4 Möglichkeiten, den Einarbeitungsprozess von Mitarbeitenden zu automatisieren
Eine umfassende Einarbeitung von Mitarbeitenden anzubieten, wird von vielen Organisationen vernachlässigt. Laut Gallup geben nur 12 % der Mitarbeitenden an, dass ihre Organisation hervorragend darin ist, neue Mitarbeitende einzuarbeiten.
Wir verstehen das – die Menschen sind beschäftigt, und es laufen unzählige Projekte gleichzeitig.
Wie können Sie den Einarbeitungsprozess so effizient wie möglich und in kürzester Zeit bewältigen und Ihren neuen Mitarbeitenden den bestmöglichen Start ermöglichen?
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Antwort: Automatisierte Einarbeitung.
In diesem Artikel zeige ich, wie Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeitender optimieren können, indem Sie einige wiederkehrende Aufgaben von der Personalabteilung und den Führungskräften übernehmen. Ein automatisierter Einarbeitungsprozess sorgt dafür, dass sich Ihre neuen Mitarbeitenden willkommen, integriert und bestens vorbereitet fühlen, um sofort durchzustarten.
Was ist automatisierte Einarbeitung?
Automatisierte Einarbeitung bezeichnet den Prozess der Mitarbeitereinarbeitung mithilfe einer Kombination aus digitalen Arbeitsabläufen und Automatisierungssoftware.
Sie können die Einarbeitung mithilfe verschiedener Softwaresysteme automatisieren, darunter spezielle Einarbeitungssoftware, Personalverwaltungssysteme oder manchmal sogar Recruiting-Software.
Im Wesentlichen können Sie diese Plattformen nutzen, um die Einarbeitung von Mitarbeitenden zu automatisieren, indem Sie vordefinierte Aktionen auslösen, die mit wichtigen Ereignissen im Lebenszyklus neuer Mitarbeitender verknüpft sind.
Sie können damit neue Mitarbeitende, Führungskräfte oder Ihre gesamte Personalabteilung über noch nicht abgeschlossene Einarbeitungsaufgaben benachrichtigen und sie sanft daran erinnern, damit sie erfolgreich sind.
In anderen Fällen fordert eine automatisierte Einarbeitungssoftware integrierte Apps dazu auf, Daten zu ändern. Insgesamt ist dies eine einfache Möglichkeit, den ROI Ihres Einarbeitungsprozesses zu steigern.
Hier sind einige Beispiele für Einarbeitungsaufgaben, die Software problemlos automatisieren kann:
- Neue Benutzerkonten in einem Unternehmensverzeichnis erstellen
- Zugriff auf Apps oder andere Softwaresysteme gewähren
- Benötigte Geräte für neue Mitarbeitende anfordern
- Einführungsveranstaltungen planen
- Unterschriften auf Einarbeitungsdokumenten anfordern
- Die Verbindung zwischen neuen Mitarbeitenden und ihren Buddys herstellen
- Feedbackumfragen zum Einarbeitungsprozess versenden.
Jeder Prozess, der über ein HR-System oder ein Projektmanagementsystem automatisiert werden kann, sollte automatisiert werden. Dies steigert die Effizienz und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Dinge übersehen werden und sich negativ auf die Wahrnehmung der Organisation durch neue Mitarbeitende auswirken.
Bevor wir uns jedoch eingehend mit dem Warum der automatisierten Einarbeitung beschäftigen, sollten wir uns zunächst in Erinnerung rufen, warum dies überhaupt ein Problem darstellt.
Herausforderungen bei der manuellen Einarbeitung von Mitarbeitenden
Wenn Sie dies schon länger nicht mehr getan haben, sich aber auf eine bevorstehende Flut neuer Mitarbeitender vorbereiten, müssen Sie Folgendes vermeiden:
1. Geringere Effizienz
Ein manueller Einarbeitungsprozess ist für alle Beteiligten zeitaufwendig. Von den Mitarbeitenden der Personalabteilung über den IT-Support bis hin zu den Führungskräften kostet es Zeit, die Einarbeitungscheckliste für jede neue Person abzuarbeiten.
Außerdem hat die Einarbeitung von Mitarbeitenden keine Priorität, wenn Sie vollständig mit umsatzstarken Projekten beschäftigt sind. Und ein großer Aufwand für die individuelle Gestaltung der Einarbeitung neuer Mitarbeitender wird nur noch mehr Ihrer Zeit verschlingen.
