10 beste Zeiterfassungssoftware im Jahr 2026
Beste Zeiterfassungssoftware-Auswahl
Zeiterfassungssoftware ermöglicht es Ihrem Team, Arbeitsstunden genau zu protokollieren, Arbeitsauslastungen zu überwachen und Fristen über mehrere Projektportfolios hinweg zu verfolgen. Wenn Sie digitales Projektmanagement verwalten, bedeutet die Suche nach den richtigen Zeiterfassungstools weniger verpasste Fristen, eine klarere Abrechnung und eine bessere Ressourcenplanung.
Bei so vielen verfügbaren Optionen kann man leicht den Überblick verlieren. Deshalb habe ich diese Liste zusammengestellt, damit Sie die besten Lösungen vergleichen, sehen können, welche Funktionen für Ihre Arbeit am wichtigsten sind, und die Kontrolle über die Zeit, das Budget und die Projektziele Ihres Teams übernehmen können.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als HR-Experten wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden HR-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle für Zeiterfassungssoftware
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner besten Auswahl an Zeiterfassungssoftware zusammen:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für die Erfassung abrechenbarer Stunden über Kundenprojekte hinweg | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $3.99/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten für Echtzeit-Anwesenheitsverfolgung | Kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Nutzer/Monat | Website | |
| 3 | Am besten für intuitive digitale Zeiterfassung | Kostenlose Testversion und kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 4 | Am besten für integrierte HR- und IT-Compliance | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten für eine zentrale Lohnabrechnungssynchronisation | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Monat + $6/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten für konfigurierbare Workflow-Automatisierung | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten für die eigenständige Zeiterfassung durch Mitarbeitende | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 8 | Am besten für flexible gerätebasierte Zeiterfassung | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten für fortschrittliche Workforce-Analysen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für die Integration von Lohnabrechnung in Unternehmensgröße | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website |
Bewertungen der besten Zeiterfassungssoftware
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Zeiterfassungssoftware, die es in meine Auswahl geschafft hat. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die Funktionen, Integrationen und besten Einsatzmöglichkeiten jeder Plattform, damit Sie die passende Lösung für sich finden.
Am besten für die Erfassung abrechenbarer Stunden über Kundenprojekte hinweg
WebWork Time Tracker ist eine Zeiterfassungsplattform, die die automatische Zeiterfassung, die Erfassung abrechenbarer Stunden, die Verwaltung von Anwesenheit und Abwesenheiten, den Export von Gehaltsabrechnungen sowie die Rechnungsstellung an Kunden über Projekte und Teams hinweg kombiniert.
Für wen eignet sich WebWork Time Tracker am besten?
WebWork Time Tracker eignet sich besonders für HR-Geschäftspartner und Betriebsteams, die abrechenbare Stunden, Anwesenheit und Abwesenheiten an einem Ort verwalten müssen, ohne für eine überdimensionierte Plattform zu bezahlen.
Warum ich WebWork Time Tracker ausgewählt habe
Ich habe WebWork Time Tracker als eines der besten Tools ausgewählt, weil es die Erfassung abrechenbarer Stunden über Kundenprojekte hinweg besser handhabt als die meisten Tools in dieser Preisklasse. Mir gefällt besonders, dass sich Abrechnungs- und Kostensätze pro Projekt oder pro Mitglied festlegen lassen und anschließend direkt aus der erfassten Zeit kundenfertige Rechnungen mit Unterstützung mehrerer Währungen erstellt werden können. Markenbezogene, teilbare Berichte ermöglichen es mir, Kunden ansprechend aufbereitete Zusammenfassungen zu senden, ohne zusätzliche Formatierungsarbeit.
Wichtige Funktionen von WebWork Time Tracker
- Anwesenheits-Dashboard: Eine Echtzeitübersicht darüber, wer in Ihrem Team gerade aktiv, abwesend, verspätet oder beurlaubt ist.
- Ansammlung und Übertragung von Urlaub: Urlaubssalden werden automatisch angesammelt, mit konfigurierbaren Regeln für die Übertragung, landesspezifischen Ansprüchen und mehrstufigen Genehmigungsprozessen.
- Geofencing: Teammitglieder werden automatisch ein- und ausgestempelt, wenn sie den definierten Radius eines Einsatzortes betreten oder verlassen.
- KI-Prüfung von Zeiterfassungsbögen: Lücken, fehlende Stunden und falsch zugewiesene Projekteinträge werden erkannt. Anschließend werden E-Mail-Zusammenfassungen versendet, damit die Aufzeichnungen korrekt bleiben.
Integrationen von WebWork Time Tracker
WebWork Time Tracker bietet native Integrationen mit Asana, Jira, ClickUp, QuickBooks, Zoho Books, Deel, Google Calendar und Outlook. Außerdem werden benutzerdefinierte Integrationen über die öffentliche API und Zapier unterstützt.
Pros and Cons
Pros:
- Abrechenbare Sätze unterstützen die Rechnungsstellung für Kundenprojekte
- Budgetverfolgung deckt Projekte mit Festpreis ab
- Markenbezogene Berichte verdeutlichen die Kundenstunden
Cons:
- Keine Ressourcenprognosen oder Kapazitätsplanung
- Aktivitätsbewertungen interpretieren Recherche und Planung falsch
Deputy
Am besten für Echtzeit-Anwesenheitsverfolgung
Deputy ist eine Plattform für Personalmanagement und Zeiterfassung, die speziell für schichtbasierte Teams entwickelt wurde. Sie kombiniert Funktionen zum Ein- und Ausstempeln, zur Mitarbeitereinsatzplanung, Zeiterfassung, Anwesenheitsüberwachung und zur Einhaltung von Arbeitsgesetzen.
