Hva er HR-programvare, og hvordan kan det være nyttig for virksomheten din?

Typiske bruksområder omfatter bedre datahåndtering og sikkerhet, automatisering av viktige prosesser som lønnskjøring og mer omfattende innsikt i arbeidsstyrken for datadrevet beslutningstaking.

Fordeler med HR-programvare

HR-programvare kan være til nytte for enkeltpersoner og team i hele virksomheten din på mange måter.

Slik er HR-programvare til nytte for HR-avdelinger

Her er hvordan HR-programvare er til nytte for HR-avdelinger:

• Automatisering av administrative oppgaver: HR-programvare automatiserer rutineoppgaver som håndtering av medarbeiderdata, registrering av oppmøte og lønnskjøring. Dette reduserer den manuelle arbeidsmengden, minimerer feil og gir HR-ansatte tid til å fokusere på mer strategiske oppgaver.
• Forbedret rekrutteringsprosess: Plattformer som søkersporingssystemer og CRM-systemer for rekruttering bidrar til å håndtere stillingsannonser, sile søknader og kommunisere med kandidater. Dette kan fremskynde rekrutteringsprosessen, gi kandidatene en bedre opplevelse og forbedre kvaliteten på ansettelsene.
• Forbedret introduksjon av medarbeidere: Spesialisert programvare for introduksjon av medarbeidere eller moduler kan effektivisere introduksjonsprosessen ved å automatisere deler som innsending av dokumenter, opplæringsplaner og innledende vurderinger.
• Læring og utvikling: Verktøy som læringsstyringssystemer bidrar til å utforme opplæringsprogrammer, gi enkel tilgang til opplæringsmateriell og måle hvor effektive L&D-programmene er.
• Selvbetjeningsportaler for medarbeidere: Mange HR-systemer tilbyr selvbetjeningsportaler som lar medarbeidere administrere sin egen personlige informasjon, sine fordeler og andre HR-relaterte oppgaver. Dette gir medarbeiderne større selvstendighet og reduserer den administrative belastningen på HR-avdelingen.
• Datahåndtering og analyse: Verktøy som programvare for HR-analyse hjelper HR-avdelinger med å få innsikt i trender i arbeidsstyrken, resultatmålinger og etterlevelsesproblemer. Disse dataene kan være avgjørende for strategisk planlegging og beslutningstaking.
• Juridisk etterlevelse: Det kan være utfordrende å holde tritt med arbeidsrett og forskrifter. Programvare eller moduler for HR-etterlevelse bidrar til å sikre etterlevelse ved å oppdatere systemene i samsvar med nye lover og ved å opprettholde korrekte registre for revisjonsspor.
• Forbedret kommunikasjon: Disse systemene inneholder ofte verktøy som legger til rette for kommunikasjon mellom medarbeidere og HR-ansatte, for eksempel informasjonsarkiver, meldingsplattformer og verktøy for tilbakemeldinger. Dette kan sikre at HR-relaterte problemer løses raskere og øke engasjementet.
• Resultatstyring: Verktøy for resultatstyring hjelper med å følge opp medarbeidernes prestasjoner, sette mål og gjennomføre medarbeidersamtaler. Dette bidrar til å håndtere medarbeiderutvikling mer effektivt og samordne individuelle mål med virksomhetens mål.

Slik er HR-programvare til nytte for medarbeidere

Siden mye av HR-arbeidet er rettet mot å støtte medarbeiderne, er det naturlig at HR-programvare også skal være til nytte for medarbeiderne. 

