Recruiting-Prozess: 8 Schritte zur Einstellung von Top-Talenten

Was ist Recruiting?

Recruiting ist der Prozess, qualifizierte Kandidaten für einen Job innerhalb einer Organisation anzuziehen, zu prüfen und auszuwählen. Daran denken wir alle, wenn wir an Talentakquise denken, was eine breitere Strategie ist, die den gesamten Lebenszyklus der Einstellung umfasst – von der Identifizierung des Personalbedarfs bis hin zum Onboarding erfolgreicher Kandidaten. 

Eine Recruiter-Datenbanklösung kann Ihnen dabei helfen, den Fortschritt von Kandidaten nachzuverfolgen und so den Rekrutierungsprozess transparenter und organisierter zu gestalten.

Recruiting bedeutet jedoch nicht nur, offene Stellen zu besetzen. Es geht vielmehr darum, die richtigen Personen zu finden, die zu den Zielen und zur Unternehmenskultur beitragen.

Im weiteren Kontext des Personalwesens (HR) und der Unternehmensstrategie ist Recruiting von zentraler Bedeutung. Eine gut definierte Rekrutierungsstrategie und ein klarer Prozess stellen sicher, dass eine Organisation ihren aktuellen und zukünftigen Personalbedarf decken, sich an den Unternehmenszielen ausrichten und einen Wettbewerbsvorteil aufrechterhalten kann. 

8 Schritte des Recruiting-Prozesses

Die meisten Organisationen können mit diesen grundlegenden acht Schritten beginnen, doch wie Sie sich vorstellen können, ist Recruiting in kleinen Unternehmen eine andere Herausforderung als das Recruiting in größeren Firmen mit mehr Ressourcen. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens wird Ihr Recruiting-Prozess-Flowchart also unterschiedlich aussehen.

Jeder dieser Schritte baut auf dem vorherigen auf, sodass Sie einzelne Abschnitte isolieren und optimieren können. Egal, ob Sie einen Full-Cycle-Recruiting Ansatz wählen oder eine andere Form – diese Schritte sind immer enthalten.

Schritt 1: Identifikation des Bedarfs

Der erste Schritt im Einstellungsprozess ist das Erkennen des Bedarfs zur Besetzung einer Position. Dazu gehört eine gründliche Analyse der aktuellen Belegschaft, um festzustellen, ob es Lücken gibt, die geschlossen werden müssen. 

Organisationen prognostizieren den zukünftigen Bedarf auf Basis von Unternehmenswachstum, Projektanforderungen oder strategischen Veränderungen. Die Bedarfserhebung dient nicht nur der unmittelbaren Stellenbesetzung, sondern ist Teil einer strategischen Personalplanung für langfristigen Erfolg. So wird sichergestellt, dass die Organisation über die richtige Mischung aus Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt, um ihre Ziele zu erreichen.

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Schritt 2: Erstellung einer Stellenbeschreibung

Sobald der Bedarf für eine neue Einstellung festgestellt wurde, besteht der nächste Schritt darin, eine Stellenbeschreibung zu erstellen. Eine klare und genaue Stellenbeschreibung, die auf die Rekrutierungs-SEO-Taktiken abgestimmt ist, ist ideal, um die passenden Kandidaten anzusprechen. 

Die Stellenbeschreibung sollte den Jobtitel, eine detaillierte Auflistung der Aufgaben, die erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten sowie weitere relevante Informationen wie Berichtslinien und Arbeitsbedingungen enthalten.

Dieses Dokument bildet die Grundlage für alle Rekrutierungsbemühungen und setzt klare Erwartungen für Arbeitgeber und potenzielle Kandidaten.

Schritt 3: Kandidatengewinnung

Kandidatengewinnung bedeutet, potenzielle Bewerber für die Stelle zu finden und anzusprechen. Dies kann durch verschiedene Methoden erfolgen, darunter:

• Stellenanzeigen – Zeitung, Online-Medien, im Geschäft, TV, Radio, Social Media
• Personalvermittlungen und Headhunter
• Karriereseite/Website
• Branchenevents und Konferenzen
• Jobmessen
• Empfehlungen
• Soziale Medien – LinkedIn, Twitter, TikTok usw.
• Talent Communities – CRM, E-Mail-Newsletter, Alumni-Netzwerke
• Direktansprache
• B2C-Verbindung.

Bei der Analyse dieser Kanäle sollten Sie sich mit den Kennzahlen beschäftigen und herausfinden, welche die besten Quellen für Kandidaten für Ihr Unternehmen sind, d. h. welche Ihnen die besten Bewerber im Verhältnis zu Aufwand und Ressourcen liefern.

Mit der Zeit werden Sie herausfinden, welche Methoden auf Basis Ihres einzigartigen Mixes aus Kandidatenmarketing und Ansprache am wirkungsvollsten sind. Anschließend können Sie diese gezielt optimieren und sicherstellen, dass Sie Ihre Arbeitgebermarke/Arbeitgeberwertversprechen (EVP) bestmöglich präsentieren.

Die folgende Tabelle greift die oben aufgeführten Methoden als Hauptkategorien auf und zeigt auf, welchen Teil dieser Prozesse Sie durch mehr Automatisierung, eine verbesserte Kandidatenerfahrung oder zusätzliche Ressourcen optimieren können.

Ich habe diese in Menschen, Prozesse und Systeme unterteilt.

Quelle	Verbesserungen bei den Mitarbeitenden	Prozessverbesserungen	Systemverbesserungen
Stellenanzeigen	Schulung Ihres Teams im Verfassen von Stellenanzeigen – das ist eine spezifische Fähigkeit. Sprechen Sie mit Führungskräften und Bewerbenden darüber, wo sie nach Stellen suchen, und schalten Sie auch dort Anzeigen.	Halten Sie Stellenanzeigen für Ihre häufigsten Rollen gespeichert. Denken Sie daran: Eine Stellenanzeige ist nicht nur die Stellenbeschreibung. Lagern Sie dies an einen Media Buyer aus. Verfolgen Sie die Einstellungsquelle, um Ihr Budget zu optimieren.	Verknüpfen Sie Ihr ATS mit Ihren häufigsten Portalen für Stellenanzeigen, viele ATS haben hierfür gute Funktionen. Tracking-Links in Stellenanzeigen, damit Sie wissen, welche Medien am besten funktionieren.
Personalvermittlungsagentur / Headhunter	Wie ist das Engagement des internen Teams mit den Kandidaten – gibt es ein Vorauswahlgespräch?	Einrichtung einer definierten bevorzugten Lieferantenliste. Erstellen eines Informationsblatts, das Recruiter an Kandidaten senden können. Briefing-Calls mit Agenturen und Führungskräften einrichten. Klare Kommunikationsprotokolle mit Agenturen. Standardisierte Bedingungen für Personaldienstleister, damit nicht jedes Mal neue Verträge geprüft werden müssen.	Direkte Anbindung der Agenturen an Ihr ATS, damit das Erlebnis für Führungskräfte einheitlich bleibt. Nutzung von Agentur-Marktplatz-Tools wie Hiring Hub (dies ist nur im Vereinigten Königreich verfügbar, aber ähnliche Produkte lassen sich leicht für Ihre Region recherchieren).
Karriereseite	Regelmäßige Aktualisierung mit frischen Inhalten	Ein wichtiger Punkt ist, ob Ihre Karriereseite Teil Ihres ATS ist oder separat betrieben wird und wie Ihre Unternehmensseite mit der Karriereseite interagiert. Stellen Sie sicher, dass Sie den Link zur Karriereseite im Jobintake-Gespräch an die Führungskräfte geben, damit sie diesen in ihrem Netzwerk weitergeben können.	Automatisierte Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf Ihrer Karriereseite nach Freigabe Verlinkung zu den sozialen Kanälen des Unternehmens
Branchenevents und Konferenzen	Teilnahme Ihres Recruiting-Teams an möglichst vielen Veranstaltungen, Namen sammeln, nachfassen und mit potenziellen Kandidaten in Kontakt treten	Stände, Broschüren, Informationsmaterialien etc. für mehrere Veranstaltungen bereithalten, damit sie nicht nur einmalig genutzt werden	Veröffentlichung der Event-Teilnahmen auf Ihrer Karriereseite
Jobmessen	Teilnahme Ihres Recruiting-Teams an den richtigen Events. Benötigen Sie ein dediziertes Hochschul-Recruiting-Team, falls dies eine wichtige Quelle ist?	Stände, Broschüren, Informationsmaterialien etc. für mehrere Events bereithalten, damit sie nicht nur einmalig genutzt werden	Auflistung von Messeteilnahmen auf Ihrer Karriereseite und in sozialen Medien
Empfehlungen	Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Mitarbeitenden, sprechen Sie sie gezielt an und fragen, wen sie aus früheren Unternehmen kennen und empfehlen würden. Regelmäßige interne Updates, welche Rollen für Empfehlungen offen sind.	Überprüfen Sie Ihre Incentivierungsstrategie und -richtlinien.	Es gibt spezielle Softwarelösungen zum Management und Tracking von Empfehlungsprämien. Viele ATS-Anbieter bieten hierfür Funktionen. Kann Ihr ATS Empfehlungen nachverfolgen?
Soziale Medien – LinkedIn, Twitter, TikTok, usw.	Regelmäßige Posts über Unternehmenskultur und vakante Stellen Klare Zuständigkeiten, etwa ob das Thema im Bereich Kommunikation, Talent Acquisition oder Marketing angesiedelt ist	Sicherstellen, dass auch Führungskräfte offene Positionen in ihren Netzwerken teilen	Tracking-Links aus Ihrem ATS für Social-Media-Posts erzeugen Automatische Veröffentlichung aus Ihrem ATS auf Social Media
Talent-Pools – CRM, E-Mail-Newsletter, Alumni, usw.	Erstellen eines maßgeschneiderten Newsletters für unterschiedliche Kandidatengruppen Gute bereits interviewte Bewerbende für andere Positionen kontaktieren und langfristig ansprechen	Alumni im Austrittsprozess erfassen – gezielte Empfehlungsprogramme für ehemalige Mitarbeitende entwickeln, um Empfehlungen zu fördern. Automatische Links zum Beitritt in Talent-Pools auf Ihrer Karriereseite, im Bewerbungsprozess oder in automatischen Signaturen der Recruiter einbinden.	Automatisierte Job-Alerts und E-Mail-Marketing-Kampagnen an den Kandidatenpool Individuelles Tracking pro Community zur Messung der Kanal-Effektivität
Direktansprache	Mehr Personal für das Direktansprache-Team Spezielle Sourcing-Rollen etablieren.	Talent-Mapping: Für welche Rollen werden Sie in Zukunft einstellen (Geplantes Wachstum oder erwartete Fluktuation) und frühzeitig Talente für diese Positionen ansprechen, um den Prozess zu beschleunigen? Zusammen mit Führungskräften LinkedIn Recruiter durchgehen, um sie in den Prozess einzubinden.	Kauf von LinkedIn Recruiter, Cord oder ähnlichen Sourcing-Tools

