was Sie anbieten, müssen Lohnabrechnung und der Verwalter Ihres Altersvorsorgeplans aufeinander abgestimmt sein – Abzüge müssen rechtzeitig den richtigen Konten gutgeschrieben werden, um Compliance-Probleme zu vermeiden.
Die tatsächlichen Lohnabrechnungskosten einer Zahnarztpraxis
Lohnabrechnung als Prozentsatz der Einnahmen
Die Vergütung der Mitarbeitenden ist in jeder Zahnarztpraxis der größte einzelne Gemeinkostenposten. Der Richtwert liegt bei 25–30 % der Nettoeinnahmen, einschließlich aller Löhne, Lohnnebenkosten, Krankenversicherungsbeiträge, Arbeitgeberzuschüsse zu Altersvorsorgeplänen und aller an Teammitglieder außerhalb der Ärzteschaft gezahlten Boni. Bei einer Praxis mit 1,2 Millionen $ Einnahmen entspricht diese Spanne von 25–30 % insgesamt 300.000 bis 360.000 $ an Personalkosten.
Personalkosten von mehr als 32 % der Einnahmen sind ein Warnsignal. Wenn Sie diesen Wert überschreiten, liegt die Ursache meist in einer im Verhältnis zum Patientenaufkommen zu hohen Personalbesetzung, überdurchschnittlichen Vergütungssätzen ohne entsprechende Produktivität oder übermäßiger Mehrarbeit aufgrund einer schlechten Einsatzplanung.
Was Lohnabrechnungsdienste tatsächlich kosten
Die Kosten für Lohnabrechnungssoftware für eine kleine bis mittelgroße Zahnarztpraxis liegen typischerweise zwischen 50 und 200 $ pro Monat zuzüglich einer Gebühr pro Mitarbeiter. Anbieter von Komplettlösungen für die Lohnabrechnung (die Steuererklärungen und Jahresendformulare in Ihrem Auftrag bearbeiten) sind in der Regel teurer, entlasten Ihr Team jedoch von der Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften.
Die versteckten Kosten von Fehlern
Sie können die Lohnabrechnung selbst durchführen, aber je mehr Vergütungsstrukturen, Überstundenregelungen und steuerliche Verpflichtungen Sie verwalten, desto größer ist der Spielraum für kostspielige Fehler. Fehler bei der Lohnabrechnung verursachen Kosten, die über die eigentliche Korrektur hinausgehen: IRS-Strafen für verspätete Einzahlungen, Verpflichtungen zur Nachzahlung von Löhnen, Bußgelder der Arbeitsbehörden der Bundesstaaten und Anwaltskosten, wenn ein Streit über die Einstufung zu einem Gerichtsverfahren führt.
In einer Praxis, in der die Lohnabrechnung einen wesentlichen Kostenfaktor darstellt, können selbst kleine Fehler – und die für ihre Behebung erforderliche Zeit – die Gewinnspanne schnell schmälern.
Die richtige Lohnabrechnungssoftware oder den richtigen Dienst für Ihre Praxis auswählen
Interne oder ausgelagerte Lohnabrechnung
Die interne Lohnabrechnung mit Software gibt Ihnen Kontrolle und Einblick in Echtzeit. Die interne Verwaltung der Lohnabrechnung mag zunächst kostengünstig erscheinen. Sie kann jedoch arbeitsintensiv werden und erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand erfordern. Mitarbeitende müssen sich über Änderungen bei Steuergesetzen und Vorschriften zur Lohnabrechnung auf dem Laufenden halten. Das nimmt nicht nur wertvolle Zeit von den zentralen Abläufen der Zahnarztpraxis in Anspruch, sondern erhöht auch das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften, was zu Bußgeldern und Strafen führen kann.
Durch die Auslagerung wird diese Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften auf einen Drittanbieter übertragen. Laut einer Umfrage der American Dental Association (ADA) lagern 52 % der Zahnarztpraxen einige oder alle Funktionen ihrer Lohnabrechnung aus. Für die meisten Einzelpraxen und kleinen Praxisgruppen halte ich die Auslagerung für die sinnvollere Standardlösung – insbesondere, wenn die für die Lohnabrechnung zuständige Person gleichzeitig den Empfang verwaltet.
10 Die beste Lohnabrechnungssoftware für Zahnarztpraxen
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Unverzichtbare Funktionen einer Lohnabrechnungssoftware für Zahnarztpraxen
Achten Sie auf diese Funktionen, bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden:
- Unterstützung leistungsabhängiger Vergütung: Das System sollte eine Vergütung auf Grundlage eines Prozentsatzes der eingezogenen Zahlungen nativ unterstützen und nicht über manuelle Umwege.
- Berechnung von Überstunden auf Basis des gewichteten Durchschnitts: Unverzichtbar, wenn Mitarbeitende in derselben Woche eine Kombination aus Stundenlohn und leistungsabhängiger Vergütung erhalten.
- Integration der Zeiterfassung: Eine direkte Synchronisierung zwischen Ihrem Zeiterfassungstool und der Lohnabrechnung macht die manuelle Eingabe und die damit verbundenen Fehler überflüssig.
- Automatisierte Steuererklärungen und -anmeldungen: Bundes-, bundesstaatliche und lokale Steuerzahlungen sowie Steueranmeldungen sollten automatisch erfolgen und nicht von Ihnen terminiert werden müssen.
