4 Wege zur Automatisierung des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses
Ein umfassendes Onboarding-Erlebnis für Mitarbeitende bereitzustellen, ist etwas, das viele Unternehmen vernachlässigen. Laut Gallup sagen nur 12 % der Mitarbeitenden, dass ihr Unternehmen hervorragend darin ist, neue Mitarbeitende einzuarbeiten.
Wir verstehen es – alle sind beschäftigt und es laufen ständig viele Projekte gleichzeitig.
Wie kann man den Onboarding-Prozess so effizient wie möglich und in kürzester Zeit gestalten, damit neue Mitarbeitende den bestmöglichen Start haben?
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Antwort: Automatisiertes Onboarding.
In diesem Artikel zeige ich, wie man das Onboarding neuer Mitarbeitender effizienter gestaltet, indem man wiederkehrende Aufgaben von den Schultern der Personalabteilung und der Führungskräfte nimmt. Ein automatisierter Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeitende willkommen, integriert und bereit fühlen, direkt loszulegen.
Was ist automatisiertes Onboarding?
Automatisiertes Onboarding bezeichnet den Prozess der Einarbeitung von Mitarbeitenden mithilfe digitaler Workflows und Automatisierungssoftware.
Dies kann mit einer Vielzahl von Softwaresystemen erreicht werden, darunter spezielle Onboarding-Software, HR-Managementsysteme oder teilweise auch Recruiting-Software.
Im Grunde können Sie diese Plattformen nutzen, um das Mitarbeiter-Onboarding zu automatisieren, indem vordefinierte Aktionen ausgelöst werden, die an Schlüsselereignisse im Lebenszyklus neuer Mitarbeitender gebunden sind.
Sie können sie auch nutzen, um neue Mitarbeitende, Führungskräfte oder die gesamte Personalabteilung auf unerledigte Onboarding-Aufgaben aufmerksam zu machen und sie so mit sanften Erinnerungen beim Erfolg zu unterstützen.
Manchmal fordert automatisierte Onboarding-Software auch integrierte Anwendungen dazu auf, Daten zu ändern. Insgesamt ist dies eine einfache Möglichkeit, den ROI Ihres Onboarding-Prozesses zu erhöhen.
Hier sind einige Beispiele für Onboarding-Aufgaben, die Software problemlos automatisieren kann:
- Neue Benutzerkonten im Unternehmensverzeichnis anlegen
- Zugänge zu Apps oder anderen Softwaresystemen gewähren
- Benötigte Arbeitsmittel für neue Mitarbeitende anfordern
- Orientierungs-Meetings terminieren
- Unterschriften für Onboarding-Dokumente einholen
- Die Verbindung zwischen neuen Mitarbeitenden und ihren Mentoren herstellen
- Feedback-Umfragen zum Onboarding-Prozess versenden.
Jeder Prozess, der über ein HR-System oder ein Projektmanagementsystem automatisiert werden kann, sollte es auch sein. Das steigert die Effizienz und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Schritte übersehen werden und das Bild, das neue Mitarbeitende vom Unternehmen bekommen, negativ beeinflusst wird.
Aber bevor wir in das Warum des automatisierten Onboardings eintauchen, fassen wir kurz zusammen, weshalb Onboarding überhaupt ein Problem ist.
Herausforderungen beim manuellen Onboarding von Mitarbeitenden
Wenn Sie es länger nicht gemacht haben, aber sich auf eine kommende Welle an Neueinstellungen vorbereiten, sollten Sie Folgendes unbedingt vermeiden:
1. Geringere Effizienz
Ein manueller Onboarding-Prozess ist für alle Beteiligten zeitintensiv. Vom HR-Team über die IT-Supportteams bis zu den Führungskräften – das Abarbeiten der Onboarding-Checkliste für jede:n neue:n Mitarbeitende:n kostet Zeit.
Außerdem ist Einarbeitung, wenn Sie gerade in umsatzstarke Projekte eingespannt sind, selten oberste Priorität. Und wenn Sie viel Aufwand darauf verwenden, den Onboarding-Prozess individuell zu gestalten, nehmen Sie sich noch mehr Zeit dafür.
