14 Vorteile von Bewerbermanagementsystemen
Bewerbermanagementsysteme sind in der Welt der Personalbeschaffung allgegenwärtig, aber worum geht es bei dem ganzen Hype?
Hier erkläre ich was Bewerbermanagementsysteme sind und die wichtigsten Vorteile ihrer Nutzung.
Was ist ein Bewerbermanagementsystem?
Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ist eine Form von Recruiting-Software, die von Organisationen genutzt wird, um ihre Prozesse in der Personalbeschaffung zu verwalten.
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Die Hauptfunktion eines ATS besteht darin, es Personalabteilungen und Einstellungs-Teams zu erleichtern, Kandidat:innen durch den Bewerbungsprozess zu begleiten und dabei eine optimale Bewerbererfahrung zu bieten.
Wichtige ATS-Funktionen sind Bewerberverwaltung, Jobveröffentlichung, Terminplanung für Interviews, automatisierte Kommunikation mit Bewerber:innen und Recruitment-Analytics.
Im Wesentlichen funktioniert ein ATS als eine Datenbank, die die Details der Kandidat:innen sowie Informationen zu deren Bewerbung – z. B. Lebenslauf, Anschreiben und Interview-Feedback – speichert.
Einstellungsteams können das Tool dann entsprechend ihrem Recruiting-Prozess konfigurieren und Bewerber:innen über die verschiedenen Phasen hinweg weiterleiten.
14 zentrale Vorteile von Bewerbermanagementsystemen
ATS-Lösungen sind nützliche Werkzeuge zur Automatisierung der Personalgewinnung (zumindest für die lästigsten Aufgaben) und ein passend ausgewähltes Bewerbermanagementsystem kann folgende Vorteile bieten:
1. Verbesserte Effizienz
Ein ATS automatisiert viele zeitaufwendige Aufgaben wie die Veröffentlichung von Stellenanzeigen, das Screening der Kandidat:innen und das Nachfassen bei Bewerber:innen und Verantwortlichen, was es Recruitern ermöglicht, sich auf strategischere Tätigkeiten zu konzentrieren.
2. Zentrale Datenbank
ATS-Systeme helfen, Bewerberinformationen in einer zentralen Datenbank zu organisieren und zu speichern. Unternehmen können damit einen Talentpool aufbauen, der die Kandidatensuche und das Recruitment-Marketing unterstützt.
3. Einfacheres Kandidaten-Screening
ATS-Software kann so programmiert werden, dass im Bewerbungsprozess gezielte Fragen gestellt und Kandidaten, die bestimmte Kriterien (z. B. Standort oder Visastatus) nicht erfüllen, automatisch abgelehnt werden.
Einige KI-ATS behaupten, durch künstliche Intelligenz Kandidat:innen filtern und bewerten zu können, hier ist jedoch Vorsicht geboten.
4. Optimierte Kommunikation
Automatisierte Kommunikationsfunktionen innerhalb eines ATS ermöglichen zeitnahe und konsistente Interaktionen mit Bewerber:innen und Teams, verbessern das Bewerbungserlebnis und sorgen dafür, dass Kandidat:innen über ihren Status informiert bleiben.
5. Verbesserte Zusammenarbeit und Koordination
Das System erleichtert die Zusammenarbeit im Recruiting-Team, indem es allen Beteiligten ermöglicht, Notizen, Feedback und Bewertungen zu Bewerber:innen an einem Ort zu sammeln und auszutauschen.
6. Datenbasierte Entscheidungen
ATS-Plattformen unterstützen ein datenbasiertes Recruiting, indem sie Analysen und Berichte zu verschiedenen Aspekten des Bewerbungsprozesses liefern, zum Beispiel zur Effektivität von Kanälen, zur Time-to-Hire und zu Kosten pro Einstellung. So können Unternehmen fundierte Entscheidungen zur Optimierung ihres Recruitings treffen.
7. Verbesserte Bewerbererfahrung
Durch einen reibungslosen Bewerbungsprozess, zeitnahe Updates und hilfreiche Daten tragen ATS dazu bei, das Bewerbungserlebnis zu verbessern, sodass Talente eher einen positiven Eindruck vom Unternehmen gewinnen – unabhängig vom finalen Ergebnis.
8. Kosteneinsparungen
Durch die Automatisierung und Optimierung verschiedener Teile des Recruiting-Prozesses können ATS-Lösungen Kosteneinsparungen ermöglichen, indem sie Verwaltungsaufwand reduzieren, die Time-to-Hire verkürzen, den Bedarf an externen Berater:innen verringern und bessere Recruiting-Ergebnisse liefern.
9. Compliance und Sicherheit
Ein ATS sorgt dafür, dass Bewerberdaten sicher gespeichert werden und hilft Unternehmen dabei, gesetzliche Anforderungen sowie Datenschutzrichtlinien einzuhalten und so das Risiko von Bußgeldern wegen Nichteinhaltung zu minimieren.
10. Skalierbarkeit
Ein ATS kann problemlos mit den Anforderungen wachsender Unternehmen skalieren und ermöglicht es ihnen, steigende Mengen an Bewerbungen und Stellenanzeigen zu bewältigen, ohne dass der manuelle Arbeitsaufwand entsprechend steigt. Wenn Sie mehr Arbeit im ATS übernehmen, können Sie auch den Anbieter um ATS-Schulungen für Recruiter und Einstellungsteams bitten.
11. Einheitliches Arbeitgeberimage
ATS-Systeme bieten häufig anpassbare Vorlagen für Karriereseiten, Stellenanzeigen und Kommunikation, um sicherzustellen, dass das Arbeitgeberbranding und die Botschaften des Unternehmens in allen Interaktionen mit Kandidaten einheitlich sind.
12. Einfachere Einhaltung von Vorschriften und Berichtswesen
Ein ATS kann dazu beitragen, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Einstellungsrichtlinien zu gewährleisten sowie detaillierte Aufzeichnungen über den Einstellungsprozess zu führen.
13. Integration mit anderer HR-Software
Integrationen mit anderen HR-Software-Tools, Background-Check-Software, Bewertungsplattformen, Lohnabrechnungssoftware und Kalendersystemen ermöglichen einen reibungslosen Datenfluss während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus.
14. Globale Rekrutierung
Für Unternehmen mit internationalen Aktivitäten kann ein ATS das Einstellen internationaler Mitarbeiter unterstützen, indem es mehrere Sprachen, Zeitzonen und die Einhaltung lokaler Vorschriften berücksichtigt.
Funktionen, die internationale Einstellungen unterstützen, kosten häufig mehr. Prüfen Sie daher unbedingt, was in Ihrem ATS-Preis enthalten ist.
Mögliche Nachteile bei der Verwendung eines Bewerbermanagementsystems
Obwohl Bewerbermanagementsysteme in den meisten Fällen tatsächlich nützlich sind, gibt es einige potenzielle Nachteile zu bedenken:
Weniger menschliche Interaktion
Automatisierung kann dazu führen, dass der persönliche Kontakt zwischen Recruitern und Kandidaten abnimmt, insbesondere wenn es darum geht, Bewerber-Feedback zu geben oder Kandidaten abzusagen. Für manches ist ein menschlicher Touch unerlässlich!
Kosten
Die Einführung und Wartung eines ATS kann teuer sein, insbesondere für kleine Unternehmen oder Start-ups mit begrenzten Budgets. Deshalb haben wir eine Liste der geeigneten Bewerbermanagementsysteme für kleine Unternehmen zusammengestellt.
Übertriebene Behauptungen
Wie bereits angedeutet, behaupten einige ATSs, dass sie mit KI Bewerber filtern, bewerten oder sogar ablehnen können. Aber wie es Recruiting-Expertin Mariya Hristova formuliert:
„Ich habe bisher noch kein ATS mit einem ausgereiften 'KI'- oder sogar 'Machine Learning'-Modell zur Bewertung von Lebensläufen pro Rolle gesehen. Selbst Positionen mit dem gleichen Titel können so unterschiedlich sein, dass ich kein aktuelles Tool für fähig halte, Lebensläufe zuverlässig zu beurteilen. Die meisten beschränken sich auf Schlagworte beziehungsweise deren Häufigkeit: reine SEO-Fänger."
Aus diesem Grund, auch wenn es verlockend ist, sie zur Arbeitsentlastung zu nutzen, vermeide ich diese Tools. Stattdessen ist meine Lösung, Lebensläufe nicht auflaufen zu lassen und sie regelmäßig zu prüfen (täglich 30 Minuten).”
Einige Systeme haben zudem Schwierigkeiten, Lebensläufe zu scannen und auszuwerten, die unkonventionell formatiert sind.
So funktionieren Bewerbermanagementsysteme
ATSs automatisieren und optimieren verschiedene Phasen des Recruiting-Prozesses:
1. Stellenausschreibung und Distribution
- Erstellung: Recruiter erstellen im ATS Stellenausschreibungen, in denen Jobbeschreibung, Anforderungen und weitere relevante Informationen festgehalten werden.
- Verteilung: Das ATS beinhaltet Tools zur Stellenveröffentlichung, mit denen die Ausschreibungen auf diversen Jobbörsen, Karriereseiten des Unternehmens und Social-Media-Plattformen veröffentlicht werden, um eine größere Reichweite zu erzielen.
2. Bewerbungseingang
- Online-Bewerbungen: Kandidaten bewerben sich über das ATS auf offene Stellen, indem sie Lebenslauf, Anschreiben und andere erforderliche Dokumente hochladen.
- Bewerbungen per E-Mail: Einige ATS-Plattformen können auch Bewerbungen erfassen, die per E-Mail eingehen, und diese automatisch ins System übertragen.
4. Kandidatenscreening
- Keyword-Abgleich: Das ATS vergleicht die Qualifikationen und Erfahrungen der Kandidaten mit den Stellenanforderungen mittels Keyword-Abgleich und anderer Kriterien.
- Automatisches Ranking: Theoretisch werden Kandidaten automatisch anhand ihrer Eignung für die Position eingestuft, sodass Recruiter die am besten qualifizierten Bewerber priorisieren können.
- Screening-Fragen: Einige ATS-Plattformen beinhalten anpassbare Screening-Fragen, die helfen, Kandidaten anhand spezifischer Qualifikationen oder Kriterien weiter zu filtern.
5. Kandidatenmanagement
- Profile: Das ATS erstellt individuelle Profile für jeden Kandidaten und speichert alle relevanten Informationen, Dokumente und die Kommunikationshistorie.
- Pipeline-Verfolgung: Recruiter können Kandidaten durch verschiedene Phasen des Einstellungsprozesses verfolgen, wie etwa Bewerbungsprüfung, Terminierung von Vorstellungsgesprächen und Angebotsmanagement.
6. Kommunikation und Engagement
- Automatisierte E-Mails: Das ATS kann Kandidaten in verschiedenen Phasen des Rekrutierungsprozesses automatisch E-Mails senden, wie etwa Eingangsbestätigungen, Einladungen zu Vorstellungsgesprächen und Absagen.
- Interview-Terminierung: Recruiter können ATS mit integrierter Interview-Terminierungssoftware verwenden, die mit Kalendern synchronisiert ist, um Konflikte bei der Terminplanung zu vermeiden.
7. Zusammenarbeit und Feedback
- Teamzusammenarbeit: Mitglieder des Einstellungsteams können im ATS Notizen, Feedback und Bewertungen zu Kandidaten austauschen, was einen kollaborativen Entscheidungsprozess fördert.
- Bewertungen und Kommentare: Recruiter und Hiring Manager können Kandidaten bewerten und Kommentare hinterlassen, um eine umfassende Einschätzung jedes Bewerbers zu ermöglichen.
8. Berichte und Analysen
- Datenanalyse: Das ATS stellt Recruiting-Analysetools bereit, die Einblicke in verschiedene Aspekte des Rekrutierungsprozesses wie Quelleneffektivität, Time-to-Hire und Kandidatenqualität bieten.
- Individuelle Berichte: Recruiter können individuelle Berichte erstellen, um spezifische Kennzahlen zu verfolgen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
9. Compliance und Sicherheit
- Datenschutz: Das ATS sorgt dafür, dass Kandidatendaten sicher gespeichert werden und den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen.
- Audit-Trails: Das System führt detaillierte Audit-Trails, die alle im ATS vorgenommenen Aktionen dokumentieren, um Compliance und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
10. Integration mit anderen Systemen
- HRIS-Integration: Das ATS kann in Human-Resource-Management-Systeme (HRMS) und andere HR-Tools integriert werden, um einen nahtlosen Übergang vom Kandidaten zum neuen Mitarbeitenden zu gewährleisten.
- Drittanbieter-Dienste: Einige ATS-Plattformen lassen sich mit Hintergrundprüfungsdiensten, Assessment-Tools und anderen Drittanbietern integrieren, um den Rekrutierungsprozess zu verbessern.
Holen Sie sich Expertenrat
Um Ihnen den Einstieg in die Auswahl eines neuen ATS zu erleichtern, haben wir eine praktische Liste der besten Bewerbermanagementsysteme zusammengestellt. Alternativ können Sie mit einem unserer HR-Software-Experten sprechen.
