4 Möglichkeiten, den Mitarbeiter-Einführungsprozess zu automatisieren
Eine umfassende Employee-Onboarding-Erfahrung bereitzustellen, ist etwas, das viele Organisationen vernachlässigen. Laut Gallup geben nur 12 % der Mitarbeitenden an, dass ihr Unternehmen beim Onboarding neuer Mitarbeiter exzellent ist.
Wir verstehen das – die Leute sind beschäftigt, und es laufen ständig unzählige Projekte gleichzeitig.
Wie können Sie den Onboarding-Prozess so effizient wie möglich und in kürzester Zeit gestalten, damit Ihre neuen Mitarbeitenden einen optimalen Start haben?
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Antwort: Automatisiertes Onboarding.
In diesem Artikel zeige ich, wie Sie das Onboarding neuer Mitarbeitender optimieren, indem Sie einige sich wiederholende Aufgaben von den Schultern der Personalabteilung und der Vorgesetzten nehmen. Ein automatisierter Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass sich Ihre neuen Mitarbeitenden willkommen fühlen, integriert werden und bestens vorbereitet starten können.
Was ist automatisiertes Onboarding?
Automatisiertes Onboarding bezeichnet den Prozess der Einarbeitung von Mitarbeitenden mithilfe digitaler Workflows und Automatisierungssoftware.
Automatisiertes Onboarding können Sie mit verschiedenen Software-Systemen realisieren, darunter spezielle Onboarding-Software, HR-Management-Systeme oder teilweise auch Recruiting-Software.
Im Kern können Sie mit diesen Plattformen das Mitarbeiter-Onboarding automatisieren, indem vordefinierte Aktionen ausgelöst werden, die an wichtige Ereignisse im Lebenszyklus neuer Mitarbeitender geknüpft sind.
Sie können die Tools nutzen, um neue Mitarbeitende, Führungskräfte oder die gesamte Personalabteilung über noch offene Onboarding-Aufgaben zu informieren und ihnen sanfte Erinnerungen zu schicken, um ihr erfolgreiches Ankommen zu unterstützen.
In anderen Fällen fordert automatisierte Onboarding-Software integrierte Apps auf, Daten zu ändern. Insgesamt ist es eine einfache Möglichkeit, den Return on Investment (ROI) des Onboarding-Prozesses zu erhöhen.
Hier ein paar Beispiele für Onboarding-Aufgaben, die sich ganz einfach durch Software automatisieren lassen:
- Anlegen neuer Benutzerkonten im Unternehmensverzeichnis
- Zugriffsrechte für Apps oder andere Softwaresysteme erteilen
- Benötigte Ausrüstung für neue Mitarbeitende anfordern
- Orientierungstermine vereinbaren
- Unterschriften für Onboarding-Dokumente einholen
- Die Verbindung zwischen neuen Mitarbeitenden und ihren Paten/Buddies herstellen
- Feedback-Umfragen zum Onboarding-Prozess versenden.
Jeder Prozess, der über ein HR-System oder ein Projektmanagement-System automatisiert werden kann, sollte auch automatisiert werden. Das erhöht die Effizienz und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Dinge übersehen werden und sich damit negativ auf die Wahrnehmung des Arbeitgebers durch neue Mitarbeitende auswirken.
Doch bevor wir tiefer in das Warum des automatisierten Onboardings eintauchen, rekapitulieren wir zunächst, warum es überhaupt ein Thema ist.
Herausforderungen beim manuellen Mitarbeitenden-Onboarding
Falls Sie es längere Zeit nicht gemacht haben, aber sich gerade auf eine anstehende Welle neuer Mitarbeitenden vorbereiten: Das sollten Sie unbedingt vermeiden:
1. Geringere Effizienz
Ein manueller Onboarding-Prozess ist für alle Beteiligten zeitaufwendig. Vom HR-Team über die IT-Support-Teams bis zu den Führungskräften nimmt das Abarbeiten der Onboarding-Checkliste für jede neue Person viel Zeit in Anspruch.
Außerdem genießt das Mitarbeitenden-Onboarding oft keine Priorität, wenn man selbst in ertragsstarken Projekten voll eingespannt ist. Die Onboarding-Erfahrung für Neuzugänge individuell zu gestalten, kostet dann noch mehr Zeit.
Gerade für junge Unternehmen mit wenig Personal sind manuelle Prozesse auch mühsam. Die Erfassung von Mitarbeitendendaten und die Vergabe von Onboarding-Aufgaben nehmen einen Großteil der Arbeitszeit ein.
Automatisierung ist ein Ansatz zur Optimierung von Onboarding, da sie manuelle Aufgaben reduziert.
2. Weniger Begeisterung bei neuen Mitarbeitenden
Wenn neue Mitarbeitende den ersten Tag oder die erste Woche damit verbringen, sich Zugang zu Apps zu verschaffen, zwischen allen Unternehmenssystemen nach Dokumenten zu suchen und den Vorgesetzten um eine Erläuterung der Rollenerwartungen bitten müssen, dann gibt es ein Problem.
Siehst du, neue Mitarbeitende legen mit dem neuen Job zu, sind motiviert. Und wenn du versuchst, ein motivierendes Onboarding-Erlebnis manuell zu gestalten, könnte es sein, dass du für Geschwindigkeit auf Individualisierung verzichtest – und das raubt die Begeisterung der Neuzugänge.
Deshalb ist es auch sinnvoll, eine persönliche Note in deinen Onboarding-Prozess einzubringen.
3. Mehr menschliche Fehler
Manuelle Onboarding-Aufgaben sind fehleranfällig. Beispielsweise kann es passieren, dass das HR-Team zu spät dran ist, um alle erforderlichen Mitarbeiterdaten für Lohnabrechnung, Sozialleistungen und Onboarding-Compliance zu erfassen und zu speichern.
Oder sie vergessen, diese Daten an allen notwendigen Stellen zu speichern – oder wissen sogar nicht mehr, wo sie es abgespeichert haben.
Solche Fehler wirken sich auch auf deine Möglichkeit aus, den Erfolg deines Onboardings zu messen.
Glücklicherweise kann Automatisierungssoftware genau solche fehleranfälligen Dateneinträge und andere administrative Aufgaben für dich übernehmen.
4. Manuell = nicht skalierbar
Wenn dein Unternehmen – wie die meisten – auf Wachstum setzt, möchtest du viele manuelle Prozesse eliminieren, damit alles skalierbar bleibt.
Die Prozesse, auf die du dich beim Onboarding deiner ersten 10 oder 20 Mitarbeitenden verlassen hast, haben damals vielleicht funktioniert. Aber bei größeren Zahlen geraten die Abläufe schnell außer Kontrolle.
Deshalb solltest du einen Schritt zurücktreten und überlegen, wie du dein Onboarding-Programm so gestalten kannst, dass es stärker von automatisierten Workflows, Self-Service-Funktionen und einfach wiederholbaren Prozessen – wie dem Versenden von Onboarding-Umfragen oder Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle – profitiert.
Als Hauptansprechpartnerin im HR für das Onboarding hätte niemand gewusst, wie man es handhabt, wenn ich nicht da war. Die Automatisierung wichtiger Prozessschritte hat hier deutlich geholfen. Sobald ein Kandidat seinen Arbeitsvertrag unterschrieben hatte, benachrichtigte eine Reihe automatisierter Workflows die relevanten Stakeholder bezüglich ihrer Aufgaben. So ging nichts mehr durch manuelle Vorgänge verloren.
Kommen wir nun zu den konkreten Details, die erklären, was du automatisieren kannst und wie.
4 Schritte zur Automatisierung des Onboardings
Falls du dich fragst, welche Schritte du gehen musst, um deinen manuellen Onboarding-Prozess zu automatisieren – wir haben sie.
Im Folgenden habe ich einige wichtige Bereiche hervorgehoben, in denen du deinen Einstellungsprozess automatisieren kannst – unabhängig davon, ob du neue Remote-Mitarbeiter:innen oder Teammitglieder vor Ort einarbeitest.
1. Pre-Onboarding-Aufgaben definieren
Normalerweise erledigst du ein paar Dinge, bevor die neuen Mitarbeitenden ihren ersten Tag haben, richtig? Die Automatisierung des Onboardings kann dir dabei enorm helfen. Folge einfach diesen Schritten:
Der erste Schritt besteht darin, die Pre-Onboarding-Aufgaben aufzulisten, die du normalerweise erledigst, wie zum Beispiel:
- Erstellen des Mitarbeiterprofils im Personalinformationssystem (HRIS), um ihre Rolle, Kontaktdaten, Bankverbindung und Steuerinformationen zu erfassen
- Versenden einer Willkommens-E-Mail an die Neueinstellung sowie eines Formulars zur Erhebung etwa von Konfektionsgrößen (für Unternehmens-Merch!), sodass du ein Willkommenspaket zusammenstellen kannst
- Neuen Benutzeraccount auf deiner Identitätsverwaltungsplattform anlegen (z. B. Active Directory, Okta, etc.)
- Einrichten des Accounts der neuen Mitarbeitenden im IT-Service-Management-System
- Die wichtigsten Stakeholder:innen über die Details des Neuankömmlings informieren
- Den oder die neue Mitarbeitende/n in die entsprechenden Kanäle deines Unternehmens-Messaging-Tools hinzufügen
- Die Führungskraft bitten, die benötigten Apps samt Zugriffsrechten für die neue Person anzugeben
- Das IT-Support-Team informieren, um verfügbare Lizenzen zu prüfen und Zugänge zu erteilen
- Den oder die Vorgesetzte/n und Teammitglieder bitten, Zeit für Begrüßungs-Calls im Kalender zu blocken.
Zu diesem Zeitpunkt im Onboarding-Prozess bist du bereit für den ersten Arbeitstag deiner neuen Mitarbeitenden. Das bringt dich einen Schritt näher zu einem produktiven neuen Teammitglied
2. Orientierungsschritte standardisieren
Während der Einführung eines neuen Mitarbeiters empfehlen wir Folgendes:
- Vereinbaren Sie am ersten Tag ein Einführungsgespräch mit den neuen Mitarbeitern
- Vernetzen Sie neue Mitarbeitende miteinander
- Lassen Sie sie ihre neuen Teammitglieder einzeln kennenlernen
- Verteilen Sie die Unterlagen für neue Mitarbeitende und
- Stellen Sie neuen Mitarbeitern ein vollständiges Mitarbeiterhandbuch oder ein verkürztes Handbuch für Neue zur Verfügung.
Das klingt vielleicht anfangs überwältigend. Aber mit einem automatisierten Onboarding-Prozess müssen Sie all das nicht manuell erledigen. Stattdessen können Sie automatisierte Workflows für die Unterstützung nutzen.
Sie müssen lediglich genau wissen, welche Schritte Ihr Einführungs-Workflow umfasst, damit Sie die richtige Softwarelösung entsprechend konfigurieren können. So beschleunigen Sie den Prozess und erreichen Konsistenz, indem Sie bei jedem Onboarding eines neuen Mitarbeiters exakt dieselben Schritte befolgen.
Zum Beispiel sollte der Einführungs-Workflow vorsehen, dass jeder neue Mitarbeitende zu Ihrem Microsoft SharePoint-Arbeitsbereich oder einem Kommunikationstool für neue Kollegen hinzugefügt wird.
3. Strukturieren Sie den Onboarding-Workflow
Bisher haben wir die Einführung besprochen, aber der Onboarding-Workflow hört damit nicht auf. Der Prozess umfasst weitere Workflows, wie zum Beispiel
- Dokumentations-Workflows (einschließlich Benutzerkonten-Berechtigungen)
- Schulungs-Workflows (inklusive Folgebeurteilungs-Quiz)
- Fortschrittsüberwachungs-Workflows (einschließlich regelmäßiger Check-ins)
- Feedback-Workflows (einschließlich Zufriedenheitsbefragungen)
Das Wichtigste zuerst: Sie müssen einen klaren Prozess entwerfen, der das Onboarding-Erlebnis so weit wie möglich standardisiert und eine HR-Prozess-Checkliste für diejenigen bietet, die das Onboarding durchführen. Unser Rat ist, einen 30-60-90-Tage-Plan zu entwickeln.
Falls Sie nicht wissen, was das ist oder wie es geht, sehen Sie sich unsere Anleitung zum Schreiben eines 30-60-90-Tage-Plans für das Onboarding Ihrer Organisation an, die auch eine Vorlage enthält.
