8 Möglichkeiten, den Erfolg Ihres Onboarding-Programms zu messen
Um den Erfolg des Onboardings zu messen, müssen Sie spezifische Kennzahlen und Key Performance Indicators (KPIs) verfolgen, die zeigen, wie effektiv Ihr Onboarding-Programm funktioniert. In diesem Artikel zeige ich Ihnen genau, auf welche Datenpunkte Sie achten sollten – mithilfe von Erkenntnissen aus Ihrer Onboarding-Plattform, Ihrem HR-System oder Lernwerkzeugen – damit Sie schnell sehen, was funktioniert, Lücken erkennen und echte Verbesserungen an Ihrem Onboarding-Erlebnis vornehmen können.
8 Wege, den Erfolg von Onboarding zu messen
Nutzen Sie diese Strategien, um Ihr Onboarding-Erlebnis zu optimieren, die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender zu überwachen und sicherzustellen, dass Ihr Onboarding-Prozess für den Erfolg ausgelegt ist.
1. Fluktuation bei neuen Mitarbeitenden (freiwillig und unfreiwillig)
Etwa ein Drittel der Neueinstellungen übersteht die ersten 90 Tage nicht. Dennoch ist Ihre Fluktuationsrate nicht nur ein statischer Wert, sondern vielmehr eine Reihe von Datenpunkten, die eine Geschichte über die Mitarbeiterbindung Ihres Unternehmens erzählen können.
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Ihre Mitarbeiterbindungsrate setzt sich aus zwei unterschiedlichen Schlüsselkriterien zusammen:
- Freiwillige Fluktuation bei neuen Mitarbeitenden tritt auf, wenn eine kürzlich eingestellte Person das Unternehmen aus freien Stücken verlässt, normalerweise innerhalb der ersten Monate der Beschäftigung. Dies kann aus Gründen wie unerfüllten Arbeitserwartungen, mangelnder kultureller Passung, besseren Möglichkeiten anderswo oder Unzufriedenheit mit dem Onboarding-Erlebnis geschehen.
- Unfreiwillige Fluktuation hingegen bezeichnet die Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch das Unternehmen und nicht durch die neue Arbeitskraft. Dies geschieht häufig aufgrund von Faktoren wie unzureichender Leistung, Verhaltensproblemen, organisatorischer Umstrukturierung oder Personalabbau − und liegt somit nicht in der Entscheidung der Person selbst.
Jedes Unternehmen macht gelegentlich die Erfahrung, dass Bewerbende auf dem Papier großartig wirken, aber aus irgendwelchen Gründen sehr schnell nicht mehr ins Team passen.
Wenn Ihre Zahlen für freiwillige Fluktuation jedoch hoch sind, liegt das Problem möglicherweise tiefer und kann durch einen verbesserten Onboarding-Prozess behoben werden.
Indem Sie die Bindungs- und Fluktuationsraten neuer Mitarbeitender verfolgen, insbesondere im ersten Jahr der Anstellung, können Sie beurteilen, ob Ihr Onboarding-Prozess Teil des Problems ist oder nicht.
Falls dies wahrscheinlich ist, sollten Sie versuchen, mit anonymen Umfragen tiefergehende Probleme oder häufige Schmerzpunkte zu identifizieren.
2. Zeit bis zur Produktivität bei neuen Mitarbeitenden
Wie lange dauert es, bis Ihre neuen Mitarbeitenden produktiv arbeiten? Sind sie schnell engagiert und bereit, Probleme zu lösen, oder arbeiten sie zu langsam, brauchen lange zum Lernen und machen mehr Fehler, als Ihnen lieb ist?
Um die Zeit bis zur Produktivität zu messen, müssen Sie zunächst definieren, was „produktiv“ für jede Rolle bedeutet. Das können bestimmte Meilensteine sein, wie z.B. das Abschließen ihrer Onboarding-Checkliste, das Erreichen konkreter Zielvorgaben oder die eigenständige Bearbeitung von Aufgaben.
Sie können die Zeit bis zur Produktivität Ihrer Mitarbeitenden mit folgender Methode messen:
- Berechnen Sie die Anzahl der Tage, die neue Mitarbeitende benötigen, um produktiv zu werden (die Definition hängt von der jeweiligen Rolle ab)
- Teilen Sie diese Zahl durch die Gesamtzahl der Neueinstellungen in diesem Zeitraum
Auch wenn manche Positionen komplexer sind als andere, sollte ein umfassendes Onboarding-Programm die neuen Mitarbeitenden schnell auf Erfolgskurs bringen. Für die meisten sollte es Wochen und keine Monate dauern, bis sie die relevanten KPIs annähern und ihre Aufgaben zufriedenstellend erfüllen, vor allem, wenn sie über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen.
Wenn sie diese Kennzahlen nicht erreichen, könnte ein größeres Problem in Ihrem Onboarding-Programm liegen. Möglicherweise wird die Bedeutung der KPIs nicht ausreichend vermittelt oder es gibt Defizite im Training, die die neuen Mitarbeitenden ausbremsen.
Da das Onboarding für Führungskräfte etwas anders verläuft, sollten Sie diese von der Zeit-bis-zur-Produktivität-Analyse ausnehmen und eigene Meilensteine festlegen, ab wann neue Führungskräfte als „produktiv“ gelten.
3. Testverfahren
Wenn Sie jemals am Ende eines einjährigen Kurses eine Prüfung abgelegt und Schwierigkeiten hatten, sich an Inhalte aus der ersten Studienwoche zu erinnern, bedenken Sie: Neue Mitarbeitende machen gerade eine ganz ähnliche Erfahrung.
Von ihrem ersten Tag an werden sie mit Informationen überflutet, und es ist schwierig, sich jederzeit an alles zu erinnern. Deshalb kann es aufschlussreich sein, Tests in Ihren Onboarding-Prozess zu integrieren, etwa durch Kompetenzüberprüfungen und Quizfragen.
Durch Tests können Sie feststellen, ob Ihre neuen Mitarbeitenden ihre Aufgaben und deren Zusammenhang mit den Unternehmenszielen vollständig verstanden haben. Sie können sie außerdem zur relevanten Geschichte des Unternehmens (wichtig für Kundenkontakt) oder zu den spezifischen Zielen, die sie erreichen sollen, befragen.
Erfolgreiche Quizauswertungen sind gut, aber auch nicht erfolgreiche liefern wichtige Erkenntnisse. Wenn viele Mitarbeitende dieselbe Frage falsch beantworten, deutet das wahrscheinlich darauf hin, dass die Information entweder nicht vermittelt oder nicht so vermittelt wurde, dass sie bei ihnen hängen bleibt. Diese Kennzahlen helfen Ihnen, Ihr Trainingsmaterial gezielt zu optimieren und den Lernprozess wirksamer zu gestalten.
4. Onboarding-Umfrage
Eine effektive Möglichkeit, den Erfolg des Onboardings zu messen, besteht darin, die neue Arbeitskraft selbst zu befragen. Fragen Sie direkt, ob sie den Onboarding-Prozess für effektiv halten und was sie eventuell verbessern würden.
Oft ist es hilfreich, Recruiting-Software dabei zu integrieren. Mit ihr können Sie Umfragen verwalten und verfolgen sowie automatisierte Abläufe nutzen, um die Umfragen zu optimalen Zeitpunkten während der Onboarding-Phase zu versenden.
Eine weitere Möglichkeit, Ihre Onboarding-Umfrage zu automatisieren und zu vereinfachen, ist ein einfaches Mitarbeiterumfrage-Tool. Solche Tools bieten oft Vorlagen, die den Ablauf deutlich erleichtern.
Einige grundlegende Fragen, die Sie in Ihre Umfrage nach Abschluss des Onboardings aufnehmen könnten, sind:
- Wie war der erste Eindruck vom Unternehmen?
- Wie hat sich dieser Eindruck im Laufe der Zeit verändert?
- Spiegelt der Onboarding-Prozess die Unternehmenskultur korrekt wider?
- Wurden alle notwendigen Dinge bereitgestellt, um optimal starten zu können?
Wir empfehlen, mehrere kleine Umfragen zu unterschiedlichen Zeitpunkten während des Onboardings zu versenden – solange das Erlebnis noch frisch ist. Und beschränken Sie sich nicht nur auf diese Fragen. Es gibt viele weitere hilfreiche Fragen für Onboarding-Umfragen, die Sie in Betracht ziehen sollten!
Da Ihr Onboarding-Erlebnis sich für interne und remote Mitarbeitende unterscheidet, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine gesonderte Umfrage zum Remote-Onboarding zu versenden.
Bedenken Sie: Umfragen müssen nicht immer namentlich sein. Viele beantworten diese nur zögerlich, wenn sie befürchten, für ihre Ehrlichkeit bestraft zu werden. Anonyme Umfragen helfen, ehrliche Antworten zu erhalten – auch wenn sie schwer zu akzeptieren sind, können sie ein wichtiger Auslöser für bedeutsame Veränderungen sein.
5. Abschlussrate der Trainings
Selbst wenn Sie ein umfangreiches Schulungsprogramm haben – wenn Ihre Mitarbeitenden sich damit nicht einbringen, bringt es Ihnen vermutlich wenig.
Selbst wenn Sie meinen, ein umfassendes Schulungsprogramm für Neueinstellungen anzubieten, gibt Ihnen die Abschlussrate Hinweise darauf, ob das Training tatsächlich so effektiv ist, wie Sie denken.
Schauen Sie genau hin, wie viel Training in einem bestimmten Zeitraum absolviert wird und wie erfolgreich die Mitarbeitenden darin sind. Bedenken Sie dabei, dass sie gerade erst im Job angefangen haben und vieles gleichzeitig lernen müssen. Geben Sie ihnen ausreichend Zeit, um die Informationen gründlich durchzugehen und wirklich zu verinnerlichen?
Bei Problemen mit unvollständigem Training prüfen Sie, ob im Onboarding-Programm überhaupt genug Zeit für die Schulung vorgesehen ist. Haben die Teilnehmenden mehrere ungestörte Stunden, um Online-Module zu bearbeiten und Handbücher zu lesen, oder wird erwartet, dass sie nach einem ohnehin schon anstrengenden Tag abends daheim lernen?
Um Ihre Abschlussrate beim Training zu überwachen und den gesamten Prozess zu optimieren, empfiehlt sich möglicherweise Trainingssoftware – falls Sie noch keine nutzen.
6. Engagement-Rate
Mitarbeiterengagement ist für Unternehmen mit einer Belegschaft in jeder Phase eine Herausforderung – bei neuen Mitarbeitenden aber besonders wichtig.
Wie viele Mitarbeitende wirklich am Unternehmen und seiner Kultur teilhaben, gegenüber jenen, die innerlich bereits abgeschaltet haben und auf den Feierabend warten, hat einen enormen Einfluss auf den Unternehmenserfolg.
Eine aussagekräftige Kennzahl hierfür ist der Employee Net Promoter Score (eNPS). In Umfragen können Sie Ihre Mitarbeitenden bitten, anzugeben, wie wahrscheinlich sie es finden, eine Beschäftigung in Ihrem Unternehmen Freunden oder Bekannten weiterzuempfehlen.
Die eNPS-Berechnung ist der Prozentsatz der Mitarbeitenden, die Sie hoch bewerten, abzüglich des Prozentsatzes, der Sie auf der Skala niedrig einstuft. Ihr Mitarbeiter-NPS kann dabei helfen, die Qualität der neuen Mitarbeitererfahrung zu messen, die Sie geschaffen haben, sowie die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit.
7. Bleibegespräche
Wir denken bei Austrittsgesprächen meist an ein Instrument, um Wissen zu gewinnen, bevor jemand das Unternehmen verlässt. Bleibegespräche hingegen konzentrieren sich darauf, warum Ihre Mitarbeitenden jeden Tag zur Arbeit kommen.
Führen Sie mit neuen Mitarbeitenden ein Gespräch, sobald sie sich eingewöhnt haben. Fragen Sie nach dem Onboarding-Prozess und wie sie sich generell fühlen. Was lief gut? Was ging zu schnell oder zu langsam? Wurden einige Orientierungsaktivitäten ausgelassen? Haben sie das Gefühl, in bestimmten Schlüsselbereichen mehr Schulung zu benötigen?
Bleibegespräche können Wunder für die Mitarbeiterbindung bewirken, vor allem, wenn sie regelmäßig durchgeführt werden. Sie zeigen den Mitarbeitenden, dass Sie an ihnen interessiert sind und dass Ihnen ihre zukünftige Entwicklung am Herzen liegt. Noch wichtiger ist, dass sie signalisieren, dass Sie Probleme schnell ansprechen möchten, bevor sie außer Kontrolle geraten.
Zögern Sie nicht, weiter nachzufragen und auf die Antworten der Mitarbeitenden einzugehen. Sobald sie Vertrauen fassen, dass dies ein wirklich offenes Forum für Kommunikation ist, werden sie bereit sein, Ihnen die ehrlichen Antworten zu geben, die Sie brauchen.
Erfahren Sie mehr über Bleibegespräche und welche Fragen Sie stellen können.
8. Onboarding-Kosten
Wenn Sie die Kosten Ihres Onboarding-Programms im Blick behalten, können Sie auch überwachen, wie erfolgreich es tatsächlich ist. Durch die Analyse Ihrer Onboarding-Kosten (einschließlich direkter und indirekter Ausgaben) können Sie einschätzen, ob Ihr Onboarding-Prozess einen guten Return on Investment (ROI) vom Onboarding liefert.
Hier sind verschiedene Onboarding-Kosten, die Sie berücksichtigen sollten:
- Onboarding- und Schulungsmaterialien, zum Beispiel Kosten für Onboarding-Softwarelizenzen und Orientierungs-Kits.
- Schulungskosten, einschließlich formeller Schulungen, Zertifizierungen oder externer Schulungen.
- Stunden, die Führungskräfte und andere Teammitglieder für die Schulung aufwenden. Bedenken Sie, dass Zeit nicht kostenfrei ist, insbesondere in Arbeitsumgebungen, in denen Stunden an Kunden verrechnet werden.
- Kosten durch Produktivitätsverlust. Ähnlich wie im vorigen Punkt kommt es zu einem kurzfristigen Produktivitätsverlust, wenn neue Mitarbeitende sich einarbeiten und Unterstützung benötigen, bis sie voll leistungsfähig sind.
Nach der Analyse dieser Kosten haben Sie ein besseres Verständnis dafür, ob Ihre Onboarding-Strategie optimiert werden sollte, beispielsweise indem kostenintensive Posten (wie externe Schulungen) auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden, wenn neue Mitarbeitende nicht mehr von neuen Aufgaben überfordert sind. So können anfängliche Kosten begrenzt werden, bis klar ist, ob Ihr neuer Mitarbeitender langfristig im Unternehmen bleibt oder nicht.
Das Wichtigste? Bleiben Sie aktiv beteiligt
Es gibt viele verschiedene Methoden, um den Erfolg des Onboardings zu messen, doch das Wichtigste ist, dass Sie sich dem Erfolg Ihres Onboarding-Programms zumindest in gewissem Maße widmen.
Was funktioniert, kann auch für Ihr Onboarding von unabhängigen Auftragnehmenden und Remote-Mitarbeitenden übernommen werden.
Auch wenn es Best Practices für das Onboarding gibt, die immer Bestand haben, sollte unser Onboarding-Prozess niemals eine ‘einmal eingerichtet und dann vergessen’-Lösung sein. Dieser Ansatz wäre so, als würde Ihr Unternehmen stagnieren und Sie davon ausgehen, dass Ihre Umsätze in fünf Jahren ohne neue Entwicklungen genauso hoch sind wie heute.
Achten Sie aufmerksam auf die Wirksamkeit Ihrer Onboarding-Maßnahmen und erleben Sie, welchen Einfluss sie auf den Erfolg Ihrer neuen Mitarbeitenden und die Organisation allgemein haben.
Mehr dazu finden Sie in unseren Ressourcen zu Automatisierung von Onboarding-Prozessen und Personalisierung des Mitarbeiter-Onboardings.
