Recruiting-Prozess: 8 Schritte, um heute Top-Talente einzustellen
Skizzieren Sie Ihren Recruiting-Weg: Wenn Sie Ihren Prozess mit einem Basisprozess abgleichen, können Sie wichtige Elemente, Unterstützungsbedarf und den Zweck bestimmter Recruiting-Aktivitäten klar erkennen.
Dokumentieren für den Erfolg: Ein gut dokumentierter Recruiting-Prozess ist entscheidend, um Managern, Kandidaten und Stakeholdern Besonderheiten zu vermitteln und unterstützt bei der Messung und Verbesserung der Recruiting-Ergebnisse.
Besserer Prozess = Besseres Unternehmen: Ein verbesserter Recruiting-Prozess führt zu geringeren Einstellungskosten, besserer Qualität der Neueinstellungen und steigert die Mitarbeiterbindung.
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist ein gut dokumentierter Einstellungsprozess äußerst hilfreich, um Führungskräften, Kandidaten und anderen Beteiligten die Feinheiten der Rekrutierung zu erklären sowie Ihre Rekrutierungsaktivitäten zu messen und zu verbessern.
In diesem Artikel zeige ich, wie Sie Ihren Prozess anhand eines Grundgerüsts abgleichen können, um festzustellen, welche Elemente für Sie am wichtigsten sind, wo noch mehr Unterstützung erforderlich ist und wie Sie den Zweck Ihrer Rekrutierungsmaßnahmen leichter definieren können.
Die Optimierung Ihres Rekrutierungsprozesses mit Talentgewinnungs-Tools kann zu einer verbesserten Kandidatenauswahl und schnelleren Einstellungen führen.
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Doch zunächst wollen wir einige Grundlagen klären.
Was ist Rekrutierung?
Rekrutierung ist der Prozess, qualifizierte Kandidaten für eine Position in einer Organisation anzuziehen, zu prüfen und auszuwählen. Es ist das, woran wir alle denken, wenn es um Talentgewinnung geht, wobei es sich bei letzterer um eine umfassendere Strategie handelt, die den gesamten Lebenszyklus der Einstellung abdeckt – von der Identifizierung des Personalbedarfs bis zur Einarbeitung erfolgreicher Bewerber.
Eine Recruiter Datenbanklösung kann Ihnen helfen, den Fortschritt von Kandidaten zu verfolgen und den Rekrutierungsprozess transparenter und organisierter zu gestalten.
Rekrutierung bedeutet jedoch nicht nur, offene Stellen zu besetzen. Es geht darum, die richtigen Menschen zu finden, die zur Zielerreichung und Kultur des Unternehmens beitragen.
Im weiteren Kontext des Personalwesens (HR) und der Unternehmensstrategie ist die Rekrutierung ein wesentlicher Bestandteil. Eine klar definierte Rekrutierungsstrategie und ein strukturierter Prozess sorgen dafür, dass eine Organisation ihren aktuellen und zukünftigen Personalbedarf decken, sich mit den Unternehmenszielen in Einklang bringen und im Wettbewerb bestehen kann.
8 Schritte des Rekrutierungsprozesses
Die meisten Organisationen können mit diesen grundlegenden acht Schritten beginnen. Wie Sie sich vorstellen können, ist das Rekrutieren in kleinen Unternehmen jedoch ein anderes Thema als die Rekrutierung in größeren Firmen mit mehr Ressourcen. Je nach Größe Ihres Unternehmens wird Ihr Ablaufdiagramm des Rekrutierungsprozesses daher unterschiedlich aussehen.
Jeder dieser Schritte baut auf dem vorherigen auf, sodass Sie jeden Schritt separat analysieren und verbessern können. Ob Sie einen Ansatz mit vollständigem Rekrutierungszyklus verfolgen oder eine andere Herangehensweise haben, diese Schritte sind zumindest enthalten.
Schritt 1: Bedarfsermittlung
Der erste Schritt im Rekrutierungsprozess ist die Erkenntnis, dass eine Position zu besetzen ist. Dies beinhaltet eine gründliche Bewertung der aktuellen Belegschaft, um etwaige Lücken zu identifizieren, die geschlossen werden müssen.
Organisationen prognostizieren ihren zukünftigen Bedarf auf Basis von Unternehmenswachstum, Projektanforderungen oder strategischen Veränderungen. Die Bedarfsermittlung dient nicht nur dazu, eine sofortige Vakanz zu besetzen, sondern ist Teil der langfristigen Personalplanung, um sicherzustellen, dass das Unternehmen über den richtigen Mix aus Fähigkeiten und Erfahrung zur Zielerreichung verfügt.
Schritt 2: Stellenbeschreibung erstellen
Sobald der Bedarf für eine Neueinstellung festgestellt wurde, besteht der nächste Schritt darin, eine Stellenbeschreibung zu erstellen. Eine klare und genaue Stellenbeschreibung, die auch auf Recruiting-SEO-Taktiken abgestimmt ist, eignet sich ideal, um passende Kandidaten anzuziehen.
Die Stellenbeschreibung sollte den Jobtitel, eine detaillierte Liste der Aufgaben, die erforderlichen Qualifikationen und Kompetenzen sowie weitere relevante Informationen wie die Berichtslinie und Arbeitsbedingungen enthalten.
Dieses Dokument bildet die Grundlage für alle Rekrutierungsmaßnahmen und steckt sowohl für den Arbeitgeber als auch für potenzielle Bewerber die Erwartungen ab.
Schritt 3: Kandidatengewinnung
Kandidaten zu gewinnen bedeutet, potenzielle Bewerber für die Stelle zu finden und anzusprechen. Dies kann auf verschiedene Weise erfolgen, zum Beispiel durch:
- Stellenanzeigen – Zeitung, Onlinemedien, im Geschäft, TV, Radio, Soziale Medien
- Personalvermittlungen und Headhunter
- Karriereseite/Website
- Branchenevents und Konferenzen
- Jobmessen
- Empfehlungen
- Soziale Netzwerke – LinkedIn, Twitter, TikTok usw.
- Talentenetzwerke – CRM, E-Mail-Newsletter, Alumni-Netzwerke
- Direktansprache
- B2C-Kontakte.
Wenn Sie diese Methoden analysieren, sollten Sie sich mit den Kennzahlen beschäftigen und herausfinden, welche Quellen für Ihr Unternehmen am erfolgversprechendsten sind, also welche mit dem besten Verhältnis aus Aufwand und Ergebnis die passenden Kandidaten liefern.
Mit der Zeit werden Sie diejenigen Methoden entdecken, die basierend auf Ihrer einzigartigen Mischung aus Kandidatenmarketing und Outreach am wirkungsvollsten sind. Sie können diese dann weiter optimieren und sicherstellen, dass Sie Ihre Arbeitgebermarke bzw. Ihr Arbeitgeberversprechen (EVP) bestmöglich präsentieren.
Die folgende Tabelle fasst die oben aufgeführten Methoden als Hauptkategorien zusammen und hebt hervor, welche Teile des Prozesses Sie verbessern können – durch mehr Automatisierung, eine verbesserte Kandidatenerfahrung oder zusätzliche Ressourcen.
Ich habe diese in Personen, Prozesse und Systeme unterteilt.
| Quelle | Personenbezogene Verbesserungen | Prozessbezogene Verbesserungen | Systembezogene Verbesserungen |
|---|---|---|---|
| Stellenanzeigen | Schulen Sie Ihr Team im Schreiben von Stellenanzeigen – das ist eine spezielle Fähigkeit. Sprechen Sie mit Führungskräften und Kandidaten darüber, wo sie nach Jobs suchen, und schalten Sie dort ebenfalls Anzeigen. | Speichern Sie Stellenanzeigen für Ihre häufigsten Positionen. Denken Sie daran, eine Stellenanzeige ist mehr als nur die Stellenbeschreibung. Lagern Sie dies an einen Media-Einkäufer aus. Verfolgen Sie die Einstellungsquellen, um Ihr Budget zu optimieren. | Verknüpfen Sie Ihr ATS mit den gängigen Stellenportalen, viele ATS bieten hier gute Funktionen. Tracking-Links in den Stellenanzeigen einbauen, um zu wissen, welche Medien am besten wirken. |
| Personalvermittlung/ Headhunter | Wie engagiert ist das interne Team mit den Kandidaten – gibt es ein Vorauswahlverfahren? | Einrichtung einer definierten Preferred-Supplier-Liste. Erstellung eines Infoblatts für die Recruiter, das diese den Kandidaten übermitteln können. Einführung von Briefing-Calls mit Agenturen und Führungskräften. Klare Kommunikationsprotokolle mit Agenturen. Standardisierte Vertragsbedingungen für Agenturen, damit diese nicht für jeden neuen Dienstleister geprüft werden müssen. | Direkte Anbindung der Agenturen an Ihr ATS, damit die Manager-Erfahrung konsistent bleibt. Einsatz von Vermittlungsplattformen wie Hiring Hub (nur UK, aber leicht recherchierbar, ob es ähnliches in Ihrer Region gibt) |
| Karriere-Website | Regelmäßige Aktualisierung mit frischen Inhalten | Wichtig ist hier: Ist Ihre Karriereseite Teil Ihres ATS oder eigenständig und wie interagiert Ihre Unternehmensseite mit der Karriereseite? Stellen Sie sicher, im Job-Briefing teilen Sie den Link mit dem Fachbereich, damit dieser ihn in seinen Netzwerken teilen kann. | Automatisiertes Veröffentlichen von Jobs direkt auf der Karriereseite nach Freigabe Verlinkung zu Unternehmens-Socials |
| Branchenevents und Konferenzen | Teilnahme Ihres Recruiting-Teams an möglichst vielen Veranstaltungen, Namen sammeln, nachfassen und mit potenziellen Kandidaten in Kontakt bleiben | Die richtigen Materialien bereithalten: Messestände, Broschüren etc. mehrfach verwenden, damit es keine "One-Off"-Aktionen sind | Veranstaltungsteilnahme auf der Karriereseite ankündigen |
| Jobmessen | Teilnahme des Recruiting-Teams an den passenden Events. Benötigen Sie eventuell ein dediziertes Campus-Recruiting-Team, falls dies eine Hauptquelle ist? | Die richtigen Materialien bereitstellen: Messestände, Broschüren etc. mehrfach nutzen, um keine Einzelaktionen zu haben | Ankündigung der Event-Teilnahme auf der Karriereseite und in den Socials |
| Empfehlungen | Verbringen Sie Zeit mit Ihren Mitarbeitenden, sprechen Sie sie gezielt auf ihre Kontakte bei früheren Arbeitgebern und mögliche Empfehlungen an. Regelmäßige Updates an die Belegschaft zu offenen Stellen für Empfehlungen. | Überprüfen Sie Ihre Anreizmethoden und -richtlinie für Empfehlungen. | Es gibt Software speziell für das Management und Tracking von Mitarbeiterempfehlungen. Viele ATS bieten hier ebenfalls Funktionen. Kann Ihr ATS Empfehlungen verfolgen? |
| Soziale Medien – LinkedIn, Twitter, TikTok usw. | Regelmäßige Beiträge zur Unternehmenskultur und zu offenen Stellen. Klarheit, welches Team verantwortlich ist: z.B. Kommunikation, Talent Acquisition oder Marketing | Sicherstellen, dass Führungskräfte ihre offenen Stellen ebenfalls in Socials posten | Tracking-Links für soziale Medien im ATS generieren Automatische Veröffentlichung in sozialen Netzwerken vom ATS aus |
| Talent Communities – CRM, E-Mail-Newsletter, Alumni usw. | Maßgeschneiderte Newsletter für Kandidatengruppen erstellen. Ehemals gute Bewerber prüfen und ihnen Kontakt halten, ob sie für andere Positionen infrage kommen. | Alumni im Offboarding-Prozess erfassen – gezielte Empfehlungsprogramme für diese Personengruppe aufsetzen. Automatische Links, um Talent-Communities beizutreten, z. B. auf Ihrer Karriereseite, Bewerbungsseiten, E-Mail-Signaturen der Recruiter, usw. | Automatische Job-Benachrichtigungen und E-Mail-Marketingkampagnen an die Bewerberdatenbank Tracking-Links für jede Community, um die Effektivität der Kanäle zu messen. |
| Direkte Ansprache | Zusätzliche Ressourcen im Direct Sourcing Team bereitstellen Spezifische Sourcing-Rollen schaffen. | Talentmapping: Welche Positionen werden Sie in Zukunft benötigen (geplant oder durch erwartete Fluktuation)? Frühzeitige Ansprache potenzieller Kandidaten, um den Prozess zu beschleunigen. Setzen Sie sich mit Führungskräften zusammen und nutzen Sie gemeinsam LinkedIn Recruiter, um diese Phase zu begleiten. | LinkedIn Recruiter, Cord oder ähnliche Sourcing-Tools anschaffen |
Für Systemveränderungen kann es sein, dass Sie bestimmte Dinge umsetzen möchten, die Ihr aktuelles Bewerbermanagementsystem (ATS) oder eine andere Recruiting-Software nicht unterstützt.
Bewahren Sie diese Funktionalitäten als Ihre "Tech-Bucket-List" auf. Später im Artikel betrachten wir, wie Sie den besten Technologieanbieter für Ihre Anforderungen analysieren können.
Tipp: Kostenlose Recruiting-Plattformen sind unverzichtbar, um jede Phase des Einstellungsprozesses effizient zu verwalten und zu verfolgen.
Schritt 4: Screening und Shortlisting
Nach dem Kandidaten-Sourcing folgt als nächster Schritt das Screening der Bewerber und das Erstellen einer Shortlist vielversprechender Optionen. Dieser Prozess beinhaltet das Durchsichten von Lebensläufen und Bewerbungen, um diejenigen zu identifizieren, die den Jobkriterien entsprechen.
Lösungen für Lebenslauf-Screening sind besonders wichtig bei der Einstellung für Führungspositionen, da sie sicherstellen, dass du dich auf die richtigen Kandidaten konzentrierst.
Die Funktionen moderner Recruiting-Software können diesen Prozess optimieren, indem sie ungeeignete Kandidaten herausfiltern und die vielversprechendsten bewerten. Ein gründliches Screening ist entscheidend, damit nur die passendsten Bewerber im Auswahlprozess weiterkommen.
Es gibt kaum etwas Schlimmeres, als fünf Minuten im Vorstellungsgespräch zu merken, dass der Kandidat ungeeignet ist, weil die Gehaltserwartungen weit über dem Rahmen liegen, oder dass er einen grundlegenden Aspekt der Stelle nicht versteht, der mit seinem Privatleben kollidiert (zum Beispiel Schichtarbeit/Reisebereitschaft/Anwesenheitstage im Büro), oder dass die nötigen Fähigkeiten einfach fehlen.
Du kannst auf KI-gestützte Recruiting-Software zurückgreifen, um diesen Prozess zu verfeinern. Sie analysiert automatisch Daten und hebt mögliche Konflikte oder wünschenswerte Fähigkeiten und Erfahrungen hervor.
Schauen wir uns an, worauf es dabei besonders ankommt und wie wir diese Punkte prüfen.
| Punkt | Manuelle Prüfung | Prozessprüfung | Systemprüfung |
|---|---|---|---|
| Gehaltserwartung stimmt überein | Gespräch, um Erwartungen zu ermitteln | Sicherstellen, dass das Gehalt im Bewerbungsprozess angegeben ist (obwohl dies ein sehr grober Filter ist, da es nicht das Gesamtpaket widerspiegelt); der Kandidat kann selbst abwägen. | |
| Erforderliche Qualifikationen für die Position | Gespräch, um zu bestätigen und zu bekräftigen, dass du im Angebotsstadium Dokumente sehen möchtest. | Klar formulierte Anforderungen in der Stellenbeschreibung. Fragen im Bewerbungsprozess. | Möglichkeit, Kandidaten abzulehnen, falls die Qualifikation fehlt. |
| Arbeitsbedingungen (Schichten, Arbeitszeiten, Reisen, Büro/hybrid) | Gespräch zur Bestätigung. | Klar in der Stellenbeschreibung genannt. Fragen im Bewerbungsprozess. | Möglichkeit, Kandidaten abzulehnen, wenn sie nicht zu den Arbeitsbedingungen passen. |
| Kommunikationsfähigkeiten | Gespräch zur Feststellung der Kommunikationsfähigkeiten. | Lebenslauf/Anschreiben Alle Fragen, die du im Rahmen des Bewerbungsprozesses stellst. | |
| Grundlegende Anforderungen (Sprachkenntnisse, Programmierkenntnisse, Überprüfung des Lebenslaufs etc.) | Überprüfung des Lebenslaufs. Gespräch zur Feststellung von Grundfähigkeiten. | Grundtests. | Möglichkeit, Kandidaten abzulehnen, wenn der Test nicht bestanden wird. |
| Motivation | Anschreiben. Gespräch zur Feststellung der Motivation. | Stellen Sie Fragen zur Motivation. |
Schritt 5: Durchführung von Vorstellungsgesprächen
Vorstellungsgespräche sind ein zentraler Bestandteil des Einstellungsprozesses. Sie ermöglichen es dem Arbeitgeber, die Qualifikationen, Erfahrungen und die Eignung des Kandidaten für die Stelle zu beurteilen. Mit Interview-Koordinationssoftware stellst du sicher, dass dein Auswahlprozess reibungslos und ohne Terminkonflikte abläuft.
Verschiedene Arten von Interviews—wie Telefoninterviews, Videointerviews und persönliche Gespräche—dienen unterschiedlichen Zwecken. Beispielsweise werden Telefoninterviews häufig für ein erstes Screening verwendet, während persönliche Gespräche meist den Finalisten vorbehalten sind.
Die Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche ist essenziell. Die Interviewer sollten ein klares Verständnis für die Position und die zu beurteilenden Kriterien haben.
Nach meiner Erfahrung ist das einfachste und klarste Prinzip, jeden einzelnen Punkt, den du in der Stellenbeschreibung aufführst—sowohl die Aufgaben als auch die benötigten Fähigkeiten und Erfahrungen—auch tatsächlich im Prozess abzuprüfen und jeder Anforderung einen Schritt zuzuordnen (du kannst Punkte auch mehreren Schritten zuordnen).
Beispielsweise:
- 5 Jahre Erfahrung in der Softwareentwicklung kann in der Anwendungsprüfung und beim telefonischen Screening überprüft werden.
- Führung der Personalabteilung in der EMEA-Region sollte im Telefoninterview und im Gespräch behandelt werden, indem dem Kandidaten erklärt wird, was dies bedeutet, und die Herangehensweise des Kandidaten hinterfragt wird.
- Ein Auge für Design und Detail (bei einer Designerstelle) lässt sich durch die Durchsicht eines Portfolios und das Einbinden einer Arbeitsprobe einschätzen.
Du merkst das Prinzip: Nimm nichts in die Stellenbeschreibung auf, was du nicht prüfen möchtest – und stelle sicher, dass alles, was du aufgenommen hast, im Prozess abgeprüft wird (ansonsten streiche es).
Ein mögliches Beispiel für einen Interviewprozess könnte so aussehen (ich habe den Recruiter als Interviewer hinzugefügt, das ist natürlich dir überlassen).
| Phase | Wer | Zu behandeln |
|---|---|---|
| 1. | Einstellende Führungskraft (gegebenenfalls zusammen mit anderen, wenn Sie im Team oder in Gruppen interviewen). | Erforderliche Fähigkeiten für die Position (das ist eindeutig die Kernbewertung der Führungskraft – kann die Person den Job ausüben). Chemie – können wir zusammenarbeiten? Motivation – sollte bereits klar sein, aber kann vertiefend hinterfragt werden. Unternehmenskultur und Werte – steht in Verbindung mit der Chemie, ist aber eher eine Frage, ob die Person ins Unternehmen passt. |
| 2. (Teil eins) | Recruiter (wenn dies zur Aufgabe der TA-Funktion gehört, andernfalls fällt dies meist ins 1. Interview). | Unternehmenskultur und Werte – passt die Person gut ins Unternehmen? Überprüfung aller Punkte, die im ersten Gespräch angesprochen oder nicht behandelt wurden. Überprüfung von Gehaltsvorstellung und Arbeitsbedingungen. |
| 2. (Teil zwei) | Vorgesetzte/r der einstellenden Führungskraft | Motivation Teamzugehörigkeit Überprüfung aller Punkte, die im ersten Gespräch angesprochen oder nicht behandelt wurden Gegebenenfalls Präsentation der Kandidierenden |
Dies ist eine Standardvorlage, die ich als Ausgangspunkt zur Planung Ihres Einstellungsprozesses verwendet habe – selbstverständlich ist nicht jede Position gleich und manchmal möchten Sie möglicherweise einen kollaborativen Einstellungsprozess.
In manchen Märkten und Kulturen verlangsamen zu viele Prozessschritte das Verfahren zu sehr, deshalb versuche ich es in der Regel auf maximal zwei zu beschränken. Für manche Funktionen sind jedoch auch mehr Schritte in Ordnung.
Zwei Interviews bieten offensichtliche Vorteile: Es bleibt Zeit, über die Kandidierenden nachzudenken und sie vor dem nächsten Treffen miteinander zu vergleichen.
Ich war oft in Prozessen, in denen die Erwartungen an geeignete Bewerber:innen nicht mit der Realität übereinstimmten.
Wenn man fünf gut vorselektierte Bewerber:innen getroffen hat, von denen keiner perfekt ist, aber alle das obere Ende der Gehaltsspanne verlangen, ist das ein Zeichen, dass man wohl Kompromisse eingehen muss.
Schritt 6: Kandidierende beurteilen und auswählen
Sobald die Interviews geführt sind, steht die Beurteilung und Auswahl des besten Kandidaten beziehungsweise der besten Kandidatin an. Die Bewertung erfolgt anhand von Ausbildung, Erfahrung und der Passung zur Unternehmenskultur.
Weitere Instrumente wie Referenzüberprüfungen, HR-Background-Check-Systeme und Eignungstests können zusätzliche Einblicke in die Eignung der Person bieten. Dieser Auswahlprozess sollte sorgfältig gestaltet werden, um eine bestmögliche Einstellung zu sichern.
Eine objektive Messgröße für die Auswahl ist notwendig, dennoch bin ich vorsichtig, weil zu starke Gewichtung von Punktwerten dazu führen kann, dass jemand bevorzugt wird, der nur die richtigen Dinge sagt, statt wirklich zu handeln.
Punkte helfen, um ungeeignete Kandidierende auszusortieren – riskant ist aber die Annahme, das Angebot müsse an die Person mit der höchsten Punktzahl gehen.
Schließen Sie mit einer gemeinsamen Besprechung und Bewertung der Kandidierenden ab (mein Tipp: Besprechen Sie die Personen mit den niedrigsten Punktzahlen zuerst). Einige Grundsätze dazu:
- Nach dem Interview Punktbewertungen an den Recruiter weitergeben
- Vermeiden Sie Diskussionen über Kandidierende vor dem Abschluss-Meeting (schwierig, aber es besteht die Gefahr des Gruppendenkens)
- Recruiter sammelt die Punkte und beginnt mit der niedrigsten Punktzahl nach folgender Agenda:
- Recruiter nennt den Gesamtscore, teilt Einschätzungen sowie eine Empfehlung (würde einstellen/würde nicht einstellen/vielleicht einstellen)
- Vorgesetzte/r der Führungskraft gibt die eigene Einschätzung (würde/würde nicht/vielleicht)
- Einstellende Führungskraft macht das gleiche
- Feedback wird gesammelt und festgelegt, wer Rückmeldungen gibt
- Für alle Kandidierenden wiederholen
- Kandidierende mit den meisten Zusagen prüfen und gemeinsam entscheiden, wem das Angebot gemacht wird (klare Entscheidungsverantwortung festlegen).
Phase 7: Angebot
Nachdem die beste Kandidatin bzw. der beste Kandidat ausgewählt ist, muss das Unternehmen ein offizielles Arbeitsangebot unterbreiten. Dieser Schritt umfasst die Verhandlung der Arbeitsbedingungen, einschließlich Gehalt, Zusatzleistungen und Eintrittsdatum.
In dieser Phase ist eine klare Kommunikation essentiell, damit beide Seiten dieselben Erwartungen haben. Ein gut ausgearbeitetes Arbeitsangebot, das auf die Bedürfnisse und Wünsche der Kandidatin oder des Kandidaten eingeht, hilft bei der Zusage und sorgt für einen positiven Start der Zusammenarbeit.
Eine Erkenntnis, die ich im Laufe der Jahre gewonnen habe: Dieser Teil des Prozesses ist sehr emotional geprägt.
Nach einem umfangreichen Auswahlprozess, der beiden Seiten abverlangt hat, steht jetzt das Geld auf dem Tisch.
Ich habe erlebt, dass Führungskräfte Leuten deutlich weniger bieten wollten als sie gefordert haben, weil sie selbst anfangs weniger bekamen, oder weil sie mit einem niedrigen Angebot das Engagement testen oder ein paar Prozent zusätzlich aus Budgetrestriktionen oder Team-Gleichheit ablehnen wollten (Recruiting-Budget).
Gerade hier kann schnell vieles schiefgehen – wenn die Emotionen zwischen Bewerber:in und Führungskraft hochkochen, kann eine wichtige künftige Zusammenarbeit beschädigt werden.
Einige dieser Lektionen habe ich auf die harte Tour gelernt. Wenn sich Arbeitsmärkte schnell verändert haben und wir mit unseren Gehältern hinterherhingen, hatte unser TA-Team eine Meinung, unser HR-Team eine andere und die Führungskräfte jeweils ihre eigene Sichtweise.
Das wurde schnell chaotisch. Durch die Messung unseres Angebot-zu-Akzeptanz-Verhältnisses konnten wir jedoch schnell anhand von Fakten alle auf denselben Stand bringen und das Problem lösen.
Ich bin fest davon überzeugt, dass TA-Teams eine starke Stimme in solchen Diskussionen haben sollten, da sie in Echtzeit mit dem Markt kommunizieren. Hier ist ein beispielhafter Ablauf, der die Führungskraft, den Recruiter und die Kandidatin bzw. den Kandidaten einbindet.
Nochmals: Das ist nur ein Vorschlag, und jede Organisation arbeitet unterschiedlich, aber diese Übersicht bietet einen guten Ausgangspunkt, denn die wichtigsten Elemente der einzelnen Schritte sind ziemlich universell.
Klar ist, dass Erwartungen, Interview-Feedback sowie Team- und Gehaltsbenchmarking notwendige Datenpunkte hierfür sind.
Es muss klar definiert sein, wer letztendlich entscheidet, aber ich halte den Input des Recruiters für entscheidend, um zu vermeiden, dass ein zu niedriges Angebot gemacht wird und um firmenweit Konsistenz entsprechend Ihrer Vergütungsphilosophie zu gewährleisten.
Stufe 8: Onboarding
Mitarbeitereinführung (Onboarding) ist der letzte Schritt im Einstellungsprozess. Onboarding umfasst die Orientierung, das Training und die Integration der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters in die Unternehmenskultur.
Ein umfassender Onboarding-Prozess hilft dabei, die Rolle zu verstehen, Beziehungen zu Kolleginnen und Kollegen aufzubauen und ein produktives Mitglied des Teams zu werden. Effektives Onboarding kann zudem die Bindung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen.
Das Wichtigste dabei ist, klar zu definieren, wer die Hauptansprechperson für die neue Einstellung ist, wer mit der Kandidatin oder dem Kandidaten in Kontakt steht und welche Unterlagen vor dem Eintritt auszufüllen sind.
Wie Ihr Prozess aufgebaut ist und wie viel Automatisierung im Spiel ist, sollte zeigen, wer in Ihrem Unternehmen die beste Ansprechperson ist – aber ich denke, es gibt ein paar Punkte zu beachten:
- Die Führungskraft muss regelmäßig mit dem neuen Mitarbeitenden in Kontakt stehen.
- Jemand aus dem HR-Bereich sollte sicherstellen, dass möglichst viele Unterlagen bereits vor Arbeitsbeginn ausgefüllt werden. Dies sollte eine Person sein, die sich mit Benefits und Onboarding gut auskennt – und in meinen Augen sollte es nicht der Recruiter sein, da dieser schon an der nächsten Einstellung arbeitet.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Kandidatin oder den Kandidaten persönlich (nicht nur per Text oder E-Mail) durch diesen Teil des Prozesses begleiten. Die Zeit zwischen Zusage und Arbeitsbeginn ist eine besondere Phase – bleiben Sie im Austausch!
- Automatisieren Sie diesen Teil des Prozesses, soweit Ihre Systeme dies zulassen, so weit wie möglich.
- Die neue Person sollte genau wissen, was an ihrem ersten Tag, in der ersten Woche und im ersten Monat passieren wird.
Vorteile eines effektiven Einstellungsprozesses
Offensichtlich ist es mit erheblichem Aufwand verbunden, ein solches Verfahren zu implementieren. Aber warum lohnt es sich? Hier sind einige Vorteile, die Sie durch die Verbesserung Ihres Einstellungsprozesses wahrscheinlich erreichen werden.
Erhöhte Qualität der Neueinstellungen
Ein gut strukturierter Einstellungsprozess führt direkt zu besseren Personalentscheidungen. Durch die Einhaltung eines definierten Prozesses kann sichergestellt werden, dass Kandidatinnen und Kandidaten nicht nur über die passenden Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, sondern auch gut zur Unternehmenskultur passen.
Das führt zu höherwertigen Mitarbeitenden, die mit größerer Wahrscheinlichkeit gute Leistungen erbringen und sich positiv in das Unternehmen einbringen.
Höhere Mitarbeiterbindung und Kosteneinsparungen
Wenn der Einstellungsprozess optimiert wird, spart das Zeit und Ressourcen und kann die Einstellungskosten erheblich senken. Außerdem verringert die Wahl der passenden Kandidatinnen und Kandidaten von Anfang an die Fluktuation – das wiederum führt zu langfristigen Kosteneinsparungen.
Laut Gallup kann das Ersetzen einer einzelnen Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters zwischen der Hälfte und dem Doppelten des Jahresgehalts kosten. In einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden, das Wert auf Mitarbeiterbindung legt, kann dies jährliche Einsparungen von mehr als $2 Millionen bedeuten.
Eine hohe Mitarbeiterbindung sorgt zudem für ein stabileres und engagierteres Team – was sich wiederum positiv auf die Produktivität auswirkt.
Stärkung der Arbeitgebermarke
Der Einstellungsprozess ist oft der erste Kontaktpunkt zwischen potenziellen Mitarbeitenden und dem Unternehmen. Ein positives Recruiting-Erlebnis kann den Ruf des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber stärken. Dies wiederum hilft, zukünftig noch mehr Top-Talente zu gewinnen und die Arbeitgebermarke zu festigen.
Fazit
Ein klar verständlicher Recruiting-Prozess kommt Ihrem Unternehmen durch Wiederholung zugute. Das bedeutet nicht, dass Ihr Prozess automatisch abläuft – wenn alle immer wieder die gleichen Dinge tun, werden Sie effizienter, schneller und treffen bessere, konsistentere Entscheidungen bei der Einstellung.
Sie werden außerdem darin versiert sein, Rekrutierungsdaten und Analysen zu nutzen, um Möglichkeiten zur Optimierung Ihres Einstellungsverfahrens zu erkennen und Chancen für die Automatisierung des Recruiting-Prozesses zu entdecken.
Seien Sie mutig beim Zuhören, nutzen Sie Ihre Prozessübersichten, um gemeinsam zu besprechen, wo etwas schiefgelaufen ist, und arbeiten Sie mit den Beteiligten daran, diese zu verbessern. Ein interaktiver Ansatz funktioniert immer am besten.
