10 beste kostenlose Softwarelösungen zur Buchung von Hot Desks im Jahr 2026
Auswahl der besten kostenlosen Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische
Kostenlose Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische ermöglicht es Ihrem Team, gemeinsam genutzte Arbeitsplätze zu reservieren, ohne ein Abonnement bezahlen zu müssen. Dabei kommen Tools zum Einsatz, die einen kostenlosen Tarif oder eine Testversion anbieten. Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, flexible Sitzplatzkonzepte zu verwalten, hybride Arbeitsmodelle zu unterstützen oder einfach Schreibtischchaos zu vermeiden, ohne Ihr Budget zusätzlich zu belasten, sind Sie hier richtig. Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, die besten kostenlosen Optionen zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische zu vergleichen, die Besonderheiten der einzelnen Lösungen zu verstehen und die passende Lösung für die Anforderungen Ihres Teams auszuwählen.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als HR-Experten wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden HR-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle für kostenlose Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner Auswahl der besten kostenlosen Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische zusammen:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für Preise pro Grundriss bei unbegrenzt vielen Nutzern | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $28/unbegrenzte Nutzer/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für schnelle QR-Code-Schreibtischbuchungen | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $22/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten für Kompatibilität mit Hardware-Displays | Kostenlose Testphase verfügbar | Ab $51/Monat | Website | |
| 4 | Am besten für anpassbare Buchungsregeln | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $1,90/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 5 | Am besten für Belegungsanalyse-Dashboards geeignet | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $3.40/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für Schreibtischbuchungen über Slack | Kostenlose Testversion + kostenloser Tarif verfügbar | Ab $2,5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 7 | Am besten für Multi-Standort-Management | Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $4/Ressource/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 8 | Am besten für Echtzeit-Schreibtischverfügbarkeitskarten | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab £1,99/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für die Auswahl per visuellem Grundriss | 30-tägige kostenlose Testphase verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten für hybride Arbeitszeitplanung | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab €1,65/Nutzer/Monat | Website |
Bewertungen kostenloser Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der kostenlosen Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische, die es in meine Auswahl geschafft hat. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Überblick über die Funktionen, besten Einsatzmöglichkeiten und Preise jeder Plattform und helfen Ihnen dabei, die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden.
Floor Plan Mapper ist eine Software zur Buchung von flexiblen Schreibtischen, die CAD-, PDF- und JPG-Grundrisse in interaktive Karten für Schreibtischreservierungen, wiederkehrende Buchungen, Buchungsregeln, Belegungsberichte und rollenbasierte Administration über mehrere Gebäude und Etagen hinweg umwandelt.
Für wen eignet sich Floor Plan Mapper am besten?
Büroadministratoren, die mehrere Gebäude verwalten, sollten Floor Plan Mapper in Betracht ziehen. Die Lösung eignet sich am besten für eine Preisgestaltung pro Grundriss bei unbegrenzt vielen Nutzern.
Warum ich Floor Plan Mapper ausgewählt habe
Ich habe Floor Plan Mapper als beste Lösung für eine Preisgestaltung pro Grundriss bei unbegrenzt vielen Nutzern ausgewählt, weil das Modell zu Büros mit wechselnder Mitarbeiterzahl und stabilen Grundrissen passt. Die interaktiven CAD-, PDF- und JPG-Karten unterstützen die Schreibtischauswahl über mehrere Gebäude und Etagen hinweg, während Buchungsregeln, die automatische Freigabe und Belegungsberichte bei der Planung der Rückkehr ins Büro helfen. Es gibt eine 7-tägige Testversion, jedoch keinen dauerhaft kostenlosen Tarif.
Wichtige Funktionen von Floor Plan Mapper
- Wiederkehrende Buchungen: Reservierungen für sich wiederholende Tage planen.
- Kalenderintegrationen: Buchungen zu Outlook- oder Google-Kalendern hinzufügen.
- Identitätsbereitstellung: Microsoft Entra ID, Okta, SAML oder SCIM verbinden.
- Prüfprotokolle: Buchungen, Stornierungen, Änderungen und Aktualisierungen von Berechtigungen nachverfolgen.
Integrationen von Floor Plan Mapper
Zu den Integrationen gehören Outlook, Google Kalender, Microsoft Teams, Microsoft 365, SharePoint, Okta und SAML. Floor Plan Mapper unterstützt außerdem die SCIM-Bereitstellung, Excel-Importe und eine API für benutzerdefinierte Integrationen.
Was ist kostenlos?
Floor Plan Mapper bietet eine 7-tägige kostenlose Testversion, jedoch keinen dauerhaft kostenlosen Tarif. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei $28 pro Monat und verwenden eine Preisgestaltung pro Grundriss bei unbegrenzt vielen Nutzern.
Pros and Cons
Pros:
- Unbegrenzte Nutzer passen zu wechselnden Mitarbeiterzahlen
- Interaktive Karten eignen sich für Büros mit mehreren Etagen
- Die schnelle Einrichtung von Grundrissen wird gelobt
Cons:
- Kein dauerhaft kostenloser Tarif für Pilotprojekte
- Der mobile Zugriff über den Browser bleibt unklar
Whatspot
Am besten für schnelle QR-Code-Schreibtischbuchungen
Whatspot ist eine Plattform zur Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen, mit der Sie Arbeitsplatzreservierungen verwalten, QR-Codes für schnelle Buchungen generieren und Genehmigungsworkflows für Ressourcenanfragen einrichten können.
Für wen eignet sich Whatspot am besten?
Kleine Unternehmen und Coworking Spaces, die eine einfache Möglichkeit suchen, Schreibtisch- und Besprechungsraumreservierungen zu verwalten.
Warum habe ich Whatspot ausgewählt
Ich habe Whatspot als eines der besten Tools gewählt, weil ich für jeden Schreibtisch oder Besprechungsraum einzigartige QR-Codes erzeugen kann, mit denen mein Team die Plätze sofort per Smartphone buchen kann. Besonders gefällt mir, dass ich Genehmigungsworkflows für Ressourcenanfragen einrichten kann, was die Verwaltung gemeinsamer Flächen erleichtert. Die Möglichkeit, die Verfügbarkeit in Echtzeit auf einem Tablet oder Bildschirm vor jedem Raum anzuzeigen, ist vor allem für viel frequentierte Büros sehr praktisch.
Wichtige Funktionen von Whatspot
- Buchungskalender: Alle Schreibtisch- und Raumreservierungen in einer einzigen Kalenderoberfläche anzeigen und verwalten.
- Benutzerrollen und Berechtigungen: Unterschiedliche Zugriffsrechte für Admins, Manager und reguläre Nutzer vergeben.
- Wiederkehrende Buchungen: Wiederholende Reservierungen für Schreibtische oder Besprechungsräume einrichten.
- E-Mail-Benachrichtigungen: Automatische Buchungsbestätigungen und Erinnerungen per E-Mail erhalten.
Whatspot-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Microsoft Calendar, Microsoft Entra ID und Google Workspace, zudem steht eine API zur Verfügung.
Was ist kostenlos?
Whatspot bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 10 Nutzer, 3 Plätze und 40 Buchungen pro Monat. Der Gratis-Tarif umfasst mobilen und Web-Zugang, QR-Code-Buchungen sowie grundlegende Buchungsfunktionen.
Pros and Cons
Pros:
- QR-Code-Buchung für sofortigen Schreibtischzugang
- iOS- und Android-Apps verfügbar
- Genehmigungsworkflows für Ressourcenanfragen
Cons:
- Keine integrierte Besucherverwaltung
- Anpassbare Branding-Optionen sind eingeschränkt
New Product Updates from Whatspot
Whatspot Adds Booking Modes for Different Space Types
Whatspot introduces Booking Modes to support different reservation rules for different space types. Admins can choose flexible bookings, fixed durations, or fixed intervals based on how each space is used. For more information, visit Whatspot's official site.
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Joan
Am besten für Kompatibilität mit Hardware-Displays
Joan ist eine Desk-Booking-Softwareplattform, mit der Sie Hot-Desk-Reservierungen, Raumbuchungen und die Verfügbarkeit von Arbeitsbereichen verwalten können. Sie unterstützt dedizierte Hardware-Displays sowie den mobilen Zugriff.
Für wen ist Joan am besten geeignet?
Facility Manager und IT-Teams in Büros, die Desk-Booking-Software mit physischer Display-Hardware kombinieren möchten.
Warum habe ich Joan ausgewählt?
Ich habe Joan als eine der besten Optionen ausgewählt, weil ich die Desk Booking Software mit Joans E-Paper-Hardwaredisplays kombinieren kann, um den Echtzeit-Status von Arbeitsplätzen direkt am Arbeitsplatz anzuzeigen. Mir gefällt, dass mein Team Buchungen über das Web oder die mobile App verwalten kann und sofortige Aktualisierungen auf den physischen Geräten angezeigt werden. Außerdem schätze ich, wie die Joan Hardware mit der Software integriert ist, um Doppelbuchungen und Verwirrung in gemeinsam genutzten Büroräumen zu vermeiden.
Joan Hauptfunktionen
- Mobile Buchungs-App: Buchen Sie Arbeitsplätze und Räume per Smartphone.
- Kalendersynchronisation: Verbinden Sie Buchungen mit Google- und Outlook-Kalendern.
- QR-Code Check-in: Scannen, um die Arbeitsplatznutzung bei Ankunft zu bestätigen.
- Besuchermanagement: Gäste digital registrieren und nachverfolgen.
Joan Integrationen
Joan bietet native Integrationen mit Microsoft Active Directory, Google Calendar, Microsoft Teams und Slack. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Was ist kostenlos?
Joan bietet eine 30-tägige kostenlose Testphase mit Zugriff auf alle Funktionen. Nach der Testphase ist ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich. Es gibt keinen dauerhaft kostenlosen Tarif.
Pros and Cons
Pros:
- Hardware-Displays zeigen Echtzeitstatus der Arbeitsplätze
- Kalendersynchronisation mit Google und Microsoft 365
- Individuelle Buchungsregeln für Arbeitsplatzmanagement
Cons:
- Hardware-Geräte müssen separat erworben werden
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten bei Buchungsregeln
Dibsido
Am besten für anpassbare Buchungsregeln
Dibsido ist eine kostenlose Schreibtischbuchungslösung für hybride Teams, die das Management gemeinsam genutzter Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze durch ein intuitives Buchungssystem vereinfacht. Nutzer können mit nur einem Klick Plätze reservieren, direkt über interaktive Grundrisse buchen und ungenutzte Schreibtische automatisch freigeben lassen, um die Auslastung des Büros optimal zu halten.
Für wen ist Dibsido am besten geeignet?
Büroleiter und Administratoren, die detaillierte Buchungsregeln für gemeinsam genutzte Schreibtische und Besprechungsräume festlegen möchten.
Warum habe ich Dibsido ausgewählt?
