8 Wege, den Erfolg Ihres Onboarding-Programms zu messen
Onboarding ist ein entscheidender, jedoch oft übersehener Teil des Mitarbeiterlebenszyklus. Laut einer von Kallidus veröffentlichten Studie kann ein ausgezeichnetes Mitarbeiter-Onboarding die Bindung um bis zu 82 % verbessern, aber 88 % der Organisationen führen das Onboarding nicht gut durch.
Doch wie wird der Erfolg eines Onboarding-Programms tatsächlich gemessen? Welche Onboarding-Kennzahlen oder wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs) können Sie nutzen, um sicherzustellen, dass Ihr Onboarding-Prozess den Anforderungen gerecht wird?
Die Daten aus Ihrer Onboarding-Plattform, Ihrem HRIS oder LMS können Ihnen helfen, die Wirksamkeit Ihres Onboardings zu beurteilen. Es ist wichtig, allen Formen von Daten Aufmerksamkeit zu schenken—nicht nur den Zahlen.
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In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie den Erfolg Ihres Onboardings mithilfe verschiedener Datenformen messen können.
8 Wege, den Erfolg des Onboardings zu messen
Nutzen Sie diese Strategien, um Ihr Onboarding-Erlebnis zu optimieren, die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender zu überwachen und sicherzustellen, dass Ihr Onboarding-Prozess auf Erfolg ausgerichtet ist.
1. Fluktuation neuer Mitarbeitender (freiwillig und unfreiwillig)
Etwa ⅓ der Neueinstellungen bestehen die ersten 90 Tage nicht. Die Fluktuationsrate von Mitarbeitenden ist jedoch kein statischer Wert, sondern eine Reihe von Datenpunkten, die helfen können, eine Geschichte über die Mitarbeiterbindung zu erzählen.
Ihre Mitarbeiterbindungsquote besteht aus zwei wichtigen Kennzahlen:
- Freiwillige Fluktuation neuer Mitarbeitender tritt auf, wenn eine neu eingestellte Person das Unternehmen aus eigenem Antrieb verlässt, typischerweise innerhalb der ersten Monate der Beschäftigung. Gründe hierfür können nicht erfüllte Erwartungen, mangelnde kulturelle Passung, bessere Möglichkeiten anderswo oder Unzufriedenheit mit dem Onboarding sein.
- Unfreiwillige Fluktuation hingegen bezeichnet die Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber – nicht auf Wunsch der Person selbst. Dies geschieht häufig wegen schlechter Leistung, Fehlverhaltens, Umstrukturierungen oder Stellenabbau und basiert nicht auf dem Entschluss der betreffenden Person zu gehen.
Jedes Unternehmen wird das Pech haben, einige Mitarbeitende einzustellen, die auf dem Papier überzeugend erscheinen, sich jedoch aus verschiedensten Gründen schnell als ungeeignet herausstellen.
Sind jedoch Ihre freiwilligen Fluktuationszahlen hoch, liegt das Problem möglicherweise tiefer und ein verbessertes Onboarding kann helfen.
Durch das Nachverfolgen Ihrer Bindungs- und Fluktuationsquoten—insbesondere im ersten Beschäftigungsjahr—können Sie besser einschätzen, ob Ihr Onboarding-Prozess Teil des Problems ist.
Falls dies der Fall zu sein scheint, versuchen Sie, mit einer anonymen Umfrage mehr über die häufigsten Problemstellen herauszufinden.
2. Zeit bis zur Produktivität bei Neueinstellungen
Wie lange benötigen neue Mitarbeitende, um wirklich produktiv zu werden? Sind neue Mitarbeitende schnell engagiert und bereit, Probleme zu lösen, oder arbeiten sie zu langsam, brauchen lange, um zu lernen, und machen zu viele Fehler?
Um die Zeit bis zur Produktivität zu messen, müssen Sie zunächst definieren, was „produktiv“ für jede Rolle genau bedeutet. Dies kann spezifische Meilensteine umfassen, wie das Abschließen der Onboarding-Checkliste, das Erreichen bestimmter Ziele oder das eigenständige Bearbeiten von Aufgaben.
