Comment aborder la gestion des ressources humaines dans les PME
Qu'est-ce qu'une organisation sans ses collaborateurs ?
Une bonne idée nécessite une équipe heureuse et efficace pour la mettre en œuvre. Et surtout, une équipe dotée des bonnes compétences. Cela vaut aussi bien pour un projet mené dans une grande entreprise comptant 150 000 employés comme Microsoft que pour une PME réunissant 25 personnes dévouées. Sans une équipe motivée prête à fournir les efforts nécessaires, les chances de réussite sont minces.
Le rôle des ressources humaines est donc crucial. Nous sommes chargés de veiller à la santé et à l’engagement des employés, et jouons un rôle vital pour aider l’organisation à atteindre ses objectifs en veillant à ce que les bonnes personnes occupent les bons postes au bon moment.
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Dans les petites et moyennes organisations, la fonction RH est tout aussi importante que dans une grande entreprise, mais elle n’est parfois pas abordée avec le même niveau de professionnalisme.
Poursuivez votre lecture si vous souhaitez découvrir comment aborder la gestion des ressources humaines (GRH) dans les petites et moyennes entreprises. Bien entendu, les grandes organisations peuvent également y trouver des enseignements.
Qu'est-ce que la gestion des ressources humaines ?
Rapidement, avant d’entrer dans le vif du sujet, la GRH est une approche stratégique de la gestion de la ressource précieuse qu'est l'humain. L’objectif ultime est d’aider l’entreprise à atteindre une croissance durable par une gestion efficace des talents.
Les responsables RH sont chargés de résoudre les problèmes et de fournir conseils et orientations à leurs collègues. Les fonctions de la GRH incluent :
- Recrutement – rechercher, attirer, embaucher et intégrer de nouveaux talents grâce à un logiciel de recrutement pour petites entreprises
- Formation et développement – accompagner la formation et le développement des collaborateurs
- Expérience employé – poser les bases d’un environnement où les employés peuvent s’épanouir, évoluer, se développer et ressentir le soutien ainsi que la reconnaissance des autres
- Stratégies de rétention – actions stratégiques pour fidéliser les collaborateurs
- Relations sociales – aider à maintenir des relations positives entre employeur et employés et agir en tant qu’intermédiaire lors de différends
- Conformité – veiller à ce que l’organisation opère dans le respect des lois sociales
- Comptabilité RH – mesurer et analyser l’impact financier des pratiques RH, y compris le coût de la main d’œuvre, la productivité et le retour sur investissement humain.
Oui, la GRH inclut une part d’administration, mais il est primordial que l’administration—dans des domaines clés comme la paie, les avantages sociaux et la documentation RH nécessaire—soit gérée efficacement. C’est le minimum attendu par les salariés !
Mais l'évolution de la fonction RH aujourd’hui n’est plus centrée sur l’administratif mais sur l’analyse. Il s’agit d’utiliser les données pour guider le développement organisationnel sous l’angle humain.
Avec la démocratisation des SIRH et autres technologies, la partie administrative peut être automatisée ou prise en charge directement par les employés eux-mêmes, ce qui laisse plus de temps aux responsables RH pour réfléchir de manière stratégique et expérimenter de nouvelles approches.
En quoi la gestion des ressources humaines diffère-t-elle dans les petites et moyennes entreprises ?
Si les objectifs généraux de la GRH restent les mêmes d’une organisation à l’autre, les méthodes pour les atteindre varient selon des facteurs comme la taille et les ressources disponibles.
Taille
Les grandes organisations nécessitent des départements RH composés de spécialistes dans les différentes fonctions. Dans les petites structures, la GRH est généralement assurée par une à cinq personnes. Les responsabilités peuvent être réparties entre le dirigeant, le responsable des opérations, la/le responsable des ressources humaines, la/le responsable du capital humain, ou encore un(e) recruteur(se) interne.
