So wählen Sie Lohnabrechnungssoftware aus: Der Leitfaden eines Experten’s

Wenn ich eine neue Lohnabrechnungssoftware für meine Organisation auswählen würde, würde ich auf Folgendes achten:

1. Kann sie mehrere Mitarbeitertypen effektiv unterstützen?

Möglicherweise beschäftigen Sie sowohl fest angestellte als auch auf Stundenbasis bezahlte Mitarbeitende sowie Auftragnehmer. Da Mitarbeitende anhand ihrer Arbeitszeiten, Zusatzleistungen und Tätigkeitsarten klassifiziert werden, muss Ihre HR-Software mit Lohnabrechnung in der Lage sein, auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Belegschaft einzugehen.

Einige Systeme sind speziell auf die Anforderungen der Lohnabrechnung für Vollzeitbeschäftigte oder Vertragsmitarbeitende ausgerichtet, während andere flexible Kategorisierungsoptionen anbieten.

Darüber hinaus umfassen einige Dienste Portale zur Selbstbedienung, über die Mitarbeitende Steuerinformationen einreichen und Arbeitszeiten sowie Abrechnungszeiträume einsehen können.

2. Lässt sich die Software problemlos in andere Systeme integrieren?

Lohnabrechnungssoftware lässt sich integrieren mit HRMS, Buchhaltungssoftware, Zeiterfassungs- und Anwesenheitssystemen, Plattformen zur Einreichung von Steuerunterlagen, Software zur Verwaltung von Zusatzleistungen, ERP-Systemen, Systemen für direkte Gehaltszahlungen, Werkzeugen zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, mobilen Anwendungen und Lernmanagementsystemen.

Wenn Sie sich für ein eigenständiges Lohnabrechnungssystem entscheiden, muss es Informationen mit Ihrem HRMS oder HRIS, Ihrem Buchhaltungssystem oder Ihrer Zeiterfassungssoftware austauschen können. In diesem Fall lohnt es sich zu prüfen, wie einfach sich diese Integrationen umsetzen lassen.

3. Werden Steuern berechnet, einbehalten und eingereicht?

Die Verwaltung von Lohnabrechnungssteuern ist ein echtes Problem. Ein zuverlässiges Lohnabrechnungssystem vereinfacht die Berechnung, den Einbehalt und die Einreichung von Steuern und verhindert kostspielige Fehler.

Es sollte außerdem Lohnpfändungen nahtlos bearbeiten und die Einhaltung gerichtlich angeordneter Abzüge für Kindesunterhalt, Steuerpfändungen oder andere Verpflichtungen gewährleisten.

Achten Sie auf einen Anbieter, der nicht nur die korrekten Beträge einbehält, sondern diese auch bei den zuständigen Behörden einreicht.

Auf ein paar Dinge sollten Sie achten:

• Ist der Anbieter ein registrierter Meldungsbeauftragter beim IRS?
• Ist die Genauigkeit der Steuererklärungen „garantiert“, das heißt, übernimmt der Anbieter die Kosten für etwaige Fehler?

4. Bietet sie direkte Gehaltszahlungen an?

Laut einer Umfrage der American Payroll Association werden 93 % der Mitarbeitenden per elektronischer Einzahlung bezahlt. Daher ist dies eine wichtige Funktion, auf die ich bei einer Lohnabrechnungslösung achten würde.

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5. Bietet sie flexible Lohnabrechnungsoptionen?

Möglicherweise möchten Sie Mitarbeitende je nach Bedarf wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich bezahlen. Daher ist die Möglichkeit, unbegrenzt viele Abrechnungen mit unterschiedlichen Intervallen durchzuführen, praktisch.

Zusätzlich ist Gehaltsauszahlung auf Abruf ein äußerst geschätzter Vorteil, der Beschäftigten größere finanzielle Flexibilität bietet.

6. Unterstützt es mehrere Standorte?

Wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Gebieten tätig ist (oder Sie davon ausgehen, dass dies in Zukunft der Fall sein könnte, etwa durch die Eröffnung eines neuen Franchise-Restaurants, für das eine Gehaltsabrechnung erforderlich ist), kann die Software dann die Vergütung für den jeweiligen Arbeitsort der Beschäftigten berechnen und auszahlen?

7. Welche Berichtsfunktionen bietet das System?

Gehaltsabrechnungsdaten sind eine wahre Goldgrube für die Finanzplanung, Compliance-Prüfungen und die Personalstrategie. Fragen Sie nach integrierten Berichten wie Zusammenfassungen der Gehaltsabrechnung, Steuerverbindlichkeiten, Abzügen für Zusatzleistungen und Analysen der Arbeitskosten. Prüfen Sie, ob Berichte angepasst oder automatisch geplant werden können. 

