Hvad er HR-software, og hvordan kan det gavne din virksomhed?

Typiske anvendelsesområder omfatter bedre datastyring og -sikkerhed, automatisering af centrale processer såsom lønadministration samt dybere indsigt i arbejdsstyrken, der understøtter datadrevet beslutningstagning.

Fordele ved HR-software

HR-software kan gavne enkeltpersoner og teams på tværs af din virksomhed på mange måder.

Sådan gavner HR-software HR-afdelinger

Her er hvordan HR-software gavner HR-afdelinger:

• Automatisering af administrative opgaver: HR-software automatiserer rutineopgaver såsom administration af medarbejderdata, registrering af fremmøde og lønbehandling. Det reducerer den manuelle arbejdsbyrde, minimerer fejl og giver HR-medarbejderne tid til at fokusere på mere strategiske opgaver.
• Forbedret rekrutteringsproces: Platforme såsom ansøgerhåndteringssystemer og CRM-systemer til rekruttering hjælper med at administrere jobopslag, gennemgå ansøgninger og kommunikere med kandidater. Det kan fremskynde rekrutteringsprocessen, give kandidaterne en bedre oplevelse og forbedre kvaliteten af de nyansatte.
• Forbedret onboarding af medarbejdere: Specialiseret software til medarbejderintroduktion eller moduler kan strømline onboardingprocessen ved at automatisere aspekter som indsendelse af dokumenter, planlægning af oplæring og indledende vurderinger.
• Læring og udvikling: Værktøjer såsom læringsstyringssystemer hjælper med at udforme oplæringsprogrammer, giver nem adgang til undervisningsmaterialer og måler effektiviteten af L&D-programmer.
• Selvbetjeningsportaler for medarbejdere: Mange HR-systemer tilbyder selvbetjeningsportaler, der gør det muligt for medarbejderne selv at administrere deres personlige oplysninger, personalegoder og andre HR-relaterede opgaver. Det giver medarbejderne større handlekraft og reducerer den administrative byrde for HR-afdelingen.
• Datastyring og analyse: Værktøjer såsom software til HR-analyse hjælper HR-afdelinger med at få indsigt i tendenser i arbejdsstyrken, præstationsmålinger og problemer med overholdelse af regler. Disse data kan være afgørende for strategisk planlægning og beslutningstagning.
• Overholdelse af lovgivningen: Det kan være udfordrende at holde sig ajour med arbejdsmarkedslovgivning og regler. Software til overholdelse af HR-regler eller moduler hjælper med at sikre overholdelse ved at opdatere systemerne i overensstemmelse med nye love og ved at føre korrekte optegnelser til revisionsspor.
• Forbedret kommunikation: Disse systemer omfatter ofte værktøjer, der letter kommunikationen mellem medarbejdere og HR-medarbejdere, såsom informationsarkiver, beskedplatforme og værktøjer til feedback. Det kan sikre, at HR-problemer løses hurtigere, og øge engagementet.
• Præstationsstyring: Værktøjer til præstationsstyring hjælper med at følge medarbejdernes præstationer, fastsætte mål og afholde præstationssamtaler. Det hjælper med at styre medarbejderudviklingen mere effektivt og tilpasse individuelle mål til virksomhedens målsætninger.

Sådan gavner HR-software medarbejderne

Da en stor del af HR's arbejde fokuserer på at støtte medarbejderne, giver det mening, at HR-software også bør gavne medarbejderne. 

Her er, hvordan HR-software forbedrer den samlede oplevelse på arbejdspladsen:

• Forbedrede HR-produkter og -tjenester: HR- og personaleadministrationsteams har mere tid og kan udnytte software til at indsamle data og feedback og bruge det til at skabe bedre produkter og tjenester, der forbedrer arbejdspladsoplevelsen.
• Nem adgang til information: HR-software omfatter typisk selvbetjeningsportaler for medarbejdere, som gør det nemt for den enkelte at få adgang til og administrere sine personlige oplysninger, hvilket bidrager til en bedre medarbejderoplevelse.
• Effektiv introduktion: For nyansatte strømliner HR-software introduktionsprocessen og gør den hurtigere og mere struktureret. Medarbejderne kan få adgang til nødvendige dokumenter, undervisningsmaterialer og tidsplaner via systemet, hvilket hjælper dem med at falde mere komfortabelt og effektivt til i deres nye roller.
• Forbedret kommunikation: Mange HR-systemer letter kommunikationen i organisationen gennem integrerede beskedsystemer, meddelelser og opdateringer. Det hjælper med at holde medarbejderne informerede og engagerede i virksomhedens aktiviteter.
• Bedre præstationsstyring: Værktøjer som software til præstationsstyring hjælper medarbejderne med at sætte mål, følge deres præstationer og modtage regelmæssig feedback fra deres ledere. Det kan fremme personlig vækst og karriereudvikling og gøre det nemmere for medarbejderne at nå deres professionelle mål.
• Tidsstyring: Med funktioner som tidsregistrering og ferieadministration kan medarbejderne nemt ansøge om fri, registrere deres arbejdstid og administrere deres tidsplaner.
• Bedre oplæring og udvikling: Teammedlemmer kan bruge de førnævnte læringsstyringssystemer til at oprette karrierekort og skræddersy deres lærings- og udviklingsforløb.

Sådan gavner HR-software virksomheden som helhed

I sidste ende bør ethvert nyt værktøj på en eller anden måde gavne virksomheden. Sådan kan HR-software bidrage til at skabe en konkurrencemæssig fordel:

• Tidsbesparelser og automatisering: Automatiserer gentagne opgaver som lønadministration, administration af personalegoder og sporing af overholdelse af regler, hvilket reducerer den manuelle indsats.
• Forbedret nøjagtighed: Minimerer menneskelige fejl i processer som lønadministration, journalføring og dokumentation af overholdelse af regler.
• Centraliseret datastyring: Gemmer alle medarbejderoplysninger ét sted, så de er nemme at tilgå og opdatere.
• Styrket overholdelse af regler: Hjælper organisationer med at overholde arbejdsmarkedslovgivning, skatteregler og politikker for databeskyttelse.
• Bedre talentstyring: Strømliner rekruttering, introduktion og sporing af præstationer, hvilket forbedrer ansættelse og fastholdelse.
• Forbedret medarbejderoplevelse: Selvbetjeningsportaler giver medarbejderne mulighed for at få adgang til lønsedler, anmode om fri og administrere personalegoder.
• Datadrevet beslutningstagning: Leverer analyser og rapportering til bedre arbejdsstyrkeplanlægning, analyse af medarbejderafgang og evaluering af præstationer.
• Skalerbarhed: Understøtter virksomheder i vækst ved at tilpasse sig ændrede HR-behov.
• Omkostningsbesparelser: Reducerer de administrative omkostninger, der er forbundet med manuelle HR-processer.
• Styrket sikkerhed: HR-software kan hjælpe med at beskytte følsomme medarbejderdata gennem kryptering og adgangskontroller.

Hvem bruger HR-software?

Der findes i dag et væld af forskellige HR-softwareværktøjer, som dækker hele spektret inden for talentstyring.

Alle teammedlemmer vil i en eller anden grad interagere med jeres HR-software, hvad enten det er ved at tilgå deres lønsedler via selvbetjeningsmodulet for medarbejdere, indsende en anmodning om fri eller deltage i en præstationsgennemgang.

Derudover finder du HR-software til virksomheder, der er udviklet til store internationale virksomheder, samt HR-værktøjer til små virksomheder, der vokser hurtigt.

Som vi kommer ind på, er det vigtigt at huske flerbrugerfaktoren, når du vælger det rette værktøj til din organisation.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Typer af HR-software

Vi har allerede nævnt nogle få ovenfor, men her er nogle af de mest almindelige typer af HR-software, og hvad de bruges til:

Informationssystem til menneskelige ressourcer (HRIS) 

Et HRIS (eller et informationssystem til menneskelige ressourcer) er en type grundlæggende HR-software, der primært hjælper med at gemme og administrere medarbejderdata, men som normalt også omfatter en række grundlæggende HR-funktioner.

Nøglefunktioner omfatter centraliseret administration af medarbejderdata, lønbehandling, administration af personalegoder, fremmøderegistrering, ansøgersporing, evaluering af præstationer og selvbetjeningsportaler.

Se vores udvalg af de bedste informationssystemer til menneskelige ressourcer, som kan hjælpe dig med at forenkle dine HR-processer og administrere dine medarbejderdata effektivt.

System til administration af menneskelige ressourcer (HRMS)

Ligesom HRIS-systemer er HRMS-systemer avancerede softwareløsninger, der omfatter mange af de centrale, strategiske funktioner inden for administration af menneskelige ressourcer. Funktionerne i et HR-administrationssystem afgør, hvor effektivt HR-software kan understøtte dit teams målsætninger.

Et HRMS omfatter administration af medarbejderdata, løn og personalegoder, rekruttering og introduktion af nye medarbejdere, evaluering af præstationer, registrering af arbejdstid og fremmøde, læringsadministration og HR-analyse.

Se vores udvalg af de bedste systemer til administration af menneskelige ressourcer for at få mere information. Hvis dit team er lille, eller dit budget er begrænset, finder du måske et bedre match på denne liste over HRMS-software til små virksomheder.

Author's Tip

Uanset hvad sælgerne fortæller dig, er det usandsynligt, at ét værktøj er godt til alt, så noget, du bør holde øje med, er nem integration med resten af din HR-teknologistak.

Ansøgersporingssystem

ATS-systemer er udviklet til at forbedre rekrutteringsprocessen ved at gøre den mere effektiv for alle involverede.

Typiske funktioner i rekrutteringssoftware omfatter offentliggørelse af jobopslag på flere platforme, planlægning af jobsamtaler, værktøjer til CV-sortering og rekrutteringsanalyse.

Se vores udvalg af de bedste ansøgersporingssystemer eller vores liste over den bedste rekrutteringssoftware til små virksomheder for at få mere information.

Lønadministrationssoftware 

Lønadministrationssoftware er et vigtigt værktøj, der bruges af HR- og økonomiteams (der er debat om, hvem) til at registrere medarbejdernes arbejdstimer, lønsatser, optjening af ferie, betalt frihed, lønskatter, lønfradrag (såsom føderale og lokale skatter) og meget mere.

Disse værktøjer automatiserer størstedelen af lønbehandlingen og sikrer nøjagtig og rettidig udbetaling af løn, skattetilbageholdelse og overholdelse af ansættelseslovgivningen.

Se vores udvalg af den bedste lønadministrationssoftware for at gå mere i dybden.

Software til resultatstyring

Det er notorisk svært at få resultatstyring til at fungere rigtigt. Software til resultatstyring kan hjælpe ved at digitalisere processen for præstationsevalueringer og gøre det muligt at fastsætte og følge mål, analysere produktivitet og registrere resultater.

De omfatter også moderne elementer som indsamling af 360-graders feedback fra teammedlemmer, løbende feedbacksløjfer og værktøjer til en-til-en-opfølgninger. 

Derudover kan de også hjælpe med successionsplanlægning ved at identificere kompetencehuller, der skal håndteres som led i langsigtet strategisk planlægning.

Se vores udvalg af den bedste software til resultatstyring for at gå mere i dybden.

Læringsstyringssystem (LMS)

Læring og udvikling er ligesom resultatstyring endnu en af de vigtige funktioner, som det er svært at få til at fungere rigtigt.

LMS-systemer kan hjælpe ved at tilbyde et centralt sted til oprettelse, levering og sporing af undervisningsindhold og kurser.

De indeholder værktøjer, som undervisere kan bruge til at administrere kursusmaterialer, og som kursister kan bruge til at få adgang til og interagere med disse ressourcer. Formålet er at forenkle undervisningsprocessen, gøre den mere tilgængelig og effektiv samt understøtte en bred vifte af læringsbehov.

Se vores udvalg af de bedste læringsstyringssystemer for flere oplysninger.

Software til administration af personalegoder

Ligesom med lønadministration vil enhver, der har ansvaret for administration af personalegoder i en organisation, være tæt knyttet til sin software til lønadministration (medmindre den selvfølgelig er noget rod).

Det skyldes, at den hjælper administratorer af personalegoder med at håndtere løbende opgaver såsom afstemning af månedlige omkostninger med lønnen, hjælp til medarbejdere med ændringer af ordninger eller forsørgede samt generering af rapporter for at sikre overholdelse af lovgivningen.

De omfatter normalt selvbetjeningsportaler for medarbejdere, som forenkler tilmeldingsprocessen for nyansatte og guider dem gennem alle de tilgængelige muligheder. 

Se vores udvalg af den bedste software til administration af personalegoder for flere detaljer.

Software til medarbejderengagement

Medarbejderengagement, medarbejdertilfredshed, medarbejderoplevelse – det er egentlig det samme.

Nå, men software til medarbejderengagement fokuserer på at forbedre medarbejdertilfredsheden og -engagementet gennem funktioner som værktøjer til feedback og platforme til anerkendelse af medarbejdere.

Se vores udvalg af den bedste software til medarbejderengagement eller AI-værktøjer til medarbejderengagement for en dybere gennemgang.

Cloudbaseret HR-software

Der er en voksende tendens til, at organisationer tager cloudbaserede platforme i brug til at administrere deres HR-funktioner og erstatter traditionelle systemer, der er installeret lokalt.

Fordelene ved cloudbaserede HR-løsninger, som især er populære blandt SMV'er og nystartede virksomheder, omfatter større tilgængelighed og skalerbarhed samt mindre vedligeholdelse, men potentielt på bekostning af reduceret datasikkerhed og tilpasningsmuligheder.

Du kan finde flere oplysninger i vores udvalg af den bedste cloudbaserede HR-software.

Sådan vælger du HR-software: Proces i 8 trin

Hvis du overvejer, om en opgradering af HR-softwaren eller en investering i en ny HR-softwareløsning kan gavne din organisation, er næste skridt at finde den rigtige løsning.

Her er en trinvis proces til at vælge den rigtige HR-software for dig:

1. Virksomhedens behov og vision

Det første skridt er at nedskrive visionen for HR og sikre, at den stemmer overens med virksomhedens strategi, retning og vision.

Fordelen ved dette er, at det i sidste ende vil bidrage til at skabe opbakning blandt de vigtigste interessenter og beslutningstagere i din ledelse.

2. Identificer udfordringer og indsamle krav

Udfordringer er i denne sammenhæng de specifikke vanskeligheder og ineffektiviteter, som en virksomhed oplever i sine nuværende HR-administrationsprocesser, og som HR-software har til formål at løse og afhjælpe.

Almindelige udfordringer, du bør være opmærksom på, omfatter tidsforbrug på manuelle processer og uoverensstemmelser i data. 

Vigtigt tip: Indhent input fra alle dine vigtigste interessenter, herunder personer, der er ansvarlige for forskellige dele af dine HR-funktioner, eftersom de alle vil have forskellige behov.

Ved at kombinere strategiske behov med udfordringer kan du kortlægge dine krav til HR-software.

3. Nuværende procestrin

Nuværende procestrin er de måder, du i øjeblikket udfører opgaver på i din HR-afdeling. 

Dette bør omfatte alle dine centrale HR-opgaver, såsom hvordan du håndterer medarbejderregistre, orlovsanmodninger, rekruttering og introduktion af nye medarbejdere.

Begynd med at angive de vigtigste processer, trinnene i hver proces, hvem der er ansvarlig for hvert trin, og hvor lang tid hver proces tager.

4. Fastlæg mål for succes

Du burde nu have en god idé om, hvad du har brug for fra dit nye værktøj.

Det kunne være mere effektiv administration, hurtigere besættelse af stillinger eller bedre levering af træning.

Hvis du kan spare tid og ressourcer ved at implementere HR-software, er det så muligt at påvise investeringsafkastet? Dan Georges fremragende artikel om økonomisk forståelse inden for HR er en nyttig ressource her.

5. Få indledende opbakning og godkendelse

Præsenter dine resultater fra ovenstående trin for at finde ud af, om du har opbakning fra dine HR-ledere til at fortsætte, eller om du er nødt til at stoppe processen. Hvis du har fået mundtlig godkendelse, så fortsæt!

6. Kontakt leverandører

Undersøg markedet, anmod om nogle få demonstrationer, og del dine krav på forhånd med hver softwareleverandør, du mødes med. Det vil hjælpe dem med at demonstrere, hvordan deres software kan forbedre din HR-funktion i overensstemmelse med dine behov.

Hvis den platform, du er interesseret i, ikke har alle de funktioner, du har brug for, hvor nemt vil det så være at integrere den med andre HR-systemer? Hvad er de samlede omkostninger ved HR-softwaren sammenlignet med fordelene?

Nogle yderligere leverandørspecifikke spørgsmål, du kan stille:

• Hvem er de førende leverandører til dit anvendelsesområde?
• Hvilke er bedst bedømte i deres kategori?
• Hvilken funktion er hvert værktøj bedst bedømt for?
• Hvad siger kundeanmeldelser og anbefalinger? Hvilke fordele og ulemper rapporteres oftest?
• Hvilken form for introduktion, oplæring, support og andre ressourcer tilbyder leverandøren?
• Findes der omfattende dokumentation?
• Brugerflade: Er den visuelt tiltalende?
• Brugeroplevelse: Er det intuitivt at navigere i og nemt at bruge?
• Er dette værktøj tilstrækkeligt enkelt eller komplekst til dine behov inden for personaleadministration? 
• Tilbyder det den fleksibilitet eller tilpasningsmulighed, du har brug for?
• Tilbyder det robuste sikkerhedsstandarder og overholder det regler og bedste praksis for databeskyttelse? Findes der en lokal installationsmulighed?
• Passer prisen til dit budget? Er prissætningen tydelig? Er prisen berettiget baseret på softwarens funktioner? Er visse vigtige funktioner kun tilgængelige i dyrere prisniveauer? 
• Tilbyder det en demonstration eller en gratis prøveperiode?

7. Udarbejd forretningsgrundlaget, og få godkendelse

Med ovenstående data er det tid til at skrive dit forretningsgrundlag. 

Det behøver ikke at være et dokument på 10 sider; det kan være så enkelt som et notat på én side.

Det behøver ikke at være et dokument på 10 sider; det kan være så enkelt som et notat på én side.  Beslutningstagere søger svar på følgende spørgsmål:

• Hvor meget koster det?
• Hvilke problemområder vil softwaren løse?
• Hvad sker der, hvis vi ikke investerer i softwaren?
• Hvor lang tid vil det tage at implementere?
• Hvorfor har vi brug for at investere nu?
• Hvad er investeringsafkastet ved at implementere denne software?

Hvis du vil gå mere i dybden, kan du læse vores artikel om hvordan man udarbejder et forretningsgrundlag for HR-software.

8. Træf en beslutning

Tillykke! Du har fået godkendelse til at gå videre med den leverandør, du har valgt. Det næste er implementering af din HR-software, introduktion og oplæring. Det bliver sjovt!

Sådan navigerer du i de næste trin

HR-software er ikke en mirakelkur, men det kan bestemt forbedre dine processer for datastyring og gøre din HR-drift mere effektiv.

Vi opfordrer dig til at udforske verdenen af software til personaleadministration yderligere.

Heldigvis for dig har People Managing People i årevis gennemgået forskellige underkategorier af HR-software, så vi har allerede udført en stor del af benarbejdet for dig.