En règle générale, les équipes RH des petites entreprises n’ont pas accès au même niveau de ressources que celles des grandes structures. Elles doivent faire avec moins, et les responsables RH doivent faire preuve de créativité et choisir des stratégies et des outils adaptés à leur budget.
Par exemple, dans les petites et moyennes entreprises, la gestion de la paie peut faire partie des missions des RH pour limiter les frais généraux ; alors que dans les grandes entreprises, il existe souvent un service dédié à la comptabilité et à la paie.
Responsabilités
Comme évoqué plus haut, en raison de la taille plus réduite de l’équipe, les responsables RH dans les PME se voient souvent confier un mélange de tâches (parfois même non liées aux ressources humaines), tandis que dans une grande structure le poste sera généralement plus spécialisé.
Une étude sur les PME portugaises a révélé que la gestion RH dans les petites organisations reflète une « informalité constante ».
C'est excellent pour les professionnels RH qui aiment la variété et assumer de nouveaux rôles et responsabilités. Dans une petite entreprise, il y a généralement plus de place pour la créativité et c’est le rôle de ceux chargés des RH de poser les bases de la croissance organisationnelle.
Lecture associée : Responsabilités clés des ressources humaines
De l’administration à la stratégie
À mesure que votre organisation se développe, le département RH grandira lui aussi. Enfin, du moins il le devrait.
Parfois, une organisation va se développer et embaucher une personne RH uniquement pour couvrir l'administration et respecter la conformité. Cette personne se verra probablement aussi confier le recrutement, la gestion des effectifs, les finances et peut-être même la gestion générale des bureaux.
Mais sous-investir dans les RH et étirer le département à l'extrême revient à passer à côté de la valeur stratégique que peuvent apporter des professionnels RH concentrés et expérimentés.
Investir dans de bons professionnels RH et de bons processus, c’est investir dans l’ensemble de vos salariés.
Ils vous aideront, vous et votre équipe de direction, à faire évoluer votre organisation et à identifier les besoins clés pour atteindre les objectifs globaux de l’entreprise.
Il se peut que vous externalisiez certaines fonctions administratives et recrutiez quelqu’un qui se concentre uniquement sur le développement des personnes, des processus, et la construction de la culture que vous souhaitez.
Aujourd’hui, je constate que de plus en plus de professionnels RH abordent leur travail de manière agile, agissant en quelque sorte comme des chefs de produit de la culture d'entreprise.
Cela signifie recueillir des retours, essayer quelque chose à petite échelle, collecter d’autres retours, ajuster et, soit recommencer, soit déployer à l’échelle de l’entreprise.
GRH dans votre petite ou moyenne entreprise : sur quoi se concentrer
Si vous êtes un leader au sein d’une organisation et responsable de la gestion d’une équipe, alors, d’une manière ou d’une autre, votre rôle touche aux RH.
Toutes les organisations sont différentes mais, quelle que soit la composition de votre département RH, il existe certaines bonnes pratiques RH universelles qui seraient bénéfiques à chaque structure.
Soyez proactif, pas réactif
On peut considérer les RH comme une lourdeur administrative – un fardeau coûteux qui pourrait gêner les ventes et la rentabilité. Pour cette raison, on les néglige souvent jusqu’à la dernière minute, lorsque l’entreprise doit se sortir d’une situation difficile.
Cette perception rend les organisations « timides en matière de RH » et réticentes à investir comme il se doit. C’est aussi la raison pour laquelle, si vous lisez ceci en tant que professionnel RH, vous pourriez être d’accord lorsqu’on dit que c’est un « métier ingrat ».
Mais investir dans les RH en amont portera ses fruits à long terme. Il s’agit d’être proactif plutôt que réactif. Si vous négligez l’aspect humain jusqu’à ce qu’il soit trop tard, le prix à payer sera le manque de motivation, voire l’état de santé altéré de vos employés.
Si vous lisez ceci en tant que professionnel RH frustré par l'approche RH de votre organisation, sachez que vous pouvez être bien plus qu’un simple gestionnaire administratif !
