Wie man als HR-Abteilung effektiv kommuniziert
Die Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren, wird durchweg als eine der wichtigsten HR-Fähigkeiten aufgeführt.
Doch was versteht man unter HR-Kommunikation, warum ist sie für die Organisation so wichtig und wie kann man als HR-Fachkraft oder -Abteilung wirkungsvoll kommunizieren?
Was ist HR-Kommunikation?
HR-Kommunikation ist jede Art von Botschaft, die vom HR-Team an das gesamte Unternehmen gerichtet wird. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil, um den Einfluss von HR innerhalb der Organisation zu fördern und zu erhalten.
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Am effektivsten ist sie, wenn es sich um einen wechselseitigen Prozess handelt, bei dem Informationen einerseits von HR an die Mitarbeitenden gesendet werden, andererseits aber auch die Möglichkeit für Feedback und Mitsprache gegeben wird.
HR-Kommunikation kann sowohl aus Einbahnstraßen- als auch aus individuellen Austauschen bestehen, zum Beispiel:
- Veranstaltungen, Initiativen und wichtige Termine ankündigen
- Über Änderungen bei Unternehmensrichtlinien oder -prozessen informieren
- Neue Mitarbeitende einarbeiten (Onboarding)
- Über Veränderungen in der Unternehmensstruktur kommunizieren
- Kommunikation zu Mitarbeiterleistungen
- Neue Stellenangebote, auch über Unternehmens-Social-Media-Kanäle
- Ratschläge für Führungskräfte
- Mitarbeiterfeedback einholen und darauf reagieren.
HR-Kommunikation vs. interne Kommunikation
Moment mal – ist das nicht alles interne Kommunikation? Ja und nein. Sowohl Mitteilungen aus der HR-Abteilung als auch interne Kommunikation verfolgen ähnliche Ziele: Sie möchten Nachrichten verbreiten, zum Handeln motivieren und Mitarbeiter auf allen Ebenen unterstützen. Manchmal werden beide Rollen sogar von derselben Person übernommen, insbesondere in kleinen Unternehmen.
Allerdings bestehen kleine Unterschiede in Zielsetzung und Fokus. HR beschäftigt sich mit nach außen sichtbaren, geschäftsbezogenen Botschaften; interne Kommunikation geht weiter ins Detail und übernimmt fast eine Art interne PR-Funktion. Beide haben das Ziel, durch geeignete Kommunikationsmittel und Vorlagen Vertrauen aufzubauen.
„Die Beziehung zwischen Human Resources und interner Kommunikation war noch nie so wichtig“, sagt IC-Expertin Helen Deverell. „Das Institute of Internal Communication (IoIC) hat kürzlich den ersten IC Index veröffentlicht, eine Umfrage unter britischen Beschäftigten. Zwei der drei Themen, über die Mitarbeitende gerne mehr im Unternehmen hören würden, sind Gehalt & Leistungen und Karriere- & Entwicklungsmöglichkeiten — angesichts der aktuellen Lebenshaltungskostenkrise wenig überraschend. Wenn Menschen nicht verstehen, welche Unterstützung ihnen zur Verfügung steht, sind sie weniger offen für strategische und geschäftliche Infos.“
Wo ist diese Verantwortung innerhalb der Hierarchie eines Unternehmens angesiedelt?
Die Verantwortung für HR-Kommunikation betrifft viele Unternehmensbereiche, sagt Personalmanagerin und HR-Beraterin Raahki Vadera.
„Ich habe HR-Kommunikation bisher in alles eingebracht: Mitarbeiterbindung, den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus, interne Kommunikation, Recruiting-Marketing, Richtlinien & Compliance, arbeitsbezogene Events, Management externer Stakeholder, Krisenkommunikation“, erzählt sie. „Von HR wird auch häufig ein inklusiver Blick erwartet – die Kommunikation, die das HR-Team leisten kann, ist daher unbezahlbar.“
Warum ist HR-Kommunikation wichtig?
