Wie Sie HR-Software auswählen
Die Wahl der richtigen HR-Software ist entscheidend für Ihr Team. Sie spart Zeit, sorgt für Genauigkeit, hält Sie compliant und steigert Ihren ROI. Wählen Sie dagegen das falsche System, riskieren Sie Ineffizienzen, Fehler und teure Compliance-Probleme.
Dieser Leitfaden richtet sich an HR-Fachleute, die fundierte Entscheidungen treffen möchten. Egal, ob Sie Unternehmer eines kleinen Betriebs sind oder eine große HR-Abteilung leiten – das Verständnis für die Feinheiten Ihrer Optionen ist der Schlüssel. Tauchen wir also ein, um die richtige Wahl für Ihre Organisation zu treffen.
6 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von HR-Software achten sollten
Bewerten Sie HR-Softwarelösungen, indem Sie sich auf Schlüsselfaktoren konzentrieren, die zu den Bedürfnissen und Zielen Ihres Teams passen. Wenn Sie wissen, was Ihre Anforderungen sind, sind Sie besser vorbereitet, die besten Kandidaten auszuwählen.
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Berücksichtigen Sie diese Elemente während Ihres Auswahlprozesses:
1. Flexibilität der Tarife
Die Tarif-Flexibilität beeinflusst, wie gut sich die Software an die sich ändernden Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen kann – zum Beispiel durch das Upgrade oder Downgrade von Paketen oder den Zukauf von Zusatzfunktionen. Dies ist wichtig, da Ihr Team wachsen oder sich verändern kann und Sie eine skalierbare Lösung benötigen, die mit Ihnen mitwächst.
Achten Sie auf Tarife, die einfache Upgrades ohne hohe Gebühren ermöglichen, oder auf Lösungen, die verschiedene HR-System-Module flexibel kombinieren. Fragen Sie Anbieter in Demos nach deren Upgrade-Richtlinien und danach, ob sie sich eher an kleine, mittlere oder große Unternehmen richten.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Datenzugriff und Berichte ermöglichen es Ihnen, aus Mitarbeiterdaten Erkenntnisse zu gewinnen und bessere Entscheidungen zu treffen. Das ist sowohl für das HR-Management als auch für die Einhaltung von Vorschriften essenziell.
Stellen Sie sicher, dass die Software anpassbare Berichte und einfache Exportoptionen für Mitarbeiterdaten anbietet. Testen Sie die Berichts-Funktionen während eines Probezeitraums, um die Benutzerfreundlichkeit zu prüfen.
3. Integration in Ihren Technologie-Stack
Integration mit Ihrem HR-Technologie-Stack gewährleistet, dass die HR-Software nahtlos mit Ihren vorhandenen Tools zusammenarbeitet. Das ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Produktivität und Datenkonsistenz und hilft dabei, Ihre HR-Arbeitsabläufe zu optimieren.
Prüfen Sie, ob die Software mit Ihrer Lohnabrechnungssoftware integriert werden kann (oder suchen Sie nach einer HR-Software mit Lohnabrechnungsfunktion), Ihrem CRM oder einem Bewerbermanagementsystem (ATS) sowie mit anderen Cloud-basierten Systemen. Bitten Sie um Integrationsdemos, um dies in der Praxis zu sehen.
4. Onboarding und Support
Starke Onboarding- und Support-Services erleichtern den Umstieg auf neue Software. Dies führt zu einer besseren Einführung Ihrer neuen HR-Plattform und einer höheren Akzeptanz bei Ihrer HR-Abteilung und allen Mitarbeitern.
Bewerten Sie Verfügbarkeit von Schulungsmaterialien, Live-Support und Community-Foren. Fragen Sie während einer Demo nach der durchschnittlichen Antwortzeit auf Supportanfragen und nach der Verfügbarkeit persönlicher Kundenbetreuer.
5. Anpassungsmöglichkeiten
Anpassungsoptionen ermöglichen es Ihnen, die HR-Plattform auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zuzuschneiden. Das ist wichtig, um sicherzustellen, dass das Tool zu Ihren zentralen HR-Arbeitsabläufen passt. Suchen Sie nach HR-Tools, bei denen Sie Felder, Dashboards und Prozesse anpassen können – und nach Anbietern, die Sie bei dieser Anpassung unterstützen.
6. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen helfen, wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsabläufe zu optimieren. Egal ob Sie Top-Talente rekrutieren, neue Mitarbeitende einarbeiten, Anträge auf Urlaub bearbeiten oder andere typische HR-Aufgaben erledigen – Automatisierung kann einen großen Unterschied machen.
