Was ist Personalbeschaffung? Definition, Ablauf und Tipps

Finn Bartram

on May 7, 2026

Recruiting ist eine entscheidende Geschäftsfunktion und berüchtigt schwer richtig zu machen. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um zu verstehen, was Recruiting ist und wie Sie es angehen, damit Sie die benötigten Talente einstellen können.

Was ist Recruiting?

Recruiting, oder Personalbeschaffung, bezeichnet den Prozess, bei dem eine Organisation neue Talente findet, um ihre strategischen Ziele zu erreichen. Dazu gehören Arbeitgebermarkenbildung, Marketing, Kandidatenansprache, Screening, Vorstellungsgespräche, Unterbreiten eines Stellenangebots und Onboarding.

Wie jeder bestätigen kann, der schon einmal am Recruiting beteiligt war, kann der Prozess gleichermaßen lohnend und frustrierend sein – aber er ist für den Erfolg einer Organisation unerlässlich.

Was gehört zum Recruiting-Prozess?

Wie die meisten erfolgreichen Prozesse beginnt auch Recruiting mit sorgfältiger Planung, um einen klaren Überblick über den Talentbedarf der Organisation zu bekommen.

Ihr Ansatz im Recruiting kann unterschiedlich aussehen – vom Full-Cycle-Recruiting bis hin zu einem eher kollaborativen Vorgehen über Geschäftsbereiche hinweg.

Personalbedarfsplanung: Der Prozess der Analyse von Kompetenzlücken im Vergleich zu den Unternehmenszielen und der Identifikation aktueller sowie zukünftiger Personalbedarfe.
Erstellung von Stellenbeschreibungen: Ausarbeitung eines Dokuments, das die Anforderungen, Qualifikationen, Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten und Aufgaben einer bestimmten Rolle innerhalb des Unternehmens beschreibt. Es können auch Details wie die Gehaltsspanne enthalten sein.
Stellenanzeigen und Werbung: Veröffentlichung von Stellenbeschreibungen und Anzeigen an den passenden Stellen.
Kandidatensuche: Suche nach geeigneten Kandidat:innen in unternehmensinternen Bewerberdatenbanken, Nutzung von LinkedIn und anderen beruflichen Netzwerken, Teilnahme an Jobmessen und Recruiting-Events sowie Förderung von Empfehlungen.
Marketing: Tatsächlich können alle Marketingmaßnahmen das Recruiting unterstützen, wobei es spezifische Aktivitäten wie die Gestaltung einer ansprechenden Karriereseite gibt.
Kandidatenscreening: Überprüfung aller verfügbaren Informationen über den Bewerber (Lebenslauf, Anschreiben, LinkedIn-Profil etc.), um einzuschätzen, ob er oder sie zur Rolle passen könnte.
Bewerbungsgespräche: Terminierung von Vorstellungsgesprächen mit vorausgewählten Kandidat:innen und Durchführung verschiedener Interviewarten (z. B. Telefon-, Video-, persönliche oder Panelinterviews).
Beurteilungen und Tests: Durchführung und Auswertung von technischen, psychometrischen und Eignungstests.
Stellenangebot machen: Dem ausgewählten Kandidaten die Rolle anbieten und Gehalt, Zusatzleistungen usw. verhandeln.

Tipp: Der Einsatz von kostenloser Recruiting-Software bis hin zu Enterprise-Recruiting-Software kann Ihren Recruiting-Prozess erheblich effizienter machen.

Welche Arten von Recruiting gibt es?

Im Recruiting haben Sie verschiedene Optionen:

Interne Personalbeschaffung: Besetzung einer vakanten Stelle mit einem Kandidaten oder einer Kandidatin aus dem eigenen Unternehmen. Dazu zählen beispielsweise Beförderungen, Versetzungen oder temporäre Einsätze.
Externe Personalbeschaffung: Suche nach Kandidat:innen außerhalb der eigenen Organisation.
Retained Recruiting: Auch „Retained Search“ genannt. Dabei beauftragt ein Unternehmen eine externe Recruiting-Agentur gegen eine Vorauszahlung, um eine anspruchsvolle oder spezialisierte Position zu besetzen.
Contingency Recruitment: Contingency Recruiting ist wie Retained Recruiting, allerdings werden die Recruiting-Firmen nur dann bezahlt, wenn sie tatsächlich einen Kandidaten erfolgreich vermitteln.
Personalvermittlung: Die Einstellung von Mitarbeitern zur Besetzung befristeter, projektbezogener oder unbefristeter Stellen in einer Organisation.
Outplacement Recruiting: Ein Service, den Unternehmen Mitarbeitern anbieten, die das Unternehmen verlassen, meist wegen Entlassungen, Restrukturierungsmaßnahmen oder Stellenabbau. Ziel von Outplacement-Services ist es, diese Personen beim beruflichen Übergang zu unterstützen und ihnen neue Beschäftigungsmöglichkeiten zu verschaffen.

Der Rekrutierungsprozess

In seinem ausgezeichneten Artikel über den Rekrutierungsprozess unterteilt Liam Reese den Prozess in diese Phasen:

Ansprechen: Alle Maßnahmen, die potenzielle Kandidaten auf Ihre Stellenangebote aufmerksam machen, z. B. das Veröffentlichen von Stellenbeschreibungen und andere Maßnahmen im Recruiting-Marketing.
Bewerben: Die Phase zwischen der Entscheidung eines Kandidaten, sich zu bewerben, und dem formalen Absenden einer Bewerbung. Die Bewerbung kann auch über eine Personalvermittlungsagentur, Active Sourcing oder Empfehlung erfolgen.
Vorauswahl: Die Arbeit, die vor einem formalen Interview stattfindet, um die Bewerbergruppe auf die Kandidaten zu beschränken, die Sie tatsächlich interviewen möchten.
Interview: Die Einschätzung der Fähigkeiten eines Bewerbers und die Auswahl des besten Kandidaten für die Position basierend auf den für Sie wichtigsten Kriterien.
Angebot: Die Phase zwischen Ihrer Entscheidung für einen Kandidaten und dessen Annahme oder Ablehnung des Angebots.
Onboarding: Vielleicht besser bezeichnet als Preboarding; dies ist der Zeitraum zwischen der Annahme des Angebots und dem Arbeitsbeginn.

Es ist erwähnenswert, dass Sie Ihren Prozess, falls noch nicht geschehen, in einem Ablaufdiagramm für den Rekrutierungsprozess abbilden sollten – wie im obigen Beispiel. Es ist wahrscheinlich an der Zeit, dies in Angriff zu nehmen.

7 Tipps für effektives Recruiting

Wir haben im Laufe der Jahre mit sehr vielen Recruiting-Expert:innen gesprochen und hier finden Sie deren wichtigste Tipps für einen effektiven Rekrutierungsprozess.

1. Stärken Sie Ihr Arbeitgeberversprechen und Ihre Arbeitgebermarke

Organisationen, die konsequent Talente einstellen, die gut zu ihnen passen, legen einen besonders starken Fokus auf ihre Arbeitgebermarke.

Die Arbeitgebermarke ist das Bild, das ein Unternehmen als Arbeitgeber in der Öffentlichkeit abgibt. Werden Menschen fair behandelt und bei ihrer Entwicklung unterstützt? Arbeitet das Unternehmen an spannenden Projekten? Engagiert es sich für übergeordnete Ziele jenseits reiner Gewinnerzielung?

Es gibt viele Aspekte beim Aufbau und der Pflege einer starken Marke, doch sie ist der Anker für alle Maßnahmen im Bereich Recruiting – einschließlich der Vermarktung als Arbeitgeber gegenüber potenziellen Kandidaten.

Wie Eric Harris, Gründer der Employer Branding Agentur Mindhandle, anmerkt: „Eine starke Arbeitgebermarke ist ein Magnet für werteorientierte Talente, denn sie bittet Kandidaten nicht um einen Job, sondern fragt: ‚Bist du wie wir?‘ Genau das wollen wir: Bewerber:innen, die sich selbst als Menschen identifizieren, die im Unternehmen erfolgreich sein werden. Alles andere ist Nebensache.“

Die Grundlage Ihrer Arbeitgebermarke bildet Ihr Employer Value Proposition (EVP), also das, was ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden im Gegenzug für deren Fähigkeiten, Expertise und Engagement verspricht.

2. Binden Sie bestehende Mitarbeitende ein

Wenn Sie EVP und Arbeitgebermarke überzeugend gestalten, werden Ihre Mitarbeitenden zu Ihren besten Fürsprechern – insbesondere im Recruiting für kleine Unternehmen.

Mitarbeitende können wertvolle Unterstützung leisten – durch direkte Empfehlungen potenzieller Kandidaten, das Teilen offener Stellen in ihren Netzwerken oder die Mitwirkung an Recruiting-Marketing-Aktivitäten wie „Ein Tag im Leben“-Videos.

Weiterhin bringt es Scott Millar, Senior Vice President, Human Resources, Canon Solutions America, Inc auf den Punkt: „Aktuelle Canon-Mitarbeitende kennen unser Unternehmen, die Unternehmenskultur und die Eigenschaften, die Menschen hier erfolgreich machen. Daher ist dies ein großartiger Weg, Talente für Schlüsselpositionen zu identifizieren.“

Tipp: Nutzen Sie Mitarbeiterempfehlungssoftware, um den Empfehlungsprozess zu automatisieren und es Mitarbeitenden zu erleichtern, qualifizierte Kandidat:innen für offene Stellen im Unternehmen zu empfehlen.

3. Häufige Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Recruitern und einstellenden Manager:innen

Einstellungen sind ein kollaborativer Prozess, und viele Expert:innen, mit denen wir gesprochen haben, betonen die Notwendigkeit häufiger Kommunikation zwischen HR-/Recruiting-Teams und einstellenden Führungskräften.

„Personal- und Kulturverantwortliche müssen es zur Priorität machen, mit Führungskräften und Teams zusammenzuarbeiten, um ihre aktuellen und zukünftigen Personalbedarfe sowie die geforderten Fähigkeiten und Expertisen zu verstehen.“ – Weronika Niemcyzk, Chief People & Culture Officer, Cyncly

4. Nutzung moderner Tools

Wir haben einen weiten Weg zurückgelegt, seit die ersten Personalsoftwarelösungen in Form von Bewerbermanagementsystemen (ATS) auf den Markt kamen.

Ein moderner Tech-Stack für das Recruiting kann Ihnen helfen, Recruiting-KPIs zu messen, allen Beteiligten die Arbeit zu erleichtern und auch eine bessere Erfahrung für die Kandidat:innen zu schaffen.

„Um sicherzustellen, dass wir die richtigen Talente finden und ansprechen, setzen wir zusätzlich auf einen High-Touch-, High-Tech-Ansatz beim Recruiting und der Gewinnung von Talenten. Diese Initiative ist für uns äußerst erfolgreich und umfasst die passenden Tools und Ressourcen, um eine positive Candidate Experience zu bieten – einschließlich unserer BCGYou-App, in der sich Bewerber:innen über das Unternehmen informieren, mit aktuellen BCG-Mitarbeitenden vernetzen, sich für Stellen bewerben, sich auf Cases vorbereiten und Details zum Interviewprozess finden können.“ – Amber Grewal, Boston Consulting Group

Um einen Eindruck davon zu bekommen, was möglich ist, werfen Sie einen Blick auf unsere Bestenlisten der besten Recruiting-Software und besten Bewerbermanagementsysteme.

Weitere nützliche Tools sind beispielsweise Talentgewinnungssoftware und Kandidatensuch-Tools

Wenn Sie häufig für Remote-Positionen rekrutieren, ist es ratsam, in eine robuste Videointerview-Software zu investieren, die Ihnen ebenfalls hilft, unkompliziert den Kontakt zu Kandidat:innen herzustellen.

5. Entwicklung entscheidender Recruiting-Kennzahlen

Recruiting-Kennzahlen und Analysen sind entscheidend, um Ihre Recruitingprozesse zu messen, zu verbessern und passgenaue Talente einzustellen.

Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel zu Recruiting-Kennzahlen, aber hier ein Überblick über einige grundlegende und fortgeschrittene Kennzahlen, die Sie verfolgen sollten:

Time to Fill und Time to Hire: Time to Fill misst die Dauer vom Ausschreiben einer Stelle bis zur Einstellung eines Kandidaten, während Time to Hire die Zeit vom Eingang der Bewerbung bis zur Einstellung misst.
Anzahl der Einstellungen vs. offene Stellen: Dieser Wert erfasst die Anzahl der Einstellungen im Verhältnis zu offenen Positionen und zeigt die Effektivität der Rekrutierungsfunktion auf.
Quelle der Einstellung: Ermittelt, woher Kandidaten stammen (z. B. Jobbörsen, soziale Medien, Mitarbeiterempfehlungsprogramme), um die Rekrutierungsressourcen effizient zuzuweisen.
Anzahl der Bewerber: Zeichnet das Volumen der Bewerbungen auf eine Stelle auf und liefert Einblicke in die Effektivität der Stellenausschreibung sowie das Interesse der Bewerbenden.
Konversionsrate: Misst den Prozentsatz der Bewerbenden, die von einer Stufe des Einstellungsprozesses zur nächsten übergehen, und hilft dabei, Engpässe zu identifizieren.
Geschwindigkeit des Einstellungsfunnels: Überwacht die Zeit, die Kandidaten in jeder Phase des Einstellungsprozesses verbringen, um sicherzustellen, dass der Prozess effizient und zeitnah abläuft.
Annäherungsrate für Stellenangebote: Das Verhältnis von angenommenen Stellenangeboten zu den gemachten Angeboten gibt Aufschluss über die Attraktivität der Angebote und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Candidate Net Promoter Score (CNPS): Ein auf dem Feedback der Kandidaten basierender Wert über ihre Erfahrungen im Bewerbungsprozess, der zur Optimierung des Einstellungsprozesses verwendet wird.
Vielfalt der Pipeline: Misst die Diversität der Kandidaten im Bewerbungsprozess und trägt zur Förderung inklusiver Einstellungspraktiken bei.
Mitarbeiterempfehlungen: Verfolgt die Anzahl und Qualität von Kandidaten, die durch Mitarbeitende empfohlen werden, und zeigt so Engagement und Netzwerkstärke der Mitarbeitenden auf.

Einige der wichtigsten Vorteile eines ATS sind die Möglichkeit, die wichtigsten Recruiting-Kennzahlen einfach zu erfassen und zu analysieren, die Wirksamkeit Ihrer Recruiting-Maßnahmen nachzuverfolgen und Ihr Recruiting-Budget zu optimieren.

6. Sorgfältig strukturierte Interviews

Da das Vorstellungsgespräch ein so entscheidender Bestandteil des Auswahlverfahrens ist, überrascht es nicht, dass unsere Expert:innen hier besonders wachsam sind und einen kollaborativen, strukturierten Ansatz bevorzugen, der Fähigkeiten und Kompetenzen wirksam prüft.

„Gründliche Interviews mit Kandidaten durchzuführen, hilft dabei, ihre Stärken, Fähigkeiten und Erfahrungen zu erkennen und zu bestimmen, ob sie zur Stelle passen. Bei ABBYY beispielsweise ist unser Einstellungsprozess so angepasst worden, dass mehr Personen eingebunden sind. Die Entscheidung treffen nicht länger die Hiring Manager allein, sondern wir haben eine eigene Einstellungsgruppe geschaffen.“ – Weronika Niemcyzk

Mehr dazu finden Sie im hervorragenden Artikel von Mariya Hristova über wie man Interviews führt.

7. Aufbau eines diversen Talentpools

Vielfalt ist im Geschäftsleben genauso gesund wie in der Natur. Viele Expert:innen, mit denen wir gesprochen haben, haben die Vorteile hervorgehoben, aus einem vielfältigen Kandidatenpool zu schöpfen und den Prozess so inklusiv wie möglich zu gestalten.

„Es ist entscheidend, den aktuellen Aufbau des Teams zu verstehen, dem die potenziellen Kandidaten beitreten würden, und zu erkennen, wo wir weiterhin neue Stimmen begrüßen können. Die Recruiter teilen mit den Führungskräften ein Toolkit, das alles abdeckt: von der Identifizierung neuer Quellen für Talente, der Bedeutung eines diversen Interviewteams bis hin zu Prozessschritten, um Vorurteile von den Stellenausschreibungen bis zum Interviewprozess zu minimieren.“ – Randy Tosch, VP Talent, Grainger.

Eine großartige Möglichkeit, vielfältige Kandidaten zu gewinnen, ist die Einstellung internationaler Mitarbeiter.

8. Outsourcing

Recruiting kann herausfordernd sein, vor allem, wenn Sie Ihre ersten Mitarbeitenden einstellen.

Deshalb ist das Recruitment Process Outsourcing (RPO) so beliebt, um interne Teams zu entlasten. Sie können helfen bei:

Kandidatensuche
Interviewtechniken und Schulungen
Optimierung des Einstellungsprozesses
Onboarding.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten RPO-Dienstleister.

Denken Sie daran: Recruiting dreht sich um Menschen

Dies war ein relativ kurzer Überblick über das Recruiting und seine Bestandteile. In eine vollständige Recruiting-Strategie fließen zahlreiche Überlegungen ein, von der Entwicklung von E-Mail-Vorlagen für die Rekrutierung über die Anpassung Ihrer Strategie für die Kandidatenbeschaffung bis hin zur Investition in Social-Media-Recruiting.

Alles bis ins kleinste Detail zu behandeln, würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, aber ich möchte mit einer letzten Weisheit der Einstellungsexpertin Mariya Hristova abschließen.

„Recruiting ist in erster Linie ein Menschenberuf, deshalb sollte der Fokus auf den Menschen liegen!“

Wenn Sie sich weiter über das Thema Recruiting informieren möchten, lohnt sich ein Blick auf unsere Liste der besten Recruiting-Newsletter, die Sie abonnieren können.

Treten Sie der People Managing People Community bei

Für weitere Tipps rund um Recruiting und alles, was Talentmanagement betrifft, werden Sie Teil unserer unterstützenden Community aus HR- und Wirtschaftsführenden. Hier teilen wir Wissen und Best Practices, die Ihnen helfen, beruflich zu wachsen und einen größeren Beitrag in Ihrem Unternehmen zu leisten.