Was ist Rekrutierung? Definition, Prozess und Tipps

Finn Bartram

on May 7, 2026

Betrachten Sie diesen Artikel als Ihren Einstiegspunkt in die Rekrutierung im 21. Jahrhundert. Er dient als Einführung in zentrale Rekrutierungskonzepte und bewährte Praktiken, die für den Erfolg jeder Organisation entscheidend sind.

TABLE OF CONTENTS Was ist Rekrutierung? Was umfasst die Rekrutierung? Arten der Rekrutierung Der Rekrutierungsprozess Tipps für effektive Rekrutierung

Recruiting ist eine entscheidende Geschäftsaufgabe und bekanntlich schwierig richtig zu machen. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um zu verstehen, was Recruiting ist und wie Sie es angehen sollten, damit Sie die benötigten Talente einstellen können.

Was ist Recruiting?

Recruiting, auch Personalbeschaffung genannt, ist der Prozess, bei dem eine Organisation neue Talente findet, um ihre strategischen Ziele zu erreichen. Dazu zählen Employer Branding, Marketing, Kandidatensuche, Auswahlverfahren, Vorstellungsgespräche, Abgabe eines Stellenangebots und Onboarding.

Wie jeder, der schon einmal mit Recruiting zu tun hatte, bestätigen wird, ist es ein gleichermaßen lohnender wie frustrierender Prozess, aber einer, der für den Erfolg einer Organisation von entscheidender Bedeutung ist.

Was umfasst Recruiting?

Wie die meisten erfolgreichen Prozesse beginnt auch Recruiting mit einer sorgfältigen Planung, um die Talentbedarfe der Organisation klar zu verstehen.

Ihr Ansatz für Recruiting kann unterschiedlich aussehen, egal ob es sich um Full-Cycle-Recruiting oder eine stärker bereichsübergreifende Zusammenarbeit in der Organisation handelt.

Personalbedarfsplanung: Der Prozess der Analyse von Kompetenzlücken im Vergleich zu den Unternehmenszielen und Identifizierung aktueller und zukünftiger Einstellungsbedarfe.
Erstellung von Stellenbeschreibungen: Erstellung eines Dokuments, das die Anforderungen, Fähigkeiten, Qualifikationen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Pflichten einer bestimmten Rolle im Unternehmen beschreibt. Es kann auch Angaben wie die Gehaltsspanne enthalten.
Stellenausschreibungen und Werbung: Veröffentlichung von Stellenbeschreibungen und Anzeigen an den relevanten Orten.
Kandidatensuche: Suche nach Bewerber:innen in internen Bewerberdatenbanken, über LinkedIn und andere professionelle Netzwerke, Teilnahme an Jobmessen und Recruiting-Veranstaltungen sowie Anregung von Empfehlungen.
Marketing: Tatsächlich können alle Marketingmaßnahmen zum Recruiting beitragen, es gibt jedoch spezifische Maßnahmen wie das Erstellen einer attraktiven Karriereseite.
Kandidatenscreening: Überprüfung der verfügbaren Informationen über eine:n Bewerber:in (Lebenslauf, Anschreiben, LinkedIn-Profil etc.) und Entscheidung, ob diese für die Rolle geeignet sein könnten.
Vorstellungsgespräche: Terminierung von Interviews mit ausgewählten Bewerber:innen und Durchführung verschiedener Interview-Formate (z.B. Telefon, Video, Präsenz, Panel).
Tests und Assessments: Durchführung und Auswertung von technischen, psychometrischen und Eignungstests.
Erstellung eines Jobangebots: Dem ausgewählten Kandidaten die Rolle anbieten und Gehalt, Zusatzleistungen usw. verhandeln.

Tipp: Der Einsatz von kostenloser Recruiting-Software bis hin zu Enterprise-Lösungen kann den Recruiting-Prozess deutlich effizienter machen.

Welche verschiedenen Arten von Recruiting gibt es?

Im Recruiting haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

Internes Recruiting: Eine vakante Stelle wird mit einer Person aus dem eigenen Unternehmen besetzt. Dies kann Beförderungen, Versetzungen oder temporäre Projekteinsätze umfassen.
Externes Recruiting: Die Suche nach Bewerber:innen außerhalb der Organisation am Arbeitsmarkt.
Retained Recruiting: Auch bekannt als Retained Search, ist ein spezieller Recruiting-Service, bei dem eine Organisation eine externe Personalberatung gegen ein Honorar beauftragt, um eine hochrangige oder spezialisierte Position zu besetzen.
Contingency Recruiting: Contingency Recruiting entspricht dem Retained Recruiting, mit dem Unterschied, dass die Personalberatung nur dann bezahlt wird, wenn eine Stellenbesetzung tatsächlich erfolgt.
Personalvermittlung: Einstellen von Mitarbeitenden, um temporäre, befristete oder dauerhafte Positionen im Unternehmen zu besetzen.
Outplacement Recruiting: Ein Service, der Mitarbeitenden angeboten wird, die das Unternehmen verlassen (z. B. durch Kündigungen, Umstrukturierungen oder Verkleinerungen). Ziel ist es, diese Mitarbeitenden bei der beruflichen Neuorientierung und beim Finden einer neuen Stelle zu unterstützen.

Der Rekrutierungsprozess

In seinem ausgezeichneten Artikel über den Rekrutierungsprozess unterteilt Liam Reese den Rekrutierungsprozess in folgende Phasen:

Gewinnen: Alle Aktivitäten, die Kandidat:innen auf Ihre Stellenangebote aufmerksam machen, z. B. das Veröffentlichen von Stellenbeschreibungen und andere Maßnahmen im Recruiting-Marketing.
Bewerben: Die Phase zwischen der Entscheidung eines Kandidaten, sich zu bewerben, und der formellen Einreichung seiner Unterlagen. Die Bewerbung muss nicht immer direkt vom Bewerber kommen, z. B. über eine Personalagentur, Direktansprache oder Empfehlung.
Vorauswahl: Die Aufgaben, die vor einem formellen Vorstellungsgespräch erledigt werden, um die Kandidat:innen auszuwählen, die tatsächlich eingeladen werden sollen.
Vorstellungsgespräch: Die Bewertung der Fähigkeiten eines Kandidaten und die Auswahl der am besten geeigneten Person auf Grundlage Ihrer wichtigsten Kriterien.
Angebot: Die Phase zwischen Ihrer Entscheidung für einen Kandidaten und dessen Annahme oder Ablehnung des Angebots.
Onboarding: Vielleicht treffender als Preboarding bezeichnet, umfasst dieser Schritt den Zeitraum zwischen Annahme des Angebots und dem ersten Arbeitstag.

Es lohnt sich zu beachten, dass Sie – falls Ihr Prozess noch nicht in einem Ablaufdiagramm für den Rekrutierungsprozess wie oben abgebildet dargestellt ist – dies dringend ändern sollten.

7 Tipps für effektives Recruiting

Wir haben im Laufe der Jahre mit sehr vielen Recruiting-Profis gesprochen. Hier sind deren wichtigste Empfehlungen für eine wirksame Rekrutierungsstrategie.

1. Stärken Sie Ihr Arbeitgeberversprechen und Ihre Arbeitgebermarke

Organisationen, die laufend passende Talente einstellen, sind in der Regel besonders fokussiert auf ihre Arbeitgebermarke.

Die Arbeitgebermarke beschreibt, wie ein Unternehmen als Arbeitgeber von der Öffentlichkeit wahrgenommen wird. Gehen Sie fair mit Menschen um und fördern deren Entwicklung? Arbeiten Sie an spannenden Projekten? Setzen Sie sich für eine Sache ein, die über die Gewinnmaximierung hinausgeht?

In die Entwicklung und Pflege der Marke fließt viel Arbeit, aber sie ist das zentrale Element all Ihrer Aktivitäten rund ums Recruiting – einschließlich der Art, wie Sie sich potenziellen Bewerber:innen präsentieren.

Wie Eric Harris, Gründer der Arbeitgebermarkenagentur Mindhandle, anmerkt: „Eine starke Arbeitgebermarke ist ein Magnet für Werte-orientierte Talente, denn sie fragt den Kandidaten nicht: ‚Willst du einen Job?‘, sondern: ‚Bist du wie wir?‘ Genau das wollen wir: Kandidat:innen, die sich selbst als Personen erkennen, die im Unternehmen erfolgreich sein werden. Der Rest ist Theorie.“

Die Basis Ihrer Arbeitgebermarke ist Ihr Arbeitgeberversprechen (Employer Value Proposition, EVP), d. h. das Versprechen des Arbeitgebers, Mitarbeitenden im Gegenzug für deren Fähigkeiten, Expertise und Engagement bestimmte Vorteile zu bieten.

2. Nutzen Sie Ihre bestehenden Mitarbeitenden

Wenn Sie Ihr Arbeitgeberversprechen (EVP) und Ihre Marke richtig aufbauen, werden Ihre Mitarbeitenden zu Ihren größten Fürsprecher:innen. Das gilt besonders beim Recruiting in kleinen Betrieben.

Sie können unterstützen, indem sie potenzielle Kandidat:innen direkt weiterempfehlen, offene Stellen in ihren Netzwerken teilen und sich an Marketingaktionen wie „Ein Tag im Leben“-Videos beteiligen.

Wie Scott Millar, Senior Vice President, Human Resources, Canon Solutions America, Inc treffend formuliert: „Aktuelle Canon-Mitarbeitende kennen unser Unternehmen, die Unternehmenskultur und die Eigenschaften, die Menschen hier erfolgreich machen. Daher ist dies ein hervorragender Weg, Talente für Schlüsselpositionen zu identifizieren.“

Tipp: Nutzen Sie eine Mitarbeiterempfehlungssoftware, um den Empfehlungsprozess zu automatisieren und es Mitarbeitenden zu erleichtern, qualifizierte Kandidaten für offene Positionen im Unternehmen zu empfehlen.

3. Häufige Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Recruitern und einstellenden Führungskräften

Einstellungen sind ein gemeinsamer Prozess und viele Expert:innen, mit denen wir gesprochen haben, betonen die Notwendigkeit häufiger Kommunikation zwischen Personal-/Recruiting-Teams und einstellenden Führungskräften.

„Fachkräfte im Bereich Personal und Unternehmenskultur müssen es zur Priorität machen, mit Führungskräften und Teams zu kollaborieren, um deren aktuellen und zukünftigen Personalbedarf sowie die dafür notwendigen Fähigkeiten und Kompetenzen zu verstehen.“ – Weronika Niemcyzk, Chief People & Culture Officer, Cyncly

4. Nutzen Sie moderne Tools

Seit den ersten Personaleinsatz-Softwarelösungen in Form von Bewerbermanagementsystemen (ATS) haben wir einen weiten Weg zurückgelegt.

Ein moderner Recruiting-Tech-Stack kann Ihnen helfen, Recruiting-Kennzahlen zu messen, den Arbeitsalltag für alle Beteiligten zu erleichtern und auch die Kandidatenerfahrung zu verbessern.

„Um sicherzustellen, dass wir die richtigen Talente finden und ansprechen, verfolgen wir zudem einen High-Touch-, High-Tech-Ansatz beim Recruiting und der Talentgewinnung. Diese Initiative ist für uns äußerst erfolgreich und umfasst die passenden Tools und Ressourcen, um eine positive Kandidatenerfahrung zu ermöglichen – darunter unsere BCGYou-App, die Kandidat:innen weiterführende Informationen zum Unternehmen bietet, Kontakt zu aktuellen BCG-Mitarbeitenden, die Möglichkeit zur Bewerbung, Unterstützung bei der Vorbereitung auf Cases sowie Details zum Interviewprozess.“ – Amber Grewal, Boston Consulting Group

Um zu sehen, was möglich ist, werfen Sie einen Blick auf unsere Zusammenstellungen der besten Recruiting-Softwarelösungen und besten Bewerbermanagementsysteme.

Weitere nützliche Tools sind Talent-Akquise-Software und Kandidatensuch-Tools.

Wenn Sie häufig für Remote-Positionen einstellen, empfiehlt es sich, in eine leistungsstarke Video-Interview-Software zu investieren, um Kandidat:innen unkompliziert kontaktieren zu können.

5. Entwickeln Sie zentrale Recruiting-Kennzahlen

Recruiting-Kennzahlen und Analysen sind entscheidend, um Ihre Recruiting-Abteilung zu messen, zu verbessern und die benötigten Talente zu gewinnen.

Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel zu Recruiting-Metriken. Hier ist ein Überblick über einige grundlegende und erweiterte Kennzahlen, die Sie im Blick behalten sollten:

Time to Fill und Time to Hire: Time to Fill misst die Zeitspanne vom Ausschreiben einer Stelle bis zur Einstellung eines Kandidaten, während Time to Hire den Zeitraum vom Eingang einer Bewerbung bis zur Einstellung misst.
Anzahl der Einstellungen vs. offene Stellen: Diese Kennzahl erfasst die Anzahl der eingestellten Personen im Verhältnis zu den offenen Stellen und zeigt damit die Effektivität der Rekrutierungsfunktion an.
Quelle der Einstellung: Identifiziert die Herkunft der Kandidaten (z. B. Jobbörsen, soziale Medien, Mitarbeiter-Empfehlungsprogramme) und hilft dabei, Rekrutierungsressourcen effizient einzusetzen.
Anzahl der Bewerber: Erfasst die Anzahl der Bewerbungen für eine Stelle und bietet Aufschluss über die Wirksamkeit der Stellenausschreibung und das Interesse der Kandidaten.
Konversionsrate: Misst den Prozentsatz der Kandidaten, die von einer Phase des Einstellungsprozesses zur nächsten übergehen, und hilft Engpässe zu erkennen.
Geschwindigkeit im Einstellungs-Trichter: Erfasst, wie lange Kandidaten in jeder Phase des Einstellungsprozesses verbringen, um sicherzustellen, dass der Prozess effizient und zügig verläuft.
Annahmequote von Angeboten: Das Verhältnis angenommener Jobangebote zu gemachten Angeboten, was die Attraktivität der Angebote und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens widerspiegelt.
Candidate Net Promoter Score (CNPS): Ein Wert, der auf Rückmeldungen von Kandidaten zur Erfahrung im Rekrutierungsprozess basiert und zur Verbesserung des Einstellungsprozesses dient.
Vielfalt im Bewerberpool: Misst die Diversität der Kandidaten im Einstellungsprozess und fördert inklusive Einstellungspraktiken.
Mitarbeiterempfehlungen: Erfasst die Anzahl und Qualität der von Mitarbeitern empfohlenen Kandidaten und gibt Aufschluss über das Engagement und das Netzwerk der Belegschaft.

Einige der wichtigsten Vorteile eines ATS sind, dass Sie damit leicht wichtige Rekrutierungskennzahlen erfassen und analysieren, die Wirksamkeit Ihrer Einstellungsmaßnahmen nachverfolgen und Ihr Rekrutierungsbudget optimieren können.

6. Sorgfältig strukturierte Interviews

Da Vorstellungsgespräche ein so entscheidender Bestandteil des Einstellungsprozesses sind, ist es nicht verwunderlich, dass unsere Experten besonders aufmerksam darauf achten und einen kollaborativen, strukturierten Ansatz bevorzugen, der Kompetenzen und Fähigkeiten effektiv bewertet.

„Durch das Führen intensiver Interviews mit Bewerbern können deren Stärken, Fähigkeiten und Erfahrungen identifiziert und geklärt werden, ob sie zur ausgeschriebenen Position passen. Zum Beispiel haben wir bei ABBYY unseren Einstellungsprozess so angepasst, dass mehr Personen daran beteiligt sind. Die Entscheidung treffen nicht länger die einstellenden Manager allein. Stattdessen haben wir eine Einstellungsgruppe geschaffen.“ – Weronika Niemcyzk

Mehr darüber erfahren Sie in Mariya Hristovas ausgezeichnetem Artikel zu wie man jemanden interviewt.

7. Aufbau eines vielfältigen Talentpools

Vielfalt ist im Geschäftsleben genauso wertvoll wie in der Natur. Viele Experten, mit denen wir gesprochen haben, hoben die Vorteile hervor, aus einem vielfältigen Bewerberpool zu schöpfen und den Prozess so inklusiv wie möglich zu gestalten.

„Es ist entscheidend, die aktuelle Zusammensetzung des Teams, dem die potenziellen Kandidaten beitreten würden, zu verstehen und herauszufinden, wo wir weiterhin neue Stimmen willkommen heißen können. Die Recruiter geben Führungskräften ein Toolkit an die Hand, das alles abdeckt – von der Suche nach neuen Wegen, Talente zu gewinnen, über die Bedeutung eines diversen Interview-Teams bis hin zu Schritten im Prozess, die dabei helfen, Vorurteile von Stellenausschreibungen bis hin zum Bewerbungsgespräch zu reduzieren.“ – Randy Tosch, VP Talent, Grainger.

Eine gute Möglichkeit, vielfältige Kandidaten zu finden, ist die Einstellung internationaler Mitarbeiter.

8. Outsourcing

Recruiting kann herausfordernd sein, insbesondere wenn Sie Ihre ersten Mitarbeiter einstellen.

Deshalb ist das Outsourcing des Einstellungsprozesses (RPO) so beliebt, um die interne Personalabteilung zu entlasten. Sie können helfen bei:

Kandidatensuche
Interviewtechniken und Schulungen
Optimierung des Einstellungsprozesses
Onboarding.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten RPO-Dienstleister.

Denken Sie daran: Rekrutierung dreht sich um Menschen

Dies war ein relativ kurzer Überblick über die Personalbeschaffung und was sie umfasst. Hinter einer vollständigen Recruiting-Strategie steckt viel Überlegung – von der Entwicklung von E-Mail-Vorlagen für die Personalsuche über das Anpassen Ihrer Strategie zur Kandidatengewinnung bis hin zu Investitionen in Social Media Recruiting.

Alles im Detail zu behandeln, würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, aber ich möchte mit einem letzten wertvollen Ratschlag der Einstellungsexpertin Mariya Hristova schließen.

„Recruiting ist in erster Linie ein Beruf mit und für Menschen – daher sollte der Fokus auf den Menschen liegen!“

Wenn Sie weiterhin mehr über alles rund um die Personalbeschaffung erfahren möchten, lohnt sich ein Blick auf unsere Liste der besten Recruiting-Newsletter, die Sie abonnieren können.

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