Cos’è il Software HR e Come Può Beneficiare la Tua Azienda?
I primi software HR sono emersi negli anni '70, quando le aziende avevano bisogno di archiviare i dati dei dipendenti su grandi computer mainframe per soddisfare gli standard normativi. Questi furono i primi sistemi informativi delle risorse umane (HRIS) che, grazie ai notevoli progressi nell'informatica, sono oggi molto più potenti.
La dimensione del mercato dei software HR è ora enorme e si prevede una crescita significativa, con nuove soluzioni che emergono continuamente. Usa questa guida per comprendere cos'è il software HR e come può far crescere la tua azienda.
Cos'è il software HR?
Il software HR si riferisce a qualsiasi applicazione software che supporta le funzioni chiave delle risorse umane all'interno di un'organizzazione. Le organizzazioni acquistano software HR per rendere i processi HR più efficienti ed efficaci e migliorare l'ambiente di lavoro sia per il personale HR che non HR.
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Gli utilizzi tipici includono una migliore gestione e sicurezza dei dati, l’automatizzazione di processi chiave come le paghe, e informazioni più approfondite sulla forza lavoro per decisioni guidate dai dati.
Vantaggi del software HR
Il software HR può portare benefici a singoli individui e team in diversi modi all'interno della tua azienda.
Come il software HR avvantaggia i dipartimenti HR
Ecco come il software HR favorisce i dipartimenti delle risorse umane:
- Automazione delle attività amministrative: il software HR automatizza attività di routine come la gestione dei dati dei dipendenti, il monitoraggio delle presenze e la gestione delle buste paga. Questo riduce il carico di lavoro manuale, minimizza gli errori e regala al personale HR tempo da dedicare a mansioni più strategiche.
- Processo di selezione potenziato: piattaforme come i sistemi di tracciamento dei candidati e recruitment CRM aiutano a gestire le offerte di lavoro, filtrare le candidature e comunicare con i candidati. Questo può velocizzare il processo di selezione, offrire una migliore esperienza ai candidati e migliorare la qualità delle assunzioni.
- Miglioramento dell’onboarding dei dipendenti: software o moduli specializzati per l'onboarding possono semplificare il processo automatizzando aspetti come l'invio di documenti, i calendari di formazione e le valutazioni iniziali.
- Formazione e sviluppo: strumenti come i sistemi di gestione della formazione aiutano a progettare programmi di formazione, offrire facile accesso ai materiali didattici e misurare l’efficacia dei programmi di sviluppo.
- Portali self-service per i dipendenti: molti sistemi HR offrono portali self-service che permettono ai dipendenti di gestire autonomamente le proprie informazioni personali, i benefit e altre attività legate alle risorse umane. Questo responsabilizza i dipendenti e riduce il carico amministrativo sul dipartimento HR.
- Gestione dei dati e analisi: strumenti come i software di HR analytics aiutano i dipartimenti HR a ottenere informazioni su tendenze della forza lavoro, metriche di performance e questioni di conformità. Questi dati possono essere fondamentali per la pianificazione strategica e il processo decisionale.
- Conformità legale: stare al passo con le leggi e le normative sul lavoro può essere una sfida. Il software di conformità HR o i relativi moduli aiutano a garantire la conformità aggiornando i sistemi in base alle nuove normative e mantenendo registrazioni corrette per i controlli.
- Comunicazione migliorata: questi sistemi spesso includono strumenti che facilitano la comunicazione tra dipendenti e staff HR, come repository di informazioni, piattaforme di messaggistica e strumenti per il feedback. Questo aiuta a risolvere in maniera più rapida le questioni HR e ad aumentare il coinvolgimento.
- Gestione delle performance: strumenti di performance management aiutano a monitorare le prestazioni dei dipendenti, fissare obiettivi e condurre valutazioni delle performance. Questo permette una gestione più efficace dello sviluppo dei dipendenti e l’allineamento degli obiettivi individuali con quelli aziendali.
Come il software HR avvantaggia i dipendenti
Poiché gran parte del lavoro delle risorse umane è incentrato sul supporto ai dipendenti, è logico che anche il software HR debba portare vantaggi ai lavoratori.
Ecco come il software HR migliora l’esperienza globale nell’ambiente di lavoro:
- Prodotti e servizi HR migliorati: I team HR e People Ops hanno più tempo a disposizione e possono sfruttare il software per raccogliere dati e feedback, utilizzandoli per creare prodotti e servizi migliori che migliorano l’esperienza sul posto di lavoro.
- Accesso facile alle informazioni: Il software HR di solito include portali self-service per i dipendenti che permettono agli individui di accedere e gestire con facilità le proprie informazioni personali, contribuendo a creare una migliore esperienza per i dipendenti.
- Onboarding efficiente: Per i neoassunti, il software HR semplifica il processo di onboarding, rendendolo più rapido e strutturato. I dipendenti possono accedere, tramite il sistema, ai documenti necessari, ai materiali di formazione e ai calendari, aiutandoli a inserirsi nel nuovo ruolo in modo più confortevole ed efficiente.
- Comunicazione migliorata: Molti sistemi HR facilitano una comunicazione migliore all’interno dell’organizzazione grazie a sistemi di messaggistica integrata, annunci e aggiornamenti. Questo aiuta a mantenere i dipendenti informati e coinvolti nelle attività aziendali.
- Migliore gestione delle prestazioni: Strumenti come il software di gestione delle prestazioni aiutano i dipendenti a fissare obiettivi, monitorare i risultati e ricevere feedback regolari dai manager. Questo può favorire la crescita personale e lo sviluppo di carriera, rendendo più semplice il raggiungimento degli obiettivi professionali.
- Gestione del tempo: Con funzionalità come la rilevazione delle ore lavorate e la gestione delle assenze, i dipendenti possono facilmente richiedere permessi, monitorare le ore di lavoro e gestire i propri orari.
- Migliore formazione e sviluppo: I membri del team possono utilizzare i già citati sistemi di gestione dell’apprendimento per creare mappa di carriera e personalizzare i loro percorsi di formazione e sviluppo.
Come il software HR avvantaggia l'azienda nel suo complesso
Alla fine, ogni nuovo strumento dovrebbe portare un vantaggio all’azienda. Ecco come il software HR può aiutare a fornire un vantaggio competitivo:
- Risparmio di tempo e automazione: Automatizza attività ripetitive come paghe, amministrazione dei benefit e tracciamento della conformità, riducendo il lavoro manuale.
- Migliore accuratezza: Minimizza gli errori umani in processi come pagamenti, archiviazione dei dati e documentazione di conformità.
- Gestione centralizzata dei dati: Conserva tutte le informazioni dei dipendenti in un unico luogo, rendendo facile l’accesso e l’aggiornamento.
- Maggiore conformità: Aiuta le organizzazioni a rimanere in regola con le normative sul lavoro, la fiscalità e le politiche di protezione dei dati.
- Migliore gestione dei talenti: Ottimizza il recruiting, l’onboarding e il monitoraggio delle prestazioni, migliorando assunzioni e retention.
- Miglior esperienza dei dipendenti: I portali self-service consentono ai dipendenti di accedere alle buste paga, richiedere permessi e gestire i benefit.
- Decisioni guidate dai dati: Fornisce analisi e report per una migliore pianificazione della forza lavoro, analisi del turnover e valutazione delle performance.
- Scalabilità: Supporta le aziende in crescita adattandosi alle esigenze HR che cambiano nel tempo.
- Risparmio sui costi: Riduce i costi amministrativi associati ai processi HR manuali.
- Maggiore sicurezza: Il software HR può aiutare a proteggere i dati sensibili dei dipendenti tramite crittografia e controlli di accesso.
Chi utilizza il software HR?
Oggi esistono moltissimi software HR diversi che coprono tutto lo spettro della gestione dei talenti.
Tutti i membri del team interagiranno in qualche misura con il tuo software HR: che si tratti di accedere alle loro buste paga tramite il modulo self-service, inviare una richiesta di ferie o partecipare a una valutazione delle prestazioni.
Inoltre, troverai soluzioni HR enterprise pensate per grandi aziende internazionali come anche strumenti HR per piccole imprese che stanno crescendo rapidamente.
Come vedremo, il fattore multi-utente è importante da ricordare quando scegli lo strumento più adatto alla tua organizzazione.
Tipi di software HR
Ne abbiamo già menzionati alcuni sopra, ma ecco alcuni dei più comuni tipi di software HR e le loro funzioni principali:
Sistema Informativo per le Risorse Umane (HRIS)
Un HRIS (o sistema informativo per le risorse umane) è una tipologia di software core HR che principalmente aiuta a conservare e gestire i dati dei dipendenti, ma che solitamente offre anche una serie di funzionalità HR di base.
Le caratteristiche principali includono la gestione centralizzata dei dati dei dipendenti, l'elaborazione delle paghe, l'amministrazione dei benefit, il monitoraggio delle presenze, la gestione delle candidature, la valutazione delle prestazioni e i portali self-service.
Dai un'occhiata alla nostra selezione dei migliori sistemi informativi per le risorse umane per aiutarti a semplificare le operazioni delle risorse umane e gestire efficacemente i dati dei dipendenti.
Sistema di gestione delle risorse umane (HRMS)
Simili agli HRIS, gli HRMS sono soluzioni software avanzate che comprendono molte delle funzioni principali e strategiche della gestione delle risorse umane. Le funzionalità di un sistema di gestione HR definiscono quanto efficacemente il software HR possa supportare gli obiettivi del tuo team.
Un HRMS include la gestione dei dati dei dipendenti, l'amministrazione delle paghe e dei benefit, il reclutamento e l'onboarding, la valutazione delle prestazioni, il monitoraggio di tempo e presenze, la gestione dell'apprendimento e l'analisi HR.
Scopri la nostra selezione dei migliori sistemi di gestione delle risorse umane per maggiori informazioni. Se il tuo team è piccolo o il tuo budget è limitato, potresti trovare più adatto questo elenco di software HRMS per piccole imprese.
Sistema di tracciamento delle candidature
Gli ATS sono progettati per aiutare a migliorare il processo di selezione, rendendolo più efficiente per tutte le persone coinvolte.
Le funzionalità tipiche dei software di recruiting includono la pubblicazione degli annunci su più piattaforme, la programmazione dei colloqui, strumenti per l'analisi dei CV e l'analisi dei dati di reclutamento.
Per approfondire, scopri la nostra selezione dei migliori sistemi di tracciamento delle candidature o la nostra lista dei migliori software di recruiting per piccole imprese.
Software per l'elaborazione paghe
Il software per l'elaborazione delle paghe è uno strumento fondamentale utilizzato dai team HR e finanziari (c’è dibattito su chi) per monitorare le ore lavorate dai dipendenti, le tariffe di retribuzione, l'accumulo delle ferie, i permessi retribuiti, le tasse sulle buste paga, le trattenute (come tasse federali e locali) e altro ancora.
Questi strumenti automatizzano la maggior parte dell'elaborazione delle paghe, garantendo il pagamento accurato e tempestivo degli stipendi, la trattenuta delle tasse e la conformità alle leggi sul lavoro.
Scopri la nostra selezione dei migliori software per l'elaborazione paghe per un approfondimento.
Software per la gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni è notoriamente difficile da realizzare correttamente. I software di gestione delle prestazioni possono aiutare digitalizzando il processo di valutazione, aiutando a stabilire e monitorare obiettivi, analizzare la produttività e registrare i risultati raggiunti.
Includono anche elementi moderni come la raccolta di feedback a 360 gradi dai membri del team, cicli di feedback continuo e strumenti per riunioni individuali.
Inoltre, possono supportare la pianificazione della successione identificando i gap di competenze che devono essere colmati per la pianificazione strategica a lungo termine.
Scopri la nostra selezione dei migliori software di gestione delle prestazioni per un approfondimento.
Sistema di gestione dell'apprendimento (LMS)
Formazione e sviluppo, proprio come la gestione delle prestazioni, sono altre funzioni cruciali non semplici da implementare correttamente.
Gli LMS possono essere d'aiuto fornendo uno spazio centralizzato per creare, distribuire e monitorare contenuti e corsi educativi.
Includono strumenti per i formatori che permettono di gestire materiali didattici e per i partecipanti che possono così accedere e interagire con queste risorse. L'obiettivo è quello di semplificare il processo educativo, renderlo più accessibile ed efficace e supportare le diverse esigenze di apprendimento.
Dai un'occhiata alla nostra selezione dei migliori sistemi di gestione dell’apprendimento per ulteriori informazioni.
Software per la gestione dei benefit
Analogamente all’amministrazione delle paghe, chiunque si occupi dell’amministrazione dei benefit in un’organizzazione sarà piuttosto legato al proprio software di gestione dei benefit (a meno che non sia scadente, ovviamente).
Questo perché aiuta gli amministratori dei benefit a gestire le attività ricorrenti come la riconciliazione dei costi mensili con le paghe, l’assistenza al personale per modifiche al piano o ai dipendenti a carico e la generazione di report per garantire la conformità legale.
Di solito includono portali self-service per i dipendenti che semplificano il processo di adesione per i nuovi assunti, guidandoli attraverso tutte le opzioni disponibili per loro.
Consulta la nostra selezione dei migliori software per la gestione dei benefit per saperne di più.
Software per il coinvolgimento dei dipendenti
Coinvolgimento dei dipendenti, soddisfazione dei dipendenti, esperienza dei dipendenti—sono davvero la stessa cosa.
Comunque, il software per il coinvolgimento dei dipendenti si focalizza sul miglioramento della soddisfazione e del coinvolgimento del personale tramite funzionalità come strumenti per il feedback e piattaforme per il riconoscimento dei dipendenti.
Dai un’occhiata alla nostra selezione dei migliori software per il coinvolgimento dei dipendenti o agli strumenti AI per il coinvolgimento dei dipendenti per approfondire ulteriormente.
Software HR in cloud
È in crescita la tendenza delle organizzazioni ad adottare piattaforme basate su cloud per gestire le funzioni delle risorse umane, sostituendo i sistemi tradizionali localizzati.
Molto popolari soprattutto tra PMI e startup, i vantaggi delle soluzioni HR in cloud comprendono maggiore accessibilità e scalabilità e minore manutenzione, ma a fronte di un potenziale minor livello di sicurezza dei dati e personalizzazione.
Per saperne di più, dai un’occhiata alla nostra selezione dei migliori software HR in cloud.
Come scegliere un software HR: il processo in 8 passi
Se pensi che aggiornare il software HR o investire in una nuova soluzione HR possa portare benefici alla tua organizzazione, il prossimo passo è trovare la soluzione giusta.
Ecco un processo passo-passo per scegliere il giusto software HR per te:
1. Esigenze aziendali e visione
Il primo passo è scrivere la visione per le risorse umane e assicurarsi che sia allineata con la strategia, la direzione e la visione aziendale.
Il vantaggio di ciò è che alla fine favorirà il coinvolgimento dei principali stakeholder e dei decision maker del tuo team di leadership.
2. Identificare i punti critici e raccogliere i requisiti
I punti critici, in questo contesto, sono le difficoltà e inefficienze specifiche che un’azienda incontra nei propri processi di gestione HR attuali e che il software HR mira a risolvere e alleviare.
I punti critici comuni da tenere d’occhio includono il tempo speso nei processi manuali e le discrepanze nei dati.
Consiglio: Coinvolgi tutti i tuoi stakeholder chiave, inclusi coloro che sono responsabili di differenti aree delle funzioni HR, poiché avranno esigenze diverse.
Combinare le esigenze strategiche con i punti critici ti aiuterà a mappare i tuoi requisiti per il software HR.
3. Passaggi attuali dei processi
I passaggi attuali dei processi sono i modi in cui attualmente svolgi le attività nel tuo reparto HR.
Questo dovrebbe coprire tutte le attività HR principali, come la gestione delle anagrafiche dei dipendenti, le richieste di permessi, l’assunzione e l’onboarding.
Inizia elencando i processi principali, i passaggi di ciascun processo, chi è responsabile di ogni passaggio e il tempo necessario per ogni processo.
4. Definire le misure di successo
Ora dovresti avere un’idea chiara di cosa ti serve dal tuo nuovo strumento.
Potrebbe trattarsi di una gestione amministrativa più efficiente, tempi più rapidi per coprire le posizioni, oppure una migliore erogazione della formazione.
Se puoi risparmiare tempo e risorse implementando un software HR, è possibile dimostrare il ritorno sull’investimento? L’ottimo articolo di Dan George sulla cultura finanziaria delle Risorse Umane è una risorsa utile a riguardo.
5. Ottieni il supporto iniziale e l’approvazione
Presenta le tue scoperte dei passaggi precedenti per capire se hai il supporto dei tuoi responsabili HR per proseguire o se devi interrompere il processo. Se hai un’approvazione verbale, continua!
6. Contatta i fornitori
Valuta diverse opzioni, richiedi alcune demo e condividi in anticipo le tue esigenze con ogni fornitore di software con cui ti incontri. Ciò li aiuterà a mostrarti come il loro software può migliorare la tua funzione HR in base alle tue necessità.
Se la piattaforma che ti interessa non dispone di tutte le funzionalità necessarie, quanto è facile integrarla con altri sistemi HR? Quali sono i costi totali del software HR rispetto ai benefici?
Altre domande specifiche da porre ai fornitori:
- Chi sono i fornitori principali per le tue esigenze?
- Quali sono i più apprezzati nella loro categoria?
- Qual è la funzionalità più valutata di ciascuno strumento?
- Cosa dicono le recensioni e le testimonianze dei clienti? Quali sono i vantaggi e gli svantaggi più frequentemente segnalati?
- Che tipo di onboarding, formazione, supporto e altre risorse offre il fornitore?
- La documentazione disponibile è completa?
- Interfaccia utente: è gradevole visivamente?
- User experience: è intuitiva da navigare e facile da usare?
- Questo strumento è semplice o abbastanza complesso per le tue esigenze di gestione delle risorse umane?
- Offre la flessibilità o la personalizzazione di cui hai bisogno?
- Offre solidi standard di sicurezza e rispetta le normative e le best practice sulla privacy dei dati? È disponibile un’opzione on-premise?
- Il prezzo rientra nel tuo budget? È chiaro? Il prezzo è giustificato dalle funzionalità del software? Alcune funzioni chiave sono disponibili solo nei livelli di prezzo più costosi?
- Offre una demo o una prova gratuita?
7. Crea il business case e ottieni l’approvazione
Utilizzando i dati riportati sopra, è il momento di scrivere il tuo business case.
Non deve essere un documento di dieci pagine; può essere anche solo una semplice nota di una pagina.
Non deve essere un documento di dieci pagine; può essere anche solo una semplice nota di una pagina. I decisori vogliono risposte alle seguenti domande:
- Quanto costa?
- Quali problemi risolverà il software?
- Cosa succede se non investiamo in questo software?
- Quanto tempo richiede l’implementazione?
- Perché dobbiamo investire ora?
- Qual è il ROI nell’implementare questo software?
Per approfondire ulteriormente, leggi il nostro articolo su come costruire un business case per il software HR.
8. Prendi una decisione
Congratulazioni! Hai ottenuto l’approvazione per andare avanti con il fornitore che hai scelto. Ora tocca a implementare il tuo software HR, all’onboarding e alla formazione. Buon divertimento!
Come affrontare i prossimi passi
Il software HR non è una soluzione magica, ma può certamente migliorare i tuoi processi di gestione dei dati e rendere le tue operazioni delle risorse umane più efficienti.
Ti incoraggiamo ad esplorare ulteriormente il mondo dei software per le risorse umane.
Fortunatamente per te, People Managing People valuta da anni le diverse tipologie di software HR, quindi abbiamo già svolto gran parte del lavoro per te.