Für wen ist Deputy am besten geeignet?
Deputy eignet sich besonders für Betriebsleiter und HR-Teams in Branchen wie Einzelhandel, Gastgewerbe und Gesundheitswesen, die schichtbasierte Arbeitskräfte an mehreren Standorten einsetzen.
Warum habe ich Deputy ausgewählt?
Ich habe Deputy ausgewählt, da das Echtzeit-Anwesenheits-Dashboard mir sofortigen Überblick darüber verschafft, wer anwesend ist, wer zu spät kommt und wer gerade Pause macht – standortübergreifend. Besonders gefällt mir die Mitarbeiterbestätigung, die verpasste Pausen oder nicht geplante Stempelzeiten automatisch kennzeichnet und eine Verifizierung durch die Mitarbeitenden verlangt, bevor die Zeiterfassung freigegeben wird. In Kombination mit der biometrischen Gesichtserkennung am Deputy Kiosk wird Zeitbetrug nahezu unmöglich.
Wichtige Funktionen von Deputy
- Schichtplanung per Drag-and-Drop: Mit einer visuellen und intuitiven Oberfläche Schichtpläne erstellen und bearbeiten.
- Mehrsprachige Kiosk-Unterstützung: Mitarbeitende können sich an gemeinsam genutzten Geräten in ihrer bevorzugten Sprache ein- und ausstempeln.
- Automatische Einhaltung von Arbeitsgesetzen: Wendet regionsspezifische Überstunden- und Pausenregelungen automatisch auf die Dienstpläne an.
- Lohnabrechnungs-Integrationen: Synchronisieren Sie Arbeitszeittabellen mit bekannten Anbietern wie ADP, Gusto und Xero.
Deputy Integrationen
Deputy bietet über 60 native Integrationen, darunter ADP, Gusto, QuickBooks, Xero, Paychex, Square, BambooHR, Lightspeed, Box und Zapier. Für individuelle Integrationen steht zudem eine API zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Statusanzeige für Schichten und Anwesenheit
- Integrierte biometrische Gesichtserkennung für das Ein- und Ausstempeln
- Automatische Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Überstunden
Cons:
- Keine integrierte Kundenabrechnung und Fakturierung
- Erweiterte Analysen erfordern kostenpflichtiges Upgrade
BambooHR ist eine HR-Plattform, die Zeiterfassung, Anwesenheitsüberwachung, Schichtplanung, Urlaubsverwaltung und die Synchronisierung der Gehaltsabrechnung in einem einzigen System für kleine und mittelständische Unternehmen vereint.
Für wen eignet sich BambooHR am besten?
BambooHR eignet sich besonders für HR-Teams, die Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Gehaltsabrechnung an einem Ort benötigen, anstatt ein eigenständiges Zeiterfassungstool zu verwenden.
Warum ich BambooHR ausgewählt habe
Ich habe BambooHR aufgrund der großen Bandbreite an digitalen Zeiterfassungsoptionen ausgewählt, die es in einem einzigen HR-System unterstützt. Mitarbeitende können sich über die Web-App, mobil mit Geolokalisierung oder an einem iPad-Zeiterfassungskiosk einstempeln, der beim Einstempeln ein Foto aufnimmt. Außerdem gefällt mir, dass die Verhinderung des vorzeitigen Einstempelns direkt in die Planungsebene integriert ist. So wird die Einhaltung von Schichten präzise erfasst, ohne dass Manager bei jeder verpassten Startzeit eingreifen müssen.
Die wichtigsten Funktionen von BambooHR
- Automatisierte Genehmigungsworkflows: Mitarbeitenden-Stundenzettel einreichen, prüfen und genehmigen lassen, wobei sie automatisch an die zuständige Führungskraft weitergeleitet werden.
- Umfassende Erfassung bezahlter Freistellungen: Mitarbeiterfreistellungen mit anpassbaren Richtlinien und Echtzeit-Aktualisierungen der Salden erfassen, genehmigen und verwalten.
- Integration der Gehaltsabrechnung: Genehmigte Zeitdaten direkt mit der Gehaltsabrechnung synchronisieren, um Vergütungsberechnungen schneller und präziser durchzuführen.
- Compliance-Intelligenz: Regeln für Überstunden, Pausen und Arbeitsrecht automatisch auf mehrere US-amerikanische Rechtsgebiete anwenden.
BambooHR-Integrationen
BambooHR bietet über 150 native Integrationen, darunter Deputy, Deel, Chekr, Merge, Lattice, 15Five, Bonusly, Papaya Global, AccuSourceHR und Payscale. Für benutzerdefinierte Integrationen ist eine API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Mehrere Zeiterfassungsoptionen einschließlich Kioskmodus
- Präzise Automatisierung der US-amerikanischen Überstundenregeln
- Integrierte Verwaltung von bezahlten Freistellungen und Urlaub
Cons:
- Zeiterfassung ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul
- Genehmigungsworkflows können für einige Teams fehleranfällig sein
Rippling ist eine Plattform für das Workforce-Management, die Zeiterfassung, automatische Lohnabrechnung, Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Urlaubsverwaltung in einem einzigen, verbundenen System vereint.
Für wen ist Rippling am besten geeignet?
Es eignet sich besonders für mittelgroße Unternehmen mit HR-Teams, die standortübergreifend Mitarbeitende verwalten, bei denen Lohnabrechnungsgenauigkeit und Arbeitsrechtskonformität oberste Priorität haben.
