Costruire un Dipartimento HR: Guida Passo dopo Passo
Costruire un reparto Risorse Umane è un'impresa entusiasmante e impegnativa che aiuterà la tua azienda a crescere e a migliorare le sue prestazioni. Comprendere il ruolo delle risorse umane nelle PMI e nei grandi contesti aziendali è essenziale per strutturare un reparto HR efficace partendo da zero.
Qui ti guiderò attraverso le ragioni per cui un reparto Risorse Umane è importante e come costruirne uno o ampliare quello che hai.
Perché è importante avere un reparto Risorse Umane?
I reparti HR sono responsabili di molti aspetti, tra cui:
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- Selezione del personale
- Inserimento di nuovi dipendenti
- Formazione e sviluppo
- Creazione e aggiornamento delle policy aziendali
- Gestione delle paghe (a volte)
- Gestione dei registri dei dipendenti
- Retribuzione e benefit
- Gestione delle performance
- Relazioni sindacali e con i dipendenti
- Etica e conformità normativa
- Consulenza sulle strategie di retention dei dipendenti
- Dimissioni e uscita dei dipendenti.
In definitiva, un reparto HR allineato strategicamente ti renderà più efficiente e contribuirà ad assicurare che i talenti giusti siano presenti per raggiungere gli obiettivi organizzativi (e che abbiano ciò di cui hanno bisogno per avere successo).
Se il talento è il motore della tua organizzazione, le risorse umane sono come il tuo ematologo!
Dunque, che tu stia iniziando da zero o desideri potenziare il tuo reparto HR esistente, ecco come puoi procedere.
Guida passo passo per costruire un reparto HR
- Chiarisci le tue necessità
- Valuta lo stato attuale dell’HR nella tua organizzazione
- Assumi i ruoli prioritari
- Sistema la gestione dei registri dei dipendenti
- Formalizza le tue policy HR fondamentali
- Sviluppa processi base di selezione e inserimento
- Determina e documenta le retribuzioni dei dipendenti
- Verifica la tua infrastruttura tecnologica
- Valuta i protocolli di compliance
- Crea il manuale del dipendente
- Definisci il tuo piano di formazione e sviluppo
1. Chiarisci le tue necessità
Qualunque sia la tua fase, è buona norma iniziare con una chiara comprensione delle tue necessità immediate e di come un reparto HR può aiutarti a raggiungere gli obiettivi futuri.
Generalmente si pensa che serva almeno 1 persona HR ogni 100 dipendenti, ma questa stima dipende dalle esigenze particolari dell’azienda.
Se sei alle prime armi, ti consiglio almeno un HR generalista esperto che sappia costruire processi, scrivere policy, aiutarti a mantenere la conformità e assisterti nel gestire in autonomia le paghe.
Il prossimo passo probabilmente sarà assumere un recruiter specializzato con esperienza nel tuo settore.
2. Valuta lo stato attuale dell’HR nella tua organizzazione
Se la tua azienda ha già un reparto HR e desideri ampliarlo, inizia esaminando le policy, le iniziative, le procedure e le strategie che attualmente hai in essere.
Valuta le seguenti responsabilità HR e il relativo rendimento su una scala da 1 a 10.
- Implementazione delle politiche
- Pianificazione delle risorse umane
- Selezione del personale
- Responsabilità amministrative es. gestione stipendi
- Gestione delle prestazioni
- Gestione dei programmi di retribuzione
- Apprendimento e sviluppo dei dipendenti
- Pianificazione della carriera
- Valutazione delle funzioni dei dipendenti
- Relazioni con gli stakeholder e relazioni industriali
- Conformità HR
- Coinvolgimento e comunicazione dei dipendenti
- Salute e sicurezza dei dipendenti
- Benessere e salute mentale dei dipendenti.
Successivamente, esegui un'analisi delle lacune di competenze per ottenere una chiara comprensione dei ruoli, delle posizioni e delle lacune presenti.
Le informazioni raccolte da questo processo aiuteranno a determinare quanti dipendenti dovrà assumere il nuovo dipartimento HR e quali requisiti dovranno possedere.
3. Assumi ruoli prioritari
Ora che hai chiaro lo scenario riguardo alle priorità aziendali e alle competenze già presenti, è il momento di affrontare eventuali lacune.
Ad esempio, se stai principalmente assumendo talenti ingegneristici, un recruiter tecnico aggiungerà valore per questa assunzione.
Oltre alle competenze più comuni (compliance, selezione, ecc.), ecco alcune competenze chiave delle risorse umane da cercare durante il processo di assunzione che potresti non aver considerato:
- Acume aziendale
- Analisi dei dati e reportistica
- Networking
- Coaching.
