Recruiting-Prozess: 8 Schritte, um heute Top-Talente einzustellen
Definieren Sie Ihren Recruiting-Weg: Das Abgleichen Ihres Prozesses mit einem grundlegenden Schema hilft, entscheidende Elemente zu identifizieren, Unterstützungsbedarf zu erkennen und die Zwecke von Recruiting-Aktivitäten zu klären.
Dokumentieren Sie für den Erfolg: Ein gut dokumentierter Recruiting-Prozess ist unerlässlich, um Manager:innen, Kandidat:innen und Stakeholdern die Feinheiten zu erklären und hilft, Recruiting-Maßnahmen zu messen und zu verbessern.
Besserer Prozess = Besseres Unternehmen: Ein verbesserter Recruiting-Prozess führt zu geringeren Rekrutierungskosten, einer höheren Qualität der Einstellungen und besseren Bindungsraten.
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist ein gut dokumentierter Einstellungsprozess äußerst hilfreich, um die Feinheiten der Personalgewinnung gegenüber Führungskräften, Kandidaten und anderen Beteiligten zu erläutern sowie um Ihre Recruiting-Aktivitäten zu messen und zu verbessern.
In diesem Artikel zeige ich, wie Sie Ihren Prozess mit einem Standardprozess abgleichen können, um zu erkennen, welche Elemente für Sie am wichtigsten sind, welche mehr Unterstützung benötigen und wie Sie den Zweck Ihrer Recruiting-Aktivitäten leichter definieren können.
Die Optimierung Ihres Recruiting-Prozesses mit Talentakquise-Tools kann zu einer besseren Kandidatenauswahl und schnelleren Einstellungen führen.
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Zunächst einmal klären wir einige Grundlagen.
Was ist Recruiting?
Recruiting ist der Prozess, qualifizierte Kandidaten für eine Stelle innerhalb einer Organisation zu gewinnen, zu prüfen und auszuwählen. Dies ist das, was wir alle unter Talentakquise verstehen, die eine umfassendere Strategie darstellt und den gesamten Lebenszyklus der Einstellung umfasst – von der Ermittlung des Personalbedarfs bis zum Onboarding erfolgreicher Kandidaten.
Eine Recruiter-Datenbanklösung kann dabei helfen, den Fortschritt der Kandidaten zu verfolgen und den Einstellungsprozess transparenter und organisierter zu gestalten.
Recruiting bedeutet jedoch nicht nur, offene Stellen zu besetzen. Es geht darum, die richtigen Menschen zu finden, die zu den Unternehmenszielen und der Unternehmenskultur beitragen.
Im weiteren Kontext von Human Resources (HR) und Unternehmensstrategie ist Recruiting von zentraler Bedeutung. Eine klar definierte Recruiting-Strategie und ein strukturierter Prozess stellen sicher, dass eine Organisation ihre aktuellen und zukünftigen Personalbedürfnisse erfüllen, mit den Unternehmenszielen in Einklang stehen und ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten kann.
8 Schritte des Recruiting-Prozesses
Die meisten Organisationen können mit diesen grundlegenden acht Schritten starten. Wie Sie sich vorstellen können, unterscheidet sich das Recruiting in kleinen Unternehmen allerdings erheblich von dem in größeren Unternehmen mit mehr Ressourcen. Je nach Größe Ihrer Organisation wird Ihr Ablaufdiagramm des Recruiting-Prozesses daher unterschiedlich aussehen.
Jeder dieser Schritte baut auf dem anderen auf, so dass Sie einzelne Schritte analysieren und gezielt verbessern können. Unabhängig davon, ob Sie einen Ansatz des Full Cycle Recruiting oder etwas anderes verfolgen, werden diese Schritte mindestens enthalten sein.
Schritt 1: Bedarfsermittlung
Der erste Schritt im Einstellungsprozess besteht darin, den Bedarf zur Besetzung einer Stelle zu erkennen. Dazu gehört eine gründliche Analyse des aktuellen Personals, um mögliche Lücken festzustellen, die geschlossen werden müssen.