Bei Systemänderungen kann es sein, dass Sie feststellen, dass Ihr aktuelles Bewerbermanagementsystem (ATS) oder andere Recruiting-Software bestimmte Dinge nicht abdeckt.

Halten Sie sich diese gewünschten Funktionen als Ihre "Tech-Wunschliste" fest – später im Artikel werden wir darauf eingehen, wie Sie den besten Technologieanbieter für Ihre Bedürfnisse analysieren.

Tipp: Kostenlose Recruiting-Plattformen sind unverzichtbar, um den Einstellungsprozess zu optimieren und jeden Schritt nachzuverfolgen.

Schritt 4: Vorauswahl und Erstellung der Shortlist

Nach der Gewinnung von Kandidaten besteht der nächste Schritt darin, Bewerbungen zu prüfen und eine Shortlist vielversprechender Optionen zu erstellen. Dieser Prozess beinhaltet das Sichten von Lebensläufen und Bewerbungen, um diejenigen zu identifizieren, die die Stellenkriterien erfüllen. 

Software-Lösungen zur Lebenslaufprüfung sind besonders beim Recruiting von Führungskräften unerlässlich, da sie sicherstellen, dass Sie sich auf die richtigen Kandidaten konzentrieren.

Die Funktionen moderner Recruiting-Software unterstützen dabei, den Prozess zu straffen, indem nicht qualifizierte Bewerber herausgefiltert und die vielversprechendsten priorisiert werden. Das Screening ist entscheidend, damit nur die geeignetsten Kandidaten in den weiteren Auswahlprozess gelangen.

Es gibt kaum etwas Schlimmeres, als nach fünf Minuten Interview zu merken, dass der Kandidat ungeeignet ist, etwa weil die Gehaltsvorstellung völlig außerhalb des Rahmens liegt, wichtige grundlegende Aspekte der Stelle (z. B. Schicht- oder Reisezeiten, Anwesenheitstage im Büro) nicht verstanden wurden, die mit dem Privatleben kollidieren, oder die erforderlichen Fähigkeiten tatsächlich fehlen.

Sie können auf KI-basierte Recruiting-Software zurückgreifen, um diesen Prozess zu optimieren, indem Daten automatisch analysiert und potenzielle Konflikte oder wünschenswerte Fähigkeiten und Erfahrungen hervorgehoben werden.

Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Themen und wie wir sie überprüfen.

Aspekt	Personenüberprüfung	Prozessüberprüfung	Systemprüfung
Abgleich der Gehaltserwartung	Gespräch zur Klärung der Erwartung	Sicherstellen, dass das Gehalt im Bewerbungsprozess veröffentlicht ist (ist eine grobe Maßnahme, da nicht das gesamte Paket abgebildet wird); der Kandidat kann dies selbst prüfen.
Erforderliche Qualifikationen für die Stelle	Gespräch zur Bestätigung und Klarstellung, dass Sie beim Angebot entsprechende Dokumente sehen möchten.	Klare Angabe der Anforderungen in der Stellenbeschreibung. Fragen im Bewerbungsprozess.	Möglichkeit, Kandidaten abzulehnen, wenn Qualifikation nicht erfüllt ist.
Arbeitsbedingungen (Schichten, Arbeitszeiten, Reisen, vor Ort/hybrid)	Gespräch zur Bestätigung.	Deutlich in der Stellenbeschreibung angegeben. Fragen im Bewerbungsprozess.	Möglichkeit, Kandidaten abzulehnen, falls sie nicht mit den Arbeitsbedingungen übereinstimmen.
Kommunikationsfähigkeit	Gespräch, um Kommunikationsfähigkeiten zu überprüfen.	Lebenslauf/Bewerbungsschreiben Fragen, die im Rahmen des Bewerbungsprozesses gestellt werden.
Grundanforderungen der Stelle (Sprachkenntnisse, Programmierkenntnisse, Überprüfung von Lebenslauf-Angaben usw.)	Überprüfung des Lebenslaufs. Gespräch zur Feststellung der grundlegenden Fähigkeiten.	Grundlegende Tests.	Möglichkeit, Kandidaten bei Nichtbestehen abzulehnen.
Motivation	Anschreiben. Gespräch zur Ermittlung der Motivation.	Fragen zur Motivation stellen.

Schritt 5: Durchführung von Vorstellungsgesprächen

Vorstellungsgespräche sind ein zentraler Bestandteil des Auswahlprozesses. Sie ermöglichen es dem Arbeitgeber, die Qualifikationen, Erfahrungen und die Eignung für die Position zu beurteilen. Der Einsatz von Interview-Koordinationssoftware sorgt dafür, dass Ihr Recruiting-Prozess reibungslos und ohne Terminüberschneidungen abläuft.  

Je nach Ziel eignen sich verschiedene Arten von Interviews – etwa Telefoninterviews, Videointerviews oder persönliche Gespräche. Zum Beispiel dienen Telefoninterviews oft der ersten Vorauswahl, während persönliche Gespräche meist für Finalisten reserviert sind. 

Eine gute Vorbereitung auf die Interviews ist essenziell. Interviewer sollten ein klares Verständnis von der Rolle und den zu bewertenden Kriterien haben.

Meiner Meinung nach ist das einfachste und klarste Prinzip, dem Sie folgen sollten, dass Sie jede Anforderung aus der Stellenbeschreibung – sowohl Aufgaben als auch die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen – im Prozess bewerten und jeder Aufgabe einen oder mehrere Prozessschritte zuordnen (auch mehrfach möglich).

Zum Beispiel:

• 5 Jahre Erfahrung in der Softwareentwicklung kann im Bewerbungsreview und im Telefonscreening überprüft werden.
• Leitung der Personalabteilung in der EMEA-Region sollte im Telefonscreening und im Interview thematisiert werden – erklären Sie dem Kandidaten, was das bedeutet, und verstehen Sie dessen Herangehensweise.
• Ein Auge für Design und Detail (bei Design-Positionen) kann durch die Sichtung eines Portfolios und eine Testaufgabe im Bewerbungsprozess bewertet werden.

Sie sehen das Prinzip: Nennen Sie in der Stellenbeschreibung nichts, das Sie nicht auch überprüfen möchten – und stellen Sie sicher, dass Sie alles Integrierte im Prozess auch bewerten (oder streichen Sie es heraus).

Ein Beispiel für einen möglichen Interviewprozess könnte so aussehen (ich habe den Recruiter als Interviewer hinzugefügt, aber das bleibt natürlich Ihnen überlassen).

Stufe	Wer	Zu prüfen
1.	Einstellungsmanager (mit weiteren Beteiligten, falls Sie in Paaren oder Gruppen interviewen).	Erforderliche Fähigkeiten für die Rolle (das muss eindeutig die Kernbewertung des direkten Vorgesetzten sein – kann die Person den Job machen). Chemie – können wir zusammenarbeiten? Motivation – sollte schon bekannt sein, aber kann hier vertieft werden. Kultur und Werte – steht im Zusammenhang mit der Chemie, ist aber eher eine Frage der Passung zum Unternehmen.
2. (Teil eins)	Recruiter (sofern dies Aufgabe der TA-Funktion ist; andernfalls fällt dies vermutlich in das erste Gespräch).	Kultur und Werte – passt der Bewerber gut ins Unternehmen?  Überprüfung aller im ersten Gespräch aufgefallenen oder nicht behandelten Punkte. Abstimmung zu Gehalt und Arbeitsbedingungen.
2. (Teil zwei)	Vorgesetzter des Einstellungsmanagers	Motivation Team-Integration Überprüfung aller im ersten Gespräch aufgefallenen oder nicht behandelten Punkte Eventuell erforderliche Präsentation

Dies ist eine Standardvorlage, die ich als Ausgangspunkt für die Planung Ihres Interviewprozesses verwendet habe. Natürlich ist nicht jede Rolle gleich, und Sie möchten vielleicht einen kollaborativeren Einstellungsprozess.

In manchen Märkten und Kulturen führen zu viele Schritte dazu, dass der Prozess zu stark verlangsamt wird. Daher versuche ich, es bei maximal zwei Runden zu belassen, aber für manche Rollen sind auch mehr Schritte in Ordnung.

Zwei Interviews im Prozess bieten Ihnen einige offensichtliche Vorteile: Sie gewinnen Zeit zum Nachdenken und können Kandidat:innen vergleichen, bevor Sie diese ein weiteres Mal treffen.

Ich war oft in Prozessen, in denen unsere Erwartungen an mögliche Einstellungen und die Realität nicht übereinstimmten. 

Wenn Sie fünf gut geprüfte Personen kennenlernen, von denen keine perfekt passt, aber alle die Obergrenze Ihrer Gehaltsspanne fordern, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie möglicherweise irgendwo Kompromisse eingehen müssen.  

Schritt 6: Bewertung und Auswahl der Kandidaten

Nach Abschluss der Interviews folgt die Bewertung und Auswahl des besten Kandidaten. Dazu gehört die Einschätzung der Qualifikationen, der Erfahrung sowie der Passung zur Unternehmenskultur.

Zusätzliche Werkzeuge wie Referenzprüfungen, HR-Background-Check-Systeme und eignungsdiagnostische Tests können weitere Einblicke zur Eignung der Kandidaten liefern. Der Auswahlprozess sollte gründlich sein, um die bestmögliche Einstellung sicherzustellen.

Sie brauchen objektive Maßstäbe für die von Ihnen interviewten Kandidaten – ich warne aber vor zu starker Fokussierung auf eine Punktzahl, da dies dazu führen kann, dass diejenigen bevorzugt werden, die die richtigen Dinge sagen und nicht die richtigen Dinge tun.

Eine Punktzahl ist hilfreich, um offensichtlich ungeeignete Kandidaten auszusortieren, allerdings ist es riskant zu denken, dass Sie demjenigen mit den meisten Punkten automatisch das Angebot machen müssen.

Abschließend sollten Sie eine gemeinsame Zusammenfassung und Bewertung aller Kandidaten vornehmen (mein Tipp: von der niedrigsten Punktzahl an beginnen). Hier einige Prinzipien dazu:

• Feedback-Punkte nach dem Interview an den Recruiter weitergeben
• Vermeiden Sie Gespräche über Kandidaten außerhalb der Abschlussbesprechung (es ist schwer, aber sonst droht Gruppendenken)
• Recruiter sammelt Bewertungen und beginnt mit der niedrigsten, mit folgender Agenda:
  • Recruiter teilt die Gesamtpunktzahl, äußert seine Gedanken und gibt ein "würde einstellen/würde nicht einstellen/könnte einstellen"
  • Der Vorgesetzte des Einstellungsmanagers gibt seine Sichtweise und bewertet ebenfalls "würde/würde nicht/könnte"
  • Einstellungsmanager macht dasselbe
  • Feedback zum Weitergeben sammeln und festlegen, wer es gibt
  • Vorgang für alle Kandidaten wiederholen
  • Die Kandidaten mit den meisten Zusagen prüfen und bestimmen, wem das Angebot gemacht wird (klären, wer das letzte Wort hat).

Stufe 7: Angebot

Nachdem Sie den Top-Kandidaten ausgewählt haben, gilt es, ein Stellenangebot zu unterbreiten. In diesem Schritt werden die vertraglichen Rahmenbedingungen ausgehandelt – Gehalt, Zusatzleistungen und Eintrittsdatum.

Eine klare Kommunikation ist hier entscheidend, um sicherzustellen, dass beide Seiten die Erwartungshaltung teilen. Ein gut formuliertes Angebot, das auf die Bedürfnisse und Wünsche des Bewerbers eingeht, erleichtert die Annahme und legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Eine Lektion, die ich im Laufe der Jahre gelernt habe, ist, dass dieser Teil des Prozesses sehr emotional ist.

Nach einem langen, fordernden Auswahlprozess für beide Seiten steht nun Geld im Mittelpunkt.

Ich habe erlebt, dass Führungskräfte Angebote weit unter den Gehaltsvorstellungen machen wollten, weil sie selbst damals für weniger angefangen haben, oder sie möchten mit einem niedrigen Angebot die Motivation testen oder lehnen eine Gehaltsanpassung von ein paar Prozent wegen Budgetbeschränkungen oder Team-Gerechtigkeit ab.  

Gerade hier kann schnell etwas schiefgehen und wenn die Emotionen bei Kandidat und Führungskraft hochkochen, kann die künftige wichtige Arbeitsbeziehung bereits Schaden nehmen.  

Einige dieser Lektionen habe ich auf die harte Tour gelernt. Wenn sich Arbeitsmärkte schnell verändert haben und wir mit unseren Gehältern hinterherhinkten, hatte unser TA-Team eine Meinung, unser HR-Team eine andere, und die Führungskräfte wiederum jeweils ihre eigenen.

Das wurde schnell chaotisch und indem wir unser Verhältnis von Angeboten zu Annahmen gemessen haben, konnten wir rasch mit Hilfe von Belegen alle auf denselben Stand bringen und das Problem beheben.

Ich bin ein großer Befürworter davon, TA-Teams eine starke Stimme in diesen Gesprächen zu geben, da sie in Echtzeit mit dem Arbeitsmarkt sprechen. Hier ist ein Überblicksprozess, der die Führungskraft, den Recruiter und den Kandidaten einbezieht.

Auch dies ist nur ein Vorschlag und Ihre Organisation wird anders funktionieren, aber dieser Überblick ist ein guter Ausgangspunkt und die wichtigsten Punkte in den einzelnen Schritten sind relativ universell.

Offensichtlich werden Erwartungen, Interview-Feedback, Team- und Gehalts-Benchmarks hierfür als Datenpunkte benötigt.

Sie müssen klar festlegen, wer die finale Entscheidungsgewalt hat, aber ich finde, dass die Meinung des Recruiters hier entscheidend ist, um ein zu niedriges Angebot zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Angebote unternehmensweit konsistent mit Ihrer Vergütungsphilosophie sind.

Phase 8: Onboarding 

Mitarbeiter-Onboarding ist der letzte Schritt im Einstellungsprozess. Das Onboarding umfasst die Einführung, Schulung und Eingliederung des neuen Mitarbeiters in die Unternehmenskultur.

Ein umfassender Onboarding-Prozess hilft neuen Mitarbeitenden, ihre Rolle zu verstehen, Beziehungen zu Kolleg:innen aufzubauen und produktive Teammitglieder zu werden. Effektives Onboarding kann außerdem die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit erhöhen.

Am wichtigsten ist dabei, klar festzulegen, wer der Hauptansprechpartner für Ihre Neueinstellung ist, wer mit dem Kandidaten in Kontakt steht und welche Unterlagen vor dem Arbeitsbeginn ausgefüllt werden müssen.

Ihre Abläufe und der Grad der Automatisierung im Prozess geben Aufschluss darüber, wer in Ihrem Unternehmen die beste Ansprechperson ist. Dennoch denke ich, dass es ein paar wichtige Punkte gibt, die Sie beachten sollten.

• Die Führungskraft muss regelmäßig mit dem neuen Mitarbeitenden in Kontakt sein.
• Es sollte jemanden aus dem HR-Bereich geben, der sicherstellt, dass möglichst viele Unterlagen bereits vor Arbeitsbeginn ausgefüllt sind. Das sollte jemand sein, der sich mit Benefits und Onboarding gut auskennt – meiner Ansicht nach sollte das nicht der Recruiter sein, denn dieser sollte bereits die nächste Person suchen.
• Besprechen Sie diesen Teil des Prozesses persönlich oder telefonisch mit den Kandidat:innen – auf keinen Fall nur per Text oder E-Mail. Das Warten auf einen neuen Job ist eine seltsame Zeit, also halten Sie engen Kontakt.
• Automatisieren Sie diesen Teil des Prozesses in dem Umfang, den Ihre Systeme zulassen.
• Stellen Sie sicher, dass dem neuen Mitarbeitenden ganz klar ist, was am ersten Tag/in der ersten Woche/im ersten Monat passieren wird.

Vorteile eines effektiven Rekrutierungsprozesses

Natürlich ist es viel Arbeit, so etwas zu implementieren. Warum also die Mühe? Hier sind einige Vorteile, die Sie wahrscheinlich spüren werden, wenn Sie Ihre Rekrutierung verbessern.

Verbesserte Qualität der Einstellungen

Ein gut strukturierter Rekrutierungsprozess führt direkt zu besseren Einstellungsentscheidungen. Wenn Organisationen einem definierten Ablauf folgen, können sie sicherstellen, dass sie Kandidat:innen auswählen, die nicht nur über die richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, sondern auch gut zur Unternehmenskultur passen.

Das führt zu qualitativ hochwertigeren Mitarbeitenden, die mit größerer Wahrscheinlichkeit gute Leistungen erbringen und positiv zum Unternehmen beitragen.

Erhöhte Bindung und Kosteneinsparungen

Indem der Rekrutierungsprozess verschlankt wird, spart man Zeit und Ressourcen, was die Kosten für Einstellungen deutlich reduzieren kann. Außerdem verringert die richtige Personalauswahl von Beginn an die Fluktuation und sorgt so langfristig für Kosteneinsparungen.

Laut Gallup kostet die Ersetzung eines einzelnen Mitarbeitenden zwischen der Hälfte und dem Zweifachen des Jahresgehalts. Für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden, das Wert auf Bindung legt, könnten das mehr als 2 Millionen $ jährliche Ersparnis bedeuten.

Hohe Mitarbeiterbindung sorgt zudem für ein stabileres und engagierteres Team, was sich positiv auf die Gesamtproduktivität auswirkt.

Stärkung der Arbeitgebermarke

Der Rekrutierungsprozess ist oft der erste Berührungspunkt zwischen einem potenziellen Mitarbeitenden und der Organisation. Eine positive Erfahrung im Bewerbungsprozess kann den Ruf des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber stärken. Dies wiederum kann zukünftig weitere Top-Talente anziehen und die Arbeitgebermarke festigen.

Fazit

Ein klar strukturierter, verständlicher Einstellungsprozess kommt Ihrem Unternehmen durch Wiederholung zugute. Das bedeutet nicht, dass Ihr Prozess automatisch wird – aber je öfter Sie die gleichen Schritte gehen, desto effizienter und schneller werden Sie. Außerdem treffen Sie bessere, konsistentere Entscheidungen rund um die Einstellung.

Sie werden auch darin geübter, Rekrutierungsdaten und Analysen zu nutzen, um Chancen zur Optimierung des Auswahlverfahrens zu erkennen und Ansätze zur Automatisierung des Einstellungsprozesses zu entdecken.

Seien Sie mutig beim Zuhören, nutzen Sie Ihre Prozessdiagramme, um gemeinsam zu besprechen, wo es Probleme gab, und arbeiten Sie mit allen Beteiligten an Verbesserungen. Ein interaktiver Ansatz ist immer am wirkungsvollsten.

FAQ

Wer überwacht den Rekrutierungsprozess?

Wie lange dauert der typische Rekrutierungsprozess?

Wer entscheidet, welche Kandidatin eingestellt wird?