Erkundigen Sie sich außerdem, ob die Berichte in CSV exportiert werden können oder sich direkt in Ihre Buchhaltungstools integrieren lassen. 

Glauben Sie mir: Die Möglichkeit, übersichtliche und umsetzbare Berichte zu erstellen, kann Zeit sparen und die Entscheidungsfindung verbessern. Daher sollten Sie dies auf jeden Fall berücksichtigen, auch wenn Sie Gehaltsabrechnungssoftware für ein kleines Unternehmen auswählen.

8. Sind die Preispläne skalierbar?

Natürlich unterscheiden sich die Anforderungen an Gehaltsabrechnungssoftware für ein kleines lokales Unternehmen erheblich von denen einer großen multinationalen Organisation.

Die von Ihnen geprüften Anbieter haben wahrscheinlich mehrere Optionen für die Preisgestaltung von Gehaltsabrechnungssystemen, abhängig von der Unternehmensgröße und den Anforderungen.

In der Regel umfassen Abonnementpläne eine monatliche Grundgebühr sowie eine monatliche Gebühr pro Beschäftigtem. Ein gutes Beispiel für einen Anbieter von Gehaltsabrechnungssoftware, der diesem Modell folgt, ist Gusto. Das Unternehmen berechnet Unternehmen eine Grundgebühr von $40 pro Monat plus $6 für jeden Beschäftigten. Ein Unternehmen mit 100 Beschäftigten würde somit $640 pro Monat zahlen.  

Viele monatliche Abonnementpläne umfassen mehrere Stufen, etwa für Start-ups oder Großunternehmen, wobei jede Stufe unterschiedliche Funktionen und Dienstleistungen für die Gehaltsabrechnung bietet. Die teureren Pläne können zusätzliche technische Unterstützung, zusätzliche Unterstützung im Personalwesen, mehrere Standorte sowie einen persönlichen Buchhalter zur Vorbereitung und Einreichung von Steuererklärungen umfassen. 

Das monatliche Abonnementmodell wird von Unternehmen unabhängig von ihrer Größe bevorzugt, da es eine günstige monatliche Gebühr und Möglichkeiten zur Skalierung bietet.

Beim Vergleich verschiedener Anbieter können umfassende Vergleiche von Gehaltsabrechnungssoftware Ihnen dabei helfen, die beste Lösung für Ihre Organisation zu finden.

Alternativ kann eine kostenlose Lösung für die Gehaltsabrechnung alle wichtigen benötigten Funktionen ohne die hohen Kosten herkömmlicher Systeme bereitstellen, allerdings müssen Sie möglicherweise auf fortgeschrittenere Funktionen verzichten.

9. Wie sicher ist es?

Gehaltsabrechnungssoftware speichert vertrauliche Informationen über Beschäftigte. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass jede von Ihnen in Betracht gezogene Lösung die folgenden Sicherheitsmaßnahmen bietet:

• PCI-Konformität
• MFA (Mehrfaktor-Authentifizierung)
• Datenverschlüsselung
• Passwortschutz
• Eingeschränkte Zugriffsberechtigungen

10. Wie gut ist der Kundenservice?

Wenn Sie die Gehaltsabrechnung selbst verwalten, ist es äußerst wichtig, alles richtig zu machen. Daher müssen alle Probleme schnell gelöst werden. Aus diesem Grund achte ich stets auf den Umfang des verfügbaren Kundensupports und lese Bewertungen zum Kundensupport.

Einige zu bewertende Faktoren:

• Hilfreiche Artikel und Videos
• Kundensupport-Hotlines
• Online-Chat
• Interne Experten für die Gehaltsabrechnung.

11. Ist es anpassbar?

Die von Ihnen ausgewählte Gehaltsabrechnungssoftware muss an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassbar sein. Upgrades oder Erweiterungen können häufig zur Software hinzugefügt werden, um besondere Zeitvorgaben, Währungen oder Steuereinstellungen zu berücksichtigen.

Außerdem sollten Sie nach anpassbaren Analyse-Dashboards für die Vergütungsberichterstattung suchen, die auf spezifische Anforderungen zugeschnitten werden können.