Slik forbedrer HR-programvare den generelle opplevelsen på arbeidsplassen:

• Forbedrede HR-produkter og -tjenester: HR- og personaldriftsteamene får mer tid og kan bruke programvare til å samle inn data og tilbakemeldinger og bruke dette til å utvikle bedre produkter og tjenester som forbedrer arbeidsplassopplevelsen.
• Enkel tilgang til informasjon: HR-programvare inkluderer vanligvis selvbetjeningsportaler for ansatte, slik at de enkelt kan få tilgang til og administrere personopplysningene sine, noe som bidrar til å skape en bedre medarbeideropplevelse.
• Effektiv introduksjon: For nyansatte effektiviserer HR-programvare introduksjonsprosessen, slik at den blir raskere og mer strukturert. Ansatte kan få tilgang til nødvendige dokumenter, opplæringsmateriell og timeplaner gjennom systemet, noe som hjelper dem med å finne seg til rette i de nye rollene sine på en mer komfortabel og effektiv måte.
• Forbedret kommunikasjon: Mange HR-systemer legger til rette for bedre kommunikasjon i organisasjonen gjennom integrerte meldingssystemer, kunngjøringer og oppdateringer. Dette bidrar til å holde de ansatte informert om og engasjert i det som skjer i selskapet.
• Bedre resultatstyring: Verktøy som programvare for resultatstyring hjelper ansatte med å sette mål, følge opp resultater og motta jevnlige tilbakemeldinger fra lederne sine. Dette kan fremme personlig vekst og karriereutvikling, og gjøre det enklere for ansatte å nå sine profesjonelle mål.
• Tidsstyring: Med funksjoner som tidsregistrering og permisjonsstyring kan ansatte enkelt søke om fri, registrere arbeidstiden sin og administrere timeplanene sine.
• Bedre opplæring og utvikling: Teammedlemmer kan bruke de nevnte læringsstyringssystemene til å lage karrierekart og tilpasse lærings- og utviklingsløpene sine.

Slik gagner HR-programvare virksomheten som helhet

Til syvende og sist bør ethvert nytt verktøy være til nytte for virksomheten på en eller annen måte. Slik kan HR-programvare bidra til å gi et konkurransefortrinn:

• Tidsbesparelser og automatisering: Automatiserer gjentakende oppgaver som lønn, administrasjon av personalgoder og oppfølging av etterlevelse, noe som reduserer manuelt arbeid.
• Forbedret nøyaktighet: Minimerer menneskelige feil i prosesser som lønn, dokumentasjon og dokumentasjon av etterlevelse.
• Sentralisert datahåndtering: Lagrer all informasjon om ansatte på ett sted, slik at den er enkel å få tilgang til og oppdatere.
• Bedre etterlevelse: Hjelper organisasjoner med å overholde arbeidsrettslige regler, skatteregler og retningslinjer for databeskyttelse.
• Bedre talentstyring: Effektiviserer rekruttering, introduksjon og resultatoppfølging, og forbedrer ansettelser og medarbeiderbevaring.
• Forbedret medarbeideropplevelse: Selvbetjeningsportaler gjør det mulig for ansatte å få tilgang til lønnsslipper, be om fri og administrere personalgoder.
• Datadrevet beslutningstaking: Gir analyser og rapporter for bedre bemanningsplanlegging, analyse av medarbeideravgang og evaluering av resultater.
• Skalerbarhet: Støtter virksomheter i vekst ved å tilpasse seg endrede HR-behov.
• Kostnadsbesparelser: Reduserer administrative kostnader knyttet til manuelle HR-prosesser.
• Forbedret sikkerhet: HR-programvare kan bidra til å beskytte sensitive personopplysninger om ansatte gjennom kryptering og tilgangskontroller.

Hvem bruker HR-programvare?

Det finnes i dag svært mange ulike HR-programvareverktøy som dekker hele spekteret av talentstyring.

Alle teammedlemmer vil bruke HR-programvaren i en eller annen grad, enten det er for å få tilgang til lønnsoppgavene sine gjennom selvbetjeningsmodulen for ansatte, sende inn en forespørsel om fri eller delta i en resultatvurdering.

I tillegg finner du HR-programvare for virksomheter utviklet for store internasjonale selskaper, samt HR-verktøy for små bedrifter som skalerer raskt.

Som vi skal komme inn på, er det viktig å huske på flerbrukeraspektet når du velger riktig verktøy for organisasjonen din.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Typer HR-programvare

Vi har allerede nevnt noen ovenfor, men her er noen av de vanligste typene HR-programvare og hva de gjør:

Informasjonssystem for personaladministrasjon (HRIS) 

Et HRIS (eller informasjonssystem for personaladministrasjon) er en type kjerne-HR-programvare som først og fremst bidrar til å lagre og administrere medarbeiderdata, men som vanligvis også leveres med en rekke sentrale HR-funksjoner.

