Wie Sie Lohnabrechnungssoftware auswählen: Der Expertenleitfaden
Wie Sie sicherlich wissen, kann die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein zeitaufwändiger und komplexer Prozess sein, der anfällig für Fehler, Compliance-Probleme und einen hohen Verwaltungsaufwand ist.
Eine Studie ergab, dass 88 % der Unternehmen im Jahr 2022 unter Lohnabrechnungsfehlern litten, die mit entsprechender Software hätten vermieden werden können.
Deshalb setzen viele Organisationen auf Software, um die Prozesse zu vereinfachen und Stress zu reduzieren. Aber bei so vielen Optionen: Wie finden Sie die passende Lösung für Ihren Bedarf?
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Nutzen Sie diesen Leitfaden, um Ihre Recherche zu unterstützen und die beste Lohnabrechnungslösung auszuwählen, die Ihre Abläufe vereinfacht und Genauigkeit garantiert.
11 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von Lohnabrechnungssoftware achten sollten
Bei der Auswahl von Lohnabrechnungssoftware wählen Sie nicht einfach nur ein Werkzeug – sondern ein zentrales System, das sich auf Compliance, Finanzen, das Vertrauen der Mitarbeitenden und die Geschäftskontinuität auswirkt.
Ich gehe davon aus, dass Ihnen die wichtigsten Funktionen von Lohnabrechnungssoftware bekannt sind und gehe deshalb hier nicht darauf ein.
Würde ich für meine Organisation eine neue Lohnabrechnungssoftware auswählen, würde ich auf Folgendes achten:
1. Unterstützt die Software verschiedene Mitarbeitendentypen effektiv?
Vielleicht beschäftigen Sie sowohl Angestellte mit Gehalt als auch Stundenlöhner und zusätzlich Auftragnehmer. Da Mitarbeitende nach Arbeitszeiten, Leistungen und Tätigkeitsart klassifiziert werden, muss Ihre HR-Software mit Lohnabrechnungsfunktion auch den jeweiligen Bedürfnissen Ihrer Belegschaft gerecht werden.
Manche Systeme sind speziell auf die Bedürfnisse von Vollzeitkräften oder Auftragnehmern ausgerichtet, während andere flexible Möglichkeiten zur Kategorisierung bieten.
Darüber hinaus bieten einige Dienste Self-Service-Portale, über die Mitarbeitende Steuerinformationen einreichen sowie Arbeitsstunden und Abrechnungszeiträume einsehen können.
2. Lässt sich die Software einfach mit anderen Systemen integrieren?
Lohnabrechnungssoftware lässt sich integrieren mit HRMS, Buchhaltungssoftware, Zeiterfassungs- und Anwesenheitssystemen, Steuerplattformen, Lösungen zur Verwaltung von Sozialleistungen, ERP-Systemen, Direkteinzahlungs-Systemen, Compliance-Tools, mobilen Anwendungen und Lernmanagementsystemen.
Falls Sie ein reines Lohnabrechnungssystem nutzen möchten, muss dieses Informationen mit Ihrem HRMS oder HRIS, der Buchhaltung oder Zeiterfassungssoftware austauschen können. Prüfen Sie daher im Vorfeld, wie einfach diese Integrationen möglich sind.
3. Werden Steuern berechnet, einbehalten und abgeführt?
Die Verwaltung von Lohnsteuern ist ein echter Schmerzpunkt. Ein verlässliches Lohnsystem vereinfacht die Berechnung, Einbehaltung und Abführung von Steuern und beugt teuren Fehlern vor.
Auch Lohnpfändungen sollten nahtlos abgerechnet werden, um die Einhaltung von Gerichtsbeschlüssen zu Kindesunterhalt, Steuerpfändungen oder anderen Anforderungen sicherzustellen.
Achten Sie auf einen Anbieter, der nicht nur die richtigen Beträge einbehält, sondern diese auch an die zuständigen Behörden übermittelt.
Einige Dinge, auf die Sie achten sollten:
- Ist der Anbieter ein registrierter Reporting Agent bei der IRS?
- Ist die Steuerabwicklung „garantiert", d. h. übernimmt der Anbieter die Kosten bei Fehlern?
4. Gibt es eine Direktzahlung per Überweisung?
Laut einer Umfrage der American Payroll Association werden 93 % der Mitarbeitenden per elektronischer Überweisung bezahlt. Das ist also ein zentrales Feature, auf das ich bei einer Lohnsoftware Wert legen würde.
5. Gibt es flexible Optionen für Auszahlungszeiträume?
Vielleicht möchten Sie wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich nach Bedarf auszahlen. Daher ist es besonders praktisch, wenn beliebig viele Abrechnungen mit verschiedenen Frequenzen möglich sind.
Zusätzlich ist die Sofortauszahlung eine sehr geschätzte Vergünstigung, die Arbeitnehmern mehr finanzielle Flexibilität verschafft.
6. Unterstützt es mehrere Standorte?
Wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Regionen tätig ist (oder Sie in Zukunft beispielsweise eine neue Restaurant-Franchise eröffnen möchten, die eine Lohnabrechnung benötigt), kann dann die Software die Löhne berechnen und dort auszahlen, wo jeder Mitarbeitende arbeitet?
7. Welche Berichtsfunktionen bietet das System?
Lohnabrechnungsdaten sind eine wahre Goldgrube für Finanzplanung, Compliance-Prüfungen und Personalstrategie. Fragen Sie nach integrierten Berichten, wie z. B. Lohnzusammenfassungen, Steuerverbindlichkeiten, Abzüge für Sozialleistungen und Analysen der Lohnkosten. Prüfen Sie, ob Berichte angepasst oder automatisch geplant werden können.
Fragen Sie auch, ob die Berichte im CSV-Format exportierbar sind oder sich direkt in Ihre Buchhaltungstools integrieren lassen.
Glauben Sie mir, die Möglichkeit saubere, verwertbare Berichte zu erstellen, kann Zeit sparen und die Entscheidungsfindung verbessern – das ist definitiv etwas, worauf Sie achten sollten, selbst wenn Sie eine Lohnabrechnungs-Software für kleine Unternehmen auswählen.
8. Sind die Preismodelle skalierbar?
Natürlich unterscheiden sich die Anforderungen an eine Lohnabrechnungssoftware für ein kleines lokales Unternehmen erheblich von denen einer großen, multinationalen Organisation.
Die Anbieter, die Sie prüfen, haben wahrscheinlich verschiedene Preisoptionen für Lohnabrechnungssysteme, je nach Unternehmensgröße und Anforderungen.
In der Regel beinhalten die Abonnementpläne eine monatliche Grundgebühr und eine monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Ein gutes Beispiel für einen Anbieter, der dieses Modell verfolgt, ist Gusto, der eine Grundgebühr von $40 pro Monat plus $6 für jeden Mitarbeiter berechnet. Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden würde also $640 pro Monat zahlen.
Viele monatliche Abonnements enthalten mehrere Stufen, etwa für Start-ups oder Unternehmen, die jeweils verschiedene Lohnabrechnungsfunktionen und -dienstleistungen bieten. Die teureren Pläne umfassen oft zusätzliche technische Hilfe, mehr HR-Support, Unterstützung für mehrere Standorte und einen persönlichen Buchhalter für die Steuererklärung.
Das monatliche Abomodell wird von Unternehmen jeder Größe bevorzugt, da es niedrige monatliche Kosten und Skalierungsmöglichkeiten bietet.
Beim Vergleich verschiedener Anbieter hilft es, umfassende Vergleiche von Lohnabrechnungssoftware anzusehen, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Alternativ kann eine kostenlose Lohnabrechnungslösung alle wesentlichen Funktionen bieten, die Sie benötigen, ohne die hohen Kosten traditioneller Systeme, allerdings fehlen Ihnen möglicherweise fortschrittlichere Funktionen.
9. Wie sicher ist das System?
Lohnabrechnungssoftware speichert sensible Mitarbeiterdaten, darum ist es wichtig, sicherzustellen, dass jede Lösung, die Sie in Betracht ziehen, folgende Sicherheitsmaßnahmen bietet:
- PCI-Konformität
- MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung)
- Datenverschlüsselung
- Passwortschutz
- Begrenzte Zugriffsrechte
10. Wie gut ist der Kundenservice?
Die Lohnabrechnung korrekt zu machen, wenn Sie sie selbst verwalten, ist entscheidend – daher müssen Probleme schnell gelöst werden. Ich achte deshalb immer darauf, welches Supportniveau geboten wird und lese die Bewertungen zur Kundenbetreuung.
Wichtige Faktoren für die Bewertung:
- Hilfreiche Artikel und Videos
- Kundenhotlines
- Online-Chat
- Inhouse-Lohnabrechnungsexpert:innen
11. Ist das System anpassbar?
Die von Ihnen gewählte Lohnabrechnungssoftware muss an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen angepasst werden können. Erweiterungen oder Zusatzfunktionen können häufig hinzugefügt werden, um besondere Arbeitszeiten, Währungen oder Steuereinstellungen abzubilden.
Sie sollten außerdem auf anpassbare Analyse-Dashboards für die Vergütungsberichte achten, die sich auf Ihre spezifischen Anforderungen zuschneiden lassen.
Lohnabrechnungsoptionen, die Sie in Betracht ziehen sollten
Vor diesem Hintergrund finden Sie hier einige Lohnabrechnungsoptionen, die Sie in Betracht ziehen sollten:
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Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahlliste der besten Lohnabrechnungssoftware.
5-Schritte-Prozess zur Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware
Abschließend hilft Ihnen dieser 5-Schritte-Prozess, die richtige Software auszuwählen.
Schritt eins: Bedarf ermitteln
Bevor Sie mit der Anbietersuche beginnen, nehmen Sie sich Zeit, die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Stakeholder, einschließlich Ihrer Lohnabrechnungsteammitglieder, Führungskräfte, Manager und regulären Mitarbeiter, zu verstehen.
Fragen, die helfen, Ihren Bedarf zu identifizieren:
- Was sind die häufigsten Herausforderungen, mit denen die Personal-/Lohnbuchhaltungs-/Finanzbuchhaltungsabteilung konfrontiert ist?
- Wie wird jeder Stakeholder die neue Software nutzen, ist Lohnabrechnungssoftware für Unternehmen vielleicht besser geeignet?
- Wo bleibt das aktuelle HR-System oder der derzeitige Prozess hinter den Erwartungen zurück? (Ablaufdiagramme können hier helfen)
- Was sind die häufigsten Beschwerden in Bezug auf die Lohnabrechnung?
- Wie fügt sich jede neue von Ihnen angeschaffte Software in Ihren HR-Tech-Stack ein?
- Welche Richtlinien und regulatorischen Anforderungen hat Ihr Unternehmen in Bezug auf Datenschutz, Lieferantendiversität, Lieferantenverträge usw.?
- Wie technikaffin ist Ihr Team? Die ausgewählte Software sollte nicht komplizierter in der Einrichtung und Nutzung sein, als es Ihr Team bewältigen kann.
- Wie hoch ist Ihr Budget?
- Welche Rendite (ROI) erwarten Sie?
Wenn Sie diese Fragen stellen, können Sie genau bestimmen, was Sie von Ihrer HR-Software brauchen, einschließlich des Subtyps von Lohnabrechnungssoftware, den Sie am dringendsten benötigen.
Holen Sie Feedback von Ihren Stakeholdern ein (IT und Finance sind immer hilfreich) und verwenden Sie deren Rückmeldungen, um Use Cases zu schreiben und eine Matrix zu erstellen, in der Sie vergleichen, was für jede Stakeholdergruppe wichtig ist.
So können Sie das Gespräch mit Anbietern führen und ihnen für jede Nutzergruppe eine Liste mit Muss- und Kann-Anforderungen präsentieren.
Schritt zwei: Anbieter recherchieren
Jetzt ist es an der Zeit, den Markt zu analysieren und sich mit den führenden Gehaltsabrechnungsunternehmen für Ihren Anwendungsfall vertraut zu machen. Zahlreiche Webseiten (wie unsere!) erstellen Listen mit den besten Softwareoptionen für unterschiedliche Bedürfnisse und Einsatzbereiche.
Wenn Sie beispielsweise menschliche Fehler reduzieren und den Verwaltungsaufwand für Ihre Gehaltsabrechnung senken möchten, sollten Sie verschiedene automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftwares vergleichen und auswählen.
Andererseits werden Sie einen völlig anderen Satz von Anbietern recherchieren müssen, wenn Sie die gesamte Gehaltsabrechnung auslagern möchten. Es gibt Vor- und Nachteile der Auslagerung der Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister, die Sie kennen sollten.
Nehmen Sie sich Zeit, um jede Anbieter-Website sorgfältig zu studieren, und notieren Sie sich alle Fragen, die dabei aufkommen. Gibt es Fallstudien und Bewertungen, die den Haupteinsatzzweck oder Verkaufsargumente des Tools untermauern?
Sie können auch Online-Communities beitreten oder Ihr Netzwerk nach Empfehlungen befragen.
Anbieterspezifische Fragen, die Sie stellen sollten:
- Wer sind die Top-Anbieter für Ihren Anwendungsfall?
- Welche Anbieter sind in ihrer Kategorie am besten bewertet?
- Was ist das am höchsten bewertete Merkmal jedes Tools?
- Richtet sich das Tool an kleine und mittelständische Unternehmen oder ist es eher für Großunternehmen geeignet?
- Was sagen Kundenrezensionen und Erfahrungsberichte? Welche Vorteile und Nachteile werden am häufigsten genannt?
- Welche Art von Onboarding, Schulungen, Support und weiteren Ressourcen bietet der Anbieter an?
- Gibt es eine umfassende Dokumentation?
- Erfüllen die Funktionen des Tools Ihre Anforderungen?
- Lässt sich die Software in die HR-Tools integrieren, die Sie bereits nutzen?
- Ist die Benutzeroberfläche ansprechend gestaltet?
- Ist das Benutzererlebnis positiv?
- Ist das System intuitiv zu navigieren und leicht zu bedienen?
- Ist dieses Tool für Ihre Personalmanagement-Bedürfnisse zu einfach oder zu komplex?
- Bietet es die Flexibilität oder Anpassungsfähigkeit, die Sie benötigen?
- Bietet es hohe Sicherheitsstandards und hält es Datenschutzbestimmungen und Best Practices ein? Gibt es eine On-Premise-Option?
- Entspricht das Preismodell Ihrem Budget? Ist die Preisstruktur transparent?
- Ist der Preis angesichts der Fähigkeiten der Software gerechtfertigt? Sind bestimmte wichtige Funktionen nur in teureren Preisstufen verfügbar?
- Gibt es eine Demo oder eine kostenlose Testversion?
Schritt drei: Erstellen Sie eine Shortlist und nehmen Sie Kontakt auf
Nun, da Sie einige geeignete Anbieter identifiziert haben, ist es an der Zeit, tiefer zu gehen und Demotermine zu vereinbaren.
- Senden Sie jedem Anbieter eine Request for Information (RFI), damit Sie Ihre Optionen Punkt für Punkt vergleichen können.
- Wenn Sie besonders gründlich sein wollen, schicken Sie jedem Anbieter auf Ihrer Shortlist eine Request for Proposal (RFP). Diese enthält wichtige Informationen zu Ihrem Unternehmen, Ihren speziellen Anforderungen, einen Anbieterfragebogen sowie alle Regeln zur Angebotsabgabe, wie beispielsweise Fristen.
- Vereinbaren Sie ein Gespräch mit dem Vertriebsmitarbeiter des Anbieters und gehen Sie gemeinsam Ihre Fragen durch.
Diese Gespräche, die idealerweise auch Produktdemonstrationen beinhalten, helfen Ihnen dabei, ein Gefühl für den Anbieter zu bekommen und zu beurteilen, ob eine gute Partnerschaft möglich ist.
Um Anbieter besser zu vergleichen, verwenden Sie diese praktische Bewertungsvorlage.
Schritt vier: Entwickeln Sie den Business Case
Mit allen oben gesammelten Daten ist es jetzt an der Zeit, Ihren Business Case zu erstellen. Das muss kein zehnseitiges Dokument sein, es kann so einfach wie ein einseitiges Memo gestaltet werden (denn wer hat schon Zeit, zehn Seiten zu lesen).
Entscheidungsträger suchen Antworten auf folgende Fragen:
- Wie viel kostet es?
- Welche Schmerzpunkte löst die Software?
- Was passiert, wenn wir nicht in die Software investieren?
- Wie lange dauert die Implementierung?
- Warum müssen wir jetzt investieren?
- Wie hoch ist der ROI bei der Einführung dieser Software?
Vielleicht kennen Sie die Antwort auf die Kostenfrage noch nicht; sich jedoch bereits jetzt die Zustimmung einzuholen, stellt die Weichen für Ihren Erfolg.
Hier ist eine Business-Case-Vorlage, die Sie für Payroll-Automatisierungssoftware verwenden können:
- Executive Summary: Kurze Übersicht über den Vorschlag, die wichtigsten Vorteile von Payroll-Software und die Schlussfolgerungen.
- Aktuelle Situation und Problembeschreibung: Beschreibung des Ist-Zustands sowie der konkreten Herausforderungen oder Probleme, die angesprochen werden.
- Vorgeschlagene Lösung und Vorteile: Detaillierte Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung und der erwarteten Vorteile, einschließlich einer Kosten-Nutzen-Analyse.
- Implementierungsplan und Risikobewertung: Schrittweise Umsetzungsstrategie, Zeitrahmen und Zusammenfassung potenzieller Risiken einschließlich Maßnahmen zur Risikominderung.
- Fazit und Empfehlungen: Eine prägnante Zusammenfassung des Business Case mit abschließenden Empfehlungen für Entscheidungsträger.
Schritt fünf: Implementieren und Einführen
Stellen Sie sicher, dass die Stakeholder über Ihre neue Lösung informiert sind und sich sicher im Umgang damit fühlen.
Der Hauptgrund, warum Unternehmen keinen ROI aus Software-Investitionen erzielen, liegt meist darin, dass es an der konsequenten Implementierung von Payroll-Software fehlt und das neue Tool nicht in den täglichen Betrieb integriert wird.
Effektives Change Management ist entscheidend. Damit Mitarbeitende Ihre neue Software nutzen, müssen sie verstehen, wie sie davon profitieren (z. B. wie sie Zeit sparen, wie ihre Urlaubsanträge schneller genehmigt werden usw.) und wissen, wie man sie benutzt.
Hier sind einige Tipps, die dabei helfen:
- Kommunizieren Sie klar, dass Sie das neue System einführen und was dies für die Mitarbeitenden bedeutet. Laden Sie Mitarbeitende ein, Fragen zu stellen.
- Nutzen Sie alle Onboarding- und Schulungen, die vom Payroll-Software-Anbieter angeboten werden, und machen Sie es für die Mitarbeitenden verpflichtend, diese Schulungen innerhalb eines realistischen Zeitrahmens abzuschließen.
- Bestimmen Sie eine Person, die die Verantwortung für die Einführung trägt und als Ansprechpartner für Fragen (und Feedback) der Mitarbeitenden zur Verfügung steht.
- Weisen Sie die Mitarbeitenden auf alle verfügbaren Self-Service-Ressourcen hin und stellen Sie sicher, dass sie wissen, wie sie ein Support-Ticket einreichen können, falls sie auf Schwierigkeiten stoßen.
Wie es weitergeht:
Wenn Sie gerade dabei sind zu recherchieren, wie man Payroll-Software auswählt, nehmen Sie Kontakt zu einem SoftwareSelect-Berater für kostenlose Empfehlungen auf.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, bei dem Ihre spezifischen Anforderungen besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste mit Software, die Sie überprüfen können. Sie werden sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich Preisverhandlungen, unterstützt.