7 Arten von Lohnabrechnungssoftware für optimierte Zahlungen

7 Arten von Lohnabrechnungssoftware

Auf dem Markt sind verschiedene Arten von Lohnabrechnungssoftware erhältlich, die jeweils auf unterschiedliche Unternehmensanforderungen zugeschnitten sind. Wenn Sie verstehen, wie die einzelnen Optionen funktionieren, können Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen auswählen.

1. Eigenständige Lohnabrechnungssoftware

Software, die sich ausschließlich auf die Verarbeitung der Lohnabrechnung konzentriert, wird manchmal als eigenständige Lohnabrechnungssoftware bezeichnet. Diese Tools berechnen Löhne, Steuern, Abzüge und Zahlungen, ohne dass Sie eine umfassende HR-Suite einsetzen müssen.

Ich habe festgestellt, dass diese Lösungen am besten für kleinere Unternehmen geeignet sind, die ihre HR-Prozesse bereits abdecken und lediglich ein zuverlässiges System für die Lohnabrechnung benötigen.

Vorteile

Der größte Vorteil dieser Art von Lohnabrechnung ist ihre Einfachheit. Sie bezahlen nicht für Recruiting, Leistungsmanagement oder andere HR-Funktionen, die Sie möglicherweise nie nutzen.

Der geringere Funktionsumfang kann außerdem eine schnellere Einführung und einen geringeren Schulungsaufwand für Lohnabrechnungsverantwortliche bedeuten. Tools wie Gusto und OnPay konzentrieren sich beispielsweise stark darauf, routinemäßige Lohnabrechnungen unkompliziert zu gestalten.

Funktionen

Zu den typischen Funktionen eigenständiger Lohnabrechnungssoftware gehören:

• Lohnabrechnungsberechnungen: Berechnet Brutto- und Nettolöhne, Abzüge, Steuern und andere Einbehalte.
• Direkteinzahlung: Überweist Zahlungen an Mitarbeitende und Auftragnehmer gemäß Ihrem Zahlungsplan.
• Steuererklärungen: Viele Systeme berechnen, übermitteln und zahlen Lohnsteuern in Ihrem Namen.
• Gehaltsabrechnungen und Steuerformulare: Erstellt Gehaltsabrechnungen für Mitarbeitende und Dokumente zum Jahresende.
• Lohnabrechnungsberichte: Erfasst Löhne, Abzüge, Personalkosten und Zahlungshistorien.
• Prüfprotokolle: Dokumentiert Änderungen und Genehmigungen in der Lohnabrechnung, was bei der Untersuchung von Unstimmigkeiten hilfreich sein kann.

Eigenständig bedeutet nicht zwangsläufig einfach. Viele Tools unterstützen auch Auftragnehmer, mehrere Standorte, unterschiedliche Zahlungspläne und Integrationen mit Buchhaltungs- oder HR-Software.

2. Cloudbasierte Lohnabrechnungssoftware

Traditionelle cloudbasierte Lohnabrechnungssoftware bezeichnet Online-Lohnabrechnungsplattformen, die über das Internet zugänglich sind – die mit Abstand beliebteste Konfiguration für die Lohnabrechnung. 

Diese Systeme bieten ein zentrales Verzeichnis für alle lohnabrechnungsbezogenen Daten und ermöglichen es den Nutzenden, Gehaltsstrukturen zu konfigurieren, Abzüge zu verwalten und Steuererklärungen direkt über die Plattform einzureichen. Sie sind im Allgemeinen sehr benutzerfreundlich und verfügen über übersichtliche Benutzeroberflächen, die die Durchführung der Lohnabrechnung einfach und intuitiv machen.

Vorteile

Der Anbieter übernimmt das Hosting, die Backups und Softwareupdates, wodurch Ihrem internen IT-Team ein erheblicher Teil des Wartungsaufwands abgenommen wird.

Anbieter für die Lohnabrechnung können Steuer- und gesetzliche Aktualisierungen auch direkt in die Software einspielen. Das bedeutet, dass Ihr Team nicht jedes Mal, wenn sich eine Regel für die Lohnabrechnung ändert, für die manuelle Aktualisierung des Systems verantwortlich ist.

Cloudsysteme sind außerdem von verschiedenen Standorten aus leichter zugänglich, wodurch sie sich besonders für hybride und dezentral organisierte Unternehmen eignen.

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Funktionen

Zu den gängigen Funktionen cloudbasierter Lohnabrechnungssysteme gehören:

• Zugriff über den Browser: Führen Sie die Lohnabrechnung auf jedem unterstützten Gerät durch oder geben Sie sie frei.
• Automatische Softwareupdates: Steuertabellen, Sicherheitsupdates und Produktänderungen werden vom Anbieter verwaltet.
• Echtzeitdaten: Änderungen an Mitarbeiterdaten, Abzügen und der Lohnabrechnung können sofort plattformübergreifend übernommen werden.
• Integrationen von Drittanbietern: Verbinden Sie die Lohnabrechnung mit Systemen für Buchhaltung, Personalwesen, Zeiterfassung und Zusatzleistungen.
• Rollenbasierte Berechtigungen: Legen Sie fest, was die Personalabteilung, die Finanzabteilung, Führungskräfte und andere Benutzer sehen oder ändern können.
• Self-Service für Mitarbeiter: Ermöglichen Sie Mitarbeitern direkten Zugriff auf Gehaltsabrechnungen, Steuerdokumente und Zahlungsdetails.

Cloudbasierte Lohnabrechnung kann auch deutlich spezialisierter sein. Es gibt Systeme, die speziell als Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen und Lohnabrechnungssoftware für Start-ups entwickelt wurden.

3. Lohnabrechnungssoftware vor Ort

Lohnabrechnungssoftware vor Ort wird auf der eigenen Infrastruktur Ihres Unternehmens installiert und gewartet, anstatt vom Softwareanbieter gehostet zu werden.

Dadurch erhält Ihr IT-Team deutlich mehr direkte Kontrolle darüber, wo Lohnabrechnungsdaten gespeichert werden, wie die Software konfiguriert ist und wann Änderungen bereitgestellt werden. Das kann sie für größere Unternehmen oder Organisationen mit strengen internen Anforderungen an Sicherheit und Datenverwaltung relevant machen.

Vorteile

Kontrolle ist der Hauptgrund für die Wahl dieses Modells.

Ihre Organisation verwaltet ihre eigene Umgebung für die Lohnabrechnung, einschließlich Datenspeicherung, Sicherheitsrichtlinien, Integrationen, Backups und Softwareupdates. Dadurch lässt sich die Lohnabrechnung leichter an sehr spezifische interne IT- oder Anforderungen an die Datenverwaltung anpassen.

Der Nachteil besteht darin, dass die Verantwortung wieder bei Ihnen liegt. Im Gegensatz zu Cloudsoftware muss Ihr Team möglicherweise die Infrastruktur warten, Updates installieren, Backups verwalten und das System auf dem aktuellen Stand halten.

Funktionen

Lohnabrechnungssysteme vor Ort können Folgendes umfassen:

• Lokale Datenspeicherung: Lohnabrechnungsdaten verbleiben innerhalb Ihrer eigenen Infrastruktur.
• Individuelle Konfiguration: IT-Teams können die Umgebung an interne Arbeitsabläufe und Sicherheitsrichtlinien anpassen.
• Interne Zugriffskontrollen: Authentifizierung und Berechtigungen können mit Ihren vorhandenen Systemen zur Identitätsverwaltung verknüpft werden.
• ERP-Integrationen: Die Lohnabrechnung kann umfassend mit internen Finanz- und Betriebssystemen verbunden werden.
• Prüfprotokollierung: Aktionen in der Lohnabrechnung können gemäß internen Richtlinien aufgezeichnet und aufbewahrt werden.
• Individuelle Berichte: Organisationen können Lohnabrechnungsberichte erstellen, die auf ihre eigenen Anforderungen an Finanzen und Datenverwaltung zugeschnitten sind.

Für Organisationen, die diese Option in Betracht ziehen, lautet die Frage nicht einfach, ob eine Lösung vor Ort mehr Kontrolle bietet. Entscheidend ist vielmehr, ob diese Kontrolle wertvoll genug ist, um den zusätzlichen internen Verwaltungsaufwand zu rechtfertigen.

Diese kombinierten HR- und Lohnabrechnungssysteme bieten auch aus Sicht der Mitarbeiter eine höhere Benutzerfreundlichkeit, da diese über dasselbe Self-Service-Modul für Mitarbeiter auf ihre Gehaltsabrechnungen zugreifen und PTO-Anträge einreichen können, anstatt sich für jedes Anliegen bei einem separaten System anmelden zu müssen.  

4. Umfassende HR- und Lohnabrechnungsplattformen

Statt die Lohnabrechnung als eigenständige Lösung zu kaufen, können Sie sie als Modul innerhalb einer größeren HR-Plattform wie einem HRIS-, HRMS- oder HCM-System beziehen.

Diese kombinierten HR-Software- und Lohnabrechnungssysteme verbinden die Lohnabrechnung mit Funktionen wie der Verwaltung von Zusatzleistungen, der Zeiterfassung, dem Onboarding und den Mitarbeiterdaten.

Ich habe festgestellt, dass der eigentliche Vorteil nicht in einer größeren Anzahl von Funktionen liegt. Entscheidend ist, dass die Daten hinter diesen Funktionen miteinander verbunden sind.

Vorteile

Wenn sich die Lohnabrechnung im selben System wie Ihre anderen HR-Prozesse befindet, können Änderungen an den Mitarbeiterdaten direkt in die Lohnabrechnung übernommen werden, anstatt sie zweimal einzugeben.

Beispielsweise können genehmigte Arbeitsstunden in einen Abrechnungslauf einfließen, die Auswahl einer Zusatzleistung kann den Abzug eines Mitarbeiters aktualisieren und eine Vergütungsänderung kann in der Lohnabrechnung erscheinen, ohne dass jemand die Informationen manuell übertragen muss.

Dadurch kann sich der Abstimmungsaufwand verringern, der entsteht, wenn Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Zusatzleistungen und HR-Daten in unterschiedlichen Systemen verwaltet werden.

Auch die Mitarbeitererfahrung kann sich verbessern. Mitarbeiter können möglicherweise über dasselbe Self-Service-Portal Gehaltsabrechnungen einsehen, Informationen aktualisieren, Zusatzleistungen verwalten und Urlaub beantragen.

Funktionen

Umfassende HR- und Lohnabrechnungsplattformen umfassen häufig:

• Einheitliche Mitarbeiterdaten: Die Lohnabrechnung verwendet dieselben Mitarbeiterinformationen wie das übergeordnete HR-System.
• Integration von Arbeitszeit und Anwesenheit: Genehmigte Arbeitsstunden fließen in die Berechnung der Lohnabrechnung ein.
• Integration von Zusatzleistungen: Auswahlen und Abzüge können automatisch aktualisiert werden.
• Workflows vom Onboarding bis zur Lohnabrechnung: Informationen zu neuen Mitarbeitern werden in deren ersten Abrechnungslauf übernommen.
• Konsolidierte Berichte: Lohnabrechnungsdaten lassen sich mit Daten zu Mitarbeiterzahl, Vergütung, Zusatzleistungen und anderen HR-Bereichen kombinieren.
• Genehmigungsworkflows: Vergütungsänderungen, Zahlungen außerhalb des regulären Abrechnungslaufs und Abrechnungsläufe werden an die zuständigen Genehmiger weitergeleitet.

Teams, die dieses Modell prüfen, sollten besonders darauf achten, wie Informationen zwischen der Lohnabrechnung und anderen Modulen übertragen werden. Die Integration ist einer der größten Vorteile dieses Modells und sollte daher in der Praxis funktionieren und nicht nur in einer Funktionsliste aufgeführt sein. Unser Leitfaden zur Lohnabrechnungsverwaltung geht näher auf die Prozesse ein, die diese Verbindungen unterstützen müssen.

Diese Option ist für viele Kleinunternehmer hilfreich, die sich vollständig von ihren Lohnabrechnungsverantwortlichkeiten entlasten möchten und gleichzeitig sicherstellen wollen, dass die Lohnabrechnung korrekt durchgeführt wird. Bei diesem Modell lagern Sie Ihre Lohnabrechnung im Wesentlichen an einen externen Lohnabrechnungsdienstleister aus, der sie verwaltet. 

Wenn das Ihrer Situation entspricht, empfehle ich, mit einem der Lohnabrechnungs-dienstleister für Kleinunternehmen zusammenzuarbeiten, die ich ausführlich recherchiert habe. Diese Dienstleistungen sind in der Regel sehr kostengünstig und bieten einen umfassenden Kundensupport.

5. Branchenspezifische Lohnabrechnungssoftware

Branchenspezifische Lohnabrechnungssoftware gibt es auch für zahlreiche Branchen, darunter das Baugewerbe, Restaurants, Personalvermittlungen und andere. Diese Systeme bieten zusätzliche Funktionen, die für die jeweiligen branchenspezifischen Rahmenbedingungen sinnvoll sind und über grundlegende Lohnabrechnungsfunktionen hinausgehen.

Vorteile

Der größte Vorteil ist die Passgenauigkeit. Anstatt branchenspezifische Regeln für die Lohnabrechnung in ein allgemeines System zu integrieren, erhalten Sie Funktionen, die auf die bereits bestehenden Abläufe Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

Dadurch können manuelle Umgehungslösungen reduziert werden, insbesondere wenn die Lohnabrechnung von Daten aus Planungs-, Kassensystem-, Produktions- oder Auftragskostensystemen abhängt.

Beispielsweise kann Lohnabrechnungssoftware für das Baugewerbe Anforderungen an tarifliche Löhne, Gewerkschaftsabzüge, zertifizierte Lohnabrechnungsberichte und mehrere Baustellen unterstützen. Lohnabrechnungssoftware für Restaurants kann Trinkgelder, Schichtdaten und Integrationen mit Kassensystemen verarbeiten. Lohnabrechnungssoftware für die Fertigung kann Schichtzulagen, Akkordlohn und Arbeitskostenrechnung unterstützen.

Funktionen

Die Funktionen unterscheiden sich je nach Branche erheblich, häufige Beispiele sind jedoch:

• Branchenspezifische Vergütungsregeln: Unterstützt Berechnungen wie Trinkgelder, Akkordlohn, Schichtzulagen, ortsübliche Löhne oder Gewerkschaftsabzüge.
• Spezialisierte Unterstützung bei der Compliance: Hilft dabei, lohnabrechnungsbezogene Anforderungen zu berücksichtigen, die an eine bestimmte Branche oder ein bestimmtes Arbeitskräftemodell gebunden sind.
• Auftrags- oder Arbeitskostenrechnung: Verknüpft Lohnkosten mit Projekten, Standorten, Produktionslinien oder Aufträgen.
• Integrationen für die Einsatzplanung: Übernimmt genehmigte Arbeitszeiten oder Schichtdaten in die Lohnabrechnungsberechnungen.
• Integrationen von Branchensystemen: Verbindet sich mit Tools wie Kassensystemen, Produktionssoftware oder Plattformen für die Auftragsverwaltung.
• Spezialisierte Berichte: Erstellt Berichte, die branchenspezifische Anforderungen an Arbeitskräfte, Lohnabrechnung oder Compliance widerspiegeln.

Ich würde mir branchenspezifische Lohnabrechnungssoftware ansehen, wenn du dich in jeder Abrechnungsperiode auf Tabellenkalkulationen, manuelle Anpassungen oder individuelle Behelfslösungen verlässt. Das ist normalerweise ein Zeichen dafür, dass ein allgemeines Lohnabrechnungssystem nicht zu der tatsächlichen Vergütungsweise deiner Belegschaft passt.

Beispiele für branchenspezifische Lohnabrechnungssoftware

Lohnabrechnungssoftware für das Baugewerbe

Lohnabrechnungssoftware für das Baugewerbe bietet im Gegensatz zu Standard-Lohnabrechnungssoftware Funktionen für die Verwaltung von Gewerkschaftsbeiträgen, zertifizierten Lohnabrechnungsberichten und mehreren Baustellen. Sie unterstützt außerdem die Auftragskostenrechnung und die Überwachung der Einhaltung ortsüblicher Löhne.

Lohnabrechnungssoftware für Restaurants

Lohnabrechnungssoftware für Restaurants ist auf die besonderen Anforderungen der Gastronomie zugeschnitten, indem sie die Trinkgeldverteilung, die Schichtplanung und die Einhaltung der für Restaurants geltenden Arbeitsgesetze verwaltet. Sie lässt sich außerdem in Kassensysteme integrieren, um Lohnabrechnungen auf Grundlage von Umsätzen und Trinkgeldern zu vereinfachen.

Lohnabrechnungssoftware für die Fertigungsindustrie

Lohnabrechnungssoftware für die Fertigungsindustrie verarbeitet komplexe Schichtdifferenzen, Akkordlöhne und branchenspezifische Arbeitskosten. Sie lässt sich außerdem in Produktionsmanagementsysteme integrieren, um die Lohnabrechnung an Produktionsdaten und Leistungskennzahlen auszurichten.

Es gibt viele weitere Optionen. Nimm dir daher die Zeit, verschiedene Anbieter zu recherchieren, wenn du nach einem auf eine Nische spezialisierten Lohnabrechnungsanbieter suchst. Oder springe zu unserem Suchfeld und prüfe noch einmal, denn je nach Branche haben wir die Recherche möglicherweise bereits für dich erledigt!

Ich möchte noch einmal darauf hinweisen, dass diese branchenspezifischen Lohnabrechnungssysteme ebenfalls in einem cloudbasierten Modell betrieben werden. Das bedeutet, dass du dich nicht selbst um die Verwaltung der Software oder um Compliance-bezogene Aktualisierungen kümmern musst

6. Ausgelagerte Lohnabrechnungsdienste

Bei der ausgelagerten Lohnabrechnung beauftragst du einen Drittanbieter mit einem Teil oder dem Großteil der anfallenden Aufgaben bei der Durchführung der Lohnabrechnung.

Diese Lohnabrechnungsunternehmen können Löhne berechnen, Abzüge verarbeiten, Lohnsteuern einreichen, Zahlungen ausstellen und Unterlagen für das Jahresende in deinem Namen vorbereiten.

Du musst weiterhin korrekte Mitarbeiterdaten pflegen und Änderungen kommunizieren. Der Unterschied besteht darin, dass dein Anbieter einen deutlich größeren Teil der eigentlichen Lohnabrechnung übernimmt.

Vorteile

Dieses Modell ist nützlich, wenn Sie Fachwissen im Bereich der Lohnabrechnung benötigen, ohne ein eigenes internes Lohnabrechnungsteam aufzubauen.

Der Anbieter übernimmt einen Großteil der administrativen Aufgaben rund um Berechnungen, Einreichungen, Fristen und die Verarbeitung der Lohnabrechnung, während Ihr Team die Aufsicht behält.

Meiner Erfahrung nach wird der Support hier besonders wichtig. Wenn Sie jemand anderen mit der Durchführung der Lohnabrechnung beauftragen, zeigt sich die tatsächliche Qualität des Services oft dann, wenn etwas schiefläuft und eine Abweichung schnell korrigiert werden muss.

Für kleinere Unternehmen ohne internen Lohnabrechnungsspezialisten können Lohnabrechnungsdienste für kleine Unternehmen besonders nützlich sein.

Funktionen

Je nach Anbieter können ausgelagerte Lohnabrechnungsdienste Folgendes umfassen:

• Verwaltung der Lohnabrechnung: Der Anbieter berechnet die Löhne und bereitet jeden Abrechnungslauf vor.
• Steuererklärungen und Abführung: Lohnsteuern werden berechnet, fristgerecht eingereicht und entsprechend den geltenden Fristen abgeführt.
• Jahresabschlussberichte: Der Anbieter erstellt Steuerunterlagen für Mitarbeitende und Auftragnehmende.
• Aktualisierungen zur Compliance: Der Anbieter überwacht Änderungen bei Vorschriften zur Lohnabrechnung und bei Steuern.
• Selbstbedienung für Mitarbeitende: Mitarbeitende können möglicherweise weiterhin über ein Softwareportal auf Gehaltsabrechnungen und Steuerunterlagen zugreifen.
• Unterstützung bei der Lohnabrechnung: Spezialisten können bei der Untersuchung von Fehlern, Korrekturen und Problemen bei Einreichungen helfen.

Der entscheidende Unterschied zu reiner Lohnabrechnungssoftware liegt in der Zuständigkeit. Sie kaufen nicht einfach ein System, das Ihr Team bedient. Sie bezahlen einen Anbieter dafür, einen Teil der Lohnabrechnung für Sie durchzuführen.

7. Professionelle Arbeitgeberorganisationen (PEOs)

Eine weitere Form der Auslagerung der Lohnabrechnung ist die Zusammenarbeit mit einer professionellen Arbeitgeberorganisation (PEO). Der Vorteil eines PEO-Services besteht darin, dass Sie dabei Unterstützung erhalten können, die über die reine Verarbeitung der Lohnabrechnung hinausgeht. Die meisten PEO-Anbieter bieten die folgenden Dienstleistungen an:

• Verwaltung der Lohnabrechnung
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Verwaltung von Mitarbeitervorteilen
• Talentmanagement (einschließlich Recruiting und Personalbesetzung)
• Datenverwaltung
• Risikomanagement
• Arbeitsunfallversicherung

PEO-Unternehmen richten Sie mit ihrer eigenen Software ein. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass sich ihr Lohnabrechnungssystem integrieren lässt mit den wichtigen HR-Softwarelösungen, die Sie bereits nutzen. 

Sie können von einem PEO-Unternehmen außerdem einen erstklassigen Kundensupport erwarten, da Sie es im Wesentlichen damit beauftragen, Ihre Lohnabrechnungsprozesse von Anfang bis Ende zu verwalten.

Vorteile

Der wichtigste Vorteil ist der Zugang zu Kompetenzen im Bereich der Lohnabrechnung und des Personalwesens, die eine kleinere Organisation möglicherweise nicht intern aufbauen möchte.

PEOs können die Verarbeitung der Lohnabrechnung mit der Verwaltung von Mitarbeitervorteilen, Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, der Einarbeitung neuer Mitarbeitender und anderen HR-Dienstleistungen verbinden. Für ein schlankes HR-Team kann dadurch ein erheblicher Teil der administrativen Arbeit entfallen.

Der Nachteil besteht darin, dass Sie eine wesentlich umfassendere Geschäftsbeziehung eingehen als mit einem typischen Anbieter für Lohnabrechnungen. Vor der Unterzeichnung einer Vereinbarung sollten Sie genau verstehen, welche Zuständigkeiten bei Ihnen und welche bei der PEO liegen.

Funktionen

PEO-Dienstleistungen umfassen üblicherweise:

• Lohnabrechnung: Die PEO hilft bei der Berechnung und Verarbeitung der Lohnabrechnungen von Mitarbeitenden.
• Lohnsteuerverwaltung: Steuererklärungen und Abführungen werden im Rahmen des gemeinsamen Beschäftigungsverhältnisses abgewickelt.
• Verwaltung von Zusatzleistungen: Mitarbeitende erhalten möglicherweise Zugang zu Krankenversicherungen, Altersvorsorge und anderen über die PEO angebotenen Leistungsplänen.
• Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Anbieter helfen bei der Verwaltung beschäftigungsbezogener regulatorischer Anforderungen.
• Arbeitsunfallversicherung und Risikomanagement: Viele PEOs bieten umfassendere Dienstleistungen im Zusammenhang mit Beschäftigungsrisiken an.
• Selbstbedienung für Mitarbeitende: Mitarbeitende können über die Plattform des Anbieters auf Informationen zu Lohnabrechnung, Steuern und Zusatzleistungen zugreifen.

8. Globale Lohnabrechnungssoftware und Dienstleistungen

Globale Lohnabrechnungslösungen vereinen hochentwickelte Lohnabrechnungssoftware, die Zahlungen in mehreren Währungen verarbeiten kann, mit Kundensupport und Lohnabrechnungsverwaltung durch den Lohnabrechnungsanbieter. 

Bei diesem Modell sind Sie dafür verantwortlich, Ihre Mitarbeiterdaten im globalen Lohnabrechnungssystem zu aktualisieren. Ihr Lohnabrechnungsanbieter ist jedoch dafür verantwortlich, die Lohnabrechnung in Ihrem Namen abzuwickeln und die Einhaltung der Steuervorschriften in allen Rechtsordnungen sicherzustellen, in denen Sie Mitarbeitende beschäftigen.

Vorteile

Ohne eine zentrale Plattform kann sich die Lohnabrechnung in mehreren Ländern zu einem wiederkehrenden Abstimmungsprojekt entwickeln, an dem verschiedene Anbieter, Währungen, Fristen und Berichtsformate beteiligt sind.

Globale Lohnabrechnungssoftware wurde entwickelt, um diese Prozesse zusammenzuführen. Ihr Team kann Vergütungs- und Lohnabrechnungsinformationen über mehrere Regionen hinweg einsehen, während lokale Berechnungen und Anforderungen auf Länderebene berücksichtigt werden.

Dadurch kann der manuelle Abstimmungsaufwand reduziert werden, der andernfalls bei jedem Lohnabrechnungszyklus auf die Teams für Lohnabrechnung, HR und Finanzen entfällt.

Funktionen

Globale und länderübergreifende Lohnabrechnungsplattformen können Folgendes umfassen:

• Zahlungen in mehreren Währungen: Vergütungen in den lokalen Währungen der Mitarbeitenden berechnen und auszahlen.
• Länderspezifische Lohnabrechnungsberechnungen: Lokale Steuern, gesetzliche Abzüge und Sozialversicherungsbeiträge berücksichtigen.
• Lokale Lohnabrechnungsmeldungen: Unterstützung bei länderspezifischen Melde- und Abführungspflichten.
• Globale Lohnabrechnungsberichte: Vergütungs- und Arbeitskostendaten aus mehreren Ländern zusammenführen.
• Zahlungen an Mitarbeitende und Auftragnehmer: Verschiedene Beschäftigtengruppen über dieselbe Plattform verwalten.
• Unterstützung bei der Einhaltung lokaler Vorschriften: Länderspezifische Anforderungen an Lohnabrechnung und Beschäftigung berücksichtigen.
• Dienstleistungen als Arbeitgeber auf Zeit: Einige Anbieter bieten auch Dienstleistungen als Arbeitgeber auf Zeit für Länder an, in denen Sie keine eigene juristische Person haben.

Diese Kategorie wird umso wertvoller, je mehr Länder Sie betreiben. Die wichtigere Frage ist, ob Sie Software benötigen, um die Lohnabrechnung über Ihre bestehenden Gesellschaften hinweg zu koordinieren, eine verwaltete globale Lohnabrechnungsdienstleistung, einen EOR oder eine Kombination aus diesen Möglichkeiten. 

(Hinweis: Wenn Sie noch einen Schritt weitergehen und die rechtlichen Aspekte der Einstellung internationaler Mitarbeitender vollständig von Ihrem Tisch bekommen möchten, wäre eine Dienstleistung als Arbeitgeber auf Zeit die bessere Wahl.) 

Weitere Optionen für die Lohnabrechnung

Es gibt weitere Konfigurationen für die Lohnabrechnung, die erwähnenswert sind. Allerdings sind sie nicht besonders benutzerfreundlich. Zu den weiteren Optionen gehören: 

• Lokale Lohnabrechnungssoftware: Damit ist Lohnabrechnungssoftware gemeint, die lokal auf den Unternehmensservern installiert ist und unabhängig von anderer Personalsoftware ausgeführt wird. Der Vorteil eines lokalen Lohnabrechnungssystems besteht darin, dass es mehr Kontrolle über Datensicherheit und Anpassungsmöglichkeiten bietet als standardmäßige cloudbasierte Lohnabrechnungssoftware.
  
  Lokale Lösungen erfordern jedoch eine erhebliche Anfangsinvestition in die Implementierung und IT-Ressourcen sowie laufende Wartung, damit die Software mit sich ändernden Steuervorschriften auf dem aktuellen Stand bleibt und Haftungsrisiken vermieden werden.
• Lohnabrechnungssoftware mit offenem Quellcode : Lohnabrechnungssoftware mit offenem Quellcode ermöglicht umfangreiche Anpassungen und ist im Allgemeinen kostengünstiger, da keine Lizenzgebühren anfallen. Im Vergleich zu standardmäßiger Lohnabrechnungssoftware benötigen Sie jedoch ein erhebliches Maß an technischem Fachwissen, um ein Lohnabrechnungssystem mit offenem Quellcode zu implementieren und zu warten. Dadurch sind solche Systeme für die meisten Unternehmen deutlich weniger attraktiv.
• Buchhaltungssoftware: Wenn Ihr Unternehmen sehr klein ist, können Sie möglicherweise mit einer HR-Buchhaltungssoftware auskommen, die Funktionen für die Lohnabrechnung bietet. Mit Buchhaltungssoftware können Sie Ihre Mitarbeitenden per physischem Scheck bezahlen, dafür sind jedoch die manuelle Dateneingabe und das Drucken von Schecks erforderlich. Außerdem müssen Ihre Mitarbeitenden zusätzliche Schritte unternehmen, um ihre Einkünfte auf ihr Bankkonto einzuzahlen. Aus diesen Gründen ist dies für die meisten Unternehmen ebenfalls eine weniger attraktive Option. 

Diese alternativen Optionen für die Lohnabrechnung sind meiner Meinung nach veraltet und bieten allen, die regelmäßig mit der Verwaltung oder Nutzung der Software betraut sind, eine alles andere als ideale Erfahrung.

Stattdessen empfehle ich, cloudbasierte Lohnabrechnungssoftware, Lohnabrechnung als Modul oder Lohnabrechnungsdienste genauer zu prüfen, um die beste Lohnabrechnungssoftware für direkte Einzahlungen für Ihr Unternehmen zu finden.

Die passende Lohnabrechnung finden

Sobald Sie wissen, welche Art von Lohnabrechnungssoftware zu Ihrem Team passt, ist die Budgetplanung dafür der nächste logische Schritt – insbesondere, wenn Sie die Lohnabrechnung grenzüberschreitend durchführen, da die Preisstrukturen je nach Servicemodell und Anzahl der Mitarbeitenden erheblich variieren. Falls dies auf Ihre Situation zutrifft, erläutert die Übersicht zu den Kosten globaler Lohnabrechnungsdienste , mit welchen Kosten Sie bei EOR-, Auftragnehmerverwaltungs- und Modellen zur Konsolidierung von Unternehmenslösungen rechnen müssen. So können Sie Ihre Optionen anhand konkreter Zahlen bewerten.

Die Auswahl der richtigen Lohnabrechnungslösung erfordert eine sorgfältige Analyse der Anforderungen und Möglichkeiten Ihres Unternehmens. Es ist entscheidend sicherzustellen, dass die von Ihnen gewählte Software oder Dienstleistung Ihren Arbeitsaufwand verringert und menschliche Fehler reduziert.