Erstellen Sie einen Onboarding-Workflow für Mitarbeitende: Leitfaden + Vorlage
Studien haben ergeben, dass rund 30 % der Mitarbeitenden ihren Job innerhalb der ersten 90 Tage kündigen und dass Unternehmen im Durchschnitt 44 Tage Zeit haben, um den langfristigen Verbleib neuer Mitarbeitenden entscheidend zu beeinflussen.
Onboarding ist mehr als nur Papierkram und Vorstellungen; es bildet die Grundlage dafür, neue Mitarbeitende in Ihre Unternehmenskultur zu integrieren, Erwartungen zu setzen und ihnen den Erfolg in ihren Positionen zu ermöglichen. Trotz dieser Bedeutung kämpfen viele Unternehmen jedoch mit Onboarding-Herausforderungen wie fehlender Struktur, schlechter Kommunikation oder einer Informationsüberflutung der neuen Kolleginnen und Kollegen.
In diesem Artikel erläutern wir, warum die Optimierung Ihres Onboarding-Workflows ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Mitarbeitenden und das Wachstum Ihres Unternehmens ist, mit welchen typischen Stolpersteinen Unternehmen zu kämpfen haben und wie Sie einen Onboarding-Prozess gestalten, der neue Mitarbeitende – und Ihr gesamtes Team – auf Erfolgskurs bringt.
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Was ist der Onboarding-Workflow?
Ein Onboarding-Workflow für Mitarbeitende ist ein strukturierter Prozess, der neue Teammitglieder durch ihre ersten Wochen (oder Monate) im Unternehmen führt und einen reibungslosen und effizienten Übergang in ihre Rolle ermöglicht.
Er beschreibt die Schritte, Aufgaben und Ziele, die neue Mitarbeitende absolvieren müssen, um erfolgreich in das Unternehmen integriert zu werden.
Wie im weiteren Verlauf deutlich wird, beginnt in Spitzenunternehmen der Onboarding-Workflow bereits nach der Vertragsannahme und kann in einigen Fällen bis zu einem Jahr andauern.
Zu den üblichen Aktivitäten zählen grundlegende Verwaltungsschritte wie das Ausfüllen der erforderlichen Unterlagen bis hin zu Graduierungsfeiern.
Schlüsselfasen des Onboarding-Workflows
Um den Ablauf zu erleichtern, bietet es sich an, den Onboarding-Workflow in verschiedene Phasen zu unterteilen und am Ende jeder Phase ein Check-in oder eine Umfrage durchzuführen.
Preboarding
Erinnern Sie sich, wie ich erwähnt habe, dass Spitzenunternehmen das Onboarding bereits vor dem offiziellen Start beginnen? Die Preboarding-Phase dreht sich darum, neue Mitarbeitende auf ihren ersten Tag vorzubereiten und ihnen das Gefühl zu geben, startklar – oder zumindest motiviert – zu sein.
Diese Phase umfasst verwaltungstechnische Aufgaben wie das Unterzeichnen von Verträgen, Ausfüllen von Formularen und die Vorbereitung der IT-Ausstattung (z. B. E-Mail-Konten, Softwarezugänge).
Es sind aber auch kleine Dinge, die Nervosität mindern und einen positiven ersten Eindruck hinterlassen: Dazu gehören das Versenden eines Begrüßungsschreibens, ein Ablaufplan für die erste Woche oder ein Mitarbeiterhandbuch, damit sich die Neuen informiert und motiviert fühlen.
Ein gut vorbereitetes Preboarding zeigt die Professionalität Ihres Unternehmens und reduziert Unsicherheiten am ersten Tag.
Orientierung
In der ersten Woche steht ein starker erster Eindruck im Vordergrund, damit sich neue Mitarbeitende willkommen und wertgeschätzt fühlen.
Aktivitäten können eine Besichtigung der Räumlichkeiten, die Einführung in Mission, Werte und Unternehmensrichtlinien sowie das Kennenlernen des Teams und wichtiger Ansprechpartner beinhalten.
Das Ziel ist, eine positive und ansprechende Erfahrung zu schaffen und sicherzustellen, dass Klarheit über die eigene Rolle sowie deren Bedeutung für die Unternehmensziele besteht.
Studien zeigen, dass Mitarbeitende, die sich am ersten Tag willkommen fühlen, langfristig engagierter und loyaler bleiben.
