So erstellen Sie eine Bewerberdatenbank: Anleitung in 5 Schritten
Kandidatendatenbanken sind hervorragende Werkzeuge, um die Time-to-Hire und die Kosten pro Einstellung zu senken, qualifiziertere Bewerber zu finden und die organisatorische Effizienz zu steigern.
Wenn Sie eine Kandidatendatenbank für das Recruiting in der Praxis implementieren möchten, sind Sie hier genau richtig!
In diesem Artikel erläutere ich, wie Sie sowohl als Unternehmen als auch als Agentur eine Kandidatendatenbank von Grund auf aufbauen und pflegen – inklusive vieler Tipps und Praxisbeispiele.
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Was ist eine Kandidatendatenbank?
Kandidatendatenbanken dienen dazu, die Informationen eines Bewerbers wie Kontaktdaten, Lebenslauf, Notizen usw. zu speichern. Sie helfen, eine Beziehung zu den Bewerbern aufzubauen, um sie später für verschiedene Positionen einzustellen.
Sie können zwei Arten von HR-Datenbanksystemen nutzen:
- Integrierte Datenbanken: Sie können die Informationen von Bewerbern einsehen und verwalten, wenn Sie beispielsweise über LinkedIn oder Indeed eine Stelle ausschreiben. Das sind kleine, spezifische Kandidatendatenbanken innerhalb dieser Plattformen.
- Zentrale Datenbanken: Eine zentrale Datenbank für das Personalmanagement sammelt Bewerber aus verschiedenen Quellen wie eingehenden Bewerbungen, Active Sourcing, Empfehlungen, offline Veranstaltungen usw. Große Unternehmen und Personalagenturen nutzen solche Lösungen.
Zentrale Datenbanken sind teurer, bieten jedoch weitaus mehr Funktionen als integrierte Datenbanken, wie z. B. Suchfunktionen, Kommunikationshistorie, Sichtbarkeit des Recruiting-Funnels, automatisierte Datenpflege und Integrationen mit anderen Anwendungen. Das Wichtigste ist jedoch, wie Sie die Datenbank nutzen.
Laut Kirsi Maharaj, People & Culture Leader und Recruiting-Beraterin, gibt es zwei Ansätze zur Nutzung von Kandidatendatenbanken:
- Transaktional: Sie fügen alle Bewerber der Datenbank hinzu.
- Beziehungsorientiert: Sie wählen gezielt aus, wer in die Datenbank aufgenommen wird und bauen anschließend langfristige Beziehungen zu diesen auf. Personalagenturen fahren meist diesen Ansatz. Ich leite eine Recruiting-Agentur und führe deshalb Gespräche mit Kandidaten, um sie besser kennenzulernen, einen Eindruck von ihrer Persönlichkeit zu bekommen und schließlich die vielversprechenden Personen in unsere Agentur-Software für den Personalbereich aufzunehmen.
Vorteile einer Kandidatendatenbank
Nachdem jetzt klar ist, was eine Kandidatendatenbank ist, schauen wir uns an, warum Sie eine brauchen.
Der erste Vorteil ist, dass das Sourcing deutlich einfacher wird.
Selbst mit spezialisierter Sourcing-Software kann das Finden von Kandidaten frustrierend und zeitaufwändig sein. Zudem ist es immer schwieriger, Kaltakquise zu betreiben, als Kandidaten anzusprechen, die Ihr Unternehmen schon kennen.
Eine Datenbank mit Kandidaten, zu denen bereits Informationen und eine Beziehung bestehen, ist daher ein Muss.
Oft hat jemand fast den gesamten Einstellungsprozess durchlaufen, ist aber aus welchem Grund auch immer nicht dazu gekommen, die Stelle tatsächlich anzutreten. Vielleicht fehlte es an einer bestimmten Erfahrung und jemand anderes war besser qualifiziert.
Trotzdem bleiben viele Informationen erhalten und, idealerweise, haben Sie eine gute Candidate Experience geboten, sodass Sie zu einem späteren Zeitpunkt für eine passende Position erneut Kontakt aufnehmen können.
Der zweite Vorteil – eng damit verbunden – ist die Ressourceneinsparung insgesamt: Sie verbringen weniger Zeit mit Sourcing und reduzieren gleichzeitig die Abhängigkeit von anderen Kostenfaktoren wie Personalagenturen, Jobbörsen und LinkedIn.
Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, Ihren Recruiting-Prozess zu optimieren. Recruiting-Analytics-Software liefert wertvolle Einblicke, um Ihre Strategien weiter zu verbessern.
Gaurav Bhardwaj, Recruiting-Leiter bei Innovaccer, ist überzeugt: „Kandidatendatenbanken sind hervorragende Quellen für umfangreiche Analysen und Berichte. Sie können Ihren Recruiting-Prozess entsprechend anpassen. Beispielsweise lassen sich Quellen identifizieren, die zu den besten Kandidaten führen – auf diese können Sie den Schwerpunkt legen und die anderen zurückfahren.“
Ich habe persönlich in meiner Agentur festgestellt, dass ich die besten Kandidaten aus Branchen-Communities wie Slack-Gruppen oder Subreddits auf Reddit finde. Häufig lassen sich dort kostenlos Stellenangebote posten, und sie sind eine wenig genutzte Quelle – im Gegensatz zu Indeed oder LinkedIn.
Daten aus der Kandidatendatenbank haben diese Erkenntnis erst ermöglicht.
Wie baut und verwaltet man eine Kandidatendatenbank?
Bevor wir ins Detail gehen, wie Sie eine Kandidatendatenbank aufbauen, müssen wir einen Aspekt beleuchten, der häufig zu wenig besprochen wird: den Business Case für eine Kandidatendatenbank zu erstellen.
Sie wissen, dass Ihr Unternehmen in eine Datenbank investieren muss. Aber das passiert erst, wenn Sie das auch den Führungskräften vermitteln können.
Und die einzige Sprache, die sie verstehen, sind Zahlen!
In ihrem früheren Unternehmen stellt Kirsi fest, dass sie über 150.000 $ für Vermittlungsgebühren ausgegeben hatten. Würden sie dieses Geld in eine Datenbank umleiten, könnten sie ihre Abhängigkeit von LinkedIn, Agenturen usw. verringern und eine Verbesserung wichtiger Recruiting-KPIs feststellen.
Boom! Ihr CEO genehmigte die Investition in ein ausgeklügeltes Kandidaten-Datenbanksystem!
Alles klar, bauen wir jetzt unsere Datenbank auf!
Schritt eins: Herausfinden, welche Tools verwendet werden sollen
Kandidaten-Datenbanken können von extrem einfach bis unglaublich komplex reichen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sie zu implementieren.
Ich nutze ein Bewerbermanagementsystem (ATS) namens Zoho Recruit, um Stellen auszuschreiben, Bewerbungen zu erhalten und Daten potenzieller Kandidaten zu speichern.
Außerdem gibt es eine Vielzahl von Recruiting-CRMs und sogar Plattformen für Recruitment-Marketing, die einen ähnlichen Dienst leisten und Sie beim Recruitment-Marketing unterstützen.
Wenn Ihr Budget wirklich knapp ist, könnten Sie daran denken, ein Google Sheet als Kandidatenbank zu nutzen, aber ich würde es nicht empfehlen. Es ist sehr zeitaufwendig bei großem Umfang, Sie benötigen separate Recruiting-Automatisierungssoftware, und es fehlen die unterstützenden Tools, die spezielle Recruiting-Software mitbringt.
Ist Ihr Budget jedoch begrenzt, ist Recruiting-Software, die für kleine Unternehmen entwickelt wurde, in der Regel günstiger und mit Sicherheit ausgefeilter als Google Sheets oder Excel.
Schritt zwei: Kandidaten-Daten erfassen
Sie können Kandidaten-Daten aus verschiedenen Quellen in Ihre Datenbank aufnehmen. Beliebte Quellen sind Bewerbungen, Empfehlungen, aktives Sourcing/Ansprache, Lebensläufe von Agenturen, Jobbörsen usw.
Je weiter eine Person im Einstellungsprozess fortschreitet, desto mehr Informationen haben Sie über sie. Stellen Sie also sicher, dass diese auch korrekt erfasst und gespeichert werden.
Ein „geheimer“ Tipp, den ich verwende, um an passive Kandidaten zu kommen, ist die Einrichtung von „Initiativbewerbungen" auf der Karriereseite meines Unternehmens. So können Menschen ihre Informationen einreichen, auch wenn keine offenen Positionen vorhanden sind, und diese gehen dann in Ihre Datenbank ein.
Um Ihnen dabei zu helfen, suchen Sie nach einem Recruiting-System, das benutzerfreundliche Jobbörsen-Management-Tools anbietet.
Schritt drei: Datenhygiene
Datenhygiene ist ein entscheidender Faktor bei der Nutzung der Recruiting-Datenbank. Zu viele oder schlecht gepflegte Daten erschweren es, die passenden Kandidaten zu finden und Erkenntnisse zu gewinnen.
Definieren Sie zuerst klare Kriterien dafür, wer in Ihre Datenbank aufgenommen werden darf. Zum Beispiel: nur neue Kandidaten, die alle Anforderungen der Stellenausschreibung erfüllen, oder nur solche, die ein Probeprojekt abgeschlossen haben usw.
Stellen Sie außerdem regelmäßig sicher, dass alle Felder ausgefüllt sind und der richtige Datentyp vorliegt. Prüfen Sie auch, dass die Lebensläufe und Kontaktdaten der Kandidaten aktuell sind.
Schulen Sie die Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen, dies sorgfältig zu tun, da Sie die Felder und Daten Ihrer Datenbank für das Tracking und Reporting nutzen werden.
Schließlich ist es eine gute Idee, Kandidaten nach Qualifikation oder anderen Merkmalen zu kennzeichnen, um später boolesche Suchanfragen (Ja/Nein-Fragen) und komplexe Suchen zu erleichtern.
Die besten HRIS-Zertifizierungen vermitteln Ihnen wichtige Kompetenzen für die Organisation und optimale Nutzung von Kandidaten-Datenbanken.
Schritt vier: Gesetzeskonform bleiben
Der Umgang mit Benutzerdaten ist ein sehr sensibles Thema. Bei Fehlern kann das zu hohen Bußgeldern führen.
Wenn Ihre Datenbank Kandidaten aus der EU oder dem Vereinigten Königreich enthält, müssen Sie die DSGVO beachten. Für Einwohner Kaliforniens gilt zudem die CCPA.
Sie müssen immer das Einverständnis der Kandidaten einholen, bevor Sie deren Daten hinzufügen, die Möglichkeit bieten, Informationen auf Wunsch zu löschen, und diese entsprechend den gesetzlichen Vorgaben entfernen.
In Kanada müssen Sie zum Beispiel die Daten von Kandidaten alle zwei Jahre löschen.
Schritt fünf: Kandidaten regelmäßig einbinden
Der regelmäßige Kontakt zu Kandidaten auf angemessene Art ist der beste Weg, Beziehungen mit ihnen aufzubauen. Hier sind einige Methoden, die Sie nutzen können:
- Fügen Sie sie zu den Unternehmens-Newslettern hinzu und teilen Sie relevante Nachrichten wie Unternehmensneuigkeiten, Mitarbeitergeschichten usw.
- Veranstalten Sie persönliche Events und Webinare
- Umfragen während des gesamten Bewerbungsprozesses durchführen, um sie einzubinden und Daten zu sammeln
- Networking-Gespräche mit den vielversprechendsten Kandidaten führen (insbesondere mit solchen auf Senior-Level)
Ich füge vielversprechende Kandidaten zu einigen meiner Slack-Gruppen hinzu, um mit ihnen in Kontakt zu bleiben. Es ist schneller und bequemer als E-Mail und führt zu einer persönlicheren Kandidatenerfahrung.
Sie können Kandidaten auch alle 6 bis 12 Monate kontaktieren und sich dabei auf die DSGVO als Vorwand berufen.
Fazit
Eine Kandidatendatenbank ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Recruiting-Stacks. Und das Beste daran ist: Es ist ziemlich einfach, eine solche aufzubauen, und es gibt zahlreiche Tools, die dabei helfen.
Denken Sie daran: Es reicht nicht, nur eine Datenbank zu haben. Entscheidend ist, wie Sie sie nutzen. Sie ist ein großartiges Werkzeug, um Ihren Job entspannter zu gestalten und die KPIs zu verbessern.
