20 Beste Kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftwares im Jahr 2026

Mit kostenloser Hot-Desk-Buchungssoftware kann Ihr Team gemeinsam genutzte Arbeitsplätze reservieren, ohne für ein Abonnement zu zahlen – mit Tools, die einen Gratis-Tarif oder eine Testversion anbieten. Wenn Sie Möglichkeiten suchen, flexible Sitzplätze zu verwalten, hybride Arbeitsmodelle zu unterstützen oder einfach Chaos bei der Arbeitsplatzvergabe vermeiden möchten – ganz ohne zusätzliches Budget – sind Sie hier richtig. Diese Anleitung hilft Ihnen, die besten kostenlosen Optionen für Hot-Desk-Buchung zu vergleichen, die Besonderheiten jeder Lösung zu verstehen und das passende Tool für die Bedürfnisse Ihres Teams zu wählen.

Zusammenfassung: Beste kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl kostenloser Hot-Desk-Buchungssoftware zusammen, um Ihnen dabei zu helfen, die beste Lösung für Ihr Budget und Ihr Unternehmen zu finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Joan	Am besten für Kompatibilität mit Hardware-Displays	Kostenlose Testphase verfügbar	Ab $51/Monat	Website
2	PULT	Am besten für Belegungsanalyse-Dashboards geeignet	Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar	Ab $3.40/Nutzer/Monat	Website
3	Officely	Am besten geeignet für Schreibtischbuchungen über Slack	Kostenlose Testversion + kostenloser Tarif verfügbar	Ab $2,5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
4	anny	Am besten für Multi-Standort-Management	Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar	Ab $4/Ressource/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
5	Flexwhere	Am besten für Echtzeit-Schreibtischverfügbarkeitskarten	Kostenloser Tarif verfügbar	Ab £1,99/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)	Website
6	Offision	Am besten geeignet für die Auswahl per visuellem Grundriss	30-tägige kostenlose Testphase verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
7	desk.ly	Am besten für hybride Arbeitszeitplanung	Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar	Ab €1,65/Nutzer/Monat	Website
8	Deskfound	Am besten für Google Workspace-Integration geeignet	Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar	Ab $1.50/Nutzer/Monat	Website
9	Whatspot	Am besten für schnelle QR-Code-Schreibtischbuchungen	Kostenloser Tarif verfügbar	Ab $22/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
10	Dibsido	Am besten geeignet für anpassbare Buchungsregeln	Kostenloser Tarif verfügbar	Ab $1.9/Nutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung)	Website

Featured Tools

1. 

   Checkr

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Paycor

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Deel HR

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.8

   Visit Website

Bewertungen kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware

Im Folgenden finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der kostenlosen Hot-Desk-Buchungssoftware, die es auf meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Bewertungen bieten Ihnen einen detaillierten Einblick in die Funktionen, optimalen Einsatzzwecke und Preise jeder Plattform, damit Sie die beste Lösung für sich finden können.

1

Joan

Am besten für Kompatibilität mit Hardware-Displays

• Kostenlose Testphase verfügbar
• Ab $51/Monat

Visit Website

Rating: 4.5/5

Joan ist eine Desk-Booking-Softwareplattform, mit der Sie Hot-Desk-Reservierungen, Raumbuchungen und die Verfügbarkeit von Arbeitsbereichen verwalten können. Sie unterstützt dedizierte Hardware-Displays sowie den mobilen Zugriff.

Für wen ist Joan am besten geeignet?

Facility Manager und IT-Teams in Büros, die Desk-Booking-Software mit physischer Display-Hardware kombinieren möchten.

Warum habe ich Joan ausgewählt?

Ich habe Joan als eine der besten Optionen ausgewählt, weil ich die Desk Booking Software mit Joans E-Paper-Hardwaredisplays kombinieren kann, um den Echtzeit-Status von Arbeitsplätzen direkt am Arbeitsplatz anzuzeigen. Mir gefällt, dass mein Team Buchungen über das Web oder die mobile App verwalten kann und sofortige Aktualisierungen auf den physischen Geräten angezeigt werden. Außerdem schätze ich, wie die Joan Hardware mit der Software integriert ist, um Doppelbuchungen und Verwirrung in gemeinsam genutzten Büroräumen zu vermeiden.

Joan Hauptfunktionen

• Mobile Buchungs-App: Buchen Sie Arbeitsplätze und Räume per Smartphone.
• Kalendersynchronisation: Verbinden Sie Buchungen mit Google- und Outlook-Kalendern.
• QR-Code Check-in: Scannen, um die Arbeitsplatznutzung bei Ankunft zu bestätigen.
• Besuchermanagement: Gäste digital registrieren und nachverfolgen.

Joan Integrationen

Joan bietet native Integrationen mit Microsoft Active Directory, Google Calendar, Microsoft Teams und Slack. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Was ist kostenlos?

Joan bietet eine 30-tägige kostenlose Testphase mit Zugriff auf alle Funktionen. Nach der Testphase ist ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich. Es gibt keinen dauerhaft kostenlosen Tarif.

