Le guide du dirigeant d’entreprise pour automatiser les processus RH

Les exemples vont du bureau du shérif du comté d’Osceola, qui a rationalisé son processus de recrutement en le faisant passer d’un système fondé sur le papier à un processus entièrement numérique et semi-automatisé, réduisant considérablement le délai de recrutement, à KPMG Belgique, qui a automatisé sa fonction de paie, améliorant ainsi la précision et l’efficacité.

Pour les professionnels des RH, il s’agit de réduire le travail manuel… Plus vous pouvez mettre en place d’automatisation et d’intégration des flux de travail, mieux c’est.

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Crystal Pinney-Ramos

Stratège en technologie RH @ cClearHR Opens new window

Elle peut s’appliquer à un large éventail d’activités, telles que la planification des congés, le suivi des performances des employés, la gestion des viviers de talents ou les systèmes de traitement de la paie.

• Gestion des départs : l’automatisation ou l’utilisation de l’IA dans le processus de départ garantit une communication cohérente, gère les documents de sortie et révoque de manière fluide les accès aux systèmes, réduisant ainsi les risques de sécurité et améliorant l’expérience des employés qui quittent l’entreprise.
• Notes de frais : l’automatisation des notes de frais accélère les processus de remboursement, réduit les erreurs lors des approbations et garantit le respect des politiques de l’entreprise.
• Déclarations fiscales : les outils automatisés de déclaration fiscale calculent et traitent avec précision les charges sociales liées à la paie, respectent les échéances réglementaires et évitent les pénalités coûteuses.
• Gestion du temps : les outils de suivi du temps automatisent les relevés de présence et s’intègrent à la paie, ce qui permet de gagner du temps et de garantir une rémunération correcte des employés.

En réduisant les erreurs humaines et en permettant aux professionnels des RH de se concentrer sur les initiatives stratégiques, l’automatisation améliore l’efficacité organisationnelle et l’expérience des employés.

Par exemple, l’intégration d’une plateforme de recrutement basée sur l’IA offre aux équipes RH la possibilité d’automatiser des tâches telles que la sélection des CV, la planification des entretiens et les e-mails de suivi, ce qui leur permet de se concentrer sur des initiatives de recrutement plus stratégiques.

Les professionnels titulaires des meilleures certifications SIRH sont les mieux placés pour diriger les initiatives d’automatisation des RH.

Quels avantages l’automatisation des RH peut-elle apporter à votre organisation ?

L’automatisation des RH ne se contente pas de réduire le travail manuel : elle améliore l’expérience des employés, soutient la croissance de l’entreprise et permet de prendre des décisions plus judicieuses. Lorsqu’elle est utilisée de manière stratégique, elle permet aux RH de se concentrer sur l’essentiel : les personnes.

Découvrez combien de temps vous pourriez gagner grâce à l’automatisation en évaluant votre situation par rapport à celle du professionnel RH moyen.

Supprimer le travail manuel, pas le contact humain

L’automatisation élimine les tâches répétitives telles que le suivi du temps de travail, les listes de contrôle d’intégration et l’administration des avantages sociaux, réduisant les erreurs et faisant gagner des heures. Mais les RH concernent les personnes, pas uniquement les processus : les systèmes automatisés doivent améliorer les interactions, et non les remplacer. Plutôt qu’un e-mail standardisé pour célébrer les 10 ans d’ancienneté d’un employé, pourquoi ne pas déclencher une invitation à une célébration organisée lors d’une réunion générale ?

Évolutivité : se développer sans surcharge administrative

Les tâches RH se multiplient à mesure que les entreprises se développent, mais l’automatisation veille à ce qu’elles ne deviennent pas des goulots d’étranglement. Par exemple :

Administration des avantages sociaux : les systèmes automatisés de gestion des avantages sociaux peuvent évoluer pour intégrer de nouveaux employés, ajuster les options de couverture et s’intégrer à des prestataires tiers à mesure que les effectifs augmentent.

Recrutement : une petite entreprise peut commencer avec un système de suivi des candidatures basique, mais à mesure qu’elle se développe, le même outil peut évoluer pour gérer des centaines de candidatures tout en s’intégrant à des plateformes supplémentaires telles que des logiciels d’entretien vidéo ou des outils de présélection basés sur l’IA.

Dossiers des employés : les outils d’automatisation des RH peuvent s’adapter pour gérer des bases de données d’employés en expansion, en garantissant la tenue précise des dossiers, la conformité et le suivi des performances sans nécessiter d’efforts administratifs supplémentaires.

Administration des contrats : les outils de signature électronique offrent de nombreux avantages, notamment l’automatisation des flux de validation, la réduction des délais d’obtention des signatures et la mise à disposition d’un enregistrement sécurisé et vérifiable de tous les documents signés.

Fonctionnalités en libre-service : les systèmes automatisés permettent aux employés de gérer une grande partie de la surcharge administrative tout au long du cycle de vie des employés.

Soumettez et suivez les demandes de congé, intégrez-vous grâce à des configurations informatiques automatisées et accédez aux applications et outils nécessaires via un accès automatisé aux applications, comme l’assurance maladie ou les régimes de retraite, au moment qui vous convient.

L’exploitation de l’automatisation contribue également à améliorer les fonctionnalités opérationnelles des SIRH, en réduisant les erreurs manuelles et en renforçant l’efficacité.

RH pilotées par les données : des décisions plus éclairées, plus rapidement

Les plateformes modernes de recrutement fournissent des informations en temps réel sur les tendances en matière de rémunération, les risques de rotation du personnel et l’engagement des employés.

Les outils modernes d’analyse RH comme Deel, PerformYard et ADP Workforce Now portent l’analyse des données à un niveau supérieur. Ces plateformes regroupent les données en temps réel et fournissent des informations exploitables au moyen de tableaux de bord et de rapports intuitifs. Par exemple :

ADP Workforce Now : intègre les données de paie et d’avantages sociaux afin de révéler les corrélations entre les stratégies de rémunération et la fidélisation des employés.

Deel : adapté aux effectifs internationaux, Deel peut vous aider à comprendre les coûts de la paie internationale et à anticiper l’évolution des rémunérations au fil du temps.

PerformYard : fournit un moteur d’analyse qui vous aide à filtrer les données liées aux performances afin de révéler les tendances, de comparer les services ou d’identifier les employés les plus performants à des fins de planification de la relève. 

Réduire les déchets & renforcer la durabilité

L’automatisation des processus RH n’est pas seulement efficace : elle est également respectueuse de l’environnement. Les dossiers numériques réduisent le gaspillage de papier, tandis que les systèmes basés sur le cloud limitent la dépendance aux imprimantes et aux classeurs. Les entreprises peuvent économiser jusqu’à 25 heures par semaine simplement en éliminant la recherche de documents égarés.

Le recours aux services de RPO en complément de l’automatisation des RH peut rationaliser davantage les processus de recrutement, en réduisant encore le gaspillage de temps, d’efforts et de matériel.

11 processus RH pour gagner du temps grâce à l’automatisation

L’automatisation peut être utilisée pour améliorer de nombreux processus RH. Par exemple :

1. Dossiers des employés et gestion des données

La gestion des dossiers des employés et des données prend notoirement beaucoup de temps et est sujette aux erreurs. Voici quelques façons dont l’automatisation peut aider :

• Réduction de la saisie manuelle : Les intégrations entre les systèmes logiciels réduisent les erreurs et évitent de devoir mettre à jour plus d’une fois les changements concernant les informations personnelles, les intitulés de poste, la rémunération, les avantages sociaux et autres données essentielles.
• Gestion efficace des documents : Les systèmes de gestion des employés automatisés proposent souvent des fonctionnalités permettant le téléversement sécurisé de documents, le contrôle des versions et l’envoi d’alertes d’expiration pour les documents nécessitant un renouvellement périodique, tels que les certifications ou les licences. Il ne s’agit là que de quelques-uns des nombreux avantages des systèmes de gestion des employés.
• Alertes et rappels automatisés : Les outils tels qu’un HRMS peuvent envoyer automatiquement des alertes et des rappels concernant les dates importantes liées à la gestion des employés, telles que la fin des périodes d’essai, les renouvellements de contrats ou les échéances de conformité.
• Rationalisation des rapports et des analyses : Les logiciels peuvent générer automatiquement des rapports détaillés et des analyses sur diverses métriques RH, telles que les effectifs, les taux de rotation du personnel, les données démographiques et les indicateurs de conformité. L’intégration d’outils de gestion des notes de frais peut davantage rationaliser le suivi financier et garantir le respect des politiques de l’entreprise.

2. Recrutement

Bien qu’il faille éviter une automatisation excessive (le recrutement reste avant tout une fonction humaine), voici quelques façons dont l’automatisation peut être utilisée pour améliorer le processus de recrutement :

• Publication et diffusion automatisées des offres d’emploi : De nombreux systèmes de suivi des candidatures (ATS) permettent de publier simultanément des offres d’emploi sur plusieurs plateformes, notamment des sites d’emploi, des réseaux sociaux et les pages carrières de l’entreprise.
• Présélection et classement des CV : Les outils automatisés de présélection des CV peuvent analyser et évaluer les CV selon des critères prédéfinis tels que les compétences, l’expérience et la formation, puis formuler des recommandations.
• Recherche de candidats : Certains outils de recherche de candidats utilisent l’IA pour rechercher des candidats sur diverses plateformes et bases de données en ligne.
• Planification des entretiens : Certains outils d’automatisation du recrutement peuvent coordonner les calendriers et planifier les entretiens sans nécessiter d’échanges répétés. Les candidats peuvent choisir parmi les créneaux disponibles, ce qui met automatiquement à jour les calendriers de toutes les parties concernées et envoie des rappels.
• Données et métriques : Les ATS et les outils d’analyse du recrutement peuvent automatiser la collecte et la présentation des données pour obtenir des métriques et analyses avancées du recrutement.

3. Intégration

L’intégration est un autre processus qui se prête particulièrement bien à l’automatisation. Voici quelques façons dont l’automatisation peut améliorer le processus d’intégration :

• Tâches administratives : L’automatisation peut faciliter des tâches telles que la saisie des informations des nouvelles recrues dans votre SIRH et votre logiciel de paie, ainsi que l’envoi d’e-mails de bienvenue, de documents administratifs et de supports de formation.
• Communication cohérente : Des e-mails ou des messages automatisés peuvent être programmés pour informer les nouvelles recrues de la prochaine étape, leur rappeler les tâches à accomplir ou leur fournir des informations utiles sur la culture de l’entreprise ou leurs fonctions spécifiques.
• Collecte des retours : L’automatisation peut faciliter la collecte des retours des nouvelles recrues tout au long du processus d’intégration. Cela peut inclure des enquêtes automatisées ou des points de suivi à différentes étapes du processus.

4. Gestion de la performance

La gestion de la performance est réputée difficile à mettre en place correctement. L’automatisation peut contribuer à améliorer le processus de gestion de la performance en permettant de :

• Planifier les évaluations de performance : Les cycles d’évaluation de la performance peuvent être programmés pour se répéter automatiquement selon des échéances prédéfinies (par exemple, trimestriellement, semestriellement ou annuellement), avec des rappels automatiques pour effectuer les retours.
• Reconnaître et récompenser : L’automatisation peut faciliter la reconnaissance et la récompense des bonnes performances et des comportements souhaités. Par exemple, une plateforme de reconnaissance des employés peut être configurée pour reconnaître les réussites ou les étapes importantes et suggérer des récompenses appropriées, telles que des primes, des promotions ou des félicitations publiques.

5. Paie et avantages sociaux

Dans un processus aussi exigeant sur le plan administratif et impitoyable que la paie, l’automatisation est une véritable bénédiction pour beaucoup. Les logiciels de paie automatisés peuvent aider à :

• Réduction des erreurs : l’automatisation contribue à réduire les erreurs en garantissant que les calculs des salaires, des retenues et des impôts sont effectués avec précision, conformément aux réglementations les plus récentes et aux politiques de l’organisation.
• Rapports et analyses : les systèmes automatisés fournissent des capacités de reporting en temps réel qui peuvent aider la direction à mieux comprendre les dépenses liées à la paie. Ces rapports peuvent inclure des analyses des coûts de main-d’œuvre, des dépenses par service et des données de comparaison historiques.

6. Gestion des dépenses 

La gestion des dépenses fait partie de ces processus fastidieux que personne n’apprécie particulièrement. Cependant, l’automatisation peut contribuer à simplifier le processus en permettant :

• La collecte des données des reçus et des dépenses : les systèmes automatisés simplifient l’enregistrement des dépenses en permettant aux employés de téléverser leurs reçus à l’aide de leur smartphone. Les systèmes modernes utilisent souvent la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire automatiquement les données pertinentes des reçus, réduisant ainsi la saisie manuelle des données et le risque d’erreurs.
• L’application des politiques : l’automatisation contribue à appliquer automatiquement les politiques de dépenses en validant les demandes par rapport aux règles et limites établies par l’entreprise. Par exemple, si une dépense dépasse un seuil défini ou ne respecte pas les directives de la politique, le système peut la signaler pour examen ou la rejeter automatiquement. Cela garantit le respect des politiques et contribue à prévenir les demandes frauduleuses.
• Les flux de travail d’approbation : les systèmes automatisés de gestion des dépenses peuvent automatiquement transmettre les rapports de dépenses aux responsables compétents pour approbation, en fonction de règles prédéfinies telles que le montant de la dépense ou le service concerné.

Toujours dans le doute ? Commencez par : explication des logiciels de gestion des dépenses

7. Apprentissage et développement

L’apprentissage et le développement continus sont des moteurs essentiels de la réussite organisationnelle. L’automatisation peut contribuer au processus grâce aux éléments suivants :

• Parcours d’apprentissage personnalisés : l’automatisation contribue à créer des parcours d’apprentissage personnalisés pour les employés en fonction de leur poste, de leurs compétences, de leurs aspirations professionnelles et de leurs données de performance. Les plateformes pilotées par l’IA peuvent recommander des cours, des ateliers, des programmes de formation, des projets et des postes correspondant le mieux aux besoins de développement de chaque personne.
• Gestion des contenus : les systèmes pilotés par l’IA peuvent recommander des mises à jour ou identifier les domaines dans lesquels les contenus peuvent être obsolètes, afin de garantir que les supports de formation restent pertinents et efficaces.
• Analyse des données et rapports : il peut être difficile de mesurer l’efficacité des programmes de L&D. L’automatisation peut aider en fournissant des informations sur le niveau d’engagement, les taux d’achèvement et les améliorations des performances après la formation.
• Évaluations adaptatives : bien qu’elles en soient encore à leurs débuts, des outils d’IA sont développés pour créer des évaluations personnalisées qui s’adaptent en temps réel aux réponses des employés. Découvrez-les dans notre article sur les méthodes d’évaluation des employés.

8. Gestion de la conformité

Il peut être difficile de rester à jour en matière de conformité, mais l’automatisation peut aider en fournissant :

• Des mises à jour et des alertes automatisées : les réglementations et les exigences légales peuvent changer fréquemment. Les logiciels de conformité automatisés sont conçus pour recevoir des mises à jour concernant les nouvelles lois et réglementations, qui peuvent ensuite être intégrées aux flux de travail existants. Ces systèmes peuvent également alerter les équipes RH en cas d’échéance ou de changement en matière de conformité nécessitant une attention particulière, afin de garantir que l’entreprise reste toujours en conformité.
• Des pistes d’audit : les systèmes automatisés conservent des journaux détaillés de toutes les activités RH, fournissant une piste d’audit qui peut s’avérer précieuse lors d’audits internes ou externes. Cette conservation des données est essentielle pour démontrer le respect des lois et réglementations relatives à l’emploi.

9. Accès aux applications et aux outils

Accorder rapidement aux employés l’accès aux outils et aux applications dont ils ont besoin améliore la productivité, en particulier pour les nouvelles recrues et les membres de l’équipe qui changent de poste. L’automatisation garantit que ces processus sont efficaces, sécurisés et exempts d’erreurs :

• Autorisations basées sur les rôles : les systèmes automatisés attribuent l’accès aux applications et aux outils en fonction du rôle professionnel de chaque employé. Par exemple, un membre de l’équipe marketing peut obtenir automatiquement l’accès à des outils tels que Google Analytics, Slack et le système de gestion de contenu, tandis qu’un membre de l’équipe informatique se voit accorder l’accès aux logiciels techniques et à l’infrastructure. Cela réduit les délais d’intégration et garantit la cohérence dans toute l’organisation.
• Demandes d’applications automatisées : les employés peuvent demander des accès supplémentaires via un portail libre-service, où l’automatisation achemine la demande vers le responsable approprié pour approbation. Une fois la demande approuvée, le système accorde automatiquement l’accès, ce qui réduit l’implication de l’équipe informatique et les délais d’attente.
• Pistes d’audit pour la sécurité : les outils automatisés tiennent à jour des registres détaillés indiquant qui a accès à quoi, ce qui facilite le suivi et la gestion des autorisations. Cela est particulièrement important pour les contrôles de conformité et de sécurité.

10. Gestion du temps

Une gestion efficace du temps est un facteur clé pour garantir l’exactitude du traitement de la paie, du suivi de la productivité et de la conformité. L’automatisation simplifie ces processus, en garantissant leur précision et en réduisant les tâches administratives :

• Suivi automatisé des présences : les outils de suivi du temps enregistrent automatiquement les arrivées et les départs, éliminant les erreurs de saisie manuelle. Les employés peuvent utiliser des applications mobiles, des systèmes biométriques ou des badges pour enregistrer leur temps, les données étant directement intégrées aux systèmes de paie pour permettre des calculs fluides.
• Automatisation des feuilles de temps : les feuilles de temps sont préremplies automatiquement à partir des données de présence, des affectations de projets ou des outils de suivi des tâches. Les employés et les responsables peuvent les consulter et les approuver en quelques clics, ce qui garantit leur exactitude et des soumissions dans les délais.
• Gestion des pauses et des heures supplémentaires : les systèmes automatisés suivent la durée des pauses et les heures supplémentaires, garantissant le respect du droit du travail tout en réduisant les litiges. Des alertes préviennent les responsables lorsque des seuils sont dépassés ou lorsqu’une approbation est nécessaire.

11. Processus de départ

Lorsqu’il est mal géré, le processus de départ peut présenter des risques de sécurité ou nuire à l’expérience de l’employé qui quitte l’entreprise. L’automatisation garantit un processus de départ structuré, sécurisé et fluide :

• Listes de contrôle de départ : les systèmes automatisés génèrent des listes de contrôle personnalisées pour chaque employé partant, couvrant des tâches telles que les documents finaux, les enquêtes de départ et le transfert des avantages sociaux. Ces listes garantissent qu’aucune étape n’est oubliée et tiennent toutes les parties prenantes informées.
• Suppression des accès : l’automatisation révoque immédiatement l’accès aux outils de l’entreprise, aux comptes de messagerie et aux systèmes sensibles dès que le départ d’un employé est confirmé. Cela réduit les risques de sécurité et préserve l’intégrité des données.
• Tâches de conformité : l’automatisation des tâches de conformité telles que l’émission des derniers bulletins de paie, la documentation des fins de contrat et l’archivage des dossiers des employés garantit le respect des exigences légales et protège l’organisation contre d’éventuels litiges.

