Wie man HR-Software auswählt
Die richtige HR-Software für Ihr Team zu wählen, ist entscheidend. Sie spart Zeit, gewährleistet Genauigkeit, sorgt für Compliance und steigert Ihre Rendite. Wenn Sie jedoch die falsche Wahl treffen, riskieren Sie Ineffizienzen, Fehler und teure Compliance-Probleme.
Dieser Leitfaden richtet sich an HR-Profis, die fundierte Entscheidungen treffen wollen. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen führen oder eine große Personalabteilung leiten – das Verständnis für die Feinheiten Ihrer Optionen ist entscheidend. Tauchen wir gemeinsam ein, um die richtige Wahl für Ihre Organisation zu treffen.
6 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von HR-Software achten sollten
Bewerten Sie HR-Softwarelösungen, indem Sie sich auf Schlüsselfaktoren konzentrieren, die zu den Bedürfnissen und Zielen Ihres Teams passen. Wenn Sie Ihre Anforderungen kennen, sind Sie besser darauf vorbereitet, die besten Kandidaten auszuwählen.
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Berücksichtigen Sie bei der Auswahl folgende Faktoren:
1. Flexibilität der Tarife
Die Flexibilität der Tarife beeinflusst die Fähigkeit der Software, sich an die sich verändernden Anforderungen Ihrer Organisation anzupassen – sei es durch Up- oder Downgrade der Pläne oder den Erwerb von Zusatzfunktionen. Das ist wichtig, denn Ihr Team könnte wachsen oder sich verändern, sodass Sie eine skalierbare Lösung brauchen, die mit Ihnen mitwächst.
Achten Sie auf Tarife, die einfache Upgrades ohne hohe Gebühren ermöglichen, oder auf Lösungen, die verschiedene HR-Systemmodule nach dem Bausteinprinzip kombinieren. Fragen Sie Anbieter während Demos nach den Upgrade-Richtlinien und ob sie sich eher an kleine, mittlere oder große Unternehmen richten.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Datenzugriff und Berichterstattung ermöglichen es Ihnen, aus Mitarbeiterdaten Erkenntnisse zu gewinnen und bessere Entscheidungen zu treffen. Das ist sowohl für das HR-Management als auch für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unerlässlich.
Stellen Sie sicher, dass die Software anpassbare Berichte und einfache Exportmöglichkeiten für Mitarbeiterdaten bietet. Testen Sie die Reporting-Funktionen während einer Testphase, um die Benutzerfreundlichkeit zu prüfen.
3. Integration in Ihre Systemlandschaft
Die Integration in Ihre HR-Systemlandschaft stellt sicher, dass die HR-Software nahtlos mit Ihren bestehenden Tools zusammenarbeitet. Sie ist entscheidend zur Aufrechterhaltung von Produktivität und Datenkonsistenz und hilft, Ihre HR-Prozesse zu optimieren.
Prüfen Sie, ob die Software mit Ihrer Lohnabrechnungssoftware kompatibel ist (oder suchen Sie eine HR-Software mit integrierter Lohnabrechnung), mit Ihrer Kundenverwaltung (CRM) oder einem Bewerber-Tracking-System (ATS) sowie anderen cloudbasierten Systemen. Bitten Sie um Integrations-Demos, um die Funktionen im Einsatz zu sehen.
4. Onboarding und Support
Guter Onboarding- und Support-Service erleichtert den Umstieg auf neue Software. Das führt zu einer besseren Implementierung Ihrer neuen HR-Plattform und zu einer höheren Akzeptanz durch Ihre Personalabteilung und Ihre Mitarbeitenden.
Bewerten Sie die Verfügbarkeit von Schulungsressourcen, Live-Support und Community-Foren. Fragen Sie während einer Demo nach der durchschnittlichen Reaktionszeit bei Supportanfragen und nach der Verfügbarkeit eines dedizierten Account Managers.
5. Anpassungsoptionen
Anpassungsoptionen ermöglichen es Ihnen, die HR-Plattform auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zuzuschneiden. Das ist wichtig, um sicherzustellen, dass das Tool zu Ihren zentralen HR-Arbeitsabläufen passt. Achten Sie auf HR-Tools, die es Ihnen ermöglichen, Felder, Dashboards und Prozesse anzupassen – und auf Anbieter, die Sie bei dieser Anpassung unterstützen.
6. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen helfen dabei, wiederkehrende Aufgaben und Abläufe zu optimieren. Egal, ob es um die Gewinnung von Spitzenkräften, das Onboarding neuer Mitarbeitender, die Beantragung von Urlaubszeiten durch Mitarbeitende oder andere typische HR-Aufgaben geht – Automatisierung kann einen großen Unterschied machen.
Automatisierung hilft Ihrem HR-Team, Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren. Stellen Sie sicher, dass die Software wichtige HR-Funktionen automatisiert, die für Ihr Team relevant sind, und testen Sie die Automatisierungsfunktionen während einer Demo oder eines kostenlosen Probemonats, um deren Nutzen zu sehen.
Wie Sie HR-Software auswählen: Ein 5-Schritte-Rahmen
Um die richtige HR-Software auszuwählen, beginnen Sie damit, die Bedürfnisse und Herausforderungen Ihres Unternehmens zu identifizieren. Dies hilft Ihnen dabei, die Art der HR-Software einzugrenzen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt – sei es ein HCM- oder HRIS-System oder eine andere Art von HR-SaaS.
Anschließend können Sie die Funktionen bewerten, die zu diesen Anforderungen passen, und sie über Demos oder kostenlose Testphasen ausprobieren. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, eine fundierte Entscheidung bezüglich HR-Technologie zu treffen:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Beginnen Sie damit, die Bedürfnisse Ihres Teams zu identifizieren, um die Grundlage für die Auswahl der besten HR-Software zu schaffen:
Beteiligen Sie relevante Interessengruppen
Beziehen Sie wichtige Interessengruppen wie HR, Lohnbuchhaltung und IT ein, um ein vollständiges Bild Ihrer Anforderungen zu erhalten. Führen Sie Besprechungen durch oder verschicken Sie Umfragen, um deren Meinungen zu sammeln. Fragen Sie gezielt nach den Funktionen, die im aktuellen System fehlen. Priorisieren Sie das Feedback derjenigen, die die Software täglich nutzen werden.
Problempunkte erfassen und priorisieren
Identifizieren Sie die Schwachstellen in Ihrem aktuellen System. Was bremst Ihr HR-Team aus? Erstellen Sie eine Liste und ordnen Sie diese nach ihrem Einfluss auf die Arbeitsabläufe. Häufige Probleme könnten sein:
- Manuelle Dateneingabe: Frisst die Pflege Ihrer HR-Datenbank wertvolle Zeit Ihrer HR-Fachkräfte?
- Fehlende Integration: Findet die Verwaltung von Sozialleistungen und die Anmeldung, das Mitarbeiter-Lebenszyklus-Management und die Personalplanung in verstreuten, separaten HR-Technologien statt?
- Begrenzte Berichtsfunktionen: Haben Ihre HR-Verantwortlichen Schwierigkeiten, Berichte zu erstellen und Kennzahlen wie Mitarbeiterbindung, -engagement und Leistung zu überwachen?
Abgleich mit Richtlinien und Zielen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Anforderungen mit internen Richtlinien und Zielen übereinstimmen. Prüfen Sie, ob es Daten-Sicherheitsprotokolle oder regulatorische Anforderungen gibt, die Sie erfüllen müssen. Richten Sie Ihre Anbieterpräferenzen am Budget und an der strategischen Ausrichtung Ihres Unternehmens aus.
Unterscheiden Sie zwischen Muss- und Kann-Funktionen
Trennen Sie klar zwischen Muss- und Kann-Funktionen. Muss-Funktionen sind essenziell für Ihren Betrieb, zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personal- und Zeitmanagement, Verwaltung von Sozialleistungen oder HR-Datenmanagement.
Kann-Funktionen sind solche, die die Benutzerfreundlichkeit erhöhen oder das Mitarbeitererlebnis verbessern. Hierzu zählen beispielsweise mobile Apps, Tools für Leistungsmanagement, ein Lernmanagementsystem (LMS) oder ein Mitarbeiter-Self-Service-Portal.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden heute nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre Top 3 Schmerzpunkte beheben?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
Schritt 2: Anbieter recherchieren
Tauchen Sie in die Recherche und den Vergleich von HR-Softwareanbietern ein, um die beste Lösung für Ihr Team zu finden:
Anbieterscans durchführen
Beginnen Sie mit einem Überblick durch Bewertungsportale, Rankings und Fallstudien. Suchen Sie nach Feedback zum Benutzererlebnis und Kundensupport. Achten Sie auf wiederkehrende Lobeshymnen oder Beschwerden. Das vermittelt Ihnen einen Gesamteindruck des Rufs jedes Anbieters.