Organisationen prognostizieren den zukünftigen Personalbedarf basierend auf Unternehmenswachstum, Projektanforderungen oder strategischen Veränderungen. Die Bedarfsermittlung zielt nicht nur darauf ab, kurzfristige Vakanzen zu schließen, sondern dient der langfristigen Personalplanung. So wird sichergestellt, dass die Organisation über die richtige Mischung aus Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt, um ihre Ziele zu erreichen.
Schritt 2: Erstellung einer Stellenbeschreibung
Sobald der Bedarf für eine neue Einstellung festgestellt ist, besteht der nächste Schritt darin, eine Stellenbeschreibung zu erstellen. Eine klare und präzise Stellenbeschreibung, die mit SEO-Taktiken fürs Recruiting abgestimmt ist, eignet sich ideal, um die richtigen Kandidaten anzuziehen.
Die Stellenbeschreibung sollte den Jobtitel, eine detaillierte Liste der Aufgaben, die erforderlichen Qualifikationen und Kompetenzen sowie alle weiteren relevanten Informationen wie Berichtsstruktur und Arbeitsbedingungen enthalten.
Dieses Dokument ist die Grundlage aller Recruiting-Aktivitäten und bestimmt die Erwartungen sowohl für den Arbeitgeber als auch die potenziellen Kandidaten.
Schritt 3: Kandidatengewinnung
Kandidatengewinnung bedeutet, potenzielle Bewerber für die Stelle zu finden und anzusprechen. Dies kann auf verschiedenen Wegen erfolgen, unter anderem durch:
- Stellenanzeigen—Zeitungen, Online-Medien, im Geschäft, TV, Radio, Social Media
- Personalvermittlungen und Headhunter
- Karriereseite/Website
- Branchenevents und Konferenzen
- Jobmessen
- Empfehlungen
- Soziale Netzwerke—LinkedIn, Twitter, TikTok usw.
- Talent-Communities—CRM, E-Mail-Newsletter, Alumni-Netzwerke
- Direktansprache
- B2C-Kontakt.
Bei der Analyse dieser Optionen sollten Sie die relevanten Kennzahlen auswerten und ermitteln, welche Kanäle für Ihr Unternehmen die besten Kandidaten liefern – im Verhältnis zu Aufwand und Ressourceneinsatz.
Im Laufe der Zeit wirst du herausfinden, welche Methoden basierend auf deiner einzigartigen Kombination aus Kandidatenmarketing und Outreach am wirkungsvollsten sind. So kannst du gezielt optimieren und sicherstellen, dass du deine Arbeitgebermarke/Arbeitgeberwertversprechen (EVP) bestmöglich präsentierst.
Die folgende Tabelle nimmt die oben genannten Methoden als Hauptkategorien und zeigt auf, welche Teile des Prozesses du durch mehr Automatisierung, Verbesserung der Kandidatenerfahrung oder den Einsatz zusätzlicher Ressourcen gezielt optimieren kannst.
Ich habe diese Aspekte in Menschen, Abläufe und Systeme unterteilt.
