So stellen Sie Mitarbeiter ein: Ein vollständiger Leitfaden

Vor der Einstellung von Mitarbeitern

1. Rechtliche und administrative Vorbereitung

Bevor Sie jemanden einstellen können, müssen Sie zunächst einige rechtliche Anforderungen erfüllen. Obwohl wir empfehlen, rechtlichen Rat einzuholen, müssen Sie wahrscheinlich die folgenden Anforderungen erfüllen:

1.1 Steuerregistrierung

Sie wussten, dass dieser Punkt kommen würde! Natürlich müssen Sie die erforderlichen Formulare ausfüllen, um Uncle Sams Bundes- und Bundesstaatensteuern zu zahlen und jemanden rechtmäßig einzustellen.

Bundesformulare (für alle US-Unternehmen erforderlich):

1. Formular SS-4:
   • Zweck: Beantragung einer EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) über den IRS.
   • Einreichung bei: Website des IRS.
2. Formular 940:
   • Zweck: Meldung und Zahlung der bundesstaatlichen Arbeitslosensteuer (FUTA).
   • Häufigkeit: Jährlich.
3. Formular 941:
   • Zweck: Meldung der einbehaltenen Bundes-Einkommensteuer sowie der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern.
   • Häufigkeit: Vierteljährlich.
4. Formular W-2:
   • Zweck: Meldung der an Mitarbeiter gezahlten Löhne und einbehaltenen Steuern.
   • Häufigkeit: Jährlich (wird bei den Mitarbeitern und beim IRS eingereicht).
5. Formular 1099-NEC (falls zutreffend):
   • Zweck: Meldung von Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer.
   • Häufigkeit: Jährlich.

Steuerformulare der Bundesstaaten (je nach Bundesstaat unterschiedlich):

1. Formulare zur Registrierung der Lohnsteuer des Bundesstaates:
   • Zweck: Registrierung für Konten zum Einbehalt der Einkommensteuer des Bundesstaates.
   • Einreichung bei: Website des Finanz- oder Steueramts Ihres Bundesstaates.
2. Registrierung für die Arbeitslosenversicherung des Bundesstaates (SUI):
   • Zweck: Registrierung zur Zahlung von Arbeitslosenversicherungsbeiträgen.
   • Einreichung bei: Website der Arbeits- oder Arbeitsmarktbehörde des Bundesstaates.
3. Registrierung für die Erwerbsunfähigkeitsversicherung des Bundesstaates (SDI) (falls erforderlich):
   • Beteiligte Bundesstaaten: Kalifornien, New York, New Jersey, Rhode Island, Hawaii.
4. Meldeformular für neue Mitarbeiter:
   • Zweck: Meldung neu eingestellter Mitarbeiter an das Register für neue Mitarbeiter Ihres Bundesstaates.
   • Einreichung bei: Website des Amts für Kindesunterhalt oder des Arbeitsamts des Bundesstaates.
5. Formulare für lokale Steuern und Gewerbelizenzen:
   • Zweck: Registrierung für lokale Anforderungen an Lohn- oder Gewerbesteuern, falls zutreffend.

1.2. Lohnabrechnung einrichten

Mitarbeiter bleiben nicht lange, wenn Sie sie nicht bezahlen. Die Einrichtung der Lohnabrechnung umfasst die Erstellung eines Prozesses zur Berechnung und Auszahlung von Mitarbeiterlöhnen bei gleichzeitiger Einhaltung bundesstaatlicher, bundesstaatlicher und lokaler Steuergesetze. 

Wir empfehlen, einen Anbieter für Lohnabrechnungsdienste zu wählen oder Lohnabrechnungssoftware zu verwenden, um Berechnungen, Steuererklärungen und direkte Einzahlungen zu automatisieren.

1.3 Arbeitsgesetze verstehen

Machen Sie sich mit den Arbeitsgesetzen auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene vertraut. Diese Gesetze regeln Bereiche wie Mindestlohn, Überstundenvergütung, Antidiskriminierungsrichtlinien, Sicherheitsstandards am Arbeitsplatz sowie für Ihr Fachgebiet erforderliche Zertifizierungen oder Hintergrundüberprüfungen.

Gute Informationsquellen sind offizielle Websites wie das U.S. Department of Labor (DOL), Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) und das Arbeitsministerium Ihres Bundesstaates.

1.4 Eine Arbeitsunfallversicherung abschließen

Eine Arbeitsunfallversicherung übernimmt die medizinischen Kosten und den Lohnausfall von Beschäftigten im Falle arbeitsbedingter Verletzungen oder Erkrankungen.

Die meisten Bundesstaaten verlangen von Unternehmen mit Beschäftigten, diese Versicherung abzuschließen (obwohl die Anforderungen erheblich variieren), und das Fehlen dieses Versicherungsschutzes kann zu erheblichen Geldstrafen und rechtlichen Konsequenzen führen.

Wenden Sie sich an einen in Ihrem Bundesstaat zugelassenen Versicherungsanbieter, um Policen und Prämien zu vergleichen.

1.5 Arbeitsverträge vorbereiten

Erstellen Sie Arbeitsverträge oder Angebotsschreiben, in denen Aufgabenbereiche, Vergütung, Zusatzleistungen und Unternehmensrichtlinien klar dargelegt werden.

Auch wenn Arbeitsverträge für die meisten Tätigkeiten nicht vorgeschrieben sind, können sie dabei helfen, Erwartungen festzulegen und die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten zu verringern.

Zu den möglichen Inhalten gehören gegebenenfalls Bestimmungen zur Vertraulichkeit, zum geistigen Eigentum und zu den Bedingungen für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Erwägen Sie, rechtliche Vorlagen zu verwenden oder mit einem Anwalt zusammenzuarbeiten, um die Einhaltung der Arbeitsgesetze auf Landes- und Bundesebene sicherzustellen.

2. Finanzielle Vorbereitung

2.1 Budget für Gehälter und Zusatzleistungen erstellen

Um ein Budget für Gehälter und Zusatzleistungen zu erstellen, recherchieren Sie zunächst die branchenüblichen Löhne für jede Position, basierend auf Erfahrung und Standort, mithilfe von Tools wie dem Bureau of Labor Statistics (BLS) oder Jobportalen wie Glassdoor.

Berücksichtigen Sie obligatorische Arbeitgeberkosten wie Lohnnebensteuern (Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosenversicherung) sowie Zusatzleistungen wie Krankenversicherung, Beiträge zur Altersvorsorge und bezahlte Freizeit.

2.2 Zusatzleistungen für Beschäftigte einrichten

Um Zusatzleistungen für Beschäftigte einzurichten, ermitteln Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen wie Arbeitsunfallversicherung, Arbeitslosenversicherung und Beiträge zur Sozialversicherung.

Überlegen Sie anschließend, welche freiwilligen Zusatzleistungen Sie anbieten möchten, etwa Krankenversicherung, Altersvorsorge, bezahlte Freizeit und Programme zur Gesundheitsförderung, basierend auf den Branchenstandards an Ihren Standorten und Ihrem Budget.

Arbeiten Sie mit renommierten Anbietern von Zusatzleistungen zusammen, die nachweislich Unternehmen in Ihrer Branche oder mit Ihrer Unternehmensgröße betreuen.

Ein weiterer Aspekt ist die Dauer ihrer Geschäftstätigkeit und die Frage, ob sie auf bestimmte Arten von Zusatzleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder Programme zur Gesundheitsförderung spezialisiert sind.

3. Richtlinien und Verfahren

3.1 Ein Mitarbeiterhandbuch entwickeln

Erstellen Sie ein Mitarbeiterhandbuch, in dem Unternehmensrichtlinien, Erwartungen an den Arbeitsplatz, Rechte der Beschäftigten und Verfahren wie Anwesenheit, Verhalten und Urlaub dargelegt werden. Nehmen Sie rechtliche Richtlinien wie Antidiskriminierungsbestimmungen, Maßnahmen zur Verhinderung von Belästigung und Richtlinien zur Arbeitssicherheit auf.

Es ist wichtig, das Handbuch klar, prägnant und leicht zugänglich zu gestalten und regelmäßig zu aktualisieren, wenn sich Richtlinien ändern – Slite, Notion oder andere speziell entwickelte Tools für Mitarbeiterhandbücher eignen sich hierfür hervorragend.

Wenn Ihr Unternehmen viele Richtlinien für Beschäftigte verwalten muss, sollten Sie ein separates Mitarbeiterhandbuch für neue Beschäftigte erstellen, um eine Informationsüberflutung am ersten Tag des Einarbeitungsprozesses zu vermeiden.

3.2 Sicherheitsstandards am Arbeitsplatz festlegen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsplatz die von der OSHA oder branchenspezifischen Behörden festgelegten Sicherheitsvorschriften erfüllt. 

Führen Sie Sicherheitsbewertungen durch, stellen Sie die erforderliche Schutzausrüstung bereit, erstellen Sie Verfahren für die Reaktion auf Notfälle, schulen Sie Mitarbeitende regelmäßig zu Sicherheitsprotokollen und dokumentieren Sie die Einhaltung, um mögliche Verstöße zu vermeiden.

4. Bereitschaft für Personalgewinnung und Einarbeitung

4.1 Eine Stellenbeschreibung erstellen

Verfassen Sie eine detaillierte Stellenbeschreibung, in der die Verantwortlichkeiten der Rolle (und deren Beitrag zum Erfolg der Organisation), die Qualifikationen, die erforderlichen Fähigkeiten und die erwarteten Ergebnisse klar definiert werden.

Achten Sie darauf, eine klare, handlungsorientierte und unvoreingenommene Sprache zu verwenden, um die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten anzusprechen und von Anfang an klare Erwartungen zu schaffen. 

Erfahren Sie mehr über die Erstellung effektiver Stellenbeschreibungen in Mariya Hristovas hervorragendem Artikel darüber, wie man eine Stellenbeschreibung verfasst.

4.2 Einen Einstellungsprozess gestalten

Beginnen Sie mit der Entwicklung eines strukturierten Einstellungsprozesses, der das Erstellen von Stellenausschreibungen, die Prüfung von Lebensläufen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen und die Durchführung von Kompetenzbewertungen umfasst.

Definieren Sie klare Einstellungskriterien, legen Sie fest, welche Teammitglieder am Auswahlprozess beteiligt sein werden, und standardisieren Sie die Bewertungsmethoden, um Konsistenz, Fairness und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sicherzustellen.

Sie sollten außerdem in Betracht ziehen, einen Einstellungsprozess für mobile Arbeit zu schaffen.

Einstellungsprozess

5.1 Kandidatinnen und Kandidaten finden

Die Suche nach Kandidatinnen und Kandidaten umfasst das Finden potenzieller neuer Mitarbeitender durch Marketing zur Personalgewinnung und aktive Strategien zur Kandidatensuche. 

Marketing zur Personalgewinnung umfasst die Bewerbung Ihrer Arbeitgebermarke über Jobbörsen, soziale Medien und die Website Ihres Unternehmens sowie das regelmäßige Veröffentlichen von Inhalten wie Erfahrungsberichten von Mitarbeitenden und Unternehmensvideos, um den Wert Ihrer Organisation als potenzielle Arbeitgeberin bzw. potenziellen Arbeitgeber hervorzuheben.

Die aktive Kandidatensuche umfasst die direkte Suche nach Kandidatinnen und Kandidaten über Ihr Netzwerk, bestehende Mitarbeiterempfehlungen, LinkedIn, Fachforen und branchenspezifische Jobportale.

 5.2 Kandidatinnen und Kandidaten prüfen

Der Prüfprozess für Kandidatinnen und Kandidaten beginnt mit der Sichtung von Lebensläufen und Bewerbungen, um die Berufserfahrung, Fähigkeiten und den Bildungshintergrund der Kandidatinnen und Kandidaten zu bewerten. 

Moderne Bewerbermanagementsysteme können dabei helfen, diesen Schritt zu automatisieren, indem sie Lebensläufe anhand stellenspezifischer Schlüsselwörter oder Anforderungen, z. B. der Teilnahmeberechtigung, filtern und bewerten. 

Nach der ersten Prüfung können kurze Telefon- oder Videogespräche den Personalverantwortlichen dabei helfen, die Kommunikationsfähigkeiten, Verfügbarkeit und das Interesse der Kandidatinnen und Kandidaten an der Rolle einzuschätzen.

Klären Sie in diesem Gespräch die Erwartungen an die Stelle und stellen Sie sicher, dass die Kandidatinnen und Kandidaten die Werte des Unternehmens verstehen.

Anschließend werden die Kandidatinnen und Kandidaten in eine engere Auswahl aufgenommen und auf Grundlage ihrer Qualifikationen und der Ergebnisse der ersten Prüfung eingestuft. Dieser Schritt reduziert den Kreis auf diejenigen, die für eine weitere Bewertung am besten geeignet sind.

5.3 Vorstellungsgespräche führen

Bei Vorstellungsgesprächen treffen Sie mit Kandidatinnen und Kandidaten aus der engeren Auswahl zusammen, um deren Qualifikationen, Fähigkeiten und kulturelle Passung zu beurteilen. 

Ein gut strukturiertes Vorstellungsgespräch umfasst Fragen zu technischen Fähigkeiten, Problemlösungskompetenzen und Verhaltensmerkmalen.

Fragen zu Verhaltensweisen im Vorstellungsgespräch können hilfreich sein, um Einblicke darin zu erhalten, wie eine Kandidatin oder ein Kandidat die eigenen Fähigkeiten angewendet und reale Situationen bewältigt hat – ein aussagekräftiger Indikator für das künftige Verhalten in ähnlichen Szenarien und dafür, wie die Person innerhalb Ihrer Organisation arbeiten würde.

Vorstellungsgespräche können einzeln, virtuell oder als Gesprächsrunde mit wichtigen Teammitgliedern und Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträgern durchgeführt werden.

Um Fairness zu gewährleisten, sollten die Bewertenden ein standardisiertes Punktesystem oder Feedbackformular verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Kandidatinnen und Kandidaten nach denselben Kriterien beurteilt werden, was einen objektiven und inklusiven Auswahlprozess fördert.

Lesen Sie mehr in Hristovas hervorragendem Artikel darüber, wie man ein Vorstellungsgespräch führt.

5.4 Ein Angebot unterbreiten

Sie haben eine passende Person gefunden, jetzt beginnt die etwas nervenaufreibende Phase, in der Sie ihr ein Angebot unterbreiten. Wie Hristova in ihrem hervorragenden Artikel darüber, wie man ein Jobangebot macht, hervorhebt, sollten Sie die betreffende Person zunächst anrufen, um sie zu informieren, bevor Sie ihr ein formelles Schreiben mit dem  Titel der Stelle, dem Gehalt, dem Eintrittsdatum, den Zusatzleistungen, den Beschäftigungsbedingungen usw. zusenden.

Ich empfehle Ihnen dringend, Hristovas Artikel zu lesen. Er hilft Ihnen dabei, diese entscheidende Phase zu bewältigen und mehr der gewünschten Kandidaten einzustellen.

5.5 Überprüfung des Hintergrunds und der Beschäftigungsberechtigung

Bevor Sie die Einstellung offiziell machen, führen Sie Überprüfungen des Hintergrunds und der Beschäftigungsberechtigung durch, um die Qualifikationen der betreffenden Person und ihren rechtlichen Arbeitsstatus zu überprüfen.

Der Beschäftigungs- und Bildungshintergrund sollte anhand offizieller Unterlagen oder seriöser Überprüfungsdienste bestätigt werden.

Referenzprüfungen geben Einblick in die bisherige Arbeitsleistung, Arbeitsmoral und Persönlichkeit der betreffenden Person, indem frühere Arbeitgeber oder berufliche Kontakte kontaktiert werden.

Zu den rechtlichen Prüfungen der Beschäftigungsberechtigung gehört die Überprüfung der Arbeitserlaubnis anhand des Formulars I-9 in den USA oder die Sicherstellung, dass die erforderlichen Visa und Genehmigungen vorliegen.

Wenn eine Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds erforderlich ist, müssen Sie die einschlägigen Gesetze einhalten und sicherstellen, dass die Prüfungen für die jeweilige Stelle angemessen sind (Software zur Hintergrundüberprüfung oder Drogentestdienste können hierbei helfen).

Transparenz über den Prozess schafft Vertrauen und stellt sicher, dass die Kandidaten durchgehend informiert sind.

Nach der Einstellung von Mitarbeitern

6.1 Neue Mitarbeiter melden

Mehr Verwaltungsaufwand, hurra! Das müssen Sie und die neue Arbeitskraft aus rechtlicher Sicht erledigen:

Für den Arbeitgeber (Ihre Verantwortlichkeiten):

• Füllen Sie das Formular I-9 (Bestätigung der Beschäftigungsberechtigung) aus:
  • Sie müssen die Identität des Mitarbeiters und seine rechtliche Genehmigung, in den USA zu arbeiten, überprüfen.
  • Prüfen und bewahren Sie Nachweisdokumente wie Reisepässe oder Führerscheine auf.
• Melden Sie die neue Arbeitskraft in Ihrem Bundesstaat:
  • Melden Sie den Mitarbeiter innerhalb von 20 Tagen nach der Einstellung (oder früher, je nach Bundesstaat) bei dessen Programm zur Meldung neuer Mitarbeiter an.
• Richten Sie die Lohnabrechnung ein:
  • Registrieren Sie sich für die Bundes- und Bundesstaatkonten für Lohnsteuern, falls Sie dies noch nicht getan haben.
• Schließen Sie eine Arbeitsunfallversicherung ab:
  • Schließen Sie diese Versicherung ab, wenn sie in Ihrem Bundesstaat vorgeschrieben ist. Sie deckt arbeitsbedingte Verletzungen oder Erkrankungen ab.
• Bringen Sie vorgeschriebene Aushänge am Arbeitsplatz an:
  • Bringen Sie Hinweise zu den Arbeitsgesetzen des Bundes und des Bundesstaats an einem gut sichtbaren Ort an. Diese müssen Mindestlohn, Sicherheit am Arbeitsplatz und Richtlinien gegen Diskriminierung abdecken.
• Legen Sie eine Personalakte an:
  • Führen Sie eine vertrauliche Akte für den Mitarbeiter, einschließlich ausgefüllter Formulare, unterzeichneter Angebotsschreiben und Leistungsaufzeichnungen.
• Stellen Sie erforderliche Zusatzleistungen bereit (falls zutreffend):
  • Bieten Sie Zusatzleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und bezahlten Urlaub an, wenn dies gesetzlich oder durch Ihre Unternehmensrichtlinien vorgeschrieben ist.

Für den Mitarbeiter (seine Verantwortlichkeiten)

1. Das Formular W-4 (Bescheinigung über den Steuerabzug des Arbeitnehmers) ausfüllen:
   • Dieses Formular legt fest, wie viel Bundeseinkommensteuer von den Gehaltszahlungen einbehalten werden soll.
2. Formulare für den staatlichen Steuerabzug ausfüllen (falls zutreffend):
   • Je nach Bundesstaat müssen Arbeitnehmer möglicherweise bundesstaatsspezifische Formulare für den Steuerabzug ausfüllen.
3. Dokumente für das Formular I-9 vorlegen:
   • Der Arbeitnehmer muss innerhalb von drei Tagen nach der Einstellung gültige Dokumente vorlegen, die seine Identität und Arbeitserlaubnis bestätigen.
4. Leistungen in Anspruch nehmen (falls angeboten):
   • Arbeitnehmer sollten die vom Unternehmen angebotenen Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und bezahlten Urlaub prüfen und sich dafür anmelden.
5. Das Angebotsschreiben/den Arbeitsvertrag unterschreiben:
   • Falls erforderlich, sollten sie die Position durch die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags oder Angebotsschreibens formell annehmen.
6. Unternehmensrichtlinien bestätigen:
   • Arbeitnehmer sollten gegebenenfalls Bestätigungen für wichtige Richtlinien wie Richtlinien gegen Belästigung, zur Vertraulichkeit und zur Sicherheit am Arbeitsplatz unterzeichnen.

6.2 Einarbeitung

Die Einarbeitung umfasst einige der oben aufgeführten rechtlichen und administrativen Anforderungen, aber im Wesentlichen geht es darum, sicherzustellen, dass Ihr neuer Mitarbeiter bestmöglich startet.

Das bedeutet, ihm die für den Erfolg erforderlichen Werkzeuge, Kenntnisse und Unterstützung bereitzustellen. Zu den üblichen Bestandteilen gehören aufgabenspezifische Schulungen, die Vorstellung bei Teammitgliedern sowie ein Überblick über Unternehmenskultur, Werte und Erwartungen. 

Ein gut strukturiertes Einarbeitungsprogramm verbessert das Engagement der Mitarbeiter, die Arbeitszufriedenheit und die langfristige Mitarbeiterbindung. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel über die Erstellung eines effektiven 30-60-90-Tage-Einarbeitungsprogramms.

So stellen Sie Mitarbeiter ein: 5 bewährte Vorgehensweisen

Menschen sind Menschen und tun manchmal seltsame Dinge. Was sie motiviert, ist nicht immer klar, und das Leben hält Überraschungen bereit.

Erfolgreiche Rekrutierung über den gesamten Prozess basiert auf Vertrauen, Transparenz, Organisation, Durchhaltevermögen und Kommunikation.

Hier sind einige bewährte Vorgehensweisen, die Ihnen helfen, die benötigten Talente zu gewinnen und zu halten:

1. Erstellen Sie ein EVP 

Ein Arbeitgeberversprechen (EVP) ist eine Reihe einzigartiger Vorteile und Angebote, die ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern im Austausch für deren Fähigkeiten, Fachkenntnisse und Engagement verspricht.

Im Wesentlichen handelt es sich dabei um den Wert, den eine Organisation ihren Mitarbeitern im Gegenzug für deren Beiträge bietet.

Das EVP hilft dabei, Talente zu gewinnen, zu halten und zu engagieren, indem es wirksam vermittelt und vorantreibt, was die Organisation zu einem attraktiven Arbeitsplatz macht. Es umfasst verschiedene Bestandteile wie:

• Zweck, Vision und Mission
• Unternehmenswerte
• Gesamtvergütung
• Unternehmenskultur
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
• Flexibilität
• Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben
• Das gesamte Mitarbeitererlebnis. 

Für eine ausführlichere Betrachtung empfehle ich Hristovas hervorragenden Leitfaden zur Erstellung eines EVP.

2. Entwickeln Sie eine starke Arbeitgebermarke

Im Anschluss an die Erstellung Ihres EVP steht die Entwicklung Ihrer Arbeitgebermarke.

Im Wesentlichen ist Ihre Arbeitgebermarke Ihr Ruf als Arbeitgeber. Sie zeigt, wie Sie sich in Ihren sozialen Netzwerken, Stellenbeschreibungen, Vorstellungsgesprächen und überall dort präsentieren, wo Sie Bewerbern gegenübertreten.

Sie zeigt auch, wie Sie als Unternehmen auftreten. Handeln Sie ethisch, werden Mitarbeiter gut behandelt und leben Sie Ihre Werte?

Ein Zitat, das mir in Bezug auf Markenbildung immer im Gedächtnis geblieben ist, stammt von Warren Buffet: „Es dauert 20 Jahre, einen Ruf aufzubauen, und fünf Minuten, ihn zu ruinieren. Wenn Sie darüber nachdenken, werden Sie die Dinge anders machen.“

Für eine ausführlichere Betrachtung lesen Sie Mariyas Leitfaden zur Arbeitgebermarke.

3. Einen strukturierten Interviewprozess verwenden

Wir haben oben bereits die Bedeutung von Vorstellungsgesprächen angesprochen, und ich möchte sie hier noch einmal hervorheben.

Der Aufbau einer einheitlichen Interviewstruktur ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Bewerber anhand derselben Kriterien bewertet werden. Dies trägt zu einer konsistenten Bewerbererfahrung bei, kann Vorurteile reduzieren und den Prozess fairer gestalten.

4. Technologie nutzen

In der Anfangsphase kommst du wahrscheinlich mit einem einfachen Mitarbeiterverwaltungssystem aus, das dich beim Aufbau deines Teams unterstützt. Mitarbeiterverwaltungssysteme bieten bereits für sich genommen zahlreiche Vorteile.

Wenn die Einstellungen jedoch zunehmen, gibt es einige nützliche Tools, die den Prozess für alle Beteiligten verbessern und KPIs für die Personalbeschaffung verfolgen können, damit deine Maßnahmen an den Unternehmenszielen ausgerichtet bleiben.

Der unangefochtene König beziehungsweise die unangefochtene Königin der Recruiting-Software ist das Bewerbermanagementsystem (ATS). Diese Systeme nutzen Tools zur Automatisierung der Personalbeschaffung, um Stellen zu veröffentlichen, Vorstellungsgespräche zu planen, Bewerber während des gesamten Einstellungsprozesses zu verfolgen und mit ihnen zu kommunizieren, Lebensläufe zu prüfen und Feedback auszuwerten.

5. Fachleute hinzuziehen

Die Personalbeschaffung ist bekanntermaßen anspruchsvoll, insbesondere die Suche nach geeigneten Bewerbern. Daher kann es manchmal sinnvoll sein, einen Fachmann zu engagieren oder zu beauftragen. Je nach Budget für die Personalbeschaffung stehen dir hier einige Optionen offen:

• Baue ein internes Recruiting-Team auf.
• Beauftrage eine spezialisierte Personalvermittlungsagentur, entweder auf Honorarbasis oder gegen erfolgsabhängige Bezahlung. Diese sind besonders hilfreich bei der Suche nach Führungskräften oder schwer zu findenden Bewerbern.
• Nutze eine professionelle Arbeitgeberorganisation oder einen eingetragenen Arbeitgeber. Diese sind besonders nützlich, wenn du Talente außerhalb deines Heimatlandes einstellen möchtest.

Weitere Informationen findest du in unseren Artikeln darüber, wie man einen Recruiter einstellt, wie man einen Manager einstellt oder wie man eine Assistenzkraft einstellt.

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Häufig gestellte Fragen zur Einstellung von Mitarbeitenden

Woran erkennt man, dass es Zeit ist, Mitarbeitende einzustellen?

Welche Vorteile hat die Einstellung von Mitarbeitenden?