Pros and Cons

Pros:

• Hardware-Displays zeigen Echtzeitstatus der Arbeitsplätze
• Kalendersynchronisation mit Google und Microsoft 365
• Individuelle Buchungsregeln für Arbeitsplatzmanagement

Cons:

• Hardware-Geräte müssen separat erworben werden
• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten bei Buchungsregeln

LEARN MORE ABOUT JOAN:

• Check out Joan on their website

2

PULT

Am besten für Belegungsanalyse-Dashboards geeignet

• Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $3.40/Nutzer/Monat

Visit Website

Rating: 4.7/5

PULT ist eine Schreibtischbuchungssoftware für hybride Arbeitsplätze, die Arbeitsplatzreservierungen, Besprechungsraummanagement, Belegungsanalysen und Besuchermanagement in einem System vereint.

Für wen ist PULT am besten geeignet?

PULT eignet sich besonders für Arbeitsplatzmanager und Betriebsteams in mittelgroßen und großen Unternehmen, die detaillierte Einblicke in Belegung und Raumnutzung suchen.

Warum habe ich mich für PULT entschieden?

Ich habe PULT als eine der besten Lösungen gewählt, weil ich Zugriff auf detaillierte Belegungsanalyse-Dashboards habe, die die Arbeitsplatznutzung in Echtzeit und historisch anzeigen. Mir gefällt, dass mein Team die Auslastung von Schreibtischen und Räumen visualisieren, ungenutzte Bereiche erkennen und detaillierte Nutzungsberichte exportieren kann. Die Analysetools der Plattform helfen mir, datengestützte Entscheidungen zur Raumverteilung und hybriden Arbeitsgestaltung zu treffen.

Wichtige Funktionen von PULT

• Schreibtisch-Check-in per QR-Code: Nutzer bestätigen ihre Schreibtischreservierung, indem sie am Arbeitsplatz einen QR-Code scannen.
• Wiederkehrende Schreibtischbuchungen: Mitarbeitende können wiederholende Reservierungen für bevorzugte Schreibtische einrichten.
• Mobile Buchungs-App: Schreibtischreservierungen können direkt vom mobilen Gerät aus gebucht, geändert oder storniert werden.
• Zuweisung von Team-Bereichen: Administratoren können bestimmten Teams oder Abteilungen bestimmte Schreibtischbereiche zuweisen.

PULT-Integrationen

PULT bietet native Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, Google Kalender, Microsoft Outlook, Personio, HRworks, Workday, BambooHR, Okta und Cisco Meraki. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.

Was ist kostenlos?

PULT bietet kostenlosen Zugang zu den grundlegenden Schreibtischbuchungsfunktionen für bis zu 20 Nutzer. Zu den Gratisfunktionen gehören 1-Klick-Schreibtischbuchung, Schreibtisch-Tags und Gerätefilter, ein Grundriss-Editor, wiederkehrende Buchungen, Buchungsregeln und -richtlinien, QR-Code-Check-in, Planung hybrider Arbeit und Zugang zum Help Centre.

Pros and Cons

Pros:

• Belegungsanalyse-Dashboards mit Exportfunktionen
• Native Integrationen mit HR- und IT-Systemen
• Echtzeit-Aktualisierungen zur Schreibtischverfügbarkeit

Cons:

• Begrenzte Anpassung für Schreibtischbuchungsregeln
• Keine integrierte Unterstützung für Parkplatzbuchungen

LEARN MORE ABOUT PULT:

• Check out PULT on their website

3

Officely

Am besten geeignet für Schreibtischbuchungen über Slack

• Kostenlose Testversion + kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $2,5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

Rating: 5/5

Officely ist eine Arbeitsplatz-Buchungssoftware für hybride Teams, die direkt in Slack und Microsoft Teams integriert ist. Mitarbeitende können damit Schreibtische, Besprechungsräume und andere Ressourcen buchen, ohne die Plattform zu wechseln. Die Lösung bietet eine Echtzeit-Übersicht darüber, wer im Büro ist, unterstützt Check-ins und stellt interaktive Karten zur Verfügung, damit Teams ihre Sitzplatzplanung und Zusammenarbeit besser abstimmen können. 

Für wen ist Officely am besten geeignet?

Officely eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Teams, die Slack als primäres Kommunikationstool nutzen.

Warum habe ich Officely ausgewählt?

Ich habe Officely als eines der besten Tools ausgewählt, weil mein Team damit Arbeitsplätze buchen, die Bürobelegung verwalten und hybride Zeitpläne direkt in Slack koordinieren kann. Mir gefällt, dass ich wiederkehrende Bürotage einstellen und sehen kann, wer sonst noch ins Büro kommt, ohne Slack zu verlassen. Die Integration in Slack-Kanäle sorgt dafür, dass mein Team Buchungs-Updates und Erinnerungen in Echtzeit erhält.

Wichtige Funktionen von Officely

• Schreibtisch-Check-in: Nutzer bestätigen ihre Arbeitsplatzbuchungen bei Ankunft im Büro.
• Kapazitätsmanagement: Begrenzung und Kontrolle der maximalen Personenzahl im Büro pro Tag.
• Arbeitsplatz-Zonen: Arbeitsplätze können in Zonen oder Bereiche gruppiert werden, um die Buchung zu erleichtern.
• Gesundheitsabfrage: Vor Betreten des Büros können Gesundheitsabfragen von den Nutzern eingeholt werden.

Officely-Integrationen

Officely bietet native Integrationen mit Google Calendar, Microsoft Outlook und Slack an und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Was ist kostenlos?

Officely ist für bis zu 5 Benutzer kostenlos nutzbar. Die Gratisversion enthält alle Funktionen für kleine Teams, einschließlich Arbeitsplatz-Buchung, Präsenzübersicht, Schreibtisch-Check-ins, private Arbeitsplatz-Zonen, Kapazitätsmanagement, automatisierte Buchung, Slack-Zugang und Büro-Analytik.

Pros and Cons

Pros:

• Vollständig in den Slack-Workspace integriert
• Schnelle Einrichtung für hybride Büroumgebungen
• Echtzeit-Übersicht zur Anwesenheit im Büro

Cons:

• Für Kernfunktionen ist Slack erforderlich
• Mehrere Bürostandorte lassen sich nicht einfach verwalten

LEARN MORE ABOUT OFFICELY:

• Check out Officely on their website
• Read my in-depth review of Officely
• deskbird vs. Officely

4

anny

Am besten für Multi-Standort-Management

• Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $4/Ressource/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

anny ist eine Arbeitsplatzbuchungs-App, mit der Sie Arbeitsplatzreservierungen, Besprechungsräume, Parkplätze und Ressourcen an mehreren Standorten über ein einziges Dashboard verwalten können.

Für wen ist anny am besten geeignet?

anny ist ideal für Organisationen, die Arbeitsplätze und Ressourcen an mehreren Bürostandorten oder auf verschiedenen Firmencampi verwalten.

Warum habe ich anny ausgewählt?

Ich habe anny als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich Buchungen für mehrere Standorte von einem zentralen Dashboard aus verwalten kann. Mir gefällt, dass ich standortspezifische Regeln und Berechtigungen für jedes Büro oder jeden Campus einrichten kann. Mein Team nutzt anny, um Arbeitsplätze, Parkplätze und Besprechungsräume an mehreren Orten zu koordinieren.

anny Hauptfunktionen

• Interaktive Lagepläne: Nutzer können Arbeitsplätze direkt über eine visuelle Karte auswählen und buchen.
• Check-in- und Check-out-System: Erfasst die tatsächliche Arbeitsplatznutzung per QR-Code oder Web-Check-in.
• Ressourcenbuchung: Sie können Geräte oder Parkplätze zusammen mit Arbeitsplätzen reservieren.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Administratoren können Berechtigungen für verschiedene Nutzergruppen vergeben.

anny Integrationen

anny bietet native Integrationen mit Personio, Google Workspace, Microsoft 365, Outlook, Zoom, Microsoft Teams und Nuki, zusätzlich zu unterstützenden Lösungen wie Smart Locks, HRIS, Zahlungen, SSO und Kalender-Tools. Eine API ist für individuelle Integrationen verfügbar.

Was ist kostenlos?

anny bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit eingeschränkten Funktionen an. Im kostenlosen Tarif sind die Anzahl der Standorte, Ressourcen und manche erweiterten Funktionen begrenzt.

Pros and Cons

Pros:

• Unterstützt die Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen
• Multi-Standort-Verwaltung über ein zentrales Dashboard
• Rollenbasierter Zugriff für verschiedene Nutzergruppen

Cons:

• Im kostenlosen Tarif sind Standorte und Ressourcen begrenzt
• Kein integriertes Besuchermanagement

LEARN MORE ABOUT ANNY:

• Check out anny on their website

5

Flexwhere

Am besten für Echtzeit-Schreibtischverfügbarkeitskarten

• Kostenloser Tarif verfügbar
• Ab £1,99/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)

Visit Website

Rating: 5/5

Flexwhere ist eine Schreibtischbuchungssoftware, die Ihnen ermöglicht, die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen in Echtzeit einzusehen, Arbeitsplatzreservierungen zu verwalten und die Büroauslastung mit interaktiven Karten und Zugriff über Web oder Mobilgerät zu überwachen.

Für wen ist Flexwhere am besten geeignet?

Facility Manager und Büroadministratoren in mittleren und großen Unternehmen, die flexible Arbeitsplätze überwachen und verwalten müssen.

Warum habe ich Flexwhere ausgewählt?

Ich habe Flexwhere als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen in Echtzeit auf interaktiven Bürokarten sehen kann, was es einfach macht, freie Plätze auf einen Blick zu erkennen. Meine Teammitglieder nutzen die Live-Belegungsdaten der Plattform, um flexible Sitzplätze zu managen und Doppelbuchungen zu vermeiden. Mir gefällt außerdem, dass wir sowohl per Web als auch über mobile Geräte Arbeitsplätze buchen können, sodass jeder, egal wo er ist, einen Platz reservieren kann.

Flexwhere Hauptfunktionen

• Single Sign-On-Integration: Nutzer können sich mit Microsoft- oder Google-Konten einloggen.
• Buchung von Besprechungsräumen: Besprechungsräume können zusammen mit den Arbeitsplätzen auf einer Plattform reserviert werden.
• Besucherverwaltung: Besucher können direkt im System registriert und nachverfolgt werden.
• Dashboard für Belegungsanalysen: Detaillierte Berichte zur Nutzung und zu Trends von Arbeitsplätzen einsehen.

Flexwhere Integrationen

Zu den Integrationen gehören Outlook, Microsoft Teams, Google Kalender und TopDesk.

Was ist kostenlos?

Flexwhere bietet kostenlosen Zugang für bis zu 25 Nutzer. Enthalten sind ein Grundriss an einem Standort, Schreibtisch- und Ad-hoc-Meetingraum-Buchungen, Buchungen bis zu 1 Woche im Voraus, Zugriff über Web- und Mobile-App, Online-Support, Schnellbuchungen, individuelle Buchungen, Buchungsänderungen, Push-Benachrichtigungen und Erinnerungen, SSO sowie 5 benutzerdefinierte Ressourcenlabels.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive visuelle Grundrisskarten
• Unterstützung für 25 kostenlose Nutzer
• Echtzeit-Standortverfolgung von Kollegen

Cons:

• Acht-Tage-Buchungslimit
• Begrenzung auf einen Grundriss

LEARN MORE ABOUT FLEXWHERE:

• Check out Flexwhere on their website

6

Offision

Am besten geeignet für die Auswahl per visuellem Grundriss

• 30-tägige kostenlose Testphase verfügbar
• Preise auf Anfrage

Visit Website

Offision ist ein Arbeitsplatzbuchungssystem, mit dem Sie Arbeitsplatzreservierungen verwalten, Bürogrundrisse visualisieren und gemeinsam genutzte Ressourcen über eine interaktive Grundrissoberfläche koordinieren können.

Für wen ist Offision am besten geeignet?

Offision eignet sich besonders für Büro- und Gebäudemanager, die Arbeitsplatzbuchungen anhand eines visuellen Grundrisses koordinieren müssen.

Warum ich Offision ausgewählt habe

Ich habe Offision als eines der besten Systeme ausgewählt, weil ich Arbeitsplätze direkt auf einem visuellen Grundriss auswählen kann – das macht die Buchung intuitiv und standortbasiert. Mein Team nutzt die Drag-and-drop-Oberfläche, um Arbeitsplätze schnell zu reservieren und die Verfügbarkeit in Echtzeit zu sehen. Besonders gefällt mir, dass sich mit Offision Grundrisse individuell an die tatsächliche Büroaufteilung anpassen lassen, sodass jeder genau weiß, welchen Platz er bucht.

Wichtige Funktionen von Offision

• Genehmigungs-Workflows für Buchungen: Einrichten von Genehmigungen durch Vorgesetzte für Arbeitsplatzreservierungen.
• Wiederkehrende Buchungen: Arbeitsplätze für regelmäßig wiederkehrende Tage oder Wochen planen.
• Benutzerzugriffssteuerung: Buchungsrechte gezielt pro Nutzer oder Nutzergruppe zuweisen.
• Kalendersynchronisation: Buchungen mit Google Calendar und Outlook integrieren.

Offision-Integrationen

Offision bietet native Integrationen mit Zoom, Microsoft Teams, Outlook, Microsoft 365, Google Workspace und Webex.

Was ist kostenlos?

Offision bietet eine 30-tägige kostenlose Testphase mit Zugang zu allen Funktionen. Nach Ablauf des Testzeitraums ist eine kostenpflichtige Lizenz nötig, ein dauerhaft kostenloser Tarif wird nicht angeboten.

Pros and Cons

Pros:

• Unterstützt Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen
• Anpassbare Nutzerzugriffsrechte
• Zentrale Verwaltung mehrerer Standorte

Cons:

• Begrenzte Analyse- und Berichtsfunktionen
• Kein kostenloser Tarif, nur Testphase

LEARN MORE ABOUT OFFISION:

• Check out Offision on their website

7

desk.ly

Am besten für hybride Arbeitszeitplanung

• Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
• Ab €1,65/Nutzer/Monat

Visit Website

desk.ly ist eine Plattform zur Buchung von Arbeitsplätzen und zur Verwaltung von Arbeitsbereichen, mit der Sie Hot Desking organisieren, Besprechungsräume verwalten, Teampläne koordinieren und Bürobereiche für hybride Arbeitsumgebungen einrichten können.

Für wen ist desk.ly am besten geeignet?

desk.ly eignet sich besonders für HR-Teams und Office Manager in mittelgroßen Unternehmen, die hybride Arbeitszeiten koordinieren.

Warum ich desk.ly ausgewählt habe

Ich habe desk.ly ausgewählt, weil ich wiederkehrende Arbeitsplatzbuchungen einrichten und hybride Arbeitspläne für mein Team an einem zentralen Ort koordinieren kann. Mir gefällt, dass ich Bürobereiche zuweisen, Reservierungen für Besprechungsräume verwalten und die interaktive Grundrissansicht nutzen kann, um die Arbeitsplatzverfügbarkeit zu visualisieren. Die Planungsfunktionen helfen meinem Team, Präsenztage zu planen und nachzuvollziehen, wer wo arbeitet.

desk.ly Hauptfunktionen

• Single Sign-on-Integration: Verbindet sich mit Microsoft 365 und Google Workspace für einfachen Zugang.
• QR-Code-Schreibtisch-Check-in: Ermöglicht Nutzern das Einchecken an Arbeitsplätzen über QR-Codes.
• Besuchermanagement: Erfasst und verwaltet externe Besucher im Arbeitsbereich.
• Analyse-Dashboard: Stellt Daten zur Nutzung der Arbeitsplätze und Buchungsstatistiken bereit.

desk.ly Integrationen

Desk.ly bietet native Integrationen für Microsoft Outlook, Google Kalender, Microsoft Teams, Personio und Slack sowie eine API für individuelle Integrationen.

Was ist kostenlos?

desk.ly bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 15 Nutzer. Der kostenlose Plan umfasst grundlegende Arbeitsplatzbuchungsfunktionen, schränkt jedoch den Zugriff auf erweiterte Analysen und einige Integrationen ein.

Pros and Cons

Pros:

• QR-Code-Check-in für Arbeitsplätze und Räume
• Native HRIS-Integrationen für Nutzer-Synchronisierung
• Besuchermanagement mit digitalem Gästebuch

Cons:

• Eingeschränkte Möglichkeiten zur individuellen Berichterstellung
• Keine mobile App für Android-Geräte

LEARN MORE ABOUT DESK.LY:

• Check out desk.ly on their website

8

Deskfound

Am besten für Google Workspace-Integration geeignet

• Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $1.50/Nutzer/Monat

Visit Website

Rating: 4.9/5

Deskfound ist eine Software zur Schreibtischbuchung und Arbeitsplatzverwaltung, die speziell für hybride Büros entwickelt wurde. Sie hilft Teams, gemeinsam genutzte Räume durch ein einfaches, integriertes System zu koordinieren. Mitarbeitende können Arbeitsplätze, Besprechungsräume und andere Ressourcen direkt in Tools wie Slack sowie für Unternehmen, die Google Workspace nutzen, reservieren. Mithilfe visueller Grundrisse und Echtzeit-Verfügbarkeit ermöglicht Deskfound eine bessere Übersicht und Planung im Büro. 

Für wen ist Deskfound am besten geeignet?

Deskfound eignet sich besonders für Organisationen, die Google Workspace nutzen und flexible Schreibtischbuchungen an mehreren Bürostandorten verwalten möchten.

Warum habe ich Deskfound ausgewählt?

Ich habe Deskfound als eine der besten Schreibtischbuchungssoftwares ausgewählt, da die Integration mit Google Workspace meinem Team ermöglicht, Buchungen direkt mit Google Kalender zu synchronisieren. Besonders gefällt mir die Möglichkeit, Berechtigungen über Google Groups zu verwalten und die Benutzerbereitstellung über Google Workspace zu automatisieren. In der Praxis bedeutet das, dass alle Buchungen von Arbeitsplätzen stets aktuell und innerhalb unserer bestehenden Google-Tools sichtbar sind.

Deskfound Hauptfunktionen

• Interaktive Grundrisse: Nutzer:innen können Arbeitsplätze direkt über eine visuelle Bürokarte auswählen und reservieren.
• Buchung von Bereichen: Reservieren Sie Schreibtische innerhalb vorgegebener Zonen oder Bereiche im Büro.
• Wiederkehrende Buchungen: Legen Sie regelmäßige Arbeitsplatzbuchungen für wiederkehrende Zeiträume fest.
• Check-in- und Check-out-Tracking: Überwachen Sie die Nutzung von Arbeitsplätzen mit integrierter Check-in- und Check-out-Funktionalität.

Deskfound Integrationen

Deskfound bietet native Integrationen mit Google Workspace, einschließlich Google Kalender und Google Groups. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Was ist kostenlos?

Deskfound ist für bis zu 10 Nutzer:innen kostenlos. Das kostenlose Angebot umfasst Schreibtischverwaltung, Unterstützung mehrerer Standorte, feste Schreibtische, Hot Desks, Grundrisse, Berichte zur Büronutzung, Slack-Integration, Schreibtischbeschriftungen mit QR-Codes, Raumbuchung, Reservierung für Hunde und Parkplatzbuchung. 

Pros and Cons

Pros:

• Integriert direkt mit Google Workspace-Kalendern
• Bietet Echtzeit-Aktualisierungen zur Schreibtischverfügbarkeit
• Unterstützt wiederkehrende und bereichsbezogene Buchungen

Cons:

• Kostenloser Tarif ist auf einen Bürostandort beschränkt
• Keine Integration mit Microsoft 365 verfügbar

LEARN MORE ABOUT DESKFOUND:

• Check out Deskfound on their website
• Read my in-depth review of Deskfound

9

Whatspot

Am besten für schnelle QR-Code-Schreibtischbuchungen

• Kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $22/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

Rating: 4.6/5

Whatspot ist eine Plattform zur Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen, mit der Sie Arbeitsplatzreservierungen verwalten, QR-Codes für schnelle Buchungen generieren und Genehmigungsworkflows für Ressourcenanfragen einrichten können.

Für wen eignet sich Whatspot am besten?

Kleine Unternehmen und Coworking Spaces, die eine einfache Möglichkeit suchen, Schreibtisch- und Besprechungsraumreservierungen zu verwalten.

Warum habe ich Whatspot ausgewählt

Ich habe Whatspot als eines der besten Tools gewählt, weil ich für jeden Schreibtisch oder Besprechungsraum einzigartige QR-Codes erzeugen kann, mit denen mein Team die Plätze sofort per Smartphone buchen kann. Besonders gefällt mir, dass ich Genehmigungsworkflows für Ressourcenanfragen einrichten kann, was die Verwaltung gemeinsamer Flächen erleichtert. Die Möglichkeit, die Verfügbarkeit in Echtzeit auf einem Tablet oder Bildschirm vor jedem Raum anzuzeigen, ist vor allem für viel frequentierte Büros sehr praktisch.

Wichtige Funktionen von Whatspot

• Buchungskalender: Alle Schreibtisch- und Raumreservierungen in einer einzigen Kalenderoberfläche anzeigen und verwalten.
• Benutzerrollen und Berechtigungen: Unterschiedliche Zugriffsrechte für Admins, Manager und reguläre Nutzer vergeben.
• Wiederkehrende Buchungen: Wiederholende Reservierungen für Schreibtische oder Besprechungsräume einrichten.
• E-Mail-Benachrichtigungen: Automatische Buchungsbestätigungen und Erinnerungen per E-Mail erhalten.

Whatspot-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Microsoft Calendar, Microsoft Entra ID und Google Workspace, zudem steht eine API zur Verfügung.

Was ist kostenlos?

Whatspot bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 10 Nutzer, 3 Plätze und 40 Buchungen pro Monat. Der Gratis-Tarif umfasst mobilen und Web-Zugang, QR-Code-Buchungen sowie grundlegende Buchungsfunktionen.

Pros and Cons

Pros:

• QR-Code-Buchung für sofortigen Schreibtischzugang
• iOS- und Android-Apps verfügbar
• Genehmigungsworkflows für Ressourcenanfragen

Cons:

• Keine integrierte Besucherverwaltung
• Anpassbare Branding-Optionen sind eingeschränkt

New Product Updates from Whatspot

May 17 2026

Whatspot Enhances Reservation Alerts and Admin Bookings

Whatspot has introduced upcoming reservation reminders and booking support for colleagues and guests. These updates help teams reduce unused reservations and simplify workplace and visitor booking management. For more information, visit Whatspot’s official site.

LEARN MORE ABOUT WHATSPOT:

• Check out Whatspot on their website

10

Dibsido

Am besten geeignet für anpassbare Buchungsregeln

• Kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $1.9/Nutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung)

Visit Website

Rating: 4.7/5

Dibsido ist eine kostenlose Arbeitsplatzbuchungslösung für hybride Teams, die die Verwaltung von gemeinsam genutzten Schreibtischen, Besprechungsräumen und Parkplätzen durch ein intuitives Buchungssystem vereinfacht. Nutzer können mit nur einem Klick Plätze reservieren, direkt über interaktive Raumpläne buchen und nicht genutzte Schreibtische automatisch freigeben, um die Auslastung im Büro zu optimieren. 

Für wen ist Dibsido am besten geeignet?

Büroleiter und Administratoren, die detaillierte Buchungsregeln für gemeinsam genutzte Schreibtische und Besprechungsräume festlegen möchten.

Warum habe ich Dibsido ausgewählt?

Ich habe Dibsido zu den besten gezählt, weil ich detaillierte Buchungsregeln für Schreibtische und Besprechungsräume festlegen kann, einschließlich Einschränkungen nach Nutzergruppe oder Zeitfenster. Besonders gefällt mir, dass mein Team Buchungsanfragen automatisiert genehmigen und Reservierungszeiträume für unterschiedliche Bereiche individuell anpassen kann. Das bedeutet in der Praxis, dass ich den Zugang zu Arbeitsbereichen gezielt an unsere individuellen Büroregeln anpassen kann.

Wichtige Funktionen von Dibsido

• Interaktive Grundrisse: Nutzer können Schreibtische direkt auf einer visuellen Karte der Arbeitsumgebung auswählen.
• Wiederkehrende Reservierungen: Planen Sie sich wiederholende Buchungen für Schreibtische oder Räume täglich, wöchentlich oder monatlich.
• Mobile Buchungs-App: Reservieren und verwalten Sie Schreibtischbuchungen von jedem mobilen Gerät aus.
• Check-in- und Check-out-Tracking: Überwachen Sie die Nutzung von Arbeitsbereichen mit integrierter Check-in- und Check-out-Funktion.

Dibsido-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Slack, Microsoft Teams, Google Kalender, Outlook und Microsoft Entra ID. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Was ist kostenlos?

Dibsido bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 20 Nutzer. Einige fortgeschrittene Funktionen und Integrationen sind nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Individuelle Buchungsregeln für jeden Arbeitsbereich
• Unbegrenzte Schreibtischbuchungen im kostenlosen Tarif
• Unterstützt Genehmigungsworkflows für Buchungen

Cons:

• Keine mobile App für Buchungen unterwegs
• Kostenloser Tarif ohne Kalender-Integration

LEARN MORE ABOUT DIBSIDO:

• Check out Dibsido on their website

Weitere kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware

Hier sind einige weitere kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware-Lösungen, die es nicht auf meine Auswahlliste geschafft haben, aber trotzdem einen Blick wert sind:

1. Waldo

   Am besten geeignet für Arbeitsplatz-Auslastungstrends

2. Sharvy

   Am besten für automatisierte Schreibtischzuweisung

3. Tidaro

   Am besten geeignet für interaktive Büropläne

Auswahlkriterien kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware

Bei der Auswahl der besten kostenlosen Hot-Desk-Buchungssoftware für diese Liste habe ich gängige Käuferbedürfnisse sowie typische Herausforderungen wie das Management beschränkter Arbeitsplatzressourcen und eine einfache Buchung für hybride Teams berücksichtigt. Zur objektiven und strukturierten Bewertung habe ich außerdem folgendes Rahmenwerk verwendet:

Kernfunktionen (25 % der Gesamtbewertung) 

Um in diese Liste aufgenommen zu werden, musste jede Lösung diese Anwendungsfälle abdecken:

• Arbeitsplätze für bestimmte Daten und Zeiten buchen
• Vorhandene Buchungen stornieren oder ändern
• Echtzeit-Verfügbarkeit der Arbeitsplätze anzeigen
• Arbeitsplätze bestimmten Nutzern oder Teams zuweisen
• Zugriff auf die Plattform von Desktop und Mobilgeräten

Zusätzliche herausragende Funktionen (25 % der Gesamtbewertung) 

Um die Kandidaten weiter einzugrenzen, habe ich zudem nach folgenden Besonderheiten gesucht:

• Interaktive Grundrisse des Büros
• QR-Code-Check-in an Arbeitsplätzen
• Erweiterte Auslastungsanalysen
• Integration eines Besuchermanagements
• Individuelle Buchungsregeln und Rechteverwaltung

Benutzerfreundlichkeit (10 % der Gesamtbewertung) 

Um die Nutzerfreundlichkeit jeder Lösung einzuschätzen, habe ich auf Folgendes geachtet:

• Einfache, intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche
• Schneller Buchungsprozess mit wenigen Schritten
• Klar strukturierte Navigation und Beschriftung
• Responsives Design für alle Geräte
• Minimaler Schulungsbedarf für Endnutzer

Onboarding (10 % der Gesamtbewertung) 

Zur Bewertung der Onboarding-Erfahrung habe ich auf folgende Aspekte geachtet:

• Verfügbarkeit von Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Einrichtung
• Zugang zu Schulungsvideos oder Tutorials
• Interaktive Produkttouren für neue Nutzer
• Vorgefertigte Vorlagen für eine schnelle Einrichtung
• Live-Chat oder Chatbot-Unterstützung während des Onboardings

Kundensupport (10% der Gesamtbewertung) 

Um die Kundensupport-Dienste jedes Software-Anbieters zu beurteilen, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Verfügbarkeit von Live-Chat- oder Telefonsupport
• Reaktionszeit auf Supportanfragen
• Qualität der Hilfezentrums-Dokumentation
• Zugang zu Community-Foren oder Nutzergruppen
• Verfügbarkeit von Onboarding-Webinaren oder Q&A-Sitzungen

Preis-Leistungs-Verhältnis (10% der Gesamtbewertung) 

Um das Preis-Leistungs-Verhältnis jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes betrachtet:

• Im kostenlosen Tarif enthaltene Funktionen
• Beschränkungen für Nutzer oder Arbeitsplätze im kostenlosen Tarif
• Verfügbarkeit von Upgrades oder Zusatzfunktionen
• Transparenz der Preisgestaltung für kostenpflichtige Tarife
• Vergleich mit ähnlichen kostenlosen Tools

Kundenbewertungen (10% der Gesamtbewertung) 

Um ein Gefühl für die allgemeine Kundenzufriedenheit zu bekommen, habe ich beim Lesen von Kundenbewertungen Folgendes berücksichtigt:

• Positives Feedback zur Zuverlässigkeit der Buchungen
• Bemerkungen zur Benutzerfreundlichkeit und Einrichtung
• Berichte über hilfreichen Kundensupport
• Zufriedenheit der Nutzer mit mobilem Zugang
• Feedback zu Funktionsbeschränkungen im kostenlosen Tarif

So wählen Sie eine kostenlose Software zur Buchung von Hot Desks aus

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie sich während Ihres individuellen Auswahlprozesses besser orientieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit wichtigen Faktoren, die Sie im Auge behalten sollten:

Was ist eine kostenlose Software zur Buchung von Hot Desks?

Kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware ist ein digitales Werkzeug, das es Mitarbeitenden ermöglicht, gemeinsam genutzte Schreibtische oder Arbeitsplätze kostenfrei zu reservieren. Diese Plattformen helfen Unternehmen, die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen zu verwalten, die Nutzung nachzuverfolgen und flexible Arbeitsplatzkonzepte zu unterstützen. Die meisten kostenfreien Lösungen bieten grundlegende Funktionen wie Buchung, Stornierung und Verfügbarkeitsanzeige an und eignen sich besonders für kleine Teams oder Organisationen, die hybride Arbeitsmodelle testen.