Traditionell manuelle Prozesse sind auch für weniger etablierte Unternehmen mit begrenztem Personalaufwand umständlich. Beispielsweise nehmen die Dokumentation von Mitarbeiterdaten und die Zuweisung von Einarbeitungsaufgaben viel Zeit in Anspruch.
Automatisierung ist eine Möglichkeit, die Einarbeitung zu optimieren, indem der Umfang manueller Aufgaben reduziert wird.
2. Geringere Begeisterung neuer Mitarbeitender
Wenn neue Mitarbeitende den ersten Tag oder die erste Woche damit verbringen, Zugriff auf Apps zu erhalten, sich zwischen all den Unternehmenssystemen um Dokumente zu bemühen und die Führungskraft zu bitten, die Erwartungen an ihre Rolle zu erläutern, haben Sie ein Problem.
Sie sehen, neue Mitarbeitende gewinnen mit der neuen Stelle an Schwung. Und wenn Sie versuchen, ein motivierendes Onboarding-Erlebnis manuell aufzubauen, opfern Sie möglicherweise Individualisierung für Geschwindigkeit, was die Begeisterung der neuen Mitarbeitenden zunichtemacht.
Deshalb ist es sinnvoll, auch eine persönliche Note in Ihren Onboarding-Prozess zu integrieren.
3. Mehr menschliche Fehler
Manuelle Onboarding-Aufgaben sind fehleranfällig. Beispielsweise könnte das HR-Team zu spät damit beginnen, alle erforderlichen Mitarbeiterinformationen für Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen und die Onboarding-Compliance zu erfassen und zu speichern.
Oder es könnte vergessen, diese Daten an allen erforderlichen Stellen zu speichern, oder sogar vergessen, wo sie gespeichert wurden.
Diese Fehler beeinträchtigen auch Ihre Fähigkeit, den Erfolg des Onboardings zu messen.
Glücklicherweise kann Automatisierungssoftware diese fehleranfällige Dateneingabe und andere administrative Aufgaben für Sie übernehmen.
4. Manuell = nicht skalierbar
Wenn Ihr Unternehmen wie die meisten anderen Wachstum plant, sollten Sie viele manuelle Prozesse abschaffen, damit sich die Abläufe skalieren lassen.
Die Prozesse, auf die Sie beim Onboarding Ihrer ersten 10 oder 20 Mitarbeitenden zurückgegriffen haben, mögen damals funktioniert haben, aber bei größeren Zahlen gerät schnell alles außer Kontrolle.
Treten Sie stattdessen einen Schritt zurück und suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihr Onboarding-Programm neu zu gestalten, um automatisierte Workflows, Selbstbedienungsfunktionen und einfach wiederholbare Prozesse besser zu nutzen, etwa das Versenden von Onboarding-Umfragen oder Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle von Mitarbeitenden.
Als wichtigste HR-Ansprechperson für das Onboarding wusste niemand, wie damit umzugehen wäre, wenn ich abwesend gewesen wäre. Die Automatisierung wichtiger Teile des Prozesses hat dabei wirklich geholfen. Sobald ein Bewerber seinen Arbeitsvertrag unterschrieben hatte, benachrichtigte eine Reihe automatisierter Workflows die wichtigsten Beteiligten über alle erforderlichen Aufgaben. Dadurch ging aufgrund manueller Prozesse nichts unter.
Sehen wir uns nun die konkreten Einzelheiten an, die erklären, was Sie automatisieren können und wie.
4 Schritte zur Automatisierung des Onboardings
Wenn Sie sich fragen, welche Schritte Sie unternehmen müssen, um Ihren manuellen Onboarding-Prozess zu automatisieren, sind Sie hier richtig.
Im Folgenden habe ich mehrere wichtige Bereiche hervorgehoben, in denen Sie Ihren Einstellungsprozess automatisieren können, unabhängig davon, ob Sie neue Mitarbeitende im Homeoffice einarbeiten oder Personal vor Ort einführen.
1. Aufgaben vor dem Onboarding festlegen
Vor dem Startdatum der neuen Mitarbeitenden erledigen Sie normalerweise einige Dinge, richtig? Die Automatisierung des Mitarbeiter-Onboardings kann Sie dabei enorm unterstützen. Befolgen Sie einfach die nächsten Schritte.