Viktige funksjoner omfatter sentralisert administrasjon av medarbeiderdata, lønnsbehandling, administrasjon av personalgoder, registrering av arbeidstid, søkersporing, evaluering av prestasjoner og selvbetjeningsportaler.

Se vårt utvalg av de beste systemene for personalinformasjon for å forenkle HR-driften og administrere medarbeiderdataene dine effektivt.

System for personaladministrasjon (HRMS)

I likhet med HRIS-er er HRMS-er avanserte programvareløsninger som omfatter mange av de sentrale, strategiske funksjonene innen personaladministrasjon. Funksjonene i et system for personaladministrasjon avgjør hvor effektivt HR-programvaren kan støtte teamets mål.

Et HRMS omfatter administrasjon av medarbeiderdata, lønns- og personalgodeadministrasjon, rekruttering og introduksjon av nyansatte, evaluering av prestasjoner, registrering av arbeidstid og tilstedeværelse, læringsadministrasjon og HR-analyse.

Se vårt utvalg av de beste systemene for personaladministrasjon for mer informasjon. Hvis teamet ditt er lite eller budsjettet er begrenset, kan du i stedet finne en bedre løsning i denne listen over HRMS-programvare for små bedrifter.

Author's Tip

Uansett hva selgerne forteller deg, er det lite sannsynlig at ett verktøy vil være godt på alt, så noe du bør se etter, er enkel integrasjon med resten av din HR-teknologistakk.

System for søkersporing

ATS-er er utviklet for å forbedre rekrutteringsprosessen ved å gjøre den mer effektiv for alle involverte.

Vanlige funksjoner i rekrutteringsprogramvare omfatter publisering av stillingsannonser på flere plattformer, planlegging av intervjuer, verktøy for CV-gjennomgang og rekrutteringsanalyse.

Hvis du vil vite mer, kan du se vårt utvalg av de beste systemene for søkersporing eller listen vår over den beste rekrutteringsprogramvaren utviklet for små bedrifter.

Lønnsprogramvare 

Lønnsprogramvare er et viktig verktøy som brukes av HR- og økonomiteam (det diskuteres hvem) til å holde oversikt over medarbeidernes arbeidstimer, lønnssatser, opptjente feriedager, betalt fri, arbeidsgiveravgift og andre lønnsskattetrekk, lønnsfradrag (som føderale og lokale skatter) og mer.

Disse verktøyene automatiserer størstedelen av lønnsbehandlingen og sikrer nøyaktig og rettidig utbetaling av lønn, skattetrekk og overholdelse av arbeidslovgivningen.

Se vårt utvalg av den beste lønnsprogramvaren for en grundigere gjennomgang.

Programvare for prestasjonsstyring

Det er kjent at det er vanskelig å lykkes med prestasjonsstyring. Programvare for prestasjonsstyring kan hjelpe ved å digitalisere prosessen for prestasjonsvurdering og gjøre det enklere å sette og følge opp mål, analysere produktivitet og registrere resultater.

De inneholder også moderne elementer som innhenting av 360-graders tilbakemeldinger fra teammedlemmer, kontinuerlige tilbakemeldingssløyfer og verktøy for én-til-én-oppfølging. 

I tillegg kan de bidra til etterfølgerplanlegging ved å identifisere kompetansegap som må håndteres i den langsiktige strategiske planleggingen.

Se vårt utvalg av den beste programvaren for prestasjonsstyring for en grundigere gjennomgang.

Læringsadministrasjonssystem (LMS)

Læring og utvikling er, i likhet med prestasjonsstyring, en annen viktig funksjon som det er vanskelig å lykkes med.

LMS-er kan hjelpe ved å tilby et sentralisert sted for å opprette, levere og følge opp pedagogisk innhold og kurs.

De inneholder verktøy som gjør det mulig for undervisere å administrere kursmateriell, og for deltakere å få tilgang til og bruke disse ressursene. Formålet er å forenkle læringsprosessen, gjøre den mer tilgjengelig og effektiv og støtte et bredt spekter av læringsbehov.

Se vårt utvalg av de beste læringsadministrasjonssystemene for mer informasjon.

Programvare for administrasjon av personalgoder

I likhet med lønnsadministrasjon vil alle som har ansvar for administrasjon av personalgoder i en organisasjon, være ganske knyttet til programvaren for lønnsadministrasjon (med mindre den selvfølgelig er elendig).

Det skyldes at den hjelper administratorer av personalgoder med å håndtere løpende oppgaver, som å avstemme månedlige kostnader mot lønn, hjelpe ansatte med endringer i ordninger eller forsørgede og generere rapporter for å sikre juridisk overholdelse.

De inkluderer vanligvis selvbetjeningsportaler for ansatte som forenkler registreringsprosessen for nyansatte og veileder dem gjennom alle tilgjengelige alternativer. 

Se vårt utvalg av den beste programvaren for administrasjon av personalgoder for mer informasjon.

Programvare for medarbeiderengasjement

Medarbeiderengasjement, medarbeidertilfredshet, medarbeideropplevelse – det er egentlig det samme.

Uansett fokuserer programvare for medarbeiderengasjement på å forbedre medarbeidertilfredshet og -engasjement gjennom funksjoner som tilbakemeldingsverktøy og plattformer for anerkjennelse av ansatte.

Se vårt utvalg av den beste programvaren for medarbeiderengasjement eller AI-verktøy for medarbeiderengasjement for en grundigere gjennomgang.

Skybasert HR-programvare

Det er en økende trend at organisasjoner tar i bruk skybaserte plattformer for å håndtere HR-funksjonene sine, og erstatter tradisjonelle systemer som er installert lokalt.

Fordelene med skybaserte HR-løsninger er særlig populære blant SMB-er og oppstartsbedrifter, og omfatter bedre tilgjengelighet og skalerbarhet samt mindre vedlikehold, men kan innebære redusert datasikkerhet og tilpasningsmuligheter.

For mer informasjon kan du se vårt utvalg av den beste skybaserte HR-programvaren.

Slik velger du HR-programvare: Prosess i åtte trinn

Hvis du vurderer om det å oppgradere HR-programvaren eller investere i en ny HR-programvareløsning kan være fordelaktig for organisasjonen din, er neste steg å finne den rette løsningen.

Her er en trinnvis prosess for å velge riktig HR-programvare for deg:

1. Virksomhetens behov og visjon

Det første trinnet er å formulere visjonen for HR og sørge for at den samsvarer med virksomhetens strategi, retning og visjon.

Fordelen med dette er at det til syvende og sist vil bidra til å skape støtte blant viktige interessenter og beslutningstakere i ledergruppen.

2. Identifiser utfordringer og kartlegg behov

Utfordringer betyr i denne sammenhengen de konkrete vanskelighetene og ineffektivitetene en virksomhet opplever i sine nåværende HR-administrasjonsprosesser, og som HR-programvaren skal bidra til å løse og redusere.

Vanlige utfordringer du bør se etter, er blant annet tidsbruk på manuelle prosesser og avvik i data. 

Viktig tips: Innhent innspill fra alle de viktigste interessentene, inkludert personer som har ansvar for ulike deler av HR-funksjonene dine, siden de alle vil ha forskjellige behov.

Ved å kombinere strategiske behov med utfordringer blir det enklere å kartlegge kravene til HR-programvaren.

3. Nåværende prosesstrinn

Nåværende prosesstrinn er måtene du gjør ting på i HR-avdelingen din i dag. 

Dette bør omfatte alle de viktigste HR-oppgavene dine, for eksempel hvordan du håndterer medarbeideropplysninger, permisjonssøknader, ansettelser og introduksjon av nyansatte.

Begynn med å føre opp hovedprosessene, trinnene i hver prosess, hvem som er ansvarlig for hvert trinn, og hvor lang tid hver prosess tar.

4. Definer mål på suksess

Du bør nå ha en god idé om hva du trenger fra det nye verktøyet ditt.

Dette kan være en mer effektiv administrasjon, raskere besettelse av stillinger eller bedre gjennomføring av opplæring.

Hvis du kan spare tid og ressurser ved å implementere HR-programvare, er det mulig å dokumentere avkastningen på investeringen? Dan Georges utmerkede artikkel om økonomisk forståelse innen HR er en nyttig ressurs her.

5. Få innledende støtte og godkjenning

Presenter funnene dine fra trinnene ovenfor for å finne ut om du har støtte fra HR-lederne dine til å fortsette, eller om du må avslutte prosessen. Hvis du har fått muntlig godkjenning, er det bare å fortsette!

6. Kontakt leverandører

Se deg rundt, be om noen demonstrasjoner, og del kravene dine på forhånd med hver programvareleverandør du møter. Dette vil hjelpe dem med å demonstrere hvordan programvaren deres kan forbedre HR-funksjonen din i tråd med behovene dine.

Hvis plattformen du er interessert i, ikke har alle funksjonene du trenger, hvor enkelt vil det være å integrere den med andre HR-systemer? Hva er de samlede kostnadene for HR-programvaren sammenlignet med fordelene?

Noen flere leverandørspesifikke spørsmål du kan stille:

• Hvilke leverandører er de beste for ditt bruksområde?
• Hvilke er best rangert i sin kategori?
• Hvilken funksjon har hvert verktøy best rangering på?
• Hva sier kundeanmeldelser og anbefalinger? Hvilke fordeler og ulemper rapporteres oftest?
• Hvilken type innføring, opplæring, brukerstøtte og andre ressurser tilbyr leverandøren?
• Finnes det omfattende dokumentasjon?
• Brukergrensesnitt: Er det visuelt tiltalende?
• Brukeropplevelse: Er det intuitivt å navigere i og enkelt å bruke?
• Er dette verktøyet enkelt eller komplekst nok for behovene dine innen personaladministrasjon? 
• Tilbyr det fleksibiliteten eller tilpasningsmulighetene du trenger?
• Tilbyr det robuste sikkerhetsstandarder og overholder det personvernregler og beste praksis? Finnes det et alternativ for lokal installasjon?
• Er prisen innenfor budsjettet ditt? Er prisfastsettelsen tydelig? Er prisen berettiget basert på programvarens funksjoner? Er enkelte viktige funksjoner bare tilgjengelige i dyrere prisnivåer? 
• Tilbyr det en demonstrasjon eller gratis prøveperiode?

7. Utarbeid beslutningsgrunnlaget og få godkjenning

Med utgangspunkt i dataene ovenfor er det på tide å skrive beslutningsgrunnlaget. 

Dette trenger ikke å være et dokument på ti sider. Det kan være så enkelt som et notat på én side.

Dette trenger ikke å være et dokument på ti sider. Det kan være så enkelt som et notat på én side.  Beslutningstakere ser etter svar på følgende spørsmål:

• Hvor mye koster det?
• Hvilke utfordringer vil programvaren løse?
• Hva skjer hvis vi ikke investerer i programvaren?
• Hvor lang tid vil det ta å implementere den?
• Hvorfor må vi investere nå?
• Hva er avkastningen på investeringen ved å implementere denne programvaren?

Hvis du vil gå mer i dybden, kan du lese artikkelen vår om hvordan du utarbeider et beslutningsgrunnlag for HR-programvare.

8. Ta en beslutning

Gratulerer! Du har fått godkjenning til å gå videre med leverandøren du har valgt. Neste steg er implementering av HR-programvaren, innføring og opplæring. Dette blir gøy!

Slik går du videre

HR-programvare er ikke en mirakelkur, men den kan absolutt forbedre prosessene dine for datahåndtering og gjøre HR-driften mer effektiv.

Vi oppfordrer deg til å utforske verdenen av programvare for personaladministrasjon videre.

Heldigvis for deg har People Managing People gjennomgått ulike underkategorier av HR-programvare i årevis, så vi har allerede gjort mye av forarbeidet for deg.