Wer frühzeitig eine Verbindung zur Unternehmenskultur herstellt, legt den Grundstein für eine nachhaltige Motivation.
Der Artikel von Mike Gibbon über Mitarbeiter-Orientierung ist hierzu sehr empfehlenswert.
0–30 Tage
Nach der Orientierung schauen wir uns an, was im Workflow der ersten 30 Tage einer neuen Position enthalten sein sollte.
Der erste Monat dient dazu, neue Mitarbeitende beim Einleben in ihre Rolle, das Team und die Unternehmenskultur zu unterstützen.
Führungskräfte bieten praktische Anleitung, fördern abteilungsübergreifende Kontakte und vereinbaren regelmäßige Feedbackgespräche, um anfängliche Fragen und Herausforderungen aufzufangen.
In dieser Phase gibt es meist die größte Überschneidung der Inhalte – unabhängig von Rolle oder Seniorität –, sodass sich besonders viele wiederverwendbare Elemente erstellen lassen.
Hier sind einige Punkte, die neue Mitarbeitende in diesen ersten 30 Tagen abdecken sollten:
- Verschaffen Sie sich Klarheit über die Rolle und Verantwortlichkeiten (sehr wichtig)
- Seien Sie sich der Mitarbeiterrichtlinien und der erwarteten Verhaltensweisen bewusst
- Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Technologie, Software und Tools, die Ihr Unternehmen nutzt, sowie über die Prozesse, die einzuhalten sind
- Lernen Sie die Mission, Vision, Werte, Produkte, das Geschäftsmodell und die Kunden Ihres Unternehmens kennen
- Verschaffen Sie sich ein Verständnis für die Stakeholder der Organisation
- Verschaffen Sie sich einen Überblick über die aktuellen Projekte, auf die sich das Unternehmen konzentriert, und über die Aufgaben, auf die Sie sich in Ihrer Rolle fokussieren sollen
- Führen Sie wöchentliche Treffen mit Ihrer Führungskraft durch
- Entwickeln Sie ein Verständnis für Ihre Unternehmenskultur und Teamnormen
- Lernen Sie Ihre Teammitglieder kennen und wissen Sie, an wen Sie sich bei welchen Themen wenden können
- Identifizieren Sie Kompetenzlücken und erstellen Sie einige kurz- und langfristige Ziele für den weiteren Verlauf des Plans.
Da die ersten 30 Tage die ersten des neuen Mitarbeiters im Büro (physisch oder virtuell) sein werden, lohnt es sich, einige wiederverwendbare Einarbeitungsaktivitäten zu entwickeln, wie z. B. Begrüßungspräsentationen, das Lesen des Mitarbeiterhandbuchs und Teammittagessen.
Die 30-60-Tage-Phase
Nachdem neue Mitarbeiter die 30-Tage-Marke überschritten haben, ist es Zeit, sich noch stärker einzubringen und aktiv zu werden.
Das in den ersten 30 Tagen gewonnene Wissen wird nun ausgebaut und in die Praxis umgesetzt. Sie können sich mehr in Projekte einbringen und beginnen, ihre Gedanken und Ideen aktiver einzubringen.
Die Rollen und Verantwortlichkeiten, die die neuen Mitarbeitenden zu Beginn kennengelernt haben? An dieser Stelle können sie beginnen, in diesen Bereichen Fortschritte zu machen.
Die KPIs, Ziele und Meilensteine, die Sie in den vorherigen 30 Tagen gesetzt haben? Daran werden sie nun arbeiten und Fortschritte erzielen.
Dies ist der Teil des 30-60-90-Tage-Plans, in dem sich jede Planung je nach Abteilung, Person oder Hierarchieebene zu unterscheiden beginnt.
Die 60-90-Tage-Phase
In dieser Phase arbeiten neue Mitarbeitende weiterhin an den KPIs, klaren Zielen und Meilensteinen, die in den ersten 30 Tagen erstellt wurden.
Da in diesem Zeitraum viel stärker auf Eigenverantwortung gesetzt wird, ist dieser Abschnitt des Plans deutlich offener gehalten und individuell zugeschnitten.
Neue Mitarbeitende arbeiten mit weniger Aufsicht an Projekten, sind stärker ins Team und in das Gesamtunternehmen eingebunden und stimmen sich mit ihren Führungskräften ab, um sicherzustellen, dass sie ihre Ziele erreichen.
Zu diesem Zeitpunkt können Teammitglieder anfangen, die neuen Kolleginnen und Kollegen selbst als Experten um Rat zu fragen. Vielleicht gründen sie ein neues Team für ein Projekt, an dem sie arbeiten.
Fehler werden weiterhin passieren, und das ist in Ordnung. Sie sind immer noch neu in der Organisation und müssen weiterhin vieles lernen.
Trotzdem muss in dieser Phase ein höheres Maß an Eigenverantwortung bestehen als zu Beginn des 90-Tage-Plans, und diese Verantwortung wächst mit der Zeit weiter.
Nach 90 Tagen
Studien zeigen, dass sich etwa 72% der neuen Mitarbeitenden innerhalb von 3 Monaten in ihrer neuen Rolle eingelebt haben, 22% nach 9 Monaten und der Rest nach etwa 10–12 Monaten.
Auch wenn sie dann schon recht selbstständig arbeiten, benötigen manche Menschen weiterhin etwas mehr Geduld und zusätzliche Unterstützung.
Im Allgemeinen verlagern Manager jedoch nun ihren Fokus darauf, langfristige Karriereziele zu unterstützen, indem sie fortgeschrittene Schulungen, Führungsmöglichkeiten oder Mentorenrollen anbieten.
Regelmäßige 1:1 Check-ins, Leistungsbeurteilungen und Karrierediskussionen sorgen dafür, dass eine fortlaufende Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen gewährleistet ist.
Forschungen bestätigen, dass ein Fokus auf kontinuierliche Entwicklung nicht nur die Mitarbeiterbindung erhöht, sondern auch die allgemeine Zufriedenheit und den Beitrag der Mitarbeitenden verbessert.
Eines der besten Dinge, die Ihre Organisation nach der 90-Tage-Phase umsetzen kann, ist das Stay-Interview.
Beim Stay-Interview werden die Mitarbeiter befragt, was bisher gut funktioniert hat und wo Verbesserungen möglich sind.
Das Stay-Interview ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Onboarding-Prozess zu verbessern. Es ist ein guter Zeitpunkt, um Fragen dazu zu stellen, wie gut der Plan gestaltet und umgesetzt wurde und wo Optimierungspotenzial besteht.
Das Feedback aus Stay-Interviews kann durch eine weitere Feedbackmethode wie Onboarding-Umfragen ergänzt werden.
Schritte zur Erstellung eines effektiven Onboarding-Workflows
Wenn Sie – wie ich – die Mitarbeitererfahrung wie ein Produkt sehen, für das man sich beim Eintritt in ein Unternehmen entscheidet, ist das Onboarding vergleichbar mit dem Kauf eines neuen HR-Software-Pakets, zum Beispiel.
Produktmanager sprechen mit Endanwendern und analysieren Daten, um reibungslose Onboarding-Erlebnisse für ihre Kunden zu schaffen – Zeit, diesen Ansatz zu übernehmen!
1. Ziele definieren
Um einen sinnvollen Onboarding-Workflow zu erstellen, beginnen Sie damit, klar zu definieren, was Sie erreichen möchten.
Beispielsweise können Ziele darin bestehen, neue Mitarbeitende mit den Compliance-Richtlinien vertraut zu machen, sie in die Unternehmenskultur zu integrieren oder sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schulungen zu neuen Tools und Prozessen abgeschlossen werden.
Best Practices:
- Identifizieren Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), um den Erfolg zu messen, zum Beispiel Abschlussquoten bei Trainings oder ein gewisser eNPS.
- Richten Sie die Onboarding-Ziele an übergeordneten Unternehmenszielen aus, wie z. B. die Mitarbeiterbindung zu erhöhen oder die Teamzusammenarbeit zu verbessern.
- Nutzen Sie das Feedback von Führungskräften, der Personalabteilung und neuen Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass die Ziele reale Herausforderungen abdecken.
2. Den Prozess gestalten
Die Gestaltung des Onboarding-Workflows sollte in Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung, Führungskräften und dem L&D-Team erfolgen, da diese unterschiedliche Perspektiven zur Mitarbeiterentwicklung und zu rollenbezogenen Anforderungen einbringen.
Die Einbindung bereichsübergreifender Stakeholder sorgt für einen umfassenden und auf die Unternehmensziele abgestimmten Prozess – und ermöglicht es, klare Verantwortlichkeiten für HR, Führungskräfte und andere Akteure zuzuweisen, um Engpässe zu vermeiden.
