15 Metodi di Automazione del Reclutamento + Migliori Pratiche
Sebbene gran parte delle attività di recruitment richieda creatività e connessioni personali con i candidati, esiste anche una consistente quantità di compiti ripetitivi e inefficienze.
La buona notizia è che molte di queste attività possono essere automatizzate, consentendoti di concentrarti su ciò che non deve essere automatizzato, ad esempio parlare con i candidati e perfezionare la strategia. Le soluzioni di recruiting basate sull’IA permettono alle aziende di automatizzare attività noiose e ripetitive come l’analisi dei dati, la reportistica e la corrispondenza di parole chiave.
In questo articolo ti spiegherò 15 modi per automatizzare il tuo processo di selezione così potrai risparmiare tempo e risorse e assumere i migliori talenti.
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15 modi per automatizzare il tuo processo di recruitment
1. Scrivere e pubblicare annunci di lavoro
Hai bisogno di annunci di lavoro ben scritti che riflettano il tuo employer brand e strumenti come ChatGPT possono aiutarti a crearli.
Ma, una volta scritti, resta il compito di pubblicarli su vari portali di lavoro e piattaforme social. Qui entra in gioco un’ulteriore automazione.
Gli ATS (applicant tracking systems) ti permettono di creare una libreria di annunci che funzionano come modelli riutilizzabili da pubblicare dove è più opportuno. Bonus: È semplice tenere traccia della qualità dei candidati in base alla fonte.
2. Screening dei CV
Hai creato un’ottima descrizione per la posizione aperta e pubblicato l’annuncio su più piattaforme.
Il prossimo passaggio è probabilmente uno dei più impegnativi in termini di tempo nell’acquisizione di talenti: lo screening dei CV.
Leggere centinaia di curriculum alla ricerca di candidati qualificati può richiedere molto tempo e alcuni tipi di software per il recruiting possono aiutarti ad esaminare la coda più rapidamente.
I sistemi automatizzati possono analizzare i CV ed evidenziare specifiche parole chiave, competenze e livelli di esperienza, aiutando così a velocizzare il processo di revisione.
Se i candidati non soddisfano determinati requisiti, ad esempio lo status di visto o una certa percentuale di idoneità, il sistema può inviare automaticamente un messaggio di rifiuto. Questo è particolarmente utile negli scenari di recruiting ad alto volume.
Se il tuo ATS non include una funzione di parsing dei CV, valuta l’uso di un software di screening CV dedicato.
Attenzione: Se un candidato ha già superato una determinata fase del tuo processo di selezione, evita i rifiuti automatici.
3. Ricerca dei candidati
La ricerca dei candidati può rappresentare una grande perdita di tempo per i recruiter.
Alcune soluzioni software di talent acquisition ti aiutano a creare un database di candidati (una sorta di CRM per candidati).
Quando pubblichi una nuova opportunità, il software può confrontare i dettagli della job description con i dati presenti per creare un bacino di talenti con i candidati migliori.
I candidati nel database possono anche scegliere di ricevere aggiornamenti automatici quando viene annunciato un ruolo di loro interesse—questo è un importante vantaggio del software di talent acquisition.
Inoltre, strumenti specifici di ricerca di candidati possono aiutarti a identificare i canali, pubblicare annunci e confrontare l’efficacia di ciascun canale.
4. Impostazione dei processi interni
Il recruitment è uno sport di squadra e l’automazione può aiutare i team interni a rimanere sincronizzati.
La maggior parte dei tipi di software per il recruiting permette di creare flussi di lavoro interni con determinati trigger a ciascuna fase, per notificare e ricordare ai membri del team di prepararsi ai colloqui e lasciare il loro feedback.
Può anche aiutare a valutare i candidati raccogliendo e analizzando i feedback dei colloqui.
5. Pianificazione dei colloqui
Molti ATS o software personalizzati di pianificazione dei colloqui aiutano a semplificare il processo di organizzazione dei colloqui inviando inviti automatici che danno ai candidati la possibilità di scegliere un orario adatto per il colloquio.