Raakhi fährt fort: „Unsere Aufgabe im HR ist es, das Mitarbeitererlebnis in allen Phasen so ‚einfach‘ zu gestalten, dass sich jede Person auf ihre eigentliche Tätigkeit konzentrieren kann. Bewusste Kommunikation aus HR-Perspektive trägt dazu bei, eine positive Arbeitskultur zu pflegen, Talente anzuziehen und zu halten, Probleme zu lösen, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und die Mitarbeiterentwicklung sowie das Wohlbefinden zu fördern. Ich würde sogar sagen, sie ist das Fundament der HR-Arbeit, das sicherstellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind.“
HR-Kommunikation ist also ziemlich wichtig! Um tiefer einzusteigen, habe ich verschiedene Expert:innen aus dem Bereich HR und Kommunikation nach ihren Einschätzungen gefragt; ihre Meinungen finden sich über diesen Artikel verteilt.
Kommunikationsexpertin Imogen Hitchcock bringt es auf den Punkt: „Kann man sich eine HR-Abteilung vorstellen, die gar nicht kommuniziert? Keine Infos zu grundlegenden Dingen (wie Gehalt, Leistungen, Urlaub etc.), keine Infos zu großen Veränderungen im Unternehmen, keine Infos zu Verhaltenserwartungen und Kultur, keine Wertschätzung für die Vielfalt innerhalb der Belegschaft. Würden Sie bei so einem Unternehmen arbeiten wollen? Ich jedenfalls nicht …“
„HR, die Hand in Hand mit der Kommunikationsabteilung arbeitet, spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung der Unternehmenskultur. Sie sind die Stimme der Mitarbeitenden. Sie tragen dazu bei, eine Belegschaft zu schaffen, die produktiv, proaktiv und zufrieden mit ihrer Arbeit ist. Wenn HR nicht mit den Menschen in Kontakt treten, die am wichtigsten sind (Mitarbeiter*innen und potenzielle Mitarbeiter*innen), wird das Unternehmen im Grunde scheitern.“
Die Kommunikationspartnerschaft
HR kann nicht isoliert arbeiten. Um effektiv zu sein, müssen sie mit Stakeholdern auf allen Ebenen zusammenarbeiten, die dann die Richtlinien, neue Initiativen oder Veränderungen unterstützen können.
Das bedeutet starke Beziehungen zum Führungsteam, zu den Kreativteams und zum mittleren Management.
Außerdem gibt es bereichsübergreifende Beziehungen, etwa zwischen L&D, Wellbeing, DE&I und weiteren Abteilungen. Aber es ist vor allem die Stimme am Vorstandstisch, die für eine wirkungsvolle HR-Kommunikation unerlässlich ist; ohne Unterstützung durch die Führungsebene stoßen Personalverantwortliche an jeder Ecke auf Hindernisse.
„Das Spektrum an Kommunikationsprozessen, die durch die HR-Brille beeinflusst werden, ist groß und erfordert viele Partnerschaften – insbesondere mit dem internen Kommunikationsteam, dem Führungsteam und den direkten Vorgesetzten,“ sagt Danny Wareham, Gründer der Arbeitsplatzkultur-Spezialisten von Firgun.
Die Beziehung zur größeren Kommunikationsabteilung ist genauso wichtig, sagt Imogen Hitchcock: „Es geht nicht darum, endlos E-Mails an alle zu verschicken und zu hoffen, dass man wahrgenommen wird. Ihre Kommunikation muss gezielt, relevant und mit einer klaren Handlungsaufforderung versehen sein. Was möchten Sie, dass die Leute nach Ihrer Botschaft denken, fühlen oder tun? Wenn Sie das nicht wissen … warum kommunizieren Sie dann überhaupt?“ Mehr dazu später bei den Strategietipps!
Abschließend lohnt es sich, die Bedeutung der HR-Kommunikation für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und für neue Beschäftigte hervorzuheben. Das ist das Fachgebiet von Georgia Emms. Sie sagt, HR kann ein Employee Assistance Program kommunizieren, aber ihre Rolle geht weit über solche Maßnahmen hinaus. Es ist wichtig zu betrachten, wie über mentale Gesundheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz gesprochen wird und wie diese Themen normalisiert werden.
„Die Art und Weise, wie neue Richtlinien oder Veränderungen von Richtlinien eingeführt und kommuniziert werden, kann einen großen Einfluss auf deren Akzeptanz haben,“ erklärt Georgia. „Es bringt nichts, eine neue Regelung für Krankheitstage wegen psychischer Gesundheit oder eine Vaterschaftsurlaubsregelung einzuführen, wenn Angst davor herrscht, diese zu nutzen. Ich spreche immer noch mit Menschen, die zögern, Krankheitstage aufgrund psychischer Belastung zu nehmen – aus Angst davor, was andere von ihnen denken könnten, oder weil sie befürchten, als jemand zu gelten, der „dem Druck nicht standhält“, und die sich stattdessen lieber eine Maske aufsetzen und einfach weitermachen.“
Es ist die Aufgabe Ihrer HR-Kommunikationsstrategie, psychische Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu normalisieren – nicht, die Beschäftigten im Namen von Produktivität und Gewinn an ihre Grenzen zu treiben.
Wie Sie eine wirksame HR-Kommunikationsstrategie entwickeln
Wir haben die Bedeutung der HR-Kommunikation und die Notwendigkeit, mit anderen Geschäftsbereichen zusammenzuarbeiten, um effektive HR-Kommunikation zu schaffen, herausgestellt.
Jetzt gehen wir darauf ein, wie man eine HR-Kommunikationsstrategie erstellt – eine Art Leuchtturm für alle HR-Kommunikationsmaßnahmen, die alle wieder auf das zentrale Ziel und die Mission zurückzuführen sind.
Hier sind einige Tipps zum Aufbau eines effektiven HR-Kommunikationsplans von Grund auf, damit dieser mit den Unternehmenszielen und -vorgaben übereinstimmt.
Psst! Nutzen Sie Dokumentenmanagement-Plattformen, um die Kommunikation und den Austausch von Dokumenten innerhalb der HR-Teams zu verbessern.
Segmentieren Sie Ihre Mitarbeitenden
Die Segmentierung des Publikums ist der Prozess, bei dem Menschen anhand von definierten Kriterien in Untergruppen eingeteilt werden.
Die Segmentierung kann sich zum Beispiel nach der Funktion, der Abteilung, dem Standort des Büros oder nach der Teilnahme an einem bestimmten L&D-Programm richten.
So können Sie Ihre Kommunikation gezielt auf die Zielgruppe ausrichten. Zum Beispiel können Sie das Intranet für diejenigen nutzen, die Zugang zum Computer haben, aber Mitarbeitende an der Front, Fahrer*innen, Maschinenbediener*innen usw. sitzen nicht den ganzen Tag am Computer.
Für dieses Beschäftigtsegment können Sie beispielsweise eine Kommunikations-App anbieten, die auf dem Handy zugänglich ist, oder sich auf Kurzbesprechungen durch die Führungskraft und Teammeetings verlassen, um wichtige Botschaften zu vermitteln.
Es gibt auch die altbewährten gedruckten Materialien, die Sie berücksichtigen sollten! Diese können zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen, insbesondere für Mitarbeitende, die nicht am Schreibtisch arbeiten.
Entscheiden Sie sich für Kanäle
Die Kanäle, die Sie zur Kommunikation nutzen, variieren je nach Art der Kommunikation und den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten. In der Praxis empfiehlt es sich meist, mehrere Kanäle zu nutzen, um sicherzustellen, dass die Kommunikation wahrgenommen wird.
Ein Beispiel: Eine Erinnerung an einen bevorstehenden IT-Ausfall sollte im Intranet aufgeführt, per E-Mail an alle Betroffenen verschickt und durch Vorgesetzte zusätzlich mündlich an ihre Teams weitergegeben werden. Möglicherweise bieten sich auch Instant-Messages oder Desktop-Benachrichtigungen an.
Für Informationen, die nur bestimmte Personen betreffen, stehen Ihnen zusätzliche, gezieltere Kanäle zur Verfügung. So können Sie z.B. für Meetings und Veranstaltungen eine Raumbuchungssoftware verwenden, sodass alle Nutzerinnen und Nutzer dieser Ressourcen immer über aktuelle Verfügbarkeiten, Ausfälle oder kurzfristige Änderungen informiert sind.
Und vor allem: Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachrichten auf Abruf über verschiedene Kommunikationsplattformen hinweg gefunden werden können, sagt Jonathan Davies: „Genau wie Unterhaltung auf Abruf verfügbar ist, sollten es auch Nachrichten sein. Das Intranet des Unternehmens eignet sich hierfür hervorragend—sofern es eine starke Suchfunktion hat. E-Mail hingegen ist dafür ungeeignet.“
Definieren Sie Ihre Beziehungen
Welche Teams müssen Sie in diese Strategie einbeziehen? Auf wen sind Sie angewiesen, um die Botschaften zu verbreiten? Wer muss in den Freigabeprozess eingebunden werden? Erinnern Sie sich an die wichtigen Partnerschaften, die wir zuvor in diesem Artikel besprochen haben.
Ziele und Kennzahlen: Wie sieht Erfolg aus?
Keine Strategie ist vollständig, bevor Sie nicht festgelegt haben, wie Erfolg aussieht und ein Verbesserungsprozess implementiert wurde, sagt Imogen Hitchcock.
„Die einzige Möglichkeit, festzustellen, ob Ihre Kommunikation wirksam war, ist Ihre Zielgruppe. Sie entscheidet, ob die Botschaft überzeugend ist, ob sie verständlich ist und ob daraufhin gehandelt wird“, sagt sie und empfiehlt, Evaluationsmethoden im gesamten Plan zu integrieren und diese konsequent zu verfolgen. So können Sie Ihre Kommunikation anpassen und verfeinern, um die gesetzten Ziele auch wirklich zu erreichen.
Planen Sie wichtige Aktivitäten
Egal ob Sie eine Tabellenkalkulation, einen Kalender oder eine eigene Plattform nutzen: Erstellen Sie einen Redaktionsplan. Ihr HR-Kommunikationsteam wird es Ihnen danken.
Markieren Sie wichtige Termine im Jahr—wie Zahltage, Büroschließungen, Betriebsausflüge usw. Zu diesem Zeitpunkt dient der Plan nur Ihnen, also nehmen Sie alles auf, was einen Kommunikationsbedarf auslösen könnte, zum Beispiel Vorstandssitzungen oder anstehende Renteneintritte.
Sobald Sie die wichtigsten Termine festgehalten haben, können Sie Kampagnen planen. Starten Sie beispielsweise etwas zur Woche der Bewusstmachung für mentale Gesundheit? Gibt es anstehende Veränderungen, die eine begleitete Kommunikation benötigen? Tragen Sie diese ebenfalls in den Kalender ein.
Im Anschluss können Sie planen, wie Sie über diese Schlüsselaktivitäten kommunizieren wollen: über welche Kanäle, Medien und an welche Zielgruppen. Überlegen Sie, zum Beispiel für einen HR-Newsletter, einen regelmäßigen und stets gleichen Versandtermin festzulegen, damit die Mitarbeitenden wissen, wann sie ihn erwarten können.
Und überprüfen Sie Ihre Inhalte regelmäßig, sagt L&D-Leiterin Helen Bailey: „Überlegen Sie, wie lange eine Mitteilung schon veröffentlicht ist und ob sie noch aktuell ist.“ Tragen Sie auch diese Termine in den Kalender ein!
Welche Ressourcen brauchen Sie?
Der Kommunikationsplan hilft Ihnen auch dabei herauszufinden, welche Ressourcen Sie benötigen: vom Budget über Plattformen bis hin zur Personalstärke.
Helen Bailey empfiehlt außerdem, Ihre interne HR-Marke zu überdenken, sodass HR-Kommunikation für Mitarbeitende sofort erkennbar ist – achten Sie aber darauf, dass sie zur Unternehmensmarke insgesamt passt. Ressourcenbedarf: Zeit mit dem Marketing-/Kommunikationsteam.
Mit Ihrer Strategie und Ihrem Plan in der Hand können Sie genau bestimmen, welches Budget Sie beantragen müssen, ob Sie neue Teammitglieder benötigen oder welche Technologien Ihre Effizienz steigern könnten. Benötigen Sie Unterstützung aus anderen Teams? Planen Sie das ebenfalls ein.
Effektive HR-Kommunikation ist entscheidend, und der Einsatz von Software wie Mitarbeiter-Feedbacksystemen, sicheren internen Messaging-Plattformen (mehr zu den Vorteilen von internen Kommunikationstools hier) sowie Tools z. B. für das Interview-Management kann hilfreich sein.
Schaffen Sie eine Feedback-Schleife
Das ist vielleicht der wichtigste Teil Ihrer HR-Kommunikationsstrategie: Sie muss ein Zwei-Wege-Prozess sein.
Imogen Hitchcock betont: „Vergessen Sie nicht zuzuhören. Kommunikation ist nicht nur Sprechen. Kommunikation bedeutet, Fragen zu stellen, Ideen zu teilen, zuzuhören, was andere denken, Sichtweisen zu verändern und zum Handeln zu bewegen. Achten Sie darauf, dass genügend Feedbackmechanismen vorhanden sind. Auch wenn ein Unternehmen kein Demokratie ist, sollte es auch keine Diktatur sein.“
Testen und Lernen
Der einzige Weg, Erfolg zu haben und herauszufinden, ob Ihre HR-Kommunikationsstrategie wirksam ist, besteht darin, sie einfach umzusetzen. Nutzen Sie das Prinzip „Testen und Lernen“ – probieren Sie etwas aus, messen Sie den Erfolg, bewerten Sie neu und lernen Sie aus der Erfahrung, um zukünftige Kommunikation noch besser zu gestalten.
„Machen Sie einen Schritt zurück und betrachten Sie sich auch selbst als Mitarbeitende,“ sagt Raakhi Vadera. „Es ist so einfach, interne Kommunikation nur als Pflichtaufgabe für eine HR-Maßnahme oder eine Nachricht abzuhaken. Aber wenn die Botschaft wirklich ankommen und Wirkung zeigen soll, müssen Sie zugänglich und klar sein. Vergessen Sie nicht, dass Sie dafür verantwortlich sind, sich für die Interessen der Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen einzusetzen und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern—Sie sind selbst Teil davon. Führen Sie Ihre Kommunikationsstrategie mit Klarheit und Freundlichkeit, dann wird der Rest folgen!“
Best Practices für HR-Kommunikation
Die Strategie steht – aber wie sieht es mit der Umsetzung aus? Unsere Expert:innen haben zahlreiche Best Practices genannt, um Ihre HR-Kommunikation effektiv zu gestalten.
Nutzen Sie das komplette Spektrum der Kommunikation
Denken Sie daran: HR-Kommunikation ist mehr als nur eine Rundmail an alle Beschäftigten oder ein Townhall-Meeting. Es gibt vier Arten der Kommunikation:
- Aufwärts, wo Mitarbeitende zu Wort kommen
- Abwärts, wenn Führungskräfte oder HR Informationen an Mitarbeitende weitergeben
- Diagonal, wenn verschiedene Hierarchieebenen kommunizieren
- Horizontal, wenn abteilungsübergreifend kommuniziert wird
Es gibt außerdem die Kommunikation im Eins-zu-eins- oder Eins-zu-viele-Format – also den Unterschied zwischen einer persönlichen Nachricht an eine einzelne Person oder der breit gestreuten Nachricht im Top-Down-Stil.
Prüfen Sie, auf welche Weise Ihre Botschaft am besten zur Geltung kommt. Vielleicht als großes All-Hands, oder indem Führungskräfte die Information weitergeben, um eine persönlichere Stimmung zu erzeugen. Möglicherweise eignet sich auch eine Mischung aus Feedbackfragen nach oben und gezielten Mitarbeitenden-Impulsen.
Multi-Channel-Ansatz
Damit kommen wir zu den unterschiedlichen Kanälen, die heute zur Verfügung stehen. E-Mails sind schon lange der Standardkanal für HR-Kommunikation, aber inzwischen droht das Postfach überquellen zu lassen.
Im Durchschnitt erhalten Arbeitnehmende 74 E-Mails pro Arbeitstag. Wie wahrscheinlich ist es, dass eine HR-Mail vor wichtigen Kundennachrichten gelesen wird?
„Erkennen Sie, dass – wie bei vielem – ein Einheitsansatz nicht für alle funktioniert, “ sagt die Engagement- und Wellbeing-Beraterin Georgia Emms. „Wir versuchen alle, Informationen auf möglichst ansprechende Art über eine Vielzahl von Kommunikationskanälen zu vermitteln, und für viele wird das zunehmend überwältigend. Es ist ein schmaler Grat zwischen informieren, verbinden und auf dem Laufenden halten und einer weiteren E-Mail, die am Ende ungelesen bleibt.”
Nutzen Sie mehrere Kanäle: vom Posteingang über das Intranet, Sofortnachrichten, Foren, Diskussionsgruppen – aber auch analoge Wege wie Briefings durch Führungskräfte und Mitarbeitenden-Gespräche, Plakate im Pausenraum, Werbeartikel für neue Einführungen und vieles mehr.
Kommunizieren Sie das Warum
Seit Simon Sinek auf der TED-Bühne stand und uns aufforderte, „mit dem Warum zu beginnen“, sind Kommunikationsfachleute weltweit damit beschäftigt, das „Warum“ in Kommunikationsstrategien zu integrieren. Das gilt im HR-Bereich genauso. Warum kommunizieren Sie diese Botschaft? Warum ist sie wichtig? Und warum sollten Mitarbeitende sich dafür interessieren?
„Stellen Sie sicher, dass es nicht vage oder schwammig ist,“ sagt Jonathan Davies. „Idealerweise sollte es einen klaren Bezug zu etwas Messbarem haben oder selbst messbar sein. Wenn es sich um ein Ziel-Statement handelt, achten Sie darauf, dass dieser Zweck leitend ist. Muss jemand eine Entscheidung treffen, sollte er das Resultat dieser Entscheidung mit dem Ziel abgleichen können. Wenn das Ergebnis nicht zum Ziel passt, weiß die Person, dass es nicht getan werden sollte.”
Immer messen
Wenn Sie nicht überprüfen, wie es gelaufen ist, wie sollen Sie wissen, ob Sie es wieder tun sollten? Eine meiner früheren Führungskräfte sagte immer: Wenn man immer das tut, was man schon immer getan hat, bekommt man immer das, was man schon immer bekommen hat! Testen, lernen und optimieren Sie – und treffen Sie Ihre Entscheidungen auf der Basis solider, realer Daten.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Wirksamkeit Ihrer Kommunikation zu messen:
- Ergebnisse von Mitarbeitenden-Engagement-Umfragen
- eNPR oder Employee Net Promoter Rates
- Öffnungsraten bei E-Mails
- Statistiken zur Intranet-Nutzung
- Prozentualer Abschluss erforderlicher Aufgaben
- Seitenaufrufe oder Logins
- Adoptionsraten neuer Programme oder Initiativen.
Lassen Sie die Stimme der Mitarbeitenden gehört werden
„Das Wichtigste ist, dass Menschen das Gefühl haben, gehört worden zu sein; dass ihre Sichtweise berücksichtigt wurde – selbst dann, wenn das Ergebnis nicht das ist, was sich die Einzelnen vielleicht erhofft haben. Klare Worte; Transparenz; Zuhören und andere Standpunkte aufnehmen – all das führt zu erfolgreicheren Ergebnissen, ganz gleich, worum es geht,“ sagt Jill Aburrow von Heartfelt HR und Autorin von Redundancy With Love.
Aus praktischer Sicht bedeutet das, dass Sie dafür sorgen müssen, dass Mitarbeitende eine Möglichkeit haben, HR Rückmeldungen zu geben – sei es über eine Intranetseite, regelmäßige Meetings, Umfragen oder jede andere Form der beidseitigen Kommunikation.
Überlegen Sie, wie Sie Mitarbeitenden explizit zeigen, dass Sie auf ihre Anliegen gehört haben; ich erinnere mich an „Ihr sagtet, wir taten“-Kampagnen in einem Unternehmen, um zu veranschaulichen, dass die Stimme der Mitarbeitenden gehört und umgesetzt wurde.
Machen Sie es einfach
Helen Bailey, Leiterin für Lernen und Entwicklung bei Strategi Solutions, ruft HR-Kommunikatoren dazu auf, „es einfach zu halten“.
„Wenn Sie eine Webseite nutzen, überlegen Sie, wie viele Klicks es für die Mitarbeitenden braucht, um das Benötigte zu finden. Denken Sie auch an die praktische Seite davon: Wie einfach ist es, Inhalte zu pflegen?“ Sie empfiehlt, verschiedene Methoden zu nutzen – „Videos, Animationen, Bilder“ – um Ihre Inhalte „frisch und dynamisch“ zu halten.
Jonathan Davies rät uns außerdem zur Automatisierung, wo immer es möglich ist, und empfiehlt die vielen KI-basierten Technologien, die inzwischen am Markt verfügbar sind.
Denken Sie an Vielfalt
Sofern Sie keine „Kopien“ einstellen, ist jede:r Mitarbeiter:in unterschiedlich. Das heißt, es gibt verschiedene Lernstile und Kommunikationspräferenzen, die berücksichtigt werden müssen – manche Menschen können sich zum Beispiel nicht auf Audio konzentrieren; daher werden Sie Anrufe mit schriftlichen Notizen nachbereiten oder für Videos ein Transkript bereitstellen müssen.
Doch nicht nur der Stil ist zu berücksichtigen. Georgia Emms erinnert uns daran, dass in jeder Mitarbeitendengruppe unterschiedliche Ansichten und Hintergründe vorhanden sein werden. Sie sagt, die Nutzung realer Beispiele und die Kraft des Storytellings könne eine „unterhaltsame, fesselnde und persönlichere Art der Kommunikation“ sein.
„Ich habe mit einem Kunden zusammengearbeitet, um die Kraft des Storytellings zu nutzen und die Anwendung der erweiterten Vaterschaftsurlaubsregelung zu fördern“, erzählt sie. „Ein Mitglied des Führungsteams nahm vor dem Antritt seines Urlaubs ein kurzes Video auf, in dem er offen teilte, warum dies für ihn, seine Frau und seine Familie wichtig war. Das Video wurde in einem internen Kommunikationskanal veröffentlicht, zusammen mit einer Nachbereitung und einem Reminder an die Regelung von HR. Neben der Erinnerung an die Regelung selbst hatte dies vor allem den größten Effekt darin, anderen das „Okay“ zu geben, es ebenso zu tun, ohne zu befürchten, dass sich eine längere Abwesenheit negativ auf ihre Rolle auswirkt.“
Bringen Sie Ihr Publikum zum Mitfühlen und Handeln
Wie möchten Sie, dass Ihr Publikum sich nach dieser Kommunikation fühlt? Welche Handlungen sollen sie unternehmen? Diese Fragen sollten im Zentrum jeder HR-Kommunikation stehen, betont Danny Wareham:
- Ermitteln Sie, ob eine Kommunikation wirklich notwendig ist. Wenn das Ziel nicht darin besteht, dass Ihr Publikum sich anders fühlt, handelt oder Informationen versteht/erinnert, benötigen wir dann diese Kommunikation?
- Legen Sie fest, wie ein gutes Ergebnis aussieht. Dies schafft die Grundlage, um die Wirksamkeit anhand dieses Ergebnisses zu messen.
- Trennen Sie Medium und Inhalt vom eigentlichen Prozess. Dadurch kann die Verantwortungsperson entscheiden, welchen Ansatz, welches Medium, welchen Zeitplan und Ablauf es braucht, um die spezifische Botschaft mit einem messbaren Ergebnis für die jeweilige Zielgruppe zu vermitteln.
Nutzen Sie Technologie zur Verbesserung Ihrer HR-Kommunikationsstrategie
Wenig überraschend für jemanden, der in der Kommunikationstechnologie arbeitet, hat Jonathan Davies viel dazu zu sagen, wie Technologie zum zentralen Partner für HR werden kann.
„Sie verfügen bereits über eine Vielzahl an Kommunikationskanälen im Unternehmen, und jeder hat seine eigenen Stärken und Schwächen,“ sagt er. „E-Mails werden erwartet als Mittel der Kommunikation, aber sie binden nicht ein und fördern definitiv keine digitalen, beidseitigen Gespräche. Slack, Teams oder andere Instant Messaging Tools sind großartig für unterhaltsame Themen, Gruppenkommunikation oder Mitteilungen an mehrere Personen, werden aber leicht durch viele kurze Nachrichten unübersichtlich und verlieren schnell das Thema. Intranets können viele verschiedene Botschaften und Inhalte an einem Ort bereitstellen, haben aber oft Probleme mit der Akzeptanz, Aktualität oder einfach der Nutzerzufriedenheit.
„Was Sie auch tun, senden Sie bitte nicht einfach nur einmal im Quartal einen HR-Newsletter und gehen davon aus, dass das ausreicht. Das Marketing passt seine Botschaften auf verschiedene Kanäle an, um die Zielgruppe umfassend zu erreichen und etwas im Gedächtnis zu verankern. Sie können das auch.“
Achten Sie auf die Herausforderungen
Egal wie stark Ihre Strategie ist, es wird immer Herausforderungen geben. Unsere Experten haben mir von einigen Lücken und Problemen berichtet, die sie in ihrer Karriere erlebt haben, darunter:
- Fehlende Konsistenz in den Prozessen
- Unklare Zielsetzung
- Missverständnisse, die zu Vertrauensverlust oder Unmut führen können
- Zusammenbruch der Beziehungen unter Kollegen
- Inkonsistenz in der Kommunikation, was zu Verwirrung führen kann
- Verlassen auf eine Top-down-Strategie
- Kommunikation nur um der Kommunikation willen, was lediglich zum Rauschen beiträgt
- Mitarbeitende nicht auf dem Weg mitnehmen
- Spannungen zwischen HR und dem erweiterten Kommunikationsteam darüber, wem was gehört
- Kommunikation statisch halten, sodass sie in den Hintergrund rückt
- Zu starke Fokussierung auf Richtlinien und Abläufe, ohne die ganze Person zu betrachten
- Arbeiten in Silos, was zu schlechter Kommunikation führt
- Keine Abstimmung mit der internen Kommunikationsstrategie bei der Entwicklung des HR-Kommunikationsplans
Wie Danny Wareham sagt: „Kommunikation findet statt, ob wir sie veröffentlichen oder nicht.
In einem Vakuum machen sich Menschen ihre eigenen Interpretationen. Ohne eine starke, zielgerichtete Kommunikationsstrategie riskieren wir, die Kontrolle über die Story zu verlieren – und wieder zu entflechten, was über die „Buschtrommeln“ verbreitet wurde, ist weitaus schwieriger.“
Ende der Kommunikation
Effektive Kommunikation bringt die Welt zum Drehen und ist besonders wichtig für HR-Teams, die Veränderungen effektiv kommunizieren, Unternehmenskultur fördern und Mitarbeitende einbinden müssen.
HR-Kommunikation kann weit mehr bedeuten als nur Zeiterfassung und Benefits; gehen Sie in das Unternehmen hinein und bauen Sie Beziehungen zu Führungskräften, interner Kommunikation und Marketing auf.
Bauen Sie Ihre eigenen HR-Kommunikations-Champions auf, die Ihnen helfen, die Nachricht zu verbreiten. Und geben Sie auch Mitarbeitenden eine Stimme – die Stimme der Mitarbeitenden war nie wichtiger, und durch die Entwicklung digitaler Mitarbeitergemeinschaften kann HR dazu beitragen, dass der beidseitige Dialog aufblüht.
Dieses Thema ist so wichtig, dass wir dazu zahlreiche Inhalte bieten. Hören Sie doch mal in unseren Podcast zum Thema wie sich Geschäftsprozesse durch interne Kommunikation verbessern lassen rein oder werfen Sie einen Blick auf unsere aktuelle Liste der besten Mitarbeiter-Kommunikationssoftwares oder Kommunikationssoftware und -apps.
Sie können sich außerdem an der Diskussion in der People Managing People Community beteiligen, einer unterstützenden Gemeinschaft von HR- und Wirtschaftsführenden, die leidenschaftlich daran arbeiten, zukunftsfähige Organisationen zu bauen.
Weitere Ressourcen:
- Wie Sie HR als strategischen Partner im Unternehmen stärken
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- 5 Strategien, Methoden und Best Practices für das Mitarbeiter-Zuhören
- 8 effektive Wege, Mitarbeiterfeedback zu erhalten (+ Vor- und Nachteile)
- 18 beste Podcasts zu interner Kommunikation.
