20 beste Envoy-Alternativen im Jahr 2026
Beste Envoy-Alternativen Übersicht
Die besten Envoy-Alternativen bieten Ihnen eine flexible Besucherverwaltung, einfache Raumbuchung und Werkzeuge, die genau auf die Anforderungen Ihres Arbeitsplatzes zugeschnitten sind. Wenn Sie nach Envoy-Alternativen suchen, wünschen Sie sich vermutlich Lösungen, die Check-ins, Raumbuchungen und Compliance abdecken – ohne die Einschränkungen, die Sie bei Envoy erlebt haben. In diesem Leitfaden finden Sie Arbeitsplatz-Management-Plattformen, mit denen Sie Besucher, Arbeitsplätze und Besprechungsräume verwalten können, damit Ihr Team optimal unterstützt wird und Ihr Büro reibungslos läuft.
Was ist Envoy?
Envoy ist eine Plattform für das Arbeitsplatzmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, Besucher-Check-ins, Arbeitsplatz-Buchungen und Reservierungen von Besprechungsräumen zu verwalten. Ziel ist es, die Abläufe am Empfang zu vereinfachen, die Sicherheit zu erhöhen und hybride Arbeitsumgebungen zu unterstützen. Mit Funktionen wie digitalem Anmeldeverfahren, Ausweisdruck und Compliance-Tools bietet Envoy eine zentrale Möglichkeit, den Zugang zum Unternehmen und die Nutzung von Arbeitsbereichen zu steuern.
Beste Envoy-Alternativen Zusammenfassung
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner wichtigsten Envoy-Alternativen zusammen und hilft Ihnen, die passende Lösung für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen zu finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ideal für mobile Mitarbeiterplanung | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $1,79/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für CO2-Fußabdruckverfolgung | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $99/Monat | Website | |
| 3 | Am besten für die Integration von Besprechungsraum-Displays geeignet | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $51/Monat | Website | |
| 4 | Ideal für Schreibtischbuchungen und -koordination über Slack | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $2.50/Nutzer/Monat | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für Analysen der Arbeitsplatznutzung | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für interaktive Grundrisse | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten für personalisierten Besucherausweisdruck | 15-tägige kostenlose Testphase verfügbar | Ab $630/Standort/Jahr | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für das Management verteilter Teams | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $2.50/Nutzer/Monat | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für Besuchereinlass per QR-Code | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $630/Standort/Jahr (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für anpassbares Flächenmanagement | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website |
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Remote People
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Checkr
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Envoy-Alternativen im Test
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der Envoy-Alternativen, die es in meine Übersicht geschafft haben. Die Reviews bieten einen detaillierten Blick auf Funktionen, ideale Anwendungsbereiche und Integrationen jeder Plattform, um Ihnen die beste Entscheidungsgrundlage zu bieten.
WorkInSync ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für Teams entwickelt wurde, die flexible Zeitplanung und mobilen Zugang priorisieren. Sie eignet sich besonders für Organisationen, die hybrides Arbeiten koordinieren, Schreibtischbuchungen verwalten und Mitarbeiterpendelwege über eine einzige App verbessern möchten.
Für wen ist WorkInSync am besten geeignet?
Personalabteilungen und Facility Manager in hybriden oder verteilten Unternehmen, die mobile First-Tools für Mitarbeiterplanung und Arbeitsplatzkoordination benötigen.
Warum WorkInSync eine gute Alternative zu Envoy ist
Ich habe WorkInSync ausgewählt, weil die mobile App die Steuerung der Zeitplanung direkt in die Hände der Mitarbeitenden legt. Über die App können Mitarbeitende die aktuelle Schreibtischverfügbarkeit prüfen, einen Arbeitsplatz buchen und ihren Bürotag bestätigen, noch bevor sie das Haus verlassen. Besonders gefällt mir die Funktion 'Team-Nachbarschaften', durch die Manager Teammitglieder in festgelegten Stockwerkszonen gruppieren können, sodass Kollegen, die zusammenarbeiten müssen, auch nebeneinandersitzen. In der Praxis bedeutet das, dass mein Team nicht einfach irgendeinen Schreibtisch bucht – sie koordinieren ihre Präsenz gezielt, was beim besucherorientierten Ansatz von Envoy so nicht bedacht wird.
WorkInSync – Hauptfunktionen
- Parkplatzreservierung: Mitarbeitende reservieren Parkplätze per Mobilgerät oder Web vorab; Admins können Zonenregeln festlegen, Stellplätze bestimmten Fahrzeugtypen zuordnen und die Auslastung in Echtzeit verfolgen.
- Besuchermanagement: Gastgeber laden Gäste über die App ein, Besucher erhalten einen QR-Code für den kontaktlosen Zutritt und Admins sehen alle für den Tag angemeldeten und eingecheckten Gäste in einer Live-Übersicht.
- Arbeitsplatz-Analyse-Dashboard: Admins erhalten in Echtzeit Berichte zur Auslastung von Schreibtischen, Räumen und Parkplätzen, um Belegungsmuster zu erfassen und Flächen besser planen zu können.
- Essensbestellungs-Modul: Mitarbeitende geben ihre Kantinenbestellungen vorab auf, sodass das Facility-Team den Bedarf und Verzehr in Echtzeit sieht und Lebensmittelverschwendung reduzieren kann.
WorkInSync – Integrationen
WorkInSync bietet native Integrationen mit Microsoft Teams, Google Workspace, Slack, Okta und Active Directory sowie eine API für individuelle Anbindungen.
Pros and Cons
Pros:
- Mobile App unterstützt sämtliche Planungsfunktionen
- Schreibtisch- und Parkplatzbuchung in einer Plattform
- Echtzeit-Belegung und Analyse fürs Büro
Cons:
- Begrenzte Anpassbarkeit der Besucherprozesse
- Keine Kiosk-Hardware verfügbar
YAROOMS ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die Raum- und Schreibtischbuchungen sowie hybride Arbeitsmodelle koordinieren möchten. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die Terminplanung zentralisieren und die Raumauslastung an mehreren Standorten optimieren wollen.
Für wen ist YAROOMS am besten geeignet?
Facility Manager und Nachhaltigkeitsverantwortliche in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die den CO2-Fußabdruck ihres Arbeitsplatzes erheben und senken möchten.
Warum YAROOMS eine gute Alternative zu Envoy ist
Die CO2-Fußabdruckverfolgung ist das Alleinstellungsmerkmal von YAROOMS gegenüber den meisten Envoy-Alternativen und stellt den Hauptgrund dar, warum ich es Organisationen mit Nachhaltigkeitsfokus empfehlen würde. YAROOMS überwacht Scope-2- und Scope-3-CO2-Emissionen durch die Nutzung von Büroausstattung, Mitarbeiterpendelverkehr und Remote-Arbeit und verschafft Facility Managern so belastbare Daten für konkrete Maßnahmen. Mir gefällt auch, dass diese Funktion mit Schreibtisch- und Raumbuchung, hybrider Arbeitsplanung und Besuchermanagement auf einer Plattform kombiniert ist. Für Teams, die sowohl Umweltberichte als auch die alltägliche Arbeitsplatzverwaltung benötigen, ist diese Kombination kaum anderswo zu finden.
YAROOMS Hauptfunktionen
- Interaktive Etagenpläne: Aktuelle Schreibtisch- und Raumverfügbarkeit auf visuellen Grundrissen sehen, mit integriertem Wegleitsystem zu Kollegen und zur Navigation im Büro.
- Hybride Arbeitsplanung: Arbeitsstatus festlegen, Büropräsenz teamübergreifend koordinieren und einsehen, wer an einem bestimmten Tag vor Ort arbeitet.
- Besuchermanagementsystem: Gäste vorab registrieren, automatische Ankunftsbenachrichtigungen versenden und den gesamten Check-in-Prozess verwalten.
- Yarvis KI-Assistent: Räume buchen, Kollegen finden und Termine per natürlicher Sprache direkt in Microsoft Teams oder per E-Mail steuern.
YAROOMS Integrationen
YAROOMS bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Okta und Azure Active Directory und stellt eine API für eigene Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Verfolgt Scope-2- und Scope-3-Emissionsdaten
- Stellt interaktive Etagenpläne zur Buchung bereit
- Bietet Besuchermanagement mit Vorabregistrierung
Cons:
- Keine erweiterten Integrationen für Zugangskontrolle
- Kein integriertes Catering oder Service-Anforderungen
Joan
Am besten für die Integration von Besprechungsraum-Displays geeignet
Joan ist eine Plattform für Arbeitsplatzmanagement, die für Organisationen entwickelt wurde, die Besprechungsraum-Buchungen koordinieren und die aktuelle Raumverfügbarkeit in Echtzeit anzeigen möchten. Sie eignet sich besonders gut für Office Manager und IT-Teams, die Terminüberschneidungen reduzieren und die Nutzung gemeinsam genutzter Räume optimieren möchten.
Für wen eignet sich Joan am besten?
Office Manager und IT-Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die eine dedizierte Display-Lösung für Besprechungsräume benötigen.
Warum ist Joan eine gute Envoy-Alternative?
Die Integration von Displays für Besprechungsräume ist der Bereich, in dem Joan meiner Meinung nach wirklich heraussticht. Die proprietären ePaper-Planer von Joan lassen sich kabellos direkt vor den Besprechungsräumen anbringen und synchronisieren in Echtzeit mit Google Calendar, Outlook und Microsoft Teams. So ist der Raumstatus jederzeit auf einen Blick korrekt. Mir gefällt auch die Funktion zur Vermeidung von Geister-Meetings, die Räume automatisch wieder freigibt, wenn niemand eincheckt, was ungenutzte Raumkapazitäten reduziert. Für Teams, die mehrere Räume verwalten, ermöglichen gerätespezifische Einstellungen eine unabhängige Konfiguration jedes Displays – besonders praktisch, wenn Räume unterschiedliche Buchungsregeln oder Kapazitäten haben.
Joan Hauptfunktionen
- Schreibtischbuchung mit Grundrissansicht: Laden Sie Ihren Büroplan hoch und lassen Sie Mitarbeitende visuell Plätze buchen – filtern Sie nach Ausstattung wie Stehschreibtischen oder Monitoren.
- Workplace-Analysen: Verfolgen Sie Raumauslastung, Schreibtischausnutzung, Buchungshäufigkeit und Stoßzeiten über ein zentrales Admin-Dashboard.
- Abteilungsbezogene Buchungsregeln: Weisen Sie Schreibtische bestimmten Abteilungen zu und definieren Sie Auslastungsgrenzen, damit nur berechtigte Personen die jeweiligen Plätze reservieren können.
- Überwachung der Luftqualität in Innenräumen: Erfassen Sie Temperatur- und Luftfeuchtigkeitswerte im gesamten Büro direkt über die Joan-Plattform.
Joan Integrationen
Joan bietet native Integrationen zu Google Workspace, Microsoft 365, Microsoft Teams, Slack, Zoom und Cisco Webex und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Kabellose ePaper-Displays benötigen keine Stromkabel
- Vermeidung von Geister-Meetings gibt Räume automatisch wieder frei
- Bietet Sensoren zur Überwachung der Luftqualität in Innenräumen
Cons:
- Keine Besucherregistrierung oder Check-in-Funktionen
- Für den vollen Funktionsumfang ist Hardwarekauf erforderlich
Officely ist ein All-in-One-Tool für die Schreibtischbuchung und Bürokoordination, das direkt in Slack integriert ist und es hybriden Teams erleichtert, Arbeitsplatzreservierungen zu verwalten. Es eignet sich besonders für Unternehmen, die die Anwesenheit im Büro koordinieren möchten, ohne zusätzliche Add-ons zu benötigen.
Für wen ist Officely am besten geeignet?
Slack-basierte Teams in hybriden oder flexiblen Arbeitsumgebungen, die eine einfache Koordination der Schreibtisch- und Büroreservierungen benötigen.
Warum Officely eine gute Alternative zu Envoy ist
Ich habe mich für Officely entschieden, weil die Schreibtischbuchung vollständig in Slack abgewickelt wird. Das bedeutet, dass mein Team keine separate App öffnen muss, um einen Arbeitsplatz zu reservieren. Das Nachbarschafts-Feature ermöglicht es Teams, Schreibtische nach Abteilung zu gruppieren, sodass Mitarbeitende sehen können, wo ihre Kolleg:innen sitzen und Plätze in der Nähe buchen. Außerdem gefällt mir die Anwesenheitsübersicht, die direkt in Slack anzeigt, wer an welchem Tag ins Büro kommt – das erleichtert die Koordination persönlicher Zusammenarbeit ohne aufwendige Absprachen.
Wichtige Funktionen von Officely
- Überwachung der Einhaltung hybrider Arbeitsrichtlinien: Vergleichen Sie die tatsächliche Büroanwesenheit automatisch mit Ihrer hybriden Arbeitsrichtlinie und erkennen Sie Abweichungen auf einen Blick.
- Buchung von Besprechungsräumen: Reservieren Sie Besprechungsräume direkt in Slack oder Microsoft Teams – mit Live-Verfügbarkeit, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
- Buchung von Parkplätzen und Ressourcen: Mitarbeitende können zusammen mit ihrem Schreibtisch auch Parkplätze, Mittagessen und andere Büroressourcen buchen.
- Tägliche Büro-Übersicht: Automatische Benachrichtigung in einem Slack- oder Microsoft Teams-Channel, wer jeweils an diesem Tag ins Büro kommt.
Officely-Integrationen
Officely bietet native Integrationen mit Google Kalender, Microsoft Outlook und Slack sowie eine API für individuelle Anbindungen.
Pros and Cons
Pros:
- Vollständig in Slack und Microsoft Teams integriert
- Schreibtischbuchung und Anwesenheit auf einer Plattform
- Automatisierte tägliche Büroanwesenheits-Benachrichtigungen
Cons:
- Begrenzte Analyse- und Berichtsfunktionen
- Buchung von Besprechungsräumen nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar
Eptura ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die ihren Raum, ihre Ressourcen und das Nutzererlebnis optimieren möchten. Facility Manager und Arbeitsplatzteams nutzen sie, um Schreibtischbuchungen zu koordinieren, Besucher zu verwalten und verwertbare Einblicke in die Nutzung ihrer Büros zu erhalten.
Für wen ist Eptura am besten geeignet?
Facility Manager und Arbeitsplatzverantwortliche in großen Unternehmen, die fortschrittliche Analysen benötigen, um Büroflächen und Ressourcennutzung zu optimieren.
Warum Eptura eine gute Alternative zu Envoy ist
Was mich an Eptura im Bereich Arbeitsplatzanalytik besonders überzeugt, ist die Kombination von Sensordaten mit Buchungsdaten, um ein vollständiges Bild davon zu erhalten, wie Räume tatsächlich genutzt werden. Die Nutzungsüberwachung verfolgt Spitzenzeiten und Nutzungshäufigkeit im gesamten Grundriss, sodass Sie nicht nur sehen, welche Schreibtische reserviert sind, sondern auch, welche tatsächlich von Mitarbeitenden besetzt werden. Das Immobilienplanungs-Dashboard nutze ich zudem, um Mietkosten und Ablaufdaten zusammen mit Belegungsdaten zu verfolgen, wodurch Flächenentscheidungen der Geschäftsleitung durch harte Zahlen untermauert werden können. In der Praxis bedeutet das, dass mein Team im Portfolio-Review Nutzungsevidenz statt Schätzungen vorlegen kann.
Eptura Hauptfunktionen
- Konferenzraumplanung: Buchen und verwalten Sie Besprechungsräume im gesamten Büro mit Einblicken in Verfügbarkeit und Raumauslastung.
- Umzugsmanagement: Planen und führen Sie Mitarbeitendenumzüge von Sitzplatzvergabe bis hin zu Abteilungsverlagerungen vollständig durch.
- Orientierungshilfe: Unterstützen Sie Mitarbeitende und Besucher bei der Navigation im Büro durch interaktive Karten und Wegweiser.
- Nachbarschaften und Kollaborationsbereiche: Weisen Sie Teamzonen oder gemeinsame Bereiche aus und verwalten Sie diese, um Gruppenarbeit sowie flexible Sitzmöglichkeiten zu unterstützen.
Eptura Integrationen
Zu den nativen Integrationen gehören Slack, Jira, Power BI, Dropbox, Google Drive und Zoom. Eine API steht für kundenspezifische Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Updates zu verfügbaren Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen
- Besuchermanagement mit Voranmeldungsoptionen
- Anpassbare Workflows für Besprechungsservices
Cons:
- Gelegentliche Synchronisationsprobleme bei Kalenderintegrationen
- Weniger native Integrationen
Robin ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform für Teams, die die Buchung von Schreibtischen, die Planung von Besprechungsräumen und die Koordination im Büro vereinfachen möchten. Wenn Sie eine flexible Möglichkeit suchen, hybride Arbeitsplätze zu verwalten und Ihr Büro organisiert zu halten, liefert Robin Ihnen die nötigen Werkzeuge dafür.
Für wen ist Robin am besten geeignet?
Office-Manager und Workplace-Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die flexible Arbeitsplätze koordinieren und Bürogrundrisse visualisieren möchten.
Warum ist Robin eine gute Alternative zu Envoy?
Robins interaktive Grundrisse sind für mich das herausragende Merkmal. Mit dem Karteneditor können Administratoren Grundrisse entwerfen, aktualisieren und veröffentlichen, während sich der Arbeitsplatz weiterentwickelt. Mitarbeitende können auf dem Grundriss direkt sehen, welche Schreibtische verfügbar sind, und einen in Echtzeit buchen. Die Wegefindungsfunktion ist besonders nützlich für größere Büros – Mitarbeitende und Besucher können zu einem bestimmten Schreibtisch, Raum oder Punkt von Interesse navigieren, ohne jemanden nach dem Weg fragen zu müssen. In der Praxis bedeutet das, dass sich neue Mitarbeitende und Kollegen am ersten Tag selbstständig orientieren können, ohne Betreuung zu benötigen – etwas, das das besucherorientierte Modell von Envoy nicht im gleichen Umfang adressiert.
Wichtige Funktionen von Robin
- Besuchermanagement: Gäste im Voraus registrieren, Check-ins verwalten und Besuchsprotokolle über ein zentrales Dashboard abrufen.
- Büropolitik vor Ort: Hybride Arbeitsrichtlinien festlegen und kommunizieren sowie Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Anwesenheit im Büro selbst zu verfolgen.
- Meeting-Services: Anpassbare Workflows für Catering-Anfragen, Raumausstattung und AV-Support im Zusammenhang mit Raumbuchungen erstellen.
