So wählen Sie eine Lohnabrechnungssoftware: Der Expertenleitfaden
Um Lohnabrechnungssoftware auszuwählen, sollten Sie darauf achten, eine Lösung zu finden, die Ihre Lohnabrechnungsaufgaben vereinfacht, Fehler reduziert und Sie gesetzeskonform hält. Angesichts der vielen verfügbaren Optionen möchten Sie eine Software nutzen, die zu Ihrem Unternehmensumfang und Ihren Bedürfnissen passt, Ihre Prozesse optimiert und Ihren Arbeitsalltag erleichtert. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, Ihre Auswahl sicher zu treffen und die beste Lohnabrechnungssoftware für eine genaue und stressfreie Gehaltsabrechnung zu finden.
11 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von Lohnabrechnungssoftware achten sollten
Wenn Sie eine Lohnabrechnungssoftware wählen, entscheiden Sie sich nicht nur für ein Werkzeug – Sie wählen ein zentrales System, das Aspekte wie Compliance, Finanzen, Vertrauen der Mitarbeitenden und die Geschäftskontinuität betrifft.
Ich gehe davon aus, dass Ihnen die wichtigsten Funktionen einer Lohnabrechnungssoftware bekannt sind, daher gehe ich darauf nicht näher ein.
Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag fertigzulesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Werkzeuge, Leitfäden und Einblicke für den Erfolg im Zeitalter der KI erschließen.
Have an account? Log In
Wenn ich für meine Organisation eine neue Lohnabrechnungssoftware auswählen müsste, würde ich auf Folgendes achten:
1. Unterstützt die Software verschiedene Mitarbeitendentypen effektiv?
Vielleicht beschäftigen Sie eine Mischung aus Angestellten mit festem Gehalt, Stundenlöhnern und auch Vertragskräften. Da Mitarbeitende auf Grundlage ihrer Arbeitszeiten, ihrer Vorteile und Anstellungstypen kategorisiert werden, muss Ihre HR-Software mit Lohnabrechnungsfunktion die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Belegschaft berücksichtigen können.
Einige Systeme richten sich speziell an die Lohnabrechnungsanforderungen von Vollzeit- oder Vertragsmitarbeitenden, während andere flexible Kategorisierungsmöglichkeiten bieten.
Außerdem bieten einige Dienste Mitarbeitendenportale zur Selbstverwaltung an, in denen Mitarbeiter:innen Steuerdaten einreichen sowie Arbeits- und Abrechnungszeiten einsehen können.
2. Lässt sich die Software einfach mit anderen Systemen integrieren?
Lohnabrechnungssoftware kann integriert werden mit HRMS, Buchhaltungssoftware, Zeiterfassungs- und Anwesenheitssystemen, Steuerplattformen, Software zur Leistungsverwaltung, ERP-Systemen, Systemen zur Direktüberweisung, Compliance-Tools, mobilen Anwendungen und Lernmanagement-Systemen.
Wenn Sie ein eigenständiges Lohnabrechnungssystem nutzen möchten, muss es Daten mit Ihrem HRMS oder HRIS, Ihrer Buchhaltungssoftware oder Zeiterfassungssoftware teilen können. Prüfen Sie also, wie einfach diese Integrationen funktionieren.
3. Werden Steuern berechnet, einbehalten und abgeführt?
Die Verwaltung von Lohnsteuern ist eine echte Herausforderung. Ein verlässliches Lohnabrechnungssystem vereinfacht die Berechnung, Einbehaltung und Abführung von Steuern und verhindert so teure Fehler.
Es sollte auch Pfändungen vom Gehalt problemlos abwickeln, um die Einhaltung von gerichtlichen Anordnungen zu unterstützen, z.B. für Unterhaltszahlungen, Steuerpfändungen oder andere Verpflichtungen.
Suchen Sie einen Anbieter, der nicht nur die korrekten Beträge einbehält, sondern diese auch bei den zuständigen Behörden einreicht.
Einige Dinge, auf die Sie achten sollten:
- Ist der Anbieter ein registrierter Reporting Agent beim IRS?