Vergleichen Sie nach Bedarf
Ordnen Sie die Tools Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Anforderungen zu. Überlegen Sie, ob Sie Integrationen mit bestehenden Systemen benötigen oder eine Komplettlösung wünschen, wie z. B. ein Personalinformationssystem (HRIS) oder ein Personalmanagementsystem (HRMS).
Entscheiden Sie, ob Outsourcing besser ist als ein internes Modell. Und falls Ihr aktuelles System Sie nicht mehr ausreichend unterstützt und Sie Ihre HR-Software aktualisieren müssen, überlegen Sie, wie der Migrations- oder Offboarding-Prozess von Ihrem bestehenden HR-Tool aussehen wird.
Je kleiner die Personalabteilung, desto weniger Systeme Sie nutzen, desto besser. Daher möchte man zu Beginn vielleicht ein All-in-One-HR-System anschaffen und später, wenn der Bedarf wächst, mit spezialisierten Tools erweitern. Deshalb ist die Fähigkeit zur guten Integration, idealerweise mit offenen APIs oder nativen Verbindungsmodulen, entscheidend.
Identifizieren Sie Hauptunterschiede
Suchen Sie nach Unterscheidungsmerkmalen wie Implementierungsunterstützung und Nutzererlebnis. Berücksichtigen Sie die Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle, falls Ihr Team besondere Anforderungen hat. Prüfen Sie, ob Anbieter maßgeschneiderte Lösungen oder Einheitsangebote haben.
Dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse
Behalten Sie den Überblick über Ihre Recherche, indem Sie Ihre Ergebnisse dokumentieren. Legen Sie eine Tabelle an, um Funktionen, Preise und Support zu vergleichen. Das erleichtert Ihnen fundierte Entscheidungen und stimmt Ihr Team aufeinander ab.
Stellen Sie diese Fragen:
- Worin ist jedes Tool am besten?
- Passt es zu Ihrer Teamgröße, Ihrem Budget und Ihrem technischen Set-up?
- Welcher Support und welche Dokumentation sind verfügbar?
- Wie flexibel ist das Tool für spezielle Anforderungen?
- Was sind die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale?
Schritt 3: Erstellen Sie eine Auswahlliste und nehmen Sie Kontakt auf
Sobald Sie Ihre Recherche abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, Ihre Anbieteroptionen einzugrenzen und Gespräche mit potenziellen Partnern zu beginnen:
Anbieter auswählen
Wählen Sie basierend auf Ihrer vorherigen Recherche 2-4 Anbieter aus, die am besten zu den Bedürfnissen Ihres Teams und Ihrem Budget passen. So behalten Sie leichter den Überblick und können Optionen vergleichen. Stellen Sie sicher, dass jeder Anbieter die meisten Ihrer wichtigsten Anforderungen erfüllt.
RFI oder RFP versenden
Erwägen Sie, ein HR-Software-RFP oder RFI zu versenden, um detaillierte Informationen von Ihren ausgewählten Anbietern einzuholen. So verstehen Sie das Angebot und die Fähigkeiten jedes Anbieters besser und geben ihnen die Möglichkeit, ihr Angebot möglichst genau auf Ihre Anforderungen abzustimmen. Nutzen Sie diesen Schritt, um Unklarheiten zu klären und konkrete Angaben zu Preisen und Funktionen zu erhalten.
Demos buchen und Fragen stellen
Vereinbaren Sie Demos mit den ausgewählten Anbietern und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Nutzen Sie die Gelegenheit, die Software in Aktion zu sehen und das Nutzungserlebnis zu bewerten. Fragen Sie nach spezifischen Funktionen und wie diese Ihre Problemstellungen lösen.
Konsistente Bewertungskriterien verwenden
Wenden Sie dieselben Bewertungskriterien für alle Anbieter an. Dies stellt einen fairen Vergleich sicher und hilft, die beste Lösung zu identifizieren. Erstellen Sie eine Checkliste oder Bewertungsmatrix, um die Stärken und Schwächen jedes Anbieters zu dokumentieren.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir von einem echten Kundenfall berichten, der unserem ähnlich ist?
- Welche Unterstützung oder Ressourcen für die Einführung bieten Sie an?
- Welche Funktionen sind nur mit Upgrade verfügbar?
- Wie geht Ihre Software mit unseren spezifischen Herausforderungen um?
- Gibt es versteckte Kosten, von denen wir wissen sollten?
Schritt 4: Erstellen Sie das Business Case
Verwandeln Sie Ihre Anbieterrecherche in ein überzeugendes Business Case, das Ihr Führungsteam nachvollziehen und unterstützen kann:
Problempunkte und erwartete Ergebnisse zusammenfassen
Fassen Sie zunächst die Probleme zusammen, mit denen Ihr Team konfrontiert ist, und beschreiben Sie die Auswirkungen auf Produktivität, Leistung oder die Effizienz Ihrer HR-Prozesse. Heben Sie die erwarteten Ergebnisse durch neue Software hervor und erklären Sie, wie diese die angeführten Probleme adressieren. Verwenden Sie konkrete Beispiele, um die Vorteile und Verbesserungen zu verdeutlichen.
Kosten und Zeitplan präsentieren
Ermitteln Sie grundlegende Kostenschätzungen und Implementierungszeiträume aus Ihrer Anbieterrecherche. Präsentieren Sie diese Details klar Ihrem Führungsteam. Nutzen Sie Leitfäden zu HR-Software-Preisen, um eine Bandbreite von Kosten anzugeben. Schließen Sie Zeitpläne ein, um zu zeigen, wann die Vorteile eintreten werden.
ROI und Risiken verdeutlichen
Beschreiben Sie die Rendite und Effizienzgewinne, die die Software bringen wird. Weisen Sie auf die finanziellen und operativen Risiken hin, falls keine Veränderung vorgenommen wird, und zeigen Sie, wie die Lösung Zeit spart und Fehler reduziert, um die Gesamtproduktivität zu steigern.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welche Risiken entstehen, wenn nichts unternommen wird?
- Was sind die finanziellen und betrieblichen Vorteile?
- Wie schnell werden wir eine Kapitalrendite sehen?
- Welche Kennzahlen weisen auf Erfolg hin?
Schritt 5: Implementieren und Einführen
Sobald Sie einen HR-Software-Anbieter gewählt haben, planen Sie einen reibungslosen Onboarding-Prozess für Ihr Team:
Kommunizieren Sie den Einführungsplan
Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar und deutlich an alle Nutzer, nicht nur an die Personalabteilung. Teilen Sie Zeitpläne mit und erläutern Sie, was jede Phase beinhaltet – insbesondere, wenn bei der Migration Aktualisierungen von Mitarbeiterdokumenten oder -daten notwendig sind.
Stellen Sie sicher, dass jeder seine Rolle beim Übergang versteht. Nutzen Sie E-Mails oder Teammeetings, um alle zu informieren, veranstalten Sie Fragerunden und optimieren Sie den Umstieg auf das neue System.
Interne Verantwortliche festlegen
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Kontaktpersonen für die Software. Dazu können Personalleiter, Führungskräfte und mittlere Manager gehören. Bei der Auswahl sollten Sie deren Einflussbereich und breite Abdeckung berücksichtigen, damit alle Mitarbeitenden eine Ansprechperson haben.
Diese Personen koordinieren die Einführung und stehen bei Fragen zur Verfügung. Sorgen Sie dafür, dass sie geschult sind und bereit, ihre Teams anzuleiten. So gelingt der Übergang reibungslos.
Schulungen und Akzeptanz sichern
Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams die Schulungen abschließen und das Tool konsequent nutzen. Nutzen Sie nach Möglichkeit die vom Anbieter bereitgestellten Ressourcen und setzen Sie Fristen für die Schulungsdurchführung. Überwachen Sie die Nutzung und gehen Sie auf Widerstände oder Probleme ein, sobald sie auftreten.
Feedbackschleifen einrichten
Richten Sie während der Einführung Feedbackschleifen ein, um Nutzermeinungen einzuholen und Prozesse in Echtzeit zu verbessern. Regelmäßige Check-ins mit Ihrem Team helfen, die Implementierung zu verfeinern und die Akzeptanz zu fördern.
Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Wie lautet der Change-Management-Plan?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden Sie erste Erfolge nachverfolgen?
- Welche Schulungsressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie gehen Sie mit Nutzerfeedback um?
Was kommt als Nächstes?
Wenn Sie noch Unterstützung bei der Auswahl der passenden HR-Software für Ihr Unternehmen benötigen, lohnt es sich, Ihre Liste der HR-Software-Anforderungen noch einmal zu überprüfen, um Ihre Auswahl einzuschränken. Sie können auch ein HR-Software-RFP erstellen, um von potenziellen Anbietern detaillierte Informationen über deren Angebote zu erhalten.