Auslagerung der Personalabteilung: Vorteile, Strategien und Überlegungen
Das Outsourcing von HR ist bei Unternehmen, insbesondere kleineren, aus gutem Grund beliebt.
Da die Verwaltung von Personalabteilungen immer komplexer und zeitaufwändiger wird – besonders, wenn die Belegschaft international wächst – lohnt es sich, Fachleute hinzuzuziehen, die Wissen und Flexibilität bieten, die intern nicht vorhanden sind.
Nutzen Sie diesen Leitfaden, um die Vorteile zu verstehen und welche HR-Outsourcing-Dienste verfügbar sind.
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Was ist HR-Outsourcing?
HR-Outsourcing ist der Prozess, mit einer dritten Partei – in der Regel einer qualifizierten Einzelperson oder einem spezialisierten Unternehmen – einen Vertrag abzuschließen, damit sie einige oder alle Personalaufgaben Ihres Unternehmens übernimmt.
Viele Unternehmen wenden sich an RPO-Unternehmen, um ihre ausgelagerten HR-Funktionen zu ergänzen, insbesondere für das Management des Recruiting-Prozesses. Das ist oft der perfekte Mittelweg zwischen dem Verzicht auf eine Personalabteilung und einem internen HR-Team.
Arten von HR-Outsourcing
Organisationen können entweder einige oder alle ihrer HR-Funktionen auslagern:
Professional Employer Organization (PEO)
Eine PEO arbeitet mit einem Unternehmen zusammen, um umfassende HR-Dienstleistungen wie Lohnabrechnung, Leistungsverwaltung, Compliance und Mitarbeiterführung bereitzustellen.
Die PEO agiert als Co-Arbeitgeber, was bedeutet, dass sowohl das Unternehmen als auch die PEO bestimmte rechtliche Verantwortlichkeiten für die Mitarbeitenden teilen.
Mehr dazu finden Sie in unserer Auswahl der besten PEOs.
Employer of Record (EOR)
Ein EOR ist eine Drittorganisation, die die vollständige rechtliche Verantwortung für Mitarbeitende übernimmt, einschließlich Lohnabrechnung, Steuern und Einhaltung von Arbeitsgesetzen.
Im Gegensatz zu einer PEO wird ein EOR offiziell zum rechtlichen Arbeitgeber, was häufig für Einstellungen in ausländischen Märkten genutzt wird.
Mehr dazu finden Sie in unserer Auswahl der besten EORs.
Personalagenturen
Fokussiert auf temporäre oder befristete Arbeitskräfte, übernehmen Anbieter für Personalaufstockung die Rekrutierung, das Onboarding und die Lohnabrechnung für kurzfristige Positionen. Sie können genutzt werden, um schnell Personalengpässe zu überbrücken, ohne feste Mitarbeitende einzustellen.
Personalvermittlungsagenturen
Diese Recruiting-Unternehmen sind auf die Suche und Vermittlung von Talenten spezialisiert und übernehmen den Einstellungsprozess für Festanstellungen einschließlich Kandidatensuche, Durchführung von Interviews und teilweise auch das Onboarding.
Es gibt verschiedene Wege, um das Recruiting auszulagern, z. B. über Zeitarbeitsfirmen, Dienstleister, die auf Provisionsbasis pro Einstellung arbeiten, oder Dienstleister, die auf Retainer-Basis je nach offener Stellenanzahl und Einstellungszeitraum arbeiten.
Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel über die besten Anbieter für Recruitment Process Outsourcing.
Teilzeit-HR (Fractional HR)
Das Engagieren einer erfahrenen HR-Fachkraft, typischerweise auf Teilzeit- oder Abrufbasis, zur Übernahme spezifischer HR-Aufgaben für Ihre Organisation.
Anstatt das gesamte Personalwesen an einen Full-Service-Anbieter auszulagern, "mieten" Sie im Wesentlichen einen Anteil der Zeit eines HR-Experten. Das ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen eine flexible und kosteneffiziente Lösung, wenn kein Vollzeit-HR-Personal benötigt wird.
