Was ist Mitarbeitereinführung? Expertenratgeber + Vorlage
Ein positiver erster Eindruck ist entscheidend, um die Grundlage für eine erfolgreiche Beschäftigung zu schaffen.
Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, ein wirkungsvolles Onboarding-Programm für neue Mitarbeitende zu gestalten, das einen bleibenden Eindruck hinterlässt und neue Beschäftigte zum Erfolg motiviert.
Wir erklären, was Mitarbeiter-Einführung bedeutet, warum sie wichtig ist und welche Top 10 Aktivitäten Ihr Einführungsprogramm für neue Mitarbeitende enthalten sollte – inklusive Tipps für Remote-Mitarbeiter.
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Was ist Mitarbeiter-Einführung?
Mitarbeiter-Einführung ist der Prozess, neue Mitarbeitende mit der Mission, Kultur und Struktur des Unternehmens vertraut zu machen und dabei deren Aufgabenbereich sowie Erwartungen zu klären.
Der Prozess umfasst eine Vorstellung der Unternehmensmission und -werte, Firmenrichtlinien, Leistungen, Vorstellungsrunden und die Tools, mit denen sie arbeiten werden.
Ein effektives Mitarbeiter-Einführungsprogramm:
- Macht neuen Teammitgliedern die Unternehmensregeln und Erwartungen bewusst
- Hilft ihnen, wichtige Einstellungsunterlagen auszufüllen
- Beantwortet alle Fragen oder Bedenken, die sie vor dem Start in ihre neue Position haben
- Bietet die Gelegenheit, Kollegen kennenzulernen, sich auszutauschen und Beziehungen zu knüpfen.
Dies trägt zu einem insgesamt großartigen Onboarding-Erlebnis bei, ermöglicht neuen Mitarbeitenden einen schnelleren Einstieg und senkt die Fluktuation.
Viele Elemente können standardisiert werden, wie etwa eine verpflichtende Einführungspräsentation oder die Lektüre des Mitarbeiterhandbuchs, doch das Erlebnis wird selbstverständlich individuell leicht variieren.
Onboarding vs. Mitarbeitereinführung
Der wichtigste Unterschied zwischen Onboarding und Mitarbeitereinführung liegt in Umfang und Dauer:
- Mitarbeitereinführung ist ein einmaliges Ereignis, das sich auf die Vorstellung der neuen Mitarbeitenden im Unternehmen konzentriert und dabei grundlegende Themen wie Richtlinien, Leistungen und einen Überblick über die Rolle beinhaltet.
- Onboarding ist ein längerer Prozess, der sich über Wochen oder Monate erstreckt. Ziel ist die vollständige Integration der Mitarbeitenden ins Unternehmen, das Knüpfen von Beziehungen, Kompetenzaufbau und eine nachhaltige Produktivität.
Kurz gesagt: Die Mitarbeitereinführung ist Bestandteil des Onboardings, das aber umfassender und langfristiger ausgelegt ist.
| Einführung | Onboarding |
| 1 Woche | 90+ Tage |
| Ausgewählte Aktivitäten mit Fokus auf Teameinbindung | Vollständige Bandbreite an Onboarding-Aktivitäten |
Vorteile einer guten Mitarbeitereinführung
Stellen Sie sich vor, Sie haben das Preboarding durchlaufen und treten Ihre neue Stelle an. Doch die erste Woche wirkt chaotisch und unpersönlich – kein besonders gelungener Start, oder?
Ein gutes Einführungsprogramm führt zu:
Mehr Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit
Ein gutes Einführungsprogramm kann das Engagement und die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender deutlich steigern, indem es ihnen das Gefühl gibt, wertgeschätzt und unterstützt zu sein und Teil des Teams zu werden.
Schneller produktiv
Eine effektive Einführung hilft neuen Mitarbeitenden, ihre Rolle und Verantwortlichkeiten besser zu verstehen. So können sie schneller und effizienter produktiv werden.
Sie erhalten einen klaren Überblick darüber, was von ihnen erwartet wird, wie sie in die Organisation eingebunden sind, an wen sie sich wenden können und welche Tools sie nutzen.
Geringere Fluktuation
Ein Bericht von Job Seeker Nation ergab, dass 30 % der Menschen innerhalb der ersten 90 Tage nach Arbeitsantritt wieder kündigen.
Die Einführung hilft neuen Mitarbeitenden, ihre Rolle zu verstehen und unterstützt sich zu fühlen – das verringert in der Regel die Wechselbereitschaft. So werden die Kosten und Störungen durch hohe Fluktuation gesenkt.
Stärkere Unternehmenskultur
Wie bereits erläutert, führen Einführungsprogramme neue Mitarbeitende an die Unternehmenskultur, Werte und Normen heran.
Dadurch können sie sich schneller integrieren, sich mit den Erwartungen des Unternehmens identifizieren und eine insgesamt stärkere, einheitliche Arbeitskultur fördern.
Abschluss von Compliance- und Sicherheitsschulungen
Die Einführungsveranstaltung ist eine Gelegenheit, neue Mitarbeitende über Compliance-Fragen, Unternehmensrichtlinien und Sicherheitsprotokolle aufzuklären, wodurch das Risiko von Zwischenfällen am Arbeitsplatz und rechtlichen Problemen verringert wird.
Best Practices für die Einführung neuer Mitarbeitender
Klare Zielsetzung
Machen Sie sich klar, welches Erlebnis der oder die neue Mitarbeitende am ersten Tag und in der ersten Woche haben soll und worauf der Fokus liegt (z. B. Menschen, Produkte, Unternehmenskultur, usw.).
Überraschungen minimieren
Informieren Sie neue Mitarbeitende im Voraus darüber, wie ihr erster Tag und ihre erste Woche aussehen werden, alles von der Kleiderordnung (oder eben keiner!), bis hin zu Dingen, die sie mitbringen müssen. Das hilft, Stress abzubauen, der vor dem ersten Tag entstehen kann.
Vorbereitung im Voraus
Erstellen Sie eine Checkliste für neue Mitarbeitende, planen Sie Meetings und Schulungen frühzeitig, richten Sie den Arbeitsplatz her und informieren Sie andere Teammitglieder, damit sie unterstützen können.
Mit einer klaren Struktur wissen alle Beteiligten, was ihre Aufgaben sind und es wird sichergestellt, dass nichts Wichtiges übersehen wird.
Sie können unsere Vorlage für eine Onboarding-Checkliste nutzen, um den Einstieg zu erleichtern.
Herzliches Willkommen schaffen
Ein herzliches und persönliches Willkommen, das die eigene Unternehmenskultur widerspiegelt, sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeitende wertgeschätzt fühlen.
Kleine Gesten wie ein Willkommenspaket oder ein individuell gestalteter Arbeitsplatz hinterlassen einen bleibenden positiven Eindruck.
Fokus auf Unternehmenskultur
Die Einführungsveranstaltung bietet die perfekte Gelegenheit, neue Teammitglieder in die Unternehmenskultur einzuführen.
Teilen Sie die Mission, Vision und Werte des Unternehmens und nutzen Sie echte Geschichten oder Beispiele, die diese Prinzipien in der Praxis zeigen.
Das hilft Mitarbeitenden, sich emotional mit dem Unternehmenszweck zu verbinden.
Informationsfluss ausbalancieren
Vermeiden Sie es, neue Mitarbeitende am ersten Tag mit zu vielen Informationen zu überfordern. Teilen Sie die Inhalte in überschaubare Einheiten und setzen Sie auf ansprechende Formate wie Videos, Rollenspiele oder interaktive Diskussionen, um die Einführung interessant und wirkungsvoll zu gestalten.
Legen Sie ein angemessenes Tempo fest und sorgen Sie für ausreichend Pausen und freie Zeiten.
Geduld üben
Bedenken Sie, dass neue Teammitglieder mit hoher Wahrscheinlichkeit Fehler machen, Teile des Programms vergessen oder einzelne Schritte auslassen, während sie sich einarbeiten.
Erwartungen klarstellen
Ermöglichen Sie neuen Mitarbeitenden einen gelungenen Start, indem Sie die Arbeitserwartungen und ersten Ziele klar kommunizieren. Führen Sie sie durch zentrale Tools, Abläufe und Prozesse, die in ihrer Rolle wichtig sind, und stellen Sie sicher, dass sie Klarheit und die nötigen Ressourcen haben, um erfolgreich zu sein.
Verbindungen fördern
Schaffen Sie Möglichkeiten, damit neue Mitarbeitende Beziehungen im Unternehmen aufbauen können. Planen Sie Teamvorstellungen, Einzelgespräche mit Führungskräften oder ungezwungene Treffen wie Kaffeepausen, damit sie sich vom ersten Tag an integriert und unterstützt fühlen.
Technologie nutzen
Tools wie HRIS-Software, Learning-Management-Systeme, Schulungssoftware und Onboarding-Tools bieten automatisierte und integrierte Lösungen, um die Vielzahl an Aufgaben im Rahmen der Einführung zu bewältigen.
Feedback einholen
Feedback ist entscheidend, um den Einführungsprozess zu verbessern. Befragen Sie neue Mitarbeitende zu ihren Erfahrungen und nutzen Sie deren Einschätzungen, um Ihr Onboarding-Programm für künftige Teammitglieder weiterzuentwickeln.
Neben persönlichem Feedback sind Onboarding-Umfragen ein hilfreiches Mittel, um Rückmeldungen zur Einführung und zum Onboarding allgemein zu sammeln.
Was sind die Top 10 Einführungsmöglichkeiten für neue Mitarbeitende?
Die Arten von Onboarding-Aktivitäten unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Sie hängen im Wesentlichen von den bestehenden Richtlinien und Prozessen ab, die Sie bereits etabliert haben, und davon, wieviel Zeit Sie für das Onboarding aufwenden können.
Wenn Sie in einem kleinen Unternehmen oder Startup arbeiten, in dem die Zeit knapp und es kaum formale Regeln und Abläufe gibt, kann das Onboarding darin bestehen, einen Tag dafür zu nutzen, das Team kennenzulernen und den Arbeitsplatz einzurichten.
In einem etablierten Unternehmen umfasst das Onboarding in der Regel eine größere Anzahl von Aktivitäten.
- Einzelgespräch mit der direkten Führungskraft
- Kontakt zu neuen Kolleg:innen
- Austausch mit dem Führungsteam
- Mit einer Ansprechperson oder Mentor:in zusammenbringen
- Erforderliche Formulare und Unterlagen ausfüllen
- Mitarbeiterhandbuch und Unternehmensrichtlinien durchgehen
- Rundgang durch das Büro oder die Einrichtung
- Arbeitsplatz und Arbeitsumgebung einrichten
- Praktische Erfahrungen mit den Produkten und/oder Dienstleistungen des Unternehmens sammeln
- Ziele setzen und Schulungen koordinieren
1. Einzelgespräch mit der direkten Führungskraft
Einzelgespräche (1:1 Meetings) sind ein entscheidender Baustein, um positive und produktive Beziehungen zwischen Ihnen und Ihrem Team aufzubauen und weiterzuentwickeln.
Ihr erstes 1:1-Meeting können Sie nutzen, um die Agenda des Einführungsprogramms zu besprechen, eine Vertrauensvereinbarung zu treffen, einige Teamnormen zu erklären und sogar die Stellenbeschreibung gemeinsam durchzugehen.
Sie können das Gespräch auch nutzen, um Ihrem neuen Teammitglied mögliche Sorgen zu nehmen und die Vorfreude auf die bevorstehenden Aufgaben zu stärken!
Profi-Tipp: Starten Sie die Einzelgespräche direkt; machen Sie dies idealerweise gleich zur allerersten Aktivität am ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeitenden.
2. Kontakt zu neuen Kolleg:innen
Es ist nicht immer einfach, „die Neue" oder „der Neue" zu sein. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie neue Mitarbeitende dabei unterstützen können, Kontakte im Team zu knüpfen und das Gefühl von Zugehörigkeit und Integration zu fördern. Seien Sie ruhig kreativ in der Ausgestaltung!
Profi-Tipp: Neue Mitarbeitende beim in Vancouver ansässigen Softwareunternehmen Thinkific füllen vor ihrem ersten Tag einen Fragebogen mit ein paar unterhaltsamen Informationen aus, zum Beispiel ihrem Lieblingsessen oder der größten persönlichen Errungenschaft. Pünktlich zum Start werden ihre Antworten im Slack-Kanal des Unternehmens geteilt, um allen einen Einblick in die Persönlichkeit der oder des Neuen zu geben. Bestehende Teammitglieder können dann direkt in den Thread springen und persönlich begrüßen.