4. Sistematizza i registri dei dipendenti e sviluppa un processo di archiviazione
Una volta messe in campo le giuste competenze, è il momento di iniziare a costruire processi e organizzare la gestione, per così dire.
Ogni lavoratore dovrà avere un fascicolo personale. In passato era un documento cartaceo, ma la maggior parte delle aziende oggi possiede registri digitali archiviati in un HRIS/HRMS o simili.
Di seguito alcuni esempi di documenti HR che dovresti avere e che semplificheranno le attività del tuo dipartimento risorse umane:
- Documenti per la selezione
- Modulo di idoneità al lavoro
- Documenti relativi alle buste paga
- Registri delle prestazioni dei dipendenti
- Documentazione della cessazione del rapporto di lavoro
- Certificati di completamento di corsi e formazione dei dipendenti
- Documenti relativi a provvedimenti disciplinari.
Ogni dipartimento HR dovrebbe mantenere questi documenti e garantirne un facile accesso. Puoi confrontarti con i team leader e i responsabili di linea e raccogliere sufficienti dati per sviluppare la base elementare.
È inoltre necessario collaborare con l'unità IT per sviluppare una soluzione di archiviazione online dei registri dei dipendenti. In questo modo si garantiscono accessibilità e privacy dei dati.
5. Formalizza le politiche HR di base
Potresti iniziare da zero o disporre di pochi dati sulle politiche che il tuo dipartimento HR dovrebbe seguire.
Quanto segue dovrebbe essere la base di partenza, ma puoi aggiungere ulteriori policy man mano che la tua azienda cresce e le esigenze di assunzione aumentano.
- Presenza dei dipendenti
- Orario di lavoro
- Selezione del personale
- Gestione delle prestazioni dei dipendenti
- Straordinari dei dipendenti
- Cessazione del rapporto di lavoro
- Protocollo di congedo
- Piano di successione dei dipendenti
- Politica di non discriminazione
- Comportamento dei dipendenti
- Privacy e riservatezza dei dati
- Periodo di prova
- Politica di salute e sicurezza sul lavoro
- Politica sulle sostanze illecite
Col tempo, potresti renderti conto che puoi unire due o più policy in una sola. Come regola generale, dovrebbero sempre essere concise, facili da comprendere e accessibili a tutti i dipendenti.
Usa il nostro elenco di esempi di politiche HR per aiutarti a sviluppare e aggiornare le tue.
6. Sviluppa processi base di selezione e onboarding
Devi adottare una qualche forma di processo di selezione formale. La maggior parte dei processi di selezione presenta gli stessi sette passaggi fondamentali:
- Ricezione delle candidature/ricerca dei candidati
- Screening e preselezione dei candidati
- Colloqui
- Selezione dei migliori candidati
- Verifica dei precedenti e delle referenze
- Scelta del candidato più compatibile
- Presentare un'offerta di lavoro.
Dovresti anche sapere chi sarà coinvolto in ciascuna di queste fasi e quali documenti e strumenti di selezione utilizzeranno.
Considera le domande da porre e la documentazione da raccogliere in ogni fase.
Il prossimo passo è delineare il processo di onboarding e le fasi che il tuo reparto HR deve coprire.
Ad esempio, dovrebbero sapere come si svolge il preboarding nella tua azienda, cosa succede durante l'orientamento nel primo giorno, l'entità della documentazione richiesta ai nuovi assunti e cosa è obbligatorio per tutti durante la prima settimana.
Oltre a ciò, consiglio che ogni nuovo assunto abbia un piano a 30-60-90 giorni per guidare il suo inserimento.
7. Determina e documenta retribuzione e benefit dei dipendenti
Rivedi la struttura retributiva e dei benefit per i dipendenti e compi gli ultimi passaggi verso la formalizzazione. Valuta i seguenti aspetti:
- Retribuzione oraria e stipendio dei dipendenti
- Risparmio pensionistico dei dipendenti
- Assicurazione sanitaria
- Fondo benessere dei dipendenti
- Permessi retribuiti
- Aumenti e bonus per i dipendenti.
Puoi anche prendere in considerazione diversi incentivi finanziari, come stock option, rimborso viaggi, piani di compartecipazione agli utili, abbigliamento aziendale e pacchetti di trasferimento.
I riconoscimenti ai dipendenti non devono necessariamente essere solo di tipo monetario. Puoi includere pacchetti più completi che comprendono sviluppo professionale, sconti aziendali, orari flessibili, riconoscimenti al dipendente e programmi di riconoscimento.
