Leitfaden zu Preisen für Recruiting-Software 2026
Ein klares Bild von den Preisen für Recruiting-Software kann den Bewertungsprozess erheblich erleichtern. Die Kosten variieren stark je nach Unternehmensgröße, Einstellungsvolumen und benötigten Funktionen – von günstigen Tarifen für kleine Unternehmen bis hin zu maßgeschneiderten Enterprise-Lösungen.
In diesem Leitfaden geben wir einen Überblick über die typischen Preismodelle für Recruiting-Software, zeigen auf, mit welchen Kosten Sie rechnen können, erläutern die wichtigsten Faktoren, die den Preis beeinflussen, und weisen auf versteckte Gebühren hin, auf die Sie achten sollten. Am Ende wissen Sie, wie Sie effektiv budgetieren und die passende Lösung für Ihr Team auswählen.
Was kostet Recruiting-Software?
Recruiting-Software kostet in der Regel zwischen $15–$75 pro Nutzer und Monat für kleine Teams bis hin zu mehreren Tausend Dollar pro Monat für Systeme auf Enterprise-Niveau. Die meisten Anbieter haben gestaffelte Preismodelle, die sich nach der Unternehmensgröße, Nutzeranzahl, dem Einstellungsvolumen und den benötigten Funktionen richten.
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Während einige Anbieter weiterhin native Anwendungen anbieten, sind die meisten Lösungen heutzutage cloudbasierte Recruiting-Abonnements.
Recruiting-Software-Preise nach Unternehmensgröße
Hier ein schneller Überblick, mit welchen Kosten Sie je nach Unternehmensgröße rechnen können:
| Unternehmensgröße | Typische Preise | Enthaltene Leistungen |
|---|---|---|
| Kleines Unternehmen | $15–$75 pro Nutzer/Monat oder $100–$300+/Monat für Einstiegspakete | Basis-Bewerbermanagement, limitierte Stellenausschreibungen, einfache Karriereseite, E-Mail-Benachrichtigungen |
| Mittleres Unternehmen | $100–$200 pro Nutzer/Monat oder $300–$600/Monat insgesamt | Zusätzliche Funktionen wie KI-gestützte Vorauswahl, Analytik, Berichte, Integrationen |
| Enterprise* | $200–$600 pro Nutzer/Monat (manchmal bis $1,000+), oder mehrere Tausend USD/Monat | Erweiterte Automatisierung, Analytik, Integrationen, globale Compliance, individueller Support |
*Hinweis: Viele Enterprise-Anbieter geben individuelle Angebote ab, und Großunternehmen verhandeln oft unternehmensweite oder nutzungsbasierte Preise anstelle einer Abrechnung pro Nutzer.
Kleines Unternehmen
Für kleine Unternehmen mit wenigen Nutzern und einem begrenzten Funktionsumfang liegen die Kosten für Recruiting-Software meist bei $15 bis $75 pro Nutzer und Monat. Einstiegspakete beginnen in der Regel bei $100 bis $300 pro Monat, abhängig von Nutzerzahl und aktiven Stellenausschreibungen.
Viele Anbieter haben Recruiting-Software für kleine Unternehmen mit skalierbaren Preisen im Angebot, sodass mit dem Wachstum der Firma zusätzliche Funktionen hinzugefügt werden können. Einige bieten auch kostenlose oder Freemium-Versionen mit eingeschränktem Funktionsumfang, die sich zum Ausprobieren eignen, aber meist auf Integrationen, Analytik und Kundensupport verzichten.
Kleine Unternehmen nutzen gelegentlich auch Open Source HR-Software, die häufig als kostenlose Community-Edition zur Verfügung steht. Dafür müssen Sie jedoch die Implementierung und Wartung selbst übernehmen, ohne auf ein Kundensupport-Team zurückgreifen zu können.
Mittleres Unternehmen
Für mittelständische Unternehmen liegen die Kosten für Recruiting-Software meist zwischen $100 und $200 pro Nutzer und Monat oder bei etwa $300 bis $600 pro Monat für Mehrnutzerpakete.
Die Kosten variieren je nach Nutzeranzahl und Funktionen wie KI-basierter Bewerbervorauswahl, fortgeschrittener Analytik, gebrandeten Karriereseiten und individuellen Integrationen mit anderer HR-Software.
Großunternehmen
Recruiting-Software für Unternehmen kann $200–$600 pro Nutzer und Monat kosten, in Einzelfällen mit hoher Individualisierung auch $1.000+ pro Nutzer. Üblicher ist jedoch, dass Unternehmen einige Tausend USD pro Monat auf Basis eines unternehmensspezifischen Vertrags zahlen.
Solche Lösungen eignen sich für sehr hohes Einstellungsvolumen, globale Teams und komplexe Abläufe. Sie enthalten oft KI-basierte Analytik, fortgeschrittene Integrationen, Compliance-Tools und dedizierten Support. Die Preisgestaltung ist meist individuell und wird ausgehandelt – bei großen Verträgen sind Rabatte üblich.
Vergleich der Preise für Recruiting-Software
Bei so vielen Recruiting-Tools auf dem Markt kann es schwierig sein, Preise auf einen Blick zu vergleichen. Um das zu erleichtern, haben wir eine Auswahl beliebter Recruiting-Software-Plattformen gesammelt und deren Einstiegskosten, Testmöglichkeiten und wichtige Preisinformationen zusammengefasst.
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| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für die Automatisierung von personalisiertem Outreach | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $119/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für großvolumige Kandidatenakquise | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 3 | Am besten für interne Talentakquisitions- und HR-Teams | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $600/Monat (Jahresvertrag) | Website | |
| 4 | Am besten geeignet, um qualifizierte passive Kandidaten mit KI zu finden | Die erste Stellenausschreibung ist kostenlos | Ab $129/Job/Monat | Website | |
| 5 | Am besten für den Zugang zu Recruiting-Netzwerken | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $75/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für KI-gestützte Hintergrundprüfungen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $29.99/Bericht | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für Recruiting-Tools innerhalb einer vollständigen HRIS-Suite | 7 Tage kostenlos testen | Ab $6,20/Nutzer/Monat | Website | |
| 8 | Am besten geeignet zur Verwaltung grenzüberschreitender Einstellungsprozesse | Preise auf Anfrage | Website | ||
| 9 | Am besten für KI-gestützte Recruiting-Automatisierung | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo | Ab $15/Nutzer/Monat | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für anpassbare Rekrutierungsprozesse | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat | Website |
Preismodelle für Recruiting-Software
Anbieter von Recruiting-Software gestalten ihre Preise mithilfe unterschiedlicher Modelle – abhängig vom Typ der Recruiting-Software und vom Funktionsumfang. Hier finden Sie eine Übersicht der gängigsten Preismodelle mit ihren Vorteilen und Nachteilen.
1. Preis pro Nutzer
Funktionsweise: Beim Preismodell pro Nutzer zahlen Unternehmen basierend auf der Anzahl der Personen, die auf die Software zugreifen. Jeder Benutzer, in der Regel ein Mitarbeiter oder Recruiter, erhält eine Lizenz oder ein Abonnement, und die Kosten steigen mit jedem weiteren Nutzer.
Typische Preisspannen
- Kleine Unternehmen: $15 bis $75 pro Nutzer und Monat.
- Funktionen: Grundfunktionen, Stellenanzeigen, Lebenslauf-Keyword-Scanner und Bewerberverfolgung.
- Mittelständische Unternehmen: $100 bis $200 pro Nutzer und Monat.
- Funktionen: Erweiterte Möglichkeiten wie Analytics, Integrationen und automatisierte Workflows.
- Große Unternehmen/Konzerne: $200 - $600+ pro Nutzer und Monat.
- Funktionen: Umfassende Lösungen mit KI-gestützter Analyse, umfangreichen Integrationen, fortgeschrittenem Reporting und Anpassungen.
| Vorteile | Nachteile |
| Skalierbarkeit: Nutzer können flexibel hinzugefügt oder entfernt werden, je nach Bedarf. | Möglicherweise hohe Kosten: Kann bei größeren Teams teuer werden. |
| Kostenkontrolle: Kosten sind anhand der Nutzerzahl planbar. | Komplexität: Verwaltung von Nutzerlizenzen und Nutzung kann aufwändig sein. |
| Flexibilität: Für Unternehmen jeder Größe geeignet und ermöglicht ein schrittweises Wachstum. | Begrenzte Funktionen: Einstiegsangebote können erweiterte Funktionen vermissen lassen, was Zusatzkäufe erfordert. |
Fazit: Das Preis-pro-Nutzer-Modell bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Kosten entsprechend der Nutzung anzupassen, sodass sie nur für die tatsächlich genutzten Ressourcen zahlen. Allerdings ist ein sorgfältiges Management nötig, um große Kostensteigerungen bei wachsendem Team zu vermeiden.
2. Pauschalpreis
Funktionsweise: Beim Pauschalpreis zahlen Unternehmen eine feste monatliche oder jährliche Gebühr – unabhängig von der Nutzeranzahl. Dieser Betrag gilt für alle User und umfasst in der Regel ein vordefiniertes Funktionspaket.
Typische Preisspannen
- Kleine Unternehmen: $200 bis $500 pro Monat
- Funktionen: Grundlegende Funktionen, einschließlich Stellenanzeigen, Kandidatenverfolgung und einfacher Berichterstattung.
- Mittlere Unternehmen: $600 bis $1.200 pro Monat.
- Funktionen: Erweiterte Fähigkeiten wie Analysen, Integrationen und automatisierte Workflows.
- Große Unternehmen/Konzerne: $1.500 bis mehrere Tausend Dollar pro Monat.
- Funktionen: Umfassende Lösungen mit KI-gestützter Analyse, umfangreichen Integrationen, erweiterten Berichten und Anpassungen.
| Vorteile | Nachteile |
| Planbarkeit: Einfaches Budgetieren dank konstanter, vorhersehbarer Kosten. | Höhere Anfangskosten: Höhere Einstiegskosten im Vergleich zur nutzerbasierten Preisgestaltung für kleinere Teams. |
| Vereinfachte Verwaltung: Kein Nachverfolgen einzelner Nutzerlizenzen nötig. | Potenzial für Überzahlung: Es besteht das Risiko, für mehr Kapazität zu zahlen, als tatsächlich benötigt wird, wenn die Nutzerzahl gering ist. |
| Kostenvorteil für größere Teams: Je mehr Nutzer, desto kosteneffizienter wird das Modell. |
Fazit: Die Pauschalpreisgestaltung ist vorteilhaft für Unternehmen, die ein stabiles, planbares Budget benötigen und die Softwarefunktionen mit einem größeren Team voll ausschöpfen können. Für kleinere Teams oder Kunden mit schwankender Nutzerzahl ist sie jedoch möglicherweise nicht kosteneffizient.
3. Gestaffelte Preisgestaltung
Funktionsweise: Das gestaffelte Preismodell bietet mehrere Preispläne mit unterschiedlichen Funktionsumfängen und Services an. Unternehmen wählen die Stufe passend zu ihren Bedürfnissen und ihrem Budget; höhere Stufen bieten erweiterte Funktionen.
Typische Preisspannen
- Kleine Unternehmen: $50 bis $200 pro Monat.
- Funktionen: Die Basistufe umfasst Stellenanzeigen, Kandidatenverfolgung und einfache Berichterstattung.
- Mittlere Unternehmen: $300 bis $800 pro Monat.
- Funktionen: Die mittlere Stufe enthält erweiterte Analysen, Integrationen und einige Automatisierungen.
- Große Unternehmen/Konzerne: $1.000 bis mehrere Tausend Dollar pro Monat.
- Funktionen: Die höchste Stufe umfasst KI-gestützte Analysen, umfangreiche Integrationen, umfassende Berichte und vollständige Individualisierung.
| Vorteile | Nachteile |
| Flexibilität: Möglichkeit zur Auswahl des am besten passenden Tarifs. | Komplexität: Es kann schwierig sein, den optimalen Tarif zu finden. |
| Skalierbarkeit: Einfaches Upgrade oder Downgrade je nach Bedarf möglich. | Potenzial für Überzahlung: Risiko, für nicht vollständig genutzte Funktionen zu zahlen. |
| Anpassung: Die Funktionen können gezielt an die Unternehmensanforderungen angepasst werden. |
Fazit: Die gestaffelte Preisgestaltung bietet Flexibilität und Skalierbarkeit, sodass Unternehmen ihre Investition individuell auf ihre Anforderungen abstimmen können. Allerdings ist eine sorgfältige Auswahl nötig, um unnötige Zusatzkosten zu vermeiden.
4. Preis-pro-Einstellung-Modell
Funktionsweise: Beim Preis-pro-Einstellung-Modell wird nach der Anzahl erfolgreich eingestellter Kandidaten abgerechnet. Unternehmen zahlen eine Gebühr, sobald ein Kandidat eingestellt wird.
Typische Preisspannen
- Kleine Unternehmen: $500 bis $1.500 pro Einstellung, abhängig von der Komplexität und dem Level der Position.
- Funktionen: Grundlegende Bewerbermanagement-System (ATS)-Funktionalität, begrenzte Integrationen.
- Mittlere Unternehmen: $1.500 bis $3.000 pro Einstellung.
- Funktionen: Erweiterte Funktionen, einschließlich besserer Berichte, Integrationen und Support.
- Große Unternehmen/Konzerne: $3.000 bis $10.000+ pro Einstellung.
- Funktionen: Umfassende Lösungen mit umfangreicher Anpassung, Integrationen und Premium-Support-Optionen.
| Vorteile | Nachteile |
| Kosteneffizienz: Bezahlung nur im Erfolgsfall, womit die Kosten direkt an die Ergebnisse geknüpft sind. | Unvorhersehbare Kosten: Die Ausgaben können je nach Einstellungsbedarf stark variieren. |
| Skalierbarkeit: Geeignet für unterschiedlich hohe Einstellungsvolumina, und Kostenanpassung je nach tatsächlicher Nutzung. | Potentiell hohe Kosten: Häufige Einstellungen können zu erheblichen Ausgaben führen. |
| Leistungsbezogen: Spornt Software-Anbieter dazu an, sich auf qualitativ hochwertige Besetzungen zu konzentrieren. |
Fazit: Dieses Modell verknüpft die Kosten direkt mit dem Erfolg bei Einstellungen, kann aber zu hohen Ausgaben führen, wenn häufig oder für hochrangige Positionen eingestellt wird. In der Praxis ist dieses Modell bei Software-Anbietern recht selten und wird häufiger von Personalvermittlungsagenturen verwendet.
5. Individuelle Preisgestaltung
Funktionsweise: Das Modell der individuellen Preisgestaltung bietet maßgeschneiderte Lösungen und Preise, die auf die spezifischen Anforderungen und die Größe des Unternehmens zugeschnitten sind. Hierzu sind ausführliche Gespräche mit dem Anbieter notwendig, um genaue Anforderungen festzulegen und einen personalisierten Preisplan zu erstellen.
Typische Preisspannen
- Kleine Unternehmen: $500 bis $1.000 pro Monat.
- Funktionen: Individuelle Funktionen, die fortschrittliche Analysen, spezifische Integrationen und maßgeschneiderten Support einschließen können.
- Mittlere Unternehmen: $1.000 bis $5.000 pro Monat.
- Funktionen: Noch weiter entwickelte Individualisierung, darunter KI-Tools, umfassende Integrationen und weitreichende Berichtsfunktionen.
- Große Unternehmen/Konzerne: $5.000 bis zehntausende Dollar pro Monat.
- Funktionen: Vollumfängliche Lösungen mit vollständiger Individualisierung, dedizierten Account-Managern, umfassendem Support und allen fortschrittlichen Funktionen.
| Vorteile | Nachteile |
| Individuelle Anpassung: Höchstmaß an Abstimmung auf die spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufe des Unternehmens. | Komplexität: Erfordert Zeit und Aufwand, um mit einem Vertriebsmitarbeiter zu sprechen. |
| Skalierbarkeit: Kann mit dem Wachstum und der Weiterentwicklung des Unternehmens mitwachsen und sich anpassen. | Mangelnde Transparenz: Die anfänglichen Kosten können ohne ausführliche Beratung unklar sein. |
| Umfassende Lösungen: Enthalten oft fortschrittliche Funktionen und dedizierten Support. |
Fazit: Die individuelle Preisgestaltung bietet maximale Flexibilität und maßgeschneiderte Lösungen zur Erfüllung individueller Unternehmensanforderungen, erfordert jedoch einen gründlichen Beratungsprozess zur Bestimmung der passenden Kosten und Funktionen.
6. Freemium-Modelle
Funktionsweise: Das Freemium-Preismodell bietet eine Basisversion der Recruiting-Software kostenlos an, wobei die Möglichkeit besteht, für zusätzliche Funktionen und Möglichkeiten zu bezahlen. Unternehmen können so kostenlos in die Nutzung der Software einsteigen und bei wachsendem Bedarf upgraden.
| Vorteile | Nachteile |
| Niedrige Einstiegskosten: Keine Anfangsinvestition, dadurch besonders zugänglich für kleine Unternehmen und Start-ups. | Begrenzte Funktionen: Kostenlose Versionen bieten oft eingeschränkte Funktionalität, Nutzerlimits und begrenzten Support. |
| Testmöglichkeit: Unternehmen können die Software ausprobieren, bevor sie sich für ein kostenpflichtiges Modell entscheiden. | Datenbeschränkungen: Kostenlose Pläne haben eventuell nur begrenzten Speicherplatz und eingeschränkte Möglichkeiten zur Veröffentlichung von Stellenanzeigen. |
| Skalierbarkeit: Unternehmen können ihre Pläne je nach steigendem Bedarf erweitern. |
Beispiele beliebter Freemium-Recruiting-Tools
- Zoho Recruit: Bietet einen kostenlosen Plan mit grundlegenden Funktionen. Kostenpflichtige Pläne beinhalten erweiterte Analysen, Integrationen und Automatisierungen.
- SmartRecruiters: Kostenlose Stellenanzeigen und kollaboratives Recruiting. Premium-Pläne bieten erweiterte Berichte und Recruiting CRM-Funktionen.
- Breezy HR: Kostenfreier Plan beinhaltet Stellenanzeigen und Lebenslauf-Parsing. Größere Pläne bieten zusätzlich fortschrittliche Terminierung, Integrationen und Prozessautomatisierung.
- Workable: Basiskostenloser Plan mit Stellenanzeigen und Kandidatenmanagement. Bezahlte Varianten erweitern um fortgeschrittenes Sourcing, KI-gestützte Empfehlungen und umfangreiches Reporting.
Mögliche Zusatzkosten bei Recruiting-Software
Zusätzlich zum Preis pro Nutzer oder Paket können weitere Kosten anfallen, auf die Sie achten sollten:
Implementierung und Onboarding
Einige Anbieter berechnen Implementierungsgebühren, um Datenmigration, Schulungen und Systemkonfiguration abzudecken. Die Höhe hängt von der Komplexität Ihrer Anforderungen ab und sollte unbedingt in der Recherchephase erfragt werden.
Beispielsweise beginnt die Preisgestaltung bei PC Recruiter bei etwa $85 pro Nutzer und Monat im Rahmen eines einfachen Zweijahresvertrags, plus einer Einrichtungsgebühr für Schulung und Implementierung.
Anpassung
Die Anpassung der Software an Ihren Arbeitsablauf oder das Hinzufügen weiterer Funktionen kann ebenfalls zusätzliche Kosten verursachen. Beispielsweise kann der Bau eines individuellen Dashboards $800 kosten.
Integrationen
Für Integrationen mit anderen HR-Systemen, Jobbörsen oder Anwendungen von Drittanbietern (besonders bei individueller Entwicklung) können bei manchen Anbietern weitere Kosten anfallen.
Die Kosten liegen hier meist zwischen $30 und $100 zusätzlich monatlich – fragen Sie daher gezielt nach und achten Sie auf das Kleingedruckte.
Support und Wartung
Viele Anbieter bieten einen zuverlässigen Support als Standard. Für Prioritäts-Support wie 24/7 oder Live-Chat können jedoch zusätzliche Kosten entstehen.
Datenspeicherung
Generiert Ihr Unternehmen größere Datenmengen, kann zusätzlicher Speicherplatz kostenpflichtig sein.
Beispielsweise bietet das Bewerbermanagementsystem Crelate im Professional-Plan bis zu 15GB Speicher und eine Upgrade-Option auf 25GB.
Drittanbieterdienste
Einige Anbieter ermöglichen Zusatzleistungen wie Hintergrundprüfungen, Jobbörsen-Schaltungen oder Kandidatenbewertungen.
Kosten für Datenmigration
Abhängig vom Umfang und der Komplexität der Datenmigration bieten einige Anbieter diese Dienstleistung als Zusatzoption an.
Schulung, Implementierung und Nutzerakzeptanz
Gerade wenn Ihr Recruiting-Team umfassende Weiterbildung zur Software benötigt, können zusätzliche Schulungskosten entstehen.
Überschreitungen
Einige Softwareanbieter berechnen zusätzliche Gebühren, wenn z. B. die Anzahl der Nutzer, Jobanzeigen oder Testverfahren im gewählten Tarif überschritten werden.
Wie Sie den ROI von Recruiting-Software maximieren
Letztendlich investieren wir in neue Recruiting-Software, um auf lange Sicht Zeit und Geld zu sparen. Nutzen Sie diesen Prozess, um die passende Lösung für sich auszuwählen und Ihre Rendite zu maximieren.
1. Definieren Sie Ihren Bedarf
- Herausforderungen identifizieren: Listen Sie spezifische Schwachstellen wie langwierige und unstrukturierte Einstellungsprozesse, Mangel an qualifizierten Kandidaten oder unzureichende Daten auf. Diese Herausforderungen dienen später dazu, die Wirksamkeit des Tools nach dessen Einführung zu messen.
- Gewünschte Funktionen: Notieren Sie essenzielle Funktionen wie Bewerbermanagement, anpassbare Einstellungs-Dashboards, Automatisierungstools für das Recruiting und Integrationsmöglichkeiten.
- Zukünftige Skalierbarkeit: Berücksichtigen Sie das zukünftige Wachstum, um sicherzustellen, dass die Software mit Ihnen mitwächst und Sie Ihre Geschäftsziele erreichen können.
2. Recherchieren und filtern Sie Ihre Auswahl
- Anbietersuche: Untersuchen Sie verschiedene Anbieter und vergleichen Sie Funktionen, Kundenbewertungen und Fallstudien. Zum Glück gibt es viele informative Websites (wie diese hier), die die besten Recruiting-Software-Tools miteinander vergleichen. Sie können auch HR-Communitys beitreten oder Ihr Netzwerk nach Empfehlungen fragen.
- Kriterien für die Vorauswahl: Konzentrieren Sie sich auf Lösungen, die exakt zu Ihren Anforderungen und Ihrem Budget passen.
3. Fordern Sie Demos und Testversionen an
- Informationsanfrage: Senden Sie jedem Anbieter eine Informationsanfrage (RFI), damit Sie die Optionen Punkt für Punkt vergleichen können.
- Angebotsanfrage: Wenn Sie besonders gründlich sein möchten, schicken Sie jedem Anbieter Ihrer engeren Auswahl eine Angebotsanfrage (RFP). Diese enthält alle wichtigen Informationen zu Ihrem Unternehmen, Ihren spezifischen Bedürfnissen, einen Fragenkatalog für Anbieter sowie sämtliche Richtlinien für die Angebotsabgabe, wie z.B. Abgabefristen.
- Meetings und Demos vereinbaren: Vereinbaren Sie einen Termin mit dem Vertriebsmitarbeiter und gehen Sie gemeinsam Ihre offenen Fragen durch. Prüfen Sie Benutzeroberfläche, Bedienkomfort und Wirksamkeit der Funktionen.
- Überprüfung: Systemkompatibilität, API- und Datenaustauschmöglichkeiten sowie Trainings- und Supportangebote.
Tipps für die Verhandlung mit Anbietern
Wenn es um Verhandlungen mit Anbietern geht, zahlt sich eine gute Vorbereitung aus. Hier finden Sie Tipps, wie Sie optimal in die Verhandlung starten:
- Marktanalyse: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die allgemeinen Marktpreise, das Angebot der Mitbewerber und Ihre eigenen Anforderungen.
- Bündel- und Mengenrabatte: Versuchen Sie, mögliche Rabatte beim Kauf mehrerer Produkte oder größerer Mengen zu nutzen.
- Fordern Sie kostenlose Tests oder Demos an: Vergewissern Sie sich, dass das Produkt tatsächlich Ihren Anforderungen entspricht, bevor Sie sich festlegen.
- Wettbewerb ausnutzen: Geben Sie Konkurrenzangebote als Verhandlungsargument an.
- Zusatzleistungen aushandeln: Verhandeln Sie immer über zusätzliche Unterstützung, Schulungen oder Funktionen.
Denken Sie daran: Der Markt für Recruiting-Software ist hart umkämpft – Sie sitzen somit am längeren Hebel. Außerdem können Sie für den Vergleich von Anbietern diese praktische Bewertungs-Vorlage nutzen.
4. Erstellen Sie das Business Case
Nachdem Sie alle Daten gesammelt haben, ist es an der Zeit, das Business Case auszuarbeiten und sich das "Go" zu holen.
Das muss kein 10-seitiges Dokument sein, sondern kann auch ganz einfach eine einseitige Notiz sein (denn wer liest heutzutage noch 10 Seiten?).
Entscheiderinnen und Entscheider suchen Antworten auf folgende Fragen:
- Wie hoch sind die Kosten?
- Welche Probleme löst die Software?
- Was passiert, wenn wir nicht in die Software investieren?
- Wie lange dauert die Implementierung?
- Weshalb ist es jetzt wichtig zu investieren?
- Wie sieht der ROI der Implementierung einer HR-Software aus?
Beispielhafte ROI-Berechnung für ein neues ATS
ROI-Formel: (Gesamteinsparungen+Umsatzwirkung−Gesamtkosten)/Gesamtkosten x 100
Beispielrechnung:
- Kosten:
- Ersteinrichtung und Schulung: $5,000
- Jährliche Abonnementgebühr: $10,000
- Gesamtkosten: $15,000
- Einsparungen:
- Reduzierte Einstellungsdauer: $8,000 (Zeitersparnis)
- Verminderte Kosten pro Einstellung: $5,000 (verringerte Rekrutierungskosten)
- Gesamteinsparungen: $13,000
- Umsatzwirkung:
- Schnellere Einarbeitung von Mitarbeitenden führt zu $10,000 zusätzlichem Umsatz.
- ROI-Berechnung:
- (13,000+10,000−15,000)/15,000 (13,000 + 10,000 - 15,000) / 15,000 (13,000+10,000−15,000)/15,000 x 100 = 53,3%
Dieses Beispiel zeigt eine Rendite von 53,3 % (ROI) und damit eine positive Kapitalrendite durch den Einsatz des ATS.
5. Effektivität messen
Erinnern Sie sich, dass Sie im ersten Schritt Ihre Schmerzpunkte wie langwierige Einstellungsprozesse aufgelistet haben? Jetzt ist es an der Zeit zu verfolgen, wie das neue Tool diese Probleme lindert.
Einige gängige Recruiting-Kennzahlen, auf die Ihr neues Tool vermutlich Einfluss nehmen wird:
- Time to Fill (Zeit bis zur Besetzung): Die Anzahl der Tage, die benötigt wird, um eine Stelle zu besetzen – vom Ausschreiben bis zur Annahme eines Angebots.
