Was ist Recruiting-Software? Ein Leitfaden für HR-Fachkräfte

In diesem Artikel gebe ich Ihnen eine Einführung in das, was Sie über die Tools wissen müssen, die Ihren Recruiting-Prozess prägen werden.

Was ist Recruiting-Software?

Recruiting-Software ist eine Sammlung von Tools, die darauf ausgelegt sind, Recruiting-Prozesse zu automatisieren und die Einstellung zu optimieren. 

Von Stellenausschreibungen bis zur Einarbeitung von Bewerbern kann die Software verschiedene Aufgaben übernehmen, um den Recruiting-Prozess effizienter und effektiver zu gestalten.

Dank einer umfangreichen Auswahl an Funktionen hilft sie Recruiting-Teams, den gesamten Recruiting-Prozess zu verwalten und sicherzustellen, dass sie die besten verfügbaren Kandidaten finden.

Vorteile der Verwendung von Recruiting-Software

Wenn Sie tatsächlich nach einer Nadel im Heuhaufen suchen würden, wollten Sie zumindest eine Heugabel zur Hilfe haben, um ihn zu durchsuchen. Beim Recruiting ist die Software, für die Sie sich entscheiden, Ihre Heugabel, und sie bringt einige bedeutende Vorteile mit sich. Zu den Vorteilen von Recruiting-Software gehören:

Den Einstellungsprozess optimieren

Stellen Sie sich eine persönliche Assistenz vor, die alle alltäglichen Aufgaben im Zusammenhang mit der Einstellung übernimmt. Genau das kann Software zur Recruiting-Automatisierung für Sie tun. Sie kann alles automatisieren, von Stellenausschreibungen bis zur Sichtung von Lebensläufen. 

Sie können eine Stelle mit nur einem Klick auf mehreren Plattformen veröffentlichen, und die Software erfasst die eingehenden Bewerbungen. Das spart Zeit und verringert das Risiko, einen potenziellen Top-Kandidaten zu übersehen.

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Die Bewerbererfahrung verbessern

Kommunikation ist im Recruiting entscheidend. Bewerber sind oft besorgt, wenn sie nicht schnell eine Rückmeldung erhalten, und beginnen, das Schlimmste anzunehmen. 

Recruiting-Software kann automatische Aktualisierungen an Bewerber senden und sie darüber informieren, an welcher Stelle des Einstellungsprozesses sie stehen. So bleiben Bewerber informiert und engagiert, wodurch ein positiver Eindruck Ihres Unternehmens entsteht.

Effizienz und Qualität der Einstellung verbessern

Die effiziente Suche nach dem richtigen Kandidaten kann die Kosten senken und Ihnen helfen, die Produktivität zu erhalten oder zu steigern. 

Recruiting-Software verwendet fortschrittliche Algorithmen, um Stellenanforderungen mit den Qualifikationen von Bewerbern abzugleichen und so die Einstellungsdauer zu verkürzen.

Sie hilft außerdem dabei, hochwertige Kandidaten zu identifizieren, indem sie Daten aus Lebensläufen, Social-Media-Profilen und früheren Arbeitsleistungen analysiert. So treffen Sie die besten Einstellungsentscheidungen und optimieren Ihre gesamte Recruiting-Strategie.

Wer verwendet Recruiting-Software?

Recruiting-Software wird von einer Vielzahl von Organisationen eingesetzt, von kleinen Start-ups bis hin zu großen Unternehmen. 

Personalabteilungen, Personalverantwortliche und Personalvermittlungsagenturen profitieren gleichermaßen von diesen Tools, um ihre Einstellungsprozesse zu optimieren und die Qualität ihrer Einstellungen zu verbessern.

Einige native Apps gibt es noch, aber bei den meisten handelt es sich um cloudbasierte Recruiting-Lösungen.

Arten von Recruiting-Software

Die verfügbaren Tools, die Ihnen bei der Lösung Ihrer Recruiting-Probleme helfen sollen, sind in der Regel sehr leistungsfähig, können sich jedoch auch auf bestimmte Aspekte des Recruiting-Prozesses konzentrieren. Hier sind einige Beispiele.