Démontrez votre valeur en vous intéressant aux différents volets de l’entreprise et en montrant comment vous pouvez résoudre les problèmes métier avec des solutions centrées sur l’humain.
Fixez un objectif stratégique
Si vous recrutez une personne RH pour quelque chose de plus que de l’administratif de base, ou si vous êtes embauché pour gérer les RH, il est important de collaborer pour définir des objectifs stratégiques clairs pour cette fonction.
Il s’agit, dans un premier temps, de formuler une vision et une déclaration qui lient objectifs métier, valeurs fondamentales et le type de culture que vous souhaitez construire.
Voici un exemple de déclaration de mission RH venant d’Unilever :
Dès lors que les RH sont perçues comme un département stratégique et générateur de bénéfices au sein de l’organisation, elles obtiennent plus d’adhésion, de budget, etc.
Développez et faites vivre les valeurs de l’entreprise
Les valeurs de votre entreprise constituent un ensemble de principes directeurs qui influent à la fois sur la stratégie et la culture. Elles aident les équipes à travailler ensemble vers un objectif commun. Elles n’ont pas besoin d’être ultra originales, le principal étant ce qui… compte vraiment pour votre équipe.
L’avantage d’une petite équipe, c’est qu’il est plus facile de recueillir les avis des employés sur les valeurs à retenir. Ouvrir ce processus peut conduire à des collaborateurs bien plus engagés et investis dans la mission de l’entreprise.
Lorsque vos valeurs sont en place, c’est le rôle des RH de s’assurer qu’elles soient respectées et prises en compte dans des fonctions comme le recrutement ou la reconnaissance des salariés.
Consultez ces exemples de valeurs d’entreprise pour vous inspirer.
Créez et communiquez votre feuille de route
Il est important de créer une feuille de route RH. Non seulement pour votre propre bénéfice, mais aussi pour que les membres de l'équipe voient quels types de projets vous menez et la valeur que vous pensez qu'ils apporteront.
Toutes les décisions que vous prenez en tant qu’équipe RH ne seront pas forcément populaires, notamment si elles consistent à remettre en question « la façon dont les choses ont toujours été faites ». C’est pourquoi il est essentiel de communiquer clairement la raison de tout changement que vous souhaitez opérer et d’obtenir l’adhésion des employés, en prenant le temps de répondre aux questions et de démontrer comment votre nouveau processus ou votre nouvelle stratégie bénéficiera à tout le monde sur le long terme.
De plus, une communication ouverte et régulière avec les employés établit un précédent pour une culture collaborative dans laquelle les employés se sentent écoutés et encouragés à proposer des idées.
Recueillez régulièrement les retours
Dans le prolongement de la communication ouverte, il y a la collecte des retours. Comme l’explique si bien Matt Gould, auteur, coach en leadership, fondateur du HTI Institute, et invité récent du podcast sur ce sujet :
Recueillir des retours, positifs comme négatifs, grâce à des méthodes comme les enquêtes, les boîtes à suggestions, les réunions générales et les évaluations de performance, est précieux pour construire une meilleure expérience collaborateur.
C’est un aspect crucial de la métaphore « le RH comme chef de produit » que j’ai évoquée plus haut.
Élaborez un processus de gestion de la performance solide
Quelle que soit la taille de l’équipe, les employés apprécient une gestion de la performance (de qualité) car celle-ci leur permet de savoir ce qu’ils ont accompli et sur quels points ils doivent s’améliorer. C’est bien plus qu’une simple évaluation annuelle.
Idéalement, mettez en place un processus de gestion de la performance continu, avec des retours réguliers, qui donne aux managers un rôle de mentors et de coachs. Il est également important d’inclure le développement et l’accompagnement de carrière dans cette démarche.
Voici un guide plus complet pour développer un système de gestion de la performance efficace.
