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Externalisation RH

Externalisation des RH : Avantages, Stratégies et Points à considérer

Karen Weeks
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Karen Weeks
Karen Weeks Global Chief People Officer

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L’externalisation des fonctions RH peut permettre à votre organisation de gagner du temps, de l’argent et des ressources tout en élargissant vos capacités.

TABLE OF CONTENTS Qu’est-ce que l’externalisation des RH ? Types d’externalisation des RH Quelles entreprises ont besoin d’externaliser les RH ? Quelles fonctions l’externalisation RH peut-elle couvrir ? Avantages et inconvénients Bonnes pratiques Coûts
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L'externalisation des ressources humaines (RH) est populaire auprès des entreprises, notamment les plus petites, et ce pour de bonnes raisons.

À mesure que la gestion des fonctions RH devient de plus en plus complexe et chronophage—en particulier avec la croissance internationale des effectifs—il est avantageux de faire appel à des professionnels pouvant offrir des connaissances et une flexibilité que vous ne possédez pas en interne.

Utilisez ce guide pour comprendre les avantages et découvrir quels services d'externalisation RH sont disponibles.

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Qu'est-ce que l'externalisation RH ?

L'externalisation RH consiste à contracter avec un tiers, généralement une personne qualifiée ou une entreprise spécialisée, pour exécuter certaines ou toutes les fonctions RH de votre société.

De nombreuses entreprises font appel à des sociétés RPO pour compléter leurs fonctions RH externalisées, en particulier pour la gestion du recrutement. C'est souvent le parfait compromis entre l'absence de département RH et une équipe RH en interne.

Types d'externalisation RH

Les organisations peuvent choisir d'externaliser tout ou partie de leurs fonctions RH :

Organisation professionnelle d’employeurs (PEO)

Une PEO s'associe à une entreprise pour fournir des services RH complets comme la paie, l'administration des avantages sociaux, la conformité et la gestion des employés. 

La PEO agit en tant que co-employeur, ce qui signifie que l'entreprise et la PEO partagent certaines responsabilités légales à l’égard des employés.

Pour en savoir plus, consultez notre sélection des meilleures PEO.

Employeur officiel (EOR)

Un EOR est une organisation tierce qui prend la pleine responsabilité légale des employés, y compris la paie, les impôts et la conformité au droit du travail.

Contrairement à une PEO, un EOR devient l’employeur officiel d’un point de vue juridique, ce qui est souvent utilisé pour l'embauche sur des marchés étrangers.

Pour en savoir plus, consultez notre sélection des meilleurs EOR.

Agences d’intérim

Spécialisés dans le placement de travailleurs temporaires ou contractuels, les prestataires de renfort de personnel gèrent le recrutement, l'intégration et la paie pour des missions de courte durée. Ils permettent de combler rapidement les besoins sans embauche permanente.

Agences de recrutement

Spécialisées dans la recherche et le placement de talents, ces sociétés de recrutement prennent en charge le processus d’embauche pour des postes permanents, incluant la recherche de candidats, la conduite d’entretiens et parfois certaines étapes de l’intégration.

Il existe plusieurs moyens de collaborer pour externaliser le recrutement, notamment les agences d’intérim payées à la commission sur les recrutements, ainsi que des partenaires travaillant avec une rémunération forfaitaire selon les rôles à pourvoir et la période de recrutement.

Pour en savoir plus, consultez notre article consacré aux meilleures sociétés d'externalisation du processus de recrutement.

RH fractionnées

Embaucher un professionnel RH expérimenté, généralement à temps partiel ou selon les besoins, pour gérer des fonctions RH spécifiques de votre organisation.

Au lieu d’externaliser la gestion RH à un prestataire complet, vous "louez" essentiellement une partie du temps d’un expert RH, ce qui constitue une solution flexible et économique pour les petites et moyennes entreprises n’ayant pas besoin de personnel RH à temps plein.

Fournisseurs de services gérés (MSP)

Habituellement utilisés pour la gestion des effectifs intérimaires, les MSP gèrent le recrutement, le suivi et la gestion des intérimaires et prestataires à travers diverses localisations ou projets. Ils sont particulièrement utiles pour le recrutement à grande échelle.

Cabinets de conseil

Les cabinets de conseil RH offrent leur expertise dans des domaines spécialisés comme la conformité, le développement du leadership, la conception organisationnelle et la gestion du changement.

Ils apportent des conseils stratégiques ou prennent en charge des projets spécifiques plutôt que les fonctions RH quotidiennes.

Pour en savoir plus, consultez notre sélection des meilleurs cabinets de conseil RH ou meilleurs cabinets de conseil RH UK.

Fournisseurs de services de paie

Les entreprises spécialisées dans le traitement de la paie et la conformité, y compris les déclarations et les déductions liées aux impôts sur la paie.

Entreprises de formation et développement des compétences

Ces entreprises proposent des programmes de formation, de développement du leadership et de renforcement des compétences des employés. Externaliser auprès d'un prestataire spécialisé permet de garantir que les équipes ont accès à une formation régulière et de haute qualité.

Sociétés de gestion des avantages sociaux

Ces sociétés se concentrent sur la gestion des avantages sociaux des employés, notamment l'assurance santé, les régimes de retraite et les initiatives de bien-être, offrant souvent un meilleur accès aux avantages grâce aux économies d'échelle.

Fournisseurs de vérification des antécédents

Les entreprises spécialisées dans les services de vérification des antécédents peuvent aider à réaliser des contrôles avant l'embauche, tels que la recherche de casiers judiciaires, la vérification de l'emploi et les contrôles de crédit.

Quelles entreprises ont besoin d'externalisation RH ?

L’externalisation des RH peut être une décision stratégique dans diverses situations. Voici quelques scénarios courants où cela peut être bénéfique :

  1. Ressources internes limitées : Si votre entreprise est de petite taille ou ne dispose pas d’une équipe RH interne, l’externalisation permet de gérer les fonctions RH essentielles comme la paie, l’administration des avantages sociaux et la conformité.
  2. Expansion rapide : Lors de périodes de forte croissance ou d’expansion sur de nouveaux marchés, gérer les tâches RH en interne peut devenir difficile à suivre. L’externalisation permet d’optimiser le recrutement, l'intégration et la conformité (particulièrement utile sur de nouveaux marchés).
  3. Naviguer dans une conformité complexe : Lorsqu’une entreprise opère dans plusieurs pays ou secteurs soumis à de fortes réglementations, recourir à un partenaire RH familier avec la législation locale permet de réduire les risques de non-conformité.
  4. Efficacité des coûts : Pour les petites organisations, le coût de constitution d’un département RH peut dépasser les avantages. L’externalisation est souvent plus économique, offrant l’accès à des professionnels expérimentés sans supporter la charge salariale complète.
  5. Concentration sur les activités principales : Si les tâches RH absorbent trop de temps et de ressources, l’externalisation permet à votre équipe de se focaliser sur les initiatives stratégiques plutôt que sur l’administratif.
  6. Accès à l’expertise : L’externalisation d’aspects comme les relations avec les employés, la gestion de la performance ou les avantages sociaux vous permet de bénéficier d’un savoir-faire spécialisé et des meilleures pratiques qui peuvent manquer en interne.
  7. Besoins temporaires ou saisonniers : Lors de pics d’activité ou pour des projets de courte durée, externaliser la gestion RH facilite la gestion de l’embauche et de l’administration d’une main-d’œuvre temporaire.
  8. Amélioration des processus RH : Si les processus RH internes sont obsolètes ou inefficaces, l’externalisation peut permettre d’introduire des outils, des technologies et des méthodes plus modernes pour accroître la productivité.

Quelles fonctions l’externalisation RH peut-elle prendre en charge ?

Les prestataires d’externalisation RH proposent des services couvrant une grande variété de fonctions, notamment :

Les avantages et inconvénients de l'externalisation RH

Comme pour de nombreux aspects du monde des affaires et de la vie, l’externalisation RH présente des avantages et des inconvénients.

Avantages de l'externalisation RH

  1. Réduction des coûts : Externaliser les fonctions RH permet de réduire les coûts indirects, tels que les salaires du personnel RH interne, l'accès à des systèmes avancés, ou encore d'éviter les amendes et pénalités.
  2. Accès à l'expertise : Offre un accès à des professionnels RH expérimentés, disposant d'une expertise spécialisée dans des domaines comme le recrutement, la formation et le développement, la gestion de la rémunération et les relations avec les employés.
  3. Meilleure conformité : Les entreprises d'externalisation RH maîtrisent parfaitement les lois et réglementations du travail, ce qui aide à réduire le risque de non-conformité et les pénalités associées.
  4. Concentration sur l'activité principale : Libère des ressources internes, permettant à votre équipe de se focaliser sur des activités stratégiques contribuant directement à la croissance de l’entreprise.
  5. Efficacité accrue : Les prestataires utilisent des technologies RH et des processus avancés, rationalisant des fonctions telles que la paie, les avantages sociaux, et la gestion des performances.
  6. Flexibilité évolutive : Permet d’ajuster facilement les services RH en fonction de l’évolution des besoins de l’organisation, particulièrement utile lors de phases de forte croissance ou de réductions d’effectifs.
  7. Avantages pour les employés : L’externalisation peut offrir un accès à de meilleurs avantages sociaux, et à moindre coût, grâce à la capacité de négociation du prestataire avec les fournisseurs de prestations.

Inconvénients de l’externalisation RH

  1. Perte de contrôle : L’externalisation implique de céder une partie du contrôle sur les processus RH. Il est possible qu’un prestataire externe soit moins réactif face à certaines problématiques urgentes que ne le serait une équipe interne.
  2. Moins de service personnalisé : Un prestataire externe peut ne pas parfaitement comprendre la culture de l’entreprise ou les besoins spécifiques des collaborateurs, menant à des solutions RH plus génériques.
  3. Risque pour la sécurité et la confidentialité : Partager des données sensibles concernant les employés avec un prestataire externe peut comporter des risques pour la sécurité et la confidentialité des données si les mesures adéquates ne sont pas prises.
  4. Éventuels problèmes de communication : Travailler avec un prestataire externe peut engendrer des délais de communication, en particulier s’il se situe dans un autre fuseau horaire ou gère un grand nombre de clients.
  5. Coûts cachés : Si l’externalisation peut être économique, certains services peuvent engendrer des frais supplémentaires ; il est donc important d’étudier minutieusement les contrats pour éviter les mauvaises surprises.
  6. Dépendance vis-à-vis du prestataire : Votre organisation peut devenir dépendante de son partenaire externe, ce qui peut compliquer un éventuel retour à une équipe RH interne en cas de besoin.
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Bonnes pratiques pour l’externalisation RH

En gardant cela à l’esprit, je partage ici quelques bonnes pratiques pour aborder efficacement l’externalisation RH et éviter les écueils.

1. Définissez clairement les objectifs et le périmètre

Avant d’externaliser, identifiez quelles fonctions RH vous souhaitez confier à un prestataire et pour quelles raisons. Définissez les objectifs précis à atteindre (par exemple : réduction des coûts, amélioration de la conformité, accès à une expertise spécialisée).

Par exemple : Vous pouvez constater que les avantages de l’externalisation de la paie valent l’investissement, mais choisir de conserver d’autres fonctions RH en interne.

2. Comparez les offres

Comparez différentes offres avant de signer un contrat. Contactez les références fournies par la société et renseignez-vous aussi auprès d’autres clients pour vous assurer que vous recevrez le niveau de service et d’engagement attendu, et que le prestataire correspond au mieux à votre culture d’entreprise et à votre équipe.

Je recommande également d’étudier les petites sociétés de conseil RH spécialisées en parallèle des grands groupes, car elles proposent souvent une expertise pointue et un accompagnement plus personnalisé.

3. Vérifiez la protection des données

Les employeurs devraient examiner les mesures de protection des données du prestataire avant de signer un contrat. Analysez leurs protocoles de sécurité, leurs politiques de confidentialité, le contrôle d’accès aux données, les procédures de gestion d’incident, et la formation sur la confidentialité des données du personnel.

3. Définissez des accords de niveau de service (SLA) clairs

Établissez des SLA (accords de niveau de service) qui définissent les attentes en matière de performance, de délais de réponse, de sécurité des données et de qualité de service. Assurez-vous qu’il existe des pénalités clairement définies en cas de non-conformité.

4. Effectuez une vérification technique

Réalisez une analyse des outils et technologies de tout partenaire potentiel afin de vous assurer qu’ils sont compatibles avec les vôtres. Quel logiciel de gestion du personnel utilisent-ils ? Qu’en est-il de leur SIRH ? De la paie ? De l’administration des avantages sociaux ?

C’est particulièrement important si vous externalisez la paie, en particulier si vous incluez le suivi du temps.

Les intégrations sont essentielles pour maintenir la cohérence des données, améliorer vos processus de travail et garantir une gestion de la paie efficace et rapide, par exemple.

Collaborez avec le partenaire potentiel afin de bien comprendre les domaines dans lesquels il peut – ou ne peut pas – soutenir l’équipe.

Par exemple, le calcul des primes et des commissions doit souvent être fait en interne, le prestataire de paie ne saisissant alors que le montant final à traiter.

5. Vérifiez la compatibilité culturelle

Votre principale préoccupation lors de l’externalisation de fonctions telles que la gestion de la performance doit être de vous assurer que votre partenaire est en accord avec votre culture et vos objectifs.

Recherchez un prestataire fortement axé sur l’expérience utilisateur afin que vos collaborateurs restent au centre de ses efforts.

Demandez au partenaire comment il travaillera avec vous lorsque vous aurez des questions ou des préoccupations concernant, par exemple, la performance.

6. Vérifiez les assurances

Si vous contractez avec un PEO et que vous entrez dans une relation de coemploi, assurez-vous alors que votre société dispose de la bonne assurance responsabilité civile, et confirmez que le PEO possède également une couverture d’assurance adéquate.

Vous pouvez également envisager de souscrire une assurance responsabilité civile pour les pratiques d’emploi (EPLI) afin de vous protéger contre les réclamations pour licenciement abusif, discrimination ou harcèlement.

Bien que la plupart des PEO disposent généralement d’une couverture suffisante, il est important de le vérifier, non seulement pour l’assurance responsabilité civile mais aussi pour l’assurance santé.

Combien coûte l’externalisation RH ?

Les prestataires d’externalisation RH proposent différents modèles tarifaires pour répondre aux besoins et budgets des entreprises. Les modèles les plus courants incluent :

  1. Frais forfaitaires : un montant fixe mensuel ou annuel pour un ensemble de services prédéfinis. Ce modèle garantit des coûts prévisibles et est souvent utilisé pour des solutions RH complètes.
  2. Frais par employé : la facturation est basée sur le nombre d’employés dans l’entreprise. Ce modèle évolue avec la taille de l’entreprise, ce qui le rend adapté aux sociétés en croissance.
  3. Pourcentage de la masse salariale : les honoraires sont calculés en fonction d’un pourcentage de la masse salariale totale. Ce modèle aligne les coûts sur les dépenses de paie, garantissant que les coûts d’externalisation RH sont proportionnels à la taille de la main-d’œuvre.

Facteurs de coût

Plusieurs facteurs influencent le coût de l’externalisation RH, notamment :

  1. Taille de l’entreprise : Les grandes entreprises entraînent généralement des coûts plus élevés en raison de la complexité et du volume accru des tâches RH.
  2. Services requis : L’étendue et la profondeur des services nécessaires, comme le traitement de la paie, l’administration des avantages sociaux, la gestion de la conformité et le recrutement, influencent le coût global.
  3. Secteur d’activité : Certains secteurs présentent des exigences ou des réglementations RH spécifiques pouvant accroître la complexité et le coût de l’externalisation.
  4. Expertise du prestataire : Les prestataires possédant une grande expérience et des connaissances spécialisées peuvent facturer des tarifs plus élevés pour leurs services premium.

Coûts moyens

Le coût de l’externalisation RH peut varier considérablement selon les facteurs mentionnés ci-dessus. Cependant, voici des fourchettes de prix moyennes pour différents types de services d’externalisation RH :

  • Services RH de base : 50 $ à 150 $ par employé et par mois. Cela inclut généralement le traitement de la paie, une administration de base des avantages sociaux et un support en matière de conformité.
  • Services RH complets : 150 $ à 500 $ par employé et par mois. Cela inclut l’ensemble des fonctions RH, telles que le recrutement, la gestion de la performance, la formation des employés et le support RH stratégique.
  • Pourcentage de la masse salariale : 2 % à 8 % de la masse salariale totale. Ce modèle couvre un large éventail de services RH et adapte les coûts aux dépenses de paie.

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Services d’externalisation par pays

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FAQ

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