Die 20 besten Envoy-Alternativen im Jahr 2026

Die besten Envoy-Alternativen bieten Ihnen flexible Besucherverwaltung, einfache Raum- und Arbeitsplatzbuchung sowie Tools, die auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Wenn Sie nach Envoy-Alternativen suchen, möchten Sie wahrscheinlich Lösungen, die Check-ins, Raumbuchungen und die Einhaltung von Richtlinien ermöglichen – ohne die Einschränkungen, auf die Sie bei Envoy gestoßen sind. In diesem Leitfaden finden Sie Arbeitsplatzmanagement-Plattformen, mit denen Sie Besucher, Arbeitsplätze und Besprechungsräume verwalten können, damit Sie Ihr Team bestmöglich unterstützen und den Büroalltag reibungslos gestalten.

Was ist Envoy?

Envoy ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, Besucher-Check-ins, Arbeitsplatzbuchungen und Reservierungen von Besprechungsräumen zu managen. Sie wurde entwickelt, um die Abläufe am Empfang zu vereinfachen, die Sicherheit zu erhöhen und hybride Arbeitsumgebungen zu unterstützen. Mit Funktionen wie digitaler Anmeldung, Druck von Besucherausweisen und Compliance-Tools bietet Envoy eine zentrale Möglichkeit, zu verwalten, wer Ihr Unternehmen betritt und wie Ihre Räumlichkeiten genutzt werden.

Beste Envoy Alternativen Zusammenfassung

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner ausgewählten Top-Envoy-Alternativen zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen finden können.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	elia	Am besten geeignet für Besucherregistrierungen auf Englisch & Französisch	Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar	Ab $500/Monat	Website
2	WorkInSync	Ideal für mobile Mitarbeiterplanung	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $1,79/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
3	YAROOMS	Am besten geeignet für CO2-Fußabdruckverfolgung	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $99/Monat	Website
4	Joan	Am besten für die Integration von Besprechungsraum-Displays geeignet	Kostenlose Testversion verfügbar	Ab $51/Monat	Website
5	Officely	Ideal für Schreibtischbuchungen und -koordination über Slack	Kostenlose Testversion verfügbar	Ab $2.50/Nutzer/Monat	Website
6	Eptura	Am besten geeignet für Analysen der Arbeitsplatznutzung	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
7	Robin	Am besten geeignet für interaktive Grundrisse	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
8	The Receptionist	Am besten für personalisierten Besucherausweisdruck	15-tägige kostenlose Testphase verfügbar	Ab $630/Standort/Jahr	Website
9	Gable	Am besten geeignet für das Management verteilter Teams	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $2.50/Nutzer/Monat	Website
10	OfficeSpace	Am besten geeignet für anpassbares Flächenmanagement	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website

Featured Tools

1. 

   Native Teams

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   4.6

   Visit Website
2. 

   Remote People

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   5

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3. 

   Worksome

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   4.7

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Envoy Alternativen im Test

Im Folgenden finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der Envoy-Alternativen, die es auf meine Kurzliste geschafft haben. Meine Bewertungen geben Ihnen einen detaillierten Einblick in die Features, wichtigsten Anwendungsfälle und Integrationen jeder Plattform, damit Sie die beste Lösung für sich finden.

1

elia

Am besten geeignet für Besucherregistrierungen auf Englisch & Französisch

• Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $500/Monat

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Rating: 4.7/5

elia ist eine Arbeitsplatz-Operationsplattform für hybride Teams, die das Besuchermanagement, die Schreibtischbuchung, die Raumbuchung und die Belegungsverfolgung in einem System vereint – so teilen sich Ihr Empfangs-, Ihr HR- und Ihr Facility-Team eine einzige, konsistente Informationsquelle.

Für wen ist elia am besten geeignet?

elia eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen mit hybriden Arbeitsplätzen, bei denen Facility-, HR- und IT-Teams eine gemeinsame Übersicht über die Büroabläufe benötigen.

Warum elia eine gute Alternative zu Envoy ist

Ich habe elia als eines der besten Angebote ausgewählt, weil das Kiosk die englische und französische Sprache nativ unterstützt. Dadurch können sich internationale Besucher eigenständig registrieren, ohne dass die Rezeption als Vermittler eingreifen muss. Besonders gefällt mir, dass die Sprachunterstützung direkt in den Check-in-Prozess integriert ist und nicht nachträglich hinzugefügt wurde.

Hauptfunktionen von elia

• Vorab-Registrierung: Senden Sie Besuchern im Voraus eine personalisierte Einladung, damit sie mit einem scanbaren QR-Code erscheinen und Wartezeiten in der Lobby reduziert werden.
• NDA- und Dokumentenunterschrift: Lassen Sie Dokumentbestätigungen oder NDA-Unterzeichnungen direkt im Check-in-Prozess durchführen, bevor Besucher Zugang zu Ihrem Bereich erhalten.
• Besucherausweis-Druck: Drucken Sie beim Check-in automatisch einen Besucherausweis aus, damit das Sicherheitsteam vor Ort Gäste schnell erkennen kann.
• Audit-fähiges Besuchsprotokoll: Greifen Sie auf ein protokolliertes, mit Zeitstempel versehenes Besucherlog zu und exportieren Sie es als CSV für Compliance-Prüfungen oder Sicherheits-Audits.

elia Integrationen

elia bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Slack sowie mit ausgewählten Tools innerhalb dieser Ökosysteme, darunter Google Kalender, Microsoft Teams und Microsoft Outlook.

Pros and Cons

Pros:

• Bündelt native Arbeitsplatz-Hardware
• Funktionen für Notfall-Ersthelfer-Nachverfolgung
• Vereint Besucher- und Schreibtischbuchungsfunktionen

Cons:

• Belegungsstatistiken können ungenau sein
• Bearbeitungsoptionen für Admin-Profile sind eingeschränkt

LEARN MORE ABOUT ELIA:

• Check out elia on their website
• Read my in-depth review of elia
• elia vs. Skedda
• elia vs. Robin

2

WorkInSync

Ideal für mobile Mitarbeiterplanung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $1,79/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.8/5

WorkInSync ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für Teams entwickelt wurde, die flexible Zeitplanung und mobilen Zugang priorisieren. Sie eignet sich besonders für Organisationen, die hybrides Arbeiten koordinieren, Schreibtischbuchungen verwalten und Mitarbeiterpendelwege über eine einzige App verbessern möchten.

Für wen ist WorkInSync am besten geeignet?

Personalabteilungen und Facility Manager in hybriden oder verteilten Unternehmen, die mobile First-Tools für Mitarbeiterplanung und Arbeitsplatzkoordination benötigen.

Warum WorkInSync eine gute Alternative zu Envoy ist

Ich habe WorkInSync ausgewählt, weil die mobile App die Steuerung der Zeitplanung direkt in die Hände der Mitarbeitenden legt. Über die App können Mitarbeitende die aktuelle Schreibtischverfügbarkeit prüfen, einen Arbeitsplatz buchen und ihren Bürotag bestätigen, noch bevor sie das Haus verlassen. Besonders gefällt mir die Funktion 'Team-Nachbarschaften', durch die Manager Teammitglieder in festgelegten Stockwerkszonen gruppieren können, sodass Kollegen, die zusammenarbeiten müssen, auch nebeneinandersitzen. In der Praxis bedeutet das, dass mein Team nicht einfach irgendeinen Schreibtisch bucht – sie koordinieren ihre Präsenz gezielt, was beim besucherorientierten Ansatz von Envoy so nicht bedacht wird.

WorkInSync – Hauptfunktionen

• Parkplatzreservierung: Mitarbeitende reservieren Parkplätze per Mobilgerät oder Web vorab; Admins können Zonenregeln festlegen, Stellplätze bestimmten Fahrzeugtypen zuordnen und die Auslastung in Echtzeit verfolgen.
• Besuchermanagement: Gastgeber laden Gäste über die App ein, Besucher erhalten einen QR-Code für den kontaktlosen Zutritt und Admins sehen alle für den Tag angemeldeten und eingecheckten Gäste in einer Live-Übersicht.
• Arbeitsplatz-Analyse-Dashboard: Admins erhalten in Echtzeit Berichte zur Auslastung von Schreibtischen, Räumen und Parkplätzen, um Belegungsmuster zu erfassen und Flächen besser planen zu können.
• Essensbestellungs-Modul: Mitarbeitende geben ihre Kantinenbestellungen vorab auf, sodass das Facility-Team den Bedarf und Verzehr in Echtzeit sieht und Lebensmittelverschwendung reduzieren kann.

WorkInSync – Integrationen

WorkInSync bietet native Integrationen mit Microsoft Teams, Google Workspace, Slack, Okta und Active Directory sowie eine API für individuelle Anbindungen.

Pros and Cons

Pros:

• Mobile App unterstützt sämtliche Planungsfunktionen
• Schreibtisch- und Parkplatzbuchung in einer Plattform
• Echtzeit-Belegung und Analyse fürs Büro

Cons:

• Begrenzte Anpassbarkeit der Besucherprozesse
• Keine Kiosk-Hardware verfügbar

LEARN MORE ABOUT WORKINSYNC:

• Check out WorkInSync on their website
• Read my in-depth review of WorkInSync

3

YAROOMS

Am besten geeignet für CO2-Fußabdruckverfolgung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $99/Monat

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Rating: 4.5/5

YAROOMS ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die Raum- und Schreibtischbuchungen sowie hybride Arbeitsmodelle koordinieren möchten. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die Terminplanung zentralisieren und die Raumauslastung an mehreren Standorten optimieren wollen.

Für wen ist YAROOMS am besten geeignet?

Facility Manager und Nachhaltigkeitsverantwortliche in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die den CO2-Fußabdruck ihres Arbeitsplatzes erheben und senken möchten.

Warum YAROOMS eine gute Alternative zu Envoy ist

Die CO2-Fußabdruckverfolgung ist das Alleinstellungsmerkmal von YAROOMS gegenüber den meisten Envoy-Alternativen und stellt den Hauptgrund dar, warum ich es Organisationen mit Nachhaltigkeitsfokus empfehlen würde. YAROOMS überwacht Scope-2- und Scope-3-CO2-Emissionen durch die Nutzung von Büroausstattung, Mitarbeiterpendelverkehr und Remote-Arbeit und verschafft Facility Managern so belastbare Daten für konkrete Maßnahmen. Mir gefällt auch, dass diese Funktion mit Schreibtisch- und Raumbuchung, hybrider Arbeitsplanung und Besuchermanagement auf einer Plattform kombiniert ist. Für Teams, die sowohl Umweltberichte als auch die alltägliche Arbeitsplatzverwaltung benötigen, ist diese Kombination kaum anderswo zu finden.

YAROOMS Hauptfunktionen

• Interaktive Etagenpläne: Aktuelle Schreibtisch- und Raumverfügbarkeit auf visuellen Grundrissen sehen, mit integriertem Wegleitsystem zu Kollegen und zur Navigation im Büro.
• Hybride Arbeitsplanung: Arbeitsstatus festlegen, Büropräsenz teamübergreifend koordinieren und einsehen, wer an einem bestimmten Tag vor Ort arbeitet.
• Besuchermanagementsystem: Gäste vorab registrieren, automatische Ankunftsbenachrichtigungen versenden und den gesamten Check-in-Prozess verwalten.
• Yarvis KI-Assistent: Räume buchen, Kollegen finden und Termine per natürlicher Sprache direkt in Microsoft Teams oder per E-Mail steuern.

YAROOMS Integrationen

YAROOMS bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Okta und Azure Active Directory und stellt eine API für eigene Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Verfolgt Scope-2- und Scope-3-Emissionsdaten
• Stellt interaktive Etagenpläne zur Buchung bereit
• Bietet Besuchermanagement mit Vorabregistrierung

Cons:

• Keine erweiterten Integrationen für Zugangskontrolle
• Kein integriertes Catering oder Service-Anforderungen

LEARN MORE ABOUT YAROOMS:

• Check out YAROOMS on their website

4

Joan

Am besten für die Integration von Besprechungsraum-Displays geeignet

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $51/Monat

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Rating: 4.5/5

Joan ist eine Plattform für Arbeitsplatzmanagement, die für Organisationen entwickelt wurde, die Besprechungsraum-Buchungen koordinieren und die aktuelle Raumverfügbarkeit in Echtzeit anzeigen möchten. Sie eignet sich besonders gut für Office Manager und IT-Teams, die Terminüberschneidungen reduzieren und die Nutzung gemeinsam genutzter Räume optimieren möchten.

Für wen eignet sich Joan am besten?

Office Manager und IT-Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die eine dedizierte Display-Lösung für Besprechungsräume benötigen.

Warum ist Joan eine gute Envoy-Alternative?

Die Integration von Displays für Besprechungsräume ist der Bereich, in dem Joan meiner Meinung nach wirklich heraussticht. Die proprietären ePaper-Planer von Joan lassen sich kabellos direkt vor den Besprechungsräumen anbringen und synchronisieren in Echtzeit mit Google Calendar, Outlook und Microsoft Teams. So ist der Raumstatus jederzeit auf einen Blick korrekt. Mir gefällt auch die Funktion zur Vermeidung von Geister-Meetings, die Räume automatisch wieder freigibt, wenn niemand eincheckt, was ungenutzte Raumkapazitäten reduziert. Für Teams, die mehrere Räume verwalten, ermöglichen gerätespezifische Einstellungen eine unabhängige Konfiguration jedes Displays – besonders praktisch, wenn Räume unterschiedliche Buchungsregeln oder Kapazitäten haben.

Joan Hauptfunktionen

• Schreibtischbuchung mit Grundrissansicht: Laden Sie Ihren Büroplan hoch und lassen Sie Mitarbeitende visuell Plätze buchen – filtern Sie nach Ausstattung wie Stehschreibtischen oder Monitoren.
• Workplace-Analysen: Verfolgen Sie Raumauslastung, Schreibtischausnutzung, Buchungshäufigkeit und Stoßzeiten über ein zentrales Admin-Dashboard.
• Abteilungsbezogene Buchungsregeln: Weisen Sie Schreibtische bestimmten Abteilungen zu und definieren Sie Auslastungsgrenzen, damit nur berechtigte Personen die jeweiligen Plätze reservieren können.
• Überwachung der Luftqualität in Innenräumen: Erfassen Sie Temperatur- und Luftfeuchtigkeitswerte im gesamten Büro direkt über die Joan-Plattform.

Joan Integrationen

Joan bietet native Integrationen zu Google Workspace, Microsoft 365, Microsoft Teams, Slack, Zoom und Cisco Webex und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Kabellose ePaper-Displays benötigen keine Stromkabel
• Vermeidung von Geister-Meetings gibt Räume automatisch wieder frei
• Bietet Sensoren zur Überwachung der Luftqualität in Innenräumen

Cons:

• Keine Besucherregistrierung oder Check-in-Funktionen
• Für den vollen Funktionsumfang ist Hardwarekauf erforderlich

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• Check out Joan on their website

5

Officely

Ideal für Schreibtischbuchungen und -koordination über Slack

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $2.50/Nutzer/Monat

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Rating: 5/5

Officely ist ein All-in-One-Tool für die Schreibtischbuchung und Bürokoordination, das direkt in Slack integriert ist und es hybriden Teams erleichtert, Arbeitsplatzreservierungen zu verwalten. Es eignet sich besonders für Unternehmen, die die Anwesenheit im Büro koordinieren möchten, ohne zusätzliche Add-ons zu benötigen.

Für wen ist Officely am besten geeignet?

Slack-basierte Teams in hybriden oder flexiblen Arbeitsumgebungen, die eine einfache Koordination der Schreibtisch- und Büroreservierungen benötigen.

Warum Officely eine gute Alternative zu Envoy ist

Ich habe mich für Officely entschieden, weil die Schreibtischbuchung vollständig in Slack abgewickelt wird. Das bedeutet, dass mein Team keine separate App öffnen muss, um einen Arbeitsplatz zu reservieren. Das Nachbarschafts-Feature ermöglicht es Teams, Schreibtische nach Abteilung zu gruppieren, sodass Mitarbeitende sehen können, wo ihre Kolleg:innen sitzen und Plätze in der Nähe buchen. Außerdem gefällt mir die Anwesenheitsübersicht, die direkt in Slack anzeigt, wer an welchem Tag ins Büro kommt – das erleichtert die Koordination persönlicher Zusammenarbeit ohne aufwendige Absprachen.

Wichtige Funktionen von Officely

• Überwachung der Einhaltung hybrider Arbeitsrichtlinien: Vergleichen Sie die tatsächliche Büroanwesenheit automatisch mit Ihrer hybriden Arbeitsrichtlinie und erkennen Sie Abweichungen auf einen Blick.
• Buchung von Besprechungsräumen: Reservieren Sie Besprechungsräume direkt in Slack oder Microsoft Teams – mit Live-Verfügbarkeit, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
• Buchung von Parkplätzen und Ressourcen: Mitarbeitende können zusammen mit ihrem Schreibtisch auch Parkplätze, Mittagessen und andere Büroressourcen buchen.
• Tägliche Büro-Übersicht: Automatische Benachrichtigung in einem Slack- oder Microsoft Teams-Channel, wer jeweils an diesem Tag ins Büro kommt.

Officely-Integrationen

Officely bietet native Integrationen mit Google Kalender, Microsoft Outlook und Slack sowie eine API für individuelle Anbindungen.

Pros and Cons

Pros:

• Vollständig in Slack und Microsoft Teams integriert
• Schreibtischbuchung und Anwesenheit auf einer Plattform
• Automatisierte tägliche Büroanwesenheits-Benachrichtigungen

Cons:

• Begrenzte Analyse- und Berichtsfunktionen
• Buchung von Besprechungsräumen nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar

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• Check out Officely on their website
• Read my in-depth review of Officely

6

Eptura

Am besten geeignet für Analysen der Arbeitsplatznutzung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Eptura ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die ihren Raum, ihre Ressourcen und das Nutzererlebnis optimieren möchten. Facility Manager und Arbeitsplatzteams nutzen sie, um Schreibtischbuchungen zu koordinieren, Besucher zu verwalten und verwertbare Einblicke in die Nutzung ihrer Büros zu erhalten.

Für wen ist Eptura am besten geeignet?

Facility Manager und Arbeitsplatzverantwortliche in großen Unternehmen, die fortschrittliche Analysen benötigen, um Büroflächen und Ressourcennutzung zu optimieren.

Warum Eptura eine gute Alternative zu Envoy ist

Was mich an Eptura im Bereich Arbeitsplatzanalytik besonders überzeugt, ist die Kombination von Sensordaten mit Buchungsdaten, um ein vollständiges Bild davon zu erhalten, wie Räume tatsächlich genutzt werden. Die Nutzungsüberwachung verfolgt Spitzenzeiten und Nutzungshäufigkeit im gesamten Grundriss, sodass Sie nicht nur sehen, welche Schreibtische reserviert sind, sondern auch, welche tatsächlich von Mitarbeitenden besetzt werden. Das Immobilienplanungs-Dashboard nutze ich zudem, um Mietkosten und Ablaufdaten zusammen mit Belegungsdaten zu verfolgen, wodurch Flächenentscheidungen der Geschäftsleitung durch harte Zahlen untermauert werden können. In der Praxis bedeutet das, dass mein Team im Portfolio-Review Nutzungsevidenz statt Schätzungen vorlegen kann.

Eptura Hauptfunktionen

• Konferenzraumplanung: Buchen und verwalten Sie Besprechungsräume im gesamten Büro mit Einblicken in Verfügbarkeit und Raumauslastung.
• Umzugsmanagement: Planen und führen Sie Mitarbeitendenumzüge von Sitzplatzvergabe bis hin zu Abteilungsverlagerungen vollständig durch.
• Orientierungshilfe: Unterstützen Sie Mitarbeitende und Besucher bei der Navigation im Büro durch interaktive Karten und Wegweiser.
• Nachbarschaften und Kollaborationsbereiche: Weisen Sie Teamzonen oder gemeinsame Bereiche aus und verwalten Sie diese, um Gruppenarbeit sowie flexible Sitzmöglichkeiten zu unterstützen.

Eptura Integrationen

Zu den nativen Integrationen gehören Slack, Jira, Power BI, Dropbox, Google Drive und Zoom. Eine API steht für kundenspezifische Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Echtzeit-Updates zu verfügbaren Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen
• Besuchermanagement mit Voranmeldungsoptionen
• Anpassbare Workflows für Besprechungsservices

Cons:

• Gelegentliche Synchronisationsprobleme bei Kalenderintegrationen
• Weniger native Integrationen

LEARN MORE ABOUT EPTURA:

• Check out Eptura on their website

7

Robin

Am besten geeignet für interaktive Grundrisse

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Robin ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform für Teams, die die Buchung von Schreibtischen, die Planung von Besprechungsräumen und die Koordination im Büro vereinfachen möchten. Wenn Sie eine flexible Möglichkeit suchen, hybride Arbeitsplätze zu verwalten und Ihr Büro organisiert zu halten, liefert Robin Ihnen die nötigen Werkzeuge dafür.

Für wen ist Robin am besten geeignet?

Office-Manager und Workplace-Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die flexible Arbeitsplätze koordinieren und Bürogrundrisse visualisieren möchten.

Warum ist Robin eine gute Alternative zu Envoy?

Robins interaktive Grundrisse sind für mich das herausragende Merkmal. Mit dem Karteneditor können Administratoren Grundrisse entwerfen, aktualisieren und veröffentlichen, während sich der Arbeitsplatz weiterentwickelt. Mitarbeitende können auf dem Grundriss direkt sehen, welche Schreibtische verfügbar sind, und einen in Echtzeit buchen. Die Wegefindungsfunktion ist besonders nützlich für größere Büros – Mitarbeitende und Besucher können zu einem bestimmten Schreibtisch, Raum oder Punkt von Interesse navigieren, ohne jemanden nach dem Weg fragen zu müssen. In der Praxis bedeutet das, dass sich neue Mitarbeitende und Kollegen am ersten Tag selbstständig orientieren können, ohne Betreuung zu benötigen – etwas, das das besucherorientierte Modell von Envoy nicht im gleichen Umfang adressiert.

Wichtige Funktionen von Robin

• Besuchermanagement: Gäste im Voraus registrieren, Check-ins verwalten und Besuchsprotokolle über ein zentrales Dashboard abrufen.
• Büropolitik vor Ort: Hybride Arbeitsrichtlinien festlegen und kommunizieren sowie Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Anwesenheit im Büro selbst zu verfolgen.
• Meeting-Services: Anpassbare Workflows für Catering-Anfragen, Raumausstattung und AV-Support im Zusammenhang mit Raumbuchungen erstellen.
• Workplace-Analytik: Eigene Berichte erstellen, um Flächennutzung zu verfolgen und Belegungstrends im Büro zu überwachen.

Robin Integrationen

Robin bietet native Integrationen mit Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Okta und Azure Active Directory. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive Grundrisse für visuelle Buchungen
• Echtzeit-Updates zu Schreibtisch- und Raumverfügbarkeit
• Flexible Unterstützung für hybride Arbeitsrichtlinien

Cons:

• Preise werden online nicht transparent aufgeführt
• Keine integrierte Hardware für Check-in-Kioske

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• Check out Robin on their website

8

The Receptionist

Am besten für personalisierten Besucherausweisdruck

• 15-tägige kostenlose Testphase verfügbar
• Ab $630/Standort/Jahr

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The Receptionist ist ein Besuchermanagementsystem, das für Büros, Coworking-Spaces und Kliniken entwickelt wurde, die den Check-in von Gästen und Benachrichtigungen automatisieren möchten. Es ist eine starke Wahl für Teams, die den Empfangsbereich und die Besucherüberwachung verbessern möchten.

Für wen ist The Receptionist am besten geeignet?

Empfangsteams und Office-Manager in professionellen Dienstleistungssektoren, im Gesundheitswesen und in Coworking-Spaces, die einen sicheren, individuell gebrandeten Besucher-Check-in samt Ausweisdruck benötigen.

Warum The Receptionist eine gute Envoy-Alternative ist

Der Ausweisdruck wird von vielen Besuchermanagement-Tools eher als Nebensache behandelt – The Receptionist nicht. Ich finde es großartig, dass der Ausweis-Designer dir die volle Kontrolle darüber gibt, was aufgedruckt wird: Besucherfoto, Name des Gastgebers, Besuchszweck, Ablaufzeit und eigenes Logo – alles anpassbar je Besucherart. Dieses Maß an Kontrolle ist in Umgebungen wichtig, in denen ein Auftragnehmer-Ausweis sich optisch und inhaltlich von einem Kunden-Ausweis unterscheiden muss. Ebenfalls nutze ich den auf Buttons basierenden Check-in-Workflow, um unterschiedliche Besuchertypen durch komplett eigene Anmeldewege zu führen, sodass das Ausgabedesign des Ausweises immer zum Besuchsanlass passt.

Die wichtigsten Funktionen von The Receptionist

• Individuelle Check-in-Workflows: Erstelle separate Check-in-Prozesse für verschiedene Besuchertypen, wie Lieferanten, Kunden oder Auftragnehmer – jeweils mit eigenen Abfragen.
• QR-Code und kontaktloser Check-in: Ermögliche Besuchern den kontaktlosen Check-in per QR-Code-Scan vom eigenen Handy, ohne das iPad zu berühren.
• Notfall- und Evakuierungsliste: Erzeuge eine Echtzeit-Liste aller gerade eingecheckten Personen, um bei einer Evakuierung schnell und sicher reagieren zu können.
• Benachrichtigungen bei Besucher-Voranmeldung: Gastgeber werden automatisch informiert, wenn ein erwarteter Besucher eincheckt – per E-Mail, SMS, Slack oder Microsoft Teams.

The Receptionist Integrationen

The Receptionist bietet native Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, Google Workspace und Active Directory und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Individueller Ausweis-Designer mit Logo und Foto
• Sofortige Gastgeberbenachrichtigung via Slack oder Teams
• Mehrere Check-in-Workflows für Besuchertypen

Cons:

• Keine native Integration mit Salesforce
• Erfordert iPad-Hardware für den Check-in

LEARN MORE ABOUT THE RECEPTIONIST:

• Check out The Receptionist on their website

9

Gable

Am besten geeignet für das Management verteilter Teams

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $2.50/Nutzer/Monat

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Gable ist eine Plattform für das Management von Arbeitsplätzen, die für Unternehmen mit verteilten oder hybriden Teams entwickelt wurde, die den Zugang zu Büros und flexible Arbeitsbereiche koordinieren müssen. Sie hilft Personal- und Betriebsleitern, Buchungen von Arbeitsplätzen zu zentralisieren, Budgets zu verwalten und die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten zu unterstützen.

Für wen eignet sich Gable am besten?

Personal- und Betriebsteams in verteilten oder hybriden Unternehmen, die den Zugang zu Arbeitsplätzen und Budgets an mehreren Standorten verwalten.

Warum Gable eine gute Alternative zu Envoy ist

Gable verfolgt einen anderen Ansatz als die meisten Arbeitsplatztools in dieser Liste—es ist speziell für Teams gebaut, die nicht alle aus demselben Büro arbeiten. Das On-Demand-Netzwerk für Arbeitsplätze macht es für verteilte Teams aus: Mitarbeitende können Hotdesks, private Büros oder Besprechungsräume in über 20.000 Coworking-Spaces in über 900 Städten weltweit buchen, was Envoy schlichtweg nicht anbietet. Auch die Geofencing- und Budgetkontrollen finde ich wirklich nützlich, um dezentrale Buchungen innerhalb der Unternehmensrichtlinien zu halten—Admins können die Ausgaben nach Abteilung begrenzen oder festlegen, in welchen Städten Mitarbeitende buchen dürfen. In der Praxis bedeutet das, dass ein Remote-First-Unternehmen seinen Mitarbeitenden echte Arbeitsplatzoptionen vor Ort bieten kann, ohne neue Mietverträge eingehen zu müssen.

Gable Hauptfunktionen

• Besucherverwaltung: Begrüßen Sie Gäste mit Self-Check-in per iPad-Kiosk oder QR-Code, Ausweisdruck, NDA-Unterschrift und Benachrichtigung über Ankunft.
• Event-Orchestrierung: Erstellen, bewerben und verfolgen Sie vor Ort oder außerhalb stattfindende Veranstaltungen, inklusive Standortbuchung, RSVP-Tracking und Sammlung von Teilnehmer-Feedback.
• Analyse der Büronutzung: Greifen Sie auf Buchungs-, Flächen- und Anwesenheitsdaten zu, um Immobilienentscheidungen und hybride Richtlinien zu gestalten.
• Geo-Fencing und Berechtigungskontrollen: Legen Sie standortbasierte Buchungsbeschränkungen und Genehmigungs-Workflows fest, um zu steuern, wo und wie Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz buchen.

Gable-Integrationen

Gable bietet native Integrationen mit Slack, Google Workspace und Okta und stellt eine API für eigene Integrationen bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Ermöglicht das Management verteilter Arbeitsplatzbuchungen
• Bietet Budgetkontrollen für Ausgaben im Arbeitsbereich
• Zentralisiert Analysen der Arbeitsplatznutzung

Cons:

• Keine Buchung von Besprechungsräumen für private Büros
• Analytics-Dashboard ist einfach und wenig detailliert

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• Check out Gable on their website

10

OfficeSpace

Am besten geeignet für anpassbares Flächenmanagement

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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OfficeSpace ist eine Arbeitsplatzverwaltungsplattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die ihre Büroräume und Ressourcen optimal nutzen möchten. Wenn Sie Umzüge managen, Anlagen verfolgen oder hybride Arbeit koordinieren müssen, bietet OfficeSpace flexible Werkzeuge, um all dies zu steuern.

Für wen ist OfficeSpace am besten geeignet?

Facility Manager und Arbeitsplatzteams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die anpassbare Kontrolle über Büroaufteilungen und Ressourcenzuteilung benötigen.

Warum OfficeSpace eine gute Envoy-Alternative ist

Für Teams, die komplexe Büros über mehrere Etagen verwalten, halte ich OfficeSpace für eine der stärksten Envoy-Alternativen in dieser Liste. Besonders schätze ich das Umzugsmanagement-Tool, mit dem Raumplaner Sitzplatzänderungen abteilungsübergreifend planen und umsetzen können, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Außerdem nutze ich die Szenarienplanung, um verschiedene Layout-Konfigurationen zu modellieren, bevor ich mich für bauliche Änderungen entscheide – etwas, das wirklich nützlich ist, wenn ein Team wächst oder sich neu strukturiert. In der Praxis bedeutet das, dass Facility-Teams raumbezogene Entscheidungen datenbasiert treffen können, anstatt sich auf Vermutungen oder manuelle Tabellen zu verlassen.

Wichtige Funktionen von OfficeSpace

• Schreibtischbuchung: Reservieren Sie Schreibtische im Voraus oder spontan, mit automatischen Check-ins zur Freigabe nicht genutzter Buchungen.
• Arbeitsauftragsmanagement: Einreichen, Verfolgen und Bearbeiten von Facility-Anfragen aus einer zentralen Warteschlange, die mit Ihrem Gebäudeplan verbunden ist.
• Anlagenverfolgung: Protokollieren Sie jedes Asset auf Ihrem Gebäudeplan, scannen Sie Gegenstände mobil und verwalten Sie Wartungspläne.
• Workplace-Intelligence-Berichtswesen: Zugriff auf Belegungsdaten, Buchungstrends und Auslastungsmetriken auf Portfolio-Ebene über ein zentrales Dashboard.

OfficeSpace-Integrationen

OfficeSpace bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Okta und Slack und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Sehr anpassbarer Gebäudeplan-Editor
• Umzugsmanagement mit automatisierten Workflows
• Szenarienplanung zur Flächenoptimierung

Cons:

• Keine integrierte Paketmanagement-Funktion
• Eingeschränkte mobile App-Funktionalität

LEARN MORE ABOUT OFFICESPACE:

• Check out OfficeSpace on their website

Weitere Envoy Alternativen

Hier sind weitere Envoy-Alternativen, die es nicht auf meine Kurzliste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. Visitly

   Am besten für das Besuchermanagement an mehreren Standorten

2. Sign In Solutions

   Am besten geeignet für compliance-basierte Besucherkontrolle

3. SwipedOn

   Am besten geeignet für Besuchereinlass per QR-Code

4. HybridHero

   Am besten geeignet für Datenschutz mit Fokus auf die DSGVO

Auswahlkriterien für Envoy Alternativen

Bei der Auswahl der besten Envoy-Alternativen für diese Liste habe ich übliche Käuferbedürfnisse und Herausforderungen im Zusammenhang mit Arbeitsplatzverwaltungs-Lösungen berücksichtigt, wie zum Beispiel die Koordination hybrider Arbeitszeiten und die Gewährleistung eines sicheren, konformen Besucher-Check-ins. Zudem habe ich folgendes Schema angewandt, um meine Bewertung strukturiert und objektiv zu halten:

Kernfunktionen (25% der Gesamtbewertung)
Jede Lösung auf dieser Liste musste folgende Standard-Anwendungsfälle erfüllen:

• Verwaltung von Arbeitsplatz- und Raumreservierungen
• Verfolgung von Besucher-Check-ins und Check-outs
• Echtzeit-Belegungsüberwachung
• Unterstützung der Mitarbeitereinsatzplanung
• Erstellung von Berichten zur Flächennutzung

Besondere Zusatzfunktionen (25% der Gesamtbewertung)
Um die Alternativen weiter zu vergleichen, habe ich zudem nach ergänzenden und einzigartigen Funktionen gesucht, wie:

• Anpassbarer Ausweisdruck
• Check-in per QR-Code oder kontaktlos
• Verwaltung mehrerer Standorte für Skalierbarkeit
• Erweiterte Compliance und Abgleich mit Watchlists
• Interaktive Visualisierung von Grundrissen

Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung)
Um einen Eindruck von der Nutzerfreundlichkeit zu erhalten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Einfache und intuitive Navigation
• Übersichtliche und benutzerfreundliche Oberfläche
• Wenige Schritte, um Kernaufgaben zu erledigen
• Anpassbare Dashboards oder Layouts
• Barrierefreiheit für alle Nutzertypen

Onboarding (10 % der Gesamtbewertung)
Um das Onboarding-Erlebnis jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Schritt-für-Schritt-Produkttouren
• Zugang zu Trainingsvideos und Webinaren
• Vorgefertigte Vorlagen für die schnelle Einrichtung
• In-App-Chatbots oder geführte Hilfestellung
• Klare Dokumentation für Migration und Einrichtung

Kundensupport (10 % der Gesamtbewertung)
Um die Kundenservice-Leistungen jedes Softwareanbieters einzuschätzen, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Schnelle Reaktionszeiten auf Anfragen
• Mehrere verfügbare Support-Kanäle
• Zugang zu einem durchsuchbaren Hilfezentrum
• Proaktive Unterstützung beim Onboarding
• Bereitstellung eines dedizierten Account Managers

Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtbewertung)
Zur Bewertung des Preis-Leistungs-Verhältnisses jeder Plattform habe ich Folgendes beachtet:

• Transparente und flexible Preismodelle
• Leistungsumfang auf jeder Preisstufe
• Keine versteckten Gebühren oder überraschenden Kosten
• Rabatte für Jahres- oder Volumenverträge
• Verfügbarkeit einer kostenlosen Testversion oder Demo

Kundenbewertungen (10 % der Gesamtbewertung)
Um ein Gefühl für die allgemeine Kundenzufriedenheit zu bekommen, habe ich bei der Auswertung von Bewertungen auf Folgendes geachtet:

• Durchgehend positives Feedback zur Zuverlässigkeit
• Lob für die Qualität des Kundenservices
• Berichte über erfolgreiche Implementierung
• Nutzerkommentare zur Nützlichkeit von Funktionen
• Rückmeldungen zu kontinuierlichen Produktverbesserungen

Warum nach einer Envoy-Alternative suchen?

Obwohl Envoy eine solide Lösung für das Arbeitsplatzmanagement ist, gibt es verschiedene Gründe, warum Nutzer nach Alternativen suchen. Möglicherweise suchst du eine Envoy-Alternative, weil …

• du erweiterte Funktionen für die Schreibtischbuchung benötigst
• dein Team auf mobile-first Planung angewiesen ist
• du integriertes Parkraummanagement wünschst
• du tiefere Analysen und Berichte benötigst
• deine Organisation Wert auf DSGVO-konformen Datenschutz legt
• du mehr Möglichkeiten zur Hardwareintegration benötigst

Wenn davon etwas auf dich zutrifft, bist du hier genau richtig. Meine Liste enthält verschiedene Alternativen für Arbeitsplatzmanagement, die für Teams, die vor diesen Herausforderungen mit Envoy stehen, besser geeignet sind.

Wichtige Funktionen von Envoy

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von Envoy – als Vergleichsbasis zu alternativen Lösungen:

• Besuchermanagement: Automatisiert die Gästeanmeldung, das Bedrucken von Ausweisen und die Benachrichtigung der Gastgeber und verbessert den Check-in-Prozess durch Sicherheitsfunktionen.
• Schreibtischbuchung: Mitarbeitende können Schreibtische im Voraus oder unterwegs reservieren, was flexible Sitzplatznutzung und hybride Arbeitsformen unterstützt.
• Raumbuchung: Ermöglicht Nutzern, Besprechungsräume zu reservieren, Verfügbarkeiten einzusehen und Buchungen über Web oder Mobilgeräte zu verwalten.
• Paketmanagement: Verfolgt eingehende Pakete, benachrichtigt Empfänger und protokolliert Lieferungen für sichere Abholung und reduzierte Empfangsaufwände.
• Gesundheits- und Sicherheitsabfragen: Bietet anpassbare Gesundheitsfragebögen und kontaktlosen Check-in zur Unterstützung von Sicherheitsprotokollen im Unternehmen.
• Mitarbeiter-Check-in: Mitarbeiter können sich ein- und auschecken; Echtzeitbelegungsdaten und Anwesenheitsprotokolle werden bereitgestellt.
• Flächenanalysen: Liefert Einblicke in die Nutzung von Büroflächen, Besuchertrends und Belegungsmuster zur besseren Raumplanung.
• Integrationen: Verbindet sich mit Tools wie Slack, Microsoft Teams, Google Workspace und Zutrittskontrollsystemen zur Optimierung von Arbeitsabläufen.
• Mobile App: Ermöglicht Mitarbeitern und Administratoren den mobilen Zugriff auf Buchungen, Check-ins und Benachrichtigungen.
• Zutrittskontrollintegration: Synchronisiert sich mit Ausweis- und Türsystemen zur automatischen, sicheren Zugangskontrolle für Mitarbeiter und Besucher.