Creare un Dipartimento Risorse Umane: Guida Passo Dopo Passo
Costruire un dipartimento HR è un'impresa entusiasmante e impegnativa che aiuterà la tua azienda a crescere e a ottenere risultati migliori. Comprendere il ruolo delle risorse umane nelle PMI e nelle grandi imprese è essenziale quando si struttura un dipartimento HR efficace da zero.
Qui ti guiderò attraverso le ragioni per cui un dipartimento HR è importante e come crearne uno o espandere quello che già hai.
Perché è importante avere un dipartimento HR?
I dipartimenti HR sono responsabili di molte attività, tra cui:
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- Recruiting
- Onboarding di nuovi dipendenti
- Formazione e sviluppo
- Creazione e aggiornamento delle policy aziendali
- Gestione delle buste paga (a volte)
- Mantenimento dei registri dei dipendenti
- Retribuzione e benefit
- Gestione delle performance
- Relazioni lavorative e sindacali
- Etica e conformità legale
- Consulenza sulle strategie di retention dei dipendenti
- Offboarding.
In definitiva, un dipartimento HR strategicamente allineato ti renderà più efficiente e aiuterà a garantire che il talento giusto sia presente per raggiungere gli obiettivi organizzativi (e che abbia ciò di cui ha bisogno per avere successo).
Se il talento è il sangue vitale della tua organizzazione, allora le risorse umane sono come il tuo ematologo!
Quindi, se stai appena iniziando o hai bisogno di rafforzare il tuo dipartimento HR esistente, ecco come puoi procedere.
Guida passo dopo passo per costruire un dipartimento HR
- Chiarisci i tuoi bisogni
- Valuta lo stato attuale dell'HR nella tua organizzazione
- Assumi le posizioni prioritarie
- Sistema l'archiviazione dei dati dei dipendenti
- Formalizza le principali policy HR
- Sviluppa processi di selezione e onboarding
- Definisci e documenta le retribuzioni
- Valuta la tua infrastruttura tecnologica
- Valuta i protocolli di conformità
- Redigi il manuale del personale
- Stabilisci il tuo piano di formazione e sviluppo
1. Chiarisci i tuoi bisogni
In qualsiasi fase ti trovi, è una buona pratica comprendere prima chiaramente quali sono i tuoi bisogni immediati e come un dipartimento HR può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi futuri.
Generalmente si pensa che serva almeno 1 persona HR ogni 100 dipendenti, ma dipende in ultima analisi dalle esigenze specifiche della tua realtà.
Se sei agli inizi, consiglio almeno un HR generalista esperto in grado di creare processi, scrivere policy, aiutarti a rimanere conforme alle normative e ad gestire in autonomia le buste paga.
Dopo probabilmente sarà necessario assumere un recruiter specializzato con esperienza nel tuo settore.
2. Valuta lo stato attuale dell'HR nella tua organizzazione
Se la tua azienda ha già un dipartimento HR e vuoi espanderlo, parti valutando le policy, le iniziative, le procedure e le strategie già presenti.
Valuta le seguenti responsabilità HR e il loro livello di esecuzione su una scala da 1 a 10.
- Implementazione delle politiche
- Pianificazione delle risorse umane
- Assunzione
- Responsabilità amministrative, ad es. gestione stipendi
- Gestione delle prestazioni
- Gestione dei programmi di retribuzione
- Formazione e sviluppo dei dipendenti
- Pianificazione della carriera
- Valutazione della funzione dei dipendenti
- Relazioni con gli stakeholder e relazioni industriali
- Conformità HR
- Coinvolgimento e comunicazione dei dipendenti
- Salute e sicurezza dei dipendenti
- Benessere e wellness dei dipendenti.
Successivamente, effettua un'analisi del divario delle competenze per ottenere una chiara comprensione dei ruoli, delle posizioni e delle carenze di competenze.
Le informazioni che otterrai da questo processo aiuteranno a determinare il numero di dipendenti che il nuovo dipartimento HR dovrà reclutare e quali requisiti dovranno soddisfare.
3. Assumi i ruoli prioritari
Ora che hai una panoramica delle priorità aziendali e delle competenze già presenti, è il momento di affrontare eventuali lacune di competenze.
Ad esempio, se stai principalmente reclutando talenti ingegneristici, un recruiter tecnico probabilmente porterà il maggior valore per questa assunzione.
Oltre alle consuete competenze (conformità, selezione, ecc.), ecco alcune competenze chiave delle risorse umane da considerare durante il processo di assunzione che potresti non aver preso in considerazione:
- Capacità di business
- Analisi dei dati e reportistica
- Networking
- Coaching.
