7 Wege zur Verbesserung der Mitarbeiterbeziehungen in Ihrem Unternehmen

ER ist eine der Kernsäulen des Personalwesens und klingt zwar einfach, doch die Wirklichkeit ist – selbst für erfahrene Profis – meist deutlich vielschichtiger!

Wie Sie Mitarbeiterbeziehungen in Ihrem Unternehmen verbessern

Im Laufe der Jahre habe ich gelernt, dass der Schlüssel zu guten Mitarbeiterbeziehungen effektive Systeme und Prozesse wie regelmäßige Leistungsbeurteilungen und offene Kommunikation sind.

Gute Mitarbeiterbeziehungen lassen sich viel einfacher aufrechterhalten – und Mitarbeiter sind im Allgemeinen zufriedener –, wenn Unternehmen Systeme eingeführt haben, die sicherstellen, dass Mitarbeiter und Führungskräfte regelmäßig Feedback austauschen, kommunizieren, Entwicklungschancen erhalten, Anerkennung bekommen und ihr Wohlbefinden im Blick behalten wird.

1. Führungskräfte besser dazu befähigen, Ansprechpartner Nr. 1 für Mitarbeiterbeziehungen zu sein

Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle beim Erhalt guter Mitarbeiterbeziehungen, da sie für die meisten Anliegen der Mitarbeiter die direkte Anlaufstelle sind.

Meiner Erfahrung nach kommt die Rolle als Ansprechpartner für Mitarbeiterbeziehungen an der Front den wenigsten Managern von Natur aus zu – aber zum Glück habe ich festgestellt, dass sie sich schnell erlernen lässt. 

Ich habe ein Toolset für Führungskräfte entwickelt, das ich als Teil eines größeren „New Leader Trainings“ in meiner letzten Position geteilt habe – und aktuell arbeite ich an einer ähnlichen Initiative. 

Folgende Inhalte sind darin enthalten: 

Zeitmanagement und Delegation

Unsere Führungskräfte werden oft in verschiedene Richtungen gezogen, daher sind Zeitmanagement und Delegation der Schlüssel, um die Arbeitsbelastung effektiv zu steuern und Zeit für die Teamführung zu haben. Tools für das Zeitmanagement helfen dabei, Aufgaben zu priorisieren, und Plattformen wie Asana und Trello eignen sich hervorragend für Projektmanagement und Zusammenarbeit. 

Delegieren ist ebenso essenziell beim Zeitmanagement – und auch das ist eine Fähigkeit, die Führungskräfte häufig erst erlernen müssen. Ich rate ihnen, Aufgaben zu identifizieren, die sie an Teammitglieder übertragen können, und klare Erwartungen an die Ausführung zu setzen. 

Feedback geben

Führungskräfte können regelmäßiges Mitarbeiterfeedback fördern, indem sie regelmäßige Einzelgespräche mit ihren direkten Mitarbeitenden planen. 

Ich erinnere die Führungskräfte stets daran, sowohl positives als auch konstruktives Feedback an ihre Teammitglieder zu geben. Dies kann helfen, die Mitarbeiterbindung und Motivation im Team zu steigern, da die Mitarbeitenden so die Möglichkeit erhalten, sich gehört zu fühlen.

Mitarbeiter-Feedback-Software kann zudem bei diesem Prozess unterstützen.

Konfliktlösung

Ich habe einen klaren und einfachen Prozess entwickelt, um Konflikte zwischen Führungskräften und ihren Mitarbeitenden zu lösen. Dieser Prozess ist für alle Mitarbeitenden nachvollziehbar und passt zur Unternehmenskultur. 

Der Prozess beginnt mit einer „offenen Tür“-Politik, bei der Mitarbeitende ermutigt werden, sich mit ihren Anliegen vertrauensvoll an das Management zu wenden. 

Anschließend findet ein Gespräch statt, in dem beide Seiten abwechselnd zu Wort kommen und dabei wissen, dass sie nicht unterbrochen werden. 

Beide Seiten verpflichten sich, dem anderen wirklich zuzuhören und in dieser Zeit keine Widerrede vorzubereiten. Nachdem beide ihre Sicht dargelegt haben, wird gemeinsam eine Lösung für die weitere Vorgehensweise erarbeitet. 

Allen ist klar, dass HR oder eine Führungskraft der nächsten Ebene erst dann hinzugezogen wird, wenn der gesamte Prozess in gutem Glauben durchlaufen wurde. 

Rechtliche Vorgaben

Abschließend gebe ich einen Überblick über die rechtlichen Pflichten, die mit einer Führungsrolle einhergehen.

Ich mache neue Führungskräfte mit HR-Richtlinien, Arbeitsgesetzen sowie Schulungen zur Vermeidung von Diskriminierung und Belästigung vertraut. Vor allem erinnere ich Führungskräfte daran, dass HR dafür da ist, sie zu unterstützen, und sie nicht allein mit diesen Themen umgehen müssen. 

Idealerweise sollte jede neue Führungskraft die exakt benötigte Schulung erhalten, bevor sie in eine Führungsrolle befördert wird. Leider ist das aber oft nicht der Fall.

Als HR können wir Führungskräfte auf allen Ebenen coachen und schulen, damit sie schwierige Situationen besser meistern können.

2. Aufbau von Beziehungen zu Mitarbeitenden als HR und vertrauensvoller Partner werden

Um wirksam zu sein, muss HR ein vertrauensvoller Business-Partner für Mitarbeitende auf allen Ebenen der Organisation sein.

Ich erreiche dies, indem ich klare und konsequente Empfehlungen gebe, stets professionelle Standards wahre und Mitarbeitende gerecht behandle. 

Als ich im letzten Jahr eine neue Position antrat, musste ich das Vertrauen einiger wichtiger Führungskräfte gewinnen, die zunächst zögerten, mit mir zusammenzuarbeiten. 

Obwohl das manchmal frustrierend war und ich das Gefühl hatte, meinen Wert immer wieder beweisen zu müssen, habe ich nach und nach eine Beziehung aufgebaut und ihr Vertrauen gewonnen.

Um mit diesen Schlüsselpersonen zu kommunizieren, habe ich die Initiative ergriffen und Treffen mit ihnen vereinbart, statt darauf zu warten, dass sie auf mich zukommen. 

So konnte ich die Agenda festlegen und kam zu den ersten Treffen mit Fragen zu den Zielen und Herausforderungen der jeweiligen Abteilung. So konnte ich meinen Mehrwert zeigen, indem ich sie gezielt und relevant unterstützt habe.

Weitere Wege, um Vertrauen aufzubauen:

Wirtschaftliches Verständnis aneignen

Wirtschaftliches Verständnis ist entscheidend, um Führungskräfte und Mitarbeitende kompetent beraten und coachen zu können. 

Sie können Branchenwissen gewinnen, indem Sie:

• einer professionellen Branchennetzwerkgruppe beitreten und Branchen-Newslettern abonnieren.
• sich mit dem Geschäftsmodell Ihrer Organisation vertraut machen.
• die Finanzberichte sichten, um die finanzielle Situation der Organisation besser zu verstehen.

Lernen Sie Ihre Teams kennen

Lernen Sie außerdem die von Ihnen betreuten Teams kennen und verschaffen Sie sich einen Überblick über deren Dynamik – das verschafft Ihnen eine wertvolle Perspektive, wenn Probleme auftreten. 

Das erhöht zugleich die Sichtbarkeit von HR und schafft bei den Mitarbeitenden ein Verständnis dafür, welche Rolle HR in der Organisation einnimmt – denn das wird von Mitarbeitenden oft missverstanden.

Dies gelingt Ihnen, indem Sie sich mit Teams und Mitarbeitenden zusammensetzen und über deren Aufgaben sprechen. Bitten Sie Führungskräfte, Sie zu einem Teammeeting einzuladen, damit Sie sich vorstellen und einen Überblick über Ihre Rolle geben können. Vereinbaren Sie zudem „Sprechstunden“ für einen Fachbereich – entweder virtuell oder vor Ort –, bei denen Sie exklusiv für das jeweilige Team ansprechbar sind. 