Warum ich Rippling ausgewählt habe
Rippling überzeugt mich, weil es die Zeiterfassung eng mit HR-Compliance und IT-Workflows verknüpft. Besonders gefällt mir, dass automatisch basierend auf dem Arbeitsort eines Mitarbeitenden die richtigen Überstunden- und Pausenregeln angewandt werden und Probleme wie doppelte Stempelungen oder vergessene Ausstempelungen vor dem Lohnlauf gemeldet werden. Mitarbeitendenzugänge, Gerätebereitstellung und Zeitdaten sind alle auf einer Plattform, sodass mein Team keine Daten zwischen unterschiedlichen Tools abgleichen muss.
Schlüsselfunktionen von Rippling
- Kostenzuordnung und Projektverfolgung: Mitarbeitende können Stunden bestimmten Jobs, Projekten oder Aufgaben zur Kostenverteilung zuweisen.
- Mobile Zeiterfassung: Das Personal kann sich ein- und ausstempeln, Dienstpläne einsehen und Urlaubsanträge direkt über iOS- oder Android-Geräte stellen.
- KI-gesteuerte Berichte: Anpassbare Dashboards zeigen Trends wie Überstundenzunahmen oder Veränderungen bei Personalkosten in Echtzeit.
- Integrierte Urlaubsverwaltung: Urlaubsanträge, Genehmigungen und Resturlaub werden verwaltet und mit den Personaldaten synchronisiert.
Rippling-Integrationen
Rippling bietet über 600 native Integrationen an, darunter Slack, Zendesk, Notion, Chekr, Campfire, Tilt, Gong, Google Workspace, Microsoft 365 und Slack sowie eine API für eigene Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Erfasst Stunden, Pausen und Überstunden standortbezogen
- Synchronisiert Zeiterfassung sofort mit der Lohnabrechnung
- Meldet Genehmigungsengpässe und Zeitunregelmäßigkeiten
Cons:
- Begrenztes Monitoring von Produktivität oder App-Nutzung
- Keine detaillierte Zeiterfassung auf Aufgabenebene
Gusto ist eine HR- und Lohnabrechnungsplattform mit integrierten Zeiterfassungstools, darunter Ein- und Ausstempeln, Schichtplanung, Verwaltung von bezahltem Urlaub (PTO), Geofencing und Stundenzettelgenehmigungen, die direkt mit der Lohnabrechnung synchronisiert werden.
Für wen ist Gusto am besten geeignet?
Es eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die bereits ihre Lohnabrechnung mit Gusto durchführen und eine Zeiterfassung ohne ein separates Tool wünschen.
Warum ich Gusto ausgewählt habe
Ich habe Gusto zu den besten gewählt, weil genehmigte Stundenzettel direkt in die Lohnberechnung einfließen und so der manuelle Export entfällt, der bei getrennten Systemen häufig zu Fehlern führt. Besonders gut gefällt mir die bundeslandspezifische Pausenregelung, die die Einhaltung der Vorschriften automatisch zum Zeitpunkt der Zeiterfassung durchsetzt. Mit der Projekt- und Auftragserfassung kann ich die Arbeitskosten pro Projekt einsehen, und diese Daten werden direkt mit QuickBooks Online oder Xero synchronisiert.
Gusto Hauptfunktionen
- Zeit-Kiosk: Verwandeln Sie jedes Tablet oder jeden Computer in eine Stempeluhr für Teammitglieder.
- Mobiles Geofencing: Beschränken Sie Ein- und Ausstempelvorgänge auf bestimmte Arbeitsorte mithilfe der Geolokalisierung in der mobilen App.
- KI-Zeitvorschläge: Markieren und schlagen Sie Korrekturen bei Stundenzettel-Anomalien vor, bevor Stunden freigegeben werden.
- Anwesenheitsberichte: Exportieren Sie detaillierte Berichte über geplante und tatsächlich geleistete Stunden nach Mitarbeiter, Abteilung oder Projekt.
Gusto Integrationen
Gusto bietet native Integrationen mit 15Five, Arvo, Box, Deputy, Clover, Connecteam, DocuSign, HubSpot, Novo, Okta, Salesforce und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Direkte Lohnabrechnungssynchronisation mit genehmigten Stundenzetteln
- Bundeslandspezifische Pausen- und Überstundenregelungen werden eingehalten
- Mobiles Ein- und Ausstempeln mit Standortbeschränkung
Cons:
- Keine erweiterten Produktivitäts- oder Auslastungsanalysen
- Genehmigungsworkflows mit mehreren Ebenen nicht konfigurierbar
Am besten für konfigurierbare Workflow-Automatisierung
Paylocity ist eine cloudbasierte HR- und Workforce-Management-Plattform mit einem Modul für Zeit- und Arbeitsmanagement, das die Erfassung von Arbeitszeiten, Anwesenheitsüberwachung, Verwaltung von Urlaubstagen, Schichtplanung und Lohnabrechnungsintegration abdeckt.
Für wen ist Paylocity am besten geeignet?
Paylocity ist besonders passend für mittelständische HR-Teams in den USA, die stündlich oder gemischt beschäftigte Arbeitskräfte verwalten und eine Zeiterfassung benötigen, die direkt mit der Lohnabrechnung in einem System verbunden ist.
Warum ich Paylocity ausgewählt habe
Paylocity verdient seinen Platz auf meiner Shortlist, weil seine Genehmigungs-Workflows für Stundenzettel tatsächlich konfigurierbar sind und nicht nur ein einfaches Einstufen-Freigabesystem bieten. Ich kann mehrstufige Genehmigungen mit automatisierten Benachrichtigungen einrichten, die in jeder Phase ausgelöst werden, sodass Überprüfungen der Arbeitszeiterfassungen ohne manuelles Nachfassen vorankommen. Die automatisierte Durchsetzung von Richtlinien ist das wirkliche Unterscheidungsmerkmal: Überstunden-Grenzwerte und Schichtregeln werden automatisch angewendet, sodass die Einhaltung keine manuelle Nachverfolgung mehr erfordert.
Wichtige Funktionen von Paylocity
- Mobile Zeiterfassung: Mitarbeitende können sich mithilfe der mobilen App mit Standortüberprüfung ein- und ausstempeln.
- Mitarbeiterplanung: Schichtpläne erstellen und verwalten mit KI-gestützten Schichtempfehlungen.
- Integrierte Lohnabrechnungssynchronisierung: Zeiteinträge fließen direkt in die Lohnabrechnung ein, ohne manuelle Datenübertragung.
- Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement: Urlaub, Krankheitstage und Abwesenheitsanträge in einer zentralen Oberfläche verfolgen.
Paylocity-Integrationen
Paylocity bietet Hunderte von Marktplatz-Integrationen, darunter AccuSourceHR, Chekr, Asana, Atlassian, Box, Deputy, Expensify, FlexSpring, Okta, Oracle NetSuite und viele mehr. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Vollautomatisierte Schicht- und Überstundenregelung
- Mehrkanal-Zeiterfassung inkl. Terminal und Mobilgerät
- Integrierte KI für Schichtplan-Empfehlungen
Cons:
- Berichtseinrichtung bei komplexen Anforderungen umständlich
- Vorwiegend auf US-Lohnabrechnung und Regularien ausgelegt
New Product Updates from Paylocity
Paylocity Expands Expense and Purchase Request Tools
Paylocity adds connected personal cards, smarter expense categorization, and a streamlined purchase request experience. This reduces manual entry and helps finance teams manage expenses and approvals more efficiently. For more information, visit Paylocity’s official site.
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Paycom
Am besten für die eigenständige Zeiterfassung durch Mitarbeitende
Paycom ist eine HCM-Plattform mit Einzel-Datenbank und integriertem Zeit- und Arbeitsmanagement, die Mitarbeiter-Zeiterfassung, Dienstplanerstellung, Urlaubsverwaltung, Kostenstellenzuordnung und eine native Lohnabrechnung umfasst.
Für wen ist Paycom am besten geeignet?
Paycom eignet sich besonders für HR- und Payroll-Teams in US-amerikanischen mittelständischen Unternehmen, die Zeiterfassung nicht als separates Tool, sondern integriert in ein einheitliches HCM-System abwickeln möchten.
Warum habe ich Paycom ausgewählt
Ich habe Paycom gewählt, weil das Self-Service-Modell die Verwaltung der Arbeitszeiten tatsächlich von HR auf die Mitarbeitenden verlagert. Mitarbeiter stempeln sich per Smartphone ein, senden Korrekturanfragen zu ihren Stempelzeiten und lösen Urlaubsfreigaben direkt vom Handy aus aus. Besonders gefällt mir GONE®, das Urlaubsanträge basierend auf durch das Team definierte Regeln automatisch genehmigt oder ablehnt und damit Wartezeiten komplett eliminiert. Mit Geofencing und IP-Filterung beim Ein- und Ausstempeln erhalten Manager auch eine echte Kontrolle darüber, wo und wann gestempelt wird.
Wichtige Funktionen von Paycom
- Kostenstellenzuweisung: Mitarbeitereinsatzzeiten in Echtzeit auf Standorte, Rollen oder Kostenstellen verteilen.
- Mobile Zeiterfassung: Mit der mobilen Paycom-App können Mitarbeitende stempeln, Dienstpläne einsehen und ihre Arbeitszeiten von unterwegs erfassen.
- Überstunden- und Compliance-Einstellungen: Automatisierte Überstunden- und Pausenerfassung mit rechtskonformen, regionsspezifischen Regelungen konfigurieren.
- Individuelle Berichtswerkzeuge: Analysen zur Belegschaft erstellen und aktuelle Daten zu Arbeitsstunden, Anwesenheit und Trends exportieren.
Paycom-Integrationen
Native Integrationen sind nicht öffentlich gelistet.
Pros and Cons
Pros:
- Mitarbeitende können eigene Stempelzeiten bearbeiten
- Überstunden- und Compliance-Regeln anpassbar
- Mobile App unterstützt Stempeln per Geofencing
Cons:
- Keine kostenlose Testversion oder transparente Preise
- Globale Compliance außerhalb der USA eingeschränkt
Am besten für flexible gerätebasierte Zeiterfassung
Paychex Flex ist eine Plattform zur Arbeitszeiterfassung, die biometrisches Ein- und Ausstempeln, mobiles Stempeln, webbasierte Stundenzettel, Anwesenheitserfassung, Abwesenheitsmanagement und Lohnabrechnungsintegration in einem einzigen HR-System vereint.
Für wen ist Paychex Flex am besten geeignet?
Es eignet sich besonders für HR-Teams mittelgroßer bis großer Unternehmen, die Vor-Ort-, Hybrid- oder verteilte Teams verwalten und eine mit der Lohnabrechnung verbundene Zeiterfassung benötigen.
Warum ich Paychex Flex ausgewählt habe
Paychex Flex steht auf meiner Shortlist, weil kein anderes Zeiterfassungstool, das ich getestet habe, so viele Optionen für die Zeiterfassungshardware bietet. Ich kann Iris-Biometrieuhren für berührungsloses Stempeln einsetzen, Ausweisleser für schnelle Vor-Ort-Teams nutzen oder bei niedrigen Hardwarekosten ein Tablet-Terminal mit Gesichtserkennung verwenden. Die Warnhinweise bei drohender Überstundenüberschreitung und Geofencing in der vollständigen Flex Time-Stufe sorgen für zusätzliche Compliance, die ich neben der Flexibilität der Geräte schätze.
Paychex Flex Hauptfunktionen
- Online-Stundenzettelverwaltung: Mitarbeitende reichen ihre Arbeitszeiten über webbasierte Stundenzettel ein, die von Führungskräften überprüft werden können.
- Automatisierte PTO-Anrechnung: Überwachung und Verwaltung von Urlaubsansprüchen der Mitarbeitenden mit integrierten Anrechnungsberechnungen.
- Native Lohnabrechnungsintegration: Arbeitszeiten- und Anwesenheitsdaten werden direkt in Paychex Payroll überführt – für eine reibungslose Abwicklung.
- Punktebasierte Anwesenheitsverstöße: Konfigurierbare Regelwerke ermöglichen das automatische Erfassen von Anwesenheitsverstößen und die Zuweisung von Punkten.
Paychex Flex Integrationen
Paychex Flex bietet eine Vielzahl nativer Integrationen, darunter Xero, Sage Intacct, QuickBooks, Oracle NetSuite, Connecteam, BambooHR, Clover und 7Shifts. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Große Auswahl an physischen Zeiterfassungsterminals
- Leistungsstarke integrierte PTO-Anrechnung
- Automatisierte Warnungen bei Überstunden und Compliance-Verstößen
Cons:
- Keine tiefgehende Zeiterfassung auf Projektebene
- Erweiterte Funktionen erfordern höhere Tarifstufe
UKG Pro
Am besten für fortschrittliche Workforce-Analysen
UKG Pro ist eine Unternehmens-HCM-Suite mit einem eigenen Workforce-Management-Modul, das multimodale Zeiterfassung, Verwaltung von Stundenzetteln, Anwesenheits- und Abwesenheitsverfolgung, Automatisierung der Arbeitsschutz-Compliance sowie KI-gestützte Workforce-Analysen abdeckt.
Für wen ist UKG Pro am besten geeignet?
UKG Pro eignet sich besonders für mittelständische und große Unternehmen mit komplexen, standortübergreifenden Belegschaften sowie spezialisierten HR-Abteilungen oder Teams für People Analytics.
Warum ich UKG Pro ausgewählt habe
UKG Pro hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil seine Workforce-Analysen weit über die Standard-Summen der Arbeitsstunden hinausgehen. Besonders gut gefällt mir die KI-gestützte Workforce Intelligence, die Engpässe, Muster für verlorene Zeit und Lücken in der Schichtabdeckung direkt aus Ihren Anwesenheitsdaten aufzeigt. Echtzeit-Arbeitsdashboards ermöglichen meinem Team zudem, Ausnahmen und Kostenabweichungen schon vor dem Lohnlauf – und nicht erst danach – zu erkennen.
Wichtige Funktionen von UKG Pro
- Multimodale Zeiterfassung: Erfassen Sie Arbeitszeiten über biometrische Terminals, mobile App, Webbrowser oder Telefon.
- Anpassbare Durchsetzung von Richtlinien: Automatische Durchsetzung von Lohn-, Pausen- und Schichtregeln über alle Standorte hinweg.
- Mobile Self-Service-Tools: Mitarbeitende können von jedem Gerät aus Abwesenheiten beantragen, ein- und ausstempeln oder Dienstpläne einsehen.
- Compliance-Tracking und Audits: Automatisierte Protokollierung und Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen.
UKG Pro Integrationen
UKG Pro bietet native Integrationen mit ADP, DocuSign, Microsoft Teams, Oracle, Salesforce, SAP, Workday, Okta, ServiceNow und weiteren. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung, zusätzliche Konnektoren gibt es im UKG Marketplace.
Pros and Cons
Pros:
- Fortschrittliche, KI-gestützte Workforce-Analyse-Engine
- Verschiedene Optionen zur multimodalen Zeiterfassung verfügbar
- Umfassende Automatisierungsfunktionen für Arbeitsschutz-Compliance
Cons:
- Zu komplex für kleinere oder einfach strukturierte Teams
- Einrichtung und Konfiguration können zeitaufwändig sein
ADP
Am besten geeignet für die Integration von Lohnabrechnung in Unternehmensgröße
ADP ist eine HCM-Plattform, die Zeiterfassung der Mitarbeiter, automatisierte Stundenzettelberechnungen, Anwesenheitsverfolgung, Durchsetzung von Arbeitszeitvorschriften und eine native Lohnabrechnungssynchronisation für mittelständische und große Unternehmen vereint.
Für wen ist ADP am besten geeignet?
ADP eignet sich besonders für mittelständische bis große Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung bereits über ADP abwickeln und die Zeiterfassung in dasselbe System integrieren möchten.
Warum ich ADP ausgewählt habe
Ich habe ADP als eines der besten Tools ausgewählt, weil es das einzige Tool auf dieser Liste ist, das selbst das Lohnabrechnungssystem ist und nicht nur eine Anbindung zu einem solchen bietet. Erfasste Stunden fließen direkt in die Lohnabrechnungen ein, wobei Überstundenregelungen und gesetzliche Feiertagsvorschriften automatisch an die Gehaltsrichtlinien des jeweiligen Mitarbeiters angepasst werden. Ein Abgleich zwischen Zeitdaten und Vergütung ist nicht erforderlich, da beide auf derselben Datenbank gespeichert sind.
ADP Hauptfunktionen
- Zeiterfassung per Mobile App: Mitarbeitende stempeln sich mit der ADP Mobile App unter Nutzung von GPS und Geofencing ein und aus.
- Physische und Kiosk-Zeituhren: Unterstützt Ausweise, Fingerabdruck- und Gesichtserkennung für die Anwesenheitserfassung vor Ort.
- Anwesenheits- und Abwesenheitserfassung: Führungskräfte sehen Live-Daten zur Anwesenheit und verwalten Urlaub, Krankheit und Feiertage in einem System.