Stellen Sie beispielsweise sicher, dass eine fachkundige Person die Einhaltung von Compliance-Schulungen überwacht und relevante Dokumentationen leicht zugänglich sind.
Versuchen Sie für jede Phase, Aufgaben, Ziele und benötigte Materialien soweit wie möglich zu spezifizieren.
Best Practices:
- Erstellen Sie eine Onboarding-Checkliste, um den Prozess zu standardisieren und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
- Bereiten Sie Ressourcen wie ein Mitarbeiterhandbuch, Schulungsunterlagen und IT-Einrichtungsanweisungen vor. Stellen Sie diese in einem Mitarbeiter-Intranet einfach zugänglich bereit.
- Berücksichtigen Sie Flexibilität, um das Onboarding auf verschiedene Rollen zuzuschneiden, z. B. für technische oder Führungspositionen.
3. Den Workflow umsetzen
Eine reibungslose Umsetzung erfordert koordinierte Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg, damit neue Mitarbeitende alles bekommen, was sie brauchen.
Nutzen Sie Technologie wie IT-Service-Management (ITSM)-Plattformen (z. B. Jira), um den Zugang zu Hardware, Software und Netzwerken effizient zu verwalten, und Onboarding-Software, HRMS oder LMS, um Fortschritte zu verfolgen und den Workflow zu steuern.
Diese Tools können helfen, Onboarding-Aufgaben zu automatisieren, z. B. das Versenden notwendiger Unterlagen oder das Benachrichtigen von Beteiligten über offene Aufgaben, und stellen so Konsistenz in den Onboarding-Erfahrungen sicher.
Sie sind ein vergleichsweise unkomplizierter Weg, um den Onboarding-ROI zu steigern.
Best Practices:
- Planen und kommunizieren Sie Onboarding-Aufgaben frühzeitig, um Last-Minute-Probleme zu vermeiden.
- Stellen Sie eine dedizierte Ansprechperson für neue Mitarbeitende bereit, um Fragen oder Bedenken zeitnah zu klären.
4. Überwachen und Feedback einholen
Sammeln Sie regelmäßig Feedback von neuen Mitarbeitenden und deren Vorgesetzten, um die Effektivität des Onboardings zu bewerten.
Kombinieren Sie Daten aus Onboarding-Umfragen, Einzelgesprächen und Leistungskennzahlen, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
Achten Sie besonders darauf, ob sich neue Mitarbeitende ausreichend vorbereitet fühlen und ob sie sich trauen, um Hilfe zu bitten.
Best Practices:
- Verwenden Sie Leistungskennzahlen wie Time-to-Productivity oder die Bindungsrate in den ersten 90 Tagen, um den Erfolg zu messen.
- Führen Sie regelmäßige Check-ins mit Führungskräften durch, um Fortschritte neuer Mitarbeitender zu besprechen und Erkenntnisse über erfolgreiche Maßnahmen zu sammeln.
5. Evaluieren und optimieren
Nutzen Sie Feedback und Leistungsdaten, um zu messen, wie gut das Onboarding die ursprünglich gesetzten Ziele erreicht.
Identifizieren Sie Schwächen wie Lücken in der Schulung oder unklare Erwartungen und passen Sie die Abläufe entsprechend an.
Auch Rückmeldungen ausscheidender Mitarbeitender können wertvolle Hinweise für Verbesserungen liefern.
Best Practices:
- Planen Sie quartalsweise Überprüfungen des Onboarding-Prozesses, um dessen Relevanz und Wirksamkeit sicherzustellen.
- Beteiligen Sie alle Beteiligten – HR, Führungskräfte und auch neue Mitarbeitende – an der Entwicklung von Lösungen für erkannte Probleme.
- Aktualisieren Sie kontinuierlich Schulungsmaterialien und Abläufe, um Veränderungen bei Unternehmensrichtlinien oder Tools abzubilden.
Best Practices für Onboarding-Workflows
Das Onboarding ist ein Gewusel aus Aktivitäten mit vielen Beteiligten, sodass leicht etwas übersehen wird oder sich Ineffizienzen einschleichen können.
Mit einigen Best Practices lässt sich dieser Prozess jedoch effizienter und reibungsloser gestalten:
- Frühzeitig starten: Beginnen Sie das Onboarding vor dem ersten Arbeitstag, indem Sie Willkommensmaterialien zur Verfügung stellen, Konten einrichten und einen Zeitplan teilen, um den Stress am ersten Tag zu minimieren.
