Costruire un dipartimento delle risorse umane: guida passo dopo passo
Costruire un dipartimento HR è un'impresa entusiasmante e impegnativa che aiuterà la tua azienda a crescere e a ottenere risultati migliori. Comprendere il ruolo delle risorse umane nelle piccole e medie imprese e negli ambienti delle grandi aziende è essenziale per strutturare da zero un dipartimento HR efficace.
Qui ti illustrerò i motivi per cui un dipartimento HR è importante e come crearne uno o ampliare quello che già possiedi.
Perché è importante avere un dipartimento HR?
I dipartimenti HR sono responsabili di molte attività, tra cui:
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- Selezione del personale
- Inserimento dei nuovi dipendenti
- Apprendimento e sviluppo
- Creazione e aggiornamento delle politiche aziendali
- Elaborazione delle buste paga (a volte)
- Gestione dei dati dei dipendenti
- Retribuzione e benefit
- Gestione delle prestazioni
- Relazioni con i dipendenti e rapporti di lavoro
- Etica e conformità legislativa
- Consulenza sulle strategie di fidelizzazione dei dipendenti
- Uscita dei dipendenti.
In definitiva, un dipartimento HR allineato strategicamente ti renderà più efficiente e contribuirà a garantire la presenza delle persone giuste per raggiungere gli obiettivi organizzativi (e che abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per avere successo).
Se il talento è la linfa vitale della tua organizzazione, allora le risorse umane sono come il tuo ematologo!
Quindi, se sei agli inizi o hai bisogno di potenziare il tuo dipartimento HR esistente, ecco come puoi procedere.
La tua guida passo passo per costruire un dipartimento HR
- Chiarisci le tue esigenze
- Valuta lo stato attuale delle risorse umane nella tua organizzazione
- Assumi le figure prioritarie
- Sistematizza i dati dei dipendenti
- Formalizza le tue politiche HR di base
- Sviluppa processi di base per la selezione e l'inserimento
- Stabilisci e documenta la retribuzione dei dipendenti
- Valuta la tua infrastruttura tecnologica
- Valuta i protocolli di conformità
- Sviluppa il manuale dei dipendenti
- Stabilisci il tuo piano di apprendimento e sviluppo
1. Chiarisci le tue esigenze
Qualunque sia la fase in cui ti trovi, è buona prassi iniziare comprendendo chiaramente quali siano le tue esigenze immediate e in che modo un dipartimento HR possa aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi in futuro.
In genere si ritiene necessario avere almeno 1 persona HR ogni 100 dipendenti, ma in definitiva ciò dipende dalle esigenze della tua organizzazione.
Se sei agli inizi, ti consiglierei almeno una persona esperta di risorse umane con competenze generaliste che possa creare processi, redigere politiche, aiutarti a mantenere la conformità e aiutarti a elaborare autonomamente le buste paga.
Probabilmente, il passo successivo sarà assumere un recruiter specializzato con esperienza nel tuo settore.
2. Valuta lo stato attuale delle risorse umane nella tua organizzazione
Se la tua azienda ha già un dipartimento HR e vuoi ampliarlo, inizia valutando le politiche, le iniziative, le procedure e le strategie attualmente in vigore.
Valuta le seguenti responsabilità HR e i relativi risultati su una scala da 1 a 10.
- Attuazione delle politiche
- Pianificazione delle risorse umane
- Selezione del personale
- Responsabilità amministrative, ad esempio la gestione delle buste paga
- Gestione delle prestazioni
- Gestione dei programmi retributivi
- Apprendimento e sviluppo dei dipendenti
- Pianificazione della carriera
- Valutazione delle funzioni dei dipendenti
- Relazioni con gli stakeholder e relazioni sindacali
- Conformità alle normative sulle risorse umane
- Coinvolgimento e comunicazione dei dipendenti
- Salute e sicurezza dei dipendenti
- Salute e benessere dei dipendenti.
Successivamente, esegui un'analisi del divario di competenze per comprendere chiaramente ruoli, posizioni e lacune nelle competenze.
Le informazioni che otterrai da questo processo contribuiranno a determinare quanti dipendenti dovrà assumere il tuo nuovo dipartimento HR e quali requisiti dovranno soddisfare.
3. Assumi i ruoli prioritari
Ora che hai un quadro delle priorità della tua azienda e delle competenze già presenti, è il momento di colmare eventuali lacune.
Ad esempio, se ti occupi prevalentemente di selezionare talenti nel settore dell'ingegneria, è probabile che un recruiter tecnico possa apportare il maggior valore a questa assunzione.
Oltre alle competenze abituali (conformità, selezione del personale, ecc.), ecco alcune importanti competenze nelle risorse umane da cercare durante il processo di assunzione, che forse non avevi considerato:
- Acume negli affari
- Analisi e reportistica dei dati
- Creazione di una rete di contatti
- Coaching.