Sie können die Zeit bis zur Produktivität folgendermaßen feststellen:
- Ermitteln Sie, wie viele Tage neue Mitarbeitende benötigen, um produktiv zu werden (sie müssen für jede Rolle definieren, was Produktivität bedeutet)
- Teilen Sie diese Anzahl durch die Gesamtanzahl der Neueinstellungen im gewählten Zeitraum
Auch wenn manche Rollen anspruchsvoller sind als andere, sollte ein umfassendes Onboarding-Programm die Mitarbeitenden auf einen schnellen Erfolgskurs bringen. Für die meisten sollte es Wochen statt Monate dauern, bis sie KPIs erreichen und zufriedenstellende Leistung erbringen—vor allem, wenn sie die erforderlichen Fähigkeiten mitbringen.
Erreichen sie diese Werte nicht, gibt es womöglich größere Probleme im Onboarding. Eventuell wird nicht vermittelt, wie wichtig das Erreichen von KPIs ist, oder es gibt Defizite im Training, die Mitarbeitende stagnieren lassen.
Da das Onboarding für Führungskräfte etwas anders verläuft, sollten Sie diese von der Analyse der Zeit bis zur Produktivität ausnehmen und eigene Meilensteine festlegen, um festzustellen, ab wann neue Führungskräfte als „produktiv“ gelten.
3. Testen
Wenn Sie jemals am Ende eines einjährigen Kurses eine Prüfung abgelegt und Schwierigkeiten gehabt haben, sich an Informationen aus der ersten Unterrichtswoche zu erinnern, denken Sie daran, dass neue Mitarbeitende eine ganz ähnliche Erfahrung machen.
Vom ersten Tag an werden sie mit Informationen überschüttet, und es ist schwer, sich zu jedem Zeitpunkt an alles zu erinnern. Deshalb kann es hilfreich sein, Tests in Ihren Onboarding-Prozess zu integrieren, z. B. Kompetenztests und Quizaufgaben.
Tests können Ihnen helfen festzustellen, ob Ihre neuen Mitarbeitenden ihre Aufgaben und deren Verbindung zu den Unternehmenszielen vollständig verstehen. Sie können sie auch zum relevanten Hintergrundwissen über das Unternehmen (wichtig für kundenzugewandte Rollen) oder zu spezifischen Zielvorgaben abfragen, die Sie von ihnen erwarten.
Erfolgreich absolvierte Quizze sind erfreulich, aber auch nicht bestandene sind aufschlussreich. Wenn viele Mitarbeitende dieselbe Frage falsch beantworten, deutet dies wahrscheinlich darauf hin, dass die Information entweder nicht vermittelt wurde oder nicht auf eine Weise, die bei ihnen ankommt. Diese Kennzahlen können Ihnen helfen, kleinere Anpassungen an Ihrem Schulungsmaterial vorzunehmen, sodass der Lernprozess effektiver wird.
4. Onboarding-Umfrage
Ein effektiver Weg, den Erfolg des Onboardings zu messen, ist es, die neuen Mitarbeitenden selbst zu befragen. Fragen Sie sie direkt, ob sie den Onboarding-Prozess als effektiv empfinden und was ihrer Meinung nach verbessert werden könnte.
Oft kann es hilfreich sein, Recruiting-Software in diesen Prozess zu integrieren, da sie diese Umfragen nachverfolgen und verwalten kann und mittels automatisierter Workflows sicherstellt, dass sie zu optimalen Zeitpunkten während der Onboarding-Phase durchgeführt werden.
Eine weitere Möglichkeit, Ihre Onboarding-Umfrage zu automatisieren und zu vereinfachen, ist die Nutzung eines einfachen Mitarbeiterumfrage-Tools. Diese bieten oft Vorlagen, die den Prozess erheblich vereinfachen.
Einige grundlegende Fragen, die Sie in Ihre Umfrage nach dem Onboarding aufnehmen könnten, sind:
- Wie war der erste Eindruck vom Unternehmen?
- Wie hat sich dieser Eindruck seit dem Eintritt verändert?
- Repräsentiert der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess die Unternehmenskultur realistisch?
- Wurden alle notwendigen Ressourcen bereitgestellt, um bestmöglich zu starten?
