7 Möglichkeiten, die Mitarbeiterbeziehungen in Ihrem Unternehmen zu verbessern

Basierend auf meinen über 10 Jahren Erfahrung stelle ich verschiedene Wege vor, wie HR-Fachkräfte die Mitarbeiterbeziehungen verbessern und ein positives Arbeitsumfeld schaffen können.

Mit der Umsetzung der in diesem Artikel beschriebenen Strategien bauen Sie eine starke Bindung zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden auf, was zu einer engagierteren und produktiveren Belegschaft führt.

Was sind Mitarbeiterbeziehungen?

Mitarbeiterbeziehungen (ER) bedeuten, die Wünsche und Bedürfnisse des Arbeitgebers mit denen der Mitarbeitenden – sowohl auf kollektiver als auch individueller Ebene – in Einklang zu bringen. Eine gute Personalabteilung fördert ein positives Beschäftigungserlebnis und schützt gleichzeitig das Unternehmen durch die Einhaltung von Vorschriften.

Der Erhalt guter Beziehungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist entscheidend für Produktivität und Leistung, Mitarbeiterbindung und eine starke Unternehmenskultur.

ER ist eine der zentralen HR-Säulen und so einfach es klingt, so vielschichtig ist die Realität – selbst für erfahrene Fachleute!

So verbessern Sie Mitarbeiterbeziehungen in Ihrem Unternehmen

Im Laufe der Jahre habe ich gelernt, dass das Geheimnis guter Mitarbeiterbeziehungen in Systemen und Prozessen wie regelmäßigen Leistungsbeurteilungen und offener Kommunikation liegt.

Gute Mitarbeiterbeziehungen zu erhalten fällt deutlich leichter und die Teams sind in der Regel zufriedener, wenn Unternehmen Systeme eingeführt haben, die dafür sorgen, dass Mitarbeitende und Führungskräfte regelmäßig Rückmeldungen und Feedback austauschen, Entwicklungsmöglichkeiten erhalten, anerkannt werden und sich um ihr Wohlbefinden gekümmert wird.

1. Führungskräfte besser darauf vorbereiten, erste Ansprechpersonen für Mitarbeiterbeziehungen zu sein

Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle bei der Pflege guter Mitarbeiterbeziehungen, da sie für die meisten Themen die unmittelbare Anlaufstelle für Mitarbeitende sind.

Nach meiner Erfahrung fällt es den wenigsten Führungskräften von Natur aus leicht, erste Ansprechperson für Mitarbeiterbeziehungen zu sein – zum Glück ist diese Fähigkeit aber schnell erlernbar. 

Ich habe ein Toolkit für Führungskräfte entwickelt, das ich in meiner letzten Position als Teil eines größeren "Trainings für neue Führungskräfte" weitergegeben habe und aktuell arbeite ich an einer ähnlichen Initiative. 

Folgendes ist darin enthalten: 

Zeitmanagement und Delegation

Unsere Führungskräfte werden oft in viele verschiedene Richtungen gezogen – daher sind Zeitmanagement und Delegation entscheidend, um ihre Arbeitslast effektiv zu bewältigen und Zeit für die Teamführung zu schaffen. Zeitmanagement-Tools helfen bei der Priorisierung von Aufgaben und Plattformen wie Asana und Trello eignen sich hervorragend für Projektmanagement und Zusammenarbeit. 

Delegation ist der Schlüssel zur effektiven Nutzung ihrer Zeit und ebenfalls ein Aspekt der Führung, der meist erst erlernt werden muss. Ich empfehle Führungskräften, Aufgaben zu identifizieren, die sie an andere Teammitglieder delegieren können, und klare Erwartungen für deren Bearbeitung zu formulieren. 

Feedback geben

Führungskräfte können regelmäßiges Mitarbeiter-Feedback fördern, indem sie kontinuierlich Einzelgespräche mit ihren direkten Mitarbeitenden planen. 

Ich erinnere Führungskräfte daran, sowohl positives als auch konstruktives Feedback an Teammitglieder zu geben. So lassen sich die Mitarbeiterbindung und die Stimmung im Team verbessern, da die Beschäftigten dadurch die Möglichkeit bekommen, gehört zu werden.