- Ist die Steuerabgabegenauigkeit 'garantiert', d.h., übernimmt der Anbieter die Kosten von Fehlern?
4. Gibt es eine Direktüberweisung?
Laut einer Umfrage der American Payroll Association erhalten 93 % der Arbeitnehmenden ihr Gehalt per elektronischer Direktüberweisung. Deshalb wäre dies eine wichtige Funktion, auf die ich bei einer Lohnabrechnungslösung achten würde.
5. Bietet sie flexible Lohnabrechnungsoptionen?
Vielleicht möchten Sie Mitarbeitende wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich abrechnen. Daher ist die Fähigkeit, unbegrenzt viele Lohnläufe und verschiedene Abrechnungsintervalle zu verwalten, hilfreich.
Darüber hinaus ist Lohn-Auszahlung auf Abruf eine sehr geschätzte Zusatzleistung, die Arbeitnehmenden mehr finanzielle Flexibilität ermöglicht.
6. Unterstützt sie mehrere Standorte?
Wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Regionen tätig ist (oder Sie in Zukunft vielleicht eine neue Restaurant-Franchise eröffnen möchten, die eine Lohnbuchhaltung benötigt), kann die Software dann Löhne berechnen und auszahlen, je nachdem, wo jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter arbeitet?
7. Über welche Reporting-Funktionen verfügt das System?
Lohnbuchhaltungsdaten sind eine wahre Fundgrube für Finanzplanung, Compliance-Audits und Personalstrategie. Fragen Sie nach integrierten Berichten wie Lohnübersichten, Steuerverbindlichkeiten, Abzügen für Sozialleistungen und Analysen der Personalkosten. Prüfen Sie, ob Berichte angepasst oder automatisch geplant werden können.
Fragen Sie außerdem, ob die Berichte als CSV exportiert oder direkt mit Ihren Buchhaltungstools integriert werden können.
Glauben Sie mir, die Fähigkeit, saubere, verwertbare Berichte zu erzeugen, kann Zeit sparen und die Entscheidungsfindung verbessern. Deshalb ist dies etwas, worauf Sie achten sollten – selbst wenn Sie eine Lohnbuchhaltungssoftware für ein kleines Unternehmen auswählen.
8. Sind die Preispläne skalierbar?
Natürlich unterscheiden sich die Anforderungen an eine Lohnbuchhaltungssoftware für ein kleines, lokales Unternehmen erheblich von denen einer großen, multinationalen Organisation.
Die von Ihnen bewerteten Anbieter haben wahrscheinlich verschiedene Preisoptionen für Lohnbuchhaltungssysteme, die sich je nach Unternehmensgröße und Anforderungen unterscheiden.
In der Regel beinhalten Abonnements einen monatlichen Grundpreis sowie einen monatlichen Betrag pro Mitarbeiter. Ein gutes Beispiel für einen Anbieter, der dieses Modell nutzt, ist Gusto, der Unternehmen eine Grundgebühr von 40 $ pro Monat plus 6 $ für jede(n) Mitarbeiter(in) berechnet. Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden zahlt also 640 $ pro Monat.
Viele monatliche Abonnementmodelle beinhalten mehrere Stufen, wie zum Beispiel Tarife für Startups oder Großunternehmen, die jeweils unterschiedliche Funktionen und Services im Bereich der Lohnabrechnung bieten. Die teuren Tarife könnten zusätzliche technische Unterstützung, mehr HR-Support, mehrere Standorte und eine(n) persönliche(n) Buchhalter(in) für die Steuererklärung und -übermittlung enthalten.
Das monatliche Abonnementmodell ist bei Unternehmen aller Größen beliebt, weil es eine geringe monatliche Gebühr und vielseitige Skalierungsoptionen bietet.
Wenn Sie verschiedene Anbieter vergleichen, kann ein umfassender Vergleich von Lohnbuchhaltungssoftware Ihnen helfen, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Alternativ kann eine kostenlose Gehaltsabrechnungslösung alle grundlegenden Funktionen bieten, die Sie benötigen, ohne die hohen Kosten traditioneller Systeme – auch wenn Sie eventuell auf fortschrittlichere Funktionen verzichten müssen.
9. Wie sicher ist die Lösung?
Lohnbuchhaltungssoftware speichert sensible Mitarbeiterinformationen. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass jede von Ihnen in Betracht gezogene Lösung folgende Sicherheitsmaßnahmen bietet:
- PCI-Konformität
- MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung)
- Datenverschlüsselung
- Passwortschutz
- Beschränkte Zugriffsrechte
10. Wie gut ist der Kundendienst?
Eine korrekte Lohnabrechnung ist essenziell, besonders wenn Sie die Abrechnung selbst erledigen. Probleme müssen daher schnell behoben werden. Deshalb achte ich immer auf das Niveau des verfügbaren Kundensupports und lese Bewertungen zum Support.
Zu bewertende Faktoren:
- Hilfreiche Artikel und Videos
- Kundendienst-Hotlines
- Online-Chat
- Inhouse-Lohnabrechnungsexpert:innen.
11. Ist das System anpassbar?
Die Lohnbuchhaltungssoftware, die Sie wählen, muss an die besonderen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassbar sein. Upgrades oder Erweiterungen können häufig hinzugefügt werden, um spezielle Anforderungen wie unterschiedliche Arbeitszeiten, Währungen oder Steuereinstellungen abzubilden.
Sie werden außerdem anpassbare Analyse-Dashboards für das Vergütungsreporting suchen wollen, die sich auf spezielle Anforderungen zuschneiden lassen.
Lohnabrechnungsoptionen, die Sie in Betracht ziehen sollten
Vor diesem Hintergrund finden Sie hier einige Lohnabrechnungsoptionen, die Sie in Betracht ziehen sollten:
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Prüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.
Mehr dazu erfahren Sie in unserer Liste der besten Lohnabrechnungssoftware.
5-Schritte-Prozess zur Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware
Abschließend hilft Ihnen dieser 5-Schritte-Prozess dabei, die richtige Software auszuwählen.
Schritt eins: Bedarf ermitteln
Bevor Sie mit der Anbietersuche beginnen, nehmen Sie sich Zeit, die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Anspruchsgruppen zu verstehen, einschließlich Ihres Lohnabrechnungsteams, Führungskräften, Vorgesetzten und normalen Mitarbeitenden.
Fragen, die Ihnen helfen, Ihre Anforderungen zu klären:
- Was sind die häufigsten Herausforderungen der Personal-/Gehaltsabrechnungs-/Buchhaltungsabteilung?
- Wie wird jede Anspruchsgruppe die neue Software nutzen, passt Enterprise-Lohnabrechnungssoftware vielleicht besser?
- Wo bleiben aktuelle HR-Systeme oder -Prozesse hinter den Erwartungen zurück? (Prozessmapping kann hierbei unterstützen)
- Was sind die häufigsten Beschwerden im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung?
- Wie lässt sich die neue Software in Ihren bestehenden HR-Tech-Stack integrieren?
- Welche Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen hinsichtlich Datensicherheit, Lieferantenvielfalt oder Verträgen gibt es?
- Wie technikaffin ist Ihr Team? Die ausgewählte Software sollte nicht komplexer in der Einrichtung und Nutzung sein, als Ihr Team bewältigen kann.
- Wie hoch ist Ihr Budget?
- Welche Art von Return on Investment (ROI) erwarten Sie?
Indem Sie diese Fragen stellen, ermitteln Sie genau die Anforderungen, die Sie an Ihre HR-Software stellen – einschließlich des Untertyps der Lohnabrechnungssoftware, der am wichtigsten für Sie ist.
Beziehen Sie Ihr Kernteam mit ein (insbesondere IT und Finanzabteilung sind oft hilfreich) und nutzen Sie deren Rückmeldungen, um Use Cases zu formulieren und eine Matrix zu erstellen, die priorisiert, was für die jeweiligen Anspruchsgruppen am wichtigsten ist.
Sie können nun das Gespräch mit den Anbietern führen und ihnen eine Liste mit notwendigen und wünschenswerten Funktionen für jeden Nutzer vorlegen.