- Time to Hire (Zeit bis zur Einstellung): Die Anzahl der Tage vom Erstkontakt bis zur Annahme des Jobangebots durch einen Kandidaten.
- Anzahl der Bewerber: Die Gesamtzahl der Personen, die sich auf eine Stelle bewerben.
- Qualität der Bewerbenden: Kann gemessen werden, indem man betrachtet, wie viel Prozent bis zum ersten Vorstellungsgespräch oder bis zur Angebotsphase gelangen.
- Geschwindigkeit des Recruiting-Trichters: Die Geschwindigkeit, mit der Bewerbende die einzelnen Phasen des Recruiting-Prozesses – von der Bewerbung bis zur Einstellung – durchlaufen.
- Candidate Net Promoter Score (CNPS): Ein Wert, der angibt, wie zufrieden Kandidat:innen mit Ihrem Rekrutierungsprozess sind und wie wahrscheinlich sie diesen weiterempfehlen.
- Vielfalt in der Recruiting-Pipeline: Die Diversität der Kandidat:innen im Einstellungsprozess, gemessen nach Kriterien wie Geschlecht, Herkunft oder Hintergrund.
- Durchschnittliche Kosten pro Einstellung: Die gesamten Rekrutierungskosten geteilt durch die Anzahl der Einstellungen – repräsentiert den durchschnittlichen Aufwand pro Besetzung.
Fragen an Anbieter von Recruiting-Software
Hier sind einige Fragen, die Sie während Verkaufsgesprächen und Demos stellen können, um alle wichtigen Aspekte abzudecken und eine fundierte Entscheidung zu treffen:
- Funktionen: Wie kann Ihre Software uns helfen, X-Probleme oder Herausforderungen zu überwinden?
- Gesamtkosten: Können Sie die Kostenstruktur aufschlüsseln, einschließlich etwaiger Zusatzgebühren für Funktionen, Integrationen oder zusätzlichen Support?
- Individualisierung: Kann die Software an unsere spezifischen Recruiting-Workflows und Anforderungen angepasst werden? Gibt es hierfür Kosten?
- Integrationen: Kann das Tool mit anderen Tools in unserem HR-Tech-Stack integriert werden? Fallen dafür zusätzliche Kosten an?
- Live-Demo: Können wir eine Live-Demonstration des Produkts und der Funktionen sehen? (Wenn man es nicht in einer Live-Umgebung sieht, ist es unwahrscheinlich, dass es wie versprochen liefert).
- Implementierung: Wie sieht der typische Implementierungszeitplan aus und was sind die wichtigsten Meilensteine? Welche Unterstützung wird hier angeboten und von wem?
- Schulungen und Ressourcen: Welche Schulungsressourcen und Support-Optionen stehen zur Verfügung, um unser Team einzuarbeiten und die Software effektiv zu nutzen?
- Partnerschaften: Welche Partnerschaften bestehen mit anderen Anbietern und Drittanbietern? Welche Kosten sind damit verbunden?
- Rabatte: Bieten Sie Rabatte für Startups in der Frühphase, Non-Profit-Organisationen oder Bildungseinrichtungen an?
- Vertragslaufzeit und Verlängerung: Wie lange läuft der Vertrag und wie lauten die Konditionen für Verlängerung oder Kündigung?
- Preisgarantie: Bieten Sie eine Preisgarantie an, um vor unerwarteten Preiserhöhungen während der Vertragslaufzeit zu schützen?
- Produkt-Roadmap: Wie sieht Ihre Roadmap für zukünftige Funktionen und Updates aus und wie oft wird die Software aktualisiert (diese Aussagen immer mit Vorsicht genießen)?
- Referenzen: Bitten Sie frühzeitig und regelmäßig um Referenzen.
Wie geht es weiter:
Wenn Sie gerade dabei sind, Preise für Recruiting-Software zu recherchieren, nehmen Sie Kontakt zu einem SoftwareSelect-Berater auf und erhalten Sie kostenlose Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre spezifischen Anforderungen besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste passender Software zur Prüfung. Sie werden sogar während des gesamten Kaufprozesses unterstützt – einschließlich Preisverhandlungen.
