So wählen Sie HR-Software aus
Die Wahl der richtigen HR-Software ist entscheidend für Ihr Team. Sie spart Zeit, gewährleistet Genauigkeit, unterstützt Sie bei der Einhaltung von Vorschriften und steigert Ihren ROI. Entscheiden Sie sich jedoch für die falsche Lösung, riskieren Sie Ineffizienzen, Fehler und kostspielige Compliance-Probleme.
Dieser Leitfaden richtet sich an HR-Fachleute, die fundierte Entscheidungen treffen möchten. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen führen oder eine große HR-Abteilung leiten: Es ist entscheidend, die Feinheiten Ihrer Optionen zu verstehen. Sehen wir uns an, wie Sie die richtige Wahl für Ihr Unternehmen treffen.
6 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von HR-Software achten sollten
Bewerten Sie HR-Softwarelösungen, indem Sie sich auf die wichtigsten Faktoren konzentrieren, die zu den Anforderungen und Zielen Ihres Teams passen. Wenn Sie Ihre Anforderungen kennen, sind Sie besser darauf vorbereitet, die besten Kandidaten auszuwählen.
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Berücksichtigen Sie bei der Softwareauswahl die folgenden Punkte:
1. Flexibilität der Tarife
Die Tarif-Flexibilität beeinflusst, wie gut sich die Software an die sich verändernden Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen kann – entweder durch ein Upgrade oder Downgrade der Tarife oder durch den Kauf von Zusatzfunktionen. Das ist wichtig, da Ihr Team wachsen oder sich verändern kann und Sie eine skalierbare Lösung benötigen, die sich an Ihre Entwicklung anpasst.
Achten Sie auf Tarife, die einfache Upgrades ohne hohe Gebühren bieten, oder auf Lösungen, die verschiedene HR-Systemmodule schrittweise miteinander kombinieren. Fragen Sie Anbieter während Demos nach ihren Upgrade-Richtlinien und danach, ob sie sich eher an kleine Unternehmen, mittelständische Unternehmen oder Großunternehmen richten.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Datenzugriff und Berichterstattung ermöglichen es Ihnen, Erkenntnisse aus Ihren Mitarbeiterdaten zu gewinnen und bessere Entscheidungen zu treffen. Dies ist sowohl für das HR-Management als auch für die Einhaltung von Vorschriften von entscheidender Bedeutung.
Stellen Sie sicher, dass die Software anpassbare Berichte und einfache Optionen zum Exportieren von Mitarbeiterinformationen bietet. Testen Sie die Berichtsfunktionen während einer Testphase, um die Benutzerfreundlichkeit einzuschätzen.
3. Integration in Ihren Technologie-Stack
Die Integration in Ihren HR-Technologie-Stack stellt sicher, dass die HR-Software nahtlos mit Ihren vorhandenen Tools funktioniert. Sie ist unerlässlich, um Produktivität und Datenkonsistenz aufrechtzuerhalten, und trägt dazu bei, Ihre HR-Abläufe zu optimieren.
Prüfen Sie, ob sich die Software in Ihre Gehaltsabrechnungssoftware integrieren lässt (oder suchen Sie nach einer HR-Software mit Gehaltsabrechnung), in Ihr CRM oder Bewerbermanagementsystem (ATS) sowie in andere cloudbasierte Systeme. Bitten Sie um Integrationsdemos, um die Funktionsweise in der Praxis zu sehen.
4. Einführung und Support
Leistungsstarke Einführungs- und Supportleistungen können den Übergang zu einer neuen Software erleichtern. Dies führt zu einer besseren Implementierung Ihrer neuen HR-Plattform und einer höheren Akzeptanz sowohl in Ihrer HR-Abteilung als auch bei Ihren Mitarbeitenden.
Bewerten Sie die Verfügbarkeit von Schulungsressourcen, Live-Support und Community-Foren. Fragen Sie während einer Demo nach der durchschnittlichen Reaktionszeit auf Supportanfragen und der Verfügbarkeit fester Account-Manager.
5. Anpassungsoptionen
Mit Anpassungsoptionen können Sie die HR-Plattform auf Ihre spezifischen Anforderungen zuschneiden. Dies ist wichtig, damit das Tool zu Ihren zentralen HR-Arbeitsabläufen passt. Achten Sie auf HR-Tools, mit denen Sie Felder, Dashboards und Prozesse anpassen können, sowie auf Anbieter, die Sie bei dieser Anpassung unterstützen.
6. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen helfen dabei, wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsabläufe zu optimieren. Ganz gleich, ob es darum geht, qualifizierte Talente zu gewinnen, neue Mitarbeitende einzuarbeiten, wie Mitarbeitende Urlaubsanträge einreichen oder um andere typische HR-Aufgaben: Automatisierung kann eine große Wirkung erzielen.
Automatisierung hilft Ihrem HR-Team, Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren. Stellen Sie sicher, dass die Software wichtige, für Ihr Team relevante HR-Funktionen automatisiert, und testen Sie die Automatisierungsmöglichkeiten während einer Demo oder kostenlosen Testphase, um ihre Auswirkungen zu beurteilen.
So wählen Sie HR-Software aus: Ein 5-Schritte-Modell
Um die richtige HR-Software auszuwählen, ermitteln Sie zunächst Ihre geschäftlichen Anforderungen und Herausforderungen. Dies hilft Ihnen, die Art der HR-Software einzugrenzen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt – unabhängig davon, ob es sich um ein HCM- oder HRIS-System oder um eine andere Art von HR-SaaS handelt.
Anschließend können Sie Funktionen bewerten, die diesen Anforderungen entsprechen, und sie in Demos oder Testphasen ausprobieren. Dieser Leitfaden unterstützt Sie Schritt für Schritt dabei, eine fundierte Entscheidung über HR-Technologie zu treffen:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Ermitteln Sie zunächst den Bedarf Ihres Teams, um die Grundlage für die Auswahl der besten HR-Software zu schaffen:
Beziehen Sie die Sichtweisen der Interessengruppen ein
Beziehen Sie wichtige Interessengruppen wie HR, Lohnbuchhaltung und IT ein, um ein vollständiges Bild Ihrer Anforderungen zu erhalten. Halten Sie Besprechungen ab oder versenden Sie Umfragen, um ihre Einschätzungen zu sammeln. Fragen Sie sie, welche Funktionen sie im aktuellen System vermissen. Priorisieren Sie das Feedback der Personen, die die Software täglich nutzen werden.
Problembereiche auflisten und priorisieren
Ermitteln Sie die Problembereiche in Ihrem aktuellen System. Was bremst Ihr HR-Team aus? Erstellen Sie eine Liste und ordnen Sie die Punkte nach ihren Auswirkungen auf den Arbeitsablauf. Häufige Probleme können beispielsweise Folgendes umfassen:
- Manuelle Dateneingabe: Nimmt die Verwaltung Ihrer HR-Datenbank zu viel Zeit Ihrer HR-Fachkräfte in Anspruch?
- Mangelnde Integration: Werden die Verwaltung und Anmeldung von Zusatzleistungen, die Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus und die Personalplanung in einer verstreuten, uneinheitlichen HR-Technologielandschaft durchgeführt?
- Eingeschränkte Berichtsfunktionen: Fällt es Ihren HR-Führungskräften schwer, Berichte zu erstellen und Aspekte wie Mitarbeiterengagement, Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterleistung zu überwachen?
Richten Sie die Lösung an Richtlinien und Zielen aus
Stellen Sie sicher, dass Ihre Anforderungen mit internen Richtlinien und Zielen übereinstimmen. Prüfen Sie, ob Sie Datenschutzprotokolle oder gesetzliche Vorgaben einhalten müssen. Richten Sie Ihre Präferenzen für Anbieter am Budget und an der strategischen Ausrichtung Ihres Unternehmens aus.
Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen
Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen. Unverzichtbare Funktionen sind für Ihre Abläufe essenziell, beispielsweise Lohnabrechnung und Personalverwaltung, die Verwaltung von Zusatzleistungen für Mitarbeitende oder das Management von HR-Daten.
Wünschenswerte Funktionen könnten Funktionen sein, die das benutzerfreundliche Erlebnis verbessern oder die Erfahrung Ihrer Mitarbeitenden optimieren. Dazu könnten beispielsweise mobile Apps, Tools für das Leistungsmanagement, ein Lernmanagementsystem (LMS) oder ein Self-Service-Portal für Mitarbeitende gehören.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden heute nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre 3 größten Probleme lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
Schritt 2: Anbieter recherchieren
Recherchieren und vergleichen Sie HR-Softwareanbieter, um die beste Lösung für Ihr Team zu finden:
Anbieter prüfen
Beginnen Sie mit einer groben Prüfung anhand von Bewertungsseiten, Rankings und Fallstudien. Achten Sie auf Feedback zur Benutzererfahrung und zum Kundensupport. Beachten Sie wiederkehrendes Lob oder häufige Beschwerden. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über den Ruf der einzelnen Anbieter.
Anhand der Bedürfnisse vergleichen
Stimmen Sie die Tools auf die Größe und Bedürfnisse Ihres Unternehmens ab. Überlegen Sie, ob Sie Integrationen mit bestehenden Systemen oder eine All-in-one-Lösung benötigen, beispielsweise ein Personalinformationssystem (HRIS) oder ein Personalmanagementsystem (HRMS).
Entscheiden Sie, ob Outsourcing besser ist als die Entwicklung eines internen Modells. Wenn Sie aus Ihrem aktuellen System herausgewachsen sind und Ihre HR-Software aktualisieren müssen, überlegen Sie außerdem, wie der Migrations- oder Offboarding-Prozess ausgehend von Ihrem bestehenden HR-Tool aussehen wird.
Je kleiner die HR-Abteilung ist, desto besser ist es, weniger Systeme zu verwenden. Daher kann es sinnvoll sein, zunächst ein All-in-one-HR-System einzuführen und dieses später mit weiteren spezialisierten Tools zu ergänzen, wenn sich Ihre Bedürfnisse weiterentwickeln. Deshalb ist die Möglichkeit einer guten Integration, idealerweise über offene APIs oder native Konnektoren, entscheidend.
Wichtige Unterscheidungsmerkmale identifizieren
Achten Sie auf Unterscheidungsmerkmale wie Unterstützung bei der Implementierung und Benutzerfreundlichkeit. Berücksichtigen Sie die Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle, wenn Ihr Team besondere Anforderungen hat. Prüfen Sie, ob Anbieter maßgeschneiderte Lösungen oder standardisierte Komplettpakete anbieten.
Ergebnisse dokumentieren
Halten Sie Ihre Recherche fest, indem Sie Ihre Ergebnisse dokumentieren. Erstellen Sie eine Tabelle, um Funktionen, Preise und Support zu vergleichen. So können Sie fundierte Entscheidungen treffen und Ihr Team aufeinander abstimmen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Was kann jedes Tool am besten?
- Passt es zur Größe Ihres Teams, Ihrem Budget und Ihrem Technologie-Stack?
- Welcher Support und welche Dokumentation sind verfügbar?
- Wie flexibel ist das Tool bei speziellen Anforderungen?
- Was sind die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale?
Top-HR-Software, die Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine Liste der 10 besten verfügbaren HR-Softwarelösungen, die Ihnen den Einstieg in Ihre Suche erleichtern soll:
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Schritt 3: Eine Auswahlliste erstellen und Kontakt aufnehmen
Nachdem Sie Ihre Recherche abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, Ihre Anbieteroptionen einzugrenzen und Gespräche mit potenziellen Partnern zu beginnen:
Anbieter in die engere Auswahl nehmen
Wählen Sie auf Grundlage Ihrer bisherigen Recherche 2–4 Anbieter aus und konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die am besten zu den Anforderungen und dem Budget Ihres Teams passen. Dadurch wird es einfacher, die Optionen zu verwalten und zu vergleichen. Stellen Sie sicher, dass jeder Anbieter die meisten Ihrer Prioritäten erfüllt.
Eine RFI oder RFP versenden
Erwägen Sie, eine RFP oder RFI für HR-Software zu versenden, um detaillierte Informationen von den Anbietern in Ihrer engeren Auswahl zu erhalten. So können Sie die Angebote und Fähigkeiten jedes Anbieters besser verstehen und geben den Anbietern die Möglichkeit, ihr Angebot auf Ihre spezifischen Anforderungen abzustimmen. Nutzen Sie diesen Schritt, um Unklarheiten zu beseitigen und konkrete Informationen zu Preisen und Funktionen zu erhalten.
Produktvorführungen vereinbaren und Fragen stellen
Vereinbaren Sie Produktvorführungen mit den Anbietern in Ihrer engeren Auswahl und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Nutzen Sie diese Zeit, um die Software in der Praxis zu sehen und die Benutzererfahrung zu bewerten. Fragen Sie nach bestimmten Funktionen und danach, wie diese Ihre konkreten Probleme lösen.
Einheitliche Bewertungskriterien verwenden
Wenden Sie bei allen Anbietern dieselben Bewertungskriterien an. So stellen Sie einen fairen Vergleich sicher und können die beste Lösung ermitteln. Erstellen Sie eine Checkliste oder Bewertungstabelle, um die Stärken und Schwächen jedes Anbieters festzuhalten.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine echte Kundengeschichte vorstellen, die unserer Situation ähnelt?
- Welche Unterstützungs- oder Einführungsmöglichkeiten bieten Sie an?
- Für welche Funktionen ist eine Aktualisierung erforderlich?
- Wie geht Ihre Software mit unseren konkreten Problemen um?
- Gibt es versteckte Kosten, die wir kennen sollten?
Schritt 4: Den Geschäftsfall erstellen
Verwandeln Sie Ihre Anbieterrecherche in einen überzeugenden Geschäftsfall, den Ihr Führungsteam versteht und unterstützt:
Probleme und Ergebnisse zusammenfassen
Beginnen Sie damit, die Probleme Ihres Teams und deren Auswirkungen auf Produktivität, Leistung oder die Effizienz Ihrer HR-Prozesse zusammenzufassen. Heben Sie die Ergebnisse hervor, die Sie von der neuen Software erwarten, und erläutern Sie, wie diese zur Lösung der von Ihnen aufgezeigten Probleme beitragen. Verwenden Sie konkrete Beispiele, um die erwarteten Vorteile und Verbesserungen zu veranschaulichen.
Kostenschätzungen und Zeitpläne präsentieren
Ermitteln Sie anhand Ihrer Anbieterrecherche grundlegende Kostenschätzungen und Zeitpläne für die Implementierung. Präsentieren Sie diese Details Ihrem Führungsteam klar und verständlich. Nutzen Sie Preisleitfäden für HR-Software, um eine Kostenspanne anzugeben. Fügen Sie Zeitpläne hinzu, um zu zeigen, wann die Vorteile zum Tragen kommen werden.
ROI und Risiken darlegen
Erklären Sie den ROI und die Effizienzgewinne, die die Software ermöglichen wird. Heben Sie die finanziellen und betrieblichen Risiken hervor, die entstehen, wenn keine Veränderung vorgenommen wird, und zeigen Sie, wie die Software Zeit spart und Fehler reduziert, wodurch die Gesamtproduktivität verbessert wird.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn wir nichts unternehmen?
- Welche finanziellen und betrieblichen Vorteile ergeben sich?
- Wie schnell werden wir eine Rendite auf unsere Investition sehen?
- Welche Kennzahlen zeigen den Erfolg an?
Schritt 5: Implementierung und Einarbeitung
Nachdem Sie sich für einen Anbieter von HR-Software entschieden haben, planen Sie einen reibungslosen Einarbeitungsprozess für Ihr Team:
Kommunizieren Sie den Einführungsplan
Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar an alle Nutzer, nicht nur an die Personalabteilung. Teilen Sie Zeitpläne mit und erläutern Sie, was jede Phase umfasst – insbesondere, wenn die Migration Aktualisierungen von Mitarbeiterdokumenten oder -daten erfordert.
Stellen Sie sicher, dass jeder seine Rolle beim Übergang versteht. Nutzen Sie E-Mails oder Teambesprechungen, um alle auf dem Laufenden zu halten, veranstalten Sie Frage-und-Antwort-Sitzungen und optimieren Sie den Wechsel zu Ihrem neuen System.
Legen Sie interne Verantwortliche fest
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die Software. Dazu können HR-Verantwortliche, Führungskräfte und mittlere Führungskräfte gehören. Bei der Auswahl dieser Verantwortlichen sollten Sie deren Einfluss und breite Abdeckung berücksichtigen, damit alle Mitarbeiter eine feste Ansprechperson haben.
Diese Personen steuern die Einführung und beantworten alle Fragen. Stellen Sie daher sicher, dass sie geschult und bereit sind, ihre Teams anzuleiten. Dies trägt zu einem reibungslosen Übergang bei.
Sorgen Sie für Schulung und Akzeptanz
Stellen Sie sicher, dass die Teams die Schulung abschließen und das Tool einheitlich nutzen. Verwenden Sie nach Möglichkeit die vom Anbieter bereitgestellten Ressourcen und setzen Sie Fristen für den Abschluss der Schulung. Überwachen Sie die Nutzung und gehen Sie auf Widerstände oder Herausforderungen ein, sobald sie auftreten.
Schaffen Sie Feedbackschleifen
Richten Sie während der Einführung Feedbackschleifen ein, um Rückmeldungen von Nutzern zu sammeln und Prozesse in Echtzeit zu verbessern. Regelmäßige Abstimmungen mit Ihrem Team helfen dabei, den Implementierungsprozess zu optimieren und eine breite Akzeptanz zu fördern.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Plan für das Veränderungsmanagement aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden Sie frühe Erfolge messen?
- Welche Schulungsressourcen sind verfügbar?
- Wie werden Sie mit dem Feedback der Nutzer umgehen?
Wie geht es weiter?
Wenn Sie etwas mehr Hilfe bei der Auswahl der richtigen HR-Software für Ihr Unternehmen benötigen, lohnt es sich, Ihre Liste der Anforderungen an die HR-Software noch einmal zu prüfen, um zu sehen, wo Sie Ihre Optionen eingrenzen können. Sie können auch eine Ausschreibung für HR-Software (RFP) erstellen, um von potenziellen Anbietern mehr Informationen über deren Angebot zu erhalten.