Mitarbeiter-Feedback-Software kann diesen Prozess zusätzlich unterstützen.

Konfliktlösung

Ich habe einen klaren und einfachen Prozess entwickelt, um Konflikte zwischen Führungskräften und ihren Mitarbeitenden zu lösen. Dieser Prozess ist für alle Beteiligten nachvollziehbar und entspricht der Kultur unserer Organisation. 

Der Prozess beginnt mit einer "Offene-Tür-Politik", bei der Mitarbeitende ermutigt werden, mit ihren Anliegen offen auf das Management zuzugehen. 

Es wird ein Gespräch geführt, bei dem beide Seiten abwechselnd ihre Standpunkte vortragen können, ohne dabei vom Gegenüber unterbrochen zu werden. 

Beide Seiten verpflichten sich, aufmerksam zuzuhören und nicht schon vorab eine Gegenrede vorzubereiten. Nachdem beide Parteien ihre Sichtweise dargelegt haben, einigen sie sich gemeinsam auf den weiteren Weg. 

Jeder versteht, dass die Personalabteilung oder eine Führungskraft der zweiten Ebene erst dann hinzugezogen wird, nachdem dieser Prozess in gutem Glauben abgeschlossen wurde. 

Rechtliche Compliance

Abschließend gebe ich einen Überblick über die rechtlichen Verantwortlichkeiten, die mit der Rolle als Führungskraft einhergehen.

Ich mache neue Führungskräfte mit den HR-Richtlinien, Arbeitsgesetzen sowie Schulungen zur Verhinderung von Diskriminierung und Belästigung vertraut. Am wichtigsten ist jedoch, dass ich Führungskräfte daran erinnere, dass die Personalabteilung da ist, um sie zu unterstützen, und dass sie diese Herausforderungen nicht allein bewältigen müssen. 

Idealerweise sollte jede neue Führungskraft die exakt passende Schulung erhalten, bevor sie zur Führung von Mitarbeitenden befördert wird. Leider ist dies jedoch oft nicht der Fall.

Als Personalabteilung können wir Coachings und Schulungen für Führungskräfte aller Ebenen anbieten, damit sie schwierige Situationen besser meistern können.

2. Aufbau von Beziehungen zu Mitarbeitenden als HR und Entwicklung zur vertrauenswürdigen Ansprechperson

Um wirksam zu sein, muss HR ein vertrauenswürdiger Geschäftspartner für Mitarbeitende auf allen Ebenen des Unternehmens sein.

Das erreiche ich, indem ich meine Beratung klar und konsistent gestalte, stets professionelle Standards einhalte und Mitarbeitende fair behandle. 

Als ich letztes Jahr eine neue Position antrat, musste ich das Vertrauen mehrerer wichtiger Führungskräfte gewinnen, die zunächst zurückhaltend waren, mit mir zusammenzuarbeiten. 

Auch wenn das manchmal frustrierend war und ich das Gefühl hatte, mich ihnen immer wieder beweisen zu müssen, konnte ich letztlich Vertrauen aufbauen und ihre Anerkennung gewinnen.

Im Austausch mit diesen wichtigen Führungskräften musste ich die Initiative ergreifen und Termine mit ihnen ansetzen, anstatt abzuwarten, dass sie auf mich zukamen. 

Dadurch konnte ich die Agenda festlegen und bin in diese ersten Gespräche gegangen, indem ich mich nach den Zielen und Herausforderungen ihrer Abteilungen erkundigt habe. So konnte ich meinen Wert zeigen, indem ich sie auf spezifische, relevante Weise unterstützt habe.

Weitere Möglichkeiten, Vertrauen aufzubauen:

Wirtschaftliches Verständnis erwerben

Wirtschaftliches Verständnis ist entscheidend, um Führungskräfte und Mitarbeitende fundiert beraten und coachen zu können. 

Sie können Branchenkenntnisse erwerben, indem Sie:

• Einer professionellen Branchennetzwerk-Gruppe beitreten und Branchen-Newslettern folgen.
• Sich mit dem Geschäftsmodell Ihres Unternehmens vertraut machen
• Ihre Finanzberichte durchsehen, um die finanzielle Lage Ihrer Organisation besser zu verstehen.