Funktionen

Schauen wir uns die Funktionen an, die in Hot-Desk-Buchungssoftware üblicherweise zu finden sind, und welche davon meist in kostenlosen bzw. kostenpflichtigen Varianten enthalten sind.

Typische Funktionen kostenloser Hot-Desk-Buchungssoftware

• Schreibtischbuchungskalender: Ermöglicht es Nutzern, verfügbare Schreibtische einzusehen und einen Arbeitsplatz für bestimmte Daten und Zeiten zu reservieren.
• Buchungsstornierung: Nutzende können ihre Schreibtischbuchungen direkt in der Plattform stornieren oder ändern.
• Echtzeit-Verfügbarkeit: Zeigt aktuelle Informationen darüber an, welche Schreibtische zu einem bestimmten Zeitpunkt frei oder gebucht sind.
• Benutzerverwaltung: Ermöglicht Administratoren das Hinzufügen, Entfernen oder Zuweisen von Nutzern sowie die Verwaltung grundlegender Zugriffsrechte.
• Basisberichte: Stellt einfache Nutzungsstatistiken zur Verfügung, wie die Anzahl der Buchungen oder die Auslastungsrate.
• Mobiler Zugang: Bietet eine mobilfreundliche Oberfläche oder App, damit Nutzer Schreibtische vom Smartphone aus buchen können.
• E-Mail-Bestätigungen: Versendet automatische Buchungsbestätigungen und Erinnerungen per E-Mail an die Nutzer.
• Einfache Grundrissansicht: Zeigt eine einfache Karte oder einen Übersichtsplan des Arbeitsplatzes, damit Nutzer ihren bevorzugten Schreibtisch auswählen können.

Typische Funktionen kostenpflichtiger Hot-Desk-Buchungssoftware

• Erweiterte Analysen: Liefert detaillierte Einblicke in die Nutzung der Arbeitsplätze, Trends und Buchungsmuster der Mitarbeitenden.
• Kalenderintegration: Synchronisiert Buchungen mit Tools wie Google Kalender oder Microsoft Outlook für eine einfache Terminplanung.
• Individuelle Buchungsregeln: Administratoren können erweiterte Berechtigungen, Buchungszeiträume oder Einschränkungen für verschiedene Nutzergruppen festlegen.
• Besuchermanagement: Erfasst externe Gäste, stellt Besucherausweise aus und protokolliert Ein- und Austrittszeiten.
• Interaktive Grundrisse: Bietet anklickbare, detaillierte Karten mit aktuellem Schreibtischstatus und erweiterter Navigation.
• QR-Code-Check-in: Verlangt, dass Nutzer einen QR-Code am Schreibtisch scannen, um ihre Reservierung und Anwesenheit zu bestätigen.
• Single Sign-on (SSO): Unterstützt sichere Authentifizierung über den Identitätsanbieter Ihrer Organisation.
• API-Zugang: Ermöglicht individuelle Integrationen mit anderen Arbeitsplatztools oder internen Systemen.
• Priorisierter Support: Bietet schnellere Antwortzeiten und bevorzugte Supportkanäle für zahlende Nutzer.
• Individuelles Branding: Organisationen können ihr Logo, Farben und Design auf der Buchungsplattform einbinden.

Vorteile

Die Einführung kostenloser Hot-Desk-Buchungssoftware bietet Ihrem Team und Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:

• Kosteneinsparungen: Kostenlose Tarife ermöglichen das Management der Arbeitsplatzreservierungen, ohne das Softwarebudget zu belasten.
• Bessere Flächennutzung: Echtzeit-Verfügbarkeiten und Buchungsdaten helfen Ihnen, die Bürofläche optimal einzusetzen.
• Flexible Arbeitsmodelle: Schreibtischbuchungs-Tools unterstützen hybride und flexible Arbeitszeiten, indem Mitarbeitende bei Bedarf Schreibtische reservieren können.
• Vereinfachtes Schreibtischmanagement: Admin-Funktionen und Benutzerverwaltung erleichtern das Zuweisen, Überwachen und Anpassen der Nutzung.
• Schnelleres Onboarding: Intuitive Benutzeroberflächen und grundlegende Einrichtungsanleitungen helfen Teams beim Einstieg ohne großen Schulungs- oder IT-Aufwand.
• Datenbasierte Entscheidungen: Einfache Reporting-Features liefern Einblicke in Auslastungstrends und Arbeitsplatzbedarf.
• Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Mobiler Zugang und unkomplizierte Buchung erleichtern es Mitarbeitenden, Schreibtische zu finden und zu reservieren.

Kosten & Preise

Mir ist bewusst, dass Sie diesen Artikel aufgesucht haben, um die besten kostenlosen Hot-Desk-Buchungssoftwares zu finden. Da jedoch kostenlose Pläne nur einen begrenzten Funktionsumfang bieten, besteht eine gute Chance, dass Sie Ihr Paket in Zukunft erweitern müssen.

Die folgende Tabelle fasst gängige Pläne, deren durchschnittliche Preise und typische Funktionen von Hot-Desk-Buchungssoftware zusammen:

Tarifvergleichstabelle für Hot-Desk-Buchungssoftware