Automatisierung hilft Ihrem HR-Team, Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren. Stellen Sie sicher, dass die Software zentrale HR-Funktionen automatisiert, die für Ihr Team relevant sind, und testen Sie die Automatisierungsfunktionen während einer Demo oder kostenlosen Testphase, um deren Wirkung zu sehen.
So wählen Sie HR-Software aus: Ein 5-Schritte-Framework
Um die richtige HR-Software auszuwählen, beginnen Sie damit, Ihre Geschäftsbedürfnisse und Herausforderungen zu identifizieren. So können Sie den Typ der HR-Software eingrenzen, der am besten zu Ihrem Unternehmen passt, sei es ein HCM- oder HRIS-System oder eine andere Art von HR SaaS.
Anschließend bewerten Sie Funktionen, die zu diesen Anforderungen passen, und testen sie in Demos oder Testphasen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, eine fundierte Entscheidung für HR-Technologie zu treffen:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Beginnen Sie damit, die Bedürfnisse Ihres Teams zu ermitteln, um eine solide Basis für die Auswahl der passenden HR-Software zu schaffen:
Stakeholder einbinden
Beteiligen Sie zentrale Stakeholder wie HR, Lohnbuchhaltung und IT, um einen vollständigen Überblick über Ihre Anforderungen zu erhalten. Führen Sie Besprechungen durch oder senden Sie Umfragen, um deren Erkenntnisse einzuholen. Fragen Sie, welche Funktionen sie im aktuellen System vermissen. Priorisieren Sie das Feedback derjenigen, die die Software täglich nutzen werden.
Schmerzpunkte auflisten und priorisieren
Identifizieren Sie die Schmerzpunkte in Ihrem aktuellen System. Was verlangsamt Ihr HR-Team? Erstellen Sie eine Liste und ordnen Sie die Probleme nach Auswirkungen auf den Arbeitsablauf. Häufige Herausforderungen können beispielsweise sein:
- Manuelle Dateneingabe: Verschlingt die Verwaltung Ihrer HR-Datenbank die Zeit Ihrer HR-Fachkräfte?
- Mangelnde Integration: Findet die Verwaltung von Zusatzleistungen und Einschreibungen, das Mitarbeiterlebenszyklus-Management und die Personalplanung in verstreuter, inkompatibler HR-Technologie statt?
- Begrenzte Berichtsfunktionen: Ist es für Ihre HR-Leitung schwierig, Berichte zu erstellen und Dinge wie Mitarbeiterbindung, -engagement und -leistung zu überwachen?
Abstimmung mit Richtlinien und Zielen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Anforderungen mit internen Richtlinien und Zielen übereinstimmen. Prüfen Sie, ob Sie bestimmte Sicherheitsprotokolle für Daten oder regulatorische Vorschriften erfüllen müssen. Stimmen Sie die Auswahl Ihrer Anbieter auch auf das Budget und die strategische Ausrichtung Ihres Unternehmens ab.
Unverzichtbare vs. Nice-to-Have-Funktionen unterscheiden
Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen. Unverzichtbare Features sind für den Betrieb essenziell, wie Personalabrechnung und Workforce-Management, Verwaltung von Zusatzleistungen oder HR-Datenmanagement.
Nice-to-have-Funktionen könnten Features sein, die die Benutzerfreundlichkeit oder die Employee Experience verbessern. Beispiele dafür sind mobile Apps, Tools für Leistungsmanagement, ein Lernmanagementsystem (LMS) oder ein Self-Service-Portal für Mitarbeitende.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden heute nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre 3 größten Schmerzpunkte lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
Schritt 2: Anbieter recherchieren
Tauchen Sie in die Recherche und den Vergleich von HR-Software-Anbietern ein, um die beste Lösung für Ihr Team zu finden:
Anbieterscans durchführen
Beginnen Sie mit übergeordneten Scans mithilfe von Bewertungsportalen, Rankings und Fallstudien. Achten Sie auf Rückmeldungen zur Benutzererfahrung und zum Kundensupport. Beachten Sie wiederkehrendes Lob oder Beschwerden. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über den Ruf jedes Anbieters.
Bedarfsorientierter Vergleich
Stimmen Sie die Tools auf die Größe und Bedürfnisse Ihres Unternehmens ab. Überlegen Sie, ob Sie Integrationen mit bestehenden Systemen benötigen oder eine All-in-One-Lösung bevorzugen, wie ein Human Resource Information System (HRIS) oder ein Human Resource Management System (HRMS).