Managed Service Provider (MSP)
Typischerweise für das Management von flexiblen Arbeitskräften eingesetzt, übernehmen MSPs die Rekrutierung, Verwaltung und Betreuung von temporären Mitarbeitenden und Auftragnehmenden an verschiedenen Standorten oder in unterschiedlichen Projekten. Sie sind besonders nützlich für Recruiting in großem Umfang.
Beratungsunternehmen
HR-Beratungsunternehmen bieten Fachwissen in Spezialbereichen wie Compliance, Führungskräfteentwicklung, Organisationsdesign und Change-Management.
Sie bieten strategische Beratung oder übernehmen spezifische Projekte, statt sich um das tägliche Personalgeschäft zu kümmern.
Mehr dazu in unserer Übersicht der besten HR-Beratungsunternehmen oder besten HR-Beratungsunternehmen Großbritanniens.
Anbieter für Lohn- und Gehaltsabrechnung
Unternehmen, die sich auf Lohn- und Gehaltsabrechnung und Compliance spezialisieren, einschließlich der Einreichung und Abwicklung von Lohnsteuern und Abzügen.
Lern- und Entwicklungsunternehmen
Diese Firmen bieten Schulungsprogramme, Führungskräfteentwicklung und Kompetenzförderung für Mitarbeitende an. Das Outsourcing an einen spezialisierten Anbieter stellt sicher, dass Teams Zugang zu konsistenten, hochwertigen Trainings haben.
Unternehmen für die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen
Diese Unternehmen konzentrieren sich auf die Organisation von Mitarbeiterleistungen, einschließlich Krankenversicherung, Altersvorsorge und Gesundheitsinitiativen. Aufgrund von Größenvorteilen können sie oft einen besseren Zugang zu Leistungen bieten.
Anbieter von Hintergrundüberprüfungen
Firmen, die auf Hintergrundüberprüfungen für Mitarbeitende spezialisiert sind, unterstützen bei Vorabprüfungen wie Strafregisterauskünften, Beschäftigungsnachweisen und Bonitätsprüfungen.
Welche Unternehmen benötigen HR-Outsourcing?
Das Outsourcing von HR kann eine strategische Entscheidung in verschiedenen Situationen sein. Hier sind einige typische Szenarien, in denen es vorteilhaft sein kann:
- Begrenzte interne Ressourcen: Wenn Ihr Unternehmen klein ist oder kein internes HR-Team hat, kann Outsourcing grundlegende HR-Funktionen wie Lohnabrechnung, Leistungsverwaltung und Compliance übernehmen.
- Schnelles Wachstum: Während Phasen schnellen Wachstums oder der Expansion in neue Märkte kann das interne Management der HR-Aufgaben überfordern. Outsourcing hilft, Personalbeschaffung, Onboarding und Compliance effizienter zu bewältigen (besonders nützlich in neuen Märkten).
- Schwierige Compliance-Bedingungen: Bei der Tätigkeit in mehreren Ländern oder Branchen mit strengen Vorschriften kann das Outsourcing an einen HR-Partner, der mit lokalen Gesetzen vertraut ist, Compliance-Risiken minimieren.
- Kosteneffizienz: Für kleinere Organisationen können die Kosten für den Aufbau einer HR-Abteilung die Vorteile übersteigen. Outsourcing ist oft kostengünstiger, da es Zugang zu erfahrenen Fachleuten ohne hohe Fixkosten bietet.
- Fokus auf das Kerngeschäft: Wenn HR-Aufgaben zu viel Zeit und Ressourcen binden, ermöglicht Outsourcing Ihrem Team, sich auf strategische Initiativen statt auf administrative Aufgaben zu konzentrieren.
- Zugang zu Fachwissen: Durch das Outsourcing von HR-Funktionen wie Mitarbeiterbeziehungen, Leistungsmanagement oder Benefits erhalten Sie Zugang zu spezialisiertem Wissen und Best Practices, die intern möglicherweise nicht verfügbar sind.