3. Klare und kontinuierliche Kommunikation

Ich habe festgestellt, dass eine inkonsistente Kommunikation die Wurzel vieler Probleme in den Mitarbeiterbeziehungen ist. 

Fördern Sie eine offene Kommunikation zwischen allen Führungsebenen und den Mitarbeitenden – nicht nur zwischen den Linienvorgesetzten und deren direkten Mitarbeitenden. 

Wie oben erwähnt, kann eine „offene Tür“-Politik dies unterstützen. Sie ist aber nur der erste Schritt zu einer offenen Kommunikationskultur.

Weitere Möglichkeiten, offene und konsistente Kommunikation zu fördern:

• Klare Kommunikationsrichtlinien und Leitfäden: Hierzu gehört das Festlegen bevorzugter Kanäle für unterschiedliche Kommunikationsarten (E-Mails, Besprechungen, interne Nachrichtenplattformen, Intranet) und die Erwartungshaltung hinsichtlich Reaktionszeiten.
• Schulung: HR kann Führungskräfte und Mitarbeitende in wirksamer Kommunikation schulen, damit sie ihre Aussagen klar und verständlich vermitteln können.
• Feedback-Mechanismen: Systeme wie Feedback von Mitarbeitenden, Umfragen und Retention Interviews ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Meinungen und ihr Feedback kontinuierlich einzubringen.

4. Regelmäßige Leistungsbeurteilungen

Leistungsbeurteilungen sind für das Mitarbeiterverhältnis wichtig, da sie eine formelle Plattform für Feedback bieten (etwas, das sich viele Mitarbeitende wünschen).

Die regelmäßige Durchführung von Leistungsbeurteilungen hilft dabei, Verbesserungsbereiche zu erkennen und Leistungen anzuerkennen.

Ein effektiver Leistungsbewertungszyklus ist einer, bei dem die Mitarbeitenden wissen, was sie erwartet, und es am Jahresende keine Überraschungen gibt.

Erwartungen, Ziele und Leistungskennzahlen werden den Mitarbeitenden zugänglich gemacht, und Führungskräfte stellen sicher, dass diese vollständig verstanden werden.

Führungskräfte und Mitarbeitende sollten sich das ganze Jahr über regelmäßig treffen, um den Fortschritt bei den wichtigsten Leistungskennzahlen zu überprüfen. Die Häufigkeit dieser Treffen sollte mindestens vierteljährlich sein und kann bei Bedarf erhöht werden.

Diese wiederkehrenden Treffen sind entscheidend für einen erfolgreichen und effektiven Leistungsbewertungsprozess. Die Jahresendbewertung sollte dann eine Zusammenfassung aller vorherigen Bewertungen im Laufe des Jahres sein. 

Leistungsmanagement-Software wie Workday oder BambooHR hilft dabei, den Prozess zu formalisieren und zu optimieren, falls Sie noch keine Plattform als Teil Ihrer HRIS-Suite haben.

Weitere Methoden, um regelmäßiges Feedback und Verbindung sicherzustellen:

• Regelmäßige 1:1-Gespräche zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden
• Schulungen anbieten zur Durchführung und zum Empfang von effektivem Feedback.

5. Entwickeln Sie ein Mitarbeiteranerkennungsprogramm

Mitarbeiteranerkennungsprogramme ermöglichen es, die Leistungen von Mitarbeitenden, die zur Zielsetzung, Mission und zu den Werten der Organisation beitragen, anzuerkennen und wertzuschätzen.

Ein formales Anerkennungsprogramm trägt zur Verbesserung der Mitarbeitermoral und Motivation bei und liefert gleichzeitig Daten zur Überprüfung der Wirksamkeit des Programms.