Entscheiden Sie, ob Outsourcing besser ist als ein internes Modell zu entwickeln. Und wenn Sie Ihr aktuelles System bereits überholt haben und ein Upgrade Ihrer HR-Software benötigen, überlegen Sie sich, wie der Migrations- oder Abschaltungsprozess vom bisherigen HR-Tool aussehen wird.
Je kleiner die Personalabteilung ist, desto weniger Systeme sollten Sie nutzen. Deshalb empfiehlt sich zu Beginn ein All-in-One-HR-System und später, je nach wachsendem Bedarf, die Erweiterung um spezialisierte Tools. Genau deshalb ist die Fähigkeit zur einfachen Integration – idealerweise mittels offener APIs oder nativer Konnektoren – entscheidend.
Schlüsselfaktoren identifizieren
Achten Sie auf Alleinstellungsmerkmale wie Implementierungsunterstützung und Benutzererfahrung. Berücksichtigen Sie Flexibilität für Nischenanwendungen, falls Ihr Team spezielle Anforderungen hat. Prüfen Sie, ob Anbieter maßgeschneiderte Lösungen oder Standardpakete anbieten.
Ergebnisse dokumentieren
Halten Sie Ihre Recherche-Ergebnisse fest. Erstellen Sie eine Tabelle, um Funktionen, Preise und Support zu vergleichen. Das hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihr Team auf dem gleichen Stand zu halten.
Stellen Sie diese Fragen:
- Worin ist jedes Tool besonders gut?
- Passt es zur Teamgröße, zum Budget und zum Technologie-Stack?
- Welcher Support und welche Dokumentation sind verfügbar?
- Wie flexibel ist das Tool für spezielle Anforderungen?
- Was sind die wesentlichen Unterscheidungsmerkmale?
Schritt 3: Engere Auswahl treffen und Kontakt aufnehmen
Nachdem Sie Ihre Recherche abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, die Anbieter auszuwählen und Gespräche mit potenziellen Partnern zu beginnen:
Anbieter auswählen
Wählen Sie 2–4 Anbieter basierend auf Ihrer vorangegangenen Recherche aus, wobei Sie sich auf diejenigen konzentrieren, die am besten zu den Bedürfnissen und dem Budget Ihres Teams passen. Dadurch wird es einfacher, die Optionen zu vergleichen und zu verwalten. Stellen Sie sicher, dass jeder Anbieter die meisten Ihrer Prioritäten erfüllt.
RFI oder RFP senden
Erwägen Sie das Versenden einer HR-Software-RFP oder eines RFI, um detaillierte Informationen von Ihren ausgewählten Anbietern zu erhalten. Dies hilft Ihnen, die Angebote und Fähigkeiten jedes Anbieters besser zu verstehen und gibt ihnen die Möglichkeit, ihr Angebot gezielt auf Ihre Anforderungen abzustimmen. Nutzen Sie diesen Schritt, um Unklarheiten zu klären und konkrete Angaben zu Preisen und Funktionen zu erhalten.
Demos buchen und Fragen stellen
Vereinbaren Sie Demos mit den Anbietern auf Ihrer Shortlist und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Nutzen Sie diese Zeit, um die Software in Aktion zu erleben und die Nutzerfreundlichkeit zu bewerten. Fragen Sie nach bestimmten Funktionen und wie diese Ihre Probleme adressieren.
Konsistente Bewertungskriterien verwenden
Wenden Sie dieselben Bewertungskriterien für alle Anbieter an. So stellen Sie sicher, dass ein fairer Vergleich möglich ist und Sie die beste Lösung finden. Erstellen Sie eine Checkliste oder eine Bewertungstabelle, um die Stärken und Schwächen jedes Anbieters festzuhalten.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine echte Erfolgsgeschichte eines Kunden wie uns schildern?
- Welche Unterstützung oder Onboarding-Angebote bieten Sie an?
- Welche Funktionen sind erst nach einem Upgrade verfügbar?
- Wie adressiert Ihre Software unsere spezifischen Herausforderungen?
- Gibt es versteckte Kosten, die wir kennen sollten?
Schritt 4: Den Business Case erstellen
Verwandeln Sie Ihre Anbieterrecherche in einen überzeugenden Business Case, den Ihr Führungsteam versteht und unterstützt:
Problempunkte und Ergebnisse zusammenfassen
Beginnen Sie mit einer Zusammenfassung der Herausforderungen, denen Ihr Team gegenübersteht, und beschreiben Sie, wie sich diese auf Produktivität, Leistung oder die Effizienz Ihrer HR-Prozesse auswirken. Heben Sie die Ergebnisse hervor, die Sie sich von der neuen Software erwarten und wie diese die benannten Probleme adressieren. Verwenden Sie konkrete Beispiele, um die erwarteten Vorteile und Verbesserungen zu verdeutlichen.
Kostenschätzungen und Zeitpläne präsentieren
Ermitteln Sie grundlegende Kostenschätzungen und Implementierungszeitpläne basierend auf Ihrer Recherche zu den Anbietern. Legen Sie diese Informationen Ihrem Führungsteam in klarer Form vor. Nutzen Sie Preisleitfäden für HR-Software, um eine Preisspanne zu veranschaulichen. Fügen Sie Zeitpläne hinzu, um aufzuzeigen, wann die Vorteile eintreten sollen.
ROI und Risiken darstellen
Erklären Sie, welchen ROI und welche Effizienzgewinne durch die Software erwartet werden. Stellen Sie die finanziellen und operativen Risiken dar, die ohne eine Veränderung fortbestehen, und zeigen Sie auf, wie die Software Zeit spart, Fehler reduziert und die Gesamtproduktivität steigert.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn nichts unternommen wird?
- Welche finanziellen und operativen Vorteile ergeben sich?
- Wie schnell werden wir eine Rendite auf die Investition sehen?
- Welche Kennzahlen zeigen den Erfolg an?
Schritt 5: Implementieren und Einführen
Sobald Sie einen HR-Software-Anbieter ausgewählt haben, planen Sie einen reibungslosen Einführungsprozess für Ihr Team:
Kommunizieren Sie den Einführungsplan
Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar und deutlich an alle Nutzer, nicht nur an die Personalabteilung. Teilen Sie Zeitrahmen mit und erklären Sie, was jede Phase beinhaltet – insbesondere, wenn beim Wechsel Aktualisierungen von Mitarbeiterdokumenten oder -daten erforderlich sind.
Stellen Sie sicher, dass jeder seine Rolle beim Übergang versteht. Verwenden Sie E-Mails oder Teammeetings, um alle auf dem Laufenden zu halten, veranstalten Sie Frage-und-Antwort-Sitzungen und optimieren Sie die Umstellung auf Ihr neues System.
Bestimmen Sie interne Verantwortliche
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die Software. Dazu können HR-Leiter, Führungskräfte und mittleres Management gehören. Bei der Auswahl dieser Verantwortlichen sollten Sie darauf achten, dass sie ausreichend Einfluss und Abdeckung haben, damit alle Mitarbeiter eine:n feste:n Ansprechpartner:in haben.
Diese Personen verwalten die Einführung und beantworten Fragen, daher sollten sie geschult und bereit sein, ihre Teams zu begleiten. Das sorgt für einen reibungslosen Übergang.
Sicherstellen von Schulung und Akzeptanz
Stellen Sie sicher, dass die Teams die Schulungen absolvieren und das Tool einheitlich übernehmen. Nutzen Sie die vom Anbieter bereitgestellten Ressourcen, wo möglich, und legen Sie Fristen für die Schulungsabschlüsse fest. Überwachen Sie die Nutzung und gehen Sie auf eventuelle Bedenken oder Widerstände ein.
Feedback-Schleifen einrichten
Richten Sie während der Einführung Feedback-Schleifen ein, um Rückmeldungen der Nutzer zu erhalten und Prozesse in Echtzeit zu verbessern. Regelmäßige Meetings mit Ihrem Team helfen dabei, den Implementierungsprozess zu optimieren und eine breite Akzeptanz zu fördern.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie wird der frühe Erfolg verfolgt?
- Welche Schulungsressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie gehen Sie mit Nutzerfeedback um?
Wie geht es weiter?
Wenn Sie noch weitere Unterstützung bei der Auswahl der richtigen HR-Software für Ihr Unternehmen benötigen, lohnt sich ein erneuter Blick auf Ihre HR-Software-Anforderungen, um Ihre Auswahl weiter einzugrenzen. Sie können auch ein HR-Software-RFP erstellen, um von potenziellen Anbietern mehr Informationen darüber zu erhalten, was sie anbieten.