Der erste Schritt besteht darin, die Aufgaben vor dem Onboarding aufzulisten, die Sie normalerweise erledigen, zum Beispiel:
- Erstellen des Mitarbeiterprofils in Ihrem Personalinformationssystem (HRIS), um die Rolle, Kontaktdaten, Bankverbindung und Steuerinformationen der Person zu erfassen
- Senden einer Willkommens-E-Mail und eines Formulars an die neue Arbeitskraft, um Informationen wie Kleidergrößen zu erfassen (für die Unternehmensartikel!), damit Sie ein Willkommenspaket vorbereiten können
- Hinzufügen eines neuen Benutzerkontos zu Ihrer Plattform für Identitätsverwaltung (z. B. Active Directory, Okta usw.)
- Einrichten des Kontos der neuen Person in Ihrem IT-Service-Management-System
- Informieren der wichtigsten Beteiligten über die Daten der neuen Arbeitskraft
- Hinzufügen der neuen Mitarbeitenden zu den entsprechenden Kanälen Ihrer geschäftlichen Messaging-Plattform
- Bitten der Führungskraft, die Apps anzugeben, die die Person für ihre Arbeit benötigt (einschließlich der Zugriffsebene)
- Benachrichtigen des IT-Supportteams, damit es die verfügbaren Lizenzen prüft und Zugriff gewährt
- Informieren der Führungskraft und der Teammitglieder der neuen Person, damit sie Zeit für Einführungsgespräche in ihren Kalendern blockieren.
Zu diesem Zeitpunkt im Onboarding-Prozess sind Sie auf den ersten Tag der neuen Mitarbeitenden vorbereitet. Das bedeutet, dass Sie dem Aufbau einer neuen Belegschaft, die produktiv
2. Standardisieren Sie die Orientierungsschritte
Während der Orientierung eines neuen Mitarbeiters empfehlen wir Ihnen:
- Planen Sie am ersten Arbeitstag ein Orientierungstreffen mit den neuen Mitarbeitern
- Bringen Sie die neuen Mitarbeiter miteinander in Kontakt
- Lassen Sie sie ihre neuen Teammitglieder einzeln kennenlernen
- Verteilen Sie Unterlagen für neue Mitarbeiter und
- Stellen Sie neuen Mitarbeitern insbesondere ein vollständiges Mitarbeiterhandbuch oder ein gekürztes Handbuch für neue Mitarbeiter zur Verfügung.
Das mag zunächst entmutigend klingen. Mit einem automatisierten Einarbeitungsprozess müssen Sie jedoch nicht alles manuell erledigen. Stattdessen können Sie automatisierte Workflows nutzen, die Sie dabei unterstützen.
Sie müssen lediglich genau wissen, aus welchen Schritten Ihr Orientierungsworkflow besteht, damit Sie die richtige Softwarelösung so konfigurieren können, dass sie diese Schritte befolgt. So beschleunigen Sie den Prozess und sorgen für Konsistenz, indem Sie bei jeder Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters exakt dieselben Schritte ausführen.
Legen Sie beispielsweise fest, dass der Orientierungsworkflow das Hinzufügen jedes neuen Mitarbeiters zu Ihrem Microsoft-SharePoint-Arbeitsbereich oder zu einem geschäftlichen Kommunikationskanal für neue Mitarbeiter umfasst.
3. Strukturieren Sie den Einarbeitungsworkflow
Bisher haben wir die Orientierung besprochen, aber der Einarbeitungsworkflow endet nicht dort. Der Prozess umfasst weitere Workflows, wie
- Dokumentationsworkflows (einschließlich Berechtigungen für Benutzerkonten)
- Schulungsworkflows (einschließlich anschließender Bewertungstests)
- Workflows zur Fortschrittsverfolgung (einschließlich regelmäßiger Gespräche)
- Feedback-Workflows (einschließlich Zufriedenheitsumfragen)
Doch zunächst müssen Sie einen klaren Prozess entwickeln, der das Einarbeitungserlebnis so weit wie möglich standardisiert und denjenigen, die die Einarbeitung durchführen, eine Checkliste für HR-Prozesse zur Verfügung stellt, an der sie sich orientieren können. Wir empfehlen Ihnen, einen 30-60-90-Tage-Plan zu entwickeln.
Wenn Sie nicht wissen, was das ist oder wie man einen solchen Plan erstellt, sehen Sie sich unseren Leitfaden zum Erstellen eines 30-60-90-Tage-Plans für die Einarbeitung in Ihrer Organisation an, der auch eine Vorlage enthält.