Lernen Sie Ihre Teams kennen

Machen Sie sich außerdem mit den Teams, die Sie unterstützen, vertraut und lernen Sie deren Dynamiken kennen – das gibt Ihnen eine wertvolle Perspektive, wenn Probleme auftreten. 

Es verschafft der HR auch Sichtbarkeit bei Mitarbeitenden und hilft ihnen zu verstehen, welche Rolle HR tatsächlich im Unternehmen spielt – denn das ist Mitarbeitenden oft nicht klar.

Das erreichen Sie, indem Sie sich mit Teams und Mitarbeitenden treffen, um mehr über deren Aufgaben zu erfahren. Bitten Sie Führungskräfte, Sie zu einem Teammeeting einzuladen, damit Sie dem Team vorgestellt werden und einen Einblick in Ihre Rolle geben können. Außerdem können Sie „Sprechstunden“ in einer Abteilung einrichten – virtuell oder vor Ort –, in denen Sie exklusiv für dieses Team ansprechbar sind. 

3. Klare und kontinuierliche Kommunikation

Ich habe festgestellt, dass inkonsistente Kommunikation die Ursache vieler Probleme in den Arbeitsbeziehungen ist. 

Fördern Sie einen offenen Austausch zwischen allen Führungsebenen und Mitarbeitenden – nicht nur zwischen den direkten Vorgesetzten und deren Teams. 

Wie bereits erwähnt, kann eine „offene Tür“-Politik dies unterstützen – sie ist aber lediglich der erste Schritt, um eine offene Kommunikationskultur zu schaffen.

Weitere Wege, offene und konsistente Kommunikation zu fördern:

• Klare Kommunikationsrichtlinien und -leitfäden: Dazu gehört die Festlegung bevorzugter Kanäle für unterschiedliche Kommunikationsarten (E-Mails, Meetings, interne Nachrichtensysteme, Intranet) und die Kommunikation angemessener Antwortzeiten.
• Schulungen: Die Personalabteilung kann Führungskräften und Mitarbeitenden Trainings zu effektiver Kommunikation anbieten, damit sie ihre Botschaften klar und wirkungsvoll übermitteln können.
• Feedback-Systeme: Die Einführung von Feedback-Prozessen für Mitarbeitende, zum Beispiel Umfragen und Bleibeinterviews, ermöglicht es Mitarbeitenden, kontinuierlich ihre Gedanken und Rückmeldungen einzubringen.

4. Regelmäßige Leistungsbeurteilungen

Leistungsbeurteilungen sind für die Arbeitsbeziehungen von Bedeutung, da sie eine formelle Plattform für Feedback bieten (etwas, das sich Mitarbeitende wünschen).

Regelmäßige Leistungsbeurteilungen der Mitarbeitenden helfen dabei, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Erfolge anzuerkennen.

Ein effektiver Leistungsbeurteilungszyklus ist dadurch gekennzeichnet, dass Mitarbeitende wissen, was sie erwartet, und es am Jahresende keine Überraschungen gibt.

Erwartungen, Ziele und Leistungskennzahlen werden den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt und Führungskräfte sorgen dafür, dass diese vollständig verstanden werden.

Führungskräfte und Mitarbeitende sollten sich das ganze Jahr über regelmäßig treffen, um den Fortschritt bei den wichtigsten Leistungskennzahlen zu überprüfen. Die Frequenz dieser Treffen sollte mindestens vierteljährlich sein und kann bei Bedarf auch häufiger erfolgen.

Diese wiederkehrenden Treffen sind für einen erfolgreichen und wirksamen Leistungsbewertungsprozess unerlässlich. Die Jahresendbewertung sollte dann die Zusammenfassung sämtlicher im Laufe des Jahres durchgeführter Beurteilungen sein. 

Leistungsmanagement-Software wie Workday oder BambooHR hilft, den Prozess zu formalisieren und zu optimieren, falls Sie nicht bereits eine Plattform als Teil Ihrer HRIS-Suite verwenden.

Weitere Möglichkeiten, um regelmäßiges Feedback und Austausch sicherzustellen:

• Regelmäßige 1:1-Gespräche zwischen Führungskräften und direkten Mitarbeitenden
• Schulungen anbieten zur Durchführung und zum Empfang von effektivem Feedback.