Wir empfehlen, mehrere Mini-Umfragen über verschiedene Phasen des Onboardings verteilt zu verschicken, solange das Erlebnis noch frisch ist. Und beschränken Sie sich dabei nicht nur auf diese Fragen – es gibt viele weitere nützliche Onboarding-Umfragefragen, die Sie ebenfalls einbeziehen sollten!
Da sich Ihr Onboarding für interne und Remote-Mitarbeitende unterscheidet, sollten Sie in Erwägung ziehen, gezielt eine separate Umfrage zum Remote-Onboarding-Prozess zu senden.
Denken Sie daran: Umfragen müssen nicht immer mit Namen versehen sein. Manche Personen zögern mit ehrlichen Antworten, wenn sie Angst haben, dafür bestraft zu werden. Anonyme Umfragen helfen vielleicht, echte Meinungen zu erhalten, die, auch wenn sie schwer zu verkraften sind, ein wichtiger Auslöser für sinnvolle Veränderungen sein können.
5. Abschlussquote der Schulungen
Sie haben vielleicht ein umfassendes Trainingsprogramm – aber wenn Ihre Mitarbeitenden sich nicht engagieren, bringt es Ihnen vermutlich wenig.
Auch wenn Sie glauben, dass Ihr Trainingsprogramm für neue Mitarbeitende vollständig ist, kann die Abschlussquote Indizien dafür liefern, dass das Training möglicherweise nicht so effektiv ist, wie Sie denken.
Schauen Sie sich genauer an, wie viel Training in einem bestimmten Zeitraum absolviert wird und wie erfolgreich Mitarbeitende dabei sind. Bedenken Sie, dass sie gerade erst einen neuen Job begonnen haben und viel auf einmal lernen müssen. Geben Sie ihnen genug Zeit, um sich gründlich mit allen Inhalten auseinanderzusetzen und wirklich alles zu verinnerlichen?
Stellen Sie bei unvollständigen Trainings fest: Gibt es in Ihrem Onboarding-Programm genügend Zeit überhaupt für Training? Haben die Teilnehmenden einige Stunden ungestörter Zeit, um Online-Module und Handbücher durchzuarbeiten, oder müssen sie alles nach einem bereits anstrengenden Tag abends erledigen?
Um Ihre Trainingsabschlussquote zu verfolgen und Ihren gesamten Trainingsprozess effizienter zu gestalten, sollten Sie auf Trainingssoftware setzen, sofern Sie noch keine nutzen.
6. Engagement-Rate
Mitarbeiterengagement ist für Unternehmen in jeder Phase eine Herausforderung, aber bei neuen Mitarbeitenden besonders wichtig.
Die Anzahl der Mitarbeitenden, die sich aktiv mit der Unternehmenskultur identifizieren, gegenüber jenen, die innerlich gekündigt haben und nur noch die Uhr schauen, beeinflusst den langfristigen Unternehmenserfolg maßgeblich.
Eine umfassende Kennzahl zur Beurteilung hierfür ist der Employee Net Promoter Score (eNPS). Fragen Sie in Umfragen Ihre Mitarbeitenden, wie wahrscheinlich es ist, dass sie Ihr Unternehmen als Arbeitsplatz einem Freund oder Kollegen empfehlen würden.
Die eNPS-Berechnung ist der Prozentsatz der Mitarbeiter, die Sie hoch bewerten, abzüglich des Prozentsatzes, der Sie niedrig auf der Skala bewertet. Ihr Employee NPS kann helfen, die Qualität der von Ihnen geschaffenen Onboarding-Erfahrung sowie die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit zu messen.
7. Bleibegespräche
Wir denken bei Austrittsgesprächen daran, Wissen zu sammeln, bevor jemand das Unternehmen verlässt. Bleibegespräche hingegen untersuchen, warum Ihre Mitarbeiter jeden Tag zur Arbeit kommen.
Führen Sie mit neuen Mitarbeitern ein Gespräch, nachdem sie sich eingelebt haben, und fragen Sie nach dem Onboarding-Prozess und wie sie sich allgemein fühlen. Was hat gut funktioniert? Was ging zu schnell oder zu langsam? Wurden bestimmte Orientierungsaktivitäten ausgelassen? Haben sie das Gefühl, dass sie in bestimmten Schlüsselbereichen mehr Schulung benötigen?
Bleibegespräche können Wunder für die Mitarbeiterbindung bewirken, besonders wenn sie regelmäßig durchgeführt werden. Sie zeigen den Mitarbeitern, dass Sie investieren und sich für ihre zukünftige Entwicklung interessieren. Noch wichtiger ist, sie zeigen, dass Sie Probleme schnell ansprechen möchten, bevor sie außer Kontrolle geraten.
Zögern Sie nicht, Fragen zu stellen und tiefer in die Antworten eines Mitarbeiters einzutauchen. Sobald er darauf vertraut, dass es sich wirklich um ein offenes Gespräch handelt, wird er bereit sein, Ihnen die Antworten zu geben, die Sie hören müssen.
Erfahren Sie mehr über Bleibegespräche und welche Fragen Sie stellen können.
8. Kosten des Onboardings
Die Überwachung der Kosten Ihres Onboarding-Programms kann Ihnen ebenfalls helfen, dessen Erfolg zu beobachten. Durch die Analyse Ihrer Onboarding-Kosten (einschließlich direkter und indirekter Ausgaben) können Sie einschätzen, ob Ihr Onboarding-Prozess einen starken Return on Investment (ROI) aus dem Onboarding liefert.
Hier sind die verschiedenen Onboarding-Kosten, die Sie berücksichtigen sollten:
- Onboarding- und Schulungsmaterialien, wie z. B. Kosten für Onboarding-Softwarelizenzen und Orientierungspakete.
- Schulungskosten, einschließlich formeller Schulungen, Zertifizierungen oder externer Weiterbildungskurse.
- Stunden, die für Schulungen von Führungskräften und anderen Teammitgliedern aufgewendet werden. Denken Sie daran, dass Zeit nicht kostenlos ist, besonders in Arbeitsumgebungen, in denen Stunden an Kunden abgerechnet werden.
- Kosten durch Produktivitätsverlust. Ähnlich wie im obigen Punkt gibt es einen temporären Produktivitätsverlust, während neue Mitarbeiter sich einarbeiten und Unterstützung von anderen benötigen, um volle Leistungsfähigkeit zu erreichen.
Nach der Analyse dieser Kosten haben Sie eine bessere Vorstellung davon, ob Ihre Onboarding-Strategie optimiert werden sollte, um kostspielige Positionen (wie externe Weiterbildungskurse) eventuell auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben, wenn neue Mitarbeiter nicht mehr von neuen Aufgaben überfordert sind. Dieser Ansatz kann helfen, die anfänglichen Kosten zu begrenzen, bis Sie wissen, ob Ihr Neuzugang langfristig im Unternehmen bleibt oder nicht.
Am wichtigsten? Bleiben Sie engagiert
Es gibt viele verschiedene Wege, den Erfolg des Onboardings zu messen, aber das Wichtigste ist, dass Sie die Wirksamkeit Ihres Onboarding-Programms zumindest in einem gewissen Maße im Blick behalten.
Was funktioniert, kann auf Ihren Onboarding-Prozess für selbstständige Auftragnehmer und Remote-Mitarbeiter übertragen werden.
Auch wenn es Best Practices für das Onboarding gibt, die konstant bleiben, sollte unser Onboarding-Prozess niemals nach dem Motto „einrichten und vergessen“ ablaufen. Dieser Ansatz ist genauso, als würden Sie Ihr Unternehmen stagnieren lassen und annehmen, dass Ihre Umsätze auch in fünf Jahren ohne Wachstum und Weiterentwicklung genauso hoch bleiben.
Beobachten Sie genau die Wirksamkeit Ihrer Onboarding-Maßnahmen und erkennen Sie, welche Auswirkungen sie auf den Erfolg Ihrer neuen Mitarbeitenden und das Unternehmen generell haben.
Mehr dazu finden Sie in unseren Ressourcen zum Thema Automatisierung des Onboardings und Personalisierung des Mitarbeiter-Onboardings.