Falls Sie bereits einen 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan erstellt haben, ist der nächste Schritt, in jeder Phase des Plans zu definieren, was zu tun ist. Dies sollte folgendes beinhalten:
- Dokumentenordner und Dokumente, auf die neue Mitarbeitende Zugriff benötigen
- Schulungen oder interne Trainings, die sie absolvieren müssen
- Check-in-Meetings, an denen sie teilnehmen müssen
- Zufriedenheitsbefragungen, die sie ausfüllen müssen
Wenn das erledigt ist, können Sie die Onboarding-Aufgaben, die Sie eben strukturiert und festgelegt haben, automatisieren.
4. In die richtige Software investieren
Berücksichtigen Sie die Schritte und den Zeitrahmen in Ihrem 30-60-90-Tage-Plan sowie die Rollen, die in jeder Phase beteiligt sind. Diese dienen als Grundlage, um die automatisierte Onboarding-Software so einzurichten, dass sie die vorher definierten Workflows steuern kann.
Tatsächlich benötigen Sie auch einen passenden Toolstack mit automatisierten Onboarding-Funktionen. Mit anderen Worten: Sie benötigen einige oder alle der folgenden Systeme:
- Ein Bewerbermanagementsystem (ATS)
- Ein HRIS
- Eine E-Signatur-Software-Lösung
- Eine Kommunikationsplattform für Unternehmen
- Eine Mitarbeiterhandbuch-Plattform oder Dokumentenmanagementsystem
- Eine Online-Formular-App
- Eine Cloud-Speicher-App
- Ein Lernmanagementsystem (LMS)
- Eine Workflow-Automatisierungssoftware, die alle oben genannten Apps integriert
Sie werden feststellen, dass manche Systeme bereits miteinander verbunden oder integriert sind. Beispielsweise verfügen einige HRIS bereits über integrierte elektronische Unterschriftssoftware, und manche Lernmanagementsysteme (LMS) lassen sich mit Geschäftskommunikationsplattformen integrieren.
Es liegt an Ihnen, zu beurteilen, ob Sie ein komplett neues Tool benötigen oder ob Sie mit den HR-Lösungen, die Sie bereits haben, auskommen können. Sie müssen außerdem entscheiden, welche Art von Onboarding-Software am besten für Sie geeignet ist: Plattformen mit möglichst vielen integrierten Funktionen oder eigenständige HR-Systeme.
Sie sollten außerdem die Preise für Onboarding-Software prüfen, um die beste Option für Ihr Budget zu finden.
Was können diese Softwaresysteme automatisieren?
Egal, wie Sie sich entscheiden – hier sind Beispiele dafür, was eine Workflow-Automatisierungsplattform für Sie (ganz automatisch) erledigen kann:
- Löst den Pre-Onboarding-Workflow aus, sobald Sie einen Kandidaten im ATS als eingestellt markieren
- Bitten Sie Ihre elektronische Unterschriftssoftware,
- Mitarbeiterverträge zur Prüfung und Unterzeichnung durch alle erforderlichen Parteien in einer vordefinierten Reihenfolge zu versenden (hierbei kann auch KI im Vertragsmanagement unterstützen)
- Diese Parteien an die Fristen zu erinnern
- Sie in Echtzeit über eingegangene Unterschriften zu benachrichtigen
- Die unterzeichneten Verträge in Ihre Cloud-Speicher-App weiterzuleiten
- Das HRIS anzuweisen, neuen Mitarbeitenden Online-Formulare zum Sammeln ihrer Mitarbeiterdaten zu senden
- Ihre Geschäftskommunikationsplattform zu bitten,
- Neuzugänge zu einem Onboarding-Kanal hinzuzufügen
- Sie ihren jeweiligen Onboarding-Buddys vorzustellen
- Neuen Kolleg:innen vorzuschlagen, die Unternehmensvideos, Richtlinien- und Verfahrenshandbücher, Unterlagen zu Mitarbeitervorteilen und Organigramme in der Cloud-Speicher-App anzusehen
- Mit Ihrem LMS zu kommunizieren, um
- Neue Mitarbeitende in die jeweiligen Lernpfade einzuschreiben
- Links zu den passenden Trainingskursen oder Modulen zu teilen, sobald der richtige Zeitpunkt gekommen ist
- Die jeweiligen Onboarding-Buddys über den Fortschritt der Neuzugänge im Onboarding-Trainingsprogramm zu informieren
Darüber hinaus nimmt Ihnen Workflow-Automatisierungssoftware noch folgende Aufgaben ab:
- Das IT-Support-Team damit zu beauftragen, Software für die neuen Mitarbeitenden bereitzustellen
- Jedem neuen Teammitglied einen Onboarding-Buddy zuzuordnen
- Diese Buddys über die Zuordnung zu informieren
- Orientierungsmeetings, Onboarding-Calls zum Kennenlernen des Teams und regelmäßige Check-ins mit den Neuzugängen in den Kalendern der Beteiligten einzuplanen
- Diesen Personen rechtzeitige Erinnerungen zu schicken
Wie Sie Offboarding automatisieren können
Genauso wie Automatisierung das Onboarding verbessert, kann sie auch Ihren Offboarding-Prozess vereinfachen und effizienter gestalten.
Durch den Einsatz von Automatisierung und KI im Offboarding von Mitarbeitenden in diesem letzten Abschnitt des Mitarbeiterlebenszyklus werden sowohl Verwaltungsaufwände reduziert als auch sichergestellt, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden.
Hier sind einige Möglichkeiten, den Offboarding-Prozess von Mitarbeitenden mithilfe von HR-Software zu automatisieren:
- Vereinbaren Sie ein Exit-Interview. Richten Sie eine Automatisierung ein, die ausscheidenden Mitarbeitenden automatisch eine Einladung zum Exit-Interview sendet – inklusive eines Terminvereinbarungs-Links und einer Kopie Ihres Exit-Interview-Fragebogens. So kann Ihr Team wertvolles Feedback sammeln und der Übergang für Mitarbeitende wird reibungslos gestaltet.
- Informieren Sie Mitarbeitende über das Ende ihres Leistungsschutzes. Ihre ausscheidenden Mitarbeitenden möchten wissen, wann ihr Versicherungsschutz endet und ob sie die Möglichkeit haben, diesen privat weiterzuführen, z.B. über COBRA in den USA oder entsprechende Regelungen in anderen Ländern. Das sorgt für Transparenz und hilft Mitarbeitenden, informierte Entscheidungen über ihren Versicherungsschutz zu treffen.
- Entfernen Sie System- und Benutzerzugänge automatisch. Mithilfe von Automatisierungen können Sie die Konten des scheidenden Mitarbeitenden über alle Unternehmenssysteme hinweg – einschließlich E-Mail, Projektmanagement-Tools und HR-Software – am letzten Arbeitstag deaktivieren. Dadurch werden Sicherheitsrisiken vermieden und Datenschutzrichtlinien eingehalten.
- Erstellen Sie Standarddokumente für ausscheidende Mitarbeitende. Falls Ihr Unternehmen über vertrauliche Informationen verfügt, können Sie Mitarbeitende dazu auffordern, eine Geheimhaltungsvereinbarung zu unterzeichnen. Diesen Prozess können Sie automatisieren, damit alle Mitarbeitenden mit Zugriff auf vertrauliche Informationen dieses Formular erhalten.
- Verfolgen und holen Sie Firmeneigentum zurück. Richten Sie einen automatisierten Workflow ein, der IT- und Facility-Teams über firmeneigene Geräte (z.B. Laptops, Zugangskarten, Mobilgeräte) informiert, die zurückgegeben werden müssen. So bleiben die Inventarlisten aktuell und Sie verhindern den Verlust wertvoller Ressourcen.
- Entfernen Sie den Mitarbeitenden aus internen Verzeichnissen und Teamstrukturen. Verwenden Sie eine HR-Software-Automatisierung, um Organigramme, E-Mail-Gruppen, Slack-Kanäle und interne Verzeichnisse automatisch zu aktualisieren. Dadurch bleiben Kommunikationsmittel aktuell und Verwirrung hinsichtlich des Status der Person wird vermieden.
- Versenden Sie eine Abschiedsbotschaft. Automatisieren Sie eine unternehmensweite oder teambezogene Abschieds-E-Mail, um die Beiträge des Mitarbeitenden zu würdigen und Details zum Austritt zu kommunizieren. Das sorgt für ein positives Offboarding-Erlebnis und hilft den verbleibenden Mitarbeitenden, sich auf Übergänge einzustellen.
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