Gerade für weniger etablierte Unternehmen mit begrenztem Personalbestand sind die klassischen manuellen Prozesse auch besonders aufwendig. Zum Beispiel beanspruchen die Dokumentation von Mitarbeiterdaten und die Zuweisung von Onboarding-Aufgaben viel Zeit.
Automatisierung ist ein Weg, das Onboarding zu optimieren und den Anteil manueller Aufgaben zu reduzieren.
2. Weniger Begeisterung bei neuen Mitarbeitenden
Wenn neue Mitarbeitende die ersten Tage damit verbringen müssen, Zugriff auf Anwendungen zu bekommen, Dokumente in den Unternehmenssystemen zu suchen und die Führungskraft immer wieder nach Erwartungen zu fragen, läuft etwas schief.
Sehen Sie, neue Mitarbeitende starten mit Schwung in den neuen Job. Und wenn Sie versuchen, ein motivierendes Onboarding-Erlebnis manuell zu gestalten, opfern Sie möglicherweise Anpassungen zugunsten der Geschwindigkeit – was die Begeisterung der Neulinge schnell dämpft.
Deshalb ist es sinnvoll, auch Ihrem Onboarding-Prozess eine persönliche Note zu verleihen.
3. Mehr menschliche Fehler
Manuelle Onboarding-Aufgaben sind fehleranfällig. Beispielsweise kann es passieren, dass das HR-Team zu spät alle notwendigen Mitarbeiterinformationen für Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Onboarding-Konformität sammelt und speichert.
Oder sie vergessen, diese Daten an allen notwendigen Orten abzulegen – oder sie wissen später nicht mehr, wo sie gespeichert wurden.
Diese Fehler beeinträchtigen auch Ihre Fähigkeit, den Onboarding-Erfolg zu messen.
Zum Glück kann Automatisierungssoftware diese fehleranfälligen Dateneingaben und andere administrative Aufgaben für Sie übernehmen.
4. Manuell = nicht skalierbar
Wenn Ihr Unternehmen wie die meisten wächst, werden Sie viele manuelle Prozesse eliminieren wollen, um Dinge skalierbar zu halten.
Die Prozesse, mit denen Sie Ihre ersten 10 oder 20 Mitarbeitenden eingearbeitet haben, haben damals vielleicht funktioniert, aber wenn Sie größere Gruppen onboarden, wird es schnell unübersichtlich werden.
Machen Sie stattdessen einen Schritt zurück und suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihr Onboarding-Programm neu zu gestalten, um Workflows besser zu automatisieren, Self-Service-Funktionen einzubinden und einfach wiederholbare Prozesse zu nutzen – wie z. B. das Versenden von Onboarding-Umfragen oder Vorlagen für unterschiedliche Anwendungsfälle von Mitarbeitenden.
Als Hauptansprechpartnerin im HR für das Onboarding hätte außer mir niemand gewusst, wie man alles abwickelt, falls ich abwesend gewesen wäre. Die Automatisierung wichtiger Prozessschritte hat hier wirklich geholfen. Sobald eine Kandidatin oder ein Kandidat den Arbeitsvertrag unterschrieben hatte, benachrichtigten automatisierte Workflows die wichtigsten Beteiligten über alle nötigen Aufgaben. So wurde nichts durch manuelle Prozesse übersehen.
Schauen wir uns nun die spezifischen Details dazu an, was Sie automatisieren können und wie.
4 Schritte zur Automatisierung des Onboardings
Falls Sie sich fragen, welche Schritte für die Automatisierung Ihres manuellen Onboarding-Prozesses nötig sind – wir helfen Ihnen weiter.
Nachfolgend habe ich einige zentrale Bereiche hervorgehoben, in denen Sie Ihren Einstellungsprozess automatisieren können – egal ob Sie neue Remote-Mitarbeitende oder vor Ort Beschäftigte einarbeiten.
1. Pre-Onboarding-Aufgaben definieren
Es gibt meist ein paar Dinge, die Sie vor dem offiziellen Arbeitsbeginn neuer Mitarbeitender erledigen, richtig? Die Automatisierung des Onboardings kann Sie dabei enorm unterstützen. Befolgen Sie einfach die nächsten Schritte.