Questo elimina un ulteriore passaggio per i team di selezione e aiuta a garantire che nessun candidato venga trascurato.
6. Colloquio video unidirezionale
Proprio come per la preselezione, i video unidirezionali sono un ottimo modo per intervistare i candidati e puoi automatizzare questo processo tramite la creazione di modelli.
Devi solo scrivere le domande del colloquio una volta e lasciare che i candidati rispondano quando preferiscono.
Poiché questo offre ai candidati la possibilità di formulare le proprie risposte, devi fare attenzione al tipo di domande che poni.
Ad esempio, evita domande progettate per testare la conoscenza se il software che stai utilizzando non è abbastanza sofisticato da sapere se qualcuno ha lasciato la pagina per cercare le risposte.
Ci sono strumenti per colloqui video come HireVue—o anche uno strumento più semplice come Loom—che possono aiutare in questi tipi di screening.
Alcuni di questi strumenti hanno iniziato a integrare l’IA con capacità NLP (natural language processing) per trascrivere e analizzare le conversazioni.
Attenzione: Se stai sfruttando questa funzionalità, assicurati che l’algoritmo di raccomandazione o sintesi dell’IA sia interrogabile, ovvero che tu possa verificare perché abbia sintetizzato la risposta di un candidato in uno specifico modo.
7. Comunicazione con i candidati
La comunicazione richiede tempo quando si assume su larga scala ed è facile che alcune persone vengano trascurate.
Per alleggerire il carico, i selezionatori possono creare comunicazioni automatiche sfruttando al massimo i modelli di email per il recruiting, come già accennato per le email di rifiuto e la pianificazione dei colloqui, ma anche per la conferma della ricezione della candidatura, promemoria per i colloqui, richieste di referenze e nuove opportunità.
Alcuni strumenti offrono anche chatbot che i candidati possono interrogare per ottenere informazioni.
8. Verifiche dei precedenti
Le verifiche dei precedenti sono fondamentali per evitare di assumere qualcuno che non è autorizzato a lavorare nel tuo settore. Quando si assume su larga scala, le verifiche dei precedenti possono rallentare il processo.
I migliori strumenti di verifica dei precedenti, come Checkr, generalmente includono integrazioni con le più diffuse soluzioni software per il recruiting.
Una volta integrato, lo strumento di verifica può controllare automaticamente i precedenti di un candidato e popolare i risultati nel tuo software di recruiting o gestionale per l’organico.
9. Onboarding
Quando un candidato accetta un’opportunità, è il momento per il team HR/onboarding di intervenire.
Questo spesso rallenta il passaggio da candidato a dipendente—il 30% delle nuove assunzioni non inizia mai un nuovo ruolo a causa di un onboarding scarso o assente.
Puoi automatizzare l’esperienza di onboarding digitalizzando i contratti, pianificando e automatizzando promemoria per le attività chiave, creando workflow e offrendo altre funzionalità self-service.
Qui spesso c’è sovrapposizione tra ATS e HRIS/HRMS, quindi è importante che i sistemi siano integrati correttamente.
Immagina il flusso: segni il candidato come assunto in un ATS che automaticamente crea il suo profilo, la documentazione e i dettagli per le paghe nell’HRMS, con tutte le altre attività dell’onboarding già pronte per partire.
Integrando il tuo HRMS con l’ATS, risparmierai ore che altrimenti spenderesti in compiti ripetitivi di onboarding, mentre il nuovo assunto potrà iniziare rapidamente a lavorare su ciò per cui è stato selezionato.
10. Raccogliere feedback
I candidati sono una fonte preziosa di spunti utili a migliorare il tuo processo di selezione.
Anche se è sempre preferibile parlare con qualcuno, soprattutto se ha sostenuto un colloquio, non sempre si ha il tempo, quindi puoi anche creare un flusso del processo di selezione che invia ai candidati un sondaggio via email dopo che li hai contrassegnati come accettati o respinti nel tuo ATS.