- Workplace-Analytik: Eigene Berichte erstellen, um Flächennutzung zu verfolgen und Belegungstrends im Büro zu überwachen.
Robin Integrationen
Robin bietet native Integrationen mit Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Okta und Azure Active Directory. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Interaktive Grundrisse für visuelle Buchungen
- Echtzeit-Updates zu Schreibtisch- und Raumverfügbarkeit
- Flexible Unterstützung für hybride Arbeitsrichtlinien
Cons:
- Preise werden online nicht transparent aufgeführt
- Keine integrierte Hardware für Check-in-Kioske
The Receptionist ist ein Besuchermanagementsystem, das für Büros, Coworking-Spaces und Kliniken entwickelt wurde, die den Check-in von Gästen und Benachrichtigungen automatisieren möchten. Es ist eine starke Wahl für Teams, die den Empfangsbereich und die Besucherüberwachung verbessern möchten.
Für wen ist The Receptionist am besten geeignet?
Empfangsteams und Office-Manager in professionellen Dienstleistungssektoren, im Gesundheitswesen und in Coworking-Spaces, die einen sicheren, individuell gebrandeten Besucher-Check-in samt Ausweisdruck benötigen.
Warum The Receptionist eine gute Envoy-Alternative ist
Der Ausweisdruck wird von vielen Besuchermanagement-Tools eher als Nebensache behandelt – The Receptionist nicht. Ich finde es großartig, dass der Ausweis-Designer dir die volle Kontrolle darüber gibt, was aufgedruckt wird: Besucherfoto, Name des Gastgebers, Besuchszweck, Ablaufzeit und eigenes Logo – alles anpassbar je Besucherart. Dieses Maß an Kontrolle ist in Umgebungen wichtig, in denen ein Auftragnehmer-Ausweis sich optisch und inhaltlich von einem Kunden-Ausweis unterscheiden muss. Ebenfalls nutze ich den auf Buttons basierenden Check-in-Workflow, um unterschiedliche Besuchertypen durch komplett eigene Anmeldewege zu führen, sodass das Ausgabedesign des Ausweises immer zum Besuchsanlass passt.
Die wichtigsten Funktionen von The Receptionist
- Individuelle Check-in-Workflows: Erstelle separate Check-in-Prozesse für verschiedene Besuchertypen, wie Lieferanten, Kunden oder Auftragnehmer – jeweils mit eigenen Abfragen.
- QR-Code und kontaktloser Check-in: Ermögliche Besuchern den kontaktlosen Check-in per QR-Code-Scan vom eigenen Handy, ohne das iPad zu berühren.
- Notfall- und Evakuierungsliste: Erzeuge eine Echtzeit-Liste aller gerade eingecheckten Personen, um bei einer Evakuierung schnell und sicher reagieren zu können.
- Benachrichtigungen bei Besucher-Voranmeldung: Gastgeber werden automatisch informiert, wenn ein erwarteter Besucher eincheckt – per E-Mail, SMS, Slack oder Microsoft Teams.
The Receptionist Integrationen
The Receptionist bietet native Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, Google Workspace und Active Directory und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Individueller Ausweis-Designer mit Logo und Foto
- Sofortige Gastgeberbenachrichtigung via Slack oder Teams
- Mehrere Check-in-Workflows für Besuchertypen
Cons:
- Keine native Integration mit Salesforce
- Erfordert iPad-Hardware für den Check-in
Gable ist eine Plattform für das Management von Arbeitsplätzen, die für Unternehmen mit verteilten oder hybriden Teams entwickelt wurde, die den Zugang zu Büros und flexible Arbeitsbereiche koordinieren müssen. Sie hilft Personal- und Betriebsleitern, Buchungen von Arbeitsplätzen zu zentralisieren, Budgets zu verwalten und die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten zu unterstützen.
Für wen eignet sich Gable am besten?
Personal- und Betriebsteams in verteilten oder hybriden Unternehmen, die den Zugang zu Arbeitsplätzen und Budgets an mehreren Standorten verwalten.
Warum Gable eine gute Alternative zu Envoy ist
Gable verfolgt einen anderen Ansatz als die meisten Arbeitsplatztools in dieser Liste—es ist speziell für Teams gebaut, die nicht alle aus demselben Büro arbeiten. Das On-Demand-Netzwerk für Arbeitsplätze macht es für verteilte Teams aus: Mitarbeitende können Hotdesks, private Büros oder Besprechungsräume in über 20.000 Coworking-Spaces in über 900 Städten weltweit buchen, was Envoy schlichtweg nicht anbietet. Auch die Geofencing- und Budgetkontrollen finde ich wirklich nützlich, um dezentrale Buchungen innerhalb der Unternehmensrichtlinien zu halten—Admins können die Ausgaben nach Abteilung begrenzen oder festlegen, in welchen Städten Mitarbeitende buchen dürfen. In der Praxis bedeutet das, dass ein Remote-First-Unternehmen seinen Mitarbeitenden echte Arbeitsplatzoptionen vor Ort bieten kann, ohne neue Mietverträge eingehen zu müssen.