Bewerbermanagementsysteme (ATS)

Ein Bewerbermanagementsystem ist eine Art Recruiting-Software, die dabei hilft, Bewerbungen zu verwalten und Kandidaten während des Einstellungsprozesses zu verfolgen. 

Stellen Sie sich das als digitalen Aktenschrank vor, in dem alle Informationen zu Bewerbern an einem Ort gespeichert werden. Dadurch lassen sich Kandidaten von der Bewerbung bis zur Einstellung einfach sortieren, filtern und verfolgen.

Zu den wichtigsten ATS-Funktionen gehören automatisierte Tools zur Veröffentlichung von Stellenanzeigen, die Bewerberverfolgung (offensichtlich), die automatisierte Planung von Vorstellungsgesprächen und Erinnerungen, Analysen und Berichte im Recruiting sowie Tools zur Planung von Vorstellungsgesprächen.

Recruiting-Marketing-Software

Recruiting-Marketing-Software hilft dabei, Kandidaten über verschiedene Marketingkanäle zu gewinnen und anzusprechen.

Unternehmen können damit überzeugende Stellenanzeigen erstellen, ihre Arbeitgebermarke verwalten und potenzielle Kandidaten über soziale Medien, Jobbörsen und E-Mail-Kampagnen erreichen.

Onboarding-Software

Onboarding-Software unterstützt dabei, neue Mitarbeiter reibungslos in das Unternehmen zu integrieren. Sie übernimmt Aufgaben wie das Ausfüllen notwendiger Unterlagen, das Einrichten von Mitarbeiterkonten und die Bereitstellung des Zugriffs auf Unternehmensressourcen. So wird sichergestellt, dass sich neue Mitarbeiter willkommen fühlen und bereit sind, ihre Aufgaben zu übernehmen.

Profi-Tipp: Kostenlose Recruiting-Plattformen können den Einstellungsprozess vereinfachen, indem sie die Bewerberverfolgung und Kommunikation automatisieren, ohne Kosten zu verursachen.

Wichtige Funktionen von Recruiting-Software

Die meisten Recruiting-Softwarelösungen verfügen über eine Vielzahl von Funktionen, die den Einstellungsprozess effizienter gestalten:

• Bewerberverfolgung: Verwaltet und verfolgt Bewerbungen.
• Veröffentlichung von Stellenanzeigen: Ermöglicht die Veröffentlichung auf mehreren Jobbörsen und Social-Media-Plattformen.
• Lebenslaufanalyse: Extrahiert automatisch Informationen aus Lebensläufen, um einen einfachen Vergleich zu ermöglichen.
• Planung von Vorstellungsgesprächen: Wird häufig automatisiert, um Personalverantwortliche von dieser Aufgabe zu entlasten.
• Analysen: Liefert Daten und Erkenntnisse, um den Einstellungsprozess zu verbessern und aussagekräftige Recruiting-Kennzahlen zu etablieren.
• Lebenslauf-Screening: Software zum Screening von Lebensläufen hilft dabei, große Bewerbermengen zu analysieren.

Herausforderungen bei der Implementierung von Recruiting-Software

Recruiting-Software bietet zwar viele Vorteile, ihre Implementierung kann jedoch Herausforderungen mit sich bringen. Dazu gehören möglicherweise: 

• Kosten der Recruiting-Software
• Schulung der Mitarbeiter zur effektiven Nutzung
• Integration der Recruiting-Software in bestehende Systeme. 

Trotz dieser Herausforderungen schätzt GoHire, dass 89 % der großen Unternehmen ein Tool wie ein ATS nutzen, während dies bei 36 % der kleinen und mittelgroßen Unternehmen der Fall ist.

Wenn Sie eine Personalvermittlung nutzen, um eine Stelle zu besetzen, verwenden ungefähr 75 % dieser Unternehmen eine Art Lösung für Personalbesetzungssoftware, um Kandidaten zu finden und einzustellen.

Warum? Weil die langfristigen Vorteile diese anfänglichen Hürden in der Regel überwiegen und Prozesse angepasst werden können, um die Skalierung eines Unternehmens zu unterstützen und die Zeit von HR-Fachkräften zu schützen. 

So wählen Sie die richtige Recruiting-Software aus

Wenn Sie über eine Investition in Recruiting-Software nachdenken, sollten Sie nichts überstürzen. Gehen Sie stattdessen systematisch vor, indem Sie zunächst klären, welches Problem Sie lösen möchten und wie Ihre ideale Arbeitswelt mit Recruiting-Software aussehen soll. 

Bewertung Ihres Bedarfs

Bevor Sie eine Recruiting-Software auswählen, sollten Sie die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation bewerten. Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Unternehmens, das Einstellungsvolumen und die besonderen Herausforderungen, mit denen Sie in Ihrem Recruiting-Prozess konfrontiert sind.

Stellen Sie sich einige wichtige Fragen: 

• Gibt es branchenspezifische Anforderungen oder Compliance-Vorgaben, die die Software erfüllen können muss? Beispielsweise können Anwaltskanzleien von einer auf spezialisierte juristische Einstellungsabläufe ausgerichteten Software für die juristische Personalbeschaffung profitieren, während Maklerunternehmen eine auf die Suche und Einstellung von Maklern ausgerichtete Software für die Personalbeschaffung im Immobilienbereich nutzen können.
• Ist dies ein Tool, das unsere Einstellungsziele in den nächsten 3-5 Jahren unterstützen kann? 
• Welche Funktionen einer Personalbeschaffungssoftware sind für uns am wichtigsten? 
• Welchen Zeitplan haben wir für die Anschaffung? 
• Wie kompliziert wird es für die Organisation sein, eine Personalbeschaffungssoftware zu implementieren und sie in die vorhandenen Tools unseres Technologie-Stacks zu integrieren?

Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen festzustellen, ob Ihre Organisation tatsächlich ein Tool benötigt und, falls ja, wie leistungsfähig dieses sein muss. Außerdem können Sie dadurch besser einschätzen, wie bereit die Organisation für die Einführung des Tools ist. 

Wichtige zu berücksichtigende Faktoren

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Personalbeschaffungssoftware die folgenden Faktoren:

• Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte einfach zu bedienen sein.
• Skalierbarkeit: Sie sollte mit den Anforderungen Ihres Unternehmens wachsen können, zum Beispiel während Phasen mit hohem Einstellungsvolumen.
• Integrationsmöglichkeiten: Stellen Sie sicher, dass sie sich in Ihre bestehenden HR-Systeme integrieren lässt.
• Kosten: Berücksichtigen Sie Ihr Budget und die Rendite der Softwareinvestition.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem ATS und einer Personalbeschaffungssoftware?

Ein ATS ist eine Art von Personalbeschaffungssoftware, die sich auf die Verwaltung und Nachverfolgung von Bewerbungen konzentriert. Personalbeschaffungssoftware ist ein umfassenderer Begriff, der neben ATS auch Tools für die Veröffentlichung von Stellenanzeigen, das Auslesen von Lebensläufen und mehr umfasst.

Wie viel kostet eine Personalbeschaffungssoftware?

Die Kosten für eine Personalbeschaffungssoftware variieren je nach Funktionen und Anzahl der Benutzer erheblich. Für kleine Unternehmen können sie zwischen einigen hundert Dollar pro Monat liegen, während sie für größere Unternehmen mehrere tausend Dollar betragen können.

Können kleine Unternehmen von einer Personalbeschaffungssoftware profitieren?

Auf jeden Fall. Personalbeschaffungssoftware kann kleinen Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen und ihnen helfen, beim Gewinnen qualifizierter Talente mit größeren Unternehmen zu konkurrieren.

Wenn Sie nach besseren Tools suchen, die Ihr Einstellungsteam unterstützen, ist unsere Liste der besten Personalbeschaffungssoftware für kleine Unternehmen ein guter Ausgangspunkt.

Key Takeaways

Recruiting-Software: ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Ihren Einstellungsprozess transformieren kann.

Durch die Automatisierung von Aufgaben: die Verbesserung der Kommunikation und die Nutzung von Daten hilft sie Ihnen, schneller und effizienter die besten Kandidatinnen und Kandidaten zu finden.

Ganz gleich, ob Sie ein Kleinunternehmen oder einen Großkonzern führen: kann die Investition in Recruiting-Software erhebliche Erträge bringen.

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