- Automatisierte Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften: Integrierte Durchsetzung von Überstunden, Pausenregelungen und kanadischen gesetzlichen Feiertagsanforderungen.
ADP Integrationen
ADP bietet native Integrationen mit Sage, Xero, Workday, QuickBooks, Ashby, Flexspring, Chekr, Stream und weiteren. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Direkte Synchronisation mit ADP-Lohnabrechnungen
- Erweiterte Überstunden- und Feiertagsregelungen
- Mehrere Methoden zur Zeiterfassung: App, Kioske, Uhren
Cons:
- Keine projekt- oder aufgabenbasierte Zeiterfassung
- Individuelle Berichtserstellung ist eingeschränkt und umständlich
Weitere Zeiterfassungssoftware
Hier sind einige weitere Optionen für Zeiterfassungssoftware, die es nicht in meine Auswahl geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- Paycor
Am besten für dynamische Planungstools
- Deel HRIS
Am besten geeignet für globale Personaleinsatzkontrolle
- Homebase
Am besten für Schichtmanagement in kleinen Unternehmen geeignet
- TriNet
Am besten für integrierte Lohnabrechnungs-Konnektivität
- Justworks Hours
Am besten für einheitliche Stundenerfassung
- Factorial
Am besten für PTO- und Abwesenheitsautomatisierung
- TimeClock Plus
Am besten für individuell anpassbare Stempeloptionen
- Workday HCM
Am besten geeignet für Mobile-First-Workforce-Management
- Replicon
Am besten geeignet für projektbasiertes Stundentracking
- SAP SuccessFactors Time Tracking
Am besten für globale Compliance-Fähigkeiten geeignet
Wie ich Zeiterfassungssoftware bewerte
Ich teile meine Bewertung in grundlegende Funktionen – wie Stundenzettelgenehmigungen, Lohnabrechnungssynchronisation – und Unterscheidungsmerkmale wie abrechenbare Segmentierung und Budget-Burn-Down, die die besten Tools von den übrigen abheben.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzung für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht an) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) für jede der unten aufgeführten Kernfunktionen. Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools in einen Prozentsatz um. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um für die Aufnahme in Betracht zu kommen.
- Mitarbeiterzeiterfassung: Ich achte auf mehrere Einstempelfunktionen – mobil, Desktop-Timer, Kiosk-Modus – damit Teams im Außendienst und im Büro Arbeitsstunden passend zu ihrem Arbeitsablauf erfassen können.
- Stundenzettelverwaltung: Hier sind Genehmigungsworkflows für Führungskräfte wichtig, insbesondere mehrstufige Genehmigungen, bei denen sowohl ein Teamleiter als auch ein Direktor vor der Lohnabrechnung abzeichnen müssen.
- Lohnabrechnungsintegration: Ich prüfe, ob die erfassten Stunden nativ mit Lohnabrechnungsplattformen wie ADP oder Gusto synchronisiert werden können, statt dass für jede Abrechnungsperiode manuell CSV-Dateien exportiert werden müssen.
- Anwesenheits- & Abwesenheitserfassung: Tools sollten Urlaubsstände, Fehlzeiten und gearbeitete Stunden in einer Übersicht vereinen, damit die Personalabteilung nicht mehrere Systeme nebeneinander verwalten muss.
- Arbeitsrechtskonformität: Ich bewerte, wie gut die Plattform Überstundenregelungen und Pausenanforderungen in unterschiedlichen Rechtsräumen ohne ständiges manuelles Eingreifen abbildet.
- Berichtswesen & Analytik: Individuelle Dashboards und exportierbare Berichte zu Arbeitskosten, Anwesenheitstrends und Stunden nach Projekt liefern der Personal- und Finanzabteilung genau die Daten, die sie tatsächlich benötigt.
Sobald ich eine Liste mit Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, überlege ich, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter abhebt)
So vergleiche und unterscheide ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
Die Segmentierung abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeiten ist ein großer Unterschied. Ich achte darauf, dass Tools Arbeitsstunden automatisch nach Kunde, Aufgabentyp und Projektphase markieren, damit die Rechnungsstellung korrekt bleibt und kein manueller Aufwand anfällt. Retainer- und Budgetverfolgung gehören hier zusammen – so behalten Projektmanager den Budgetverbrauch in Echtzeit im Blick, bevor ein Projekt den Rahmen sprengt. Außerdem bewerte ich Automatisierung bei Stundenzetteln, wie z. B. das automatische Ausfüllen von Einträgen aus Kalendereinträgen oder Jira-Aktivitäten, was den Zeitaufwand für Projektleiter beim Einfordern von Einträgen reduziert.
Über die Funktionen hinaus
Die Integration in den bestehenden Technik-Stack ist sehr wichtig. Ich prüfe, ob ein Tool sich nativ mit Projektmanagement-Plattformen wie Asana oder Jira verbindet und eine bidirektionale Synchronisation mit Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder Xero möglich ist. Passgenauigkeit für Agenturen ist ein weiterer entscheidender Faktor – Lösungen, die für Multi-Kunden-/Multi-Projekt-Strukturen mit unterschiedlichen Abrechnungssätzen konzipiert sind, bilden echte Agentur-Arbeitsabläufe viel besser ab als generische Zeiterfasser. Außerdem bewerte ich die Reporting-Tiefe, insbesondere ob Projekt- und Kundenprofitabilität ohne Export und Bearbeitung in separaten BI-Tools einsehbar ist.