Profi-Tipp

Ein übermäßig komplexes System kann die Akzeptanz und Produktivität beeinträchtigen. Die Priorisierung benutzerfreundlicher Oberflächen und intuitiver Arbeitsabläufe stellt sicher, dass Teams die Technologie effektiv nutzen können. Die besten Lösungen bieten Konfigurierbarkeit, umfangreiche Funktionen und Benutzerfreundlichkeit und ermöglichen es Organisationen, zu skalieren, ohne Effizienz und Effektivität zu opfern. — Dara Brenner, Leiterin der Produktentwicklung bei Employ

Gehaltsabrechnungsoptionen, die Sie in Betracht ziehen sollten

Vor diesem Hintergrund finden Sie hier einige Gehaltsabrechnungsoptionen, die Sie in Betracht ziehen sollten:

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1. 1. Paycor — Am besten geeignet zur Automatisierung von Lohnabrechnungsaufgaben
2. 2. Paycom — Am besten für mitarbeitergesteuerte Fehlervermeidung
3. 3. RemoFirst — Am besten geeignet für globale Teams in über 170 Ländern
4. 4. RemotePeople — Am besten geeignet für globale Lohn- und Gehaltsabrechnung
5. 5. Deel Payroll — Am besten geeignet für konforme Gehaltsabrechnung in über 150 Ländern
6. 6. Workforce.com — Am besten für automatisierte, komplexe Gehaltsberechnungen
7. 7. Keka HR — Am besten geeignet zur Vereinigung von HR, Lohnabrechnung und Projektabrechnung
8. 8. Employment Hero — Am besten für kanadische KMU geeignet
9. 9. Justworks — Am besten geeignet für gemischte Belegschaftsabrechnung
10. 10. Paylocity — Am besten geeignet für HR, Lohnabrechnung und Integrationen in einem

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahlliste der besten Software für die Gehaltsabrechnung.

5-Schritte-Prozess zur Auswahl einer Software für die Gehaltsabrechnung

Folgen Sie abschließend diesem 5-Schritte-Prozess, um die richtige Software auszuwählen.

Schritt eins: Bedarf ermitteln

Bevor Sie mit der Recherche zu Anbietern beginnen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Interessengruppen zu verstehen, einschließlich Ihrer Teammitglieder in der Gehaltsabrechnung, Führungskräfte, Führungspersonen und regulären Mitarbeitenden.

Fragen, die Ihnen helfen, Ihren Bedarf zu ermitteln:

• Was sind die häufigsten Herausforderungen, mit denen die Abteilung für Personalwesen, Gehaltsabrechnung oder Buchhaltung konfrontiert ist?
• Wie wird jede Interessengruppe die neue Software nutzen? Ist eine Software für die Gehaltsabrechnung in Unternehmen besser geeignet?
• In welchen Bereichen bleibt das aktuelle Personalverwaltungssystem oder der aktuelle Prozess hinter den Erwartungen zurück? (Prozessmapping kann hierbei helfen.)
• Welche Beschwerden im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung treten am häufigsten auf?
• Wie wird sich eine neu erworbene Software in Ihren HR-Technologie-Stack einfügen?
• Welche Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen gelten in Bezug auf Datensicherheit, Lieferantenvielfalt, Lieferantenverträge usw.?
• Wie technikaffin ist Ihr Team? Die von Ihnen ausgewählte Software sollte nicht komplexer einzurichten und zu nutzen sein, als Ihr Team bewältigen kann.
• Wie hoch ist Ihr Budget?
• Welche Rendite (ROI) würden Sie erwarten?

Wenn Sie diese Fragen stellen, können Sie genau bestimmen, was Sie von Ihrer HR-Software benötigen, einschließlich des Untertyps der Software für die Gehaltsabrechnung, den Sie wahrscheinlich am dringendsten benötigen.

Holen Sie die Beiträge Ihrer Interessengruppen ein (IT und Finanzen sind immer hilfreich) und nutzen Sie ihr Feedback, um Anwendungsfälle zu formulieren und eine Matrix zu erstellen, in der verglichen wird, was für die einzelnen Interessengruppen wichtig ist.

Sie können nun das Gespräch mit Anbietern führen und ihnen für jeden Benutzer eine Liste mit unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen vorlegen.

Schritt zwei: Anbieter recherchieren

Nun ist es an der Zeit, Marktforschung zu betreiben und sich mit den führenden Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbietern für Ihren Anwendungsfall vertraut zu machen. Zahlreiche Websites (wie auch wir!) haben es sich zum Ziel gesetzt, die besten Softwareoptionen für verschiedene Anforderungen und Anwendungsfälle aufzulisten.

Teams, die beispielsweise von überall aus auf die Anwendung oder den Browser zugreifen müssen, können Online-Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung vergleichen, während diejenigen, die menschliche Fehler reduzieren und den Verwaltungsaufwand senken möchten, Tools für die automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung in Betracht ziehen können.

Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig auslagern, werden Sie hingegen eine ganz andere Auswahl an Anbietern recherchieren. Die Vor- und Nachteile der Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an ein externes Unternehmen müssen Sie verstehen.

Nehmen Sie sich die Zeit, die Website jedes Anbieters zu studieren und sich alle Fragen zu notieren, die dabei aufkommen. Gibt es Fallstudien und Bewertungen, die den Hauptnutzen oder das wichtigste Verkaufsargument des Tools belegen?

Sie können auch Online-Communities beitreten oder Ihr Netzwerk nach Empfehlungen fragen. 

Einige anbieterbezogene Fragen, die Sie stellen sollten:

• Welche Anbieter sind für Ihren Anwendungsfall am besten geeignet?
• Welche Anbieter werden in ihrer Kategorie am besten bewertet?
• Welche Funktion wird bei jedem Tool am besten bewertet?
• Richtet sich das Tool an kleine und mittlere Unternehmen oder eignet es sich eher für den Einsatz in Großunternehmen?
• Was sagen Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte aus? Welche Vorteile und Nachteile werden am häufigsten genannt?
• Welche Art von Einführung, Schulung, Support und anderen Ressourcen bietet der Anbieter an?
• Ist eine umfassende Dokumentation verfügbar?
• Erfüllen die Funktionen des Tools Ihre Anforderungen?
• Lässt sich die Software in die HR-Tools integrieren, die Sie bereits verwenden?
• Ist die Benutzeroberfläche ansprechend gestaltet?
• Ist die Benutzererfahrung positiv? 
• Ist die Navigation intuitiv und die Bedienung einfach?
• Ist dieses Tool für Ihre Anforderungen an das Personalmanagement zu einfach oder zu komplex? 
• Bietet es die erforderliche Flexibilität oder Anpassbarkeit?
• Bietet es umfassende Sicherheitsstandards und erfüllt es Datenschutzbestimmungen sowie bewährte Verfahren? Ist eine lokale Installation verfügbar?
• Entspricht der Preis Ihrem Budget? Ist die Preisgestaltung transparent? 
• Ist der Preis angesichts der Funktionen der Software gerechtfertigt? Sind bestimmte wichtige Funktionen nur in teureren Preismodellen verfügbar? 
• Bietet der Anbieter eine Demo oder eine kostenlose Testversion an?

Schritt drei: Eine Vorauswahl treffen und Kontakt aufnehmen

Nachdem Sie einige vielversprechende Anbieter identifiziert haben, ist es an der Zeit, etwas tiefer zu recherchieren und einige Demotermine zu vereinbaren.

1. Senden Sie jedem Anbieter eine Informationsanfrage (RFI), damit Sie Ihre Optionen Punkt für Punkt vergleichen können.
2. Wenn Sie wirklich gründlich vorgehen möchten, senden Sie jedem Anbieter auf Ihrer Vorauswahlliste eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP). Diese enthält wichtige Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre spezifischen Anforderungen, einen Anbieterfragebogen sowie spezifische Regeln für die Einreichung des Angebots, die eingehalten werden müssen, beispielsweise Einreichungsfristen.
3. Vereinbaren Sie ein Gespräch mit dem Vertriebsmitarbeiter des Anbieters und gehen Sie Ihre Fragen durch.

Diese Gespräche, die idealerweise Demonstrationen des Produkts im Einsatz beinhalten sollten, helfen Ihnen auch dabei, ein Gefühl für den Anbieter zu bekommen und einzuschätzen, ob Sie eine gute Partnerschaft aufbauen können.

Verwenden Sie zum Vergleich der Anbieter diese praktische Bewertungsvorlage.

Killerfrage

Zum Beispiel könnten Teams, die von überall aus browserbasierten Zugriff benötigen, Online-Lohnabrechnungssoftware vergleichen, während diejenigen, die menschliche Fehler reduzieren und den Verwaltungsaufwand verringern möchten, automatisierte Lohnabrechnungssoftware-Tools in Betracht ziehen.“Können Sie mir anhand eines realen Beispiels zeigen, wie Ihr System einem Unternehmen wie unserem geholfen hat?”—Diese Frage durchbricht allgemeine Produktvorführungen und vermittelt Ihnen einen Eindruck von den tatsächlichen Auswirkungen. Bitten Sie um Fallstudien oder Referenzen von Unternehmen ähnlicher Größe in Ihrer Branche und darum, wie die Software ihnen bei der Lösung spezifischer Probleme geholfen hat—sei es bei Compliance-Herausforderungen, Integrationsanforderungen oder der Skalierbarkeit.

