Come affrontare la gestione delle risorse umane nelle PMI

Che cos'è la gestione delle risorse umane?

Prima di addentrarci nell'argomento, l'HRM è un approccio strategico alla gestione della preziosa risorsa rappresentata dalle persone. In definitiva, l'obiettivo è aiutare l'azienda a raggiungere una crescita sostenibile attraverso una gestione efficace dei talenti.

I responsabili delle risorse umane hanno il compito di risolvere i problemi e fornire guida e orientamento agli altri lavoratori. Le funzioni dell'HRM includono:

• Selezione - ricerca, attrazione, assunzione e inserimento di nuovi talenti con un software di selezione del personale per piccole imprese
• Formazione e sviluppo - supporto alla formazione e allo sviluppo dei dipendenti
• Esperienza dei dipendenti - creazione delle basi per un ambiente in cui i dipendenti possano prosperare, crescere & svilupparsi e sentire il sostegno e il riconoscimento degli altri
• Strategie di fidelizzazione - azioni strategiche per trattenere i dipendenti
• Relazioni con i dipendenti - contribuire a mantenere un rapporto positivo tra datore di lavoro e dipendenti e fungere da intermediario nelle controversie tra dipendenti
• Conformità - garantire che un'organizzazione operi nel rispetto delle leggi sul lavoro
• Contabilità HR - misurazione e analisi dell'impatto finanziario delle pratiche HR, inclusi i costi della forza lavoro, la produttività e il ritorno sull'investimento nelle persone.

Sì, l'HRM riguarda in parte l'amministrazione, ma è importante che le attività amministrative — in aree chiave come buste paga e benefit, nonché la necessaria documentazione HR — siano gestite in modo efficiente. Questo è il minimo che i dipendenti si aspettano!

Tuttavia, l'evoluzione delle risorse umane oggi non è incentrata sull'amministrazione, bensì sull'analisi. Si tratta di utilizzare i dati per guidare lo sviluppo organizzativo dal punto di vista delle persone.

Con la democratizzazione degli HRMS e di altre tecnologie, gran parte delle attività amministrative può essere automatizzata o gestita direttamente dai dipendenti, lasciando a chi si occupa di HR la possibilità di dedicarsi maggiormente al pensiero strategico e alla sperimentazione.

In che modo la gestione delle risorse umane differisce nelle piccole e medie imprese?

Sebbene gli obiettivi generali dell'HRM siano gli stessi in tutte le organizzazioni, i metodi per raggiungerli variano in base a fattori quali dimensioni e risorse. 

Dimensioni

Le grandi organizzazioni richiedono dipartimenti HR composti da specialisti nelle diverse funzioni. Nelle imprese più piccole, l'HRM è generalmente affidato a una o cinque persone. Le funzioni possono essere suddivise tra figure come l'amministratore delegato, il responsabile delle attività operative, il responsabile HR, il responsabile delle persone e della cultura o il selezionatore interno.

In generale, i team HR delle piccole imprese non avranno accesso allo stesso livello di risorse delle grandi organizzazioni. Devono fare i conti con risorse più limitate e i responsabili HR devono essere un po' creativi e scegliere strategie e strumenti adeguati al proprio budget.

Ad esempio, nelle piccole e medie imprese, la gestione delle buste paga può rientrare nelle responsabilità HR per mantenere bassi i costi generali; nelle aziende più grandi, invece, probabilmente ci sarà un dipartimento dedicato alla contabilità e alle buste paga.

Responsabilità

Come accennato in precedenza, a causa delle dimensioni ridotte del team, è probabile che i responsabili HR delle PMI debbano occuparsi di una combinazione di responsabilità (a volte nemmeno legate alle risorse umane), mentre in un'organizzazione più grande il ruolo sarà probabilmente più specializzato.

Uno studio sulle PMI portoghesi ha rilevato che l'HRM nelle piccole organizzazioni riflette una «costante informalità».

Questo è ideale per i professionisti HR che amano la varietà e assumere nuovi ruoli e responsabilità. In un'azienda più piccola, generalmente c'è più spazio per la creatività e spetta a chi si occupa delle risorse umane gettare le basi per la crescita organizzativa.

Lettura correlata: Principali responsabilità delle Risorse umane

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Dall’amministrazione alla strategia

Man mano che la tua organizzazione cresce, crescerà anche il dipartimento HR. O almeno dovrebbe. 

A volte un’organizzazione cresce e assume una persona HR per occuparsi esclusivamente dell’amministrazione e garantire la conformità. Probabilmente le verranno affidati anche il reclutamento, la gestione della forza lavoro, le finanze e forse persino la gestione generale dell’ufficio. 

Tuttavia, investire troppo poco nelle risorse umane e sovraccaricare il dipartimento significa perdere il valore strategico che professionisti HR concentrati ed esperti possono apportare.

Investire in professionisti e processi HR validi significa investire nella forza lavoro più ampia.

Ti aiuteranno, insieme al tuo team dirigenziale, a far crescere la tua organizzazione e a individuare le esigenze principali per raggiungere gli obiettivi aziendali complessivi.

Potresti esternalizzare le funzioni amministrative e assumere qualcuno che si concentri esclusivamente sullo sviluppo delle persone e dei processi e sulla costruzione della cultura che desideri. 

Oggi ho constatato che sempre più professionisti HR affrontano il proprio lavoro in modo agile, agendo in modo simile ai responsabili di prodotto per la cultura aziendale.

Ciò significa raccogliere feedback, sperimentare qualcosa su piccola scala, raccogliere ulteriori feedback, apportare modifiche e poi sperimentare nuovamente o implementare l’iniziativa in tutta l’azienda. 

La gestione delle risorse umane nella tua piccola o media impresa: su cosa concentrarsi

Se ricopri un ruolo dirigenziale all’interno di un’organizzazione e sei responsabile della gestione delle persone, allora, in un modo o nell’altro, il tuo lavoro è legato alle risorse umane.

Ogni organizzazione è diversa ma, indipendentemente dall’aspetto del tuo dipartimento HR, esistono alcune buone pratiche universali per le risorse umane che apportano vantaggi a qualsiasi organizzazione.

Essere proattivi, non reattivi

Può accadere che le risorse umane vengano viste come una burocrazia eccessiva, un onere amministrativo ed economico che ostacola le vendite e i profitti. Per questo motivo, spesso vengono trascurate fino all’ultimo momento, quando l’organizzazione deve tirarsi fuori dai guai. 

Questa percezione rende le organizzazioni “diffidenti nei confronti delle risorse umane” e riluttanti a effettuare un investimento adeguato. È anche il motivo per cui, se stai leggendo questo contenuto in qualità di professionista HR, potresti concordare quando le persone dicono che si tratta di un “lavoro ingrato”. 

Tuttavia, investire prima nelle risorse umane porterà benefici in seguito. Si tratta di essere proattivi invece di reattivi. Se non rifletti sulle persone prima che sia troppo tardi, il costo sarà rappresentato da dipendenti demotivati e forse persino in condizioni di salute non ottimali.

Se stai leggendo questo contenuto in qualità di professionista HR frustrato dal modo in cui la tua organizzazione gestisce le risorse umane, puoi fare molto più che limitarti a svolgere attività burocratiche!

Dimostra il tuo valore imparando a conoscere le diverse aree dell’azienda e mostrando come puoi contribuire a risolvere i problemi aziendali con soluzioni incentrate sulle persone.

Stabilire un obiettivo strategico

Se stai assumendo una persona HR affinché svolga qualcosa di più della semplice amministrazione di base, o se sei la persona assunta per gestire le risorse umane, è importante collaborare per stabilire obiettivi strategici chiari per la funzione HR.

Ciò significa innanzitutto definire una visione e una dichiarazione che colleghino gli obiettivi aziendali e i valori fondamentali al tipo di cultura che desideri costruire. 

Questo è un esempio di dichiarazione d’intenti HR di Unilever:

Quando le risorse umane inizieranno a essere considerate un dipartimento strategico, in grado di generare profitti all’interno dell’organizzazione, otterranno maggiore consenso, budget e così via.

Sviluppare e sostenere i valori aziendali

I valori della tua azienda fungono da principi guida che influenzano sia la strategia sia la cultura. Aiutano i team a collaborare verso un obiettivo aziendale comune. Non devono essere necessariamente molto originali, ma semplicemente riflettere ciò che il tuo team… beh... considera importante.

Il vantaggio di un team piccolo è che è più facile raccogliere il contributo dei dipendenti riguardo a come dovrebbero essere questi valori. Aprire questo processo può portare a dipendenti molto più coinvolti e motivati, che fanno propri gli obiettivi dell’organizzazione. 

Quando i tuoi valori sono definiti, spetta alle risorse umane garantire che vengano rispettati e presi in considerazione in funzioni come l’assunzione e il riconoscimento dei dipendenti.

Dai un’occhiata a questi esempi di valori aziendali per trovare qualche ispirazione.

Creare e comunicare la tua tabella di marcia

È importante creare una roadmap per le risorse umane. Non solo per il tuo vantaggio, ma anche affinché i membri del team possano vedere i tipi di progetti su cui stai lavorando e il valore che ritieni possano apportare.

Non tutte le decisioni che prendi come team delle risorse umane saranno apprezzate, soprattutto se comportano un cambiamento del “modo in cui le cose vengono normalmente fatte”. Ecco perché è importante comunicare chiaramente il motivo di eventuali cambiamenti e ottenere il consenso dei dipendenti, dedicando il tempo necessario a rispondere alle domande e a dimostrare come il nuovo processo o la nuova strategia andranno a beneficio di tutti nel lungo periodo.

Inoltre, una comunicazione aperta e regolare con i dipendenti stabilisce un precedente per una cultura collaborativa, nella quale i dipendenti si sentono ascoltati e incoraggiati a contribuire con le proprie idee.

Raccogli regolarmente i feedback

In linea con una comunicazione aperta, è importante raccogliere feedback. Come ha espresso così bene Matt Gould, autore, coach di leadership, fondatore dell’HTI Institute e recente ospite di un podcast sull’argomento:

Raccogliere feedback, sia positivi che negativi, utilizzando metodi come sondaggi, cassette per i suggerimenti, assemblee pubbliche e valutazioni delle prestazioni è utile per creare una migliore esperienza per i dipendenti.

Questo è un aspetto fondamentale della metafora delle “risorse umane come responsabile di prodotto” che ho menzionato in precedenza.

Crea un solido processo di gestione delle prestazioni

Indipendentemente dalle dimensioni del team, i dipendenti apprezzano una buona gestione delle prestazioni perché li aiuta ad avere un’indicazione chiara di ciò che hanno raggiunto e su cosa devono lavorare. Non si tratta solo della valutazione annuale delle prestazioni.

Idealmente, dovresti impegnarti a implementare un processo continuo di gestione delle prestazioni, con feedback regolari che permettano ai manager di agire più come mentori e formatori. È inoltre importante includere anche lo sviluppo e la pianificazione del percorso professionale.

Ecco una guida più completa per sviluppare un sistema efficace di gestione delle prestazioni.

Investi nella formazione e nello sviluppo

La formazione e lo sviluppo (T&D) sono strettamente legati alla gestione delle prestazioni. Le PMI hanno meno probabilità di investire in T&D a causa della mancanza di risorse. Tuttavia, nelle organizzazioni più piccole e in particolare nelle startup, i dipendenti possono trovarsi a ricoprire ruoli, soprattutto manageriali, senza aver ricevuto una formazione preliminare.

Accantonare alcune risorse per la T&D, anche se si tratta semplicemente di tempo che i dipendenti possono dedicare alla propria formazione, li aiuta 1) a svolgere il proprio lavoro in modo più efficace e 2) ad aumentare la motivazione. Utilizza il budget per collaborare con esperti, come piattaforme di coaching o strumenti di formazione esterni.

Definisci alcune politiche e una documentazione condivisa

Con la crescita della tua azienda, insieme alla crescente tendenza verso forze lavoro da remoto e internazionali, nel lungo periodo farà risparmiare tempo a tutti dedicare un po’ di tempo alla creazione di politiche per le risorse umane e processi uniformi per funzioni di base come la richiesta di ferie e la gestione delle spese e dei benefit.

Questi contenuti possono essere archiviati in applicazioni aziendali condivise come Slite o Notion, facilmente accessibili da tutti.

Crea una buona esperienza di inserimento

Il recruiting nelle startup può essere costoso, quindi è importante offrire ai nuovi dipendenti un’esperienza eccellente fin dall’inizio.

Indipendentemente dalle dimensioni dell’organizzazione, vale la pena dedicare tempo e impegno alla creazione di un’esperienza di inserimento che aiuti i nuovi assunti ad ambientarsi più rapidamente, a sentirsi motivati nel nuovo ruolo e ad aumentare la probabilità che rimangano in azienda.

Idealmente, il programma di inserimento dovrebbe estendersi dal momento in cui il nuovo assunto firma la lettera di offerta fino ai primi 90 giorni. La nostra piattaforma di inserimento presso Ordergroove propone loro alcune attività (tutte divertenti) da svolgere prima dell’inizio, per permettere loro di conoscere l’organizzazione, incontrare il team e condividere informazioni su di sé.

Scopri di più sulle migliori pratiche di inserimento e su come creare un piano per i primi 30, 60 e 90 giorni.

Abbraccia la tecnologia

Un tempo le tecnologie per le risorse umane erano pacchetti aziendali accessibili economicamente solo alle grandi organizzazioni.

Oggi, tuttavia, i vantaggi del software HR sono alla portata di aziende di tutte le dimensioni, poiché molti fornitori si rivolgono al mercato delle PMI con soluzioni e app HR basate sul cloud convenienti.

I sistemi di gestione delle risorse umane (HRMS) possono aiutarti a gestire gli aspetti amministrativi delle risorse umane e a supportare processi come la gestione delle prestazioni. Le funzionalità comuni includono:

• Gestione di orari e presenze
• Sistemi di tracciamento dei candidati
• Conformità normativa
• Gestione dei benefit
• Software HR con gestione delle buste paga
• Soluzioni di previsione
• Fogli presenze
• Inserimento dei dipendenti
• Pianificazione dei turni dei dipendenti

Esiste inoltre una galassia di strumenti HR moderni che possono aiutarti con altre funzioni importanti, come la raccolta dei feedback dei dipendenti, la promozione del riconoscimento tra colleghi e la costruzione di relazioni.

Anziché affidarti a un unico strumento per gestire tutto (nonostante ciò che dicono i venditori), per ottenere tutti i vantaggi del software HR, spesso è meglio combinare gli strumenti in uno stack tecnologico HR integrato e flessibile.

Esternalizza

Proprio come l'utilizzo della tecnologia può contribuire ad alleviare il carico amministrativo e liberare tempo per attività più strategiche, anche l'esternalizzazione delle funzioni HR può essere d'aiuto.

Ciò potrebbe significare esternalizzare la gestione delle buste paga o altre funzioni amministrative a una società di gestione delle buste pagasocietà, a un'organizzazione datoriale professionale (PEO) o a un datore di lavoro registrato (EOR, ideale per le assunzioni internazionali).

Per indicazioni sui potenziali vantaggi e sugli aspetti da considerare, consulta i nostri articoli su che cos'è una PEO e che cos'è un EOR.

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