Im ersten Schritt listen Sie die Pre-Onboarding-Aufgaben auf, die Sie üblicherweise durchführen, zum Beispiel:
- Erstellung des Mitarbeitendenprofils in Ihrem Human-Resources-Informationssystem (HRIS), um Rolle, Kontaktdaten, Bankverbindung und Steuerinformationen zu erfassen
- Versand einer Willkommens-E-Mail und eines Formulars zur Erhebung von Informationen wie Konfektionsgrößen (für Firmen-Merch!), damit Sie ein Willkommenspaket vorbereiten können
- Einrichtung eines neuen Nutzerkontos auf Ihrer Identity-Management-Plattform (z. B. Active Directory, Okta usw.)
- Anlage des Accounts der neuen Person im IT-Service-Management-System
- Information der wichtigsten Ansprechpersonen über die Details des neuen Mitarbeitenden
- Hinzufügen des neuen Teammitglieds zu den passenden Kanälen in Ihrer Kommunikationsplattform
- Den/die Vorgesetzte/n bitten, die für die Arbeit benötigten Apps zu benennen (sowie die Zugriffsrechte)
- IT-Support-Team benachrichtigen, um verfügbare Lizenzen zu prüfen und Zugänge freizuschalten
- Manager/in und Teamkolleg/innen der neuen Person daran erinnern, Zeit im Kalender für Kennenlerngespräche zu blocken.
An diesem Punkt des Onboarding-Prozesses sind Sie bereit für den ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeitenden. Das bedeutet, Sie sind einen Schritt näher an einer neuen und produktiven Belegschaft
2. Standardisieren Sie die Orientierungsschritte
Während der Einarbeitung neuer Mitarbeitender empfehlen wir Folgendes:
- Planen Sie ein Orientierungsgespräch mit neuen Mitarbeitenden am ersten Arbeitstag
- Vernetzen Sie neue Mitarbeitende miteinander
- Lassen Sie die neuen Mitarbeitenden jeden einzelnen aus dem neuen Team kennenlernen
- Verteilen Sie die Einstellungspapiere
- Stellen Sie neuen Mitarbeitenden ein vollständiges Mitarbeiterhandbuch oder ein gekürztes Handbuch für neue Mitarbeitende zur Verfügung.
Anfangs klingt es vielleicht entmutigend. Aber mit einem automatisierten Onboarding-Prozess müssen Sie all das nicht mehr manuell machen. Stattdessen können Sie automatisierte Workflows nutzen, die Sie dabei unterstützen.
Sie müssen lediglich genau wissen, welche Schritte Ihr Orientierungs-Workflow beinhaltet, damit Sie die passende Software-Lösung darauf einstellen können. So beschleunigen Sie den Prozess und erreichen Konsistenz, indem Sie jedes Mal beim Onboarding eines neuen Mitarbeitenden exakt die gleichen Schritte ausführen.
Stellen Sie zum Beispiel sicher, dass Ihr Orientierungs-Workflow vorsieht, neue Mitarbeitende Ihrem Microsoft-SharePoint-Arbeitsbereich oder einem unternehmensweiten Kommunikationskanal für Neuzugänge hinzuzufügen.
3. Strukturieren Sie den Onboarding-Workflow
Bis jetzt haben wir über die Orientierung gesprochen, aber der Onboarding-Workflow endet hier nicht. Der Prozess beinhaltet weitere Workflows, wie
- Dokumentations-Workflows (einschließlich Benutzerzugriffsrechte)
- Schulungs-Workflows (einschließlich Folge-Assessment-Quizzen)
- Workflows zur Fortschrittsüberwachung (einschließlich regelmäßiger Check-ins)
- Feedback-Workflows (einschließlich Zufriedenheitsumfragen)
Doch zuerst müssen Sie einen klaren Prozess entwerfen, der das Onboarding-Erlebnis so weit wie möglich standardisiert und eine HR-Prozess-Checkliste für alle Beteiligten bietet. Wir empfehlen Ihnen, einen 30-60-90-Tage-Plan zu erstellen.
Wenn Sie nicht wissen, was das ist oder wie Sie es angehen, lesen Sie unseren Leitfaden zu 30-60-90-Tage-Plänen für das Onboarding Ihrer Organisation, der auch eine Vorlage enthält.