Schritt vier: Die geschäftliche Begründung erstellen

Nachdem Sie alle oben genannten Daten zusammengetragen haben, ist es an der Zeit, Ihre geschäftliche Begründung auszuarbeiten. Das muss kein 10-seitiges Dokument sein, sondern kann so einfach wie ein einseitiges Kurzdokument sein (denn wer hat schon Zeit, 10 Seiten zu lesen?).

 Entscheidungsträger suchen Antworten auf die folgenden Fragen:

• Wie viel kostet es? 
• Welche Probleme wird die Software lösen?
• Was passiert, wenn wir nicht in die Software investieren?
• Wie lange wird die Implementierung dauern?
• Warum müssen wir jetzt investieren?
• Wie hoch ist der ROI der Implementierung dieser Software?

Vielleicht kennen Sie die Antworten auf die Kostenfrage noch nicht; eine Genehmigung in dieser Phase einzuholen, wird Sie jedoch auf Erfolgskurs bringen.

Hier ist eine Vorlage für eine geschäftliche Begründung, die Sie für automatisierte Lohnabrechnungssoftware verwenden können:

• Zusammenfassung für Entscheidungsträger: Kurzer Überblick über den Vorschlag, die wichtigsten Vorteile von Lohnabrechnungssoftware und die Schlussfolgerungen.
• Aktuelle Situation und Problembeschreibung: Beschreibung des aktuellen Zustands sowie der konkreten Herausforderungen oder Probleme, die behandelt werden.
• Vorgeschlagene Lösung und Vorteile: Detaillierte Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung und ihrer erwarteten Vorteile einschließlich einer Kosten-Nutzen-Analyse.
• Implementierungsplan und Risikobewertung: Schrittweise Implementierungsstrategie, Zeitrahmen und eine Zusammenfassung potenzieller Risiken mit Maßnahmen zu deren Minderung.
• Fazit und Empfehlungen: Prägnante Zusammenfassung der geschäftlichen Begründung mit abschließenden Empfehlungen für Entscheidungsträger.

Schritt fünf: Implementieren und einarbeiten

Stellen Sie sicher, dass die Beteiligten über Ihre neue Lösung informiert sind und sich bei deren Nutzung sicher fühlen. 

Der Hauptgrund dafür, dass Unternehmen keinen ROI aus dem Kauf von Software erzielen, besteht darin, dass sie die Implementierung der Lohnabrechnungssoftware nicht konsequent durchführen, um ihr glänzendes neues Werkzeug ordnungsgemäß in die täglichen Abläufe zu integrieren.

Ein effektives Änderungsmanagement ist entscheidend. Damit Mitarbeitende Ihre neue Software nutzen, müssen sie verstehen, welchen Nutzen sie ihnen bringt (z. B. wie sie ihnen Zeit spart und wie ihre Urlaubsanträge schneller genehmigt werden) und wissen, wie sie sie verwenden.

Hier sind einige Tipps, die dabei helfen:

• Kommunizieren Sie klar, dass Sie das neue System einführen und was dies für die Mitarbeitenden bedeutet. Fordern Sie Mitarbeitende auf, Fragen zu stellen.
• Nutzen Sie alle vom Anbieter der Lohnabrechnungssoftware angebotenen Einarbeitungs- und Schulungsmaßnahmen und machen Sie es für Mitarbeitende verpflichtend, diese Schulung innerhalb eines realistischen Zeitrahmens abzuschließen.
• Bestimmen Sie eine Person, die für die Leitung der Implementierung verantwortlich ist und als Ansprechpartner für alle Fragen (und Rückmeldungen) der Mitarbeitenden fungiert.
• Machen Sie Mitarbeitende auf verfügbare Selbsthilfe-Ressourcen aufmerksam und stellen Sie sicher, dass sie wissen, wie sie ein Support-Ticket erstellen, wenn sie auf Schwierigkeiten stoßen.

Wie geht es weiter?

Wenn Sie gerade recherchieren, wie Sie Lohnabrechnungssoftware auswählen, kontaktieren Sie kostenlos einen SoftwareSelect-Berater und erhalten Sie Empfehlungen.

Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre spezifischen Anforderungen besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste von Software zur Prüfung. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.