Wie man als HR-Funktion effektiv kommuniziert

Lauren McMenemy

on May 7, 2026

Ob zur Steigerung des Mitarbeiterengagements oder zur Weitergabe von Informationen über Richtlinien – die HR-Kommunikation spielt sowohl für die Mitarbeitenden als auch für das gesamte Unternehmen eine entscheidende Rolle. Um jedoch wirklich Wirkung zu erzielen, muss sie sorgfältig geplant und umgesetzt werden. So gelingt das.

TABLE OF CONTENTS Was ist HR-Kommunikation? Warum ist HR-Kommunikation wichtig? Die Kommunikationspartnerschaft Wie entwickelt man eine wirksame HR-Kommunikationsstrategie? Best Practices für HR-Kommunikation Multi-Channel-Ansatz Achten Sie auf die Herausforderungen Ende der Kommunikation

Die Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren, wird konsequent als eine der wichtigsten HR-Kompetenzen aufgeführt.

Aber was bedeutet HR-Kommunikation, warum ist sie so wichtig für die Organisation und wie kann man als HR-Fachkraft oder -Abteilung effektiv kommunizieren?

Was ist HR-Kommunikation?

HR-Kommunikation umfasst alle Nachrichten, die vom HR-Team an das gesamte Unternehmen gesendet werden. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil zur Förderung und Wahrung des Einflusses von HR innerhalb der Organisation.

Idealerweise handelt es sich dabei um einen Dialog: Informationen werden vom HR an die Mitarbeitenden weitergegeben, zugleich erhalten diese die Möglichkeit, Feedback zu geben und ihre Meinungen einzubringen.

Dies kann eine Mischung aus Kommunikation an viele oder an Einzelne sein, zum Beispiel:

Veranstaltungen, Initiativen und wichtige Termine ankündigen
Aktualisierungen zu Unternehmensrichtlinien oder -prozessen bekannt geben
Neue Mitarbeitende einarbeiten
Änderungen in der Unternehmensstruktur kommunizieren
Kommunikation zu Sozialleistungen
Neue Stellenangebote, einschließlich Nutzung der sozialen Medien des Unternehmens
Ratschläge für Führungskräfte
Mitarbeiterfeedback einholen und darauf reagieren.

HR-Kommunikation vs. interne Kommunikation

Moment mal, ist das nicht alles interne Kommunikation? Ja und nein. Sowohl Mitteilungen der HR-Abteilung als auch interne Kommunikation verfolgen ähnliche Ziele: Sie transportieren Botschaften, regen zum Handeln an und bieten Unterstützung für Mitarbeitende. In kleineren Unternehmen werden beide Aufgabenbereiche manchmal sogar von derselben Person übernommen.

Es gibt jedoch einen kleinen Unterschied in Zielen und Fokus. HR konzentriert sich auf unternehmensbezogene Anliegen; interne Kommunikation geht häufig tiefer und übernimmt fast eine Art interne PR-Rolle. Beide Zielgruppen wollen Vertrauen bilden – mithilfe von Kommunikationsmitteln und Vorlagen.

„Die Beziehung zwischen Human Resources und interner Kommunikation war nie wichtiger“, sagt IC-Guru Helen Deverell. „Das Institute of Internal Communication (IoIC) hat kürzlich seinen ersten IC Index veröffentlicht – eine Umfrage unter britischen Beschäftigten. Zwei von drei Themen, über die Mitarbeitende am Arbeitsplatz mehr hören wollen, waren Gehalt und Sozialleistungen sowie Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten – was angesichts der momentanen Probleme rund um die Lebenshaltungskosten kaum überrascht. Wenn die Menschen nicht wissen, welche Unterstützung ihnen zur Verfügung steht, werden sie sich wohl kaum für strategische oder unternehmensbezogene Neuigkeiten interessieren.“

Wo ist diese Verantwortung in der Unternehmenshierarchie verankert?

Die Verantwortung für HR-Kommunikation kann viele verschiedene Bereiche im Unternehmen betreffen, sagt Personalmanagerin und HR-Beraterin Raahki Vadera.

„Bisher habe ich HR-Kommunikation in allem umgesetzt: von Mitarbeiterengagement – einschließlich des vollständigen Employee Life Cycle – über interne Kommunikation, Recruiting-Marketing, Richtlinien und Compliance, alle arbeitsbezogenen Veranstaltungen, das Management externer Anspruchsgruppen und Krisenkommunikation“, sagt sie. „Auch aus einer Inklusionsperspektive wird oftmals auf HR zurückgegriffen – die kommunikative Sichtweise, die das HR-Team einbringen kann, ist von unschätzbarem Wert.“

Warum ist HR-Kommunikation wichtig?

Raakhi ergänzt: „Unsere Aufgabe im HR-Bereich ist es, das Mitarbeitererlebnis in allen Phasen so ‚einfach‘ zu gestalten, dass sich die Einzelnen auf ihre eigentliche Tätigkeit konzentrieren können. Gezielte Kommunikation aus HR-Perspektive sorgt für eine positive Arbeitskultur, die Gewinnung und Bindung von Talenten, die Lösung von Problemen, die Einhaltung rechtlicher Anforderungen sowie die Förderung von Entwicklung und Wohlbefinden der Mitarbeitenden. Ich würde sogar so weit gehen zu sagen: Sie ist das Fundament einer HR-Funktion, die sicherstellt, dass am Ende alle dieselbe Sprache sprechen.“

HR-Kommunikation ist also durchaus wichtig! Um genauer darauf einzugehen, habe ich verschiedene Experten aus den Bereichen HR und Kommunikation zu ihren Meinungen befragt, warum HR-Kommunikation so entscheidend ist – ihre Einschätzungen finden Sie im gesamten Artikel verteilt.

Kommunikationsberaterin Imogen Hitchcock bringt es auf den Punkt: „Kannst du dir eine HR-Abteilung vorstellen, die überhaupt nicht kommuniziert? Keine Informationen zu den Grundlagen (wie Gehalt, Sozialleistungen, Urlaubsregelungen etc.), keine Mitteilungen zu wichtigen Veränderungen im Unternehmen, keine Klarheit über erwartete Verhaltensweisen und Unternehmenskultur, keine Wertschätzung für die Menschen, die das Unternehmen ausmachen. Würdest du für so ein Unternehmen arbeiten? Ich auch nicht…

„Das Personalwesen, das Hand in Hand mit der Kommunikationsabteilung arbeitet, spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung der Unternehmenskultur. Sie sind die Stimme der Mitarbeitenden. Sie helfen dabei, eine Belegschaft zu schaffen, die produktiv, proaktiv und zufrieden bei der Arbeit ist. Wenn das Personalwesen keinen Kontakt zu den wichtigsten Menschen (den eigenen Mitarbeitenden und potenziellen Mitarbeitenden) hat, wird das Unternehmen im Grunde scheitern.”

Die Kommunikationspartnerschaft

Das Personalwesen kann nicht isoliert arbeiten. Um effektiv zu sein, müssen sie mit Stakeholdern auf allen Ebenen zusammenarbeiten, die dann dabei helfen können, Richtlinien, neue Initiativen oder Veränderungen zu unterstützen.

Das bedeutet starke Beziehungen zum Führungsteam, zu Kreativteams und zum mittleren Management.

Dann gibt es noch die bereichsübergreifenden Beziehungen zwischen L&D, Wohlbefinden, DE&I und weiteren. Doch es ist die Stimme „am obersten Tisch“, die für eine effektive HR-Kommunikation unerlässlich ist; ohne Unterstützung von der Führungsebene werden HR-Fachleute bei jedem Schritt auf Hindernisse stoßen.

„Die Bandbreite an Kommunikation, die durch die HR-Perspektive beeinflusst wird, ist groß und erfordert viele Partnerschaften – insbesondere mit dem internen Kommunikationsteam, dem Führungsteam und den Teamleitern auf der ersten Ebene,“ sagt Danny Wareham, Gründer der Spezialisten für Arbeitsplatzkultur Firgun.

Die Beziehung zum erweiterten Kommunikationsteam ist genauso wichtig, sagt Imogen Hitchcock: „Es geht nicht darum, allen endlose E-Mails zu senden und zu hoffen, dass man gehört wird. Ihre Kommunikation muss gezielt, relevant und mit einer klaren Handlungsaufforderung versehen sein. Was soll beim Empfänger nach der Mitteilung ankommen? Was sollen die Menschen denken, fühlen oder tun? Wenn Sie das nicht wissen… warum kommunizieren Sie dann überhaupt?“ Mehr dazu, wenn wir zu den Strategietipps kommen!