5. Entwickeln Sie ein Mitarbeiteranerkennungsprogramm

Mitarbeiteranerkennungsprogramme erleichtern die Wertschätzung und Anerkennung der Mitarbeitenden, die zur Zielsetzung, Mission und zu den Werten der Organisation beitragen.

Ein formelles Anerkennungsprogramm hilft, die Mitarbeitermotivation und -moral zu stärken und liefert Daten zur Bewertung der Wirksamkeit des Programms.

Ein gutes Mitarbeiteranerkennungsprogramm 

• Personalisiert: Mitarbeitende können auf eine Art und Weise anerkannt werden, die für sie bedeutsam ist, mit Anreizen, die sie motivieren.
• Fördert Anerkennung unter Kollegen: Dies schafft eine Kultur der Wertschätzung auf allen Ebenen und kann besonders bedeutungsvoll sein, da Kolleginnen und Kollegen die Arbeit der anderen unmittelbar sehen.
• Transparente Kriterien und Prozesse: Klären Sie, wie Mitarbeitende anerkannt werden können. Transparenz bei Kriterien und Prozessen verhindert Verwirrung und sichert Fairness.
• Einbindung der Führung: Führungskräfte und Manager nehmen aktiv am Programm teil und unterstreichen so die Bedeutung von Anerkennung in der Unternehmenskultur.

Ihre Organisation nutzt möglicherweise bereits eine Plattform zur Mitarbeiteranerkennung. Wenn ja, überprüfen Sie die Nutzung und analysieren Sie Trends zur Bestimmung des Nutzungsgrads. 

Wenn die Nutzung zu gering ist, bewerben Sie die Plattform und die Gründe für die Verwendung. Geben Sie Beispiele für die Verhaltensweisen, die anerkannt werden sollen, und heben Sie verfügbare Anreize hervor.

Wie immer beginnt das Verhalten bei der Führung – die obersten Führungskräfte müssen mit gutem Beispiel vorangehen!

6. Sorgen Sie für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden

Niemand schätzt es, bis zum Umfallen zu arbeiten, und Stress sowie Burnout sind reale Probleme am modernen Arbeitsplatz.

Möglichkeiten zur Förderung des Wohlbefindens:

• Flexible Arbeitsmodelle: Homeoffice, flexible Arbeitszeiten und Jobsharing werden von Mitarbeitenden geschätzt, um eine gute Balance zwischen Beruf und Privatleben zu erreichen.
• Schaffen Sie Klarheit: Klarheit über die Rolle und Erwartungen hilft, Unsicherheiten und Stress zu reduzieren.
• Geben Sie regelmäßig Feedback: Auch dies hilft, Unsicherheiten zu beseitigen und stellt sicher, dass die richtigen Prioritäten gesetzt werden.
• Zuhören: Mitarbeiterbefragungen und -gespräche helfen, Anliegen zu erkennen und holen Feedback ein, um die Arbeitsumgebung zu verbessern.
• Bieten Sie unterstützende Ressourcen an: Stellen Sie Ressourcen und Unterstützung bereit, die Mitarbeitenden in herausfordernden Zeiten helfen, z.B. Zugang zu Beratungsdiensten, Mental-Health-Tage oder Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung.
• Überwachen Sie die Arbeitsbelastung: Achten Sie darauf, dass Mitarbeitende nicht dauerhaft überlastet sind. Überprüfen Sie regelmäßig die Aufgabenverteilung und teilen Sie Aufgaben gegebenenfalls neu zu, um Burnout zu verhindern.

Ihr Unternehmen bietet wahrscheinlich bereits ein Employee Assistance Program (EAP) an, um Mitarbeitende bei persönlichen oder berufsbezogenen Problemen zu unterstützen.

Ist dies der Fall, machen Sie die Führungskräfte und Mitarbeitenden auf das EAP aufmerksam und heben Sie einige der angebotenen Ressourcen hervor. Employee Assistance Programs werden häufig zu wenig genutzt und viele wissen nicht, was ihnen durch ein EAP zur Verfügung steht.