Ich habe Dibsido als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich detaillierte Buchungsregeln für Schreibtische und Besprechungsräume einrichten kann, einschließlich Einschränkungen nach Benutzergruppe oder Zeitfenster. Mir gefällt, dass ich Buchungsregeln nach Benutzergruppe, Arbeitsbereich und Buchungszeitraum konfigurieren kann, um sie optimal an die Nutzung durch verschiedene Teams anzupassen. Das gibt mir mehr Kontrolle darüber, wer wann bestimmte Plätze reservieren kann, ohne unnötigen administrativen Aufwand zu erzeugen. Praktisch bedeutet das, dass ich den Zugang zu Arbeitsplätzen exakt an unsere speziellen Büroregeln anpassen kann.
Wichtige Funktionen von Dibsido
- Interaktive Grundrisse: Nutzer können Schreibtische direkt von einer visuellen Karte des Arbeitsbereiches auswählen.
- Wiederkehrende Reservierungen: Planen Sie wiederkehrende Buchungen für Schreibtische oder Räume täglich, wöchentlich oder monatlich.
- Mobile Buchungs-App: Reservieren und verwalten Sie Schreibtischbuchungen von jedem mobilen Gerät aus.
- Check-in- und Check-out-Tracking: Überwachen Sie die Nutzung von Arbeitsplätzen mit integrierten Check-in- und Check-out-Funktionen.
Dibsido-Integrationen
Integriert werden können Slack, Microsoft Teams, Google Kalender, Outlook und Microsoft Entra ID. Eine API steht für eigene Integrationen zur Verfügung.
Was ist kostenlos?
Dibsido bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan für bis zu 20 Nutzer. Einige erweiterte Funktionen und Integrationen sind nur in kostenpflichtigen Tarifen enthalten.
Pros and Cons
Pros:
- Individuelle Buchungsregeln für jeden Arbeitsbereich
- Unbegrenzte Schreibtischbuchungen im kostenlosen Tarif
- Detaillierte Buchungsregeln nach Benutzergruppe
Cons:
- Kostenloser Tarif auf einen Besprechungsraum begrenzt
- Keine bidirektionale Outlook- oder Google Kalender-Synchronisation im kostenlosen Tarif
PULT
Am besten für Belegungsanalyse-Dashboards geeignet
PULT ist eine Schreibtischbuchungssoftware für hybride Arbeitsplätze, die Arbeitsplatzreservierungen, Besprechungsraummanagement, Belegungsanalysen und Besuchermanagement in einem System vereint.
Für wen ist PULT am besten geeignet?
PULT eignet sich besonders für Arbeitsplatzmanager und Betriebsteams in mittelgroßen und großen Unternehmen, die detaillierte Einblicke in Belegung und Raumnutzung suchen.
Warum habe ich mich für PULT entschieden?
Ich habe PULT als eine der besten Lösungen gewählt, weil ich Zugriff auf detaillierte Belegungsanalyse-Dashboards habe, die die Arbeitsplatznutzung in Echtzeit und historisch anzeigen. Mir gefällt, dass mein Team die Auslastung von Schreibtischen und Räumen visualisieren, ungenutzte Bereiche erkennen und detaillierte Nutzungsberichte exportieren kann. Die Analysetools der Plattform helfen mir, datengestützte Entscheidungen zur Raumverteilung und hybriden Arbeitsgestaltung zu treffen.
Wichtige Funktionen von PULT
- Schreibtisch-Check-in per QR-Code: Nutzer bestätigen ihre Schreibtischreservierung, indem sie am Arbeitsplatz einen QR-Code scannen.
- Wiederkehrende Schreibtischbuchungen: Mitarbeitende können wiederholende Reservierungen für bevorzugte Schreibtische einrichten.
- Mobile Buchungs-App: Schreibtischreservierungen können direkt vom mobilen Gerät aus gebucht, geändert oder storniert werden.
- Zuweisung von Team-Bereichen: Administratoren können bestimmten Teams oder Abteilungen bestimmte Schreibtischbereiche zuweisen.
PULT-Integrationen
PULT bietet native Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, Google Kalender, Microsoft Outlook, Personio, HRworks, Workday, BambooHR, Okta und Cisco Meraki. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.
Was ist kostenlos?
PULT bietet kostenlosen Zugang zu den grundlegenden Schreibtischbuchungsfunktionen für bis zu 20 Nutzer. Zu den Gratisfunktionen gehören 1-Klick-Schreibtischbuchung, Schreibtisch-Tags und Gerätefilter, ein Grundriss-Editor, wiederkehrende Buchungen, Buchungsregeln und -richtlinien, QR-Code-Check-in, Planung hybrider Arbeit und Zugang zum Help Centre.
Pros and Cons
Pros:
- Belegungsanalyse-Dashboards mit Exportfunktionen
- Native Integrationen mit HR- und IT-Systemen
- Echtzeit-Aktualisierungen zur Schreibtischverfügbarkeit
Cons:
- Begrenzte Anpassung für Schreibtischbuchungsregeln
- Keine integrierte Unterstützung für Parkplatzbuchungen
Officely
Am besten geeignet für Schreibtischbuchungen über Slack
Officely ist eine Arbeitsplatz-Buchungssoftware für hybride Teams, die direkt in Slack und Microsoft Teams integriert ist. Mitarbeitende können damit Schreibtische, Besprechungsräume und andere Ressourcen buchen, ohne die Plattform zu wechseln. Die Lösung bietet eine Echtzeit-Übersicht darüber, wer im Büro ist, unterstützt Check-ins und stellt interaktive Karten zur Verfügung, damit Teams ihre Sitzplatzplanung und Zusammenarbeit besser abstimmen können.
Für wen ist Officely am besten geeignet?
Officely eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Teams, die Slack als primäres Kommunikationstool nutzen.
Warum habe ich Officely ausgewählt?
Ich habe Officely als eines der besten Tools ausgewählt, weil mein Team damit Arbeitsplätze buchen, die Bürobelegung verwalten und hybride Zeitpläne direkt in Slack koordinieren kann. Mir gefällt, dass ich wiederkehrende Bürotage einstellen und sehen kann, wer sonst noch ins Büro kommt, ohne Slack zu verlassen. Die Integration in Slack-Kanäle sorgt dafür, dass mein Team Buchungs-Updates und Erinnerungen in Echtzeit erhält.
Wichtige Funktionen von Officely
- Schreibtisch-Check-in: Nutzer bestätigen ihre Arbeitsplatzbuchungen bei Ankunft im Büro.
- Kapazitätsmanagement: Begrenzung und Kontrolle der maximalen Personenzahl im Büro pro Tag.
- Arbeitsplatz-Zonen: Arbeitsplätze können in Zonen oder Bereiche gruppiert werden, um die Buchung zu erleichtern.
- Gesundheitsabfrage: Vor Betreten des Büros können Gesundheitsabfragen von den Nutzern eingeholt werden.
Officely-Integrationen
Officely bietet native Integrationen mit Google Calendar, Microsoft Outlook und Slack an und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Was ist kostenlos?
Officely ist für bis zu 5 Benutzer kostenlos nutzbar. Die Gratisversion enthält alle Funktionen für kleine Teams, einschließlich Arbeitsplatz-Buchung, Präsenzübersicht, Schreibtisch-Check-ins, private Arbeitsplatz-Zonen, Kapazitätsmanagement, automatisierte Buchung, Slack-Zugang und Büro-Analytik.
Pros and Cons
Pros:
- Vollständig in den Slack-Workspace integriert
- Schnelle Einrichtung für hybride Büroumgebungen
- Echtzeit-Übersicht zur Anwesenheit im Büro
Cons:
- Für Kernfunktionen ist Slack erforderlich
- Mehrere Bürostandorte lassen sich nicht einfach verwalten
anny ist eine Arbeitsplatzbuchungs-App, mit der Sie Arbeitsplatzreservierungen, Besprechungsräume, Parkplätze und Ressourcen an mehreren Standorten über ein einziges Dashboard verwalten können.
Für wen ist anny am besten geeignet?
anny ist ideal für Organisationen, die Arbeitsplätze und Ressourcen an mehreren Bürostandorten oder auf verschiedenen Firmencampi verwalten.
Warum habe ich anny ausgewählt?
Ich habe anny als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich Buchungen für mehrere Standorte von einem zentralen Dashboard aus verwalten kann. Mir gefällt, dass ich standortspezifische Regeln und Berechtigungen für jedes Büro oder jeden Campus einrichten kann. Mein Team nutzt anny, um Arbeitsplätze, Parkplätze und Besprechungsräume an mehreren Orten zu koordinieren.
anny Hauptfunktionen
- Interaktive Lagepläne: Nutzer können Arbeitsplätze direkt über eine visuelle Karte auswählen und buchen.
- Check-in- und Check-out-System: Erfasst die tatsächliche Arbeitsplatznutzung per QR-Code oder Web-Check-in.
- Ressourcenbuchung: Sie können Geräte oder Parkplätze zusammen mit Arbeitsplätzen reservieren.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Administratoren können Berechtigungen für verschiedene Nutzergruppen vergeben.
anny Integrationen
anny bietet native Integrationen mit Personio, Google Workspace, Microsoft 365, Outlook, Zoom, Microsoft Teams und Nuki, zusätzlich zu unterstützenden Lösungen wie Smart Locks, HRIS, Zahlungen, SSO und Kalender-Tools. Eine API ist für individuelle Integrationen verfügbar.
Was ist kostenlos?
anny bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit eingeschränkten Funktionen an. Im kostenlosen Tarif sind die Anzahl der Standorte, Ressourcen und manche erweiterten Funktionen begrenzt.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützt die Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen
- Multi-Standort-Verwaltung über ein zentrales Dashboard
- Rollenbasierter Zugriff für verschiedene Nutzergruppen
Cons:
- Im kostenlosen Tarif sind Standorte und Ressourcen begrenzt
- Kein integriertes Besuchermanagement
Am besten für Echtzeit-Schreibtischverfügbarkeitskarten
Flexwhere ist eine Schreibtischbuchungssoftware, die Ihnen ermöglicht, die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen in Echtzeit einzusehen, Arbeitsplatzreservierungen zu verwalten und die Büroauslastung mit interaktiven Karten und Zugriff über Web oder Mobilgerät zu überwachen.
Für wen ist Flexwhere am besten geeignet?
Facility Manager und Büroadministratoren in mittleren und großen Unternehmen, die flexible Arbeitsplätze überwachen und verwalten müssen.
Warum habe ich Flexwhere ausgewählt?
Ich habe Flexwhere als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen in Echtzeit auf interaktiven Bürokarten sehen kann, was es einfach macht, freie Plätze auf einen Blick zu erkennen. Meine Teammitglieder nutzen die Live-Belegungsdaten der Plattform, um flexible Sitzplätze zu managen und Doppelbuchungen zu vermeiden. Mir gefällt außerdem, dass wir sowohl per Web als auch über mobile Geräte Arbeitsplätze buchen können, sodass jeder, egal wo er ist, einen Platz reservieren kann.
Flexwhere Hauptfunktionen
- Single Sign-On-Integration: Nutzer können sich mit Microsoft- oder Google-Konten einloggen.
- Buchung von Besprechungsräumen: Besprechungsräume können zusammen mit den Arbeitsplätzen auf einer Plattform reserviert werden.
- Besucherverwaltung: Besucher können direkt im System registriert und nachverfolgt werden.
- Dashboard für Belegungsanalysen: Detaillierte Berichte zur Nutzung und zu Trends von Arbeitsplätzen einsehen.
Flexwhere Integrationen
Zu den Integrationen gehören Outlook, Microsoft Teams, Google Kalender und TopDesk.
Was ist kostenlos?
Flexwhere bietet kostenlosen Zugang für bis zu 25 Nutzer. Enthalten sind ein Grundriss an einem Standort, Schreibtisch- und Ad-hoc-Meetingraum-Buchungen, Buchungen bis zu 1 Woche im Voraus, Zugriff über Web- und Mobile-App, Online-Support, Schnellbuchungen, individuelle Buchungen, Buchungsänderungen, Push-Benachrichtigungen und Erinnerungen, SSO sowie 5 benutzerdefinierte Ressourcenlabels.
Pros and Cons
Pros:
- Interaktive visuelle Grundrisskarten
- Unterstützung für 25 kostenlose Nutzer
- Echtzeit-Standortverfolgung von Kollegen
Cons:
- Acht-Tage-Buchungslimit
- Begrenzung auf einen Grundriss
Offision ist ein Arbeitsplatzbuchungssystem, mit dem Sie Arbeitsplatzreservierungen verwalten, Bürogrundrisse visualisieren und gemeinsam genutzte Ressourcen über eine interaktive Grundrissoberfläche koordinieren können.
Für wen ist Offision am besten geeignet?
Offision eignet sich besonders für Büro- und Gebäudemanager, die Arbeitsplatzbuchungen anhand eines visuellen Grundrisses koordinieren müssen.
Warum ich Offision ausgewählt habe
Ich habe Offision als eines der besten Systeme ausgewählt, weil ich Arbeitsplätze direkt auf einem visuellen Grundriss auswählen kann – das macht die Buchung intuitiv und standortbasiert. Mein Team nutzt die Drag-and-drop-Oberfläche, um Arbeitsplätze schnell zu reservieren und die Verfügbarkeit in Echtzeit zu sehen. Besonders gefällt mir, dass sich mit Offision Grundrisse individuell an die tatsächliche Büroaufteilung anpassen lassen, sodass jeder genau weiß, welchen Platz er bucht.
Wichtige Funktionen von Offision
- Genehmigungs-Workflows für Buchungen: Einrichten von Genehmigungen durch Vorgesetzte für Arbeitsplatzreservierungen.
- Wiederkehrende Buchungen: Arbeitsplätze für regelmäßig wiederkehrende Tage oder Wochen planen.
- Benutzerzugriffssteuerung: Buchungsrechte gezielt pro Nutzer oder Nutzergruppe zuweisen.
- Kalendersynchronisation: Buchungen mit Google Calendar und Outlook integrieren.
Offision-Integrationen
Offision bietet native Integrationen mit Zoom, Microsoft Teams, Outlook, Microsoft 365, Google Workspace und Webex.
Was ist kostenlos?
Offision bietet eine 30-tägige kostenlose Testphase mit Zugang zu allen Funktionen. Nach Ablauf des Testzeitraums ist eine kostenpflichtige Lizenz nötig, ein dauerhaft kostenloser Tarif wird nicht angeboten.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützt Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen
- Anpassbare Nutzerzugriffsrechte
- Zentrale Verwaltung mehrerer Standorte
Cons:
- Begrenzte Analyse- und Berichtsfunktionen
- Kein kostenloser Tarif, nur Testphase
desk.ly ist eine Plattform zur Buchung von Arbeitsplätzen und zur Verwaltung von Arbeitsbereichen, mit der Sie Hot Desking organisieren, Besprechungsräume verwalten, Teampläne koordinieren und Bürobereiche für hybride Arbeitsumgebungen einrichten können.
Für wen ist desk.ly am besten geeignet?
desk.ly eignet sich besonders für HR-Teams und Office Manager in mittelgroßen Unternehmen, die hybride Arbeitszeiten koordinieren.
Warum ich desk.ly ausgewählt habe
Ich habe desk.ly ausgewählt, weil ich wiederkehrende Arbeitsplatzbuchungen einrichten und hybride Arbeitspläne für mein Team an einem zentralen Ort koordinieren kann. Mir gefällt, dass ich Bürobereiche zuweisen, Reservierungen für Besprechungsräume verwalten und die interaktive Grundrissansicht nutzen kann, um die Arbeitsplatzverfügbarkeit zu visualisieren. Die Planungsfunktionen helfen meinem Team, Präsenztage zu planen und nachzuvollziehen, wer wo arbeitet.
desk.ly Hauptfunktionen
- Single Sign-on-Integration: Verbindet sich mit Microsoft 365 und Google Workspace für einfachen Zugang.
- QR-Code-Schreibtisch-Check-in: Ermöglicht Nutzern das Einchecken an Arbeitsplätzen über QR-Codes.
- Besuchermanagement: Erfasst und verwaltet externe Besucher im Arbeitsbereich.
- Analyse-Dashboard: Stellt Daten zur Nutzung der Arbeitsplätze und Buchungsstatistiken bereit.
desk.ly Integrationen
Desk.ly bietet native Integrationen für Microsoft Outlook, Google Kalender, Microsoft Teams, Personio und Slack sowie eine API für individuelle Integrationen.
Was ist kostenlos?
desk.ly bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 15 Nutzer. Der kostenlose Plan umfasst grundlegende Arbeitsplatzbuchungsfunktionen, schränkt jedoch den Zugriff auf erweiterte Analysen und einige Integrationen ein.
Pros and Cons
Pros:
- QR-Code-Check-in für Arbeitsplätze und Räume
- Native HRIS-Integrationen für Nutzer-Synchronisierung
- Besuchermanagement mit digitalem Gästebuch
Cons:
- Eingeschränkte Möglichkeiten zur individuellen Berichterstellung
- Keine mobile App für Android-Geräte
Weitere kostenlose Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische
Hier finden Sie einige weitere kostenlose Optionen zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische, die es nicht in meine Auswahl geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
Wie ich kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware bewerte
Zunächst definiere ich was als kostenlos zählt. Für Hot-Desk-Buchungssoftware – bei der HR-Teams die tägliche Sitzplatzvergabe für hybride Mitarbeitende verwalten – qualifizieren sich nur dauerhaft kostenlose Tarife. Danach bewerte ich die Tools auf zwei Ebenen: die grundlegenden Funktionen, die für diese Liste erforderlich sind, und die Unterscheidungsmerkmale, die einen Anbieter von einem anderen abheben.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Zusätzlich zu meinen Anforderungen an das kostenlose Angebot verwende ich ein Bewertungssystem, um Tools für meine Liste auszuwählen. So funktioniert es:
Ich bewerte jedes Tool auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht) bis 5 (ist in diesem Bereich besonders stark) hinsichtlich jeder der unten aufgeführten Kernfunktionen. Dann berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindest-Gesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um in Betracht gezogen zu werden.
- Schreibtisch-Reservierungssystem: Jedes von mir bewertete Tool muss es Mitarbeitenden ermöglichen, freie Plätze zu durchsuchen und für bestimmte Daten oder Zeitfenster zu reservieren – etwa einen Schreibtisch in der Nähe des Vertriebsteams für einen gemeinsamen Donnerstag.
- Interaktive Grundrisse: Ich achte auf visuelle, klickbare Karten des Büro-Layouts, damit Mitarbeitende einen Platz nach Lage auswählen können, statt blind von einer Liste mit Schreibtisch-IDs zu wählen.
- Buchungs-Self-Service: Mitarbeitende sollten ihre eigenen Reservierungen einsehen, ändern und stornieren können. Ich prüfe auch, ob das Tool Check-ins unterstützt, damit Administratoren nicht genutzte Plätze automatisch zurückholen können.
- Zugriff auf mehreren Geräten: Eine hybride Arbeitskraft, die kurzfristig ins Büro kommt, muss ihren Platz auch vom Handy aus buchen können. Ich schaue, ob das Tool in der kostenlosen Version sowohl Web- als auch Mobilzugang bietet.
- Admin-Kontrollen & Berechtigungen: Büro-Manager müssen Arbeitsplätze einrichten, Buchungsregeln definieren und Nutzerrollen vergeben können. Ich schaue, wie viel Kontrolle Admins haben – zum Beispiel, ob sie Plätze in Bereiche gruppieren oder teambezogene Richtlinien festlegen können.
- Belegungs-Reporting: Grundlegende Nutzungsdaten helfen HR- und Office-Teams zu verstehen, welche Plätze und Etagen genutzt werden. Ich prüfe, ob der Gratis-Tarif ausreichend Berichte bietet, um Entscheidungen wie Flächenverkleinerung oder Neuverteilung zu unterstützen.
Sobald ich eine Liste passender Tools habe, schaue ich, was jede Plattform auszeichnet.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander unterscheidet)
So vergleiche und unterscheide ich verschiedene Anbieter:
Herausstechende Funktionen
Features zur Teamkoordination sind hier sehr wichtig – ich achte auf Tools, die anzeigen, wo Kolleg:innen sitzen, damit Mitarbeitende an gemeinsamen Büro-Tagen in der Nähe buchen können. Kalendersynchronisation mit Google Kalender oder Outlook ist ein weiteres großes Kriterium, weil sich so Buchungen direkt in bestehende Workflows übernehmen lassen. Außerdem prüfe ich, ob ein Tool QR-Code-Check-in unterstützt, was Administratoren hilft, nicht genutzte Plätze automatisch freizugeben und genaue Auslastungsdaten zu erhalten.
Mehr als nur Funktionen
Die Einschränkungen kostenloser Tarife sind sehr unterschiedlich – ich prüfe, wie viele Nutzende und Plätze pro Anbieter in der Gratisversion unterstützt werden, denn ein Tool mit Begrenzung auf 10 Plätze ist für ein 50-Personen-Hybridteam nicht geeignet. Datenschutz ist ebenso relevant, da diese Tools Standort- und Präsenzdaten von Mitarbeitenden erfassen; ich bewerte daher die DSGVO-Konformität und Transparenz darüber, wie diese Daten gespeichert werden. Zusätzlich betrachte ich den Einrichtungsaufwand, insbesondere ob Administratoren Nutzende via CSV oder Verzeichnisabgleich ohne kostenpflichtige Stufe importieren können.
So wählen Sie kostenlose Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische aus
Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Damit Sie sich bei der individuellen Auswahl Ihrer Software auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was ist zu beachten? |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Unterstützt die Software Ihr aktuelles und zukünftiges Aufkommen an Schreibtischen, Standorten und Nutzern? |
| Integrationen | Lässt sie sich ohne zusätzliche Umgehungslösungen mit Ihren bestehenden Kalender-, Personal- oder Zutrittskontrollsystemen verbinden? |
| Anpassbarkeit | Können Sie Buchungsregeln, Nutzerberechtigungen und Arbeitsplatzlayouts an Ihre Richtlinien anpassen? |
| Benutzerfreundlichkeit | Können Mitarbeiter und Administratoren Schreibtische mit minimalem Schulungsaufwand und ohne Verwirrung buchen und verwalten? |
| Implementierung und Einführung | Wie lange dauert es, die Software einzurichten, Daten zu migrieren und Ihr Team sicher mit dem Tool arbeiten zu lassen? |
| Kosten | Gibt es versteckte Kosten, notwendige Upgrades oder Nutzungsbeschränkungen, die sich später auf Ihr Budget auswirken könnten? |
| Sicherheitsvorkehrungen | Bietet das Tool Datenschutz, Nutzerauthentifizierung und die Einhaltung der Standards Ihrer Organisation? |
| Verfügbarkeit des Supports | Erhalten Sie zeitnah Hilfe, wenn Probleme auftreten, und ist der Support im kostenlosen Tarif enthalten? |
Was ist kostenlose Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische?
Kostenlose Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische ist ein digitales Tool, mit dem Mitarbeiter gemeinsam genutzte Schreibtische oder Arbeitsplätze kostenlos reservieren können. Diese Plattformen helfen Organisationen dabei, die Verfügbarkeit von Schreibtischen zu verwalten, die Nutzung von Arbeitsplätzen zu verfolgen und flexible Sitzplatzkonzepte zu unterstützen. Die meisten kostenlosen Lösungen bieten grundlegende Funktionen für Buchungen, Stornierungen und die Anzeige der Verfügbarkeit und eignen sich daher für kleine Teams oder Organisationen, die hybride Arbeitsmodelle erproben.
Funktionen
Sehen wir uns die Funktionen an, die häufig in Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische zu finden sind, und welche davon normalerweise in kostenlosen bzw. kostenpflichtigen Tarifen enthalten sind.
Typische Funktionen kostenloser Software zur Buchung flexibler Arbeitsplätze
- Kalender für die Schreibtischbuchung: Ermöglicht Benutzern, verfügbare Schreibtische anzuzeigen und einen Arbeitsplatz für bestimmte Daten und Zeiten zu reservieren.
- Stornierung von Buchungen: Ermöglicht Benutzern, ihre Schreibtischreservierungen direkt innerhalb der Plattform zu stornieren oder zu ändern.
- Verfügbarkeit in Echtzeit: Zeigt aktuelle Informationen darüber an, welche Schreibtische zu einem bestimmten Zeitpunkt frei oder belegt sind.
- Benutzerverwaltung: Ermöglicht Administratoren, Benutzer hinzuzufügen, zu entfernen oder zuzuweisen sowie grundlegende Zugriffsberechtigungen zu verwalten.
- Grundlegende Berichte: Liefert einfache Nutzungsstatistiken, beispielsweise die Anzahl der Buchungen oder Auslastungsraten.
- Mobiler Zugriff: Bietet eine für Mobilgeräte optimierte Benutzeroberfläche oder App, sodass Benutzer Schreibtische über ihr Smartphone buchen können.
- E-Mail-Bestätigungen: Sendet Benutzern automatische Buchungsbestätigungen und Erinnerungen per E-Mail.
- Einfache Ansicht des Grundrisses: Zeigt eine grundlegende Karte oder Darstellung des Arbeitsbereichs an, damit Benutzer ihren bevorzugten Schreibtisch auswählen können.
Typische Funktionen kostenpflichtiger Software zur Buchung flexibler Arbeitsplätze
- Erweiterte Analysen: Liefert detaillierte Einblicke in die Auslastung des Arbeitsbereichs, Trends und Buchungsmuster der Mitarbeiter.
- Integration mit Kalendern: Synchronisiert Buchungen mit Tools wie Google Kalender oder Microsoft Outlook und erleichtert so die Terminplanung.
- Individuelle Buchungsregeln: Ermöglicht Administratoren, erweiterte Berechtigungen, Buchungszeiträume oder Einschränkungen für verschiedene Benutzergruppen festzulegen.
- Besucherverwaltung: Erfasst externe Gäste, stellt Besucherausweise aus und protokolliert Ein- und Austrittszeiten.
- Interaktive Grundrisse: Bietet anklickbare, detaillierte Karten mit dem Schreibtischstatus in Echtzeit und erweiterten Navigationsfunktionen.
- Anmeldung per QR-Code: Verlangt von Benutzern, an ihrem Schreibtisch einen QR-Code zu scannen, um ihre Reservierung und Anwesenheit zu bestätigen.
- Einmalanmeldung (SSO): Unterstützt eine sichere Authentifizierung über den Identitätsanbieter Ihrer Organisation.
- API-Zugriff: Ermöglicht individuelle Integrationen mit anderen Arbeitsplatz-Tools oder internen Systemen.
- Priorisierter Support: Bietet zahlenden Benutzern schnellere Antwortzeiten und spezielle Supportkanäle.