4. Organizza sistematicamente i dati dei dipendenti e sviluppa un processo di archiviazione
Ora che disponi delle competenze giuste, è il momento di iniziare a sviluppare i processi e mettere ordine, per così dire.
Ogni lavoratore avrà bisogno di un fascicolo personale. In passato questo documento era cartaceo, ma oggi la maggior parte delle aziende conserva i dati in formato digitale in un HRIS/HRMS o in un sistema simile.
Gli esempi riportati di seguito sono alcuni dei documenti HR che dovresti avere e che renderanno più semplice lo svolgimento delle attività del tuo dipartimento HR:
- Documenti di selezione del personale
- Modulo di idoneità del lavoratore
- Documenti relativi alle buste paga
- Registri delle prestazioni dei dipendenti
- Registri della cessazione del rapporto di lavoro dei dipendenti
- Registri del completamento della formazione e dello sviluppo dei dipendenti
- Documenti relativi ai provvedimenti disciplinari.
Ogni dipartimento HR dovrebbe conservare questi documenti e potervi accedere facilmente. Puoi discuterne con i responsabili dei team e i manager di linea e raccogliere dati sufficienti per sviluppare una base essenziale.
È inoltre necessario collaborare con l'unità IT per sviluppare un sistema di archiviazione online dei dati dei dipendenti. Questo garantisce accessibilità e riservatezza dei dati. Un sistema informativo dei dipendenti può aiutare a centralizzare questi dati e a mantenere le informazioni sui dipendenti organizzate e accessibili.
5. Formalizza le tue politiche HR di base
Potresti partire da zero oppure disporre di dati limitati sulle politiche che il tuo dipartimento HR dovrebbe seguire.
Quanto segue dovrebbe costituire la base di partenza, ma puoi aggiungere altro man mano che la tua azienda cresce e aumentano le esigenze di selezione del personale.
- Presenza dei dipendenti
- Orario di lavoro
- Selezione del personale
- Gestione delle prestazioni dei dipendenti
- Ore straordinarie dei dipendenti
- Licenziamento dei dipendenti
- Protocolli per i congedi
- Successione dei dipendenti
- Politica di non discriminazione
- Condotta dei dipendenti
- Privacy e riservatezza dei dati
- Periodo di prova
- Politica in materia di salute e sicurezza sul lavoro
- Politica sulle sostanze illecite
Con il tempo, potresti renderti conto di poter riunire due o più politiche in una sola. Come regola generale, dovrebbero essere sempre concise, facili da comprendere e disponibili per tutti i dipendenti.
Utilizza il nostro elenco di esempi di politiche HR per aiutarti a sviluppare e aggiornare le tue.
6. Sviluppa processi di base per la selezione e l'inserimento
È necessario predisporre una sorta di processo formale di selezione. La maggior parte dei processi di selezione prevede gli stessi sette passaggi fondamentali:
- Ricezione delle candidature/ricerca dei candidati
- Selezione iniziale e preselezione dei candidati
- Svolgimento dei colloqui
- Inserimento dei migliori candidati nella lista ristretta
- Verifica dei precedenti e delle referenze
- Scelta del candidato più adatto alla posizione
- Presentazione di un'offerta di lavoro.
Dovresti inoltre sapere chi sarà coinvolto in ciascuno di questi passaggi e quali documenti e strumenti per la selezione utilizzerà.
Considera le domande che dovrebbero porre e la documentazione che dovrebbero raccogliere in ogni fase.
Il passaggio successivo consiste nel delineare il processo di inserimento e le fasi che i tuoi dipartimenti HR dovrebbero coprire.
Ad esempio, dovrebbero sapere come si svolge il preinserimento nella tua azienda, cosa accade durante l'orientamento del primo giorno, quale documentazione è necessaria per i nuovi assunti e cosa è obbligatorio per tutti durante la prima settimana.
Inoltre, consiglio che ogni nuovo assunto disponga di un piano a 30-60-90 giorni che ne guidi l'inserimento.
7. Determina e documenta la retribuzione e i benefici dei dipendenti
Esamina la struttura salariale e dei benefici dei tuoi dipendenti e compi i passaggi finali verso la formalizzazione. Considera quanto segue:
- Retribuzione oraria e stipendio dei dipendenti
- Risparmio previdenziale dei dipendenti
- Assicurazione sanitaria
- Fondo per il benessere dei dipendenti
- Permessi retribuiti
- Aumenti e bonus dei dipendenti.
Puoi anche prendere in considerazione diversi incentivi finanziari, come le opzioni su azioni, il rimborso delle spese di viaggio, la condivisione degli utili, l'abbigliamento dei dipendenti e i pacchetti di trasferimento.
I premi per i dipendenti non devono necessariamente essere monetari. Puoi includere pacchetti più completi che comprendano lo sviluppo professionale, sconti aziendali, orari flessibili, riconoscimenti per i dipendenti e programmi di riconoscimento.
Con il tempo, puoi esaminare i dati e raccogliere i riscontri dei dipendenti per perfezionare la tua offerta retributiva complessiva. All'inizio, la cosa più importante è disporre dell'offerta fondamentale.
8. Valuta la tua infrastruttura tecnologica
Il tuo dipartimento HR trarrà vantaggio da programmi HR specializzati per le piccole imprese, che riducono il carico amministrativo e aiutano ad automatizzare i processi.
Potrebbe trattarsi di un sistema di monitoraggio dei candidati per semplificare la selezione o di un sistema di gestione dell'apprendimento per supportare la formazione e lo sviluppo.
I vantaggi del software HR giusto includono una gestione più semplice delle buste paga, della forza lavoro, della conservazione dei dati, delle prestazioni, dello screening e del monitoraggio dei candidati, della comunicazione del team e dell'apprendimento e sviluppo.
Tieni presente che questa tecnologia deve essere conforme alla legge e in linea con le esigenze e i punti critici della tua azienda e delle risorse umane.
Altri strumenti utili:
- Software per il personale
- Software per l'inserimento
- Software per le buste paga per piccole imprese
- Software per la verifica delle referenze
9. Valuta i protocolli di conformità
I dipartimenti HR sono tra i principali responsabili dell'allineamento delle attività della tua azienda alle leggi e ai requisiti in materia di lavoro.
Rendi il loro lavoro più semplice valutando le linee guida sulla conformità e le tue pratiche attuali.
Confronta le politiche esistenti con le normative legali più recenti e adegua o implementa procedure che garantiscano l'assunzione e la gestione della forza lavoro nel rispetto della legge.
10. Sviluppa un manuale per i dipendenti
Crea un manuale per i dipendenti, includi le politiche fondamentali relative alla forza lavoro e condividilo con il tuo nuovo dipartimento HR e con i dipendenti.
Questo documento dovrebbe includere anche informazioni come la cultura, la visione, le missioni e il contesto storico della tua azienda, oltre ai diritti e alle responsabilità dei dipendenti.
Puoi utilizzare un software per manuali dei dipendenti per aiutarti a creare e aggiornare il tuo.
Per evitare di sovraccaricare i nuovi assunti con troppe informazioni il primo giorno, molti team HR creano manuali per i nuovi assunti più brevi, che includono solo le politiche più importanti.
11. Stabilisci il tuo piano di L&D
I team HR aiutano i dipendenti ad acquisire nuove competenze e conoscenze e a progredire nella loro carriera.
Di conseguenza, dovresti iniziare a definire il tuo programma di apprendimento e sviluppo (L&D) mentre crei un dipartimento HR.
Considera gli obiettivi di L&D, le lacune di competenze dell'azienda e le competenze necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali strategici.
Parla con i tuoi dipendenti delle loro ambizioni e dei loro interessi, poiché questo ti aiuterà a delineare i loro percorsi di carriera.
Sviluppa un quadro formativo completo, includendo i contenuti e i materiali di L&D.
Questo articolo sulla strategia di apprendimento e sviluppo ti aiuterà a sviluppare la tua.
Esternalizzare o non esternalizzare?
Alcune organizzazioni scelgono di esternalizzare in tutto o in parte la propria funzione delle risorse umane.
L'esternalizzazione delle risorse umane viene spesso valutata nelle prime fasi della creazione del team HR. Ci rivolgiamo a una organizzazione professionale dei datori di lavoro (PEO) o a una società di gestione delle buste paga per determinate funzioni?
La risposta dipende dall'esperienza e dall'ambito di responsabilità del tuo team HR interno, nonché dalla strategia, dagli obiettivi e dalle tempistiche dell'azienda.
Ad esempio, se stai pianificando di assumere dipendenti a livello internazionale, allora probabilmente sarà una buona idea capire come un datore di lavoro legale (EOR) può aiutarti.
A volte possono sorgere vincoli di budget. In questo caso, puoi affidarti a un partner per l'esternalizzazione delle risorse umane per ricevere supporto con varie funzioni che fanno semplicemente parte di un servizio o di un prodotto.
Affidarsi a un broker di benefit che agisca come estensione della tua funzione di gestione dei benefit ne è un ottimo esempio.
La creazione di un dipartimento HR porterà grandi vantaggi
Creare un team HR è un'impresa entusiasmante e impegnativa che aiuterà la tua azienda a crescere e a ottenere risultati migliori.
Anche se siete una piccola impresa o una startup in fase iniziale, avere un reparto HR vi porterà grandi vantaggi, aiutandovi a rispettare le normative, garantendo che le vostre esigenze in termini di talenti siano soddisfatte e aiutandovi a sviluppare un invidiabile marchio del datore di lavoro.
Se state pensando di esternalizzare, date un'occhiata alla nostra selezione dei migliori PEO e dei migliori EOR per iniziare.
Alcuni articoli utili per aiutarvi nel vostro percorso:
