15 metodi per automatizzare il reclutamento + migliori pratiche
Sebbene gran parte della selezione del personale richieda creatività e la capacità di entrare in contatto con i candidati a livello personale, comporta anche una notevole quantità di attività ripetitive e inefficienze.
La buona notizia è che puoi automatizzare molte di queste attività, così da concentrarti sugli aspetti che non dovrebbero essere automatizzati, ad esempio parlare con i candidati e perfezionare la strategia. Le soluzioni di selezione basate sull'IA consentono alle aziende di automatizzare attività banali e ripetitive come l'analisi dei dati, la creazione di report e la corrispondenza delle parole chiave.
In questo articolo, spiegherò 15 modi per automatizzare il tuo processo di assunzione, così da risparmiare tempo e risorse e assumere i migliori talenti.
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15 modi per automatizzare il processo di selezione del personale
1. Scrivere e pubblicare gli annunci di lavoro
Hai bisogno di annunci di lavoro ben scritti che riflettano il tuo marchio del datore di lavoro e strumenti come ChatGPT possono aiutarti a scriverli.
Tuttavia, una volta scritti, rimane ancora il compito di pubblicarli su diverse bacheche di lavoro e piattaforme di social media. È qui che entra in gioco un'ulteriore automazione.
Gli ATS (sistemi di tracciamento dei candidati) ti consentono di creare una libreria di annunci di lavoro che fungono da modelli, che puoi riutilizzare e pubblicare dove è più opportuno. Vantaggio: è facile monitorare la qualità dei candidati provenienti da ciascuna fonte.
2. Selezione dei curriculum
Hai creato un'ottima descrizione del lavoro per la posizione aperta e aggiunto l'annuncio su più piattaforme.
Il passaggio successivo è potenzialmente una delle parti più dispendiose in termini di tempo dell'acquisizione di talenti: la selezione dei curriculum.
Leggere centinaia di curriculum alla ricerca di candidati qualificati può richiedere moltissimo tempo e alcuni tipi di software per la selezione del personale possono aiutarti a esaminare più rapidamente la coda.
I sistemi automatizzati possono selezionare i curriculum e mettere in evidenza parole chiave, competenze e livelli di esperienza specifici, contribuendo ad accelerare il processo di valutazione.
Se i candidati non soddisfano determinati requisiti, ad esempio lo status del visto o una certa percentuale di superamento, il sistema può inviare automaticamente un messaggio di rifiuto. Questo è particolarmente utile negli scenari di selezione ad alto volume.
Se il tuo ATS non include una funzione di analisi dei curriculum, valuta la possibilità di utilizzare invece un sistema autonomo di software per la selezione dei curriculum.
Attenzione: se un candidato ha superato una determinata fase del processo di assunzione, evita i rifiuti automatici.
3. Ricerca dei candidati
La ricerca dei candidati può richiedere moltissimo tempo ai selezionatori.
Alcune soluzioni software per l'acquisizione di talenti aiutano a creare un database di candidati, sostanzialmente un CRM per candidati.
Quando pubblichi una nuova opportunità, il software può confrontare i dettagli nella descrizione del lavoro con i dati per creare un bacino di talenti formato dai candidati migliori.
I candidati presenti nel database possono anche scegliere di ricevere aggiornamenti automatici quando viene pubblicata una posizione per la quale desiderano ricevere una notifica: questo è un importante vantaggio del software per l'acquisizione di talenti.
Inoltre, gli strumenti specializzati per la ricerca dei candidati possono aiutarti a identificare i canali, pubblicare annunci e confrontare l'efficacia di ciascun canale.
4. Impostare i processi interni
La selezione del personale è un lavoro di squadra e l'automazione può aiutare i team interni a rimanere sincronizzati.
La maggior parte dei tipi di software per la selezione del personale consente di creare flussi di lavoro interni con determinati trigger in ogni fase, così da notificare e ricordare ai membri del team di prepararsi ai colloqui e lasciare il proprio riscontro.
Può anche aiutare a valutare i candidati raccogliendo e analizzando il riscontro sui colloqui.
5. Pianificazione dei colloqui
Molti ATS o software personalizzati per la pianificazione dei colloqui aiutano a semplificare il processo di pianificazione dei colloqui inviando inviti automatici che offrono ai candidati la possibilità di scegliere un orario adatto.
In questo modo si elimina un passaggio aggiuntivo dal carico di lavoro dei team che si occupano delle assunzioni e si contribuisce a garantire che nessun candidato venga trascurato.
6. Colloquio video unidirezionale
Proprio come la preselezione, i video unidirezionali sono un ottimo modo per intervistare i candidati e puoi automatizzare questo processo attraverso la creazione di modelli.
Devi solo scrivere le domande del colloquio una volta e lasciare che i candidati rispondano nel momento a loro più comodo.
Poiché questo offre ai candidati la possibilità di formulare le proprie risposte, devi prestare attenzione al tipo di domande che poni.
Per esempio, evita qualsiasi domanda pensata per verificare le conoscenze se il software che stai utilizzando non è abbastanza sofisticato da capire se qualcuno si è allontanato dalla pagina per cercare le risposte.
Esistono strumenti per i colloqui video come HireVue o persino uno strumento più semplice come Loom, che possono aiutare con questo tipo di selezione.
Alcuni di questi strumenti hanno iniziato a integrare l’AI con funzionalità di NLP (elaborazione del linguaggio naturale) per trascrivere e analizzare le conversazioni.
Avvertenza: se sfrutti questa funzionalità, assicurati che l’algoritmo di raccomandazione o riepilogo dell’AI sia interrogabile, cioè che tu possa verificare perché ha riassunto la risposta di un candidato in un modo specifico.
7. Comunicazione con i candidati
La comunicazione richiede molto tempo quando si effettuano assunzioni su larga scala ed è facile che alcune persone vengano trascurate.
Per alleggerire il carico, gli addetti alla selezione possono creare comunicazioni automatizzate che sfruttano al meglio i modelli di email per la selezione del personale, come le email di rifiuto e la pianificazione dei colloqui menzionate in precedenza, oltre alle conferme di ricezione delle candidature, ai promemoria dei colloqui, alle richieste di referenze e alle comunicazioni relative a nuove opportunità.
Alcuni strumenti includono anche chatbot a cui i candidati possono chiedere informazioni.
8. Controlli dei precedenti
I controlli dei precedenti sono fondamentali per assicurarti di non finire con l’assumere qualcuno che non è autorizzato a lavorare nel tuo settore. Quando si effettuano assunzioni su larga scala, i controlli dei precedenti possono rallentare il processo.
I migliori servizi per il controllo dei precedenti, come Checkr, generalmente dispongono di integrazioni per le più diffuse soluzioni software per la selezione del personale.
Una volta integrato, il servizio di controllo dei precedenti può verificare automaticamente il passato di un candidato e inserire i risultati nella tua soluzione software per la selezione del personale o per la gestione del personale.
9. Inserimento dei nuovi dipendenti
Una volta che un candidato accetta un’opportunità, è il momento che intervenga il team HR/addetto all’inserimento.
Questo spesso rende lento il passaggio da candidato a dipendente: il 30% dei nuovi assunti non inizia mai un nuovo ruolo a causa di un seguito insufficiente o inesistente.
Puoi automatizzare l’esperienza di inserimento digitalizzando i contratti, la pianificazione e i promemoria automatici per le attività principali, creando flussi di lavoro e offrendo altre funzionalità autonome.
È qui che si verifica una certa sovrapposizione tra l’ATS e l’HRIS/HRMS, quindi è importante che i sistemi siano correttamente integrati.
Immagina il flusso: contrassegni il candidato come assunto in un ATS e questa operazione crea automaticamente il suo profilo, la documentazione e i dati relativi alla busta paga nel tuo HRMS, con tutte le altre attività del flusso di inserimento già pronte per essere eseguite.
Integrando il tuo HRMS con il tuo ATS, risparmierai ore che altrimenti dedicheresti ad attività di inserimento ripetitive, mentre il nuovo assunto potrà iniziare rapidamente a svolgere il lavoro per cui lo hai assunto.
10. Raccolta dei riscontri
I candidati sono una ricca fonte di informazioni utili per migliorare il tuo processo di selezione del personale.
Sebbene sia sempre preferibile parlare con qualcuno, soprattutto se ha sostenuto un colloquio, non c'è sempre tempo a disposizione; puoi quindi anche creare un flusso del processo di selezione che invii ai candidati un sondaggio via e-mail dopo averli contrassegnati come accettati o rifiutati nel tuo ATS.
11. Rapporti e analisi
Le analisi e i rapporti sul processo di selezione non devono necessariamente essere una seccatura quando si tratta di raccogliere tutti i dati e i rapporti necessari.
Puoi utilizzare un software di analisi del processo di selezione per generare automaticamente e regolarmente rapporti che offrano informazioni preziose sui modi per migliorare il processo.
I cruscotti del processo di selezione consentono di accedere a metriche in tempo reale e di individuare le parti del processo che richiedono modifiche.
Questi possono quindi generare automaticamente rapporti e inviarli alle persone che ne hanno bisogno per definire la strategia.
12. Conformità
L'automazione può aiutarti a mantenere la conformità alla moltitudine di leggi e regolamenti relativi alle assunzioni nei seguenti modi:
- Verificare automaticamente che i candidati soddisfino le qualifiche specifiche per il ruolo e i requisiti legali, come l'idoneità.
- Garantire che nessun documento fondamentale venga trascurato o smarrito, fornendo una traccia di controllo affidabile.
- Garantire che i dati personali siano archiviati in modo sicuro, che l'accesso sia limitato al personale autorizzato e che le politiche di conservazione dei dati, come il GDPR, vengano applicate in modo coerente.
- Programmare e ricordare ai dipendenti le sessioni di formazione obbligatorie, monitorarne il completamento e gestire le certificazioni. I team possono utilizzare un software per la gestione della formazione per organizzare le sessioni e monitorare le presenze.
- Analizzare i dati relativi al processo di selezione e generare rapporti che evidenzino potenziali problemi di conformità, come disparità nelle pratiche di assunzione, nella retribuzione o lacune nella documentazione.
13. Creare lettere di offerta
Quando hai deciso di assumere qualcuno, è importante agire rapidamente. Gli ATS o strumenti simili possono generare e inviare lettere di offerta utilizzando integrazioni con piattaforme per la firma elettronica come DocuSign.
14. Conservazione dei documenti
I sistemi automatizzati garantiscono che tutte le attività di selezione siano documentate e conformi ai requisiti legali e normativi, riducendo il rischio di errori e potenziali problemi legali.
15. Verifica delle referenze
Il software per la verifica delle referenze può automatizzare il processo di raccolta e verifica delle referenze dei candidati. I componenti principali sono le e-mail di richiesta automatizzate, i questionari personalizzabili e gli strumenti di analisi dei dati. Per saperne di più, consulta la nostra selezione dei migliori software per la verifica delle referenze.
15. Prove
Il software per la valutazione dei candidati può automatizzare l'invio delle prove ai candidati, nonché la valutazione e la creazione automatizzate dei rapporti.
Esempio di flusso di lavoro automatizzato
Quando implementi un nuovo software per la selezione e testi le automazioni, ti servirà un flusso di lavoro di esempio con cui effettuare il test. Eccone uno standard per iniziare.
- Pubblicazione dell'offerta di lavoro: Crea una descrizione del lavoro e utilizza il tuo ATS o un altro sistema di pubblicazione delle offerte di lavoro per pubblicarla automaticamente su più piattaforme.
- Selezione delle candidature: Utilizza l'automazione per esaminare le candidature, escludere i candidati non qualificati e inviare email di rifiuto o con le fasi successive.
- Pianificazione dei colloqui: Permetti ai candidati di scegliere gli orari dei colloqui tramite uno strumento di pianificazione automatizzato.
- Valutazione: Conduci valutazioni automatizzate pre-assunzione e colloqui video.
- Offerta e inserimento: Utilizza strumenti automatizzati per generare lettere di offerta e semplificare il processo di inserimento.
Vantaggi dell'automazione del processo di selezione
Come avrai senz'altro intuito, l'automazione può migliorare il processo di assunzione in diversi modi:
- Risparmio di tempo: L'automazione riduce le attività manuali e lascia ai team addetti alle assunzioni più tempo da dedicare alle attività strategiche.
- Riduzione dei costi: Automatizzando le attività ripetitive, le organizzazioni possono ridurre i costi amministrativi associati alla selezione. Inoltre, un tempo di assunzione più breve riduce i costi legati alle posizioni vacanti e alla perdita di produttività.
- Migliore qualità dei candidati: I sistemi automatizzati possono aiutare a esaminare curriculum e candidature, rifiutando automaticamente i candidati che non soddisfano determinati criteri.
- Migliore esperienza dei candidati: L'automazione crea un processo di assunzione più efficiente, garantisce una comunicazione tempestiva e coerente con i candidati e aiuta a raccogliere feedback migliori, contribuendo a una migliore esperienza dei candidati.
- Processo decisionale basato sui dati: Gli strumenti di automazione della selezione spesso includono funzionalità di analisi e reportistica che le organizzazioni possono utilizzare per perfezionare le proprie strategie di selezione, identificare i colli di bottiglia e prendere decisioni consapevoli basate sui dati.
- Coerenza e standardizzazione: I processi automatizzati garantiscono che tutti i candidati siano trattati in modo coerente, riducendo il rischio di pregiudizi e migliorando la conformità ai requisiti legali e normativi. I processi standardizzati migliorano inoltre l'efficienza e l'affidabilità complessive della selezione.
- Scalabilità: L'automazione facilita l'aumento o la riduzione delle attività di selezione in base alle esigenze dell'organizzazione. Durante i periodi di forte crescita o di assunzioni stagionali, i sistemi automatizzati possono gestire volumi maggiori senza compromettere la qualità.
- Maggiore collaborazione: Gli strumenti di automazione spesso includono funzionalità che facilitano la collaborazione nei processi di assunzione, come database condivisi dei candidati, meccanismi di feedback e gestione dei flussi di lavoro.
- Migliore marketing: Gli strumenti di automazione, i CRM per la selezione e i software per database di selezione invieranno aggiornamenti automatici sulle posizioni aperte e così via a segmenti specifici.
Attenzione: utilizza l'automazione con cautela
Come già detto, l'automazione può migliorare significativamente l'esperienza di assunzione in numerosi modi. Ma utilizzala con cautela! Le persone non sono robot e a volte è necessario un approccio umano.
Ecco un paio di aree in cui è consigliabile evitare l'automazione:
- Rifiutare un candidato che ha superato una determinata fase del processo automatizzato, normalmente dopo aver parlato con qualcuno.
- Esaminare i CV: Sebbene l'automazione possa essere d'aiuto, molte piattaforme di selezione per piccole imprese presentano ancora problemi nell'interpretazione delle informazioni di base sui candidati contenute in un CV. Da ciò possiamo dedurre che la “valutazione dei curriculum tramite IA” sia ancora più lontana. Esistono già numerose discussioni sulla legalità della questione, con alcune normative introdotte in determinati Paesi che stabiliscono il diritto dei candidati a non vedersi rifiutare automaticamente i CV da un software di assunzione basato sull'IA, quindi tieni d'occhio gli sviluppi!
In generale, fare eccessivo affidamento su sistemi e algoritmi automatizzati può portare a trascurare candidati qualificati che potrebbero non rientrare nei criteri esatti impostati dagli strumenti di automazione.
Gli algoritmi possono inoltre rafforzare involontariamente i pregiudizi esistenti se non vengono monitorati e aggiornati con attenzione.
Migliora la selezione con l'automazione
Come in molte professioni, l'automazione può semplificare la vita dei team addetti alla selezione e snellire il processo di assunzione, ma ricorda di implementarla con cautela.
Non vuoi sviluppare la reputazione di un’azienda che tratta i candidati come numeri in un’urna del Lotto, quindi assicurati di prestare attenzione ad aspetti come fornire un buon feedback sui colloqui e parlare con i candidati per raccogliere il loro feedback.
Il mercato dei software per il recruiting è ricco di strumenti che affermano di utilizzare l’IA, ma che possono offrire ben poche prove a sostegno delle loro dichiarazioni. Per saperne di più, dai un’occhiata all’eccellente articolo di Mariya Hristova sul recruiting con l’IA.