Gable Hauptfunktionen
- Besucherverwaltung: Begrüßen Sie Gäste mit Self-Check-in per iPad-Kiosk oder QR-Code, Ausweisdruck, NDA-Unterschrift und Benachrichtigung über Ankunft.
- Event-Orchestrierung: Erstellen, bewerben und verfolgen Sie vor Ort oder außerhalb stattfindende Veranstaltungen, inklusive Standortbuchung, RSVP-Tracking und Sammlung von Teilnehmer-Feedback.
- Analyse der Büronutzung: Greifen Sie auf Buchungs-, Flächen- und Anwesenheitsdaten zu, um Immobilienentscheidungen und hybride Richtlinien zu gestalten.
- Geo-Fencing und Berechtigungskontrollen: Legen Sie standortbasierte Buchungsbeschränkungen und Genehmigungs-Workflows fest, um zu steuern, wo und wie Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz buchen.
Gable-Integrationen
Gable bietet native Integrationen mit Slack, Google Workspace und Okta und stellt eine API für eigene Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Ermöglicht das Management verteilter Arbeitsplatzbuchungen
- Bietet Budgetkontrollen für Ausgaben im Arbeitsbereich
- Zentralisiert Analysen der Arbeitsplatznutzung
Cons:
- Keine Buchung von Besprechungsräumen für private Büros
- Analytics-Dashboard ist einfach und wenig detailliert
SwipedOn ist eine Besuchermanagement-Plattform, die für Büros und Einrichtungen entwickelt wurde, die ihre Empfangsprozesse modernisieren möchten. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die den Gästeregistrierungsprozess automatisieren, die Einhaltung von Vorschriften verbessern und ein einladendes Besuchererlebnis schaffen wollen.
Für wen ist SwipedOn am besten geeignet?
Empfangsteams und Büroleiter in kleinen bis mittelständischen Unternehmen, die die Besucheranmeldung digitalisieren und vereinfachen möchten.
Warum SwipedOn eine gute Alternative zu Envoy ist
Wenn Ihr Empfangsbereich auf ein Tablet angewiesen ist, Sie sich aber nicht auf ein Gerät festlegen wollen, ist SwipedOns optionale QR-Code-Check-in-Funktion eine genaue Betrachtung wert. Besucher scannen einen gedruckten oder auf dem Bildschirm angezeigten QR-Code mit der Handykamera und füllen das Anmeldeformular direkt im Browser aus – ohne App-Download. Besonders praktisch finde ich die Besucher-Voranmeldung für Standorte mit Compliance-Anforderungen, da Gäste bereits vor dem Eintreffen beispielsweise Sicherheitsunterweisungen absolvieren und NDAs unterschreiben können. In der Praxis bedeutet das, dass der eigentliche Check-in schneller abläuft und Ihr Empfangsteam nicht mehr am Eingang Papierformulare erklären muss.
SwipedOn Hauptfunktionen
- Evakuierungsmodus: Führen Sie während eines Notfalls einen digitalen Anwesenheitscheck aller Besucher und Mitarbeiter direkt über das SwipedOn-Dashboard oder -Gerät durch.
- Digitale Ein-/Ausgangsliste: Sehen Sie in Echtzeit, welche Mitarbeiter anwesend, abgemeldet oder im Homeoffice sind; auch für externe Displays teilbar.
- Ausweisdruck: Drucken Sie beim Check-in automatisch einen Besucherausweis für die Identifikation vor Ort aus und nutzen Sie ihn für schnelles Auschecken.
- Individuelle Abfrage beim Check-in: Stellen Sie angepasste Anmeldefragen für Besucher oder Mitarbeiter, etwa zu Gesundheit oder Compliance.
SwipedOn Integrationen
SwipedOn bietet native Integrationen zu Microsoft Teams, Slack, Azure Active Directory und Google Workspace und stellt zudem eine API für eigene Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- QR-Code-Check-in für kontaktlosen Eintritt
- Evakuierungsmodus für Anwesenheitskontrolle bei Notfällen
- Sofortiger Ausweisdruck für alle Besucher
Cons:
- Keine integrierte Paket- und Lieferverwaltung
- Keine Besucher-Self-Check-in-App für Mobilgeräte
OfficeSpace ist eine Arbeitsplatzverwaltungsplattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die ihre Büroräume und Ressourcen optimal nutzen möchten. Wenn Sie Umzüge managen, Anlagen verfolgen oder hybride Arbeit koordinieren müssen, bietet OfficeSpace flexible Werkzeuge, um all dies zu steuern.