Schritt zwei: Anbieter recherchieren
Es ist an der Zeit, Marktrecherche zu betreiben und sich mit den führenden Lohnabrechnungsunternehmen für Ihren Anwendungsfall vertraut zu machen. Unzählige Websites (wie wir!) erstellen Listen der besten Softwarelösungen für verschiedene Anforderungen und Anwendungsbereiche.
Wenn Sie beispielsweise menschliche Fehler reduzieren und den administrativen Aufwand für Ihre Gehaltsabrechnung verringern möchten, sollten Sie verschiedene automatisierte Lohnabrechnungssoftwares vergleichen und auswählen.
Sollten Sie hingegen die Lohnabrechnung komplett auslagern möchten, recherchieren Sie eine völlig andere Auswahl an Lohnabrechnungsanbietern. Es gibt Vor- und Nachteile beim Outsourcing der Lohnabrechnung an ein Drittunternehmen, die Sie verstehen sollten.
Nehmen Sie sich Zeit, jede Anbieter-Website zu studieren und notieren Sie sich auftretende Fragen. Gibt es Fallstudien und Bewertungen, die den Hauptnutzen oder das Verkaufsargument des Tools verdeutlichen?
Sie können auch Online-Communities beitreten oder Ihr Netzwerk nach Empfehlungen befragen.
Spezifische Fragen an Anbieter:
- Wer sind die Top-Anbieter für Ihren Anwendungsfall?
- Welche sind in ihrer Kategorie am besten bewertet?
- Was ist das am höchsten bewertete Merkmal jedes Tools?
- Richtet sich das Tool an kleine und mittelständische Unternehmen oder eher an Großunternehmen?
- Was sagen Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte? Welche Vorteile und Nachteile werden am häufigsten genannt?
- Welche Art von Onboarding, Schulungen, Support und weiteren Ressourcen bietet der Anbieter?
- Gibt es ausführliche Dokumentation?
- Erfüllen die Funktionen des Tools Ihre Anforderungen?
- Lässt sich die Software mit den HR-Tools integrieren, die Sie bereits nutzen?
- Ist die Benutzeroberfläche optisch ansprechend?
- Ist das Nutzungserlebnis positiv?
- Ist das Tool intuitiv und einfach zu bedienen?
- Ist dieses Tool zu einfach oder zu komplex für Ihre Anforderungen im Personalmanagement?
- Bietet es die Flexibilität oder Anpassbarkeit, die Sie benötigen?
- Bietet es hohe Sicherheitsstandards und erfüllt Datenschutzbestimmungen sowie Best Practices? Ist eine On-Premise-Option verfügbar?
- Entsprechen die Preise Ihrem Budget? Ist die Preisgestaltung transparent?
- Rechtfertigen die Fähigkeiten der Software den Preis? Sind bestimmte Schlüsselmerkmale nur in teureren Preiskategorien verfügbar?
- Gibt es eine Demo oder eine kostenlose Testversion?
Schritt drei: Erstellen Sie eine Shortlist und nehmen Sie Kontakt auf
Nachdem Sie einige vielversprechende Anbieter identifiziert haben, ist es an der Zeit, gezielter zu werden und Demo-Termine zu vereinbaren.
- Senden Sie jedem Anbieter eine Informationsanfrage (RFI), damit Sie Ihre Optionen Punkt für Punkt vergleichen können
- Wenn Sie besonders gründlich sein wollen, senden Sie jedem Ihrer Anbieter auf der Shortlist eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP). Diese enthält wichtige Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre spezifischen Anforderungen, einen Anbieterfragebogen und alle spezifischen Vorgaben zur Angebotseinreichung, wie zum Beispiel Abgabefristen.
- Vereinbaren Sie einen Termin mit deren Vertriebsmitarbeiter und gehen Sie Ihre Fragen gemeinsam durch.
Diese Gespräche, die idealerweise auch Produktdemonstrationen beinhalten sollten, helfen Ihnen außerdem dabei, ein Gefühl dafür zu bekommen, ob Sie mit dem Anbieter eine gute Partnerschaft aufbauen können.