Investissez dans la formation et le développement
La formation et le développement (T&D) sont étroitement liés à la gestion de la performance. Les PME investissent moins souvent dans la formation faute de ressources. Toutefois, dans les petites organisations et surtout dans les startups, les employés peuvent se retrouver à occuper des fonctions, notamment managériales, sans aucune formation préalable.
Mettre quelques ressources de côté pour la formation, même s’il s’agit simplement de donner du temps aux employés pour se former eux-mêmes, leur permet 1) d’accomplir leur travail plus efficacement, et 2) d’augmenter leur motivation. Utilisez le budget pour collaborer avec des experts comme des plateformes de coaching ou des outils de formation externes.
Formulez des politiques et une documentation partagée
À mesure que votre entreprise grandit, et au vu de la tendance croissante des effectifs à distance et internationaux, il sera bénéfique à long terme de prendre le temps de créer des politiques RH et des processus uniformisés autour de fonctions de base comme la demande de congés ou la gestion des notes de frais et avantages.
Ces documents peuvent être centralisés dans des applications collaboratives comme Slite ou Notion, pour un accès facile à tous.
Créez une bonne expérience d’onboarding
Le recrutement en startup peut être coûteux, c’est pourquoi il est essentiel d’offrir aux nouveaux employés une excellente expérience dès le départ.
Quelle que soit la taille de votre organisation, il vaut la peine d’investir du temps et des efforts pour construire un parcours d’intégration qui permette aux nouvelles recrues de prendre rapidement leurs marques, d’être motivées pour leur nouveau poste, et d’augmenter leur taux de rétention.
Idéalement, votre programme d’intégration couvrira la période comprise entre la signature de la promesse d’embauche par la nouvelle recrue et la fin des 90 premiers jours. La plateforme d’onboarding que nous utilisons chez Ordergroove propose des tâches (ludiques !) en amont de leur arrivée, pour les aider à découvrir l’entreprise, rencontrer leur équipe et partager des choses sur eux-mêmes.
Lisez-en plus sur les meilleures pratiques d’intégration et comment créer un plan sur 30, 60 et 90 jours.
Adoptez la technologie
Autrefois, les technologies RH étaient réservées aux grands groupes avec des solutions d’entreprise très coûteuses.
Aujourd’hui cependant, les bénéfices des logiciels RH sont accessibles à des entreprises de toutes tailles, de nombreux fournisseurs proposant des solutions et applications RH cloud abordables destinées aux PME.
Les Systèmes de gestion des ressources humaines (SGRH) peuvent vous aider à gérer l’aspect administratif des RH et à soutenir des processus comme la gestion des performances. Les fonctionnalités courantes incluent :
- Gestion du temps et des présences
- Outils de suivi des candidatures
- Conformité
- Gestion des avantages
- Logiciel RH incluant la paie
- Solutions de prévision
- Feuilles de temps
- Intégration des nouveaux employés
- Planification des employés
Il existe également une galaxie d’outils RH modernes pour vous aider dans d’autres fonctions essentielles telles que la collecte de feedback des employés, la facilitation de la reconnaissance entre pairs et le développement de relations professionnelles.
Plutôt que de compter sur un seul outil pour tout gérer (malgré ce que disent les commerciaux), pour profiter pleinement des avantages des logiciels RH, il est souvent préférable de combiner différents outils dans un ensemble technologique RH intégré et flexible.
Externaliser
Tout comme l’utilisation de la technologie peut aider à soulager la charge administrative et libérer du temps pour un travail plus stratégique, externaliser certaines fonctions RH peut également s’avérer utile.
Cela peut consister à externaliser la paie ou d’autres fonctions administratives à une entreprise spécialisée dans la paie, une organisation professionnelle d’employeurs (PEO) ou un employeur de référence (EOR, idéal pour embaucher à l’international).
Pour obtenir des conseils sur les avantages potentiels et les points à considérer, consultez nos articles sur ce qu’est une PEO et ce qu’est un EOR.
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