Fonctionnalités à rechercher dans les logiciels d’automatisation des RH

Chaque segment des logiciels de ressources humaines propose des fonctionnalités différentes en matière d’automatisation. Examinons les différentes fonctionnalités auxquelles vous pouvez vous attendre lorsque vous envisagez des solutions automatisées, ainsi que leurs avantages.

Pour adopter les bonnes pratiques en matière de recrutement et de suivi des candidatures, consultez les informations fournies par les prestataires RH multinationaux, afin de garantir la conformité et l’efficacité dans le monde entier.

Les défis de l’automatisation des RH : concilier efficacité et dimension humaine

L’automatisation des RH rationalise les processus et réduit le travail manuel, mais savoir quand s’appuyer sur la technologie et quand privilégier l’interaction humaine est essentiel. Si l’automatisation améliore l’efficacité, elle ne peut pas remplacer les liens personnels qui permettent à un environnement de travail de prospérer. Les meilleures stratégies RH associent automatisation et empathie, afin que les employés se sentent valorisés et non simplement traités comme des dossiers.

L’automatisation n’est pas toujours la meilleure solution

Ce n’est pas parce qu’une tâche peut être automatisée qu’elle doit l’être. Imaginez un employé qui fête ses 10 ans dans votre entreprise : préférerait-il recevoir un e-mail automatisé générique ou une reconnaissance sincère lors d’une réunion réunissant toute l’entreprise ? L’automatisation des RH doit améliorer les interactions significatives, et non les remplacer.

La formation et l’adoption sont essentielles

L’automatisation n’est pas une solution que l’on configure avant de l’oublier. Les nouveaux outils nécessitent une formation, un dépannage et des ajustements continus. Si les employés rencontrent des difficultés avec un système automatisé, les gains d’efficacité disparaissent rapidement. Un déploiement bien planifié garantit que l’automatisation fonctionne pour votre équipe, et non contre elle.

Évolutivité : préparez vos technologies RH pour l’avenir

Tous les outils d’automatisation n’évoluent pas avec votre entreprise. Recherchez des solutions qui s’intègrent parfaitement à votre environnement technologique RH et proposent des fonctionnalités modulaires qui s’étendent au fur et à mesure de l’évolution de vos effectifs. L’outil adéquat doit s’adapter à vous, et non l’inverse.

L’IA ne remplace pas les RH : elle leur donne plus de moyens

L’automatisation élimine les tâches administratives fastidieuses et permet aux professionnels des RH de se concentrer sur ce qui compte vraiment : l’engagement des employés, la culture et la stratégie. Au lieu de supprimer des emplois, l’IA dans les RH permet aux équipes RH d’investir dans la dimension humaine du travail, en veillant à ce que les employés se sentent écoutés, soutenus et valorisés.

Tout tourne finalement autour des personnes, et le juste équilibre entre la technologie et le contact humain garantit que l’automatisation sert votre équipe — et non l’inverse.

Vous vous appuyez peut-être encore sur des processus manuels, mais si vous risquez de dépasser les capacités de vos systèmes ou si vous souhaitez que votre équipe RH bénéficie de processus plus rentables, l’automatisation dans le cadre de votre transformation numérique des RH mérite d’être envisagée, en particulier si elle peut s’intégrer de manière transparente aux systèmes que vous utilisez actuellement.

Si vous avez déjà décidé d’adopter une technologie RH pilotée par l’IA, vous devrez réfléchir à la manière de présenter un dossier commercial en faveur d’un logiciel RH ainsi qu’au processus global de sélection d’un logiciel RH.

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