- Individueller Markenauftritt: Ermöglicht Organisationen, ihr Logo, ihre Farben und ihren Markenauftritt zur Buchungsplattform hinzuzufügen.
Vorteile
Die Implementierung kostenloser Software zur Buchung flexibler Arbeitsplätze bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige davon:
- Kosteneinsparungen: Mit kostenlosen Tarifen können Sie Arbeitsplatzreservierungen verwalten, ohne Ihr Softwarebudget zu belasten.
- Bessere Raumnutzung: Verfügbarkeitsdaten in Echtzeit und Buchungsdaten helfen Ihnen, das Layout Ihres Büros optimal zu nutzen.
- Flexible Arbeitsmodelle: Tools zur Schreibtischbuchung unterstützen hybride und flexible Arbeitszeiten, indem Mitarbeiter Schreibtische nach Bedarf reservieren können.
- Vereinfachte Schreibtischverwaltung: Administratorfunktionen und Benutzerverwaltung erleichtern die Zuweisung, Überwachung und Anpassung der Schreibtischnutzung.
- Schnellere Einarbeitung: Intuitive Benutzeroberflächen und grundlegende Einrichtungsanleitungen helfen Teams, mit minimalem Schulungs- oder IT-Supportaufwand zu beginnen.
- Datenbasierte Entscheidungen: Grundlegende Berichtsfunktionen liefern Einblicke in Auslastungstrends und die Nachfrage nach Arbeitsplätzen.
- Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Der mobile Zugriff und einfache Buchungsprozesse erleichtern es Mitarbeitern, Schreibtische zu finden und zu reservieren.
Kosten & Preise
Ich weiß, dass Sie zu diesem Artikel gekommen sind, um die besten kostenlos verfügbaren Optionen für Software zur Buchung flexibler Arbeitsplätze zu finden. Da kostenlose Tarife jedoch nur einen begrenzten Funktionsumfang bieten, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie Ihren Tarif in Zukunft erweitern müssen.
Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre Durchschnittspreise und die typischen enthaltenen Funktionen von Software zur Buchung flexibler Arbeitsplätze zusammen:
Tarifvergleichstabelle für Software zur Buchung flexibler Arbeitsplätze
| Plantyp | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Schreibtischbuchung, Verfügbarkeit in Echtzeit, einfache Ansicht des Grundrisses, grundlegende Berichte und E-Mail-Bestätigungen. |
| Persönlicher Tarif | $5-$15/user/month | Alle kostenlosen Funktionen, Zugriff auf die mobile App, eingeschränkte Integrationen, Benutzerverwaltung und bevorzugter E-Mail-Support. |
| Geschäftstarif | $15-$30/user/month | Alle Funktionen des persönlichen Tarifs, erweiterte Analysen, Kalenderintegrationen, individuelle Buchungsregeln und Besucherverwaltung. |
| Unternehmenstarif | $30-$50/user/month | Alle Funktionen des Geschäftstarifs, SSO, API-Zugriff, individuelles Branding, dedizierter Support und erweiterte Sicherheitskontrollen. |
Häufig gestellte Fragen zur kostenlosen Software für die Hot-Desk-Buchung
Hier finden Sie Antworten auf einige häufig gestellte Fragen zur kostenlosen Software für die Hot-Desk-Buchung:
Welche Einschränkungen sollte ich bei kostenloser Software für die Hot-Desk-Buchung erwarten?
Kostenlose Tarife beschränken in der Regel die Anzahl der Benutzer, Schreibtische oder Buchungen, die Sie verwalten können. Außerdem müssen Sie möglicherweise auf erweiterte Funktionen wie Integrationen, Analysen oder individuelles Branding verzichten, die oft kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten sind.
Kann kostenlose Software für die Hot-Desk-Buchung hybride oder remote arbeitende Teams unterstützen?
Ja, die meisten kostenlosen Tools für die Hot-Desk-Buchung unterstützen hybrides Arbeiten, indem sie Mitarbeitenden ermöglichen, Schreibtische für die Tage zu reservieren, an denen sie im Büro sein möchten. Funktionen zur Verwaltung mehrerer Standorte oder komplexer Zeitpläne können jedoch eingeschränkt sein.
Sind meine Daten bei kostenloser Software für die Hot-Desk-Buchung sicher?
Die meisten renommierten Anbieter bieten grundlegende Sicherheitsmaßnahmen an, doch erweiterte Kontrollen wie SSO, Prüfprotokolle oder Compliance-Zertifizierungen sind in der Regel nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar. Lesen Sie vor der Nutzung stets die Datenschutzrichtlinie und die Sicherheitsdokumentation des Anbieters.
Kann ich von einem kostenlosen Tarif upgraden, wenn meine Anforderungen steigen?
Ja, die meisten Anbieter ermöglichen ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Tarif, wenn Sie mehr Benutzer, Schreibtische oder erweiterte Funktionen benötigen. Prüfen Sie, ob das von Ihnen gewählte Tool eine einfache Migration ermöglicht und ob Ihre Daten reibungslos übertragen werden.
Bieten kostenlose Tools für die Hot-Desk-Buchung Kundensupport an?
Der Support für kostenlose Tarife beschränkt sich in der Regel auf Artikel im Hilfezentrum oder E-Mail-Support. Live-Chat, telefonischer Support oder eine persönliche Einführung sind in kostenpflichtigen Tarifen häufiger verfügbar. Wenn Support wichtig ist, prüfen Sie vor der Entscheidung, welche Leistungen enthalten sind.