So wählen Sie Zeiterfassungssoftware aus
Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Damit Sie sich bei der Auswahl einer Software auf Ihre individuellen Anforderungen konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit den wichtigsten Faktoren:
| Faktor | Was zu beachten ist |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Kann das Tool bei wachsender Mitarbeiterzahl, neuen Abteilungen und sich verändernden Projektstrukturen mit Ihrem Wachstum Schritt halten? |
| Integrationen | Kann es ohne Umwege mit Ihren bestehenden Systemen für Projektmanagement, Lohnabrechnung und Rechnungsstellung verbunden werden? |
| Anpassbarkeit | Ermöglicht es Ihnen, Genehmigungsabläufe, Berichte oder Projektbezeichnungen an die Arbeitsweise Ihres Teams anzupassen? |
| Benutzerfreundlichkeit | Wie einfach können Projektmanager und Mitarbeitende auf jedem Gerät Stunden erfassen und genehmigen, und wie steil ist die Lernkurve? |
| Implementierung und Einarbeitung | Welche Unterstützung – Schulungen, Anleitungen oder Live-Hilfe – bietet der Anbieter, damit alle das System richtig nutzen können? |
| Kosten | Wie vorhersehbar sind die Kosten bei zunehmender Nutzung? Achten Sie auf Gebühren pro Benutzer, Aufpreise für Module oder Gebühren für Integrationen. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Sind Datenschutzmaßnahmen wie SOC 2 oder die DSGVO-Konformität vorhanden, und können Sie Benutzerkontrollen für sensible Informationen festlegen? |
| Compliance-Anforderungen | Setzt die Plattform Überstunden-, Pausen- und lokale Arbeitszeitgesetze für jede von Ihnen verwaltete Region und Rolle durch? |
Was ist Zeiterfassungssoftware?
Zeiterfassungssoftware ist eine Kategorie von Tools, die Teams im digitalen Projektmanagement dabei unterstützt, Arbeitsstunden zu protokollieren, Stundenzettel zu verwalten und Anwesenheit für Lohnabrechnung, Compliance und Produktivitätsanalysen zu überwachen. Diese Plattformen vereinfachen Genehmigungsabläufe, verbinden sich mit Lohnabrechnungssystemen und unterstützen Arbeitsabläufe von Agenturen mit Strukturen für mehrere Kunden und Projekte.
Funktionen von Zeiterfassungssoftware
Achten Sie bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Erfassung der Arbeitszeit von Mitarbeitenden: Ermöglicht es Mitarbeitenden, Arbeitsstunden über Zeiterfassungen, manuelle Eingaben oder Ein- und Ausstempeltools auf verschiedenen Geräten zu protokollieren, sodass die Datenerfassung zu jedem Arbeitsstil passt.
- Verwaltung von Arbeitszeitnachweisen: Stellt strukturierte Arbeitszeitnachweise mit Prüfungs-, Bearbeitungs- und Genehmigungsprozessen bereit und gewährleistet so genaue Aufzeichnungen für Lohnabrechnung und Compliance.
- Integration in die Lohnabrechnung: Verknüpft erfasste Arbeitsstunden direkt mit Lohnabrechnungs- oder Personalinformationssystemen, automatisiert die Berechnung der Vergütung und reduziert den manuellen Aufwand bei jedem Abrechnungslauf.
- Erfassung von Anwesenheit und Abwesenheiten: Erfasst Anwesenheit, PTO und Abwesenheitsanträge zusammen mit den geleisteten Arbeitsstunden, sodass HR-Teams eine einheitliche Übersicht über alle Zeitdaten erhalten.
- Kontrollen zur Einhaltung des Arbeitsrechts: Setzt Pausen-, Überstunden- und arbeitsrechtliche Vorgaben bestimmter Rechtsgebiete mit Richtlinien durch, die Verstöße automatisch zur Prüfung kennzeichnen.
- Berichte und Analysen: Liefert anpassbare Berichte und Dashboards zu geleisteten Arbeitsstunden, Anwesenheit, Arbeitskosten und Produktivität und unterstützt dadurch fundiertere Entscheidungen zur Personalplanung.
- Segmentierung abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeiten: Kategorisiert Zeiteinträge nach Kunde, Aufgabe oder Abrechenbarkeitsstatus, um die Projektkostenrechnung und Kundenabrechnung zu verbessern.
- Ressourcenprognosen: Nutzt erfasste Arbeitszeiten, damit Projektmanager den Ressourcenbedarf vorhersagen, Überbuchungen vermeiden und bevorstehende Arbeitslasten auf Grundlage realer Daten planen können.
- Unterstützung mehrerer Kunden und Projekte: Strukturiert Zeiteinträge für verschiedene Kunden und Projekte und verschafft Agenturen und PMOs einen klaren Überblick über Zeitverteilung und Rentabilität.
- Automatisierung und Erinnerungen für Arbeitszeitnachweise: Füllt Arbeitszeitnachweise automatisch anhand von Kalenderereignissen oder Aufgabenaktivitäten voraus und erinnert Nutzer daran, abgeschlossene Einträge einzureichen, wodurch der administrative Nachfassaufwand sinkt.
Gängige KI-Funktionen von Zeiterfassungssoftware
Über die oben aufgeführten Standardfunktionen von Zeiterfassungssoftware hinaus integrieren viele dieser Lösungen KI mit Funktionen wie:
- Automatisierte Vorschläge für Arbeitszeitnachweise: KI analysiert Kalenderereignisse, E-Mails und Projektaktivitäten, um Zeiteinträge vorzuschlagen und dadurch manuelle Eingaben sowie vergessene Arbeitsstunden zu reduzieren.
- Anomalieerkennung: KI kennzeichnet ungewöhnliche Muster bei erfassten Arbeitsstunden oder der Anwesenheit und hilft Managern, Fehler, Betrug oder Compliance-Risiken schnell zu erkennen.
- Prädiktive Ressourcenverteilung: KI prognostiziert den zukünftigen Personalbedarf und mögliche Engpässe, indem sie historische Projektdaten und aktuelle Arbeitslasten analysiert.