Haben Sie Ihren 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan bereits erstellt, ist der nächste Schritt, die Elemente für jede Phase des Plans zu definieren. Dazu zählen unter anderem:
- Dokumentenordner und Dokumente, auf die neue Mitarbeitende Zugriff benötigen
- Schulungen oder interne Lernmodule, die absolviert werden müssen
- Check-in-Termine, an denen teilgenommen werden muss
- Zufriedenheitsumfragen, die ausgefüllt werden müssen
Sobald das erledigt ist, sind Sie bereit, die gerade strukturierten und definierten Onboarding-Aufgaben zu automatisieren.
4. Investieren Sie in die richtige Software
Berücksichtigen Sie die Schritte und den Zeitplan Ihres 30-60-90-Tage-Plans sowie die beteiligten Rollen in jedem Schritt. Sie liefern die erforderlichen Informationen, um die automatisierte Onboarding-Software für Mitarbeiter so einzurichten, dass die von Ihnen erstellten Workflows ausgeführt werden können.
Tatsächlich benötigen Sie auch den passenden Technologie-Stack mit automatisierten Onboarding-Funktionen. Anders gesagt: Sie brauchen einige oder alle der folgenden Systeme:
- Ein Bewerbermanagementsystem (ATS)
- Ein HRIS
- Eine elektronische Signatur-Software
- Eine Business-Kommunikationsplattform
- Eine Mitarbeiterhandbuch-Plattform oder ein Dokumentenmanagementsystem
- Eine Online-Formular-App
- Eine Cloud-Speicher-App
- Ein Lernmanagementsystem (LMS)
- Eine Workflow-Automatisierungssoftware, die alle oben genannten Tools integriert
Es kann sein, dass einige Systeme bereits integriert sind oder miteinander verbunden wurden. Beispielsweise verfügen einige HRIS-Systeme über integrierte elektronische Signatursoftware, und manche LMSs lassen sich mit Business-Kommunikationsplattformen verknüpfen.
Es liegt an Ihnen zu prüfen, ob Sie ein völlig neues Tool benötigen oder ob Sie mit den bereits vorhandenen HR-Lösungen auskommen. Sie müssen zudem entscheiden, welcher Typ von Onboarding-Software am besten zu beschaffen ist: Plattformen mit möglichst vielen integrierten Funktionen oder eigenständige HR-Systeme.
Sie sollten außerdem die Preise für Onboarding-Software prüfen, um die beste Lösung für Ihr Budget zu finden.
Was können diese Softwaresysteme automatisieren?
Unabhängig von Ihrer Entscheidung, hier einige Beispiele dafür, was eine Plattform zur Workflow-Automatisierung für Sie (automatisch) erledigen kann:
- Lösen Sie den Pre-Onboarding-Workflow aus, sobald Sie einen Kandidaten im ATS als eingestellt markieren
- Bitten Sie Ihre elektronische Signatursoftware,
- Arbeitsverträge zur Überprüfung und Unterzeichnung in einer festgelegten Reihenfolge an alle erforderlichen Parteien zu senden (hierbei kann auch KI im Vertragsmanagement unterstützen)
- Die Parteien an die Fristen zu erinnern
- Ihnen Benachrichtigungen über eingegangene Unterschriften in Echtzeit zu senden
- Weiterleitung der unterzeichneten Verträge an Ihre Cloud-Speicher-App
- Anweisung an das HRIS, neuen Mitarbeitenden Online-Formulare zur Erfassung ihrer Personaldaten zuzusenden
- Bitten Sie Ihre Business-Kommunikationsplattform,
- Neue Mitarbeitende zu einem Onboarding-Kanal hinzuzufügen
- Sie ihren jeweiligen Onboarding-Paten vorzustellen
- Den Neuzugängen vorzuschlagen, sich die Unternehmensvideos, Richtlinien- und Verfahrenshandbücher, Dokumentationen zu Mitarbeitervorteilen und Organigramme in der Cloud-Speicher-App anzusehen
- Kommunikation mit Ihrem LMS zum
- Einschreiben neuer Mitarbeitender in die relevanten Lernpfade
- Versenden von Links zu passenden Schulungskursen oder Modulen, wenn der richtige Zeitpunkt gekommen ist
- Benachrichtigung der jeweiligen Onboarding-Paten über die Fortschritte der Neuzugänge im Onboarding-Schulungsprogramm
Darüber hinaus nimmt Workflow-Automatisierungssoftware Ihnen noch folgende Aufgaben ab:
- Das IT-Support-Team damit beauftragen, für den neuen Mitarbeitenden die Software bereitzustellen
- Onboarding-Paten für jede neue Person zuweisen
- Diese Paten über die Zuweisung informieren
- Orientierungstreffen, Onboarding-Calls zum Kennenlernen des Teams sowie regelmäßige Check-ins mit den Neuzugängen in den Kalendern der Beteiligten eintragen
- Rechtzeitige Erinnerungen an die jeweiligen Personen senden
Wie kann Offboarding automatisiert werden?