- Self-Service für Mitarbeitende: Das Personal sollte auf Gehaltsabrechnungen, W-2-Formulare und PTO-Guthaben zugreifen können, ohne die Büroleitung anrufen zu müssen.
- Unterstützung mehrerer Standorte: Wenn Sie mehr als einen Praxisstandort betreiben, benötigen Sie eine einzige Anmeldung mit Berichten auf Standortebene.
- Verknüpfte Personaldaten: Achten Sie auf eine Lohnabrechnungssoftware, die entweder ein eng integriertes HR-System und Zeiterfassungssystem umfasst oder sich eng damit verbinden lässt. Wenn Mitarbeiterdaten, Arbeitszeiten, PTO, Leistungen und Lohnabrechnungsdaten in miteinander verbundenen Systemen gespeichert sind, reduzieren Sie doppelte Eingaben und das Risiko widersprüchlicher Informationen zwischen den Plattformen.
- Integration des Praxismanagements: Daten für die Lohnabrechnung in Zahnarztpraxen entstehen häufig außerhalb des eigentlichen Lohnabrechnungssystems. Leistungsdaten, eingezogene Zahlungen, Anpassungen und Rückerstattungen werden möglicherweise vollständig in Ihrer Praxismanagementsoftware erfasst. Das bedeutet, dass die Genauigkeit der Lohnabrechnung stark davon abhängt, wie gut diese Systeme zusammenarbeiten. Oestervemb sagt, dass ihn Integrationsprobleme bei der Abstimmung dazu gebracht haben, seine Sicht auf Lohnabrechnungssoftware für Zahnarztpraxen zu ändern:
Die wichtigste Erkenntnis für mich war, dass die Vergütung in Zahnarztpraxen tatsächlich in der Praxismanagementsoftware abgebildet wird und nicht im Lohnabrechnungssystem. Die Lohnabrechnung ist fast der letzte Schritt. Die meisten Fehler entstehen in der Lücke zwischen diesen beiden Systemen.
Fragen, die Sie vor der Entscheidung für einen Lohnabrechnungsanbieter stellen sollten
Behalten Sie bei der Bewertung Ihrer Optionen diese Fragen im Hinterkopf:
- Unterstützt die Plattform leistungsabhängige Vergütung nativ, oder muss ich sie für jeden Abrechnungszeitraum manuell berechnen?
- Wie wird der gewichtete Durchschnitt bei Überstunden über verschiedene Vergütungsarten hinweg berechnet?
- Übernimmt die Plattform in jedem Bundesstaat, in dem ich Mitarbeitende beschäftige, die Steueranmeldungen für mich?
- Wie läuft die Einführung ab und wie lange dauert sie?
- Welche Unterstützung ist verfügbar, wenn am Zahltag etwas schiefgeht?
Häufig gestellte Fragen
Wer ist in einer Zahnarztpraxis für die Lohnabrechnung verantwortlich? Letztlich ist der Praxisinhaber verantwortlich. Die tägliche Durchführung übernehmen in der Regel eine Büroleitung, eine Praxisverwaltung oder ein externer Lohnabrechnungsanbieter. Unabhängig davon, wer die Abrechnung durchführt, haftet der Inhaber für Fehler oder Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben.
Wie oft sollte ich die Lohnabrechnung durchführen? Eine zweiwöchentliche Abrechnung ist in Zahnarztpraxen am weitesten verbreitet. Sie bietet Mitarbeitenden Planbarkeit und hält gleichzeitig den Cashflow der Praxis überschaubar. Prüfen Sie die gesetzlichen Mindestanforderungen Ihres Bundesstaates an die Auszahlungshäufigkeit, bevor Sie Ihren Zeitplan festlegen.
Welche Gesetze wirken sich auf die Lohnabrechnung in Zahnarztpraxen aus? Mindestens unterliegen Sie dem FLSA, den Lohnsteuerbestimmungen des IRS sowie den Lohn- und Arbeitszeitgesetzen Ihres Bundesstaates. Je nach Standort können außerdem lokale Einkommensteuerpflichten, bundesstaatliche Vorgaben zu bezahltem Urlaub und gesundheitsbezogene Vorschriften gelten, die die Verwaltung von Leistungen betreffen.
Kann ich die Lohnabrechnung selbst durchführen oder sollte ich sie auslagern?
Mit der richtigen Software können Sie sie selbst durchführen – aber ich würde die dafür anfallenden Zeitkosten sorgfältig abwägen. In den USA gibt es etwa 135.000 Zahnarztpraxen mit mehr als einer Million Beschäftigten. Die meisten davon sind kleine Praxen, in denen die für die Lohnabrechnung zuständige Person gleichzeitig den Empfang betreut. Wenn das auf Ihre Situation zutrifft, sollten Sie eine Auslagerung ernsthaft in Betracht ziehen.
Bereit, das richtige Lohnabrechnungstool für Ihre Kanzlei zu finden?
Sobald Sie wissen, was Ihre Kanzlei benötigt, wird die Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware, die produktionsbasierte Vergütung, gewichtete Überstunden und die automatisierte Steueranmeldung unterstützt, Ihnen mehr Zeit sparen und Risiken reduzieren als jede andere betriebliche Entscheidung, die Sie treffen.