- Temporäre oder saisonale Bedürfnisse: Während Spitzenzeiten oder bei kurzfristigen Projekten kann das Outsourcing von HR helfen, die Einstellung und Verwaltung von Zeitarbeitskräften effizient zu steuern.
- Optimierung von HR-Prozessen: Wenn interne HR-Prozesse veraltet oder ineffizient sind, kann Outsourcing moderne Tools, Technologien und Prozesse einführen, die die Produktivität steigern.
Welche Funktionen können durch HR-Outsourcing unterstützt werden?
HR-Outsourcing-Anbieter unterstützen eine Vielzahl von HR-Funktionen, unter anderem:
- Personalbeschaffung
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Verwaltung von Mitarbeiterleistungen
- Zeiterfassung
- Versicherungen
- Schulungen
- Lern- und Entwicklungstätigkeiten
- Leistungsmanagement
- Mitarbeiterbeziehungen
- Dienstleistungen zum Mitarbeitendenübergang
- Hintergrundüberprüfung und Referenzprüfungen
- Dienstleistungen für Mitarbeitendendrogentests
- Mitarbeiterberatung (EAPs, Unterstützung der psychischen Gesundheit).
Vor- und Nachteile des HR-Outsourcings
Wie die meisten Dinge im Geschäftsleben hat auch das HR-Outsourcing seine Vor- und Nachteile.
Vorteile des HR-Outsourcings
- Kosteneinsparungen: Das Outsourcing von HR-Funktionen kann die Gemeinkosten senken, wie zum Beispiel Gehälter für internes HR-Personal, Zugang zu fortschrittlichen Systemen oder das Vermeiden von Strafen und Bußgeldern.
- Zugang zu Fachwissen: Bietet Zugriff auf erfahrene HR-Profis mit spezialisiertem Know-how in Bereichen wie Recruiting, Lernen und Entwicklung, Vergütungsmanagement und Mitarbeiterbeziehungen.
- Verbesserte Compliance: HR-Outsourcing-Unternehmen sind mit Arbeitsgesetzen und -vorschriften bestens vertraut und helfen dabei, das Risiko von Nichteinhaltung und den damit verbundenen Strafen zu reduzieren.
- Fokus auf das Kerngeschäft: Entlastet interne Ressourcen und ermöglicht es Ihrem Team, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren, die direkt zum Unternehmenswachstum beitragen.
- Höhere Effizienz: Outsourcing-Firmen nutzen fortschrittliche HR-Technologien und Prozesse, die Abläufe wie Lohnabrechnung, Sozialleistungen und Leistungsmanagement optimieren.
- Skalierbarkeit: HR-Dienstleistungen können flexibel an die wechselnden Bedürfnisse der Organisation angepasst werden – besonders hilfreich in Phasen schnellen Wachstums oder bei Verkleinerung.
- Mitarbeitervorteile: Durch Outsourcing kann Zugang zu besseren und kosteneffizienteren Mitarbeiterleistungen ermöglicht werden, da das Outsourcing-Unternehmen bessere Konditionen mit Leistungserbringern aushandeln kann.
Nachteile des HR-Outsourcings
- Verlust an Kontrolle: Outsourcing bedeutet, einen Teil der Kontrolle über HR-Prozesse abzugeben. Ein mögliches Problem ist, dass ein externer Anbieter nicht so flexibel auf unmittelbare HR-Anliegen reagieren kann wie ein internes Team.
- Weniger individueller Service: Externe Anbieter verstehen die Unternehmenskultur oder die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeitenden möglicherweise nicht vollumfänglich, was zu allgemeineren HR-Lösungen führen kann.
- Sicherheits- und Vertraulichkeitsrisiken: Die Weitergabe sensibler Mitarbeiterdaten an einen Drittanbieter kann Sicherheits- und Datenschutzrisiken bergen, wenn diese nicht sorgfältig gemanagt werden.
- Potenzielle Kommunikationslücken: Die Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter kann zu Verzögerungen in der Kommunikation führen, insbesondere wenn dieser in einer anderen Zeitzone sitzt oder viele Kunden betreut.
- Versteckte Kosten: Obwohl Outsourcing kosteneffizient sein kann, fallen für manche Leistungen zusätzliche Gebühren an. Es ist wichtig, die Verträge sorgfältig zu prüfen, um unerwartete Ausgaben zu vermeiden.
- Abhängigkeit vom Anbieter: Ihre Organisation könnte vom Outsourcing-Partner abhängig werden, was einen Wechsel zurück zu einem internen HR-Team erschweren kann.
Best Practices für HR-Outsourcing
Vor diesem Hintergrund möchte ich einige Best Practices teilen, die Ihnen helfen, HR-Outsourcing effektiv anzugehen und Fallstricke zu vermeiden.
1. Ziele und Umfang klar definieren
Bevor Sie auslagern, sollten Sie festlegen, welche HR-Funktionen Sie auslagern möchten und warum. Klären Sie die spezifischen Ziele, die Sie erreichen möchten (z. B. Kostenreduzierung, verbesserte Compliance, Zugang zu Fachwissen).
Beispiel: Es könnte sich herausstellen, dass die Vorteile beim Outsourcing der Lohnabrechnung überwiegen, Sie aber andere HR-Aufgaben intern behalten möchten.
2. Angebote vergleichen
Vergleichen Sie verschiedene Angebote, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben. Sprechen Sie mit Referenzen, die das Unternehmen Ihnen nennt, und holen Sie idealerweise auch Feedback von anderen Kund:innen ein, damit Sie sicherstellen, dass Sie den Servicestandard und das Engagement erhalten, das Sie erwarten, und dass das Unternehmen zu Ihrer Unternehmenskultur und Ihrem Team möglichst gut passt.
Ich empfehle außerdem, neben großen Anbietern auch spezialisierte HR-Beratungsunternehmen zu prüfen, da diese häufig über gezielteres Fachwissen und einen individuelleren Ansatz verfügen.
3. Datenschutz prüfen
Arbeitgebende sollten vor Vertragsabschluss die Datenschutzmaßnahmen des Dienstleisters prüfen. Überprüfen Sie deren Datensicherheitsprotokolle, Datenschutzrichtlinien, Zugriffs- und Kontrollregelungen, Reaktionspläne für Datenpannen sowie Schulungen zum Schutz der Mitarbeiterdaten.
3. Klare Service Level Agreements (SLAs) festlegen
Legen Sie Service-Level-Agreements (SLAs) fest, die Erwartungen hinsichtlich Leistung, Reaktionszeiten, Datensicherheit und Servicequalität definieren. Stellen Sie sicher, dass es klar definierte Sanktionen für Nichteinhaltung gibt.
4. Machen Sie einen Technik-Check
Analysieren Sie die Tools und die Technologie potenzieller Partner, um sicherzustellen, dass diese mit Ihren kompatibel sind. Welche Personalmanagement-Software verwenden sie? Wie sieht es mit HRMS aus? Lohnabrechnung? Verwaltung von Zusatzleistungen?
Dies ist besonders wichtig beim Outsourcing der Lohnabrechnung, vor allem, wenn Zeiterfassung eingeschlossen ist.
Integration ist entscheidend für die Wahrung der Datenkonsistenz, die Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe und die Gewährleistung einer zeitnahen und effizienten Lohnabrechnung, um nur ein Beispiel zu nennen.
Arbeiten Sie mit dem potenziellen Partner zusammen, um herauszufinden, wo er Ihr Team unterstützen kann und wo nicht.
Beispielsweise müssen Boni- und Provisionsberechnungen oft intern erfolgen, wobei der Lohnabrechnungsanbieter lediglich die endgültigen Auszahlungsbeträge zur Bearbeitung eingibt.
5. Überprüfen Sie die kulturelle Passung
Ihr Hauptanliegen beim Outsourcing von Aufgaben wie Leistungsmanagement sollte sein, dass der Partner mit Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Zielen im Einklang steht.
Suchen Sie nach einem Anbieter, der stark auf Benutzererfahrung fokussiert ist, damit Ihre Mitarbeiter weiterhin im Mittelpunkt der Bemühungen des Partners stehen.
Fragen Sie den Partner, wie die Zusammenarbeit aussehen wird, wenn beispielsweise Fragen oder Bedenken hinsichtlich der Leistung auftreten.
6. Überprüfen Sie den Versicherungsschutz
Wenn Sie mit einem PEO einen Vertrag schließen und eine gemeinsame Arbeitgeberbeziehung eingehen, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen über die richtige Haftpflichtversicherung verfügt, und bestätigen Sie, dass der PEO ebenfalls über ausreichenden Versicherungsschutz verfügt.
Sie können auch den Abschluss einer Employment Practices Liability Insurance (EPLI) in Betracht ziehen, um sich gegen Ansprüche wie ungerechtfertigte Kündigung, Diskriminierung oder Belästigung abzusichern.
Auch wenn die meisten PEOs in der Regel ausreichend versichert sind, ist es wichtig, dies zu überprüfen – nicht nur für die Haftpflicht-, sondern auch für die Krankenversicherung.
Wie viel kostet HR-Outsourcing?
Anbieter von HR-Outsourcing bieten verschiedene Preismodelle an, um unterschiedlichen Unternehmensbedürfnissen und Budgets gerecht zu werden. Zu den gängigsten Modellen gehören:
- Pauschalgebühren: Eine feste monatliche oder jährliche Gebühr für einen vordefinierten Serviceumfang. Dieses Modell bietet kalkulierbare Kosten und wird häufig für umfassende HR-Lösungen verwendet.
- Gebühr pro Mitarbeiter: Die Abrechnung erfolgt basierend auf der Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen. Dieses Modell wächst mit der Unternehmensgröße und ist daher besonders für wachsende Unternehmen geeignet.
- Prozentsatz der Lohnsumme: Die Gebühren werden als Prozentsatz der gesamten Lohnsumme berechnet. Dieses Modell stimmt die Kosten mit den Lohnaufwendungen ab und sorgt dafür, dass die HR-Outsourcing-Kosten proportional zur Größe der Belegschaft bleiben.
Kostenfaktoren
Mehrere Faktoren beeinflussen die Kosten für HR-Outsourcing, darunter:
- Unternehmensgröße: Größere Unternehmen verursachen in der Regel höhere Kosten, da die HR-Aufgaben komplexer und umfangreicher werden.
- Benötigte Dienstleistungen: Umfang und Tiefe der benötigten Services – wie etwa Lohnabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen, Einhaltung von Vorschriften (Compliance) und Recruiting – wirken sich auf die Gesamtkosten aus.
- Branche: In manchen Branchen gibt es besondere HR-Anforderungen oder gesetzliche Regelungen, die das Outsourcing komplexer und teurer machen können.
- Erfahrung des Dienstleisters: Anbieter mit umfangreicher Erfahrung und spezialisiertem Fachwissen verlangen für ihre Premiumservices möglicherweise höhere Gebühren.
Durchschnittskosten
Die Kosten für HR-Outsourcing können – abhängig von den oben genannten Faktoren – stark variieren. Nachfolgend einige durchschnittliche Preisspannen für verschiedene Arten von HR-Outsourcing-Services:
- Basis-HR-Services: $50 bis $150 pro Mitarbeiter und Monat. Dies umfasst typischerweise die Lohnabrechnung, grundlegende Verwaltung von Sozialleistungen und Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
- Umfassende HR-Services: $150 bis $500 pro Mitarbeiter und Monat. Dies beinhaltet das volle Spektrum an HR-Dienstleistungen, wie Recruiting, Leistungsmanagement, Mitarbeiterschulungen und strategische HR-Unterstützung.
- Prozentsatz der Lohnsumme: 2% bis 8% der gesamten Lohnsumme. Dieses Modell deckt ein breites Spektrum an HR-Services ab und stimmt die Kosten mit den Lohnaufwendungen ab.
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