Wie Sie Lohnabrechnungssoftware auswählen: Ein Expertenleitfaden
Um eine Lohnabrechnungssoftware auszuwählen, sollten Sie darauf achten, eine Lösung zu finden, die Lohnabrechnungsaufgaben vereinfacht, Fehler reduziert und Sie rechtskonform hält. Bei so vielen Optionen sollten Sie eine Software wählen, die zu Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Bedürfnissen passt, Ihre Prozesse optimiert und Ihnen das Leben erleichtert. Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, mit Zuversicht die passende Lohnabrechnungssoftware für eine genaue, stressfreie Lohnabrechnung auszuwählen.
11 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von Lohnabrechnungssoftware achten sollten
Wenn Sie eine Lohnabrechnungssoftware auswählen, entscheiden Sie sich nicht nur für ein Werkzeug – Sie wählen ein zentrales System, das Compliance, Finanzen, das Vertrauen der Mitarbeitenden und die Geschäftskontinuität betrifft.
Ich gehe davon aus, dass Sie mit den wichtigsten Funktionen einer Lohnabrechnungssoftware vertraut sind, daher gehe ich hier nicht näher darauf ein.
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Wenn ich für meine Organisation neue Lohnabrechnungssoftware auswählen müsste, würde ich auf Folgendes achten:
1. Unterstützt sie verschiedene Mitarbeitendentypen effektiv?
Es kann sein, dass Sie eine Mischung aus Festangestellten, Stundenkräften und auch Auftragnehmer:innen beschäftigen. Mitarbeitende werden je nach Arbeitszeiten, Sozialleistungen und Tätigkeitstyp eingestuft; Ihre HR-Software mit Lohnabrechnung muss die spezifischen Anforderungen Ihrer Belegschaft abdecken können.
Einige Systeme sind speziell für die Bedürfnisse von Festangestellten oder Auftragnehmenden bei der Lohnabrechnung konzipiert, während andere flexible Kategorisierungsoptionen bieten.
Darüber hinaus bieten einige Services Self-Service-Portale, damit Mitarbeitende Steuerdaten einreichen sowie Arbeitszeiten und Lohnzeiträume einsehen können.
2. Lässt sich die Software einfach mit anderen Systemen integrieren?
Lohnabrechnungssoftware integriert sich mit HRMS, Buchhaltungssoftware, Zeit- und Anwesenheitssystemen, Steuererklärungsplattformen, Software für die Leistungsverwaltung, ERP-Systemen, Direkteinzahlungssystemen, Compliance-Tools, mobilen Anwendungen und Lernmanagementsystemen.
Wenn Sie sich für die Nutzung eines eigenständigen Lohnabrechnungssystems entscheiden, müssen Sie dieses mit Ihrem HRMS oder HRIS, Ihrer Buchhaltungssoftware oder Zeiterfassungssoftware verknüpfen. Prüfen Sie daher, wie einfach diese Integrationen möglich sind.
3. Werden Steuern berechnet, einbehalten und abgeführt?
Die Verwaltung von Lohnsteuern ist oft ein großes Problem. Zuverlässige Lohnabrechnungssoftware vereinfacht die Berechnung, das Einbehalten und die Abführung von Steuern und hilft dabei, teure Fehler zu vermeiden.
Sie sollte auch Lohnpfändungen problemlos abwickeln, um die Einhaltung von gerichtlichen Abzügen etwa für Unterhaltszahlungen, Steuerforderungen oder andere Verpflichtungen sicherzustellen.
Achten Sie darauf, dass der Anbieter nicht nur die korrekten Beträge einbehält, sondern diese auch an die richtigen Behörden meldet.
Auf Folgendes sollten Sie achten:
- Ist der Anbieter beim IRS als Registered Reporting Agent registriert?
- Wird die Genauigkeit der Steueranmeldung „garantiert“, sodass der Anbieter etwaige Fehlerkosten übernimmt?
4. Bietet sie direkte Einzahlung?
Laut einer Umfrage der American Payroll Association werden 93 % der Mitarbeitenden per elektronischer Einzahlung bezahlt. Das ist daher eine Schlüsselanforderung, auf die ich bei einer Lohnabrechnungslösung achten würde.
5. Bietet sie flexible Lohnabrechnungsoptionen?
Vielleicht möchten Sie Ihre Mitarbeitenden wöchentlich, alle zwei Wochen, halbmonatlich oder monatlich auszahlen. Entsprechend ist die Möglichkeit, unbegrenzte Lohnläufe und verschiedene Intervalle zu nutzen, sehr hilfreich.
Darüber hinaus ist On-Demand-Pay ein sehr geschätzter Vorteil, der den Mitarbeitenden eine größere finanzielle Flexibilität bietet.
6. Unterstützt es mehrere Standorte?
Falls Ihr Unternehmen in unterschiedlichen Regionen tätig ist (oder Sie in Zukunft z. B. daran denken, eine neue Restaurant-Franchise zu eröffnen, die eine Lohnabrechnung benötigt), kann die Software dann Gehälter berechnen und auszahlen, je nachdem, wo die einzelnen Mitarbeitenden arbeiten?
7. Welche Berichtsfunktionen bietet das System?
Lohndaten sind eine Goldgrube für Finanzplanung, Compliance-Prüfungen und Personalstrategie. Fragen Sie nach integrierten Berichten wie Lohnzusammenfassungen, Steuerverpflichtungen, Abzug von Sozialleistungen und Analysen der Lohnkosten. Schauen Sie, ob Berichte individuell angepasst oder automatisch geplant werden können.
Fragen Sie außerdem, ob die Berichte in CSV exportiert werden können oder sich direkt in Ihre Buchhaltungstools integrieren lassen.
Glauben Sie mir: Die Fähigkeit, übersichtliche und aussagekräftige Berichte zu erzeugen, kann Zeit sparen und die Entscheidungsfindung verbessern. Darauf sollten Sie unbedingt achten, selbst wenn Sie Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen auswählen.
8. Sind die Preismodelle skalierbar?
Natürlich unterscheiden sich die Anforderungen einer Lohnabrechnungssoftware für ein kleines lokales Unternehmen stark von denen eines großen, multinationalen Konzerns.
Die Anbieter, die Sie bewerten, haben wahrscheinlich verschiedene Preismodelle für Lohnsysteme, abhängig von der Unternehmensgröße und den jeweiligen Anforderungen.
Typischerweise umfassen Abonnementpläne eine monatliche Grundgebühr und eine monatliche Gebühr pro Mitarbeitendem. Ein gutes Beispiel für einen Lohnabrechnungssoftware-Anbieter, der diesem Modell folgt, ist Gusto: Das Unternehmen verlangt eine Grundgebühr von $40 pro Monat sowie $6 für jede/n Mitarbeiter/in. Somit zahlt ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden $640 pro Monat.
Viele monatliche Abonnementspläne bestehen aus mehreren Stufen, z. B. für Startups oder Großunternehmen, wobei jede Stufe verschiedene Funktionen und Services bietet. Teurere Modelle umfassen meist zusätzliche technische Unterstützung, mehr HR-Support, mehrere Standorte und einen persönlichen Buchhalter zur Vorbereitung und Einreichung der Steuern.
Das monatliche Abonnementmodell ist für Unternehmen aller Größen attraktiv, da die monatlichen Gebühren niedrig und die Optionen flexibel und skalierbar sind.
Bei der Bewertung verschiedener Anbieter kann Ihnen ein umfassender Vergleich von Lohnabrechnungssoftware helfen, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Alternativ kann eine kostenlose Lohnabrechnungslösung alle grundlegenden Funktionen bieten, die Sie benötigen, ohne hohe Kosten wie bei traditionellen Systemen – allerdings verzichten Sie dabei womöglich auf fortgeschrittene Funktionen.
9. Wie sicher ist die Lösung?
Lohnabrechnungssoftware speichert sensible Mitarbeiterdaten, deshalb ist es wichtig, dass jede in Betracht gezogene Lösung die folgenden Sicherheitsmaßnahmen bietet:
- PCI-Konformität
- MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung)
- Datenverschlüsselung
- Passwortschutz
- Eingeschränkte Zugriffsrechte
10. Wie gut ist der Kundenservice?
Die korrekte Verwaltung der Lohnabrechnung, insbesondere wenn Sie die Gehaltsabrechnung selbst übernehmen, ist essenziell und Probleme müssen schnell gelöst werden. Deshalb schaue ich mir immer die verfügbare Kundensupport-Unterstützung an und lese Bewertungen zum Support.
Einige Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten:
- Hilfreiche Artikel und Videos
- Kundenservice-Hotlines
- Online-Chat
- Interne Lohnexperten.
11. Ist die Lösung anpassbar?
Die von Ihnen gewählte Lohnabrechnungssoftware muss an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassbar sein. Upgrades oder Erweiterungen lassen sich oft hinzufügen, um besondere Zeitmodelle, Währungen oder Steuereinstellungen zu berücksichtigen.
Sie sollten außerdem auf anpassbare Analytik-Dashboards für die Vergütungsberichterstattung achten, die sich auf spezifische Anforderungen zuschneiden lassen.
Lohnabrechnungsoptionen, die Sie in Betracht ziehen sollten
Vor diesem Hintergrund finden Sie hier einige Lohnabrechnungsoptionen, die Sie berücksichtigen können:
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Weitere Informationen finden Sie in unserer Übersicht der besten Lohnabrechnungssoftware.
5-Schritte-Prozess zur Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware
Folgen Sie abschließend diesem 5-Schritte-Prozess, um die richtige Software für sich zu finden.
Schritt eins: Bedarf ermitteln
Bevor Sie mit der Anbietersuche beginnen, nehmen Sie sich Zeit, die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Stakeholder zu verstehen – einschließlich Ihres Lohnabrechnungsteams, Führungskräften, Vorgesetzten und Mitarbeitenden.
Fragen, die Ihnen helfen, Ihren Bedarf zu ermitteln:
- Was sind die häufigsten Herausforderungen, denen sich Abteilungen wie Personalwesen, Lohnabrechnung oder Buchhaltung stellen müssen?
- Wie wird jeder Stakeholder die neue Software nutzen? Ist Enterprise-Lohnabrechnungssoftware vielleicht besser geeignet?
- Worin liegen die Schwächen des aktuellen HR-Systems oder Prozesses? (Prozessmapping kann hier helfen)
- Was sind die häufigsten Beschwerden rund um die Lohnabrechnung?
- Wie fügt sich jede neue Software, die Sie erwerben, in Ihren HR-Technologie-Stack ein?
- Welche Richtlinien und regulatorischen Anforderungen hat Ihr Unternehmen bezüglich Datensicherheit, Lieferantenvielfalt, Anbieterverträgen etc.?
- Wie technikaffin ist Ihr Team? Die ausgewählte Software sollte nicht komplexer in Einrichtung und Nutzung sein, als es Ihr Team bewältigen kann.
- Wie hoch ist Ihr Budget?
- Welche Rendite (ROI) erwarten Sie?
Diese Fragen helfen Ihnen, genau zu bestimmen, was Sie von Ihrer HR-Software erwarten – einschließlich des Subtyps der Lohnabrechnungssoftware, den Sie am dringendsten benötigen.
Holen Sie das Feedback Ihrer Stakeholder ein (IT und Finanzen sind immer hilfreich) und nutzen Sie die Rückmeldungen, um Use Cases zu verfassen und eine Matrix zu erstellen, die vergleicht, was für jede Stakeholder-Gruppe wichtig ist.
Sie können nun das Gespräch mit den Anbietern führen und ihnen eine Liste mit notwendigen und wünschenswerten Funktionen für jeden Nutzer geben.
Schritt zwei: Anbieter recherchieren
Jetzt ist es an der Zeit, eine Marktrecherche durchzuführen und sich mit den führenden Anbietern für Lohnabrechnungssoftware für Ihren Anwendungsfall vertraut zu machen. Viele Websites (wie unsere!) stellen Listen mit der besten Software für verschiedene Bedürfnisse und Einsatzgebiete zusammen.
Wenn Sie beispielsweise menschliche Fehler reduzieren und den administrativen Aufwand für Ihre Gehaltsabrechnungsprozesse senken möchten, sollten Sie verschiedene Tools zur automatisierten Lohnabrechnung miteinander vergleichen und die richtige Lösung auswählen.
Wenn Sie hingegen die Lohnabrechnung vollständig auslagern möchten, recherchieren Sie einen völlig anderen Satz an Anbietern. Es gibt Vor- und Nachteile beim Outsourcing der Lohnabrechnung an ein externes Unternehmen, die Sie verstehen müssen.
Nehmen Sie sich die Zeit, jede Anbieter-Website genau zu studieren, und machen Sie sich Notizen zu allen Fragen, die dabei auftauchen. Gibt es Fallstudien und Bewertungen, die den Hauptzweck oder das Hauptverkaufsargument des Tools belegen?
Sie können auch Online-Communities beitreten oder Ihr Netzwerk nach Empfehlungen befragen.
Anbieterspezifische Fragen, die Sie stellen sollten:
- Wer sind die führenden Anbieter für Ihren Anwendungsfall?
- Welche Anbieter sind in ihrer Kategorie am besten bewertet?
- Was ist das am besten bewertete Merkmal jedes Tools?
- Richtet sich das Tool an kleine und mittlere Unternehmen oder eher an Großunternehmen?
- Was sagen Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte? Was sind die am häufigsten genannten Vorteile und Nachteile?
- Welche Onboarding-, Schulungs-, Support- und sonstigen Ressourcen bietet der Anbieter an?
- Gibt es eine umfassende Dokumentation?
- Erfüllen die Funktionen des Tools Ihre Anforderungen?
- Lässt sich die Software in die HR-Tools integrieren, die Sie bereits nutzen?
- Ist die Benutzeroberfläche ansprechend gestaltet?
- Ist das Nutzererlebnis positiv?
- Ist das Tool intuitiv zu bedienen und einfach in der Nutzung?
- Ist dieses Tool zu einfach oder zu komplex für Ihre Personalverwaltungsbedürfnisse?
- Bietet es die Flexibilität oder Anpassbarkeit, die Sie benötigen?
- Bietet es hohe Sicherheitsstandards und entspricht es Datenschutzbestimmungen und Best Practices? Gibt es eine lokale (On-Premise) Option?
- Passen die Preise in Ihr Budget? Ist die Preisgestaltung transparent?
- Ist der Preis durch die Leistungsfähigkeit der Software gerechtfertigt? Sind bestimmte Kernfunktionen nur in teureren Preismodellen enthalten?
- Gibt es eine Demo oder kostenlose Testversion?
Schritt drei: Erstellen Sie eine Auswahlliste und nehmen Sie Kontakt auf
Nachdem Sie einige potenzielle Anbieter identifiziert haben, ist es jetzt an der Zeit, tiefer einzusteigen und einige Demo-Termine zu vereinbaren.
- Senden Sie jedem Anbieter eine Anfrage nach Informationen (RFI), damit Sie Ihre Optionen Punkt für Punkt vergleichen können.
- Wenn Sie wirklich gründlich sein möchten, senden Sie jedem der ausgewählten Anbieter eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP). Darin enthalten sind Schlüsselinformationen zu Ihrem Unternehmen, Ihren spezifischen Anforderungen, ein Anbieterfragebogen und alle Vorschriften für die Angebotsabgabe, wie etwa Einreichungsfristen.
- Vereinbaren Sie einen Termin mit dem Vertriebsmitarbeiter des Anbieters und gehen Sie Ihre Fragen durch.
Diese Termine, bei denen idealerweise auch Produktdemos enthalten sind, helfen Ihnen zudem, ein Gespür für den Anbieter zu bekommen und einzuschätzen, ob eine gute Zusammenarbeit möglich ist.
Um Anbieter besser vergleichen zu können, nutzen Sie diese praktische Bewertungsvorlage.
Schritt vier: Den Business Case erstellen
Nachdem Sie alle oben genannten Daten gesammelt haben, ist es an der Zeit, Ihren Business Case zu erstellen. Das muss kein zehnseitiges Dokument sein – ein einseitiges Memo reicht völlig aus (denn wer hat schon Zeit, zehn Seiten zu lesen?).
Entscheidungsträger suchen Antworten auf folgende Fragen:
- Wie viel kostet es?
- Welche Probleme werden mit der Software gelöst?
- Was passiert, wenn wir nicht in die Software investieren?
- Wie lange dauert die Implementierung?
- Warum sollten wir jetzt investieren?
- Wie hoch ist der ROI bei der Einführung dieser Software?
Vielleicht kennen Sie die Antwort auf die Kostenfrage (noch) nicht; aber schon zu diesem Zeitpunkt um eine Freigabe zu bitten, kann entscheidend für Ihren Erfolg sein.
Hier ist eine Business-Case-Vorlage, die Sie für Payroll-Automatisierungssoftware verwenden können:
- Zusammenfassung für die Geschäftsleitung: Kurze Übersicht über den Vorschlag, wichtige Vorteile der Payroll-Software und die Schlussfolgerungen.
- Aktuelle Situation und Problemstellung: Beschreibung des aktuellen Stands sowie der spezifischen Herausforderungen oder Probleme, die adressiert werden sollen.
- Vorgeschlagene Lösung und Vorteile: Detaillierte Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung und ihrer zu erwartenden Vorteile, einschließlich einer Kosten-Nutzen-Analyse.
- Implementierungsplan und Risikoabschätzung: Schrittweise Umsetzungsstrategie, Zeitrahmen und Zusammenfassung möglicher Risiken mit entsprechenden Gegenmaßnahmen.
- Fazit und Empfehlungen: Prägnante Zusammenfassung des Business Cases mit abschließenden Empfehlungen für die Entscheidungsträger.
Schritt fünf: Implementieren und Onboarding durchführen
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über Ihre neue Lösung informiert sind und sich im Umgang damit sicher fühlen.
Der Hauptgrund, warum Unternehmen beim Softwarekauf keinen gewünschten ROI sehen, liegt darin, dass sie die Implementierung der Payroll-Software nicht durchziehen und das neue Tool nicht richtig in den Arbeitsalltag integrieren.
Effektives Change Management ist entscheidend. Damit Mitarbeiter die neue Software nutzen, müssen sie verstehen, wie sie davon profitieren (z. B. weil sie Zeit sparen, ihre Urlaubsanträge schneller genehmigt werden etc.) und wissen, wie sie sie bedienen.
Hier einige Tipps, die dabei helfen:
- Kommunizieren Sie klar, dass Sie das neue System einführen, und erklären Sie den Mitarbeitern, was das für sie bedeutet. Fordern Sie sie aktiv auf, Fragen zu stellen.
- Nutzen Sie sämtliche Onboarding- und Schulungsangebote des Payroll-Software-Anbieters und machen Sie diese Schulungen für die Mitarbeitenden innerhalb eines realistischen Zeitrahmens verpflichtend.
- Bestimmen Sie eine Person, die hauptverantwortlich die Implementierung vorantreibt und als Ansprechpartner:in für alle Fragen und Rückmeldungen der Mitarbeitenden dient.
- Machen Sie die Mitarbeitenden auf vorhandene Self-Service-Ressourcen aufmerksam und stellen Sie sicher, dass sie wissen, wie sie ein Support-Ticket erstellen können, falls sie auf Probleme stoßen.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie gerade recherchieren, wie Sie Payroll-Software auswählen, können Sie sich kostenlos mit einem SoftwareSelect-Berater in Verbindung setzen, um Empfehlungen zu erhalten.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, bei dem auf Ihre konkreten Bedürfnisse eingegangen wird. Anschließend erhalten Sie eine Shortlist mit passenden Software-Lösungen zur Auswahl. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich Preisverhandlungen.