Wenn Sie Ihren 30-60-90-Tage-Einarbeitungsplan bereits erstellt haben, besteht der nächste Schritt darin, für jede Phase des Plans die entsprechenden Punkte festzulegen. Er sollte die folgenden Elemente enthalten:
- Dokumentationsordner und Dokumente, auf die neue Mitarbeiter Zugriff benötigen
- Schulungen oder interne Schulungsanleitungen, die sie absolvieren müssen
- Gespräche zur Fortschrittskontrolle, an denen sie teilnehmen müssen
- Zufriedenheitsumfragen, die sie ausfüllen müssen
Danach können Sie die gerade strukturierten und ausgearbeiteten Einarbeitungsaufgaben automatisieren.
4. Investieren Sie in die richtige Software
Berücksichtigen Sie die Schritte und den Zeitplan Ihres 30-60-90-Tage-Plans sowie die an jedem Schritt beteiligten Rollen. Diese Angaben benötigen Sie, um die automatisierte Software für die Einarbeitung von Mitarbeitern so einzurichten, dass sie die von Ihnen definierten Workflows ausführt.
Eigentlich benötigen Sie außerdem eine geeignete Tool-Landschaft mit Funktionen zur automatisierten Einarbeitung. Mit anderen Worten: Sie benötigen einige oder alle der folgenden Systeme:
- Ein Bewerbermanagementsystem (ATS)
- Ein HRIS
- Eine Lösung für elektronische Signaturen
- Eine Plattform für geschäftliche Kommunikation
- Eine Plattform für Mitarbeiterhandbücher oder ein Dokumentenverwaltungssystem
- Eine App zur Erstellung von Online-Formularen
- Eine Cloud-Speicher-App
- Ein Lernmanagementsystem (LMS)
- Eine Lösung für Workflow-Automatisierungssoftware, die alle oben genannten Apps integriert
Du stellst möglicherweise fest, dass einige Systeme bereits integriert sind oder miteinander verbunden wurden. Beispielsweise verfügen einige HRIS über eine integrierte Software für elektronische Signaturen, und einige LMS lassen sich in Plattformen für die Geschäftskommunikation integrieren.
Es liegt an dir zu beurteilen, ob du ein völlig neues Tool benötigst oder ob du mit den HR-Lösungen auskommst, die du bereits hast. Außerdem musst du auswählen, welche Art von Onboarding-Software am besten geeignet ist: Plattformen mit möglichst vielen integrierten Funktionen oder eigenständige HR-Systeme.
Außerdem musst du die Preise für Onboarding-Software prüfen, um die beste Option für dein Budget zu bestimmen.
Was können diese Softwaresysteme automatisieren?
Unabhängig davon, wofür du dich entscheidest, sind dies Beispiele dafür, was eine Plattform zur Workflow-Automatisierung für dich tun kann (automatisch):
- Den Pre-Onboarding-Workflow auslösen, sobald du einen Bewerber im ATS als eingestellt markierst
- Deine Software für elektronische Signaturen anweisen,
- Arbeitsverträge zur Prüfung und Unterzeichnung durch alle erforderlichen Parteien in einer vordefinierten Reihenfolge zu versenden (dabei kann auch KI im Vertragsmanagement helfen)
- Diese Parteien an die Fristen zu erinnern
- Sie in Echtzeit über eingegangene Signaturen zu benachrichtigen
- Die unterzeichneten Verträge an deine Cloud-Speicher-App weiterzuleiten
- Das HRIS anzuweisen, neuen Mitarbeitern Online-Formulare zu senden, um ihre Mitarbeiterdaten zu erfassen
- Deine Plattform für die Geschäftskommunikation aufzufordern,
- Neue Mitarbeiter zu einem Onboarding-Kanal hinzuzufügen
- Sie ihren jeweiligen Onboarding-Paten vorzustellen
- Den neuen Mitarbeitern vorzuschlagen, sich die Unternehmensvideos, Richtlinien- und Verfahrenshandbücher, Unterlagen zu den Mitarbeiterleistungen und Organigramme in der Cloud-Speicher-App anzusehen
- Mit deinem LMS zu kommunizieren, um
- Neue Mitarbeiter in die relevanten Lernpfade einzuschreiben
- Links zu den passenden Schulungskursen oder -modulen bereitzustellen, sobald der richtige Zeitpunkt gekommen ist
- Die zuständigen Onboarding-Paten über den Fortschritt der neuen Mitarbeiter im Onboarding-Schulungsprogramm zu benachrichtigen
Darüber hinaus nimmt dir Workflow-Automatisierungssoftware diese Aufgaben ab:
- Das IT-Supportteam mit der Bereitstellung von Software für den neuen Mitarbeiter beauftragen
- Jedem neuen Mitarbeiter einen Onboarding-Paten zuweisen
- Diese Paten über die Zuweisung benachrichtigen
- Orientierungstreffen, Onboarding-Kennenlerngespräche und regelmäßige Kontrollgespräche mit neuen Mitarbeitern in den Kalendern der beteiligten Personen planen
- Diese Personen rechtzeitig erinnern
So automatisierst du das Offboarding
So wie Automatisierung das Onboarding verbessert, kann sie auch deinen Offboarding-Prozess vereinfachen und effizienter gestalten.