11. Reportistica e analisi
Le analisi e la reportistica del processo di selezione non devono per forza essere complicate da mettere insieme con tutti i dati e i report necessari.
Puoi utilizzare un software di analisi per la selezione per generare automaticamente dei report regolari che ti offrano utili informazioni su come migliorare il processo.
I dashboard di selezione offrono accesso a metriche in tempo reale e individuano le parti del processo che necessitano di aggiustamenti.
Questi possono poi generare automaticamente report e consegnarli a chi ne ha bisogno per guidare la strategia.
12. Conformità
L'automazione può aiutarti a rimanere conforme alle molteplici leggi e regolamenti che riguardano l’assunzione nei seguenti modi:
- Garantire automaticamente che i candidati soddisfino le qualifiche specifiche per il lavoro e i requisiti legali come l’idoneità.
- Assicurarsi che nessuna documentazione critica venga trascurata o smarrita, fornendo una traccia di verifica affidabile.
- Garantire che i dati personali siano archiviati in modo sicuro, che l’accesso sia limitato solo al personale autorizzato e che le politiche di conservazione dei dati come il GDPR vengano applicate con continuità.
- Pianificare e ricordare ai dipendenti le sessioni di formazione obbligatorie, monitorare il completamento e gestire le certificazioni.
- Analizzare i dati delle selezioni e generare report che evidenziano eventuali potenziali problemi di conformità come disparità nelle pratiche di assunzione, retribuzioni, o lacune nella documentazione.
13. Creazione delle lettere di offerta
Quando decidi che vuoi assumere qualcuno, conviene muoversi in fretta. Gli ATS o strumenti simili possono generare e inviare lettere di offerta utilizzando integrazioni con piattaforme di firma elettronica come DocuSign.
14. Conservazione dei registri
I sistemi automatizzati garantiscono che tutte le attività di selezione siano documentate e conformi alle normative e ai requisiti di legge, riducendo il rischio di errori e potenziali problemi legali.
15. Verifica delle referenze
Il software per la verifica delle referenze può automatizzare la raccolta e la verifica delle referenze per i candidati. I componenti principali sono email di richiesta automatizzate, questionari personalizzabili e strumenti di analisi dei dati. Per saperne di più, scopri la nostra scelta dei migliori software per il controllo referenze.
15. Test
Il software di valutazione dei candidati può automatizzare l’invio dei test ai candidati, così come la correzione e la reportistica automatica.
Esempio di flusso di lavoro automatizzato
Quando implementi un nuovo software per la selezione e provi le automazioni, avrai bisogno di un esempio di flusso di lavoro da testare. Eccone uno standard per iniziare.
- Pubblicazione dell’annuncio: Crea una descrizione del lavoro e utilizza il tuo ATS o un altro sistema di pubblicazione annuncio per pubblicarlo automaticamente su più piattaforme.
- Screening delle candidature: Usa l’automazione per aiutarti a scremare le domande, escludere i candidati non idonei e inviare email di rifiuto o comunicazioni per la fase successiva.
- Pianificazione dei colloqui: Consenti ai candidati di scegliere gli slot per il colloquio tramite uno strumento di pianificazione automatizzato.
- Valutazione: Esegui valutazioni pre-assuntive automatizzate e video colloqui.
- Lettera di offerta e onboarding: Usa strumenti automatizzati per generare lettere di offerta e rendere più snello il processo di inserimento.
Vantaggi dell’automazione del processo di selezione
Come avrai sicuramente intuito, l'automazione può migliorare il tuo processo di assunzione in vari modi:
- Risparmio di tempo: L'automazione riduce le attività manuali e libera tempo alle squadre di assunzione per concentrarsi su compiti più strategici.
- Riduzione dei costi: Automatizzando i compiti ripetitivi, le organizzazioni possono abbassare i costi amministrativi associati al reclutamento. Inoltre, tempi di assunzione più brevi riducono i costi correlati a posizioni vacanti e perdita di produttività.
- Migliore qualità dei candidati: I sistemi automatizzati possono aiutare a selezionare i CV e le candidature e scartare automaticamente i candidati che non soddisfano determinati criteri.
- Miglioramento dell’esperienza del candidato: L'automazione crea un processo di assunzione più efficiente, assicura comunicazioni tempestive e coerenti con i candidati e aiuta a raccogliere feedback migliori, contribuendo così a un’esperienza più positiva per i candidati.
- Decisioni basate sui dati: Gli strumenti di automazione per il reclutamento spesso includono funzionalità di analisi e reporting che le organizzazioni possono utilizzare per affinare le strategie di assunzione, individuare punti critici e prendere decisioni informate basandosi sui dati.
- Coerenza e standardizzazione: I processi automatici garantiscono che tutti i candidati siano trattati in modo coerente, riducendo il rischio di bias e migliorando la conformità ai requisiti legali e normativi. Processi standardizzati aumentano anche l’efficienza e l’affidabilità complessive del reclutamento.
- Scalabilità: L'automazione rende più semplice aumentare o ridurre le attività di reclutamento in base alle esigenze organizzative. Durante periodi di forte crescita o assunzioni stagionali, i sistemi automatizzati possono gestire volumi crescenti senza compromettere la qualità.
- Collaborazione migliorata: Gli strumenti di automazione spesso includono funzionalità che facilitano la collaborazione nei processi di selezione, come database condivisi dei candidati, meccanismi di feedback e gestione dei flussi di lavoro.
- Miglior marketing: Gli strumenti di automazione, i CRM per il reclutamento e i software di database per il reclutamento inviano aggiornamenti automatici sui ruoli aperti ecc. a segmenti specifici.
Attenzione: Usa l’automazione con cautela
Come discusso, l’automazione può migliorare notevolmente l’esperienza di assunzione in molti modi. Ma usala con cautela! Le persone non sono robot e a volte è necessario un tocco umano.
Ecco alcune aree in cui è consigliabile evitare l’automazione:
- Rifiutare un candidato che ha già effettuato un certo percorso attraverso il processo automatizzato, normalmente dopo aver parlato con qualcuno.
- Revisionare i CV: Anche se l’automazione può essere utile, molte piattaforme di selezione per piccole imprese hanno ancora difficoltà a interpretare informazioni basilari dei candidati da un CV. Da qui possiamo dedurre che l’“AI resume rating” sia ancora più distante. Ci sono già molte discussioni sulla legalità, con alcune leggi introdotte in certi paesi che affermano che i candidati hanno diritto a non vedere il proprio CV rifiutato automaticamente da software di selezione AI automatizzati, quindi tieni d’occhio questi sviluppi!
In generale, affidarsi troppo ai sistemi automatici e agli algoritmi può portare a trascurare candidati qualificati che potrebbero non rientrare esattamente nei criteri stabiliti dagli strumenti automatici.
Gli algoritmi possono anche, involontariamente, rafforzare i bias già esistenti se non vengono attentamente monitorati e aggiornati.
Migliora il reclutamento con l’automazione
Come per molte professioni, l’automazione può rendere la vita più semplice ai team di selezione e semplificare il processo di assunzione, ma ricorda di implementarla con prudenza.
Non vuoi farti la reputazione di un’azienda che tratta i candidati come numeri in una macchina per estrarre i numeri della Lotto: presta attenzione a fornire buoni feedback dopo i colloqui e a parlare con i candidati per ottenere la loro opinione.
Il mercato dei software per il reclutamento è pieno di strumenti che affermano di utilizzare l’intelligenza artificiale ma che, in realtà, offrono poche prove a sostegno delle loro affermazioni. Per saperne di più, leggi l’ottimo articolo di Mariya Hristova su AI recruiting.