Nel tempo, puoi analizzare i dati e raccogliere feedback dai dipendenti per perfezionare la tua offerta complessiva di retribuzione. All'inizio, la cosa più importante è avere l'offerta base.
8. Valuta la tua infrastruttura tecnologica
Il tuo reparto HR trarrà vantaggio da software HR specializzati per piccole imprese per alleggerire il carico amministrativo e aiutare ad automatizzare i processi.
Potrebbe trattarsi di un sistema di tracciamento dei candidati per semplificare la selezione oppure di un sistema di gestione dell'apprendimento per supportare formazione e sviluppo.
I vantaggi del giusto software HR comprendono gestione semplificata delle paghe, gestione della forza lavoro, conservazione dei dati, gestione delle performance, screening/tracking dei candidati, comunicazione del team e apprendimento e sviluppo.
Tieni presente che questa tecnologia deve essere conforme alle normative e allineata alle esigenze e alle criticità aziendali e HR.
Altri strumenti utili:
- Software per l'assunzione del personale
- Software per l'onboarding
- Software per le paghe per piccole imprese
- Software per la verifica delle referenze
9. Valuta i protocolli di conformità
I dipartimenti HR sono tra i principali attori nell'allineare le operazioni della tua azienda alle leggi e ai requisiti in materia di lavoro.
Facilita il loro compito valutando le linee guida sulla conformità e le pratiche attualmente seguite.
Confronta le tue politiche attuali con le più recenti normative legali e adatta o implementa procedure che assicurino il reclutamento e la gestione della forza lavoro nel rispetto della legge.
10. Redigi un manuale del dipendente
Crea un manuale del dipendente, includi le principali politiche per la forza lavoro e condividilo con il tuo nuovo dipartimento HR e con i dipendenti.
Questo documento dovrebbe anche includere informazioni come la cultura aziendale, la visione, le missioni, il contesto generale, i diritti e le responsabilità dei dipendenti.
Puoi utilizzare un software per il manuale del dipendente per aiutarti a creare e aggiornare il tuo.
Per evitare di travolgere i nuovi assunti con troppe informazioni al primo giorno, molti team HR creano manuali abbreviati per i nuovi assunti che includono solo le politiche più importanti.
11. Definisci il tuo piano di formazione e sviluppo (L&D)
I team HR aiutano i dipendenti ad acquisire nuove competenze e conoscenze, supportandoli nella crescita della propria carriera.
Per questo motivo, dovresti iniziare a definire il tuo programma di formazione e sviluppo (L&D) mentre strutturi il dipartimento HR.
Prendi in considerazione gli obiettivi di L&D, le lacune di competenze nella tua azienda e quali competenze sono necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi strategici di business.
Parla con i tuoi dipendenti riguardo le loro ambizioni e i loro interessi, poiché questo ti aiuterà a strutturare i loro percorsi professionali.
Sviluppa un piano formativo completo, inclusi i contenuti e i materiali di L&D.
Qui trovi un'ottima lettura per aiutarti a sviluppare la tua strategia di formazione e sviluppo.
Esternalizzare o non esternalizzare?
Alcune organizzazioni scelgono di esternalizzare totalmente o in parte la propria funzione delle risorse umane.
Esternalizzare l’HR viene spesso valutato nelle prime fasi della creazione del team HR. Dobbiamo coinvolgere una organizzazione professionale per datori di lavoro (PEO) o una società per la gestione delle paghe per certe funzioni?
La risposta dipende dall’esperienza e dal mandato del tuo team HR interno, così come dalla strategia, dagli obiettivi e dalla tempistica aziendale.
Ad esempio, se hai in programma di assumere a livello internazionale, allora capire come può aiutare un employer of record (EOR) sarà probabilmente una buona idea.
A volte possono sorgere vincoli di budget. In questo caso puoi rivolgerti a un partner di esternalizzazione HR per supporto su diverse funzioni che fanno semplicemente parte di un servizio o prodotto.
Coinvolgere un broker di benefit che agisca come estensione della funzione benefit è un ottimo esempio di questa pratica.
Costruire un dipartimento HR porterà benefici
Creare un team HR è un’impresa stimolante e impegnativa che aiuterà la tua azienda a crescere e a migliorare le proprie performance.
Anche se sei una piccola impresa o una startup agli inizi, avere un dipartimento HR porterà benefici mantenendoti in regola, assicurando che i bisogni di talento vengano soddisfatti e aiutandoti a sviluppare un’immagine come datore di lavoro invidiabile.
Se stai pensando di esternalizzare, dai un'occhiata alle nostre selezioni delle migliori PEO e delle migliori EOR per aiutarti a partire.
Alcuni articoli utili per accompagnarti nel percorso:
