14 Vorteile von Bewerbermanagementsystemen
Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) vereinfacht die Personalbeschaffung, indem es den gesamten Rekrutierungsprozess organisiert und optimiert. Sie profitieren von schnelleren, fundierteren Einstellungsentscheidungen, verbesserter Zusammenarbeit und einem besseren Kandidatenerlebnis – und das bei gleichzeitiger Zeitersparnis und Reduzierung manueller Arbeit. In diesem Artikel zeige ich Ihnen ganz konkret, wie der Einsatz eines ATS Ihnen und Ihrem Team zugutekommt.
Was ist ein Bewerbermanagementsystem?
Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ist eine Art von Recruiting-Software, die von Organisationen zur Verwaltung ihrer Rekrutierungsprozesse eingesetzt wird.
Die Hauptfunktion eines ATS besteht darin, Personalabteilungen und Einstellungs-Teams die Verwaltung von Bewerbungen während des gesamten Auswahlverfahrens zu erleichtern und ein herausragendes Kandidatenerlebnis zu bieten.
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Zentrale Merkmale von ATS sind das Bewerber-Tracking, das Ausschreiben von Stellen, die Terminvereinbarung für Interviews, automatisierte Kommunikation mit Bewerber:innen sowie Recruiting-Analysen.
Im Kern ist die Funktionsweise eines ATS eine Datenbank, die die Angaben der Bewerber:innen sowie Informationen zur jeweiligen Bewerbung wie Lebenslauf, Anschreiben und Interview-Feedback speichert.
Einstellungs-Teams können das Tool dann an ihren Rekrutierungsprozess anpassen und Kandidat:innen entsprechend ihres Fortschritts durch die einzelnen Phasen bewegen.
14 zentrale Vorteile von Bewerbermanagementsystemen
ATS sind nützliche Werkzeuge zur Automatisierung der Personalbeschaffung (zumindest der lästigen Teile), und ein gut gewähltes Bewerbermanagementsystem kann folgende Vorteile bieten:
1. Mehr Effizienz
Ein ATS automatisiert viele zeitaufwändige Aufgaben wie das Schalten von Stellenanzeigen, die Vorauswahl von Kandidat:innen sowie das Nachfassen bei Bewerber:innen und Führungskräften. Recruiter können sich dadurch stärker auf strategische Tätigkeiten konzentrieren.
2. Zentrale Datenbank
ATS helfen dabei, Bewerberdaten in einer zentralen Datenbank zu organisieren und zu speichern. Unternehmen können daraus einen Pool potenzieller Kandidat:innen aufbauen, der das Sourcing und das Recruitment Marketing unterstützt.
3. Leichtere Vorauswahl von Bewerber:innen
ATS-Software kann so konfiguriert werden, dass sie im Bewerbungsprozess gezielte Fragen stellt und Bewerber:innen, die nicht bestimmte Kriterien (z.B. Wohnort oder Visastatus) erfüllen, automatisch aussortiert.
Einige KI-ATS behaupten, künstliche Intelligenz zum Filtern und Bewerten von Bewerbungen einzusetzen, jedoch empfehlen wir hier Vorsicht.
4. Optimierte Kommunikation
Automatisierte Kommunikationstools innerhalb eines ATS ermöglichen eine zeitnahe und einheitliche Interaktion mit Kandidat:innen und internen Teams, was das gesamte Kandidatenerlebnis verbessert und Bewerber stets über den Status informiert hält.
5. Verbesserte Zusammenarbeit und Koordination
Das System fördert die bessere Zusammenarbeit innerhalb des Einstellungs-Teams, da sich Notizen, Feedback und Bewertungen zu Bewerber:innen an einem zentralen Ort sammeln lassen.
6. Datenbasierte Entscheidungen
ATS-Plattformen unterstützen datengetriebenes Recruiting, indem sie Analysen und Berichte bereitstellen, die Einblicke in verschiedene Aspekte des Rekrutierungsprozesses bieten. Dazu gehören unter anderem die Effizienz einzelner Kanäle, die Zeit bis zur Einstellung und die Kosten pro Einstellung, sodass Unternehmen fundierte, datenbasierte Entscheidungen für eine bessere Personalgewinnung treffen können.
7. Verbessertes Kandidatenerlebnis
ATS-Systeme sorgen durch einen reibungslosen Bewerbungsprozess, zeitnahe Rückmeldungen und nützliche Daten für ein verbessertes Kandidatenerlebnis. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Talente auch unabhängig vom Ausgang einen positiven Eindruck vom Unternehmen behalten.
8. Kostenersparnis
Durch die Automatisierung und Optimierung vieler Abläufe kann ein ATS zu deutlichen Einsparungen führen, etwa durch geringeren administrativen Aufwand, schnellere Besetzungszyklen, weniger Abhängigkeit von externen Berater:innen und bessere Resultate bei der Personalgewinnung.
9. Compliance und Sicherheit
Ein ATS stellt sicher, dass Kandidatendaten sicher gespeichert werden und unterstützt Organisationen dabei, gesetzliche Anforderungen und Datenschutzvorschriften einzuhalten. Dadurch wird das Risiko von Strafen aufgrund von Nichteinhaltung reduziert.
10. Skalierbarkeit
Ein ATS kann problemlos an die Bedürfnisse wachsender Unternehmen angepasst werden, sodass sie steigende Mengen an Bewerbungen und Stellenausschreibungen bewältigen können, ohne dass der manuelle Arbeitsaufwand entsprechend steigt. Wenn Sie mehr Aufgaben mit dem ATS übernehmen, können Sie beim Anbieter auch ATS-Schulungen für Recruiter und Einstellungsteams in Anspruch nehmen.
11. Markenkonsistenz
ATS-Systeme bieten häufig anpassbare Vorlagen für Karriereseiten, Stellenausschreibungen und Kommunikation, wodurch sichergestellt wird, dass das Arbeitgeber-Branding und die Botschaften der Organisation bei allen Kontakten zu Bewerbenden einheitlich bleiben.
12. Einfache Einhaltung von Vorschriften und Reporting
Ein ATS kann dazu beitragen, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Einstellungsrichtlinien zu gewährleisten und detaillierte Aufzeichnungen über den Einstellungsprozess zu führen.
13. Integration mit anderer HR-Software
Integrationen mit anderen HR-Software-Tools, Software zur Überprüfung von Hintergrunddaten, Bewertungsplattformen, Lohnabrechnungssoftware und Kalendersystemen ermöglichen einen reibungslosen Datenfluss, während Mitarbeitende den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus durchlaufen.
14. Internationale Rekrutierung
Für Unternehmen mit internationalen Aktivitäten kann ein ATS die Einstellung internationaler Mitarbeitender unterstützen, indem mehrere Sprachen, Zeitzonen und die Einhaltung verschiedener lokaler Vorschriften berücksichtigt werden.
Funktionen, die die internationale Einstellung unterstützen, können mehr kosten. Prüfen Sie daher sorgfältig, was in Ihrem ATS-Preis enthalten ist.
Potenzielle Nachteile bei der Nutzung eines Applicant Tracking Systems
Obwohl Bewerbermanagementsysteme im Allgemeinen sehr nützlich sind, gibt es einige potenzielle Nachteile, die berücksichtigt werden sollten:
Weniger persönliche Interaktion
Automatisierung kann dazu führen, dass der persönliche Austausch zwischen Recruitern und Bewerbenden abnimmt, insbesondere bei Feedback oder Absagen. Manche Dinge erfordern einfach den menschlichen Kontakt!
Kosten
Die Einführung und Wartung eines ATS kann teuer sein, insbesondere für kleine Unternehmen oder Startups mit begrenztem Budget. Deshalb haben wir eine Liste von Bewerbermanagementsystemen für kleine Unternehmen zusammengestellt.
Überzogene Versprechen
Wie oben angedeutet, behaupten einige ATS, sie könnten mithilfe von KI Bewerbende filtern, bewerten und vielleicht sogar ablehnen. Aber wie die Recruiting-Expertin Mariya Hristova es ausdrückt:
„Ich habe bisher kein ATS mit einem gut ausgeführten „KI“- oder sogar „Machine Learning“-Modell zur Bewertung von Lebensläufen pro Stelle gesehen. Selbst Rollen mit derselben Bezeichnung können so unterschiedlich sein, dass ich kein aktuelles Tool sehe, das Bewerber-Lebensläufe zuverlässig bewerten kann. Die meisten fangen im Endeffekt nur SEO-Stichworte ab, also suchen sie nach Keywords und deren Häufigkeit.
Aus diesem Grund, auch wenn es verlockend ist, solche Systeme zur Arbeitserleichterung zu nutzen, vermeide ich diese Tools. Meine Lösung ist stattdessen, nicht zuzulassen, dass sich Lebensläufe anhäufen, und diese regelmäßig zu prüfen (täglich 30 Minuten einplanen).“
Einige Systeme haben zudem Schwierigkeiten, Lebensläufe zu scannen und zu interpretieren, wenn diese nicht standardisiert formatiert sind.
Wie Applicant Tracking Systeme funktionieren
ATS automatisieren und optimieren verschiedene Phasen des Recruiting-Prozesses:
1. Stellenausschreibung und Verbreitung
- Erstellung: Recruiter erstellen innerhalb des ATS Stellenausschreibungen mit Angaben zur Stellenbeschreibung, den Anforderungen und weiteren relevanten Informationen.
- Verbreitung: Das ATS enthält Tools zur Veröffentlichung von Stellenanzeigen, die diese Ausschreibungen an verschiedene Jobbörsen, Karriereseiten des Unternehmens und Social-Media-Plattformen weiterleiten, um eine größere Reichweite zu erzielen.
2. Bewerbungserfassung
- Online-Bewerbungen: Bewerber bewerben sich über das ATS auf Stellen, indem sie ihren Lebenslauf, Anschreiben und andere erforderliche Unterlagen einreichen.
- E-Mail-Bewerbungen: Einige ATS-Plattformen können auch Bewerbungen per E-Mail erfassen und automatisch in das System importieren.
4. Kandidatenauswahl
- Schlüsselwortabgleich: Das ATS vergleicht die Qualifikationen und Erfahrungen des Bewerbers anhand von Schlüsselwörtern und anderen Kriterien mit den Anforderungen der Stelle.
- Automatisierte Bewertung: Theoretisch werden Bewerber automatisch nach ihrer Eignung für die Position eingestuft, sodass Recruiter die am besten qualifizierten Kandidaten priorisieren können.
- Filterfragen: Einige ATS-Plattformen bieten anpassbare Filterfragen, um Bewerber auf Grundlage bestimmter Qualifikationen oder Kriterien gezielt zu filtern.
5. Kandidatenmanagement
- Profile: Das ATS legt für jeden Bewerber ein individuelles Profil an und speichert alle relevanten Informationen, Unterlagen und die Kommunikationshistorie.
- Pipeline-Tracking: Recruiter können Kandidaten durch die verschiedenen Phasen des Auswahlprozesses verfolgen, z. B. Bewerbungsüberprüfung, Terminvereinbarung für Interviews und Angebotsmanagement.
6. Kommunikation und Engagement
- Automatisierte E-Mails: Das ATS kann automatisierte E-Mails an Bewerber in den verschiedenen Phasen des Bewerbungsprozesses versenden, etwa zur Bestätigung der Bewerbung, zur Einladung zu Vorstellungsgesprächen oder zur Absage.
- Interview-Terminierung: Recruiter können ATS mit integrierter Interview-Terminierungssoftware verwenden, die mit Kalendern verknüpft ist, um Terminüberschneidungen zu vermeiden.
7. Zusammenarbeit und Feedback
- Teamzusammenarbeit: Mitglieder des Rekrutierungsteams können im ATS Notizen, Feedback und Auswertungen zu den Kandidaten teilen, um einen kollaborativen Entscheidungsprozess zu unterstützen.
- Bewertungen und Kommentare: Recruiter und Verantwortliche können Bewerber bewerten und Kommentare hinterlassen, um ein umfassendes Bild der Kandidaten zu gestalten.
8. Berichterstellung und Analysen
- Datenanalyse: Das ATS bietet Analytik-Tools für das Recruiting, die Einblicke in verschiedene Aspekte des Bewerbungsprozesses geben, zum Beispiel Quelleneffektivität, Zeit bis zur Einstellung und Qualität der Bewerber.
- Individuelle Berichte: Recruiter können individuelle Berichte erstellen, um bestimmte Kennzahlen zu verfolgen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
9. Compliance und Sicherheit
- Datenschutz: Das ATS stellt sicher, dass die Daten der Bewerber sicher gespeichert werden und den Datenschutzvorschriften entsprechen.
- Prüfpfade: Das System führt detaillierte Prüfprotokolle, die alle im ATS vorgenommenen Aktionen für Compliance- und Nachweiszwecke dokumentieren.
10. Integration mit anderen Systemen
- HRIS-Integration: Das ATS kann mit Human Resource Management Systemen (HRMS) und weiteren HR-Tools integriert werden, um einen nahtlosen Übergang vom Bewerber zum neuen Mitarbeiter zu gewährleisten.
- Drittanbieterdienste: Einige ATS-Plattformen können mit Background-Check-Diensten, Assessment-Tools und anderen Drittanbietern verbunden werden, um den Auswahlprozess zu verbessern.
Holen Sie sich Expertenrat
Um Ihnen den Einstieg bei der Auswahl eines neuen ATS zu erleichtern, haben wir eine praktische Übersicht der besten Bewerbermanagementsysteme zusammengestellt. Alternativ können Sie auch mit einem unserer HR-Software-Experten sprechen.