3. Austausch mit dem Führungsteam
Bindet man eine Führungskraft wie etwa die Geschäftsleitung oder den Gründer/CEO in die Orientierung ein, etwa indem diese eine Führung durchs Büro oder eine Unternehmenspräsentation übernehmen, bekommen neue Mitarbeitende die Gelegenheit, die Unternehmenskultur kennenzulernen, mehr über die Historie der Firma zu erfahren, Werte und gewünschte Verhaltensweisen zu verstehen und einen Überblick über die Ziele des Unternehmens zu erhalten.
Das trägt außerdem dazu bei, dass sich neue Mitarbeitende wertgeschätzt fühlen und eine Verbundenheit zum Führungsteam aufbauen.
Profi-Tipp: In meiner früheren Rolle als Führungskraft habe ich bei der Einführung jede:r neuen Mitarbeitenden eine Stunde gewidmet (heute wäre das auch virtuell möglich), um gemeinsam die Vision und die Unternehmensmission zu besprechen, zu erklären, wie unsere Produkte von den Kund:innen genutzt werden, und wie das neue Teammitglied selbst zur Erreichung unserer Ziele beiträgt.
4. Mit einer Ansprechperson oder Mentor:in zusammenbringen
Laut Greenhouse, einem Anbieter von Recruiting-Software, gilt: „Eine Möglichkeit, neuen Mitarbeitenden das Ankommen zu erleichtern, ist ein Buddy-System, bei dem jede:r Neue eine:n erfahrenere:n Kolleg:in zur Seite gestellt bekommt.“
Bei Greenhouse wird jede:r Neue mit jemandem aus einer anderen Abteilung zusammengebracht. Die „Buddies“ machen direkt nach dem ersten Onboarding einen Rundgang durchs Büro und gehen im Anschluss mit ihren jeweiligen Buddies am ersten Arbeitstag gemeinsam zum Mittagessen.
So haben neue Mitarbeitende gleich ein bekanntes Gesicht im Büro und eine Anlaufstelle für alle alltäglichen Fragen.
5. Erforderliche Formulare und Unterlagen ausfüllen
Der Papierkram ist ein notwendiger, aber oft langweiliger Teil des Onboarding-Prozesses und es ist vorteilhaft, wenn Ihr neues Teammitglied so viele der erforderlichen Formulare wie möglich vor seinem ersten Arbeitstag ausfüllt.
Viele HRIS-Systeme ermöglichen das digitale Ausfüllen wichtiger Onboarding-Formulare, sodass neue Mitarbeitende diese bequem im Voraus erledigen können. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Sie sich am ersten Arbeitstag auf die wichtigeren und spannenderen Aspekte der neuen Stelle konzentrieren können.
Während der Einführung kann die Personalabteilung Ihrem neuen Mitarbeitenden dabei helfen, noch offene Dokumente zu prüfen und zu vervollständigen.
Profi-Tipp: Eine Idee von Jordan Boogaard bei Eddy HR ist, die während des Onboardings gesammelten Informationen für eine Belohnung der neuen Mitarbeitenden nach Abschluss des Papierkrams zu nutzen, z.B. indem Sie mit dem Wissen über das Lieblingsrestaurant einen Gutschein vergeben.
6. Mitarbeiterhandbuch und Unternehmensrichtlinien durchgehen
Das Mitarbeiterhandbuch ist ein zentrales Instrument für das Onboarding neuer Mitarbeitenden und sollte von Ihnen (oder HR) gemeinsam mit dem neuen Mitarbeitenden im Rahmen des Orientierungsprozesses besprochen werden.
Es dient dazu, neue Mitarbeitende über die Regeln und Prozesse zu informieren, die die Arbeitsbeziehung bestimmen, sowie über Rechte, Pflichten und erwartetes Verhalten von Arbeitgeber und Arbeitnehmenden.
Einige Mitarbeitende wissen vielleicht nicht, was ein Employer of Record ist oder was eine professionelle Arbeitgeberorganisation ist, daher sollte das Handbuch die Struktur der Beziehung erläutern und aufzeigen, an wen sich Mitarbeitende in unterschiedlichen Situationen wenden können.
Profi-Tipp: Das Mitarbeiterhandbuch und zentrale HR-Richtlinien, wie zum Beispiel zu Belästigung, Diversität und Gleichberechtigung, Urlaub sowie Gesundheits- und Arbeitsschutz, sollten vorab als Teil des Willkommenspakets versendet werden. So kann die Zeit während der Einführung für Rückfragen oder Bedenken genutzt werden. Eine Software für Mitarbeiterhandbücher kann Sie bei der Erstellung und Pflege eines effektiven Handbuchs unterstützen.
7. Eine Begehung der Arbeitsstätte bzw. des Büros machen
Je nach Größe Ihrer Organisation verfügen Sie vielleicht über ein kleines Büro oder gleich über ein ganzes Gebäude.
In jedem Fall ist es wichtig, Ihr neues Teammitglied durch die Arbeitsumgebung zu führen, damit es sich zurechtfindet. Dies ist zugleich eine gute Gelegenheit, neue Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen (denken Sie aber daran, neue Mitarbeitende nicht mit zu vielen Namen und Gesichtern zu überfordern).
Profi-Tipp: Werden Sie kreativ bei der Bürotour! Machen Sie zum Beispiel eine Schnitzeljagd daraus – zum Beispiel mit Hilfe von Diensten wie Strayboots oder Goosechase.
8. Arbeitsplatz und Arbeitsausstattung einrichten
Ob es sich um einen Laptop handelt, der für die Arbeit im Homeoffice eines Remote-Mitarbeitenden geliefert wird, oder um einen eigenen, voll ausgestatteten Büroarbeitsplatz mit Möbeln, Computer, Drucker und Mobiltelefon – alles, was Ihr neues Teammitglied für einen erfolgreichen Start benötigt, sollte im Vorfeld bereitgestellt sein.
Profi-Tipp: Führen Sie eine vollständige Liste aller notwendigen Arbeitsmittel und Ausstattungen in Ihrer Onboarding-Checkliste, damit nichts vergessen wird (ich erinnere mich an einen Fall, in dem ein Manager vergessen hatte, einen Laptop für einen neuen Mitarbeitenden zu bestellen – der Mitarbeitende musste dann zwei Wochen warten!).
9. Praktische Erfahrung mit Produkten und/oder Dienstleistungen des Unternehmens
Es gibt keinen besseren Weg, jemandem zu vermitteln, was eine Organisation ihren Nutzerinnen, Nutzern und Kundschaft bietet, als die Möglichkeit zur eigenen Erfahrung.
So wird von Starbucks-Baristas beispielsweise erwartet, dass sie die Unterschiede zwischen zahlreichen Getränken erklären können. Am ersten Arbeitstag nehmen neue Mitarbeitende an Kaffeeverkostungen teil, die durch die Filialleitung durchgeführt werden.
Ähnlich war es in meinem früheren Unternehmen: Jede neue Mitarbeiterin und jeder neue Mitarbeiter konnte eine unserer industriellen Digitalkameras ausprobieren und erhielt eine Führung durch die Produktionsstätte.
10. Ziele festlegen sowie Training und Weiterentwicklung koordinieren
Das Onboarding-Programm ist nur ein Teil der gesamten Einarbeitung Ihrer neuen Mitarbeitenden. Um die Weichen für die weitere Entwicklung zu stellen, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem neuen Teammitglied:
- Leistungsziele für 30, 60 und 90 Tage festlegen,
- Schulungen und Kompetenzentwicklung koordinieren und
- die Integration in die Unternehmenskultur und das Team weiter fördern.
Diese Aktivitäten sind umfangreiche Aufgaben, und die Einarbeitungsphase kann eine hektische Zeit sein. Machen Sie sich daher keine allzu großen Sorgen, wenn Sie diese Punkte nicht gleich am ersten Tag oder sogar in der ersten Woche Ihres neuen Mitarbeiters erledigen. Stellen Sie einfach sicher, dass sie so schnell wie möglich bearbeitet werden, um das Onboarding am Laufen zu halten!
BONUS: So gestalten Sie ein Remote-/virtuelles Onboarding unterhaltsam und ansprechend
Eine ansprechende Umgebung zu schaffen, die den Aufbau von Beziehungen ermöglicht, kann herausfordernd sein. Ein wichtiger Punkt ist Ihre Unternehmenskultur – dies ermöglicht es Ihnen, relevante und passende Elemente in das virtuelle Onboarding einzubauen.