Um Anbieter zu vergleichen, nutzen Sie diese praktische Bewertungsvorlage.
Schritt vier: Machen Sie den Business Case
Nachdem Sie alle oben genannten Daten gesammelt haben, ist es an der Zeit, Ihren Business Case zusammenzustellen. Das muss kein zehnseitiges Dokument sein – oft genügt ein einseitiges Memo (denn wer hat schon Zeit, zehn Seiten zu lesen?).
Entscheidungsträger suchen Antworten auf folgende Fragen:
- Wie hoch sind die Kosten?
- Welche Probleme werden durch die Software gelöst?
- Was passiert, wenn wir nicht in die Software investieren?
- Wie lange dauert die Implementierung?
- Warum müssen wir jetzt investieren?
- Welchen ROI bringt die Einführung dieser Software?
Vielleicht kennen Sie noch nicht alle Details zu den Kosten, aber bereits in diesem Stadium um Zustimmung zu bitten, ebnet Ihnen den Weg zum Erfolg.
Hier ist eine Business-Case-Vorlage, die Sie für Lohnabrechnungs-Automatisierungssoftware nutzen können:
- Zusammenfassung für Führungskräfte: Kurzer Überblick über den Vorschlag, die wichtigsten Vorteile von Lohnsoftware und die Schlussfolgerungen.
- Aktuelle Situation und Problembeschreibung: Beschreibung des derzeitigen Zustands und der spezifischen Herausforderungen bzw. Probleme, die angegangen werden sollen.
- Vorgeschlagene Lösung und Vorteile: Detaillierte Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung und ihrer erwarteten Vorteile, inklusive Kosten-Nutzen-Analyse.
- Implementierungsplan und Risikobewertung: Schrittweise Implementierungsstrategie, Zeitrahmen und eine Zusammenfassung potenzieller Risiken mit Maßnahmen zur Risikominderung.
- Fazit und Empfehlungen: Eine prägnante Zusammenfassung des Business Case mit abschließenden Empfehlungen für Entscheidungsträger.
Schritt fünf: Implementieren und Einführen
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über Ihre neue Lösung informiert sind und sich sicher im Umgang damit fühlen.
Der Hauptgrund, warum Unternehmen keinen ROI bei Softwarekäufen sehen, ist, dass sie die Implementierung von Lohnabrechnungs-Software nicht konsequent durchführen und das neue Tool nicht effektiv in den Arbeitsalltag integrieren.
Effektives Change Management ist entscheidend. Damit Mitarbeitende die neue Software nutzen, müssen sie deren Vorteile erkennen (z.B. wie sie Zeit sparen oder wie Urlaubsanträge schneller genehmigt werden) und wissen, wie sie funktioniert.
Hier einige Tipps, die dabei helfen:
- Kommunizieren Sie klar, dass Sie das neue System einführen, und erläutern Sie, was das für die Mitarbeitenden bedeutet. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, bei Fragen auf Sie zuzukommen.
- Nutzen Sie alle Onboarding- und Schulungsangebote des Anbieters der Lohnsoftware und machen Sie es zur Pflicht, dass alle Mitarbeitenden die Schulung in einem realistischen Zeitraum absolvieren.
- Bestimmen Sie eine verantwortliche Person, die die Einführung koordiniert und als Ansprechpartner für Fragen und Feedback dient.
- Machen Sie die Mitarbeitenden auf vorhandene Self-Service-Ressourcen aufmerksam und erklären Sie, wie sie bei Problemen ein Support-Ticket erstellen können.
Wie geht es weiter:
Wenn Sie sich gerade darüber informieren, wie Sie Lohnabrechnungs-Software auswählen, wenden Sie sich kostenlos an einen SoftwareSelect-Berater für Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, bei dem Ihre Bedürfnisse im Detail erfasst werden. Anschließend erhalten Sie eine Shortlist passender Software zur Überprüfung. Sie werden sogar während des gesamten Kaufprozesses unterstützt, einschließlich der Preisverhandlungen.