| Quelle | Verbesserungen bei den Menschen | Verbesserungen bei den Prozessen | Verbesserungen bei den Systemen |
|---|---|---|---|
| Stellenanzeigen | Schule dein Team im Verfassen von Stellenanzeigen – das ist eine besondere Fähigkeit. Tausche dich mit Managern und Kandidaten darüber aus, wo sie nach Jobs suchen und schalte dort ebenfalls Anzeigen. | Hinterlege Stellenanzeigen für deine häufigsten Positionen. Denke daran: Eine Stellenanzeige ist nicht nur die Stellenbeschreibung. Lass die Erstellung an einen Media Buyer auslagern. Verfolge, über welche Quelle Einstellungen erfolgen, um dein Budget optimal einzusetzen. | Verknüpfe dein ATS mit den wichtigsten Plattformen für Stellenanzeigen – viele Systeme bieten hier hilfreiche Funktionen. Tracking-Links in den Anzeigen ermöglichen dir zu sehen, welches Medium am effektivsten ist. |
| Personalvermittler/ Headhunter | Wie ist die Einbindung des internen Teams beim Kandidatenkontakt – gibt es ein Pre-Screening? | Einrichtung einer festen Liste bevorzugter Dienstleister. Erstellung eines Informationsblatts für die Vermittler zur Weiterleitung an die Kandidaten. Briefing-Calls mit Agenturen und Managern. Klare Kommunikationsprotokolle mit Agenturen. Standardisierte Verträge für Personalagenturen, damit nicht jede neue Agentur einzeln geprüft werden muss. | Anbindung der Agenturen direkt an dein ATS, damit die Manager ein konsistentes Erlebnis haben. Nutzung von Agentur-Marktplatz-Tools wie Hiring Hub (nur UK, aber einfach zu recherchieren, ob es Vergleichbares in deiner Region gibt) |
| Karriereseite | Regelmäßige Aktualisierung mit neuen Inhalten | Ein wichtiger Aspekt: Ist die Karriereseite Teil deines ATS oder ein eigenständiges Tool? Wie interagiert deine Unternehmenswebsite mit der Karriereseite? Den Link zur Karriereseite sollte im Job-Intake-Meeting der verantwortliche Manager erhalten, damit er ihn im eigenen Netzwerk teilen kann. | Automatisierte Veröffentlichung neuer Jobs auf der Karriereseite nach Freigabe Verlinkung zu den Social-Media-Kanälen des Unternehmens |
| Branchenevents und Konferenzen | Teilnahme deines Recruiting-Teams an möglichst vielen Veranstaltungen, Namen sammeln, nachfassen und potenzielle Kandidaten einbinden | Die richtigen Materialien bereitstellen: Stände, Broschüren, Flyer usw., sodass sie mehrfach verwendet werden können und keine Einmalsache bleiben | Veröffentlichung der Eventteilnahmen auf der Karriereseite |
| Jobmessen | Präsenz deines Recruiting-Teams auf den passenden Messen. Brauchst du ein eigenes Campus-Recruiting-Team, falls dies eine wichtige Recruiting-Quelle ist? | Die richtigen Materialien bereithalten: Stände, Broschüren, Flyer usw. – mehrfach verwendbar, damit sie keine Einzelaktionen bleiben | Events auf Karriereseite und Social Media veröffentlichen |
| Mitarbeiterempfehlungen | Verbringe Zeit mit deinen Beschäftigten, frage, wen sie aus früheren Unternehmen kennen und empfehlen würden. Regelmäßige Infos ans Unternehmen, um offene Stellen für Empfehlungen hervorzuheben. | Überprüfung der Anreiz-Methoden und Richtlinien. | Es gibt spezielle Software zur Verwaltung und Nachverfolgung von Empfehlungsvorteilen. Viele ATS bieten diese Funktionalität ebenfalls. Kann dein ATS Empfehlungen nachverfolgen? |
| Social Media – LinkedIn, Twitter, TikTok usw. | Regelmäßige Postings zur Unternehmenskultur und Jobangeboten Klare Aufgabenverteilung, z. B. zwischen Kommunikation, Talent Acquisition und Marketing | Sicherstellen, dass Manager offene Stellen in sozialen Netzwerken posten | Anlegen von Tracking-Links für Socials im ATS Automatisches Posting auf Social Media über dein ATS |
| Talentpools – CRM, Newsletter, Alumni usw. | Individuelle Newsletter für verschiedene Kandidatengruppen erstellen Gute Kandidaten aus Interviews identifizieren, für andere Positionen vormerken und proaktiv den Kontakt halten | Ehemalige Mitarbeitende im Offboarding-Prozess erfassen – eigene Empfehlungsprogramme für Alumni entwickeln. Automatische Links zum Beitritt von Talentpools auf Karriereseite, Bewerbungsseiten, in E-Mail-Signaturen der Recruiter usw. | Automatische Job-Benachrichtigungen und E-Mail-Marketing-Kampagnen an den Kandidatenpool Tracking-Links für jede Community, um die Effektivität des Kanals zu messen. |
| Direktansprache | Mehr Ressourcen für das Direct-Sourcing-Team bereitstellen Spezielle Sourcing-Positionen schaffen | Talent Mapping: Welche Positionen willst du zukünftig besetzen (geplantes Wachstum, erwartete Fluktuation)? Frühzeitig mit Kandidaten in Kontakt treten, um den Prozess zu beschleunigen. Mit Führungskräften gemeinsam LinkedIn Recruiter durchgehen, um sie in diesen Prozessschritt einzubinden. | Kauf von LinkedIn Recruiter, Cord oder ähnlichen Sourcing-Tools |
Bezüglich Systemänderungen stellst du vielleicht fest, dass dein aktuelles Bewerbermanagementsystem (ATS) oder andere Recruiting-Software bestimmte Dinge nicht abdeckt.
Behalte diese fehlenden Funktionen als deine Technik-Wunschliste separat und wir werden später im Artikel darauf eingehen, wenn wir analysieren, wie du den besten Technologieanbieter für dich auswählst.
Tipp: Kostenlose Recruiting-Plattformen sind äußerst wertvoll, um jeden Schritt des Recruiting-Prozesses effizient zu gestalten und nachzuverfolgen.
Schritt 4: Screening und Vorauswahl
Nach der Suche nach Kandidaten besteht der nächste Schritt im Screening der Bewerber und der Erstellung einer Shortlist vielversprechender Optionen. Dieser Prozess beinhaltet das Durchforsten von Lebensläufen und Bewerbungen, um diejenigen zu identifizieren, die den Stellenanforderungen entsprechen.
Lösungen für das Lebenslauf-Screening sind beim Recruiting für Führungspositionen unverzichtbar und sorgen dafür, dass Sie sich auf die richtigen Kandidaten konzentrieren.
Die Funktionen moderner Recruiting-Software können diesen Prozess vereinfachen, indem sie ungeeignete Bewerber herausfiltern und die vielversprechendsten Kandidaten priorisieren. Das Screening ist entscheidend, damit nur die geeignetsten Kandidaten im Recruiting-Prozess weiterkommen.
Nichts ist schlimmer, als erst fünf Minuten nach Beginn eines Vorstellungsgesprächs festzustellen, dass der Kandidat ungeeignet ist – etwa weil die Gehaltsvorstellungen völlig außerhalb der Reichweite liegen, oder weil er einen grundlegenden Aspekt der Position nicht versteht, der mit seinem Privatleben kollidiert, wie Schichtarbeit/Reisebereitschaft/Anwesenheitstage im Büro, oder weil die benötigten Fähigkeiten einfach nicht vorhanden sind.
Sie können auf KI-gestützte Recruiting-Software zurückgreifen, um diesen Prozess zu verfeinern: Sie analysiert Daten automatisch und hebt mögliche Konflikte oder wünschenswerte Fähigkeiten und Erfahrungen hervor.
Schauen wir uns an, welche Schlüsselkriterien es gibt und wie wir diese überprüfen.
| Faktor | Persönliche Prüfung | Prozess-Prüfung | System-Prüfung |
|---|---|---|---|
| Abgleich der Gehaltsvorstellungen | Gespräch zur Klärung der Erwartungen | Sicherstellen, dass das Gehalt im Bewerbungsprozess kommuniziert wird (dies ist allerdings nur ein grobes Maß, da es nicht das Gesamtpaket abbildet), sodass der Kandidat selbst einen Abgleich vornehmen kann. | |
| Erforderliche Qualifikationen für die Stelle | Gespräch zur Bestätigung und erneuten Erinnerung daran, dass die Dokumente im Offer-Prozess eingesehen werden müssen. | Klare Anforderungen in der Stellenbeschreibung. Abfrage im Bewerbungsprozess. | Möglichkeit zur Ablehnung bei fehlender Qualifikation. |
| Arbeitsbedingungen (Schichten, Arbeitszeiten, Reisen, im Büro/hybrid) | Gespräch zur Klärung. | Deutlich in der Stellenbeschreibung genannt. Abfrage im Bewerbungsprozess. | Möglichkeit zur Ablehnung bei fehlender Übereinstimmung mit Arbeitsbedingungen. |
| Kommunikationsfähigkeiten | Gespräch zur Einschätzung der Kommunikationsfähigkeit. | Lebenslauf/Bewerbungsanschreiben Eventuelle Fragen im Bewerbungsprozess. | |
| Grundlegende Stellenanforderungen (Sprachkenntnisse, Programmierkenntnisse, Klärung von Punkten im Lebenslauf etc.) | Sichtung des Lebenslaufs. Gespräch zur Prüfung der Basisfähigkeiten. | Grundlagentest. | Möglichkeit zur Ablehnung bei nicht bestandenem Test. |
| Motivation | Anschreiben. Gespräch zum Thema Motivation. | Fragen zur Motivation stellen. |
Schritt 5: Durchführung von Interviews
Interviews sind ein zentraler Bestandteil des Recruiting-Prozesses. Sie ermöglichen es dem Arbeitgeber, die Qualifikationen, Erfahrungen und die Passung des Kandidaten für die Stelle zu beurteilen. Mit Interview-Koordinationssoftware stellen Sie einen reibungslosen Ablauf und konfliktfreie Terminplanung im Recruiting-Prozess sicher.
Verschiedene Interviewarten – wie Telefoninterviews, Videointerviews und persönliche Gespräche – erfüllen unterschiedliche Funktionen. Beispielsweise dienen Telefoninterviews häufig zur ersten Vorauswahl, während persönliche Gespräche meistens für die engeren Kandidaten reserviert sind.
Die Vorbereitung auf Interviews ist unerlässlich. Interviewer sollten ein klares Verständnis für die Rolle und die zu bewertenden Kriterien haben.
Meiner Meinung nach ist das einfachste und klarste Prinzip: Sie müssen jedes einzelne Kriterium, das Sie in der Stellenbeschreibung aufgeführt haben – sowohl die Aufgaben als auch die dafür erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen –, mindestens einem Prozessschritt zuordnen (auch mehrfach, wenn nötig).
Beispielsweise:
- 5 Jahre Erfahrung in der Software-Entwicklung können im Prozess der Anwendungsprüfung und des Telefon-Screenings geprüft werden.
- Das Leiten der Personalabteilung in der EMEA-Region sollte im Telefon-Screening und Interview behandelt werden – erklären Sie dem Kandidaten die Anforderungen und lernen Sie seine Herangehensweise kennen.
- Ein Auge für Design und Details (für eine Designer-Stelle) kann durch die Sichtung eines Portfolios und einen Aufgabentest im Bewerbungsprozess beurteilt werden.
Sie sehen das Prinzip: Fügen Sie nichts in die Stellenbeschreibung ein, was Sie nicht auch prüfen möchten, und stellen Sie sicher, dass Sie alles Prüfrelevante im Prozess bewerten (sonst lassen Sie es weg).
Ein beispielhafter Interviewprozess könnte folgendermaßen aussehen (ich habe den Recruiter als Interviewpartner aufgeführt, das ist aber natürlich Ihre Entscheidung).
| Stufe | Wer | Zu überprüfen |
|---|---|---|
| 1. | Einstellungsmanager (ggf. weitere Beteiligte, wenn Sie im Team oder in Gruppen interviewen). | Für die Rolle erforderliche Fähigkeiten (das ist klar die Hauptbewertung des direkten Vorgesetzten—kann die Person den Job machen). Zwischenmenschliche Chemie—können wir zusammenarbeiten? Motivation—sollte schon bekannt sein, aber es kann noch weiter vertieft werden. Kultur und Werte—geht mit der Chemie einher, aber hier geht es mehr um die Passung für das Unternehmen. |
| 2. (Teil eins) | Recruiter (falls dies die Aufgabe der TA-Funktion ist; falls nicht, fällt das wahrscheinlich ins 1. Interview). | Kultur und Werte—passt diese Person gut zum Unternehmen? Überprüfung von Themen, die im 1. Interview angesprochen oder nicht behandelt wurden. Prüfung des Gehalts und der Arbeitsbedingungen. |
| 2. (Teil zwei) | Vorgesetzter des Einstellungsmanagers | Motivation Teamanpassung Überprüfung von Themen, die im 1. Interview angesprochen oder nicht behandelt wurden Etwaige Präsentation, falls erforderlich |
Dies ist eine Standardvorlage, die ich als Ausgangspunkt für die Planung Ihres Interviewprozesses verwendet habe, aber natürlich ist nicht jede Rolle gleich, und Sie möchten vielleicht lieber einen kollaborativen Einstellungsprozess gestalten.
In manchen Märkten und Kulturen verlangsamt eine zu hohe Anzahl an Schritten den Prozess zu sehr – deshalb versuche ich, auf maximal zwei zu begrenzen, aber bei einigen Positionen sind auch mehr Schritte in Ordnung.
Zwei Vorstellungsgespräche im Prozess bieten klare Vorteile, und die Möglichkeit, vor dem nächsten Termin über die Kandidaten nachzudenken und sie zu vergleichen, ist hilfreich.
Ich war schon oft in Auswahlverfahren, in denen unsere Erwartung an das, was wir einstellen könnten, nicht der Realität entsprach.
Wenn Sie fünf vorausgewählte Personen kennengelernt haben, von denen niemand perfekt ist, aber alle das obere Ende Ihrer Gehaltsbandbreite verlangen, sollten Sie wahrscheinlich irgendwo einen Kompromiss eingehen.
Schritt 6: Beurteilung und Auswahl der Kandidaten
Nach den Interviews geht es darum, aus den Kandidaten den besten auszuwählen. Dabei werden Qualifikationen, Erfahrungen und die Passung mit der Unternehmenskultur bewertet.
Weitere Werkzeuge wie Referenzprüfungen, HR-Hintergrundprüfungs-Systeme oder berufliche Eignungstests können zusätzliche Einblicke in die Eignung verschaffen. Der Auswahlprozess sollte gründlich sein, um sicherzustellen, dass die bestmögliche Einstellung erfolgt.
Sie brauchen eine objektive Bewertungsgrundlage für die Kandidaten in Ihren Interviews, aber ich warne davor, sich zu sehr auf eine Punktzahl zu konzentrieren, da dadurch jemand bevorzugt wird, der „die richtigen Dinge sagt“ statt derjenige, der „die richtigen Dinge tut“.
Eine Bewertungsskala eignet sich gut, um eindeutig ungeeignete Bewerber auszusortieren, aber es ist riskant, davon auszugehen, dass Sie dem mit der höchsten Punktzahl das Angebot machen müssen.
Schließen Sie mit einer gemeinsamen Zusammenfassung und Bewertung der Kandidaten ab (mein Vorschlag: beginnen Sie beim niedrigsten Score), dabei sollten folgende Grundsätze gelten:
- Geben Sie dem Recruiter nach dem Interview Feedback-Punkte weiter
- Vermeiden Sie Diskussionen über Kandidaten außerhalb der Abschlussbesprechung (schwierig, aber sonst droht Gruppendenken)
- Recruiter sammelt die Bewertungen und fängt mit den niedrigsten an; folgende Agenda:
- Recruiter teilt das Gesamtergebnis, gibt eigene Einschätzung und ein „würde einstellen/würde nicht einstellen/vielleicht“
- Vorgesetzter des Einstellungsmanagers äußert seine Meinung: würde/würde nicht/vielleicht
- Einstellungsmanager tut das Gleiche
- Sammeln Sie das Feedback und stimmen Sie ab, wer es mitteilt
- Wiederholen Sie dies für alle Kandidaten
- Sehen Sie sich diejenigen mit den meisten Zusagen an und einigen sich, wem das Angebot gemacht wird (es muss klar sein, wer letztlich entscheidet).
