Wie man HR-Software auswählt
Die richtige HR-Software zu wählen, ist entscheidend für Ihr Team. Sie spart Zeit, gewährleistet Genauigkeit, sorgt für Compliance und steigert Ihre Rendite. Aber wählen Sie die falsche Software, riskieren Sie Ineffizienzen, Fehler und kostspielige Compliance-Probleme.
Dieser Leitfaden richtet sich an HR-Profis, die fundierte Entscheidungen treffen möchten. Egal, ob Sie Inhaber eines kleinen Unternehmens sind oder eine große HR-Abteilung leiten – es ist entscheidend, die wichtigen Unterschiede der verfügbaren Optionen zu verstehen. Tauchen wir ein und finden gemeinsam die passende Lösung für Ihre Organisation.
6 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von HR-Software achten sollten
Bewerten Sie HR-Software-Lösungen, indem Sie sich auf Schlüsselfaktoren konzentrieren, die zu den Bedürfnissen und Zielen Ihres Teams passen. Wenn Sie Ihre Anforderungen kennen, sind Sie besser gerüstet, die besten Kandidaten auszuwählen.
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Beachten Sie diese Elemente bei der Auswahl Ihrer Software:
1. Flexibilität der Tarife
Die Flexibilität der Tarife beeinflusst, wie gut sich die Software an die sich verändernden Anforderungen Ihrer Organisation anpassen kann – sei es durch Upgrade oder Downgrade, oder durch Zukauf von Zusatzfunktionen. Das ist wichtig, da Ihr Team wachsen oder sich verändern kann, und Sie brauchen dann eine skalierbare Lösung, die mit Ihnen mitwächst.
Suchen Sie nach Tarifen, die einfache Upgrades ohne hohe Gebühren anbieten oder nach Lösungen, die verschiedene HR-Systemmodule im Baukastensystem kombinieren. Erfragen Sie bei Anbieterdemos deren Upgrade-Richtlinien und ob sich das Angebot eher an kleinere, mittlere oder große Unternehmen richtet.
2. Datenzugriff und Berichtswesen
Datenzugriff und Berichtswesen ermöglichen es Ihnen, Erkenntnisse aus Mitarbeiterdaten zu gewinnen und bessere Entscheidungen zu treffen. Das ist unerlässlich für das HR-Management und zum Erhalt der Compliance.
Stellen Sie sicher, dass die Software individuell anpassbare Berichte und einfache Exportmöglichkeiten für Mitarbeiterinformationen bietet. Testen Sie die Reporting-Funktionen während einer Probephase, um die Benutzerfreundlichkeit zu bewerten.
3. Integration in Ihren Technologie-Stack
Die Integration in Ihren HR-Technologie-Stack stellt sicher, dass die HR-Software nahtlos mit Ihren bestehenden Tools zusammenarbeitet. Das ist unerlässlich, um die Produktivität zu sichern, Datenkonsistenz zu gewährleisten und Ihre HR-Prozesse effizienter zu machen.
Überprüfen Sie, ob die Software mit Ihrer Lohnabrechnungssoftware kompatibel ist (oder suchen Sie nach einer HR-Software mit Lohnabrechnungsfunktion), mit Ihrem CRM oder Applicant Tracking System (ATS) und anderen Cloud-basierten Systemen. Bitten Sie um Integrationsdemos, um die Funktionsweise live zu sehen.
4. Onboarding und Support
Ein gutes Onboarding und unterstützende Services erleichtern den Umstieg auf neue Software. Das führt zu einer besseren Implementierung Ihrer neuen HR-Plattform und zu einer höheren Akzeptanz bei Ihrer HR-Abteilung sowie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
Bewerten Sie die Verfügbarkeit von Trainingsmaterialien, Live-Support und Community-Foren. Fragen Sie während einer Demo nach der durchschnittlichen Reaktionszeit auf Supportanfragen und ob es einen dedizierten Account Manager gibt.
5. Anpassungsmöglichkeiten
Anpassungsoptionen ermöglichen es Ihnen, die HR-Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass das Tool zu Ihren zentralen HR-Workflows passt. Suchen Sie nach HR-Tools, die es Ihnen erlauben, Felder, Dashboards und Prozesse anzupassen – und nach Anbietern, die Sie bei dieser Anpassung unterstützen.
6. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen helfen dabei, wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Ob Sie nun Top-Talente rekrutieren, neue Mitarbeitende einarbeiten, Mitarbeitende Urlaubsanträge einreichen oder andere typische HR-Aufgaben erledigen – Automatisierung kann einen großen Unterschied machen.
Automatisierung hilft Ihrem HR-Team, Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren. Stellen Sie sicher, dass die Software wichtige HR-Funktionen automatisiert, die für Ihr Team relevant sind, und testen Sie Automatisierungsfunktionen während einer Demo oder eines kostenlosen Testzeitraums, um deren Wirkung zu erfahren.
So wählen Sie HR-Software aus: Ein 5-Schritte-Rahmenwerk
Um die richtige HR-Software auszuwählen, beginnen Sie damit, Ihre geschäftlichen Anforderungen und Herausforderungen zu identifizieren. Dies hilft Ihnen, die passende Art von HR-Software einzugrenzen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt – sei es ein HCM- oder HRIS-System oder eine andere Art von HR-SaaS.
Danach können Sie Funktionen bewerten, die mit diesen Anforderungen übereinstimmen, und diese durch Demos oder Testphasen ausprobieren. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, eine fundierte Entscheidung zur HR-Software zu treffen:
Schritt 1: Bedürfnisse identifizieren
Beginnen Sie damit, die Bedürfnisse Ihres Teams zu ermitteln, um die Grundlage für die Auswahl der besten HR-Software zu schaffen:
Beteiligung der Stakeholder sicherstellen
Beteiligen Sie wichtige Stakeholder wie HR, Lohnbuchhaltung und IT, um ein vollständiges Bild Ihrer Anforderungen zu erhalten. Führen Sie Meetings durch oder verschicken Sie Umfragen, um deren Einschätzungen zu sammeln. Fragen Sie, welche Funktionen sie im aktuellen System vermissen. Priorisieren Sie das Feedback derjenigen, die die Software täglich nutzen werden.
Problempunkte listen und priorisieren
Ermitteln Sie die Schwachstellen in Ihrem bestehenden System. Was bremst Ihr HR-Team aus? Erstellen Sie eine Liste und ordnen Sie diese nach Auswirkung auf den Arbeitsfluss. Häufige Probleme könnten z. B. sein:
- Manuelle Dateneingabe: Frisst die Pflege Ihrer HR-Datenbank die Zeit Ihrer HR-Fachkräfte auf?
- Fehlende Integration: Erfolgen die Verwaltung von Leistungen und Anmeldungen, Mitarbeitenden-Lebenszyklusmanagement und die Personalplanung in voneinander getrennten, unterschiedlichen HR-Technologien?
- Eingeschränkte Berichtsfunktionen: Haben Ihre HR-Leiter Schwierigkeiten, Berichte zu erstellen und Angaben wie Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterengagement und Mitarbeitendenleistung zu überwachen?
Abgleich mit Richtlinien und Zielen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Anforderungen mit internen Richtlinien und Zielen übereinstimmen. Prüfen Sie, ob bestimmte Datensicherheitsprotokolle oder regulatorische Vorgaben einzuhalten sind. Stimmen Sie Ihre Anbieterpräferenzen auf das Budget und die strategische Ausrichtung Ihrer Organisation ab.
Unterscheidung von Muss- und Kann-Funktionen
Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen. Muss-Funktionen sind für Ihren Betrieb unerlässlich, z. B. Lohn- und Personalverwaltung, Verwaltung von Sozialleistungen oder das Management von HR-Daten.
Kann-Funktionen sind Features, die das Nutzererlebnis verbessern oder das Mitarbeitendenerlebnis verstärken können. Dazu zählen beispielsweise mobile Apps, Tools für Performance Management, ein Learning Management System (LMS) oder ein Self-Service-Portal für Mitarbeitende.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden heute nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre Top 3 Schmerzpunkte lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
Schritt 2: Anbieter recherchieren
Tauchen Sie in die Recherche und den Vergleich von HR-Softwareanbietern ein, um die beste Lösung für Ihr Team zu finden:
Anbieterscans durchführen
Starten Sie mit einer Recherche auf Bewertungsseiten, Rankings und Fallstudien. Achten Sie auf Rückmeldungen zur Benutzererfahrung und zum Kundensupport. Beachten Sie wiederkehrende Lobes- oder Beschwerdepunkte. So erhalten Sie einen Überblick über den Ruf jedes Anbieters.
Auf Basis der Bedürfnisse vergleichen
Vergleichen Sie die Tools mit Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Anforderungen. Überlegen Sie, ob Sie Integrationen mit bestehenden Systemen benötigen oder eine Komplettlösung wie ein Human Resource Information System (HRIS) oder ein Human Resource Management System (HRMS).
Entscheiden Sie, ob Outsourcing für Sie besser ist als eine interne Lösung. Und falls Sie Ihrem aktuellen System entwachsen sind und Ihre HR-Software aktualisieren müssen, überlegen Sie, wie der Migrations- oder Offboarding-Prozess mit Ihrem bisherigen HR-Tool ablaufen wird.
Je kleiner die Personalabteilung, desto weniger Systeme Sie nutzen, desto besser. Sie sollten daher zu Beginn auf ein All-in-One-HR-System setzen und es dann mit Spezialtools erweitern, wenn Ihr Bedarf steigt. Deshalb ist die Möglichkeit einer guten Integration – idealerweise mit offenen APIs oder nativen Konnektoren – entscheidend.
Schlüsseldifferenzierer identifizieren
Achten Sie auf Unterscheidungsmerkmale wie Unterstützung bei der Implementierung und Benutzerfreundlichkeit. Berücksichtigen Sie Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle, wenn Ihr Team besondere Anforderungen hat. Prüfen Sie, ob die Anbieter maßgeschneiderte Lösungen oder Standardpakete anbieten.
Dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse
Halten Sie Ihre Recherche fest, indem Sie Ihre Ergebnisse dokumentieren. Erstellen Sie eine Tabelle, um Funktionen, Preise und Support zu vergleichen. So treffen Sie fundierte Entscheidungen und halten Ihr Team auf dem gleichen Stand.
Stellen Sie diese Fragen:
- Was kann jedes Tool am besten?
- Passt es zu Ihrer Teamgröße, Ihrem Budget und Ihrer bestehenden IT-Landschaft?
- Welchen Support und welche Dokumentation gibt es dazu?
- Wie flexibel ist das Tool für spezielle Anforderungen?
- Was sind die wichtigsten Alleinstellungsmerkmale?
Schritt 3: Erstellen Sie eine Shortlist und nehmen Sie Kontakt auf
Nachdem Sie Ihre Recherche abgeschlossen haben, ist es Zeit, Ihre Anbieterauswahl zu verfeinern und Gespräche mit potenziellen Partnern zu beginnen:
Anbieterliste erstellen
Wählen Sie 2–4 Anbieter aus, die auf Ihrer vorherigen Recherche basieren und am besten zu den Bedürfnissen und dem Budget Ihres Teams passen. So können Sie die Optionen leichter verwalten und vergleichen. Stellen Sie sicher, dass jeder Anbieter die meisten Ihrer wichtigsten Anforderungen erfüllt.
Versenden Sie eine RFI oder RFP
Erwägen Sie, eine HR-Software-RFP oder RFI zu versenden, um detaillierte Informationen von Ihren ausgewählten Anbietern einzuholen. So können Sie deren Angebote und Fähigkeiten besser einschätzen und sie haben die Möglichkeit, ihr Angebot gezielt auf Ihre Anforderungen abzustimmen. Nutzen Sie diesen Schritt, um Unklarheiten zu klären und genaue Informationen zu Preisen und Funktionen zu erhalten.
Demos buchen und Fragen stellen
Vereinbaren Sie Demos mit den Anbietern auf Ihrer Shortlist und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Nutzen Sie diese Zeit, um die Software praktisch zu erleben und die Nutzerfreundlichkeit zu bewerten. Fragen Sie nach bestimmten Funktionen und wie diese Ihre konkreten Problemstellen adressieren.
Konsequente Bewertungskriterien nutzen
Wenden Sie für alle Anbieter die gleichen Bewertungskriterien an. So stellen Sie eine faire Vergleichsbasis sicher und können die beste Lösung finden. Erstellen Sie dazu eine Checkliste oder eine Bewertungsmatrix, um die Stärken und Schwächen jedes Anbieters festzuhalten.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir einen realen Kundenfall zeigen, der unserem ähnelt?
- Welche Support- oder Onboarding-Ressourcen bieten Sie an?
- Für welche Funktionen ist ein Upgrade erforderlich?
- Wie geht Ihre Software gezielt mit unseren Problemfeldern um?
- Gibt es versteckte Kosten, auf die wir achten sollten?
Schritt 4: Business Case erstellen
Verwandeln Sie Ihre Anbieterauswahl in einen soliden Business Case, den Ihr Management versteht und unterstützt:
Problempunkte und erwartete Ergebnisse zusammenfassen
Beginnen Sie damit, die aktuellen Herausforderungen Ihres Teams und deren Auswirkungen auf Produktivität, Leistung oder Effizienz Ihrer HR-Prozesse zusammenzufassen. Stellen Sie die Ergebnisse in den Vordergrund, die Sie mit der neuen Software erreichen möchten, und wie diese die angesprochenen Herausforderungen lösen werden. Nutzen Sie konkrete Beispiele, um Vorteile und Verbesserungen zu belegen.
Kostenschätzungen und Zeitrahmen präsentieren
Recherchieren Sie grundlegende Kostenschätzungen und Zeitpläne für die Implementierung bei Ihren Anbietern. Stellen Sie diese Informationen für Ihr Management-Team klar und übersichtlich dar. Nutzen Sie Preisübersichten für HR-Software, um einen Kostenrahmen zu präsentieren. Beziehen Sie Zeitlinien ein, wann die ersten Vorteile sichtbar werden.
ROI und Risiken verdeutlichen
Erklären Sie, welche Effizienzgewinne und welchen ROI die Software Ihnen bringt. Zeigen Sie die finanziellen und operativen Risiken auf, wenn keine Veränderung erfolgt, und machen Sie deutlich, wie die Software Zeit spart, Fehler reduziert und so die Gesamtproduktivität verbessert.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches geschäftliche Problem wird dadurch gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn nichts unternommen wird?
- Welches sind die finanziellen und betrieblichen Vorteile?
- Wie schnell werden wir eine Kapitalrendite sehen?
- Welche Kennzahlen zeigen den Erfolg?
Schritt 5: Implementierung und Einführung
Sobald Sie einen HR-Softwareanbieter ausgewählt haben, planen Sie einen reibungslosen Onboarding-Prozess für Ihr Team:
Kommunizieren Sie den Einführungsplan
Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar an alle Nutzer, nicht nur an die Personalabteilung. Teilen Sie Zeitpläne mit und erklären Sie, was jede Phase beinhaltet, insbesondere wenn bei der Migration Aktualisierungen von Mitarbeiterdokumenten oder Daten erforderlich sind.
Stellen Sie sicher, dass jeder seine Rolle beim Übergang versteht. Nutzen Sie E-Mails oder Team-Meetings, um alle informiert zu halten, veranstalten Sie Frage-und-Antwort-Runden und sorgen Sie für einen optimalen Wechsel auf Ihr neues System.
Interne Verantwortliche zuweisen
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die Software. Dazu können Führungskräfte aus dem Personalbereich, Geschäftsleitung und mittleres Management gehören. Bei der Auswahl dieser Verantwortlichen sollten Sie deren Einfluss und breite Zuständigkeit berücksichtigen, damit alle Mitarbeitenden eine Ansprechperson haben.
Diese Personen betreuen die Einführung und beantworten Fragen. Sorgen Sie deshalb dafür, dass sie geschult sind und ihre Teams kompetent begleiten können. So bleibt der Übergang reibungslos.
Schulungen sicherstellen und Nutzung fördern
Stellen Sie sicher, dass die Teams die Schulungen vollständig absolvieren und das Tool konsequent nutzen. Greifen Sie, wenn möglich, auf vom Anbieter bereitgestellte Ressourcen zurück und setzen Sie Fristen für die Abschlüsse der Schulungen. Überwachen Sie die Nutzung und gehen Sie auf Widerstände oder Herausforderungen zeitnah ein.
Feedback-Schleifen einrichten
Richten Sie während der Einführung Feedback-Schleifen ein, um Nutzermeinungen einzuholen und Prozesse in Echtzeit zu verbessern. Regelmäßige Rücksprachen mit Ihrem Team helfen, die Implementierung zu optimieren und eine breite Akzeptanz zu erreichen.
Stellen Sie die folgenden Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden Sie erste Erfolge erfassen?
- Welche Schulungsressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie gehen Sie mit Nutzerfeedback um?
Wie geht es weiter?
Wenn Sie noch Unterstützung bei der Auswahl der passenden HR-Software für Ihr Unternehmen benötigen, lohnt sich ein erneuter Blick auf Ihre Liste mit HR-Software-Anforderungen, um Ihre Auswahl weiter einzuschränken. Sie können auch eine HR-Software-Ausschreibung (RFP) erstellen, um von potenziellen Anbietern mehr Informationen zu deren Angeboten zu erhalten.