Ein gutes Mitarbeiteranerkennungsprogramm 

• Personalisierung: Mitarbeitende werden auf eine Art und Weise anerkannt, die sie schätzen, mit Anreizen, die sie motivieren.
• Ermöglicht Peer-to-Peer-Anerkennung: Dies fördert eine Kultur der Wertschätzung auf allen Ebenen und kann besonders wertvoll sein, da Kolleg:innen einander Arbeit besonders gut einschätzen können.
• Transparente Kriterien und Prozesse: Kommunizieren Sie klar, wie Mitarbeitende anerkannt werden können. Transparente Kriterien und Abläufe vermeiden Missverständnisse und stellen Fairness sicher.
• Einbindung der Führung: Führungskräfte und Vorgesetzte nehmen aktiv am Programm teil und demonstrieren so die Bedeutung der Anerkennung in der Unternehmenskultur.

Ihre Organisation nutzt womöglich bereits eine Mitarbeiteranerkennungs-Software. Falls ja, überprüfen Sie die Nutzung und analysieren Sie Trends zur Auslastung. 

Falls die Nutzung gering ist, fördern Sie die Plattform und die Gründe für deren Einsatz. Geben Sie Beispiele für Verhaltensweisen, die anerkannt werden sollten, und heben Sie verfügbare Anreizoptionen hervor.

Wie immer gilt: Verhalten wird von oben vorgelebt, also sollten Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen!

6. Sorgen Sie für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden

Niemand schätzt es, bis zum Umfallen arbeiten zu müssen – Stress und Burnout sind reale Herausforderungen in der heutigen Arbeitswelt.

Möglichkeiten, das Wohlbefinden zu fördern:

• Flexible Arbeitsmodelle: Mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und Job-Sharing werden von Mitarbeitenden besonders für die Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben geschätzt.
• Klarheit schaffen: Klare Rollenbeschreibungen und Erwartungen helfen, Unsicherheit und Stress zu reduzieren.
• Regelmäßiges Feedback geben: Auch das hilft wieder, Unsicherheit abzubauen und stellt sicher, dass Mitarbeitende ihre Prioritäten richtig setzen.
• Zuhören: Mitarbeiterbefragungen und Zuhören helfen, Sorgen zu erkennen und Feedback einzuholen, um das Arbeitserlebnis zu verbessern.
• Unterstützende Ressourcen anbieten: Stellen Sie Ressourcen und Unterstützung bereit, die Mitarbeitenden in herausfordernden Zeiten helfen, beispielsweise Zugang zu Beratung, Möglichkeiten für mentale Gesundheitstage oder flexible Arbeitsregelungen.
• Arbeitsbelastung im Blick behalten: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende nicht dauerhaft überlastet sind. Überprüfen Sie regelmäßig die Arbeitsaufteilung und verteilen Sie Aufgaben gegebenenfalls neu, um Burnout vorzubeugen.

Ihr Unternehmen bietet vermutlich bereits ein Employee Assistance Program (EAP) an, das Mitarbeitende bei persönlichen oder arbeitsbezogenen Problemen unterstützt.

Falls ja, machen Sie Führungskräfte und Mitarbeitende aktiv auf das EAP aufmerksam und heben Sie die verfügbaren Hilfsangebote hervor. Employee Assistance Programs werden häufig zu wenig genutzt und viele Mitarbeitende wissen gar nicht, welche Unterstützung ihnen über ein EAP offensteht.

7. Schwierige Situationen mit Einfühlungsvermögen begegnen

Empathie am Arbeitsplatz zu zeigen, erfordert, dass die Personalabteilung (HR) ansprechbar, verständnisvoll und bereit ist, Mitarbeitenden Unterstützung zu bieten, wenn sie diese am meisten benötigen.

So kann HR Empathie fördern:

• Aktives Zuhören: Mitarbeitende urteilsfrei anhören und Unterstützung oder Ressourcen anbieten, um ihnen bei der Bewältigung ihrer Probleme oder Anliegen zu helfen. Sie können die Gefühle und Emotionen der Person anerkennen, ohne unbedingt ihr Verhalten zu billigen.
• Inklusive Richtlinien und Praktiken: Eintreten für und Umsetzung von Richtlinien und Praktiken, die integrativ sind und die vielfältigen Bedürfnisse aller Mitarbeitenden berücksichtigen.
• Offene und zugängliche Kommunikation: Schaffen Sie ein Umfeld, in dem Mitarbeitende sich wohl fühlen, ihre Bedenken und Probleme mitzuteilen. HR sollte ansprechbar und für Gespräche – sowohl formell als auch informell – verfügbar sein. Es können auch Mitarbeiter-Kommunikationssoftware eingesetzt werden.
• Kulturelle Sensibilität: Seien Sie sich kultureller Unterschiede am Arbeitsplatz bewusst und gehen Sie sensibel damit um. Das bedeutet, verschiedene kulturelle Perspektiven zu verstehen und Kommunikation sowie Unterstützung entsprechend anzupassen.

Vorteile und Herausforderungen von Mitarbeiterbeziehungen

Eine positive Beziehung zu den Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten ist nicht einfach, aber ich habe festgestellt, dass die oben genannten Strategien helfen, dies unternehmensweit einfacher und konsistenter zu gestalten.

Es ist ein bisschen wie Reality-TV: Manche lieben es, andere wiederum überhaupt nicht (und damit ist die Analogie noch nicht einmal ganz zu Ende!).

More Articles

• Mitarbeiter glauben, ihre Jobs sind in fünf Jahren weg – also warten sie ab
• Eine KI-gestützte Welt erfordert fortschrittlichere Talentbewertungen
• Was wir von den Managern verlangen, die nicht entlassen werden

Vorteile starker Mitarbeiterbeziehungen

• Engagement der Mitarbeitenden: Mitarbeitende fühlen sich wertgeschätzt und gut betreut, was das Engagement steigert.
• Weniger Konflikte: Alle Kommunikations- und Feedbackmechanismen, die Sie zur Steigerung von Transparenz und Abstimmung etablieren, sollten zu weniger Konflikten und weniger Untersuchungen führen.
• Verbesserung der Unternehmenskultur: Bessere Beziehungen durchziehen das gesamte Unternehmen und schaffen eine stärkere Kultur.
• Inklusivität: Mitarbeitende auf allen Ebenen fühlen sich stärker eingebunden und investieren mehr in die Ziele des Unternehmens.

Häufige Herausforderungen bei Mitarbeiterbeziehungen 

Natürlich kann selbst die beste Strategie für Mitarbeiterbeziehungen nicht alle Probleme ausmerzen.

Hier sind die häufigsten Herausforderungen, auf die Sie achten sollten: 

• Streitigkeiten um Bezahlung & Lohnraub 
• Verstöße gegen Sozialleistungen
• Verstöße gegen Sicherheitsvorschriften
• Belästigung 
• Vetternwirtschaft.

Es gibt keinen narrensicheren Plan, dies zu 100 % richtig zu machen. Es erfordert, dass Mitarbeiterbeziehungsmanager ihre eigene Intuition und Erfahrung einsetzen, um erfolgreich zu sein (die obige Liste hilft ebenfalls).

Dies ist ein Bereich, bei dem es entscheidend ist, alles richtig zu machen und in den viel Arbeit und Input einfließen – wenn es allerdings gut gemacht wird, überwiegen die Ergebnisse bei weitem den Aufwand. 

Mitarbeiterbeziehungen nachhaltig verbessern

Die sieben in diesem Artikel vorgestellten Strategien können wesentlich dazu beitragen, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Durch die Umsetzung dieser Strategien können HR-Teams starke Beziehungen zwischen Mitarbeitenden und dem Unternehmen aufbauen, was zu einer engagierteren und produktiveren Belegschaft führt. 

Mit den richtigen Systemen und Prozessen können Sie Ihrem Unternehmen helfen, gesunde Mitarbeiterbeziehungen aufrechtzuerhalten und eine Kultur zu schaffen, die Mitarbeitende unterstützt und befähigt – was letztlich zu mehr Erfolg und nachhaltigem Wachstum führt.

Abonnieren Sie den People Managing People Newsletter und erhalten Sie regelmäßig Inhalte, die Sie dabei unterstützen, den Personalbereich in Ihrem Unternehmen zu verbessern und in Ihrer Karriere voranzukommen.