Risques liés à l’Employeur de Référence : Guide pour les Décideurs

Ce guide vise à mettre en lumière les risques liés à l’externalisation des fonctions RH à un Employer of Record et à vous permettre de faire des choix éclairés lorsque vous travaillez avec un EOR.

Qu'est-ce qu'un Employer of Record ?

Définir un EOR et comprendre en profondeur ce qu'ils font nécessiterait un article à part entière, nous allons donc ici donner une description succincte. 

Dans sa forme la plus simple, un Employer of Record est un prestataire spécialisé qui assume les responsabilités juridiques et administratives relatives à l’emploi d’une main-d’œuvre pour le compte d'une entreprise cliente.

Dans ce dispositif, l'EOR devient l’employeur légal responsable des processus de gestion de la paie, de la fiscalité, des avantages sociaux, de la conformité, ainsi que d’autres fonctions RH pour les employés de l’entreprise cliente.

Ce montage constitue une alternative à un « accord de prestation » plus classique, qui peut offrir davantage de flexibilité mais s'avérer moins souhaitable selon la juridiction et les préférences individuelles de travail.

Conseil Pro : « Il peut être utile de prévenir les candidats si c’est ainsi que vous prévoyez de les employer, car tout le monde ne sait pas comment devenir travailleur indépendant et, selon les juridictions, cela peut prendre du temps pour s’enregistrer. » – Mariya Hristova, autrice de « Comment recruter des employés à distance et accéder à des talents à l'international ».

Les EOR sont parfois confondus par erreur avec les organisations professionnelles d’employeurs (PEO), mais le coût des PEO peut être très différent car leur mode de fonctionnement varie légèrement. Consultez cet article qui explique la différence entre un PEO et un EOR.

Et bien que les EOR soient techniquement conçus pour gérer des employés, beaucoup de prestataires proposent également des services d’« agent of record » (AOR) ou de « contractor of record » (COR), afin d'aider les organisations à gérer leurs prestataires à travers le monde (vous pouvez consulter les différences dans notre guide AOR vs EOR).

Si cela correspond à vos besoins, parcourez notre liste des meilleurs services AOR et COR pour découvrir des options pertinentes.

Scénarios courants d'utilisation d’un EOR

Expansion internationale : De nombreuses entreprises ont recours aux services d’EOR lorsqu'elles développent leurs efforts de recrutement à l'étranger. Cela leur permet de s’implanter rapidement sans devoir s’occuper des complexités liées à la création d’entités juridiques, à la gestion des lois sociales locales et aux tâches administratives associées.

Effectifs temporaires ou sur projets : Les organisations ayant des besoins de recrutement fluctuants, des projets saisonniers ou ponctuels, apprécient la valeur ajoutée des EOR. Ces derniers offrent la flexibilité nécessaire pour augmenter ou réduire rapidement les effectifs sans s'engager sur le long terme.

Gestion de la conformité pour une main-d’œuvre dispersée : Les EOR sont souvent sollicités pour leur expertise dans la gestion de problématiques complexes de gestion RH internationale telles que la législation et la réglementation. Ils aident les clients à rester en conformité avec les cadres légaux locaux, nationaux et internationaux, minimisant ainsi le risque de litiges.

Centrage sur les compétences clés : En externalisant les fonctions RH et administratives à un EOR, les entreprises peuvent réallouer leurs ressources et leurs efforts vers leurs activités principales, augmentant ainsi leur efficacité et leur productivité.

Obligations légales

Les Employers of Record assument plusieurs obligations légales majeures, notamment :

Contrats de travail : Rédaction et gestion des contrats de travail en conformité avec les lois locales, description des conditions d’emploi, suivi des renouvellements et gestion des fins de contrat.

Paie et avantages sociaux : Gérer le traitement de la paie, y compris les déductions fiscales, les cotisations et l'administration des avantages, afin de garantir que les employés reçoivent leur rémunération avec exactitude et à temps.

Conformité : Se tenir à jour des lois et réglementations du travail en constante évolution, assurer la conformité avec les lois sur l'immigration, l'emploi et la fiscalité, ainsi qu'effectuer les audits et rapports nécessaires.

Fiscalité : Respecter les obligations fiscales, notamment la retenue et le versement des impôts sur le revenu et des cotisations de sécurité sociale, ainsi que la conformité avec les réglementations fiscales locales.

Accidents du travail : Fournir une couverture d'assurance accidents du travail et gérer les dossiers lorsqu'un employé se blesse sur son lieu de travail.

Tenue des dossiers : Maintenir des registres précis des données des employés, des contrats, des heures travaillées, et d'autres informations relatives aux RH.

Risques financiers

Bien que le modèle d'Employer of Record (EOR) présente de nombreux avantages, il comporte également un certain nombre de risques financiers qui nécessitent une attention minutieuse. 

Coûts cachés

Ces dépenses peuvent ne pas être immédiatement évidentes, mais elles peuvent avoir un impact important sur votre résultat net. 

Frais de service : Les prestataires EOR facturent généralement des frais de service, qui peuvent varier selon l'étendue des services requis. Il est essentiel de bien comprendre la structure tarifaire et d'évaluer si elle correspond à votre budget.

Avantages obligatoires : Dans certains pays, il existe des avantages sociaux obligatoires que l’employeur doit offrir, et un EOR vous facturera ces avantages en plus du salaire et de leur pourcentage de service. 

Indemnité de départ et sortie : Les EOR facturent une indemnité de départ pour un employé, à laquelle s’ajoute un pourcentage de frais (dans certains pays, cela peut être assez élevé), ainsi qu’une prestation distincte pour la gestion du départ d’un employé.

Frais supplémentaires : Certaines EOR peuvent imposer des frais additionnels pour des services spécifiques, tels que le traitement de documents, l’intégration des employés ou le conseil RH. Tous ces coûts peuvent s’additionner, il est donc important d'y prêter attention dans le cadre global des frais EOR.

Fluctuations monétaires : Les hausses ou baisses de la valeur d'une devise par rapport à une autre peuvent représenter un risque financier important lorsqu'on travaille avec des EOR sur les marchés internationaux. Les variations de taux de change peuvent augmenter le coût de la paie et d’autres transactions financières.

Risques de conformité

Exercer son activité à l’international implique des considérations juridiques qui peuvent s’avérer complexes, surtout sans expérience préalable sur ces marchés. Les lois, normes et réglementations du travail peuvent varier considérablement d’un bout à l’autre du globe. Voici quelques éléments à garder en tête en permanence. 

Lois sur l’emploi

Le non-respect des lois locales et internationales relatives à l’emploi peut entraîner d’importantes conséquences juridiques et financières. Cela comprend, entre autres, la réglementation sur le salaire minimum, le temps de travail, les heures supplémentaires, les congés payés, et les contrats de travail.

Un exemple est la loi américaine Fair Labor Standards Act (FLSA). Au-delà des réglementations mentionnées, elle fixe également les normes concernant l’emploi des mineurs.

Le non-respect des règles de la FLSA peut entraîner des sanctions, des obligations de paiement rétroactif et des poursuites judiciaires contre l’employeur.

Évolutions réglementaires

Le cadre réglementaire évolue sans cesse et rester informé des changements à l’échelle mondiale peut s’avérer aussi éprouvant que de suivre l’actualité géopolitique. 

Ne pas s’adapter aux nouvelles réglementations peut entraîner des amendes, des litiges juridiques et nuire à la réputation d’une organisation.

Prenons l’exemple du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) dans l’Union européenne. Les organisations manipulant des données personnelles doivent respecter des réglementations strictes en matière de protection des données. 

Le non-respect du RGPD peut entraîner des amendes allant jusqu’à 20 millions € ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial, le montant le plus élevé étant retenu.

Comprendre les sanctions en cas de non-conformité

Les sanctions en cas de non-conformité varient considérablement selon la gravité de l’infraction, la juridiction et les lois ou règlements enfreints. Voici une illustration par le biais d’un scénario hypothétique.

Une entreprise faisant appel à un EOR en France a omis de vérifier en détail la conformité de ce prestataire avec la législation locale du travail.

L’un des points de vigilance concernait le respect de la réglementation des horaires de travail en France, qui précise que la semaine de travail classique est de 35 heures et que, légalement, les employés ne peuvent pas travailler plus de 44 heures par semaine en moyenne. De plus, la durée journalière du travail ne doit pas excéder 10 heures. 

Par la suite, ils ont involontairement enfreint les réglementations du travail relatives au paiement des heures supplémentaires et aux horaires de travail des employés, en surchargeant non seulement les salariés au point de les contraindre à dépasser les 48 heures, mais aussi en ne respectant pas totalement les règles sur la majoration du salaire qui stipulent que l’employé doit bénéficier d’une augmentation de 25 % pour chacune des 8 premières heures supplémentaires, suivie d’une majoration de 50 % par heure au-delà.

Dans certains cas, comprendre les conventions collectives avec les syndicats aurait pu épargner à l’entreprise quelques soucis en négociant des accords pour travailler au-delà des horaires standards.

Cela a entraîné des amendes par employé, des réclamations des salariés et a nui à la réputation de l'entreprise sur le marché français.

Pour atténuer les risques de non-conformité associés aux EOR, voici ce que vous devez impérativement faire :

• Diligence raisonnable approfondie : Discutez avec l’EOR des pays dans lesquels vous souhaitez vous développer, si vous les connaissez spécifiquement, et demandez-leur quelles sont leurs compétences dans ces zones. Disposent-ils d’experts RH locaux, d’avocats en droit du travail et de conseillers en finances/fiscalité travaillant directement pour eux ou via un partenariat ?
• Audits réguliers : Auditez périodiquement les pratiques de conformité de votre EOR pour vous assurer qu’elles restent en adéquation avec l’évolution des lois et des règlements.
• Obtenez un avis juridique : Consultez des experts bien informés en droit du travail local pour encadrer votre relation avec l’EOR.

Risques opérationnels

D’un point de vue opérationnel, les EOR peuvent poser certains défis s’ils ne partagent pas vos valeurs ou votre mode de fonctionnement. Voici certains aspects à surveiller de près :

Continuité d’activité

Les interruptions opérationnelles peuvent coûter cher et nuire à votre organisation. Assurer la continuité d’activité est essentiel lors du recours à un EOR, car toute interruption des services peut affecter le résultat net et la capacité de l’entreprise à poursuivre ses opérations.

Stratégies d’atténuation :

• Plan de reprise d’activité : Élaborez avec votre EOR un plan de reprise après sinistre complet, précisant les procédures à suivre en cas d’imprévus, qu’il s’agisse de catastrophes naturelles, d’instabilité politique ou d’autres événements inattendus.
• Diversifiez vos partenaires EOR : Envisagez de collaborer avec plusieurs prestataires EOR dans différentes régions afin de minimiser le risque de perturbation de l’activité à cause d’un point de défaillance unique.

Sécurité des données

La sécurité des données est primordiale dans le contexte numérique actuel. Lorsque vous confiez à un EOR des informations sensibles sur les employés, le risque de violations ou de menaces informatiques doit être évalué à l’aide des critères suivants :

• Certifications – Vérifiez leur conformité aux normes internationales en matière de sécurité des données, telles que l’ISO 27001, preuve d’un engagement envers les bonnes pratiques de protection des données.
• Politiques de conservation de données – Analysez la durée de conservation des données des employés et assurez-vous de la manière dont elles sont détruites de façon sécurisée lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.
• Plans de réponse aux incidents : Étudiez la façon dont ils gèrent les violations ou incidents de sécurité, en ce qui concerne les mesures immédiates, la structure de signalement et la communication avec les parties concernées.
• Tests de pénétration : Demandez s’ils effectuent des tests de pénétration afin de détecter et corriger proactivement les éventuelles failles dans leurs dispositifs de sécurité.

Stratégies d’atténuation

• Protocoles de protection des données : Assurez-vous que votre EOR applique des protocoles de protection des données solides, comprenant chiffrement, contrôle d’accès et audits de sécurité réguliers.
• Accords juridiques : Prévoyez des clauses claires de sécurité des données dans vos contrats avec l’EOR, précisant leur responsabilité en matière de protection des informations sensibles.

Dans le domaine de la sécurité des données, l’exemple précédemment cité du RGPD est particulièrement pertinent. Il impose des mesures strictes de protection des données à toutes les organisations qui manipulent des données personnelles, et prévoit des amendes sévères en cas de violation.

Risques stratégiques

Les modèles Employer of Record (EOR) apportent divers avantages stratégiques, mais introduisent également des risques de nature stratégique qui peuvent affecter les objectifs à long terme de l'entreprise.

Perte de contrôle

En s’associant à un EOR, les organisations abandonnent une partie du contrôle sur les processus RH et de gestion des effectifs. Ce transfert peut affecter la prise de décision stratégique et la capacité à s’adapter rapidement à l’évolution des conditions économiques.

Stratégies d’atténuation :

• Supervision stratégique : Conservez un rôle de supervision stratégique, même lors de l'externalisation des fonctions RH à un EOR. Continuez à définir des objectifs clairs, des buts et des attentes de performance.
• Communication efficace : Établissez des canaux de communication ouverts avec l'EOR afin de garantir que les décisions stratégiques soient en adéquation avec les objectifs à long terme de votre organisation.

Réputation de la marque

Les actions et pratiques de l'EOR que vous choisissez peuvent impacter directement la réputation de votre marque. Tout incident négatif lié aux pratiques d'emploi, aux problèmes de conformité ou au mécontentement des employés peut ternir l'image de votre marque.

Stratégies d'atténuation

• Sélection du partenaire : Choisissez un EOR ayant un solide historique de pratiques d'emploi éthiques et de respect de la conformité afin de minimiser les risques pour la réputation.
• Transparence : Soyez transparent avec vos employés concernant la relation avec l'EOR, en mettant l'accent sur votre engagement envers leur bien-être.

Viabilité à long terme

La viabilité à long terme de votre EOR et sa capacité à s'adapter à l'évolution des tendances mondiales de l'emploi et des réglementations peuvent influencer la pérennité de votre organisation. Un EOR instable peut poser des risques stratégiques.

Stratégies d'atténuation

• Évaluation financière : Évaluez périodiquement la stabilité financière de votre partenaire EOR. Assurez-vous qu'il dispose des ressources nécessaires pour affronter les défis économiques et poursuivre la fourniture de ses services.
• Planification de contingence : Développez des plans de contingence au cas où l'EOR rencontrerait des difficultés financières ou opérationnelles, afin de garantir une perturbation minimale pour votre personnel.

La pandémie de COVID-19 a souligné l'importance d'évaluer la viabilité à long terme des prestataires de services. Certains EOR ont rencontré des difficultés financières durant la crise, ce qui a eu des répercussions sur les organisations dépendant de leurs services.

Protections juridiques et contractuelles

Pour limiter les risques stratégiques, il est recommandé d'intégrer des clauses de protection juridique et contractuelle dans votre accord avec l'EOR. Ces mécanismes peuvent inclure :

• Clauses de résiliation : Définissez clairement les conditions dans lesquelles l'une ou l'autre des parties peut mettre fin au partenariat, afin de prévoir une stratégie de sortie en cas de problème imprévu.
• Indicateurs de performance : Définissez des indicateurs de performance mesurables et des indicateurs clés de performance (KPI) alignés sur vos objectifs à long terme et examinez-les régulièrement avec l'EOR.
• Clauses de non-concurrence et de confidentialité : Intégrez des clauses de non-concurrence et de confidentialité pour protéger votre propriété intellectuelle et empêcher l'EOR de concurrencer votre organisation.

Points clés à retenir

Bien que les services d'EOR puissent constituer un atout considérable pour votre organisation en vous permettant d'accéder à un vivier mondial de talents, ils comportent certains risques à évaluer avant de vous lancer dans un tel partenariat.

Voici quelques points clés qui résument l'essentiel.

Expansion mondiale et croissance des marchés

Les services d'Employer of Record (EOR) gagnent en popularité auprès des entreprises cherchant à s'étendre à l'international. D'ici 2028, le marché de l'EOR devrait atteindre 9,8 milliards de dollars, l'Amérique du Nord représentant une part importante de cette croissance.

Cette tendance souligne le recours croissant aux EOR pour accéder à des talents internationaux et simplifier la gestion des effectifs.

Avantages de l'EOR et cas d'usage

Les EOR offrent de nombreux avantages comme la gestion de la conformité, la flexibilité pour ajuster les effectifs, et la simplification des fonctions RH. Ils sont particulièrement utiles pour l'expansion à l'international, la gestion de main-d'œuvre temporaire ou basée sur projet, et le respect des diverses législations locales du travail.

Ces avantages permettent aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales tout en limitant les risques juridiques et administratifs.

Risques et points d'attention

Même si les EOR offrent des avantages considérables, ils comportent également des risques financiers, de conformité, opérationnels et stratégiques. Les coûts cachés, les fluctuations monétaires et les problèmes de conformité peuvent affecter la rentabilité.

Réduisez les risques liés à l'employer of record en comprenant la protection en matière de responsabilité des avantages sociaux et son rôle dans la couverture des salariés.

Pour atténuer les risques, les entreprises doivent effectuer une diligence raisonnable approfondie, maintenir une communication claire avec l’EOR et mettre en place des garanties juridiques et contractuelles solides. Comprendre ces risques est indispensable pour prendre des décisions éclairées concernant l’utilisation des services d’EOR.

Si vous recherchez actuellement un fournisseur EOR, de nombreux critères sont à prendre en compte. Consultez notre sélection des meilleurs services d’employeur officiel (EOR), ou nos comparatifs des meilleurs services d’EOR dans les pays suivants :

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