4. Sistematizza i registri del personale e sviluppa un processo di archiviazione
Ora che le competenze giuste sono presenti, è il momento di iniziare a costruire i processi e mettere ordine, per così dire.
Ogni lavoratore dovrà avere un fascicolo personale. In passato questo documento era in formato cartaceo, ma oggi la maggior parte delle aziende conserva i documenti in formato digitale all'interno di un HRIS/HRMS o simili.
Gli esempi di seguito sono alcuni dei documenti HR che dovresti avere e che faciliteranno le attività del tuo dipartimento risorse umane:
- Documenti di selezione
- Modulo di idoneità del lavoratore
- Documentazione payroll
- Registri delle prestazioni dei dipendenti
- Registri di cessazione dei dipendenti
- Registri di completamento della formazione e sviluppo dei dipendenti
- Documenti relativi a provvedimenti disciplinari.
Ogni dipartimento HR dovrebbe conservare questi documenti e garantirne un facile accesso. Puoi discuterne con i team leader e i responsabili di linea per raccogliere dati sufficienti a sviluppare la base elementare.
È inoltre necessario collaborare con l’unità IT per sviluppare un sistema di archiviazione online dei documenti dei dipendenti. Questo assicura accessibilità e riservatezza dei dati.
5. Formalizza le tue politiche HR di base
Potresti iniziare da zero o avere informazioni limitate sulle politiche che il tuo dipartimento HR dovrebbe seguire.
Quanto segue dovrebbe rappresentare la base di partenza, ma puoi aggiungere altre politiche man mano che la tua azienda cresce e aumentano le esigenze di assunzione.
- Presenza dei dipendenti
- Orario di lavoro
- Selezione del personale
- Gestione delle prestazioni dei dipendenti
- Straordinari dei dipendenti
- Cessazione del rapporto di lavoro
- Protocolli di assenza
- Successione dei dipendenti
- Politica di non discriminazione
- Comportamento dei dipendenti
- Tutela dei dati e riservatezza
- Periodo di prova
- Politica su salute e sicurezza sul lavoro
- Politica sulle sostanze illecite
Nel tempo, potresti renderti conto che puoi unire due o più policy in una sola. Come regola generale, dovrebbero sempre essere concise, facili da capire e accessibili a tutti i dipendenti.
Usa il nostro elenco di esempi di policy HR per aiutarti a sviluppare e aggiornare le tue.
6. Sviluppa processi base di reclutamento e onboarding
Devi stabilire una sorta di processo di reclutamento formale. La maggior parte dei processi di selezione segue gli stessi sette passaggi elementari:
- Ricezione delle candidature/ricerca dei candidati
- Screening e preselezione dei candidati
- Svolgimento dei colloqui
- Selezione dei migliori candidati
- Controllo delle referenze e dei precedenti
- Scelta del candidato più compatibile per il ruolo
- Proposta di assunzione.
Dovresti anche sapere chi sarà coinvolto in ognuno di questi passaggi e quali documenti e strumenti di recruiting verranno utilizzati.
Valuta le domande da porre e la documentazione da raccogliere in ciascuna fase.
Il passo successivo è definire il processo di onboarding e le fasi che il reparto HR deve coprire.
Ad esempio, dovrebbero sapere come avviene il preboarding nella tua azienda, cosa succede durante l’orientamento nel primo giorno, la quantità di modulistica per i neoassunti necessaria e cosa è obbligatorio per tutti durante la prima settimana.
Inoltre, consiglio che ogni nuovo assunto abbia un piano di 30-60-90 giorni per guidare il proprio onboarding.
7. Determina e documenta le retribuzioni e i benefit dei dipendenti
Esamina la struttura salariale e dei benefit dei tuoi dipendenti e prendi i provvedimenti finali verso la formalizzazione. Considera i seguenti aspetti:
- Salario orario e stipendio dei dipendenti
- Piani di risparmio pensionistico
- Assicurazione sanitaria
- Fondo per il benessere dei dipendenti
- Ferie e permessi retribuiti
- Incrementi salariali e bonus.
Puoi anche prendere in considerazione diversi incentivi economici come stock option, rimborso viaggi, piani di partecipazione agli utili, abbigliamento aziendale e pacchetti di trasferimento.
I riconoscimenti ai dipendenti non devono essere necessariamente di natura monetaria. Puoi offrire pacchetti più completi che includano sviluppo professionale, sconti aziendali, orari di lavoro flessibili, riconoscimenti e programmi di riconoscimento.
Nel tempo, puoi analizzare i dati e raccogliere feedback dai dipendenti per perfezionare la tua proposta retributiva totale. All’inizio, la cosa più importante è avere una proposta base.
8. Valuta la tua infrastruttura tecnologica
Il tuo reparto HR trarrà vantaggio da software HR specializzati per piccole imprese che riducono l’onere amministrativo e aiutano ad automatizzare i processi.
Potrebbe trattarsi di un sistema di tracciamento delle candidature per semplificare il reclutamento, oppure di un sistema di gestione della formazione per supportare la formazione e lo sviluppo.
I vantaggi del giusto software HR includono una gestione più semplice di buste paga, organizzazione della forza lavoro, gestione dei dati, valutazione delle performance, screening e tracciamento dei candidati, comunicazione del team e formazione continua.
Ricorda che questa tecnologia deve essere conforme alle normative e aderente alle esigenze e criticità della tua azienda e del tuo reparto HR.
Altri strumenti utili:
- Software per la gestione del personale
- Software per l'onboarding
- Software per la gestione paghe per piccole imprese
- Software per il controllo referenze
9. Valuta i protocolli di conformità
I reparti HR sono tra i principali attori nell'allineare le operazioni della tua azienda alle leggi e ai requisiti in materia di lavoro.
Rendi loro il compito più semplice valutando le linee guida di conformità e le tue pratiche attuali.
Confronta le tue politiche esistenti con le normative legali più recenti e adatta o implementa procedure che assicurino un reclutamento e una gestione della forza lavoro in conformità con la legge.
10. Redigi un manuale del dipendente
Crea un manuale del dipendente, includi le politiche fondamentali per il personale e condividilo con il nuovo reparto HR e i dipendenti.
Questo documento dovrebbe includere anche informazioni come la cultura aziendale, la visione, le missioni, il contesto, i diritti e i doveri del dipendente.
Puoi utilizzare un software per la creazione dei manuali dei dipendenti per aiutarti nella stesura e nell’aggiornamento.
Per evitare di sommergere i nuovi assunti con troppe informazioni già dal primo giorno, molti team HR creano versioni ridotte del manuale con solo le politiche più rilevanti.
11. Stabilisci il tuo piano di formazione e sviluppo
I team HR aiutano a sostenere i dipendenti affinché acquisiscano nuove competenze e conoscenze e avanzino nella loro carriera.
Di conseguenza, dovresti iniziare a definire il programma di formazione e sviluppo (L&D) mentre costruisci il reparto HR.
Considera i tuoi obiettivi L&D, i gap di competenze aziendali e quali competenze sono necessarie per raggiungere gli obiettivi strategici dell'impresa.
Parla con i tuoi dipendenti delle loro ambizioni e dei loro interessi, poiché ciò ti aiuterà a delineare i loro percorsi di carriera.
Sviluppa un quadro formativo completo, includendo contenuti e materiali di L&D.
Ecco un'ottima lettura per aiutarti a sviluppare la tua strategia di apprendimento e sviluppo.
Esternalizzare o non esternalizzare?
Alcune organizzazioni scelgono di esternalizzare in parte o completamente la funzione delle risorse umane.
L’esternalizzazione dell’HR viene spesso valutata nelle prime fasi di creazione del team HR. Bisogna coinvolgere una organizzazione professionale di datori di lavoro (PEO) o un' azienda per la gestione delle paghe per alcune funzioni?
La risposta dipende dall'esperienza e dall’ambito del tuo team HR interno, oltre che dalla strategia, dagli obiettivi e dalle tempistiche aziendali.
Ad esempio, se stai valutando di assumere a livello internazionale, allora capire come può aiutare un employer of record (EOR) potrebbe essere una buona idea.
A volte possono sorgere vincoli di budget. In tal caso, puoi rivolgerti a un partner di outsourcing HR che ti sostenga nelle varie funzioni che rientrano in servizi o prodotti specifici.
Coinvolgere un broker per i benefit che funge da estensione della tua funzione benefit è un ottimo esempio di questa opportunità.
Costruire un reparto HR ti ripagherà
Costruire un team HR è un'impresa stimolante e impegnativa che contribuirà alla crescita e al miglioramento della tua azienda.
Anche se sei una piccola impresa o una start-up alle prime fasi, disporre di un dipartimento HR ti porterà vantaggi nel tempo assicurandoti la conformità normativa, soddisfacendo le esigenze di talento e aiutandoti a sviluppare un employer branding di successo.
Se stai pensando all’outsourcing, consulta le nostre selezioni dei migliori PEO e migliori EOR per aiutarti a iniziare.
Ecco alcuni articoli utili per accompagnarti nel percorso:
