15 Metodi di Automazione del Reclutamento + Migliori Pratiche
Sebbene gran parte del reclutamento consista nell'essere creativi e nel connettersi con i candidati a livello personale, esiste anche una notevole quantità di compiti ripetitivi e inefficienze.
La buona notizia è che puoi automatizzare molti di questi compiti, così da poterti concentrare su ciò che non dovrebbe essere automatizzato, come ad esempio parlare con i candidati e perfezionare la strategia. Le soluzioni di recruiting con intelligenza artificiale permettono alle aziende di automatizzare attività noiose e ripetitive come l'analisi dei dati, la reportistica e l'abbinamento tramite parole chiave.
In questo articolo, ti spiegherò 15 modi per automatizzare il tuo processo di selezione così da risparmiare tempo e risorse e attrarre i migliori talenti.
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15 modi per automatizzare il tuo processo di selezione
1. Scrittura e pubblicazione degli annunci di lavoro
Hai bisogno di annunci di lavoro ben scritti che riflettano il tuo employer brand e strumenti come ChatGPT possono aiutarti a redigerli.
Ma, una volta scritti, resta comunque il compito di pubblicarli su diversi portali di lavoro e piattaforme social. Ed è qui che entra in gioco l'automazione.
Gli ATS (sistemi di tracciamento dei candidati) ti permettono di creare una libreria di annunci che fungono da modelli riutilizzabili da pubblicare dove preferisci. Bonus: è facile monitorare la qualità dei candidati provenienti da ogni fonte.
2. Screening dei CV
Hai creato una descrizione dettagliata della posizione aperta e hai pubblicato l’annuncio su più piattaforme.
Il prossimo passaggio è forse uno dei più dispendiosi in termini di tempo nell'acquisizione di talenti: lo screening dei CV.
Leggere centinaia di curriculum alla ricerca di candidati qualificati può essere un’attività molto lunga, ma alcuni tipi di software di recruiting possono aiutarti a vagliare le candidature più rapidamente.
Sistemi automatizzati possono analizzare i curriculum e mettere in evidenza determinate parole chiave, competenze e livelli di esperienza, accelerando così il processo di revisione.
Se i candidati non soddisfano determinati requisiti, ad esempio lo status del visto o una certa soglia minima di valutazione, il sistema può inviare automaticamente un messaggio di rifiuto. Questo è particolarmente utile nei casi di selezioni ad alto volume.
Se il tuo ATS non include una funzione di analisi dei curriculum, valuta l'utilizzo di un software di screening dei CV autonomo.
Attenzione: Se un candidato ha già superato una determinata fase del tuo processo di selezione, evita i rifiuti automatici.
3. Ricerca dei candidati
La ricerca dei candidati può essere un’enorme perdita di tempo per i recruiter.
Alcune soluzioni software per l’acquisizione di talenti ti aiutano a creare un database di candidati (in pratica, un CRM per candidati).
Quando pubblichi una nuova posizione, il software può analizzare i dettagli e incrociarli con il database per creare un pool di talenti con i candidati più idonei.
I candidati presenti nel database possono anche scegliere di ricevere aggiornamenti automatici quando viene pubblicata una posizione per cui desiderano essere avvisati: questo è un importante vantaggio dei software per l’acquisizione di talenti.
Inoltre, strumenti specializzati di ricerca dei candidati possono aiutarti a identificare i canali, pubblicare annunci e confrontare l’efficacia di ciascun canale.
4. Impostazione dei processi interni
Il reclutamento è uno sport di squadra e l'automazione può aiutare i team interni a restare sincronizzati.
La maggior parte dei tipi di software di reclutamento consente di creare workflow interni con determinati trigger a ogni fase per notificare e ricordare ai membri del team di prepararsi per i colloqui e lasciare il loro feedback.
Inoltre, può aiutare a valutare i candidati raccogliendo e analizzando il feedback sui colloqui.