Hier sind fünf Wege, wie Sie Ihr Remote-Onboarding effektiver und fesselnder gestalten:
1. Senden Sie ein „Willkommens-/Überlebenspaket“
Schicken Sie ein Willkommenspaket an die Wohnadresse der neuen Remote-Mitarbeiter, um schon vor dem ersten Arbeitstag eine Beziehung aufzubauen. So fühlen sie sich schnell als Teil der Organisation. Mögliche Inhalte für Ihr Care-Paket sind:
- Firmenprodukte (sofern relevant) wie T-Shirts mit Logo und anderes Werbematerial
- Ein Licht-Ring für mögliche Videokonferenzen
- Eine vakuumisolierte, firmeneigene Flasche (z. B. eine Thermoskanne)
- Eine persönliche Nachricht vom Geschäftsführer/Abteilungsleiter zur Begrüßung im Unternehmen
2. Senden Sie eine elektronische Geschenkkarte
Laden Sie Ihren neuen Remote-Mitarbeitenden am Onboarding-Tag zum Frühstück/Mittagessen ein und verbringen Sie das Mittagessen gemeinsam mit allen neuen Beschäftigten, um sich besser kennenzulernen.
Selbstverständlich sollten Sie auf Ernährungsbeschränkungen und Vorlieben achten. Um Überraschungen zu vermeiden, ist es hilfreich, ihnen vor dem ersten Tag einen Fragebogen zu schicken, in dem Sie unauffällig nach Lieblingsgerichten/-restaurants fragen und ihnen dann einen passenden Gutschein senden.
3. Sorgen Sie für Gastredner während des Onboardings
Binden Sie Gastredner aus dem eigenen Team/der eigenen Abteilung sowie aus anderen Teilen der Organisation ein, von denen sie später abhängig sein werden:
- Zum Onboarding kann es gehören, dass der jeweilige Vorgesetzte jedes neuen Mitarbeiters an der virtuellen Veranstaltung teilnimmt und für eine definierte Zeit (z. B. 30 Minuten) in einen Breakout-Raum geht. So lernen neue Mitarbeitende ihren künftigen Vorgesetzten direkt am ersten Tag kennen
- Lassen Sie Mitglieder des HR-Teams Informationen mit Bezug auf deren Rolle vorstellen (z. B. wer für die betrieblichen Zusatzleistungen zuständig ist, erklärt die Leistungen)
- Lassen Sie Führungskräfte abwechselnd Gespräche zur Unternehmenskultur führen oder zeichnen Sie ein Video auf, in dem sie über die Unternehmensmission, Werte usw. sprechen
- Bauen Sie virtuelle Kaffeepausen mit Führungskräften während des Onboardings ein. Ein Senior Leader kann zwischen den Erklärungen zu Formalitäten und Richtlinien ein virtuelles Spiel oder lockeres Gespräch zum Auflockern anbieten
4. Teilen Sie eine digitale Bibliothek für neue Mitarbeitende
Teilen Sie Standardarbeitsanweisungen, hilfreiche Hinweise, Tipps und Leitfäden, damit sich neue Mitarbeitende schneller zurechtfinden.
Dazu können ein Unternehmensglossar mit Begriffen, Abkürzungen usw. sowie nützliche Schulungen und Videos über das Unternehmen und die Unternehmenskultur gehören.
5. Veranstalten Sie eine virtuelle Schnitzeljagd
Später im Onboarding-Prozess können Sie eine virtuelle Schnitzeljagd einsetzen, um zentrale Informationen zu festigen.
Mögliche Inhalte sind zum Beispiel Punkte zur Unternehmenskultur und -geschichte, Aufgaben zur Identifikation der Mitglieder der Geschäftsleitung sowie Informationen oder Beispiele zu den Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens.
Gestalten Sie die Schnitzeljagd thematisch passend zu einem bevorstehenden Feiertag, Event oder Film und verknüpfen Sie sie mit wichtigen Informationen über das Unternehmen und das Team.
Checkliste für die Mitarbeitereinführung
Vor dem ersten Tag
- Vorbereitung
- Arbeitsplatz, Werkzeuge und Ausstattung einrichten (Computer, Telefon, E-Mail, Softwarezugang).
- Einen Ablaufplan für den Onboarding-Prozess erstellen.
- Das Team über das Eintrittsdatum des neuen Mitarbeiters informieren.
- Eine Willkommens-E-Mail mit Informationen zum ersten Tag versenden (Ankunftszeit, Dresscode, Ansprechpartner).
- Dokumente
- Arbeitsverträge, Steuerformulare und Unterlagen zur Direktüberweisung vorbereiten.
- Materialien zur Anmeldung betrieblicher Zusatzleistungen organisieren.
Erster Tag
- Willkommen und Einführung
- Begrüßen Sie den neuen Mitarbeitenden herzlich bei seiner Ankunft.
- Stellen Sie ihn seinem Vorgesetzten sowie den Teammitgliedern vor.
- Überreichen Sie ein Willkommenspaket (z. B. Firmenartikel, Handbuch, Kontaktliste).
- Überblick über die Einführung
- Geben Sie die Tages- bzw. Wochenagenda bekannt.
- Erläutern Sie den Zweck des Einführungsprozesses.
- Unternehmensüberblick
- Vorstellung der Unternehmensgeschichte, Mission, Vision und Werte.
- Heben Sie die Unternehmensstruktur und wichtige Führungskräfte hervor.
- Richtlinien und Verfahren
- Besprechen Sie das Mitarbeiterhandbuch.
- Besprechen Sie betriebliche Regelungen (Anwesenheit, Dresscode, Remote-Arbeit).
- Rundgang am Arbeitsplatz
- Zeigen Sie das Büro oder die virtuellen Arbeitsumgebungen.
- Stellen Sie wichtige Bereiche vor (Pausenräume, Sanitäranlagen, Notausgänge).
Erste Woche
- Aufgabenbereich und Erwartungen
- Erklären Sie die Rolle, Verantwortlichkeiten und Ziele des neuen Mitarbeitenden.
- Geben Sie einen Überblick über Werkzeuge, Arbeitsabläufe und zentrale Aufgaben.
- Leistungen und Vergütung
- Besprechen Sie Benefits, Zusatzleistungen und Gehaltsabrechnung.
- Unterstützen Sie bei der Anmeldung zu Leistungen, falls nötig.
- Schulungen und Ressourcen
- Stellen Sie verpflichtende Schulungsprogramme und Unterlagen vor.
- Weisen Sie erste Aufgaben oder Projekte zu, damit praktische Erfahrungen gesammelt werden.
- Beziehungsaufbau
- Vereinbaren Sie Treffen mit Teammitgliedern, Vorgesetzten und anderen wichtigen Personen.
- Planen Sie informelle Treffen oder Teambuilding-Aktivitäten.
Beispielvorlage für einen Einarbeitungsplan neuer Mitarbeitender
Jetzt sollten Sie eine gute Vorstellung davon haben, was eine Mitarbeitereinführung ist, warum sie wichtig ist und welche Aktivitäten typischerweise zu einem Einführungsprogramm gehören. Dennoch fragen Sie sich vielleicht: „Wie setze ich das alles konkret um und in welcher Reihenfolge sollten die Aktivitäten ablaufen?“
Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir eine Musteragenda für ein zweitägiges Einführungsprogramm bereitgestellt, die Sie unten herunterladen können. Sie können diese als Checkliste zur Mitarbeitereinführung nutzen, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.
Erhalten Sie unsere Vorlage für die Mitarbeitereinführung!
Von der Mitarbeitereinführung und darüber hinaus
Die Mitarbeitereinführung ist ein wichtiger Schritt in Ihrem Onboarding-Prozess – einer dieser ‘Moments of Truth’ aus der Welt der Employee Experience.
Wenn sie gelingt, trägt sie letztlich zu höherer Produktivität, Engagement, Mitarbeiterbindung und einer besseren Onboarding-Rendite bei.
Wichtige Erkenntnisse
- Beginnen Sie die Mitarbeitereinführung bestenfalls bereits vor dem ersten Arbeitstag, um die Wirkung zu maximieren
- Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeitende ausreichend Zeit mit ihrem Vorgesetzten und Kollegen verbringen
- Ein Buddy- oder Mentor-System ermöglicht schnelleren Wissenserwerb und größere Einbindung.
Im weiteren Verlauf sollte sichergestellt werden, dass neue Mitarbeitende in den ersten Monaten im neuen Job möglichst viel Unterstützung erhalten.
Dazu gehören regelmäßige Feedbackgespräche mit dem Vorgesetzten und auch Maßnahmen wie Buddy- oder Mentorenprogramme.
Es gilt als Best Practice, einen 30-60-90-Tage-Plan zu erstellen, der Standard-Elemente enthält, aber für jede Rolle und Person anpassbar ist.
Darüber hinaus sollten Sie sich anschauen, wie der Erfolg des Onboardings gemessen werden kann, um Ihren Prozess zu optimieren und stetig weiterzuentwickeln.
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