Genauso wie Automatisierung das Onboarding verbessert, kann sie auch Ihr Offboarding vereinfachen und effizienter gestalten.
Durch Nutzung von Automatisierung und KI im Offboarding-Prozess in der letzten Phase des Mitarbeiter-Lebenszyklus können Sie sowohl den Verwaltungsaufwand senken als auch sicherstellen, dass nichts Wichtiges vergessen wird.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie den Offboarding-Prozess Ihrer Mitarbeitenden mit HR-Software automatisieren können:
- Vereinbaren Sie ein Exit-Interview. Richten Sie eine Automatisierung ein, die scheidenden Mitarbeitenden automatisch eine Einladung zum Exit-Interview schickt. Diese enthält einen Link zur Terminvereinbarung und eine Kopie Ihres Fragebogens für Exit-Interviews. So sammelt Ihr Team wertvolles Feedback und gestaltet den Übergang für die Mitarbeitenden reibungslos.
- Informieren Sie Mitarbeitende über das Ende ihres Leistungsschutzes. Ihre scheidenden Mitarbeitenden möchten wissen, wann ihr Versicherungsschutz endet und ob sie diesen privat weiterführen können – z. B. mit COBRA in den USA oder entsprechenden Programmen in anderen Ländern. So schaffen Sie Transparenz und unterstützen Mitarbeitende bei fundierten Entscheidungen rund um ihren Versicherungsschutz.
- Konten- und Systemzugriffe automatisch sperren. Sie können per Automatisierung dafür sorgen, dass die Zugänge der scheidenden Mitarbeitenden zu allen Unternehmenssystemen – inklusive E-Mail, Projektmanagement-Tools und HR-Software – am letzten Arbeitstag deaktiviert werden. Das verhindert Sicherheitsrisiken und stellt die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien sicher.
- Standarddokumente für ausscheidende Mitarbeitende generieren. Wenn Ihr Unternehmen über vertrauliche Informationen verfügt, können Sie scheidende Mitarbeitende verpflichten, eine Verschwiegenheitserklärung zu unterschreiben. Dies lässt sich automatisieren, sodass alle entsprechenden Personen rechtzeitig das Formular erhalten.
- Firmen-Eigentum erfassen und zurückfordern. Richten Sie einen automatisierten Workflow ein, der IT und Facility Management informiert, welche unternehmenseigenen Geräte (z. B. Laptops, Zugangskarten, Mobilgeräte) zurückzugeben sind. So bleiben Asset-Listen aktuell und Wertgegenstände gehen nicht verloren.
- Mitarbeiter:innen aus internen Verzeichnissen und Teamstrukturen entfernen. Nutzen Sie eine HR-Software-Automatisierung, um Organigramme, E-Mail-Gruppen, Slack-Kanäle und interne Verzeichnisse automatisch zu aktualisieren. Dadurch bleiben Kommunikationsmittel korrekt und Unklarheiten zum Status der Mitarbeitenden werden vermieden.
- Eine Abschiedsankündigung versenden. Automatisieren Sie eine unternehmensweite oder team-spezifische Abschiedsmail, um die Leistungen der Person anzuerkennen und deren Austritt zu kommunizieren. Das fördert eine positive Offboarding-Erfahrung und unterstützt verbliebene Mitarbeitende bei der Übergangsplanung.
Wie geht es weiter?
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