5. Programmazione dei colloqui
Molti ATS o software personalizzati di pianificazione dei colloqui aiutano a semplificare il processo di programmazione inviando inviti automatici che permettono ai candidati di scegliere un orario di colloquio adatto.
Questo elimina un passaggio in più per i team di assunzione e aiuta a garantire che nessun candidato venga trascurato.
6. Video colloqui unidirezionali
Proprio come la pre-selezione, i video unidirezionali sono un ottimo modo per intervistare i candidati e puoi automatizzare questo processo tramite la creazione di template.
Basta scrivere una sola volta le domande del colloquio e lasciare che i candidati rispondano quando preferiscono.
Poiché questo offre ai candidati la possibilità di formulare con calma le proprie risposte, è necessario prestare attenzione al tipo di domande poste.
Ad esempio, evita domande pensate per testare la conoscenza se il software che usi non è abbastanza sofisticato da sapere se qualcuno ha abbandonato la pagina per cercare le risposte.
Esistono strumenti per video colloqui come HireVue—o anche strumenti più semplici come Loom—che possono aiutare in queste situazioni.
Alcuni di questi strumenti hanno iniziato a integrare l’IA con capacità di NLP (elaborazione del linguaggio naturale) per trascrivere e analizzare le conversazioni.
Attenzione: Se sfrutti questa funzionalità, assicurati che l’algoritmo di raccomandazione o riepilogo dell’IA sia interrogabile, ovvero che sia possibile verificare perché ha sintetizzato la risposta di un candidato in quel modo.
7. Comunicazione con i candidati
La comunicazione richiede tempo quando si assume su larga scala e capita facilmente che alcune persone vengano trascurate.
Per alleggerire il carico, i recruiter possono creare comunicazioni automatiche sfruttando al meglio i template di email di reclutamento, come le email di rifiuto già menzionate, la pianificazione dei colloqui, la conferma delle candidature inviate, i promemoria per i colloqui, le richieste di referenze e le nuove opportunità.
Alcuni strumenti includono anche chatbot che i candidati possono interrogare per ricevere informazioni.
8. Controlli dei precedenti
I controlli dei precedenti sono fondamentali per assicurarsi di non assumere persone non autorizzate a lavorare nel tuo settore. Quando si recluta su larga scala, i controlli dei precedenti possono rallentare il processo.
I migliori software per controlli dei precedenti, come Checkr, generalmente dispongono di integrazioni con le principali soluzioni di software per il reclutamento.
Una volta integrati, i software di controllo possono verificare automaticamente i precedenti di un candidato e inserire i risultati direttamente nei tuoi sistemi di reclutamento o gestione del personale.
9. Onboarding
Una volta che un candidato accetta un’opportunità, entra in gioco il team risorse umane/onboarding.
Questo spesso rallenta la transizione da candidato a dipendente—il 30% dei nuovi assunti non inizia mai un nuovo ruolo a causa di un onboarding scarso o inesistente.
Puoi automatizzare l’esperienza di onboarding digitalizzando i contratti, programmando e inviando promemoria automatici per le attività chiave, creando workflow e offrendo altre funzionalità self-service.
Qui vi è una certa sovrapposizione tra ATS e HRIS/HRMS, quindi è importante che i sistemi siano adeguatamente integrati.
Immagina il processo: segni il candidato come assunto nell’ATS e questo crea automaticamente il suo profilo, i documenti e i dettagli del libro paga nell’HRMS insieme a tutte le altre attività dell’onboarding già pronte.
Integrando il tuo HRMS con l’ATS, risparmierai ore solitamente spese in attività di onboarding ripetitive e il nuovo assunto potrà iniziare subito a lavorare su ciò per cui è stato selezionato.
10. Raccolta del feedback
I candidati rappresentano una preziosa fonte di spunti per migliorare il processo di selezione.
Anche se è sempre preferibile parlare con qualcuno, specialmente se hanno sostenuto un colloquio, non sempre c'è il tempo, quindi puoi anche creare un flusso del processo di selezione che invia ai candidati un sondaggio via email dopo che li hai contrassegnati come accettati o respinti nel tuo ATS.
11. Reportistica e analisi
L’analisi e la reportistica nel reclutamento non devono essere difficili da mettere insieme con tutti i dati e i report necessari.
Puoi utilizzare un software di analisi del reclutamento per auto-generare regolarmente i report che ti daranno preziose informazioni su come migliorare il tuo processo.
I cruscotti di reclutamento offrono accesso a metriche in tempo reale e identificano parti del processo che necessitano di essere modificate.
Questi possono poi generare automaticamente report e consegnarli a chi ne ha bisogno per guidare la strategia.
12. Conformità
L'automazione può aiutarti a rimanere conforme alle numerose leggi e regolamenti relativi all’assunzione nei seguenti modi:
- Garantire automaticamente che i candidati soddisfino le qualifiche specifiche del lavoro e i requisiti legali come l'idoneità.
- Assicurarsi che nessuna documentazione critica venga trascurata o smarrita, fornendo una traccia di audit affidabile.
- Garantire che i dati personali siano archiviati in modo sicuro, l’accesso sia limitato al personale autorizzato e che le politiche di conservazione dei dati come il GDPR siano applicate in modo coerente.
- Pianificare e ricordare ai dipendenti le sessioni di formazione obbligatorie, tracciare il completamento e gestire le certificazioni.
- Analizzare i dati del reclutamento e generare report che evidenziano potenziali problemi di conformità come disparità nelle pratiche di assunzione, retribuzioni o lacune nella documentazione.
13. Creare lettere d’offerta
Quando decidi di voler assumere qualcuno, conviene muoversi rapidamente. Gli ATS o strumenti simili possono generare e inviare lettere d’offerta usando integrazioni con piattaforme di firma elettronica come DocuSign.
14. Conservazione dei dati
I sistemi automatizzati assicurano che tutte le attività di reclutamento siano documentate e conformi ai requisiti legali e normativi, riducendo il rischio di errori e di potenziali problemi legali.
15. Controllo referenze
I software per il controllo delle referenze possono automatizzare il processo di raccolta e verifica delle referenze per i candidati. Gli elementi principali sono richieste automatiche via email, questionari personalizzabili e strumenti di analisi dei dati. Per saperne di più, scopri la nostra selezione dei migliori software di controllo delle referenze.
15. Test
Il software di valutazione dei candidati può automatizzare l’invio dei test ai candidati, oltre a valutazione e report automatici.
Esempio di workflow di automazione
Quando implementi un nuovo software di reclutamento e testi le automazioni, avrai bisogno di un esempio di workflow da testare. Eccone uno standard con cui iniziare.
- Pubblicazione dell’annuncio: crea una descrizione della posizione e usa il tuo ATS o un altro sistema di pubblicazione annunci per pubblicarla automaticamente su più piattaforme.
- Screening delle candidature: utilizza l’automazione per aiutarti a vagliare le candidature, filtrare i candidati non qualificati e inviare email di rifiuto o di comunicazione degli step successivi.
- Pianificazione dei colloqui: consenti ai candidati di scegliere le fasce orarie tramite uno strumento di pianificazione automatizzato.
- Valutazione: esegui valutazioni pre-assuntive e colloqui video automatizzati.
- Offerta e onboarding: usa strumenti automatici per generare lettere d’offerta e semplificare il processo di onboarding.
Vantaggi dell’automazione del processo di selezione
Come avrai sicuramente capito, l'automazione può migliorare il tuo processo di selezione in diversi modi:
- Risparmio di tempo: L'automazione riduce le attività manuali e libera tempo ai team di selezione, permettendo loro di concentrarsi su attività strategiche.
- Riduzione dei costi: Automatizzando le attività ripetitive, le organizzazioni possono ridurre i costi amministrativi legati alla selezione. Inoltre, tempi di assunzione più brevi riducono i costi relativi ai posti vacanti e alla perdita di produttività.
- Migliore qualità dei candidati: I sistemi automatizzati possono aiutare a filtrare CV e domande, respingendo automaticamente i candidati che non soddisfano determinati requisiti.
- Migliore esperienza dei candidati: L'automazione rende il processo di selezione più efficiente, garantisce comunicazioni tempestive e coerenti con i candidati e aiuta a raccogliere feedback più efficaci, contribuendo a una migliore esperienza per i candidati.
- Decisioni guidate dai dati: Gli strumenti di automazione della selezione spesso sono dotati di funzionalità di analisi e reporting, che le organizzazioni possono utilizzare per perfezionare le strategie di reclutamento, identificare i colli di bottiglia e prendere decisioni informate basate sui dati.
- Coerenza e standardizzazione: I processi automatizzati assicurano che tutti i candidati vengano trattati in modo uniforme, riducendo il rischio di pregiudizi e migliorando il rispetto dei requisiti legali e normativi. Processi standardizzati migliorano inoltre l'efficienza e l'affidabilità complessiva della selezione.
- Scalabilità: L'automazione facilita la possibilità di aumentare o ridurre gli sforzi di selezione, in base alle esigenze organizzative. In periodi di forte crescita o di assunzioni stagionali, i sistemi automatizzati possono gestire volumi maggiori senza compromettere la qualità.
- Collaborazione migliorata: Gli strumenti di automazione includono spesso funzionalità che facilitano la collaborazione nei processi di selezione come banche dati condivise dei candidati, meccanismi di feedback e gestione del flusso di lavoro.
- Marketing migliore: Gli strumenti di automazione, i CRMS per il reclutamento e i software database per la selezione invieranno aggiornamenti automatici sulle posizioni aperte a segmenti specifici.
Attenzione: Usa l'automazione con cautela
Come discusso, l'automazione può migliorare sensibilmente l'esperienza di selezione in molti modi. Ma usala con cautela! Le persone non sono robot e a volte è necessario un tocco umano.
Ecco alcune situazioni in cui è preferibile evitare l'automazione:
- Respingere un candidato che ha superato una certa fase del processo automatizzato, normalmente dopo che ha già parlato con qualcuno.
- Revisione dei CV: Sebbene l'automazione possa essere di aiuto, molte piattaforme di selezione per piccole imprese hanno ancora problemi a estrarre correttamente le informazioni di base dei candidati da un CV. Possiamo quindi dedurre che la "valutazione dei CV tramite IA" sia ancora più lontana. Sono già in corso diversi dibattiti sulla legalità e in alcune nazioni sono state introdotte leggi che stabiliscono il diritto dei candidati a non vedere respinto automaticamente il proprio CV da software di selezione automatica basati su IA: resta aggiornato su questo tema!
In generale, affidarsi eccessivamente a sistemi automatici e algoritmi può portare a trascurare candidati qualificati che magari non rispecchiano esattamente i criteri fissati dagli strumenti automatizzati.
Gli algoritmi possono anche, se non monitorati e aggiornati costantemente, rafforzare inconsapevolmente pregiudizi preesistenti.
Migliora il reclutamento con l'automazione
Come per molte professioni, l'automazione può facilitare la vita ai team HR e snellire il processo di selezione, ma ricorda di implementarla con cautela.
Non vuoi che la tua azienda venga percepita come una realtà che tratta i candidati come numeri in una macchina del Lotto. Presta quindi attenzione ad aspetti come il fornire un buon feedback nei colloqui e il dialogo diretto con i candidati per raccogliere i loro pareri.
Il mercato dei software per la selezione è pieno di strumenti che dichiarano di utilizzare l'IA ma spesso offrono ben poco a supporto di tali affermazioni. Per saperne di più, leggi l'eccellente articolo di Mariya Hristova su recruiting tramite IA.