- Klare Zuständigkeiten vergeben: Stellen Sie sicher, dass HR, Führungskräfte und Teamleitungen ihre Verantwortlichkeiten in jeder Phase kennen, um Verzögerungen oder Verwirrung zu vermeiden.
- Das Erlebnis personalisieren: Passen Sie den Onboarding-Prozess so weit wie möglich an die jeweilige Rolle und persönliche Präferenzen an. Ein schönes Beispiel: Über einen Fragebogen die Lieblingsspeise oder Snacks erfragen und das Willkommensessen oder Geschenk entsprechend anpassen.
- Technologie nutzen: Verwenden Sie Tools wie Onboarding-Software, Lernmanagementsysteme (LMS), IT-Service-Management-(ITSM)-Plattformen und HRIS, um Aufgaben zu automatisieren und Fortschritte nachzuverfolgen.
- Integration der Unternehmenskultur priorisieren: Vergessen Sie nicht Aktivitäten, die die Unternehmenswerte vermitteln, wie Teamevents, Mentoring-Programme oder offene Gespräche über Ziele.
- Regelmäßiges Feedback ermöglichen: Planen Sie fortlaufende Check-ins, um Fortschritte zu überprüfen, Fragen zu klären und Onboarding-Pläne flexibel anzupassen.
- Über 90 Tage hinausdenken: Betrachten Sie Onboarding als fortlaufenden Prozess, bieten Sie langfristige Entwicklungsmöglichkeiten, vertiefende Schulungen und Gespräche zur Karriereentwicklung an, um Mitarbeitende langfristig zu binden.
Tools und Ressourcen:
Abschließend hier eine Zusammenfassung hilfreicher Tools und Ressourcen, die Ihnen helfen, einen großartigen Onboarding-Workflow zu gestalten:
- Onboarding-Software: Die Vorteile von Onboarding-Plattformen wie Sapling, Enboarder oder Rippling bestehen darin, dass sie End-to-End-Onboarding-Lösungen anbieten und HR-Aufgaben, Mitarbeiterbindung und automatisierte Workflows integrieren.
- Lernmanagementsysteme (LMS): Tools wie Leapsome, Docebo oder TalentLMS unterstützen die Bereitstellung von Schulungsmaterialien, die Nachverfolgung des Fortschritts und gewährleisten, dass Mitarbeitende verpflichtende Kurse absolvieren.
- HRIS/HRMS: Plattformen wie BambooHR, Workday oder UKG rationalisieren administrative Aufgaben wie Dokumentenmanagement, Leistungsanmeldungen und Lohn- und Gehaltsabrechnung.
- Aufgabenmanagement-Software: Tools wie Asana, Trello oder Monday organisieren Onboarding-Checklisten und verfolgen die Erledigung von Aufgaben in verschiedenen Abteilungen.
- IT-Service-Management (ITSM)-Plattformen: Lösungen wie Jira Service Management sorgen für eine reibungslose Einrichtung von Hardware, Software und Netzwerkzugang für neue Mitarbeitende.
- Mitarbeiterfeedback und Umfragen: Mitarbeiterbefragungs- Tools wie SurveyMonkey, Qualtrics oder Culture Amp sammeln Einblicke zum Onboarding-Erlebnis, um Prozesse zu verbessern.
- Digitale Signaturplattformen: Dienste wie DocuSign oder Adobe Sign erleichtern das Unterzeichnen von Verträgen, Verschwiegenheitserklärungen (NDA) und anderen Onboarding-Dokumenten aus der Ferne.
- Wissensaustausch-Tools: Wikis oder Intranet-Plattformen wie Confluence oder Notion zentralisieren Onboarding-Materialien und machen sie für neue Mitarbeitende zugänglich.
- Mentoring- und Kollaborationstools: Apps wie Together Platform oder MentorcliQ erleichtern die Zuordnung von Mentor:innen und Mentees und fördern die Zusammenarbeit während des Onboardings.
Fühlen Sie sich überfordert von den vielen Optionen? Wir geben Ihnen gerne Tipps zur Auswahl einer geeigneten Onboarding-Software. Sie können auch unsere praktische 30-60-90-Tage-Plan-Vorlage herunterladen, um direkt mit der Planung Ihres Onboarding-Workflows zu beginnen:
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