Abschließend ist es wichtig, die Bedeutung der HR-Kommunikation für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und für neue Mitarbeitende hervorzuheben. Das ist das Fachgebiet von Georgia Emms. Sie sagt, HR könnte zwar ein Mitarbeiterunterstützungsprogramm kommunizieren, aber die Rolle geht weit über solche Maßnahmen hinaus. Es ist wichtig zu überlegen, wie über psychische Gesundheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz gesprochen und wie diese Themen normalisiert werden.

„Die Art und Weise, wie neue Richtlinien oder Änderungen von Richtlinien umgesetzt und kommuniziert werden, kann einen großen Einfluss auf die Akzeptanz haben,“ sagt Georgia. „Es bringt nichts, eine neue Richtlinie für Krankheitstage aus psychischen Gründen oder eine neue Vaterzeitregelung einzuführen, wenn Angst herrscht, sie zu nutzen. Ich führe immer noch Gespräche mit Personen, die zögern, Krankheitstage wegen psychischer Gesundheit zu nehmen – aus Angst, was andere über sie denken könnten, oder aus Sorge, als jemand zu gelten, der ‚mit Druck nicht umgehen kann‘. Lieber wird dann ein Pokerface aufgesetzt und einfach weitergemacht.“

Es ist die Aufgabe Ihrer HR-Kommunikationsstrategie, psychologische Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu normalisieren – nicht, die Mitarbeitenden im Namen der Produktivität und des Profits bis zum Äußersten zu treiben.

Wie entwickelt man eine effektive HR-Kommunikationsstrategie?

Wir haben die Bedeutung von HR-Kommunikation festgestellt und den Bedarf, mit anderen Bereichen des Unternehmens zusammenzuarbeiten, um eine wirkungsvolle Personalkommunikation zu gestalten.

Jetzt gehen wir darauf ein, wie man eine HR-Kommunikationsstrategie erstellt – als Orientierungshilfe für alle HR-Kommunikationsaktivitäten und um alle immer wieder auf das zentrale Ziel und die Mission zurückzuführen.

Hier sind einige Tipps zur Entwicklung eines effektiven HR-Kommunikationsplans von Grund auf, bei dem sichergestellt wird, dass er mit den Unternehmenszielen und -vorgaben übereinstimmt.

*Die* *Vorlage für Kommunikationsstrategien* *von AIHR.*

Psst! Nutzen Sie Dokumentenmanagement-Plattformen, um eine bessere Kommunikation und einen besseren Dokumentenaustausch innerhalb der HR-Teams zu ermöglichen.

Segmentieren Sie Ihre Mitarbeitenden

Segmentierung der Zielgruppe ist der Prozess, Menschen anhand definierter Kriterien in Untergruppen zu unterteilen.

Die Segmentierung kann nach Stellenrolle, Abteilung, Standort oder Einschreibung in ein bestimmtes L&D-Programm erfolgen.

Dies hilft Ihnen, Ihre Kommunikation gezielt auf die Zielgruppe abzustimmen. Zum Beispiel können Sie für Mitarbeitende mit Computerzugang das Intranet nutzen, während Frontarbeiter, Fahrer, Maschinenbediener usw. nicht den ganzen Tag vor einem Computer sitzen.

Für diese Arbeitnehmergruppe empfiehlt sich vielleicht eine Kommunikations-App, auf die sie per Handy zugreifen können, oder Sie verlassen sich auf Berichte der Führungskräfte und Team-Meetings, um wichtige Nachrichten zu vermitteln.

Auch die altbewährten Printmaterialien solltest du nicht vergessen! Diese können zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen, besonders für Beschäftigte, die nicht an einen Schreibtisch gebunden sind.

Wähle geeignete Kanäle

Die Kanäle, über die du kommunizierst, hängen von der Art der Kommunikation und deinen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten ab. In der Praxis ist es meist am besten, mehrere Kanäle zu nutzen, um sicherzustellen, dass die Botschaft ankommt.

Ein Beispiel: Eine Erinnerung an eine bevorstehende IT-Abschaltung sollte im Intranet veröffentlicht, per E-Mail an alle Betroffenen geschickt werden, und die Führungskräfte sollten ihre Mitarbeitenden zusätzlich informieren. Vielleicht wäre auch eine Sofortnachricht oder eine Desktop-Benachrichtigung sinnvoll.

Außerdem stehen dir für wichtige Informationen oft spezifischere Kanäle zur Verfügung, wie die Besprechungsraum-Buchungssoftware für Meetings und Veranstaltungen. So können alle, die diese Ressourcen nutzen, stets über Verfügbarkeiten, Ausfälle oder kurzfristige Änderungen informiert bleiben.

Und vor allem: Sorge dafür, dass deine Nachrichten auch auf Abruf über verschiedene Kommunikationsplattformen auffindbar sind, sagt Jonathan Davies: „Genauso wie Unterhaltung heute auf Abruf verfügbar ist, sollten es auch Nachrichten sein. Das Unternehmens-Intranet ist hierfür super – vorausgesetzt, es verfügt über eine leistungsfähige Suchfunktion. E-Mails hingegen sind dafür völlig ungeeignet.“

Definiere deine Beziehungen

Welche Teams musst du in diese Strategie einbinden? Auf wen bist du angewiesen, damit die Nachrichten verbreitet werden? Wer muss für die Freigabe eingebunden werden? Denke noch einmal an die wichtigen Partnerschaften, die wir weiter oben im Artikel besprochen haben.

Ziele und Kennzahlen: Wie sieht Erfolg aus?

Eine Strategie ist erst dann vollständig, wenn du festgelegt hast, was Erfolg bedeutet und wie der Verbesserungsprozess aussieht, sagt Imogen Hitchcock.

„Ob deine Kommunikation erfolgreich war, kannst du nur anhand deines Publikums messen. Nur die Empfänger entscheiden, ob sie überzeugend und nachvollziehbar ist und ob sie darauf reagieren“, sagt sie und betont, dass du Bewertungsmethoden im gesamten Plan verankern und regelmäßig verfolgen solltest. Das hilft dir, deine Kommunikation gezielt zu optimieren, damit sie die gesetzten Ziele auch wirklich erreicht.

Plane zentrale Aktivitäten

Egal, ob du eine Tabelle, einen Kalender oder eine spezielle Plattform nutzt: Lege einen Inhaltsplan an. Dein HR-Kommunikationsteam wird es dir danken.

Trage wichtige Termine des Jahres ein – wie Zahltage, Betriebsferien, Teamevents usw. Das ist zunächst nur für dich, also ergänze auch Ereignisse, die einen Kommunikationsbedarf auslösen könnten, z. B. Vorstandssitzungen oder geplante Renteneintritte.

Sind die wichtigsten Termine festgelegt, kannst du an Kampagnen denken. Planst du beispielsweise etwas zur Woche der Mentalen Gesundheit? Gibt es absehbare Veränderungen, die eine gesteuerte Einführung erfordern? Diese Termine gehören ebenfalls in deinen Kalender.

Von hier aus kannst du planen, wie du diese Aktivitäten kommunizierst – über welche Kanäle und Medien und an welche Zielgruppen. Vielleicht bietet sich ein fester, regelmäßiger Termin für einen Newsletter der Personalabteilung an, sodass die Mitarbeitenden wissen, wann sie Neuigkeiten erwarten können.

Überprüfe auch regelmäßig deine Inhalte, empfiehlt L&D-Leiterin Helen Bailey: „Überlege, wie lange eine Information schon veröffentlicht ist und ob sie noch aktuell ist.“ Auch diese Überprüfungstermine gehören in deinen Kalender!

Welche Ressourcen brauchst du?

Mit einem Kommunikationsplan kannst du auch deinen Ressourcenbedarf besser einschätzen – vom Budget über Plattformen bis hin zur Personaldecke.

Helen Bailey empfiehlt außerdem, auf deine interne HR-Marke zu achten, damit Mitarbeitende HR-Kommunikation sofort erkennen – aber stelle sicher, dass sie zum generellen Markenauftritt des Unternehmens passt. Ressourcenbedarf: Zeit mit dem Marketing-/Kommunikationsteam.

Mit deiner Strategie und deinem Plan kannst du nun das nötige Budget ermitteln, mögliche neue Teammitglieder identifizieren und herausfinden, welche neue Technologie die Effizienz steigern könnte. Brauchst du Unterstützung aus anderen Teams? Notiere auch das.

Effektive HR-Kommunikation ist entscheidend. Setze Software-Lösungen wie Mitarbeitenden-Feedbacksysteme, sichere interne Messaging-Plattformen (mehr zu den Vorteilen interner Kommunikationstools findest du hier) ein – oder auch Tools fürs Interviewmanagement.

Schaffe eine Feedback-Schleife

Das ist vielleicht der wichtigste Teil deiner HR-Kommunikationsstrategie: Sie muss unbedingt als zweiseitiger Prozess gestaltet sein.

Sagt Imogen Hitchcock: „Vergiss nicht zuzuhören. Kommunikation bedeutet nicht nur, zu sprechen. Es geht auch darum, Fragen zu stellen, Ideen zu teilen, Ansichten anderer zu hören, Wahrnehmungen zu verändern und Aktionen auszulösen. Sorge dafür, dass ausreichende Feedback-Mechanismen vorhanden sind. Auch wenn ein Unternehmen kein Demokratie ist, sollte es kein Ein-Mann-Regime sein.“

Testen und Lernen

Der einzige Weg zum Erfolg und um herauszufinden, ob Ihre HR-Kommunikationsstrategie effektiv ist, besteht darin, es einfach auszuprobieren. Nutzen Sie das Prinzip „Testen und Lernen“ – probieren Sie etwas aus, messen Sie den Erfolg, bewerten Sie neu und lernen Sie aus den Erfahrungen, um zukünftige Kommunikation noch besser zu gestalten.

„Machen Sie einen Schritt zurück und betrachten Sie sich auch selbst als Mitarbeiter“, sagt Raakhi Vadera. „Es ist so einfach, Kommunikation einfach nur als Punkt auf der To-do-Liste für eine HR-zentrierte Einführung oder Nachricht abzuhaken. Aber wenn Sie möchten, dass die Botschaft ankommt und wirkt, müssen Sie zugänglich und klar sein. Vergessen Sie nicht, dass Sie darauf angewiesen sind, für die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen einzutreten und deren Erfahrung zu verbessern – und Sie sind einer davon. Führen Sie Ihre Kommunikationsstrategie mit Klarheit und Freundlichkeit, dann folgt alles andere von selbst!“

Best Practices für HR-Kommunikation

Damit ist die Strategie abgedeckt; doch was ist mit der Umsetzung? Unsere Expert:innen haben uns zahlreiche Best Practices mitgegeben, die Ihre HR-Kommunikation wirksam machen.

Nutzen Sie das gesamte Spektrum der Kommunikation

Denken Sie daran, dass HR-Kommunikation mehr ist als nur eine E-Mail an alle Mitarbeitenden zu verschicken oder ein Townhall-Meeting abzuhalten. Es gibt vier Kommunikationsarten:

Aufwärts, bei denen Mitarbeitende ihre Meinung einbringen können
Abwärts, wenn die Führungsebene oder HR Informationen an Mitarbeitende weitergibt
Diagonal, bei der verschiedene Hierarchieebenen miteinander kommunizieren
Horizontal, bei abteilungsübergreifender Kommunikation

Es gibt zudem eins-zu-eins- oder eins-zu-viele-Kommunikation – der Unterschied zwischen einer persönlichen Nachricht an eine einzelne Person oder den Nachrichten im Rundschreiben-Stil von Top-down-Kommunikation.

Überlegen Sie genau, welche Kommunikationsform Ihre Botschaft am besten vermittelt. Das kann das sprichwörtliche All-hands-Meeting sein, oder Sie lassen die Führungskräfte die Informationen für ein persönlicheres Erlebnis weitergeben. Es kann auch eine Mischung aus Fragen für aufwärtsgerichtetes Feedback und Mitarbeiterimpulsen sein.

Multi-Channel-Ansatz

Damit kommen wir zu den unterschiedlichen verfügbaren Kanälen. E-Mail ist seit Langem der Standard in der HR-Kommunikation, allerdings riskieren wir heutzutage ein überfülltes Postfach.

Im Durchschnitt erhalten Mitarbeiter:innen während des Arbeitstags 74 E-Mails. Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail von HR eher gelesen wird als wichtige Kundenanfragen?

„Sie sollten sich bewusst machen, dass – wie bei vielem – ein Einheitsansatz nicht funktioniert“, sagt Engagement- und Wellbeing-Beraterin Georgia Emms. „Wir alle versuchen herauszufinden, wie sich Informationen am besten ansprechend über die Vielzahl an Kommunikationskanälen verbreiten lassen, und für manche wird das überwältigend. Die Balance ist entscheidend: Mitarbeitende informiert, verbunden und ‚up-to-date‘ halten, statt sie mit der nächsten ungelesenen E-Mail zu überfluten.“

Nutzen Sie verschiedene Kanäle – vom Postfach über das Intranet, Instant Messenger, Foren, Diskussionsgruppen – aber auch analoge Wege wie Kurzbesprechungen durch Führungskräfte, Einzelgespräche, Poster in Pausenräumen, Werbegeschenke zu neuen Einführungen und vieles mehr.

Kommunizieren Sie das "Warum"

Seit Simon Sinek auf der TED-Bühne stand und uns aufforderte, „mit dem Warum zu beginnen“, sind Kommunikationsprofis weltweit davon überzeugt, das ‚Warum‘ in Kommunikationsstrategien einzubauen. HR-Kommunikation macht da keine Ausnahme. Warum kommunizieren Sie diese Botschaft? Warum ist sie wichtig? Und warum sollten die Mitarbeitenden sich interessieren?

„Stellen Sie sicher, dass es nicht vage oder schwammig ist,“ sagt Jonathan Davies. „Im Idealfall sollte es einen klaren Bezug zu etwas Messbarem haben oder selbst messbar sein. Wenn es eine Zielsetzung ist, stellen Sie sicher, dass dieser Zweck auch als Leitfaden dient. Wenn jemand eine Entscheidung treffen muss, sollte er das Ergebnis dieser Entscheidung an dem Zweck messen können. Passt das Ergebnis nicht zum Zweck, weiß man, dass man es lassen sollte.“

Immer messen

Wenn Sie nicht überprüfen, wie es gelaufen ist, woher wissen Sie, ob Sie es in Zukunft wieder so machen sollten? Einer meiner ehemaligen Vorgesetzten sagte immer: Wenn du immer das tust, was du immer getan hast, bekommst du auch immer das, was du immer bekommen hast! Testen, lernen und iterieren Sie – und basieren Sie Ihre Entscheidungen auf soliden, praxisnahen Daten.

Folgende Möglichkeiten bieten sich, um die Wirksamkeit Ihrer Kommunikation zu messen:

Mitarbeiterbefragungen zum Engagement
eNPR oder Employee Net Promoter Rate
Öffnungsraten von E-Mails
Intranet-Lesestatistiken
Prozentsatz der abgeschlossenen erforderlichen Aufgaben
Seitenaufrufe oder Logins
Akzeptanzraten für neue Programme oder Initiativen.

Lassen Sie die Stimme der Mitarbeitenden gehört werden

„Das Wichtigste ist, dass die Menschen das Gefühl haben, dass sie gehört wurden; dass ihre Sichtweise berücksichtigt wurde – selbst wenn das Ergebnis nicht das ist, was sich die Einzelnen vielleicht erhofft haben. Klare Worte; Transparenz; das Zuhören und Aufnehmen anderer Standpunkte – all das führt zu erfolgreicheren Ergebnissen, ganz gleich um welches Thema es geht,“ sagt Jill Aburrow von Heartfelt HR und Autorin von Redundancy With Love.

Aus praktischer Sicht bedeutet dies, dass Sie sicherstellen müssen, dass Mitarbeitende eine Möglichkeit haben, Feedback an HR zu geben – sei es über eine Intranetseite, regelmäßige Meetings, Umfragen oder jede andere Form der bidirektionalen Kommunikation.

Zeigen Sie Mitarbeitenden explizit, dass Sie gehört haben, was sie sagen; ich erinnere mich daran, wie ich in einer Firma „Sie sagten, wir handelten“-Kampagnen durchführte, um nachzuhalten, dass die Stimme der Mitarbeitenden gehört und darauf reagiert wurde.

Halten Sie es einfach

Helen Bailey, Leiterin für Lernen und Entwicklung bei Strategi Solutions, fordert HR-Kommunikatoren auf, „es einfach zu halten“.

„Wenn Sie eine Webseite verwenden, überlegen Sie, wie viele Klicks es braucht, um an die benötigten Informationen zu gelangen. Denken Sie daran, wie einfach es wäre, diese zu pflegen.“ Sie sagt, man sollte verschiedene Methoden nutzen – „Videos, Animationen, Bilder“ – um die Inhalte „frisch und dynamisch“ zu halten.

Jonathan Davies rät uns außerdem, wo möglich zu automatisieren und die Vielzahl an KI-basierten Technologien zu nutzen, die mittlerweile auf dem Markt sind.

Diversity berücksichtigen

Sofern Sie nicht ausschließlich Klone einstellen, ist jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter anders. Das bedeutet, dass Sie verschiedene Lernstile und Kommunikationspräferenzen berücksichtigen müssen – manche Menschen können sich zum Beispiel nicht gut auf Audio konzentrieren, also sollten Sie nach Telefonaten schriftliche Notizen verschicken oder Videotranskripte bereitstellen.

Doch es geht nicht nur um den Stil. Georgia Emms erinnert daran, dass sich in jeder Mitarbeitendengruppe auch unterschiedliche Ansichten und Hintergründe finden. Sie sagt, dass das Einsetzen von echten Beispielen und die Kraft des Storytellings eine „unterhaltsame, ansprechende und persönlichere Art der Kommunikation“ sein kann.

„Ich habe mit einer Kundin daran gearbeitet, mithilfe von Storytelling die Nutzung ihrer erweiterten Elternzeitregelung für Väter zu fördern“, sagt sie. „Ein Mitglied ihres Führungsteams hat vor Antritt des Urlaubs ein kurzes Video aufgenommen und offen darüber gesprochen, warum es für ihn, seine Frau und Familie wichtig war. Dieses Video wurde auf einem internen Kommunikationskanal veröffentlicht, zusammen mit einem Follow-up und einer Erinnerung an die Richtlinie von HR. Es diente nicht nur zur Erinnerung an die Richtlinie selbst, sondern hatte den größten Effekt darin, anderen die ‚Erlaubnis‘ zu geben, es ebenso zu tun und keine Angst davor zu haben, dass eine längere Abwesenheit Auswirkungen auf ihre Rolle haben könnte.“

Bringen Sie Ihr Publikum zum Fühlen und Handeln

Wie möchten Sie, dass sich Ihr Publikum infolge dieser Kommunikation fühlt? Welche Handlung möchten Sie auslösen? Diese Fragen sollten im Kern jeder HR-Kommunikation stehen, sagt Danny Wareham:

Stellen Sie fest, ob eine Kommunikation überhaupt nötig ist. Wenn der Zweck nicht verlangt, dass sich das Publikum anders fühlt, anders handelt oder Informationen versteht/erinnert, brauchen wir die Kommunikation dann wirklich?
Setzen Sie klare Erwartungen, wie ein gutes Ergebnis aussieht. Das schafft Verantwortlichkeit für die spätere Erfolgsmessung.
Nehmen Sie Medium und Inhalt zeitweise heraus. So kann die Kommunikationsverantwortliche oder der -verantwortliche die beste Herangehensweise, das geeignetste Medium, den Zeitplan und den Prozess definieren, um die gewünschte Botschaft mit nachweisbarem Effekt der richtigen Zielgruppe zu vermitteln.

Nutzen Sie Technologie, um Ihre HR-Kommunikationsstrategie zu unterstützen

Wenig überraschend für jemanden aus der Kommunikations-IT hat Jonathan Davies viel darüber zu sagen, wie Technologie ein essenzieller Partner für HR werden kann.

„Sie verfügen bereits über zahlreiche Kommunikationskanäle im Unternehmen, und jeder von ihnen hat seine eigenen Stärken und Schwächen,“ sagt er. „E-Mails sind der Standard für Ankündigungen, aber sie schaffen keine Einbindung und fördern definitiv keine digitale, bidirektionale Kommunikation. Slack, Teams oder andere Instant Messaging Tools eignen sich hervorragend für lockere Gespräche, 1:Gruppe- oder 1:Viele-Kommunikation, werden aber oft mit Kurzmitteilungen überflutet und verlieren schnell den inhaltlichen Fokus. Intranets können an einem Ort unterschiedlichste Botschaften bündeln, kämpfen aber häufig mit niedrigen Nutzungsraten, fehlender Aktualität oder schlicht mit Unzufriedenheit bei den Usern.

„Was immer Sie tun, verschicken Sie bitte nicht einfach nur einmal im Quartal einen HR-Newsletter und erwarten, dass das ausreicht. Das Marketing passt seine Botschaften an verschiedene Kanäle an, um die Zielgruppe zu erreichen und etwas zu verankern. Das können Sie auch.“

Achten Sie auf die Herausforderungen

Egal wie ausgeklügelt Ihre Strategie ist, Herausforderungen wird es immer geben. Unsere Expert:innen berichteten mir von einigen Lücken und Problemen, die sie in ihrer Karriere erlebt haben, darunter:

Fehlende Konsistenz in den Prozessen
Fehlende klare Absicht
Missverständnisse, die zu Vertrauensverlust oder Groll führen können
Das Zerbrechen von Beziehungen unter Kolleg:innen
Inkonsistenz in der Kommunikation, was zu Verwirrung führen kann
Verlassen auf eine Top-down-Strategie
Kommunikation nur um der Kommunikation willen, was lediglich zusätzlichen Lärm verursacht
Mitarbeitende nicht in den Prozess einbinden
Spannungen zwischen HR und der weiteren Kommunikationsabteilung darüber, wer was verantwortet
Kommunikation bleibt statisch, sodass sie im Hintergrund verschwindet
Zu starke Fokussierung auf Richtlinien und Verfahren, ohne die ganze Person zu berücksichtigen
Arbeiten in Silos, was zu schlechter Kommunikation führt
Keine Abstimmung mit der internen Kommunikationsstrategie bei der Entwicklung des HR-Kommunikationsplans

Wie Danny Wareham sagt: „Kommunikation findet statt, ob wir sie veröffentlichen oder nicht.

Im Vakuum deuten Menschen die Dinge auf ihre eigene Weise. Ohne eine starke, zielgerichtete Kommunikationsstrategie riskieren wir, die Kontrolle über die Erzählung zu verlieren – und das rückgängig zu machen, was über die "Buschtrommeln" verbreitet wurde, ist viel schwieriger.“

Ende der Kommunikation

Effektive Kommunikation hält die Welt in Bewegung – und sie ist besonders wichtig für HR-Teams, die Veränderungen vermitteln, die Unternehmenskultur pflegen und die Mitarbeitenden einbinden müssen.

HR-Kommunikation kann viel mehr umfassen als nur Stundenzettel und Benefits; gehen Sie aktiv ins Unternehmen, bauen Sie Beziehungen zu Führungskräften, interner Kommunikation und Marketing auf.

Bauen Sie Ihre eigenen HR-Kommunikations-Champions auf, um die Botschaften effektiv zu verbreiten. Und geben Sie auch den Mitarbeitenden eine Stimme – die Stimme der Mitarbeitenden war noch nie so wichtig, und mit dem Aufbau digitaler Mitarbeiter-Communities kann HR dazu beitragen, echte bidirektionale Kommunikation zu ermöglichen.

Dieses Thema ist so wichtig, dass wir umfangreiche Ressourcen dafür bereithalten. Hören Sie doch in unseren Podcast über die Verbesserung von Geschäftsabläufen durch interne Kommunikation hinein oder werfen Sie einen Blick auf unsere aktuelle Liste der besten Mitarbeitenden-Kommunikationssoftwares oder Kommunikationssoftwares und -Apps.

Sie können auch an der Diskussion in der People Managing People Community teilnehmen, einer unterstützenden Community von HR- und Wirtschaftsführungskräften, die eine Leidenschaft dafür haben, Organisationen der Zukunft aufzubauen.

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