7. Gehen Sie schwierige Situationen mit Empathie an

Empathie am Arbeitsplatz zu zeigen, erfordert von der Personalabteilung, nahbar, verständnisvoll und bereit zu sein, Mitarbeitende genau dann zu unterstützen, wenn sie es am meisten brauchen.

Wie HR Empathie fördern kann:

• Aktives Zuhören: Mitarbeitenden urteilsfrei zuhören und Unterstützung oder Ressourcen anbieten, um ihnen bei ihren Problemen oder Anliegen zu helfen. Die Gefühle und Emotionen der Person können validiert werden, ohne ihr Verhalten unbedingt gutzuheißen.
• Inklusive Richtlinien und Praktiken: Für Richtlinien und Praktiken eintreten und diese umsetzen, die inklusiv sind und die vielfältigen Bedürfnisse aller Mitarbeitenden berücksichtigen.
• Offene und ansprechbare Kommunikation: Ein Umfeld schaffen, in dem sich Mitarbeitende wohl fühlen, ihre Anliegen und Probleme mitzuteilen. Die Personalabteilung sollte ansprechbar und für Gespräche – formell oder informell – verfügbar sein. Sie können außerdem Mitarbeiter-Kommunikationssoftware nutzen.
• Kulturelle Sensibilität: Sensibel sein für kulturelle Unterschiede am Arbeitsplatz und diese wahrnehmen. Dazu gehört, verschiedene kulturelle Perspektiven zu verstehen und Kommunikation sowie Unterstützung entsprechend anzupassen.

Vorteile und Herausforderungen der Mitarbeiterbeziehungen

Positive Mitarbeiterbeziehungen aufrechtzuerhalten, ist nicht einfach, aber ich habe festgestellt, dass die oben genannten Strategien helfen, es innerhalb der gesamten Organisation einfacher und konsistenter zu machen.

Es ist ein bisschen wie Reality-TV – einige lieben es, andere überhaupt nicht (und da endet der Vergleich nicht einmal!).

Vorteile starker Mitarbeiterbeziehungen

• Mitarbeiterengagement: Mitarbeitende fühlen sich wertgeschätzt und umsorgt, was das Engagement steigert.
• Weniger Konflikte: Alle eingeführten Kommunikations- und Feedbackmechanismen zur Steigerung von Transparenz und Orientierung führen zu weniger Konflikten und weniger Untersuchungen.
• Verbesserte Unternehmenskultur: Es entstehen bessere Verbindungen in der gesamten Organisation, was eine stärkere Kultur fördert.
• Inklusivität: Mitarbeitende auf allen Ebenen fühlen sich stärker einbezogen und investieren mehr in die Mission des Unternehmens.

Häufige Herausforderungen in den Mitarbeiterbeziehungen 

Natürlich kann selbst die beste Strategie für Mitarbeiterbeziehungen nicht alle Probleme ausräumen.

Hier sind die häufigsten Herausforderungen, auf die Sie achten sollten: 

• Lohnstreitigkeiten & Lohnunterschlagung 
• Verletzungen von Leistungen
• Sicherheitsverstöße
• Belästigung 
• Vetternwirtschaft.

Es gibt keinen hundertprozentig sicheren Plan, dies immer richtig zu machen, und dafür ist es notwendig, dass Manager*innen für Mitarbeiterbeziehungen ihre eigene Intuition und Erfahrung einsetzen (die obige Liste hilft dabei ebenfalls).

Dieser Bereich ist so wichtig, dass er richtig angegangen werden muss und viel Einsatz sowie Arbeit verlangt, aber wenn es effektiv gemacht wird, sind die Ergebnisse den Aufwand mehr als wert. 

Mitarbeiterbeziehungen dauerhaft verbessern

Die sieben in diesem Artikel diskutierten Strategien können viel dazu beitragen, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Durch die Umsetzung dieser Strategien kann das HR-Team starke Beziehungen zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen aufbauen, was zu einer engagierten und produktiven Belegschaft führt. 

Mit den richtigen Systemen und Prozessen können Sie Ihrem Unternehmen helfen, gesunde Mitarbeiterbeziehungen aufrechtzuerhalten und eine Kultur zu etablieren, die Mitarbeitende unterstützt und befähigt, was letztlich zu einem erfolgreicheren und nachhaltigen Unternehmen führt.

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