Für wen ist OfficeSpace am besten geeignet?
Facility Manager und Arbeitsplatzteams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die anpassbare Kontrolle über Büroaufteilungen und Ressourcenzuteilung benötigen.
Warum OfficeSpace eine gute Envoy-Alternative ist
Für Teams, die komplexe Büros über mehrere Etagen verwalten, halte ich OfficeSpace für eine der stärksten Envoy-Alternativen in dieser Liste. Besonders schätze ich das Umzugsmanagement-Tool, mit dem Raumplaner Sitzplatzänderungen abteilungsübergreifend planen und umsetzen können, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Außerdem nutze ich die Szenarienplanung, um verschiedene Layout-Konfigurationen zu modellieren, bevor ich mich für bauliche Änderungen entscheide – etwas, das wirklich nützlich ist, wenn ein Team wächst oder sich neu strukturiert. In der Praxis bedeutet das, dass Facility-Teams raumbezogene Entscheidungen datenbasiert treffen können, anstatt sich auf Vermutungen oder manuelle Tabellen zu verlassen.
Wichtige Funktionen von OfficeSpace
- Schreibtischbuchung: Reservieren Sie Schreibtische im Voraus oder spontan, mit automatischen Check-ins zur Freigabe nicht genutzter Buchungen.
- Arbeitsauftragsmanagement: Einreichen, Verfolgen und Bearbeiten von Facility-Anfragen aus einer zentralen Warteschlange, die mit Ihrem Gebäudeplan verbunden ist.
- Anlagenverfolgung: Protokollieren Sie jedes Asset auf Ihrem Gebäudeplan, scannen Sie Gegenstände mobil und verwalten Sie Wartungspläne.
- Workplace-Intelligence-Berichtswesen: Zugriff auf Belegungsdaten, Buchungstrends und Auslastungsmetriken auf Portfolio-Ebene über ein zentrales Dashboard.
OfficeSpace-Integrationen
OfficeSpace bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Okta und Slack und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Sehr anpassbarer Gebäudeplan-Editor
- Umzugsmanagement mit automatisierten Workflows
- Szenarienplanung zur Flächenoptimierung
Cons:
- Keine integrierte Paketmanagement-Funktion
- Eingeschränkte mobile App-Funktionalität
Weitere Envoy-Alternativen
Hier sind einige zusätzliche Envoy-Alternativen, die es zwar nicht in meine Hauptauswahl geschafft haben, aber trotzdem einen Blick wert sind:
- Sign In Solutions
Am besten geeignet für compliance-basierte Besucherkontrolle
- Visitly
Am besten für das Besuchermanagement an mehreren Standorten
- HybridHero
Am besten geeignet für Datenschutz mit Fokus auf die DSGVO
Auswahlkriterien für Envoy-Alternativen
Bei der Auswahl der besten Envoy-Alternativen für diese Liste habe ich gängige Kundenbedürfnisse und Herausforderungen im Zusammenhang mit Arbeitsplatz-Management-Lösungen berücksichtigt, etwa die Koordination hybrider Arbeitszeiten und eine sichere, konforme Besucheranmeldung. Außerdem habe ich folgendes Bewertungsschema verwendet, um die Analyse strukturiert und fair zu halten:
Grundfunktionen (25% der Gesamtbewertung)
Um auf diese Liste zu kommen, musste jede Lösung folgende Anwendungsfälle abdecken:
- Verwaltung von Arbeitsplatz- und Raumreservierungen
- Erfassung von Besucher-Check-ins und -Check-outs
- Echtzeit-Überwachung der Belegung
- Unterstützung bei der Mitarbeitereinsatzplanung
- Erstellung von Berichten zur Flächennutzung
Besondere Zusatzfunktionen (25% der Gesamtbewertung)
Um die Auswahl weiter einzugrenzen, habe ich auch nach besonderen Merkmalen gesucht, wie zum Beispiel:
- Individuell anpassbarer Ausweisdruck
- QR-Code oder kontaktloses Einchecken
- Filialübergreifende Verwaltung für bessere Skalierbarkeit
- Erweiterte Compliance- und Watchlist-Prüfungen
- Interaktive Visualisierung von Gebäudeplänen
Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung)
Um das Nutzungserlebnis jeder Software einzuschätzen, habe ich diese Aspekte geprüft:
- Einfache und intuitive Navigation
- Übersichtliche und nutzerfreundliche Oberfläche
- Wenige Schritte zur Erledigung der Kernaufgaben
- Anpassbare Dashboards oder Layouts
- Barrierefreiheit für alle Nutzertypen
Onboarding (10 % der Gesamtpunktzahl)
Um die Onboarding-Erfahrung für jede Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Schritt-für-Schritt-Produktführungen
- Zugang zu Schulungsvideos und Webinaren
- Vorgefertigte Vorlagen für einen schnellen Start
- In-App-Chatbots oder geführte Hilfen
- Übersichtliche Dokumentation für Migration und Einrichtung
Kundensupport (10 % der Gesamtpunktzahl)
Zur Bewertung der Kundensupport-Dienste jedes Softwareanbieters habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Schnelle Reaktionszeiten auf Anfragen
- Mehrere verfügbare Supportkanäle
- Zugang zu einem durchsuchbaren Hilfe-Center
- Proaktive Unterstützung beim Onboarding
- Verfügbarkeit von dedizierten Account Managern
Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtpunktzahl)
Um das Preis-Leistungs-Verhältnis jeder Plattform zu beurteilen, habe ich auf Folgendes geachtet:
- Transparente und flexible Preismodelle
- Enthaltene Funktionen auf jeder Preisstufe
- Keine versteckten Gebühren oder überraschenden Kosten
- Rabatte für Jahres- oder Mehrfachverträge
- Verfügbarkeit von kostenlosen Test- oder Demoversionen
Kundenbewertungen (10 % der Gesamtpunktzahl)
Um ein Bild der allgemeinen Kundenzufriedenheit zu erhalten, habe ich bei der Auswertung der Kundenbewertungen auf Folgendes geachtet:
- Konsistent positives Feedback zur Zuverlässigkeit
- Lob für die Qualität des Kundensupports
- Berichte über erfolgreiche Implementierungen
- Nutzerkommentare zur Nützlichkeit der Funktionen
- Feedback zu laufenden Produktverbesserungen
Warum nach einer Envoy-Alternative suchen?
Obwohl Envoy eine gute Wahl als Lösung für das Arbeitsplatzmanagement ist, gibt es eine Reihe von Gründen, warum einige Nutzer nach alternativen Lösungen suchen. Vielleicht suchen Sie eine Envoy-Alternative, weil …
- Sie erweiterte Schreibtischbuchungsfunktionen benötigen
- Ihr Team auf mobile-first Terminplanung angewiesen ist
- Sie ein integriertes Parkraummanagement wünschen
- Sie tiefere Analysen und Berichte benötigen
- Ihre Organisation auf Datenschutz nach DSGVO setzt
- Sie breitere Hardware-Integrationsoptionen brauchen
Wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft, sind Sie hier genau richtig. Meine Liste enthält verschiedene Optionen für Arbeitsplatzmanagement-Lösungen, die besser für Teams geeignet sind, die mit diesen Herausforderungen bei Envoy konfrontiert sind und nach alternativen Lösungen suchen.
Envoy Schlüsselfunktionen
Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von Envoy, damit Sie vergleichen und kontrastieren können, was alternative Lösungen bieten:
- Besuchermanagement: Automatisiert die Gästeregistrierung, den Druck von Besucherausweisen sowie Benachrichtigungen für Gastgeber und verbessert so den Check-in-Prozess durch Sicherheitsfunktionen.
- Schreibtischbuchung: Mitarbeitende können Schreibtische im Voraus oder spontan buchen und so flexible Sitzplatzangebote und hybrides Arbeiten unterstützen.
- Raumbuchung: Ermöglicht das Buchen von Besprechungsräumen, das Einsehen der Verfügbarkeit und die Verwaltung von Reservierungen über Web- oder Mobilgeräte.
- Paketmanagement: Verfolgt eingehende Pakete, informiert Empfänger und dokumentiert Lieferungen für eine sichere Abholung und weniger Arbeitsaufwand an der Rezeption.
- Gesundheits- und Sicherheitschecks: Bietet anpassbare Gesundheitsfragebögen und kontaktlosen Check-in zur Unterstützung von Sicherheitsprotokollen am Arbeitsplatz.
- Mitarbeiter-Check-in: Ermöglicht es Mitarbeitenden, sich im Büro an- und abzumelden, liefert Echtzeitdaten zur Belegung und Anwesenheitsübersichten.
- Flächenauswertung: Liefert Einblicke in Flächennutzung, Besuchstrends und Belegungsmuster zur Optimierung Ihrer Raumplanung.
- Integrationen: Verbindet sich mit Tools wie Slack, Microsoft Teams, Google Workspace und Zutrittskontrollsystemen für Ihre Arbeitsabläufe.
- Mobile App: Gibt Mitarbeitenden und Administratoren unterwegs Zugriff auf Buchungen, Check-ins und Benachrichtigungen.
- Zutrittskontroll-Integration: Synchronisiert sich mit Ausweissystemen und Türhardware zur automatisierten und sicheren Zutrittskontrolle für Mitarbeitende und Besucher.