- Intelligente Überstundenwarnungen: KI überwacht Arbeitsmuster und benachrichtigt Manager und Mitarbeitende proaktiv über mögliche Überstunden oder Verstöße gegen das Arbeitsrecht, bevor diese auftreten.
- Zeiterfassung in natürlicher Sprache: KI ermöglicht es Nutzern, Arbeitszeiten in Gesprächssprache zu erfassen, wodurch die Dokumentation von Arbeitsaktivitäten schneller und intuitiver wird.
Vorteile von Zeiterfassungssoftware
Die Einführung von Zeiterfassungssoftware bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Genaue Lohnabrechnung: Die automatisierte Zeiterfassung und Integrationen in die Lohnabrechnung reduzieren manuelle Fehler und gewährleisten eine pünktliche Vergütung.
- Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben: Integrierte Kontrollen zum Arbeitsrecht helfen dabei, Überstunden-, Pausen- und regionale Anforderungen durchzusetzen und rechtliche Risiken zu minimieren.
- Einblick in die Projektrentabilität: Die Segmentierung abrechenbarer Zeiten, Budgetüberwachung und rollenbasierte Berichte zeigen, welche Kunden, Teams oder Projekte die besten Erträge erzielen.
- Optimierung der Ressourcen: Ressourcenprognosen und Analysen unterstützen eine bessere Verteilung der Teammitglieder und verhindern Überbuchung oder Überlastung.
- Weniger Verwaltungsaufwand: Automatisierte Erinnerungen an Arbeitszeitnachweise, optimierte Genehmigungen und vorausgefüllte Daten sparen Projektmanagern und Mitarbeitenden Zeit.
- Verbesserte Datentransparenz: Einheitliche Dashboards führen Anwesenheit, Arbeitsstunden, PTO und Projektkennzahlen für schnellere Entscheidungen zusammen.
- Verbesserte Transparenz für Kunden: Kundenfertige Berichte machen es einfach, detaillierte und mit dem eigenen Branding versehene Aufschlüsselungen von Arbeitszeiten und Kosten mit Stakeholdern zu teilen.
Kosten und Preise von Zeiterfassungssoftware
Bei der Auswahl von Zeiterfassungssoftware ist es wichtig, die verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife zu verstehen. Die Kosten variieren abhängig von Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre durchschnittlichen Preise und typische enthaltene Funktionen von Zeiterfassungslösungen zusammen:
Tarifvergleichstabelle für Zeiterfassungssoftware
| Plantyp | Durchschnittlicher Preis | Häufige Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Zeiterfassungstools, eingeschränkte Berichte sowie begrenzte Projekt- oder Benutzerlimits. |
| Persönlicher Tarif | $5-$10/Benutzer/Monat | Individuelle Stundenzettel, mobiler Zugriff, grundlegende Exportoptionen und Ressourcen zur Selbsthilfe. |
| Geschäftstarif | $10-$25/Benutzer/Monat | Genehmigungen für Team-Stundenzettel, Lohnabrechnungsintegrationen, Urlaubserfassung, Berichte zu Projektkosten und Synchronisierung mit Projektmanagement-Tools. |
| Unternehmenstarif | $25-$45/Benutzer/Monat | Erweiterte Analysen, benutzerdefinierte Arbeitsabläufe, dedizierte Einführung, Sicherheitsoptionen und Unterstützung bei Konformitätsanforderungen. |
Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassungssoftware
Hier finden Sie einige Antworten auf häufige Fragen zur Zeiterfassungssoftware:
Wie kann ich feststellen, ob sich die Zeiterfassungssoftware in meine aktuellen Tools integrieren lässt?
Prüfen Sie die Integrationsliste des Anbieters auf direkte Verbindungen zu Ihren Projektmanagement-, Lohnabrechnungs- oder Abrechnungsplattformen. Achten Sie auf native Integrationen, API- oder Zapier-Integrationen, damit Ihre Systeme ohne manuelle Uploads zusammenarbeiten können.
Kann Zeiterfassungssoftware komplexe Abrechnungen für mehrere Kunden verwalten?
Ja, viele Lösungen unterstützen Strukturen mit mehreren Kunden und Projekten sowie anpassbare Tarife und abrechenbare Codes. Dadurch können Agenturen verschiedene Kunden korrekt abrechnen und die Rentabilität nach Projekt oder Kunde verfolgen.
Was sollte ich bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware hinsichtlich der Datensicherheit beachten?
Achten Sie auf Plattformen mit SOC-2-, DSGVO- oder ähnlichen Zertifizierungen. Prüfen Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und Prüfprotokolle, um sensible Zeit-, Lohnabrechnungs- und Kundendaten sicher zu verwalten.
Unterstützt Zeiterfassungssoftware die Einhaltung von Vorschriften in verschiedenen Ländern oder Bundesstaaten?
Viele Tools bieten konfigurierbare Regeln zur Durchsetzung von Arbeitsvorschriften für Überstunden, Pausen und lokale Bestimmungen. Prüfen Sie die verfügbaren Richtlinienoptionen und Lokalisierungen, um die geografischen Anforderungen Ihrer Organisation abzudecken.
Wie schwierig ist es, Mitarbeitende dazu zu bringen, Zeiterfassungssoftware zu nutzen?
Die Akzeptanz hängt von der Benutzerfreundlichkeit ab. Wählen Sie ein System mit mobiler, webbasierter oder browserbasierter Erfassung, automatischen Erinnerungen und möglichst wenigen Schritten, damit Mitarbeitende die Zeiterfassung nicht als lästige Pflicht empfinden. Achten Sie auf Anbieter mit Ressourcen zur Einführung und reaktionsschneller Unterstützung.