Der Einsatz von Automatisierung und KI beim Offboarding von Mitarbeitern für diesen letzten Abschnitt des Mitarbeiterlebenszyklus reduziert sowohl den Verwaltungsaufwand als auch das Risiko, dass etwas Wichtiges übersehen wird.
Hier sind einige Möglichkeiten, den Offboarding-Prozess von Mitarbeitern mithilfe von HR-Software zu automatisieren:
- Ein Austrittsgespräch planen. Richten Sie eine Automatisierung ein, die ausscheidenden Mitarbeitenden automatisch eine Einladung zu einem Austrittsgespräch sendet, einschließlich eines Links zur Terminplanung und einer Kopie Ihres Fragebogens für Austrittsgespräche. So kann Ihr Team wertvolles Feedback sammeln und gleichzeitig den Übergang für die betreffende Person reibungslos gestalten.
- Mitarbeitende benachrichtigen, wenn ihr Versicherungsschutz endet. Ihre ausscheidenden Mitarbeitenden möchten wissen, wann ihr Versicherungsschutz endet und ob sie Möglichkeiten haben, diesen privat fortzuführen, beispielsweise über COBRA in den USA oder entsprechende Pläne in anderen Ländern. Dies sorgt für Transparenz und hilft den Mitarbeitenden, fundierte Entscheidungen über ihren Versicherungsschutz zu treffen.
- System- und Benutzerkontozugriffe automatisch entziehen. Sie können eine Automatisierung verwenden, um die Konten ausscheidender Mitarbeitender an ihrem letzten Arbeitstag in allen Unternehmenssystemen zu deaktivieren, einschließlich E-Mail, Projektmanagement-Tools und Personalsoftware. Dies verhindert Sicherheitsrisiken und gewährleistet die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.
- Standarddokumente für ausscheidende Mitarbeitende erstellen. Wenn Ihr Unternehmen geschützte Informationen besitzt, die Sie sichern möchten, können Sie ausscheidende Mitarbeitende bitten, eine Vertraulichkeitsvereinbarung auszufüllen. Sie können diesen Prozess automatisieren, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden mit Zugriff auf geschützte Informationen dieses Formular erhalten.
- Unternehmensressourcen nachverfolgen und zurückfordern. Richten Sie einen automatisierten Arbeitsablauf ein, der die IT- und Facility-Teams über unternehmenseigene Ausstattung (z. B. Laptops, Zugangsausweise und mobile Geräte) benachrichtigt, die zurückgegeben werden muss. So bleiben die Aufzeichnungen über die Ressourcen aktuell und der Verlust wertvoller Betriebsmittel wird verhindert.
- Mitarbeitende aus internen Verzeichnissen und Teamstrukturen entfernen. Nutzen Sie eine Automatisierung der Personalsoftware, um Organigramme, E-Mail-Gruppen, Slack-Kanäle und interne Verzeichnisse automatisch zu aktualisieren. So bleiben Kommunikationswerkzeuge korrekt und Verwirrung über den Status der betreffenden Person wird vermieden.
- Eine Abschiedsnachricht senden. Automatisieren Sie eine unternehmensweite oder teamspezifische Abschieds-E-Mail, um die Beiträge der betreffenden Person zu würdigen und Einzelheiten zu ihrem Ausscheiden zu kommunizieren. Dies fördert eine positive Offboarding-Erfahrung und hilft den verbleibenden Mitarbeitenden, sich auf anstehende Veränderungen vorzubereiten.
Um solche Schritte an einem Ort zu koordinieren, können Teams Onboarding- und Offboarding-Software verwenden, um Arbeitsabläufe zu automatisieren, Zugriffsänderungen zu verwalten, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen.
Wie geht es weiter?
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